Paragrap N° de Langue/ Questions/ Vragen Réponses/ … · 2017. 1. 13. · 1 Paragrap he/...

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Paragraphe/

Paragraaf

N° de page

/Paginanr.

Langue/ Taal Questions/ Vragen Réponses/ Antwoorden

SOCIÉTÉ 1/ ONDERNEMING 1 (15)

Algemeen/ Généralités

Nederlands/ Néerlandais

L’adjudicateur peut-il fournir un planning indicatif de la procédure d'adjudication, en reprenant les éléments ci-dessous ?

1. Date limite pour la formulation

de questions - premier tour de

questions

2. Mise à disposition des réponses -

premier tour de questions

3. Date limite pour la formulation

de questions - deuxième tour de

questions (questions concernant

les réponses)

4. Mise à disposition des réponses -

deuxième tour de questions

5. Date limite pour le dépôt d’offres

6. Analyse des offres

7. Envoi de la notification

d’attribution

8. Fin du délai de réclamation

9. Analyse de vérification et Proof

of Concept

10. Date de début du projet

11. Déploiement prêt et

opérationnel

1. Le 28/11/2016 2/3/4. Un seul tour de questions et les réponses sont fournies pour tout le monde en même temps. 5. La date limite pour remettre les offres est le 26/01/2017 à 14h30. (Un errata sera publié). 6. Le délai n’est pas défini, cela dépend du nombre d’offres reçues et du temps nécessaire à l’analyse des offres. 7. Les frais sont pour le soumissionnaire s’il effectue l’envoi par la poste. Il est possible de remettre offre électroniquement via e-tendering. Attention, il faut prévoir l’inscription sur e-tendering quelques jours avant la date limite de dépôt des offres afin d’éviter le risque que l’inscription ne soit pas encore enregistrée. 8. Lors de la période de standstill. 9. Nihil 10. La date de début de projet sera mentionnée dans le courrier de notification. 11. Les différentes phases du projet sont prévues dans les prescriptions techniques du cahier spécial des charges. 12. Idem point 11. 1. 28/11/2016 2/3/4. Eén enkele vragenronde en de antwoorden worden aan iedereen tegelijkertijd

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12. Date d’entrée en vigueur du

contrat

Kan opdrachtgever een indicatieve planning van de aanbestedingsprocedure verstrekken? Waarbij de onderstaande onderwerpen zijn opgenomen?

1. Uiterste datum voor het stellen

van vragen eerste vragenronde

2. Beschikbaar stellen antwoorden

eerste vragenronde

3. Uiterste datum voor het stellen

van vragen tweede vragenronde

(vragen over antwoorden)

4. Beschikbaar stellen antwoorden

tweede vragenronde

5. Uiterste datum voor het indienen

van inschrijvingen

6. Beoordeling inschrijvingen

7. Verzenden voornemen tot

gunning

8. Einde bezwaartermijn

9. Verificatiebespreking en Proof of

Concept

10. Start uitrol van het project

11. Uitrol gereed en werkend

Ingangsdatum overeenkomst

gegeven. 5. De uiterste datum voor indiening van de offertes is 26/01/2017 om 14u30. 6. De termijn is niet bepaald, dat hangt af van het aantal ontvangen offertes en van de tijd die nodig is om de offertes te analyseren. 7. De kosten voor de verzending per post zijn voor de inschrijver. Het is mogelijk om de offerte elektronisch in te dienen via e-tendering. Opgelet, het inschrijven op e-tendering dient enkele dagen vóór de uiterste datum voor indiening van de offertes te gebeuren om het risico te vermijden dat de inschrijving nog niet geregistreerd zou zijn. 8. Tijdens de standstillperiode. 9. Nihil 10. De begindatum van het project zal vermeld worden in de kennisgevingsbrief. 11. De verschillende fasen van het project zijn bepaald in de technische voorschriften van het bestek. 12. Idem punt 11.

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L’adjudicateur peut-il indiquer si un proof of concept (projet pilote) est initié ? Si oui, un plan de test avec des critères d’acceptation a-t-il été défini pour le projet pilote et pouvez-vous le communiquer ? Kan opdrachtgever aangeven of er een proof of concept (proefopstelling) wordt geïnitieerd. Zo ja, is er een test plan met acceptatiecriteria voor de proefopstelling gedefinieerd en kunt u deze delen?

Il n’y a pas de POC de prévu.



Si les réponses formulées lors du premier tour de questions le requièrent, êtes-vous disposé(e) à intercaler un second tour de questions pour permettre de poser des questions sur les réponses formulées ? Mocht de beantwoording van de eerste vragenronde daartoe aanleiding geven, bent u dan bereid een tweede vragenronde in te lassen waarin vragen over antwoorden gesteld kunnen worden?

Le pouvoir adjudicateur a prévu un seul tour de questions. Les réponses seront publiées sur le site du SPF Finances ainsi que sur e-notification. De aanbestedende overheid heeft één enkele vragenronde voorzien. De antwoorden zullen gepubliceerd worden op de website van de FOD Financiën en op e-notification.

Bijlage 2: Prijsinventa

ris Annexe 2 : inventaire

des prix

114 à 122


Afin d’éviter tout malentendu, le soumissionnaire propose de fournir l’annexe 2 : inventaire des prix en format Excel, dans laquelle les différents postes sont additionnés automatiquement pour obtenir le montant total. L’adjudicateur peut-il mettre à disposition la feuille de prix en format Excel ?

Les documents sont fournis en PDF et dans aucun autre format. De documenten worden in pdf-formaat bezorgd en in geen enkel ander formaat.

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Om misverstanden te voorkomen stelt Inschrijver voor om Bijlage 2: Prijsinventaris in Excel ter beschikking te stellen, waarbij de diverse posten geautomatiseerd worden opgeteld tot het totaalbedrag. Kan Opdrachtgever het Prijzenblad in Excel ter beschikking stellen?



L’adjudicateur peut-il mettre à disposition les annexes (1, 3, 4 et 5) en format Word ? Kan Opdrachtgever de bijlagen (1,3,4 en 5) in word formaat ter beschikking stellen?

Les documents sont fournis en PDF et dans aucun autre format. De documenten worden in pdf-formaat bezorgd en in geen enkel ander formaat.

SOCIETE 2/ONDERNEMING 2


0 Nederlands/ Néerlandais

Op welke wijze voorziet het FOD in gelijke kansen tussen de bestaande leverancier (van o.a. Iris-software) en nieuwe aanbieders (dit gezien het feit dat de bestaande leverancier(s) in hoge mate kennis hebben van de bestaande oplossing en bijbehorende details en bijzonderheden en al de detailkennis bezitten m.b.t. interafaces. Dit zou voor de bestaande leverancier een aanzienlijke besparing op inspanning hebben in vergelijking met potentiële nieuwe leveranciers (en derhalve in een lagere prijsstelling kunnen resulteren waarvan de weging 70% is in het totale aanbod).

Le SPF Finances est attentif à l’égalité de traiter de l’ensemble des soumissionnaires. Le SPF Finances a fourni toutes les données nécessaires à l’ensemble des soumissionnaires dans le cahier spécial des charges. Par ailleurs, le présent projet vise à renouveler la plateforme et non à maintenir l’existant. De FOD Financiën neemt de gelijke behandeling van alle inschrijvers erg ter harte. De FOD Financiën heeft alle inschrijvers in het bestek alle nodige gegevens bezorgd. Bovendien beoogt het huidig project de vernieuwing van het platform en niet het behoud van het bestaande platform.

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De quelle façon le SPF prévoit-il l’égalité des chances entre le fournisseur existant (e.a. Iris-software) et de nouveaux fournisseurs (ce, étant donné le fait que le(s) fournisseur(s) existant(s) dispose(nt) d'une large connaissance de la solution existante, des détails y afférents, des particularités et de tous les détails relatifs aux interfaces) ? Cela représenterait une économie considérable d’effort pour le fournisseur existant en comparaison à de nouveaux fournisseurs potentiels (et par conséquent, cela pourrait résulter en une tarification plus faible dont la pondération est de 70 % de l’offre totale).

2.0 12 Nederlands/ Néerlandais

Volstaat voor een buitenlande deelnemer als vervanging van het registratienummer bij de RSZ een verklaring van de Nederlandse belastingdienst omtrent betalingsgedrag sociale premies? Une déclaration du service fiscal néerlandais en matière de comportement du paiement des cotisations sociales est-elle suffisante pour remplacer le numéro d'inscription à l'ONSS d’un participant étranger ?

Le soumissionnaire étranger doit, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres: 1° être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi 2° être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. § 3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer,

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par tous moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de socialezekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waarin hij gevestigd is 2° in orde zijn met de bepalingen van §1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. § 3. De aanbestedende overheid kan, in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.


Voorbereiding: omvang batches (aantal documenten/pagina's)? Préparation : portée des batches (nombre de documents/de pages) ?

Actuellement, on conditionne les documents en lot dont la taille est en fonction de la capacité d'alimentation des scanners (taille du bac d'alimentation). Au maximum (production maximale dans les 2 centres de scanning), les deux centres de scanning peuvent produire 200 000 feuilles par jour. Il faudra donc, dans le pire des cas, pouvoir charger 200 000 feuilles dans filenet par jour.

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La capacité des batches doit être en fonction de la capacité de scanning

Momenteel worden de documenten gebundeld in een perceel waarvan de omvang afhangt van het invoervermogen van de scanners (afmeting van de invoerbak). De twee scanningcentra kunnen maximum 200 000 pagina’s per dag produceren (maximale productie in de twee scanningscentra). Men moet dus in het slechtste geval, 200.000 pagina’s kunnen opladen in filenet per dag. De capaciteit van de batches moeten in verhouding zijn met de capaciteit van de scanning.


Voorbereiding : type gebruikte barcodes? Préparation : types de codes-barres utilisés ?

pdf417


Specifiek servers: PDF conversie: welke type PDF wordt gevraagd door FOD-Fin Serveurs spécifiques : conversion PDF : quel type de PDF le SPF Fin demande-t-il ?

Pdf/A-1a


Plaatsen printcode: moet deze code ook op het fysieke document geschieden of alleen op de digitale beelden van de documenten? Moet de printcode op beide zijden van de pagina's van de documenten? Moet het printen voor of na het maken van het image geschieden? Placer code print : ce code doit-il également apparaître sur le document

Le print code doit apparaître aussi bien sur le document physique et digital. Le print code peut être sur une seule face mais on doit pouvoir déterminer où on veut le mettre. On doit l'imprimer après la numérisation. De printcode moet zowel op het papieren als op het elektronisch document aangebracht zijn. De printcode kan op één enkele zijde aangebracht zijn maar men moet kunnen bepalen waar men het wil plaatsen. Men moet het afdrukken na de digitalisering

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physique ou uniquement sur les images numériques des documents ? Le code print doit-il apparaître sur les deux faces des pages des documents ? Le code print doit-il apparaître avant ou après la création de l’image ?


Moeten er naast raadpleeg functie ook andere functies beschikbaar worden (bv aanpassen en verwijderen)? En plus de la fonction de consultation, d’autres fonctions doivent-elles également être disponibles (ex. adaptation ou suppression) ?

Les fonctions de modification et de suppression peuvent être demandées par nos clients internes De wijzigings- en verwijderingsfuncties kunnen gevraagd worden door onze interne klanten.


Hoe definieert u een iso-functionele migratie? Comment définissez-vous une migration iso-fonctionnelle ?

C’est une migration qui permette aux applications et utilisateurs actuels de conserver les mêmes fonctionnalités. Cela ne veut pas dire qu’on veut faire la même chose qu’avant. Dans ce projet, nous voulons séparer l’aspect scanning (et enrichissement des meta-données) de l’intégration à nos applications. Nous adapterons nos applications si nécessaire. Het is een migratie die de applicaties en huidige gebruikers zal toelaten om dezelfde functionaliteiten te behouden. Dit wil niet zeggen dat men hetzelfde moet doen als voorheen. In dit project willen we het aspect scanning (en aanvulling van de metadata) gescheiden houden van de integratie in onze applicaties. We passen onze applicaties indien nodig aan.

3.1 63 Nederlands/

Wat zijn CoperFin procedures Que sont les procédures Coperfin ?

http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/documenten_coperfin_1

9

Néerlandais


Selectie: wat zijn de business rules om wel of niet enveloppen te bewaren en mee te scannen? Hoe wordt een envelop aan de scan stappel toegevoegd (open gesneden en uitgevouwen bijvoorbeeld)? Sélection : que sont les business rules pour conserver ou non des enveloppes et les scanner ? Comment une enveloppe est-elle ajoutée à la pile de scan (ouverte et dépliée par exemple) ?

Les enveloppes sont ouvertes et ne font pas spécialement l’objet d’un scan mais peuvent être utilisées comme séparateurs. Le pouvoir adjudicateur souhaiterait que l’enveloppe puisse être scannée pour le courrier entrant. De enveloppes worden geopend en worden niet specifiek gescand maar kunnen gebruikt worden als documentscheiders. De aanbestedende overheid wenst dat de envelop voor de inkomende post gescand kan worden.


Waartoe behoort de workflow Geschillen (RN,RRN of NPO of is dit een separate workflow)? De quoi relève le workflow Contentieux (RN, NRN ou PPE ou est-ce un workflow distinct) ?

Tous les documents scannés et leurs méta-données arriveront dans filenet.

Il n’y a qu’un

workflow avec des métadonnées communes à plusieurs applications

(généralement celles

de la même entité) et des métadonnées particulières pour une application

ou un document

particulier.

Alle gescande documenten en hun metadata gaan naar filenet. Er is slechts

één workflow

met gemeenschappelijke metadata voor verschillende applicaties (over het

algemeen

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die van dezelfde entiteit) en van de bijzondere metadata voor een applicatie

of een

bijzonder document.


Wat is de betekening van de 'XX' bij het software product IrisCapture Pro - ICP in de kolom CSS (regel 3) Heeft deze regel met Iris CapturePro een andere betekenis en functionaliteit dan dezelfde software in regel 4 en 5? Que signifie « XX » dans le produit software IrisCapture Pro - ICP dans la colonne CSS (règle 3) ? Cette règle avec Iris CapturePro diffère-t-elle des règles 4 et 5 du point de vue de la signification et de la fonctionnalité pour le même software ?

XX = 67 licences ICP pour les postes de travail.

La ligne 4 sont les 23 licences ICP pour les postes de travail

La ligne 5 sont les 7 licences ICP pour les serveurs

Les 67 peuvent s’additionner aux 23. La différence est que les 67 ont été

achetées sur

un contrat plus ancien.

XX = 67 ICP-licenties voor de werkposten.

De lijn 4 zijn de 23 ICP licenties voor de werkposten

De lijn 5 zijn 7 ICP licenties voor de servers

De 67 licenties kunnen opgeteld worden bij de 23. Het verschil is dat 67

licenties gekocht

werden op een ouder contract.


Zijn de op pagina 77 benoemde licenties voor FOD herbruikbaar in een nieuwe oplossing (beschikt het FOD daarvoor het oneindige durende recht/licentie)? Les licences désignées pour le SPF, citées à la page 77 sont-elles réutilisables dans

Nee Non

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une nouvelle solution (pour ce faire, le SPF dispose-t-il du droit/de la licence pour une durée indéfinie ?) ?

4.1.1. 82 Nederlands/ Néerlandais

FOD wenst het huidige kwaliteitsniveau te waarborgen. Hoe is het huidige kwaliteitsniveau te kenmerken en objectiveren (meetbaar)? Le SPF souhaite garantir le niveau de qualité actuel. Comment caractériser et objectiver le niveau de qualité actuel (mesurable) ?

Le nombre d’agents en charge pour traiter les documents qui ne peuvent pas faire l’objet d’une reconnaissance automatique ne doit pas dépasser 7% à celui que le soumissionnaire renseigne dans son offre compte tenu du nombre d’opérateurs maximum disponibles sur les sites. Het aantal ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van documenten die niet het voorwerp kunnen vormen van een automatische herkenning, moet niet meer dan 7 % bedragen van het aantal dat de inschrijver in zijn offerte vermeldt, rekening houdende met het maximum aantal operatoren op de sites.


Mogen leveranciers varianten op de huidige procesgang en onderdelen voorstellen, in vergelijking met de in punt 3 beschreven onderdelen als het totaal resultaat hetzelfde blijkt te zijn? Les fournisseurs peuvent-ils proposer des variantes à la procédure et aux parties actuelles, en comparaison aux parties décrites au point 3 lorsque le résultat total s’avère être le même ?

Le fournisseur peut proposer des variantes s’il garantit le maintien des fonctionnalités, de tous les composants et la qualité actuelle. La solution à mettre en place doit permettre d'augmenter l'efficacité et l'efficience du traitement dans la chaine complète. De leverancier mag varianten voorstellen als hij het behoud van de functionaliteiten, van alle bestanddelen en de huidige kwaliteit garandeert. De uit te werken oplossing moet toelaten om de doeltreffendheid en efficiëntie van de verwerking in de volledige ketting te verhogen.

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Welke andere connecties worden er verwacht in de toekomst waarmee de nieuwe oplossing moet interfacen? Quelles sont les autres connexions attendues à l’avenir avec lesquelles on doit intégrer la nouvelle solution ?

Toutes les données doivent aller dans Filenet, même pour les nouvelles connexions qui pourraient être réalisées dans le futur. Nous les distribuerons sur base des metadonnées via un workflow de type ACM. Alle gegevens moeten in Filenet belanden, zelfs voor de nieuwe verbindingen die in de toekomst zouden kunnen worden uitgevoerd. We zullen deze verdelen op basis van de metadata via een workflow van het type ACM.


gemiddeld aantal bijlages (pagina's /vellen) bij een PB aangifte? Nombre moyen d’annexes (pages/feuilles) d’une déclaration IPP ?

En 2015 pour les 1 080 622 déclarations, il y a eu de 3 735 221 pages d'annexes In 2015 waren er, voor 1.080.622 aangiftes, 3.735.221 pagina's bijlagen.

4.1.2. 84


gemiddeld aantal pagina's /vellen van een BTW aangifte? Nombre moyen de pages/feuilles d’une déclaration TVA ?

1 déclaration TVA = 1 document A4 = 2 faces (= recto verso) 1 btw-aangifte= 1 document A4 = 2 zijden (= recto verso)


Gericht op remote support: Mag ten behoeve van het te leveren support en ondersteuning de data buiten de Europese Unie of Belgie zichtbaar zijn? Mag de support en ondersteuning remote worden uitgevoerd (bv van buiten Belgie) Orienté sur le remote support : les données peuvent-elles être visibles en dehors de l’Union européenne ou de la Belgique pour le support et l’assistance à fournir ? Le support et l’assistance peuvent-ils être effectués à distance (ex. en dehors de la Belgique) ?

Le support de premier niveau se situera en Belgique mais il est évident que

le 3ième

niveau se situera là où est développé le produit …

De eerstelijnsondersteuning bevindt zich in België maar het is evident dat

het

3e prioriteitsniveau zich bevindt in het land waar het product wordt

ontwikkeld...

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Heeft het FOD ook overwogen voor de infrastructuur gebruik te maken van een Cloud oplossing? Le SPF a-t-il également envisagé d’utiliser une solution Cloud pour l’infrastructure ?

Non. Nous utiliserons l’infrastructure standard des Finances, à savoir des serveurs virtuels Windows ou Linux. Nee. We gebruiken de standaard infrastructuur van Financiën, dit zijn virtuele Windows of Linux-servers.


Voorbeeld documenten tbv classificate en extractie van alle soorten Exemple documents pour toutes sortes de classification et d’extraction

Voir annexes Zie bijlagen

4.2.2.1.1. 89 ev Nederlands/ Néerlandais

Wat is het huidige service niveau en kwaliteit voor PB aangiften en andere document stromen die nu verwerkt worden (btw aangiften, dossiers)? Quels sont les niveaux de service et qualité actuels pour des déclarations IPP et autres flux de documents qui sont désormais traités (déclarations à la TVA, dossier) ?

L’infrastructure devra être l’infra standard des Finances, à savoir des serveurs virtuels, Windows ou Linux. Les documents doivent se retrouver dans Filenet avec leurs meta données. Toutes les autorisations sont gérées par notre couche IAM. We gebruiken de standaard infrastructuur van Financiën, dit zijn virtuele Windows of Linux-servers. De documenten moeten met hun metadata in Filenet bewaard worden. Alle toelatingen worden door onze IAM-laag beheerd.

4.2.2.1.1. 92 Nederlands/ Néerlandais

Voorbeelden binnenkomende post t.b.v. vast stellen zekerheidsgraad Exemples courrier entrant pour le degré de garantie à déterminer

Il s’agit de courrier tout venant à savoir aussi bien des courriers structurés que des courriers non structuré. Het gaat om allerlei soorten briefwisseling dit betekent zowel gestructureerde als ongestructureerde briefwisseling.

4.2.2.1. 93 Nederlands/

Het FOD beschrijft een PoC. In welk stadium van de tender wenst het FOD de

Aucun POC n’est prévu dans le cahier de charges.

14

Néerlandais

PoC uit te voeren. Voor of na (voorlopige) Gunning? Le SPF décrit un POC. À quel stade de l’adjudication le SPF souhaite-il exécuter le POC ? Avant ou après l’attribution (provisoire) ?

In het bestek is er geen POC voorzien.

4.2.3.10. 100 Nederlands/ Néerlandais

Moeten rapportage ook gescheduled kunnen worden en alsmede op basis daarvan geemail worden naar standaard ingestelde email adressen in een bepaald formaat? Doit-on également avoir la possibilité de prévoir des rapportages et de les envoyer par e-mail à des adresses e-mail standard dans un format déterminé ?

Les rapports doivent pouvoir être mis à jour en continu. Certains rapports (à déterminer) doivent être envoyés par mail à une sélection d'agent (adresses email) avec une récurrence hebdomadaire, Het moet mogelijk zijn om de rapporten voortdurend te updaten. Sommige rapporten (te bepalen) moeten op wekelijkse basis via e-mail verzonden worden naar een geselecteerde groep ambtenaren (e-mailadressen),


Hoeveel verschillende gebruikers (named users) hebben toegang nodig tot de herkenningssoftware?, Hoeveel concurrent gebruikers verwacht u op piekdagen op de herkenningssoftware? Combien d’utilisateurs différents (named users) ont-ils besoin de l’accès au software de reconnaissance ? À combien d’utilisateurs concurrents simultanés vous attendez-vous pendant les jours de pic d’activité sur le software de reconnaissance ?

L'ensemble des agents des centres de scanning doivent pouvoir accéder simultanément au software (50 agents) Alle ambtenaren van het scanningcentrum moeten gelijktijdig toegang kunnen hebben tot de software (50 ambtenaren)


Voorziet u een train-de-trainer opleiding of wenst u dat de leverancier iedere gebruiker opleidt?

Les formations doivent être données par le fournisseur sur commande. De opleidingen moeten door de leverancier op bestelling verstrekt kunnen worden.

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Envisagez-vous une formation train-the-

trainer ou souhaitez-vous que le

fournisseur forme chaque utilisateur ?


Wat zijn de huidige IT en ICT normen die FOD hanteert? Quelles sont les normes IT et ICT actuelles que le SPF utilise ?

L’utilisation de serveurs virtuels windows ou Linux avec authentification IAM via notre active directory et un repository filenet pour tous les documents, bases de données DB2 Het gebruik van virtuele Windows- of Linuxservers met IAM-authentificatie via onze active directory en een repository filenet voor alle documenten, databank DB2.

alg Nederlands/ Néerlandais

Welke type barcodes moeten door de s/w uitgelezen kunnen worden Quel type de codes-barres le software doit-il pouvoir lire ?

Tous les formats de codes barre ou QR codes (au minimum le code 39, le interleave 2/5 et le pdf 417) Alle formaten van barcodes of QR-codes (minstens code 39, interleave 2/5 en pdf 417)

alg Nederlands/ Néerlandais

Voorziet de FOD ook in het hebben van een Disaster recovery omgeving voor s/w en hardware (scanners) Le SPF prévoit-il également d’avoir un environnement Disaster recovery pour le software et le hardware(scanners) ?

Non. Les centres de Namur et Gand seront les disaster recovery centers l’un de l’autre. Nee. De centra van Namen en Gent zijn elkaars disaster recovery center.


wat bedoeld u met 24 uurper dag, 7 dagen per week worden opgevolgd (betelkent dit 24-7 support beschikbaarheid tbv het oplssen van tickets?

Le système doit être disponible 24h/24h et 7j/7j. Les problèmes doivent être résolus selon le SLA 4, 3,9. Het systeem moet 24/24 u en 7d/7d beschikbaar zijn. De problemen moeten opgelost

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Qu’entendez-vous par 24 heures par jour, 7 jours par semaine de suivi (cela signifie-t-il que la disponibilité du support est de 24/7 pour la résolution des tickets ?) ?

worden volgens de SLA 4, 3, 9.

4.1.1 p 83 Nederlands/ Néerlandais

Wat wordt bedoeld met Sun Myscan? Qu’entend-on par Sun Myscan ?

"Sun Myscan" est à remplacer par "DIM Myscan" "Sun Myscan" moet vervangen worden door "DIM Myscan"

4.1.1 P 83 Nederlands/ Néerlandais

Hoe ziet de te bepalen fasering eruit, is dit gelijk aan de later genoemde 18 maanden? À quoi ressemble l’échelonnement à déterminer ? Est-ce égal aux 18 mois mentionnés ultérieurement ?

Le fournisseur doit nous proposer un phasage. Ce phasage peut bien sûr inférieur aux délais maximum prévus dans le cahier des charges De leverancier moet ons een fasering voorstellen. Deze fasering kan uiteraard korter zijn dan de maximumtermijnen die voorzien zijn in het bestek.

4.1.2 p 83 ev Nederlands/ Néerlandais

Met welke percentages zullen de stromen naar verwachting dalen of stijgen in de contractperiode? Quels seront les pourcentages de diminution ou d’augmentation attendus des flux pendant de la période du contrat ?

On s'engage sur la commande de 20,5 millions de documents par an. 1 document = 2 faces et ce, peu importe le format. Men verbindt zich tot de bestelling van 20,5 miljoen documenten per jaar. 1 document = 2 zijden en dit ongeacht het formaat.

4.1.2 p 83 ev Nederlands/ Néerlandais

Het aantal binnenshuis gescande vellen van ruim 4,4 mio maakt dit deel uit van de eerder genoemde 22,1 miljoen of niet? Le nombre de feuilles scannées en interne qui s’élève à environ 4,4 millions est-il repris dans les 22,1 millions mentionnés précédemment ou non ?

Tout ce qui est scanné actuellement fait partie intégrante de la commande de 20,5 millions de documents. Alles wat vandaag gescand wordt, maakt integraal deel uit van de bestelling van 20,5 miljoen documenten.

