OpenTouch Fax Center Guia del usario ·...

OpenTouch Fax CenterApplication

GUÍA DEL USUARIO

Release 7.6 – marzo 2017

8AL90546ESAA Ed.02

OpenTouch Fax Center

Número de versión del documento 7.6.0.87, marzo 2017.

Créditos

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• Birt: Copyright © 2004, 2009, the Actuate Corporation.

• CxImage: Copyright © 1995, Alejandro Aguilar Sierra ([email protected]). Copyright© 2001-2008, Davide Pizzolato

• Elektra: Copyright © 2004, Avi Alkalay. Some Rights Reserved.

• EZMorph: Copyright © 2006-2008, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.

• Firebird: Copyright © 2000-2011, Borland/Inprise. All Rights Reserved.

• ICU: Copyright © 1995-2011, International Business Machines Corporation and others.

• JPEG: Copyright © 1991-1998, Thomas G. Lane.

• Libpcap: Copyright (c) 1990, 1991, 1992, 1993, 1994, 1995, 1996, 1997, The Regents of theUniversity of California. All rights reserved.

• LibTIFF: Copyright © 1988-1997, Sam Leffler. Copyright © 1991-1997, Silicon Graphics Inc.

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Índice de materias

Capítulo 1 : Introducción........................................................................1Propósito del documento.............................................................................................1

Herramientas Windows................................................................................................1

Herramientas Web .....................................................................................................2

Capítulo 2 : Envío de faxes con SendFax.....................................................3Visión general...........................................................................................................3

Lanzar SendFAX........................................................................................................................3

Descripción de la interfaz...........................................................................................................3

Detalles de la barra de menús e iconos asociados..............................................................................4

Resultado del envío del fax según el tipo de destino..........................................................................7

Parámetros...............................................................................................................7

Parámetros de conexión.............................................................................................................8

Parámetros email....................................................................................................................10

SendFAX Interfaz Opciones de pantalla.........................................................................................11

Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión................................................................12

Enviar un fax..........................................................................................................12

Usar portadas.........................................................................................................................12

Gestionar documentos fax.........................................................................................................13

Enviar transmisiones................................................................................................................14

Enviar manualmente una transmisión.....................................................................................................14

Seleccionar un destinatario en una agenda..............................................................................................14

Seleccionar un destinatario cuando no se visualiza la agenda.......................................................................15

Modificar la lista de destinatarios..........................................................................................................15

Modificación de los parámetros de transmisión...............................................................................16

Editar la información del destinatario o de la sociedad...............................................................................16

Cambiar los parámetros de transmisión de faxes.......................................................................................17

Enviar un fax con una resolución específica...................................................................................19

Visualización de agendas............................................................................................19

Enviar un fax con SendFAX a través de una línea de mando.................................................20

Capítulo 3 : Gestión de sus contactos (para SendFax)....................................23Generalidades.........................................................................................................23

Lanzar la agenda......................................................................................................23

Detalles de la barra de menús e iconos asociados.............................................................24

Contactos de agendas................................................................................................25

OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO i

Índice de materias

Gestionar agendas...................................................................................................................27

Gestionar listas de contactos......................................................................................................27

Gestionar contactos.................................................................................................................27

Grupos de agendas...................................................................................................................28

Compactar la base de datos........................................................................................28

Búsqueda de agendas................................................................................................29

Buscar un contacto..................................................................................................................29

Usar la búsqueda avanzada........................................................................................................29

Fuentes de datos externas..........................................................................................30

Importar una fuente de datos externa..........................................................................................31

Relacionar con una fuente de datos externa...................................................................................32

Procedimiento de vinculación..............................................................................................................32

Actualizar una fuente externa vinculada.................................................................................................32

Capítulo 4 : Usar anotaciones.................................................................35Visión general..........................................................................................................35

Tipos de anotación...................................................................................................35

Trabajar con anotaciones...........................................................................................36

Capítulo 5 : Utilidades fax para aplicaciones generales.................................37Visión general..........................................................................................................37

Enviar faxes a partir de aplicaciones Windows usando SendFAX...........................................37

Enviar fax desde aplicaciones Windows usando el controlador PrintToMail..............................38

Faxing from Windows Applications by Using the Web Fax Composer Printer.............................39

Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word...............................................................39

Enviar un Fax a partir de MS Word con la función SendFax.................................................................39

La función Fax Merge para MS Word.............................................................................................40

Enviar un Fax a partir de MS Word con la función Fax Merge........................................................................40

Envío de un fax con macros fax para OpenOffice.org Writer................................................41

Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función SendFax...............................................42

Función FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer...........................................................................42

Crear un documento inicial en OpenOffice.org Writer.................................................................................42

Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función FaxBroadcast...................................................43

Enviar un fax usando el servicio fax de internet de Microsoft Office......................................44

Capítulo 6 : Enviar faxes con clientes email...............................................47Enviar faxes con clientes email: Visión general................................................................47

Enviar faxes con clientes email usando SMTP...................................................................47

Envío de un fax con un cliente email usando SMTP...........................................................................48

Recepción de faxes y notificaciones.............................................................................................48

Cambio de la portada...............................................................................................................49

Cambio de la información del remitente y opciones de fax................................................................49

Gestión de los destinatarios.......................................................................................................52

Añadir información del destinatario.......................................................................................................53

ii OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO

Índice de materias

Añadir destinatarios a partir de la agenda email........................................................................................55

Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formularios OpenTouch Fax Center.................56

Envío de un fax con Outlook conectado a un Servidor Exchange..........................................................56

Recepción de faxes y notificaciones con Outlook.............................................................................58

Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con Outlook.....................................59

Gestión de destinatarios con Outlook...........................................................................................61

Añadir la información del destinatario con Outlook....................................................................................61

Añadir destinatarios a partir de la lista de contactos Outlook.......................................................................63

Enviar faxes con el formulario OpenTouch Fax Center para Lotus Notes.................................64

Envío de un fax con el formulario para Lotus Notes..........................................................................64

Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con el formulario para Lotus Notes........65

Gestión de destinatarios con Lotus Notes......................................................................................67

Determinar números de fax.................................................................................................................68

Añadir destinatarios a partir de la agenda Lotus Notes................................................................................68

Capítulo 7 : Gestión de portadas.............................................................71Generalidades.........................................................................................................71

Lanzamiento del Editor de portada...............................................................................71

Detalles de la barra de menús e iconos asociados.............................................................72

Creación de una portada............................................................................................73

Añadido y edición de elementos..................................................................................................74

Variables de la portada.............................................................................................................74

Configuración del formato de la página.........................................................................................76

Configuración de los parámetros locales de la portada (idioma y formato de la fecha)...............................76

Configuración de la resolución de la portada..................................................................................77

Objetos compatibles OLE 2.0.......................................................................................77

Integrar y vincular objetos OLE 2.0..............................................................................................78

Gestión de objetos OLE 2.0 en una portada....................................................................................78

Capítulo 8 : Monitoreo de sus faxes y de su cuenta......................................81Monitoreo de sus faxes y de su cuenta...........................................................................81

Capítulo 9 : Acceso a la Web..................................................................83Visión general..........................................................................................................83

Conectarse al acceso de la web...................................................................................................83

Descripción de la interfaz de acceso a la Web.................................................................................84

Opciones de Web Access.....................................................................................................................85

Enlace con el instalador de bajada de OpenTouch Fax Center para las aplicaciones clientes de Windows.................86

Estado del fax - historial entrada.................................................................................................86

Visualización actual...........................................................................................................................86

Buscando registros del historial entrada..................................................................................................86

Nota de fax......................................................................................................................................88

Visualizar los detalles de un fax recibido.................................................................................................89

Visualizar los fax recibidos..................................................................................................................91

OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO iii

Índice de materias

Gestión de sus fax entrantes................................................................................................................92

Visualización eliminado......................................................................................................................95

Estado del Fax - historial salida...................................................................................................95

Historial salida: visualización actual.......................................................................................................95

Buscando registros del historial salida....................................................................................................96

Nota de fax......................................................................................................................................97

Visualizar los detalles de un fax enviado.................................................................................................97

Visualizar los fax enviados...................................................................................................................99

Gestión de sus fax salientes.................................................................................................................99

Historial salida: visualización eliminado................................................................................................100

Estado del fax - cola salida.......................................................................................................101

Ver..............................................................................................................................................101

Buscando registros del cola salida........................................................................................................101

Visualizar los detalles de un fax en cola salida........................................................................................102

Visualizar los fax en espera................................................................................................................104

Gestión de sus faxes en espera............................................................................................................104

Redactar.............................................................................................................................105

La pestaña Redactar.........................................................................................................................105

La lengüeta remitente e información de la compañia................................................................................106

La pestaña opciones.........................................................................................................................107

Crear y enviar un fax..............................................................................................................108

Añadir uno o más destinatarios a un fax................................................................................................109

Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax........................................................................................110

Delegación...........................................................................................................................111

Añadir y gestionar delegados..............................................................................................................111

Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado..............................................................................113

Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer...........................................113

Opciones de subida..........................................................................................................................114

Configuración general.......................................................................................................................115

Agenda Web..........................................................................................................116

Acceder y navegar en las agendas..............................................................................................116

Gestión de los contactos..........................................................................................................117

Crear un contacto o un grupo.............................................................................................................117

Gestión de contactos y grupos.............................................................................................................118

Copiar contactos públicos en su lista de contactos privados........................................................................118

Importar contactos a partir de una fuente externa...................................................................................118

Envío de un fax a partir de una agenda.......................................................................................119

Configurar el añadido automático de contactos.............................................................................119

iv OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO

Índice de materias

IntroducciónCapítulo 1

Propósito del documento

Este manual está destinado a cualquiera que use OpenTouch Fax Center para enviar, recibir o gestionarfaxes.

Nota: No cubre el servidor OpenTouch Fax Center ni la instalación cliente (véase Guía de instalacióny de mantenimiento), ni la configuración del servidor ni la gestión (véase Guía de administración).

Herramientas Windows

OpenTouch Fax Center ofrece varias herramientas que pueden ser instaladas y usadas en el entornoMicrosoft Windows.

SendFAX

SendFAX es una interfaz fax que ofrece a los usuarios todas las funciones implicadas en el envío de unfax (véase capítulo: Visión general en la página 3).

Agenda

La Agenda le permite gestionar sus contactos para seleccionarlos fácilmente en SendFAX. Se puedencrear un número indeterminado de agendas (véase capítulo: Generalidades en la página 23).

Utilidades fax para aplicaciones generales

OpenTouch Fax Center proporciona varias utilidades que le permiten enviar varios faxes directamentedesde sus aplicaciones generales (véase capítulo: Visión general en la página 37).

Utilidades fax para clientes email

OpenTouch Fax Center le permite enviar y recibir faxes con su software email. También, si usa MicrosoftOutlook - conectado a un servidor Exchange -, o Lotus Notes (según su licencia, dispone de algunasherramientas adicionales para facilitar la gestión de sus faxes (véase capítulo: Enviar faxes con clientesemail: Visión general en la página 47).

Editor de portada

El editor de portada le permite crear portadas de fax o modificar las suministradas. Una portada puedecontener variables que son determinadas en el momento del envío - nombre del remitente, dirección,teléfono y números fax, etc. - (véase capítulo: Generalidades en la página 71).

OpenTouch Fax Center | GUÍA DEL USUARIO 18AL90546ESAA Ed.02

Herramientas Web

OpenTouch Fax Center ofrecen varias herramientas a las que se puede acceder usando un navegadorWeb. Todas ellas están disponibles a través de la misma interfaz Web. Si desea más informacionesconsultar el capítulo implicado (Visión general en la página 83).

Navegador fax

La iterfaz Web proporciona un medio para ver el estado de sus faxes en el histótico de entrada, históricode salida y cola de salida.

Composición Web

La composición Web es la parte de la interfaz Web donde puede crear y enviar faxes.

2 OpenTouch Fax Center | GUÍA DEL USUARIO8AL90546ESAA Ed.02

Capítulo 1 | Introducción

Envío de faxes con SendFaxCapítulo 2

Visión general

SendFAX es la interfaz fax para usuarios que tienen necesidades importantes de envío de faxes. SiOutlook ha sido configurado en su máquina local, SendFAX puede ser integrado con Outlook.

Este capítulo incluye información acerca de configurar SendFAX y usarlo para enviar faxes con variasopciones.

Lanzar SendFAX

Entre las aplicaciones de Alcatel-Lucent ➤ OpenTouch Fax Center instaladas, seleccione SendFAX.

Aparecerá la interfaz de SendFAX.

Nota: SendFAX también puede ser accesado a través de cualquier aplicación Windows con unafunción de impresión (véase Enviar faxes a partir de aplicaciones Windows usando SendFAX en lapágina 37).

Descripción de la interfaz

Aparte de los menús y barras de herramientas, después de la instalación inicial la interfaz por defectode SendFAX se divide en cuatro zonas principales:


1. La sección Manual Addressing Fields (campos de envío manual) – A, Sociedad, Destino, y Sujeto– le permite ingresar directamente la información del destinatario. Normalmente, A recibe el nombredel destinatario. Destino, que es único campo obligatorio de los cuatro, recibe el número del faxo la dirección e-mail.

2. La sección Destinatarios presenta los individuos y grupos que reciben la transmisión, seleccionadade una agenda o ingresada directamente en los campos de envío manual.

3. La Vista en miniaturas presenta sucesivamente una imagen reducida de cada página del fax. Unabarra de desplazamiento le permite ver cualquier página; seleccionar una página en la vista enminiatura para ver esa página en la vista previa de fax. La vista en miniaturas también le permitereordenar y eliminar páginas de un fax.

4. La sección Vista preliminar del fax presenta una sola página del fax a la vez. Es aquí que puedeañadir anotaciones a un fax antes de enviarlo. Si desea más detalles de las anotaciones, véase elcapítulo correspondiente (Visión general en la página 35).

También, SendFAX ofrece los medios:

• para seleccionar una portada entre varias disponibles en el servidor de fax,• para visualizar una lista de contactos de destinatarios potenciales a partir de una o varias agendas

disponibles,• para modificar la configuración de las transmisiones, modificar la información de su remitente y

destinatario,• para cambiar la interfaz a fin de cumplir con sus requisitos,• para enviar faxes a números de fax así como a direcciones email.

Detalles de la barra de menús e iconos asociados

Descripción de todos los elementos de la barra de menú de SendFAX.

El menú Archivo

cancela el fax actual, borra la lista de destinatarios del fax e inicia uno nuevo.Nuevo

le permite insertar un archivo en su fax.Insertar


Capítulo 2 | Envío de faxes con SendFax

le permite guardar su fax en un directorio local o de la red.Guardar como

imprime el fax y cualquier portada.Imprimir

envia el fax y cierra la interfaz SendFAX.Enviar

envia el fax pero mantiene la interfaz SendFAX abierta, por ejemplo, paraque pueda enviar el fax a otros destinatarios.

Enviar sin cerrar

le permite cambiar el nombre del host servidor de fax y otros parámetros. Sidesea más detalles consultar Parámetros de conexión en la página 8.

Parámetros de conexión

permite que el usuario pueda cambiar su nombre de usuario y contraseña. Sidesea más detalles consultar Parámetros de conexión en la página 8. Esta

Parámetros del usuario

opción sólo está disponible en modo nativo (cuando hay envío a través de lapasarela XML),

permite que el usuario configure los parámetros SMTP y envíe por email elcontenido (usado por la función email de SendFAX). Si desea más detallesconsultar Parámetros email en la página 10.

Parámetros email

cierra SendFAX.Salir

El menú Editar

presenta una ventana con pestañas donde ingresa la información delremitente o de la sociedad y define la configuración del fax. Si desea más

Propiedades de faxeado

detalles consultar Editar la información del destinatario o de la sociedaden la página 16 y Cambiar los parámetros de transmisión de faxes en lapágina 17.

le permite modificar la información acerca del destinatario del faxseleccionado en la lista de destinatarios de fax.

Destinatario de fax

ingresa un comentario en la portada.Comentarios portada

le permite configurar la impresora OpenTouch Fax Center.Propiedades impresoras

El menú Ver

visualiza las barras de herramientas de SendFAX. Cuando una barra de herramientas estávisible, aparece una casilla de marcado al lado de su nombre. Las cuatro barras de

Barra deherramientas

herramientas, Main (principal), Preview (vista previa), Thumbnail (miniaturas), y Annotation(anotación); se visualizan por defecto.

presenta u oculta la barra de estado. Una casilla de marcado aparece al costado cuandoestá visible.

Barra de estado

presenta una agenda a la derecha o la izquierda de la interfaz.Agenda

presenta sólo las miniaturas y la vista previa del fax. La visualización de los campos deenvio manual, la lista de destinatarios de fax y la información del contacto se suspenden.

Vistapreliminar total

Al deseleccionar Vista preliminar total se vuelve a visualizar esta información en la ventanaSendFAX.

presenta una ventana que permite:Opciones

• seleccionar las agendas que desea poner a disposición de la agenda SendFAX (OpenTouchFax Center y/o agenda MAPI, con la pestaña de configuración MAPI).

• seleccionar la interfaz SendFAX por defecto a lanzar vía la impresora SendFAX virtual(para más información, véase SendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 11)

define el idioma usado en las aplicaciones del cliente para el usuario actual (MMC Snap-in,SendFAX, TIFF Viewer, Phone Book, y Cover Sheet Editor). Los cambios se efectúan despuésde reiniciar SendFAX.

Idiomas



El menú Miniaturas

elimina las páginas seleccionadas en la vista en miniaturas de su fax.Eliminar

desplaza la página seleccionada a la primera página después de una portada.Desplazar ➤ Primero

desplaza la página seleccionada hacia arriba de una páginaDesplazar ➤ Arriba

desplaza la página seleccionada hacia abajo de una páginaDesplazar ➤ Abajo

desplaza la página seleccionada a la última página del fax.Desplazar ➤ Último

manda SendFAX para que excluya la página seleccionada en la vista enminiaturas cuando envía el fax.

Marcar como ➤ Noenviar

restaura una página excluida.Marcar como ➤ Enviar

aumenta o reduce la ampliación de las páginas en la vista en miniaturas.Zoom

El menú Vista preliminar

le permite ver la primera página de su fax.Primera página

le permite ver la página previa de su fax.Página anterior

le permite ver la página siguiente de su fax.Página siguiente

le permite ver la última página de su fax.Útima página

presenta la página a una ampliación que calza mejor con la venta de vista previa.Mejorvisualización

presenta la página al ancho máximo que calza con la venta de vista previa.Ancho de página

presenta la página al alto máximo que calza con la venta de vista previa.Alto de página

le permite escoger uno de los valores de ampliación predefinidos.Zoom

El menú Anotación

Las anotaciones son objetos que puede añadir para llamar la atención sobre ciertas partes de un fax.Si desea más información acerca de las anotaciones, véase el capítulo correspondiente (Visión generalen la página 35).

Nota: La función Anotaciones no se puede usar en las portadas cuando se elabora un fax en SendFAX.

El menú Herramientas

lanza la ventana agenda a partir de la que puede crear una nueva agenda, actualizarlos contactos en una existente y seleccionar una agenda y lista de contactos para enviar

Agenda

faxes. Consultar contactos Generalidades en la página 23 si desea una información másdetallada.

El menú Ayuda

abre una ayuda en línea donde puede obtener más información sobre el uso deOpenTouch Fax Center.

Temas de ayuda

presenta la versión y el copyright de SendFAX.Acerca de SendFAX



Resultado del envío del fax según el tipo de destino

SendFAX le permite enviar un fax a un destino que puede ser un número de fax o una dirección email.Cuando el destino es un número de fax, el comportamiento es igual al de cualquier fax. Cuando eldestino es una dirección email, el fax (con la portada, si existe) se envía como un documento adjuntoal email. Los parámetros del email, incluido el formato del documento adjunto no se pueden configuraraquí: Parámetros email en la página 10.

Según SendFAX esté configurado para enviar faxes, tendrá diferentes comportamientos para los registrosde destino y de faxes enviados. Si desea más informaciones sobre la configuración, véase.Parámetrosen la página 7.

SendFAX Configurado para enviar faxes a través de la pasarela XML del servidor

En esta configuración, los faxes normales se envían directamente al servidor fax (a través de la pasarelaXML) y los emails se envían a través de un servidor de emails separado.

Cuando el destino es un número fax, el registro del fax enviado aparecerá en la carpeta Historial desalida del cliente web.

Cuando el destino es una dirección email, el registro del fax enviado aparecerá en un archivo .log enel directorio siguiente:

• Para Windows 2003 y Windows XP: C:\Documents and Settings\<user_name>\ApplicationData\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log

• Para Windows Vista y versiones posteriores de Windows:C:\Users\<user_name>\AppData\Roaming\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log

Puede abrir este log con cualquier software para editar textos

SendFAX Configurado para enviar faxes a través de Outlook

En esta configuración, los faxes y emails se envían a través de Outlook al servidor apropiado (fax/email).

Cuando el destino es un número fax, el registro del fax enviado aparecerá en la carpeta Elementosenviados de Outlook así como en la carpeta Historial de salida del cliente web.

Cuando el destino es una dirección email, el registro del fax enviado aparecerá sólo en la carpetaElementos enviados en la carpeta de Outlook.

Comportamiento del email con o sin una portada

Cuando se envía un fax a múltiples números fax, siempre se conserva un registro para cada destino defax, haya o no una portada. El comportamiento cuando se envía a direcciones email es diferente.

Cuando se envía un fax a múltiples direcciones email sin una portada, SendFAX sólo crea un email y loenvía a todos los destinatarios. El campo A: del email recibido por los destinatarios contiene el nombrede todos los destinatarios.

Por otro lado, si se envía el fax con una portada, SendFAX crea un email para cada destinatario y elcampo A: contendrá sólo el email del destinatario.

Cuando envía a múltiples direcciones email y SendFax no está configurado para enviar faxes a travésde Outlook, siempre se crea un registro para cada destinatario, en el archivo .log, haya o no unaportada. En Outlook, sólo se conserva un registro para cada email enviado.

Parámetros

En esta sección encontrará los diferentes parámetros que pueden ser configurados en SendFAX.Normalmente, estos parámetros son configurados por el administrador del sistema y el usuario nonecesita configurarlos o modificarlos.



Parámetros de conexión

Si desea cambiar la configuración de su conexión efectuada durante la instalación inicial, proceder dela manera siguiente:

1. Desde la barra de menús de SendFAX, hacer clic en Archivo ➤ Parámetros de conexión.El cuadro de diálogo Información de la cuenta aparece.

2. En la sección Parámetros de conexión, especificar el Nombre host del servidor de fax.

Atención: Este valor debe haber sido correctamente parametrado (o comunicado) por suadministrador al instalar SendFAX; no debe cambiarlo.

Sintaxis aceptable: [{http|https}://]<ServerName_or_IP>[:<Port>]

Restricción: Cuando OpenTouch Fax Center es instalado en OpenTouch, la especificacióndel número de puerto no está soportada.

En el contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> debe ser el nombre común del servidor fax (y nosu dirección IP).

3. En la sección SendFAX enviará sus faxes a través de, seleccionar el botón radio que correspondea su configuración deseada:

• Seleccionar Outlook si desea usar la integración SendFAX con Outlook. Outlook debe estarconfigurado previamente en la computadora local y el servidor Microsoft Exchange server de suorganización debe estar configurado correctamente por administrador.

Nota: El envío de emails es cubierto automáticamente por Outlook, no se requiere unaconfiguración adicional.

• Seleccionar La interfaz pasarela XML del servidor de fax a fin de usar SendFAX en modo nativo.

Nota: Para poder enviar faxes a direcciones email, se deben configurar los parámetros SMTP(véase Parámetros email en la página 10).



4. Hacer clic en el botón Siguiente, activado en modo nativo al enviar en modo nativo a través de lapasarela XML; si no, en la barra de menús de SendFAX, hacer clic en Archivo ➤ Parámetros delusuario.El cuadro de diálogo Parámetros del usuario aparece, como se indica en la vista de la páginasiguiente.

5. En la sección Autentificación, seleccionar el botón radio que corresponde a su configuración deseada:

• Seleccionar Usar la identificación simple integrada deWindows para conectarse automáticamentecon su identidad NT normal.

Nota: La casilla de marcado, Obtener la información del remitente del directorio activoal lanzamiento, completa la información del remitente con la información del directorioactivo si el usuario seleccionó la opción Usar remitente usual & información de la sociedaden la configuración de transmisión avanzada. Si desea detalles adicionales sobre lo último,consultar la sección, Editar la información del destinatario o de la sociedad en la página16, que se encuentra más adelante en este capítulo.

• Seleccionar Autentificación básica, e ingresar la identificación del usuario en el campo Nombrede usuario y la contraseña en el campo Contraseña. Si desea usar estos valores cada vez que seconecta, marcar la casilla Recordar contraseña.

6. En la sección Las confirmaciones por email se deben enviar a, seleccionar una de las opcionespara la dirección e-mail a la que se deben enviar las notificaciones del resultado:

DescripciónOpción

No recibirá ninguna confirmación por email.No enviar confirmaciones por email

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección emailasociada a la cuenta definida en el paso previo.

Usar la dirección email asociada con mi cuenta

Nota: Esta opción está seleccionada por defecto.

Recibirá las confirmaciones a través de la dirección emailingresada manualmente en el campo adyacente.

Usar esta dirección email

7. Hacer clic en Terminar.



Las sesiones SendFAX siguientes usarán la misma configuración. Si la casilla Recordar contraseña nose marcó, un diálogo le invitará a ingresar la contraseña al enviar un fax, si fuese necesario.

Nota: Si hay un problema con el sistema cuando trata de conectarse a SendFAX y aparece unmensaje de error, consultar al administrador de su sistema para asegurarse de que dispone de laautorización apropiada, o para averiguar cuándo está nuevamente disponible el sistema.

Si en cualquier momento desea cambiar la pasarela o modificar las propiedades de la conexión, realizarnuevamente el procedimiento de instalación como se describe más arriba.

Parámetros email

Para acceder al cuadro de diálogo Parámetros email Archivo ➤ Parámetros email... en la barra demenús SendFAX.

Parámetros SMTP

Si desea enviar faxes a direcciones email (además que a números fax), necesita configurar los parámetrosemail. Si está configurado para enviar sus faxes a través de Outlook (véase Parámetros de conexión enla página 8), los parámetros SMTP ya están configurados y no pueden ser modificados en este diálogo(el cuadro Parámetros SMTP está en gris).

Si no usa Outlook y desea enviar faxes a direcciones email a través de un servidor de emails, configurarlos parámetros SMTP.

