P. 1 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V4 avril...

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Application de Gestion des Absences et des TEmps

Support de formation Gestionnaire

V4 avril 2013

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Le CNRS a acquis l’outil « OS-Congés » de la société OS –Concept, en s’appuyant sur les fonctionnalités proposées en standard par l’outil, déjà utilisé dans la fonction publique (INRIA, SNCF,)

Adaptations de l’outil aux spécificités du CNRS

Déploiement progressif sur les unités du CNRS en 2 ans : 2013 : 500 -600 unités (80% des effectifs CNRS) + les unités le souhaitant 2014 : les unités restantes

Planning et versions : Première version (depuis janvier 2013) : gestion des congés annuels, des absences et des

RTT Pour les unités avec badgeuses : 3 options dans l’ordre de priorité suivant :1.Abandon des badgeuses et passage à Agate2.Utilisation en parallèle des deux outils non intégrés (double saisie mais import possible)3.Report du démarrage à 2014 avec une offre intégrée Agate-badgeuses (à l’étude par la DSI)

Seconde version : gestion du CET (novembre 2013)

Présentation contexte Déploiement, planning et versions

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AGATE est interfacé avec Sirhus et Labintel : pour disposer dans AGATE des effectifs des unités

pour disposer dans Sirhus des congés

Pour disposer dans AGATE des absences Sirhus ayant un impact sur le droit à RTT et/ou CA. Ces absences entrant en compte dans le calcul des droits, leur suppression est interdite dans Agate. L’absence Sirhus prime sur l’absence Agate.

Les agents présents dans AGATE sont les personnels présents dans les unités du CNRS

• Les agents payés par le CNRS issus de Sirhus (à l’exception des élèves stagiaires et des vacataires)• Des agents non CNRS issus de Labintel

sont rattachés à une implantation d’unité

Présentation contexte

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Pré-requis techniques pour le déploiement dans votre labo AGATE est accessible via :

navigateur web (Firefox , IE, safari) : https://agate.cnrs.frsmartphone (navigateur web)

La connexion se fait via janus par mail+mot de passe, ou via votre certificat CNRS Les horaires d’ouverture d’AGATE (au démarrage): de 7H à 20H , 7jours/7

Versions minimales des navigateurs : Firefox 5 IE 7

Mise à jour de l’agenda : Outlook (messagerie centralisée CNRS)

Présentation informations pratiques

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La formation se fait sur une base de formation AGATE :

https://agate-form.cnrs.fr

La connexion se fait via janus :

Adresse mèl ,

Mot de passe janus (via sésame) ou via le mot de passe de votre certificat

Le calendrier de la messagerie Outlook est mis à jour Connexion Agate:

L’identifiant est le matricule Sirhus (pour les agents CNRS ) ou le matricule LABINTEL ( pour les agents non CNRS)

suivi du mot de passe XXXXXX. • Le matricule Labintel est consultable sur « Labintel Consultation » (à partir de la page Annuaire

CNRS), et peut être extrait dans AGATE menu « Exploitation » du profil «Gestionnaire »

La base de formation est pérenne sur 2013. Sa mise à jour par les livraisons de corrections et d’évolution est décalée par rapport à la base de production compte tenu des contraintes d’exploitation.

Présentation informations pratiques formation

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ANDRE Henri

Présentation principes de navigation

Zone menus

Zone résultats

Zone sous-menus

Le champ « E-Mail » est issu de l’interface Labintel

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A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu spécifiques.

Agent L’agent dépose ses demandes de congés et suit ses compteurs.

Valideur (inclut les droits du profil Agent)Le valideur valide les congés des agents dont il est le valideur. Il peut appartenir à une autre unité, et être un agent Non CNRS.

Gestionnaire (inclut les droits des profils Valideur et Agent)Le gestionnaire gère les agents de son portefeuille de gestion (périmètre) : par défaut l’implantation pour le gestionnaire labo, toutes les unités de la DR pour le gestionnaire SRH.

AdministrateurL’administration est assurée par la DSI et le SSTI/DRH

Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013

Présentation principes de navigation

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Le périmètre de gestion selon les profils

Le profil est défini dans le dossier de l’agent dans l’onglet Général. Les droits définis par ce profil s’appliquent sur un périmètre défini en termes d’équipes dans l’onglet Planning par les équipes apparaissant dans la liste de droite.

En principe, un gestionnaire ne gère pas son propre compte

Principe de diffusion des droits L’administrateur donne le profil Gestionnaire au premier gestionnaire Agate du SRH d’une DR. Il le

coche « SRH », ce qui lui donne un périmètre composé de toutes les équipes des implantations de sa DR.

Ce gestionnaire octroie le profil Gestionnaire à des gestionnaires du SRH de son choix sur tout son périmètre, ou un périmètre réduit,

Les gestionnaires ainsi définis au SRH peuvent donner le profil Gestionnaire aux gestionnaires de laboratoires, qui ont par défaut leur implantation comme périmètre. Ces gestionnaires de laboratoires ainsi définis peuvent à leur tour donner le profil Gestionnaire à d’autres gestionnaires de l’implantation, en définissant le(s) équipe(s) )composant leur périmètre d’agents à gérer.

Didacticiel : Comment affecter le droit gestionnaire à un agent ? (56 secondes) Didacticiel : Comment affecter le périmètre d’accès au planning pour un agent ? (44 secondes)

Présentation Périmètre de gestion selon les profils

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Documentation A partir d’AGATE

Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outilMenu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnairesSite de la DRH : accès aux Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire,

à la page réglementaire du site DRH (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm)

et au site web dédié AGATE : (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf)

Accompagnement et documentation

Profil Bouton Assistance

Agent / Valideur Mail au gestionnaire AGATE de l’unité

Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR

Formateur interne Formulaire Assistance Utilisateurs DSI

Assistance

S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation

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Support de formation

Profil Agent

V4 avril 2013

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v

L’agent accède aux détails de ses droits et suit ses demandes de congés

L’agent peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier, ou à partir du menu « dépôt » avec saisie classique des jours de début et de fin.

Profils Agent menus

Indication du profil

Le profil Agent

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L’agent accède au planning collectif de présence de son équipe, et des équipes qui lui auront été autorisées en visualisation par son gestionnaire.

L’agent consulte son dossier général AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse mèl, affectation, équipe, valideur(s).

Profils Agent menus

v

Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est plus modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par le gestionnaire ou l’interface Labintel.

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L’écran d’accueil, identique quelque soit le profil :

Jean Dupont

Tableau des crédits et des soldes

Tableau des demandes de congé (en cours et historique)

Profils Agent écran d’accueil

Agent

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Le dépôt d’une demande de congé peut se faire de 2 façons possibles :À partir du menu « Dépôt »

1- Dans « Type de congés », Choisissez le compteur à décompter 2-Sélectionner la période de congés

3 –Cliquer sur «Déposer »Facultatif

Profils Agent dépôt de demande

Préalable : Pour déposer une demande, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez déposer des congés si vous avez un « solde » suffisant.

Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire

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À partir du menu « calendrier »

1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates.

2- Dans la fenêtre «Demande d’absence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence »

3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie

Facultatif


Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le passé.

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Une fenêtre de confirmation apparaît :

Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demandeVotre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour

Validation de la demandeVous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideurL’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation

Outlook).


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Profils Agent statuts des demandes

statut signification Actions possibles

déposée L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée

L’agent peut encore annuler sa demande

ouverte Le valideur a visualisé la demande, mais il ne l’a pas encore traitée

L’agent ne peut plus l’annuler

refusée Le valideur a refusé la demande L’agent peut saisir une nouvelle demande

validée Le valideur a accepté la demande L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification

demande d’annulation

L’agent a demandé à annuler sa demande validée

Attente de l’action du valideur.

demande de modification

L’agent a demandé à modifier sa demande validée

Attente de l’action du valideur

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Votre demande est toujours au statut déposée :

Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation.

Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte.

Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l’accepter.

Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande

Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés

Profils Agent annulation/modification des demandes

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Votre demande est refusée.

Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées

Votre demande est validée.

L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour.

L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l’absence si elle ne correspond pas à la réalité.



L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à l’initiative de la demande

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Dans la colonne « Crédit », s’affiche le nombre de jours que vous avez acquis. C’est le droit, calculé par AGATE (ou saisi, selon le compteur)

Compteur « CA 2013 » et définition des colonnes : Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont gérés dans un compteur unique et

global nommé « CA 2013 en jours » pour la période calendaire du 01/01/2013 au 28/02/2014

La fraction « Congés payé » = 32J X (Nombre de jours travaillés par semaine / 5J) La fraction « jours RTT » varie en fonction de la durée hebdomadaire de travail de l’unité et de la quotité. => 13J pour une durée hebdomadaire de travail de 38H30 à 100%

Dans la colonne «Régul» du compteur « CA », nombre de jours en positif ou en négatif impactant le crédit, saisi par le gestionnaire au vu d’une situation réglementaire particulière. Ces jours (Crédit et Régul) sont éligibles au CET.

