PAIE et GRH 2013 - Zone client · 3.1 Rétroactivité massive – Personnel non enseignant..... 12...

PAIE et GRH 2013

Versements rétroactifs –

Ententes 2015-2020

Septembre 2016

Table des matières

Introduction ................................................................................................................................................. 1

FAQ 2

A. Majoration des salaires ....................................................................................................................... 3

1 Préalables ............................................................................................................................................. 3

1.1 Maintien de l’équité salariale ....................................................................................................... 3

1.2 Chargement des échelles salariales ........................................................................................... 3

1.2.1 Chargement du fichier des échelles salariales enseignants .......................................... 3

1.2.2 Chargement du fichier des échelles salariales non enseignants ................................... 4

1.3 Table - Date effective des échelles salariales des enseignants ................................................. 4

1.4 Particularité – Chapitre 10........................................................................................................... 5

1.5 Majoration des échelles 800 à 999 ............................................................................................. 5

1.6 Année budgétaire d’imputation ................................................................................................... 6

1.7 Imputation de la rétroactivité ....................................................................................................... 6

2 Changement massif des salaires - Indexation ................................................................................. 7

2.1 Changement massif des salaires ................................................................................................ 8

2.1.1 Dossier avec message S008........................................................................................ 10

2.1.2 Traitement effectué ...................................................................................................... 10

3 Rétroactivité massive ....................................................................................................................... 11

3.1 Rétroactivité massive – Personnel non enseignant .................................................................. 12

3.2 Rétroactivité massive – Personnel enseignant ......................................................................... 14

4 Changement massif des salaires spécial au 1er juillet 2016 ......................................................... 16

5 Traitement manuel des paiements sur pièce répétitifs ................................................................. 20

6 Rétroactivité des paiements sur pièce ............................................................................................ 21

6.1 Personnel professionnel et de soutien ...................................................................................... 22

6.2 Personnel enseignant ............................................................................................................... 24

7 Ajustement 3/2600e ............................................................................................................................ 26

8 Versement annuel des avantages sociaux monnayés .................................................................. 27

9 Majoration des suppléments annuels à l’emploi ........................................................................... 29

10 Rétroactivité des suppléments annuels – SQL707 ........................................................................ 30

10.1 Paramètres d’exécution ............................................................................................................ 30

10.2 Traitements effectués – Majoration des suppléments annuels................................................. 32

10.3 Traitements effectués – Génération des paiements ................................................................. 33

11 Rétroactivité sur les primes – SQL742 ............................................................................................ 34

11.1 Paramètres d’exécution ............................................................................................................ 34

12 Congés sans solde rachetable – SQL907 ....................................................................................... 36

B. Versement du forfaitaire 2015 .......................................................................................................... 38

1 Préalables ........................................................................................................................................... 38

12.1 Création d’un nouveau code de paiement ................................................................................ 38

12.2 Chargement des échelles salariales ......................................................................................... 39

12.3 Année budgétaire d’imputation ................................................................................................. 39

12.4 Imputation de la rétroactivité ..................................................................................................... 40

13 Production – Versement du forfaitaire 2015 ................................................................................... 41

13.1 Déclenchement de la production Versement du forfaitaire 2015 .............................................. 42

13.1.1 Onglet Sélection des employés .................................................................................... 42

13.1.2 Onglet Traitement ......................................................................................................... 43

13.1.3 Onglet Impression ........................................................................................................ 45

13.2 Génération des transactions de paiements .............................................................................. 45

14 Rapport de production ...................................................................................................................... 46

14.1 Liste des paiements versés....................................................................................................... 46

14.2 Liste des paiements non traités ................................................................................................ 46

15 Liste des paiements versés .............................................................................................................. 48

15.1 Onglet Sélection des employés ................................................................................................ 48

15.2 Onglet Traitement ..................................................................................................................... 49

15.3 Onglet Impression ..................................................................................................................... 49

C. Imputation de la paie ......................................................................................................................... 50

D. Relevés d’emploi ............................................................................................................................... 51

E. Listes Synthèses ............................................................................................................................... 52

1 Préalables à l’utilisation de l’outil des listes synthèses ............................................................... 52

1.1 Création de la table SQL PAIT_RETRO_2015 ......................................................................... 52

1.2 Exécution de la requête SQL910 .............................................................................................. 53

1.3 Source de données ODBC........................................................................................................ 54

2 Démarrage de l’outil des listes synthèses ...................................................................................... 55

2.1 Listes produites ......................................................................................................................... 56

2.1.1 Liste complète (syndicats) ............................................................................................ 56

2.1.2 Liste unique pour les employés .................................................................................... 57

Conclusion ................................................................................................................................................. 58

PAIE et GRH Ententes 2015-2020

Introduction

© GRICS, 2016 1

Introduction

Dans ce document, nous vous proposons une marche à suivre afin de procéder aux versements des rétroactivités liées à la signature des conventions collectives 2015-2020. La procédure englobe quatre (4) étapes importantes :

Section Étapes Description

A Majoration des salaires Changement massif des salaires rétroactif à la 141e journée de l’année 2015-2016 pour le personnel enseignant et au 1er avril 2016 pour le personnel non enseignant.

B Versement du forfaitaire Versement de la rémunération additionnelle (forfaitaire) couvrant de la 141e journée de 2014-2015 à la 140e journée de 2015-2016 pour le personnel enseignant et du 2015-04-01 au 2016-03-31 pour le personnel non enseignant.

C Imputation de la paie Imputation des rétroactivités au système financier selon les spécifications du ministère de l’Éducation. Toutes les sommes rétroactives antérieures au 2016-07-01 doivent être imputées en 2015-2016.

D Relevés d’emploi amendés Amendement massif des relevés d’emploi selon les spécifications de Service Canada.

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PAIE et GRH 2013 Ententes 2015-2020

FAQ

FAQ

Cette section a pour objectif de répondre à certains questionnements que vous pourriez avoir concernant la procédure de ce document. N’hésitez pas à communiquer avec l’équipe de soutien de PAIE et GRH 2013 pour toutes questions additionnelles.

Question : Peut-on inverser l’ordre d’exécution entre le versement du forfaitaire et la majoration des salaires?

Réponse : Il n’y a aucun problème à procéder tout d’abord à l’étape du versement du forfaitaire

documenté à la section B du présent document et ensuite à la majoration des échelles documentée à la section ou inversement. Ce qui est important est d’avoir complété toutes les opérations à l’intérieur d’un même cycle de paie dans l’objectif de verser l’ensemble de la rétroactivité sur la même paie.

Question : Peut-on charger les échelles salariales et effectuer seulement le changement massif des salaires et au prochain calcul de paie, effectuer le calcul des rétroactivités?

Réponse : Il n’est pas recommandé de procéder ainsi, car cela rend incohérent l’historique des

emplois en fonction des échelles salariales. À la sauvegarde de l’emploi, le système détectera une incompatibilité entre le taux de l’emploi et l’échelle salariale et proposera de faire la modification. Si l’on répond oui à la question, le nouveau taux s’appliquera à l’emploi et si l’on répond non, le taux de l’emploi sera catégorisé « Taux hors échelle ». Dans les deux (2) cas, aucune rétroactivité ne sera effectuée sur cet historique d’emploi.

Question : Dans le document, il est question de procéder au recalcul de l’ajustement 3/2600e.

Si, pour ma CS, nous n’avons pas encore effectué le calcul de l’ajustement 3/2600e pour l’année budgétaire 2015-2016, doit-on quand même effectuer cette étape?

Réponse : Non. Au moment où la production sera déclenchée et puisque les rétroactivités auront

été versées, la production tiendra compte de l’augmentation salariale et l’ajustement 3/2600e sera alors calculé correctement et inclura la majoration des échelles à la141e journée de 2015-2016.

Question : La table d’imputation de la rétroactivité doit être complétée pour le calcul du

forfaitaire et vidée pour la majoration des échelles. Existe-t-il un outil qui permet de remplir et de vider cette table automatiquement?

Réponse : Malheureusement, un tel outil développé par la GRICS n’existe pas. Si vous n’avez pas

déjà développé un outil permettant ces opérations pour votre CS, la table devra être complétée et vidée manuellement.

Question : Si je n’ai toujours pas effectué le calcul de l’expérience et le changement massif des salaires pour les enseignants, puis-je effectuer les productions décrites dans ce document?

Réponse : Il est recommandé d’avoir déjà effectué ces deux (2) productions avant de commencer

l’ensemble des productions de rétroactivités décrites dans ce document.


