PASSEPORT PROFESSIONNEL CULTURE PROFESSIONNELLE · TECHNIQUE FICHES A CARACTERE ORGANISTIONNEL...

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Portfolio BEP MSA -Certification EP2 1/51 Année Scolaire : PASSEPORT PROFESSIONNEL CULTURE PROFESSIONNELLE Prénom Nom : Lycée : Adresse : PAGE PERSONNELLE A REALISER SELON VOS GOUTS

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 1/51

Année Scolaire :

PASSEPORT PROFESSIONNEL CULTURE PROFESSIONNELLE

Prénom Nom :

Lycée :

Adresse :

PAGE PERSONNELLE A REALISER SELON VOS GOUTS

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SOMMAIRE

A compléter l’an prochain avant passage de l’épreuve

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MON CV

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TABLEAU RECAPITULATIF DES FICHES D’ACTIVITES REALISEES

FICHES A CARACTERE

TECHNIQUE

FICHES A CARACTERE

ORGANISTIONNEL

FICHES A CARACTERE

RELATIONNEL

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BILAN DES TACHES PRINCIPALES REALISEES SELON LE RAP

(Référentiel des activités professionnelles)

BEP MSA

Activités Tâches principales En

établissement

En milieu

professionnel Les 2

À c

arac

tère

te

chn

iqu

e

Rédaction de messages et de courriers professionnels simples, liés à l’activité courante de la structure

Saisie et mise en forme de courriers, de notes, de comptes rendus

Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d’états chiffrés

Renseignement de formulaires

Production, contrôle et codification de documents

Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois

À c

arac

tère

org

anis

atio

nn

el Suivi et approvisionnement des stocks de

fournitures et de consommables de la structure

Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles

Mise à jour et rangement des dossiers

Enregistrement et sauvegarde de documents, de dossiers numériques

Gestion du courrier électronique

Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure

À c

arac

tère

rela

tio

nn

el

Recueil des consignes de travail

Transmission d’informations au sein de la structure

Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés

Diffusion de documents internes

Accueil de visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers

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FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°1

Du 03 février 2014 au 21 février 2014

Nom de l’organisation :

Professeur référent :

IMAGE DE VOTRE CHOIX

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Présentation de l’organisation d’accueil

Nom de l’organisation :

Représentée par :

Fonction :

Adresse :

CP et Ville :

Téléphone : Télécopie :

Adresse électronique :

Site Internet :

Forme juridique et capital social (si c’est une entreprise):

Domaine d’activité :

Activité principale :

Effectif :

Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service :

Principaux concurrents :

Moyens de communication utilisés par l’entreprise Téléphone Fax-télécopieur Internet Messagerie électronique

Intranet Réseaux sociaux Autre (préciser) :

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Organisation interne

En vous aidant de l’organigramme de l’établissement d’accueil, répondez aux questions suivantes :

Quel est le nom du service d’accueil ?

Qui dirige le service ?

Quel est le nom de votre tuteur ?

Quelle est sa fonction ?

Qui est son supérieur hiérarchique ?

Quel est l’effectif du service ?

Quelles sont les personnes qui vous confient les activités (nom et fonction) ?

Cochez les fonctions représentées dans l’organisation :

Administrative

Commerciale

Technique

Comptable

Financière

Sécurité

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ORGANIGRAMME DE L’ORGANISATION

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LES PARTENAIRES DE L’ORGANISATION

Complétez le schéma ci-dessous en indiquant le nom des partenaires de l’organisation

FOURNISSEURS

PRESTATAIRES DE

SERVICES

BANQUES

ADMINISTRATION

VOTRE ORGANISATION

CLIENTS

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LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL

L’équipement du poste téléphonique 1. L’entreprise a-t-elle un standard ? Oui Non

2. L’entreprise utilise-t-elle un télécopieur ? Oui Non

Vous êtes-vous servi seul(e) de cet appareil ? Oui Non

L’équipement du poste informatique

3. Windows est-il utilisé ?

Oui Quelle version ? ..........................................................................................................................................

Non Quel est le système utilisé ? .......................................................................................................................

4. Indiquez le nom des logiciels utilisés dans l’entreprise.

TYPE NOM VERSION

Traitement de texte

Tableur

Base de données

Intégré

Autres

L’utilisation d’Internet

5. L’entreprise utilise-t-elle Internet ? Oui Non

Si oui, dans quel(s) cas ? ................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................

