Partage d’expériences autour de la coordination du catalogage

Valérie Travier, AURAValérie Papa, Direction de la documentation et de l’édition de l’université de LorraineÉmilie Liard, SCD de l’université de Poitiers

Laurent Piquemal, ABES

Modalités de déroulement de la session

JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Un espace collaboratif pour déposer saContribution :

• Ouvert du 1er avril au 1er juin 2012

• 23 contributions

• 13 établissements contributeurs

024 : SCD de l’université de Bourgogne 027 : SICD de l’université de Grenoble 2-3035 : SCD de l’université de Lille 3044 : Bibliothèque de l’université de Lorraine050 : SCD de l’université de Nice Sophia Antipolis056 : SCD de l’université de Poitiers

067 : SICD des universités de Toulouse076 : SCD de l’université Paris Descartes079 : SCD de l’université Paris Diderot088 : Bibliothèque Sainte-Geneviève090 : Bibliothèque de l’INHA162 : SCD de l’IUFM de Paris164 : Bibliothèque de la Fondation Maison des sciences de l’homme Paris

Gestion d’une équipe de catalogueurs 

Formation

Formation en interne : Pour les nouveaux arrivants Pour tous

Formations suivies : Répercuter aux autres membres de l’équipe

Contributions : Formation

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Formations internes, principalement en début d’année mais aussi au fil de l’arrivée de nouveauxcollègues.

ILN 024 – SCD de l’université de BourgogneFormation continue à l'outil de catalogage WinIBW pour les nouveaux arrivants mais aussi pour lepersonnel déjà en poste (rappels, nouveautés…). Notre SCD étant établissement –relais pour l'ABES est, au fait, très rapidement, des nouveautés, de l'évolution de WinIBW…

ILN 088 – Bibliothèque Sainte-GenevièveLa priorité est mise sur la formation des catalogueurs à leur arrivée ; Le catalogage est confié à des professionnels (Bibas, Bib, Conservateurs) formés, aptes à corriger lesnotices et invités à s'abonner à sucat et à suivre les stages rameau ;

ILN 076 – SCD de l’université Paris DescartesLa proximité de l'équipe facilite le rôle du coordinateur Sudoc quant à l'encadrement, au suivi despratiques de catalogage, au suivi des traitements mais également dans la formation des nouveauxarrivants. Toute l'équipe est capable d'apporter le cas échéant les corrections nécessaires aux notices.Les formations suivies par l'un des catalogueurs (catalogage, rameau …) sont systématiquementprésentées à l'ensemble de l'équipe.

Information

Différents outils à disposition : Réunions entre catalogueurs Listes de diffusion : non seulement celles de

l’ABES mais également en interne ENT

Pour des équipes plus larges : • personnes relais pour transmettre formations et

informations

Contributions listes de diffusion

et ENT : ILN 056 – SCD de l’université de Poitiers

Afin de diffuser ou de "pousser" les informations concernant le catalogage et le réseau engénéral, nous utilisons la fonction "annonces" sur le bureau virtuel de l'ENT (Environnementnumérique de travail). Chaque nouvelle information fait l'objet d'une "annonce" qu'on peut choisirde diffuser à un groupe plus ou moins large et de pousser par mail. Ca permet de sélectionner etcentraliser les informations qui paraissent pertinentes pour nous.

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Utilisation d’une liste de diffusion pour le service et d’une autre partagée par tous lescatalogueurs (sorte de Sucat local).

ILN 076 – SCD de l’université Paris DescartesChaque catalogueur est abonné aux listes de diffusion ce qui permet d'être au fait de toutes lesinformations générées par l'Abes.

Contributions : réunions

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Organisation de réunions d’équipe et de réunions techniques de catalogage.

ILN 024 – SCD de l’université de BourgogneAu sein de notre SCD, un groupe de travail "Qualité du catalogue" a été créé depuis plusieursannées.Le correspondant catalogage SUDOC est responsable et anime ce groupe (en partenariat avecle responsable SIGB). Y siègent également, à chaque réunion, la directrice adjointe, 1représentant de chaque bibliothèque participante (cataloguant dans WinIBW et/ou dans le SIGBlocal). Chaque représentant a, ensuite, pour mission, de rapporter aux catalogueurs de SAbibliothèque, le compte-rendu de réunion.