Majoration des salaires – Préalables

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A. Majoration des salaires

1 Préalables

1.1 Maintien de l’équité salariale

Le versement du maintien de l’équité salariale doit avoir été effectué avant de procéder à la majoration des salaires à la 141e journée de 2015-2016. Veuillez-vous référer au communiqué 16-020 du babillard de PAIE et GRH 2013 pour connaître les modalités de versement du maintien de l’équité salariale.

1.2 Chargement des échelles salariales

Vous devez procéder au chargement des échelles salariales pour les catégories de personnel de soutien, professionnel et enseignant.

Lors du chargement, vous devez être seul à utiliser l'environnement courant. Pour vous en assurer, vous pouvez ouvrir la fenêtre Liste des utilisateurs du menu Outils. Pendant la durée complète de cette production en finale, seule la consultation du dossier et des tables est disponible dans cet environnement.

Le chargement des échelles doit se faire en deux (2) étapes :

1.2.1 Chargement du fichier des échelles salariales enseignants

Pour ce faire, veuillez effectuer les étapes suivantes : 1. Dans le menu Outils, cliquer sur Productions d’initialisation, sur Chargement des données puis

sur Chargement des échelles salariales.

2. Cliquer sur la plaquette « … » et sélectionner le fichier texte dans le répertoire approprié.

TABL_ens_EN2015.txt

3. Décocher la case Simulation.

4. Important : Laisser vide la valeur No pièce système.

Important : Il est fortement déconseillé de procéder au chargement des échelles salariales si vous ne prévoyez pas effectuer les productions de rétroactivité décrites dans ce document immédiatement après avoir chargé celles-ci. En effet, le message interactif à l’emploi et aux historiques d’emploi « Le taux ne correspond pas à celui inscrit à l’échelle salariale. Désirez-vous utiliser celui à l’échelle? » s’affichera et selon la réponse sélectionnée, l’employé pourrait ne pas recevoir de rétroactivité pour cette période.



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5. Cliquer sur la plaquette « Démarrer ».

1.2.2 Chargement du fichier des échelles salariales non enseignants

Pour ce faire, veuillez effectuer les étapes suivantes : 1. Dans le menu Outils, cliquer sur Productions d’initialisation, sur Chargement des données, puis

sur Chargement des échelles salariales.

2. Cliquer sur la plaquette « … » et sélectionner le fichier texte dans le répertoire approprié.

TABL_nens_EN2015.txt

3. Décocher la case Simulation.

4. Important : Laisser vide la valeur No pièce système.

5. Cliquer sur la plaquette « Démarrer ».

1.3 Table - Date effective des échelles salariales des enseignants

La production Chargement des échelles salariales met à jour la table Dates effectives des échelles salariales utilisées pour les années où le calendrier de paie est créé. Elle permet d’indiquer la 141e journée des calendriers de paie enseignants. La table est complétée uniquement pour les groupes de paie où la date effective de l’échelle est différente de la date de l’échelle 301.



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1.4 Particularité – Chapitre 10

Pour le personnel de soutien assujetti au chapitre 10, les conventions collectives mentionnent que :

(…) l’employé reçoit pour chaque heure travaillée, le taux horaire moyen (Taux horaire moyen : taux minimum de l'échelle de traitement, plus le taux maximum de l'échelle de traitement, la somme étant divisée par deux (2)) de l'échelle de traitement correspondant à la classe d'emploi concernée. (…)

Le chargement des échelles ne crée pas l’échelon 01-98. Il doit être ajouté manuellement pour chacune des échelles des années concernées.

1.5 Majoration des échelles 800 à 999

Vous devez procéder à la majoration des échelles salariales « maison » (800 à 999).

Dans le menu Tables, cliquer sur Échelles salariales. Sélectionner ensuite l’échelle salariale souhaitée et cliquer sur « Rechercher ».

Veuillez procéder à la création de cette même échelle au 1er avril 2016 selon le pourcentage de majoration requis.



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1.6 Année budgétaire d’imputation

La rétroactivité couvrant du 2016-04-01 au 2016-06-30 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2015-2016 au 2016-06-30 pour le personnel enseignant doit être imputée à l’année budgétaire de 2015-2016. La production Imputation de la paie du menu Cycle de paie a été ajustée afin de respecter cette règle. Les ajustements auront pour effet de ne pas considérer la présence d’une date de fermeture des livres au champ « Date de fin » de l’année budgétaire 2015-2016 à la fenêtre Lien avec la gestion financière du menu Outils ► Paramètres ► Lien avec la GEF… si celle-ci est complétée, et ce, pour les paiements ayant un numéro de pièce système « C2015 » :

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet à la section C de ce document traitant de l’Imputation de la paie.

1.7 Imputation de la rétroactivité

La génération des comptes budgétaire doit se faire comme suit pour les paiements reliés à la majoration des échelles salariales :

Rétroactivité couvrant du 2016-04-01 au 2016-06-30 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2015-2016 au 2016-06-30 pour le personnel enseignant :

o Imputation selon les comptes budgétaires des emplois.

Rétroactivité couvrant du 2016-07-01 à aujourd’hui pour l’ensemble du personnel :


Important : Il est donc important d’avoir VIDÉ la table d’imputation de la rétroactivité au menu Tables avant de lancer en finale les productions « Rétroactivité massive » et « Rétroactivité des

paiements sur pièce ».


Changement massif des salaires – Indexation

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2 Changement massif des salaires - Indexation

La fonction Indexation permet d’indexer le salaire des emplois actifs. Pour les emplois sur pièce, il est possible d’indexer leur salaire lorsque les informations à l’emploi sont suffisantes. Le changement massif des salaires peut être effectué pour les employés d’un groupe de paie donné ou plusieurs corps d’emploi spécifiques, mais il ne peut être exécuté de façon anticipée, c’est-à-dire pour une date ultérieure à la période de paie courante. Il est recommandé de prendre une copie de sécurité avant l’exécution finale du changement massif des salaires. Si cette production est interrompue (volontairement ou non), il faudra réinstaller la copie de sécurité et reprendre la production. Lors de l’exécution finale de la production, vous devez être seul à utiliser l’environnement courant. Pour vous en assurer, ouvrir la fenêtre « Liste des utilisateurs » du menu Outils. Pendant la durée complète de l’exécution finale, seule la consultation du dossier et des tables est disponible dans cet environnement.



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2.1 Changement massif des salaires

Pour effectuer le changement massif des salaires pour le personnel enseignant, professionnel et soutien, veuillez sélectionner la production « Changement massif des salaires » au menu Productions.

La fenêtre suivante est appelée :

Veuillez compléter les paramètres suivants :

Type d’exécution Veuillez sélectionner la pastille Préliminaire pour exécuter cette production une première fois et Finale pour l’exécuter une seconde fois.

Type d’emploi Veuillez cocher les cases Automatique et Sur pièces puisque tous les types d’emploi sont concernés par l’augmentation de salaire.

Traitement Veuillez cocher la pastille Indexation.

Changement Veuillez inscrire la date de début de votre période de paie courante comme date de changement.

Ajustement Veuillez ne pas cocher la case Rétro individuelle.

Listes Anomalies seulement : lorsque cette option est sélectionnée, seuls les emplois en erreur apparaissent sur le rapport détaillé. Les avertissements et les emplois sans message ne sont pas imprimés. Rapport détaillé complet : la liste détaillée complète fournit les anomalies détectées ainsi que la liste de tous les employés faisant partie de la sélection, qu'ils aient obtenu ou non un changement de salaire.

No pièce système Veuillez ne sélectionner aucun numéro de pièce.



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Veuillez cliquer sur la plaquette « Sélection… ». La fenêtre Sélection des dossiers est appelée.

Veuillez sélectionner la pastille Corps d’emploi et inscrire 2***, 3***, 4*** et 5***. Cliquer sur la plaquette « Ok ».



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2.1.1 Dossier avec message S008

Il est possible que certains emplois soient rejetés avec le message S008, « Date du changement > période courante ». Ceci peut survenir pour les emplois ayant un groupe de paie avec rétention. Pour ces groupes de paie, la production Changement massif des salaires doit être reprise en spécifiant la date de début de période de ces groupes de paie au champ Date de la section Changement et en spécifiant le ou les groupe(s) de paie sous la plaquette Sélection….

2.1.2 Traitement effectué

Pour être éligible à l’indexation, l’emploi doit respecter les conditions suivantes :

Être inclus dans la liste des corps d’emploi ou groupes de paie sélectionnés.

Ne pas être en cessation d’emploi – État d’emploi différent de « Cxx ».

Ne pas être en erreur, c’est-à-dire ne pas être dans l’une des situations suivantes :

L’emploi n’existe pas dans la table des corps d’emploi.

La classification n’est pas présente à l’emploi.

