�Jean-paul.gueguen@faurecia.com

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Une nouvelle mode ? Î NON

Kaizen : Partir toujours de faits observés et mesurés sur le terrainLes bonnes idées de 10 valent mieux que l’inspiration d’un seul.Faire bon du premier coup, corriger immédiatement toutes les erreurs.

Etat des lieux :

- les gros problèmes traités en salle loin de là où ils apparaissent (= pas d’étude concrète) => de mauvaises solutions sont mises en place

- déresponsabilisation vis-à-vis de problèmes (c’est à l’autre service de traiter) même si une petite action suffit ou, même si je n’ai pas bien fait l’analyse;

- une impression pour les gens du terrain que rien n’avance

- des demandes qui s’empilent et qui sont traitées au fur et à mesure avec des priorités qui ne sont pas données par les principaux intéressés

- Les délais ne sont pas tenus (un de plus ou de moins de pas tenu …)

L’OTAC : Outil terrain d’amélioration continue

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But :

- Se rapprocher des problèmes pour bien les observer

- Travailler sur le terrain pour communiquer sur le travail qui est fait par tout le monde

- Responsabiliser les opérationnels sur les priorités à traiter

- Démultiplier la méthodologie de résolution de problème

- Ne pas traiter que les gros problèmes mais, incorporer un maximum de personnes dans cette démarche pour profiter des idées de tout le monde

- Responsabiliser les personnes sur les délais

- rendre plus efficients les résolutions de problèmes en créant des points de rencontres avec toutes les compétences pour un temps donné et réduit.

L’OTAC : Outil terrain d’amélioration continue

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But de la première étape :

Présentation et compréhension de l’outil pour mise en place rapide ensuite.

Ensuite cela doit être un suivi de la mise en place

Pour cela il est important de comprendre quels freins vous allez pouvoir rencontrer et de quels appuis vous disposez

L’OTAC : Outil terrain d’amélioration continue

ªQui a validé votre participation à cette formation ?

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.1. L’OTAC

- Ce n’est pas une nouvelle méthodologie.

- C’est le déplacement de réunions qui se font dans les salles sur le terrain

- C’est la mise à disposition de ressources de manière régulière = gaind’efficience

- C’est une manière de communiquer, de montrer aux personnes du terrainque l’on s’occupe de leur problèmes.

- Il est utilisable en production mais aussi chez les services supports

- Au départ c’est sous l’ impulsion de la Qualité, pour résoudre des problèmes qualité, que cet outil a été mis en place mais, il permet de traiter tous les problèmes. Sachant que si une perturbation ligne est traitée, la qualité y gagne aussi au final.

L’OTAC : Outil terrain d’amélioration continue

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L’OTAC est une série de réunion de 20 minutes pour résoudre rapidement et efficacement..

Sa mise en place se fait par coaching des animateurs. Il existe 3 sortes d’OTAC.

L’OTAC AtelierL’OTAC ligne

Les différents types d’OTAC

L’OTAC USINE

Comporte en réalité

7 colonnes

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.2. L’OTAC ligne

Il est animé par le superviseur avec le soutien de la Qualité fabrication.

Les sujets concernent les défauts détectés chez le client, en bout de ligne (mur qualité, contrôle final), après analyse des bacs rouges, ou pour tout autre dysfonctionnement sur la ligne.

La formalisation est simple sur paperboard au pied de la ligne

Î consultable à tout moment et par tous.

Il y a une revue des OTAC ligne lors des revues qualité quotidiennes (1 fois par équipe) avec le superviseur, le gap leader, l'auditeur qualité, et les fonctionssupports.

Lorsque le problème est complexe ou récurrent il est renvoyé à un OTAC Atelier.

Nota : Le responsable Atelier peut refuser de le prendre, considérant que le groupe n’a pas été jusqu’au bout ou, qu’ il aurait du scinder le problème en plusieurs petits problèmes

L’OTAC Ligne

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Besoins :

- Un tableau paper board

- En production avoir un bac rouge identifié pour y mettre les pièces à défaut (il est important de garder le défaut jusqu’à la fin du traitement)

- Des stylos en réserve à disposition (pointe pas trop grosse mais plus gros que des bics)

⇒ Pourquoi pas une couleur par équipe : facilite les recherches

- Avoir former une équipe pour l’OTAC + coach (il faut impliquer aussi un responsable de production dans la démarche) : ces personnes doivent avoir bien intégrer la démarche de résolution de problèmes.

Se jeter à l’eau et surveiller pour recadrer.