4.2.1.1 p 87 Nederlands/

De scancapaciteit wordt gemeld 15.000 A4 documenten en 24.000 documenten,

Entre 15000 et 24000 faces recto verso par heure Tussen 15000 en 24000 zijden recto verso per uur

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Néerlandais

kunt u bevestigen dat dit aantal vellen betreft in plaats van documenten? On signale la capacité de scanning comme s’élevant à 15.000 documents A4 et 24.000 documents, pouvez-vous confirmer qu’il s’agit du nombre de feuilles au lieu du nombre de documents ?

4.2.1.1 p 86 Nederlands/ Néerlandais

Zijn er 4 productiescanners nodig waarvan 2 voor Gent en 2 voor Jambes? 4 scanners de production sont-ils nécessaires, dont 2 pour Gand et 2 pour Jambes ?

Ja Oui

4.2.1.2 P 87


Zijn er 2 documentscanners nodig (1 voor Gent en 1 voor Jambes) 2 scanners de documents sont-ils nécessaires (1 pour Gand et 1 pour Jambes) ?

Ja Oui


Zijn er 2 briefopeners voor grote volumes nodig (1 voor Gent en 1 voor Jambes) 2 ouvreuses d’enveloppes pour grands volumes sont-elles nécessaires (1 pour Gand et 1 pour Jambes) ?

Ja Oui

4.2.2 p 89 Nederlands/ Néerlandais

Wat zijn de specificaties van de huidige fysieke eenheden in Gent (32) en Jambes (18)? Quelles sont les spécifications des unités physiques actuelles à Gand (32) et Jambes (18) ?

50 ETP sur les deux sites. 75% de femmes Moyenne d’âge 50 ans à Jambes et 52 ans à Gand. 50 VTE op beide sites. 75 % vrouwen Gemiddelde leeftijd 50 jaar in Jambes en 52 jaar in Gent.

4.2.2.1 p 89 Nederlands/

Kunnen we een ingevulde voorbeeld set ontvangen van de verschillende documenttypes?

Il est possible de demander comme cela est prévu au point .2.2.1 « Qualité des résultats »

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Néerlandais

Pouvons-nous avoir plusieurs exemples complétés de différents types de documents ?

du cahier spécial des charges, des déclarations vierges. Aucun autre document ne sera transmis. Het is mogelijk om te vragen hoe dit voorzien is in punt 2.2.1 "Kwaliteit van de resultaten" van het bestek, van de blanco aangiftes. Er wordt geen ander document bezorgd.


Welke documenttypen komen voor in de registers? Graag voorbeelden. Quels types de document figurent dans les registres ? Veuillez donner des exemples.

Ce sont des documents pour lesquelles il s’agit d’une écriture cursive. Le but est de les scanner en PDF mais il n’est pas demandé de reconnaissance. Le but est la conservation de données. Het zijn cursief geschreven documenten. Het doel is om deze in pdf te scannen maar er wordt geen herkenning gevraagd. Het doel is de bewaring van gegevens.


Kunnen we een ingevulde voorbeeld set van de documenttypen in de registers ontvangen? Pouvons-nous avoir plusieurs exemples complétés de différents types dans les registres ?

Nee Non

4.3.2 p103 Nederlands/ Néerlandais

Wat zijn P&R dossiers en welke volumes zijn daarvan te verwerken? Que sont des dossiers P&R et quels sont leurs volumes à traiter ?

Jusqu’ici, il y avait environs 2015 boîtes par an comprenant environ 800 documents par boites. Il est possible qu’il soit demandé de réaliser un volume plus important avec des délais plus rapprochés en fonction des besoins. Tot hier waren er ongeveer 2015 dozen per jaar die per doos ongeveer 800 documenten bevatten. Het is mogelijk dat er gevraagd wordt om een groter volume te realiseren

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met kortere deadlines in functie van de behoeften.

4.3.2 p103 Nederlands/ Néerlandais

Wat is het volume aan te verwerken facturen Quel est le volume des factures à traiter ?

Le volume des factures est de 60 000 documents par an. Het volume van de facturen bedraagt 60.000 documenten per jaar.

4.4 Fasering

p 109 Nederlands/ Néerlandais

Welke FODs gaan aangesloten worden op welk moment Quels SPF seront ajoutés et à quel moment ?

Tous les SPF et SPP ayant des besoins pourront faire appel à la plateforme FinScan. Alle FOD en POD met behoeften zullen een beroep kunnen doen op het FinScan-platform.

4.4 Fasering


Hoe zien de huidige systemen van die FODs eruit À quoi ressemblent les systèmes actuels de ces SPF ?

Le SPF Finances part du principe que le traitement des documents se fera à l’instar du courrier entrant. De FOD Financiën vertrekt van het principe dat de verwerking van de documenten gebeurt op de manier van de inkomende post.

4.4 Fasering


Welke volumes per stroom betreft dat per FOD Quels sont les volumes par flux et par SPF ?

A ce jour, inconnu Momenteel niet gekend

4.4 Fasering


Bij uitbreiding naar andere FODs is dan FIN de opdrachtgever En cas d’extension à d'autres SPF, le SPF FIN est-il alors le commanditaire ?

SPF FIN est le pouvoir adjudicateur FOD FIN is de opdrachtgever

4.4 Fasering


Welke formulieren dienen ingeregeld te worden voor de andere FODs? Quels formulaires doit-on mettre au point pour les autres SPF ?

A ce jour, inconnu Momenteel niet gekend

20

4.4 Fasering


In hoeverre dient het voorstel te voorzien in het volledig aansluiten van de andere FODs? Dans quelle mesure la proposition doit-elle prévoir l'ajout complet des autres SPF ?

Actuellement, ce projet ne concerne que le SPF Finances mais des volumes supplémentaires (non Finances) pourraient aussi être scannés sur la même infrastructure. Momenteel betreft dit project enkel de FOD Financiën maar de bijkomende volumes (niet-Financiën) zouden ook gescand kunnen worden op dezelfde infrastructuur.

4.4 Fasering


Hoeveel fysieke eenheden worden per FOD voorzien? Combien d’unités physiques sont-elles prévues par SPF ?

Le SPF Finances dispose de 50 ETP. De FOD Financiën beschikt over 50 VTE.

SOCIETE 3/ ONDERNEMING 3 (6)

7.5 34 Nederlan

ds/ Néerlandais

De link:

http://finances.belgium/be/fr/sur_le-

spf/historique_modernisation/ict_funda

menten/ werkt niet

Waar kan men informatie vinden over

PMFin ?

Le lien :

http://finances.belgium/be/fr/sur_le-

spf/historique_modernisation/ict_funda

menten/ ne fonctionne pas

Où peut-on trouver de l’information sur

PMF in ?

Voici le bon lien : http://finances.belgium.be/fr/sur_le_spf/historique_modernisation/ict/ict_fundamenten http://financien.belgium.be/nl/over_de_fod/geschiedenis_modernisering/ict/ict_fundamenten

21

En annexe. Als bijlage.


Kan het systeem en de software

Caupenne / PDF Server(iHQC unlimited)

behouden blijven?

Le système et logiciel Caupenne / PDF

Server (iHQC unlimited) peut-il être

conservé ?

Nee Non

Algemeen/ générales


Zijn formules voor leasing van materiaal en software toegestaan? Les formules de leasing de matériels et de logiciels sont-elles autorisées ?

Il ne s’agit pas de Leasing mais d’une mise à disposition. Het gaat niet om Leasing maar om een terbeschikkingstelling.

4.2.1.1 85 Nederlands/ Néerlandais

Voor de scanners voor grote volumes, hoeveel invoerbakken moeten er voor de verschillende formaten van documenten worden voorzien? Pour les scanners haut-volume, combien de collecteurs faut-il prévoir pour accueillir les différents formats de documents ?

3 3

4.2.1.3 87 Nederlands/ Néerlandais

Om enveloppen met een dikte van minimaal 1,25 cm te kunnen openen. Is dit wel correct ? Pouvoir ouvrir des enveloppes d’une épaisseur minimale de 1,25 cm d’épaisseur Est-ce bien correct ?

Minimum 1.25 mm. Par contre, elles doivent savoir couper sur au moins 2 côtés et extraire le contenu de l’enveloppe

Il faut prévoir une ergonomie optimale au niveau de l’extraction à faire par les utilisateurs.

Minstens 1.25 mm. Ze moeten daarentegen aan minstens 2 zijden kunnen snijden en de inhoud uit de envelop kunnen halen.

22

Men dient een optimale ergonomie te voorzien met betrekking tot de extractie uitgevoerd door de gebruikers.

SOCIETE 4/ ONDERNEMING 4 (107)

Français/ Frans

Quel est le nombre d'utilisateurs qui traiteront les tickets?

Quelle est la nature et la typologie des tickets?

Quel type de SLA doit être fourni en cas de problème?

le système doit-il être personnalisé?

Les processus de gestion du ticket peuvent être standards ou doivent-ils être customisés.

si customisation quel est process guide?

Quels types et quel nombre de référentiels doivent-ils être interfacés? Hoeveel gebruikers zullen de tickets behandelen?

Wat is de aard en de typologie van de tickets?

Welk type SLA moet worden verstrekt bij problemen?

Il y 3 administrateurs à Jambes, 4 administrateurs à Gand et 1 administrateur à Bruxelles ainsi qu’un opérateur chargé des modifications. Un erra sera publié. Tous les problèmes que l’on peut rencontrer dans le cadre de l’utilisation de la plateforme. Le SLA est déjà prévu dans le Cahier Spécial des charges point 4.3.9 de la partie 4. « Exigences fonctionnelles et critères techniques de la plateforme FinScan » Il doit être facile d’utilisation. Standard, si celui-ci répond aux exigences minimales du cahier spécial des charges. Er zijn 3 beheerders in Jambes, 4 beheerders in Gent en 1 beheerder in Brussel en een operator die verantwoordelijk is voor de wijzigingen. Een erratum zal worden gepubliceerd. Alle problemen waarmee men geconfronteerd kan worden in het kader van het gebruik van het platform.

23

Moet het systeem gepersonaliseerd zijn?

Mogen de processen inzake beheer van het ticket standaard zijn of moeten zij gecustomiseerd zijn?

Indien gecustomiseerd, welke process guide moet er gevolgd worden?

Welke types en hoeveel referentiesystemen moeten onderling gekoppeld worden?

De SLA is al voorzien in het bestek punt 4.3.9 van het deel 4. "Functionele

vereisten en

technische criteria van het FinScan-platform".

Moet gebruiksvriendelijk zijn. Standaard, als dit beantwoordt aan de minimumvereisten van het bestek.


Français/ Frans

Question 1 Ouverture des offres : 20

décembre 2016.

Afin de pouvoir vous fournir une offre attractive et complète, nous vous prions de bien vouloir postposer l’ouverture d’un mois ?

Est-ce que des questions supplémentaires pourront être posées après réception des réponses aux questions ?

Est-ce qu’après le 28 novembre nous pouvons encore poser des questions?

Vraag 1 Opening van de offertes: 20 december 2016.

Om u een aantrekkelijke en volledige offerte te kunnen bezorgen, vragen

L’ouverture des offres sera postosée à la date du 26/01/2017 à 14h30. De opening van de offertes zal uitgesteld worden naar 26/01/2017 om 14u30. Non Nee Non Nee

24

wij u om de opening met één maand te willen uitstellen.

Mogen er bijkomende vragen worden gesteld na ontvangst van de antwoorden op de vragen?

Mogen wij na 28 november nog vragen stellen?

Français/ Frans

Question 2 Multilingue mandatory

Notre solution comporte certaines parties de l'interface "hardcodée" en anglais (Typiquement les menus,

File, save, save as, close, …

Les champs (business) sont disponibles dans les 2 langues.

Pouvez-vous confirmer que cette solution sera confirmée comme conforme à votre demande ?

Vraag 2 Verplicht meertalig

Bepaalde delen van de “hardgecodeerde” interface van onze oplossing zijn in het Engels (met name de menu’s,

file, save, save as, close,…)

De (business)velden zijn beschikbaar in de beide talen.

Pour des écrans que l’on va mettre à disposition de tous les utilisateurs, il est préférable de l’avoir dans la langue de l’agent. Maintenant, si la machine propose « ok », c’est acceptable. Le pouvoir adjudicateur accepte que le nom des actions sont File, Save, … puisque les agents auront une formation. Voor de schermen die we ter beschikking stellen van de gebruikers, is het wenselijk om er te hebben in de taal van de agent. Indien de machine voorstelt “ok”, dan is dit aanvaardbaar. De aanbestedende overheid aanvaardt dat de namen van de acties FILE, Save,… zijn aangezien de medewerkers een opleiding zullen krijgen

25

Kunt u bevestigen dat deze oplossing als conform aan uw vraag zal worden verklaard?

4 Objet du marché

Français/ Frans

Est-ce que les flasheuses de code-

barre vues lors des visites

obligatoires font partie du scope, et

doivent donc être remplacées?

Quelle utilisation prévoyez-vous des scanners documentaires ? Maken de barcodescanners die we tijdens de verplichte bezoeken gezien hebben, deel uit van de scope en dienen deze vervangen te worden? Welk gebruik voorziet u voor de documentenscanners?

Le scanner doit intégrer la fonction flasheuse.

In de scanner moet de flash-functie zijn ingebouwd.

Les scanners documentaires seront utilisés notamment pour le scanning de registres de l’Administration de la documentation patrimoniale. De documentaire scanners zullen meer in het bijzonder gebruikt worden voor de scanning van registers van het Bestuur en van de patrimoniumdocumentatie.

16 2.1B Français/ Frans

Pouvez-vous décrire le hardware et

les connexions qui seront mises à

disposition par le SPF Finances ?

Kunt u de hardware en de

aansluitingen beschrijven die ter

beschikking gesteld zullen worden

door de FOD Financiën?

L’utilisation de serveurs virtuels windows ou Linux, avec authentification

IAM via notre

active directory et le repository filenet pour tous les documents, bases de

données DB2

Het gebruik van virtuele Windows- of Linuxservers met IAM-authentificatie

via onze active

directory en een repository filenet voor alle documenten, databanken DB2.

26

32 6.3 Français/

Frans Les tests d’acceptation demandent

l’implication du personnel du SPF

Finances, est-ce que ce temps de

travail doit être comptabilisé ?

De aanvaardingstests vragen de

betrokkenheid van het personeel

van de FOD Financiën, dient deze

werktijd ingebracht te worden?

Les tests d’acceptation font partie intégrante des obligations de l’adjudicataire. De acceptatietesten maken integraal deel uit van de verplichtingen van de opdrachtnemer.

33 7.3 Français/ Frans

Les scanners documentaires seront-

ils donc à livrer au stade « phase 3 »

ou à la « phase 1 » ?

Dienen de documentenscanners

geleverd te worden in het stadium

'fase 3' of in 'fase 1'?

A la phase 3 In fase 3


Avez-vous la possibilité de nous faire

parvenir des exemples à ce stade ?

L’automatisation à 100% dépendra

des types de documents et

informations à en extraire.

Kunt u ons voorbeelden van dit

stadium bezorgen? Het 100%

automatiseren zal afhankelijk zijn

van de documenttypes en de


27

informatie die hieruit gehaald dient

te worden.


L’URL ne fonctionne pas, parlez-vous

du document Architectural Building

Blocks PDF ?

De URL werkt niet, heeft u het over

het document Architectural Building

Blocks PDF?

L’url qui menait aux Building blocks, il ne fonctionne plus car les building blocks ont été supprimés. Il faut donc se référer à des Serveurs virtuels windows ou Linux, avec authentification IAM via notre active directory et le repository filenet pour tous les documents, bases de données DB2 De url voor de Building blocks werkt niet meer want de building blocks werden geschrapt. Men moet dus verwijzen naar de virtuele Windows- of Linuxservers met IAM-authentificatie via onze active directory en de repository filenet voor alle documenten, databanken DB2.

38 8 Français/ Frans

Est-il possible d’avoir un lien VPN

avec l’infrastructure afin de suivre

les volumes mensuels ? Devons-

nous comprendre que le solde

annuel non utilisé pourra être

facturé en fin d’année ?

De même, pour le hardware,

acceptez-vous qu’il soit « amorti »

sur 5 ans et prolongé gratuitement

après la 5ème année ?

Dès lors, pouvez-vous adapter le bordereau en fonction ?

Une connexion vers l’infrastructure sera établie pour que le prestataire de services puisse en assurer le support. Le pouvoir adjudicateur s’engage à commander un volume de 20.500.000 de documents à traiter par an pour les logiciels sans possibilité de reporter le solde non utilisé à l’année suivante. Par contre, pour les commandes ultérieures au cours d’une année, le pouvoir adjudicateur pourra reporter le solde non utilisé à l’année suivante.

28

Kan er een VPN-link bezorgd worden met de infrastructuur om de maandelijkse volumes op te volgen? Moeten we hieronder verstaan dat het niet-gebruikte jaarsaldo op het einde van het jaar gefactureerd zal kunnen worden? Hetzelfde geldt voor de hardware, aanvaardt u dat deze afgelost wordt op 5 jaar en gratis verlengd wordt na het 5de jaar? Kunt u het borderel dus in overeenstemming hiermee aanpassen?

En effet, pour une commande réalisée le 1er octobre 2018, le pouvoir adjudicateur pourra utiliser ce qu’il a commandé en « commande ultérieure » jusqu’au 30 septembre 2019. Au 1er janvier 2019, dans l’exemple ci-dessus, le pouvoir adjudicateur recommandera 20.500.000 de documents à traiter puisque cette commande est répétée chaque année. Er wordt een verbinding gemaakt met de infrastructuur zodat de dienstverlener hier de support voor kan verzorgen. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe een volume van 20.500.000 pagina's, die door de software per jaar verwerkt dient te worden, te bestellen, zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte saldo over te dragen naar het volgende jaar. Voor de latere bestellingen in de loop van een jaar, daarentegen, kan de aanbestedende overheid het niet-gebruikte saldo overdragen naar het volgende jaar. Voor een bestelling die wordt geplaatst op 1 november 2018, kan de aanbestedende overheid inderdaad wat hij als "latere bestelling" heeft besteld, gebruiken tot 30 september

29

2019. Op 1 januari 2019 zal de aanbestedende overheid in bovenstaand voorbeeld opnieuw 20.500.000 te verwerken documenten bestellen, omdat deze bestelling elk jaar wordt herhaald.


Comment définir que cette charge

de travail supplémentaire n’est pas

liée aux personnes et / ou aux

documents ?

(ex : Nouveau membre du

personnel, baisse de la qualité

d’écriture, modifications des

déclarations (encrage, couleur de

fond, …) qualité du travail fourni par

les agents du SPF …)

Comment allez-vous déterminer le

manquement et avec quel outil ?

Pouvons-nous ajouter une liste d’exception ?

Volumes à traiter Déclarations IPP En 2015, 1.000.000 de déclarations ont été reçues au format papier. Au vu de l’évolution observée suite à l’utilisation de TOW (tax-on-web), le nombre de déclarations à traiter diminuera dans les années futures. On prévoit à l’avenir une diminution du volume de l’ordre de 10% par an. Les documents doivent normalement parvenir au SPF Finances pour le 30 juin de l’année de l’exercice d’imposition concerné. La solution doit être en mesure de supporter les volumes suivants : Pour le 31 juillet : minimum 20% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 31 août : minimum 40% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ;

30

Hoe bepalen we deze extra werklast die geen verband houdt met personen en/of documenten? (vb.: Nieuw personeelslid, daling van de kwaliteit van het handschrift, verschillen tussen de aangiftes (inkt, kleur van de achtergrond, …) kwaliteit van het werk dat door de agenten van het FOD geleverd werd…) Hoe gaat u de tekortkoming bepalen en met welke tool? Kunnen we een lijst met uitzonderingen toevoegen?

Pour le 30 septembre ; minimum 80% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 15 octobre : la totalité des déclarations reçues doivent être traitées ; Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Te verwerken volumes PB-aangiften In 2015 werden 1.000.000 aangiften op papier ontvangen. Gelet op de vastgestelde evolutie als gevolg van de invoering van TOW (tax-on-web), zal het aantal aangiften in de komende jaren dalen. Men gaat uit van een toekomstige volumedaling van zo'n 10 % per jaar. De documenten moeten normaal gezien tegen 30 juni van het betreffende aanslagjaar in het bezit zijn van de FOD Financiën. De oplossing moet in staat zijn om de volgende volumes te ondersteunen: Tegen 31 juli: ten minste 20 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 31 augustus: ten minste 40 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn;

31

Tegen 30 september: ten minste 80 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 15 oktober: alle ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werklast


Comment définir que le retard est à

charge du soumissionnaire ?

Pour les 2 partis, quid des grèves,

maladie, cas de force majeur

(météorologique par ex), panne de

courant…

Comment allez-vous appliquer et

mesurer la validité d’un

manquement pour faire valoir les

amendes ?

Pouvons-nous ajouter une liste d’exception ? Hoe bepalen we of de vertraging ten laste is van de inschrijver? Voor de 2 delen, wat met stakingen, ziekte, overmacht (weersomstandigheden bijvoorbeeld), stroompanne...

Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Le pouvoir adjudicateur se base sur le volet concernant les amendes et les pénalités pour imputer les retards et /ou les manquements : Pénalités Lorsque le nombre d’opérateurs réellement nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des données (déclarations IPP) excède de 7 % à celui renseigné dans l’offre, il sera appliqué une pénalité forfaitaire de 300 euros par opérateur et par jour ouvrable durant la période consacrée à la numérisation, la classification et l’extraction de données de documents structurés (déclarations IPP, TVA, INR) après réception technique de la phase 1. Amendes Dans le cas où la mise en place et l’opérationnalité des logiciels n’est pas réalisées dans un

32

Hoe gaat u de geldigheid van een tekortkoming toepassen en meten om boetes te laten gelden? Kunnen we een lijst met uitzonderingen toevoegen?

délai maximum : - de 12 mois pour la phase 1 ; - de 18 mois pour la phase 2 ; - de 18 mois pour la phase 3 ; - et de 24 mois pour la phase 4 il sera appliqué une amende forfaitaire de 10.000 € par jour ouvrable pour la phase 1, de 5.000 € pour la phase 2, de 1.000 € pour la phase 3 et de 1.000 € pour la phase 4. Le non-respect d’un élément déterminé du SLA est sanctionné d’une amende de 500 euros. Le SPF n’a nullement l’intention de comprimer les frais par le biais d’amendes, mais d’encourager l’adjudicataire à respecter toutes les conventions afin que l’utilisateur ne soit pas pénalisé. En cas d’incident bloquant, si la situation normale n’est pas rétablie dans le délai fixé dans le SLA, une amende de 100 € sera due de plein droit pour chaque heure écoulée entre la déclaration de l’incident et le retour à la situation normale. En cas d’incident non bloquant, si la situation normale n’est pas rétablie dans le délai fixé dans le SLA, une amende de 500 € par jour ouvrable sera due à compter du dépassement du délai fixé dans le SLA. Le pouvoir adjudicateur vérifiera que le nombre d’opérateurs réellement nécessaire aux opérations de correction et de validation des documents nécessitant une extraction des

33

données (déclarations IPP) n’excède pas 7 % au pourcentage dans l’offre du soumissionnaire. Le taux moyen d’absentéisme de maladie est de 6.67 % pour le département dont dépendent les centres de scanning. La force majeur est définie comme étant la circonstance exceptionnelle et imprévisible, étrangère à la personne qui l’invoque et qui l’empêche (et non qui rendrait simplement plus difficile ou plus onéreux) d’exécuter ses obligations. La force majeure se distingue du cas fortuit en ce que la circonstance est extérieure à celui qui l’invoque. Vous ne pouvez pas ajouter d’exception. De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werklast. De aanbestedende overheid baseert zich op het luik met betrekking tot de boetes en sancties om vertragingen en / of tekortkomingen ten laste te leggen: Boetes Als het aantal operatoren dat werkelijk nodig is voor de correctie en de validering van documenten waarvoor extractie van de gegevens vereist is (PB-aangiftes) meer dan 5% hoger ligt dan het in de offerte vermelde aantal, wordt een forfaitaire boete toegepast van

34

300 euro per operator en per werkdag tijdens de periode gebruikt voor de digitalisering, de classificatie en de extractie van gegevens van gestructureerde documenten (PB-, BTW-, BNI- aangiftes) na de technische oplevering van fase 1. Boetes Indien de installatie en de operationaliteit van de software niet gebeurt binnen de maximumtermijn: - van 12 maand voor fase 1; - van 18 maand voor fase 2; - van 18 maand voor fase 3; - en van 24 maand voor fase 4 wordt een forfaitaire boete van 10.000 € per werkdag toegepast voor fase 1, van 5.000 € voor fase 2, van 1.000 € voor fase 3 en van 1.000 € voor fase 4. Als een bepaald element van de SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete van 500 euro bestraft. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. In geval van een blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 100 € van rechtswege verschuldigd voor elk uur dat verstrijkt tussen de aangifte van het incident en het herstel van de normale situatie.

35

In geval van een niet-blokkerend incident, waarbij de normale toestand niet hersteld is binnen de in de SLA vastgelegde termijn, is een boete van 500 € van rechtswege verschuldigd per werkdag te tellen vanaf het verstrijken van de in de SLA vastgelegde termijn. De aanbestedende overheid controleert of het aantal werkelijk noodzakelijke operatoren voor de correctie- en valideringsverrichtingen van de documenten waarvoor een gegevensextractie vereist is (PB-aangiftes), niet meer bedraagt dan de 7 % voorzien in de offerte van de inschrijver. Het gemiddelde percentage ziekteverzuim bedraagt 6.7 % voor het departement waartoe de scanningscentra behoren. Overmacht is bepaald als de uitzonderlijke en onvoorspelbare omstandigheid, buiten de wil van de persoon die dit inroept om, waardoor deze persoon verhinderd wordt (en niet die het hem of haar gewoon moeilijker of lastiger maakt) om zijn of haar verplichtingen na te komen. Overmacht onderscheidt zich van onvoorzien geval doordat de omstandigheid zich voordoet buiten de wil om van de persoon die de overmacht inroept. U mag geen uitzondering toevoegen.

36


Est-ce concevable que les amendes

soient acceptées après réunion et

de commun accord pour autant que

la responsabilité du prestataire ait

été prouvée de manière

irrévocable ?

Prenez-vous en considération le taux

d’absentéisme moyen du SPF

Finances et celui-ci peut-il servir

pour « benchmarker » un statement

of work ?

Considérez-vous qu’un scanner sur

les deux (par site) soit bloquant ?

Tiendrez-vous compte des « erreurs

humaines » ?