ILN 067 – SICD des universités de Toulouse A l'université Toulouse 3, il existe un service de catalogage centralisé pour l'ensemble du SCD(bibliothèques intégrées + une partie des bibliothèques associées). Les catalogueurs sontspécialisés par domaine (Sciences, Santé) ou par type de documents (thèses) mais des réunionsde service et des chantiers communs (par ex. 50 thèses à traiter en 2 jour par toute l'équipe)permettent de développer la polyvalence de chacun et la cohésion de l'équipe.

Contributions : relais

Contributions : relaisILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève

Au point de vue organisation structurelle, il y a une responsable du service catalogue qui a des"relais" dans les départements qui cataloguent ; cela est nécessaire car impossible de maîtriserle catalogage des monogr. des perio,des livres anciens, des estampes…C'est la responsable qui est correspondante catalogage du sudoc (traite ou redirige lesdemandes et les messages rocou) et coordinatrice.

Répartition et harmonisation

Mise en place de chantiers de catalogage Harmonisation des pratiques surtout quand

les catalogueurs ne sont pas tous sur un même site

Pour cela, une aide avec l’utilisation d’outils communs ...

Contributions : répartition

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Un des catalogueurs est coordinateur de l’équipe et s’occupe notamment de la répartition deschantiers bibliogr.

ILN 024 – SCD de l’université de BourgogneChantiers bibliographiques au sein de notre SCD : le groupe se réunit afin d'organiser et demettre en œuvre des chantiers bibliographiques. Par exemple, nous avons décidé de cataloguerdans le SUDOC toutes les monographies électroniques issues de Numilog.

ILN 067 – SICD des universités de ToulouseA l'université Toulouse 3, il existe un service de catalogage centralisé pour l'ensemble du SCD(bibliothèques intégrées + une partie des bibliothèques associées). Les catalogueurs sontspécialisés par domaine (Sciences, Santé) ou par type de documents (thèses) Relations transversales et chantiers communs également avec les bibliothèques associées quicataloguent dans le Sudoc (Ebooks avec la bibliothèque de Math).

ILN 088 – Bibliothèque Sainte-GenevièveTraitement des ouvrages par ordre d'arrivée (sauf circuit rapide pour libre accès et ouvrages aux programmes etc…); Pas de spécialisation disciplinaire ou linguistique affichée .**__pas de "localisateurs". Ce qui permet de ne pas avoir de vérifications à faire (ce qui serait d'ailleurs impossible faute de temps).

ILN 076 – SCD de l’université Paris DescartesA l'université Paris Descartes existe depuis septembre 2005 un service centralisé des acquisitions du livre (SCAL). Le pôle de catalogage est constitué de l'équivalent de 6 catalogueurs dont le coordinateur Sudoc et le correspondant catalogage. Ce service assure en priorité le traitement des acquisitions courantes pour l’ensemble des bibliothèques du SCD et de quelques bibliothèques de laboratoire.Il a également en charge le catalogage courant des thèses soutenues à l’Université Paris Descartes et plus récemment celui des ebooks. Il est sollicité pour le traitement de chantiers de catalogage rétrospectif pour l'ensemble des bibliothèques.

Contributions : répartition

Contribution : harmonisation

ILN 024 – SCD de l’université de BourgogneA la fin de chaque réunion, un compte-rendu est rédigé et mis en ligne sur l'intranet de notre Portail documentaire. Ce groupe a pour principales missions : harmonisation du travail de catalogage dans WinIBW et de ce fait dans notre SIGB (nous avons décidé de modifier nos bordereaux de catalogage du SIGB selon l'Unimarc B "SUDOC"). Les bibliothèques ne cataloguant pas dans WinIBW ont pour obligation de cataloguer dans le SIGB local à l'identique du catalogage effectué dans WinIBW,

ILN 088 – Bibliothèque Sainte-GenevièveChaque département alimente un dossier avec des consignes et des modèles. La responsable s'attache actuellement à diffuser les infos liées à la FRBRisation : diffusion à chaque collègue des plaquettes ou des synthèses qui lui parviennent via Abes ou BNF.

