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NOTICE D’UTILISATION

DE L’OUTIL D’EVALUATION DES FOURNISSEURS

Pour les Organismes de Sécurité Sociale

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Table des matières

Préambule ............................................................................................................................................... 3

Présentation de l’outil d’évaluation des fournisseurs ............................................................................ 5

➢ A quoi sert l’outil d’évaluation du fournisseur ? ......................................................................... 5

➢ Le type d’outil : ............................................................................................................................ 5

➢ Le public : ..................................................................................................................................... 5

➢ A quel moment et faut-il évaluer systématiquement tous les fournisseurs ? .......................... 5

➢ L’évaluation ................................................................................................................................. 6

I/ La méthodologie .......................................................................................................................... 6

II/ Les résultats de l’évaluation ...................................................................................................... 7

Lexique .................................................................................................................................................. 10

Annexe 1 - Exemple de pondération : illustration............................................................................. 13

ANNEXE II - OUTIL D’EVALUATION DES FOURNISSEURS ....................................................................... 15

Onglet : Page de garde ...................................................................................................................... 16

Onglet : Classement .......................................................................................................................... 17

Onglet : Evaluation du fournisseur .................................................................................................... 18

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Notice d’utilisation de l’outil d’évaluation des fournisseurs

Préambule

Outre le recensement des marchés, l’Observatoire de l’achat des organismes de sécurité sociale a

notamment pour mission :

- de favoriser le partage d’informations et de bonnes pratiques auprès des organismes ;

- et de mettre à disposition des outils nécessaires à la professionnalisation de l’achat.

Le partage d’informations se concrétise par la mise à disposition de la veille achat et des fiches du

baromètre des achats.

La veille achat a pour objectifs :

- de produire de l’information utile aux acheteurs ;

- d’informer sur les innovations dans le domaine de l’achat et sur les nouvelles dispositions

législatives et réglementaires ;

- de promouvoir la professionnalisation de l’achat ;

- et de diffuser les bonnes pratiques achat.

Les fiches du baromètre des achats permettent aux organismes :

- de suivre et de piloter les achats qualitativement et quantitativement par segment ;

- de se situer par rapport au marché et d’évaluer le niveau de maturité en termes d’achat ;

- de fixer des objectifs de prix lors de la passation des marchés et de sensibiliser aux aspects du

développement durable ;

- et plus généralement de donner des conseils utiles aux acheteurs que ce soit en termes de

sourcing, de définition du besoin, de préparation du dossier de consultation, de gestion de la

procédure ou du suivi de l’exécution du contrat.

Cet outil a pour ambition d’aider les organismes à évaluer les fournisseurs dans le cadre de l’exécution

de leurs marchés et a vocation à être utile à tous les organismes qu’ils soient locaux, régionaux ou

nationaux.

Cet outil a également pour vocation d’être utilisé par les membres du CTP Achats et l’Ucanss pour le

suivi de l’exécution des marchés inter régimes.

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Pour réaliser cet outil, le groupe de travail s’est appuyé sur l’outil d’évaluation des fournisseurs qui

avait été bâti par Nell Verdier, dans le cadre de sa formation « Responsable de service achat public ».

Certains éléments ont été modifiés mais c’est sur cette base que le groupe de travail met à disposition

l’outil qui vous est proposé.

Il a été conçu en collaboration avec les représentants achats des caisses nationales, la représentante

achats du Conseil départemental de la Seine Saint Denis et le secrétariat de l’Observatoire de l’achat.

Les contributeurs sont les suivants :

- Mme Nell Verdier de la Cndssti)

- Mme Laurence Aupetit de l’Acoss

- Mr Bastard de la Cnaf

- Mr Bruno Lamy de la Cnamts

- Mr Mathieu Lutz du groupe Ugecam

- Mme Isabelle Gibert de la Cnav

- Mme Pelletier Froment de la Ccmsa

-Mme Jouen Laumonier du Conseil départemental de la Seine Saint Denis

- Mr Rémy Haas de l’Ucanss

- Mr Benoit Petit de l’Ucanss

- Mme Chevauché du Secrétariat de l’Observatoire de l’achat

Vous trouverez ci-dessous :

- La présentation de l’outil d’évaluation fournisseurs

- Le lexique qui l’accompagne

- Une première annexe présentant un exemple de pondération

- Et une seconde annexe présentant les copies écran de l’outil Excel mis à la disposition des

organismes.

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Présentation de l’outil d’évaluation des fournisseurs

➢ A quoi sert l’outil d’évaluation du fournisseur ?

L'enjeu de l'évaluation des fournisseurs, au stade de l'exécution du marché, consiste à mesurer le

degré d'écart qui existe entre la performance supposée et attendue lors de l'attribution du marché et

la performance constatée au stade de l'exécution. Il est indispensable pour les organismes de s'assurer

du niveau de qualité des prestations par rapport aux termes du cahier des charges afin de pouvoir

prioriser leurs actions et tendre vers le niveau de performance attendu (extrait d’acheteurs publics).

La mise à disposition de cet outil vise à répondre à ces objectifs.

➢ Le type d’outil :

Cet outil est présenté sous le format Excel.

Il est conçu afin de limiter au maximum la saisie manuelle des données et a pour objectif de mettre en

place si nécessaire un plan d’actions à l’issue des résultats.

➢ Le public :

Cet outil est mis à la disposition des organismes.

➢ A quel moment et faut-il évaluer systématiquement tous les fournisseurs ?

L’outil proposé a pour objectif d’évaluer le fournisseur dans le cadre de l’exécution du marché.

Une évaluation systématique de tous les fournisseurs n’est pas forcément efficiente. En effet, il

convient de cibler ses fournisseurs au regard :

- De la stratégie de l’organisme (CPG-COG) ;

- Des fournisseurs stratégiques « sensibles »

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Une évaluation annuelle pourra être demandée suite aux dysfonctionnements détectés pendant

l’exécution du marché.

Si le marché est d’une durée d’un an, l’évaluation sera effectuée à l’issue du marché. Si le marché est

d’une durée supérieure à un an, l’évaluation pourra intervenir en cours ou en fin de marché.

L’évaluation peut intervenir également en amont du lancement d’une nouvelle procédure. Ceci doit

être adapté en fonction des fournisseurs stratégiques et des enjeux économiques de l’organisme.

➢ L’évaluation

I/ La méthodologie

Afin de tendre vers une normalisation de la démarche dans l’institution, il est proposé la démarche

suivante permettant une évaluation équitable, mesurable et comparable des fournisseurs par

l’ensemble des organismes.

La pertinence de la mise en place d’une évaluation vise à améliorer la performance fournisseur dans

le cadre de l’exécution d’un marché. La relation gagnant/gagnant doit donc être engagée et basée

sur la communication auprès du fournisseur et du prescripteur.

A. La communication

1. Communication auprès du fournisseur

Il convient :

- De communiquer auprès des fournisseurs évalués (facultatif) ;

- De collecter et intégrer les résultats de l’enquête dans l’outil d’évaluation des fournisseurs ;

L’incrémentation des résultats de l’enquête peut se faire directement dans l’outil d’évaluation

si le système est automatisé ;

- De programmer une réunion avec le fournisseur et restituer les résultats ;

- De définir et mettre ensuite en place un plan de progrès ou un plan d’action selon les cas.

2. Communication auprès du prescripteur

Il convient :

- De diffuser l’enquête de satisfaction auprès des clients internes ou externes ;

- De rendre compte aux prescripteurs des résultats obtenus et des actions engagées.

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B. Les domaines évalués

Cinq domaines ont été recensés comme devant être évalués quel que soit le type de marché.

Il s’agit :

- De la qualité du produit ;

- Ou de la qualité des prestations ;

- Des relations avec le fournisseur ;

- De la gestion administrative ;

- Et de la responsabilité sociétale de l’organisation (RSO).

C. La pondération

Dans le cadre d’un marché local, la pondération est laissée à l’appréciation de l’organisme. En revanche

dans le cadre de l’évaluation d’un fournisseur inter branches, la pondération sera déterminée et figée

en amont pour garantir une meilleure cohérence d’ensemble.

Un exemple de pondération dans un marché est proposé en annexe.