Nota : pour se jeter à l’eau, il est bien d’avoir de jeunes superviseurs et desanciens

Mise en oeuvreL’OTAC Ligne

1

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L’OTAC Ligne

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VérifDélaiRespAction CauseProblèmeDate N°équipe

Colonnes à tracer à la main sur un paper board

C’est le resp de l’action

qui s’engage devant tout le monde

Cela doit être une vraie validation et pas seulement

un Ok. Exemple : mesure amélio – document en

place et utilisé … On mesure l’efficacité et non la

Permet de faire un

suivi

1L’OTAC Ligne

1

1°) Action de sécurisation

2°) Actions correctives

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Date / N° / Equipe : Une équipe ne suit que les sujets quelle a ouvert

Problème : Utiliser mentalement le QQOCQP : avoir des données réelles, factuelles, quantifiées

Cause : Utiliser mentalement l’ Ishikawa et le 5 pourquoi, comparaison entre pièces

bonnes et pièces mauvaises (c’est / c’est pas)

Action :

Penser à sécuriser dans un premier temps le client

Penser aussi à transversaliser : cela peut-il m’arriver ailleurs ?

En dernier lieu, se poser la question s’ il est nécessaire de capitaliser ce que l’on vient de faire et si oui, comment.

Responsable : S i il y a des besoins d’autres compétences, soit le responsable l’ invite le jour suivant, soit une personne de l’équipe prend à sa charge le fait d’aller demander et d’avoir un délai.

Délai :

Vérification : La vérification peut être faite sur toutes les équipes

Colonnes du tableauL’OTAC Ligne

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Avantages- Outil à disposition de la production- Une équipe réunie à heures fixes (pas de perte de temps à courir après tout le

monde- Montre aux opérateurs que l’on s’occupe de leurs problèmes- Résolution sur le terrain = proche des défauts- Les gens s’engagent devant tout le monde sur délais

Difficultés - Avoir tout le monde à l’heure- Prévoir 3 mois de coaching régulier + passage espacés ensuite - Définir correctement les personnes du groupe- Faire en sorte que les groupes prennent des petits sujets qu’ ils peuvent traiter

eux-mêmes- Environnement parfois bruyant

Point de motivation et challenge :

Le Directeur d’usine passe une fois par semaine pour faire le point = reconnaissance + voir points bloquants

L’OTAC Ligne

1

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Exemples de sujets :

Production :

- Nouveau tapis d’appro ne marche pas (à décomposer en : pièce bute sur ..; cellule mal placée; pièces mal positionnées sur tapis …)

- Prise du système anti erreur non ergonomique

- Accident de travail

- Pièce mal mise

Structure :

- Place occupée sur le réseau trop importante

- Délais de réponses au client non respecter à 100%

- Polyvalence au niveau du service

- Comment développer des outils d’aide à la décision pour la production

L’OTAC Ligne

1

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L’OTAC Ligne

1 Comment solder

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15/0752Rouge

VérifDélaiRespAction CauseProblèmeDate N°équipe

Cela permet visuellement de rapidement savoir les sujets qui restent ouverts et ceux qui sont clos

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1) Par la direction

OTAC Usine : toutes les semaines (à heure fixe) le directeur d’usine fait le tour des OTAC usine + un OTAC structure.

Buts : valoriser l’action des groupes, leur apporter son aide (si besoin d’appui vis-à-vis fournisseur, besoin de financement, besoin d’appui pour plus d’assiduité des fonctions support …), les challenger

2) Au niveau de l’équipe

En terme de motivation de l’équipe de l’OTAC, il est important que l’équipe n’est pas l’ impression de perdre son temps. Cela implique 2 choses :

- Que l’OTAC soit préparé (que le superviseur ne perde pas son temps à chercher les sujets qui le concerne mais, qu’ il est repéré par post-it les pages sur lesquelles il veut revenir)

- S’ il sait qu’une personne du groupe est sous pression (exemple maintenance ou personne qualité avant visite client …), il commence par les sujets qui le concerne et le libère tout de suite après.

Motivation des équipes

L’OTAC Ligne

1

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Ce que nous voyons souvent c’est une production qui a des problèmes et qui« crie » pour qu’on vienne lui résoudre => appel, attente.