6. L’entreprise dispose-t-elle d’un Intranet ? Oui Non

7. L’entreprise utilise-t-elle les réseaux sociaux ? Oui Non

Si oui, lesquels ? ..............................................................................................................................................................

Pour quelles raisons ? .....................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................

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LA GESTION DES INFORMATIONS

L’organisation et la mise à disposition des informations

8. Observez le classement des dossiers clients, usagers, administrés, patients, adhérents :

8.1. Pour les dossiers papier

8.1.1. Quel est le mobilier utilisé ? .................................................................................................................................

8.1.2. Quel est le matériel utilisé ? .................................................................................................................................

8.1.3. Quel est l’ordre de classement adopté? ...............................................................................................................

8.2. Pour les dossiers numériques

8.2.1. L’organisation utilise-t-elle la GED (Gestion électronique des documents) ?

Oui Non

Si oui, quel est le logiciel utilisé ? ....................................................................................................................................

Si oui, avez-vous pu observer l’arborescence du classement ?

Oui Non

8.2.2. L’organisation procède-t-elle à un stockage des données sur un serveur distant ?

Oui Non

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LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL

La gestion des appels téléphoniques

L’émission d’appels téléphoniques

9. Qui effectue les appels téléphoniques ?

La secrétaire La standardiste Tous les salariés

10. L’entreprise utilise-t-elle une fiche de préparation d’appel ?

Oui Non

La réception d’appels téléphoniques

11. Qui reçoit les appels téléphoniques ?

La secrétaire La standardiste Tous les salariés

12. Quelle est la première phrase d’accueil ?

...............................................................................................................................................................

13. Lors de la prise de notes d’un message, une fiche téléphone est-elle utilisée ?

Oui Non

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LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS

1. Recherchez trois types de fournisseurs de votre organisation et complétez le tableau suivant :

NOM FOURNISSEUR TYPE DE FOURNISSEUR BIENS OU SERVICES que

l’on peut acheter chez lui

2. Comment sont tenues les fiches des fournisseurs de votre organisation ?

Manuellement Sur un fichier Dans un logiciel professionnel

3. Recherchez un bon de commande établi par votre organisation et photocopiez-le.

Quel est le fournisseur ? ....................................................................................................................................

Est-ce un fournisseur habituel ? ........................................................................................................................

Pour quel montant l’organisation lui a-t-elle acheté l’an dernier ? ..................................................................

4. Recherchez un bon de livraison ou un bon de réception reçu lors de votre stage et photocopiez-le.

Recherchez la commande et la facture correspondantes et photocopiez-les.

La livraison correspond-elle à la commande ? ..................................................................................................

La facture correspond-elle à la livraison ? .........................................................................................................

S’il y a eu des anomalies, comment ont-elles été traitées ? ..............................................................................

LA RELATION AVEC LES CLIENTS

1. Donnez les précisions suivantes sur l’organisation et sur ses partenaires clients.

Caractéristiques de ses partenaires : ................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................

Leur nombre :..................................................................................................................................................... Mode de gestion du fichier Clients : ..................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................

2. Récupérez la fiche d’un client (avec l’accord de votre tuteur, et anonymée si besoin).

3. Recherchez sur votre lieu de formation un devis ou une facture pro forma.

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JOURNAL DE BORD

Semaine 1

JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés

(machines, outils, imprimés)

Pièces à joindre au rapport

(annexes)

L

M

M

J

V

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JOURNAL DE BORD

Semaine 2

JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés

(machines, outils, imprimés)

Pièces à joindre au rapport

(annexes)

L

M

M

J

V

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 17/51

JOURNAL DE BORD

Semaine 3

JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés

(machines, outils, imprimés)

Pièces à joindre au rapport

(annexes)

L

M

M

J

V

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Évaluation de mon comportement pendant la PFMP

Répondez maintenant aux questions suivantes en mettant une croix dans la case qui, d’après vous, correspond à

votre niveau d’aptitude.

Votre comportement Bien Assez

bien Moyen À revoir

Ponctualité

Assiduité

Tenue vestimentaire

Capacité à parler aux autres

Capacité à m’intégrer à une équipe

Capacité à calculer

Capacité à écrire proprement

Capacité à rédiger

Dynamisme

Habileté manuelle

Goût pour les chiffres

Sens de l’organisation

Résistance à l’effort

Capacité à comprendre les instructions

Autonomie

Disponibilité

Goût pour ce métier

Êtes-vous : globalement satisfait(e) de votre stage ?

moyennement satisfait(e) de votre stage ?

déçu(e) par votre stage ?

