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Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014
Le P2D2Réunion INSIS– 24 mars 2014
Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Bernard AdansSandrine Loridan-TorchyAlain Dedenis
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Sommaire
1 - Contexte et enjeux du P2D2
2 - Une nouvelle organisation
3 - Les outils
4 - Stratégie de déploiement général en 2014et le dispositif d’accompagnement du changement
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L’occasion de poursuivre la démarche de modernisation engagée depuis 2005 (cf. le Protocole de modernisation) qui a notamment permis au CNRS :
- de généraliser une logique de contrôle a posteriori,- de produire des comptes certifiés par des CAC,- de systématiser le recours à la monétique, etc.
L’anticipation des contraintes budgétaire: redéployer les ressources sur des tâches à fort enjeux
Une opportunité pour résoudre des difficultés récurrentes liées :
- aux limites de la carte achat ,- à l’hétérogénéité des pratiques entre DR,- à la conservation et au classement des PJ, etc.
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1 – Contexte et enjeux du P2D2Un projet prioritaire pour l’établissement
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Le P2D2 va au delà du simple concept de service facturier
La cible : la dématérialisation et l’automatisation complète du circuit de la dépense (de la commande à la conservation des PJ)
La création d’un service centralisé de la DCIF en charge : du traitement dématérialisé de toutes les factures du CNRS
(factures papier ou dématérialisées nativement – cf. projet AEL) de l’intégration des flux dans les SI afin de :
- constituer et mettre à jour les bases tiers- traiter les oppositions, cessions, etc. - réaliser des contrôles et des PEC comptables automatiques - établir les propositions de virements pour le compte des ACS
du classement et de la conservation des PJ du soutien et de l’animation du secteur de la dépense
Le SCTD : un service de la DCIF implanté à Nancy et organisé autour de deux pôles complémentaires (pilotage et exploitation)
1 – Contexte et enjeux du P2D2Un projet innovant
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Industrialiser tous les processus sans réelle valeur ajoutée
Repositionner les interventions des acteurs au bon niveau : aux laboratoires : l’achat scientifique (achat, service fait,
relations fournisseurs)
aux SFC en DR : les missions de comptables de proximité(le payement des dépenses, le recouvrement des recettes, l’assistance aux UR )
à la DCIF : le pilotage et la maîtrise de la dépense et son incidence sur la situation patrimoniale de l’établissement
Partager, en temps réel, l’information entre tous les acteurs(information sur l’exécution de la dépense, information sur les justifications de la dépense, etc.)
1 – Contexte et enjeux du P2D2Principaux objectifs
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1 - La refonte des processus : réingénierie et description de la chaine de la dépense
2 - Les outils informatiques : BFC-rénovation, DMF (outil de dématérialisation des factures), évolutions nécessaires dans Geslab et BFC, RESEDA (outil de gestion du référentiel fournisseurs)
3 - Le recrutement des personnels : quatre vagues (effectif cible de 30 ETPT)
4 - L’ aménagement des locaux5 - Le déploiement (en 2013, 3 sites pilotes et déploiement national en
2014)
6 - L’ accompagnement au changement : stratégie de communication et actions de formation (personnels P2D2, formateurs, sites pilote, laboratoires et SFC, etc.)
1 – Contexte et enjeux du P2D2
Un projet complexe : six chantiers menés de front
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La réception et le traitement des factures en un lieu unique
La dématérialisation de l’ensemble des flux relatifs à la dépense
L’automatisation d’un maximum de contrôle
Le pré enregistrement des opérations
La conservation centralisée des pièces justificatives
2 – Une nouvelle organisationLe P2D2 : la réingénierie complète
de la chaîne de la dépense
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2 – Une nouvelle organisation …
… qui ne remet en cause ni :
la place du délégué et de la délégation régionale
les attributions de l’ ACS en tant que comptable assignataire de la dépense
le rôle des unités dans les décisions d’achat, et les relations avec ses fournisseurs
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Processus gestion des fournisseursProcessus gestion de la dépense
Trait
emen
t co
mm
ande
Trait
emen
t fac
ture
La saisie de la commande dans Geslab La réception du produit ou de la prestation L’attestation de service fait La certification du service fait dans GESLAB
Des recherches à effectuer dans la basenationale fournisseurs gérée par le P2D2(Reseda)
Des demandes de création à effecteur dansReseda
La validation et la création du fournisseur par leP2D2
La création du fournisseur dans GESLAB
En revanche, le laboratoire ne reçoit plus lafacture …
… mais, éventuellement un mail pourconfirmation (exemple, un écart de prix),
Il peut visualiser à tout moment la factureet son état d’avancement via DMF,
et continue à recevoir dans Geslab le flux dela facture réglée par son SFC.
