Parties d'une lettre - prof -...

LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 0 __________________________________________________________________________

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Formation et publication dans le cadre du décret sur la formation en cours de carrière du personnel de l'enseignement secondaire ordinaire, subsidiées par la Communauté française et le Fonds Social Européen - Objectif 1 Hainaut

LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE

1 EN-TÊTE....................................................................................................................................................... 3

2 LIEU ET DATE DE CRÉATION ................................................................................................................. 4

3 SUSCRIPTION.............................................................................................................................................. 5

4 RÉFÉRENCES .............................................................................................................................................. 6

5 OBJET ........................................................................................................................................................... 8

6 VEDETTE OU APPELLATION................................................................................................................... 9

7 CORPS DE LA LETTRE ............................................................................................................................ 10

8 SIGNATURE DE LA LETTRE .................................................................................................................. 11

9 PIÈCES JOINTES (ANNEXES) ................................................................................................................. 12

10 ESSENTIEL................................................................................................................................................. 13



LES DIFFÉRENTES PARTIES

D'UNE LETTRE

OBJECTIFS

Etre capable: Atteint Pas atteint

01 ♦ de reconnaître et de nommer les différentes parties d'une lettre

02 ♦ d'expliquer la composition de:

− l'en-tête

− la suscription

− les références

− la signature

03 ♦ d'expliquer l'importance:

− de la date

− des références

− de la signature

− de la mention pièce jointe

04 ♦ de citer, de reconnaître et d'expliquer les différentes parties qui composent le corps de la lettre



• Place les mots suivants dans les cases correspondantes1: objet - signature - lieu d'expédition - date - références - annexe - corps de la lettre - en-tête - suscription - vedette

Entraînez-vous pour l'escalade!

081 56 21 21 081 56 21 20

RPM Namur TVA BE0452 333 269 ING 351-0245102-81

sa Musclor Jambes -03-25 allée de la Sueur 12 6464 BOURLERS v/réf. JN/rt/56 n/réf. TN/pl/30 votre livraison n° 528 Messieurs, Votre chauffeur est bien passé, ce jour, nous livrer les plots de marquage, référence 1548510, hauteur 50 cm. Comme à son habitude, il a déposé les articles dans notre hall d'entrée. Mais nous nous sommes malheureusement aperçus que la quantité livrée n'était pas conforme. En effet, il vient de nous livrer 50 plots alors que nous n'en avions commandé que 40. Vous le constate-rez facilement en consultant le double de notre commande n° 71 en annexe. Ne voyant pas d'utilisation pour les articles livrés en trop, nous vous prions de les récupérer dès que possible. Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures salutations. Tom Mate gérant pièce jointe: 1

1 Aide-toi du dictionnaire si cela est nécessaire.

Lieu d'expédition Date

Suscription

Références

Objet

Vedette

Signature

Annexe

Corps de la lettre

En-tête



1 EN-TÊTE

L'en-tête est composé de différentes indications.

081 56 21 21 081 56 21 20

RPM Namur TVA BE0452 333 269 ING 351-0245102-81

L'en-tête est composé d'indications pratiques préalablement imprimées qui peuvent être groupées en 3 classes distinctes: − les indications d'identité de l'entreprise (voir A), − les indications d'ordre juridique1 (voir B), − les indications d'ordre publicitaire (voir C).

1 Elles correspondent aux obligations du commerçant lors de la création de son entreprise. Ces mentions sont

seulement obligatoires sur les documents commerciaux.

A B

A

Entraînez-vous pour l'escalade!

C



2 LIEU ET DATE DE CRÉATION

La date est d'une importance capitale car: − elle fixe le point de départ des engagements pris par le signataire

(preuve en cas de litige);

− le correspondant fera référence au courrier précédent en mentionnant la date;

− la lettre (chez le correspondant) et son double (chez l'expéditeur) seront conservés dans un dossier dans lequel les documents seront classés chronologiquement.

Si la date ne figure pas sur la lettre, l'enveloppe doit être conservée (voir cachet de la poste).

• Indique la signification de chaque élément.