ILN 090 – Bibliothèque de l’INHAL'INHA, réinformatisé, a cherché à optimiser son circuit du livre : les acquisitions passent désormais par le Sudoc. Les acquéreurs se localisent (code peb "acquisition") sur une notice existante ou après dérivation (notice de statut "en acq"). Cela permet d'utiliser une seule et même notice à toutes les étapes du circuit du livre et d'assurer une meilleure cohésion des services autour d'un outil commun. Peut-être, le GM ayant déjà été revu en ce sens, un modèle réseau à expliquer et à exploiter ?

Exemple des bibliothèques de l’Université de Lorraine

Situation actuelle : Existe depuis le 1er janvier 2012 et possède

encore actuellement 4 ILN (44, 47, 48 et 102) Sites géographiques distants

(principalement Nancy et Metz mais également des sites dans d’autres lieux de la Lorraine)

Pratiques différentes selon les anciens SCD

Mise en place : Personnes relais (formation, diffusion de

l’information) Liste de diffusion pour l’ensemble des

catalogueurs Rencontre du nouveau coordinateur avec

l’ensemble des catalogueurs par site État des lieux des pratiques

Exemple des bibliothèques de l’Université de Lorraine

Et autrement

D’autres solutions pour communiquer entre nous et mettre en place le catalogage :

Utilisation des réseaux sociaux, ... Nouveaux outils ou nouvelles procédures

Appropriation de l’outil WinIBW 

Découvrir

La formation initiale

• Une équipe de 14 formateurs-relais• 26 sessions en 2011-2012 • 214 collègues formés• Un support actualisé chaque année

Formation systématique des nouveaux Arguments :

Réponse aux attentesapport de connaissances

3.3

3.7

3.83.9

3.6

Appréciation des stagiairesLieu de formation

Pédagogie

Documents utilisés

Apport de connaissances

TP

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Les formations locales

• Organisation de sessions thématiques• Organisation de sessions allégées, à partir de la formation

initiale de l’ABES

• Utilisation libre des supports de l’ABES• le support de cours complet • les diaporamas, à demander• les mémos, à diffuser

Contributions : formation initiale

ILN 024 – SCD de l’université de BourgogneAppropriation de l'outil WinIBW au sein de notre SCD de plusieurs façons :Notre SCD étant établissement "Formateurs relais" pour l'ABES, sont conviés, lors de sessions dites "mixtes" (stagiaires internes à notre SCD et externes hors de notre SCD), les nouveaux arrivants, les collègues ayant besoin d'une piqure de rappel…L'outil évoluant sans cesse, cette formation est une bonne occasion pour apprendre de nouvelles astuces, les nouveautés etc.- Organisation de formations "thématiques" à WinIBW (chaque formation thématique est systématiquement accompagné de modules complémentaires mais indispensables : "Introduction à WinIBW" ; "Recherche documentaire" ; "Données codées") : "Exemplarisation" ; "Catalogage d'un document type monographie : création, liens…" ; "Catalogage d'une autorité de type Personne physique" ; "Etats de collection des périodiques"…- Rédaction et mise en ligne sur l'Intranet de notre Portail documentaire de mémos.Par exemple : "Comment créer, modifier, supprimer un raccourci de script"…Dernièrement, un mémo sur les nouveautés de la nouvelle version de WinIBW a été rédigé et mis à disposition des catalogueurs.

Contribution de l'ILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève Tout nouveau catalogueur ne sachant pas utiliser WinIBW est inscrit pour une session dispensée par un formateur-relais ( moi en l’occurrence).Quand cela n’est pas possible ou souhaité ( contrat court, arrivée hors période de sessions de formation) je fais une formation au logiciel en me servant du programme de la formation-relais que j’allège : pas les pério, ni les ressources électroniques, ni les thèses. La formation est dispensée à 2 ou 3 personnes maximum ce qui permet de l’effectuer dans de bonnes conditions. Et dans tous les cas je leur donne les memos du support de la formation initiale. Question : ces memos sont-ils bien connus et utilisables par les personnes assurant des formations ?