Atención: Cuando envía faxes a direcciones email (al contrario de números fax) el registro de losfaxes enviados no se consigna en las carpetas de Cliente Web. Véase Resultado del envío del faxsegún el tipo de destino en la página 7 para más información.

Especificar el Servidor de correo. El administrador ya debe haber configuradocorrectamente el servidor de email (SMTP) de su organización.

Servidor de email

Nota: Sintaxis aceptable: <MailServerName_or_IP>[:<Port>]

Por defecto, el número de puerto es 25. Sólo debe ingresar un número depuerto si usa uno diferente.



Selecionar Usar la dirección email asociada a mi cuenta si desea que SendFAXuse su email normal como dirección de retorno. Si desea una respuesta a otra

Dirección del remitente

dirección email, seleccionar Usar esta dirección email, e ingresar una direcciónemail válida en el campo de ingreso.

Contenido del email

En este cuadro puede seleccionar el formato de documento adjunto al email y escribir un mensaje pordefecto.

Cuando envía un fax a una dirección email, el fax tiene forma de un documentoadjunto. Puede seleccionar PDF o TIFF como formato. Por defecto es PDF.

Documento adjunto

Escriba su mensaje por defecto. El mensaje aparecerá en el cuerpo del emailsólo si no hay texto en el campo Comentarios de la portada o cuando no hayportada.

Mensaje por defecto

SendFAX Interfaz Opciones de pantalla

SendFAX se puede usar para componer faxes de cero, tal como se describe en este capítulo, perotambién puede ser lanzado de cualquier aplicación Windows imprimiendo en ina impresora virtualdedicada llamada SendFAX (véase Visión general en la página 37).

Cuando se lanza a través de esta impresora, SendFAX aparece por defecto con el tipo de interfazseleccionado en el menú Ver ➤ Opciones de SendFAX.

Puede cambiar estos parámetros por defecto según sus necesidades:

DescripciónOpción

SendFAX se visualizará con la interfaz mínima requerida para enviarfaxes rápidamente (véase los detalles a continuación)

Siempre visualizar la interfaz básica

SendFAX se visualizará con la interfaz completa descrita en estecapítulo (véase Lanzar SendFAX en la página 3).

Siempre visualizar la interfaz completa

Nota: Cuando se accede a través del menú inicio de Windows, SendFAX siempre aparecerá con suinterfaz completa.

Presentación de la interfaz básica

La interfaz básica de SendFAX incluye un solo campo para ingresar el número de fax del destinatario,que es la información mínima requerida para enviar un fax.

Al hacer clic en Enviar se envía inmediatamente el fax al destino indicado.

La Vista avanzada (interfaz completa) se puede visualizar antes de enviar el fax si desea beneficiarsede todas las otras funciones de SendFAX.



Configurar la resolución por defecto del fax a la impresión

Para cambiar ma resolución por defecto del controlador de laimpresora para faxes, efectuar los siguiente:

1. Seleccionar Editar ➤ Propiedades de impresora.2. Hacer clic en la pestaña Papel/calidad.3. Hacer clic en el botón Avanzado.4. Configurar la resolución del controlador de la impresora en el campo Calidad de la impresión gráfica.

Las opciones son Baja (200x100), Alta (200x200), Fina (300x300) o Ultra Fina (400x400).A la siguiente conexión a SendFAX, el programa validará la resolución del controlador de la impresora.Si la resolución por defecto del controlador de la impresora es superior a la resolución máximapermitida por el perfil del usuario, SendFAX la adapta a esta última.

5. También puede escoger diferentes algoritmos de fusión a través de la opción Medios tonos. Si decideusar un algoritmo de difusión por error, puede ajustar la intensidad de la presentación.Esto cambia la resolución de la impresora para todo el sistema, y permanece así hasta que se cambianuevamente, usando el procedimiento anterior.

Enviar un fax

Para enviar un fax usando SendFAX:

1. Lanzar SendFAX2. Si fuese necesario, seleccionar una portada y escribir un mensaje en ella (véase Usar portadas en

la página 12)3. Introducir uno o más documentos a enviar, a través de la función adjuntar, o arrastrar y soltar, o

usando la impresora OpenTouch Fax Center (véase Gestionar documentos fax en la página 13).

Sugerencia: En esta etapa puede reordenar, cancelar o eliminar páginas de fax como lo desee.También puede añadir anotaciones en el panel de previsualización de fax (véase AnotacionesVisión general en la página 35).

4. Dirigir la transmisión con un número de fax, una dirección email o destinatarios de sus listas decontactos (véase Enviar transmisiones en la página 14).

5. Si fuese necesario, modificar la información del remitente o los parámetros de transmisión del fax(véase Modificación de los parámetros de transmisión en la página 16)

6. Si fuese necesario, modificar la resolución del fax (véase Enviar un fax con una resolución específicaen la página 19)

7. Hacer clic en Enviar para enviar el fax y cerrar la aplicación SendFAX.

Sugerencia: Puede seleccionar Archivo > Enviar sin cerrar si desea componer otro fax.

Usar portadas

Seleccionar una portada

Para seleccionar una portada, usar el menú portadas desplegable de la barra de herramientas.

Nota: OpenTouch Fax Center ofrece portadas por defecto. Además, el editor de portadas le permitecomponer y guardar sus propias portadas. Consultar las Portadas Generalidades en la página 71 sidesea más información.



Nota: Un fax enviado a una dirección email se comporta diferentemente si tiene o no una portada.Véase Comportamiento del email con o sin una portada en la página 7 para más información.

Añadir un comentario a una portada

Para añadir un comentario a una portada, seleccionar una portada e ir a Editar > Comentarios portada.

Nota: Cuando envía un fax a una dirección email, puede usar un mensaje por defecto cuando nose ingresa un comentario en la portada. Véase Contenido del email en la página 11 para másinformación.

Gestionar documentos fax

Aquí se da la lista de las acciones disponibles para modificar el fax que se está enviando con SendFAX:

Insertar un documento

Es posible añadir páginas al fax que está elaborandon usando documentos existentes. Un lote de tiposde archivos son compatibles: puede ser, por ejemplo, un documento Office Microsoft, un archivo textobásico, una imagen, un archivo PDF...

Para efectuarlo, hacer clic en y examinar para buscar el archivo a insertar.

Todas las páginas del documento seleccionado se convierten en formato TIFF y se insertan como nuevaspáginas después de la última página de su fax.

Nota: Se puede añadir más de un documento al mismo fax.

Reordenar las páginas fax

Las páginas del fax a enviar se puede reordenar mediante el visualizador de miniaturas.

Para efectuarlo, seleccionar una página y usar los botones y para desplazarla hacia arriba o haciaabajo.

Nota: También puede desplazar la página rápidamente a la primera o la última página de su faxseleccionando Miniaturas ➤ Desplazar y escogiendo Primero o Último. Observar que “primera”significa “la primera página después de la portada”, si hay una portada.

Otra manera de desplazar las páginas puede ser arrastrando y soltando la página en la vista en miniaturas(el punto de inserción se indicará por dos flechas amarillas durante la fase de arrastre).

Cancelar la transmisión de una página

Esta función puede ser útil cuando desea enviar sólo una parte de su fax sin tener que retirar físicamentelas páginas no deseadas.

Para marcar las páginas que no desea enviar con el fax, seleccionarlas en la vista en miniaturas y hacer

clic en .

Todas las páginas canceladas están marcadas por un signo rojo. Si desea restaurar las páginas canceladas,

sólo necesita seleccionarlas y hacer clic nuevamente en el botón .

Eliminar una página

Para eliminar físicamente una página del fax, seleccionarla y hacer clic en sobre la vista en miniaturas.

Guardar un fax

Para guardar una copia del fax en su PC, seleccionar Archivo ➤ Guardar como.



Nota: Los faxes se guardan en formato TIFF.

Imprimir un fax

Para imprimir el fax actual, seleccionar Archivo ➤ Imprimir.

Nota: Para definir una resolución de impresión específica por defecto, véase Configurar laresolución por defecto del fax a la impresión en la página 12.

Enviar transmisiones

Puede enviar una transmisión ingresando manualmente el destinatario o seleccionando un contacto enuna de las agendas.

Se puede añadir más de un destinatario a la lista de destinatarios del fax a enviar. También, esta listapuede ser modificada fácilmente.

Enviar manualmente una transmisión

Cómo enviar un fax manualmente de SendFAX.

1. Ingresar un nombre en el campo A.2. Si lo desea, ingresar un dato en el campo Sociedad.3. Ingresar un número de fax o una dirección email en el campo Destino. Sólo esta entrada es

obligatoria.

Sugerencia: Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código delarga distancia), puede ingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas(coma o letra p – sin distinción entre mayúsculas y minúsculas).

Por ejemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234).

4. Si lo desea, ingrese un dato en el campo Sujeto.5. Hacer clic en

El destinatario se añade a la lista Destinatarios.

Nota: Se puede añadir un destinatario de la lista de destinatarios a su agenda, aunque la agentano esté visualizada: sólo hacer clic en el destinatario y seleccionar Añadir a agenda.

Seleccionar un destinatario en una agenda

Cómo enviar un fax seleccionando un destinatario de una agenda en SendFAX.

1. Seleccionar Ver > Agenda > Mostrar derecha si la agenda no se visualiza a la derecha de la interfazSendFAX.

2. Si fuese necesario, usar Mostrar nombres en para seleccionar la lista de contactos actual.3. Ingresar un nombre de destinatario o seleccionar un grupo o individuo destinatario en la lista de

contactos.4. Hacer clic en


Nota: Si el contacto de una Dirección preferida es un email, el fax será enviado a la direcciónemail y no al número de fax. Véase Contactos de agendas en la página 25.



Nota: Cualquier destinatario de la lista Destinatarios también se puede añadir a su agenda haciendo

clic en .

Seleccionar un destinatario cuando no se visualiza la agenda

Cómo seleccionar un destinatario de una agenda en SendFAX cuando no se visualiza la agenda en lainterfaz.

1. En SendFAX, hacer clic en o en el botón A.SendFAX presenta la agenda en una ventana separada.

2. Si fuese necesario, usar Mostrar nombres en para seleccionar la agenda correcta y la lista decontactos.

3. Ingresar el nombre o seleccionar el destinatario en la agenda.4. Hacer clic en


Nota: Se puede añadir más de un destinatario usando este modo.

Nota: Si el contacto de una Dirección preferida es un email, el fax será enviado a la direcciónemail y no al número de fax. Véase Contactos de agendas en la página 25.

5. Hacer clic en OK para cerrar la agenda.

Modificar la lista de destinatarios

Cómo modificar parámetros en la lista de destinatarios en SendFAX.

Si desea cambiar alguna información o parámetros de los destintarios antes de añadirlos a la listaDestinatarios.

Nota: Toda información añadida de esta manera a la lista de destinatarios no afecta la informacióncontenida en la agenda, sólo al fax que se envía.

Aquí damos las acciones posibles:

Editar la información del destinatario del fax

Esta opción la permite modificar alguna información de los destinatarios, sólo para el fax que estáenviando, sin cambiar nada de la Agenda.

Para realizarlo, seleccionar el destinatario en la lista Destinatarios y hacer clic .



Cambiar el destino del destinatario

Esta opción puede ser útil cuando el contacto tiene más de un número de fax o dirección email y deseaseleccionar otro u otra que los destinos por defecto en el fax que está enviando.

Para realizarlo, hacer un clic derecho en el destinatario en la lista Destinatarios seleccionar Destinosy seleccionar el número de fax o dirección email a usar para la transmisión.

Filtrar la lista de destinatarios para la transmisión

Esta opción le permite deseleccionar/seleccionar destinatarios en la lista de Destinatarios a fin deenviarlos o no al fax actual. Puede ser útil si necesita enviar dos versiones ligeramente diferentes almismo fax a dos lotes diferentes de destinatarios que se encuentran en la misma lista de destinatarios.

Para realizarlo, marcar o desmarcar la casilla al lado del nombre de cada destinatario implicado en lalista Destinatarios.

Nota: Una vez enviado el fax al primer lote de destinatarios, la lista de destinatarios y el faxsiguen visualizados, así puede modificar el fax y enviarlo a un segundo lote de destinatarios sólomarcando o desmarcando las casillas.

Eliminar un destinatario de la lista de destinatarios

Esta opción simplemente elimina el destinatario de la lista Destinatarios.

Nota: No es posible deshacer la operación.

Para realizarlo, seleccionar el destinatario en la lista Destinatarios y hacer clic .

Modificación de los parámetros de transmisión

Editar la información del destinatario o de la sociedad

Cómo modificar la información que aparece en un fax en SendFAX.

Debe tener los derechos de modificación a este nivel. En caso contrario, ponerse en contacto con eladministrador.

Puede necesitar la modificación de la información del remitente y de la sociedad que aparecerá en elfax enviado; sin modificar esta información tal como está escrita en la base de datos OpenTouch FaxCenter. Por ejemplo, puede ser necesario editar la información del remitente cuando envía un fax dela parte de otro usuario.

Los cambios de la información del destinatario y de la sociedad se aplican sólo al fax actual, la vezsiguiente que use SendFAX, toda esta información volverá a ser recogida de la base de datos del servidorde fax.

Nota: Sin embargo, puede escoger la opción de recordar sus cambios para toda futura transmisióna través de SendFAX. De todas maneras, no afectará su información real almacenada en la basede datos.

Para realizarlo:

1. Hacer clic en2. En la pestaña Información del remitente, marcar la casilla Usar remitente usual e información

de la sociedad.



Ahora puede modificar los campos.

Nota: Si marca la casilla Recordar mi información, los cambios seguirán usándose para lasfuturas sesiones SendFAX.

3. Para modificar la información de la sociedad, seleccionar Información sociedad.

4. Hacer clic en OK para aplicar la información a la transmisión.

Cambiar los parámetros de transmisión de faxes

Cómo cambiar la configuración de transmisión de un fax en SendFAX.



Debe tener los derechos de modificación a este nivel. En caso contrario, ponerse en contacto con eladministrador.

La configuración de transmisión incluye la prioridad del fax y el número de reintentos y opciones denotificación.

1. Seleccionar Editar > Propiedades de faxeado.2. Seleccionar la pestaña Parámetros fax.

3. Marcar la casilla Usar parámetros fax usuales.

Nota: Esto aplicará los parámetros de fax usuales a todas las transmisiones de fax futuras. Paracambiar los parámetros de una sola transmisión, debe volver a este diálogo y desmarcar lacasilla Usar parámetros fax usuales.

4. Usar la casilla desplegable Prioridad para seleccionar Alta, Normal, o Baja.

5. Ingresar Reintentos.El número más alto disponible es 99.

6. Para activar o desactivar la notificación del fax, marcar o desmarcar las casillas Notificar éxito oNotificar fallos.

7. Si desea activar o desactivar la recepción de una notificación simple (resumen) después de la emisiónde un fax difundido, marcar o desmarcar la casilla Difundir notificación.

Nota: La autorización de este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de faxsalientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, el perfil aún estáconfigurado para recibir notificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de unadifusión.

8. Si desea retardar el envío del fax actual, marcar la casilla Retardar la transmisión hasta: e introducirla fecha y la hora para el retraso.

Nota: El retraso de transmisión se aplicará sólo a la transmisión hacia números de fax. Lastransmisiones hacia direcciones email se enviarán inmediatamente.

9. Hacer clic en OK para aplicar la configuración a la transmisión.



Enviar un fax con una resolución específica

Antes de enviar un fax, puede cambiar su resolución usando el procedimiento en Configurar la resoluciónpor defecto del fax a la impresión en la página 12.

Visualización de agendas

Cómo añadir la agenda a la interfaz SendFAX.

1. Seleccionar la fuente de sus contactos:a) En la barra de menús, seleccionar Ver > Opciones.b) Seleccionar Alcatel-Lucent OpenTouch Fax Center Application Phone Book o Agenda MAPI.c) Hacer clic en OK.

2. Seleccionar Ver > Agenda, luego seleccionar Mostrar derecha o Mostrar izquierda, según lavisualización que desea obtener.

Figura 1: La visualización “Mostrar derecha”



Figura 2: La visualización “Mostrar izquierda”

Nota: Con la agenda visualizada, puede ocultar o visualizar los campos de introducción manual

(A, Sociedad y Destino) usando el botón o sobre la lista de Destinatarios.

3. Si tiene más de una lista de contactos en su agenda, puede visualizarlas alternadamente usando lalista desplegable Mostrar nombres en.

4. Si necesita retirar la agenda de la interfaz SendFAX:a) Seleccionar Ver > Agenda.

La selección visualizada actual aparece marcada en el submenú.b) Seleccionar este artículo marcado.La agenda desaparece de la interfaz SendFAX.

Nota: Esta documentación supone que la información de la agenda está visualizada a la derechade la interfaz SendFAX.

Enviar un fax con SendFAX a través de una línea de mando

Cómo enviar un fax en modo silencioso.

Nota: Esta sección está destinada a los usuarios avanzados.

Se puede acelerar el envío de un fax con SendFAX usando una línea de mando en vez de abrir laaplicación.

Desde la carpeta install_path\client, ingresar la línea de mando siguiente:SendFax.exe

Nota: Este mando abre la aplicación SendFAX.

Los argumentos disponibles para la línea de mando son:

• -c: Para ingresar la información del destinatario,• -a: Para adjuntar un archivo al fax,• -s: Para definir el sujeto del fax,



• -q: Para enviar el fax y salir automáticamente de la aplicación. Cuando está ausente, SendFAX seabre con todos los destinos y debe hacer clic en el botón Enviar para enviar los faxes.

Nota: Los guiones usados frente a los argumentos pueden ser sustituidos por barras oblícuas.

Importante: La información fax= o email= debe estar presente en la información del destinatario(/c) si no, no se envía el fax. El número de fax o la dirección email deben ser válidos. Para enviara una dirección email, la información fax= no debe estar presente en la información del destinatario,si aparecen fax= y email= en la información, el número de fax es prioritario. Se debe crear unalínea de información de destinatario para cada número de fax y cada dirección email.

Por ejemplo:SendFax.exe /s "This is the subject" /a "attach_file.tif" /c"fax=5141234567/fn=Jane/ln=Smith/co=MyOrganization /[email protected]" /c"fax=5147654321/fn=John/ln=Smith/co=MyCompany" /c"[email protected]/fn=Robert/ln=Pepper/co=Example & Co." /q

En este ejemplo, el fax será:

• “Este es el sujeto” para Sujeto• “attach_file.tif” como archivo adjunto• Tres destinatarios:

• Jane Smith, 514.123.4567, MyOrganization, [email protected]• John Smith, 514.765.4321, MyCompany• Robert Pepper, [email protected], Example & Co.

• Enviar silenciosamente (/q)

Los primeros dos se envían a números de fax y el tercero a una dirección email.

Aquí se da una lista de los camps disponibles para enviar un fax con una línea de mando:

DescripciónCampos

Información básica relativa al destinatariodear=, first= o fn=, last= o ln=

Información de direccionamiento del destinatarioaddress=, city=, state=, zipcode=, country=

Información de contacto del destinatariophone=, pager=, cellular=, email=, fax=

Sociedad y cargo del destinatariocompany= o co=, jobtitle=

Código de facturación y código de subfacturación deldestinatario

billingcode= o bc=, subbillingcode= o sbc=



Gestión de sus contactos (paraSendFax)

Capítulo 3

Generalidades

Una agenda almacena la información del contacto de los destinatarios para SendFax. Esta informaciónpuede incluir el nombre, número de fax, dirección, sociedad y dirección comercial del contacto, etc.Puede haber cualquier número de contactos individuales. Accede a la agenda en SendFAX para enviarfaxes a los contactos registrados en la agenda.

OpenTouch Fax Center proporciona una sola agenda vacía. Se ubica en la carpeta<install_path>\Client. Puede añadir agendas a ella o cualquier otra carpeta. Los archivos agendatienen la extensión .xmc.

Puede crear tantas agendas como sea necesario. El contenido de una agenda puede ser:

• definido usando la agenda OpenTouch Fax Center,• importado a la agenda a partir de una fuente de datos externa, o• relacionada en la agenda con una fuente de datos externa.

En los dos primeros casos, la información reside al interior de la agenda. Puede modificarla cada vezque sea necesario. En el tercero, OpenTouch Fax Center se vincula a una fuente externa, la informaciónsólo se visualiza a través de la agenda. Si desea cambiar o actualizar la información, debe actualizarla fuente externa usando el software que la creó.

Lanzar la agenda

Lanzar la agenda:

• Entre las aplicaciones de Alcatel-Lucent ➤ OpenTouch Fax Center instaladas, seleccione Agenda;o

• En SendFAX, seleccionar Tools ➤ Alcatel-Lucent OpenTouch Fax Center Application Phone Book.

La agenda por defecto y la lista de contactos o las que abrió últimamente se visualizan automáticamente.Se proporciona un ejemplo en la copia de pantalla siguiente.


Figura 3: Vista de la agenda

Por defecto, una agenda visualiza la información del contacto en cuatro columnas: Apellido, Nombre,Sociedad, y Número de fax. Sin embargo, puede ajustar los encabezados de las columnas para visualizarcualquiera de los campos de información disponibles en la agenda.

Puede seleccionar cualquier encabezado de columna como la clave de ordenación Por ejemplo, la clavede ordenación por defecto es Apellido en orden ascendente. Si lo desea, puede seleccionar Númerode fax, Sociedad, o cualquier otro encabezado de columna visualizado como clave de ordenación. Elorden de clasificación puede ser ascendente o descendente.

Para insertar o eliminar una columna, hacer un clic derecho en la barra de encabezado y seleccionarInsertar columna o Retirar esta columna.

Nota: Cuando se inserta una nueva columna, se añade automáticamente a la izquierda delencabezado de la columna seleccionada.


Descripción de todos los elementos de la barra de menú de la Agenda.

El menú Archivo

le permite crear una nueva agenda, una nueva lista de contactos al interior de unaagenda existente, un nuevo contacto en una lista de contactos y un nuevo grupo decontactos.

Nuevo

le permite abrir una agenda existente, una lista de contactos o una agenda públicasi existe.

Abrir

guarda una agenda recién creada.Guardar como

importa datos de fuente de datos externa.Importar

relaciona una agenda con una fuente de datos externa.Enlace

le permite actualizar los enlaces que coinciden con los campos de una fuente dedatos externa en los campos internos de la agenda.

Campos del enlace

cierra la agenda.Salir

El menú Editar

presenta las propiedades de un contacto o grupo seleccionado.Propiedades

elimina un contacto, grupo o lista de contactos seleccionado.Eliminar


Capítulo 3 | Gestión de sus contactos (para SendFax)

selecciona todos los contactos en la lista de contactos actualmente visualizada.Seleccionar todo

El menú Ver

conmuta el orden en que se visualizan los nombres.Visualizar nombre

visualiza u oculta la barra de herramientas en la parte superior de la ventanade la agenda.

Barra de herramientas

visualiza u oculta la barra de estado en la parte inferior de la ventana de laagenda.

Barra de estado

permite seleccionar el idioma.Idiomas

El menú Herramientas

realiza una búsqueda de contactos.Buscar contactos

realiza una búsqueda de contactos y permite criterios debúsqueda más detallados.

Búsqueda avanzada

le permite renombrar, editar y eliminar las listas de contacto yapresentes en la agenda.

Gestión lista de contactos

compacta la base de datos de la agenda.Compactar base de datos

Contactos de agendas

Una agenda se compone de al menos una lista de contactos. Una lista de contactos es una lista dedestinatarios potenciales de fax que detalla su nombre, apellido, sociedad y dirección, número de fax,dirección email, etc. Una agenda puede tener cualquier número de listas de contactos, sin embargosólo se puede usar una lista de contactos a la vez. Una lista de contactos por defecto llamada Contactse genera cuando crea una nueva agenda.

En la agenda, se seleccionan listas de contactos usando la lista desplegable Mostrar nombres en (véasela figura en Lanzar la agenda en la página 23).

Se dispone de amplios campos de información para cada contacto. Se accede a estos composseleccionando Editar ➤ Propiedades después de haber seleccionado un contacto o alternativamentehaciendo clic en el contacto deseado contenido en la lista de contactos. A continuación se describeuna copia de pantalla:



Nota: Hasta tres números de fax y hasta tres direcciones email están disponibles haciendo clic enopuesto a uno de estos respectivos campos de información. El campo Dirección preferida le

permite seleccionar la que SendFAX usará cuando se especifican varias.

Si la Dirección preferida es un email, el fax será enviado a la dirección email y no al número defax.

Hacer clic en Nombre completo le permite ingresar un título (Dr., Mr. (Sr), Miss (Srta), Mrs (Sra)., oProf.) y el apellido y el nombre, como se indica en la copia de pantalla siguiente. El título aparecerácomo un saludo en el fax.

Se puede ingresar información adicional haciendo clic en la pestaña Definido por el usuario. Porejemplo, una vez ingresada la dirección de la sociedad en los campos direcciones, puede desear usarlos campos Definido por el usuario para ingresar la dirección personal de un contacto. Para los camposdefinidos por el usuario se dispone del campo comentario, como se indica en la copia de pantallasiguiente:



Gestionar agendas

Abrir una agenda

Para abrir una agenda hacer clic en y seleccionar un archivo .xmc.

Añadir una agenda

Para añadir una agenda hacer clic en luego nombrar la nueva agenda y hacer clic en Guardar.

Ahora puede poblar la lista de contactos por defecto con contactos y, opcionalmente, con grupos.

Gestionar listas de contactos

Añadir una lista de contactos

Para añadir una lista de contactos, hacer clic en y luego nombrar la nueva lista de contactos.

Renombrar y eliminar una lista de contactos

Es posible renombrar o eliminar una lista de contactos vía el menú de gestión de la lista de contactos.Para efectuarlo, ir a Herramientas > Gestión lista de contactos luego seleccionar una lista de contactos.

Gestionar contactos

Añadir un contacto

Para añadir un contacto hacer clic en y luego completar la información del contacto.



Nota: Ningún campo de la información del contacto es obligatorio. La agenda le invita a ingresarun nombre cuando se ingresa ninguno. Sin embargo no está obligado a ingresar uno. Aún puedecrear un contacto vacío para completarlo ulteriormente.

Eliminar un contacto

Para eliminar un contacto, seleccionar un contacto y hacer clic en .

Nota: Los contactos se listan como individuos y como miembros de un grupo. Al eliminar un contactoindividual se elimina ese contacto de cualquier grupo en el que sea miembro.

Editar un contacto

Para cambiar las propiedades de un contacto, seleccionar un contacto y hacer clic en .

Grupos de agendas

Un grupo se compone de un cierto número de contactos individuales y opcionalmente de otros grupos.Al seleccionar un grupo cuando envía un fax, envía el fax a todos los contactos que contiene. Una listade contactos puede incluir cualquier número de grupos.

Los contactos que coloca en un grupo siguen listados como contactos independientes en la lista decontactos. Si elimina el grupo, los miembros siguen disponibles como contactos independientes. Sinembargo, si se eliminan de los contactos individuales, también se eliminan del grupo.

Las secciones siguientes proporcionan detalles sobre la manera de gestionar sus grupos.

Añadir un grupo

Para añadir un grupo hacer clic en y nombrar el nuevo grupo.

Nota: Se puede añadir un contacto nuevo o existente al grupo mientras lo crea.

Gestionar un contacto o un grupo en un grupo

Para añadir un contacto o un grupo a un grupo o eliminar un contacto o grupo de un grupo, seleccionar

un grupo y luego hacer clic en .

Eliminar un grupo

Para eliminar un grupo hacer clic en .

Nota: Los contactos se listan como individuos y como miembros de un grupo. Si se elimina un grupono se eliminan los individuuos de las listas de contactos.

Compactar la base de datos

A fin de recuperar el espacio de los campos no usados de la información de los contactos, se puedecompactar la base de datos. Para efectuarlo, ir a Herramientas > Compactar base de datos.



Búsqueda de agendas

La agenda ofrece una búsqueda básica y una búsqueda avanzada. La búsqueda básica busca una solalista de contactos y especifica las entradas exactas que espera encontrar en los campos de información,tal como Nombre, Apellido, y Número de fax.

Una búsqueda avanzada le permite especificar una amplia gama de criterios. Puede seleccionar cualquiercampo de información disponible y especificar varios criterios de búsqueda. Aún más, una búsquedaavanzada puede especificar más de una lista de contactos.

Ambos tipos de búsqueda se pueden guardar y volver a usar ulteriormente.

Las secciones siguientes proporcionan detalles sobre la manera de efectuar búsquedas.

Buscar un contacto

1. En la agenda, seleccionar Herramientas > Buscar contactos.La agenda ofrece Nombre, Sociedad, Número de fax y Ciudad como criterios de búsqueda.

2. Ingresar las entradas apropiadas.

Nota: Usar para cambiar Ciudad en Estado/provincia o País.

3. Seleccionar Guardar como e ingresar un nombre si se debe guardar la búsqueda.

Nota: Las búsquedas guardadas pueden ser recuperadas y ejecutadas usando la casilla deselección Mostrar nombres en, en la parte superior derecha de la ventana de la agenda. Selistan bajo el encabezado Ver.

4. Hacer clic en Buscar ahora.5. Si fuese necesario, hacer clic en Avanzado para pasar a una búsqueda avanzada. Si desea más

detalles sobre la búsqueda avanzada, consultar la sección siguiente, Usar la búsqueda avanzada enla página 29.

Usar la búsqueda avanzada

1. En la agenda, seleccionar Herramientas > Búsqueda avanzada.



Nota: Por defecto, se selecciona la lista de contactos actual Usar Examinar para seleccionaro deseleccionar las listas de contactos.

2. En Nuevos criterios, usar Campo para seleccionar una categoría de información.3. Usar Condición para seleccionar una condición. Condiciones incluye contiene, es exactamente,

comienza con, no contiene, está vacío, y no está vacío.4. En Valor, ingresar una entrada que represente los resultados esperados. Las condiciones está vacío

y no está vacío no requieren la entrada Valor.5. Hacer clic enAñadir a la lista.

Nota: Puede definir uno o más criterios. Usar Eliminar para efectuar cualquier corrección.

6. En Opciones, seleccionar Cumplir con cualquier criterio cuando existen dos o más criterios ycualquiera coincide con la condición de la búsqueda.

Nota: Para aplicar cada criterio a la búsqueda, seleccionar Cumplir con todos los criterios.

7. Seleccionar Guardar como e ingresar un nombre si se debe guardar la búsqueda.

Nota: Las búsquedas guardadas pueden ser seleccionadas y ejecutadas usando Mostrar nombresen. Se listan bajo el encabezado Ver.

8. Hacer clic en Buscar ahora.9. Si fuese necesario, hacer clic en Nueva búsqueda para crear otra búsqueda.

Fuentes de datos externas

Las fuentes de datos externas pueden ser importadas en una agenda, como una nueva lista de contactoso en una lista de datos existente. Una vez residentes en la agenda, los contactos se puede actualizarcomo cualquier otro contacto. Las fuentes de datos externas posibles son:

• Borland dBASE III, IV, y 5• Microsoft FoxPro 2.0, 2.5, 2.6, y 3.0



• Corel Paradox 3, 4, y 5• Symantec ACT!• Microsoft Access (incluido Access 2007)• Una fuente de datos compatible ODBC (Open DataBase Connectivity)• Microsoft Excel 3.0, 4.0, 5.0/7.0, 97, 2000, XP y 2003• Una coma separa el valor del archivo texto (.csv). En una fuente de datos texto, los valores están

separados por comas.• Agenda OpenTouch Fax Center• Agenda LightningFAX

Las fuentes externas pueden ser una hoja de cálculo o una tabla en una base de datos que contieneuna lista de nombres y números de fax. Al importar la fuente, importa los nombres y los números defax a la lista de contactos actual.

La lista de datos externa debe estar correctamente organizada, con los nombres de los campos quecorrespondan en significado, aunque no sea la frase exacta, con los campos de información usados porla agenda. Por ejemplo un campo llamado Nombre en una fuente de datos externa puede incluir elnombre y el apellido. Nombre y Apellido, sin embargo, son dos campos diferentes en la agenda. Esposible que desee actualizar la fuente externa antes de importarla.

Es posible que desee atribuir los campos a importar a los campos correspondientes ofrecidos por laagenda. Cuando los nombres de los campos coinciden de cerca o exactamente con los nombres de laagenda; OpenTouch Fax Center automáticamente vincula el campo de la fuente externa al campo dela agenda correspondiente. Cuando los nombres de los campos no coinciden, se le da la oportunidadde vincularlos manualmente.

Importar una fuente de datos externa

Aunque hayan otras fuentes externas disponibles, este ejemplo importa la información de una hoja decálculo Microsoft Excel.

1. En la agenda, seleccionar Archivo > Abrir para seleccionar la agenda correcta.

Nota: Si fuese necesario, usar Mostrar nombres en para seleccionar la lista de contactoscorrecta.

2. Seleccionar Archivo > Importar.3. Usar Seleccionar el formato de su base de datos para seleccionar Excel.

Nota: Hacer clic en La primera fila contiene el nombre del campo si la primera hilera de lahoja de cálculo representa los nombres de los campos o encabezado de las columnas.

4. Ingresar la ruta y nombre del archivo en el campo proporcionado. Alternativamente, hacer clic enExaminar para ir al archivo, seleccionarlo, y hacer clic en OK.

5. Hacer clic en Siguiente.6. Seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información del contacto.7. Hacer clic en OK.

La agenda trata de hacer corresponder los campos correspondientes. Sin embargo, si los nombresde los campos de la fuente externa no coinciden, debe realizar el enlace por su cuenta haciendoclic en la columna de la derecha donde aparece la frase Sin enlace. Una lista desplegable presentalos campos de la agenda disponibles. Usar Autoconcordancia para que la agenda aplique laconcordancia más importante. Usar Reinicio para borrar todas las concordancias y comenzarnuevamente.




Relacionar con una fuente de datos externa

Las fuentes de datos externa pueden ser vinculada con una agenda. Una fuente externa vinculadasiempre se trata como una lista de contactos nueva y diferente. OpenTouch Fax Center usa el nombrede la tabla u hoja de cálculo como nombre de la lista de contactos. El nombre que debe ser único, sepuede cambiar durante la operación de vinculado o ulteriormente gracias a Editar > Renombrar. Luegose visualiza en el campo Lista de contactos.

No puede vincular una lista de contactos externa con una lista de contactos existente.

Los contactos de la lista de contactos vinculada no pueden ser editados o actualizados en OpenTouchFax Center. La agenda visualiza esta información en formato sólo lectura. Si la información del contactoen una lista de contactos vinculada se debe cambiar, debe actualizar la fuente misma. Los contactosde una lista de contactos vinculada no pueden ser asignados a un grupo. No se puede añadir contactosadicionales, los contactos individuales no se puede eliminar directamente en la agenda OpenTouch FaxCenter.

Debido a que un enlace es dinámico, los cambios que efectúa en el contenido de la fuente se reflejanen la lista de contactos vinculada.

No puede actualizar los datos en una lista de contactos vinculada. Por ejemplo, si añade un nuevocampo a la fuente, o cambia el nombre del campo de un campo existente en la fuente, puede sernecesario vincularlo a un campo específico de la agenda.

Se proporciona un ejemplo en la sección siguiente.

Procedimiento de vinculación

Aunque hay otros formatos disponibles, este ejemplo vincula la información de una hoja de cálculoMicrosoft Excel.

1. En la agenda, seleccionar Archivo > Enlace.2. Usar Seleccionar el formato de su base de datos para seleccionar Excel.3. Hacer clic en La primera fila contiene el nombre del campo si la primera hilera de la hoja de

cálculo representa los nombres de los campos o encabezado de las columnas.4. Ingresar la ruta y nombre del archivo en el campo proporcionado. Alternativamente, hacer clic en

Examinar para ir al archivo, seleccionarlo, y hacer clic en OK.5. Hacer clic en Siguiente.6. Seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información del contacto.7. Hacer clic en OK.

La agenda trata de hacer corresponder los campos correspondientes. Sin embargo, si los nombresde los campos de la fuente externa no coinciden, debe realizar el enlace por su cuenta haciendoclic en la columna de la derecha donde aparece la frase Sin enlace. Una lista desplegable presentalos campos de la agenda disponibles. Usar Autoconcordancia para que la agenda aplique laconcordancia más importante. Usar Reinicio para borrar todas las concordancias y comenzarnuevamente.


Actualizar una fuente externa vinculada

1. En la agenda, usar el menú desplegable para seleccionar la lista de contactos vinculada.2. Seleccionar Archivo > Campos del enlace.

La ventana Véase el enlace aparece.



3. Usar la lista desplegable haciendo un clic derecho en la columna de la derecha sobre el campoapropiado.

4. Seleccionar el campo agenda que corresponde mejor con el nombre del campo externo.5. Hacer clic en Terminar.

Nota: Reiniciar reinicia todos los campos agenda a Sin enlace. Reiniciar se puede usar cuandouna fuente externa vinculada ha sido muy modificada y se deben asignar manualmente muchosenlaces correctos.



Usar anotacionesCapítulo 4

Visión general

Las anotaciones son notas y objetos añadidos a un fax en SendFAX. Existen 5 tipos de anotaciones:texto, línea, rectángulo, sello y destacador.

Las anotaciones se añaden seleccionando el tipo de anotación, dibujo y añadiendo texto si fuesenecesario. Todas las anotaciones pueden ser redimensionadas y desplazadas alrededor de la página.Las anotaciones también pueden ser formateadas. Se puede atribuir color y grosor a las líneas yrectángulos, color, fuente y tamaño se pueden atribuir al texto.

Las anotaciones añadidas no son permanentes. Se sobreimponen a la página en la página de vista previay se incorporan al archivo TIFF generado cuando transmite el documento. La fuente o el documentooriginal no cambia.

Nota: La función anotaciones no se puede usar en las portadas cuando se compone un fax enSendFAX.

Tipos de anotación

Existen cinco tipos de anotaciones disponibles a través del menú Anotación o iconos de la barra deherramientas:

dibuja un cuadro de texto en la página actual visualizada. Ingresar el textoinmediatamente después de dibujar el cuadro. Los cuadros de texto se puederedimendionar haciendo clic en ellos y desplazando las manijas (cuadrados negros).

Texto

dibuja una línea en la página.Línea

dibuja un rectángulo en la página.Rectángulo

presenta una ventana a través de la que selecciona un archivo bitmap (.bmp).Seleccionar el archivo bitmap deseado y arrastrar el cursor para formar un rectángulo.El gráfico bitmap seleccionado se imprime en la página.

Sello

Nota: Como una anotación, los sellos bitmap pueden ser seleccionados yredimensionados.

dibuja una cinta rectangular coloreada de amarillo. Se usa para destacar un textoimportante.

Destacador


Trabajar con anotaciones

Aquí damos las acciones posibles que puede efectuar con las anotaciones:

Añadir una anotación

Para añadir una anotación, seleccionar uno de los tipos de anotación en la barra de herramientas deanotaciones, luego dibujar haciendo clic y arrastrando el cursor en la página.

Nota:

• En el caso de una anotación bitmap, primero necesita seleccionar una imagen (sólo archivoscon la extensión .bmp) a través de una ventana Abierta.

• En el caso de una anotación de texto, puede escribir directamente el texto en la casilla despuésde su creación.

Todas las anotaciones son objetos modificables que se colocan sobre la página cuando los dibuja. Porello, puede desplazar, redimensionar o reformatearlos ulteriormente (consultar las secciones siguientes).

Seleccionar una anotación

Para poder seleccionar una anotación que ha sido añadida, debe activar el botón para activar elpuntero. Luego, puede hacer clic en la anotación para seleccionarla.

Nota: También se puede seleccionar o deseleccionar todas las anotaciones de una páginaseleccionando Anotación ➤ Seleccionar todo o Anotación ➤ Deseleccionar todo.

Desplazar una anotación

Para desplazar una anotación, basta con arrastrarla y soltarla en el lugar deseado de la página.

Redimensionar una anotación

Para redimensionar una anotación, seleccionarla y luego usar las manijas que aparecen (cuadradosnegros alrededor de la anotación) para darle una nueva dimensión.

Formatear una anotación

Se puede modificar las propiedades visuales de las anotaciones línea, rectángulo y texto.

Para efectuarlo, seleccionar la anotación y hacer clic en en la barra de herramientas de anotaciones:

• Para las anotaciones línea y rectángulo, puede cambiar el color y el grosor de las líneas.• Para la anotación texto, puede cambiar todas las propiedades de la fuente y el color de fondo.

Editar una anotación texto

Para editar el texto de una anotación texto, basta con seleccionarla e ingresar el nuevo texto.

Nota: Se puede editar el texto accediendo a las propiedades de la anotación texto (véase la secciónprevia).

Eliminar una anotación

Para eliminar una anotación, seleccionarla y hacer clic en la barra de herramientas de anotaciones.

Ocultar o mostrar las anotaciones

Si necesita ocultar o mostrar las anotaciones que ha realizado, seleccionar Anotación ➤ Mostraranotación.


Capítulo 4 | Usar anotaciones

Utilidades fax para aplicacionesgenerales

Capítulo 5

Visión general

OpenTouch Fax Center proporciona varias utilidades que le permiten enviar varios faxes directamentedesde sus aplicaciones generales. Estas utilidades son de dos tipos:

• Controladores de impresora, usados como impresoras normales, que convierten su documento actualen un archivo TIFF que se adjunta a un fax para ebviarlo a través de:

• SendFax (véase Enviar faxes a partir de aplicaciones Windows usando SendFAX en la página 37)• Email (véase Enviar fax desde aplicaciones Windows usando el controlador PrintToMail en la

página 38)• Web Fax Composer (véase Faxing from Windows Applications by Using the Web Fax Composer

Printer en la página 39)

• Funciones de fax integradas:

• Macros de fax usables en MS Word o en OpenOffice.org Writer (véase Envío de un fax con elAdd-in fax para MS Word en la página 39 y Envío de un fax con macros fax para OpenOffice.orgWriter en la página 41).

Nota: Las macros de fax usan SendFAX para terminar el envío.

• La función servicio de fax por internet de Microsoft Office (véase Enviar un fax usando el serviciofax de internet de Microsoft Office en la página 44).

Enviar faxes a partir de aplicaciones Windows usando SendFAX

Si SendFAX está instalado en su ordenador, puede enviar faxes de cualquier aplicación Windows instaladaen su sistema que tenga la posibilidad de imprimir. Puede realizar estas operaciones fax usando cualquieraplicación Widows.

1. Abrir con la aplicación apropiada el documento a faxear.

Nota: Por ejempo, puede ser un documento MS Word que acaba de escribir y guardar.

2. Acceder a las opciones de impresión de la aplicación (ej.: Imprimir... para MS Word).3. Seleccionar la impresora SendFAX en la lista de impresoras disponibles.

Nota: Si necesita una resolución específica para su fax, hacer clic en Propiedades ➤Papel/Calidad ➤ Avanzado. El campo Calidad de la impresión gráfica le permite seleccionar


la calidad Baja (200x100), Alta (200x200), Fina (300x300) o Ultra Fina(400x400). Despuésde la validación, la nueva resolución definida quedará vigente hasta que la vuelva a cambiar.Si la resolución por defecto del controlador de la impresora es superior a la resolución máximapermitida por el perfil del usuario, SendFAX rechaza el archivo digitalizado, genera unaadvertencia emergente para el usuario y permanece abierto.

4. Hacer clic en OK.SendFAX se lanza – en su interfaz completa o básica, según la configuración de SendFAX (véaseSendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 11).

Nota: Puede imprimir documentos adicionales en el fax por enviar, repitiendo los pasos previos(desde la misma u otra aplicación)

5. Indicar la dirección del fax.

Nota: Lo mínimo necesario es un número de fax; la interfaz completa de SendFAX le permitebeneficiarse de otras funciones de direccionamiento (ej.: sujeto, destinatarios múltiples,agenda...). Si desea más informaciones, véase.Visión general en la página 3.

6. Hacer clic en Enviar.

Enviar fax desde aplicaciones Windows usando el controladorPrintToMail

El controlador de impresora PrintToMail le permite enviar faxes desde cualquiera aplicación Windows,como si estuviera imprimiendo el documento desde esta aplicación. El controlador convierte eldocumento al formato TIFF y lo añade a un correo electrónico como archivo adjunto.

Nota: Para poder utilizar PrintToMail, el servidor de fax tiene que estar interconectado con unsistema de correo electrónico.

Para enviar un fax desde una aplicación Windows:

1. Abra el documento para enviar con la aplicación adecuada.

Nota: Puede ser por ejemplo un documento MS Word que acaba de escribir y guardar.

2. Acceda a las preferencias de impresión de la aplicación (p. ej. Imprimir..., para MS Word).3. Seleccione la impresora PrintToMail en la lista de las impresoras disponibles.4. Si necesita establecer una resolución específica para su fax, puede hacer clic en Propiedades ➤

Papel/Calidad ➤ Avanzadas.El campo Calidad de Impresión le permite escoger la calidad (Baja(200x100) o Alta(200x200)) delarchivo TIFF creado.

Nota: Tras convalidación, el nuevo ajuste permanece hasta que lo cambie de nuevo.

Nota: Al usar PrintToMail, si la resolución por defecto del controlador de la impresora es superiora la resolución máxima permitida por el perfil del usuario, recibirá una notificación de fallo.

5. Imprima el documento.Su programa de correo por defecto se abre y un nuevo correo se crea, con su documento añadidocomo archivo adjunto (archivo TIFF).

6. Dirija su correo según su programa de correo electrónico como para enviar un fax. Puede seleccionarun contacto en su lista de contactos (debe tener un número de fax), o teclear un número de faxcon la sintaxis adecuada en el campo de dirección.


Capítulo 5 | Utilidades fax para aplicaciones generales

Nota: Por ejemplo:

• En MS Outlook, teclee:[FAX:1234567890]

• En Lotus Notes, teclee:[email protected]

7. Termine la composición del fax y la selección de las preferencias.8. Envíe el mensaje.

Faxing from Windows Applications by Using the Web FaxComposer Printer

The Web Fax Composer printer driver allows you to send faxes via the Web Access interface by printingdocuments from any Windows application. This printer driver converts the document into a TIFF fileand uploads it as an attachment in the web fax composition interface. See Adjuntar documentos a unfax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 113

Envío de un fax con el Add-in fax para MS Word

Se han implementado dos funciones para enviar faxes con OpenTouch Fax Center desde MS Word:

• La función Enviar Fax, permite enviar simplemente su documento en curso como un fax.• La función Fax Merge, que permite transmitir un fax con un contenido dinámico usando la función

Mail Merge MS Word.

Nota: Ambas funciones usan la SendFAX aplicación para finalizar el envío de faxes. Por ello,SendFAX debe estar instalado en su ordenador. Si el Add-in fax para Microsoft Word y/o SendFAXno están instalados en su ordenador, por favor contacte su administrador.

Enviar un Fax a partir de MS Word con la función SendFax

Antes de comenzar, salir de SendFAX si se ejecuta.

La función SendFax le permite faxear cualquier documento directamente desde la aplicación MS Word(a través de la impresora virtual SendFAX). Para ello:

1. Abrir Microsoft Word.2. Componer el documento que usará como mensaje fax, y guardarlo.3. Hacer clic en el botón de la función Send Fax:

en la barra de herramientas.con MS Word 2003 (o versionesprevias):

en la pestaña Fax de la barra de Word.con MS Word 2007 (o versionesmás recientes):

SendFAX se lanza – en su interfaz completa o básica, según la configuración de SendFAX (véaseSendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 11).






La función Fax Merge para MS Word

La función Fax Merge para Microsoft Word le permite transmitir un fax donde las partes del contenidodel mensaje dependen del destinatario (saludos u otra información personal). Para esto, los camposdinámicos se insertan en un documento principal usando la función Mail Merge MS Word. Estos camposestán vinculados con una fuente de datos externos tal como un archivo Excel o Access, su lista decontactos Outlook, etc.

El proceso total se puede resumir de la manera siguiente:

1. Crear o identificar una fuente de datos. Las entradas efectuadas a la fuente de datos son lainformación que aparecerá en los campos de fusión MS Word.

Nota: La fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de losdestinatarios. Esta es la información mínima requerida para transmitir un fax.

2. Crear un documento principal, que es el mensaje fax actual, ingresar en los campos de fusión MSWord que reciben la información ingresada en la fuente de datos.

3. Abrir el documento principal, mapear los campos de fusión de OpenTouch Fax Center a los camposde fuente de datos exterior, y enviar el fax con SendFAX (véase Enviar un Fax a partir de MS Wordcon la función Fax Merge en la página 40).

Enviar un Fax a partir de MS Word con la función Fax Merge

Antes de iniciar est eprocedimiento, debe tener acceso a una fuente de datos existente que contieneuna lista de destinatarios (por ejemplo un archivo Excel o Access, o incluso su agenda Outlook).

Importante: Esta fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax delos destinatarios, que es la información mínima requerida para transmitir un fax.

Los primeros pasos del procedimiento siguiente indican las acciones principales a realizar a fin de tenerun documento listo para usar la función Fax Merge. Para la información específica sobre el uso de lafunción Microsoft Mail Merge, por favor consulte la ayuda en línea de MS Word.

Para enviar un fax con la función Fax Merge en MS Word:

1. Salir de SendFAX si está en ejecución.2. Abrir MS Word e iniciar el proceso Envío/Mail Merge con los atributos siguientes:

• El tipo de documento debe ser Cartas.• El documento inicial debe ser el documento en curso.

3. Seleccionar una fuente de base de datos que contenga la lista de sus destinatarios.4. Prepara el contenido de su mensaje fax, incluyendo todos los campos fusionados que desea insertar

y guarde su documento.

Importante: Se recomienda verificar los resultados con valores reales de destinatarios, conobjeto de ajustar la distribución del documento principal y prevenir saltos de página no deseados.Si el número de páginas no es el mismo para todos los destinatarios, SendFAX no podrá procesarlos faxes. Esto puede ocurrir debido a que la longitud del contenido de algunos campos puedevariar significativamente de un destinatario a otro.



5. Detenga aquí el proceso normal de fusión de correo (no complete la fusión) y continúe siguiendolas istrucciones dadas en este procedimiento.

Atención: Si procede con las opciones finales de fusión de correo por defecto, no podrá enviarsus documentos fusionados como faxes separados.

6. Haga clic en el botón de la función Fax Merge:

en la barra de herramientas.con MS Word 2003 (o versionesprevias):

en la pestaña Fax de la cinta Word.con MS Word 2007 (o versionesmás recientes):

Se abre la ventana Mapeado de campo.

7. Mapear los OpenTouch Fax Center campos a los correspondientes de su fuente de datos.

Nota: Este paso es necesario para poder enviar el fax correctamente. Por ejemplo, si OpenTouchFax Center si el campo Número de fax está mapeado a un campo que no contiene un númerofax, la emisión fallará.

8. Haga clic en OK.Sus documentos son convertidos en una impresión virtual y luego SendFAX se lanza, mostrando elfax correspondiente al primer registro de su fuente de datos; todos los otros registros tambiénaparecen en la lista de destinatarios del fax.

9. Puede añadir una portada o ingresar datos en el campo Asunto (serán comunes a todos los faxes).

Nota: En este punto, aún puede retirar destinatarios fax de la lista en SendFAX pero no puedeañadirle otros destinatarios, ni otros documentos al fax.

10. Haga clic en Enviar.

Todos los faxes de la fusión se envían separadamente a cada destinatario de la lista.

Nota: El mapeado usado para enviar este documento no se conserva. Por ello, la próxima vez quefaxea un documento principal, debe mapear nuevamente los campos OpenTouch Fax Center a loscampos de la fuente de datos usados.

Envío de un fax con macros fax para OpenOffice.org Writer

Se han implementado dos macros para enviar faxes con OpenTouch Fax Center desde OpenOffice.orgWriter:

• La función SendFax, que permite enviar simplemente su documento corriente como fax.



• La función FaxBroadcast, que permite transmitir un fax con un contenido dinámico usando la funciónMail Merge OpenOffice.

Nota: Ambas funciones usan la aplicación SendFAX para finalizar el envío de faxes. Por ello,SendFAX debe estar instalado en su ordenador. Si las macros Fax para OpenOffice.org Writer y/oSendFAX no están instaladas en su ordenador, por favor contacte su administrador.

Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función SendFax


La función SendFax le permite faxear cualquier documento directamente desde la aplicaciónOpenOffice.org Writer (a través de la impresora virtual SendFAX). Para ello:

1. Lanzar OpenOffice.org Writer.2. Componer el documento que usará como mensaje fax, y guardarlo.3. Seleccionar Fax ➤ SendFax en el menú.

SendFAX se lanza – en su interfaz completa o básica, según la configuración de SendFAX (véaseSendFAX Interfaz Opciones de pantalla en la página 11).




Función FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer

La función FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer le permite transmitir un fax donde las partes delcontenido del mensaje dependen del destinatario (saludos u otra información personal). Para esto, loscampos dinámicos se insertan en un documento inicial usando la función Mail Merge OpenOffice.orgWriter. Estos campos están vinculados con una fuente de datos exterior creada con la aplicación debase OpenOffice.org.

El proceso total se puede resumir de la manera siguiente:

1. Crear o identificar una fuente de datos. Las entradas efectuadas a la fuente de datos son lainformación que aparecerá en los campos de fusión OpenOffice.org Writer.

Nota: La fuente de datos debe contener una columna con todos los números de fax de losdestinatarios. Esta es la información mínima requerida para transmitir un fax.

2. Crear un documento inicial, que es el mensaje fax actual, ingresar en los campos de fusiónOpenOffice.org Writer que reciben la información ingresada en la fuente de datos (véase Crear undocumento inicial en OpenOffice.org Writer. en la página 42).

3. Abrir el documento inicial, mapear los campos de fusión de OpenTouch Fax Center a los campos defuente de datos exterior, y enviar el fax con SendFAX (véase Enviar un Fax a partir de OpenOffice.orgWriter con la función FaxBroadcast en la página 43).

Crear un documento inicial en OpenOffice.org Writer.

Cómo crear un documento inicial con la función Mail Merge OpenOffice.org Writer, a fin de enviar unfax transmitido.



Antes de iniciar este procedimiento, debe tener acceso a una fuente de datos existente que contieneuna lista de destinatarios.

Nota: Esta fuente de datos debe ser creada previamente con la aplicación de base OpenOffice.orgWriter y debe estar guardada. También, debe contener una columna con todos los números de faxde los destinatarios, que es la información mínima requerida para transmitir un fax.

Si desea mas detalles acerca de las operaciones específicas, consulte la ayuda en línea de OpenOffice.org.

Crear un documento inicial usando la función Mail Merge de OpenOffice.org Writer:

1. En OpenOffice.org Writer, seleccione Insertar ➤ Campos ➤ Otros.Se abre la ventana Campos.

2. Seleccione la pestaña Base de datos.3. Seleccione Campos Mail Merge en la lista Tipo, a la izquierda de la ventana.4. En la lista Selección de base de datos, a la derecha, buscar la base de datos que se usará como

lista de destinatarios.

Nota: Si el archivo de base OpenOffice.org que ha creado previamente no aparece en la lista,la razón puede ser que la base de datos no se guardó. Antes de continuar, por favor consultarla ayuda en línea de la base OpenOffice.org para guardar su base de datos.

5. Expandir el árbol bajo el nombre de la base de datos y hacer doble clic en cada campo que deseainsertar en el documento.Cada campo insertado aparece con un fondo en gris, en la posición actual del cursor.

6. Una vez realizado, haga clic en Cerrar.

Importante: Se recomienda verificar los resultados con valores reales de destinatarios, conobjeto de ajustar la distribución del documento principal y prevenir saltos de página no deseados.Si el número de páginas no es el mismo para todos los destinatarios, SendFAX no podrá procesarlos faxes. Esto puede ocurrir debido a que la longitud del contenido de algunos campos puedevariar significativamente de un destinatario a otro.

7. Guardar el documento.

Ahora el documento inicial está listo para ser usado a través de la función FaxBroadcast.

Para enviar el documento inicial creado como fax transmitido, véase Enviar un Fax a partir deOpenOffice.org Writer con la función FaxBroadcast en la página 43.

Enviar un Fax a partir de OpenOffice.org Writer con la función FaxBroadcast


Se debe crear previamente un documento inicial con la función Mail Merge en OpenOffice.org Writer.Este documento será el fax empleado para el envío de la transmisión. Si desea más información, véaseCrear un documento inicial en OpenOffice.org Writer. en la página 42.

Importante: Para poder finalizar la emisión del fax, debe asegurarse de desactivar la siguienteopción de OpenOffice.org Writer: Herriamientas ➤ Opciones ➤ OpenOffice.org Writer ➤ Imprimir➤ Imprimir las páginas en blanco insertadas automáticamente (quite la marca).

Para enviar un fax con la función FaxBroadcast en OpenOffice.org Writer:

1. Abrir un documento inicial en OpenOffice.org Writer.2. Seleccionar Fax ➤ FaxBroadcast.

El cuadro de diálogo Asistente de fuente de datos se abre.



3. Seleccionar la misma fuente de datos que la usada para crear el documento inicial, a través de laslistas desplegables Seleccionar fuente de datos y Seleccionar tabla, luego hacer clic en OK.Se abre la ventana Mapeado de campo.

4. Mapear los campos OpenTouch Fax Center hacia los correspondientes de su fuente de datos.

Nota: Este paso es necesario para poder enviar el fax correctamente. Por ejemplo, si el campoNúmero de fax de OpenTouch Fax Center está mapeado a un campo que no contiene un númerofax, la emisión fallará. Por ello, la fuente de datos debe contener una columna con todos losnúmeros de fax de los destinatarios. Esta es la información mínima requerida para transmitirun fax.

5. Haga clic en Aceptar.SendFAX se lanza y se le pide que se conecte. El fax se visualiza en SendFAX con el primer registroen la fuente de datos como su destinatario. Todos los destinatarios fax de su fuente de datos aparecenen la lista de destinatarios de fax.

6. Puede añadir una portada, realizar una entrada en el campo Sujeto y seleccionar no enviar un faxa un destinatario dado.

Nota: No puede añadir otros destinatarios de fax o documentos al fax.

7. Haga clic en Enviar.

Todos los faxes de la transmisión se han enviados.

Nota: El mapeado realizado para enviar este documento no se guarda. Por ello, la próxima vezque faxea un documento inicial, debe mapear nuevamente los campos OpenTouch Fax Center alos campos de la fuente de datos usados en el documento inicial.

Enviar un fax usando el servicio fax de internet de MicrosoftOffice

Desde su versión 2003, los programas MS Office incuyen una función de servicio de fax de internetintegrada que le permite conectarse directamente a un proveedor de servicio fax que le enviará sufax. Como OpenTouch Fax Center usuario, puede enviar faxes a través de OpenTouch Fax Centerseleccionando esta función.



Nota: Para activar esta función, su administrador debe realizar una configuración específica.

El procedimiento siguiente muestra como usar esta función desde Microsoft Word, pero puede efectuarlodesde otras aplicaciones Office tales como Excel o PowerPoint.

Nota: En todos los casos Microsoft Outlook debe estar instalado en su ordenador.

1. Abra Microsoft Word.2. Escriba o abra el documento que desea enviar como un fax.3. Seleccionar la función Fax por internet.

Según su versión de Microsoft Office:

• Office 2003: Archivo ➤ Enviar a ➤ Destinatario que usa el servicio fax de internet• Office 2007: Botón Office ➤ Enviar ➤ Fax de Internet• Office 2010: Archivo ➤ Guardar y enviar ➤ Enviar usando email ➤ Enviar como fax por internet• Office 2013: Archivo ➤ Compartir ➤ Email ➤ Enviar como fax por internet

Se abre la interfaz de servicio fax de internet de Office. Ejemplo:

Nota: El documento original se convierte en un documento TIFF adjunto.

4. Enviar su fax de acuerdo con los campos de la función servicio fax y opciones disponibles.Normalmente puede ingresar:

• El nombre del Destinatario de fax• El Número de fax• Un mensaje en el campo del cuerpo principal (que aparecerá en la portada)

Nota: La opción Utilizar cubierta disponible aquí quedará no marcada (como lo está pordefecto): OpenTouch Fax Center está configurado para añadir la portada de su perfil por defectoal fax. Si marca esta casilla, su fax tendrá una segunda portada innecesaria.

Si desea información sobre las opciones de la función servicio fax de Office, véase la ayuda enlínea de Microsoft Office.



5. Haga clic en Enviar.El mensaje se envía para ser procesado como un fax por OpenTouch Fax Center usando su cuenta yla información de su perfil.

Nota: El mensaje también aparce en su carpeta Enviados de Outlook.



Enviar faxes con clientes emailCapítulo 6

Enviar faxes con clientes email: Visión general

Nota: Según su licencia, algunas o todas las funciones email descritas aquí pueden estarindisponibles. Por favor, contacte su administrador.

OpenTouch Fax Center le permite enviar y recibir faxes y recibir notificaciones a través de su clienteemail, según la configuración efectuada por el administrador en el servidor fax.

Según la configuración de su servidor email y de su liencia, también es posible beneficiarse de lasfunciones especiales disponibles:

• en Microsoft Outlook (con Exchange y OpenTouch Fax Center formularios para Outlook)• en Lotus Notes (con Domino y OpenTouch Fax Center formulario de composición para Lotus Notes)

Enviar faxes con clientes email usando SMTP

Nota: El software email que usa el SMTP (protocolo simple de transferencia de mails) incluyeproductos tales como Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla ThunderBird, Lotus Notes...

Composición de faxes

Con OpenTouch Fax Center, puede enviar faxes a través de cualquier software email de este tipo. Estosólo requiere que el administrador instale la pasarela OpenTouch Fax Center para SMTP.

Nota: Esta sección se aplica a cualquier cliente email que usa SMTP, sin embargo, si usa MicrosoftOutlook vinculado con un Servidor Exchange, puede acceder a algunas funciones más flexibles,como se explica en la sección: Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formulariosOpenTouch Fax Center en la página 56. De la misma manera, si usa Lotus Notes con el formulariode composición OpenTouch Fax Center (disponible según su licencia), véase la sección: Enviar faxescon el formulario OpenTouch Fax Center para Lotus Notes en la página 64.

Recepción de fax

Finalmente, si su cuenta OpenTouch Fax Center fue configurada para esto, puede gestionar sus faxesentrantes y sus notificaciones de faxes salientes directamente en su cliente email (véase Recepción defaxes y notificaciones en la página 48).


Envío de un fax con un cliente email usando SMTP

Para enviar un fax con su cliente email:

1. Crear un nuevo email.2. Ingrese un sujeto y escriba el mensaje, como lo haría para un email.

Aparecerán en la portada de su fax.

Nota: Texto en claro y formatos HTML son compatibles con el cuerpo del mensaje para faxessalientes. OpenTouch Fax Center soporta imágenes integradas en el cuerpo del mensaje HTML.

3. Si fuese necesario, añada elementos adjuntos que constituirán las páginas del fax.4. En el campo destinatarios (A), ingrese el número del fax con la sintaxis siguiente:

fax=número_fax@nombre_dominio

donde:

• número_fax es el número completo del fax del destinatario al que envía el fax.• nombre_dominio es el nombre del dominio usado para redirigir el mensaje al servidor fax de su

sociedad.

Nota: Su administrador debe indicarle este nombre de dominio.

Por ejemplo:[email protected]

Nota: Para saber como gestionar el contenido del campo destinatarios para combinaciones máscomplejas, véase Gestión de los destinatarios en la página 52.

5. Si fuese necesario, puede cambiar la portada, la información del remitente y las opciones para elfax que envía (véase Cambio de la portada en la página 49 y Cambio de la información del remitentey opciones de fax en la página 49).

6. Envíe el fax como lo haría con un email.

El fax se envía y recibirá por email la notificación fax enviado con éxito si su OpenTouch Fax Centercuenta está configurada para esto.

Nota: Si desea más información sobre la manera de gestionar las notificaciones con su clienteemail, véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 48.

Recepción de faxes y notificaciones

Si su OpenTouch Fax Center cuenta fue configurada para esto, debe recibir sus faxes entrantes y susnotificaciones de faxes salientes directamente por email en su cliente email.

Nota: Si configura su cliente email con una dirección Responder a (otra dirección email que lausada para enviar los faxes), todas sus notificaciones de salida se enviarán a esa dirección.

Todas estas notificaciones aparecerán como mensajes email con elementos adjuntos. Por ejemplo:


Capítulo 6 | Enviar faxes con clientes email

Nota: Los elementos adjuntos que recibe con las notificaciones email tienen la extensión .tif o.pdf.

También puede visualizar una lista de sus faxes entrantes y salientes usando un navegador Web (véaseVisión general en la página 83).

Cambio de la portada

Cuado envía un fax, la portada por defecto usada depende de su perfil OpenTouch Fax Center. Sinembargo, si tiene los derechos suficientes, puede cambiarla por su propia portada o por una disponibleen el servidor fax.

• Si desea usar una portada situada en su ordenador, debe vincularla al mensaje enviado, como otroelemento adjunto.

Nota: La extensión del archivo es: .cse. Las portadas pueden ser creadas o modificadas conel editor de portada (véase Generalidades en la página 71).

• Si desea usar una portada diferente que se encuentra en el servidor fax, debe insertar un código decuerpo en el cuerpo del mensaje a enviar (véase Cambio de la información del remitente y opcionesde fax en la página 49).

Cambio de la información del remitente y opciones de fax

Normalmente:

• La información del remitente es la información (nombre, sociedad...) que desea que aparezca enla portada del fax.

• Las opciones de fax definen la manera en que desea enviar el fax y recibir las notificaciones.

Cuando se envía su fax, se recuperan la información del remitente y las opciones del fax de su OpenTouchFax Center cuenta. Sin embargo, puede anularlas o completarlas - si dispone los derechos para esto -usando códigos de cuerpo insertados en el cuerpo del mensaje.

Nota: Todos estos cambios se aplicarán sólo para el fax en curso y no afectarán los datos guardadosen su OpenTouch Fax Centercuenta y perfil en el servidor fax.

Una vez que envía su fax, los códigos de cuerpo ingresados son interpretados por el servidor fax paraincluir la información modificada y desaparecen del cuerpo del mensaje.



Sintaxis de los códigos de cuerpo

Los códigos de cuerpo se deben ingresar con la sintaxis siguiente:@@body_code=value

Nota: Si el término valor contiene espacios o el carácter <, o si se compones de caracteresUnicódigo, debe ingresar toda la cadena entre comillas dobles, a fin de que todos los caracteresdel valor sean correctamente interpretados por el sistema. Por ejemplo, si la ciudad es Montreal,puede escribir @@sendercity=Montreal, pero si la ciudad es Nueva York, debe escribir@@sendercity="Nueva York".

Códigos de cuerpo para la información del remitente

Los códigos de cuerpo disponibles para la información del remitente son:

DescripciónCódigo de cuerpo

Especifica la ID de su estación de llamada.@@csid

Especifica su dirección.@@senderaddress

Especifica su código de facturación.@@senderbillingcode

Especifica su número de celular.@@sendercellular

Especifica su ciudad.@@sendercity

Especifica el nombre de su sociedad.@@sendercompany

Especifica su país.@@sendercountry

Especifica su dirección email.@@sendere-mail

Especifica su número de fax.@@senderfax

Especifica su nombre.@@senderfirstname

Especifica su apellido.@@senderlastname

Especifica su número de pager.@@senderpager

Especifica su número de teléfono.@@senderphone

Especifica un saludo tal como Sr. Sra. o prof.@@sendersalutation

Especifica su estado o provincia.@@senderstate

Especifica su código de subfacturación.@@sendersubbillingcode

Especifica su cargo.@@sendertitle

Especifica su código postal.@@senderzipcode

Acerca de los códigos de cuerpo y grupos atómicos

Algunos códigos de cuerpo son parte de lo que llamamos “grupos atómicos”. Sólo hay dos grupos atómicosde códigos de cuerpo:

• El grupo atómico información de dirección se compone de:

• @@sendercompany

• @@senderaddress

• @@sendercity

• @@senderstate

• @@sendercountry

• @@senderzipcode

• El grupo atómico información de teléfono se compone de:



@@senderphone•• @@senderfax

Si sólo una propiedad de un grupo se especifica con un código de cuerpo, todas las propiedades de estegrupo se toman del cuerpo del mensaje y no de suOpenTouch Fax Center cuenta Por consiguiente, laspropiedades ausentes se sustituyen por cadenas vacías.

Por ejemplo, si @@sendercompany=company_name se incluye en el cuerpo del mensaje, ninguno de losotros elementos que forman parte del grupo atómico información de dirección se tomarán de suOpenTouch Fax Center cuenta. Si sus códigos de cuerpo correspondientes no están presentes en elmensaje, su valor quedará vacío.

Al contrario, si ninguno de los elementos de un grupo atómicos se especifica en el cuerpo del mensaje,se usan los valores especificados en su OpenTouch Fax Center cuenta.

Nota: Todos los otros códigos de cuerpo no forman parte de ningún grupo atómico. Por consiguiente,su inclusión en el cuerpo del mensaje no tiene ningún impacto en las otras propiedades.

Códigos de cuerpo para las opciones de fax

Los códigos de cuerpo disponibles para las opciones de fax son los siguientes:

Valores aceptadosDescripciónCódigo de cuerpo

None, o cs_name.cseEspecifica la OpenTouch Fax Center portada que desea usar.@@coversheetname

Importante: Esta portada debe ser una de las portadasadicionales permitidas para su Perfil (si existe).

Restricción: La portada por defecto de su Perfil no seráaceptada aquí, si desea usarla, no inserte este códigode cuerpo.

Cualquier fecha/horacon el formato:AAAA-MM-DDThh:mm:ss

Permite retrasar el envío del fax actual y especifica la fechay la hora de este retraso.

@@delayuntil

Sí o NoIndica si debe ser notificado por email de una transmisión dedifusión (resumen de todas las comunicaciones).

@@notifybroadcast

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende lasotras notificaciones de faxes salientes. Si usa los códigosde cuerpo @@notifysuccess y @@notifyfailed, aúnrecibirá notificaciones para todas las comunicacionesfax al interior de la transmisión.

Sí o NoIndica si debe ser notificado por email del fallo de latransmisión.

@@notifyfailed

Sí o NoIndica si recibirá una vista preliminar del fax por email antesde enviarlo.

@@notifypreview

Nota: Si se usa este parámetro cuando envía el fax,recibirá una vista preliminar del fax por email, pero nose enviará el fax al o a los destinatarios. Para enviarrealmente el fax al o a los destinatarios indicadosdespués de la recepción de la vista preliminar, debequitar este parámetro y enviar el fax nuevamente (debevolver a abrir su fax original a partir de la carpetaelementos enviados).



Valores aceptadosDescripciónCódigo de cuerpo

Sí o NoIndica si debe ser notificado por email del éxito de latransmisión.

@@notifysuccess

Baja, Alta, Fina oUltrafina

Especifica la resolución estándar a la que se enviará elelemento adjunto del fax.

@@resolution

Nota: El valor de resolución máximo disponible esconfigurado por el administrador.

Alta, Normal, o BajaEspecifica la prioridad del fax.@@sendpriority

1 a 99Especifica el número de veces a intentar (cuando ocurre unerror tal como una señal de ocupado).

@@sendretries

Nota: No puede exceder el número máximo dereintentos especificado por el administrador.

Sí o NoEspecifica si se envía el cuerpo del mensaje con el fax.@@usebody

Nota: Este parámetro anula cualquier restricción deperfil.

Código de cuerpo para autentificación

Si el administrador ha configurado su OpenTouch Fax Center cuenta para la autentificación SMTP,necesitará ingresar su contraseña en el cuerpo del mensaje usando el código de cuerpo @@password.

Nota: Por favor, contacte su administrador para saber cuáles son sus derechos para enviar faxes.

Por ejemplo: @@password=MyPw1234

Gestión de los destinatarios

Cuando compone un fax con su cliente email, es posile que necesite saber como gestionar de maneraadecuada la información que desea ingresar en el campo destinatarios. Esta sección le ayuda a hacerlo.

Añadir un código DTMF (número de extensión o código de larga distancia)

Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código de larga distancia), puedeingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas (letra p – sin distinción entremayúsculas y minúsculas).

Restricción: En general, la coma se usa para insertar una pausa en la mayoría de los entornos,aquí no es el caso.

Por ejemplo:[email protected]

Añadir información del destinatario

Puede añadir información del destinatario y asociarla al número de fax ingresado, usando una sintaxisdedicada. Si desea más detalles, véase Añadir información del destinatario en la página 53.

Añadir más destinatarios

Es posible añadir más de un destinatario a su fax:

• Para ingresar manualmente varios destinatarios, debe separarlos con un punto y coma. Por ejemplo:[email protected]; [email protected]



• También puede añadir direcciones email reales si desea enviar el mismo mensaje por email a otrosdestinatarios. Por ejemplo:[email protected]; [email protected]

• Finalmente, puede añadir destinatarios a partir de la agenda del cliente email. Si desea más detalles,véase Añadir destinatarios a partir de la agenda email en la página 55.


OpenTouch Fax Center ofrece un medio para añadir informaciones acerca de los destinatarios cuandoenvía faxes a través de clientes email. Esta información (por ejemplo el nombre, la sociedad, el cargo...)puede ser útil por dos razones:

• Puede aparecer en la portada del fax.• Se almacena con el fax en la OpenTouch Fax Center base de datos.

Nota: El añadido de información del destinatario es opcional. Sólo el número de fax es obligatoriocuando envía el fax.

Añadir sólo el nombre del destinatario

Si sólo necesita añadir el nombre del destinatario, puede ingresarlo simplemente usando la sintaxissmtp siguiente:"recipient_name"<fax=fax_number@domain_name>

Por ejemplo:"John Smith"<[email protected]>

Como resultado, todas las palabras entre las comillas serán consideradas por el sistema como el nombredel destinatario, y el fax se enviará a la dirección email entre paréntesis < >.

Nota: En esta sintaxis, las doble comillas definen lo que se llama Ver nombre de la dirección email.Según su cliente email, puede tener acceso al valor Ver nombre nuevamente haciendo doble clico un clic derecho (propiedades del email), si desea modificarlo una vez resuelta la dirección emailen el campo destinatario.

Añadir otra información del destinatario

En general, la información adicional se introduce a través de variables directamente en la direcciónemail (para un destinatario dado), usando la sintaxis siguiente:fax=fax_number/variable_name=value/variable_name=value@domain_name

Las reglas son las siguientes:

• Las variables adicionales se deben ingresar inmediatamente después del número del fax y antes delnombre del dominio.

• Cada variable adicional debe estar precedida por una barra oblicua ( / ).• El valor de cada variable debe ser indicado después del nombre de la variable, con un signo igual

(=).

Importante: Todos los valores de la información del destinatario ingresados directamente en ladirección email sólo deben contener caracteres básicos ASCII. Los caracteresinternacionales/especiales (tales como letras acentuadas o caracteres no latinos) no están permitidosen estos valores. Sin embargo, existe una solución: véase Información del destinatario con caracteresinternacionales en la página 54.

Por ejemplo:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]



Nota: El nombre y el apellido se pueden ingresar usando esta sintaxis. Sin embargo, también puedemezclar las sintaxis para ingresar el nombre como un simple Ver nombre:"John Smith"<fax=5141234567/[email protected]>

Información del destinatario con caracteres internacionales

Si la información del destinatario contiene caracteres internacionales (en general, cualquier caractereque no forma parte del conjunto de caracteres ASCII básico), debe ingresarlos en Ver nombre deldestinatario, en vez de ingresarlos directamente en la dirección email, donde estos caracteres no estánpermitidos.

Aquí se dan algunos ejemplos según la sintaxis permitida:

• Si desea indicar sólo el nombre del destinatario:"François Légaré"<[email protected]>

• Si desea indicar sólo el nombre del destinatario y otra información del destinatario:"/fn=François/ln=Légaré/jobtitle=Président"<[email protected]>

Nota: Aunque no se recomiende, puede suceder que defina información tanto en Ver nombrecomo en la dirección email. En caso de conflicto (la misma variable definida en ambos con unvalor diferente), el valor se tomará de Ver nombre que anulará la que se encuentra en ladirección email.

Por ejemplo:

• Ver nombre:/fn=François/ln=Légaré/city=Montréal• Dirección email: fax=5141234567/co=MyCompany/[email protected]

En este caso, el sistema usará la información fn=François, ln=Légaré, co=MyCompany andcity=Montréal.

Variables de destinatarios disponibles

Todas las variables disponibles para añadir la información de un destinatario se listan en la tablasiguiente. Cada una de ellas corresponde a un emplazamiento de portada; que también se indica.

Marca de portadaEjemploVariable

Calleaddress=123 Maple Streetaddress

Código de facturaciónbc=Cuenta 9876bc, or billingcode

Celularcellular=5149876543cellular

Ciudadcity=Montrealcity

Sociedadco=Mi Sociedadco, or company

Paíscountry=Canadácountry

Estimadodear=Sr.dear,

dirección [email protected]

Nombrefn=Johnfn, or first , or firstname

Apellidoln=Smithln, or last , or laststname

Cargojobtitle=Presidentejobtitle

Teléfonophone=5149876542phone

Pagerpager=5149876541pager

Estadostate=Quebecstate




Código de subfacturaciónsbc=6543sbc, or subbillingcode

Código Zipzipcode=H1J 2K3zipcode

Las variables ingresadas deben corresponder a los campos de la portada que está usando. Por ejemplo,si ingresó la variable Cellular pero la portada no contiene el campo corrspondiente, el número delcelular del destinatario no aparecerá en la portada. Sin embargo, la información se grabará con el faxen la base de datos OpenTouch Fax Center.

Nota: Si desea crear sus propias portadas o modificar las existentes, por favor consulte el capítuloimplicado (Generalidades en la página 71).

Añadir destinatarios a partir de la agenda email

Contactos específicos

Si desea usar su lista de contactos de cliente email para añadir destinatarios a sus faxes, debe crearcontactos adicionales específicos cuya dirección email por defecto se construye con la misma sintaxisque para el direccionamiento manual (véase Envío de un fax con un cliente email usando SMTP en lapágina 48):fax=fax_number@domain_name

Nota: Recuerde que domain_name es el nombre del dominio usado para redirigir los faxes alservidor fax de su sociedad. Por consiguiente, todos los contactos de su agenda usada para enviarfaxes deben tener una dirección email que termina con el mismo término.

Por ejemplo:

[email protected] 1

[email protected] 2

[email protected] 3

Email y Fax: Dos contactos

Si desea tener una dirección email y un número de fax para la misma persona, debe crear dos contactosseparados e identificarlos según su tipo.

Por ejemplo:

[email protected] Smith (email)Contacto 1

[email protected] Smith (fax)Contacto 2

Nota: Se pueden añadir destinatarios email y destinatarios fax al mismo fax a partir de la agenda.

Información del destinatario

La información del destinatario no se puede tomar de los campos de información acostumbrados de suagenda, excepto el contenido de Ver nombre del contacto, que será interpretado automáticamentepor el sistema como el nombre del destinatario.

Sin embargo, puede indicar cualquier información del destinatario en la dirección email usando lamisma sintaxis que para el direccionamiento manual (véase Añadir información del destinatario en lapágina 53).

Luego, el campo de dirección email por defecto del contacto puede contener por ejemplo:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]




Enviar faxes con Outlook usando Exchange y los formulariosOpenTouch Fax Center

Si usa SMTP, la gestión de los faxes con Outlook es la misma que con cualquier otro cliente email (véaseEnviar faxes con clientes email usando SMTP en la página 47). Sin embargo, si su Outlook está conectadoal servidor Microsoft Exchange y si su administrador ha configurado el servidor Exchange para esto, sepuede usar otro protocolo (MAPI) para una mejor gestión de sus faxes.