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RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

Notez ci-dessous les activités du référentiel que vous avez pu effectuer (avec de l’aide ou seul) ou

observer

Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de

l’activité

Observa-

tion

En

participa-

tion

Seul(e)

L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e T E C H N I Q U E

Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité

courante de la structure Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication

Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé

Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus Identifier le type de document à réaliser Sélectionner le modèle de document adapté Saisir et mettre en forme avec dextérité Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit

Mettre en page le document produit

Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d’états chiffrés Identifier la nature des données à traiter Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre Organiser les données dans le tableau Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel

Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats

Renseignement de formulaires Analyser le document à renseigner Collecter les données nécessaires Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire Contrôler les données reportées

Contrôler l'envoi du formulaire en ligne

Production, contrôle et codification de documents commerciaux Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter ou générer le document à établir Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) Contrôler le document commercial Contrôler la concordance entre les documents commerciaux

Appliquer une codification

Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Mettre en œuvre une procédure de réception ou d’expédition du courrier Appliquer les tarifs d’affranchissement Contrôler l’acheminement et la réception Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier

Exploiter un carnet d’adresses et des listes de diffusion

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RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de

l’activité

Observa-

tion

En

participa-

tion

Seul(e)

L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e O R G A N I S A T I O N N E L

Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement Réceptionner et contrôler la livraison

Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource Contrôler la remise en état des équipements Rendre compte

Mise à jour et rangement des dossiers Identifier les pièces, les documents à classer Exploiter un schéma de circulation des documents Appliquer une procédure de classement Vérifier le contenu d’un dossier

Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d’enregistrement d’un fichier, d’un dossier Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration

Gestion du courrier électronique Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Émettre et recevoir du courrier Classer et filtrer les messages Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion Respecter les consignes et procédures de sécurité

Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure Caractériser la place de la structure au sein de l’organisation Repérer les acteurs, les postes de travail concernés Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Contrôler la circulation des documents

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Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de

l’activité

Observa-

tion

En

participa-

tion

Seul(e)

L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e R E L A T I O N N E L

Recueil des consignes de travail Prendre en notes les consignes orales Distinguer les éléments essentiels de la demande Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation

Transmission des informations au sein de la structure Identifier les destinataires et le contexte de la communication Choisir les moyens de communication adaptés Formuler les informations à transmettre Organiser et actualiser l'information sur les supports d’affichage Vérifier l’efficacité de la communication

Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Sélectionner les informations et documents à transmettre Choisir le mode de communication adapté Rendre compte

Diffusion de documents internes Identifier le document Identifier le ou les émetteurs Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) Transmettre le document par le moyen adapté

Accueil des visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers, en

français (ou en langue étrangère) Identifier l’interlocuteur et sa demande Adapter le message d’accueil à l’interlocuteur Prendre en notes un message téléphonique Respecter la charte d’accueil de l’organisation Appliquer une procédure d’accueil

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 22/51

SITUATIONS PROFESSIONNELLES

PFMP N°1

Nous placerons ici les fiches CERISE effectuées pendant cette période.

Pensez à ramener vos productions (documents écrits réalisés) sous forme de fichiers ou de photocopies (après

autorisation de votre tuteur).

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 23/51

BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION

BEP METIERS DES SERVICES ADMINISTRATIFS

COMPTE RENDU D'EVALUATION

PERIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°

Lycée/Centre de formation Période n° Nombre de

semaines

Lycée Colbert

13 rue Capitaine Dessemond

13007 MARSEILLE

Tél : 04.91.31.04.52

Du Au

Classe de Seconde Classe de Première Classe de Terminale

Nom et Prénom du stagiaire :

Nom, adresse et cachet de l’organisation d’accueil Nom et prénom du tuteur

Fonction du tuteur

Email du tuteur

Téléphone du tuteur

1. ATTESTATION DE STAGE

Je soussigné(e) : ........................................................................................................................................................

fonction : ...................................................................................................................................................................

atteste que : ..............................................................................................................................................................

a effectué(e) une période de formation en milieu professionnel de ……… semaines au sein de notre organisation

aux dates précitées.