Profils Agent crédits et soldes

Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes

Le crédit CA n’est pas modifiable

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La colonne « Validés » correspond au nombre de jours congés validés pour ce compteur.

La colonne « En attente » correspond au nombre de jours de congés en attente de validation pour ce compteur.

La colonne « Solde » correspond à «Crédit » + « Régul » - « Validé » - « Attente»

Les jours de congés sont décomptés sur la base des obligations hebdomadaires réelles de service de l’agent renseignées dans AGATE au moyen du cycle de travail

Profils Agent crédits et soldes

Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes

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Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté.Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe

Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

Profils Agent planning

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Dépôt des congés annuels par l’agent.

AGATE gère les absences de l’agent au sens réglementaire RH (congés, AEA, jours de récupération, etc.). L’application applique les règles en vigueurs au CNRS.

Les absences impactant la paie, faisant l’objet d’une décision, restent saisies dans Sirhus par le SRH. Elles sont importées dans AGATE par le flux nocturne et apparaissent le surlendemain dans le calendrier de l'agent et le planning de l’équipe (sans indiquer le type d’absence)

Dans une unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système ou aux procédures déjà en place. Un compteur « récupération » peut être activé, alimenté, et la demande d'absence est à saisir par l'agent (soumise à validation du valideur)

Modification et annulation des demandesTant qu'une demande n'est pas consultée par son valideur, il est possible de l'annuler.

Profils Agent en bref

P. 26Suivi des compteurs

Visualisation du planning de son équipe. Dans AGATE, l’agent multi-affecté apparaît uniquement dans l’implantation à

laquelle il est administrativement affecté dans Sirhus. Pour consulter le planning de l’autre équipe où il travaille également, le gestionnaire SRH AGATE doit l’indiquer dans le dossier de l’agent.

Suite au changement d’affectation dans Sirhus, l’agent apparaît dans une nouvelle implantation dans AGATE. Le gestionnaire de la nouvelle affectation en est averti par mèl. Comme un nouvel arrivant, le gestionnaire vérifie son cycle de travail et les demandes en attente de traitement, l’affecte dans une équipe et lui assigne un valideur.

Pour les agents non CNRS, l’unité a deux options : - gérer les congés à minima : Le gestionnaire initialise le compteur et calcule le droit de

l’agent conformément à la règlementation appliquée dans son établissement.- ou saisie par l’agent de ses absences. : dans le menu « Calendrier », l’agent indique la

période et sélectionne « Absence non CNRS » dans la liste déroulante « Type d’absence.=> Dans les deux cas, les congés sont soumis à validation

Bientôt Afin que le responsable puisse voir sur le planning de l’équipe qui est en formation ou en

mission, les agents pourront bientôt saisir ces informations dans AGATE.

Profils Agent en bref

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Assistance


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Sigle Description

Agent Agent dont l’employeur est le CNRS ou agent présent dans une unité CNRS, mais dont l’employeur n’est pas le CNRS

Cycle de travail Planning hebdomadaire sur 5 jours et sur 1 ou plusieurs semaines permettant d’identifier les journées travaillées par un agent. Le cycle de travail permet de gérer le décompte des congés.

Gestionnaire d’unité Gestionnaire RH de laboratoire, utilise toutes les fonctionnalités du profil « gestionnaire » d’Agate dans l’exécution de ses tâches quotidiennes liées à la problématique congés. Son périmètre peut être composé des implantations de son unité ou seulement de certaines équipes.

Validant Agent validant les congés pour X agents sous son autorité.

Crédit Nombre de jours total d’un type d’absence donné attribué à un agent donné pour une période donnée.

Compteur Type d’absence auquel est associée une enveloppe de jours (crédit) pouvant varier d’un agent à un autre.

Implantation L'objet sert à caractériser la localisation géographique de la structure. Une structure dispose d'au moins une implantation. Les multiples implantations d'une structure sont ordonnées. Une unité peut avoir plusieurs implantations, chacune gérée par une délégation. L’agent est toujours affecté à une implantation.

Equipe L’équipe est un sous-niveau de l’implantation. Elle regroupe des personnels et permet de restreindre la visibilité des plannings à l’équipe.

Annexes Glossaire

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Connexion et déconnexion

Se connecter

A partir de l’URL suivante https://agate.cnrs.fr Saisir son mot de passe

JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat.

Demander / changer son mot de passe JANUS

en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

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Touches de fonction et icônes


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Profil Valideur

V4 avril 2013

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Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire :

Processus de validation valideur

DURAND JeanDETROIE AlainPIERRE Sylvie

Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil :

Jean DURAND

Sylvie PIERRE

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Par délégation : Le congé est validé

dès que l’un des valideurs

l’a accepté

si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont

pas avertis

Processus de validation schémas

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Si le gestionnaire désigne deux

valideurs, chaque demande devra

être validée successivement

par ces deux personnes

Par X niveau:Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé.


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Le valideur peut consulter ses droits à congés et celui de ses agents. Il accède aussi aux tableaux des demandes de congés : les siennes et celles de ses agents (validées ou à valider )

Le valideur peut consulter son calendrier et celui de ses agents. A partir de ce menu, il peut aussi saisir les congés de ses agents et les siens.

Le valideur peut poser ses congés et ceux de ses agents. Il dispose aussi de l’outil « Edition des zones » permettant d'indiquer à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés ou périodes de forte ou de faible activité.

Il visualise le planning de son équipe, des équipes pour lesquelles il a un rôle de valideur pour au moins une personne de ces équipes, et des équipes pour lesquelles le gestionnaire lui a donné un droit de visualisation. Il peut aussi créer une « Liste personnalisée ».

Profils Valideur menus

Le profil Valideur

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Profils Valideur écran d’accueil

L’écran d’accueil du valideur :

Jean Dupont


Tableau des demandes de congé

DUPONT JEAN

DURAND Anne

DURAND Anne

Accès aux crédits et soldes des agents dont il est valideur

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Dans Agate, vous avez été identifié comme valideurVous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire

1- Le point rouge clignotant vous indique qu’une (des) demande(s) sont en attente de validation

2- Cocher la(les) demande(s) que vous souhaitez traiter.

Profils Valideur traiter une demande

Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congé

DURAND Anne

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3- Votre action provoque l’ouverture du détail de la demande. L’agent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier.

Pour vous aider dans le traitement de la demande, vous pouvez consulter les droits de l’agent et le planning de l’équipe

4- Cliquer sur « Traitement de la demande »


DURAND AnneDURAND Anne

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5- Acceptez, refusez ou transférez la demande

6- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire

7- Après avoir effectué votre choix, cliquer sur « Suivant »

8- Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus)

Un courriel d’information est automatiquement envoyé à l’agent demandeur


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Menu Gestion

permet de déposer des congés pour ses agents (ou pour lui-même par défaut)

Profils Valideur dépôt de demande

DURAND AnneMARTIN JeanCHEMIN PierrePIERRE AnneDURAND Sophie

Liste des agents du valideur

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Menu Gestion > Dépôt de demande

permet de déposer en masse des congés pour ses agents

Sélectionner les agents concernés

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Menu Calendrier

Le valideur peut également déposer les demandes directement sur le calendrier en sélectionnant l’agent ou lui-même.

DURAND Anne

MARTIN Jean (en tant que valideur) CHEMIN Pierre (en tant que valideur) PIERRE Anne (en tant que valideur) BULLE Sophie (en tant que valideur)

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A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez.

Menu Gestion > Edition des zones

Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents de l’équipe

Profils Valideur périodes d’activité

Pour informer l’équipe des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires :

P. 45Menu Planning

Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté.

Affiche également les plannings des équipes comprenant au moins un agent dont vous validez les congés.

Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe

Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

Profils Valideur planning

Autre exemple : Si l’agent travaille dans deux unités et si les congés doivent être validés par les responsables des deux unités, le gestionnaire peut indiquer : -les deux responsables comme valideurs (avec un ordre de priorité) dans le dossier de l’agent. Les deux valideurs ont une vue sur le planning de l’équipe de l’agent. Dans ce cas, les congés de l’agent sont validés si les deux valideurs les acceptent. -Ou un unique valideur (ex. : le responsable de l’équipe à laquelle l’agent n’est pas affecté). Le planning de l’équipe de l’agent s’ajoute à la liste « Planning des équipes » à laquelle le valideur a déjà droit. Pour l’autre responsable, dans son dossier agent, le gestionnaire ajoute l’équipe à laquelle l’agent est affecté afin de lui permettre de consulter le planning.