Is het denkbaar dat de boetes

aanvaard worden na overleg en met

wederzijds akkoord voor zover dat

de aansprakelijkheid van de

dienstverlener onweerlegbaar

aangetoond werd?

Houdt u rekening met het

gemiddeld afwezigheidspercentage

van de FOD Financiën en kan dit

Les amendes s’appliquent de plein droit, sans formalité, ni avis quelconque.

Le pouvoir adjudicateur n’a nullement l’intention de comprimer les frais par

le biais

d’amendes, mais d’encourager l’adjudicataire à respecter toutes les

conventions afin que

l’utilisateur ne soit pas pénalisé.

Conformément à l’article 50§1er de l’Arrêté royal du 13 janvier 2013,

l’adjudicataire obtient

la remise d’amendes appliquées pour retard d’exécution:

1° totalement ou partiellement, lorsqu’il prouve que le retard est dû en tout

ou en partie,

soit à un fait du pouvoir adjudicateur, soit à des circonstances visées à

l’article 56, survenues

avant l’expiration des délais contractuels, auxquels cas les amendes

restituées sont de plein

droit productives d’intérêts au taux prévu à l’article 69, à partir de la date à

laquelle le

paiement y afférent aurait dû intervenir;

2° partiellement, lorsqu’il y a disproportion entre le montant des amendes

appliquées et

37

gebruikt worden om een statement

of work te benchmarken?

Gaat u ervan uit dat één scanner op

twee (per site) geblokkeerd zal zijn?

Houdt u rekening met 'menselijke

fouten'?

l’importance minime des prestations en retard. Cette disproportion est

considérée comme

établie si la valeur des prestations non achevées n’atteint pas cinq pour cent

du montant

total du marché, pour autant toutefois que les prestations exécutées soient

susceptibles

d’utilisation normale et que l’adjudicataire ait mis tout en œuvre pour

terminer ses

prestations en retard dans les meilleurs délais.

Conformément à l’article 52 de l’Arrêté royal du 13 janvier 2013 établissant

les règles

générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux

publics

L’adjudicataire constatant des faits ou circonstances quelconques, visés ou

non aux articles

54 et 56, qui perturbent l’exécution normale du marché et dont les

éventuelles

conséquences négatives pourraient justifier à ses yeux l’introduction d’une

requête ou

d’une réclamation, est tenu, sous peine de déchéance, de les dénoncer au

plus tôt par

38

écrit au pouvoir adjudicateur, en lui signalant sommairement l’influence

que ces faits ou

circonstances ont ou pourraient avoir sur le déroulement et le coût du

marché. Cette

obligation s’impose, que les faits ou circonstances soient ou non connus du

pouvoir

adjudicateur.

Ne sont pas recevables les réclamations et requêtes basées sur des faits ou

circonstances

dont le pouvoir adjudicateur n’a pas été saisi par l’adjudicataire en temps

utile et dont il

n’a pu en conséquence contrôler la réalité ni apprécier l’incidence sur le

marché pour

prendre les mesures qu’exigeait éventuellement la situation.

En ce qui concerne les ordres écrits du pouvoir adjudicateur, y compris ceux

visées à l’article

80, §1er, l’adjudicataire est simplement tenu de signaler au pouvoir

adjudicateur

aussitôt qu’il a pu ou aurait dû l’apprécier, l’influence que ces ordres

pourraient avoir sur

le déroulement et le coût du marché.

39

En tout état de cause, lesdites réclamations ou requêtes ne sont pas

recevables lorsque

la dénonciation des faits ou des circonstances incriminés, y compris

l’information visée

à l’alinéa 3, n’a pas eu lieu par écrit dans les trente jours de leur survenance

ou de la date à

laquelle l’adjudicataire aurait normalement dû en avoir connaissance.

De boetes zijn van rechtswege van toepassing, zonder enige formaliteit of

melding.

Het is geenszins de bedoeling van de aanbestedende overheid om de kosten

door middel

van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle

afspraken te

eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden.

Overeenkomstig artikel 50§1 van het koninklijk besluit van 13 januari 2013

verkrijgt de

opdrachtnemer, voor de boetes die worden aangerekend wegens laattijdige

uitvoering:

totale of gedeeltelijke kwijtschelding, wanneer hij bewijst dat de vertraging

geheel of

40

gedeeltelijk te wijten is hetzij aan de aanbestedende overheid hetzij aan de

in artikel 56

vermelde omstandigheden, die zich voor het verstrijken van de contractuele

termijn hebben

voorgedaan, in welk geval de terugbetaalde boetes van rechtswege, vanaf

de datum waarop

de betreffende betaling had moeten gebeuren, interesten genereren aan

de in artikel 69

bepaalde rentevoet;

2° gedeeltelijke kwijtschelding wanneer er een wanverhouding bestaat

tussen het bedrag van

de toegepaste boetes en het beperkt belang van de laattijdige prestaties.

Deze wanverhouding wordt als vastgesteld beschouwd als de waarde van

de onafgewerkte

prestaties kleiner is dan vijf procent van de totale waarde van de opdracht,

voor zover echter

dat de uitgevoerde prestaties in aanmerking komen voor normaal gebruik

en dat de

opdrachtnemer er alles aan heeft gedaan om zijn laattijdige prestaties

binnen de kortste

keren af te werken.

41

Overeenkomstig artikel 52 van het koninklijk besluit van 13 januari 2013 tot

vaststelling

van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de

concessies van

openbare werken, dient de opdrachtnemer die eender welke feiten of

omstandigheden

vaststelt, al dan niet vermeld in de artikels 54 en 56, die de normale

uitvoering van de

opdracht verstoren en waarvan de eventuele negatieve gevolgen in zijn

ogen de indiening

van een vordering of een bezwaarschrift zouden kunnen verantwoorden, op

straffe van

ontzetting, deze zo snel mogelijk schriftelijk aan te klagen bij de

aanbestedende overheid,

door haar beknopt te wijzen op de invloed die deze feiten of

omstandigheden hebben

kunnen uitoefenen op het verloop en de kostprijs van de opdracht. Deze

verplichting moet worden nagekomen, ongeacht het feit of de

aanbestedende overheid kennis heeft of niet van de feiten of

omstandigheden.

Zijn onontvankelijk, de bezwaarschriften en vorderingen gebaseerd op

feiten of

42

omstandigheden waarover de aanbestedende overheid niet tijdig werd

aangesproken door

de opdrachtnemer en waarvan hij bijgevolg niet heeft kunnen controleren

noch de impact

ervan op de opdracht heeft kunnen inschatten om desnoods de gepaste

maatregelen te

treffen.

Met betrekking tot de schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid,

inclusief de in

artikel 80 vermelde bevelen §1, dient de opdrachtnemer bij de

aanbestedende overheid

zodra dat hij het heeft kunnen of had kunnen inschatten, de invloed melden

die deze

bevelen zouden kunnen hebben op het verloop en de kostprijs van de

opdracht.

In ieder geval zijn de voormelde claims of vorderingen onontvankelijk

wanneer de aangifte

van de aangeklaagde feiten of omstandigheden, inclusief de informatie

bedoeld in lid 3,

niet schriftelijk is gebeurd binnen de dertig dagen na het optreden van de

feiten of na de

43

datum waarop de opdrachtnemer hier normaliter kennis van had moeten

hebben.

Oui

Ja

Oui Ja


Pouvez-vous nous communiquer le

nom et la version du logiciel du fax

serveur ?

Un forward de tous les fax entrants par mail est-il envisageable ? Kunt u ons de naam en de versie van de software van de faxserver doorgeven? Kan het doorsturen van alle binnenkomende faxen via e-mail overwogen worden?

Le fax Serveur ne fait pas partie de ce marché : les fax sont reçu comme des

mails …tax

Oui. Nous le faisons déjà : les fax sont déjà transformés en mails dans notre

organisation

actuelle.

De faxserver maakt geen voorwerp uit van de opdracht : de faxen worden

ontvangen op

dezelfde wijze als de mail…..tax.

Ja. Dit doen we al: faxen werden al vervangen door e-mails in onze huidige

organisatie.

44


Comment pouvons-nous estimer un

nombre d’opérateurs sans connaitre

le nombre d’information à extraire

par documents ?

Dès lors, pouvez-vous précisez l’extraction à prévoir ? Hoe kunnen we het aantal operatoren schatten zonder de hoeveelheid informatie te kennen die per document verzameld dient te worden? Kunt u dus de te voorziene extractie doorgeven?

Le pouvoir adjudicateur souhaite qu’il y ait un maximum de traitement automatique avec le moins d’intervention humaine possible en ce qui concerne la correction/vérification.

Reconnaissance (classification et extraction de contenu)

L’objectif de la reconnaissance du contenu d’un document doit être double :

- d’une part permettre de déterminer le type du document ; - d’autre part permettre d’extraire des informations de ces documents

(toutes les - informations sur un formulaire tel qu’IPP ou quelques informations sur

les documents - non structurés). La classification et l’extraction doivent être les plus automatiques possible.

Elles doivent en outre disposer d’une fonction de

vérification/approbation/modification

qui permet à un opérateur d’intervenir en cas de doute et le cas échéant de

corriger le

résultat proposé par le logiciel.

Il est à noter que la solution proposée doit impérativement tenir compte du

nombre d’unités

45

physiques dédicacées actuellement à ce type d’opération au sein des centres

de scanning

de Gand et de Jambes à savoir 50 ETP.

De aanbestedende overheid wenst alles zoveel mogelijk automatisch te

verwerken met de

kleinst mogelijk menselijke tussenkomst voor wat betreft de

correctie/verificatie.

Herkenning (classificatie en inhoudextractie)

Het doel van de herkenning van de inhoud van een document is tweeledig:

- enerzijds het bepalen van het type document;

- anderzijds het distilleren van de gegevens die deze documenten

bevatten

(alle informatie op bijv. een PB-aangifte of een aantal gegevens op de

ongestructureerde

documenten).

De classificatie en de extractie moeten zo automatisch mogelijk gebeuren.

Het systeem

moet bovendien beschikken over een verificatie-/goedkeurings-

/wijzigingsfunctie die de

46

operator in staat stelt om in te grijpen in geval van twijfel, om zo nodig het

door de software

voorgestelde resultaat te corrigeren.

Opgemerkt wordt dat de voorgestelde oplossing rekening moet houden met

het aantal

fysieke eenheden dat momenteel voor dit type van bewerkingen gebruikt

wordt in de

scanningcentra van Gent en Jambes, namelijk 50 VTE.


Comment allez-vous comparer ?

Taux de reconnaissance du

système ?

Temps de traitement et / ou de

correction ?

Hoe gaat u vergelijken?

Herkenningspercentage van het

systeem?

Tijd nodig voor verwerking en/of

correcties?

Le taux de reconnaissance dépend du nombre d’opérateurs devant réaliser des corrections/ vérifications. Het herkenningspercentage hangt af van het aantal operatoren dat correcties/verificaties moet verrichten.


Est-ce que certaines technologies

actuellement utilisées pourront être

Les logiciels ne peuvent pas être réutilisés par contre certains processus peuvent l’être.

47

ré-exploitées pour analyse et / ou

ré-utilisation ?

(Ex : Génération des séparateurs,

Génération fichier PDF, Gestion des

flux, ….)

Ou seront-elles décommissionnées ? Kunnen bepaalde technologieën die momenteel gebruikt worden aangewend worden voor analyse en/of hergebruik? (vb: genereren van scheiders, genereren van pdf-bestanden, genereren van stromen,...) Of zullen deze niet meer gemachtigd zijn?

De software kan niet hergebruikt worden maar sommige processen kunnen dat wel zijn.


Lors des visites, le flash des

enveloppes nous a été démontré.

Est-ce que le matériel (à main et

haut volume) fait partie du marché ?

Devons-nous prévoir les liens logiciels ou pouvons-nous réutiliser l’existant ? Bij de bezoeken werden de omslaglezers getoond.

Le scanner doit intégrer la fonction flasheuse.

Ce qui est nécessaire pour le bon fonctionnement et le traitement de la

plateforme

doit être à fournir par l’adjudicataire.

Les softwares ne peuvent pas être réutilisé néanmoins le hardware peut

l’être pistolet

48

Maakt het materiaal (manueel en groot volume) deel uit van de opdracht? Moeten we softwarelinks voorzien of kunnen we de bestaande hergebruiken?

flasheur et flasheuse).

In de scanner moet de flash-functie zijn ingebouwd. Alles wat nodig is voor de goede werking en de behandeling van het platform moet door de opdrachtnemer geleverd kunnen worden. De software kan niet hergebruikt worden, maar de hardware wel (flashpistool en flashtoestel).


Quelles sont les applications du

schéma qui doivent -être

remplacées ?

Welke zijn de toepassingen van het

schema die vervangen dienen te

worden?

L’objectif est de remplacer la plateforme actuelle. Les logiciels actuels sont liés à des licences qui ne pourront pas être réutilisées. Het is de bedoeling om het huidig platform te vervangen. De huidige software is gebonden aan licenties die niet hergebruikt kunnen worden.


Devons-nous prévoir l’installation de

nouveaux serveurs comme ceux

prévus au NoGa ?

Moeten we de installatie van

nieuwe servers voorzien zoals

diegene die voorzien zijn in NoGa?

Les serveurs virtuels d’acceptance et de production sont fournis par le SPF Finances et stockés dans le data center du SPF Finances De virtuele acceptance-en productieservers worden geleverd door de FOD Financiën en opgeslagen in de datacenters van de FOD Financiën.


Les thin-Clients (terminaux légers)

doivent être remplacés ?

Si oui, quelles sont les licences à

prévoir ?

La solution doit être accessible à partir de n’importe quel Pc équipé de windows 10 du SPF Finances

49

Prévoyez-vous ses licences en même temps que les serveurs au NoGa ? Dienen de thin-Clients (lichte terminals) vervangen te worden? Indien ja, welke licenties dienen voorzien te worden? Voorziet u deze licenties tegelijkertijd met de servers in NoGa?

Aucune licence spécifique n’est à prévoir. De oplossing moet toegankelijk zijn vanuit eender welke pc die is uitgerust met Windows 10 van de FOD Financiën. Er moet geen specifieke licentie voorzien worden.


Le format de fichier utilisé peut-il

être modifié ?

Kan het formaat van het gebruikte

bestand gewijzigd worden?

Non. Nous voulons des pdf A. Nous voulons également conserver le format de chargement actuel dans filenet, de préférence en xml. Nee. We willen pdf A. We willen ook het huidige laadformaat in filenet bewaren, bij voorkeur in xml.


Ces modifications font elles partie

des « Change Request » / Assistance

complémentaire ?

Ou, devons-nous les budgétiser pour chaque année? Maken deze wijzigingen deel uit van 'Change Request' / Bijkomende assistentie? Of dienen we hiervoor per jaar budget voor te voorzien?

Le prestataire de services doit faire en sorte que l’agent du SPF Finances formé par le fournisseur puisse configurer dans la plupart des cas la solution. Il pourra être fait appel de manière exceptionnelle à de l’assistance complémentaire. Ce n’est pas à budgétiser. Le soumissionnaire doit pouvoir répondre à une assistance complémentaire que le SPF Finances pourra demander pendant toute la durée du marché et qui est estimée à maximum 200 jours/homme par an De dienstverlener moet ervoor zorgen dat de door de leverancier opgeleide bediende van

50

de FOD Financiën in de meeste gevallen een oplossing kan uitwerken. Er kan in uitzonderlijke gevallen een beroep gedaan worden op bijkomende ondersteuning. Dit moet niet mee begroot worden. De inschrijver moet in staat zijn om de aanvullende bijstand te verstrekken die de FOD Financiën gedurende de volledige looptijd van de opdracht zou kunnen vragen en die wordt geschat op een maximum van 200 mandagen per jaar.


La génération du PDF sera faite par

la solution mise en place ou via le

PDF iHQC de Caupenne ?

Het genereren van de pdf zal

gebeuren via de oplossing die

opgezet wordt of via de pdf iHQC de

Caupenne?

Par la solution mise en place par le fournisseur. Door de oplossing die door de leverancier wordt uitgewerkt.


La structure des séparateurs est-elle

similaire pour tous les types de

séparateurs ?

Si non, pouvez-vous nous fournir des exemples de séparateurs de différent type ? Is de structuur van de scheiders gelijkaardig voor alle soorten scheiders?

Les images de séparateurs sont fournies sur base de la clause de confidentialité qui doit être rendue à la division achats En annexe. De beelden van de scheiders worden geleverd op basis van het vertrouwelijkheidsbeding die aan de afdeling verkoop moet worden bezorgd. Als bijlage.

51

Indien niet, kunt u ons dan voorbeelden van de scheiders van verschillende types geven?


Pouvez-vous nous communiquer les

templates à générer ?

Kunt u ons de te genereren

templates doorgeven?

Vous trouverez le template en annexe. In de bijlage bezorg ik u de template.


Le générateur de séparateurs de

documents est-il documenté ? S’il

existe, pouvons-nous recevoir la

documentation technique ?

Is de generator van

documentenscheiders

gedocumenteerd? Indien deze

bestaat, kunnen we dan de

technische documentatie

ontvangen?

Le générateur de séparateurs de documents n’est pas documenté. Le pouvoir adjudicateur n’oblige pas l’utilisation de séparateur mais souhaite solution devant permettre la génération des autres documents au sein du même lot ("séparateurs") destinées à identifier les dossiers et/ou documents unitaires de manière indépendante et à les séparer des autres au sein d'un même lot. La solution optant pour des séparateurs doit permettre que ceux-ci puissent être paramétrés et calibrés de manière à pouvoir être facilement identifiables et reconnaissables par la solution de reconnaissance automatique proposée La solution doit permettre l’impression d'étiquettes de boîtes permettant d'identifier de manière unique une boîte de documents lors de son acheminement d'un service demandeur vers un centre de scanning. La solution doit également permettre l’impression d'étiquettes de dossiers/documents

52

permettant d'identifier de manière unique les dossiers/documents contenu dans une boîte de documents lors de son acheminement d'un service demandeur vers un centre de scanning. Le soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose. Une solution alternative est également acceptée dans la mesure où elle permet de répondre aux besoins de traçabilité et d’indexation poussée des documents et dossiers. De generator van documentenscheiders is niet gedocumenteerd? De aanbestedende overheid legt het gebruik van documentscheiders niet op maar wenst een oplossing die het mogelijk moet maken om andere documenten te genereren in dezelfde batch ("documentscheiders") om eenmalige dossiers en/of documenten als eenheid te identificeren en om dossiers en/of documenten te scheiden van andere dossiers en documenten van eenzelfde batch. Deze oplossing moet er ook voor zorgen dat de scheidingsbladen kunnen worden geconfigureerd en gekalibreerd zodat de voorgestelde OCR ze gemakkelijk kan identificeren en herkennen. Het systeem moet labels voor dozen kunnen afdrukken zodat archiefdozen op unieke wijze kunnen gelabeld worden tijdens het transport van een verzoekende dienst naar een

53

scanningcentrum. Het systeem moet labels voor dozen kunnen afdrukken zodat archiefdozen op unieke wijze gelabeld kunnen worden tijdens het transport van een verzoekende dienst naar een scanningcentrum. De inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt. Alternatieve oplossingen worden aanvaard in de mate dat zij voldoen aan de eisen inzake traceerbaarheid en geavanceerde indexering van documenten en dossiers.


Devons-nous prévoir ce « viewer »

dans notre offre ?

Dienen we deze 'viewer' te voorzien

in onze offerte?

Oui Ja


Devons-nous comprendre que cela

est actuellement géré par le portail

web ScanMon ? Avons-nous accès

au code source de ce portail ?

Moeten we hieronder verstaan dat

dit momenteel beheerd wordt door

het webportaal ScanMon? Hebben

we toegang tot de sourcecode van

dit portaal?

ScanMon est l’outil de monitoring livré par notre fournisseur actuel. Le pouvoir adjudicateur souhaite disposer d’un outil de reporting qui fournira un état du traitement des différentes phases du traitement des documents et du transfert des fichiers vers les applications clients. Les informations seront présentées de manière globale mais aussi pour chaque unité locale de saisie pour permettre de surveiller les activités de traitement et d’aider aussi à la planification des activités de production. Ces rapports seront réalisés à l’aide d’un outil standard (de type Business Objects ou

54

équivalent) qui sera fourni par le prestataire. Les besoins sont décrits au point 4.2.3.10 Reporting dans la partie prescriptions techniques. ScanMon is het monitoringinstrument dat door onze huidige leverancier wordt geleverd. De aanbestedende overheid wenst te beschikken over een reportingtool die de status van de verschillende verwerkingsfasen van de documenten en de overdracht van bestanden naar de klantentoepassingen kan weergeven. Deze informatie wordt zowel globaal als voor elke lokale scaneenheid weergegeven, zodat alle verwerkingsactiviteiten kunnen worden gevolgd, en ook als hulp bij de planning van de productieactiviteiten. De rapporten worden aangemaakt met behulp van een standaard tool (type Business Objects of gelijkwaardig) die de dienstverlener aanlevert. De noden zijn beschreven in punt 4.2.3.10 Reporting in het deel technische voorschriften.


Avez-vous une description

technique complète (type

(webservice/sql/Oracle), version,

exemple de query, …) des interfaces

?

Hebt u een volledige technische

beschrijving (type

(webservice/sql/Oracle), versie,

Le système fourni doit permettre de scanner des documents en pdf A, d’y adjoindre des métadonnées et d’envoyer ces documents vers l’API-finances de chargement dans filenet. Le système doit également permettre de récupérer - des pdf provenant des imprimantes multifonctionnelles du SPF Finances, - des pdf annexés à un mail - des pdf provenant d’autres sources (clefs usb, documents transmis par ftp…) puis de les typer, de récupérer leurs métadonnées et de les envoyer dans l’API de filenet.

55

voorbeeld query,...) van de

interfaces?

Le système doit également pouvoir fournir du pdf typé mais sans métadonnées pour l’envoyer vers le système hébergeant Fedcom à la chancellerie. Het geleverde systeem moet toelaten om documenten in pdf A te scannen en om er metadata aan te koppelen en om deze documenten te verzenden naar de finances-inlading-API in filenet. Het systeem moet ook toelaten om volgende bestanden uit te pakken: - pdf afkomstig van de multifunctionele printers van de FOD Financiën, - pdf als bijlage bij een e-mail - pdf afkomstig van andere bronnen (usb-sticks, documenten verzonden via ftp...) en om deze te typeren, de metadata ervan te recupereren en om ze in de API van filenet te verzenden. Het systeem moet ook gestandaardiseerde pdf-bestanden kunnen leveren zonder metadata om die te verzenden naar het systeem voor de hosting van Fedcom bij de Kanselarij.


Pour l'envoi des factures entrantes,

pouvez-vous nous communiquer le

type de communication avec SAP

(XML, Webservice, …) ? Quel est

l'application utilisée pour la

reconnaissance de celles-ci ?

Kunt u ons voor de inkomende

facturen het communicatietype met

SAP (XML, Webservice, …)

doorgeven? Welke toepassing wordt

Le système à mettre en place doit pouvoir reconnaitre les documents de type « facture », les scanner et les transmettre par ftp vers le système hébergeant Fedcom (actuellement à la chancellerie) sans métadonnées. Actuellement, c’est Invoices mais vous devrez fournir une application permettant le typage des documents et donc, la reconnaissance des documents de type « facture ». Het in te voeren systeem moet documenten zoals een « factuur » kunnen herkennen,

56

gebruikt voor het herkennen van

hiervan?

deze inscannen en via ftp zonder metadata doorsturen naar het systeem voor hosting van Fedcom (momenteel bij de Kanselarij). Momenteel is dit systeem Invoices maar u zal een applicatie moeten aanreiken die toelaat om documenten te typeren en dus om documenten van het type « factuur » te herkennen.


Le CSC détaille la liste des normes et

standards à respecter dans le cadre

du projet. Un de ces derniers est lié

à la méthodologie de gestion de

projets spécifique au SPF Finances.

Pouvez-vous nous fournir des informations détaillées sur cette méthodologie ainsi que sur les normes et standards à respecter ? En effet, les documents explicatifs disponibles sur les sites ne font pas référence à cette méthode mais plutôt à la méthodologie FUP. Dans le cadre de son application, existe-t-il des outils / applications spécifiques à utiliser ? Het Bestek detailleert de lijst met normen en standaarden die in het kader van dit project nageleefd dienen te worden. Eén van deze laatste is verbonden met de beheersmethodologie van de

Un certain nombre de normes et de standards cohabitent au sein du SPF

Finances.

La gestion de projet se fait soit en PMFIN (version « Finances » de Prince 2)

soit via des

méthodes « Agile ». Le développement utilisera FUP (version « Finances »

de RUP) ou

les méthodes « Agile ». La production utilise les normes d’ITIL. Notre

architecture se

conforme aux normes SOA.

+ documents en annexe. Een aantal normen en standaarden worden bij FOD Financiën samen gebruikt. Het projectbeheer gebeurt ofwel in PMFIN (versie “Financiën van Prince 2) ofwel via de “Agile” methodes. De ontwikkeling gebruikt FUP (versie "Financiën" van RUP) of de "Agile"- methoden. De productie gebruikt de ITIL-normen. Onze architectuur stemt overeen met de SOA-normen.

57

specifieke projecten voor de FOD Financiën. Kunt u ons gedetailleerde informatie geven over deze methodologie en over de normen en standaarden die nageleefd dienen te worden. De verklarende documenten die beschikbaar zijn op de sites verwijzen inderdaad niet naar deze methode maar eerder naar de FUP-methodologie. Bestaan er in het kader van zijn toepassing, specifieke tools/applicaties die gebruikt dienen te worden?

+ documenten in de bijlage.


Français/ Frans

La mise en œuvre de la nouvelle

plateforme est basée sur un plan

d’exécution en 4 phases.

La gestion de projet et du change

management seront garant de la

bonne exécution du projet et de son

acceptation par les end-users.

Pouvez-vous donner plus d’information sur l’équipe projet prévue par le SPF Finances qui devrait certainement au minimum être composée d’un chef de projet / change manager qui sera l’interlocuteur privilégié de l’adjudicataire ainsi que d’un certain nombre d’agents clé(s) par directions qui apporteront leur

1 chef de projet Logistique (lien entre le SPF et l’adjudicataire)

2 chefs des centres de scanning,

1 représentant ICT

1 représentant par clients (1 par administrations générales ou services d’encadrement) 1 projectleider Logistiek (link tussen de FOD en de opdrachtnemer) 2 chefs van de scanningcentra 1 ICT-vertegenwoordiger 1 vertegenwoordiger per klanten (1 per algemeen bestuur of begeleidingsdienst)

58

connaissance et leur expérience du contexte ? Het opzetten van het nieuwe platform is gebaseerd op een uitvoeringsplan in 4 fasen. Het beheer van het project en van het change management zullen garant staan voor de goede uitvoering van het project en van de aanvaarding ervan door de eindgebruikers. Kunt u meer informatie geven over het projectteam dat voorzien wordt door de FOD Financiën dat zeker minstens uit een projectverantwoordelijke / change manager dient te bestaan die de bevoorrechte contactpersoon zal zijn van de aanbestedende overheid en een bepaald aantal hoofdagenten per directie die hun kennis en knowhow zullen aanbrengen?

