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Alcatel-Lucent OpenTouch™ Connection pour PC Guide de l'utilisateur

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OpenTouch™ Connection pour PC

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Table des matières

1. OpenTouch™ Connection pour PC .................................................................................... 3 2. Connexion ................................................................................................................ 3 3. Menu de l'application ................................................................................................... 4 4. Acheminement de vos appels ......................................................................................... 5 5. Statut/Information ..................................................................................................... 6 6. Appel entrant ........................................................................................................... 6 7. Emission d'un appel ..................................................................................................... 7

7.1 Numérotation directe ............................................................................................ 7 7.2 Appel par nom .................................................................................................... 7 7.3 Recherche prédictive ............................................................................................ 7 7.4 Recherche étendue .............................................................................................. 8 7.5 Fonction Bis ....................................................................................................... 8 7.6 Affichage de la fiche d'informations du contact ............................................................. 9

8. Messages instantanés ..................................................................................................10

8.1 Envoi d'un MI .....................................................................................................10 8.2 Réponse à un message instantané ............................................................................10

9. Favoris ...................................................................................................................11

9.1 Ajout d'un contact à la liste des contacts favoris ..........................................................11 9.2 Suppression d'un contact de la liste des contacts favoris .................................................11

10. Fenêtre des événements ..........................................................................................12

11. Appels (Onglet : ) ..............................................................................................12

11.1 Appel sortant.....................................................................................................12 11.2 Appel en cours ...................................................................................................13 11.3 Conférence à trois ...............................................................................................13 11.4 Appels multiples .................................................................................................14 11.5 Boîte de dialogue DTMF ........................................................................................14 11.6 Silence ............................................................................................................14

12. Notifications (Onglet : ) .......................................................................................15

13. Historique des appels (Onglet : ) ............................................................................16 14. Personnalisation utilisateur .......................................................................................17

14.1 Start (Démarrage) ...............................................................................................17 14.2 General (Généralités) ...........................................................................................17 14.3 Passwords (Mots de passe) .....................................................................................18 14.4 Phone numbers (Numéros de téléphone) ....................................................................18 14.5 Greetings (Messages d'accueil) ................................................................................19 14.6 Call settings (Paramètres d'appel) ............................................................................19 14.7 Search/Call box (Zone de recherche/d'appel) ..............................................................20 14.8 Desktop alerts (Alertes sur le Bureau) .......................................................................21 14.9 Notification window (Fenêtre de notification) ..............................................................21 14.10 Update (Mise à jour) .........................................................................................21 14.11 IBM Notes ......................................................................................................22

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1. OpenTouch™ Connection pour PC

OpenTouch Connection pour PC est une application softphone d'entreprise qui gère les communications, de manière simple et efficace, depuis le bureau de l'ordinateur. L'application complète ou remplace les téléphones de bureau et assure la prise en charge des opérations suivantes : gestion des appels entrants et sortants, affichage des contacts disponibles, présentation d'un instantané de l'ensemble des activités (rappels, nouveaux messages vocaux, appels en absence), recherche de contacts dans des listes personnelles et des listes d'entreprise et gestion des messages vocaux. Toutes ces fonctions sont accessibles en permanence et utilisent une identité unique, quel que soit le terminal utilisé.

2. Connexion

La connexion peut être automatique lors du lancement d'une session Windows. My Instant Communicator reste actif pendant toute la durée de la session Windows. Lancez OpenTouch Connection à partir du menu Démarrer de Windows ou d'un raccourci sur le Bureau.

Une fois connecté, OpenTouch Connection affiche une icône dans la zone de notification et une zone de recherche/d'appel.

Icône de la zone de notification :

Zone de recherche/d'appel : La zone de recherche/d'appel peut également être flottante. Dans ce cas, elle est visible en permanence. Vous pouvez utiliser la séquence de touches CTRL+CTRL (configuration par défaut) pour cacher/afficher cette zone.

Cliquez sur l'icône de la zone de recherche/d'appel et sélectionnez "Floating Deskbar".

Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Cochez la case Remember password pour que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe soient affichés automatiquement à chaque fois que vous lancez OpenTouch Connection. Une option utilisateur permet également de démarrer automatiquement OpenTouch Connection

lorsque vous vous connectez à Windows.


