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PRATIQUE ÏSS2003

Gérez vos élèvesavec Access 2003Pour exploiter facilementles données d'une base de donnéesAccess 2003, créez des liaisonset imbriquez les tables dansun formulaire.

En nous basant sur l'exemple de la gestion desrelevés de notes d'un professeur, nous allonscréer des tables, des formulaires et établir desliaisons afin de faciliter l'insertion des notes

dans la base de données et de pouvoir superviser révo-lution des résultats par élèves.

La table des classesLa structure de la première table, enregistrée sous lenom Classes, est très simple ; elle intègre la liste desclasses pour lesquelles le professeur enseigne, en spé-

1L21S11321S3

Mlle DECOSTEMr BERTINMme TIBURONMr WYGAM

À partir decette tabletoute simpleet grâce auxrelations,vous pourrezfacilementaccéderultérieurementaux donnéesde la base.

ATTENTION!Clé primaire obligatoireUne table doit obligatoirementIntégrer un champ de clé primairedont le contenu permet d'identifierde manière unique chaque entrée dela table. Sl vos données n'incluentpas de références pouvant servir declé primaire, ajoutez un champ de

type NuméroAuto. Tandis que cechamp est sélectionné, cliquez surle bouton en forme de clé pour ledéfinir en tant que clé primaire. Deslors, chaque nouvelle donnéecaractérisée dans la table seraautomatiquement numérotée.

cifiant le nom du professeur principal. Cette table secompose de deux champs de type Texte : Classe et Profprincipal. Le champ CJasse est défini en tant que clé pri-maire. Après l'avoir créée, vous pouvez ouvrir la tablepour y saisir les données. O

La tables des élèvesLa deuxième table nommée Elevés intègre un champde clé primaire Dossier de type NuméroAuto puis troischamps de type Texte : Nom, Prénom et Classe. Lesclasses sont déjà définies dans le champ Classe de latable Classes. Par conséquent, pour le champ Classede la table Elevés, vous pouvez créer une liste dérou-lante des données récupérées à partir du champ Classede la table Classes. Pour cela, sélectionnez le champClasse et ouvrez l'onglet Liste de choix. Cliquez dansle champ de saisie de la propriété Afficher le contrôlepuis sur le bouton fléché qui apparaît. Sélectionnez l'op-tion Zone de liste déroulante. De même, pour la pro-priété Origine source, sélectionnez l'optionTable/Requête. Enfin, pour la propriété Contenu, affi-chez le nom de la table Classes à partir de laquelleseront extraites les données composant la liste dérou-lante. Évidemment, cela ne fonctionne que si les champsdes deux tables ont le même nom, soit Classe dans lecas présent. Pour empêcher la saisie d'un nom de classequi n'existe pas, activez l'option Oui pour la propriétéLimiter à liste. Q

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OngnemraContenuCotomcte

Laçfinfs ujta niel

Itous pouvezrécupérerles donnéesd'un champd'une autretable pourcréer une listedéroulante.

Enregistrez la table sous le nom Elevés maîs n'y entrezpas de données car un formulaire facilitant la saisie seracree ultérieurement.

La table des relevésde notesLa base de données intègre une troisième table Compositions qui regroupe les caractéristiques des devoirsnotés Pour chaque composition sont spécifiés la dateet le type du devoir, la matière, le trimestre, la note etle nom de I élève. À cela s'ajoute un premier champ Wde type NuméroAuto défini en tant que cle primaire. Pourle champ Date, vous devez évidemment sélectionner letype de données Date/Heure. Vous pouvez spécifier unformat de date à partir de la liste déroulante de la pro-priété Format de l'onglet Général.