Découvrir

Les mémos de l’ABES

En vouloir davantage

La formation continueUn nouveau service de l’ABES

• un jeudi sur 2• 45 minutes de perfectionnement• sessions à distance• programme et inscription sur le site web de l’ABES

L’autoformationLa plateforme http://moodle.abes.fr

• tutoriels en libre-accès• services particuliers en accès authentifié

Contributions : formation continue

ILN 088 – Bibliothèque Sainte-GenevièveLes catalogueurs utilisant WinIBW depuis longtemps ne bénéficient par contre d’aucune formation « continue ». Et je me suis aperçue que bien des fonctions du logiciel ( qui pourraient être utiles) sont ignorées. Je n’ai jamais eu le temps (et ne l’aurai sans doute jamais) de rédiger des fichesSuggestion : un message régulier de l’ABES signalant l’existence de telle ou telle fonction peu connue sous une forme brève ?

ILN 076 – SCD de l’université Paris DescartesNous nous sommes rendus compte que pas mal d'astuces qui pourraient nous faciliter le travail au quotidien nous échappent et de ce fait, il serait judicieux de proposer ces sessions également aux catalogueurs chevronnés à qui ces formations pourraient faire office de piqûre de rappel. Je suis d'accord avec la proposition de notre collègue de l'ILN088 pour demander à l'Abes de nous signaler sous une forme de brève, l'existence d'une fonction, d'une pratique… et pourquoi pas, envisager cela également sous forme de webinaire !

En vouloir davantage

Les documents de référence• Le guide méthodologique

À découvrir : « Les astuces de Winnie’s Mamma »

Onglet « Aide au catalogage » : la référence

Onglet « Manuels » : la description exhaustive du fonctionnement de WinIBW

Contributions : documents de référence

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Le guide méthodologique sert de référence à tous les catalogueurs, y compris BUFR non déployées. Concernant les petites astuces d’usage, c’est souvent en travaillant ensemble qu’on les partage le mieux.

ILN 076 – SCD de l’université Paris DescartesMerci pour le GM (guide méthodologique) qui est une source d'informations ! Je l'utilise couramment et le surnomme "la bible du catalogueur"!!! et BRAVO ! pour les tutoriels.

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Le guide méthodologique sert de référence à tous les catalogueurs, y compris BUFR non déployées.

En vouloir davantage

Les documents de référence

• Comment se tenir informé des pages du GM mises à jour ?

Bientôt un fil RSS

• Comment retrouver rapidement des infos dans les manuels ?

Bientôt un nouveau moteur de recherche

Ne parler que de ça

L’échange entre collègues

• Partage des astuces, des trucs appris en formation

• Partage au sein de l’AURA

• Partage avec l’ABES

Contributions : échanges

ILN 079 – SCD de l’université Paris DiderotEchanges réguliers avec les responsables de l'application WinIBW à l'ABES.Volontariat pour être établissement "pilote" de la dernière version de WinIBW (tests de tous les nouveaux scripts)

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Concernant les petites astuces d’usage, c’est souvent en travaillant ensemble qu’on les partage le mieux.

Etre fan

L’optimisation des fonctions automatiques

• Utilisation systématique des scripts proposés par le logiciel

• Créer ses scripts en fonction des besoins locaux

Tutoriel pour apprendre à utiliser les scripts Mise en commun des scripts du réseau

Contributions : scripts

ILN 079 – SCD de l’université Paris DiderotCréation de nos propres scripts pour mieux travailler au quotidien (scripts exemplaires, scripts de liens vers des ppn récurrents, scripts de documents spécifiques tels que les masters).

ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3Les scripts et procédures du travail sont accessibles sur un espace partagé.

ILN 076 – SCD de l’université Paris DescartesAu SCD Paris Descartes, nous utilisons les scripts proposés par l'Abes et créons ceux dont nous avons besoin couramment (scripts identifiants/mdp, cre L, …)

Contrôle de la qualité des données

Pourquoi s'attacher à la qualité des notices

Où piocher des arguments?