Pour un agent CNRS travaillant dans plusieurs implantations, seule l’affectation issue de Sirhus est prise en compte.

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Ce menu permet au valideur de visualiser la liste des agents qu’il valide, et de déléguer son rôle de valideur

Profils Valideur Mon compte

Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est pas modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par l’interface agent ou le gestionnaire.

« Nom » « Prénom »Matricule Sirhus (agent CNRS) ou N° Labintel

(Agent non CNRSCourriel renseigné dans Labintel

Matricule du référentiel des agents CNRSNuméro du référentiels des personnels unités

Affectat ion administrative de l’agent issue de Sirhus (pour les CNRS) ou fiche agent de

Labintel (pour les non CNRS).

Dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation

administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte

Dans AGATE, tout agent est rattaché à une équipe (code unité _

N° de l’implantation _ nom d el’équipe)

Adresse de l’Unité

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Permet de déléguer son rôle de valideur

Profils Valideur Délégation

La délégation permet d’attribuer temporairement ou durablement la totalité de son rôle de valideur à un autre agent, tout en le conservant.

Dès sa désignation, l’agent délégué a dans l’onglet « Nouvelles demandes » toutes les demandes à traiter. Il reçoit aussi par mèl les nouvelles demandes à traiter et peut les traiter. Si le délégué les traite, celles-ci n’apparaissent plus dans l’onglet «Nouvelle demande » de l’écran d’accueil du valideur. L’agent demandeur reçoit le mèl de validation.

Exemple : avant de partir en vacances

Pour supprimer la délégation, cliquer

sur de la ligne

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Focus Valideur

Etats

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Profils Valideur Exploitation Etats et Extractions

En un seul coup d'œil, le valideur consulte les compteurs des personnes dont il doit valider les congés.

« Prénom » « Nom » du valideur

Il peut aussi traiter les demandes de congés à valider (également accessibles dans l’onglet « Nouvelles demandes » de l’écran « Accueil »)

Le valideur visualise les compteurs des personnes dont il doit valider les congés.

P. 50Menu Exploitation > Visualisation

Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire.

Profils Valideur Demande en attente de validation

La liste peut être sauvegarder

Après avoir sélectionné l’un des formats (Excel ou .pdf), vous pouvez l’ouvrir immédiatement ou l’enregistrer sous le répertoire de votre choix.

Résultat de l’export

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Menu > Visualisation

Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné

Jean DURAND

DURAND Anne

DURAND Anne

DURAND Jean

Click

Le gestionnaire peut valider des demandes en

attente

Profils Valideur Demande en attente de validation

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Profils Valideur Exploitation Extraction

Sélections possibles

Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs :Pour l’’état « Export des agents » :

Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées :-Les équipes saisies par votre gestionnaire Agate dans votre dossier -et l’équipe de l’agent dont vous êtes le valideur.

L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur.

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CHOI

X

CHAMPS

CRI

T ERES

Dans le tableau de gauche, les champs

sélectionnables

Dans le tableau de droite,

les champs que vous avez

sélectionnés

- Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double-flèches-Le double-click sur Sélection de tous les champs

(tableau de gauche) Désélection de tous les champs

(tableau de droite)

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Profils Valideur exploitation

=> Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères.

Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideurExport du résultat

Sélections

Choix des champs à exporter dans le rapport

Choix format

Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents

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La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans l’onglet «Planning » et celles des agents s’affichant dans l’onglet «Dépendance » du dossier agent du « Valideur » .

Le matchcode de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS.Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné

Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande d’annulation, annulée, demande modification

CRITERES

CHOIX

INFO

L’extractionpeut être enregistrée ou exportée

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L’extraction peut être exporté ou enregistré

CHOI

X

CHAMPS

CRI

T ERES

- Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de l’extraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder l’extraction sous le répertoire de son choix sans passer par l’affichage du résultat de la demande

Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de l’export, il est possible de l’enregistrer dans Agate après l’avoir nommé. La zone « Liste d’export » apparaît seulement si l’utilisateur sauvegarde les extractions dans l’application.

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Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner :

CRITERES

CHOIX

CHAMPS

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Tous les agents dans la base AGATE, CNRS et non CNRS, fonctionnaires ou CDD, peuvent être désignés valideur.

Le valideur de l'agent peut être dans une autre équipe ou même dans une autre unité.

Il valide ou refuse les congés des agents dont il est le valideur.

Il visualise les compteurs de ces mêmes agents.

Il gère ses demandes de congés, et a lui-même un valideur.

Il ne peut pas être son propre valideur.

Le valideur peut également déposer une absence pour un agent dont il est le valideur, ou collectivement pour l'ensemble de ses agents. Les demandes saisies par le Valideur passent automatiquement au statut «Validé ».

Il peut paramétrer des périodes de forte ou de faible activité afin de signaler à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés.

Tous les agents peuvent se faire déléguer ce rôle par un valideur.

Le valideur délégué reçoit les mêmes demandes que le valideur délégant.

Profils Valideur en bref

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Pour l’agent valideur changeant d’affectation :

→ il reste le valideur des agents de l’unité d’origine tant qu’aucun remplaçant n’a pas été désigné par le gestionnaire de l’unité cédante. Pendant une période de transition, une organisation temporaire peut être mise en place par les gestionnaires de unités concernées pour la gestion des congés des agents de l’unité cédante.

→ Le nouveau valideur, reçoit les demandes de congés saisies après sa désignation par le gestionnaire.

Profils Valideur en bref

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Assistance


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Sigle Description









Annexes Glossaire

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Se connecter






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Profil Gestionnaire

V4 avril 2013

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Profils Gestionnaire

Le profil Gestionnaire

Les fonctionnalités du profil gestionnaire permettent :de préparer l’unité au démarraged’effectuer les actions quotidiennes de gestion

Cette partie décrit les menus et écrans du profil Gestionnaire.

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Permet de déposer ses congés (pour soi ou pour le compte des agents de son unité), de visualiser le planning de son implantation, et les calendriers

Le gestionnaire (non valideur) accède à l’espace de gestion de ses congés : Tableaux du solde de ses compteurs et de ses demandes

Prénom, Nom, Matricules, Implantation, Equipe Unité, DR et adresse de l’unitéVos valideurs

Agents dont vous êtes le valideur

Liste de vos délégués

Profils Gestionnaire menus

Cas d’un gestionnaire valideur

Le gestionnaire (non valideur) peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier.

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Permet la gestion des équipes et l’affectation en masse des agents aux équipes, le planning des fermetures, la gestion des agents et de leurs compteurs et d’ajouter des cycles de travail inexistants.

Permet de visualiser les demandes en attente de traitement par les valideurs appartenant à votre périmètre de gestion. Sont disponibles des requêtes prédéfinies (absences déposées après la date de fin, congés pris sans accord préalable, volume par type et temps moyen de validation) et des extractions selon certains critères

Mise à disposition d’outils permettant d’importer les congés saisis dans un outil de gestion des temps (ex. : GLOP ou PHP-congés) et de renseigner les valideurs de chaque agent.

Profils Gestionnaire menus

Le menu paramétrage est le plus utilisé par le gestionnaire AGATE

P. 69

Profils Gestionnaire écran d’accueil

L’écran d’accueil du gestionnaire (non valideur) :

Jean Dupont


Tableau des demandes de congé

Si le gestionnaire est aussi valideur,son écran d’accueil est semblable à celui du profil « valideur »

P. 70

Focus Gestionnaire

Gestion des dossiers agents

P. 71

Profils Gestionnaire paramétrage

Menu Paramétrage > Général

Permet la gestion des équipes, des jours de fermeture, des agents et de leurs compteurs.

Par défaut, s’affiche l’écran gestion des agents, qui donne accès à la fiche agent

sélections

Agents sélectionnés

JeanPierreLucienAnne

Cliquer sur l’agent recherché

CNRS ou non-CNRS

P. 72

Profils Gestionnaire paramétrage Agent

Jean MARTIN

[email protected]

Onglets du dossier agent

Informations modifiables

Menu Paramétrage > sous-menu Gestion des agents

La fiche Agent

Le gestionnaire est le seul profil utilisateur, autorisé à modifier l’adresse mèl d’un agent. Elle n’est plus modifiable par l’agent lui-même dans l'onglet "Mon compte"

P. 73

Un gestionnaire peut donner le profil gestionnaire pour désigner un nouveau gestionnaireModifier le profil utilisateur : utilisateur -> gestionnaire dans la liste déroulante puis « MODIFIER »

Profils Gestionnaire paramétrage agent

[email protected]

- Le mail est modifié par le gestionnaire, par exemple pour saisir une adresse générique.- Décocher pour empêcher la mise à jour par l’interface labintel

P. 74

Autres éléments paramétrables dans l’onglet général


[email protected]

Si coché, ne décompte pas la journée de solidarité

Permet de sélectionner un autre calendrier des

jours fériés

Permet de modifier l’affectation à une équipe

P. 75

Cas des directeurs d’unité :

Les DU (identifiés dans Labintel) sont repérés dans AGATE. Par défaut, leurs absences ne sont pas soumises à validation.