D. Conseil pratique pour compléter le tableau d’évaluation des fournisseurs

L’attention des utilisateurs est attirée sur le point suivant :

Si un critère est non évalué ou non concerné, il est nécessaire de bien saisir dans la cellule N.E ou N.C.

Si le point manque, la saisie ne fonctionne pas.

II/ Les résultats de l’évaluation

A. La notation

Pour chaque domaine, plusieurs critères ont été recensés ; chacun faisant l’objet d’une évaluation.

L’évaluation de chacun des critères peut être : excellente, bonne, moyenne ou médiocre.

Une fourchette de note est attribuée comme suit :

• Excellent de 16 à 20

• Bon de 11 à 15

• Moyen de 6 à 10

• Médiocre de 1 à 5

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La somme des notes attribuées pour chaque critère donne une note pondérée automatiquement ; ce

qui permet d’obtenir une note moyenne sur 20 pour chaque domaine.

La somme des notes pondérées donne la note finale.

A noter, selon le marché, un critère peut ne pas être évalué ou ne pas être concerné par la notation.

Il conviendra, dans ce cas, de neutraliser le critère en affectant une pondération de 0 au critère

neutralisé. La somme des critères restant doit toujours être égale à 100.

B. L’appréciation des résultats

Les résultats de l’évaluation peuvent être satisfaisants, stables ou dégradés selon l’exemple donné ci-

dessous.

LEGENDE :

Niveau de satisfaction

Résultat compris entre 20 et 16 = ☺☺

Résultat compris entre 11 et 15 = ☺

Résultat compris entre 6 et 10 =

Résultat compris entre 1 et 5 =

Le plan d’actions vise à mettre en place des actions correctives afin de remédier à une exécution du

marché dégradée. Il sera mis en œuvre avec le fournisseur.

Chaque organisme définit son plan d’action en fonction du segment d’achat, des enjeux et de la

politique achat de l’organisme.

1. Les modalités de mise en œuvre d’un plan d’action

Cela consiste notamment à :

- identifier les pistes de progrès, leur faisabilité et leur intérêt économique ; - identifier les principaux jalons et les délais de mise en œuvre ; - définir des objectifs quantitatifs et qualitatifs à atteindre ; - partager l'information entre les opérationnels, les acheteurs et les fournisseurs.

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2. Les modalités de mise en œuvre d’un plan de progrès

Il est différent de l’outil évaluation fournisseurs.

Dans le prolongement de l’évaluation fournisseur, les organismes peuvent mettre en œuvre un plan de progrès.

Le plan de progrès pourra être prévu dans le dossier de consultation au niveau du CCTP ou être prévu en tant que sous critère « Plan de progrès » au stade de l’analyse des offres. Il sera apprécié au regard des modalités de mise en œuvre et de cohérence entre l’optimisation du cahier des charges et les gains de productivité.

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Lexique

• Responsabilité sociétale des organisations (RSO)

Exercer sa responsabilité sociétale, et s'inscrire dans une démarche de développement durable.

Ce terme de Responsabilité sociétale des organisations (entreprises et autres collectifs de travail) a été retenu par les pays francophones comme étant la contribution des organisations au développement durable.

C'est la responsabilité de l'organisation vis à vis des impacts de ses décisions et activités sur la société et sur l'environnement, se traduisant par un comportement éthique et transparent qui contribue au développement durable, y compris à la santé et au bien-être de la société ; prend en compte les attentes des parties prenantes ; respecte les lois en vigueur tout en étant en cohérence avec les normes internationales de comportement et est intégré dans l'ensemble de l'organisation et mis en œuvre dans ses relations (source Iso 26000).

Cette responsabilité sociétale couvre :

- la responsabilité sociale (en interne vis-à-vis des personnels, en externe vis à vis des clients et des fournisseurs),

- la responsabilité économique (quels sont les choix d'investissements de l'organisation et quelles sont les conséquences environnementale, sociale et territoriale de ces choix),

- la responsabilité environnementale (quel est l'impact de l'activité sur l'environnement).

Les principes de sa mise en œuvre sont :

• la responsabilité de rendre compte,

• la transparence,

• le comportement éthique,

• le respect des intérêts des parties prenantes,

• le respect du principe de légalité,

• le respect des normes internationales de comportement,

• le respect des droits de l'homme.