Là la production a à sa disposition des ressources pour traiter le sujet quelle veut mais, elle a une obligation :

- d’être précise et d’avoir commencé à faire l’analyse (pour ne pas faire perdre de temps) => ne pas crier sans dire précisément où l’on a mal, quand, tous les combien …

- De manager « son équipe » (pendant 20 mn, il devient manager des fonctions supports)

- D’observer sa ligne, d’écouter pour remonter de petits problèmes

- De communiquer auprès de sa ligne de l’avancement

- Des systèmes de gommettes peuvent être mises en place : exemple [bleu = demande d’avis des autres équipes] [rouge = passé en OTAC Atelier]

Un changement d’approche

L’OTAC Ligne

1

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.3. L’OTAC UAP

Il est plus formalisé que l’OTAC, ligne car les problèmes sont soit plus graves soit plus complexes. Il oblige donc à passer formellement par certaines étapes.

- Il est animé par le Responsable UAP (périodicité en fonction du besoin) avec lesoutien du Qualité fabrication en présence des services supports.

Il sert à la résolution des défauts complexes ou récurrents non résolus dans les L’OTAC lignes, ou suite à incident chez le client.

Il est formalisé sur un paperboard disposé dans l'atelier Î consultable à tout moment et par tous.

La recherche des causes racines est faite avec les 5 pourquoi et un diagramme 6M et formalisée sur le paperboard.

Il y a obligation de comparer la réalité de ce qui se passe sur le terrain avec le standard avant de démarrer une quelconque démarche de résolution. On peut mettre donc remettre le standard en cause.

L’OTAC Atelier

2

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QQOQCCP

Intitule du problème

Suivi indicateur

Actions conservatoires

5 Pourquoi sur les principales causes probables

Liste des causes probables

Causes de non détection

Diagramme 6M

Feuille de bâtonnage

L’OTAC Atelier2L’OTAC Atelier

2

Une capilisation est demandée et la validation complète se fait par le directeur d’usine

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Soit se sont des sujets majeurs qui remontent où une autre solution est que le directeur de l’usine fasse le tour des OTAC terrains.

Cette deuxième solution a deux avantages : montrer aux personnes du terrain quela direction s’ intéresse à leur travail et aux problèmes qu’ ils peuvent avoir(montrent les sujets majeurs résolus, ainsi que les points de blocages). Ledirecteur de site peut alors prendre la main si on lui fait remonter des problèmesde financement, fournisseurs … Cela lui permet aussi de challenger les équipes

L’OTAC Usine

3

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Les astuces

Si le responsable de l’OTAC fait bien une préparation, il n’y a pas de perte de temps : va tout de suite aux sujets pour lesquels il attend une réponse (utiliser des Post-it pour repérer les pages)

Quand le système assez mur, dès qu’un problème apparaît, tout de suite le sujet est mis au tableau et l’analyse commence. La réunion n’est plus qu’une validation finale et prise de décision sur les actions

Passer le relais au leader : backup si responsable absent + initialisation à l’arrêt au défaut = problème => analyse immédiate.

Au démarrage les gens ont tendance à prendre de gros sujets qui les embêtent depuis longtemps. Les laisser faire mais écouter la ligne et « récupérer » un ou deux petits problèmes que vous proposerez.

A la fin d’un sujet : laisser un espace avant de tirer la ligne séparatrice avec le sujet suivant car, s’ il y a d’autres idées ou d’autres points à rajouter, cela devient vite brouillon.

La question de la capitalisation des actions s’est posée. Une possibilité est de balayer les tableaux OTAC lors des revues d’AMDEC mensuelles

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Les astuces

Pour les sociétés qui ont des systèmes de boite à idées : l’OTAC peut permettre de réaliser plus vite des Idées d’Amélioration qui traine et vis versa des sujets qui sont traités en OTAC peuvent permettre d’alimenter le compteur d’ Idée d’Amélioration=> Emulation entre les 2 systèmes

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Les points d’attention

Si le sujet est mal décrit (ex pas de notion de quantité, ni sur quel type de pièce ou dans quelles conditions) => Le responsable de l’OTAC fait perdre du temps àl’ensemble du groupe car le sujet n’est peut être pas important ou, le groupe peutpartir sur une fausse piste. Il faut donc veiller à une bonne description.

Vérification mal faite : on croit le sujet soldé et il réapparaît = bien insister pour avoir sur des vérifications autres que Ok. L’objectif est de tuer la cause racine.

Personnes qui ne viennent pas à l’heure = perte de temps pour le groupe => ne pas hésiter à reprendre les gens, cela peut passer dans un premier temps par une feuille : présence – retard – non présent

Personnes qui se font remplacer et qui ne fournissent aucune donnée au remplaçant

Ne pas répondre au téléphone : être à 100% au QRQC (rappel, ne doit durer que 20

mn) => le coach doit reprendre ces personnes;