• Plateforme d'auto-formation de l'ABES : "Participer à la qualité de la base Sudoc" http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=8

• Billet de Philippe Le Pape sur le blog RDA@ABES : "Préparer la FRBRisation des données" http://rda.abes.fr/2012/04/20/preparer-la-frbrisation-des-donnees/

Qualité des notices et rôle des correspondants

Coordinateur local, correspondant catalogage, correspondant autorités,dédoublonneur local... Des fonctions parfois (souvent?) cumuléesDes fiches "fonction" • sur le site de l'Abes

http://www.abes.fr/Sudoc/Le-reseau-Sudoc/Etre-correspondant-Sudoc• dans le guide méthodologique, onglet "Manuels", rubrique "Rôle des

correspondants" http://documentation.abes.fr/sudoc/indexmanuels.htm• pour le dédoublonneur, des "Règles de dédoublonnage" dans le guide

méthodologique http://documentation.abes.fr/sudoc/regles/Catalogage/Regles_Dedoublonnage.htm

Pour contacter les correspondants et coordinateurs• script "correspondants" [leçon n°6 sur la plateforme d'auto-formation de l'ABES

http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=14]• L'annuaire des correspondants dans le guide méthodologique

http://documentation.abes.fr/sudoc/Annuaire_Correspondants.htm

*

Des solutions pour contrôler la qualité des données : exemples proposés par le réseau

• Formation

• Astuces

• Outils

• contrôles dans les SIGB

Un accompagnement pédagogique

Suivi systématique des notices• vérification des notices créées / modifiées par les nouveaux

catalogueurs de l'établissement jusqu'à autonomie

Discours et méthode pédagogiques• apprentissage par l'erreur : discuter avec les catalogueurs des

erreurs récurrentes

• organisation régulière des réunions de catalogueurs

Contributions : suivi des notices

ILN 056 - SCD de l'université de PoitiersTout nouvel utilisateur d'un login CA ou CB au SCD doit transmettre au correspondant catalogage les PPN des notices qu'il crée pour relecture. Le correspondant récupère les notices dans un fichier (che

PPN + TEL Sx UNM) qu'il annote et commente avant de le retourner au catalogueur. C'est l'occasion de discuter de consignes ou normes mal intégrées. Lorsque catalogueur et correspondant conviennent que l'essentiel est maîtrisé, l'envoi systématique des PPN cesse.

ILN 027 – SCD de l’université de Grenoble 2-3Contrôle systématique jusqu’à l’autonomie des nouveaux collègues

ILN 162 – SCD de l’IUFM de ParisNouvelle technique expérimentée depuis 1 mois :

• CHE SEL xx JUS xx (par semaine) • AFF K010:210 (vérifier la cohérence des 2 champs) ; AFF K073 (on y est attachés ici car on est

abonnés à l'import de la couverture à partir d'Electre, or cet import se fait à partir du 073) ; AFF K225:410:461 (lâchement copié sur l'ILN 035 ci-dessus !)

• vérification automatique des notices via le site de notre collègue P. Marige… Ca marche très bien !!

• de temps en temps : un coup d'œil sur les notices pour vérifier l'indexation notamment. Les erreurs sont corrigées immédiatement si possible, sinon signalées aux catalogueurs

Contributions : suivi des notices

ILN 164 – Bibliothèque de la Fondation Maison des sciences de l’homme ParisSélection quotidienne par le CORCAT des notices exemplarisées [CHE SEL JJ-MM-AAAA] puis analyse des zones avec erreurs fréquentes :

• AFF K010 : vérification ordre des isbns - 13 avant 10 -• AFF K856 : vérification "pas de 856 dans des notices de texte imprimé"• AFF K225:410:461 : vérification des liens et de la présence en corollaire des zones nécessaires• AFF K710:711:712 et AFF K700:701:702 : vérification liens + indicateurs + $4• AFF K600:601:602:604:605 : vérification liens + indicateurs en 600Puis messages aux collègues.Le plus souvent de préférence survol rapide de toutes les notices mais en ne s'attardant que sur quelques points

(regard très sélectif)1°) La présence du $bTexte imprimé en 200 et au bon endroit en cas de tomaison2°) en 606 "chasse" aux ppns "Pays-Histoire" en subdivision, aux ppns "Villes ou région" sans le ppn "Pays" avant.Attention plus particulière aux notices des nouveaux arrivants (les notices sont "signées" ds l'exemplaire).Cette méthode ne détecte pas toutes les erreurs mais elle en évite un certain nombre et est assez efficace(quand on a reçu x messages avec pas de lien 856 en Aax…. après on y pense, je n'en trouve plus que trèsrarement).Mais ce système est aussi évidemment possible dans la mesure où nous sommes un "petit" ILN, une bib. principale

avec 16 catalogueurs et 5 petites bibliothèques associées avec 1 bib. par établissements.