[email protected]

UMR1234_direction

La gestion de la coche « Pas de workflow » est assurée par

l’administrateur central (SSTI-DRH)

Pour cet agent, ses demandes de congés

seront automatiquement validée

P. 76

Cas des gestionnaires SRH des Délégations :

Les SRH sont identifiés dans AGATE.


Dans l’onglet « Planning » du dossier agent, le tableau de gauche indique automatiquement toutes les équipes gérées par la Délégation.

P. 77

Focus Gestionnaire

La gestion des équipes

et l’affectation des agents aux équipes

P. 78Un agent peut être associé à une structure selon le schéma suivant :

Institut Délégation Régionale

Unité CNRS

(environ 1200)

Implantation

Agent

1 N

1

N

1

N

1

1

Equipe par défaut Équipe 1 Équipe 2

1 1

1

Agent Agent nouvellement crée

Piloté uniquement par l’interface « structure »

Piloté localement par les gestionnaires

d’unités

Rq : dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte

Structure CNRS :

Equipes

P. 79

Au démarrage une « équipe par défaut » est créée et tous les agents de l’implantation y sont automatiquement affectés. Le gestionnaire peut créer les équipes reflétant l’organisation de l’unité. Les équipes sont créées pour une implantation.Menu Paramétrage > Gestion des équipes Permet de créer, modifier et supprimer les équipes pour une implantation sélectionnée

Equipes gestion

Création d’une nouvelle équipe

Enregistrer

P. 80

Modifier et supprimer des équipes pour une implantation sélectionnée

Equipes gestion

Supprimer une équipe

Modification du nom d’une équipe

Enregistrer

P. 81

Menu Paramétrage > Affectation des équipes Permet d’affecter tous les agents du laboratoire à leur équipe sur un seul écran

Equipes affectation

Rq : l’équipe de l’agent peut aussi être modifiée individuellement dans l’onglet Général de la fiche agent

Sélection de l’équipe par liste déroulante pour chaque agent

Sélection de l’implantation

Une fois tous les agents affectés,

enregistrer

P. 82

Cas des agents travaillant dans plusieurs implantations d’unité

AGATE permet de désigner un valideur dans une autre unité

(Agent X) Agent X

Unité 1Affectationadministrative

Travaille aussi

Responsable B

Responsable A

valideur

délègue

valideur

Unité 2

Equipes multi-affectation

Les responsables d’un même agent peuvent s’organiser au moyen de la délégation de droit

P. 83

Certains agents affectés dans Sirhus en EXT, sont placés provisoirement en stage dans un laboratoire et, à ce titre, leurs congés doivent être gérés au sein de cette unité.

Comment permettre la gestion des congés de ces agents aux gestionnaires AGATE des unités où ils effectuent leur service ?

=> Le gestionnaire SRH peut créer une équipe nommée par exemple EXT200_UMR1234, et y affecter l’agent en stage.

=> Puis le gestionnaire SRH donne un droit de visualisation à la gestionnaire du laboratoire sur cette équipe, dans l’onglet planning de la fiche agent de la gestionnaire.

De cette manière, la gestionnaire du laboratoire gère l’agent dans AGATE, et l'agent peut bien déposer ses congés.

Equipes Agent en stage dans une unité EXT

P. 84

Exercice 4

Pour votre implantation, créer tout d’abord vos équipes, puis affecter vos agents à celle(s)-ci

Equipes exercice

Didacticiel : Comment gérer les équipes de mon implantation ? Didacticiel : Comment affecter en masse les agents dans mes équipes ?

P. 85

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning

L’équipe passe à droite

Le périmètre de visualisation des plannings ne dépend pas du profil de l'utilisateur, mais des équipes affectées à l’agent dans cet onglet. A ces équipes s'ajoutent automatiquement, pour un valideur, les équipes contenantdes agents dont il est le valideur.

Equipes autorisation de visualisation

1 click : sélection équipeenregistrer

Équipes disponibles (périmètre gestionnaire)

Équipes autorisées

P. 86

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning

Equipes autorisation de visualisation

x

Consultation du planning

Consultation du planning

Coche Accès au filtrage du planning

P. 87

Exercice 5 :

Pour un des valideurs de votre implantation ou d’une autre implantation de votre unité, permettre la visualisation du planning d’une équipe de votre choix

Equipes exercice

P. 88

Focus Gestionnaire

Les cycles de travail

P. 89

Le gestionnaire doit : S’assurer de la durée hebdomadaire de travail dans l’unité :

38h30, 37h30, 37h , 36h11 (Cf. règlement intérieur de l’unité) Créer dans la base AGATE des cycles de travail, les cycles utilisés par les

agents de son unité, s’ils n’existent pas déjà Ex. : 100% 38h30 , 100% 36h11, 80% 38h30 et ne travaille pas le mercredi , 80% 37h30

et ne travaille pas le vendredi

Affecter les cycles aux agents du laboratoire

Paramétrage Gestion des agents Cycles de travail

Le cycle de travail décrit l’obligation de service de l’agent

Un cycle de travail a une périodicité de 1 ou 2 semaines

P. 90

Ajout d’un nouveau cycle de travail : Paramétrage > Gestion des cycles

Quotité – horaire hebdomadaire – ½ j non travaillés

Cycles de travail création

Recherche : saisir le début

du nom

½ journée travaillée

Mercredi non travaillé

P. 91

Cycles de travail création

Nomenclature des cycles de travail

Le nom du cycle est déterminé automatiquement par AGATE en fonction des caractéristiques saisies

80%-1L-1M-0M-1J-0.5Vpm-38h30

Horaire hebdomadaire

Quotité

Jour de la semaine :0 : journée non travaillée1 : journée travaillée0.5 demi-journée travaillée :

am : matin pm : après-midi

Exemple sur 2 semaines :

P. 92

Exercice 2 – Création d’un nouveau cycle dans la base

Cycles de travail création exercice

Créer un nouveau cycle

Modifier le cycle d’un agent avec ce nouveau cycle

P. 93

A la création d’un agent CNRS dans Sirhus ou à la modification de la quotité de travail d’un agent CNRS existant, par l’interface, il sera affecté automatiquement à l’agent le cycle de travail par défaut lié à sa quotité de travail, avec un horaire hebdomadaire 38h30.

Un mèl est envoyé au gestionnaire.

Le gestionnaire doit alors vérifier que le cycle affecté est correct (horaire hebdomadaire, jours travaillés) et sinon, le modifier

La modification du cycle de travail d’un agent déclenche le calcul ou le recalcul des droits CA et RTT

Pour les agents NON CNRS, le cycle de travail par défaut 100% à 38h30 sera systématiquement affecté

Cycles de travail affectation

Affectation du cycle de travail à l’agent

P. 94

Cycles de travail affectation

Exemple de représentation d’un cycle de travail sur le calendrier :un cycle à 80% mercredi non travaillé

les jours non travaillés sont grisés (ici le mercredi)

P. 95

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Cycle de travail

permet de modifier le cycle de travail d’un agent

Cycles de travail modification

Modifier le cycle

Sélectionner le nouveau cycle

Enregistrer

P. 96Les droits recalculés s’affichent :

Cycles de travail modification

Validation du changement, ou annulation

Calcul selon le nouveau cycle

Présente l’effet de la modification

Nombre de jours

impactants (ex. : abs Sirhus) le calcul des droits RTT

et CA

P. 97

Simuler l’effet d’un changement de cycle de travail sur les droits à congé

Cycles de travail simulation

Ajouter un cycle

Sélectionner le nouveau cycle

EnregistrerSaisir la date de début

P. 98

Changement de quotité : 80% à 100% le 1er mars 2013

Les droits recalculés s’affichent :


Cycles de travail simulation

Calcul sur la 1ère période

Annulation (si simulation)

Calcul sur la 2ème période

Présente l’effet de la modification

P. 99

Exercice 3 – Modifier le cycle de travail de l’agent et consulter le recalcul

Cycles de travail affectation exercice

Didacticiel : Comment affecter un cycle de travail à un agent ?

Permet d'affecter un cycle de travail à un agent et de lancer le recalcul des droits CA/RTT.

P. 100

Focus Gestionnaire

Le processus de validation des congés

P. 101

Par délégation : Le congé est validé

dès que l’un des valideurs

l’a accepté

si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont

pas avertis


P. 102

Si le gestionnaire désigne deux

valideurs, chaque demande devra

être validée successivement

par ces deux personnes

Par X niveau:Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé.