L’échelle associée à ce corps d’emploi n’existe pas.

La classification de l’emploi n’existe pas dans les échelles salariales.

Le taux de base de l’emploi est différent de celui des échelles salariales.

Voici la procédure utilisée pour effectuer l’indexation salariale de l’emploi :

Si l’emploi est de catégorie enseignant 3*** et si le mode de rémunération est à l’heure, l’échelle 304 et la classification 0101 sont utilisées pour obtenir le taux dans les échelles salariales.

Si le mode de rémunération est à la leçon, l’échelle 305 est utilisée et l’échelon de la classification de l’emploi est remplacé par la constante 01.

Pour les autres cas, c’est l’échelle associée au corps d’emploi qui est utilisée ainsi que la classification de l’emploi.

Une fois positionné dans l’échelle salariale concernée, on obtient un taux. Ce taux devient le nouveau taux de base de l’emploi.

Si un nouveau taux est obtenu et s’il s’agit d’une exécution finale, l’emploi est mis à jour. La date effective de l’emploi devient égale à la date du changement massif. Si l’automatisme concernant le calcul de l’ajustement est demandé, les informations le concernant sont également copiées à l’emploi.

Le taux des paiements sur pièce à taux fixe et à taux variable au dossier est réévalué.


Rétroactivité massive

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3 Rétroactivité massive

Il est recommandé de prendre une copie de sécurité avant l’exécution finale de la rétroactivité massive. Si cette production est interrompue (volontairement ou non), il faudra réinstaller la copie de sécurité et reprendre la production. Lors de l’exécution finale de la production, vous devez être seul à utiliser l’environnement courant. Pour vous en assurer, ouvrir la fenêtre « Liste des utilisateurs » du menu Outils. Pendant la durée complète de l’exécution finale, seule la consultation du dossier et des tables est disponible dans cet environnement. La rétroactivité massive doit se faire en deux (2) étapes :

1. Personnel de soutien et professionnel 2. Personnel enseignant

Rappel : Si cela n’est pas déjà fait, il est important d’avoir VIDÉ la Table d’imputation de la rétroactivité du menu Tables avant de lancer en finale la production « Rétroactivité massive » afin que l’imputation couvrant du 2016-04-01 au 2016-06-30 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2015-2016 au 2016-06-30 pour le personnel enseignant soit effectuée en fonction des comptes budgétaires des emplois.



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3.1 Rétroactivité massive – Personnel non enseignant

Dans le menu Productions, veuillez cliquer sur Rétroactivité massive. La fenêtre suivante est appelée.

Veuillez compléter les paramètres suivants pour les non enseignants :


Période Veuillez inscrire la période :

Du : 16-04-01

Au : Date de fin de la période de paie précédente.

A.-E. Veuillez sélectionner la pastille Réparti dernière semaine.

Type d’emploi Veuillez cocher les cases Automatique et Sur pièces.

No pièce pour Percos

Veuillez sélectionner Conventions collectives 2015.

Enseignant – Base de calcul

Puisqu’à cette étape nous effectuons un traitement de rétroaction uniquement pour le personnel non enseignant, le choix effectué pour ce paramètre est sans conséquence. Veuillez donc laisser le paramètre par défaut (1/200e).



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Veuillez sélectionner la pastille Corps d’emploi et inscrire 2***, 4*** et 5***. Cliquer sur la plaquette « Ok ».



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3.2 Rétroactivité massive – Personnel enseignant

Dans le menu Productions, cliquez sur Rétroactivité massive. La fenêtre suivante est appelée.

Veuillez compléter les paramètres suivants pour les enseignants :


Période Veuillez inscrire la période : Du : Une date de 141e journée de l’année 2015-2016 Au : Date de fin de la période de paie précédente.





Enseignant – Base de calcul

Puisque vous êtes maintenant dans l’année budgétaire 2016-2017, veuillez sélectionner la pastille 1/260e puisque des rétroactivités salariales affectant l’année budgétaire 2016-2017 peuvent être versées pour certains ou l’ensemble des enseignants. Les rétroactivités touchant l’année budgétaire 2015-2016 seront automatiquement traitées en 200e. Vous pouvez sélectionner la pastille 1/200e si vous désirez que les rétroactivités touchant 2016-2017 soient calculées en 200e.

Important : La production Rétroactivité massive devra être déclenchée autant de fois qu’il y a de date de la 141e journée pour l’année budgétaire 2015-2016. La sélection des dossiers à traiter devra se faire par groupe de paie. Veuillez vous référer à la table « Dates effectives des échelles salariales » du menu Tables pour connaître ces dates ainsi que les groupes de paie associés.



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Veuillez compléter la sélection des dossiers à traiter et cliquer sur « Ok » :

Sélectionner la pastille Corps d’emploi et inscrire 3*** (Si tous les groupes de paie ont la même date de 141e journée)

OU

Sélectionner la pastille Groupe de paie et inscrire le ou les groupe(s) de paie ayant la même date de 141e journée inscrite au paramètre Du de la section Période de la fenêtre de production principale.


Changement massif des salaires spécial au 1er juillet 2016

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4 Changement massif des salaires spécial au 1er juillet

2016

Pour le personnel enseignant ayant une entrée à l’historique d’emploi au 1er juillet avec un état Axx ou Pxx, il est possible que le taux de ces entrées ne soit pas conforme à la table des échelles salariales suite à l’exécution en finale de la production Rétroactivité massive. En effet, le rapport « Liste des anomalies », de la production Rétroactivité massive exécutée précédemment, affiche le message « Le nombre de jours ouvrables pour ce palier de rétro égal zéro – X015 » ou « Le nombre de jours payables pour ce palier de rétro égal zéro – X044 » pour ces emplois. Ces messages sont émis parce que la production Rétroactivité massive ne trouve aucun jour ouvrable ou payable entre la date du 2016-07-01 et la date de début de période inscrite à la production Changement massif des salaires. Dans l’exemple ci-dessous, les rétroactivités seront versées à la date de chèque du 2016-08-25. La date de début de période est donc le 2016-08-14 et correspondra à la date à inscrire à la production du Changement massif des salaires. Puisqu’il n’y a aucun jour ouvrable ou payable entre le 2016-07-01 et le 2016-08-14, le message X015 ou X044 sera émis pour les emplois enseignants ayant une entrée avec un état Axx ou Pxx au 2016-07-01.

Si vous êtes dans la situation décrite ci-dessus et afin de vous assurer que le taux de toutes les entrées de l’historique des emplois au 2016-07-01 soit à jour, vous devrez procéder à nouveau au déclenchement de la production Changement massif des salaires en inscrivant la date du 2016-07-01. Vous n’avez pas à exécuter à nouveau le Changement massif des salaires si :

Le ou les rapport(s) d’anomalies de la Rétroactivité massive ne contiennent aucun message X015 ou X044 pour la date du 2016-07-01.

Important : Cette étape est conditionnelle aux critères décrits ci-dessous. Veuillez lire attentivement les informations ci-dessous afin de déterminer si vous devez ou non effectuer cette étape.



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Et/Ou

La période à laquelle sera versée la rétroactivité est précédée d’au moins une paie avec des jours ouvrables et payables pour l’ensemble des groupes de paie enseignant. Dans l’exemple ci-dessus, si la date de chèque sur laquelle les employés recevront leur rétroactivité est le 2016-09-08, elle sera donc précédée d’une paie de 10 jours qui est la paie du 2016-08-25. Dans ce contexte, la rétroactivité massive aura donc mis à jour les entrées du 2016-07-01 puisque des jours ouvrables et payables seront présents entre le 2016-07-01 et le 16-08-28.

Pour effectuer le changement massif des salaires spécial pour le personnel enseignant au 2016-07-01, veuillez sélectionner la production « Changement massif des salaires » au menu Productions.

La fenêtre suivante est appelée :



Type d’emploi Veuillez cocher les cases Automatique et Sur pièces puisque tous les types d’emplois sont concernés par l’augmentation de salaire.

Traitement Veuillez cocher la pastille Indexation.

Changement Veuillez inscrire 2016-07-01 comme date de changement.

Ajustement Veuillez ne pas cocher la case Rétro individuelle.

Listes Anomalies seulement : lorsque cette option est sélectionnée, seuls les emplois en erreur apparaissent sur le rapport détaillé. Les avertissements et les emplois sans message ne sont pas imprimés. Rapport détaillé complet : la liste détaillée complète fournit les anomalies détectées ainsi que la liste de tous les employés faisant partie de la sélection, qu'ils aient obtenu ou non un changement de salaire.



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No pièce système Veuillez ne sélectionner aucun numéro de pièce.