2 – Une nouvelle organisation
Pour le laboratoire
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2 – Une nouvelle organisation Pour le laboratoire
Une attention particulière à porter sur la qualité de la commande : Éléments obligatoires
Choix du bon code famille
Qualité des données fournisseurs
Une attention particulière à porter sur la qualité du service fait : Une nouvelle organisation du laboratoire
Une qualité du service fait : sa réalité et sa conformité
Une attention particulière à porter sur la mise en œuvre de la commande dématérialisée : la DA WEB
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P. 012GESLAB web
GESLAB lourd
c – transformation de la DA en commande par le gestionnaire habilité
d-signature du bon de commande par la personne habilitée
Fournisseur
e – transmission au fournisseur
a – Saisie d’une demande d’achat par la personne au plus près du besoin
b – Validation de la demande d’achat
2 – Une nouvelle organisation Pour le laboratoire : la demande d’achat
dématérialisée
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La relation de proximité avec le laboratoire
La responsabilité de l’ACS
L’autorisation de décaissement par l’ACS
Ce qui changeraCe qui ne changera pas
Certains contrôles seront faitsautomatiquement au P2D2
Toutes les factures feront l’objet d’une priseen charge automatique
Une animation et une présence renforcéesauprès des laboratoires
Le transfert progressif de la gestion des tiersvers P2D2 (achèvement 2014)
La modification de la transmission et de laconservation des pièces justificatives
2 – Une nouvelle organisation Pour le SFC
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3 – Les outils
Au SCTDUn scanner
Invoices (lecture et reconnaissance)
Process director (intégration dans BFC)
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Les gestionnaires d’unités :
consulteront les factures / avoirs par une application web : « Web-board »
traiteront les demandes d’action (workflow) par une application web : « Workcycle »
3 – Les outils
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3 – Les outilsWeb board : C’est un outil de partage des informations factures pour les gestionnaires d’unités.
Statut de la facture
Numéro BFC du fournisseur
Date de facture
Type de document
EOTP
Montant HT de la facture
Valider la recherche
Critères de recherche :
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3 – Les outils - Web board
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3 – Les outils
Work Cycle : Cette application Web est dédiée au traitement de Workflow.
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3 – Les outilsRetour dans Geslab
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4 -Stratégie de déploiement en 2014Les 4 grandes régions: TSA
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4 -Stratégie de déploiement en 2014
2014Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septem
breOctobre Novemb
reDécemb
re
Grand EstGrand Est
DR6 :(Pilote) DR8 Centre (pilote) DR10 : Alsace DR7 : Rhône Auvergne (Pilote) DR11 : Alpes
Ile de France
DR4 : Gif DR1 : Paris A DR2 : Paris B DR5 : Meudon DR16 : PMA DR3 : Thiais
SudSud
DR18 : Nord DR17 : Bretagne DR15 : Aquitaine DR19 : Normandie
Grand Ouest
DR20 : Côte d'Azur DR12 : Provence & Corse DR14 : Midi Pyrénées DR13 : Languedoc
Roussillon
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4 -Stratégie de déploiement en 2014 La formation des acteurs
Les gestionnaires d’unités et gestionnaires SFC seront formés au moment du déploiement de leur délégation régionale, aux évolutions métiers et aux outils.
Ces formations seront dispensées par des formateurs en poste en laboratoires ou en délégations régionales, qui auront eux-mêmes été formés au préalable.
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4 - Le déploiement en 2014 – organisation :Un déploiement type: la première vague Grand Est
2014Janvier Février Mars Avril Mai
Démarrage: Réunion avec Délégué/CDS
Légende
Communication
Déploiement Grand Est (24%)
DR8
Formationformateurs
3 jours
DR11 DR10DR7 DR06S-2
Call Go/No GoS2
Call Go/No GoS4
Call Go/No GoS6
Call Go/No GoS8
Call Go/No GoS10
Assistance & coordination au déploiement
Formation gestionnaires
Campagnenationale
Information de l’ensemble des acteurs concernés
(DU, DR gestionnaires,
formateurs, etc.)
Information2ème Vague (IDF)
Formation formateurs2ème vague (IDF)
S-2
DRX
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4 -Le déploiement en 2014 – organisation focus pour une Délégation
DéploiementDéploiementPréparation DéploiementPréparation Déploiement
Formation Formateurs
de toute la vague(3 jours)
Préparation logistique formation formateurs
Démarragedélégation
1er point déploiement
à la fin de la 1ère
semaine de démarrage
Un laboratoire est formé sur 1 journée, et démarre le lundi de la semaine suivante
Le démarrage se fait au fur et à mesure des formations dispensées, sur 1 mois environS-2 : La formation de tous les formateurs
du TSA se déroule sur 3 jours
Formation gestionnaires Formation gestionnaires
Semaine 1 Semaine 2S-2
2éme point déploiement
à la fin de la 2ème
semaine de démarrage
…
…
M-1Information des acteurs
NB : En cas de problèmes graves détectés, le déploiement est suspendu