P. 103

Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire :

Processus de validation Ecran d’accueil du valideur

DURAND JeanDETROIE AlainPIERRE Sylvie

Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil :

Jean DURAND

Sylvie PIERRE

P. 104

Désignation du valideur d’un agent par le gestionnaire

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Valideur

Exemple : un seul niveau de validation

Saisir les 1ères lettres du nom et attendre la complétion automatique…

..puis ajouter

Processus de validation Désignation du valideur de l’agent

PIERRE Sylvie

<<< DETROIE Alain

>>> Sylvie PIERRE est maintenant valideur de Alain DETROIE

P. 105

Modification des valideurs d’un agent par le gestionnaire

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Validants

Processus de validation Modifier le valideur de l’agent

Supprimer le valideur

Modifier l’ordre de validation

PIERRE Sylvie

DURAND Jean

Ou alors…

P. 106

Menu Mon compte > Mes valideurs

permet à l’agent de visualiser son valideur ou ses valideurs

Exemple : Ici l’agent a deux valideurs , donc deux niveaux de validation successifs

Processus de validation Valideur (vue de l’agent)

PIERRE SylvieDURAND Jean

Vue de l’agent :

>>> Sylvie PIERRE et Jean DURAND sont valideurs de l’agent, dans cet ordre

P. 107

Affectation en masse des valideurs depuis un fichier au format .csv

menu Interfaces > Import des validants

Ce fichier doit comporter 2 colonnes : le matricule labintel de l’agent et le matricule labintel du validant

Processus de validation Affectation de valideurs (en masse)

DURAND Jean

P. 108

Exercice 7 :

- Sélectionner un valideur parmi les participants et affecter le à un de vos agents

- L’agent saisit des congés

- Le valideur traite les demandes

Didacticiel : Comment attribuer ou modifier le valideur d’un agent ?

Processus de validation exercice

P. 109

Focus Gestionnaire

Règles de gestion des congés

dans AGATE

agents CNRS

P. 110

Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont cumulés et gérés dans un compteur unique et global nommé « Congés annuels » (CA)

Tout agent en position d’activité, employé par le CNRS, bénéficie de 32 jours de congés annuels pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre (cas d’une obligation de service sur 5 jours) et de 13 jours de RTT (cas d’un horaire hebdomadaire de 38h30)

Le crédit CA ne peut pas être modifié par un gestionnaire RH : il est piloté et calculé uniquement par AGATE. Le gestionnaire ne peut agir que sur la notion de « régul » afin de corriger certaines situations prévues réglementairement.

Règles congés agents CNRS

CA = congés annuels + RTT + fractionnement – 1j solidarité

P. 111

Explication du calcul des droits à congés : Le nombre de jours de congés annuels dépend de l’obligation de service

de l’agent. Ex:

Le nombre de jours de RTT dépend de l’horaire hebdomadaire fixé dans le R.I de l’unité de l’agent. Ex :

…. et est proratisé par la quotité de l’agent. Ex :

Règles congés agents CNRS

Les résultats des calculs de congés annuels/RTT sont arrondis à la demi-journée la plus proche

P. 112

Les CDD : Le calcul des droits est fait sur le contrat en cours, et est donc réinitialisé en cas de

nouveau contrat, Règle : l’agent en CDD doit consommer tous ses congés avant la fin de son contrat En cas de prolongation de contrat, la date de fin du contrat en cours est mise à jour et les

droits à congé annuel sont recalculés. A la fin du contrat, les soldes du contrat précédent sont envoyés au gestionnaire RH par E-

mail, dans le rapport émis par l’interface « agents », Ce solde, normalement perdu, pourra éventuellement être réaffecté à l’agent dans des cas

exceptionnels autorisés par le DU, par le gestionnaire RH en agissant sur le compteur « Ajustement ».

Règles congés agents CNRS CDD

Attention : le report de congés sur le contrat suivant n’est pas réglementaire, et peut aussi pénaliser le financeur de celui-ci.

P. 113

Les « jours de fractionnement » sont accordés aux agents sous certaines conditions : 1 jour de congé supplémentaire est attribué à l’agent dont le nombre de

jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est de 5, 6 ou 7 jours

1 deuxième jour de congés supplémentaires est accordé à l’agent lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 8 jours.

Les jours de fractionnement ne sont pas proratisés (ni en fonction de la quotité, ni en fonction de l’obligation de service de l’agent)

Ils sont calculés après un traitement de nuit

Les jours de fractionnement des CDD sont calculés par contrat. Ils ne peuvent excéder 2 jours sur l’année.

Règles congés agents CNRS fractionnement

P. 114

La journée de solidarité est déduite automatiquement du compteur CA

Pour les agents à temps partiels, la récupération en heures de la différence avec la journée de solidarité due est à gérer au sein de l’unité.

Si l’agent intègre le CNRS et a déjà effectué sa journée de solidarité de l’année, ou s’il n’est pas présent toute l’année au CNRS :

Règles congés agents CNRS journée solidarité

Cocher x

P. 115

Il y a proratisation de la fraction « Congés annuels » du compteur CA : En fonction du nombre de jours travaillés par l’agent par semaine

(obligation de service) En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement En fonction des absences impactant la fraction « Congés annuels »

Il y a proratisation de la fraction « RTT » du compteur CA : En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement En fonction de la quotité du temps de travail de l’agent En fonction des absences impactant la fraction « RTT »

La proratisation est automatiquement calculée par Agate

Règles congés agents CNRS proratisation

P. 116

Focus Gestionnaire

Gestion des compteurs de congés

P. 117

Sur l’écran d’accueil :Le crédit du compteur CA Année N comprend les droits CA + RTT + JF - JSLes droits CA année N sont ouverts jusqu’au 28/02/année N+1Les droits CA année N+1 sont ouverts à partir du 1/11/année N, pour prise sur l’année N+1Pour les agents CNRS, le crédit CA n’est pas modifiableLa colonne « Régul » affiche les corrections effectuées sur le droit

Gestion des compteurs compteur CA

Solde = Crédit + Régul – Validés – En attente

Jean DURAND

P. 118

Les jours saisis dans le champ « régul » sont exclusivement des jours de congés éligibles au CET

Régul est à utiliser pour des cas prévus dans le réglementaire :

Reprise de jours de congés acquis dans un autre établissement, cas des détachements « entrants » ou les accueillis par exemple

Report au-delà du 28 février de congés non pris en raison d’absences maladie.

Gestion des compteurs compteur CA

P. 119

Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH

Gestion des compteurs de l’agent

<<< Jean DURAND

c

Dates de contrat issues de Sirhus

Traçabilité : quoi, qui, quand, pourquoi

DURAND JeanDURAND JeanDURAND Jean

PIERRE SylviePIERRE Sylvie

P. 120

Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH


1 ligne par compteur

activé

<<< Jean DURAND

c

Compteurs activés et non-activés



P. 121


<<< Jean DURAND

Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Etat des compteurs

Régul

Ajustement : activé et alimenté par le gestionnaire

La loupe de la colonne « crédit » permet de voir le détail du calcul

P. 122

La loupe de la colonne solde permet de voir le détail du calcul du solde


<<< Jean DURAND

P. 123

Exercice 8 : consulter les compteurs d’un agent à temps partiel de votre unité

Gestion des compteurs de l’agent exercices

P. 124

Compteur Ajustement- Le compteur Ajustement permet aux gestionnaires RH, localement dans les unités, de régler

des situations particulières nécessitant de réattribuer des jours de congés NON ELIGIBLES AU TITRE DU CET

- Chaque modification de la valeur « crédit » du « compteur ajustement » par le gestionnaire RH fait l’objet d’un commentaire obligatoire

Gestion des compteurs Compteur Ajustement

Activation du compteur

Saisie du nb de jours et commentaire

obligatoire

Enregistrer

<<< Jean DURAND



P. 125

Détail par la loupe

Résultat :

Gestion des compteurs Compteur Ajustement

L’agent peut saisir des demandes de congé de type « Ajustement » pour consommer ces jours

Jean DURAND

P. 126

Un compteur récupération est créé pour la gestion des jours de récupération donnés à l’agent par son responsable au titre d’heures supplémentaires, d’astreintes effectuées, etc..

Si l’unité pratique le système de la récupération, le gestionnaire doit activer ce compteur pour ses agents et saisir un droit.

<<< Jean DURAND

Gestion des compteurs de l’agent Compteur récupération

P. 127

Gestion des compteurs de l’agent Compteur récupération

Le compteur étant activé, l’agent voit apparaître l’absence « récup. » dans la liste des absences à déposer.

Cette absence est soumise à validation.