Adicionalmente, dispone de algunas herramientas para facilitar la composición de faxes: si estáninstaladas, puede usar los formularios OpenTouch Fax Center para Outlook, o incluso el softwareSendFax.

Recepción de fax

Los formularios OpenTouch Fax Center para Outlook incluyen un formulario de composición de fax, asícomo un formulario de vista previa, y formularios de notificación para una mejor visualización de lasnotificaciones de sus faxes recibidos (faxes salientes y entrantes; véase Recepción de faxes ynotificaciones con Outlook en la página 58).

Envío de un fax con Outlook conectado a un Servidor Exchange

Inicio sin los formularios para Outlook

Puede componer un fax como si fuera un email corriente, pero el direccionamiento debe seguir lasintaxis dada en esta sección. Sintaxis de direccionamiento del fax para Outlook en la página 57.

Inicio con los formularios para Outlook

Si su administrador instaló los OpenTouch Fax Center formularios para Outlook, puede acceder a lainterfaz dedicada (en vez de la interfaz de elaboración de email corriente) seleccionando:

• Para Outlook 2007 (y versiones previas): Herramientas ➤ Formulario ➤ Escoger formulario• Desde Outlook 2010: Inicio ➤ Nuevos elementos ➤ Más elementos ➤ Seleccionar formulario

El formulario que debe abrir se llama Composición, en la Biblioteca formularios organizativos(biblioteca seleccionada en la lista desplegable Ojear), y aparece de la manera siguiente:



Luego, puede componer su fax.

Nota: El direccionamiento debe seguir la sintaxis dada en la sección siguiente.

Sintaxis de direccionamiento del fax para Outlook

Con o sin el uso de formularios para Outlook, preparar un fax es lo mismo que usar cualquier otro clienteemail. La unica diferencia - importante - reside en la sintaxis usada para direccionar el fax en el campodestinatarios (A), que es la siguiente:[FAX:fax_number]

Por ejemplo:[FAX:5141234567]

Nota: Los paréntesis cuadrados son obligatorios.

Funciones de faxeado opcionales

Así como para cualquier otro fax enviado con un cliente email, puede (con o sin formularios):

• Ingresar un sujeto y un mensaje.

Nota: Se soportan formatos de texto en claro y HTML en el cuerpo del mensaje para faxessalientes. El formato RTF no es compatible con OpenTouch Fax Center: su fax no será enviadocorrectamente si RTF está seleccionado. OpenTouch Fax Center acepta imágenes integradasen el cuerpo de mensajes HTML.

• Adjuntar documentos que constituirán las páginas del fax.• Añadir entradas más complejas en el campo destinatarios (véase Gestión de destinatarios con Outlook

en la página 61).• Cambiar la portada, la información del remitente y las opciones del fax.

Nota: Si usa formularios para Outlook, puede beneficiarse de interfaces específicas para esto(véase Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax con Outlook en lapágina 59). Si no, necesitará consultar las secciones: Cambio de la portada en la página 49 yCambio de la información del remitente y opciones de fax en la página 49.



Autentificación

Si el administrador ha configurado su OpenTouch Fax Center cuenta para la autentificación SMTP,necesitará ingresar su contraseña en el cuerpo del mensaje usando el código de cuerpo @@password(véase Cambio de la información del remitente y opciones de fax en la página 49


Recepción de faxes y notificaciones con Outlook

Sin los formularios para Outlook

Si los OpenTouch Fax Center formularios para Outlook no están instalados, los faxes recibidos y lasnotificaciones de sus faxes enviados se visualizarán en la interfaz email normal, así como para cualquiercliente email que usa SMTP (véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 48).

Con los formularios para Outlook

Si su administrador ha instalado los OpenTouch Fax Center formularios para Outlook, los faxes recibidosy las notificaciones de sus faxes enviados se visualizarán en los formularios especialmente diseñadoscon este fin.

Nota: Si configura Outlook con una dirección Responder a (otra dirección email que la usada paraenviar los faxes), todas sus notificaciones de salida se enviarán a esa dirección.

Para cada tipo y estado de las notificaciones que recibe, el formulario es diferente, debido a lanaturaleza de la información a visualizar. Por esto, puede recibir notificaciones con los formulariossiguientes:

• Notificación fallo entrada• Notificación éxito entrada• Notificación fallo salida• Notificación éxito salida• Notificación de difusión• Vista preliminar (cuando recibe una vista preliminar antes de enviar el fax efectivamente, véase

Recibir una vista preliminar en la página 59).

Nota: Cada uno de estos formularios contienen pestañas en las que puede ver información acercadel fax y de la comunicación.

También, cuando recibe un fax o una notificación, un icono específico distinguirá su estado en la listaentre todos los otros email (si el administrador ha activado la función para su OpenTouch Fax Centercuenta):

NotificaciónIcono

Fax entrante recibido con éxito

Fax entrante no recibido

Fax saliente enviado con éxito (o resumen de transmisión)

Fax saliente con fallo de envío

Vista preliminar del fax



Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax conOutlook

Normalmente:



Si tiene los derechos para ello, puede cambiar su portada, la información del remitente y las opcionesde fax a fin de anular los elementos por defecto (o completarlos) para el fax en curso.

Nota: Todos estos cambios se aplicarán sólo para el fax en curso y no afectarán los datos guardadosen su cuenta y perfil OpenTouch Fax Center en el servidor fax.

Sin los formularios para Outlook

Todas estas funciones deben ser gestionadas de la misma manera que cualquier otro cliente email queusa SMTP (véase Cambio de la portada en la página 49 y Cambio de la información del remitente yopciones de fax en la página 49). Por ello, las secciones siguientes no se aplican en este caso.

Con los formularios para Outlook

Si su administrador instaló los formularios OpenTouch Fax Center para Outlook, puede acceder a laspestañas disponibles en el formulario de composición para realizar los mismos cambios (véase lassecciones siguientes).


En la pestaña Mensaje (véase Inicio con los formularios para Outlook en la página 56), puede seleccionaruna de las portadas disponibles en el servidor fax en la lista desplegable Portada. Si deja <Default>,se usará la portada por defecto asociada a su perfil.

Nota: Aún puede sustituir la portada seleccionada por la suya añadiendo un archivo .cse a loselementos adjuntos del mensaje (si tiene los derechos suficientes).

Recibir una vista preliminar

También, en la pestaña Mensaje, puede marcar la casilla Enviarme un email con la vista preliminara fin de recibir una vista preliminar de su fax.

Nota: Si esta casilla está marcada, cuando envía el fax, recibirá una vista preliminar del fax poremail, pero no se enviará el fax al o a los destinatarios. Para enviar realmente el fax al o a losdestinatarios indicados después de la recepción de la vista preliminar, debe desmarcar esta casillay enviar el fax nuevamente (para esto, debe volver a abrir su fax original).

Cambio de la información del remitente

La pestaña Información del remitente le permite cambiar su información personal por defecto. Sólonecesita marcar la casilla Usar esta información y cambiar los valores de los campos.

Nota: Por defecto esta casilla no está marcada, y la información se recupera de su cuenta en elservidor fax.



Cambio de las opciones de fax

La pestaña Opciones de entrega le permite cambiar las opciones de fax. Sólo necesita marcar la casillaUsar estas opciones y cambiar las opciones siguientes.

Nota: Por defecto esta casilla no está marcada, y la configuración se recupera de su perfil en elservidor fax.

A continuación se da una descripción de las opciones disponibles:

DescripciónOpción

Especifica la prioridad del fax.Prioridad

Especifica el número de veces a intentar (cuando ocurre un error tal como una señal deocupado).

Reintentos

Nota: No puede exceder el número máximo de reintentos especificado por eladministrador.

Especifica la resolución estándar a la que se enviará el elemento adjunto del fax.Resolución

Nota: El administrador configura el valor de resolución máximo disponible.

Indica si debe ser notificado por email del éxito de la transmisión.Notificar si éxito



DescripciónOpción

Indica si debe ser notificado por email del fallo de la transmisión.Notificar si fallo

Indica si debe ser notificado por email de una transmisión de difusión (resumen de todaslas comunicaciones).

Notificar difusión

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de faxessalientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, recibiránotificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de la difusión.

Permite retrasar el envío del fax actual y especifica la fecha y la hora de este retraso.Transmisiónretrasada hasta:

Gestión de destinatarios con Outlook

Cuando compone un fax con Outlook, es posile que necesite saber como gestionar de manera adecuadala información que desea ingresar en el campo destinatarios. Esta sección le ayuda a hacerlo.




Por ejemplo:[FAX:5141234567p9876]


Puede añadir información del destinatario y asociarla al número de fax ingresado, usando una sintaxisdedicada. Si desea más detalles, véase Añadir la información del destinatario con Outlook en la página61.



• Para ingresar manualmente varios destinatarios, debe separarlos con un punto y coma. Por ejemplo:[FAX:5141234567]; [FAX:5149876543]

• También puede añadir direcciones email reales si desea enviar el mismo mensaje por email a otrosdestinatarios. Por ejemplo:[FAX:5141234567]; [email protected]

• Finalmente, puede añadir destinatarios a partir de la agenda Outlook. Si desea más detalles, véaseAñadir destinatarios a partir de la lista de contactos Outlook en la página 63.

Añadir la información del destinatario con Outlook

Así como para otros clientes email, se puede añadir la información del destinatario al número de faxde un destinatario dado a fin de que quede accesible al servidor fax y también a la portada del fax.Las variables del destinatario que se pueden usar son las mismas que para SMTP, pero la sintaxis generales un poco diferente.



Nota: La información del destinatario es opcional. Sólo el número de fax es obligatorio cuandoenvía el fax.

Añadir sólo el nombre del destinatario

Si sólo necesita añadir el nombre del destinatario, puede ingresarlo simplemente usando la sintaxissiguiente:[FAX:nombre_destinatario@número_fax]

Nota: En este caso, todo lo que se pone entre la palabra Fax: y el signo @ se considera como elnombre del destinatario. El signo @ es obligatorio cuando se especifica el nombre del destinatario.

Por ejemplo:[Fax:John Smith@5141234567]

Añadir otra información del destinatario

Si desea añadir, para un destinatario dado, más información que su nombre, debe usar la sintaxissiguiente:[Fax:/nombre_variable=valor/nombre_variable=valor@número_fax]

Las reglas son las siguientes:

• Todas las variables se deben ingresar entre la palabra Fax: y el signo @.• Cada variable debe estar precedida por una barra oblicua (/), incluso la primera.• El valor de cada variable debe ser indicado después del nombre de la variable, con un signo igual

(=).

Importante: Si introduce el nombre del destinatario con otra información, debe indicarlo con suvariable correspondiente; el caso descrito en la sección previa (Añadir sólo el nombre deldestinatario en la página 62) ya no se puede aplicar.

Por ejemplo:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Variables de destinatarios disponibles

Todas las variables disponibles para añadir la información de un destinatario se listan en la tablasiguiente. Cada una de ellas corresponde a un emplazamiento de portada; que también se indica.


Calleaddress=123 Maple Streetaddress

Código de facturaciónbc=Cuenta 9876bc, or billingcode

Celularcellular=5149876543cellular

Ciudadcity=Montrealcity

Sociedadco=Mi Sociedadco, or company

Paíscountry=Canadácountry

Estimadodear=Sr.dear,

dirección [email protected]

Nombrefn=Johnfn, or first , or firstname

Apellidoln=Smithln, or last , or laststname

Cargojobtitle=Presidentejobtitle

Teléfonophone=5149876542phone




Pagerpager=5149876541pager

Estadostate=Quebecstate

Código de subfacturaciónsbc=6543sbc, or subbillingcode

Código Zipzipcode=H1J 2K3zipcode

Las variables ingresadas deben corresponder a los campos de la portada que está usando. Por ejemplo,si ingresó la variable Cellular pero la portada no contiene el campo corrspondiente, el número delcelular del destinatario no aparecerá en la portada. Sin embargo, la información se grabará con el faxen la base de datos OpenTouch Fax Center.

Nota: Si desea crear sus propias portadas o modificar las existentes, por favor consulte el capítuloimplicado (Generalidades en la página 71).

Añadir destinatarios a partir de la lista de contactos Outlook

Puede añadir a los destinatarios de su fax cualquier contacto de su lista de contactos personal de lalista de contactos de Outlook cuyo tipo de email es FAX. Se consideran como contactos fax y recibiránautomáticamente elmensaje como un fax.

Nota: Dentro de la lista de contactos de Outlook, el mismo contacto puede tener varias direccionesemail y fax definidos. Para cada una de estas entradas, el contacto aparecerá varias veces en sulista de contactos personal - algunas para emails de tipo SMTP, otras para faxes, de tipo FAX. Porello no se necesitan crear varios contactos (emails y faxes) para la misma persona. También,observe que es posible añadir destinatarios email y destinatarios fax al mismo fax a partir de laagenda.

Según sus necesidades, existen dos maneras para obtener contactos fax:

Usando un campo fax (sólo número de fax)

Si algunos de sus contactos personales tienen un número fax en uno de sus campos llamado “Fax” (Faxcomercial, Fax doméstico u Otro fax), serán visualizados automáticamente como contactos fax en lalista de contactos disponibles (en su lista de contactos personal).

Nota: En un campo fax, no se necesita una sintaxis específica para el número de fax.

Uso de un campo email (número de fax con información del destinatario)

La información del destinatario no se puede obtener de los campos de información de sus contactosOutlook. Sin embargo, se puede usar uno de los campos email del contacto (en vez de un campo fax)para incluir información del destinatario con el número de fax.

Para esto, debe usar la misma sintaxis que para el direccionamiento manual (véase Añadir la informacióndel destinatario con Outlook en la página 61). Luego, el segundo campo email de su contacto puedecontener por ejemplo:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Nota: Una vez ingresada este tipo de información en el campo, los paréntesis cuadrados y lapalabra Fax: desaparece. Esto indica que Outlook ha interpretado la dirección email como unainformación fax. Puede acceder a las propiedades del campo (y modificar su contenido si fuesenecesario) haciendo un clic derecho en él: el Tipo de email debe ser FAX.



Enviar faxes con el formulario OpenTouch Fax Center paraLotus Notes

La gestión de faxes con Lotus Notes es normalmente la misma que para cualquier otro cliente emailque usa SMTP (véase Enviar faxes con clientes email usando SMTP en la página 47). Sin embargo, lacomposición del fax puede ser más simple.

Nota: Según su licencia, es posible que el formulario para Lotus Notes no esté disponible.


Si su administrador ha configurado el servidor Lotus Domino para esto, algunas funciones específicasse pueden usar para simplificar la composición del fax a través de un formulario dedicado (Memo Fax).

Recepción de fax

Para recibir sus faxes entrantes y notificaciones para sus faxes salientes, Lotus Notes trabaja comocualquier otro cliente email que usa SMTP (véase Recepción de faxes y notificaciones en la página 48).

Envío de un fax con el formulario para Lotus Notes

Si su administrador instaló los OpenTouch Fax Center formularios para Lotus Notes, puede acceder ala interfaz dedicada (en vez de la interfaz de composición de email corriente) seleccionando Ver ➤Fax.

Para abrir el formulario de composición del fax, sólo necesita hacer clic en el botón Nuevo fax.

Luego, puede componer su fax.



Nota: El direccionamiento debe seguir la sintaxis dada en la sección siguiente.

Sintaxis de direccionamiento de faxes con el formulario para Lotus Notes

Con el uso de formularios para Lotus Notes, preparar un fax es lo mismo que usar cualquier otro clienteemail. La única diferencia es que puede ingresar el número del fax directamente en el campodestinatarios (A), sin seguir ninguna sintaxis en particular:

Por ejemplo:5141234567

Funciones de faxeado opcionales

Así como para cualquier otro fax enviado con un cliente email, puede:

• Ingresar un sujeto y un mensaje.• Adjuntar documentos que constituirán las páginas del fax.• Añadir entradas más complejas en el campo destinatarios (véase Gestión de destinatarios con Lotus

Notes en la página 67).• Cambiar la portada, la información del remitente y las opciones del fax (véase Cambio de la portada,

información del remitente y opciones de fax con el formulario para Lotus Notes en la página 65).

Autentificación

Si el administrador ha configurado su OpenTouch Fax Center cuenta para la autentificación SMTP,necesitará ingresar su contraseña en el campo Contraseña. Si no, este campo no aparece en elformulario.


Cambio de la portada, información del remitente y opciones de fax conel formulario para Lotus Notes

Normalmente:



Si tiene los derechos para ello, puede cambiar su portada, la información del remitente y las opcionesde fax a fin de anular los elementos por defecto (o completarlos) para el fax en curso.

Nota: Todos estos cambios se aplicarán sólo para el fax en curso y no afectarán los datos guardadosen su cuenta y perfil OpenTouch Fax Center en el servidor fax.


En la pestaña Mensaje (véase Envío de un fax con el formulario para Lotus Notes en la página 64),puede seleccionar una de las portadas disponibles en el servidor fax en la lista desplegable Portada.Si deja <Default>, se usará la portada por defecto asociada a su perfil.

Nota: Aún puede sustituir la portada seleccionada por la suya añadiendo un archivo .cse a loselementos adjuntos del mensaje (si tiene los derechos suficientes).

Cambio de la información del remitente

La pestaña Información del remitente le permite cambiar su información personal por defecto. Sólonecesita marcar la casilla Usar esta información y cambiar los valores de los campos.



Nota: Por defecto esta casilla no está marcada, y la información se recupera de su cuenta en elservidor fax.

Cambio de las opciones de fax

La pestaña Opciones de entrega le permite cambiar las opciones de fax. Sólo necesita marcar la casillaUsar estas opciones y cambiar las opciones siguientes.

Nota: Por defecto esta casilla no está marcada, y la configuración se recupera de su perfil en elservidor fax.

A continuación se da una descripción de las opciones disponibles:

DescripciónOpción

Especifica la prioridad del fax.Prioridad

Especifica el número de veces a intentar (cuando ocurre un error tal como una señal deocupado).

Reintentos

Nota: No puede exceder el número máximo de reintentos especificado por eladministrador.

Especifica la resolución estándar a la que se enviará el elemento adjunto del fax.Resolución

Nota: El administrador configura el valor de resolución máximo disponible.

Indica si debe ser notificado por email del éxito de la transmisión.Notificar si éxito



DescripciónOpción

Indica si debe ser notificado por email del fallo de la transmisión.Notificar si fallo

Indica si debe ser notificado por email de una transmisión de difusión (resumen de todaslas comunicaciones).

Notificar difusión

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende las otras notificaciones de faxessalientes. Si deja las casillas Notificar éxito y Notificar fallos marcadas, recibiránotificaciones para todas las comunicaciones fax al interior de la difusión.

Permite retrasar el envío del fax actual y especifica la fecha y la hora de este retraso.Transmisiónretrasada hasta:

Gestión de destinatarios con Lotus Notes

Cuando compone un fax con el formulario para Lotus Notes, es posible que necesite saber como gestionarde manera adecuada la información que desea ingresar en el campo destinatarios. Esta sección le ayudaa hacerlo.

Nota: La manera de ingresar números de fax fue simplificada especialmente para el formulariode composición para Lotus Notes. Sin embargo, cuando se envía un fax, la sintaxis usada finalmentepara los números de fax es actualmente la misma que para cualquier cliente SMTP. Durante laelaboración del fax, puede preaplicar automáticamente esta sintaxis a los números de fax ingresadosusando un botón dedicado (véaseDeterminar números de fax en la página 68).




Por ejemplo:5141234567p9876


Puede añadir información del destinatario y asociarla al número de fax ingresado, usando una sintaxisdedicada, que es exactamente la misma que para los clientes email usando SMTP (véase Añadirinformación del destinatario en la página 53).

Sin embargo, así como para un simple número de fax, el formulario para Lotus Notes le permite ingresarla información sin tener que ingresar la palabra fax= y el nombre del dominio en el servidor fax (conel signo @).

Por ejemplo:5141234567/fn=john/ln=smith






• Para ingresar manualmente varios destinatarios, debe separarlos con una coma. Por ejemplo:5141234567, 5149876543

• También puede añadir direcciones email reales si desea enviar el mismo mensaje por email a otrosdestinatarios. Por ejemplo:5141234567, [email protected]

• Finalmente, puede añadir destinatarios a partir de la agenda Lotus Notes. Si desea más detalles,véase Añadir destinatarios a partir de la agenda Lotus Notes en la página 68.

Determinar números de fax

Cuando se envía un fax, la sintaxis usada finalmente para los números de fax es actualmente la mismaque para cualquier cliente SMTP:fax=número_fax@nombre_dominio

El formulrio determinará automáticamente los números de fax con la buena sintaxis, incluido el nombredel dominio usado para su servidor fax. Para verificar si el número de fax será determinadocorrectamente, puede usar el botón .

Por ejemplo:5141234567,5149876543

será determinado como<[email protected]>,<[email protected]>

Añadir destinatarios a partir de la agenda Lotus Notes

Añadir destinatarios fax

Para añadir destinatarios de su agenda, sólo necesita hacer clic en el botón Dirección fax y seleccionarlos destinatarios en su lista de contactos.

Cuando valida su selección de destinatarios, el formulario de composición trata de recuperar informaciónen los campos Fax oficina y Fax doméstico (números de fax), pero también en los campos Primero yÚltimo (nombres) y el campo Sociedad del contacto, para elaborar y determinar una entrada dedestinatario con la buena sintaxis. El comportamiento cambia según lo que se encuentre:

• Si todos los destinatarios tienen al menos un número de fax en el campo Fax oficina o en el campoFax doméstico, toda la información se determina en el campo destinatarios del formulario.

• Si un destinatario no tiene un número fax, aparece un cuadro de diálogo que lo invita a ingresar unnúmero para este individuo.

• Si un destinatario tiene muchos números de fax (Fax oficina y Fax doméstico), aparece un cuadrode diálogo que lo invita a seleccionar el número donde desea enviar el fax.



Nota: Puede marcar o desmarcar cualquiera de estos números de fax, por defecto se seleccionantodos ellos.

Añadir destinatarios de fax con más información

El formulario de Lotus Notes no permite recuperar más información que el número de fax y el nombrey el apellido de los campos de la agenda del contacto. Sin embargo, existen dos maneras de añadir másinformación a un contacto:

• Puede añadir esta información manualmente en el campo destinatarios del formulario, después dehaber añadido el contacto desde la agenda.

• Puede añadir esta información en la interfaz del contacto de la agenda: en el campo fax, despuésdel número del fax. Por ejemplo, el campo Fax oficina del contacto puede tener el valor siguiente:5141234567/jobtitle=Manager

Cuando se añade un contacto desde la agenda, también se añade su cargo.

Nota: En ambos casos, puede seguir la sintaxis presentada en esta sección: Añadir informacióndel destinatario en la página 53.


Añadir destinatarios email

Se pueden añadir destinatarios email desde la agenda si desea enviar el mismo fax como email a algunosdestinatarios. Para esto, sólo necesita hacer clic en el botón Dirección email y seleccionar losdestinatarios en su lista de contactos.

Nota: Cuado valida la dirección email de cada destinatario se añade al campo Cc del formulario.



Gestión de portadasCapítulo 7

Generalidades

El editor de portada ofrece la posibilidad de diseñar sus propias portadas para OpenTouch Fax Center,y de modificar las existentes proporcionadas con el Servidor fax.

Con el editor de portada, es posible:

• dibujar formas geométricas• añadir texto e imágenes bitmap• añadir variables que introducen automáticamente dicha información, como el nombre del remitente

y el de la sociedad, etc.• crear, importar y vincular objetos compatibles OLE 2.0 (vinculación e integración de objetos) dentro

del editor de portada• configurar varios parámetros como la resolución, el formato de la página y los datos locales (idioma

y formato fecha/hora).

Nota: Los administradores pueden decidir si instalan o no el editor de portada en el ordenador deun usuario. Por esto, es posible que algunos usuarios no tengan acceso al módulo.

Lanzamiento del Editor de portada

Entre las aplicaciones de Alcatel-Lucent ➤ OpenTouch Fax Center instaladas, seleccione Editor deportada.

Aparecerá el editor de portada tal como se ve en la pantalla siguiente:



El menú Archivo

Le permite crear una nueva portada.Nuevo

Abre una portada previamente guardada.Abrir

Guarda la portada en curso.Guardar

Guarda su portada en curso con un nombre diferente o en una ubicación diferente.Guardarcomo

Imprime la portada en curso.Imprimir

Presenta la portada tal como se verá impresa.Vistapreliminar

Configura las opciones de impresión.Configurarimpresión

Presenta el nombre del archivo de los archivos de portadas a los que accediórecientemente.

Archivoreciente

Cierra el editor de portada.Salir

El menú Edición

Elimina la última acción.Deshacer

Corta (quita) los objetos seleccionados y los pone en el portapapeles a fin de pegarlosen otra parte.

Cortar


Capítulo 7 | Gestión de portadas

Copia los objetos seleccionados en el portapapeles.Copiar

Pega el contenido del portapapeles en su portada.Pegar

Borra los objetos seleccionados.Borrar

Le permite crear, importar y vincular un gráfico, texto, hoja de cálculo, etc., creadoscon otras aplicaciones (véase Integrar y vincular objetos OLE 2.0 en la página 78).

Insertar nuevoobjeto

Le permite editar y actualizar enlaces (sólo para objetos vinculados, véase Gestiónde objetos OLE 2.0 en una portada en la página 78).

Enlaces

Le permite gestionar el objeto OLE 2.0 seleccionado (véase Objetos compatiblesOLE 2.0 en la página 77).

Objeto

El menú Ver

Presenta la barra de herramientas principal, la barra de herramientas dibujo,y la barra de herramientas de atributos de texto.

Barras deherramientas

Activa o desactiva la barra de estado en la base de la ventana del editor deportada.

Barra de estado

Muestra u oculta la visualización de los puntos de la parrilla en la páginaParrilla

Le permite seleccionar una ampliación diferente para ver sus páginas. Pordefecto, la página se visualiza al 100% (tamaño actual).

Configuración zoom

Activa la selección del idioma.Idiomas

El menú Variables

Hay tres categorías de variables usadas en las portadas:

• General• Remitente• Destinatario

Estas variables son completadas automáticamente por OpenTouch Fax Center cuando transmite su fax.

Nota: Si desea más información, véase Variables de la portada en la página 74.