Des astuces pour améliorer la qualité des notices

L’affichage par zone: AFF KxxxDans WinIBW, l'affichage par zone permet de vérifier la cohérence des informationssur un lot de notice, par exemple sur les notices de la veille [CHE SEL JJ-MM-AAAA]

aff K010 pour vérifier l'ordre des ISBN (13 avant 10) [nécessaire?]

aff K100:210 pour la date

aff K102:210 pour le pays de publication

aff K225:410:461 vérification des liens et de la cohérence des zones

aff K700:701:702aff K710:711:712

vérification des liens, des indicateurs et du code fonction en $4

aff K600:601:602:603:604:605

vérification des liens et indicateurs le script de ControleSyntaxe60X vérifie la présence de liens, pas la validité des indicateurs

aff K856 cette zone ne doit pas exister dans les notices de texte imprimé

Prochainement : contrôle à la validation de la 856 dans une notice de texte imprimé

Contributions : contrôle aléatoire

ILN 027 – SCD de l’université de Grenoble 2-3 Contrôle qualité aléatoire sur des lots de notices.

ILN 076 – SCD de l’université de Paris DescartesAu SCD Paris Descartes, le coordinateur Sudoc participe à la cellule "qualité catalogue" du SIGB.Il a en charge la vérification des notices Sudoc des nouveaux arrivants jusqu'à l'autonomie de ceux-ci.Un contrôle complet sur des lots de notices est effectué tous les jours (che sel ..-..-..), les corrections

sont faites immédiatement quand cela concerne des problèmes de type "Texte imprimé, données codées non renseignées, coquilles…" sinon elles sont signalées aux catalogueurs avec rappel des bonnes pratiques…

Il ne nous est pas possible de vérifier l'intégralité des notices car cela serait trop fastidieux et comme tout le monde, nous manquons cruellement de temps…

J'ai découvert dernièrement dans le GM dans la rubrique "Astuces de Winnie's mamma" au chapitre 2 : un outil permettant le contrôle de la qualité du catalogage par l'utilisation d'un script de vérification de certains points des notices Sudoc. Nous allons étudier cela au plus vite !

Des outils pour améliorerla qualité des notices

Les scripts• barre d'outils "contrôle"• script "ControleSyntaxe60X" pour les liens en 60X

(indexation)

L’outil Aka Reup : l ’e-PPNator

Un outil (sous licence beerware) élaboré par un bidouilleur du réseau pour repérer des erreurs dans les notices : Pierre Marige (Bibliothèque Sainte-Barbe)

http://akareup.hypotheses.org/383

Testé et adopté par plusieurs ILN!

Voir le tutoriel spécifique

*

Contrôler la qualité du catalogage (7/7)

JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Collaborer pour exiger la qualitéExemple des notices Oa Que sais-je? de

CAIRNL‘ABES a négocié avec certains éditeurs la récupération de notices, qui s'avèrent

incomplètes (voire sacrément moches).

1) Un travail de correction devait être fait : appui du réseau pour établir un "modèle"

https://docs.google.com/document/pub?id=1y-rWApXp3mZSyosMcf4-GVYIC_b764DAbru8C1oX0y4 2) Validation du modèle et prise en charge des modifications par l'ABES cf http://liste.cines.fr//arc/catalogage/2012-04/msg00018.html et

http://liste.cines.fr/arc/catalogage/2012-05/msg00012.html

3) Après le nettoyage, le travail courant de localisation sous les nouveaux chargements impliquera la vigilance des catalogueurs pour assurer les corrections nécessaire avec possibilité de s’appuyer sur le « modèle » mis à jour

Autre exemple avec les Lecture Notes chez Springerhttps://docs.google.com/document/pub?id=1trsvSXUR5hd2L5uxCjhTi3bGexWFkAwW3Zd5sE7haOE

Des contrôles dans les SIGB

Outils de contrôleDes scripts automatisés ou des programmes spécifiques pourchaque système local peuvent permettre d'identifier des erreurs, notamment lors des chargements de notices.Exemples :• repérage des fusions abusives• repérage des erreurs d'écrasement (mauvais report d'un PPN

ou du numéro local dans une notice)• vérification de la cohérence pilon en local / délocalisation au