Mons 1999-05-14

Lieu Année Mois Jour correspond à la localité de l'expéditeur Date

Il existe différents formats possibles: − Mons 99-05-14 − Mons 99 05 14 − Mons 1999-05-14 − Mons 1999 05 14

Le format suivant est toujours appliqué dans de nombreuses entreprises: Mons, le 14 mai

Vous avez encore oublié la

date!

Remarque



3 SUSCRIPTION

C'est l'indication du nom (la raison sociale pour une entreprise), de la qualité ou du titre professionnel et de l'adresse du destinataire.

Exemples Monsieur Marc Assin sa Lacroix Madame Alice Tairik rue Haute Pensée 34 Vieux Moulin 133 directrice 5190 ONOZ 7890 WODECQ Chaussée 28 4620 FLERON Les mentions telles que "recommandé", "imprimé", "par avion", "express" figurent à la première ligne et s'écrivent en lettres minuscules.

Exemple

recommandé Monsieur le Dr C. Buyse avenue Astrid 85 boîte 38 1040 BRUXELLES

Lorsqu'il s'agit d'une correspondance avec l'étranger, il faut utiliser la langue du pays sauf pour le nom du pays.

Exemple Herr Lothar Krieger Scholstraβe 14 A-1030 WIEN AUTRICHE

Suscrip… quoi?



Toutes les suscriptions reprises dans les exemples respectent les règles relatives aux normes dactylographiques1.

Exemple

majuscule au début de chaque mot

tout en minuscules à l'exception de la première lettre du nom de la rue

tout en majuscules

• L'adresse du destinataire est représentée de la même manière sur l'enveloppe.

• Le nom de la voie de communicat ion c'est-à-dire avenue, boulevard, chaussée, chemin, ... s'écrit tout en minuscules à l'exception de Grand-Place, Grand-Rue.

4 RÉFÉRENCES

Les références identifient le courrier dans l'entreprise qui l'a émis ou qui le réceptionne. Elles contiennent au minimum: − les initiales de la personne qui signe, − les initiales de la personne qui dactylographie.

Mais, il est préférable d'ajouter quelques renseignements:

− le n° d'enregistrement de la lettre sur le registre

du courrier-départ, − le symbole du service émetteur.

Exemple

SR/GT/S. Com./94

initiales de la personne initiales du dactylographe service émetteur n° d'enregistrement qui signe en minuscules ou en majuscules

1 Normes dactylographiques: NBN Z 01-002 (1991) et NBN Z 01-003 (1991)

Madame Eve Engil allée de la Sueur 12 6464 BOURLERS

Remarques

Faut-il mettre nos ou vos références?

Je dirais même plus faut-il

mettre vos ou nos références?



Les références sont utiles car elles doivent permettre à la fois: − de classer de manière adéquate et rapide la copie de la lettre dans le classeur, − de retrouver la lettre classée. Cependant, elles ne sont pas obligatoires. Il existe 2 sortes de références: ⌦ nos références: reprend les indications propres à l'expéditeur; le destinataire les reprendra

sur sa lettre de réponse; ⌦ vos références: rappelle au destinataire le document qui, chez lui, concerne le sujet traité

dans la lettre qu'il va lire. Il existe différentes manières de présenter cette mention: − n/réf. − nos réf. − n/références − nos références Observe la façon de présenter les références sur 3 extraits de lettre consécutives.

Lettre 1 Lettre 2

Lettre 3

Comme tu peux le constater, la mention "n/réf." de la lettre 1 est devenue, sur la lettre 2, la mention "v/réf.". Cette mention est repro-duite telle quelle. Le n° attribué à la lettre 3 n'est pas le 50 car un certain délai s'est écoulé entre les 2 lettres.