Les champsde liste déroulanteLe champ Type cfe devoir, de type texte, est une listedéroulante. Pour définir cette liste, sélectionnez le nomdu champ et ouvrez l'onglet Liste cle choix Pour la pro-priété Afficher le contrôle, activez l'option Zone de listedéroulantePour la propriété Origine source, choisissez l'optionListe valeurs Enfin, dans le champ de saisie associéà la propriété Contenu, saisissez Devoir malsonjOral;Ecrit (en séparant les valeurs par un point virgule sansespace).Afin de pouvoir éventuellement définir d'autres types dedevoir lors de la saisie des données, affichez Non pourla propriété Limiter à liste Nous avons procédé exacte-ment de la même manière pour le champ Matière en sai-sissant cette fois les valeurs GEOGRAPHIE;HISTOIRE.Pour limiter le choix à ces deux matières, activez l'op-tion Oui de la propriété Limiter à liste et tapez 2 dansle champ de la propriété Lignes affichées Pour le champsuivant, Trimestre la liste des valeurs est TR1JR2JR3,limitée à liste avec trois lignes affichées. Q

Vous pouvezsaisir les

données quicomposent la

liste déroulanted'un champ.

BCompositions 'TaWe

Nom du duneH»DateType de devoirMolière

> TnmesfreNoteDofsfer

f «=»rp''i=nrsaTvce de donnée» I DescriptionNuméroAutoMejHeureTexteTexteTexteNumériqueNumérique

il

i^ ;

Plu|)iiél0du Ji4H|i

^,JS64f*»^,\ Urtededwx |AfMier k contrôle ZOngne soiree LContenu iiColonne fe INbrc colonnes Iin-tétescebms §LBTQGUTB oolonnccLignes affichées 3

one de hte déroulanteste valeursR1;TR2;TR3

en

Largartete Autolafter à icte Ou

4

Les champsnumériquesLe champ Note est de type Numérique Le professeurest sensé pouvoir y saisir des notes comprises entre Oet 20 A cette fin, activez l'onglet Général pour ce champet saisissez >=0 Et «:=20 dans le champ de la propriétéValide si ©Pour pouvoir saisir des notes avec des centièmes depoints (par exemple 12,75), sélectionnez Réel simple àpartir de la liste de la propriété Taille du champ Enfin,

EN DETAIL Création d'une tableUne table Access est un tableau quirépertorie les caractéristiques desdonnées sous une première ligned'en-têtes. Chaque ligne correspondà une donnée. Les en-têtes sont leschamps de la tablePour créer une nouvelle table, vousdevez sélectionner l'élément Tablesde la liste Objets puis cliquer sur lebouton Nouveau. Activez ensuitel'option Mode créât/on et validez parOK. La première colonne définit lesnoms des champs de la table, c'est-à-dire les en-têtes des colonnes dutableau de données. La secondecolonne spécifie le type de donnéescontenues dans le champ : texte,numérique, dates... Les deuxonglets disponibles en bas de lafenêtre de dêfinition des champs dela table permettent de définir despropriétés supplémentaires pour le

Une table répertorie des donnéessous forme de tableau

champ sélectionné. Lorsque vousrefermez la fenêtre, vous devezenregistrer la table sous un nom.lin double clic sur ce nom ouvre latable et vous pouvez y entrer vosdonnées.Ultérieurement, la table peut êtremodifiée. Il suffit de sélectionnerson nom puis de cliquer sur lebouton Modifier.

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Propriétés du OTjMp

Général

Taie du champFormatDeomalesMasque de saseLégendeValeur par défautVaUeaMessage a erreurNul (itérâtIndexéBatses actives

Auto

>-oa<-aoattention la note saaien'Mt pas correcte I

Vous pouvezdéfinirdes critèreset un messaged'erreur pourempêcherla saisiede donnéesincohérentes.

Table/Requête pour la propriété Origine source. Affichezle nom de la table Elevés dans le champ Contenu. Afinque ce champ Dossier de la table Compositions n'affi-che pas uniquement la liste des numéros de dossiersdu premier champ Dossier de la table Elevés, spécifiez3 comme valeur pour la propriété Nbre colonnes. Ainsiles données des deux champs suivants Nom et Prénomde la table Elevés apparaissent-elles également dans lechamp Dossier de la table Compositions. Pour masquer

pour afficher un message d'erreur lorsque la note sai-sie ne répond pas aux critères précédemment définis,tapez le texte du message dans le champ de la propriétéMessage si erreur. Ce message apparaîtra si vous sai-sissez par exemple la note 22. Q

OÀ partir

de la tabledes classes,vous pouvez

développerles listes

des élèves dechaque classepuis les listesdes notes de

chaque élève.

