par Jean-François Lavigne - ExpoCondo - L'exposition virtuelle de la copropriété · 2017. 4....

par Jean-François LavigneArchitecte OAQ Professionnel agréé LEED

Membre du Conseil de l’enveloppe du bâtiment du Québec

CONDO WEEKEND 2017Le 29 avril 2017

L’appel d’offres en copropriété Qu’est-ce qu’un appel d’offres? Quand a-t-on besoin de procéder à un appel d’offres? Quel peut être l’objet d’un appel d’offres? Qu’est-ce que ça prend pour lancer un appel d’offres? Les documents d’appel d’offres Les documents de soumission L’analyse et la signature du contrat La surveillance du contrat Les garanties et réclamations

ZARATÉ LAVIGNE ARCHITECTES INC. 2017

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Un processus structuré par lequel un syndicat de copropriété demande des soumissions à des fournisseurs pour obtenir des biens ou des services.

Le syndicat appelle des fournisseurs à lui présenter des offres formelles (soumissions) en vue d’acheter des biens ou des services.

Ces services peuvent être pour de la construction, des réparations ou des dépenses d’opération courantes.


Quand a-t-on besoin de procéder à un appel d’offres ?

Lors que le montant des biens et services dépasse le montant maximal autorisé par un règlement de votre copropriété.

Lorsque le syndicat désire comparer sérieusement les offres de différents fournisseurs.

Lorsque le syndicat désire valider le montant payé à un fournisseur habituel.


Quel peut être l’objet d’un appel d’offres?

Pratiquement tout ce qui s’achète ! Remplacement des tapis, lavage des vitres Déneigement Réparations de dommages matériels Remplacement des portes et fenêtres Modernisation des corridors communs Mise à niveau de l’ascenseur ou de l’éclairage Aménagement d’une terrasse au toit


Qu’est-ce que ça prend pour lancer un appel d’offres?

Un besoin défini précisément. Les fonds nécessaires disponibles. Un répondant. Des soumissionnaires invités. Des documents d’appel d’offres. Une période de soumission. Une date de clôture.


Qui est le répondant?

Un ( e ) administrateur (trice) Un ( e ) gestionnaire externe Un ( e ) professionnel (le)

Il faut éviter de laisser plusieurs personnes fournir des informations divergentes aux soumissionnaires car cela ne peut que créer de la confusion…

Éviter les chaines de courriel…


Qu’est-ce qu’un délai raisonnable d’appel d’offre?

Si c’est un fournisseur unique, deux semaines suffisent généralement.

Si des sous-traitants sont impliqués, alors le minimum devrait être de trois semaines.

Un délai trop court entraîne souvent des soumissions bâclées.

Un délai trop long entraîne parfois un désintéressement ou des problèmes de disponibilité.


Les documents d’appel d’offres.(à remettre aux soumissionnaires)

Une lettre d’invitation aux soumissionnaires invités. Un cahier de charges contenant habituellement:

- Conditions générales- Devis - Dessins- Fiches techniques- Formulaires


Les conditions générales Permis Heures et droits d’accès Entreposage Toilettes Électricité Protection Assurances Paiements …


Le devis des travaux

Ne pas confondre devis et soumission. Ne pas confondre devis et dessins. Les sections de devis de construction (DCC). Les trois parties d’une section: - normes - produits - mise en oeuvre


Les documents de soumission(à recevoir des soumissionnaires)

Formulaire de soumission Formulaire d’autorisation de signature Formulaire de statut juridique Formulaire de références Copie de la license RBQ N.E.Q. Numéros de TPS et TVQ Preuve d’assurance


L’analyse des soumissionsLes critères d’analyse:• La conformité de la soumission.• Le montant de la soumission.• L’absence d’exclusions.• Le délai d’exécution.

La recommandation formelle au Syndicat.

L’information aux soumissionnaires.


Le contratTypes de contrat:

Le Bon de commande Le Contrat personnalisé Le Contrat normalisé (APCHQ, CCDC, …)

Le lien entre la soumission et le contrat doit être clair et mentionné au contrat.


La surveillance du contrat Qui est responsable de veiller à ce que tous les

travaux prévus au contrat soient réalisés complètement et entièrement selon les exigences du contrat ?

La notion de paiement progressif. L’approbation des paiements. La retenue contractuelle. La fin du contrat. La libération de la retenue.


Les garanties

La garantie sur les matériaux: selon le manufacturier La garantie pour les malfaçons. CCQ2120. L’entrepreneur, l’architecte et l’ingénieur

pour les travaux qu’ils ont dirigés ou surveillés et, le cas échéant, le sous-entrepreneur pour les travaux qu’il a exécutés, sont tenus conjointement pendant un an de garantir l’ouvrage contre les malfaçons existantes au moment de la réception, ou découvertes dans l’année qui suit la réception.


La garantie pour les vices de conception.

CCQ2121. L’architecte et l’ingénieur qui ne dirigent pas ou ne surveillent pas les travaux, ne sont responsables que de la perte qui résulte d’un défaut ou d’une erreur dans les plans ou les expertises qu’ils ont fournis.

La garantie pour les vices de construction. Attention aux délais de prescription. Il appartient toujours aux tribunaux de déterminer si un

vice était caché.


Les réclamations sous garantie

Première étape: constat de la problématique. Deuxième étape: dénonciation. Troisième étape: expertise de construction. Quatrième étape: tentative de médiation. Cinquième étape: arbitrage (si Plan de garantie). Sixième étape: judiciarisation.


En résumé: Un appel d’offres est une démarche structurée pour

obtenir le meilleur prix et combler un besoin précisément défini.

Les documents d’appel d’offre fixent les limites du contrat au préalable et évitent les malentendus.

La quantité de documents dépend de la complexité du service requis.

Le contrat lié à l’appel d’offres facilite le processus de réclamation le cas échéant.


Merci !


zaratelavigne.com

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