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3. Menu de l'application

Pour ouvrir le menu de l'application, faites un clic droit ou gauche sur l'icône de la zone de notification.

Ouvrir une page Web d'accès à la documentation utilisateur

Ouvrir la boîte de dialogue About

Personnaliser l'application

Afficher ou masquer la zone de recherche/d'appel

Ouvrir le client de messagerie par défaut (le client s'affiche en arrière-plan si l'application est déjà exécutée)

Ouvrir la fenêtre principale d'OpenTouch Connection ("Events Dashboard") ; cette fenêtre s'ouvre également par défaut lorsque vous double-cliquez sur l'icône de la zone de notification

Ouvrir la fenêtre Favorite Contacts qui répertorie les contacts ajoutés aux favoris

Accéder aux options de sélection de présence

Acheminer tous les appels vers la messagerie vocale ou un numéro de téléphone et de modifier le terminal actif pour toutes les communications vocales entrantes et sortantes en conservant une identité unique

Quitter l'application


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4. Acheminement de vos appels

Avec OpenTouch Connection, vous pouvez utiliser une identité professionnelle unique ainsi qu'un numéro de téléphone unique pour tous vos terminaux : ordinateur personnel, téléphone mobile, téléphone de bureau, etc. Vous pouvez également basculer de votre téléphone de bureau au mode softphone lorsque vous vous déplacez avec votre PC ou votre ordinateur portable.

Vous êtes joignable au même numéro de téléphone, quel que soit le terminal que vous utilisez. Vous pouvez modifier le terminal actif pour toutes les communications vocales sortantes et entrantes en conservant une identité unique.

Home phone : s'affiche si un numéro de domicile est configuré dans les paramètres utilisateur.

Mobile : s'affiche si un numéro mobile professionnel est associé au compte utilisateur.

Other : permet d'entrer tout autre numéro pouvant être utilisé pour traiter les communications vocales entrantes ou sortantes (par exemple, un téléphone dans une salle de réunion)

Acheminer tous les appels vers la messagerie vocale ou vers un autre numéro de téléphone

Préciser les numéros de téléphone personnels, comme le téléphone du domicile, le mobile ou le téléphone d'un collègue

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5. Statut/Information

L'icône de la zone de notification est une icône contextuelle.

Appel entrant (par ex. appel vocal)

Événement entrant (nouveau message vocal, appel non répondu, demande de rappel)

Aucun poste téléphonique associé

Utilisateur disponible

Utilisateur de retour dans une minute

Utilisateur occupé

Utilisateur hors ligne, statut de présence inconnu ou utilisateur indisponible

La figure ci-dessus donne un exemple d'affichage lorsque l'utilisateur est occupé ou au téléphone.

6. Appel entrant

Prendre l'appel

Transférer l'appel vers un autre terminal (mobile, domicile, etc.)

Envoyer un message instantané @ Envoyer un courrier électronique

Fermer la fenêtre de notification d'appel entrant


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7. Emission d'un appel

Pour appeler un contact (par son numéro ou par son nom), cliquez dans la zone de recherche de la barre d'état.

7.1 Numérotation directe

Saisissez le numéro à appeler ou glissez/déposez le numéro depuis une application de bureau quelconque pour lancer automatiquement l'appel

Dès qu'un numéro est saisi, l'icône représentant un téléphone s'affiche.

7.2 Appel par nom

Saisissez le nom ou glissez/déposez le nom depuis une autre application pour lancer automatiquement la demande de recherche. Vous pouvez entrer des initiales ou des lettres du nom/prénom pour rechercher les contacts.

Dès qu'un nom est saisi, l'icône représentant un livre s'affiche. Une fois la recherche terminée, la fenêtre des résultats de la recherche s'ouvre :

Contacts Microsoft Outlook (contact personnel)

Utilisez les flèches haut/bas pour naviguer dans la liste des résultats

Contact Entreprise (contact enregistré dans un annuaire LDAP)

Fermer la fenêtre des résultats de la recherche

Pour afficher l'adresse électronique d'un contact, placez le curseur sur le contact. Pour afficher la fiche d'un contact, double-cliquez sur le contact.

7.3 Recherche prédictive

Entrez les premières lettres du nom du contact recherché. Au fur et à mesure de la saisie, les noms susceptibles de correspondre s'affichent.


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Cliquez sur un contact pour passer l'appel.