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Veuillez compléter la sélection des dossiers à traiter et cliquer sur « Ok » :

Sélectionner la pastille Corps d’emploi et inscrire 3*** (Si les emplois d’enseignant de tous les groupes de paie doivent être ajustés)

OU

Sélectionner la pastille Groupe de paie et inscrire un groupe de paie à la fois, et reprendre ensuite pour chacun des groupes de paies ayant des emplois d’enseignant devant être ajustés.

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Traitement manuel des paiements sur pièce répétitifs

5 Traitement manuel des paiements sur pièce répétitifs

Les seuls traitements manuels qui devront être effectués se situent dans le paiement sur pièce régulier. Il s’agit d’ajuster le taux des paiements sur pièce réguliers, pour lesquels le champ « Nb. sem. » est utilisé et pour les paiements qui représentent une période non journalière (c’est-à-dire une date de fin différente de la date de début).

Note : Les paiements générés par la fonction « répéter… » du paiement sur pièce décentralisé seront rajustés par le Changement massif des salaires.


Rétroactivité des paiements sur pièce

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6 Rétroactivité des paiements sur pièce

Rappel : Si cela n’est pas déjà fait, il est important d’avoir VIDÉ la Table d’imputation de la rétroactivité du menu Tables avant de lancer en finale la production « Rétroactivité des paiements sur pièce » afin que l’imputation couvrant du 2016-04-01 au 2016-06-30 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2015-2016 au 2016-06-30 pour le personnel enseignant soit effectuée en fonction des comptes budgétaires des emplois.

Important : La production Rétroactivité des paiements sur pièce devra tout d’abord être déclenchée pour le personnel professionnel et de soutien en date du 2016-04-01. Ensuite, elle devra être déclenchée pour le personnel enseignant autant de fois qu’il y a de date de la 141e journée. La sélection des dossiers à traiter devra se faire par groupe de paie. Veuillez vous référer à la table « Dates effectives des échelles salariales » du menu Tables pour connaître les groupes de paie concernés ainsi que la date associée à chacun d’eux.

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6.1 Personnel professionnel et de soutien

Dans le menu Productions, veuillez cliquer sur Rétroactivité des paiements sur pièces. La fenêtre suivante est appelée.

Veuillez compléter les paramètres suivants pour les non enseignants :



Période Veuillez inscrire la période : Du : 16-04-01 Au : Date de fin de la période de paie précédente

Types de paiements

Veuillez cocher la case À taux variable.






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Veuillez cliquer sur la plaquette « Dossiers… ». La fenêtre Sélection des dossiers est appelée.

Veuillez compléter la sélection des dossiers à traiter et cliquez sur « Ok ».

Pour le déclenchement de la production pour le personnel professionnel et de soutien, sélectionner la pastille Corps d’emploi et inscrire : 2***, 4*** et 5***

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6.2 Personnel enseignant

Dans le menu Productions, veuillez cliquer sur Rétroactivité des paiements sur pièces. La fenêtre suivante est appelée.

Veuillez compléter les paramètres suivants pour les enseignants :



Période Veuillez inscrire la période : Du : Une date de 141e journée de l’année 2015-2016 selon les groupes

de paie qui auront été inscrits sous la plaquette « Dossiers… » Au : Date de fin de la période de paie précédente

Types de paiements

Veuillez cocher les cases À taux fixe et À taux variable.






© GRICS, 2016 25

Veuillez cliquer sur la plaquette « Dossiers… ». La fenêtre Sélection des dossiers est appelée.

Veuillez compléter la sélection des dossiers à traiter et cliquez sur « Ok ».

Sélectionner la pastille Corps d’emploi et inscrire 3*** (Si tous les groupes de paie ont la même date de 141e journée)

OU

Sélectionner la pastille Groupe de paie et inscrire le ou les groupe(s) de paie ayant la même date de 141e journée inscrite au paramètre Du de la section Période de rétroactivité. La production devra donc être reprise autant de fois qu’il y a de dates de 141e journée différentes, et ce, jusqu’à ce que tous les groupes de paie enseignant aient été traités.


Ajustement 3/2600e

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7 Ajustement 3/2600e

Les salaires ayant augmenté à partir de la 141e journée de 2015-2016 pour les enseignants, la valeur déjà calculée pour l’ajustement 3/2600e dans le cadre de vos étapes de fin d’année budgétaire 2015-2016 doit donc également être ajustée en conséquence. Il est possible d’effectuer une rétroaction sur les paiements d’ajustement 3/2600e qui concerne l’année budgétaire 2015-2016 en utilisant la même production. Veuillez suivre les indications ci-dessous :

Régime d’absence à traiter

Sélectionnez le régime ou les régimes d’absence enseignants.

Suppl. annuels à considérer

Au besoin, sélectionner les codes de suppléments annuels. Les codes de paiement sélectionnés doivent correspondre aux codes sélectionnés lors du déclenchement de la production pour l’année budgétaire 2015-2016.

Type d’exécution Sélectionnez Préliminaire pour exécuter cette production une première fois et Finale pour l’exécuter une seconde fois.

Impression Pour obtenir uniquement le rapport d’anomalie, cocher cette case.

Année budgétaire Sélectionnez l’année budgétaire 2015-2016.

Code de paiement Inscrivez le code de paiement d’ajustement 3/2600e année précédente. Il s’agit normalement d’un code débutant par 1055**.

Compte budgétaire Inscrivez une valeur au besoin.

Centre de projet Inscrivez une valeur au besoin.

Numéro de projet Inscrivez une valeur au besoin.

Numéro de pièce Inscrivez C2015.

Paiements d’ajustements déjà versés

Inscrivez le code de paiement d’ajustement 3/2600e année courante. Il s’agit normalement d’un code débutant par 1050**.


Versement annuel des avantages sociaux monnayés

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8 Versement annuel des avantages sociaux monnayés

Si vous versez des avantages sociaux monnayés à l’aide de la production Versement annuel des avantages sociaux monnayés, vous devrez peut-être déclencher cette production afin que des avantages sociaux monnayés sur les paiements de rétroactivité touchant l’année budgétaire 2015-2016 puissent être calculés.

Vous devez déclencher cette production si : Vous versez des avantages sociaux monnayés sur des paiements 105***. Lorsque les cases Vacances et/ou Avantages sociaux monnayés sont cochées aux codes de rétroactivité 105***, le calcul de paie effectue le calcul des avantages sociaux monnayés sur les paiements de

rétroactivité uniquement s’ils sont versés périodiquement.

Vous ne devez pas déclencher cette production si : Des codes de rétroactivité Année courante et Année précédente sont spécifiés à chacun des codes de vacances (2025xx) de 4 %, 6 % et 8 % ainsi que pour les codes d’avantages sociaux (2015xx) de 9 %, 11 % et 13 %. C’est la production Rétroactivité des paiements sur pièce qui effectue alors le calcul de la rétroactivité sur les avantages sociaux monnayés. Assurez-vous toutefois que tous vos codes (2025xx) et (2015xx), pour lesquels vous souhaitez qu’une rétroactivité soit versée, aient des codes de rétroactivité Année courante et Année précédente d’inscrits.


Versement annuel des avantages sociaux monnayés

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Type d’exécution Sélectionnez Préliminaire pour exécuter cette production une première fois et Finale pour l’exécuter une seconde fois.

A.s. monnayés à appliquer

Sélectionnez le ou les code(s) de paiement de type « Versement annuel ».

Année de réf. Inscrivez 15-16

Annul. Vac. L.N.T. Pour le besoin de cette production, ne cochez pas cette case.

Traiter les ASM « déjà versés »

Veuillez cocher cette case

Pmnts versés après le Veuillez inscrire une date antérieure à la date du premier chèque où les paiements des ASM annuelle de 2015-2016 ont été payés. Par exemple, si le premier chèque sur lequel des ASM de 2015-2016 ont été payés est le 2016-07-07 la date à inscrire pourrait être le 2016-07-01.

Type de salaire Cochez la ou les case(s) Sur pièce et/ou Automatique selon les paramètres utilisés lors du versement annuel de 2015-2016.

Rémunération automatique

Compléter les informations de cette section selon les paramètres utilisés lors du versement annuel de 2015-2016 en n’oubliant pas de spécifier le 105501.


Majoration des suppléments annuels à l’emploi

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9 Majoration des suppléments annuels à l’emploi

Veuillez sélectionner l’activité Majoration des suppléments annuels du menu Productions ► Autres productions. La fenêtre suivante est appelée :



Supplément à traiter

Vous pouvez inscrire jusqu’à cinq (5) codes de suppléments annuels à la fois. Il est possible d’exécuter la production plus d’une fois afin de majorer tous les suppléments annuels.