Idem pour "vos références"

sa Musclor Wodecq -03-10 allée de la Sueur 12 6464 BOURLERS n/réf. TM/HU/50 …

Bourlers -03-12 sprl Lacroix Vieux Moulin 133 7890 WODECQ v/réf. TM/hu/50 n/réf. JN/rt/93 …

℡060 41 18 40 060 41 22 58

sa Musclor Wodecq -03-15 allée de la Sueur 12 6464 BOURLERS v/réf. JN/rt/93 n/réf. TM/HU/58 …



5 OBJET

L'objet indique ou rappelle le document ou l'événement à l'origine de la lettre. Il répond à la question: "de quoi s'agit-il?". Pour déterminer un objet, il faut: − préciser de quelle opération commerciale il s'agit

(commande, livraison ...) ou de quel document (bon de commande, facture ...);

− formuler l'objet de façon aussi brève que possible (en quelques mots);

− formuler l'objet de façon précise (éviter "votre lettre" ou "votre réclamation").

Pour être plus précis, prendre l'habitude de commencer par "notre" ou "votre". Exemples v/facture n° 145 n/commande n° 63 v/offre n° 15 n/livraison n° 180

Bourlers -10-05

Madame Elise Voorde rue Neuve 20 7500 TOURNAI n/réf. AP/OP/58 visite médicale Madame, Vous venez d'être embauchée dans notre société et nous vous en félicitons. Afin de mettre à jour votre dossier d'entrée, vous êtes convoquée à une visite médicale dans nos locaux avec le Docteur Pic:

le lundi 20 octobre à 10 h

Si vous ne pouvez pas être présente à ce rendez-vous, nous vous demandons de bien vouloir nous prévenir afin de convenir d'une autre date. Votre embauche ne deviendra définitive qu'à l'issue de cette visite. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments distingués.

Amédé Pan chef du personnel

Si elle avait mis l'objet, je ne me serais pas trompé de service et je

n'en serais pas là…

℡ 060 41 18 40 060 41 22 58



6 VEDETTE OU APPELLATION

Elle est l'expression de la fonction, de la qualité ou du titre du destinataire.

VEDETTES OU APPELLATIONS

USAGES EXEMPLES

Dans les relations où l'on ne s'adresse pas à une personne déterminée

Messieurs,

Dans toutes les relations Monsieur,

Madame, Mademoiselle, (en cas de doute: utiliser "Madame" de préférence à "Mademoiselle")

Dans les relations plus personnalisées (en fonction des liens)

Cher Monsieur,

Chère Madame,

Avec l'emploi de la fonction Madame la Directrice,

Monsieur le Président,

Avec emploi du titre:

− médecin Monsieur le Docteur ou Docteur,

− ministre Monsieur le Ministre,

− avocat, notaire, huissier Maître,

Le choix de la vedette doit donc tenir compte

des relations existant entre les correspondants

de la situation sociale de l'un par rapport à l'autre

des usages

Comment savoir si c'est Madame ou Mademoiselle?

A moins que ce soit Madame la Directrice?



Il est important de veiller à une similitude entre 7 CORPS DE LA LETTRE

Le corps de la lettre comprend: − l'introduction du sujet; − le développement dans lequel les faits sont

exposés; − la conclusion; − la formule de politesse (termine la lettre et reprend

obligatoirement l'appellation utilisée précédemment).

Votre chauffeur est bien passé, ce jour, nous livrer les plots de marquage, référence 1548510, hauteur 50 cm. Comme à son habitude, il a déposé les articles dans notre hall d'entrée. Mais nous nous sommes malheureusement aperçus que la quantité livrée n'était pas conforme. En effet, il vient de nous livrer 50 plots alors que nous n'en avions commandé que 40. Vous le consta-terez facilement en consultant le double de notre commande n° 71 en annexe. Ne voyant pas d'utilisation pour les articles livrés en trop, nous vous prions de les récupérer dès que possible. Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures salutations.

la formule dans la suscription

Monsieur le Directeur Société Lacroix

la vedette ou l'appellation Monsieur le Directeur,

la formule de politesse Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, mes ...

Formule de politesse

Conclusion

Développement

Introduction

Le corps c'est un mélange de conclusion, de formule de politesse, d'introduction et

de développement. Mais pas dans n'importe quel ordre!



8 SIGNATURE DE LA LETTRE

C'est l'indication manuscrite de celui qui prend la responsabilité du contenu de la lettre. Juridique-ment, elle engage le signataire.