Sudoc• vérification des liens• vérification de certaines zones (Présence d'un $a et $b en

200 ; un seul 7X0)

Contributions : contrôle au chargement

ILN 035 – SCD de l’université de Lille 3 Import quotidien du fichier des notices bibliographiques dans une base de test, copie à un moment X de la base de production. On détermine ainsi quelles notices vont être créées et quelles notices vont êtres écrasées.Examen du fichier par COORDINATEUR en prêtant particulièrement attention aux notices écrasées (pour détecter les fusions abusives notamment).Correction des erreurs soit immédiatement, soit plus tard par les catalogueurs eux-mêmes (le secteur de catalogage étant indiqué pour chaque notice afin que le catalogueur concerné se reconnaisse)Utilisation de scripts automatisés ou de programmes à intervalle régulier pour détecter des problèmes récurrents :• l'un d'eux identifie les notices ayant le même PPN, pour l'une en 001 et pour l'autre en 035 (fusions

n'ayant pas été répercutées correctement dans le SIGB) • un autre programme permet de déterminer si les exemplaires pilonnés dans le SIGB ont bien été

délocalisés du Sudoc • un autre encore tourne sur la liste des PPN délocalisés générée mensuellement par l'ABES afin de

vérifier si ces PPN figurent encore dans notre SIGB etc.

Contributions : contrôle au chargement

ILN 027 – SCD de l’université de Grenoble 2-3Mise en place de contrôle automatisé a posteriori sur le serveur (sigb absysNET 1.6). sur des

données exemplaires, lecteurs et bibliographiques. Par exemple : vérification de la présence d’un 200$a, de la présence d’un seul 7x0, etc.

ILN 050 – SCD de l’université de Nice Sophia Antipolis Notre fournisseur de SIGB Aleph 500 nous fournit chaque jour un rapport de chargement Sudoc

indiquant les notices ajoutées, mises à jour (ppn déjà dans notre base ou notices d'acquisition écrasées par un ppn), et les rejets de notices (ajout d'une zone locale L035 erronée, zone destinée à écraser une notice déjà dans notre base mais sans no ppn).

Cela ne suffisait pas car nous avions un grand nombre de notices ajoutées tous les jours à vérifier une à une pour y détecter les quelques cas anormaux : corriger les fusions de notices que nous recevons du Sudoc, les notices ajoutées à tort dans notre SIGB (ex : oubli de la zone L035 et création de doublon dans le SIGB).

Dans notre circuit, aucune notice n'est censée être ajoutée (elles préexistent comme notices d'acquisitions écrasées aux chargements) à l'exception des dons, des ouvrages rétroconvertis, des thèses et mémoires, des périodiques.

Nous avons demandé une amélioration de la passerelle Sudoc à notre fournisseur. En attendant, nous avons amélioré localement l'affichage des rapports de chargement en exploitant les possibilités des API Aleph et en exécutant une macro Word qui permet d'avoir en face de chaque notice ajoutée les cas de fusions, les cas non expliqués à vérifier, tout le reste indiquant la raison de l'ajout du nouveau ppn dans notre base : rétroconversion (cherche dans la zone 991), thèses (note de thèse 328), dons (no inventaire 'dons' en zone 915).

Contributions : contrôle au chargement

ILN 088 Bibliothèque Sainte-GenevièvePlus que des solutions ce sont des questions (et des réponses) que j'aurais envie de voir aborder.

• 1ère question aux différents établissements et concerne le chargement des notices plus que leur contrôle bibliographique.

Comment chacun procède pour vérifier le chargement? Il me semble intéressant que les établissements utilisant le même SIGB puissent confronter leurs procédures. Je ne vois pas d'instance pour le faire et saisis ici l'occasion!

En ce qui concerne la BSG, nous utilisons VSMART et je dois vérifier un panier de notices chargées sans cote pour détecter les erreurs.

• 2ème question : j'aimerais savoir quelles sont les zones concernant l'origine et/ou la propriété des notices que nous sommes juridiquement obligés de charger dans nos SIGB? [à vérifier dans GM ou archives listes]

Merci pour votre collaboration

JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage