Les  5 conseils Diagora pour l’organisation de vos événementsCongrès, conventions, salons, conférences, séminaires, meetings…

Avant de commencer à chercher vos prestataires pour l’événement, pensez à lister tous vos besoins  dans un cahier des charges précis et détaillé : 

•Nombre de participants•Capacité et configuration des espaces •Dates et horaires •Besoins techniques (audiovisuel) et humains (régisseurs, hôtesses, permanence nettoyage…)•Formules de restauration (pause-café, déjeuner, cocktail, buffet…) •Thème, animations…

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Rencontrez dès que possible les équipes des différents lieux présélectionnés. L’accompagnement de votre contact commercial, logistique et technique est primordial dans la réussite de votre événement !2

Demandez le plan des salles et pensez à la signalétique pour l’accueil et l’orientation de vos participants. 

Déterminez en amont la configuration scénique souhaitée. Le montage technique (son, lumière) et votre installation s’en trouveront facilités.3

Etablissez le programme détaillé de votre événement et préparez votre rétro planning  jusque dans les moindres détails.4

Communiquez avant et après votre événement. 

Pensez à vos participants et préparez-leur un guide avec une présentation de votre manifestation, les informations pratiques (plan d’accès, liste d’hôtels et de restaurants, horaires d’installation…). 

N’hésitez pas à demander conseil aux équipes du lieu choisi.

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