Exemple : si droit insuffisant

P. 128

Comment "simuler" le droit à congé d'un agent dans le cas d’un départ ?

1- Indiquer la date de fin prévue à simuler dans le dossier agent :Dans le menu "Paramétrage" > Onglet "Info RH" > Modifier la zoner "Fin de contrat" par

la date prévue de fin du contrat ou la date du dernier jour travaillé de l'agent > Enregistrer en cliquant sur "Modifier".

2- Lancer le recalcul du droit à congé de l'agent : A partir de l'onglet "Etat des compteurs« , cliquer sur la loupe de la colonne "Crédit" afin de

consulter le détail du calcul des fractions CA. Puis annuler la modification de la date de fin du contrat

Comment gérer un mi-temps thérapeutique ?

La gestion est identique à un temps partiel.

Gestion des compteurs cas particuliers

P. 129

Comment gérer un Temps Partiel Annualisé ?

(Temps partiel dont les journées chômées ne sont pas fixes)

Si l’agent a obtenu un temps partiel annualisé auprès de son SRH, il est possible de le gérer dans AGATE.

1. Affecter à l’agent un cycle de travail sur 5 jours, avec sa quotité

2. Corriger ses congés annuels (32j) par Régul, pour les ramener au droit CA d’un cycle sur le minimum de jours (ex. pour 90% : cycle sur 4,5j donne 29j de CA , donc Regul à saisir : -3j )

3. Activer le compteur TPA, et saisir en Droit le nombre de jours non travaillés à répartir sur toute l’année (ex: pour 90%, 0,5j x 52 = 26j)

4. Poser les absences TPA de l’agent sur toute l’année jusqu’à épuisement du crédit conformément au document validé par le SRH.


Les absences TPA sont automatiquement validées

P. 130

Comment faire quand un agent à temps partiel déplace son jour non travaillé ?

A moins qu'il ne soit en TPA (Temps Partiel Annualisé), les jours non travaillés sont fixes, et définis sur un cycle de 1 ou 2 semaines.

La demande de cet agent n'est pas réglementaire.

Ce cas peut être géré dans l’unité par une autorisation de présence pour le jour travaillé « hors cycle », et saisir dans AGATE une absence « récupération » sur le jour non travaillé.

Les agents à temps partiel dont le cycle de travail n’est pas basé sur une journée de 7H42 (pour les unités à 38H30)

L’agent travaille à 50% sur 4 jours. Lorsque l’agent pose une semaine de congés, il utilise plus de jours de CA+RTT qu’un agent à 50% sur 2,5 jours. Le plus grand nombre de jours CA dont il dispose, ne suffit pas. La DRH admet qu’une compensation lui soit accordée, égale à la différence entre leur droit RTT calculé et le droit RTT théorique d’un agent travaillant le même nombre de jours mais sur un horaire plein (7H42).

Exemple : Un agent sur 4 jours- à horaire de base 7h42 - Quotité 80% aurait 10,5J de RTT. L’agent à 50%, son droit RTT est 6,5J (13J X 0,5). Il faut compenser 4J (10,5 – 6,5) dans la zone « REGUL » du compteur CA 2013


P. 131

Cas particulier des congés bonifiés

Le congé bonifié fait l’objet d’une décision et est saisi dans Sirhus.

Il apparaît dans AGATE comme « absence Sirhus »

Sa durée maximale est 65 jours calendaires.

L’année où le congé bonifié est pris, l’agent n’a pas de droit Congé annuel.

Il faut donc corriger son solde CA, en saisissant une « régul » négative, égale à la totalité de sa fraction CA (exemple : -32j pour un temps plein)


P. 132

Cas du démarrage d’AGATE en 2013

- Le compteur « CA 2012 » va disparaître le 1er mars. Théoriquement tous les jours du CA 2012 auront été consommés.

- Néanmoins s’il restait des jours non consommés, et que le responsable de l’unité permet exceptionnellement leur utilisation au-delà du 28 février, le gestionnaire peut activer le compteur « Ajustement 2013 » et saisir le nombre de jours restant dans le champ Droit.

- L’agent pourra utiliser ces jours en sélectionnant le type d’absence « Ajustement 2013 ».

Remarque : le champ « Régul Ajust» du compteur ajustement ne doit pas être utilisé.


Rappel : le report des jours du CA de l’année N au-delà du 28 février N+1 n’est pas réglementaire

P. 133

Exercice 9 :

- Consulter le solde du compteur « CA » d’un agent et analyser le détail du crédit

- Modifier ce compteur par saisie d’une Régul

Gestion des compteurs exercice

Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés réglementaires à un agent ?Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés non réglementaires à un agent ?

P. 134

Focus Gestionnaire

Gestion des crédits en masse

P. 135

menu Paramétrage > Gestion des crédits


Sélectionner le type de crédit (compteur) à gérer

Sélectionner l’équipe et le groupe (CNRS / non CNRS)

Sélection des agents à gérer en masse

P. 136

Cet écran permet d’ajouter un même nombre de jours sur un compteur selon une sélection d’agents


Cliquer sur + et – pour fixer le nombre de jours à ajouter

Valider

Aussi utile pour activer un compteur

en masse

P. 137

Exercice 11

- Saisir en masse une régul « CA 2013 » pour les agents de votre unité, sauf certains.

Gestion des crédits en masse exercice

P. 138

Focus Gestionnaire

Jours de fermeture

P. 139

Menu Paramétrage > Planning des fermetures

La journée de fermeture est une absence particulière, il n'est pas possible de la déposer sur une période. Il faut procéder jour par jour.Les journées de fermeture sont réglementairement des absences. Elles sont automatiquement décomptées du compteur CA de l'agent, dès qu‘elles sont saisies. Leur impact sur le calcul des jours de fractionnement n'intervient qu'au calcul de nuit, ou en forçant le recalcul des droits, comme les autres absences.

Jours de fermeture ajout

sélection implantation

ajout

DURAND Jean

DURAND JeanDETROIE AlainDURAND Jean

P. 140

Jours de fermeture ajout

DURAND JeanDETROIE AlainDURAND JeanPIERRE Sylvie PIERRE Sylvie

Le jour de fermeture apparaît dans la colonne « Validé » du tableau des crédits et soldes

Si des congés avaient été déposés sur le jour de fermeture avant que celui-ci ne soit fixé , alors il sera nécessaire d’annuler les congés concernés de l’agent

Affichage du rapport d’ajout du jour de fermeture pour l’implantation

P. 141

La suppression d'un jour de fermeture supprime automatiquement ce jour des calendriers des agents et recalcule le solde des congés.

Il est également possible de supprimer une fermeture dans le Menu Gestion > Absences agents : lancer la recherche sur le type "fermeture", préciser la date de la journée à supprimer, cliquer sur "Lancer la rechercher" et cocher les absences à supprimer.

Jours de fermeture suppression

Un jour de fermeture peut être supprimé :

DURAND JeanDETROIE AlainDURAND JeanPIERRE Sylvie PIERRE Sylvie

P. 142

Exercice 6 : Saisie des journées de fermeture du laboratoire

Jours de fermeture exercice

Ajouter un jour de fermeture dans votre implantation

Consulter cette journée dans le planning de l’équipe et le calendrier d’un agent

Supprimer le jour de fermeture pour un agent

P. 143

Focus Gestionnaire

Autorisations Exceptionnelles d’Absence (AEA)


P. 144

Les AEA sont saisies dans AGATE par le gestionnaire d’unité au vu des justificatifs fournis par l’agent. Elles sont réglementées par la circulaire DRH du 18 juin 2012.

Un type d’absence AEA est créé. La saisie du motif est obligatoire. Une liste d’aide pour la saisie du motif est présentée.

Les AEA sont accordées en 1/2 journées ou journées Les AEA ne sont pas soumises à un compteur Les gestionnaires posent une AEA et cette AEA est validée par le valideur (cf. circuit de

validation mis en place pour une demande de congés du gestionnaire). Les gestionnaires peuvent maintenant déposer des AEA pour eux-mêmes. Cette AEA suite le circuit

de validation des congés.

AEA

Un compteur « AEA enfant malade » est créé pour faciliter la gestion des absences enfants malades. Ce compteur est annuel et valable du 01/01 au 31/12.A la réception de la 1ère demande d’AEA Enfant malade, le gestionnaire active le compteur pour l’agent, et saisit le Droit pour l’année, compte tenue de la situation de l’agent (ex: 6j).Ce droit est ensuite décompté à chaque saisie d’une absence AEA Enfant malade

Cas particulier de l’AEA Enfant malade

P. 145

AEA

- Le commentaire est obligatoire- Il doit indiquer le type d’AEA

Via le Calendrier

P. 146

Exercice 10

- Déposer une « AEA » pour un agent

AEA exercice

P. 147

Focus Gestionnaire

Gestion des congés et

des absences

P. 148

Menu > absences agents

Permet de visualiser des absences, sous forme de liste ou de calendrier, et déposer des congés pour le compte des agents.