Attention la note saae n'est fas correcte i

L^T Aide

Enfin, le champ Dossier, également de type numérique,doit permettre de récupérer les noms et prénoms desélèves de la table Elevés. Pour cela, à partir de l'ongletListe de choix, sélectionnez l'option Zone de liste dérou-lante pour la propriété Afficher le contrôle et l'option

Une boitede dialogueaffiche unmessageindiquant quevous avez saisiune valeur nerépondant pasaux critèresdéfinis pourle champ.

ENSAWIRPLUSLe problème Dupont et DupontEn ce qui concerne la tableCompositions, vous vous demandezpeut-être pourquoi les noms desélèves sont définis à partir duchamp Dossier de la table Elevés etnon pas directement à partir duchamp Nom. En fait, nous procédonsainsi car nous devonsultérieurement établir une relationentre la table Elevés et la table

Compositions. Or, cette relationsera établie entre le champ de cléprimaire Dossier de la table Elevéset le champ Dossier de la tableCompositions. L'utilisation duchamp de clé primaire qui contientdes numéros de dossier uniquesévite les problèmes lorsqueplusieurs élèves portent le mêmenom.

Pour éviter les erreursgénérées pas des doublons,les relations sont créées enutilisant les champs de cléprimaire qui identifient demanière unique chaquedonnée

le champ du numéro de dossier, tapez Ocm;5cm;5cmdans le champ de la propriété Largeurs colonnes.N'entrez pas les données dans la table Compositionscar nous utiliserons pour cela un formulaire.

Pourquoides relations ?Pour effectuer des recoupements entre les données destables précédemment créées, vous devez établir desrelations Le but est de pouvoir afficher tous les élèvesd'une classe donnée à partir de la table Classes puistoutes les notes d'un élève donné à partir de la liste desélèves de la classe. QPour que cela soit possible nous allons relier les champsClasse des tables Classes et Elevés puis les champsDossier des tables Elevés et Compositions.

Créez des relationsPour définir des relations entre les champs de tables,déclenchez la commande Relations du menu Outils. Àpartir de l'onglet Tables, sélectionnez successivementles tables Classes, Elevés et Compositions et cliquez àchaque fois sur le bouton Ajouter. Cliquez ensuite surFermer. Effectuez un clic prolongé sur le nom du champClasse du cadre de la table Classes puis, en maintenantle bouton de la souris enfoncé, faites glisser le curseurjusqu'au champ Classe du cadre de la table Elevés. Lors-qu'un petit rectangle apparaît, relâchez le bouton de lasouris. La boîte de dialogue Modifier une relation appa-

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raît au premier plan. Elle confirme qu'une relation estétablie entre les champs Classe. Cochez alors les casesdes options Appliquer l'intégrité référentielle et Mettreà jour en cascade les champs correspondants. En revan-che, ne validez pas la troisième option Effacer en cas-cade les enregistrements correspondants qui majore lesrisques de perte de données. Ceci étant, cliquez sur lebouton Créer. Q

O-Le numérode dossier

est incrémentéautomatique-

ment et laclasse estspécifiée

à partird'une liste.

m Aprtquer nrtfegrreé rêfexnfefc

© Mettre l jour en osode tes (rampsoirrespcndants

O Eflbcer en cascade tes wrepstremenls correspondants

Type de rslibon : Uru-pkiaeurs

Une boîte dedialogue traduitla relationétablie parle tracé d'unvecteur entredeux champs.