102 4.3.4 Français/ Frans

Le CSC détaille la liste des normes et

standards à respecter dans le cadre

du projet. Dans le cadre de la

gestion du changement, le SPF

Finance dispose-t ‘il d’une

méthodologie spécifique ?

Het BB detailleert de lijst met

normen en standaarden die in het


59

kader van dit project nageleefd

dienen te worden. Beschikt de FOD

Financiën over een specifieke

methodologie in het kader van het

beheer van de wijziging?


Français/ Frans

La quatrième phase du plan

d’exécution a pour objectif de

prendre progressivement en charge

le courrier entrant ainsi que les

documents des autres SPF de

manière centralisée.

Le SPF Finances souhaite ainsi

généraliser les solutions de

dématérialisation en mode « pré-

scanning ».

Le SPF Finance désire t ‘il mettre en

œuvre un mécanisme spécifique

permettant de notifier la

disponibilité d’un courrier / pièce à

traiter ?

Ce mécanisme peut-être actif par l’envoi d’un mail, d’un signal ou passif en nécessitant l’interrogation d’une « boîte de réception » dédiée aux nouvelles pièces à traiter.

Non. Du moment que les fichiers et les métadonnées sont fournis, le SPF

Finances mettra

lui-même en place le mécanisme de communication.

Nee. Nu de bestanden en metadata bezorgd worden, zal de FOD Financiën

zelf het

communicatiesysteem invoeren.

60

De vierde fase van het uitvoeringsplan heeft als doel progressief de inkomende post en andere documenten dan die van de FOD op gecentraliseerde wijze op zich nemen. De FOD Financiën wil zo de dematerialiseringsoplossingen in 'prescanning-modus' veralgemenen. Wil de FOD Financiën een specifiek mechanisme opzetten dat toelaat de beschikbaarheid van een te verwerken poststuk / document aan te kondigen? Dit mechanisme kan actief zijn via het versturen van een e-mail of een signaal of passief door het vereisen van een specifieke 'inbox' voor de nieuwe stukken die behandeld dienen te worden.

Actif

Chargement dans Filenet

Les métadonnées seront conservées dans un fichier en format csv, reliées

au document en

format pdf et sauvegardées sur un disque virtuel ou un disque local en

attente d’un transfert

vers le serveur de chargement de filenet. Le chargement dans filenet se

fera via l’API filenet

(Upload Load Filenet, application standard) ou via un développement

spécifique en mode

asynchrone pendant la nuit ou à des heures bien définies de la journée.

Les métadonnées transmises seront conformes aux indications techniques

reprises ci-dessous

. Tout document sera, par défaut, sauvegardé dans filenet qu’il soit scanné

centralement,

localement ou via une imprimante multifonctionnelle.

L’object store dans lequel le document est conservé est déterminé par le

finDocumentType

(type de document) du document traité. En l’absence de finDocumentType,

le document

61

n’est pas conservé.

Il faudra mettre en place deux manières de charger :

• Un chargement batch asynchrone pour les gros volumes tels que les

déclarations

d’impôts, les baux ou la numérisation de dossiers.

• Un chargement synchrone pour les petits volumes devant être

traités rapidement

comme les courriers entrants.

En principe, c’est l’application-métier qui charge le document et ses

métadonnées dans

filenet mais, quand la création du document n’a pas été faite par une

application-métier,

le chargement se fera via l’API standard de filenet.

Actief

Inladen in FileNet

De metadata worden bewaard in een csv-bestand, gelinkt aan het

document in pdf-formaat

en opgeslagen op een virtuele of lokale schijf in afwachting van een

overdracht naar de

62

laadserver van FileNet. Het inladen in FileNet gebeurt via de API FileNet

(Upload Load

FileNet, standaardapplicatie) of via een bepaalde toepassing in asynchrone

modus 's nachts

of tijdens bepaalde uren van de dag.

De doorgestuurde metadata moeten beantwoorden aan de onderstaande

technische

voorschriften. Elk document moet standaard opgeslagen worden in FileNet,

ongeacht of

het centraal, lokaal of via een multifunctionele printer wordt ingescand.

De object storage waar het document wordt opgeslagen, wordt bepaald

door het

finDocument Type (documenttype) van het verwerkte document. Het

document kan niet

worden bewaard zonder dat het finDocumentType wordt opgegeven.

Er moeten twee manieren worden voorzien om documenten op te laden:

° asynchroon laden in batch, voor grote volumes zoals

belastingaangiften,

huurovereenkomsten of het scannen van dossiers;

63

° synchroon laden voor kleine volumes die snel moeten verwerkt

worden als

binnenkomende post.

In principe is het de vaktechnische toepassing die het document en zijn

metadata in

FileNet laadt, maar als het document niet werd gecreëerd door een

vaktechnische

toepassing, dan gebeurt het laden via de standaard API van FileNet.


Français/ Frans

La quatrième phase du plan


prendre progressivement en charge

le courrier entrant ainsi que les

documents des autres SPF de

manière centralisée.

Le SPF Finances souhaite ainsi

généraliser les solutions de

dématérialisation en mode « pré-

scanning ».

Considérez-vous que la gestion du

changement à mettre en œuvre

dans cette phase du projet implique

64

la totalité les collaborateurs des

différents services du SPF Finance ?

En effet, d’après le CSC, le SPF Finance dispose d’une expérience certaine avec la dématérialisation que ses collaborateurs semblent déjà pratiquer au travers des concepts liés au post ou au pré scan. De manière générale, il est souhaitable que l’équipe projet intègre un certain nombre d’agents clés des différentes des directions, connus et reconnus des leurs, qui pourront alors apporter leur connaissance et leur expertise du métier. De vierde fase van het uitvoeringsplan heeft als doel progressief de inkomende post en andere documenten dan die van de FOD op gecentraliseerde wijze op zich nemen. De FOD Financiën wil zo de dematerialiseringsoplossingen in 'prescanning-modus' veralgemenen. Bent u van mening dat het beheer van de wijziging die aangebracht dient te worden in deze fase van het project alle medewerkers van de

Le SPF Finances s’organise en interne dans le cadre du projet Digifin en impliquant la collaboration de tous les clients internes au SPF Finances et à termes, également les clients externes au SPF Finances. De FOD Financiën organiseert zich intern in het kader van het Digifin-project en rekent daarbij op de medewerking van alle interne klanten van de FOD Financiën en op termijn ook van de externe klanten van de FOD Financiën.

65

verschillende diensten van FOD Financiën impliceert? Volgens het BB beschikt de FOD Financiën inderdaad over een zekere knowhow inzake het dematerialiseren, aangezien haar medewerkers dit reeds via concepten verbonden aan een post- of prescan lijken toe te passen. Algemeen gezien is het wenselijk dat het projectteam een bepaald aantal hoofdagenten van de verschillende directies, die bij hen gekend en door hen erkend zijn, opneemt die dan hun kennis en knowhow kunnen aanbrengen.


Français/ Frans

La mise en place d’une plateforme

de dématérialisation dédiée à la

capture du courrier entrant

nécessite de mettre en place des

procédures liées à l’archivage

physique des pièces scannées ainsi

que des procédures permettant la

récupération à la demande des

pièces originales.

De telles procédures sont probablement actuellement mises en place pour les plateformes existantes. Leurs adaptations ou extension à d’autres flux dit-elle être

Les procédures liées à l’archivage seront déterminées au regard de chaque projet business et tenant compte de la législation en vigueur au niveau de l’archivage électronique. De procedures in verband met de archivering zullen ten opzichte van elk business project worden bepaald, rekening houdend met de geldende wetgeving inzake digitale archivering.

66

prévue dans la cadre des différentes phases du projet ? Het opzetten van een dematerialiseringsplatform gewijd aan het verzamelen van de inkomende post vereist het opstellen van procedures voor het fysiek archiveren van de ingescande stukken en procedures die het op vraag recupereren van de originele stukken mogelijk maakt. Dergelijke procedures worden waarschijnlijk momenteel opgesteld voor de bestaande platformen. Dient de aanpassing van deze procedures of het uitbreiden ervan naar andere stromen voorzien te worden in het kader van de verschillende projectfasen?


Le CSC décrit le contenu du plan de

déploiement lié à la mise en œuvre

de la solution. Les trois deniers

points de ce dernier sont plus

spécifiquement liés à la notion de

qualité.

« Le plan de de déploiement doit

prévoir :

• la qualité des logiciels de

reconnaissance optique de

C’est aux soumissionnaires de fournir l’ensemble des informations nécessaires qui vont permettre au pouvoir adjudicateur d’apprécier les offres. De inschrijvers moeten alle noodzakelijke informatie bezorgen die de aanbestedende overheid zal toelaten om de offertes te beoordelen.

67

caractères et leur capacité à saisir

des chaines de caractères dans le

texte ;

• la qualité des logiciels de tri des

documents permettant de les diriger

vers le bon object-store de filenet ;

• la qualité des outils de workflow,

de tracking, de reporting et de

monitoring proposés »

Pouvez-vous donner plus de détail sur vos attentes concernant ces trois points extraits du CSC ? Het Bestek beschrijft de inhoud van het implementatieplan voor het opzetten van de oplossing. De drie laatste punten hiervan zijn specifiek gewijd aan het begrip kwaliteit. 'Het implementatieplan moet voorzien in: • de kwaliteit van de optische herkenningssoftware voor de lettertekens en hun capaciteit reeksen van lettertekens in te geven in de tekst; • de kwaliteit van de documentsorteersoftware die het mogelijk maakt deze naar de juiste object-store van filenet te sturen;

Nous mettons le programme de workflow ACM à votre disposition mais, si, dans le cadre du projet que vous offrez, vous proposez un workflow pour l’enrichissement ou la correction de métadonnées avant la livraison du produit fini à l’API/Filenet/Finances, pas de problème. We stellen het workflow-programma ACM beschikbaar voor u maar als u in het kader van het project uit uw offerte een workflow voorstelt voor de aanvulling of de verbetering van metadata voor de levering van het afgewerkt product in API/Filenet/Financiën, geen probleem.

68

• de kwaliteit van de voorgestelde tools voor de workflow, tracking, reporting en monitoring' Kunt u meer informatie geven over uw verwachtingen inzake deze drie punten uit het Bestek?


La première phase du plan


renouveler et de compléter

l’ensemble des fonctionnalités et

tous les composants du système de

traitement par scanning et

reconnaissance de contenu des

documents structurés et non

structurés traités actuellement par

CSS avec un même niveau de qualité

que la solution actuelle tant au

niveau de la reconnaissance, que de

l’extraction et de la classification des

données.

Pouvez-vous préciser le niveau de qualité de la solution actuelle au niveau de la reconnaissance et de l’extraction ? De eerste fase van het uitvoeringsplan heeft als doel alle functies en onderdelen van het scanningsysteem voor de

La mise à disposition des scanners dans les deux centres de scanning doit permettre le traitement d’un volume de 1.000.000 de déclarations par an sur une période déterminée et en fonction du personnel mis à disposition actuellement par le SPF Finances. Volumes à traiter Déclarations IPP En 2015, 1.000.000 de déclarations ont été reçues au format papier. Au vu de l’évolution observée suite à l’utilisation de TOW, le nombre de déclarations à traiter diminuera dans les années futures. On prévoit à l’avenir une diminution du volume de l’ordre de 10% par an. Les documents doivent normalement parvenir au SPF Finances pour le 30 juin de l’année de l’exercice d’imposition concerné. La solution doit être en mesure de supporter les volumes suivants : Pour le 31 juillet : minimum 20% du nombre total des déclarations reçues doivent être

69

verwerking en de inhoudsherkenning van gestructureerde en ongestructureerde documenten, die momenteel met CSS verwerkt worden, te vernieuwen en aan te vullen, met eenzelfde kwaliteitsniveau als de huidige oplossing, zowel op het vlak van herkenning als van extractie en classificatie van de gegevens. Kunt u het niveau van de huidige kwaliteit op het vlak van herkenning en extractie aangeven?

traitées ; Pour le 31 août : minimum 40% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 30 septembre ; minimum 80% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 15 octobre : la totalité des déclarations reçues doivent être traitées ; Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Une augmentation de la qualité de scanning va permettre de diminuer le nombre d’interventions de la part des opérateurs. De terbeschikkingstelling van de scanners in beide scanningcentra moet de verwerking toelaten van een volume van 1.000.000 aangiftes per jaar over een bepaalde periode en in functie van het momenteel door de FOD Financiën ter beschikking gestelde personeel. Te verwerken volumes PB-aangiften In 2015 werden 1.000.000 aangiften op papier ontvangen. Gelet op de evolutie die werd waargenomen als gevolg van de invoering van TOW, zal het aantal aangiften in de komende

70

jaren dalen. Men gaat uit van een toekomstige volumedaling van zo'n 10 % per jaar. De documenten moeten normaal gezien tegen 30 juni van het betreffende aanslagjaar in het bezit zijn van de FOD Financiën. De oplossing moet in staat zijn om de volgende volumes te ondersteunen: Tegen 31 juli: ten minste 20 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 31 augustus: ten minste 40 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 30 september: ten minste 80 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 15 oktober: alle ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werklast. Een verhoging van de scanningkwaliteit zal toelaten om het aantal interventies door operatoren te verminderen.


La sélection éventuelle d’un

nouveau fournisseur de solution va

impliquer une phase de transition

vers la situation cible caractérisées

La phase de transition aura lieu entre la date de début du contrat et le 31 décembre 2017. La solution actuelle continuera à fonctionner jusqu’au 31 décembre 2017.

71

pas du nouveau matériel, de

nouvelles applications et des

procédures adaptées.

Quelle est la rupture de service

tolérée au niveau de la phase de

transition, voire le niveau de

dégradation toléré ?

Quelle sont les obligations de votre fournisseur actuel au niveau de cette phase ? De eventuele selectie van een nieuwe oplossingsleverancier zal een overgangsfase naar de doelsituatie met zich meebrengen, gekenmerkt door het nieuwe materiaal, de nieuwe applicaties en aangepaste procedures. Welke onderbreking van de dienst is toegestaan in de overgangsfase, hetzij het toegestane niveau van de geleidelijke overgang? Welke zijn de verplichtingen van uw huidige leverancier inzake deze fase?

Le 1er janvier 2018, la nouvelle plateforme doit être opérationnelle. Les obligations du fournisseur actuel est d’assuré l’entièreté des services jusqu’au 31 décembre 2017. De overgangsfase loopt van de startdatum van het contract tot 31 december 2017. De huidige oplossing zal blijven werken tot 31 december 2017. Op 1 januari 2018 moet het nieuwe platform operationeel zijn. Het is de verplichting van de huidige leverancier om tot 31 december 2017 alle diensten te verzekeren.

88 4.2.2.1.1 Français/ Frans

D’après le CSC, La solution actuelle

ne prend pas en charge la

numérisation de registres.

Non Les informations concernant les processus métiers et la description des besoins seront déterminés et implémentées lors de la phase 3.

72

A l’avenir le SPF Finances souhaite

numériser les registres

documentaires issus principalement

de l’Administration générale de la

Documentation patrimoniale au sein

d’un des deux centres de scanning

(Gand et Jambes).

Les besoins exacts ne sont pas

encore déterminés avec précision à

ce stade mais il est clair que les

fonctionnalités à offrir doivent

permettre la numérisation et de la

classification automatique avec une

reconnaissance plein-texte.

Cela concerne-t ‘il le back-off scanning d’un certain nombre de registres existants ? Aucune indexation manuelle ne doit être prévue ? Avez-vous plus d’information sur les processus métiers concernés ainsi que sur la description du besoin ? En effet, cela nous permettrait de mieux identifier les besoins en termes de gestion du changement. Volgens het Bestek scant de huidige oplossing de registers niet. De FOD Financiën wenst de instructieve registers, die vooral

Registres La solution actuelle ne prend pas en charge la numérisation de registres. A l’avenir le SPF Finances souhaite numériser les registres documentaires issus principalement de l’Administration générale de la Documentation patrimoniale au sein d’un des deux centres de scanning (Gand et Jambes). Les besoins exacts ne sont pas encore déterminés avec précision à ce stade mais il est clair que les fonctionnalités à offrir doivent permettre la : Numérisation : la solution proposée doit permettre l’interconnexion avec les dispositifs. Le soumissionnaire expliquera la solution qu’il propose ; Classification automatique de documents (détermination du type du document) ; Reconnaissance plein-texte. Nee De informatie met betrekking tot de processen van de beroepen en de beschrijving van de behoeften wordt bepaald en geïmplementeerd tijdens fase 3. Registers De huidige oplossing scant de registers niet. De FOD Financiën wenst de instructieve registers, die vooral afkomstig zijn van de Algemene

73

afkomstig zijn van de Algemene Administratie van Patrimoniumdocumentatie, in te scannen in één van beide scanningcentra (Gent en Jambes). De precieze behoeften zijn tot op heden nog niet bepaald, maar de functies moeten in ieder geval het digitaliseren en het automatisch classificeren met full-text herkenning mogelijk maken: Gaat dit over 'back-off scannen' van een bepaald aantal bestaande registers? Dient er geen enkele manuele indexatie voorzien te worden? Hebt u meer info over de betrokken beroepsprocessen en de beschrijving van de behoefte? Dit zal het inderdaad mogelijk maken de behoeften op het vlak van het beheer van de wijziging beter te identificeren.

Administratie van Patrimoniumdocumentatie, in te scannen in één van beide scanningcentra (Gent en Jambes). De precieze behoeften zijn tot op heden nog niet gekend, maar de functies moeten in ieder geval de volgende handelingen mogelijk maken: Nummering: de voorgestelde oplossing moet gekoppeld kunnen worden aan de inrichtingen. De inschrijver zal uitleg verschaffen over de oplossing die hij voorstelt. Automatische classificatie van documenten (bepalen van het type document); Full-text herkenning.


Pouvez-vous confirmer que les

différents applicatifs de type

serveurs devront être déployés

systématiquement sur trois

environnements, la production,

l’acceptance et le développement, le

SPF finance, procédant lui-même

aux déploiements sur les deux

premiers environnements.

Non. Le développement sera fait par le fournisseur sur son système. Le SPF

Finances

procédera aux déploiements en acceptance et en production sur ses

propres machines

et systèmes.

74

Kunt u bevestigen dat de

verschillende toepassingen van de

servertypes systematisch ontwikkeld

dienen te worden over drie

omgevingen, de productie, de

aanvaarding en het ontwikkelen,

waarbij de FOD Financiën zelf

overgaat tot het implementeren in

de eerste twee omgevingen.

Nee. De ontwikkeling zal door de leverancier op zijn systeem gebeuren. De

FOD Financiën

voert op zijn eigen apparatuur en systeem de uitrol in acceptance en in

productie uit.


Est-ce que les interconnexion sont

centralisées et gérées par le SPF.

Ceci afin d'avoir un type d'export et

un routing prévu sur base du type

de document et/ou flux vers le bon

système.

Worden de koppelingen

gecentraliseerd en beheerd door de

FOD? Dit om over een exporttype en

routing te beschikken die voorzien is

op basis van het documenttype

en/of stromen naar het juiste

systeem.

Oui. Le but est que le système reconnaisse le type de document, extraie les

métadonnées

et les stocke dans filenet via l’API de chargement développée par les

Finances.

Ja. Het doel is dat het systeem het type document herkent, er de metadata

uithaalt en

deze opslaat in filenet via de inlaad-API die door Financiën werd ontwikkeld


Pour les commandes ultérieures au

cours d’une année, le pouvoir

adjudicateur pourra

Le pouvoir adjudicateur s’engage à commander un volume de 20.500.000 de documents à traiter par an pour les logiciels sans possibilité de reporter le solde non

utilisé à l’année

suivante.

75

reporter le solde non utilisé à

l’année suivante.

Question :

2 scenarii sont possibles :

1. Volume extraordinaire – One shot volume licence : pour assumer un volume additionnel (pic extraordinaire), ce volume sera valable durant 12 mois et décrémenté en premier.

Exemple : commande

supplémentaire au 25/11/2016

restera valable jusqu’au

24/11/2017.

2. Notre modèle de licences relative aux extensions de volume tacitement renouvelables, quant à lui sera renouvelé chaque 1er janvier pour l’entièreté du volume.

Pouvez-vous nous confirmer que ça

peut répondre à votre demande ?

Wat de latere bestellingen in de loop

van een jaar betreft, kan de

aanbestedende overheid

Par contre, pour les commandes ultérieures au cours d’une année, le pouvoir adjudicateur pourra reporter le solde non utilisé à l’année suivante. En effet, pour une commande réalisée le 1er octobre 2018, le pouvoir adjudicateur pourra utiliser ce qu’il a commandé en « commande ultérieure » jusqu’au 30 septembre 2019. Au 1er janvier 2019, dans l’exemple ci-dessus, le pouvoir adjudicateur recommandera 20.500.000 de documents à traiter puisque cette commande est répétée chaque année. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe een volume van 20.500.000 pagina's, die door de software per jaar verwerkt dient te worden, te bestellen, zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte saldo over te dragen naar het volgende jaar. Voor de latere bestellingen in de loop van een jaar, daarentegen, kan de aanbestedende overheid het niet-gebruikte saldo overdragen naar het volgende jaar. Voor een bestelling die wordt geplaatst op 1 november 2018, kan de aanbestedende overheid inderdaad wat hij als "latere bestelling" heeft besteld, gebruiken tot 30 september 2019. Op 1 januari 2019 zal de aanbestedende overheid in bovenstaand voorbeeld opnieuw

76

het niet-gebruikte saldo overdragen

naar het volgende jaar.

Vraag: 2 scenario's zijn mogelijk:

1. Buitengewoon volume – One shot volume licence: om een bijkomend volume te verwerken (buitengewone piek), zal dit volume gedurende 12 maanden geldig zijn en als eerste afgenomen worden.

Voorbeeld: bijkomende bestelling op 25/11/2016 zal geldig blijven tot 24/11/2017.

2. Ons licentiemodel voor stilzwijgend verlengbare volume-uitbreidingen, zal op haar beurt steeds op 1januari verlengd worden voor het volledige volume.

Kunt u ons bevestigen dat dit aan uw vraag kan voldoen?

20.500.000 te verwerken documenten bestellen, omdat deze bestelling elk jaar wordt herhaald.

16 2.1B Français/ Frans

Prix en Eur pour la mise à

disposition, la configuration et la

maintenance des logiciels, la mise à

disposition du hardware et des

connexions, le respect d’un SLA

Question :

L’adjudicataire mettra à disposition de son personnel tout le matériel

nécessaire à

l’exécution de sa mission (ordinateur portable, etc.).

Le SPF Finances effectuera des adaptations réseaux aux postes de travail des

membres

77

Qu’entendez-vous par la mise à disposition du hardware et des connexions ? Prijs in Euro voor de

terbeschikkingstelling, de

configuratie en het onderhoud van

de software, de

terbeschikkingstelling van de

hardware en de verbindingen, het

naleven van een SLA.

Vraag: Wat verstaat u onder het ter beschikking stellen van hardware en verbindingen?

du personnel de l'adjudicataire afin de les faire mieux fonctionner au sein de

l'infrastructure

du SPF Finances. L'adjudicataire ne peut en aucun cas modifier, perturber ou

surcharger l'infrastructure du SPF Finances par l'ajout de postes de travail

pour son personnel dans cette infrastructure.

L'adjudicataire est intégralement responsable de la protection des postes de

travail

concernés contre les virus et de la gestion de ces postes. Au cas où d'autres

logiciels

devraient être utilisés dans le cadre du projet, leur utilisation se déroulera,

après

acceptation par le fonctionnaire dirigeant, sous la responsabilité de

l'adjudicataire et le

coût de cette utilisation sera compris dans le prix des prestations.

Le personnel de l’adjudicataire devra suivre les procédures internes et les

règlements

relatifs à l’utilisation des moyens mis à sa disposition et à leur accès, et ne

peut exiger

aucun ajout ou modification à l’environnement de travail du pouvoir

adjudicateur.

Les connections doivent se faire entre les ouvreuses, les scanners et les

postes de travail.

78

De opdrachtnemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter

beschikking

met het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.).

De FOD Financiën zal netwerkaanpassingen verrichten aan de werkposten

van de

personeelsleden van de opdrachtnemer om hen beter te laten functioneren

binnen de

infrastructuur van de FOD Financiën. De opdrachtnemer kan in geen geval

overgaan tot

een wijziging, verstoring of overbelasting van de infrastructuur van de FOD

via de

toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur.

De opdrachtnemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de

bewuste

werkposten tegen virussen en voor het beheer van die posten. In het geval

dat er andere

softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het

project,

zal dit gebruik, na aanvaarding door de leidende ambtenaar, onder de

79

verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer vallen en zal de kostprijs van dat

gebruik

vervat liggen in de prijs van de prestaties.

Het personeel van de opdrachtnemer moet de interne procedures en de

reglementen

betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde

middelen

naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de

werkomgeving

van de aanbestedende overheid.

Er moeten verbindingen tot stand komen gebeuren tussen briefopeners,

scanners en

werkposten.


La qualité des outils de workflow, de

tracking, de reporting et de

monitoring proposés.

Question

A la lecture du csc nous pensons comprendre que le scope du projet n’inclus pas de Workflow. Néanmoins vous nous demandez de décrire les Workflow que nous implémenterions. Dès lors pouvez-

Le terme workflow ici signifie que nous voulons avoir le suivi de l’entièreté de la chaine de scanning. le traçage total de documents (de l’entrée postale ou du départ d’un bureau vers les centres de scanning jusqu’au résultat complet de la dématérialisation) doit être possible. De term workflow betekent hier dat we een opvolging willen van de volledige keten van de scanning. De totale tracering van documenten (vanaf de postdatum of het vertrek van een

80

vous préciser votre interprétation du mot WORKFLOW et de définir les responsabilités éventuelles du soumissionnaire ? De kwaliteit van de voorgestelde

tools voor de workflow, tracking,

reporting en monitoring'

Vraag Bij het lezen van het Bestek menen we te verstaan dat de scope van het project de Workflow niet omvat. U vraagt echter om de Workflow te beschrijven die we zullen implementeren. Kunt u preciseren wat u verstaat onder het woord WORKFLOW en de eventuele verantwoordelijkheden van de inschrijver bepalen?

kantoor naar de scanningcentra tot het volledige resultaat van de digitalisering) moet mogelijk zijn.