El menú Configuración

Le permite seleccionar el tamaño de la página de la portada (Letter, Legal,A3, B3 o A4) o ver las dimensiones de la página en pulgadas, píxeles, omilímetros (véase Configuración del formato de la página en la página 76).

Configuración de página

Le permite configurar los parámetros locales que determinan el formato dela fecha y de la hora que aparecen en la portada (véase Configuración de los

Local

parámetros locales de la portada (idioma y formato de la fecha) en la página76).

La función Actualizar

El botón Actualizar del menú le permite actualizar la visualización en curso de la portada.

Creación de una portada

1. Abrir el editor de portada.



2. Si fuese necesario, ajustar el formato de la página y los parámetros locales para la portada actual(véase Configuración del formato de la página en la página 76 y Configuración de los parámetroslocales de la portada (idioma y formato de la fecha) en la página 76).

3. Añadir y organizar los elementos que desea que aparezcan en la portada:

• Para las formas geométricas, bitmapas y variables, véase Añadido y edición de elementos en lapágina 74.

• Para los objetos compatibles OLE 2.0, véase Objetos compatibles OLE 2.0 en la página 77.

4. Seleccione Guardar como y escriba el nombre de su portada.La extensión .cse se aplica automáticamente.

Nota: Puede guardar la portada con una resolución específica. Si desea más información, véaseConfiguración de la resolución de la portada en la página 77.

Ahora puede usar la portada con el Servidor de fax.

Nota: Su integración depende del administrador (véase OpenTouch Fax Center Guía deadministración).

Añadido y edición de elementos

Se puede personalizar la portada añadiendo y editando elementos tales como texto, líneas, formas yvariables gracias a la barra de herramientas:

Dibuja un cuadro de texto en la página visualizada en curso. Escriba el textoinmediatamente después de dibujar el cuadro. Los cuadros de texto puedenser redimensionados haciendo clic en ellos y desplazando las asas.

Texto

Dibuja una línea en la página.Línea

Dibuja un rectángulo o un cuadrado en la página.Rectángulo o cuadrado

Dibuja un rectángulo o un cuadrado con esquinas redondeadas en la página.Rectángulo o cuadrado conesquinas redondeadas

Dibuja un círculo o elipse en la página.Círculo o elipse

Añade una variable en la página. Seleccione una variable General,Remitente, o Destinatario.

Variable

Nota: Si desea más información, véase Variables de la portada en lapágina 74.

Añade un polígono Haga clic una vez y desplace el cursor a la esquinasiguiente.

Polígono

Nota: Haga doble clic para cancelar la inserción de un polígono.

Inserta, crea o vincula un objeto a la página. Si desea más información,véase Objetos compatibles OLE 2.0 en la página 77.

Objeto

Variables de la portada

Hay tres categorías de variables usadas en las portadas:

• General• Remitente



• Destinatario

Estas variables son completadas automáticamente por OpenTouch Fax Center cuando transmite su fax.

Variables generales

Las variables generales incluyen:

• Hora, Fecha• Número de páginas• Asunto• Comentarios• Marca API, Marca API 2

Variables del Remitente

La información del remitente se define en las propiedades de información del remitente. Las variablesdel remitente incluyen:

• Estimado, Ver nombre, Nombre, Apellido• Sociedad, Cargo• Calle, Ciudad, Estado, País, Código Zip• Teléfono, Fax, Celular, Pager, e-mail• Código de facturación, Código de subfacturación

Variables del Destinatario

Variables del destinatario, es decir, variables relativas al destinatario del fax, se incluyen cuatrocategorías:

• Nombre• Dirección• Destino• Otros

La tabla siguiente lista las variables ofrecidas en cada categoría. Observe que la información deldestinatario está definida en la agenda.

OtrosDestinoDirecciónNombre

TeléfonoDestinoCalleEstimado

ExtensiónFaxCiudadNombre

CelularFax 2EstadoApellido

PagerFax 3Código ZipNombre

Código de facturacióne-mailPaísSociedad

Código de subfacturacióne-mail 2Cargo

Comentario de la agendae-mail 3

Usuario 1

Usuario 2

Usuario 3

Usuario 4

Nota: La selección del menú Estimado recibe el valor ingresado en el campo Saludos en la agenda.



Configuración del formato de la página

Para acceder al cuadro de diálogo de la configuración del formato de la página, basta seleccionarConfiguración ➤ Configuración de página.

Aquí, puede cambiar:

• El formato de la página de su portada gracias a la lista desplegable Tamaño papel.

Nota: Las dos dimensiones del tamaño seleccionado se visualizan a la derecha del cuadro dediálogo (en la unidad de medida seleccionada más abajo).

• La unidad de medida usada para la portada Pulgadas, Píxeles o Milímetros).

Nota: Las coordenadas del cursor (en la barra de estado del editor) se visualizarán en estaunidad.

Configuración de los parámetros locales de la portada (idioma y formatode la fecha)

Puede seleccionar los parámetros locales que serán implementados en la definición de la cubierta.

Para acceder al cuadro de diálogo de la configuración local, seleccionar Configuración ➤ Local.

Aquí, puede cambiar:

• El idioma (y país, con su configuración local normal) usado para la portada en curso, en la listadesplegable Local.



• Los formatos de la Hora y de la Fecha que desea usar para las variables hora y fecha que puedehaber añadido a su portada.

Nota: Tiene acceso a varios formatos predefinidos que puede probar seleccionándolos: lasección Muestras simulará el formato de salida real de la fecha y de la hora actual.

También, el formato personalizado le permite ingresar (en el campo situado al lado de la listadesplegable) su propio formato, creado de acuerdo con la sintaxis ICU 4.0 (si desea más detalles,consultar la página Web: http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html,en la sección Descripción detallada).

Configuración de la resolución de la portada

Las máquinas fax autónomas tienen normalmente una resolución inferior a la de las impresoras láser.Sus portadas pueden tener una apariencia lévemente más tosca cuando se imprimen en una máquinafax.

Puede aplicar una resolución específica a su portada al guardarla por la primera vez (o seleccionandoArchivo ➤ Guardar como si el archivo ya existe).

Aquí, puede seleccionar una resolución en el cuadro desplegable Resolución en la parte inferior. Lasopciones disponibles son:

• Baja resolución (200 x 100)• Alta resolución (200 x 200), seleccionada por defecto• Resolución fina (300 x 300)• Resolución ultra fina (400 x 400)

Nota: Una vez guardado el archivo, la resolución queda integrada en la definición de la portada.Por esto, si desea usar una portada con varias resoluciones, debe tener cada ejemplar con unnombre diferente. Sin embargo, si sólo necesita cambiar la resolución de una portada existente,debe usar la opción Guardar como y sobreescribir el archivo usando el mismo nombre.

Objetos compatibles OLE 2.0

Debido a que el editor de portada es compatible OLE 2.0, puede crear, integrar o vincular culquierobjeto compatible OLE 2.0 creado con una amplia variedad de aplicaciones de terceros.

Cómo funciona

Cuando crea un nuevo objeto, la aplicación usada para crear el objeto se lanza al interior del editorde portada. Una ventana de la aplicación le permite realizar las operaciones necesarias, y los menús,barras de herramientas y barra de estado se integran en la ventana del editor de portada. Haga clicfuera de la ventana, pero dentro de la portada para cerrar la aplicación.

Ejemplo de aplicaciones

Entre muchos otros,los objetos colocados en una portada pueden ser gráficos de CorelDraw y CorelPhotoPaint, gráficos de Microsoft Paint, diapositivas de Microsoft PowerPoint, documentos Word yWordPerfect, etc.

Nota: La aplicación para generar el tipo de objeto deseado debe estar accesible en el ordenadorque ejecuta el editor de portada.



http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html

Integrar y vincular objetos OLE 2.0

Con el editor de portada, un objeto OLE 2.0 puede ser integrado (físicamente) en la portada, o vinculadoindicando la ruta de la ubicación física del objeto.

En ambos casos, debe hacer clic en el botón para añadir un objeto.

Añadir un objeto integrado

Cuando un objeto está integrado, puede ser considerado como cualquier otro elemento tal como untexto, una forma geométrica, una imagen bitmap o una variable. Sin embargo, un objeto integradopuede ser actualizado en el editor de portada: la aplicación original usada para crear el objeto se lanzaal interior del editor de portada.

Cuando se abre el cuadro de diálogo Insertar objeto, tiene dos opciones:

• Si desea crear un objeto desde cero y diseñarlo directamente en el editor de portada:

1. Seleccione la opción Crear nuevo.2. Seleccione el tipo de objeto que desea crear, luego haga clic en OK.

La aplicación asociada al tipo de objeto seleccionado se abre y puede iniciar el diseño del objeto.

Nota: Una vez terminado el objeto, sólo debe hacer clic en la portada, fuera del objeto.

• Si desea integrar un objeto que ya existe:

1. Seleccione la opción Crear de archivo.2. Examine para buscar el archivo deseado, luego haga clic en OK.

Se añade el objeto (integrado) a la portada.

Nota: Un objeto itegrado se enmarca con líneas continuas.

Añadir un objeto vinculado

Cuando un objeto está vinculado, sólo su ruta de ubicación y nombre de archivo están referenciadosen la portada sin que esté físicamente integrado. Los cambios efectuados al objeto vinculado - fueradel editor de portada, usando la aplicación que lo creó - se reflejan automáticamente en la portada.

Cuando se abre el cuadro de diálogo Insertar objeto:

1. Seleccione la opción Crear de archivo.2. Seleccione la casilla Enlace.3. Examine para buscar el archivo deseado, luego haga clic en OK.

Se añade el objeto (vinculado) a la portada.

Nota: Un objeto itegrado se enmarca con líneas punteadas.

Gestión de objetos OLE 2.0 en una portada

Edición de un objeto en una portada

Se pueden editar objetos directamente desde la portada, sólo haciendo doble clic en ellos. Sin embargo,el comportamiento es levemente diferente según el estado (integrado o vinculado) del objeto:

• Si el objeto está integrado:

1. la aplicación que lo creó se abre al interior del editor de portada,



2. una vez terminada la modificación, sólo debe hacer clic en la portada, fuera del objeto.

• Si el objeto está vinculado:

1. la aplicación que lo creó se abre independientemente fuera del editor de portada,2. una vez terminada la modificación, necesita guardar el objeto antes de cerrar su aplicación.

Nota: En este caso, tenga cuidado pues el archivo fuente indicado por el enlace serámodificado (no sólo en la portada).

Conversión de un objeto

Según los formatos soportados, puede convertir un objeto en otro formato.

Cuando un objeto está seleccionado, seleccione Editar ➤ Tipo_Objeto Objeto ➤ Convertir, luegoseleccionar el formato deseado para la conversión.

Nota: Tipo_Objeto es el tipo del objeto seleccionado. Las conversiones posibles dependen de estetipo de objeto.

Gestión de enlaces (sólo para objetos vinculados)

Puede acceder a la interfaz de gestión de enlaces seleccionando Editar ➤ Enlaces.

Todos los objetos vinculados de la portada actual están listados en esta interfaz.

Nota: Si había un objeto vinculado seleccionado al abrir esta interfaz, estará seleccionado pordefecto en la lista. Sin embargo, una vez abierta la interfaz, puede seleccionar cualquier otroobjeto de la lista y administrar sus parámetros de vinculación.

Por defecto, los objetos vinculads en una portada se actualizan automáticamente (opción: Automática).Cuando se cambia el objeto con la aplicación que lo creó, esos cambios se reflejan inmediatamente yautomáticamente en la portada.

Sin embargo, la actualización puede ser manual (opción: Manual). Cuando la actualización manual estáseleccionada, el objeto queda como era en el momento que lo vinculó. Los cambios sólo se aplican alobjeto original y no al objeto de la portada. Si necesita actualizar esta última, puede usar Actualizarahora.

Por ejemplo, un logotipo ya usado como un objeto vinculado en una portada debe ser modificado. Debecambiar la actualización de automática a manual mientras se efectúan estos cambios. Una vez terminadaslas modificaciones, puede volver a la actualización automática o mantener la actualización manualanticipando cambios ulteriores.

Gracias la misma interfaz, también puede:

• Lanzar la aplicación para editar el objeto vinculado (Fuente abierta)• Transformar el objeto vinculado en un objeto integrado rompiendo el enlace (Romper enlace)• Cambiar el enlace para apuntar hacia otro objeto (Cambiar de fuente)



Monitoreo de sus faxes y de sucuenta

Capítulo 8

Monitoreo de sus faxes y de su cuenta

Para ver todo el contenido de su Buzón fax y conocer el estado de todos los faxes que ha enviado orecibido debe usar por defecto el cliente de acceso a la Web (véase Visión general en la página 83).

También, es posible que el administrador haya configurado su perfil de faxeado para que recibanotificaciones por email sin que importe la actividad fax en su Buzón de fax (véase Enviar faxes conclientes email: Visión general en la página 47).


Acceso a la WebCapítulo 9

Visión general

OpenTouch Fax Center ofrece una función de acceso a la Web que puede ser usada por la mayoría denavegadores Internet para enviar fax y visualizar el estado de los fax enviados, recibidos o en espera.Esta interfaz recibe el nombre de Web Access y/o Web Client, y estos términos se pueden usarindiferentemente en este manual.

Conectarse al acceso de la web

1. Inicie el navegador Web a través del enlace o la dirección comunicada por el administrador.Por lo general: http://<ServerName_or_IP>/fax

Nota: En el contexto de HTTPS, la sintaxis es: https://<ServerName>/fax

donde <ServerName> debe ser el Common Name del servidor de fax (y no su dirección IP).

Aparece la pantalla de conexión a la Web, como se muestra en la pantalla siguiente.

Nota: Si su administrador de sistema le ha autorizado el acceso con su cuenta NT actual, podráconectarse automáticamente a la pantalla Estado del fax.

2. Escriba su Dirección Email (o su Dirección SMTP), tal como ha sido designada por el administradordel sistema.

3. Escriba su Contraseña.4. Si fuese necesario, marque la casilla No cerrar sesión para acceder con mayor rapidez a la interfaz

en las próximas conexiones.5. Haga clic en Conexión.

Aparece la página de acceso a la Web Estado del fax (con la pestaña Cola salida seleccionada),como se muestra en la pantalla siguiente.


Nota: Si desea acceder a la bandeja fax de otro usuario como delegado (en el caso en que disponede esta función) véase: Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado en la página 113.

Descripción de la interfaz de acceso a la Web

Botón Redactar

El botón Redactar de acceso a la Web abre una página donde usted puede configurar, redactar y enviarfax, directamente desde un navegador de Web. Si desea más detalles, consulte la sección siguiente:Redactar en la página 105.

Nota: Es posible que no tenga acceso al botón Redactar según sus derechos de faxeo.

Panel de navegación

La sección Carpeta del acceso a la Web contiene tres carpetas: Historial entrada Historial salida y Colasalida. Se encuentran todos los detalles más adelante en este capítulo, comenzando por la sección,Historial entradaVisualización actual en la página 86

Nota: En la parte inferior de este cuadro, también puede encontrar el botón Contactos, que daacceso a sus agendas disponibles (véase Agenda Web en la página 116).

Menú general

El menú general - situado en la esquina superior derecha de la interfaz - incluye los elementos siguientes:

DescripciónElemento del menú

Indica el OpenTouch Fax Center nombre de usuario correspondiente a la bandeja faxactual.

Bandeja fax / nombre delusuario

Nota: esta parte del menú puede aparecer en forma de una lista desplegable,lo que significa que actualmente es el delegado de otro OpenTouch Fax Center


Capítulo 9 | Acceso a la Web

DescripciónElemento del menú

usuario. Si desea más información, véase Acceder a la interfaz (de otro usuario)como delegado en la página 113.

Abre un cuadro de diálogo donde se pueden cambiar varias opciones de la interfaz(véase Opciones de Web Access en la página 85).

Opciones

Lanza una ayuda en línea acerca del acceso a la Web.Ayuda

Desconecta el usuario actual de la aplicación.Desconexión

Opciones de Web Access

El enlace Opciones da acceso a las dos pestañas de opciones descritas a continuación.

Nota: Estas dos pestañas se visualizan sólo si su administrador ha activado la función Delegación.Si no es el caso, sólo aparecerá la sección Opciones (descrita aquí bajo la pestaña General).

Generalidades

Por defectoDescripciónOpción

Para cambiar el idioma visualizado en la interfaz.Idioma

PDFPara cambiar el formato de visualización de los faxes (TIF oPDF).

Ver faxes como

Preguntar si deseoañadirlos a miscontactos personales

Para configurar el añadido automático de los contactos a suagenda.

Si desea más información consultar Configurar el añadidoautomático de contactos en la página 119.

Cuando se envía unfax a nuevoscontactos

No marcada:Para desactivar la selección automática de los contactos de laagenda al escribir un nombre o un número de fax en los camposde la pestaña Marcar.

Desactivarautocompletar

Para cambiar la contraseña de su cuenta OpenTouch Fax Center.Cambio decontraseña



Delegación

Esta pestaña le permite:

1. Añadir otros usuarios OpenTouch Fax Center como delegados.2. Configuración de los permisos para darles acceso a su buzón fax.

Si desea más informaciones, véase: Añadir y gestionar delegados en la página 111.

Enlace con el instalador de bajada de OpenTouch Fax Center para las aplicacionesclientes de Windows

El enlace en la parte inferior derecha de la pantalla de la interfaz Web Access permitirá bajar elinstalador OpenTouch Fax Center de las aplicaciones clientes.

Entre las aplicaciones puede instalar la impresora Web Fax Composer que puede ser útil al usar WebAccess. Véase Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página113 si desea más informaciones sobre esta función.

Estado del fax - historial entrada

Visualización actual

En la lengüeta Historial entrada, puede seleccionar las vistas Actual o Eliminado. La lengüeta delHistorial entrada presenta el estado de los fax recibidos. Los detalles relativos a la vista Eliminadosse pueden encontrar más adelante en la sección Visualización eliminado en la página 95.

Buscando registros del historial entrada

Usted puede visualizar todos los fax, o una selección específica de éstos, mediante la barra de búsquedaubicada en la parte superior del navegador. Si deja los campos de la barra de búsqueda vacíos, sevisualizarán todos los fax recibidos.

Los campos y opciones en la barra de búsqueda le permiten introducir criterios para ubicar undeterminado grupo de fax que, según usted, podrían estar en el archivo historial entrada. OpenTouchFax Center busca en toda la base de datos de registros de fax. Esta versión de OpenTouch Fax Centerde Cliente Web ha sido mejorada para permitir búsquedas más precisas y flexibles.

Campos:



Botónes:

En el primer campo de la barra de búsqueda, puede ingresar una palabra clave a buscar. La búsquedase puede realizar en cualquiera de todos los campos relativos al fax, según lo que seleccionó en elMenú opción de búsqueda, al que accedió haciendo clic en el botón Opciones. El Menú opción debúsqueda se describe en la pantalla siguiente.

Se puede buscar usando el Cliente Web de dos maneras:

• Por palabra clave en todas las propiedades; en este modo, el usuario puede buscar, tal como conun motor de búsqueda, incluyendo o excluyendo palabras claves en una expresión buscada en losregistros de los Historiales entrada y salida.

• Por coincidencia exacta en propiedades seleccionadas; en este modo, el usuario puede buscarcoincidencias exactas en los campos especificados en los registros de los historiales entrada y salida,y de la Cola salida. Se debe especificar el signo O para delimitar las palabras en el campo debúsqueda.

La tabla siguiente proporciona más detalles sobre los parámetros de búsqueda al usar la opción Porpalabra clave en todas las propiedades.

DescripciónOperador

Los signos + y - indican que la palabra debe estar presente o ausente, respectivamente, paraque haya coincidencia.Los operadores se deben colocar antes de la palabra (sin espacio), porej. +xxx -yyy.

+ -

Los asteriscos sirven como operador de troncado (o comodín). Se debe adjuntar a la palabrapor designar. Las palabras coinciden si comienzan con la palabra que antecede al operador*.

*

Una frase que esté entre comillas dobles ("") sólo coincidirá con filas que contenganliteralmente la misma frase, tal como ésta se escribió. El motor de texto completo divide la

"

frase en palabras, y efectúa la búsqueda de las palabras. Los caracteres que no son palabrasno necesitan coincidir totalmente. La búsqueda de frases sólo requiere que coincidanexactamente las mismas palabras de la frase y en el mismo orden. Por ejemplo, "frase deprueba" coincide con "frase, prueba".

Nota: La búsqueda Por palabra clave en todas las propiedades se efectúa para ignorardeterminadas palabras "genéricas", llamadas palabras de Pausa, tales como el, o, nuevamente,etc. Estas palabras de Pausa se pueden modificar para añadir o eliminar determinadas palabrasque pudieran interferir en la naturaleza de la búsqueda. Comuníquese con su Administrador paramayor información.

Nota: En este contexto, una palabra se define como una secuencia de letras, dígitos, subraya perosólo 1 apóstrofe en una fila. Por ejemplo:



• aaa’666 se considera como 1 palabra• a’b’c65 se considera como 1 palabra• a’’abcd6 se considera como 2 palabras

También puede especificar si desea buscar Por palabra clave en todas las propiedades o Porcoincidencia exacta en las propiedades seleccionadas, y en fax recibidos a cualquier hora, o dentrode un determinado rango de tiempo. Al recorrer el primer cuadro de selección desde la izquierda, enla barra de búsqueda, obtendrá la siguiente selección de rangos de tiempo:

Haga clic en el rango de tiempo deseado. Al seleccionar Personalizar se abre el Menú gama de fechahabitual, donde puede especificar un rango de fechas marcando la casilla Usar sólo fecha yseleccionando la fecha de inicio y la fecha final de manera adecuada. Si la casilla no está marcada,también tendrá que especificar una hora de inicio en la fecha de inicio, y una hora final en la fechafinal.

También puede indicar si desea ver todos los fax actuales, o sólo aquéllos recibidos o aquéllos que nolograron ser enviados. Para ello, recorra el segundo cuadro de selección en la barra de búsqueda, yseleccione uno de los siguientes:

Nota de fax

La función nota de fax permite a los usuarios añadir texto personalizado en los fax recibidos y emitidos.

Nota: Por ejemplo, un usuario puede usar notas de fax como recordatorios del contenido o comouna palabra clave para consultas de búsqueda.

Cuando un usuario hace clic en el icono Nota de fax se visualiza el editor de nota de fax:



Nota: El editor tiene una capacidad máxima de 2500 caracteres para cada nota de fax.

Haga clic en el botón Guardar para cerrar el editor de la nota. El mensaje contenido en las notas deFax se copia al reenviar el fax.

Visualizar los detalles de un fax recibido

Para ver los detalles de un fax recibido, haga clic en la entrada fax implicada en Historial entrada.

Los detalles del fax recibido se dividen en dos pestañas:


Esta pestaña:

• le permite acceder a la imagen del fax haciendo clic en Ver fax, y• lista toda la información del fax descrita a continuación.

DescripciónGrupo/Propiedad

Información del fax

Estado del fax recibido.Estado

Número del Servicio de identificación del número marcado/ Marcación directa de entrada deldestinatario.

DNIS/DID




Número de identificación automático del destinatario.ANI

Número del destinatario para encaminamiento de entrada multifrecuencia de doble tonalidad.Por defecto, esta columna no se visualiza.

DTMF

La ID de transacción como una cadena de caracteres única que identifica el fax.ID transacción

Información de transmisión

ID de la estación de llamada local, es decir el ID de la estación de llamada del destinatario.CSID local

ID de la estación de llamada remota, es decir el ID de la estación de llamada del remitente.CSID remoto

El canal a través del cual se recibió el fax.Número canal

La velocidad de transmisión en número de baudios (bits por segundo) o kilobytes.Velocidad (bps)

Información de tiempo y tamaño

La hora en la que el fax fue recibido.Hora recepción

La hora en la que el fax fue archivado.Hora archivado

Duración de la transmisión (en segundos).Duración (seg.)

El número de páginas efectivamente recibidas.Páginas recibidas

Información del error

Código de error generado en caso de fallo.Código de error

La descripción del Código de error mencionado.Descripción

Historial encaminamiento

Esta pestaña lista la información de encaminamiento y el historial para este fax:


Recibido de

El originador del fax.De

La fecha actual y la hora a la que se le envió el fax.Hora

Reenviado a (contiene información sólo si este fax ha sido reenviado después de haberlo recibido)

El tipo que describe el originador del reenvío.Tipo

El destino del reenvío.A

La fecha y la hora del reenvío.Hora




El usuario que reenvió el fax.

Normalmente, este será el nombre de su cuenta.

De

Nota: Si ha delegado a un usuario el reenvío de sus faxes (véase Añadir y gestionardelegados en la página 111), el nombre de la cuenta de este delegado aparecerá aquí envez de su nombre.

Descripción del error si el reenvío no tuvo éxito.Código de error

Nota: El fax puede haber sido reenviado varias veces o a varios destinatarios, en todos los casos,toda la información de reenvío será listada bajo esta pestaña.

Visualizar los fax recibidos

Para visualizar el contenido de un fax recibido en la ventana de un navegador:

1. Haga clic en el botón en la ventana Historial entrada.El cuadro de diálogo Descarga de archivos aparece.

2. Seleccione Abrir.3. Haga clic en Aceptar.

Aparece la ventana Previsualización de TIFF:

4. Puede usar los menús o botones de esta ventana para editar, imprimir, ampliar, reducir o hacergirar la imagen del fax.

5. Cuando termine, cierre la ventana haciendo clic en el botón , en la esquina superior derecha dela ventana, o seleccionando Archivo ➤ Salir.



Gestión de sus fax entrantes

La vista actual del historial de entrada ofrece al usuario varias opciones para gestionar faxes usandobotones tales como: Marcar como leído, Marcar como no leído, Eliminar y Reenviar. Consultar lapantalla siguiente, y la tabla si desea una idea general.

DescripciónBotón

Cuando se recibe un fax en la visualización Estado del Historial de entrada, ésteaparece con el texto en negritas. Ello indica que el fax entrante aún no ha sido leído.

Marcar como leído

Una vez que el fax ha sido revisado, el texto aparece sin negritas. El usuario puedeoptar por reiniciar esta indicación y definir el estado para marcar como visto, sin abrirel(los) fax, sencillamente haciendo clic en el botón Marcar como visto.

Un usuario puede optar por reiniciar el estado del fax como no visto, haciendo clic enel botón Marcar como no leído. El fax aparece nuevamente en negritas para indicarque no ha sido leído.

Marcar como no leído

Cuando un usuario selecciona uno o varios fax y hace clic en el botón Eliminar, lavisualización del Historial entrada se actualiza y se borran los fax seleccionados. Losfax borrados se pueden ver haciendo clic en el botón Borrados de la barra de búsqueda.