Catégories d’employés

Pour les non enseignants, veuillez cocher la case associée à la catégorie de personnel souhaitée. Pour les enseignants, cocher la case Enseignant.

Majoration Inscrire le taux de majoration en pourcentage c’est-à-dire 1,5 %.

Arrondir au dollar près

Cette case est cochée par défaut. En effet, pour que le montant majoré soit exact, il est recommandé de cocher cette case.

Date du nouveau supplément

Veuillez inscrire la date de début de la période de paie courante au champ « Date ». Veuillez laisser vide, le champ « e journée ouvrable de l’année budgétaire ».


Rétroactivité des suppléments annuels – SQL707

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10 Rétroactivité des suppléments annuels – SQL707

La requête SQL707 permet de traiter automatiquement la rétroactivité sur des suppléments annuels versée entre le 2016-04-01 ou la 141e journée de l’année budgétaire 2015-2016 et la date de fin de votre dernière période de paie.

L’objectif est de faciliter les opérations de rétroactivité et produire un rapport fournissant le montant d’ajustement par dossier ainsi qu’un grand total pour l’organisme.

10.1 Paramètres d’exécution

La requête SQL707 est disponible via le menu Outils ► Outils d’administration ► Gestion des correctifs ► Onglet Scripts récurrents :

Veuillez ensuite compléter les paramètres selon les informations ci-dessous :

Authentification Windows Veuillez cocher la case pour utiliser l’authentification automatique du serveur SQL.

Code utilisateur du serveur SQL

Veuillez compléter cette information (disponible uniquement si la case Authentification Windows n’est pas cochée).

Mot de passe du serveur SQL




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Type d’exécution Veuillez cliquer sur l’icône « dictionnaire » pour sélectionner le type d’exécution souhaitée (0 – Préliminaire ou 1 – Finale).

Corps d’emploi Veuillez cliquer sur la plaquette « *… » Inscrire les corps d’emploi pour lesquels vous désirez un traitement. Il est possible d’inscrire un groupe de corps d’emploi, par exemple : 3***.

Liste des suppléments annuels traités

Veuillez cliquer sur la plaquette « *… » Cliquez sur l’icône « dictionnaire » pour sélectionner le ou les code(s) de supplément(s) souhaité(s) (1025xx) et cliquez sur « Ok ».

Taux de majoration (%) Veuillez Inscrire 1,50 %.

Arrondir au dollar près Veuillez laisser la valeur à Oui.

Date de début Veuillez Inscrire 2016-04-01.

Nb. jours Veuillez Inscrire 141.

Année budgétaire Veuillez Inscrire 2015-2016.

Date de fin Veuillez inscrire la date correspondant à la date de fin de votre dernière période de paie calculée.

No pièce système Veuillez sélectionner Conventions collectives 2015.

Type de répartition AE Veuillez sélectionner 3-Réparti dernière semaine.



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10.2 Traitements effectués – Majoration des suppléments annuels

Tout d’abord, la requête SQL707 effectuera la majoration des suppléments annuels concernés par l’exécution de la requête.

Voici une image d’un supplément annuel de responsable d’école installé à un enseignant. Un changement en date de début de période (2016-08-14) a été effectué par la production Majoration des suppléments annuels et inclut une majoration de 1,5 % (Supplément annuel No 1) :

À la suite de l’exécution de la requête en final avec majoration de 1,5 %, les suppléments annuels sont ajustés comme suit :

Voici les modifications détaillées :

1. Insertion d’un supplément annuel se terminant à la 140e journée (2016-03-31) du groupe de paie de l’emploi sur lequel le supplément est installé (Supplément annuel No 4).

2. Ajustement de la date de début du supplément annuel se terminant le 2016-06-30 (Supplément annuel No 3) pour la date de la 141e journée (2016-04-01) du groupe de paie de l’emploi sur lequel le supplément est installé.

3. Majoration de 1,5 % du montant annuel des suppléments annuels débutant le 2016-04-01 (141e journée) et le 2016-07-01 (Suppléments annuels 3 et 2) faisant passer la valeur de 1 490,00 $ à 1 512,00 $.



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10.3 Traitements effectués – Génération des paiements

Le versement de la rétroactivité s’effectuera en :

1. Annulant les paiements d’origine tout en respectant les dates de couvertures de la période de rétroactivité.

2. En effectuant un nouveau paiement sur pièce avec un taux incluant la majoration de 1,5 % :

Voici un exemple de résultat :

La différence entre les deux montants (positif et négatif) correspondra au montant de rétroactivité.


Rétroactivité sur les primes – SQL742

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11 Rétroactivité sur les primes – SQL742

La requête SQL SQL742 a été développée afin de traiter automatiquement la rétroactivité sur des primes. L’objectif de cette requête est de faciliter les opérations de rétroactivité et produire un rapport qui fournit le montant d’ajustement par dossier.

11.1 Paramètres d’exécution

La requête SQL742 est disponible via le menu Outils ► Outils d’administration ► Gestion des correctifs ► Onglet Scripts récurrents :

Veuillez ensuite compléter les paramètres selon les informations ci-dessous :

Authentification Windows Veuillez cocher la case pour utiliser l’authentification automatique du serveur SQL.






Rétroactivité sur les primes – SQL742

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Type d’exécution Veuillez cliquer sur l’icône « Dictionnaire » pour sélectionner le type d’exécution souhaitée (0 – Préliminaire ou 1 – Finale).

Corps d’emploi Veuillez cliquer sur la plaquette « … ». Veuillez ensuite saisir les corps d’emploi désirés. Il est possible d’inscrire un regroupement du genre 3***.

Liste des primes traitées Cliquez sur la plaquette « … ». Cliquez sur l’icône « Dictionnaire » pour sélectionner le code de prime souhaité (1025xx).

Date de début Veuillez inscrire 2016-04-01.

Date de fin Veuillez inscrire la date de fin de la période de paie précédente.

Ancien taux Veuillez inscrire le taux en vigueur avant la majoration. (Exemple : pour la prime d’horaire brisé, inscrire 3,76 $)

Nouveau taux Inscrivez le nouveau taux. (Exemple : pour la prime d’horaire brisé, inscrire 3,82 $)

No pièce système Veuillez sélectionner Conventions collectives 2015.

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Congé sans solde rachetable – SQL907

12 Congés sans solde rachetable – SQL907

La requête SQL097 permet de lister les employés ayant eu un état d'emploi sans solde complet (Sxx) qui a été racheté automatiquement durant la période visée par la majoration des échelles salariales soit du 2016-04-01 pour le personnel non enseignant et la 141e journée de 2015-2016 pour le personnel enseignant à aujourd’hui. Ces dossiers doivent être révisés et, s'il y a lieu, une mise à jour manuelle aux Cumulatifs de fonds de pension doit être apportée. Pour exécuter la requête SQL907, cliquez sur Outils Outils d’administration Gestion des correctifs (Onglet scripts récurrents).

Veuillez compléter les champs suivants :

Authentification Windows Cochez la case pour utiliser l’authentification automatique du serveur SQL.


Complétez cette information (disponible uniquement si la case Authentification Windows n’est pas cochée).




Congé sans solde rachetable – SQL907

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Date de début Inscrire une date à partir de laquelle la requête doit rechercher des périodes d’absences sans solde. Pour vous aider à déterminer la date à inscrire, vous pouvez reculer de 30 jours à partir de la plus petite date de 141e journée de 2015-2016 parmi vos groupes de paie enseignant (voir la table Dates effectives des échelles salariales du menu Tables).

Pour les états sans solde chevauchant la date d’application des échelles, seule la partie sans solde touchée par la nouvelle échelle devra être révisée.

Corrections aux fonds de pension des dossiers : À partir de la liste fournie par la requête SQL907, déterminez pour chacune des périodes sans solde, à partir du nouveau salaire, la valeur du salaire cotisable s’y rapportant. Lorsque cette valeur est déterminée, il faut :

L’additionner aux valeurs correspondantes des cumulatifs de fonds de pension de 2016 soit, les

colonnes Maximum rémunération, Sal. Cotisable calculé, Sal. Cotisable versé. Le calcul de paie s’occupera lui-même d’ajuster la cotisation.

Note : Il n’est pas nécessaire d’être seul dans le système PAIE et GRH pour lancer cette requête.

Note : Pour les états d’emploi (Pxx) de 20 % ou moins, les états en retraite progressive et les absences sans solde rachetable, le calcul de paie s’assurera, à partir des paiements de rétroactivités versés, d’appliquer la cotisation sur la portion sans solde cotisable aux fonds de pension.