La dernière action effectuée était d'appeler ce contact Afficher la fiche d'informations du contact

La dernière action effectuée était de rechercher la fiche d'informations du contact

7.4 Recherche étendue

Vous pouvez étendre la recherche de contacts en utilisant des attributs (service, intitulé du poste, etc.). Ces attributs sont définis par l'administrateur du système (jusqu'à 5 éléments).

Cliquez sur l'icône de la zone de recherche/d'appel.

Cliquez sur le critère que vous souhaitez utiliser pour rechercher un contact. L'option par défaut est "Search by name" (Recherche par le nom).

7.5 Fonction Bis

Cliquez sur la zone de recherche/d'appel pour afficher automatiquement les 10 dernières entrées (numéros composés ou recherches dans l'annuaire).

Cliquez sur un contact pour passer l'appel.

La dernière action effectuée était d'appeler ce contact Afficher la fiche d'informations du contact

La dernière action effectuée était de rechercher la fiche d'informations du contact


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Affichage de la fiche d'informations du contact Une fois le contact trouvé, cliquez sur la flèche située à droite de son nom pour afficher sa fiche ID et

accéder à des services supplémentaires ( ).

Les services suivants sont proposés :

Cliquez sur cette icône pour appeler le contact

Envoyer un message instantané

Appeler le contact sur un numéro autre que celui du téléphone de bureau (mobile, collègue, etc.)

Laisser un message vocal au contact

Votre contact fait partie de vos favoris (couleur violette). Cliquez sur cette icône pour supprimer le contact de votre liste de contacts favoris

Votre contact ne fait partie de vos favoris (couleur blanche). Cliquez sur cette icône pour ajouter le contact à votre liste de contacts favoris

@ Envoyer un courrier électronique en cliquant sur l'adresse du contact

Fermer la fiche du contact

La photo du contact ne s'affiche que si elle est disponible. La présence de votre contact (utilisateurs OpenTouch uniquement) est signalée par une ligne épaisse en bas de sa photo, comme illustré ci-dessous :

Utilisateur disponible

Utilisateur de retour dans une minute

Utilisateur occupé

Utilisateur hors ligne, statut de présence inconnu ou utilisateur indisponible


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8. Messages instantanés

Vous pouvez envoyer et recevoir des messages instantanés d'un ou plusieurs contacts. En fonction de la configuration, vous pouvez également accéder à des services de collaboration, tels que le partage de données ou la programmation de conférences.

8.1 Envoi d'un MI

Vous pouvez envoyer des messages instantanés à votre contact en cliquant sur l'icône de messagerie

instantanée ( ) de sa fiche d'informations.

Après avoir cliqué sur l'icône, une session de messagerie instantanée s'ouvre.

Zone de saisie du message à envoyer à votre contact.

Accéder à la bibliothèque d'émoticônes.

Envoyer le message à votre contact Vous pouvez également appuyer sur la touche Entrée.

Cacher ou afficher vos contacts.

8.2 Réponse à un message instantané

Lorsqu'un message instantané est envoyé à un contact, une fenêtre contextuelle s'affiche sur le terminal du contact.

Répondre au message instantané et lancer une session de messagerie instantanée.

Appeler l’expéditeur du message instantané.

Ignorer le message instantané. @

Envoyer un e-mail à l'expéditeur du message instantané.


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9. Favoris

Vous pouvez accéder à la liste de vos contacts favoris en cliquant sur "Favorite contacts" dans le menu de

l'application ( ).

Pour ouvrir la fiche du contact et passer un appel, envoyer un MI, etc., cliquez sur le contact.

9.1 Ajout d'un contact à la liste des contacts favoris

Vous pouvez ajouter un contact à vos contacts favoris par le biais de la fiche du contact.

Votre contact ne fait pas partie de vos favoris (couleur blanche). Cliquez sur cette icône pour ajouter le contact à votre liste de contacts favoris. L'icône devient violette.

9.2 Suppression d'un contact de la liste des contacts favoris

Vous pouvez supprimer un contact de vos contacts favoris par le biais de la fiche du contact.

Votre contact fait partie de vos favoris (couleur violette). Cliquez sur cette icône pour supprimer le contact de votre liste de contacts favoris. L'icône devient blanche.