Pouvez-vous confirmer qu’il s’agit

des interventions stipulés dans le

SLA du contrat de service. Nous

répondons au cdc avec connaissance

des éléments mis à notre disposition

et notre expérience, il est clair que

ce genre de projet nécessitera une

analyse sur site détaillée, qui est

comprise dans notre approche.

Cette analyse aura un impact sur

l’approche définitive à avoir sur ce

projet et qui prendra en compte


le biais


conventions afin

que l’utilisateur ne soit pas pénalisé.

La force majeure est définie comme étant la circonstance exceptionnelle et imprévisible, étrangère à la personne qui l’invoque et qui l’empêche (et non qui rendrait simplement plus difficile ou plus onéreux) d’exécuter ses obligations. La force majeure se distingue du cas fortuit en ce que la circonstance est extérieure à celui qui l’invoque.

81

également des contraintes et

responsabilités des 2 parties

(exemple congé, maladie, grêve, cas

de force majeur ». Dès lors nous ne

pouvons accepter la pleine

responsabilité de toutes les fautes,

sauf si la responsabilité irrévocable

de notre société est démontrable.

Kunt u bevestigen dat het om

interventies gaat die bepaald zijn in

de SLA van het dienstencontract. Wij

beantwoorden het BB met kennis

van elementen die ons ter

beschikking gesteld worden en onze

ervaring, het spreekt voor zich dat

dit soort project een gedetailleerde

on site analyse vereist, dit zit vervat

in onze aanpak. Deze analyse zal een

impact hebben op de definitieve

aanpak die nodig zal zijn voor dit

project en zal eveneens rekening

houden met de voorwaarden en

verantwoordelijkheden van beide

partijen (bijvoorbeeld vakantie,

ziekte, staking, overmacht). Wij

kunnen dus niet de volledige

aansprakelijkheid opnemen voor alle

fouten, behalve wanneer de

Het is geenszins de bedoeling van de aanbestedende overheid om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden. Overmacht is bepaald als de uitzonderlijke en onvoorspelbare omstandigheid, buiten de wil van de persoon die dit inroept om en die deze persoon verhindert (en niet die het hem of haar gewoon moeilijker of lastiger maakt) om zijn of haar verplichtingen na te komen. Overmacht onderscheidt zich van een onvoorzien geval doordat de omstandigheid zich voordoet buiten de wil om van de persoon die haar inroept.

82

onweerlegbare aansprakelijkheid

van onze onderneming aangetoond

kan worden.


En ce qui concerne les "documents

des autres SPF", quels SPF ont

montré un certain intérêt et sont

donc susceptibles d'utiliser les

possibilités offertes par ce cahier des charges ? Wat de documenten van andere FOD betreft, welke FOD hebben een bepaalde interesse getoond en zouden dus de door dit bestek aangeboden mogelijkheden kunnen gebruiken?

C’est en effet ouvert aux autres SPF. Pour l’instant, et sans engagement, le SPF Justice et la Police Fédérale ont montré un intérêt à participer. Het staat inderdaad open voor andere FOD. Voor het ogenblik en volledig

vrijblijvend hebben de FOD Justitie en de Federale Politie belangstelling getoond om mee te werken.

Apd 81 Français/ Frans

Notre société s'intéresse plus

particulièrement à la fonction de

classification, de gestion et de

routing du courrier entrant (pages

81,

89 et suivantes).

Le volume de document à traiter n’est à ce jour pas connu.

83

Nous souhaitons davantage de

précisions afin de nous permettre de

vous

faire une offre attractive:

le volume du courrier à traiter par

jour

comment et par qui sera déterminé

le phasage de la mise en production

progressive (cette période étant au

maximum 24 mois)

comment sera évalué (page 89) la

"façon la plus automatisée possible"

et (page 90) " le taux de certitude le

plus haut possible" ?

Qu'est ce qui va être mesuré ? La

reconnaissance ou le temps de

traitement ?

dans quelles rubriques du

formulaire d'offre de prix doivent

être repris les coûts de matériel,

licences, développement et services

relatifs à la gestion du courrier

entrant ?

Ne faut-il pas scinder les postes du matériel, SW et service ?

Un projet de comptage est en cours au sein des différents bâtiments du SPF Finances. Les résultats ne seront pas connus avant l’ouverture des offres du présent marché. Le phasage de la mise en production est à déterminer par le soumissionnaire dans son offre. Le taux de certitude sera évalué en fonction du taux de reconnaissance et de classification automatique que le soumissionnaire proposera dans son offre. L’objectif global qui est assigné au soumissionnaire est de limiter l’intervention humaine au strict minimum pour l’ensemble du courrier entrant qui ne pourrait pas être traité automatiquement. C’est la reconnaissance de traitement qui sera mesurée.

84

Onze onderneming heeft in het bijzonder interesse in de classificering, het beheer en de routing van de inkomende post (pagina's 81, 89 en volgende). Wij wensen meer informatie om u een aantrekkelijke offerte te kunnen aanbieden: - het volume van de te verwerken post per dag - hoe en door wie zal de fasering van het geleidelijk aan in productie brengen bepaald worden (deze periode is maximum 24 maanden) - hoe zal beoordeeld (p 89) worden wat het 'maximum is dat geautomatiseerd kan worden' en (pagina 90) wat 'het hoogst mogelijke zekerheidspercentage' is? Wat zal er gemeten worden? De herkenning of de verwerkingstijd? - in welke rubrieken van het offerteformulier dienen de kosten voor het materiaal, licenties, ontwikkeling en diensten inzake het

Cela fait partie intégrante du point 9 repris dans le formulaire d’offre. Non il s’agit d’un prix global. Het volume te verwerken documenten is op dit ogenblik niet gekend. Er loopt momenteel een telprogramma in de verschillende gebouwen van de FOD Financiën. De resultaten zullen niet gekend zijn voor de opening van de offertes van de huidige opdracht. De inschrijver moet de fasering van de inproductiename in zijn offerte bepalen. De zekerheidsgraad zal beoordeeld worden in functie van de automatische herkennings- en classificatiegraad die de inschrijver in zijn offerte zal voorstellen. De globale doelstelling die werd toegewezen aan de inschrijver bestaat erin om, voor alle inkomende post die niet automatisch verwerkt zou kunnen worden, de menselijke

85

beheer van de inkomende post opgenomen worden? Moeten de posten van het materiaal, SW en diensten niet opgesplitst worden?

tussenkomst tot het strikt noodzakelijke te beperken. Het is de verwerkingsherkenning die gemeten zal worden. Dit maakt integraal deel uit van het punt 9 in het offerteformulier. Nee het gaat om een opdracht voor een globale prijs


Le coût du point 4.3.4 Gestion du

changement concerne-t-il

également la fonctionnalité courrier

entrant ?

De kost van punt 4.3.4 Beheer van

de wijziging, omvat deze eveneens

de functionaliteit inkomende post?

Oui ja

113 Français/ Frans

Le volume maximale du scanner

haut volume annuel sera définie

Si la base est retenue, l’adjudicataire doit mettre à disposition le matériel. Si la variante est retenue, le soumissionnaire remet dans l’offre le prix pour un scanner,

86

dans notre réponse (et la durée de

vie de la machine). Les commandes

ultérieures pourront être acceptées

aussi longtemps que ce volume ne

dépassera pas le seuil mentionné.

Si toutefois ce volume est dépassé, il

faut une grille pour rajouter un

scanner supplémentaire. Cette grille

par pièce est également importante

si d’autres SPF adhèrent à FinScan.

Pouvez-vous prévoir cette grille ?

Het maximale jaarlijkse volume van

de scanner voor grote volumes zal

bepaald worden in ons antwoord

(en de levensduur van het toestel).

Latere bestellingen zullen aanvaard

kunnen worden zolang dit volume

de vermelde drempel niet zal

overschrijden.

Indien dit volume echter

overschreden wordt, dient er een

rooster opgesteld worden om een

bijkomende scanner toe te voegen.

Dit rooster per stuk is eveneens

belangrijk wanneer andere FOD zich

aansluiten bij FinScan.

e pouvoir adjudicateur pourrait alors commander sur cette base. Il n’y a donc pas d’utilité d’ajouter un grille supplémentaire. Als de basis in aanmerking wordt genomen moet de opdrachtnemer de hardware ter beschikking stellen. Als de variante in aanmerking wordt genomen, dient de inschrijver in de offerte de prijs in voor een scanner, de aanbestedende overheid zou dan op deze basis kunnen bestellen. Het heeft dus geen zin om een bijkomend rooster toe te voegen.

87

Kunt u dit rooster voorzien?

119 Français/

Frans Est-ce que le coût des services et de

la gestion du changement doivent-ils

être repris dans la rubrique (page

119) du prix de jour-homme

d'assistance complémentaire ? Dienen de kosten voor diensten en het beheer van de wijziging opgenomen te worden in de rubriek van de prijs dag-persoon (pagina 119) voor bijkomende assistentie?

Non Nee


Français/ Frans

Exemples de documents (même

vide) pour estimer la charge de

travail de la création des layouts,

quand et comment pouvons-nous obtenir les documents vierges ?Pouvons-nous, en signant un NDA, venir sur place au centre de scanning, afin de tester de vrais documents avec notre matériel et logiciel ? Voorbeelden van documenten (zelfs blanco) om de workload voor het aanmaken van de lay-outs te schatten,

En annexes

Non In bijlage Nee

88

wanneer en hoe kunnen we de blanco documenten ontvangen? Kunnen we, mits een NDA te ondertekenen, naar het scancentrum komen om de echte documenten te testen met onze hard- en software?

61 Français/ Frans

Pouvons-nous connaitre la version

exacte de FilenetP8 ?

Kan u ons de exacte versie van

FilenetP8 doorgeven?

Filenet CPE 5.2.1 Filenet CPE 5.2.1


Français/ Frans

Quelles sont les standards du SPF en

matière de licence database server ?

SQL, Oracle, DB2?

Comprenons-nous bien que

l’infrastructure (serveurs, applicatifs

base de données, stockage,

stations de travail, connectivité…), sont à charge du SPF Finances (Services, matériel etc…) ?

DB2

Oui. L’infrastructure informatique d’acceptance et de production (serveurs virtuels, réseau) seront fournis par le SPF tels que le soumissionnaire l’aura décrite dans son offre. DB2 Ja. De informatica-infrastructuur voor acceptance en productie (virtuele servers, netwerk) zal geleverd worden door de FOD zoals de inschrijver die beschreven zal hebben in zijn offerte.

89


Le soumissionnaire devra prendre

en charge toutes les opérations

visant à détecter une défaillance

à des intervalles réguliers au regard

du volume scanné en vue de réduire

la probabilité de

défaillance ou la dégradation du

fonctionnement d’un service rendu.

Qu’entendez-vous par un intervalle régulier ? Wat zijn de standaarden van de FOD op het vlak van database serverlicentie? SQL, Oracle, DB2? Begrijpen we het goed dat de infrastructuur (servers, toepassingen database, opslag, werkstations, connectiviteit...) ten laste zijn van de FOD Financiën (Diensten, materiaal, enz...)? De inschrijver moet op regelmatige intervallen alle operaties op zich nemen voor het detecteren van een storing met het oog op het ingescande volume om zo de waarschijnlijkheid

La périodicité est à définir par le soumissionnaire dans son offre de manière à éviter toute défaillance compte tenu des programmes d’entretien et de la maintenance nécessaire de la plateforme.

De periodiciteit moet door de inschrijver in zijn offerte gedefinieerd worden om ieder tekort te vermijden rekening houdend met de nodige programma's voor het onderhoud en de instandhouding van het platform.

90

van een tekortkoming of aantasting van de werking van de geleverde dienst te verminderen. Wat verstaat u onder een regelmatig interval?


Pouvez-vous adapter les horaires

d’interventions téléphonique entre

8h30 – 17h ?

Kunt u de uren van de telefonische

interventies aanpassen tussen 8u30

- 17u00?

8h00 à 16h00. Un errata sera publié.

8.00 u tot 16.00 u. Een erratum zal worden gepubliceerd.


Les demandes de support se font

24/24, 7/7 via l’application ticketing.

A partir de quel moment le temps

d’intervention commence à

compter ?

Pouvez-vous illustrer différents cas de figure ? Aanvragen voor support gebeuren 24u/24, 7d/7 via de ticketing-applicatie. Vanaf wanneer begint de interventietijd te tellen? Kunt u verschillende denkbeeldige situaties illustreren?

Introduction Le Spf Finances doit pouvoir introduire via un ticket ses réclamations 24h/24h-7j/7. Traitement Le délai de traitement commence à courir au moment de l’introduction et celui –ci doit être réalisé selon les modalités prévues dans le SLA. Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu

91

dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :

Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. Inleiding De FOD Financiën moet via een ticket zijn klachten 24/24 u - 7d/7 kunnen indienen. Verwerking De verwerkingstermijn begint te lopen op het ogenblik van de indiening van de klacht en de verwerking moet volgens de in de SLA voorziene modaliteiten uitgevoerd worden. Bvb. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd voor de terugkeer naar de normale toestand moet plaatsvinden binnen maximum 6 uur na de registratie van het incident, dit is ten laatste dinsdag om 13.30 u. bv 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u klaar moet zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u.

92

bv. 2 niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.

92 4.2.3.2 Français/

Frans Pouvez-vous nous confirmer si la

demande de nouvelles certifications

est en cours de validation, est

suffisante dans le cadre du présent

cahier des charges ?

Kunt u ons bevestigen of de

aanvraag voor nieuwe certificaties,

die momenteel gevalideerd wordt,

voldoende is in het kader van dit

bestek?

L’objectif de la plateforme est de pouvoir intégrer les dispositions prévues par la loi du 21/07/2016 quel que soit la date d’entrée en vigueur de cette loi. De doelstelling van het platform is om de door de wet van 21/07/2016 voorziene bepalingen te kunnen integreren ongeacht de datum van inwerkingtreding van deze wet.


Est-ce que DataCenter North Galaxy

= NoGa ? Avez-vous une description

technique des liens réseaux entre

les centres de scanning et le

DataCenter North Galaxy ?

Is DataCenter North Galaxy = NoGa?

Hebt u een technische beschrijving

Le NoGa, c’est le North Galaxy. Il abrite un des 4 datacenters fédéraux dans lesquels se trouveront, physiquement, nos serveurs. Ligne Proximus de 100 M pour chaque centre. La ligne de Gand (dont le bâtiment comprend, outre le centre de scanning, un centre de taxation) pourrait voir son débit augmenter d’ici un an ou deux.

93

voor de netwerklinks tussen de

scancentra en het DataCenter North

Galaxy?

NoGa staat voor North Galaxy. Dit gebouw huisvest één van de 4 federale datacenters waarin onze servers fysiek zijn opgesteld. Proximus-lijn van 100 M voor elk centrum. Voor de lijn van Gent (waarvan het gebouw naast het scanningcentrum een taxatiecentrum bevat) zou het debiet binnen een jaar of twee kunnen worden verhoogd.


Qu'entendez-vous par : Fonctions

transversales au moyen de logiciels

Wat verstaat u onder: Transversale

functies via software

Fonctions transversales = l’ensemble des fonctions que la plateforme doit offrir quel que soit le type de documents à traiter.

Transversale functies = alle functies die het platform moet bieden ongeacht het te verwerken soort document.


Devons-nous comprendre que le

nombre d'opérateur software doit

aussi rester le même pour les 4

phases ?

Moeten we hieronder verstaan dat

het aantal softwareoperators ook

hetzelfde dient te blijven voor de 4

fasen?

Le nombre d’opérateurs doit être suffisant pour traiter les types de documents dans les 4 phases. Het aantal operatoren moet voldoende zijn om de soorten documenten in de 4 fases te verwerken.

88 4.2.2.1.1

Français/ Frans

Pouvons-nous conclure qu’une

interface en anglais ne soit pas

problématique, du moment que le

contenu est bilingue, est-ce correct

?

Ce qui nécessite l’intervention des agents du SPF Finances doit être en néerlandais et en français.

Alles waarvoor de interventie van medewerkers van de FOD Financiën gevraagd wordt, moet in het Nederlands of in het Frans zijn.

94

Kunnen we besluiten dat een

interface in het Engels niet

problematisch is. Van zodra de

inhoud tweetalig is, is dit dan

voldoende?

88 4.2.2.1.1 Français/ Frans

Pouvez-vous définir : niveau de

qualité ? Comment cela va-t-il être

mesuré ?

Kunt u 'kwaliteitsniveau' definiëren?

Hoe zal dat gemeten worden?

C’est aux soumissionnaires de fournir l’ensemble des informations nécessaires qui vont permettre au pouvoir adjudicateur d’apprécier les offres. La mise à disposition des scanners dans les deux centres de scanning doit permettre le traitement d’un volume de 1.000.000 de déclarations par an sur une période déterminée et en fonction du personnel mis à disposition actuellement par le SPF Finances. Volumes à traiter Déclarations IPP En 2015, 1.000.000 de déclarations ont été reçues au format papier. Au vu de l’évolution observée suite à l’utilisation de TOW (tax-on-web), le nombre de déclarations à traiter diminuera dans les années futures. On prévoit à l’avenir une diminution du volume de l’ordre de 10% par an. Les documents doivent normalement parvenir au SPF Finances pour le 30 juin de l’année de l’exercice d’imposition concerné.

95

La solution doit être en mesure de supporter les volumes suivants : Pour le 31 juillet : minimum 20% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 31 août : minimum 40% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 30 septembre ; minimum 80% du nombre total des déclarations reçues doivent être traitées ; Pour le 15 octobre : la totalité des déclarations reçues doivent être traitées ; Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à la baisse au niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de travail. Une augmentation de la qualité de scanning va permettre de diminuer le nombre d’interventions de la part des opérateurs. De inschrijvers moeten alle noodzakelijke informatie bezorgen die de aanbestedende overheid zal toelaten om de offertes te beoordelen. De terbeschikkingstelling van de scanners in beide scanningcentra moet de verwerking toelaten van een volume van 1.000.000 aangiftes per jaar over een bepaalde periode en in functie van het momenteel door de FOD Financiën ter beschikking gestelde personeel.

96

Te verwerken volumes PB-aangiften In 2015 werden 1.000.000 aangiften op papier ontvangen. Gelet op de vastgestelde evolutie als gevolg van de invoering van TOW (tax-on-web), zal het aantal aangiften in de komende jaren dalen. Men gaat uit van een toekomstige volumedaling van zo'n 10 % per jaar. De documenten moeten normaal gezien tegen 30 juni van het betreffende aanslagjaar in het bezit zijn van de FOD Financiën. De oplossing moet in staat zijn om de volgende volumes te ondersteunen: Tegen 31 juli: ten minste 20 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 31 augustus: ten minste 40 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 30 september: ten minste 80 % van het totale aantal ontvangen aangiften moet verwerkt zijn; Tegen 15 oktober: alle ontvangen aangiften moeten verwerkt zijn; De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar boven of naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van de werkvereisten.

97

Een verhoging van de scanningkwaliteit zal toelaten om het aantal interventies door operatoren te verminderen.

91 4.2.2.1 Français/ Frans

Qu'entendez-vous par : taux de

substitution des caractères ?

Wat verstaat u onder

vervangingspercentage van

lettertekens?

Le taux de substitution (= intervention manuelle) des caractères des documents structurés ne peut pas dépasser 1%. Cela doit s’apprécier en regard du nombre d’ETP. De vervangingsgraad (= manuele interventie) van de letters van de gestructureerde documenten mag niet meer bedragen dan 1 %.


Qu'entendez-vous par :

régulièrement sur base de lots «

étalon » ? Fréquence ? Nombre de

documents ? Action correctives

attendues?

Wat verstaat u onder: regelmatig op

basis van 'ijkingsloten'? Frequentie?

Aantal documenten? Verwachte

correctieve acties?

La périodicité sera établie par le pouvoir adjudicateur sur base d’un nombre de déclarations et celui-ci vérifiera ce qui est traité automatiquement et ce qui nécessite une intervention manuelle de la part des opérateurs. Par actions correctives, il faut entendre = intervention manuelle de la part d’un opérateur. De periodiciteit wordt opgesteld door de aanbestedende overheid op basis van een aantal aangiftes en deze controleert wat er automatisch verwerkt moet worden en wat een manuele interventie door de operatoren vraagt. Onder correctie-acties moet men begrijpen = manuele interventie door een operator.


Est-ce qu’un POC est prévu avant

l’attribution du marché ?

Is er een POC voorzien voor de

gunning van de opdracht?

Non Nee

98


Dans votre CSC , un exemple relatif à

une déclaration IPP est donné,

Avez-vous une liste détaillée (documentée ou représentation schématique) des différents flux et / ou Business rules ? In uw bestek wordt een voorbeeld gegeven voor een IPP-aangifte. Hebt u een gedetailleerde lijst (gedocumenteerd of schematische voorstelling) van de verschillende stromen en/of Business rules?

Les schémas sont repris au point 3.1. « contextes contractuels » de la partie « Descriptions de la situation existente (CSS et Dim My Scan). De schema's zijn opgenomen in punt 3.1 "contractuele contexten" van het deel Beschrijvingen van de bestaande situatie (CSS en Dim My Scan).


Est-ce que l’API de tri et contrôle

pourra être exploité ou doit-il être

remplacé ?

Kan de sorteer- en controle-API

gebruikt worden of dient deze

vervangen te worden?

Il n’y en a pas à l’heure actuelle => vous devez la créer dans le cadre du

projet.

Momenteel is er geen ==> men moet die aanmaken in het kader van het

project.

Question d’ordre générale

Français/ Frans

Comment devons-nous interpréter

votre définition de « force

probante » ?

Hoe moeten we uw definitie van

'doorslaggevende kracht'

interpreteren?

La définition de « force probante » doit être interprétée au regard de ce qui est prévu dans la loi du 21/07/2016. De definitie van "bewijskracht" moet geïnterpreteerd worden aan de hand van de bepaling in de wet van 21/07/2016.

99

Question d’ordre générale

Français/ Frans

Combien d’utilisateurs simultanés

sont concernés par la solution

aujourd’hui ?

Avez-vous des prévisions pour les phases suivantes ? Hoeveel gebruikers zijn er vandaag gelijktijdig betrokken bij de oplossing? Hebt u verwachtingen voor de volgende fasen?

L'ensemble des agents des centres de scanning doivent pouvoir accéder simultanément au software (50 agents) Pas de prévision à l’heure actuelle.

Alle ambtenaren van het scanningcentrum moeten gelijktijdig toegang kunnen hebben tot de software (50 ambtenaren) Momenteel geen vooruitzicht


Avez-vous du matériel d'impression

d'étiquettes ? Si oui, lequel ? Si non,

devons-nous le prévoir ?

Hebt u afdrukmateriaal voor labels?

Zo ja, welke? Zo neen, dienen wij

deze te voorzien?

Non C’est à prévoir. Le soumissionnaire doit intégrer le matériel dans les besoins des centres. Le pouvoir adjudicateur n’est pas lui-même en mesure de déterminer le nombre de machines d’impression d’étiquettes à prévoir dans la solution. Cela ce définira en fonction des besoins du SPF Finances et/ou des autres SPF.

Nee Dit is te voorzien.

93

4.2.3.5

Français/ Frans

Devons-nous prévoir cette

application ? Le format CSV est une

obligation ? Nous voyons des

descriptions de format XML, ne

devons-nous pas les utiliser ?

Dienen wij deze applicatie te

voorzien? Is het CSV-formaat een

verplichting? We zien beschrijvingen

van het XML-formaat, dienen wij die

niet te gebruiken?

Oui.

Non. Nous préférons travailler avec du XML. Les deux (csv et xml) sont possibles mais nous préférons le XML. Ja. Nee. We werken liever met XML. Beide (csv en xml) zijn mogelijk maar we verkiezen XML.

100

94

4.2.3.5

Français/ Frans

Devons-nous prévoir cette

application ? Le format CSV est une

obligation ? Nous voyons des

descriptions de format XML, ne

devons-nous pas les utiliser ?

Dienen wij deze applicatie te

voorzien? Is het CSV-formaat een

verplichting? We zien beschrijvingen

van het XML-formaat, dienen wij die

niet te gebruiken?

Oui.

Non. Nous préférons travailler avec du XML. Les deux (csv et xml) sont possibles mais nous préférons le XML. Ja. Nee. We werken liever met XML. Beide (csv en xml) zijn mogelijk maar we verkiezen XML.


Est-ce que le chargement vers

FileNet ne s'exécute pas déjà de

cette façon ? Devons-nous mettre

en place une nouvelle méthode de

travail ?

Gebeurt het laden naar het FileNet

niet al op deze manier? Moeten we

een nieuwe werkmethode

opstellen?

Oui.

Nous mettrons à votre disposition une API qui devra être utilisée pour le chargement de masse des documents. Ja. We zullen een API ter beschikking stellen die gebruikt moet worden voor de massale inlading van documenten.

94 4.2.3.6

Français/ Frans

Vous demandez que les documents

soient centralisés, par cette phrase,

nous comprenons que du scanning

décentral peut encore se produire

via des canaux non décrit dans ce

que vous voulez réaliser. Que

devons-nous comprendre ?

On pourrait éventuellement avoir besoin de faire un lien avec les MFP pour scanner du courrier résiduaire.

Het zou eventueel nodig kunnen zijn om een link te bewerkstelligen met de MFP om resterende post te scannen.

101

U vraagt of de documenten

gecentraliseerd worden, hieronder

verstaan wij dat het

gedecentraliseerd scannen nog kan

gebeuren via kanalen die niet

beschreven worden in wat u wenst

te realiseren. Wat dienen wij

hieronder te verstaan?

96

4.2.3.7

Français/ Frans

Est-ce que ce système de

consultation existe déjà ? Peut-on la

réutiliser ? Si non, founrissez-vous

du support sur FileNet ?

Bestaat dit consultatiesysteem

reeds? Kan dit opnieuw gebruikt

worden? Indien niet, zorgt u dan

voor ondersteuning op FileNet ?

Nous supposons que vous parlez du système de consultation des données dans filenet. Nous avons en effet un système de consultation, Doctran, qui fait partie des standards du SPF Finances Il peut être réutilisé mais votre rôle se borne à fournir les pdf et les métadonnées dans filenet. Oui, pour l’utilisation de notre API de chargement. We veronderstellen dat u het heeft over het consultatiesysteem van de gegevens in filenet. We hebben inderdaad een consultatiesysteem, Doctran, dat deel uitmaakt van de standaarduitrusting van de FOD Financiën. Hij kan opnieuw gebruikt worden maar uw rol beperkt zich tot het aanleveren van de pdf-bestanden en de metadata in filenet. Ja, voor het gebruik van onze inlading-API

102

96 4.2.3.8

Français/ Frans

Par Workflow, voulez-vous dire

suivit des documents. En quoi est-ce

différent que Suivi (tracking) ?