Eliminar

Este botón le permite reenviar uno o varios de los fax recibidos a uno o variosdestinatarios.

Actualmente una función completa ofrece varias opciones de fácil uso para el usuariotales como destinos recientemente usados y favoritos, y arrastrar y soltar faxes parareenviarlos rápidamente (véase Reenviar faxes en la página 92).

Avance

Nota: Los faxes que desea reenviar pueden ser seleccionados en las pantallasActual o Eliminado del histórico de entrada.

El botón Actualizar actualiza la lista de las últimas entradas.Actualizar

Nota: El botón Actualizar aparece en las pestañas Historial entrada, Historialsalida y Cola de salida pero sólo se menciona en este manual.

El proceso es sencillo, simplemente seleccionar uno o más faxes marcando las casillas a la izquierdade las entradas de todos los faxes en la ventana Historial entrada y luego hacer clic en el botón apropiadosegún la acción deseada.

Reenviar faxes

Los faxes pueden ser reenviados del Histórico de entrada (ya sea en la vista Actual o Eliminado):



Inicio del reenvío

Antes de seleccionar los detinatarios, tiene dos opciones para iniciar la acción de reenvío:

• Marcar la casilla a la izquierda de la línea (de uno o varios faxes), luego hacer clic en Reenviar, o• Arrastrar directamente el fax (o una selección de varios faxes) al botón Reenviar usado el tirador

( ) a la izquierda de la línea.

El botón/Menú reenvío

En todos los casos, el botón Reenviar desplegará un menú en el que podrá seleccionar los destinos,para:

• Reenvío rápido (véase Reenvío rápido en la página 93).• Reenvío avanzado (véase Reenvío avanzado en la página 94).

Reenvío rápido

Puede beneficiarse de varias funciones y opciones que le permiten reenviar rápidamente faxes a losdestinos que más usa.

Sin embargo, todas estas funciones dependen de su actividad de reenvío actual, es posible que seanecesario que vaya varias veces a la ventana de reenvío rápido antes de obtener un entorno efectivode reenvío rápido (véase Reenvío avanzado en la página 94).

Destinos disponibles rápidamente

El menú Reenviar contiene – entre otras opciones – una lista de los destinos más recientes que ha usadopara reenviar faxes, y una lista de destinos que puede haber marcado como favoritos (véase Gestiónde los favoritos en la página 93).

Al seleccionar un destino en una de estas listas (al hacer clic en la selección de un fax o arrastrando ysoltando un fax) instantáneamente reenviará los faxes implicados a este destino.

Nota: Si desea reenviar el mismo fax a varios destinatarios, debe repetir la misma acción paratodos los destinatarios implicados, o puede realizar esto en una sola acción seleccionando Más.

Gestión de los favoritos

En cualquier lugar donde se liste un destino en la interfaz a través de la función reenviar (en el menúReenviar o en la ventana de reenvío avanzado), se visualiza una estrella en la que se puede hacer clica su izquierda para poder añadirlo como favorito o eliminarlo de la lista de favoritos.

La lista completa de favoritos aparece en el menú Reenviar, sobre la lista de los destinos recientementeusados.

Reenvío repetitivo a varios destinos

Si necesita reenviar faxes de manera repetitiva a varios destinos, por ejemplo si está a cargo de ladistribución de los faxes recibidos a través de un sólo número de fax a varios destinatarios internos de



su sociedad, esta operación puede ser facilitada seleccionando Reenvío ➤ Desadjuntar antes de iniciarel reenvío de los faxes.

De esta manera, tiene todo el contenido del menó Reenviar permanentemente disponible en unaventana separada, que le permite arrastrar y soltar faxes rápidamente en cualquiera de sus destinatariosrecientes o favoritos.

Reenvío avanzado

Al seleccionar Reenviar ➤ Más, accede a una ventana donde se pueden realizar muchas más accionesespecíficas y avanzadas.

Reenviar la selección de faxes a varios destinatarios

Una vez que accede a esta pantalla, sólo necesita hacer clic en los destinos disponibles en la lista dela izquierda para añadirlos a la derecha – a fin de elaborar una lista de destinos a la que se debe reenviarla selección de faxes – y luego hacer clic en Reenviar.

Nota: Si selecciona un destino por error, sólo necesita hacer clic en él en la lista de la derechapara eliminarlo de la selección.

Búsqueda de destinos disponibles

Puede buscar destinos ingresando caracteres en el campo Buscar: la lista inferior se actualizaráinstantáneamente para visualizar sólo los destinos cuyo nombre contiene (en cualquier parte del nombre)la secuencia de caracteres ingresados.



Filtrar los destinos disponibles

Los destinos disponibles pueden ser de varios tipos (usuarios fax, carpetas, impresoras...). Puedefiltrarlos por tipo, usando la lista desplegable a la derecha del campo Buscar. Se visualizan todos lostipos por defecto.

Añadir un email externo a los destinos de reenvío

Si desea reenviar una selección de faxes a una dirección email que no corresponde a ningún destinodisponible (listado a la izquierda), sólo necesita ingresarla en el campo Destino y hacer clic en Añadir.Será añadido a la lista de reenvíos inferior - como destino del usuario.

Nota: Después de la acción de reenvío, este destino añadido aparecerá como destino recientementeusado en el menú reenvío, pero no será añadido a los destinos disponibles de OpenTouch Fax Center(lista de izquierda en la ventana de reenvío avanzado).

Visualización eliminado

Todos los fax borrados se presentan en la visualización de Estado del fax ➤ Historial entrada ➤Eliminado .

La vista Eliminado del Historial entrada tiene funciones muy parecidas a la vista Actual del Historialentrada; de hecho, el usuario tiene los mismos botones de opción, más un Recuperar botón. Cuandoel usuario hace clic en el botón Recuperar, el(los) fax borrado(s) selectionado(s) es(son) devuelto(s)a la visualización Actual. Si el usuario hace entonces clic en el botón Actual de la barra de búsqueda,el(los) fax aparecerán en la lista.

Otra diferencia entre las vistas Actual y Eliminado de Historial entrada, es que cuando se está en lavista Eliminado, al hacer clic en el botón Eliminar se eliminan de manera permanente el o los faxesseleccionados.

Finalmente, observe que un usuario también puede reenviar uno o varios faxes seleccionados al estaren la vista Eliminado usando el botón Transferir.

Estado del Fax - historial salida

Historial salida: visualización actual

En la visualizacíon Historial salida, puede seleccionar entre las dos visualizaciones Actual o Eliminado.

La lengüeta Historial salida presenta el estado de los fax enviados.



Los detalles relativos a la vista Eliminado se encuentran más adelante en la sección Historial salida:visualización eliminado en la página 100.

Buscando registros del historial salida

Usted puede visualizar todos los fax, o una selección específica de éstos, mediante la barra de búsquedaubicada en la parte superior del navegador. Si deja los campos de la barra de búsqueda vacíos, sevisualizarán todos los fax actuales.

Los campos y opciones en la barra de búsqueda le permiten introducir criterios para ubicar undeterminado grupo de fax que, según usted, podrían estar en el archivo del historial salida. OpenTouchFax Center busca en toda la base de datos de los registros de fax.

Campos:

Botónes:

La búsqueda en los registros del Historial salida se realiza básicamente de la misma manera que labúsqueda en los registros del Historial entrada, que ya se explicó previamente en este capítulo en lasección, Buscando registros del historial entrada en la página 86; la única diferencia es la lista depropiedades disponible en el Menú opciones de búsqueda, al que se accede por el botón Opciones dela barra de herramientas de búsqueda. El Menú opción de búsqueda específico a la búsqueda en elHistorial salida se describe en la pantalla siguiente:



Sino, el uso de los campos y opciones de búsqueda es el mismo:

• En el primer campo de la barra de búsqueda, puede introducir una palabra clave para buscar. Labúsqueda puede realizarse en cualquiera o en todos los campos en relación con el fax, en funciónde que usted elige en el Menú opción buscar.

• Buscando el primer cuadro de selección de la izquierda, en la barra de búsqueda, le da una selecciónde intervalos de tiempo en el caso en que desee buscar en base al criterio de tiempo, faxes recibidosen cualquier momento, o dentro de un cierto intervalo de tiempo.

• Buscando entre la segunda caja de selección en la barra de búsqueda, también puede indicar sidesea ver el estado de todos los faxes, sólo los recibidos o sólo los fallos.

Nota de fax

La función nota de fax permite a los usuarios añadir texto personalizado en los fax recibidos y emitidos.Si desea más detalles consultar Nota de fax en la página 88.

Visualizar los detalles de un fax enviado

Para ver los detalles de un fax enviado, haga clic en la entrada fax implicada en Historial salida.




Esta pantalla:




Estado de envío del fax.Estado

El asunto del fax.Asunto

Destino del fax en Cola salida, tal como se indicó en el cuadro de modificación.Destinomodificado

La ID única para un fax que fue enviado a varios destinatarios.ID transmissión


ID única designada para un fax que se emite de nuevo. Este valor no cambia, sin importarcuántas veces se vuelva a emitir el fax.

ID transacciónoriginal

Información del remitente

Dirección SMTP del remitente.ID usuario

Código de facturación del remitente.Códigofacturaciónremitente

Código de subfacturación del remitente.Códigosubfacturaciónremitente


El nombre del destinatario.Nombredestinatario

Código de facturación del destinatario.Códigofacturacióndestinatario




Código de subfacturación del destinatario.Códigosubfacturacióndestinatario


Destino original antes del cambio de destino en el cuadro de modificación.Destino original

Prioridad de envío.Prioridad

ID de la estación de llamada del destinatario.CSID remoto

El canal a través del cual se envió el fax.Número canal

Número de veces que se ha intentado marcar el número del fax.Cuenta intentos

Número máximo de nuevos intentos disponible.Número deintentos

Plazos entre nuevos intentos.Tiempo reintento(min.)


Fecha y hora de retraso para un fax cuya transmisión ha sido retrasada.Retrasado hasta


La hora en la que el fax fue emitido.Fecha y hora

La hora en la que se terminó de enviar el fax o que se reconoció como un fallo de transmisión.Hora completado/ fallo

La hora en la que el fax fue archivado. (Propiedad que aparece sólo en el Historial salida)Hora archivado


Número de páginas sometidas.Páginassometidas

Número de páginas enviadas.Páginas enviadas




Visualizar los fax enviados

El procedimiento para visualizar el contenido de un fax enviado en una ventana de navegación es elmismo que el usado para ver un fax de entrada. Si desea más detalles, consulte la sección, Visualizarlos fax recibidos en la página 91.

Gestión de sus fax salientes

La vista del historial de salida Actual ofrece al usuario varias opciones para manipular los faxes enviados:

DescripciónBotón

Cuando el(los) fax seleccionados han sido enviados a un destinatario, puede marcarel(los) fax seleccionados como leídos haciendo clic en el botón Marcar como leído.

Marcar como leído



DescripciónBotón

Esta acción cambia el estado del indicador quitándole las negritas en la visualizaciónActuales de Historial salida.

Al hacer clic en el botón Marcar como no leído, esta acción reinicia el(los) fax comono leídos, marcándolos en negritas.

Marcar como no leído

Cuando un usuario selecciona un(varios) fax y hace clic en el botón Eliminar, lavisualización Actuales del Historial salida se actualiza y elimina el(los) fax

Eliminar

seleccionado(s). Los fax borrados se pueden ver haciendo clic en el botón Eliminadosde la barra de búsqueda.

Haga clic en el botón Volver a enviar para volver a enviar el o los faxes:Reenviar

• A los mismos números - por defecto, sin ingresar un nuevo número.• O a uno o varios números diferentes - ingresándolos en el campo dedicado.• Posiblemente con un (nuevo) retraso de transmisión - ingresando una fecha y una

hora después de haber marcado la función Retraso de transmisión hasta.

Después de la validación, el o los faxes seleccionados serón enviados a la Cola salidapara su procesamiento.

Nota: Es posible que no tenga acceso al botón Volver a enviar según sus derechos de faxeo.

Historial salida: visualización eliminado

La visualización de Estado del fax ➤ Historial salida ➤ Eliminado tiene una funcionalidad semejantea la de la visualización Actual, pero con la adición de un botón Recuperar.

Cuando el usuario hace clic en el botón Recuperar, el(los) fax borrado(s) selectionado(s) es(son)devuelto(s) a la visualización Actual.



Nota: Si el usuario hace clic en el botón Eliminar, se advierte al usuario con el mensaje siguiente:

Estado del fax - cola salida

Ver

La pestaña Cola salida muestra el estado de los fax que se están enviando o que están a la espera deser enviados.

Esta vista también incluye:

• Cualquier fax cuyo destino hay emitido una señal de ocupado: el fax permanece en la cola hastaOpenTouch Fax Center intenta un nuevo envío.

• Cualquier fax al que le haya asignado un retraso de transmisión (para un faxeado programado): elfax permanece en la cola con el estado Retrasado hasta que llegue el momento de su envío.

Buscando registros del cola salida

Puede visualizar todos los fax, o una selección específica de éstos, mediante la barra de búsquedaubicada en la parte superior del navegador. Si deja los campos de la barra de búsqueda vacíos, sevisualizarán todos los fax de la fila.

Los campos y opciones en la barra de búsqueda le permiten introducir criterios para ubicar undeterminado grupo de fax que, según usted, podrían estar en la Cola salida. OpenTouch Fax Centerbusca en toda la base de datos de registros de fax.

Campos:

Botónes:

La búsqueda en los registros de la Cola salida se realiza básicamente de la misma manera que labúsqueda en los registros del Historial entrada o Historial salida, que ya se explicó previamente en estecapítulo en la sección, Buscando registros del historial entrada en la página 86; la única diferencia esla lista de propiedades disponible en el Menú opción de búsqueda, al que se accede por el botónOpciones de la barra de herramientas de búsqueda. El Menú opción de búsqueda específico a labúsqueda en la Cola salida se describe en la pantalla siguiente:



Sino, el uso de los campos y opciones de búsqueda es el mismo:

• En el primer campo de la barra de búsqueda, puede introducir una palabra clave para buscar. Labúsqueda puede realizarse en cualquiera o en todos los campos en relación con el fax, en funciónde que usted elige en el Menú opción buscar.

• Examinar el primer cuadro de selección de la izquierda, en la barra de búsqueda, le da una selecciónde intervalos de tiempo, si desea buscar también en base al tiempo, faxes recibidos en cualquiermomento o dentro de un intervalo de tiempo.

• Buscando entre la segunda caja de selección en la barra de búsqueda, también puede indicar sidesea ver el estado de todos los faxes, sólo los recibidos o sólo los fallos.

Visualizar los detalles de un fax en cola salida

Para ver los detalles de un fax en cola salida, haga clic en la entrada fax implicada en la Cola salida.


Esta pantalla:




Estado de envío del fax.Estado

El asunto del fax.Asunto




Destino del fax en Cola salida, tal como se indicó en el cuadro de modificación.Destinomodificado

La ID única para un fax que fue enviado a varios destinatarios.ID transmissión


ID única designada para un fax que se emite de nuevo. Este valor no cambia, sin importarcuántas veces se vuelva a emitir el fax.

ID transacciónoriginal

Información del remitente

Dirección SMTP del remitente.ID usuario

Código de facturación del remitente.Códigofacturaciónremitente

Código de subfacturación del remitente.Códigosubfacturaciónremitente


El nombre del destinatario.Nombredestinatario

Código de facturación del destinatario.Códigofacturacióndestinatario

Código de subfacturación del destinatario.Códigosubfacturacióndestinatario


Destino original antes del cambio de destino en el cuadro de modificación.Destino original

Prioridad de envío.Prioridad

ID de la estación de llamada del destinatario.CSID remoto

El canal a través del cual se envió el fax.Número canal

Número de veces que se ha intentado marcar el número del fax.Cuenta intentos

Número máximo de nuevos intentos disponible.Número deintentos

Plazos entre nuevos intentos.Tiempo reintento(min.)


Fecha y hora de retraso para un fax cuya transmisión ha sido retrasada.Retrasado hasta


La hora en la que el fax fue emitido.Fecha y hora

La hora en la que se terminó de enviar el fax o que se reconoció como un fallo de transmisión.Hora completado/ fallo

La hora en la que el fax fue archivado. (Propiedad que aparece sólo en el Historial salida)Hora archivado





Número de páginas sometidas.Páginassometidas

Número de páginas enviadas.Páginas enviadas




Visualizar los fax en espera

El procedimiento para visualizar el contenido de un fax de la cola en una ventana de navegación es elmismo que el usado para ver un fax de entrada. Si desea más detalles, consulte la sección, Visualizarlos fax recibidos en la página 91.

Gestión de sus faxes en espera

La vista de Cola salida ofrece al usuario varias opciones para manipular los faxes, usando botones talescomo: Cancelar, Cancelar transmisión, y Reintentar ahora. Consultar la pantalla siguiente, y la tablasi desea una idea general.

DescripciónBotón

Haga clic en el botón Cancelar para cancelar la transmisión del fax o faxes seleccionados.Cancelar

Marque la casilla a la izquierda del nombre del fax que desee anular en la ventana Colasalida que forma parte de la transmisión que desea cancelar y haga clic en el botónCancelar transmisión.

Cancelar transmisión

Nota: Un fax se difunde cuando un usuario OpenTouch Fax Center envía el mismofax a dos o más destinatarios. Cada ejemplar del fax emitido aparece por separadoen la Cola salida. Puede anular uno (o varios) de estos fax, tal como acabamos dedescribirlo, o anular toda la difusión.

Cuando uno o varios faxes está en el estado Esperando nuevo intento, esto puede habersido causado por un error temporal (línea fax ocupada) o permanente (problemas de

Reintentar ahora

material o de programa informático) detectado por el XMFaxDriver. Una vez corregidoeste error, el sistema cambia el estado a Listo para enviar. Cuando el usuario hace clic



DescripciónBotón

en el botón Reintentar ahora el sistema ejecuta la acción de inmediato, sin pasar porel modo plazo de nuevo intento.

Nota: La única manera de cambiar la fecha/hora programada de un fax retrasado es de cancelareste fax de la Cola salida y luego resometerlo a partir del Historial salida (véase Gestión de susfax salientes en la página 99).

Redactar

El botón Componer abre una página donde usted puede configurar, redactar y enviar fax, directamentedesde un navegador de Web. ésta contiene tres lengüetas: Redactar (por defecto), Remitente eInformación de la compañia y Opciones. Se usan en Crear y enviar un fax en la página 108.

El botón Enviar transmite el fax.

Nota: El botón Componer pone en blanco todos los campos en las lengüetas de la función Redactar.

Nota: Es posible que no tenga acceso al botón Componer según sus derechos para faxear.

La pestaña Redactar

El cuadro de diálogo de la pestaña Redactar los usuarios pueden especificar los destinatarios del fax,modificar la portada, e incluir elementos adjuntos.

En la sección Destinatarios, se dispone de los siguientes campos:

El nombre del(de los) destinatario(s).Nombre

La entidad donde trabaja el(los) destinatario(s).Empresa

El número de fax del(de los) destinatario(s).Número



Nota: Para añadir (y gestionar) uno o más destinatarios, consultar Añadir uno o más destinatariosa un fax en la página 109.

En la sección Portada, se dispone de los siguientes campos:

Seleccionar una portada a adjuntar al memo (la portada por defecto es Basic01.cse Sino desea adjuntar una portada , seleccionar Ninguna.

Estilo

El sujeto del memo del fax.Sujeto

El mensaje texto principal del fax.Comentario

El la sección Archivos adjuntos, los usuarios pueden adjuntar uno o más archivos al fax. Si desea másinformación consultar Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax en la página 110.

También puede añadir elementos adjuntos usando la impresora de Web Fax Composer. Véase Adjuntardocumentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página 113.

Nota: Aunque la impresora de Web Fax Composer abre la función Web Access Compose, se puedeusar con Web Access ya abierta que adjuntará elementos al fax actual. Lo hará aunque ya hayanelementos adjuntos al fax actual.

La lengüeta remitente e información de la compañia

El cuadro de diálogo para la lengüeta Remitente e Información de la compañia es el lugar donde usteddebe introducir su Información personal, Información de facturación, y la Información de la compañia.Se puede usar la información suministrada en el perfil asociado a su cuenta de usuario, o indicardirectamente la información personalizada.

Usar remitente e información de la compañía por defecto: seleccione esta opción para usar lainformación de facturación y de la compañia especificada en el perfil asociado a su cuenta de usuario.La información personal permanecerá vacía, salvo por el correo electrónico.



Usar el remitente e información de la compañía habituales : seleccione esta opción para personalizarla información personal, de facturación y de la compañia para este fax. Con esta selección, podrá editarlos campos debajo de esta selección:

Un saludo estándar. Por ejemplo, Estimado Sr., Estimada Srta.,Estimada Sra..

Tratamiento:

El nombre de pila del remitente.Nombre:

El apellido del remitente.Apellido:

El cargo del remitente.Cargo:

La dirección electrónica del remitente.Correo electrónico:

El número de teléfono celular del usuario (voz).Celular:

El número del remitente.Busca:

El código de facturación del remitente.Código de facturación:

El código de subfacturación del remitente.Código de subfacturación:

El nombre de la compañia del remitente.Compañia:

La dirección de la compañia del remitente (número y calle).Dirección:

La ciudad donde está ubicada la compañia del remitente.Ciudad:

El estado o provincia donde está ubicada la compañia del remitente.Provincia:

El país donde está ubicada la compañia del remitente.País:

El código postal de la compañia del remitente.Código Postal:

El número de teléfono de la compañia del usuario (voz).Teléfono:

El número de fax de la compañia del remitente.Fax:

Al hacer clic en el botón Restaurar valores por defecto iniciales se restablecen en los campos losvalores tomados del perfil del usuario. Si no se indica ningún valor en el perfil, o si el campo formaparte de la sección Información personal (salvo el correo electrónico), el contenido del campo se poneen blanco.

La pestaña opciones

El cuadro de diálogo para la pestaña Opciones es el espacio donde debe definir los parámetros del fax,e indicar si desea recibir notificaciones. Consultar la pantalla siguiente donde se describe.



Seleccione Usar opciones por defecto para usar los parámetros del fax especificados en el perfilasociado a su cuenta de usuario.

Seleccione Usar opciones habituales para personalizar los parámetros del fax. Si selecciona esta opción,podrá ingresar datos en los campos siguientes:

Especifica la prioridad del fax (Baja o Normal). El valor por defecto esNormal.

Prioridad:

Especifica el número máximo de veces en que la pasarela intenta transmitirel fax, antes de renunciar al envío. Por defecto son 3 . El número máximoes 99

Número de reintentos:

Especifica la resolución del fax (Alta o Baja ). Por defecto es Alta.Resolución:

Marque esta casilla para emitir una notificación después de que se logreenviar un fax sin percances.

Notificar éxito:

Marque esta casilla para emitir una notificación cuando no se logre enviarun fax.

Notificar fallo:

Marque esta casilla para activar la recepción de una simple notificación(resumida) después de la emisión de la difusión de un fax.

Notificar difusión:

Nota: Activar este tipo de notificación no suspende las otrasnotificaciones de faxes salientes. Si deja las casillas Notificar éxito yNotificar fallos marcadas, recibirá notificaciones para todas lascomunicaciones fax al interior de la difusión.

Si desea retrasar el envío del fax actual, marque esta casilla y luego ingreseuna fecha y una hora de retraso.

Transmisión retrasadahasta:

Al hacer clic en Restaurar valores por defecto se restablecen en los campos los valores tomados delperfil del usuario. Si no especifica ningún valor en el perfil, el contenido del campo aparece en blanco.

Crear y enviar un fax

Para usar esta función, debe tener derechos para enviar faxes.



Para crear y enviar un fax usando la función Marcar del acceso a la Web, seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en Marcar.2. En la pestaña Marcar, ingresar el Nombre, Sociedad y Número de fax de un destinatario.

Sugerencia: Si desea añadir un código DTMF (como un número de extensión o un código delarga distancia), puede ingresarlo después del número del fax, precedido por una o varias pausas(coma o letra p – sin distinción entre mayúsculas y minúsculas).

Por ejemplo: (514) 222-3333p1234 (equivalente a (514) 222-3333,1234).

Nota: Si desea añadir (y gestionar) más de un destinatario, consultar Añadir uno o másdestinatarios a un fax en la página 109.

Los campos Nombre, Sociedad y Número de fax ofrecen entradas automatizadas a partir de laagenda Web cuando comienza a ingresar un valor.

3. Ingresar el Asunto en el fax.4. Introducir el texto del mensaje en la sección Comentario.5. Si desea usar una portada específica, seleccionar una portada en la lista desplegable Portada, o

seleccionar Ninguna, si no desea adjuntar una al fax.6. Si desea añadir un elemento adjunto al fax, consultar Añadir uno o más elementos adjuntos a un

fax en la página 1107. Si desea modificar el destinatario y la información de la sociedad o los datos para el fax actual,

consultar La lengüeta remitente e información de la compañia en la página 106 y La pestaña opcionesen la página 107.

8. Hacer clic en el botón Enviar, situado sobre la pestaña de función Marcar.

Al emitir un fax, el Cliente de Web confirma el estado de envío mediante una confirmación del ID dedifusión similar a la siguiente:

Nota: Puede añadir un contacto a su agenda cuando envía un fax. Sin embargo, esta acción puedeser configurada de antemano. Si desea más informaciones, véase Configurar el añadido automáticode contactos en la página 119.

Añadir uno o más destinatarios a un fax

Aquí se indica la manera de añadir uno o más destinatarios a un fax que se desea enviar, y la manerade gestionar la lista de destinatarios.

Este procedimiento toma en cuenta que está preparando un fax antes de enviarlo. Si desea másinformación sobre el envío de un fax, consultar Crear y enviar un fax en la página 108.

Para añadir uno o varios destinatarios a su fax:

1. En la pestaña Marcar, ingresar el Nombre, Sociedad y Número de fax de un destinatario.2. Si desea añadir más de un destinatario, hacer clic en el botón Más destinatarios.

Aparece una nueva sección a la derecho de los campos Destinatarios.



3. Ingresar la información del destinatario en los campos de información y hacer clic en Añadir unavez realizado el ingreso.

4. Repetir esta operación para cada destinatario del fax.5. Si necesita modificar la información de un destinatario ya ingresado en la lista:

a) Seleccionar un destinatario en la lista, y hacer clic en Editar.

Nota: En los campos que ya contienen información, si hace clic en Editar se elimina estainformación.

La información del destinatario seleccionado aparece en los campos correspondientes a laizquierda y el destinatario desaparece de la lista.

b) Modificar la información en los campos y hacer clic en Añadir para validar.El destinatario modificado aparece nuevamente en la lista.