Note concernant le rapport produit : Il est possible que le rapport produit ne donne aucune information sur l’ancien taux et le nouveau taux (deux dernières colonnes du rapport). Ces données devront être trouvées par une analyse du dossier.

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PAIE et GRH 2013 Ententes 2015-2020 – Forfaitaire

Versement du forfaitaire 2015 – Préalables

B. Versement du forfaitaire 2015

1 Préalables

12.1 Création d’un nouveau code de paiement

Nous vous suggérons fortement de procéder à la création d’un nouveau code de paiement permettant le versement du forfaitaire. Le paiement à créer doit être de catégorie 2045xx selon les codes disponibles dans votre table Paiements du menu Tables. Pour créer un nouveau code de paiement, veuillez saisir un code ne faisant pas partie des codes déjà existants et cliquer sur le bouton de sauvegarde apparaissant à la barre d’outils. Répondre « Oui » au message « Aucune recherche n’a été faite sur ce code de paiement. Désirez-vous le créer? »

Ce paiement doit être identifié comme admissible à toutes les déductions légales. Toutefois, puisque le forfaitaire n’est pas un gain cotisable aux fonds de pension, les cases RRE-RRF, RREGOP, RRP et RRL ne doivent pas être cochées.

Important : Le champ Compte budgétaire ne doit pas être complété afin que l’imputation comptable puisse se faire correctement. Il sera impossible de déclencher la production Versement du forfaitaire 2015 si ce champ est complété. De plus amples informations sont fournies à ce sujet dans la section Imputation de la rétroactivité du présent document.



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Assurez-vous de relier ce code de paiement aux différentes tables que vous jugerez nécessaire et apparaissant à la section Lien avec les tables. Voici tout de même quelques informations pertinentes en ce qui concerne les deux tables ci-dessous :

Feuillets fiscaux : o Relevé 1 – Case A o T4 – Case 14

Type de rémunérations Percos : o Une version de PAIE et GRH 2013 sera livrée au mois de septembre et effectuera

la création d’un nouveau type de rémunération 183. Le nouveau code de paiement 2045xx devra alors y être associé manuellement. L’extraction Percos permettra de cumuler l’ensemble des montants liés au forfaitaire dans le type 183.

12.2 Chargement des échelles salariales

Comme mentionné dans les paramètres généraux d’augmentation salariale des conventions collectives pour la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2014-2015 à la 140e journée de 2015-2016 pour le personnel enseignant, « Chaque taux et chaque échelle de traitement en vigueur au 31 mars 2015 seront maintenus sans majoration ». Conséquemment, il n’y a aucune échelle salariale à charger dans PAIE et GRH 2013 dans le cadre du calcul du forfaitaire.

12.3 Année budgétaire d’imputation

L’ensemble de la rétroactivité liée au versement du forfaitaire doit être imputé à l’année budgétaire 2015-2016. La production Imputation de la paie du menu Cycle de paie a été ajustée afin de respecter cette règle. Les ajustements auront pour effet de ne pas considérer la présence d’une date de fermeture des livres au champ « Date de fin » de l’année budgétaire 2015-2016 à la fenêtre Lien avec la gestion financière du menu Outils ► Paramètres ► Lien avec la GEF… si celle-ci est complétée, et ce, pour les paiements ayant un numéro de pièce système « F2015 » :

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet à la section sur l’Imputation de la paie.

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12.4 Imputation de la rétroactivité

La génération des comptes budgétaire doit se faire comme suit pour les paiements reliés au versement du forfaitaire :

Forfaitaire couvrant du 2015-04-01 au 2015-06-30 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2014-2015 au 2015-06-30 pour le personnel enseignant :

o Imputation selon les comptes budgétaires centralisés (Tables ► Table d’imputation de la rétroactivité – série 74100).

Forfaitaire couvrant du 2015-07-01 au 2016-03-31 pour le personnel non enseignant et du 2015-07-01 à la 140e journée de 2015-2016 pour le personnel enseignant :


Important : Il est donc important d’avoir COMPLÉTÉ la Table d’imputation de la rétroactivité du menu Tables avant de lancer en finale la production Versement du forfaitaire 2015. Pour la portion du forfaitaire touchant l’année budgétaire 2014-2015, la production Versement du forfaitaire 2015 appliquera le compte budgétaire inscrit dans la Table d’imputation de la rétroactivité lorsque le groupe occupationnel et le secteur correspondent à ceux de l'emploi. Dans le cas contraire, elle imputera la rétroactivité au compte bidon.

Note importante : Veuillez noter qu’il n’est pas encore possible de spécifier des entrées pour les secteurs B, C, D, E, F et G. Pour les emplois ou paiements ayant l’un de ces secteurs, la production Versement du forfaitaire 2015 s’orientera sur la ligne ayant un Secteur A (Adultes). De plus, le secteur D (Deux) correspond au secteur X (Formation professionnelle).

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Production – Versement du forfaitaire 2015

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13 Production – Versement du forfaitaire 2015

Une nouvelle production Versement du forfaitaire 2015 a été créé afin de permettre le calcul et le versement des sommes dont chaque employé a droit en fonction des paramètres prévus aux conventions collectives. Cette nouvelle production est disponible au menu Outils ► Productions d’initialisation. Si celle-ci n’est pas disponible, il faudra que l’accès vous soit octroyé au Profil d’application du menu Outils ► Sécurité. Voici un rappel et un résumé des modalités de versement comme prévu aux conventions collectives :

Personnel non enseignant

Le personnel non enseignant a droit à une rémunération additionnelle correspondant à 0,30 $ pour chaque heure rémunérée du 1er avril 2015 au 31 mars 2016. Personnel enseignant

L’enseignant qui a assumé une tâche à 100 % (à temps plein ou à temps partiel) entre le 141e jour de l’année scolaire 2014-2015 et le 140e jour de l’année scolaire 2015-2016 a droit à une rémunération additionnelle de 547,89 $. L’enseignant qui a assumé une tâche inférieure ou supérieure à 100 % a droit à une rémunération additionnelle proportionnelle au pourcentage de tâche effectuée. Le suppléant occasionnel a droit, pour les périodes de remplacement rémunérées entre le 141e jour de l’année scolaire 2014-2015 et le 140e jour de l’année scolaire 2015-2016, à une rémunération additionnelle :

de 0,55 $ sur la base d’une durée de remplacement rémunérée de 60 minutes ou moins dans une journée,

à 1,38 $ sur la base d’une durée de remplacement rémunérée entre 61 minutes et 150 minutes dans une journée,

à 1,93 $ sur la base d’une durée de remplacement rémunérée entre 151 minutes et 210 minutes dans une journée et

à 2,75 $ sur la base d’une durée de remplacement rémunérée de plus de 210 minutes dans une journée.

L’enseignant à taux horaire et l’enseignant à la leçon ont droit à une rémunération additionnelle de 0,68 $ par heure rémunérée entre le 141e jour de l’année scolaire 2014-2015 et le 140e jour de l’année scolaire 2015-2016.

Important : Pour toute question entourant l’application des modalités de versement de cette rémunération additionnelle (Forfaitaire), veuillez communiquer directement avec la Fédération des commissions scolaires du Québec ou les relations de travail de l’Association des commissions scolaires anglophones du Québec.



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13.1 Déclenchement de la production Versement du forfaitaire 2015

La production Versement du forfaitaire 2015 permet d’appliquer les modalités de versement du forfaitaire selon le temps travaillé de chacun des employés concernés et selon la période déterminée soit, de la 141e journée de 2014-2015 à la 140e journée de 2015-2016 pour le personnel enseignant et du 2015-04-01 au 2016-03-31 pour le personnel non enseignant.

13.1.1 Onglet Sélection des employés

Afin de vous assurer de verser le forfaitaire à l’ensemble de votre personnel, il est fortement recommandé de laisser à vide les différents critères de sélection de cet onglet. Pour effectuer une sélection, suivre les informations ci-dessous :

Filtre des employés Sélectionnez la pastille associée au filtre désiré ou créez un filtre temporaire en cliquant sur l’icône .

Liste de matricules Inscrivez le matricule des employés désirés ou cliquez sur l’icône pour effectuer une recherche d’employé.

Fichier de matricules Inscrivez le nom du fichier ou cliquez sur la plaquette pour sélectionner le fichier.

Rappel : Si cela n’est pas déjà fait, il est important d’avoir COMPLÉTÉ la Table d’imputation de la rétroactivité du menu Tables avant de lancer en finale la production Versement du forfaitaire 2015 afin que l’imputation couvrant du 2015-04-01 au 2015-06-30 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2014-2015 au 2015-06-30 pour le personnel enseignant soit effectuée en fonction des comptes budgétaires de cette table.