Cinq éléments sont déterminants concernant la démarche à conduire pour de tels projets :

• la stratégie d'amélioration continue ;

• la participation ;

• l'organisation du pilotage ;

• la transversalité des approches ;

• l'évaluation partagée.

Extrait du glossaire club développement durable des établissements publics et des entreprises

publiques

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• Clause environnementale Un marché public comporte une disposition environnementale si le marché comprend une clause allant dans ce sens. Il peut s’agir des performances en matière de protection de l’environnement, des performances en matière de développement des approvisionnements, du coût global d’utilisation ou des coûts tout au long du cycle de vie.

Extrait du rapport d’activité sur l’achat à la sécurité sociale année 2015

• Clause sociale

Les conditions d'exécution d'un marché peuvent comporter des éléments à caractère social. La définition des conditions d'exécution d'un marché dans les cahiers des charges peut viser à promouvoir l'emploi de personnes rencontrant des difficultés particulières d'insertion, à lutter contre le chômage.

Extrait du glossaire club développement durable des établissements publics et des entreprises

publiques

• Cycle de vie des produits

Qu’il s’agisse d’un bien, d’un service, voire d’un procédé, toutes les étapes du cycle de vie d’un produit

sont prises en compte pour l’inventaire des flux, du « berceau à la tombe » : extraction des matières

premières énergétiques et non énergétiques nécessaires à la fabrication du produit, distribution,

utilisation, collecte et élimination vers les filières de fin de vie ainsi que toutes les phases de transport.

Lien:

http://www.ademe.fr/expertises/consommer-autrement/passer-a-laction/dossier/lanalyse-cycle-

vie/quest-lacv

• Date de début d’exécution du marché

La date de début d’exécution du marché débute en principe à la date de notification du marché. Mais

elle peut également démarrer à compter de la notification d’un ordre de service.

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• Ergonomie

L’ergonomie est « l'étude scientifique de la relation entre l'homme et ses moyens, méthodes et milieux

de travail1 » et l'application de ces connaissances à la conception de systèmes « qui puissent être

utilisés avec le maximum de confort, de sécurité et d'efficacité par le plus grand nombre. »

• Fiabilité du produit

Selon la norme X05-501, la fiabilité est l'aptitude d'un dispositif à accomplir une fonction requise, dans

des conditions données d'utilisation et de maintenance, pendant une durée donnée. La fiabilité d'un

système, d'un équipement ou d'un produit caractérise son aptitude à fonctionner sans défaillance.

• Innovation

L'innovation est l'action d'innover, c'est-à-dire d'introduire quelque chose de nouveau en terme

d'usage...

• Mise à jour des documents remis

Dans le cadre de l’exécution d’un marché d’assurance, ceci correspond par exemple aux documents

législatifs , réglementaires qui doivent être remis au pouvoir adjudicateur par l’assureur.

• Plan d’action

Le plan d’actions vise à mettre en place des actions correctives afin de remédier à une exécution du

marché dégradée. Il sera mis en œuvre avec le fournisseur

• Plan de progrès

Le plan de progrès vise à améliorer notamment la performance, la productivité, la qualité, les coûts…

de l’exécution du marché. Le plan de progrès est contractualisé entre l’acheteur et le fournisseur. Sa

mise en place s’inscrit dans une démarche partenariale entre l’acheteur et le fournisseur.

• Rapport d’intervention

Dans le cadre de l’exécution des marchés de maintenance d’ascenseurs à titre d’exemple, l’opérateur

économique devra remettre au pouvoir adjudicateur un rapport lors de chaque visite effectuée.

Type de procédure

Les procédures de passation peuvent être diverses : appel d’offres ouvert, appel d’offres restreint,

procédure négociée après publicité préalable et mise en concurrence, procédure négociée sans

publicité préalable et sans mise en concurrence, procédure adaptée…

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Annexe 1 - Exemple de pondération : illustration

La pondération appliquée à chacun des critères peut être identique ou elle peut être affinée en

attribuant un coefficient différent selon les critères et l’importance qui leur est accordée.