Signature :

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 24/51

2. ÉVALUATION

Nom, prénom stagiaire : Période du au

Colonne de gauche : Indiquer par une croix les items qui semblent le mieux décrire l’activité du stagiaire (choisir entre les 2 ou 3 possibilités qui sont proposées) Colonne de droite : Inscrire ici les précisions éventuelles, les observations ou encore les conseils

Le stagiaire est capable de s’adapter

Le stagiaire s’est approprié le contexte de l’organisation

Le stagiaire n’a pas toujours intégré le contexte de l’organisation

Le stagiaire s’est bien intégré à l’équipe

Le stagiaire a eu des difficultés pour s’intégrer à l’équipe

Le stagiaire a respecté les règles et les codes de l’organisation

Le stagiaire n’a pas respecté les règles et les codes de l’organisation

Le stagiaire est capable de réaliser des tâches simples et de contrôler la qualité de son travail

Les tâches simples ont été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures

Les tâches simples n’ont pas toujours été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures

Le stagiaire a contrôlé la qualité de son travail

Le stagiaire n’a pas contrôlé la qualité de son travail

Le stagiaire est capable de réaliser des tâches dans des situations complexes

Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées, les choix ont été justifiés

Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées en nécessitant d’apporter une aide au stagiaire

Les activités liées à des situations complexes n’ont pu être confiées au stagiaire

Le stagiaire est capable de faire face à des imprévus et de corriger des anomalies

Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en prenant des initiatives adaptées et opportunes

Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en appliquant la procédure et/ou les consignes qui lui ont été données

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 25/51

Le stagiaire est resté déstabilisé par les imprévus et n’a pas su corriger les anomalies

Le stagiaire est capable de travailler efficacement

Le stagiaire a travaillé avec rigueur, organisation. Il a produit les résultats attendus.

Le stagiaire n’a pas toujours été rigoureux ni organisé. Il n’a pas systématiquement produit les résultats attendus.

Le stagiaire a travaillé sans rigueur ni organisation. Les résultats n’ont pas été conformes aux attentes.

Le stagiaire utilise un langage professionnel Le stagiaire a utilisé à bon escient un lexique

professionnel adapté au contexte et aux interlocuteurs

Le langage du stagiaire n’a pas été adapté au contexte professionnel et à ses interlocuteurs

Le stagiaire est capable de rendre compte et d’évaluer ses activités

Le stagiaire a rendu compte de ses activités

Le stagiaire n’a pas rendu compte de ses activités

Le stagiaire a su évaluer ses activités en vue de progresser

Le stagiaire a eu des difficultés pour analyser ses activités mais a cherché à progresser

Le stagiaire n’a pas analysé ses activités et n’a pas montré de volonté de progresser

Identification des points forts du candidat :

Identification des axes de progrès du candidat :

Appréciation générale à l'issue de la période :

Cachet de l’organisation Nom, prénom, et signature de l’évaluateur

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 26/51

ENTREPRISE ou ORGANISME D’ACCUEIL

Nom du tuteur :

NOM DE L’ÉLÈVE

Nom du professeur chargé du suivi :

FICHE DE PONCTUALITÉ ET D’ASSIDUITÉ

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3

Retards

Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :

Absences

Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :

Toute absence donne lieu à un rattrapage systématique.

Indiquer les périodes de rattrapage retenues :

REMARQUES DU TUTEUR :

Nom et signature du tuteur

Nom et signature du professeur chargé du suivi

Lycée Colbert, 13007 Marseille

PÉRIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL

du au

SECONDE BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL

GESTION ADMINISTRATION

Année scolaire

2013-2014

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 27/51

ATTITUDES PROFESSIONNELLES

TB B I TI

Faire preuve de curiosité professionnelle et demander des conseils.

Effectuer son travail, en respectant les consignes, sans attendre les ordres.

Respecter les horaires de travail et faire preuve de ponctualité.

Faire preuve de motivation.

Faire preuve de dynamisme, de participation active, de rapidité, de vivacité dans son

travail.

Se présenter et avoir une tenue adaptée au milieu professionnel.

S’intégrer d’une manière active au sein de l’équipe.

Prendre des initiatives simples.

Savoir s’adapter aux remarques formulées.