6. Si desea eliminar un destinatario de la lista, selecionarlo y hacer clic en Retirar.

Añadir uno o más elementos adjuntos a un fax

Aquí se indica la manera de añadir uno o más elementos adjuntos a un fax que se desea enviar.

Este procedimiento toma en cuenta que está preparando un fax antes de enviarlo. Si desea másinformación sobre el envío de un fax, consultar Crear y enviar un fax en la página 108.

Para añadir uno o varios elementos adjuntos a su fax:

1. Hacer clic enExaminar y seleccionar un archivo para adjuntarlo al fax.2. Si desea añadir más de un elemento adjunto, hacer clic en el botón Más adjuntos.

Se abre una nueva sección bajo el campo Examinar.

3. Hacer clic enExaminar y seleccionar el archivo que desea adjuntar al fax y hacer clic en Añadir.4. Repetir esta operación para cada elemento adjunto al fax.5. Usar los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para modificar el orden de los elementos

adjuntos.6. Si desea eliminar un elemento adjunto de la lista, selecionarlo y hacer clic en Retirar.

Nota: También puede añadir elementos adjuntos usando la impresora de Web Fax Composer.Véase Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web Fax Composer. en la página113.

Aunque la impresora de Web Fax Composer abre la función Web Access Compose, se puede usarcon Web Access ya abierta que adjuntará elementos al fax actual. Lo hará aunque ya hayanelementos adjuntos al fax actual.



Delegación

OpenTouch Fax Center permite que los usuarios deleguen a otros OpenTouch Fax Center usuarios elacceso a su bandeja fax, por ejemplo, mientras están de vacaciones.

Siempre que el administrador haya activado la función delegación (por favor consulte al administradorde su Servidor fax si no es el caso), dos tipos de usuarios pueden ser definidos en el contexto de ladelegación: el propietario y el delegado.

Propietario

Este término define todos los OpenTouch Fax Center usuarios que tienen acceso a su propia bandejafax a través de la interfaz cilente Web. Como propietarios, tienen acceso a todas las funciones que eladministrador les ha otorgado (véase Visión general en la página 83).

Un propietario puede delegar a uno o varios OpenTouch Fax Center usuarios (llamados aquí delegados)el acceso a su bandeja fax. El acceso del delegado es configurable (muchas opciones entre un accesototal a muy restringido) y puede ser diferente de un delegado a otro.

Si desea más información sobre la gestión de los delegados, véase Añadir y gestionar delegados en lapágina 111.

Delegados

Este término define todos los OpenTouch Fax Center usuarios que tienen acceso a su propia bandejafax a través de la interfaz cliente Web y que han sido seleccionados por otro OpenTouch Fax Centerusuario (llamado aquí propietario) para acceder precisamente a su bandeja fax en un contexto dedelegación.

Según los permisos específicos que el propietario ha dado al delegado, este delegado puede tener todoel poder o un acceso restringido a la bandeja fax del propietario y a sus funciones.

Nota: OpenTouch Fax Center usuarios pueden ser delegados de muchos propietarios.

Si desea más información sobre el acceso a la interfaz como delegado, véase: Acceder a la interfaz(de otro usuario) como delegado en la página 113.

Añadir y gestionar delegados

El procedimiento siguiente supone que:

• Usted ya está conectado a la interfaz de acceso a la Web, bajo su propia bandeja fax.• Su administrador ha activado la función delegado.

Para añadir un delegado y configurar los permisos para el acceso a su bandeja fax:

1. Haga clic en el enlace Opciones en la esquina superior derecha de la interfaz.Aparece la pantalla Opciones.

2. Seleccione la pestaña Delegación.



3. Haga clic en Añadir

4. En el campo Usuario, comience a escribir el nombre de la cuenta del usuario de la persona quedesea añadir como delegado, luego haga clic en Verificar usuario.Según las primeras letras ingresadas, el sistema puede completar el nombre en el campo o permitirleque seleccione un elemento en una lista de usuarios disponibles cuyo nombre de cuenta comienzacon estas letras.

Importante: Se recomienda usar el botón Verificar usuario a fin de verificar si el nombre dela cuenta de usuario ingresada existe, si no, no se beneficiará de la delegación deseada.

Sugerencia: Si no encuentra o no recuerda los nombres de cuentas de usuarios existentes, aúnpuede dejar el campo Usuario vacío y simplemente hacer clic en Verificar usuario para accedera la lista de todos los usuarios disponibles.

5. Defina los permisos de delegación que desea otorgar a este delegado específico:

DefectoDescripciónNombre de la opción

DesactivadoEl delegado sólo puede ver la primera página de cualquier fax en subandeja.

Sólo mostrar laprimera página

ActivadoEl delegado puede redactar faxes a partir de su bandeja.Tiene acceso a laredacción

ActivadoEl delegado puede eliminar faxes a partir de la vista Eliminados de subandeja.

Tiene acceso a laeliminaciónpermanente

ActivadoEl delegado puede reintentar el envío de faxes a partir de su Historialsalida.

Tiene acceso alreintento

ActivadoEl delegado puede reenviar faxes a partir de su Historial entrada.Tiene acceso alreenvío Nota: Todas las operaciones de reenvío serán marcadas con el

nombre del delegado en le Historial de encaminamiento del fax



DefectoDescripciónNombre de la opción

implicado (véase Visualizar los detalles de un fax recibido en lapágina 89).

6. Haga clic en AñadirEl nuevo delegado aparece ahora en la lista de Delegados y el usuario designado ahora puede accedera su bandeja fax de acuerdo con los permisos que haya seleccionado.

Ahora puede añadir y configurar otros delegados si fuese necesario, o gestionar la lista de los existentesusando los botones Editar y Eliminar.

Acceder a la interfaz (de otro usuario) como delegado

El procedimiento siguiente supone que:

• Su administrador ha activado la función delegado.• Al menos otro OpenTouch Fax Center usuario lo ha añadido como delegado.

Acceder a la bandeja fax de otro usuario como delegado

1. Conectarse a la interfaz de acceso a la Web con su propia cuenta.En la esquina superior derecha de la interfaz debe ver la lista desplegable Bandeja fax, que lepermite conmutar entre su bandeja fax (en la parte superior de la lista) y las bandejas fax de todoslos usuarios que lo han añadido como delegado.

2. Seleccionar un usuario en la lista desplegable.Ahora se encuentra en la bandeja fax del usuario seleccionado, y puede actuar según los permisosespecíficos que le haya dado ese usuario como delegado.

Nota: Los permisos delegados que pueda tener sólo son para faxear (véase la lista de opcionesen la sección: Añadir y gestionar delegados en la página 111). Nunca tendrá acceso a la secciónOpciones de otra bandeja fax como para la suya propia.

Sugerencia: Para volver a su propia bandeja fax, le basta con seleccionar el nombre de su cuentaen la lista desplegable Bandeja fax.

Adjuntar documentos a un fax usando la impresora de Web FaxComposer.

Si la impresora de Web Fax Composer está instalada en su ordenador, puede enviar faxes a través dela interfaz de Web Access imprimiendo documentos en cualquier aplicación Windows.

Nota: La impresora Web Fax Composer puede ser instalada gracias al paquete de instalación parael cliente. Véase Enlace con el instalador de bajada de OpenTouch Fax Center para las aplicacionesclientes de Windows en la página 86.

Al usar la impresora de Web Fax Composer, el documento se convierte en un archivo TIFF y se adjuntaa un fax por la función Web Access Compose.

1. Abrir el documento a faxear con la aplicación apropiada.2. Acceder a la opción imprimir de la aplicación.



3. Seleccionar la impresora Web Fax Composer en la lista de impresoras disponibles.4. Imprimir el documento.

El documento se transforma en un archivo TIFF y se abre la ventana Preparación del elementoadjunto. El archivo TIFF es visible en la casilla Progreso.

5. Ingresar su configuración de conexión e identificación (si no se ha configurado).Si desea más informaciones, véase.Configuración de la conexión y de la identificación en la página115.

6. Hacer clic en Subir.Se abre una sesión de la interfas de Web Access en modo composición con su archivo TIFF añadidocomo un elemento adjunto.

Nota: Si ya había un fax en preparación en la interfaz Web, el archivo TIFF se adjunta a estefax.

Nota: Para subir más de un elemento adjunto a la vez y para la automatización de la subida,véase Opciones de subida en la página 114

7. Para completar la composición de un fax y enviar su fax en Web Access, véase Redactar en la página105

Opciones de subida

Opciones de subida automática

Si normalmente sube sólo un elemento adjunto a la vez al Web Fax Composer, puede marcar la casillaSubida automática. Cuando imprime a partir de una aplicación Windows, la ventana Preparación delelemento adjunto se abre e inicia la subida inmediatamente.

El botón Cancelar se convierte luego en un botón Cerrar que incluye una temporización de 10 segundosuna vez subido el archivo TIFF. Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento para cerrar la ventana.



Nota: Cuando la opción Subida automática está activada, evita que el usuario modifique laconfiguración (conexión, identificación, idioma). Para desactivarla, desmarcar la casilla duranteel plazo de 10 segundos la próxima vez que use la impresora de Web Fax Composer.

Subir más de un elemento adjunto

Nota: La casilla Subida automática no debe estar marcada para usar este método.

Una vez que un archivo ha sido transformado en TIFF en la ventana Preparación del elemento adjunto,no hacer clic en Subir esta vez. Volver a su aplicación Windows para usar cualquier otra aplicaciónWindows a fin de imprimir cualquier otro archivo en la impresora de Web Fax Composer. El archivoTIFF se añadirá a la casilla Progreso de la ventana Preparación del documento adjunto.

Repetir esta operación tantas veces como sea necesario hasta que todos los elementos que deseaadjuntar estén en la casilla Progreso, luego subir al Web Fax Composer. Todos los elementos adjuntosestarán presentes en la función Web Access Compose.

Nota: Si desea subir un elemento adjunto adicional después de haber subido los otros, imprimiry subir el archivo que será simplemente añadido a la lista de elementos adjuntos en la funciónWeb Access Compose.

Configuración general

Selección del idioma de la interfaz

Usar la lista desplegable para cambiar instantáneamente el idioma usado en la ventana preparacióndel elemento adjunto.

Nota: La configuración por defecto es Usar mi configuración regional.

Configuración de la conexión y de la identificación

La configuración de la conexión y del inicio de sesión son obligatorias para usar la función.

Configuración de conexión

DescripciónCampo

El nombre (o URL) usado para llegar al host del servidor fax.Nombre del host delservidor fax Atención: Este valor debe ser correctamente configurado (o comunicado) por

su administrador mientras instala la función y no debe cambiarlo.

Sintaxis aceptable: [{http|https}://]<ServerName_or_IP>[:<Port>]

Restricción: Cuando OpenTouch Fax Center es instalado en OpenTouch, laespecificación del número de puerto no está soportada.

En el contexto HTTPS, <ServerName_or_IP> debe ser el nombre común del servidorfax (y no su dirección IP).

Autentificación

DescripciónOpción

Si desea conectarse automáticamente con su cuenta Windows actual.Usar la identificaciónsimple integrada deWindows

Si desea conectarse usando su cuenta fax registrada por el servidor fax (Nombre deusuario y Contraseña - con la opción de recordar su contraseña).

Usar la identificaciónbásica



Agenda Web

Una agenda Web guarda la información de los contactos destinatarios a los que les envía faxes. Estainformación puede incluir el nombre del contacto, número de fax, dirección, sociedad y direccióncomercial, etc.

Existen dos tipos de agenda:

• Agenda pública (corporativa): que se le asigna según su perfil (accesible a todos los usuarios quetienen este perfil), y gestionada sólo por los administradores.

• Agenda personal (privada): accesible y gestionada sólo por usted mismo.

Este capítulo explica como:

• Acceder y navegar en las agendas.• Gestionar contactos y grupos en su agenda personal.• Enviar faxes a partir de las agendas.

Acceder y navegar en las agendas

Para acceder a la interfaz de gestión de la agenda, conéctese a la interfaz Web (véase Conectarse alacceso de la web en la página 83) y haga clic en el botón Contactos situado abajo a la izquierda.

La interfaz está dividida en tres secciones. La columna de la izquierda presenta la lista de las agendasdisponibles (y sus grupos) y la columna central le permite navegar a través de los contactos de un gruposeleccionado. La columna de la derecha le permite ver la información y los detalles de un elementoseleccionado.

Nota: Una versión condensada de la información se presenta en la sección de la derecha. Si haceclic en Mostrar todos los detalles verá toda la información del elemento seleccionado.

La herramienta de búsqueda de la agenda Web

Puede buscar elementos gracias a la barra de búsqueda situada bajo la barra de opciones ingresandolas letras en el campo Buscar miembros. Puede filtrar una búsqueda seleccionando un valor en la listadesplegable Mostrar.

La herramienta de selección rápida de la agenda Web

Si desea seleccionar rápidamente varios elementos, use los enlaces disponibles en la barra Seleccionar.



Gestión de los contactos

Al interior de su agenda personal puede:

• Crear y gestionar sus propios contactos y grupos• Copiar contactos de una agenda pública en su agenda personal• Importar contactos a partir de fuentes externas• Configurar el añadido automático de contactos

Esta sección le indica como realizar estas acciones.

Crear un contacto o un grupo

Crear un contacto

Para crear un contacto, haga clic en

Nota: Sólo Ver nombre y el número del FAX son obligatorios. Si desea añadir más información alcontacto creado puede acceder a un formulario de ingreso más completo haciendo clic en Mostrardetalles >>:

Haga clic en Aplicar para validar.

Crear un grupo

Para crear un grupo, seleccione Grupo usando la flecha al costado del botón .

Ingrese un Nombre para en grupo y haga clic en Aplicar para validar.



Gestión de contactos y grupos

Aquí damos una lista de las opciones disponibles ofrecidas para gestionar contactos y grupos en suagenda personal.

DescripciónBotón

Edita los detalles de los elementos.

Borra el elemento seleccionado.

Añade el elemento seleccionado a un grupo.

Nota: Puede añadir un grupo a otro grupo.

Quita el elemento seleccionado de un grupo.

Nota: Todas las acciones mencionadas se pueden realizar en selecciones múltiples (excepto Editar).Sin embargo, no están disponibles en los elementos de las agendas públicas, pues sólo puedegestionar sus propios contactos.

Copiar contactos públicos en su lista de contactos privados

No se puede modificar un contacto en una agenda pública. Sin embargo, puede copiar contactos apartir de una agenda pública en su agenda personal para gestionarlos como sus propios contactos.

Para esto, seleccione un elemento, haga clic en y seleccione Contactos personales.

Nota: Esta acción se puede realizar en selecciones múltiples.

Importar contactos a partir de una fuente externa

Puede importar una lista de contactos externa a su agenda personal usando un archivo CSV.

1. Seleccione – en su agenda personal – el nodo Todos los miembros o un grupo donde desea recibirla importación de la lista externa de contactos.

2.Haga clic en .



3. Seleccione el tipo de aplicación en la que se exportó la lista de contactos, como un archivo CSV (MSOutlook, Outlook Express o Lotus Notes).

Nota: Para usar la opción Lotus Notes (usando CSV), el archivo CSV debe ser exportado a partirde Lotus Notes versión 8.5+, con los parámetros por defecto: todas las propiedades, conencabezados.

4. Examine el archivo que desea importar.

Nota: El archivo importado debe ser un archivo CSV exportado por la aplicación seleccionadacon anterioridad.

5. Seleccione la opción para los contactos del archivo CSV que ya existen en la agenda:

• Fusionar: La información contenida en los contactos importados remplazará la de los contactosexistentes.

• Añadir: Se creará un nuevo contacto.• Ignorar: El contacto importado se ignorará.

6. Haga clic en Importar.

Los contactos se añaden a su agenda.

Envío de un fax a partir de una agenda

Para enviar un fax directamente a partir de una agenda

1. Seleccione un contacto o un grupo

Nota: Aquí puede usar selecciones múltiples.

2.Haga clic en .Aparece la pantalla Marcar donde los contactos seleccionados se añaden automáticamente a lasección Destinatarios.

3. Elabore en fax de la manera normal: Crear y enviar un fax en la página 108

Configurar el añadido automático de contactos

Una función le permite añadir nuevos destinatarios de fax a su agenda después de haber enviado unfax. Puede configurar la manera de trabajar de esta función.



1. En la pantalla principal de la interfaz Web, haga clic en Opciones.

2. Seleccione una opción de añadido, Cuando se envía un fax a nuevos contactos:

• Pregúnteme si deseo añadirlos a mis contactos personales• Añadirlos a mis contactos personales• No añadirlos a mis contactos personales

3. Haga clic en Aplicar.



Índice

A

acceso a la Web 83, 84, 85, 86, 91, 92, 95, 96, 99, 101, 104, 105, 106, 107, 109

cambiar la contraseña 85cambio del idioma visualizado 85cola salida

buscando registrosbarra de herramientas 101

visualizar los fax 104conectarse a 83destinatarios 106formato para ver los faxes 85historial de entrada

buscando registrosbarra de herramientas 86

visualización eliminado 95visualizar los fax 91

historial de salidabuscando registros

barra de herramientas 96visualizar los fax 99

otros botonesActualizar 92

redactar 84Redactar 105redactar fax

crear y enviar un fax 109lengüetas

Información sobre el remitenteInformación de facturación 107Información de la empresa 107Información personal 107

pestañasOpciones fax 107Redactar 105

Acceso a la Webopciones 85

agendas 19, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33añadir 27apertura 27búsqueda

buscar un contacto 29búsqueda avanzada

usando 29búsqueda básica 29

campos de informaciónadicional 26

compactar la base de datos 28contactos

añadir 27editar 28eliminar 28listas de contactos 25

contenido 23defecto

ubicación 23fuentes de datos externas

Importaratribuir campos 31ejemplo 31

agendas (continuado)fuentes de datos externas (continuado)

organización 31vinculación

ejemplo 32vinculados

actualizar 32dinámica 32limitaciones 32tratada como lista de contactos 32

gruposañadir 28añadir o eliminar

contactos o grupos 28eliminar 28

lanzarde SendFAX 23

listas de contactosañadir 27eliminar y renombrar 27

menúsArchivo 24Edit (editar) 24Herramientas 25Ver 25

visualizarencabezados de columna

añadir y eliminar 24seleccionar como una clave de ordenación 24

anotaciones 35, 36añadir 35tipos 35trabajar con anotaciones 36

añadir información del destinatarioemail cliente (SMTP) 53Outlook 61

añadir un destinatario a partir de la agendaemail cliente (SMTP) 55Lotus Notes (formulario) 68

añadir un destinatario a partir de la lista de contactosOutlook 63

aplicaciones Windowsenviar fax desde PrintToMail 38

Aplicaciones Windowsenviar faxes usando SendFax 37

archivos .cse 74autentificación SMTP

con códigos de cuerpo 52

C

cambio de la información del remitenteemail cliente (SMTP) 49Formularios Outlook 59Lotus Notes (formulario) 65

cambio de la portadaemail cliente (SMTP) 49Formularios Outlook 59Lotus Notes (formulario) 65

OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO Índice - 1

cambio de la portada, información del remitente yopciones de fax

Lotus Notes (formulario) 65Outlook 59

cambio de las opciones de faxFormularios Outlook 60Lotus Notes (formulario) 66

cambio de las opciones faxemail cliente (SMTP) 49

cancelar la transmisión de una página con SendFAX 13código larga distancia

en email cliente (SMTP) 52en Lotus Notes (formulario) 67en Outlook 61en SendFAX 14en Web Access 109

códigos de cuerpogrupos atómicos 50para la autentificación SMTP 52para la información del remitente 50para opciones fax 51sintaxis 50

conectándose aSendFAX

sin resultado 10usando

una cuenta de dominio NT 9una cuenta del sitio 9

conectarse aacceso a la Web 83

configuración de notificacióncambio en SendFAX 18

configuración de prioridadcambio en SendFAX 18

configurar el número de nuevos intentoscambio en SendFAX 18

D

delegación 111, 112opciones 112

delegadosacceder a otra bandeja fax 113añadir/gestionar 111definición 111

determinar números de faxLotus Notes (formulario) 68

E

editor de portada 71, 72, 73, 76, 77lanzar 71menús

Actualizar 73Archivo 72Configuración 73Editar 72Variables 73Ver 73

portadasconfiguración de la resolución 77configuración de los parámetros locales 76configuración del formato de la página 76creación 73

eliminar una página con SendFAX 13

email cliente (SMTP) 47, 48, 49, 51, 52, 53, 55añadir información del destinatario 53añadir un destinatario a partir de la agenda 55cambio de la información del remitente y opciones defax 49cambio de la portada 49enviar un fax 48gestión de destinatarios 52recepción de faxes 48recibir una vista preliminar 51usado para enviar faxes 47ver nombre 53

enviar faxescon la función Fax Merge 40con la función SendFax 42de SendFAX

con una resolución específica 19enviar faxes con clientes email 47enviar un fax

email cliente (SMTP) 48en SendFAX

desde una agenda 14desde una agenda (no visualizada) 15manualmente 14

Lotus Notes (formulario) 64Outlook 56

enviar y recibir faxes 1envío de faxes

con la función FaxBroadcast 43

F

favoritospara el reenvío 93

faxeo programadocambio del programa para un fax retrasado 105

faxesen SendFAX

impresión 12enviar

a través de una línea de mando 20con la función FaxBroadcast 43con la función SendFax 42con SendFAX

con una resolución específica 19de MS Word con la función SendFax 39

enviar y recibir 1envío

con la función Fax Merge 40monitoreo 81

Formularios Outlookcambio de la portada 59recibir una vista preliminar 59

G

gestión de destinatariosemail cliente (SMTP) 52Lotus Notes (formulario) 67Outlook 61

gestión de documentos fax en SendFAX 12, 13grupos atómicos (códigos de cuerpo) 50guardar faxes con SendFAX 13

Índice -2 OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO

H

herramientaspara la Web 2para Windows 1

Herramientas Web 2Herramientas Windows 1

I

imágenes bmp 71imprimir faxes con SendFAX 14imprimir faxes en SendFAX 12Información de la empresa

editar en SendFAX 16información del remitente

cambio con códigos de cuerpo 50editar en SendFAX 16

insertar un documento con SendFAX 13

L

La función Fax Merge para Microsoft Wordenviar un fax 40

La función SendFax para Microsoft Word 39lanzar SendFAX

por la primera vez 8, 10lista de destintarios.

en SendFAXmodificar los parámetros 15

listas de contactos 20, 23, 25, 26, 27, 28añadir

a una agenda 27campos de información

adicional 26contactos

añadir 27editar 28eliminar 28

defecto 23, 25eliminar desde una agenda 27seleccionar 25

Lotus Notesusado para faxear 64

Lotus Notes (formulario)añadir un destinatario a partir de la agenda 68cambio de la portada 65cambio de la portada, información del remitente yopciones de fax 65determinar números de fax 68enviar un fax 64gestión de destinatarios 67

M

Macro de SendFax para OpenOffice.org Writerenviar un fax 42

Macro Fax Merge para Microsoft Word 40Macro FaxBroadcast para OpenOffice.org Writer 42, 43

enviar un fax 43macros fax

para MS Word 39para OpenOffice.org Writer 41

Mail Merge para OpenOffice.org Writerdocumento inicial

creación 43

Mail Merge para OpenOffice.org Writer (continuado)fuente de datos

creación 43Microsoft Excel

fuente de datos externaejemplo de importación en una agenda 31ejemplo de vinculación con una agenda 32

Microsoft Exchangeconfigurar la conexión en SendFAX 8

Microsoft WordFax Merge 40usando la función SendFax 39

monitoreofaxes y cuenta 81

mostrar las anotaciones 36

N

notas de faxnueva función 88

número de anexoen SendFAX 14

número de la extensiónen email cliente (SMTP) 52en Lotus Notes (formulario) 67en Outlook 61en Web Access 109

O

ocultar las anotaciones 36opciones fax

cambio con códigos de cuerpo 51OpenOffice.org Writer

Fax Merge 42Outlook

añadir información del destinatario 61añadir un destinatario a partir de la lista de contactos63cambio de la portada, información del remitente yopciones de fax 59enviar un fax 56gestión de destinatarios 61recepción de faxes 58usado para faxear 56

P

parámetros de transmisióncambio en SendFAX 18

pasarelaspara XML

configurar la conexión en SendFAX 8pausa

en email cliente (SMTP) 52en Lotus Notes (formulario) 67en Outlook 61en SendFAX 14en Web Access 109

portadas 71, 73, 74, 76, 77, 78, 79configuración de la resolución 77configuración de los parámetros locales 76configuración del formato de la página 76creación 73Objetos compatibles OLE 2.0

conversión 79

OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO Índice - 3

portadas (continuado)Objetos compatibles OLE 2.0 (continuado)

edición 78gestión de objetos vinculados 79integración 78vinculación 78vinculados

edición 78variables 74

PrintToMail 38propietario

añadir/gestionar delegados 111definición 111

R

recepción de faxesemail cliente (SMTP) 48Outlook 58

recibir una vista preliminaremail cliente (SMTP) 51Formularios Outlook 59

reenviara un email externo 95buscar y filtrar 94destinos rápidos 93favoritos 93generalidades 92Opción "Desadjuntar" para tareas repetitivas 93varios destinos 94

reordenar las páginas con SendFAX 13restaurar la transmisión de una página con SendFAX 13

S

SendFAX 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 19, 20, 23, 35, 37

accesada a través de la impresora virtual del servidorfax

seleccionar la interfaz de apertura por defecto 11agendas

visualizar 19anotaciones 35conectándose a

sin resultado 10usando

una cuenta de dominio NT 9una cuenta del sitio 9

SendFAX (continuado)descripción de la interfaz 3enviar un fax

a través de una línea de mando 20con una resolución específica 19desde una agenda 14desde una agenda (no visualizada) 15manualmente 14

faxesimpresión 12

gestión de documentos fax 12lanzar

por la primera vez 8, 10listas de contactos

seleccionar 20menús

Anotación 6Archivo 4Ayuda 6Editar 5Herramientas 6Thumbnail (miniatura) 6Ver 5Vista preliminar 6

parámetros de conexiónMicrosoft Exchange 8pasarela para XML 8SMTP 10

parámetros email 10portadas

añadir un comentario 13seleccionar 12

visualización de la vista previa del faxanotaciones 35

SMTP 10Véase también email cliente (SMTP)configurar la conexión en SendFAX 10

Véase también email cliente (SMTP)

U

usar la función nota 88

V

ver nombreemail cliente (SMTP) 53

Índice -4 OpenTouch Fax Center GUÍA DEL USUARIO

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