Verstaat u onder Workflow, tracing

van documenten. Waarin verschilt

dit van Opvolging (tracking) ?

Le terme workflow ici signifie que nous voulons avoir le suivi de l’entièreté de la chaine de scanning. le traçage total de documents (de l’entrée postale ou du départ d’un bureau vers les centres de scanning jusqu’au résultat complet de la dématérialisation) doit être possible. De term workflow betekent hier dat we een opvolging willen van de volledige keten van de scanning. De totale tracering van documenten (vanaf de postdatum of het vertrek van een kantoor naar de scanningcentra tot het volledige resultaat van de digitalisering) moet mogelijk zijn.

97 4.2.3.10

Français/ Frans

Les demandes sont très précises et

risque d'exclure un produit de

reporting sur un détail technique.

Est-ce que tous les points sont

obligatoires (dans ce mode, le

rapport s’affiche en continu sans

notion de page) ?

De vragen zijn erg specifiek en riskeren een rapportage uit te sluiten over een technisch detail. Zijn alle punten verplicht (wordt in deze modus het rapport voortdurend weergegeven zonder vermelding van de pagina)?

Les rapports doivent être faits selon un standard de type Business Objects ou équivalent. Le pouvoir adjudicateur impose que les rapports soient lisibles. De rapporten moeten opgesteld worden volgens een standaard van het type Business Objects of gelijkwaardig. De aanbestedende overheid legt op dat de rapporten leesbaar zijn.

103

98

4.2.3.11

Français/ Frans

Devons-nous comprendre que les

communications se feront sur base

de fichiers plats ?

Inclus les réponses ?

Dienen we hieronder te verstaan dat

de communicatie gebeurt op basis

van 'platte bestanden'?

Inclusief de antwoorden?

Non. Nous préférons du XML. Oui Nee. We werken liever met XML. Ja

98/99 4.2.3.11

Français/ Frans

Est-ce ici aussi une similitude avec le

reporting / tracabilité ?

Is hier ook een gelijktijdigheid met

het tracken/tracen?

Non

Le monitoring est axé sur le déroulement des processus de digitalisation, la

vérification

des acceptations ou des rejets dans le transfert des données dans la chaine

de

dématérialisation.

La traçabilité = la solution fournie implémentera un workflow qui permettra

de définir

et suivre l’enchaînement des différentes étapes du traitement d’un

document.

Nee

De monitoring is gericht op het verloop van het digitaliseringsproces, de

controle van

104

de acceptaties of weigeringen bij de gegevensoverdracht in de

digitaliseringsketen.

De traceerbaarheid = de geleverde oplossing zal een workflow

implementeren die het

mogelijk maakt om de verschillende opeenvolgende stappen van de

documentverwerking

te definiëren en op te volgen.

100

4.2.3.12

Français/ Frans

Est-ce que la plateforme Thin Client

(RDP & Citrix) sera encore disponible

pour permettre cela ?

Zal het platform Thin Client (RDP &

Citrix) nog beschikbaar zijn om dit

mogelijk te maken?

Non. La plateforme doit être accessible via un PC standard équipé,

actuellement de

windows 10.

Nee. Het platform moet toegankelijk zijn via een standaard uitgeruste pc,

momenteel

met Windows 10.

100

4.3.2

Français/ Frans

Devons-nous, dès lors, proposer 3

systèmes ? DEV,ACC et PRD ?

Dienen we dan 3 systemen te

voorzien? DEV, ACC en PRD.

Oui, toujours mais l’environnement de DEV sera chez le fournisseur.

Ja, altijd maar de DEV-omgeving zal bij de leverancier zijn.

105

101

4.3.2

Français/ Frans

Devons-nous comprendre, thin

client / écran / souris / clavier /

rallonges électriques / cable réseaux

/ … ?

Dienen we hier thin client / scherm /

muis / toetsenbord / elektrische

verlengkabels / netwerkkabels / ...

onder te verstaan?

La bureautique des externes est à charge du fournisseur mais les documents

transitent

sur notre infrastructure à partir du moment où ils sont scannés, typés et

équipés de

métadonnées.

De kantooruitrusting van de externen is ten laste van de leverancier maar

de

documenten gaan over onze infrastructuur vanaf het ogenblik dat ze

gescand,

getypeerd en voorzien zijn van metagegevens.

101 4.3.2 Français/

Frans Cela doit être inclus dans notre offre

? Une fois par année ? Ou bien est-

ce compris dans les jours

d'assistance ?

Dient dit opgenomen te worden in

onze offerte? Eén keer per jaar? Of

is dit inbegrepen in de

assistentiedagen?

Cette assistance couvrira les extensions aux phases 1 à 4, à savoir des tâches d’analyse et, en règle générale, pour tout ce qui peut s’avérer nécessaire dans le cadre de la solution à réaliser à la demande du SPF Finances. L’assistance complémentaire peut notamment être développée en vue de prendre en charge des évolutions techniques ou de standards du SPF Finances ainsi que les modifications légales et réglementaires qui interviendraient. Le SPF Finances ne connait pas encore ses besoins en matière d’assistance complémentaire.

106

Il est dès lors prévu au point 11 du formulaire d’offre la remise de prix pour pour un jour-homme d’assistance complémentaire. Deze bijstand dekt de uitbreidingen van fasen 1 tot en met 4, namelijk de analysetaken en, in het algemeen, alles wat nodig blijkt in het kader van de oplossing en op vraag van de FOD Financiën. De aanvullende bijstand kan onder andere worden uitgebreid in het kader van technische evoluties of een wijziging van de normen van de FOD Financiën of eventuele wijzigingen van wettelijke en reglementaire bepalingen. De FOD Financiën kent zijn behoeften nog niet op het vlak van bijkomende assistentie. In punt 11 van het offerteformulier is dan ook de prijsopgave voorzien voor een mandag bijkomende assistentie.


Pouvez-vous fournir une liste

complète récapitulative afin d'éviter

tout malentendu ?

Kunt u een volledige,

samenvattende lijst bezorgen om dit

misverstand te voorkomen?

Le pouvoir adjudicateur s’en réfère à ce qui est prévu au point 4.3.2 Logiciels de reconnaissance de contenu concernant les prestations à fournir. De aanbestedende overheid verwijst naar wat er voorzien is in het punt 4.3.2 Inhoudelijke herkenningssoftware met betrekking tot de te leveren prestaties.

101

4.3.2

Français/ Frans

Devons-nous comprendre que ces

changements seront à charge du SPF

?

Le pouvoir adjudicateur s’en réfère à ce qui est prévu au point 4.3.2 Logiciels de reconnaissance de contenu concernant les prestations à fournir.

107


deze wijzigingen ten laste zullen zijn

van de FOD?

De aanbestedende overheid verwijst naar wat er voorzien is in het punt 4.3.2 Inhoudelijke herkenningssoftware met betrekking tot de te leveren prestaties.

101

4.3.2

Français/ Frans

Devons-nous en conclure que les

150 types de la phase 4 seront mis

en œuvre par vos soins sans nos

services ?

Dienen we hieruit te besluiten dat

de 150 types van fase 4 opgezet

zullen worden door uw zorgen

zonder onze diensten?

Phase 4 : La solution à fournir doit permettre l’implémentation d’une solution visant à prendre progressivement en charge le courrier entrant ainsi que les documents des autres SPF de manière centralisée dans les centres de scanning de Gand et Jambes au plus tard dans les 24 mois de la conclusion du contrat. Dans son offre le soumissionnaire détaillera la solution qu’il envisage de mettre en œuvre. A l’issue de la période de 24 mois, la solution devra être en mesure de traiter, de reconnaître et de rediriger automatiquement 150 types de courriers différents sans intervention manuelle d’opérateurs pour valider et rediriger le document entrant. Une personne qui aura la tâche de paramétrer sera formée pendant cette phase 4. Elle aura pour tâche de pouvoir à terme paramétrer les types de courrier. Il est évidemment nécessaire que l’adjudicataire participe à cette tâche lors de la mise en œuvre de la phase 4. Il n’est pas prévu que l’adjudicataire paramètre les 150 types de courriers mais bien qu’il mette tout en œuvre pour que cela soit réalisable par l’opérateur à former. Fase 4:

108

De voorgestelde oplossing moet zorgen voor de implementatie van een systeem dat geleidelijk de inkomende post en documenten van de andere FOD's op een gecentraliseerde wijze verwerkt in de scanningcentra van Gent en Jambes, en dit uiterlijk binnen een termijn van 24 maanden volgend op de ondertekening van de overeenkomst. De inschrijver zal in zijn offerte de oplossing beschrijven die hij van plan is te implementeren. Na afloop van de periode van 24 maand moet de oplossing in staat zijn automatisch 150 verschillende types briefformaat te verwerken, te herkennen en door te sturen zonder manuele tussenkomst van operatoren om het binnenkomende document te valideren en door te sturen. Een persoon die verantwoordelijk is voor de configuratie zal tijdens deze fase 4 opgeleid worden. Deze persoon zal als taak hebben om op termijn de soorten brieven te configureren. Het is uiteraard noodzakelijk dat de opdrachtnemer deelneemt aan deze taak bij de uitvoering van fase 4. Het is niet voorzien dat de opdrachtnemer de 150 types briefwisseling configureert maar wel dat hij alles in het werk zou stellen opdat dit door de op te leiden operator kan gedaan worden.

101 4.3.2

Français/ Frans

Devons-nous comprendre par-là que

le support (correctif) doit être inclus

dans notre offre et ce peu importe

le nombre de demande de support ?

Oui dans le but de pouvoir réceptionner. Ja, met de bedoeling om te kunnen ontvangen.

109


de (correctieve) ondersteuning

inbegrepen dient te worden in onze

offerte en dat het aantal aanvragen

tot ondersteuning weinig belang

heeft?

101 4.3.3

Français/ Frans

Que voulez-vous dire par : fournir en

annexe le document adéquat ? Que

doit contenir ce document?

Wat wilt u zeggen met: in bijlage het

gepaste document toevoegen? Wat

dient er in dit document te staan?

Erreur laissée dans le csc - Reprendre le lien qui ne fonctionne pas sur les standards ict Fout die blijven staan is in het bestek - de link die niet werkt overnemen op de ict-standards


Devons-nous dès lors soumettre les

images en direct vers les API de

FileNet ? Pas de communication CSV

avec les images ? Le CSV est

uniquement pour les métadonnées

?

Dienen we dan de afbeeldingen

rechtstreeks bij API van FileNet in te

dienen? Geen CSV-communicatie

met de afbeeldingen? Is de CSV

enkel voor de metagegevens?

Le csv ou, de préférence, le xml sera adjoint à une image en format pdf pour

être chargés

ddans filenet via l’API de chargement des Finances.

De csv of, liever, de xml wordt toegevoegd aan een beeld in pdf-formaat om

geladen te

worden in filenet via de inlading-API van Financiën.


Le remplacement des 50 (32 unités

pour Gand et 18 unités pour

Jambes) terminaux légers (incluant

Oui Ja

110

moniteurs, claviers, souris, etc)

installés dans les centres de

scanning CSS (Jambes & Gand) fait-il

partie du CSC?

Si non, pouvez-vous transmettre les

caractéristiques techniques du

matériel et quantités en place afin

d'envisager sa réutilisation?

Maakt het vervangen van de 50 (32

eenheden voor Gent en 18

eenheden voor Jambes) lichte

terminals (inclusief schermen,

toetsenborden, muizen, enz.)

geïnstalleerd in de CSS-scancentra

(Jambes & Gent) deel uit van het

bestek?

Indien neen, kunt u dan de

technische eigenschappen van het

gebruikte materiaal en de

hoeveelheden doorgeven om zo het

hergebruik te overwegen?


Devons-nous comprendre par

l'article repris sous 4.13 que les

serveurs virtuels du data center au

Oui mais pas nécessairement au NoGa. Ça peut être aussi dans un des 3

autres data centers

fédéraux.

111

NoGa seront fournis par le SPF

Finances?

Dienen we onder het artikel onder

4.13 te verstaan dat de virtuele

servers van het datacenter in NoGa

geleverd zullen worden door de FOD

Financiën?

Ja maar niet noodzakelijk in NoGa. Het kan ook in één van de drie federale

datacentra zijn.


Devons-nous comprendre que le

seul canal de communication sera le

téléphone ?

Accès à distance (Remote Desktop)

possible?

Dienen we te verstaan dat de

telefoon het enige

communicatiemiddel zal zijn? Is

toegang vanop afstand (Remote

Desktop) mogelijk?

Tous les moyens technologiques modernes pourront être utilisés pour la communication. Alle moderne technologische middelen kunnen gebruikt worden voor de communicatie.


Vu les amendes élevées, il est clair

une étroite collaboration avec l'IT

est nécessaire. Cela comprend les

notifications de changements

majeurs et/ou impactant le

software/hardware. Les mises à jour

Windows font également partie de

la communication/planification.

Tout changement doit d'abord être

Le DEV est de la responsabilité du souscripteur mais il est clair que les versions de tous les logiciels doivent être alignées entre l’acceptance et la production, comme pour toutes les applications et cela en suivant les processus standards. De DEV valt onder de verantwoordelijkheid van de inschrijver maar het is duidelijk dat alle softwareversies in overeenstemming moet zijn gebracht tussen de acceptance en de

112

mis en oeuvre sur les systèmes de

DEV afin de vérifier qu'il n'y a pas

d'effets néfastes sur la production.

Gezien de hoge boetes is het

duidelijk dat een nauwe

samenwerking met IT noodzakelijk

is. Dit omvat de meldingen voor de

grootste wijziging en/of die een

invloed hebben op de

software/hardware. De updates van

Windows maken eveneens deel uit

van de communicatie/planning. Elke

wijziging dient eerst toegepast te

worden door de DEV-systemen om

te controleren of er geen nefaste

bijwerkingen zijn voor de productie.

productie, net als voor alle applicaties en dit door de standaardprocessen te volgen.


Devons-nous comprendre que seuls

les changements importants doivent

être installés ? Version majeure ?

Par exemple, si version actuelle 7.3,

seule la version 8.0 devra être

prévue ?

Dienen we te verstaan dat enkel de

belangrijke wijzigingen geïnstalleerd

dienen te worden? Hogere versie?

Bijvoorbeeld, indien de huidige

Les deux qu’elles soient mineures ou majeures La clé est de toujours être dans une version activement supportée par les éditeurs de logiciels afin d’éviter les risques qu’en réaction à un incident l’éditeur de logiciel commence par demander de mettre tel logiciel au niveau de la ‘dernière version’. Beide, ongeacht of ze van ondergeschikt of van groot belang zijn. De sleutel is om altijd een door de software-uitgevers actief ondersteunde versie te

113

versie 7.3 is, dient dan enkel versie

8.0 voorzien te worden?

gebruiken om de risico's te vermijden dat in reactie op een incident, de software-uitgever begint met te vragen om deze software up te graden naar de laatste versie.


Quel est le but d'un appel dans les

15 minutes ? La plateforme Web de

support enverra une confirmation

de bonne réception, est-ce suffisant

? En fonction de l'urgence, un

technicien prendra contact dans les

délais informés.

Vu que l'infrastructure n'est pas de notre responsabilité, comment voyez-vous le retour à la normale en cas de défaillance de celle-ci (réseau, serveur). Nous partons du principe que cela n'est pas de notre responsabilité. Est-ce que le SLA n'est valable que pour le Software ? Wat is het doel van een oproep binnen de 15 minuten? Is het voldoende dat het Webplatform voor ondersteuning een bevestiging stuurt voor goede ontvangst? In functie van de dringendheid zal een technicus binnen de meegedeelde termijnen contact opnemen. Gezien de infrastructuur niet uw verantwoordelijkheid is, hoe ziet u dan de terugkeer naar de normale toestand, mochten er

La notification électronique est suffisante mais la solution doit prévoir un

onglet où le SPF

FIN peut déterminer de l’urgence et le rappel est alors obligatoire.

Le SPF Finances tiendra compte des variations éventuelles à la hausse ou à

la baisse au

niveau du personnel disponible ainsi qu’en fonction des contraintes de

travail.

Le pouvoir adjudicateur se base sur le volet concernant les amendes et les

pénalités pour

imputer les retards et /ou les manquements.

Les amendes s’appliquent de plein droit, sans formalité, ni avis quelconque.


le biais


conventions afin

que l’utilisateur ne soit pas pénalisé.

La force majeur est définie comme étant la circonstance exceptionnelle et

imprévisible,

114

tekortkomingen zijn aan de infrastructuur (netwerk, server). We vertrekken van het principe dat dit niet onze verantwoordelijkheid is. Geldt de SLA enkel voor de Software?

étrangère à la personne qui l’invoque et qui l’empêche (et non qui rendrait

simplement

plus difficile ou plus onéreux) d’exécuter ses obligations. La force majeure

se distingue

du cas fortuit en ce que la circonstance est extérieure à celui qui l’invoque.

De elektronische kennisgeving is voldoende maar de oplossing moet een

knop voorzien

waar de FOD FIN de urgentie kan bepalen en dan is een aanmaning

verplicht.

De FOD Financiën zal rekening houden met eventuele schommelingen naar

boven of

naar beneden op het vlak van het beschikbaar personeel en in functie van

de werklast.

De aanbestedende overheid baseert zich op het luik met betrekking tot de

boetes en

sancties om vertragingen en / of tekortkomingen ten laste te leggen:

De boetes zijn van rechtswege van toepassing, zonder enige formaliteit of

melding.

Het is geenszins de bedoeling van de aanbestedende overheid om de kosten

door

115

middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen

alle afspraken

te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden.

Overmacht is bepaald als de uitzonderlijke en onvoorspelbare

omstandigheid, buiten de

wil van de persoon die dit inroept om en die deze persoon verhindert (en

niet die het hem

of haar gewoon moeilijker of lastiger maakt) om zijn of haar verplichtingen

na te komen.

Overmacht onderscheidt zich van onvoorzien geval doordat de

omstandigheid zich

voordoet buiten de

wil om van de persoon die de overmacht inroept.


Qu'entendez-vous par

documentation complète ?

Wat verstaat u onder volledige

documentatie?

Toute la documentation pouvant avoir une utilité pour le SPF FIN.

Alle documentatie die nuttig kan zijn voor de FOD FIN


Est-ce que la limite des 5 jours est

obligatoire ? Afin de donner le plus

d'explications, plus de jours seront

peut-être nécessaire. Pouvons-nous

lister des prérequis ?

La formation prévue pour un opérateur chargé de modifications dans le

centre de

scanning à Gand ou dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée

en néerlandais ou en français

116

Is de limiet van 5 dagen verplicht?

Om meer uitleg te geven, kunnen

meer dagen nodig zijn. Mogen we

de minimumvereisten oplijsten?

selon le cas durant maximum 5 jours, et ce, dans le délai de 15 jours

calendriers suivant la demande réalisée

par le fonctionnaire

dirigeant ou son délégué.

Un errata sera publié.

De voorziene opleiding van een operator die instaat voor wijzigingen in de

scanningcentra

van Gent of Jambes moet, afhankelijk van de situatie, worden verstrekt in

het Nederlands

of het Frans, gedurende maximaal 5 dagen, en dit binnen 15 kalenderdagen

volgend op

het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde.

Een erratum zal worden gepubliceerd.


Est-ce que la transférabilité sera

assurée par rapport à l'existant ?

Afin de recevoir du fournisseur

actuel les explications techniques

nécessaires.

Wordt de overdraagbaarheid van

het bestaande gegarandeerd? Om

van de huidige leverancier de nodige

technische uitleg te krijgen.

Il n’est pas prévu la transférabilité par rapport à l’existant étant donné que

le but est de

mettre en place une nouvelle plateforme

Overdraagbaarheid ten opzichte van het bestaande is niet voorzien

aangezien het de

bedoeling is op een nieuw platform in te voeren.

117


Qu'entendez-vous par : Cette

assistance couvrira les extensions

aux phases 1 à 4. Devons-nous

comprendre toutes les

fonctionnalités non présentes

aujourd'hui ?

Wat verstaat u onder: Deze

assistentie dekt de uitbreidingen in

fasen 1 tot 4. Dienen we hieronder

te verstaan alle functionaliteiten die

vandaag niet aanwezig zijn?

Le soumissionnaire doit pouvoir répondre à une assistance complémentaire

que le SPF

Finances pourra

demander pendant toute la durée du marché et qui est estimée à maximum

200 jours

/homme par an.

Cette assistance couvrira les extensions aux phases 1 à 4, à savoir des tâches

d’analyse et,

en règle générale,

pour tout ce qui peut s’avérer nécessaire dans le cadre de la solution à

réaliser à la

demande du SPF Finances.

L’assistance complémentaire peut notamment être développée en vue de

prendre

en charge des évolutions

techniques ou de standards du SPF Finances ainsi que les modifications

légales et

réglementaires qui

interviendraient.

118

Le SPF Finances pourra selon ses besoins faire appel à des demi-jours ou des

jours

entiers d’assistance et

leur facturation s’effectuera au fur et à mesure de leur utilisation.

De inschrijver moet in staat zijn om de aanvullende bijstand te verstrekken

die de

FOD Financiën gedurende

de volledige looptijd van de opdracht zou kunnen vragen en die wordt

geschat op

een maximum van

200 mandagen per jaar.

Deze bijstand dekt de uitbreidingen van fasen 1 tot en met 4, namelijk de

analysetaken en, in het algemeen,

alles wat nodig blijkt in het kader van de oplossing en op vraag van de FOD

Financiën.

De aanvullende bijstand kan onder andere worden uitgebreid in het kader

van

technische evoluties of een

wijziging van de normen van de FOD Financiën of eventuele wijzigingen van

wettelijke en reglementaire

119

bepalingen.

De FOD Financiën kan, indien nodig, een beroep doen op halve of hele

bijstandsdagen,

die dienen te worden

gefactureerd naargelang hierop een beroep wordt gedaan.


Qu'entendez-vous par appareil ?

Wat verstaat u onder toestel?

Lors de la réception, il faut au moins fournir les documents suivants par appareil, de préférence établis dans la langue de l’utilisateur (en néerlandais à Gand et en français à Jambes) : •les descriptions et les fiches techniques du (des) scanner(s) à hauts-volume, documentaire et ouvreuse d’enveloppes; •les plans et les schémas d’installation ; •le guide / le mode d’emploi ; •les applications et le logiciel nécessaires à l’installation, à la gestion et à la configuration du système ; •les licences logicielles. Un errata sera publié. Bij oplevering moeten ten minste de volgende documenten per toestel worden meegeleverd, bij voorkeur opgesteld in de taal van de gebruiker (in het Nederlands voor Gent en het Frans voor Jambes): °de beschrijvingen en technische fiches van de scanner(s) voor grote volumes, de documentaire scanners en de briefopeners; °de plannen en installatieschema's;

120

°de richtsnoeren/gebruiksaanwijzingen; °de toepassingen en software die nodig zijn voor de installatie, het beheer en de configuratie van het systeem; °de softwarelicenties. Een erratum zal worden gepubliceerd.


Français/ Frans

L’ensemble de la solution actuelle

devra-t-elle être décommissionnée

et donc, l’intégralité du projet futur

devra comporter non seulement de

nouveaux matériels mais également

de nouvelles licences ?

Dient de volledige huidige oplossing

vervangen te worden en zal het

volledige toekomstige project niet

alleen nieuwe materialen maar

eveneens nieuwe licenties te

bevatten?

Oui Ja

SOCIETE 5/ ONDERNEMING 5

2 6


Op welke datum is opdrachtgever voornemens om de

A ce stade, il n’est pas possible de fournir la date précise

d’ l’attribution du marché. En effet, celle-ci est dépendante

des contrôles administratifs et budgétaires qui doivent être respectés par le SPF Finances.

121

gunning toe te kennen? À quelle date l'adjudicateur a-t-il l'intention d'attribuer l'adjudication ?

L’objectif est d’assurer la campagne IPP 2018.

In dit stadium is het niet mogelijk om de exacte datum te bezorgen voor de gunning van de opdracht.

Deze datum hangt inderdaad af van de administratieve en budgettaire controles die door de FOD

Financiën

moeten worden nageleefd.

De doelstelling is om de campagne PB 2018 te verzekeren.

2 6


Kan opdrachtgever, in verband met planning aan de kant van inschrijver, een indicatie geven van begindatum van de uitvoering? L'adjudicateur peut-il donner une indication, en tenant compte du planning du souscripteur, de la date de début de l'exécution ?

La date de début d’exécution du contrat sera mentionnée dans le courrier de notification du marché. De datum van het begin van het contract zal vermeld worden in de kennisgevingsbrief inzake het sluiten van de opdracht.

122

6 7


Is er de mogelijkheid voor inschrijver om na het ontvangen van de antwoorden in de eerste vragenronden, vragen te stellen over de gegeven antwoorden? Existe-t-il la possibilité pour le souscripteur de poser des questions sur les réponses, après la réception des réponses du premier tour de questions ?

Nee Non

2.B 13


Kan opdrachtgever het prijsblad in Excel beschikbaar stellen, zodat prijzen direct

Nee Non

123

kunnen worden ingegeven? L'adjudicateur peut-il fournir l'accès à l'inventaire des prix en format Excel, afin que l'on puisse y entrer directement les prix ?

2.B 13


Is de gevraagde meerprijs voor de 1, 5, 10 of 15 miljoen pagina's op basis van de bestaande vier (4) hoog volume scanners? Of wordt hierbij uitgegaan van een uitbreiding van dit aantal scanners? Est-ce que la majoration de

Non pas d’extention. La majoration de prix demandée pour 1, 5, 10 ou 15 millions de pages se fait sur la base des quatre (4) scanners à haut débit existants. Geen extensie. De gevraagde prijsverhoging voor 1, 5, 10 of 15 miljoen bladzijden gebeurt op basis van de bestaande vier (4) hoogdebietscanners.

124

prix demandée pour 1, 5, 10 ou 15 millions de pages se fait sur la base des quatre (4) scanners à haut débit existants ? Ou part-on d'une extension du nombre de ces scanners ?

2.B 14


Dient er voor de verplichte variant rekening gehouden te worden met een prijs voor 5 of 7 jaar onderhoud? Pour la variante obligatoire, faut-il tenir compte d'un prix pour 5 ou 7 ans d'entretien ?

Dans le cadre de la variante obligatoire, il est prévu une période de garantie d’une durée de 2 années qui débute après la réception technique. Pendant les périodes de garantie, les sanctions relatives au SLA s’appliquent. La garantie couvre notamment la réparation ou la correction des défauts de fonctionnement ou les non-conformités du matériel dans son ensemble. L’entretien débute à l’échéance de la période de garantie de deux ans et court jusqu’à l’échéance du contrat. In het kader van de verplichte variante, is er een garantieperiode voorzien van 2 jaar die start na de technische oplevering. Tijdens de garantieperiodes zijn de sancties met betrekking tot de SLA van toepassing. De garantie dekt meer in het bijzonder de herstelling of correctie van de werkingsfouten of non-conformiteit van de hele hardware.