Faire preuve de discrétion

Faire preuve d’autonomie

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 28/51

CONSEILS DU TUTEUR

NOM :

FONCTION :

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 29/51

FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°2

Du 02 juin 2014 au 27 juin 2014

Nom de l’organisation :

Professeur référent :

IMAGE DE VOTRE CHOIX

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 30/51

Présentation de l’organisation d’accueil

Nom de l’organisation :

Représentée par :

Fonction :

Adresse :

CP et Ville :

Téléphone : Télécopie :

Adresse électronique :

Site Internet :

Forme juridique et capital social (si c’est une entreprise):

Domaine d’activité :

Activité principale :

Effectif :

Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service :

Principaux concurrents :

Moyens de communication utilisés par l’entreprise Téléphone Fax-télécopieur Internet Messagerie électronique

Intranet Réseaux sociaux Autre (préciser) :

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 31/51

Organisation interne

En vous aidant de l’organigramme de l’établissement d’accueil, répondez aux questions suivantes :

Quel est le nom du service d’accueil ?

Qui dirige le service ?

Quel est le nom de votre tuteur ?

Quelle est sa fonction ?

Qui est son supérieur hiérarchique ?

Quel est l’effectif du service ?

Quelles sont les personnes qui vous confient les activités (nom et fonction) ?

Cochez les fonctions représentées dans l’organisation :

Administrative

Commerciale

Technique

Comptable

Financière

Sécurité

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 32/51

ORGANIGRAMME DE L’ORGANISATION

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 33/51

LES PARTENAIRES DE L’ORGANISATION

Complétez le schéma ci-dessous en indiquant le nom des partenaires de l’organisation

FOURNISSEURS

PRESTATAIRES DE

SERVICES

BANQUES

ADMINISTRATION

VOTRE ORGANISATION

CLIENTS

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 34/51

LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL

L’équipement du poste téléphonique 1. L’entreprise a-t-elle un standard ? Oui Non

2. L’entreprise utilise-t-elle un télécopieur ? Oui Non

Vous êtes-vous servi seul(e) de cet appareil ? Oui Non

L’équipement du poste informatique

3. Windows est-il utilisé ?

Oui Quelle version ? ..........................................................................................................................................

Non Quel est le système utilisé ? .......................................................................................................................

4. Indiquez le nom des logiciels utilisés dans l’entreprise.

TYPE NOM VERSION

Traitement de texte

Tableur

Base de données

Intégré

Autres

L’utilisation d’Internet

5. L’entreprise utilise-t-elle Internet ? Oui Non

Si oui, dans quel(s) cas ? ................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................

6. L’entreprise dispose-t-elle d’un Intranet ? Oui Non

7. L’entreprise utilise-t-elle les réseaux sociaux ? Oui Non

Si oui, lesquels ? ..............................................................................................................................................................

Pour quelles raisons ? .....................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 35/51

LA GESTION DES INFORMATIONS

L’organisation et la mise à disposition des informations

8. Observez le classement des dossiers clients, usagers, administrés, patients, adhérents :

8.1. Pour les dossiers papier

8.1.1. Quel est le mobilier utilisé ? .................................................................................................................................

8.1.2. Quel est le matériel utilisé ? .................................................................................................................................

8.1.3. Quel est l’ordre de classement adopté? ...............................................................................................................

8.2. Pour les dossiers numériques

8.2.1. L’organisation utilise-t-elle la GED (Gestion électronique des documents) ?

Oui Non

Si oui, quel est le logiciel utilisé ? ....................................................................................................................................

Si oui, avez-vous pu observer l’arborescence du classement ?

Oui Non

8.2.2. L’organisation procède-t-elle à un stockage des données sur un serveur distant ?

Oui Non

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 36/51

LA GESTION DES MODES DE TRAVAIL

La gestion des appels téléphoniques

L’émission d’appels téléphoniques

9. Qui effectue les appels téléphoniques ?

La secrétaire La standardiste Tous les salariés

10. L’entreprise utilise-t-elle une fiche de préparation d’appel ?

Oui Non

La réception d’appels téléphoniques

11. Qui reçoit les appels téléphoniques ?

La secrétaire La standardiste Tous les salariés

12. Quelle est la première phrase d’accueil ?

...............................................................................................................................................................

13. Lors de la prise de notes d’un message, une fiche téléphone est-elle utilisée ?

Oui Non

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 37/51

LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS

3. Recherchez trois types de fournisseurs de votre organisation et complétez le tableau suivant :

NOM FOURNISSEUR TYPE DE FOURNISSEUR BIENS OU SERVICES que

l’on peut acheter chez lui

4. Comment sont tenues les fiches des fournisseurs de votre organisation ?

Manuellement Sur un fichier Dans un logiciel professionnel

5. Recherchez un bon de commande établi par votre organisation et photocopiez-le.

Quel est le fournisseur ? ....................................................................................................................................