Un vecteur reliant les tables Classes el Elevés au niveaudu champ Classe matérialise la relation. Vous pouvezréactiver la boîte de dialogue Modifier une relation eneffectuant un double clic sur le vecteur de la relation.Procédez exactement de la même manière pour établirune relation entre les champs Dossier des tables Ele-vés et Compositions.

Le formulairedes élèvesPour saisir et présenter les caractéristiques de chaqueélève, nous créons à présent un formulaire basé sur latable Elevés. Pour cela, sélectionnez l'objet Formulai-res et cliquez sur le bouton Nouveau. Activez l'optionAssistant formulaire puis sélectionnez la table Elevés àpartir de la liste déroulante. Après avoir validé par OK,cliquez sur le bouton central illustré de deux pointesorientées vers la droite pour intégrer tous les champsde la table Elevés au formulaire. OCliquez sur Suivant et sélectionnez le format Tabulairepuis cliquez à nouveau sur Suivant pour choisir le style

Quels dam sourutteraui dans »lre formule ?

vous pouvez dloar des diaros de ouseurs tables ourequit»

CE3B

de présentation qui vous convient. Après un dernier clicsur Suivant, conservez le nom significatif par défaut Ele-vés. Validez l'option qui ouvre directement le formulaireet cliquez sur Terminer. Vous pouvez alors établir la listedes élèves. Le champ de clé primaire Doss/erest auto-matiquement complété et la classe doit être définie àpartir d'une liste déroulante.OToutes les données saisies à partir du formulaire Elevéssont répertoriées dans la table Elevés.

Le numérode dossier

est incrémentéautomatiquement

et la classeestspécifiée

à partir d'uneliste.Le champ

Dossier esr uneliste déroulante

des noms et desprénoms et il suffit

dè taper lespremiéres lettres

d'un nompour l'inscrire Ig fri|'|r||jl.f)il'P

automatiquement. W IWIIIP"""lC

des notes

Lors de lacréation d'unformulaire,vous deveztransférerles champs quevous souhaitezintégrerau formulairedans le cadrede droite.

L'étape suivante concerne le formulaire à partir duquelle professeur saisit les notes. Ce formulaire est basésur la table Compositions. Le principe de sa conceptionest identique à celui du formulaire des élèves si ce n'estqu'initialement, vous devez sélectionner la table Com-positions. En ce qui concerne le choix des champs àintégrer au formulaire, utilisez le bouton à pointe de flè-che simple pour transférer successivement, vers la droite,les champs Dossier, Date, Trimestre, Matière, Type dedevoir et Note. Nommez le formulaire Relevé de notes.Toutes les données peuvent être saisies à partir de lis-tes déroulantes. Le champ Dossier, positionné en pre-mier, affiche la liste des noms et prénoms des élèves,récupérés à partir de la table Elevés. €)Lorsque vous complétez le formulaire Relevé de notes,les données s'inscrivent également dans la table Com-positions.

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Les notes par élèvell ne reste plus qu'à créer le formulaire qui permet d'a-nalyser facilement révolution des résultats de chaqueélève, ll suffit pour cela d'imbriquer les tables E/evesetCompositions. Procédez comme précédemment décritpour créer un formulaire. Commencez par sélectionnerla table Elevés. Ensuite, intégrez les champs Nom, Pré-nom et Classe dans le formulaire. N'incluez pas le champDossier. À ce niveau, ne passez pas à la boîte de dialo-gue suivante mais sélectionnez la table Compositionsà partir de la liste déroulante Tables/Requêtes. Sélec-tionnez et transférez vers la droite les champs Matière,Date et Note de la table Compositions pour les insérerégalement dans le formulaire. Vous pouvez alors cliquersur le bouton Suivant. Pour répondre à la question Com-ment souhaitez-vous afficher vos données ?, sélection-nez l'option Par Elevés. Activez également l'option For-mulaire attaché avant de cliquer sur Suivant.Sélectionnez un style de présentation puis attribuez lenom Notes d'un élève au premier formulaire et conser-vez le nom par défaut Compositions pour le second avantde valider par Terminer. Vous constatez que vous avezcréé simultanément un formulaire Compositions et unformulaire Notes d'un élève. C'est à partir de ce dernierque vous pouvez exploiter les données.