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13.1.2 Onglet Traitement

Veuillez compléter les différents paramètres ci-dessous selon les spécifications inscrites pour chacun d’eux :

Type d’exécution Sélectionnez la pastille Préliminaire pour obtenir le rapport de production OU sélectionnez la pastille Finale pour générer les transactions de paiements aux dossiers et obtenir le rapport de production.

Code de paiement à générer

Veuillez spécifier le code de paiement à utiliser pour le versement du forfaitaire. Normalement, un code 2045** devrait être spécifié. Veuillez consulter la section Préalables afin de connaître la manière de créer ce nouveau code de paiement.

Paiements d’absences non indemnisées à considérer

Par défaut, aucune absence n’affecte les heures travaillées à la baisse à part celle dont le % d’indemnisation est égal à 0 (par exemple, absence autorisée sans solde, délai de carence sans solde pour assurance salaire, Grève, etc.). Toutefois, certaines absences sans solde ne doivent pas avoir pour effet de diminuer le temps travaillé évalué et par conséquent le montant de forfaitaire à verser. Veuillez donc spécifier à ce paramètre les codes de paiement d’absence 1035** indemnisés à 0 % pour lesquels le nombre d’heures travaillées ne doit pas être affecté à la baisse. Minimalement, vous devriez inscrire des codes d’absences correspondant à SAAQ, CNESST, IVAQ, différents congés parentaux sans solde, retrait préventif à 0 %, etc1.

1 Une note de bas de page mentionne : « Sont aussi considérées les heures rémunérées pour lesquelles

l’enseignante ou l’enseignant reçoit des prestations de congé de maternité, de paternité ou d’adoption, des indemnités prévues aux congés parentaux, des prestations d’assurance salaire incluant celles versées par la CNESST, par l’Indemnisation des victimes d’actes criminels (IVAC) et par la SAAQ ainsi que celles versées par la commission dans les cas d’accidents du travail, s’il y a lieu. »



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Emplois

Corps d’emploi à inclure

Inscrivez le(s) corps d’emploi à traiter. Il est possible d’utiliser l’astérisque pour sélectionner tous les corps d’emploi ou des racines de corps d’emploi (ex. : 3*** permet de traiter tous les emplois d’enseignant). Normalement, vous devriez spécifier 2***, 3***, 4*** et 5***.

Statuts d’engagement à exclure

Facultatif. Indiquez un ou des statuts d’engagement à exclure ou

cliquez sur l’icône pour consulter le dictionnaire.

États d’emploi à inclure

Veuillez inscrire les états d’emploi à considérer dans le calcul du temps travaillé pour les emplois rémunérés de manière automatique. Il est possible d’inscrire un regroupement à l’aide d’astérisque (A**). Minimalement, vous devez inscrire les états A**, P** pour lesquels l’employé reçoit des prestations (rémunération) de maternité, paternité ou adoption et tout état d’emploi S** pour lesquels du temps travaillé devraient être reconnu par exemple un état S** pour SAAQ, CNESST, Invalidité 3e année2, congés parentaux3, Retrait préventif, etc4. Note : Pour les états d’emploi S**, le produit du %poste par le

%temps divisé par 100 sera considéré pour déterminer les heures travaillées.

2 Suite à des de récentes validations auprès de la FCSQ ainsi que l’ACSAQ, aucune somme forfaitaire ne devrait

être versée pour la période de 3e année d’invalidité. Si des sommes ont déjà été versées à certains employés, il demeure à la discrétion de la Commission Scolaire de récupérer ou non les sommes versées.

3 Suite à des de récentes validations auprès de la FCSQ ainsi que l’ACSAQ, par congé parentaux il faut reconnaitre uniquement la portion pendant laquelle l’employé reçoit des prestations du RQAP. Toute prolongation sans solde du congé parentale, au-delà du congé prévu par le RQAP, ne donne pas droit à un montant forfaitaire.

4 Une note de bas de page mentionne : « Sont aussi considérées les heures rémunérées pour lesquelles l’enseignante ou l’enseignant reçoit des prestations de congé de maternité, de paternité ou d’adoption, des indemnités prévues aux congés parentaux, des prestations d’assurance salaire incluant celles versées par la CNESST, par l’Indemnisation des victimes d’actes criminels (IVAC) et par la SAAQ ainsi que celles versées par la commission dans les cas d’accidents du travail, s’il y a lieu. »

Rappel : Aucun compte budgétaire ne doit être inscrit au champ « Compte budgétaire » de la table Paiements pour le code 2045xx lié au forfaitaire. Si un compte est inscrit, la production Versement du forfaitaire 2015 ne pourra démarrer et le message ci-dessous sera affiché :

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13.1.3 Onglet Impression

Saut de page à chaque employé

Ce paramètre vous permet d’obtenir un rapport par employé par page.

Sous-titre Facultatif. Indiquez un titre pour personnaliser les rapports de production.

13.2 Génération des transactions de paiements

Les paiements sur pièce générés seront identifiés par le numéro de pièce système « F2015 ». Si un paiement ne peut être traité par la production Versement du forfaitaire 2015 par manque d’information sur la transaction d’origine, celui-ci apparaîtra sur un rapport d’anomalies prévu à cette fin.

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Rapport de production

14 Rapport de production

14.1 Liste des paiements versés

Un rapport de production sommaire présente par employé et par emploi, le total des sommes versées aux employés. Pour le personnel non enseignant, un nombre d’heures est aussi calculé. Voici un exemple de rapport produit :

14.2 Liste des paiements non traités

Un rapport de production permet de lister les paiements qui n’ont pas pu être traités et accompagnés d’un message d’avertissement ou d’erreur. Voic la liste des messages pouvant être générés :

Messages Solution

T011 – Erreur : la période de couverture de ce paiement non régulier excède la période de versement du forfaitaire. Aucun forfaitaire calculé.

Ce paiement a une date de début et de fin différente qui a pour effet de chevaucher les limites d’applications du forfaitaire. Un paiement forfaitaire manuel devra être saisi si nécessaire pour la période étant à l’intérieur des limites d’application du forfaitaire.

Important : Il est important de mentionner que l’équation entre le nombre d’heures et le montant apparaissant sur le rapport, peuvent avoir quelques écarts à cause des arrondis. Dans l’exemple du rapport ci-dessus, pour l’employé Ackles Jensen J, le nombre d’heures de l’emploi A (377,98), multiplié par 0,30 $ donne un montant global de 113,39 $ alors que le rapport affiche 113,41 $. Cela est normal dû au fait que le montant affiché est la somme de plusieurs paiements ayant subies un arrondissement à 2 décimales.

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Rapport de production

Messages Solution

T012 – Avertissement : ce paiement non régulier a été versé alors que l'emploi correspondant était en cessation. Forfaitaire calculé à zéro.

Si nécessaire, veuillez calculer un montant de forfaitaire et saisir un paiement manuellement.

T013 – Avertissement : pour cette référence d'emploi, le corps d'emploi a changé. Forfaitaire calculé en fonction du taux de l'historique d'emploi.

Si nécessaire, veuillez apporter les modifications au paiement afin de l’associer à l’emploi désiré.

T014 – Erreur : pour ce paiement non régulier, l'emploi n'existe plus au dossier. Aucun forfaitaire calculé.


T015 – Erreur : pour ce paiement non régulier, impossible de calculer le nombre de minutes par jour. Aucun forfaitaire calculé.


T016 – Erreur : Ce paiement non régulier a un nombre d’heures par semaine à zéro pour un emploi 4xxx ou 5xxx. Aucun forfaitaire calculé.

Inscrire un nombre d’heures par semaine au champ « Nb. d'« heures/sem. » de l’entrée de l’historique d’emploi correspondant à la date du paiement.

T017 – Erreur : pour cet historique d'emploi, l'emploi n'existe plus au dossier. Aucun forfaitaire calculé.


T018 – Erreur : le nombre d'heures par semaine est à zéro, car l'emploi correspondant est en cessation. Aucun forfaitaire calculé.


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Liste des paiements versés

15 Liste des paiements versés

Afin d’obtenir un rapport par employé plus étoffé sur les sommes qui ont été versées aux employés, nous vous invitons à utiliser la liste Historique des paiements et déductions du menu Listes selon les paramètres décrits ci-dessous :

15.1 Onglet Sélection des employés

Afin de vous assurer de sélectionner l’ensemble de votre personnel, il est fortement recommandé de laisser à vide les différents critères de sélection de cet onglet. Pour effectuer une sélection, suivre les informations ci-dessous :

Filtre des employés Sélectionnez la pastille associée au filtre désiré ou créez un filtre

temporaire en cliquant sur l’icône .