Est-ce un fournisseur habituel ? ........................................................................................................................

Pour quel montant l’organisation lui a-t-elle acheté l’an dernier ? ..................................................................

6. Recherchez un bon de livraison ou un bon de réception reçu lors de votre stage et photocopiez-le.

Recherchez la commande et la facture correspondantes et photocopiez-les.

La livraison correspond-elle à la commande ? ..................................................................................................

La facture correspond-elle à la livraison ? .........................................................................................................

S’il y a eu des anomalies, comment ont-elles été traitées ? ..............................................................................

LA RELATION AVEC LES CLIENTS

4. Donnez les précisions suivantes sur l’organisation et sur ses partenaires clients.

Caractéristiques de ses partenaires : ................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................................

Leur nombre :..................................................................................................................................................... Mode de gestion du fichier Clients : ..................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................

5. Récupérez la fiche d’un client (avec l’accord de votre tuteur, et anonymée si besoin).

6. Recherchez sur votre lieu de formation un devis ou une facture pro forma.

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 38/51

JOURNAL DE BORD

Semaine 1

JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés

(machines, outils, imprimés)

Pièces à joindre au rapport

(annexes)

L

M

M

J

V

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 39/51

JOURNAL DE BORD

Semaine 2

JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés

(machines, outils, imprimés)

Pièces à joindre au rapport

(annexes)

L

M

M

J

V

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 40/51

JOURNAL DE BORD

Semaine 3

JOURS Activités effectuées ou observées Matériels utilisés

(machines, outils, imprimés)

Pièces à joindre au rapport

(annexes)

L

M

M

J

V

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 41/51

Évaluation de mon comportement pendant la PFMP

Répondez maintenant aux questions suivantes en mettant une croix dans la case qui, d’après vous, correspond à

votre niveau d’aptitude.

Votre comportement Bien Assez

bien Moyen À revoir

Ponctualité

Assiduité

Tenue vestimentaire

Capacité à parler aux autres

Capacité à m’intégrer à une équipe

Capacité à calculer

Capacité à écrire proprement

Capacité à rédiger

Dynamisme

Habileté manuelle

Goût pour les chiffres

Sens de l’organisation

Résistance à l’effort

Capacité à comprendre les instructions

Autonomie

Disponibilité

Goût pour ce métier

Êtes-vous : globalement satisfait(e) de votre stage ?

moyennement satisfait(e) de votre stage ?

déçu(e) par votre stage ?

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 42/51

RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

Notez ci-dessous les activités du référentiel que vous avez pu effectuer (avec de l’aide ou seul) ou

observer

Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de

l’activité

Observa-

tion

En

participa-

tion

Seul(e)

L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e T E C H N I Q U E

Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l’activité

courante de la structure Identifier l'objet, les destinataires et le contexte de communication Rédiger le message ou le courrier adapté à la situation de communication

Contrôler la qualité syntaxique, orthographique et grammaticale du message ou courrier rédigé

Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus Identifier le type de document à réaliser Sélectionner le modèle de document adapté Saisir et mettre en forme avec dextérité Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel utilisé Contrôler la qualité orthographique et grammaticale du document produit

Mettre en page le document produit

Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d’états chiffrés Identifier la nature des données à traiter Décrire la logique du traitement à mettre en œuvre Organiser les données dans le tableau Exploiter les fonctionnalités appropriées du logiciel

Appliquer des jeux d'essai et contrôler les résultats

Renseignement de formulaires Analyser le document à renseigner Collecter les données nécessaires Appliquer les instructions et procédures associées au formulaire Contrôler les données reportées

Contrôler l'envoi du formulaire en ligne

Production, contrôle et codification de documents commerciaux Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Compléter ou générer le document à établir Mettre à jour les données (articles, clients, fournisseurs) Contrôler le document commercial Contrôler la concordance entre les documents commerciaux

Appliquer une codification

Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Mettre en œuvre une procédure de réception ou d’expédition du courrier Appliquer les tarifs d’affranchissement Contrôler l’acheminement et la réception Mettre en œuvre une procédure de diffusion du courrier