Domaine : Qualité du produit

Pondération : 20 %

Critères retenus :

II. Qualité du produit

Note : 16

III. Respect des quantités

Note : 10

IV. Respect des délais

Note : 8

Total :16 + 10 + 8 = 34

Note pondérée : 34x20/100 = 6,80

Ou

Domaine : Qualité du produit

Critères :

V. Qualité du produit - Pondération : 30 %

Note : 16

Note pondérée : 4,80

VI. Respect des quantités - Pondération : 10 %

Note : 10

14

Note pondérée : 1

VII. Respect des délais – Pondération : 20 %

Note : 8

Note pondérée :1,60

Note pondérée : 4,80 + 1+1,60 = 7,40

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ANNEXE II - OUTIL D’EVALUATION DES FOURNISSEURS

16

Onglet : Page de garde

17

Onglet : Classement

18

Onglet : Evaluation du fournisseur

Nom du fournisseur

MOYENNE PONDEREE : 0,0

Intitulé du marché : Niveau de satisfaction

Famille d'achat : Résultat compris entre 20 et 16 = ☺☺

Segment d'achat : Résultat compris entre 11 et 15 = ☺

Type de marché : Résultat compris entre 6 et 10 =

Résultat compris entre 1 et 5 =

Excellent Bon Moyen Médiocre Non acceptable Non évalué Non concerné

[16 ; 20] [11 ; 15] [6 ; 10] [1 ; 5] 0 N.E N.C

Qualité du produit : fiabilité, confort , ergonomie, sécurité,

simplicité… 0

Respect des quantités : gestion des stocks et des

approvisionnements, disponibilté des produits, réassort … 0

Respect des délais : livraison, exécution…0

Note pondérée sur 4 => #DIV/0!

Excellent Bon Moyen Médiocre Non acceptable Non évalué Non concerné

[16 ; 20] [11 ; 15] [6 ; 10] [1 ; 5] 0 N.E N.C

Disponibilité, réactivité0

Innovation, amélioration0

Plan de progrès0

Restitution des comptes-rendus0

Reporting, statistiques (fréquence, qualité)0

Outil de commande (si mis à la disposition du client, compte

client, extranet...) 0

Offre de service : Formation client interne, accompagnement au

changement, information/communication, mise à jour des

documents remis, clarté des documents remis … 0

SAV : traitement des réclamations, respect des délais

d'intervention, prise en charge des incidents… 0

Note pondérée sur 6 => #DIV/0!

Montant des achats

CA

RELATION FOURNISSEUR

0,0

30%

COMMENTAIRES

NOTE PAR DOMAINE PONDERATION COMMENTAIRES

PONDERATION

20%QUALITE DU PRODUIT

DOMAINES CRITERES

NOTATION

NOTE PAR DOMAINE

0,0

DOMAINES CRITERES

NOTATION

Date de FIN de marché :

LEGENDE :

Date de début de marché :

EVALUATION FOURNISSEUR

Année d'évaluation :

Actions engagéesSatisfaction

19

Excellent Bon Moyen Médiocre Non acceptable Non évalué Non concerné

[16 ; 20] [11 ; 15] [6 ; 10] [1 ; 5] 0 N.E N.C

Efficacité fournisseurs: bons de livraison, rapports

d'intervention… 0

Evolution des prix : application des formules de révision des

prix, fiabilité, conformité, transparence des devis, prix, tarifs… 0

Paiement : facturation, anomalies, date de réception,

présentation de la facture, numéro du marché, relance... 0

Note pondérée sur 6 => #DIV/0!

Excellent Bon Moyen Médiocre Non acceptable Non évalué Non concerné

[16 ; 20] [11 ; 15] [6 ; 10] [1 ; 5] 0 N.E N.C

Respect des clauses sociales (exemple : respect des heures

d'insertion ) et des clauses sociétales 0

Respect des clauses environnementales (utilisation de produits

écologiques, normes...) 0

Cycle de vie des produits : recyclage, gestion et traçabilité,

reprise des emballages… 0

Note pondérée sur 4 => #DIV/0!0,0

COMMENTAIRES

GESTION ADMINISTRATIVE

DOMAINES CRITERES

NOTATION

NOTE PAR DOMAINE PONDERATION COMMENTAIRES

0,0

30%

PONDERATIONDOMAINES CRITERES

NOTATION

NOTE PAR DOMAINE

RSO 20%