125

Het onderhoud start bij aanvang van de garantieperiode van twee jaar en loopt tot aan de vervaldatum van het contract.

7.6 36


Valt preventief onderhoud onder "uitzonderlijk en dringend" onderhoud, en telt dit mee voor de 3 uur onbeschikbaar zijn? Est-ce que l'entretien préventif relève de l'entretien « exceptionnel et urgent » et ceci entre-t-il en compte dans les 3 heures d'indisponibilité ?

Non Nee

4.2.1 86 Nederlands/

Graag ontvangen wij de afmetingen

Gent: geen lift

126

Néerlandais

van de lift op beide locaties Nous aimerions recevoir les mesures de l'ascenseur sur les deux localisations.

Namen: CHARGE 630KG - ouverture de 90cm de large et 199 cm de hauteur - intérieur 131cm profondeur 107 cm de large et 210 cm de hauteur Namen: LAST 630 KG - opening van 90 cm breed en 199 cm hoog - binnenzijde 131 cm diep en 107 cm breed en 210 cm hoog

4.2.1.1 87


Kan opdrachtgever bevestigen dat het gaat om een scancapaciteit (15.000 A4-documenten per uur met een resolutie van 300 DPI en 24.000 A4-documenten per uur met een resolutie van 200 DPI) per productiescanner? Est-ce que l'adjudicateur peut confirmer qu'il s'agit d'une

De scancapaciteit van elke scanner: 15000 A4 pagina’s per uur in 300dpi en 24000 A4 pagina’s in 200dpi

127

capacité de scanning (15.000 documents A4 par heure avec une résolution de 300 DPI et 24.000 documents A4 par heure avec une résolution de 200 DPI) par scanner de production ?

4.2.1.1 87


Kan opdrachtgever aangeven wat het formaat van een "vierluik" is? Est-ce que l'adjudicateur peut indiquer ce qu'est le format d'un quadriptyque ?

Il s’agit d’un document composé de 4 parties. Het gaat om een document dat is samengesteld uit 4 delen.

4.2.1.1 87


Kan opdrachtgever bevestigen dat zij gebruik

3 uitvoerbakken

128

wenst te maken van een enkele uitvoerbak, aangezien met meerdere uitvoerbakken de volgorde tussen de binnenkomende en uitgaande documenten niet gegarandeerd kan worden?

4.2.1.1 88


Wat is het gemiddelde aantal karacters die op een pagina geprint dienen te worden? Est-ce que l'adjudicateur peut confirmer qu'il souhaite faire usage d'un seul réceptacle, vu qu'avec plusieurs

18 caractères (######-#####-#####) 18 tekens (######-#####-#####)

129

réceptacles, l'ordre entre les documents entrants et sortants ne peut pas être garanti ? Quel est le nombre moyen de caractères devant être imprimé sur une page ?

4.2.1.2 88


Dient de scanner tot A0 formaat te kunnen scannen, of tot en met A0 formaat? Le scanner doit-il pouvoir scanner jusqu'à un format A0 non compris ou jusqu'à un format A0 compris ?

Tot en met A0 formaat

4.3.9 106 Nederlands/

Wordt met de interventietijd bedoelt de tijd

Le temps d’intervention est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire prenne en charge le traitement de l’incident ; Le temps de retour à la normale est le temps dans lequel la réparation/l’intervention a été réalisé.

130

Néerlandais

die nodig is om op locatie aanwezig te zijn? Par temps d'intervention, entend-on le temps nécessaire pour être sur le lieu de l'intervention ?

Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :

Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. De interventietijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om het incident te verwerken; De hersteltijd is de tijdsduur waarbinnen de reparatie/ interventie wordt uitgevoerd. Bv. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de

131

verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 6 uur na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste op dinsdag om 13.30 u. BV 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u. Bv. 2 niet-blokkerende incidenten:

Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.

4.3.9 106


Wordt met hersteltijd bedoelt de tijd die nodig is om het probleem op locatie volledig op te lossen en dat

Ja oui

132

er binnen deze 6 uur ook weer een volledig werkende situatie is? Par temps de réparation, entend-on le temps nécessaire à résoudre intégralement le problème sur place et que la situation soit à nouveau totalement fonctionnelle dans ces six heures ?

4.3.9 106


Kan opdrachtgever specificeren wat bedoeld wordt met het ontoegankelijk zijn van het platform? Is het niet beschikbaar zijn van 1

Indisponibilité de la plateforme = incapacité de pouvoir faire usage des logiciels. 4.3.9 SLA

Les définitions suivantes sont d’application : - Le temps de réaction est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire appelle le SPF Finances ; - Le temps d’intervention est le temps qu’il faut pour que l’adjudicataire prenne en charge le

traitement - de l’incident ; - Le temps de retour à la normale est le temps dans lequel la réparation/l’intervention a été

réalisé.

133

hoogvolume scanner acceptabel, of dienen beide hoogvolume scanners binnen de gestelde hersteltijd operationeel te zijn? L'adjudicateur peut-il préciser ce que l'on entend par l'inaccessibilité de la plateforme ? Est-ce que l'indisponibilité d'un scanner à haut débit est acceptable ou les deux scanners à haut débit doivent-ils être opérationnels dans le délai de réparation fixé ?

Hormis les jours fériés légaux, il est demandé au soumissionnaire d’assurer du lundi au vendredi durant une plage horaire de 7h30 à 16h00 un SLA selon 2 niveaux de priorités :

- Type 1 : Incident bloquant : o du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 ; o Signifie que la plateforme n’est pas accessible, que celle-ci ne fonctionne pas ou

fonctionne au o ralenti auprès des utilisateurs que ce soit suite à un problème de softwares, de

connexion ou de o paramétrisation; o Temps de réponse (Respons Time) de maximum 15 min ; o Temps d’intervention : maximum 2 heures après l’enregistrement de l’incident; o Temps de retour à la normale : maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident.

- Type 2 : Incident non bloquant

o du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00 ; o Signifie que l’incident n’a pas de conséquences significatives sur la production; o Temps de réponse (Response Time) de maximum 15 min ; o Temps d’intervention : maximum 24h ; o Temps de retour à la normale : maximum 5 jours ouvrables après l’enregistrement de

l’incident. En cas de maintenance planifiée, le SLA sera suspendu pendant la période de maintenance. Un rapport sera fourni mensuellement au SPF Finances afin d’assurer le suivi de ces indicateurs.

134

4.3.9 106


Wordt de hersteltijd berekend vanaf de melding van het incident of vanaf het moment dat het incident bij inschrijver is verwerkt? Est-ce que le temps de réparation est calculé à partir de la communication de l'incident ou à partir du moment où l'incident est traité chez le souscripteur ?

Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :

Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. Onbeschikbaarheid van het platform = onvermogen om de software te kunnen gebruiken 4.3.9 SLA

De volgende definities zijn van toepassing: - De responstijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om de FOD Financiën in te

lichten; - De interventietijd is de tijd die de opdrachtnemer nodig heeft om het incident te verwerken; - De tijd om terug te keren naar een normale toestand is de tijdsduur waarbinnen de

reparatie/ interventie

135

- wordt uitgevoerd. Behalve op feestdagen, wordt de inschrijver verzocht om van maandag tot en met vrijdag, van 7.30 tot 16.00 u., een SLA te verzekeren volgens 2 prioriteitsniveaus:

- Type 1: blokkerend incident: o van maandag tot vrijdag van 08.00 u. tot 16.00 u.; o Betekent dat het platform ontoegankelijk is, niet of met vertraging werkt als gevolg van

een probleem o met de software, de verbinding of de configuratie; o Responstijd (Respons Time): maximum 15 min.; o Interventietijd: maximum 2 uur na registratie van het incident; o Hersteltijd: maximum 6 uur na registratie van het incident;

- Type 2: niet blokkerend incident:

o van maandag tot vrijdag van 08.00 u. tot 16.00 u.; o Betekent dat het incident geen significante impact heeft op de productie; o Responstijd (Respons Time): maximum 15 min.; o Interventietijd: maximum 24 uur; o Hersteltijd: maximum 5 werkdagen na registratie van het incident.

In geval van een gepland onderhoud zal de SLA opgeschort worden gedurende de onderhoudsperiode. Om deze indicatoren op te volgen, zal er een maandelijks rapport worden voorgelegd aan de FOD Financiën. Bv. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag

136

maximum 6 uur na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste op dinsdag om 13.30 u. Bv. 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u moet klaar zijn. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u. Bv. 2 niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.

4.3.12 108


Kan er worden gespecificeerd wat wordt verstaan onder Operator training, training van administrateurs en

Formation

Formation à l’utilisation des scanners/ouvreuses y compris la formation à l’utilisation des logiciels

des opérateurs

en service dans les centres :

La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Gand doit être

dispensée en

137

opleiding van operator in staat voor wijzigingen? Wat zijn de verschillende werkzaamheden van deze personen? Peut-on spécifier ce que l'on entend par « formation d'opérateur », formation des administrateurs et formation de l'opérateur chargé des modifications ? Quelles sont les différentes activités de ces personnes ?

néerlandais à 10 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers

suivant

l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners.

La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Jambes doit être

dispensée en

français à 10 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers suivant


L’adjudicataire doit prévoir du matériel pédagogique dans les mêmes langues. Ce matériel

pédagogique sera

également transmis sous format électronique au pouvoir adjudicateur.

Le soumissionnaire joint à son offre une description détaillée de la structure de la formation, avec

dans ce

cadre une indication du nombre d’heures de contact par partie et une description du matériel

pédagogique.

Le soumissionnaire démontre également que la formation sera dispensée par des formateurs

disposant d’une

connaissance pratique des scanners livrés. Les formateurs proposés doivent être ceux qui donneront

effectivement

la formation.

L’adjudicataire reprend la formation dans le planning des prestations.

138

Formation à l’utilisation de la plateforme des opérateurs en charge du contrôle, de la validation et

de la correction

dans les centres :

La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Gand doit être

dispensée en

néerlandais à 32 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers

suivant

l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des scanners ainsi que la mise en

production de la

plateforme.

La formation prévue pour le personnel de service dans le centre de scanning à Jambes doit être

dispensée

en français à 18 opérateurs durant maximum 2 jours, et ce, dans le délai de 5 jours calendriers

suivant


L’adjudicataire doit prévoir du matériel pédagogique dans les mêmes langues. Ce matériel

pédagogique

sera également transmis sous format électronique au pouvoir adjudicateur.

Le soumissionnaire joint à son offre une description détaillée de la structure de la formation, avec

dans ce

139

cadre une indication du nombre d’heures de contact par partie et une description du matériel

pédagogique.

Le soumissionnaire démontre également que la formation sera dispensée par des formateurs

disposant d’une

connaissance pratique des logiciels mis en place. Les formateurs proposés doivent être ceux qui

donneront

effectivement la formation.

Comme on l’a déjà mentionné précédemment dans le présent cahier spécial des charges,

l’adjudicataire reprend

la formation dans le planning des prestations.

Formation à l’utilisation des scanners/ouvreuses y compris la formation à l’utilisation des logiciels

d’un nouvel

opérateur en cours de contrat :

La formation prévue pour un nouvel opérateur dans le centre de scanning à Gand ou dans le centre

de scanning à

Jambes doit être dispensée en néerlandais ou en français selon le cas durant maximum 1 jour, et ce,

dans le délai

de 10 jours calendriers suivant la demande réalisée par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué.

Formation de 6 administrateurs

140

La formation prévue pour les 6 administrateurs sera à dispenser dans le centre de scanning de Gand

et dans le

centre de scanning de Jambes en néerlandais ou en français selon le cas durant maximum 2 jours, et

ce, dans le

délai de 5 jours calendriers suivant l’accomplissement de la livraison et de la mise en service des

scanners ainsi que

la mise en production de la plateforme.

Formation d’un opérateur chargé de modifications :

La formation prévue pour un opérateur chargé de modifications dans le centre de scanning à Gand ou dans le centre de scanning à Jambes doit être dispensée en néerlandais ou en français selon le cas dans le délai de 15 jours calendriers suivant la demande réalisée par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué. Opleiding

Opleiding voor het gebruik van de scanners/briefopeners met inbegrip van de opleiding voor het

gebruik van de

software voor de operatoren van de scanningcentra:

De voorziene opleiding van het dienstpersoneel van het scanningcentrum van Gent moet in het

Nederlands

worden

141

verstrekt aan 10 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend

op de

levering en

de inbedrijfstelling van de scanners.

De voorziene opleiding van het dienstpersoneel in het scanningcentrum van Jambes moet in het

Frans worden


op de levering

en de inbedrijfstelling van de scanners.

De opdrachtnemer moet ook het lesmateriaal aanleveren in deze landstalen. Het lesmateriaal wordt

ook elektronisch

aan de aanbestedende overheid bezorgd.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een gedetailleerde beschrijving van de opleidingsstructuur, met in

het kader

hiervan een indicatie van het aantal contacturen per partij en een beschrijving van het lesmateriaal.

Daarnaast dient

de inschrijver aan te tonen dat de opleiding wordt verstrekt door instructeurs met praktische kennis

van de geleverde

scanners. De voorgestelde instructeurs moeten de instructeurs zijn die ook daadwerkelijk zullen

instaan voor de

142

opleiding.

De opdrachtnemer neemt de opleiding op in de planning van de prestaties.

Opleiding over het gebruik van het platform voor de operatoren die instaan voor de controle, de

validering en de

correctie in de centra:

De voorziene opleiding van het dienstpersoneel in het scanningcentrum van Gent moet in het

Nederlands worden


op de levering en

de inbedrijfstelling van de scanners en de inproductiename van het platform.

De voorziene opleiding van het personeel in het scanningcentrum van Jambes moet in het Frans

worden verstrekt aan

18 operatoren gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen 5 kalenderdagen volgend op de levering

en de

inbedrijfstelling van de scanners.

De opdrachtnemer moet ook het lesmateriaal aanleveren in deze landstalen. Het lesmateriaal wordt

ook elektronisch

aan de aanbestedende overheid bezorgd.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een gedetailleerde beschrijving van de opleidingsstructuur, met in

het kader

143

hiervan een indicatie van het aantal contacturen per partij en een beschrijving van het lesmateriaal.

Daarnaast dient

de inschrijver aan te tonen dat de opleiding wordt verstrekt door instructeurs met praktische kennis

van de software.

De voorgestelde instructeurs moeten de instructeurs zijn die ook daadwerkelijk zullen instaan voor

de opleiding.

Zoals reeds eerder in dit bestek vermeld, neemt de inschrijver de opleiding op in de planning van de

diensten.

Opleiding voor het gebruik van de scanners/briefopeners met inbegrip van de opleiding voor het

gebruik van de

software voor nieuwe operatoren gedurende de contractperiode:

De voorziene opleiding van een nieuwe operator in de scanningcentra van Gent of Jambes moet,

afhankelijk van de

situatie, worden verstrekt in het Nederlands of het Frans, gedurende maximaal één dag, en dit

binnen 10

kalenderdagen volgend op het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde.

Opleiding van 6 beheerders

De voorziene opleiding van 6 beheerders moet in de scanningcentra van Gent en Jambes, afhankelijk

van de situatie,

in het Nederlands of in het Frans worden verstrekt, gedurende maximaal 2 dagen, en dit binnen de 5

kalenderdagen

144

volgend op de levering en de inbedrijfstelling van de scanners en de inproductiename van het

platform.

Opleiding van een operator die instaat voor de wijzigingen:

De voorziene opleiding voor een operator die instaat voor wijzigingen in de scanningcentra van Gent of Jambes moet, afhankelijk van de situatie, worden verstrekt in het Nederlands of het Frans, en dit binnen 15 kalenderdagen volgend op het verzoek van de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde.

Bijlage 2 Annexe 2

114


Voor welke periode dienen we de prijs op te geven voor de "per latere bestelling" onderdelen? Prijs per maand, per jaar, voor periode van 7 jaar? Pour quelle période devons-nous rendre le prix pour les parties « par commande ultérieure » ? Prix par mois, par an, pour la

Les commandes ultérieures au cours d’une année pourront être reportées (le solde non utilisé à l’année suivante). En effet, pour une commande réalisée le 1er octobre 2018, le pouvoir adjudicateur pourra utiliser ce qu’il a commandé en « commande ultérieure » jusqu’au 30 septembre 2019. De latere bestellingen in de loop van een jaar kunnen overgedragen worden (het ongebruikte saldo kan overgedragen worden naar het volgende jaar). Voor een bestelling die wordt geplaatst op 1 november 2018, kan de aanbestedende overheid inderdaad wat hij als "latere bestelling" heeft besteld gebruiken tot 30 september 2019.

145

période de 7 ans ?


4.2.1 86 Nederlands/ Néerlandais

Kun u de precieze maten van de binnenafmetingen van de lift in de locatie Jambes aangeven? Pouvez-vous fournir les mesures précises de l'intérieur de l'ascenseur pour la localisation de Jambes ?

Gent: geen lift

Namen: CHARGE 630KG - ouverture de 90cm de large et 199 cm de hauteur

– intérieur

131cm profondeur 107 cm de large et 210 cm de hauteur

Namen: LAST 630 KG - opening van 90 cm breed en 199 cm hoog -

binnenzijde 131

cm diep en 107 cm breed en 210 cm hoog


General Est-il possible de connaître le budget prévu pour le projet pour la durée totale de 7 ans (TVAC) ? Kan het voorziene budget voor het project voor de volledige duur van 7 jaar (incl. btw) doorgegeven worden?

Non Nee

B.

Disposition

s générales

5 FR Le pouvoir adjudicateur s’engage à

commander un volume de 20.500.000 de

pages à traiter par an par les logiciels

146

1. Objet du marché - IMPORTANT

sans possibilité de reporter le solde non

utilisé à l’année suivante.

QUESTION 1: Nous comprenons qu’il

s’agit de 20 millions de pages sur les

scanners à haut volume et de 500.000

pages sur les scanners documentaires et

de 20.500.000 pages par les logiciels.

Cette interprétation est-elle correcte ?

QUESTION 2 : Comment cela sera-t-il

possible pour le logiciel vu que le prix

pour les logiciels est demandé pour 20

millions de pages par an et pour des

incréments de 1 million, 5 millions, 10

millions et 15 millions de pages ?

QUESTION 3 : le volume de 20 millions de

pages sur base annuelle est un volume

global pour les 4 scanners.

Cette interprétation est-elle correcte?

QUESTION 4 : l’engagement tel qu’il est

formulé ne porte que sur les logiciels.

Nous comprenons que cet engagement

inclut un volume minimum à traiter par

les scanners (coir QUESTION 1 ci-dessus).

Pouvez-vous confirmer ?

Il s’agit de 300.000 pages pour les scanners documentaires. 20.500.000

pages par les logiciels.

Un errata sera publié

On s’engage pour 20.500.000 documents à scanner pour les logiciels.

Un errata sera publié.


Oui

147

QUESTION 5 : pouvez-vous confirmer qu’il y a également un engagement sur l’ouverture de 1,5 millions d’enveloppes ? De aanbestedende overheid verbindt zich

ertoe een volume van 20.500.000

pagina's, die door de software per jaar

verwerkt dient te worden, te bestellen,

zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte

saldo over te dragen naar het volgende

jaar.

VRAAG 1: We begrijpen dat het 20 miljoen pagina's op scanners voor grote volumes, 500.000 pagina's op documentscanners en 20.500.000 pagina's door de software betreft. Is deze interpretatie correct? VRAAG 2: Hoe is dat mogelijk voor de software aangezien de prijs voor de software gevraagd wordt voor 20 miljoen pagina's per jaar en voor incrementen van 1 miljoen, 5 miljoen, 10 miljoen en 15 miljoen pagina's? VRAAG 3: het volume van 20 miljoen pagina's op jaarbasis is een globaal volume voor de 4 scanners. Is deze interpretatie correct? VRAAG 4: de verbintenis dat wat geformuleerd wordt enkel op de software betrekking heeft. We begrijpen dat deze verbintenis een minimumvolume inhoudt, dat door de

En effet.

Oui

Ja

We engageren ons om 20.500.000 te scannen voor de software.


Ja

Inderdaad.

Ja

148

scanners verwerkt dient te worden (zie VRAAG 1 - hierboven). Kunt u dat bevestigen? VRAAG 5: kunt u bevestigen dat er ook een verbintenis is voor het openen van 1,5 miljoen omslagen?

B.

Disposition

s générales

1. Objet du

marché –

IMPORTAN

T

D.

Exécution

8. Facturation et paiement des prestations

5

38

FR Le pouvoir adjudicateur s’engage à

commander un volume de 20.500.000 de

pages à traiter par an par les logiciels

sans possibilité de reporter le solde non

utilisé à l’année suivante.

Si la base remporte le marché :

· pour le montant relatif à la mise à

disposition, la livraison, l’installation, la

mise en service, la

formation, la maintenance des scanners

et des ouvreuses et la mise en application

et le

respect d’un SLA, il sera facturé à

échéance mensuelle sur base du nombre

de pages

effectivement scannées/ enveloppes

ouvertes multiplié par le prix d’une page

scannée/d’une

enveloppe ouverte.

En effet, aucun report pour le volume de 20.500.000. Le SPF Finances s’engage à commander les 20.500.000 de pages et à les payer. Les reports ne seront possibles que pour les commandes ultérieures. Er is inderdaad geen overdracht voor het volume van 20.500.000. De FOD Financiën engageert zich om 20.500.000 bladzijden te bestellen en om ze te betalen. Overdracht zal enkel mogelijk zijn voor latere bestellingen.

149

QUESTION : en cas de non atteinte du

total de 20.500.000 pages par an, le solde

pour atteindre le nombre de pages sur

lequel le SPF S’est engagé sera payé avec

la facture du douzième mois ?

Cette interprétation-est-elle correcte ? De aanbestedende overheid verbindt zich

ertoe een volume van 20.500.000

pagina's, die door de software per jaar

verwerkt dient te worden, te bestellen,

zonder de mogelijkheid het niet-gebruikte

saldo over te dragen naar het volgende

jaar.

Als de basisoptie de opdracht

binnenhaalt:

· voor het bedrag inzake het ter

beschikking stellen, leveren, installeren, in

dienst nemen,

het opleiden, het onderhouden van de

scanners en de openers, het toepassen en

het

naleven van een SLA, zullen maandelijkse

termijnen gefactureerd worden op basis

van het aantal pagina's

dat effectief gescand werd/omslagen die

effectief geopend werden

vermenigvuldigd met de prijs per

gescande pagina/geopende omslag.

150

VRAAG: zal bij het niet bereiken van het totaal van 20.500.000 pagina's per jaar, het saldo van het te bereiken aantal pagina's waartoe de FOD zich verbonden heeft, dan betaald worden met de factuur van de twaalfde maand? Is deze interpretatie correct?

B.

Disposition

s générales

1. Objet du marché - IMPORTANT

6 FR Par page il convient d’entendre une face

(recto ou verso) d’un document.

QUESTION : dans le cas d’un formulaire

IPP classique (une feuille A3 comportant

des informations au recto- et au verso),

combien de pages seront-elles prises en

compte ? : 2 ou 4 ?

La même règle s’appliquera-t-elle aux

autres documents A3 éventuels ?

Onder per pagina dient één zijde (recto of

verso) van een document verstaan te

worden.

VRAAG: hoeveel pagina's zullen geteld worden bij een klassiek IPP-formulier (een A3-pagina met informatie op voor- en achterzijde): 2 of 4? Geldt dezelfde regel voor de andere eventuele A3-documenten?

Cela correspond à une face peu importe le volume, il est possible de mélanger des A3 avec des A 4 voire même une carte de visite. 1 document recto verso = 2 faces 1 carte de visite = 1 face 1 document recto verso A 3 = 2 faces Dit beantwoordt aan één zijde ongeacht het volume, het is mogelijk om A3 te mengen met A4 of zelfs met een visitekaartje. 1 document recto verso = 2 zijden

151

1 visitekaartje = 1 zijde 1 document recto verso A3 = 2 zijden

C.

Attribution

2.1

Données à

mentionne

r dans

l’offre

C.

Attribution

2.1

Données à

mentionne

r dans

l’offre

C.

Proposition

technique

12 et 18 FR P 12 : Les soumissionnaires sont tenus de

respecter explicitement toutes les

dispositions administratives et

contractuelles du présent cahier des

charges. Toute réserve ou absence

d’engagement par rapport à une de ces

dispositions peut entraîner l’irrégularité

de l’offre.

P 18 : Le soumissionnaire mentionne

clairement dans son offre les différences

par rapport au cahier des charges et aux

besoins fonctionnels. Sans cette précision

explicite, le cahier des charges prévaudra

en cas de litige.

QUESTION : une offre qui proposerait

une solution en mentionnant qu’elle

n’implémente pas tous les besoins

fonctionnels (ou qu’elle implémente

partiellement certains besoins) ne sera

donc pas considérée comme ne

respectant pas les dispositions

contractuelles.

Cette interprétation est-elle correcte?

Des réservées qui seraient apportées entraineraient une irrégularité de l’offre. Le pouvoir adjudicateur vérifiera la régularité matérielle des offres. Voorbehouden die zouden worden aangebracht, zouden leiden tot een onregelmatige offerte. De aanbestedende overheid controleert de materiële regelmatigheid van de offertes.

152

P 12: De inschrijvers zijn gehouden

uitdrukkelijk alle administratieve en

contractuele bepalingen van dit bestek na

te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan

verbintenis inzake een van deze

bepalingen kan leiden tot de

onregelmatigheid van de offerte.

P 18: De inschrijver vermeldt in zijn

offerte duidelijk de verschillen ten

opzichte van het bestek en de functionele

behoeften. Zonder deze uitdrukkelijke

vermelding krijgt bij geschil het bestek

voorrang.

VRAAG: een offerte die een oplossing voorstelt waarbij vermeld wordt dat ze niet alle functionele behoeften implementeert (of die bepaalde behoeften gedeeltelijk implementeert) zal dus niet beschouwd worden als het niet respecteren van de contractuele bepalingen. Is deze interpretatie correct?

C.

Attribution

2.1

Données à

mentionne

r dans

l’offre

13 FR Prix en Eur par commande ultérieure

pour la mise à disposition, le respect d’un

SLA et la maintenance de scanners de

documents à hauts-volumes (2 à Jambes

et 2 à Gand) pour une capacité de 1

million de pages à scanner.

153

B.

Inventaire

des prix.