Exploiter un carnet d’adresses et des listes de diffusion

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 43/51

RÉFÉRENTIEL DES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES

Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de

l’activité

Observa-

tion

En

participa-

tion

Seul(e)

L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e O R G A N I S A T I O N N E L

Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables Contrôler le niveau des stocks de fournitures et de consommables Mettre en œuvre une procédure de réapprovisionnement Réceptionner et contrôler la livraison

Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles Veiller au bon fonctionnement des équipements disponibles Solliciter le service de maintenance ou la personne ressource Contrôler la remise en état des équipements Rendre compte

Mise à jour et rangement des dossiers Identifier les pièces, les documents à classer Exploiter un schéma de circulation des documents Appliquer une procédure de classement Vérifier le contenu d’un dossier

Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques Organiser une arborescence des dossiers Identifier et modifier les propriétés d’enregistrement d’un fichier, d’un dossier Trier les fichiers et messages électroniques et les ranger Appliquer une procédure de sauvegarde et de restauration

Gestion du courrier électronique Paramétrer et mettre en œuvre un logiciel de messagerie électronique Émettre et recevoir du courrier Classer et filtrer les messages Gérer le carnet d'adresses et les listes de diffusion Respecter les consignes et procédures de sécurité

Repérage de la circulation d’informations, de documents au sein de la structure Caractériser la place de la structure au sein de l’organisation Repérer les acteurs, les postes de travail concernés Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Contrôler la circulation des documents

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 44/51

Activités et Tâches principales

Compétences correspondantes

Condition de réalisation de

l’activité

Observa-

tion

En

participa-

tion

Seul(e)

L e s a c t i v i t é s a d m i n i s t r a t i v e s à c a r a c t è r e R E L A T I O N N E L

Recueil des consignes de travail Prendre en notes les consignes orales Distinguer les éléments essentiels de la demande Hiérarchiser le travail à faire selon les priorités Reformuler les consignes et vérifier leur interprétation

Transmission des informations au sein de la structure Identifier les destinataires et le contexte de la communication Choisir les moyens de communication adaptés Formuler les informations à transmettre Organiser et actualiser l'information sur les supports d’affichage Vérifier l’efficacité de la communication

Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Sélectionner les informations et documents à transmettre Choisir le mode de communication adapté Rendre compte

Diffusion de documents internes Identifier le document Identifier le ou les émetteurs Identifier le (les) destinataire(s) et son (leurs) adresse(s) Transmettre le document par le moyen adapté

Accueil des visiteurs, réception d’appels téléphoniques de clients, d’usagers, en

français (ou en langue étrangère) Identifier l’interlocuteur et sa demande Adapter le message d’accueil à l’interlocuteur Prendre en notes un message téléphonique Respecter la charte d’accueil de l’organisation Appliquer une procédure d’accueil

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 45/51

SITUATIONS PROFESSIONNELLES

PFMP N°2

Nous placerons ici les fiches CERISE effectuées pendant cette période.

Pensez à ramener vos productions (documents écrits réalisés) sous forme de fichiers ou de photocopies (après

autorisation de votre tuteur).

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 46/51

BACCALAUREAT PROFESSIONNEL GESTION-ADMINISTRATION

BEP METIERS DES SERVICES ADMINISTRATIFS

COMPTE RENDU D'EVALUATION

PERIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL N°2

Lycée/Centre de formation Période n° Nombre de

semaines

Lycée Colbert

13 rue Capitaine Dessemond

13007 MARSEILLE

Tél : 04.91.31.04.52

Du Au

Classe de Seconde Classe de Première Classe de Terminale

Nom et Prénom du stagiaire :

Nom, adresse et cachet de l’organisation d’accueil Nom et prénom du tuteur

Fonction du tuteur

Email du tuteur

Téléphone du tuteur

2. ATTESTATION DE STAGE

Je soussigné(e) : ........................................................................................................................................................

fonction : ...................................................................................................................................................................

atteste que : ..............................................................................................................................................................

a effectué(e) une période de formation en milieu professionnel de ……… semaines au sein de notre organisation

aux dates précitées.