COMPOSITION DE LA SIGNATURE

• Signature manuscrite

• Prénom et nom dactylographiés Laure Aidubois

• Titre ou fonction chef de service

Lorsque la lettre comporte 2 signatures, le supérieur hiérarchique signe à droite. Exemples

Clément Tine chef des ventes

Cathy Mini directrice

Lorsque la lettre comporte 3 signatures, la signature la plus importante se place au centre,

la seconde en importance à droite et la troisième à gauche. Exemples

Jo Cari sous-directeur

Carie Bout directrice générale

Laurent Baisse directeur

Avec ceci, j'arriverai peut-être à comprendre son nom! Si seu-lement il l'avait dactylographié!



9 PIÈCES JOINTES (ANNEXES)

• La mention "pièce(s) jointe(s)" indique la nature et/ou le nombre de documents qui accom-pagnent la lettre envoyée.

• Elle permet:

− à l'expéditeur de vérifier que le dossier des pièces jointes est complet avant la mise sous enveloppe;

− au destinataire de contrôler à l'arrivée du courrier s'il est en possession de tous les do-

cuments annoncés. Exemples

pièces jointes: 2 pièce jointe: tarif

Le post-scriptum (ce qui est ajouté à une lettre après la signature et les pièces jointes) est à éviter. En effet, il est souvent le résultat d'un oubli lors de la rédaction de la lettre. Dans les lettres publicitaires, il est parfois utilisé pour attirer l'attention des lecteurs.

Remarque

Mais, cette commande doit accompagner quelle lettre?

Rien n'est marqué!



10 ESSENTIEL

• Quelles sont les différentes parties d'une lettre?

L'en-tête

Le lieu et la date

La suscription

Les références

L'objet

La vedette

Le corps de la lettre

La signature

La pièce jointe

• Quels sont les éléments qui composent l'en-tête?

Indications d'identité de l'entreprise

Indications d'ordre juridique

Indications d'ordre publicitaire

• Pourquoi la date est-elle importante?

Elle fixe le point de départ des engagements pris par le signataire (preuve en cas de litige).

Elle permet:

− au correspondant de faire référence au courrier précédent en mentionnant la date.

− le classement chronologique de la lettre ou de la copie.

• Qu'est-ce que la suscription?

C'est l'indication du nom (la raison sociale pour une entreprise), de la qualité ou du titre professionnel et de l'adresse.



• A l'aide de l'exemple ci-dessous, explique la composition des références.

LS/ad/Serv. Fin./143

• Quel est le rôle des références?

Les références sont utiles car elles doivent permettre à la fois: − de classer de manière adéquate et rapide la copie de la lettre dans le classeur, − de retrouver la lettre classée.

• Que représente l'objet?

Il indique ou rappelle le document ou l'événement à l'origine de la lettre. Il répond à la question de quoi s'agit-il?

• Que signifie la vedette d'une lettre?

Elle est l'expression de la fonction, de la qualité ou du titre du destinataire. A partir de la suscription, tu dois être capable de retrouver la vedette.

• Il doit exister une similitude entre la vedette et 2 autres éléments de la lettre. Lesquels?

Suscription Formule de politesse

• Cite et explique brièvement les différentes parties qui composent le corps de la lettre.

Introduction: indique ce qui amène l'émetteur à écrire une lettre.

Développement: consiste à décrire, expliquer, argumenter, de préférence en res-pectant l'ordre chronologique.

Conclusion: définit ce que l'on attend du destinataire.

Formule de politesse: traduit les sentiments généraux du rédacteur vis-à-vis du destinataire.

• Etre capable de retrouver la formule de politesse adéquate qui correspond au destinataire.

Initiales de la personne Initiales du dactylographe Service émetteur N° d'enregistrementqui signe



• Quelle est l'importance de la signature?

La personne qui signe est responsable du contenu de la lettre.

En t'aidant d'un exemple, cite les différentes parties de la signature.

Signature manuscrite, prénom et nom du signataire, titre du signataire

• Quelle est l'utilité de la mention pièce jointe?

Informer le destinataire du nombre et/ou de la nature des documents qui accompagnent la lettre.

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