QUESTION 1: Pouvez-vous confirmer qu’il

ne s’agit pas de scanners

supplémentaires mais de fournir un prix

pour traiter des volumes additionnels par

les scanners proposés pour scanner les

20 millions de pages.

QUESTION 2 : Confirmez-vous que les volumes additionnels mentionnés (1, 5, 10, 15 millions de pages) doivent être compris pour l’ensemble des 4 scanners et non pas par scanner? Prijs in Euro per latere bestelling voor het ter beschikking stellen, het respecteren van een SLA en het onderhoud van documentscanners voor grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent) met een capaciteit van 1 miljoen gescande pagina's.

VRAAG 1: Kunt u bevestigen dat het niet om bijkomende scanners gaat, maar om het geven van een prijs om bijkomende volumes te laten verwerken door de voorgestelde scanners om de 20 miljoen pagina's te scannen. VRAAG 2: Bevestigt u dat de vermelde bijkomende volumes (1, 5, 10, 15 miljoen pagina's) inbegrepen dienen te worden in het geheel van de 4 scanners en niet per scanner?

Il ne s’agit, en effet, pas de scanners supplémentaires mais de fournir un prix pour traiter des volumes additionnels par les scanners proposés pour scanner les 20 millions de pages. Oui par commande, le fonctionnaire dirigeant les utilise où il veut. Het gaat inderdaad niet om bijkomende scanners maar om het geven van een prijs om bijkomende volumes te laten verwerken door de scanners die worden voorgesteld om de 20 miljoen pagina's te scannen. Ja per bestelling, de leidend ambtenaar gebruikt die waar hij wil.

154

C.

Attribution

2.1

Données à

mentionne

r dans

l’offre

C.

Proposition

technique.

C.

Attribution

2.1

Données à

mentionne

r dans

l’offre

4.3.2.

Méthode

de

déterminat

ion de la

17 et 26 FR P. 17 La proposition suit la structure de la

partie E « Prescriptions techniques ».

P. 26 Le soumissionnaire proposera un

plan de déploiement de la nouvelle

plateforme en présentant la méthode et

les processus de mise en œuvre de la

solution dans un document de maximum

20 pages recto de format A4 rédigé avec

la police de caractère « Arial 11 ».

QUESTION 1 : L’offre doit-elle un

document technique autre que le plan de

déploiement qui sera utilisé pour évaluer

la qualité technique de la proposition ?

QUESTION 2 : Ce plan de déploiement

doit-il suivre la partie E du CSCh ou peut-

il suivre la structure donnée en page 26

(à savoir la liste de tous les points pris en

compte pour l’attribution) ?

QUESTION 3 : la contrainte de 20 pages

nous semble très forte et permettra

difficilement de donner toutes les

informations nécessaires à la bonne

compréhension de la solution proposée.

Dans quelle mesure est-il possible de

l’assouplir ?

Non.

155

meilleure

offre.

2.

Déploieme

nt de la

nouvelle

plate-

forme/30

P. 17 Het voorstel volgt de structuur van

deel E 'Technische voorschriften'

P. 26 De inschrijver stelt een plan voor de

implementatie van het nieuwe platform

voor door de methode en de

uitvoeringsprocedure van de oplossing

voor te leggen in een document van

maximum 20 bladzijden recto, A4-

formaat, in lettertype 'Arial 11'.

VRAAG 1: Dient de offerte een ander technisch document te bevatten dan het implementatieplan dat gebruikt zal worden om de technische kwaliteit van het voorstel te beoordelen? VRAAG 2: Dient dit implementatieplan deel E van het BB te volgen of mag de structuur, die op pagina 26 gegeven wordt, gevolgd worden (nl. de lijst met alle punten waarmee rekening gehouden wordt bij de gunning?) VRAAG 3: de verplichting van 20 pagina's lijkt ons erg sterk en maakt het ons moeilijk alle informatie te geven die nodig is voor een goed begrip van de voorgestelde oplossing. In welke mate kan deze versoepeld worden?

Il sera plus facile au niveau de l’analyse de suivre la structure donnée dans le critère d’attribution « déploiement de la nouvelle plateforme ». Le pouvoir adjudicateur autorise 30 pages recto A4.. Nee. Het zal qua analyse makkelijker zijn om de structuur die werd opgegeven in het gunningscriterium "uitrol van het nieuw platform" te volgen. De aanbestedende overheid geeft toelating voor 30 blz. recto A4.

C.

Attribution

24 FR Le critère « prix » pour l’offre de base

prend en compte (notamment)

156

4.3.2.

Méthode

de

déterminat

ion de la

meilleure

offre.

1 Prix /70

Base scanners haut-volume = Prix HTVA

(en Eur) pour la mise à disposition, la

livraison, l’installation, la mise en service,

la formation de 20 opérateurs et la

maintenance de scanners de documents à

hauts-volumes pour une capacité de 20

millions de pages scannées (2 à Jambes et

2 à Gand);

Nous supposons que le prix correspond à

une capacité de 20 millions de pages par

an (correspondant à la formulation qui

est mentionnée dans l’inventaire des

prix).

QUESTION : pouvez-vous confirmer ?

Het criterium 'prijs' voor de basisofferte

houdt rekening met (in het bijzonder)

scanners voor grote volumes = Prijs excl.

btw (in Euro) voor de

terbeschikkingstelling, de levering, de

installatie, de inwerkingstelling, de

opleiding van 20 operatoren en het

onderhoud van documentscanners voor

grote volumes met een capaciteit van 20

miljoen gescande pagina's (2 in Jambes

en 2 in Gent)

En effet les 20.000.000 de documents scannés sont basées sur un an. De 20.000.000 gescande documenten zijn inderdaad gebaseerd op een jaar.

157

We veronderstellen dat de prijs

overeenkomt met een capaciteit van 20

miljoen pagina's per jaar (komt overeen

met de formulering die vermeld wordt in

de prijsinventaris).

VRAAG: Kunt u dat bevestigen?

C.

Attribution

4.3.2.

Méthode

de

déterminat

ion de la

meilleure

offre.

1 Prix /70

24 FR Le nombre de points est calculé sur base

d’une formule. Cette formule est donnée

pour l’offre de base et pour la variante.

QUESTION : comment sera calculée la

cote finale prenant en compte l’offre de

base et la variante ?

Het aantal punten wordt berekend op

basis van een formule. Deze formule

wordt gegeven voor de basisofferte en

voor de variant.

VRAAG: hoe zal het definitieve cijfer berekend worden rekening houdend met de basisofferte en de variant?

Le calcul final sera réalisé comme si deux offres étaient remises par soumissionnaire et la meilleure des offres base ou variante pour l’ensemble des soumissionnaires sera retenue. De eindberekening wordt gemaakt alsof er twee offertes per inschrijver werden ingediend en de beste basisofferte of offerte voor de variant van alle inschrijvers zal worden gekozen.

C.

Attribution

4.3.2.

Méthode

de

déterminat

25 FR Le critère prix pour la variante est

exprimé par une formule dans laquelle

figure le facteur « Logiciels ». Ce facteur

« Logiciels » n’est pas multiplié par le

nombre d’années du projet alors que

158

ion de la

meilleure

offre.

1 Prix /70

dans la formule équivalente pour l’offre

de base il est multiplié par « 6 ».

QUESTION : le prix du logiciel doit-il être multiplié par 6 dans la variante ? Het prijscriterium voor de variant wordt

uitgedrukt door een formule waarin de

factor 'Software' voorkomt. Deze factor

'Software' wordt niet vermenigvuldigd

met het aantal jaren van het project

terwijl de gelijkwaardige formule voor de

basisofferte vermenigvuldigd wordt met

'6'.

VRAAG: dient de prijs van de software met 6 vermenigvuldigd worden in de variant?

P offre = Variante scanners à haut-volume + 6 x Variante maintenance scanners

à haut-volume + la somme des commandes ultérieures « variante maintenance

scanners à haut-volume » + Variante scanners documentaires+ 6 x Variante

maintenance scanners documentaires + la somme des commandes ultérieures

« variante maintenance scanners documentaires » + Variante ouvreuses

d’enveloppes + 6 x Variante maintenance ouvreuses d’enveloppes +

la somme des commandes ultérieures « variante maintenance ouvreuses

d’enveloppes » + Variante formation + 6 x Logiciels + la somme des commandes

ultérieures « Logiciels » + Formation de 50 opérateurs + 15 x Formation

d’un nouvel opérateur + Formation de 6 administrateurs + Formation d’un

159

opérateur chargé de modifications + 6 x (200 x Assistance complémentaire

P offerte = Variante scanners voor grote volumes + 6 x Variante onderhoud

scanners voor grote volumes + de som van de latere bestellingen "variante

onderhoud scanners voor grote volumes" + Variante document scanners +

6 x Variante onderhoud documentscanners + de som van de latere bestellingen

"variante onderhoud documentscanners" + Variante briefopeners + 6 x Variante

onderhoud briefopeners + de som van de latere bestellingen "variante onderhoud

briefopeners" + Variante opleiding + 6 6 x Software + de som van de latere

bestellingen "Software" + Opleiding van 50 operatoren + 15 x Opleiding van

een nieuwe operator + Opleiding van 6 beheerders + Opleiding van een

operator belast met de wijzigingen + 6 x (Aanvullende bijstand

160

D.

Exécution

6.1.2 Logiciels

31 FR A l’issue de chaque phase, il est prévu une

réception technique. Il sera vérifié que les

logiciels, le

hardware et le matériel de connexion

soient conformes aux prescriptions

techniques prévues au

volet E. du présent cahier spécial des

charges.

QUESTION 1 : quel matériel de connexion

est visé ?

QUESTION 2 : y a-t-il un autre matériel à

fournir que celui qui est listé au

paragraphe 4.3.1 « Scanners à haut

volume et documentaires, ouvreuses »

du chapitre E.

Si oui pouvez-vous préciser lequel ? Er wordt een technische oplevering

voorzien bij afloop van elke fase. Er zal

gecontroleerd worden of de software, de

hardware en verbindingsmaterialen

conform de technische voorwaarden zijn

die voorzien werden in luik E. van dit

bijzonder bestek.

VRAAG 1: welk verbindingsmateriaal wordt er voorzien?

Oui et celle-ci ne donnera lieu à aucun paiement. Seule la réception provisoire y donnera droit. Tout le personnel qui serait nécessaire pour assurer la connexion entre le harware et les softwares. Non. Les serveurs virtuels sont à notre charge, le réseau est mis à votre disposition. Le fournisseur doit fournir la connectique spécifique au fonctionnement de son matériel. Ja en hiervoor zal er geen enkele betaling plaatsvinden. Enkel de voorlopige oplevering zal recht geven op betaling. Al het personeel dat nodig zou zijn voor de verbinding tussen de hardware en de software. Neen. De virtuele servers zijn ten laste van ons, het netwerk wordt te uwer beschikking gesteld. De leverancier moet de verbindingsmaterialen leveren die specifiek zijn voor de werking van het geleverde materiaal.

161

VRAAG 2: dient er ander materiaal voorzien te worden dan wat opgelijst werd in paragraaf 4.3.1 'Scanners voor grote volumes en documentscanners, openers' van hoofdstuk E. Indien ja, kunt u preciseren welke?

D.

Exécution

10.2 Amendes

40 FR En cas d’incident bloquant, si la situation

normale n’est pas rétablie dans le délai

fixé dans le SLA,

une amende de 100 € sera due de plein

droit pour chaque heure écoulée entre la

déclaration de

l’incident et le retour à la situation

normale.

QUESTION : les heures écoulées

s’entendent-elles comme des heures

ouvrables ou comme des heures

Les heures écoulées s’entendent comme des heures ouvrables voir point 4.3.9 SLA� indicent bloquant entre 8h00 et 16h00.

162

calendaires (24 heures par jour, 7 jours

sur 7) ?

Si la réponse est « heures calendaires », le SPF peut-il garantir qu’une intervention pourra se poursuivre en dehors des heures ouvrables en cas de nécessité ? Bij een incident zal, indien de normale

situatie niet hersteld is binnen de termijn

die in de SLA bepaald werd, van

rechtswege een boete van €100

verschuldigd zijn voor elk uur dat

verstrijkt tussen de melding van het

incident en het herstellen van de normale

situatie.

VRAAG: de uren die verstrijken, worden die beschouwd als enkel werkuren of lopen deze door (24 uren per dag, 7 dagen op 7? Indien het antwoord is 'de uren lopen door', kan de FOD dan garanderen dat een interventie indien nodig verdergezet kan worden na de kantooruren?

Un errata sera publié. Cela n’est pas d’application. De uren die verstreken zijn, worden als werkuren beschouwd ; zie punt 4.3.9 SLA� blokkerend indicent tussen 8u00 en 16u00. Een erratum zal worden gepubliceerd. Dit is niet van toepassing.

E.

Prescriptio

ns

techniques.

1.

Description

42 FR Les premières solutions ont été mises en

place dans le cadre de projets pilotés par

les administrations générales, ce qui a

conduit à une architecture comportant de

nombreuses interactions entre les

fonctionnalités de

Si la fonctionnalité doit évidemment être gardée au niveau du SPF, il n’est pas conseillé d’un point de vue architectural SOA d’intégrer des différentes fonctionnalités dans une même entité : c’est au niveau applicatif seul que les validations fonctionnelles de ce type doivent être réalisées (et le sont déjà).

163

du

contexte

1.1

Contexte

dématérialisation/reconnaissance et les

applications en charge du traitement des

informations. Dans le futur le SPF

souhaite évoluer vers une architecture

dans laquelle les interactions seront plus

limitées.

Lors de la visite du centre de Namur il a

été expliqué que certains résultats bien

que reproduisant fidèlement le contenu

du document papier sont rejetés par

l’Administration fiscale (dans le cas précis

parce qu’un couple a rempli un seul

formulaire pour deux personnes alors

que l’Administration ne connait qu’un

individu). Ce comportement est

effectivement le résultat d’une

interaction forte.

QUESTION 1: Une telle interaction forte

devra-t-elle être maintenue dans le futur

ou peut-on prendre l’hypothèse que la

nouvelle solution à mettre en place

implémentera des interactions

nettement plus limitées ?

QUESTION 2 : Si la nouvelle solution à mettre en place doit implémenter des interactions nettement plus limitées, les applications utilisatrices des informations (par exemple TAXI) seront-elles

Aangezien de functie uiteraard op het niveau van de FOD moet worden behouden, is het vanuit een architecturaal SOA standpunt niet aangeraden om verschillende functies in eenzelfde entiteit te integreren : het is enkel op toepassingsniveau dat de functionele valideringen moeten gebeuren (en dat is nu al het geval).

164

disponibles pour fonctionner selon ce nouveau mode de fonctionnement dès le début du projet ou le mode d’interaction limité sera-t-il mis en place progressivement au cours du projet, à savoir qu’en début de projet le mode d’interaction sera celui qui prévaut actuellement ? De eerste oplossingen werden ingevoerd

in het kader van projecten gestuurd door

de algemene administraties, wat geleid

heeft tot een architectuur met talrijke

interacties tussen dematerialiserings-

/herkenningsfuncties en de applicaties

voor de informatieverwerking. In de

toekomst wil de FOD evolueren naar een

architectuur waarbij de interacties eerder

beperkt zullen zijn.

Tijdens het bezoek aan het centrum van Namen werd uitgelegd dat bepaalde resultaten door de fiscale administratie verworpen werden ook al reproduceren ze trouw de inhoud van het papieren document (in specifiek geval omdat een koppel één enkel formulier ingevuld had voor twee personen, terwijl de administratie slechts één individu kende). Dit is inderdaad het resultaat van een sterke interactie.

Le marché n’implique aucun support de Taxi ou autre application métier.

De opdracht impliceert geen enkele support Taxi of andere werktoepassing.

165

VRAAG1: Dient dergelijke sterke interactie in de toekomst behouden te blijven of kan er uitgegaan worden van de hypothese dat de nieuwe oplossing die opgezet dient te worden, interacties zal implementeren die duidelijker afgelijnd zijn? VRAAG2: Indien de nieuwe oplossing die opgezet dient te worden duidelijker afgelijnde interacties dient te implementeren, zullen de gebruikersapplicaties dan beschikbaar zijn (bijvoorbeeld via TAXI) om volgens deze nieuwe werkwijze te functioneren van bij de start van het project of zal de beperkte interactiemodus geleidelijk aan opgezet worden in de loop van het project, nl. dat de interactiemodus bij de start van het project diegene zal zijn die momenteel het belangrijkst is?

E.

Prescriptio

ns

techniques.

4.2.1

Numérisati

on

4.2.1.1 Scanners de

85 FR Les vitesses de scanning demandées sont

exprimées en documents par heure et

non en pages par heure : entre 15.000

documents A4 à numériser par heure en

résolution 300 dpi et 24.000 documents

A4 à numériser par heure en résolution

200 dpi à haut débit

QUESTION : Pouvez-vous donner le

nombre de pages par document à utiliser

(ou une vitesse en pages par heure) afin

Un document = deux faces.

166

production à haut volume

de nous permettre de proposer un

scanner répondant aux prescriptions ?

De gevraagde scansnelheden worden uitgedrukt in documenten per uur en niet in pagina's per uur: tussen 15.000 A4-

documenten te digitaliseren per uur in

resolutie 300 dpi en 24.000 A4-

documenten te digitaliseren per uur in

resolutie 200 dpi aan hoge snelheid

VRAAG: Kunt u het aantal pagina's (of een snelheid in pagina's per uur) per document om te gebruiken doorgeven om ons toe te laten een scanner aan te bieden die voldoet aan de voorschriften?

Een document = tweezijdig.

E.

Prescriptio

ns

techniques.

4.2.1

Numérisati

on

4.2.1.1 Scanners de production à haut volume

85 FR Les scanners proposés doivent être

pourvus d’un système de tri des

documents scannés qui permet de

garantir l’ordre des documents entre

l’entrée et la sortie ?

QUESTION : Combien de dispositifs de

sortie (paniers) doivent-ils être fournis

avec chaque scanner ?

Dienen de voorgestelde scanners

uitgerust te zijn met een systeem voor het

sorteren van gescande documenten, dat

de volgorde van de documenten verzekert

3

167

tussen de input en output van

documenten?

VRAAG: Hoeveel uitwerpsystemen

(manden) dienen voorzien te worden bij

elke scanner?

E.

Prescriptio

ns

techniques.

4.2.2.1

Traitement

des

différents

types de

documents

Registres

89 FR Il est clair que les fonctionnalités à offrir

doivent permettre la :

….

Classification automatique de documents

(détermination du type du document) ;

Reconnaissance plein-texte.

Dans la mesure où un registre contient généralement des documents de même type et que le contenu peut être constitué d’écriture manuscrite cursive, confirmez-vous que les fonctions de classification et de reconnaissance plein texte doivent être fournies pour tous les registres ? Het is duidelijk dat de aan te bieden

functionaliteiten het volgende mogelijk

moeten maken:

….

Ce sont des documents pour lesquelles il s’agit d’une écriture cursive. Le but est de les scanner en PDF avec une reconnaissance plein-texte. Le but est la conservation de données. Par reconnaissance plein-texte, le pouvoir adjudicateur entend pouvoir utiliser un moteur de recherche permettant aux utilisateurs de limiter les recherches plein texte à un champ particulier dans un enregistrement de données avec possibilité de classification de documents. Het zijn documenten met een cursief schrift. De bedoeling is om ze te scannen in PDF maar er wordt geen herkenning gevraagd. De bedoeling is de gegevens te bewaren.

168

Automatische classificatie van

documenten (bepalen van het type

document);

Full-text herkenning.

In de mate waarin een register doorgaans documenten van hetzelfde type bevat en de inhoud vervangen kan worden door cursief handschrift, bevestigt u dan dat de classificatiefuncties en full-text herkenning voor alle registers geleverd dienen te worden?

E.

Prescriptio

ns

techniques.

4.3.9 SLA

104 FR Incident bloquant :

o du lundi au vendredi de 7h30 à 16h00 ;

o Signifie que la plateforme n’est pas

accessible.

QUESTION : comment interpréter

‘plateforme n’est pas accessible ‘ pour les

scanners de documents à haut volume

installés dans chaque centre ?

Blokkerend incident:

o van maandag tot vrijdag van 7u30 tot

16u00;

o Betekent dat het platform niet

toegankelijk is.

VRAAG: hoe moeten we 'platform is niet toegankelijk' interpreteren voor de

Cela signifie que l’incident a des conséquences significatives sur la

production

Voici des exemples.

Ex : incidents bloquants : Introduction du ticket le lundi à 15h30, le temps d’intervention est de 2 heures ouvrables. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 9h30 le mardi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum 6 heures après l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 13h30 le mardi. Ex 1: incidents non-bloquants : Introduction du ticket le mardi à 10h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 10h00 le mercredi. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours

169

scanners voor grote hoeveelheden die in elk centrum geïnstalleerd worden?

calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 10h00 le lundi suivant. Ex 2: incidents non-bloquants :

Introduction du ticket le vendredi à 14h00, le temps d’intervention est de 24 heures calendriers. Cela signifie que le traitement doit avoir lieu au plus tard à 14h00 le lundi étant donné que les interventions ne sont pas prévues le week-end. Le temps de retour à la normal doit avoir lieu dans les maximum5 jours calendriers l’enregistrement de l’incident à savoir au plus tard à 14h00 le samedi suivant et reporté au lundi. Dit betekent dat het incident ernstige gevolgen heeft voor de productie.

Ziehier enkele voorbeelden.

Bvb. blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op maandag 15.30 u., de interventietijd bedraagt 2 werkuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste dinsdag om 9.30 u moet klaar zijn. De tijd voor de terugkeer naar de normale toestand moet plaatsvinden binnen maximum 6 uur na de registratie van het incident, dit is ten laatste dinsdag om 13.30 u. bv 1. niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op dinsdag 10.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste woensdag om 10.00 u klaar moet zijn. De tijd

170

om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende maandag om 10.00 u. bv. 2 niet-blokkerende incidenten: Invoering van het ticket op vrijdag 14.00 u., de interventietijd bedraagt 24 kalenderuren. Dit betekent dat de verwerking ten laatste op maandag om 14.00 u. klaar moet zijn aangezien er geen interventies voorzien zijn tijdens het weekend. De tijd om de normale toestand te herstellen mag maximum 5 kalenderdagen na de registratie van het incident bedragen, dit is ten laatste de volgende zaterdag om 14.00 u en uitgesteld naar maandag.

F. Annexes

Annexe 2. Inventaire des prix

112 FR 1) Scanners à haut volume :

A) Prix en Eur pour la mise à

disposition, la livraison,

l’installation, la mise en service,

le respect d’un SLA la formation

de 20 opérateurs et la

maintenance de scanners de

documents à hauts-volumes pour

une capacité de 20 millions de

pages à scanner sur base

annuelle (2 à Jambes et 2 à

Gand).

QUESTION : l’expression « sur base

annuelle » porte-elle sur le volume à

traiter ou sur le prix ou sur les deux ?

En effet.

171

Nous supposons qu’elle porte sur les

deux mais nous souhaiterions une

confirmation.

Notre interprétation est donc la suivante

« le prix pour la mise à disposition

pendant un an d’une solution capable de

traiter 20 millions de pages par an »

comme le laisse supposer le critère

d’attribution « prix » qui multiplie le prix

en question par 6 (années de contrat).

Pouvez-vous confirmer que notre interprétation est correcte ?

2) Scanners voor grote volumes:

B) Prijs in Euro voor de

terbeschikkingstelling, de

levering, de installatie, de

inwerkingstelling, het naleven

van een SLA, de opleiding van 20

operatoren en het onderhoud van

documentscanners voor grote

volumes met een capaciteit van

20 miljoen gescande pagina's op

jaarbasis (2 in Jambes en 2 in

Gent).

VRAAG: heeft de uitdrukking 'op jaarbasis' betrekking op het te verwerken volume of op de prijs of op beide? We veronderstellen dat deze op beide

Inderdaad.

172

betrekking heeft, maar we zouden graag een bevestiging hebben. Onze interpretatie is dus als volgt 'de prijs voor de terbeschikkingstelling gedurende één jaar van een oplossing waarmee 20 miljoen pagina's per jaar verwerkt kunnen worden' zoals het gunningscriterium 'prijs' laat veronderstellen en dat de prijs in kwestie met 6 (jaren van de overeenkomst) vermenigvuldigt. Kunt u bevestigen dat onze interpretatie correct is?

F. Annexes

Annexe 2. Inventaire des prix

112 FR B) Prix en Eur par commande ultérieure

pour la mise à disposition, le respect d’un

SLA et la maintenance de scanners de

documents à hauts-volumes (2 à Jambes

et 2 à Gand) pour une capacité de 1

million de pages à scanner.

Dans le volume de pages à traiter il n’est

plus fait référence à une période de

traitement (par exemple sur base

annuelle).

Pages 5 et 6 du CSCh on exprime que

« Pour les commandes ultérieures au

cours d’une année, le pouvoir

adjudicateur pourra reporter le solde non

utilisé à l’année suivante ».

173

QUESTION 1: De ces deux passages nous

concluons que le SPF souhaite obtenir un

prix pour un volume de pages à

consommer sur une période non

précisée. Cette interprétation est-elle

correcte ?

QUESTION 2 : Confirmez-vous qu’il ne

s’agit pas de scanners à fournir en plus

des 4 scanners à haut volume à proposés

pour assurer le volume de 20 millions de

pages par an ?

B) Prijs in Euro per latere bestelling voor

het ter beschikking stellen, het

respecteren van een SLA en het

onderhoud van documentscanners voor

grote volumes (2 in Jambes en 2 in Gent)

met een capaciteit van 1 miljoen

gescande pagina's.

In het volume te verwerken pagina's

wordt niet verwezen naar een

verwerkingsperiode (bijvoorbeeld op

jaarbasis).

Op pagina's 5 en 6 van het BB staat 'voor

latere bestellingen in de loop van een

jaar, kan de aanbestedende overheid het

En effet. Il ne s’agit pas de scanners supplémentaires mais bien que les scanners en place puisse être capables d’assumer les commandes supplémentaires. Inderdaad Het gaat niet om bijkomende scanners maar wel dat de geïnstalleerde scanners bijkomende bestellingen moeten aankunnen.

174

niet-gebruikte saldo overdragen naar het

volgende jaar.'

VRAAG 1: Uit deze twee passages

besluiten we dat de FOD een prijs wil

verkrijgen voor een volume aan pagina's

dat verbruikt dient te worden over een

niet nader gepreciseerde periode. Is deze

interpretatie correct?

VRAAG 2: Bevestigt u dat het niet om

scanners gaat die geleverd moeten

worden bovenop de 4 scanners voor een

groot volume die aangeboden worden

om het volume van 20 miljoen pagina's

per jaar te verzekeren?

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