Liste de matricules Inscrivez le matricule des employés désirés ou cliquez sur l’icône pour effectuer une recherche d’employé.

Fichier de matricules Inscrivez le nom du fichier ou cliquez sur la plaquette pour sélectionner le fichier.

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Liste des paiements versés

15.2 Onglet Traitement

Veuillez compléter les différents paramètres ci-dessous selon les spécifications inscrites pour chacun d’eux :

Période de sélection Veuillez choisir Date du chèque.

Dates effectives Veuillez ne rien inscrire.

Date du chèque Veuillez inscrire aux dates De et À la date de chèque à laquelle le forfaitaire a été payé.

Codes de paiement (- = Aucun)

Veuillez inscrire le code de paiement 2045xx ayant servi au versement du forfaitaire.

Codes de déduction (- = Aucun)

Veuillez inscrire un tiret (-) afin qu’aucune déduction n’apparaisse sur le rapport.

Groupes de paie Veuillez ne rien inscrire.

Lieux de travail Veuillez ne rien inscrire.

15.3 Onglet Impression

Type de liste Veuillez sélectionner le type Condensé.

Imprimer les comptes budgétaires

Si vous désirez voir le compte budgétaire sur le rapport, veuillez sélectionner Oui.

Imprimer la part employeur

Veuillez sélectionner Non.

Critères de tri Veuillez sélectionner le critère de tri qui convient le mieux à vos besoins.

Sous-titre Facultatif. Si vous le souhaitez, indiquer un titre pour personnaliser les rapports de production.

Saut de page à chaque employé

Ce paramètre vous permet d’obtenir un rapport par employé par page. Sélectionner Oui, si vous désirez un saut par employé.


Rétroactivité sur les primes

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C. Imputation de la paie

La production Imputation de la paie a été modifiée afin de permettre l’imputation des rétroactivités antérieures au 2016-07-01 (Transactions de paiements avec un numéro de pièce système C2015 et F2015) dans l’année budgétaire 2015-2016, et ce, lorsque les livres sont fermés. Le paramètre « Ajustements Ententes 2015-20, imputation 2015-16 » a été ajouté :

Actuellement, si aucune date de fermeture des livres n’est inscrite au champ « Date de fin » de l’année budgétaire 2015-2016 à la fenêtre Lien avec la gestion financière du menu Outils ► Paramètres ► Lien avec la GEF…, toute transaction de paiement antérieure au 2016-07-01 sera imputée en 2015-2016.

Toutefois, dès qu’une date de fin sera inscrite pour fermer les livres, toute transaction de paiement antérieure au 2016-07-01 sera alors imputable en 2016-2017 si la date de fin de période courante est plus grande que la date de fermeture des livres. Veuillez donc cocher la case « Ajustements Ententes 2015-20, imputation 2015-16 » si :

1. Une date de fermeture des livres est inscrite au champ « Date de fin » de l’année budgétaire 2015-2016 à la fenêtre Lien avec la gestion financière du menu Outils ► Paramètres ► Lien avec la GEF…

ET

2. La date de fermeture inscrite est plus petite que la date de fin de période courante.


Relevés d’emploi

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D. Relevés d’emploi

À la suite du versement des sommes générées par les différentes productions de ce document en lien avec la majoration des échelles de traitement au 2016-04-01 pour le personnel non enseignant et la 141e journée de 2015-2016 pour le personnel enseignant ainsi que le versement du forfaitaire couvrant du 2015-04-01 au 2016-03-31 pour le personnel non enseignant et de la 141e journée de 2014-2015 à la 140e journée de 2015-2016, les relevés d’emploi générés et transmis à Service Canada devront être amendés. Un outil permettant l’amendement massif des relevés d’emploi vous sera fourni vers la fin du mois d’août. Tel que mentionné par le biais du communiqué 16-029 du babillard de PAIE et GRH 2013 vous devez vous assurer d’avoir inscrit un numéro de série sur vos relevés d’emploi. Veuillez-vous référer à ce communiqué pour de plus amples informations.

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Listes synthèses

E. Listes Synthèses

Nous vous rendons disponible un outil ACCESS permettant de produire deux listes synthèses des

rétroactivités versée pour le renouvellement des conventions collectives 2015-2020. À partir des

montants de rétroactivité présents dans la table des historiques de paiement :

Une liste contient la synthèse des montants de rétroactivité versés à l’ensemble des

dossiers traités. Cette liste pourra être remise aux syndicats.

Une liste contient la synthèse des montants de rétroactivité versés à chaque emploi traité.

Si désiré, cette liste pourra être remise à l’employé.

1 Préalables à l’utilisation de l’outil des listes synthèses

1.1 Création de la table SQL PAIT_RETRO_2015

La requête SQL910 permet de créer une table SQL temporaire contenant les informations

nécessaires à la synthèse des paiements de rétroactivité.

Requête Table SQL Section

SQL910 PAIT_RETRO_2015

Tous les paiements contenus dans

la table historique des paiements de

la base de données réelle dont le

numéro de pièce système est

« C2015 » ou « F2015 ».

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Listes synthèses

1.2 Exécution de la requête SQL910

Objectif de la requête

La requête SQL910 a pour objectif de créer la table PAIT_RETRO_2015 à partir des paiements

de rétroactivité 2015 contenus dans la table historique des paiements. La requête considère toutes

les transactions ayant un numéro de pièce système « C2015 » ou « F2015 ».

La requête SQL910 est disponible via le menu Outils ► Outils d’administration ► Gestion des

correctifs ► Onglet Scripts récurrents :

Veuillez compléter les champs suivants :

Authentification Windows Cochez la case pour utiliser l’authentification automatique du serveur SQL.





NOTE :

Il n’est pas nécessaire d’être seul dans le système PAIE et GRH 2013 pour lancer cette requête.

De plus, cette requête peut être exécutée plusieurs fois. La table PAIT_RETRO_2015, si elle

existe, sera détruite et créée de nouveau.

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Listes synthèses

1.3 Source de données ODBC

Veuillez-vous assurer auprès de votre service informatique d’avoir défini une source de données

ODBC Utilisateur pointant sur le serveur SQL de PAIE et GRH 2013.

© GRICS, 2016 55


Listes synthèses

2 Démarrage de l’outil des listes synthèses

En double-cliquant sur le fichier RETRO_2015.mdb (sous le répertoire Access de votre installation

du système PAIE et GRH 2013), la fenêtre suivante est affichée :

Paramètres d’exécution

Lien ODBC source de données utilisateur

Indiquez la source de données ODBC Utilisateur qui pointe sur le serveur SQL de PAIE et GRH 2013.

Base de données de PAIE et GRH 2013

Indiquez la base de données de PAIE et GRH 2013.

Par la suite, la fenêtre suivante vous demande d’indiquer le Nom d’utilisateur (ID de connexion)

ainsi que le Mot de passe.

En cliquant sur la plaquette Options >> vous pourrez vous assurer de pointer sur la bonne base

de données. Par la suite, cliquez sur la plaquette OK.

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Listes synthèses

2.1 Listes produites

2.1.1 Liste complète (syndicats)

Cette liste regroupe, par affiliation syndicale, tous les dossiers d’employés ayant reçu de la

rétroactivité salariale. Pour chacune des périodes couvertes par les rétroactivités, cette liste fournit

les montants versés pour chaque employé. Pour générer cette liste, il suffit de cliquer sur la

plaquette portant le nom « Liste complète (syndicats) ».

© GRICS, 2016 57


Listes synthèses

2.1.2 Liste unique pour les employés

Les listes uniques permettent d’imprimer un employé par page. Trois options d’impression sont

disponibles :

Par matricule

Par code de distribution, lieu et nom

Par code de distribution, lieu et matricule

Pour générer cette liste, il suffit de cliquer sur la plaquette appropriée.


Conclusion

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Conclusion

Ce document avait pour but de vous informer des différentes étapes à effectuer pour le versement des rétroactivités liées au renouvellement des conventions collectives 2015-2020. Si vous désirez plus de précisions, n’hésitez pas à communiquer avec l'équipe de soutien qui se fera un plaisir de vous fournir toute information supplémentaire.

PAIE et GRH 2013

Soutien : (514) 251-3702

Option #1 : Soutien technique PAIE et GRH

Option #2 : Soutien fonctionnel PAIE et GRH

Option #3 : Soutien Postes et Candidatures

Site Internet : www.grics.ca

Courriel : [email protected]

5100, rue Sherbrooke Est Bureau 300, 3e étage

Montréal (Québec) H1V 3R9

http://www.grics.ca/

mailto:[email protected]

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