Signature :

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 47/51

2. ÉVALUATION

Nom, prénom stagiaire : Période du au

Colonne de gauche : Indiquer par une croix les items qui semblent le mieux décrire l’activité du stagiaire (choisir entre les 2 ou 3 possibilités qui sont proposées) Colonne de droite : Inscrire ici les précisions éventuelles, les observations ou encore les conseils

Le stagiaire est capable de s’adapter

Le stagiaire s’est approprié le contexte de l’organisation

Le stagiaire n’a pas toujours intégré le contexte de l’organisation

Le stagiaire s’est bien intégré à l’équipe

Le stagiaire a eu des difficultés pour s’intégrer à l’équipe

Le stagiaire a respecté les règles et les codes de l’organisation

Le stagiaire n’a pas respecté les règles et les codes de l’organisation

Le stagiaire est capable de réaliser des tâches simples et de contrôler la qualité de son travail

Les tâches simples ont été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures

Les tâches simples n’ont pas toujours été comprises et réalisées dans le respect des consignes, règles et procédures

Le stagiaire a contrôlé la qualité de son travail

Le stagiaire n’a pas contrôlé la qualité de son travail

Le stagiaire est capable de réaliser des tâches dans des situations complexes

Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées, les choix ont été justifiés

Les activités liées à des situations complexes ont été réalisées en nécessitant d’apporter une aide au stagiaire

Les activités liées à des situations complexes n’ont pu être confiées au stagiaire

Le stagiaire est capable de faire face à des imprévus et de corriger des anomalies

Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en prenant des initiatives adaptées et opportunes

Le stagiaire a été capable de faire face à des imprévus, et de corriger des anomalies en appliquant la procédure et/ou les consignes qui lui ont été données

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 48/51

Le stagiaire est resté déstabilisé par les imprévus et n’a pas su corriger les anomalies

Le stagiaire est capable de travailler efficacement

Le stagiaire a travaillé avec rigueur, organisation. Il a produit les résultats attendus.

Le stagiaire n’a pas toujours été rigoureux ni organisé. Il n’a pas systématiquement produit les résultats attendus.

Le stagiaire a travaillé sans rigueur ni organisation. Les résultats n’ont pas été conformes aux attentes.

Le stagiaire utilise un langage professionnel Le stagiaire a utilisé à bon escient un lexique

professionnel adapté au contexte et aux interlocuteurs

Le langage du stagiaire n’a pas été adapté au contexte professionnel et à ses interlocuteurs

Le stagiaire est capable de rendre compte et d’évaluer ses activités

Le stagiaire a rendu compte de ses activités

Le stagiaire n’a pas rendu compte de ses activités

Le stagiaire a su évaluer ses activités en vue de progresser

Le stagiaire a eu des difficultés pour analyser ses activités mais a cherché à progresser

Le stagiaire n’a pas analysé ses activités et n’a pas montré de volonté de progresser

Identification des points forts du candidat :

Identification des axes de progrès du candidat :

Appréciation générale à l'issue de la période :

Cachet de l’organisation Nom, prénom, et signature de l’évaluateur

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 49/51

ENTREPRISE ou ORGANISME D’ACCUEIL

Nom du tuteur :

NOM DE L’ÉLÈVE

Nom du professeur chargé du suivi :

FICHE DE PONCTUALITÉ ET D’ASSIDUITÉ

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3

Retards

Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :

Absences

Jour et motif : Jour et motif : Jour et motif :

Toute absence donne lieu à un rattrapage systématique.

Indiquer les périodes de rattrapage retenues :

REMARQUES DU TUTEUR :

Nom et signature du tuteur

Nom et signature du professeur chargé du suivi

Lycée Colbert, 13007 Marseille

PÉRIODE DE FORMATION EN MILIEU PROFESSIONNEL

du au

SECONDE BACCALAURÉAT PROFESSIONNEL

GESTION ADMINISTRATION

Année scolaire

2013-2014

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 50/51

ATTITUDES PROFESSIONNELLES

TB B I TI

Faire preuve de curiosité professionnelle et demander des conseils.

Effectuer son travail, en respectant les consignes, sans attendre les ordres.

Respecter les horaires de travail et faire preuve de ponctualité.

Faire preuve de motivation.

Faire preuve de dynamisme, de participation active, de rapidité, de vivacité dans son

travail.

Se présenter et avoir une tenue adaptée au milieu professionnel.

S’intégrer d’une manière active au sein de l’équipe.

Prendre des initiatives simples.

Savoir s’adapter aux remarques formulées.

Faire preuve de discrétion

Faire preuve d’autonomie

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Portfolio – BEP MSA -Certification EP2 51/51

CONSEILS DU TUTEUR

NOM :

FONCTION :