le formulairedes notes par élèveLorsque vous ouvrez le formulaire Notes d'un élève, unnom d'élève apparaît et le bouton Compositions permetd'afficher toutes les notes de cet élève. Pour analyserpar exemple les résultats de la classe de Première Ll,sélectionnez Iii à partir de la liste Classe. Ensuite,effectuez un clic droit sur le champ Classe et sélection-nez Tri par sélection. Ainsi le formulaire permet-il de par-courir la liste de tous les élèves de Première Ll. Afinque ces derniers soient listes par ordre alphabétique,effectuez un clic droit sur le champ Nom et déclenchezla commande Tri croissant. Utilisez les boutons fléchés

Nos coups de cœurUVRES

JE ME LANCE AVEC ACCESS 200314.96 €Micro ApplicationJE ME LANCEOuvrage conçu pour les débutants ;des fiches pratiques, de nombreusescaptures d'écrans, cles conseils etdes astuces. La création derelations entre les tables estabordée.

L'ESSENTIEL ACCESS 20039,41 €Microsoft PressL'ESSENTIELUn tour d'horizon global desfonctionnalités de base.

SITES

SELFACCESSwww.self-access.com/access/De nombreuses fiches pratiquesbien conçues pour débuter avecAccess,

www.ybet.be/access/formation_access.htmDes manipulations détaillées pourles débutants. Des questionssimples sont également abordéesdans le forum, ce qui est rareconcernant Access.

SUPINFO PROJECTSwww.supinfo-projects.com/fr/2006/tutorieLaccess_2003/Des articles destinés aux débutantssouhaitant acquérir les basesnécessaires à l'utilisation d'Access.

BLOG

FUTUR-ADwww.futur-ad.fr/category/info/access/Des informations complémentairesconcernant la création de relationsentre des tables avec une vidéo desmanipulations requises.

Kf////«w "AfkAÂIÂPA1*Accélérez la saisie des notesPour entrer la date du jour, utilisezla combinaison de touches CM + ;.Pour copier une donnée qui serépète, effectuez un clic droit dansle champ de la donnée etsélectionnez la commande Copier.Ensuite, cliquez successivement surles champs dans lesquels vous

souhaitez copier la valeur, enappuyant à chaque fois sur la !combinaison de touches Ctrl + V. IPour saisir un nom, il est Inutile deparcourir la liste déroulante ; tapezsimplement les premières lettres dunom jusqu'à ce qu'Access affiche lenom complet de l'élève.

pour parcourir les fiches des élèves de Première Ll clas-sées par ordre alphabétique. Arrêtez-vous à la fiche del'élève qui vous intéresse et cliquez sur le bouton Com-positions pour afficher toutes ses notes. Pour trier laliste des notes par trimestre, effectuez un clic droit surun champ de trimestre et sélectionnez Tri croissant.Pour afficher uniquement les notes d'histoire, effectuezun clic droit sur un champ affichant Histoire et activezla commande Filtrer par sélection. Pour afficher unique-ment les devoirs écrits d'histoire, effectuez un clic droitsur un champ qui affiche Ecrit et sélectionnez à nouveau la commande Filtrer par sélection.

Utilisez vos relationsÀ partir du moment où les formulaires (et par consé-quent les tables) des élèves et des relevés de notescontiennent des données, vous pouvez exploiter les rela-tions précédemment établies entre les tables. Il suffitpour cela d'ouvrir la table Classes d'un double clic surson nom. Pour afficher la liste des élèves d'une classe,cliquez sur le signe + en marge de la classe. Pour affi-cher les notes d'un élève, cliquez sur le signe + en margede son nom. Les signes permettent de réduire l'arbo-rescence. Un clic droit sur un champ fournit la com-mande permettant de trier les données par ordre alpha-bétique. •

Sophie Vidalet