Profils Gestionnaire Gestion Absences

Les congés déposés par un gestionnaire ne sont pas soumis à validation

Affiche le calendrier de l’agent sélectionné, et permet le dépôt

Visualisation de demandes

P. 149

Menu Gestion > Dépôt de demande

permet au gestionnaire de déposer en masse un congé identique pour une sélection d’agents

(par exemple, pour une équipe)

Profils Gestionnaire Dépôt de congés en masse

Sélectionner les agents

concernés

JeanPierreLucienAnneAlainSylvie

Les congés saisis par le gestionnaires sont auto-validés

P. 150

Profils Gestionnaire calendrier

Menu

Le gestionnaire dépose ses propres demandes et gère ses congés à partir de ce menu

2- Choisir le type d’absence à partir de la liste déroulante.3- Cliquer sur « Déposer ».

1- Sélectionner

la période par une

« cliqué-glissé » de la

souris

Si vous souhaitez déposer d’autres congés ou modifier votre demande

Si vous voulez consulter le tableau de vos compteurs

P. 151

À partir du menu « calendrier »

1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates.

2- Dans la fenêtre «Demande d’absence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence »

3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie

Facultatif

Profils Dépôt de congés du gestionnaire

Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le passé.

P. 152

Une fenêtre de confirmation apparaît :

Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demandeVotre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour

Validation de la demandeVous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideurL’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation

Outlook).

Profils Dépôt de congés du gestionnaire

P. 153

Votre demande est toujours au statut déposée :

Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation.

Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte.

Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l’accepter.

Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande


Annulation/modification des demandes par l’agent

P. 154

Votre demande est refusée.

Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées

Votre demande est validée.

L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour.

L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l’absence si elle ne correspond pas à la réalité.



L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à l’initiative de la demande

P. 155

Statuts des demandes

statut signification Actions possibles

déposée L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée

L’agent peut encore annuler sa demande

ouverte Le valideur a visualisé la demande, mais il ne l’a pas encore traitée

L’agent ne peut plus l’annuler

refusée Le valideur a refusé la demande L’agent peut saisir une nouvelle demande

validée Le valideur a accepté la demande L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification

demande d’annulation

L’agent a demandé à annuler sa demande validée

Attente de l’action du valideur.

demande de modification

L’agent a demandé à modifier sa demande validée

Attente de l’action du valideur

P. 156

I Interface Liste des interfaces Import historique des congés

Dans le cadre du démarrage d’une unité sous AGATE, le but de cette fonctionnalité est de disposer dans AGATE au moyen d’une reprise de données, de toutes les absences impactant les compteurs de l’année en cours afin de continuer le décompte avec des valeurs exactes. Cette transaction est uniquement disponible dans le profil Gestionnaire.

Modèle du fichier d’import (fichier excel au format .csv): l’ordre et le contenu des colonnes

La ligne d'en-tête n'est pas obligatoire

1- Matricule Labintel;

2- Date de début congé (format JJ/MM/AAAA);

3- Indicateur début (0 : l’absence commence le matin ou 1: l’absence commence l’après-midi);

4- Date de fin congé (format JJ/MM/AAAA);

5- Indicateur fin (0 : retour l’après midi ou 1: retour le lendemain);

6- Type d’absence (sauf les ajustements 2013 et enfant malade);Les types d'absences doivent être écrits impérativement de cette façon :

CA 2013FermetureRecup.AEAAbsence

Le type d'absence indique le compteur qui va être décompté par l'absence Ex. : les congés pris sur le contingent CA 2013 doivent indiquer « type d'absence » CA 2013

P. 157Les champs doivent être séparés par un point-virgule (ficher .csv) sous cette forme :

Exemple :matricule_labintel_agent;date_debut;indicateur_debut;date_fin;indicateur_fin;type_conges1094713;21/12/2013;0;21/12/2013;1;CA 20131099347;24/12/2013;1;26/12/2013;0;CA 2013

Rq : la ligne d’en-tête est facultative.

Principe de fonctionnement de l’import des données

- Absences importées sont automatiquement validées

- Décompte du nombre de jours et recalcul du droit s’effectuent dès l’import pour les absences associées à un compteur

- Sur la même période, l’absence importée est ajoutée si aucune autre absence présente dans AGATE,

- Impossible de poser des congés en dehors de la période autoriséeEx. : impossibilité d’importer des congés CA2012 au-delà du 28/02/2013 (même s’il commence avant et finit après)-Dans le cas de données importées concernant un compteur à 0 ou insuffisant, le compteur passe en négatif. -L'absence importée peut être à cheval sur deux mois ou plus-Pour les agents non CNRS sans compteur, le type d’absence est «Absence »

Rappel - Vérifier avant l’import les compteurs des agents du fichier d’import (compteurs actifs, solde des compteurs, …)- Pour obtenir le matricule Labintel, il est possible d’utiliser l’extraction «Export des agents »

Remarque

La reprise des absences prises sur les reliquats de l’année n-1 n’est pas obligatoire : en effet, elles n’impactent pas les compteurs de l’année en cours

I Interface Liste des interfaces Import historique des congés

P. 158Menu Exploitation > Visualisation

Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire.

Profils Gestionnaire Demande en attente de validation

La liste peut être sauvegarder

Après avoir sélectionné l’un des formats (Excel ou .pdf), vous pouvez l’ouvrir immédiatement ou l’enregistrer sous le répertoire de votre choix.

Résultat de l’export

P. 159

Menu > Visualisation

Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné

Jean DURAND

RITO Anne

RITO Anne

Click

Le gestionnaire peut valider des demandes en

attente

Profils Gestionnaire Demande en attente de validation

Jean DURAND

P. 160

A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez.

Menu Gestion > Edition des zones

Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents

Profils Gestionnaire périodes d’activité

Pour informer les agents de l’unité des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires :

P. 161 Deux absences ne peuvent se superposer. C’est structurant. L’ agent, le valideur et le gestionnaire déposent leurs congés pour leur

propre compte. Un valideur peut déposer des congés pour tous les agents dont il est le

valideur. Ces congés sont auto-validés. Un gestionnaire peut déposer des congés pour tous les agents dans son

portefeuille de gestion. Ces congés sont auto-validés. Ajout d’un contrôle pour interdire un solde négatif des compteurs lors de la

saisie d’une demande par le gestionnaire. L’agent et le valideur ne peuvent déposer des congés que si le solde des

compteurs est suffisant. Saisie rétroactive : les profils « agent » et « valideur» peuvent déposer, faire

une demande de modification ou une demande d’annulation jusqu’à 14 jours dans le passé. Les gestionnaires n’ont pas cette limitation.

NB : cette limitation est désactivée pour 2013, pour permettre la saisie des congés pris avant le démarrage d’AGATE dans l’unité.

Didacticiel : Comment déposer, modifier ou supprimer un congé pour un agent ?

Profils Gestionnaire règles de dépôt

P. 162

Exercice 1 – Naviguer dans le bandeau du menu

1- Si vous êtes un gestionnaire…

2- Si vous êtes un valideur…

3- Si vous êtes un agent…

Profils Exercices

P. 163

Focus Gestionnaire

Agents à l’étranger

P. 164

Les agents en poste à l’étranger peuvent bénéficier de droits supplémentaires de congés selon le barème du MAE. Ces droits sont à ajouter manuellement par les gestionnaires d’unité via le champ « régul »

Le gestionnaire d’unité affectera sur le dossier de l’agent la base de jours fériés du pays d’affectation (également utilisable pour les régions de France ayant un calendrier de jours fériés particulier).

Une évolution ultérieure Agate et Sirhus génèrera automatiquement une décision Sirhus pour chaque congé validé.


P. 165

Menu Paramétrage > gestion des agents > onglet général

Modifier le pays de base des jours fériés


DUPONTJean

Jean DURAND

Donnera les jours fériés de Hong-Kong

P. 166

Focus Gestionnaire

Gestion des congés agents non CNRS

P. 167

Lors de la création d’un agent non CNRS : Le cycle de travail 100% du lundi au vendredi à 38h30 est affecté par

défaut, Aucun compteur n’est activé, ni alimenté, Seul le type congés « absence non CNRS » est accessible

Le gestionnaire d’unité peut activer le compteur « CA » de l’année en cours manuellement et y saisir un droit. Ce droit n’est pas calculé automatiquement par Agate pour les agents non CNRS

Aucun autre compteur ne peut être activé Le gestionnaire d’unité doit modifier le cycle de travail si l’agent est à temps

partiel Le gestionnaire d’unité devra gérer manuellement la perte de droits liée aux

absences maladie et autres proratisations. Les congés des agents non CNRS sont aussi soumis à validation

Agents non CNRS

P. 168

Rappel des 2 options possibles : Si le souhait du labo est uniquement d’avoir une visibilité du planning :

l’agent saisit uniquement ses absences ( visible sur le planning) – pas de décompte

Si le souhait du labo est de gérer le compteur CA : le gestionnaire active le compteur « CA » et initialise un droit (crédit de jours) qui sera décompté à chaque saisie d’absence.

Le droit CA n’étant pas calculé, aucun fractionnement n’est généré.

Agents non CNRS

Rq: pour se connecter à AGATE, l’agent Non CNRS doit être déclaré dans Labintel avec une adresse mèl . Il doit se connecter avec son adresse mèl et demander un mot de passe via Sésame / janus . Si l'agent n'a pas d'adresse mèl saisie dans Labintel, il faut en saisir une. Le lendemain, la connexion sera possible dans Agate.

P. 169

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet infos RH

Agents non CNRS sans compteur

Jean DURAND

Jean DURAND

P. 170

Menu Calendrier

Menu Dépôt

Agents non CNRS sans compteur

Jean DURAND

P. 171

Agents non CNRS avec compteur

Activer le compteur CA

Jean DURAND

Jean DURAND

Gestion du compteur CA pour les agents non-CNRS

1 - cocher CA 20132 - cliquer sur Modifier3 - indiquer le nombre de jours4 - cliquer sur Modifier (deux fois)

P. 172

Menu Calendrier

Menu Dépôt


Jean DURAND

P. 173

L’activation et l’alimentation peuvent aussi se faire en masse


Sélection Non CNRSActivation

Cliquer sur + pour alimenter

P. 174

Exercice 12

Le gestionnaire Agate active le compteur CA 2013 d’un agent non CNRS et saisit le crédit

- Vous êtes un agent non CNRS : - Saisir une absence

Agents non CNRS avec compteur exercice

Didacticiel : Comment activer un compteur CA pour un agent Non CNRS ?

P. 175

Focus Gestionnaire

Etats

P. 176

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction

Sélections possibles

Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs :Pour l’’état « Export des agents » :

Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées celles saisies par votre gestionnaire et celles des agents pour lesquels vous êtes également désignés comme « Valideur ».

L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur.

P. 177


CHOI

X

CHAMPS

CRI

T ERES

Dans le tableau de gauche, les champs

sélectionnables

Dans le tableau de droite,

les champs que vous avez

sélectionnés

- Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double-flèches-Le double-click sur Sélection de tous les champs

(tableau de gauche) Désélection de tous les champs

(tableau de droite)

- La colonne "Nombre de valideurs" indique le nombre de valideurs de l’agent (une valeur entre 0 et plus). Cette information permet également de connaître le nombre de niveaux de validation de l'agent.

- Pour chaque agent, le gestionnaire peut pointer le cycles de travail affecté à l’agent. Le cycle de travail est celui en cours.

P. 178

Profils Gestionnaire exploitation Extraction

Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères

Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le

valideur

Export du résultat

Sélections

Choix des champs à exporter dans le rapport

Choix format

P. 179


La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans l’onglet «Planning » et celles des agents s’affichant dans l’onglet «Dépendance » du dossier agent du « Gestionnaire-Valideur » .

Le matchcode de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS.Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné

Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande d’annulation, annulée, demande modification

CRITERES

CHOIX

INFO

L’extractionpeut être enregistrée ou exportée

P. 180


L’extraction peut être exporté ou enregistré

CHOI

X

CHAMPS

CRI

T ERES

- Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de l’extraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder l’extraction sous le répertoire de son choix sans passer par l’affichage du résultat de la demande

Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de l’export, il est possible de l’enregistrer dans Agate après l’avoir nommé. La zone « Liste d’export » apparaît seulement si l’utilisateur sauvegarde les extractions dans l’application.

P. 181


Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner :

CRITERES

CHOIX

CHAMPS

P. 182

Menu Exploitation > Extraction > Export des compteurs

effectuer des requêtes sur les compteurs en fonction de critères

Export du résultat

sélections

Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents

Profils Gestionnaire exploitation Extractions

P. 183

Feuille de route du gestionnaire

P. 184

Au niveau de l’unité

1. Vérification des gestionnaires de l’unité, désignation éventuelle d’autres gestionnaires

2. Définition sur papier de l’organisation en équipes (si nécessaire) et création des équipes

3. Définition sur papier de la hiérarchie de validation

4. Saisie des jours de fermeture de l’implantation


P. 185

Pour tous les agents (CNRS et non CNRS) :

1. Modification si nécessaire du cycle de travail de l’agent

2. Saisie du valideur de l’agent

3. Affectation des agents à une équipe (si nécessaire)

4. Saisie ou import des reliquats de congés année N-1 (si nécessaire)

5. Saisie des congés déjà pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (par le gestionnaire ou par l’agent)


Date démarrage Reprise des reliquats Reprise des congés

1er janvier À faire

1er mars À faire

P. 186

Si l’unité comporte des agents non CNRS : Si le souhait est de gérer à minima les congés

1. Saisie des crédits CA année N

2. Saisie des congés pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (par le gestionnaire ou par l’agentviua )

Si le souhait est uniquement d’avoir une visibilité du planning

Le gestionnaire n’a rien à faire


P. 187



à la page réglementaire du site DRH (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm) et au site web dédié AGATE : (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf

Bientôt…Une page d’info gestionnaire






Assistance


P. 188Participation à un jury d'assise

Candidature à une fonction publique élective

Exercice d'un mandat local

Motif syndical pour participation aux organismes paritaires

Congé pour naissance ou adoption

Examens médicaux obligatoires pour surveillance médicale agents

Examens médicaux prénatal et postnatal obligatoires

Décharge pour bénéficier d'une action de préparation aux examens, concours et autres procédures de sélection

Mariage ou PACS

Décès/maladie très grave proche

Préparation à l'accouchement

Soin/garde enfant malade

Charge d'une personne handicapée

Concours et examens professionnels : préparation ou jour des épreuves

Motif syndical pour participation aux congrés syndicaux

Exercice d'un mandat d'élu représentant des parents d'élève

Fêtes religieuses

Mission ou formation pompier volontaire

Déménagement

Autres AEA laissées à l'appréciation du chef de service

Annexes Liste des AEA

P. 189

Sigle Description









Annexes Glossaire

P. 190

code libellé Impact CA Impact RTT 10 Congé cadre jeunesse Pas d'impact Pas d'impact 20 Créa/reprise d'entreprise x x 30 Stagiaire conv. perso x x 31 Non tit conv. perso x x 44 Enfant de moins de 8 ans x x 70 Absence stagiaire Pas d'impact Pas d'impact 80 Congé pour donner soins x x 90 Congé suivre son conjoint x x

110 Accomp.service national x x 111 Serv. militaire étrangers x x 120 Abs. pour fait de grève Pas d'impact Pas d'impact 130 Absence de service fait X X 140 Congé accomp. fin de vie Pas d'impact Pas d'impact 150 Congé annuel sce étranger Pas d'impact Pas d'impact 160 Congé administratif TOM Pas d'impact Pas d'impact 170 Congé CET (Ancien) Pas d'impact x 171 Congé au titre du CET Pas d'impact x 172 Congé CET Historique Pas d'impact x 180 Congé bonifié Pas d'impact Pas d'impact 200 Congé formation prof. (J) Pas d'impact x 202 Congé form. syndicale Pas d'impact x 203 Congé formation 1/2 J Pas d'impact x 210 Congé réserve opération Pas d'impact x 211 Instruction militaire x x

212 réserve sécurité civile Pas d'impact x 220 Congé raison de famille x x 230 Mandat public électif x x 240 Congé entrep innov recher x x 250 Raison santé fin de droit x x 260 Exclusion fonction 15j mx x x 261 Exclusion fonction>3 mois x x 262 Non tit exclusion tempo x x 263 Stagiaire exclusion temp x x 270 Congé paternité Pas d'impact Pas d'impact 280 Congé en vue d'adoption x x 281 Congé d'adoption Pas d'impact Pas d'impact 290 Congé parental x x 291 Congé présence parentale Pas d'impact x 300 Congé longue durée n°1 Pas d'impact x 301 Congé longue durée n°2 Pas d'impact x 302 Congé longue durée n°3 Pas d'impact x 310 CLD professionnel n°1 Pas d'impact x 311 CLD professionnel n°2 Pas d'impact x 312 CLD professionnel n°3 Pas d'impact x 320 Congé longue maladie Pas d'impact x

Annexes Impact absences Sirhus sur CA et RTT

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