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10. Fenêtre des événements

Double-cliquez sur l’icône OpenTouch Connection dans la zone de notification pour ouvrir la fenêtre des événements (ou sélectionnez Open Events Dashboard dans le menu).

Onglet des appels sortants (onglet par défaut lorsqu'un appel est en cours)

Onglet de l'historique des appels

Onglet des notifications (onglet par défaut si aucun appel n'est en cours)

Fermer la fenêtre

Appeler la boîte vocale

11. Appels (Onglet : )

Fermer la fenêtre. La communication n'est pas terminée.

Pour rouvrir la fenêtre, double-cliquez sur l'icône de l’application OpenTouch Connection dans la zone de notification pour ouvrir la fenêtre des événements ou sélectionner le menu permettant d'ouvrir la fenêtre des événements.

11.1 Appel sortant

Fin de l'appel

Laisser un message vocal (indisponible en mode softphone)

Demander un rappel (indisponible en mode softphone)

Accéder à d'autres services (envoyer un e-mail, afficher le clavier DTMF, etc.).


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11.2 Appel en cours

Fin de l'appel

Accéder à d'autres services (envoyer un e-mail, afficher le clavier DTMF, etc.).

Accéder aux fonctions de la messagerie instantanée

Deux appels vocaux (un en cours, l'autre en attente) :

Terminer l'appel en cours (l'autre appel reste en attente)

Connecter les autres participants à l'appel (transférer l'appel)

Établir une conférence à 3 (indisponible en mode softphone)

Accéder à d'autres services (envoi d'un e-mail, affichage du clavier DTMF, contrôle audio lors de l'utilisation de la voix sur IP)

11.3 Conférence à trois

Supprimer le dernier participant de la conférence téléphonique

Accéder à d'autres services (envoi d'un e-mail, affichage du clavier DTMF, contrôle audio lors de l'utilisation de la voix sur IP, sortie de la conférence)

Mettre fin à la conférence téléphonique à trois (tous les participants sont déconnectés)

Accéder aux fonctions de la messagerie instantanée


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11.4 Appels multiples

Cliquez sur l'icône de conférence ou de transfert pour afficher le menu. Le menu permet de sélectionner la ligne sur laquelle effectuer l'action correspondante (conférence ou transfert).

Terminer l'appel en cours (l'autre appel reste en attente)

Connecter les autres participants à l'appel (transférer l'appel)

Établir une conférence à 3 (indisponible en mode softphone)

Accéder aux autres services (envoi d'un e-mail, affichage du clavier DTMF, contrôle audio lors de l'utilisation de la voix sur IP)

11.5 Boîte de dialogue DTMF

Une boîte de dialogue DTMF s'ouvre automatiquement lorsque vous êtes connecté à une boîte vocale ou à un IVR. Saisissez simplement les chiffres. Un son est ensuite émis et les chiffres saisis apparaissent en italique.

11.6 Silence

Au cours d'une conversation, vous pouvez couper le microphone de l'ordinateur (lors de l'utilisation de la voix sur IP). Cliquez sur l'icône silence pour activer/désactiver le son pendant la conversation.

Désactiver le son de la conversation en cours (votre contact ne vous entend pas)

Activer le son de la conversation en cours (votre contact vous entend de nouveau)


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12. Notifications (Onglet : )

Cliquez sur l'icône de notification ( ) pour contrôler :

les demandes de rappel

les appels manqués

les nouveaux messages vocaux

Afficher la liste des demandes de rappel

Afficher la liste des nouveaux messages vocaux via une interface de messagerie vocale visuelle

Afficher la liste des appels manqués

Cliquez sur une entrée pour afficher la liste d'événements correspondante (l'exemple ci-dessous avec des appels manqués).

Demandes de rappel

Cliquez sur pour supprimer toutes les entrées.

Liste des appels manqués

Cliquez sur une entrée pour rappeler le numéro correspondant. Cliquez sur pour afficher la fiche d'informations du contact. Faites un clic droit sur une entrée pour la supprimer ou afficher la fiche d'informations du contact.



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Messagerie vocale visuelle

Placez le curseur sur une entrée pour afficher la durée du message. Cliquez sur une entrée pour lire le message. Cliquez sur pour afficher la fiche d'informations du contact. Faites un clic droit sur une entrée pour la supprimer ou afficher la fiche d'informations du contact.

Les messages urgents sont signalés par un drapeau rouge .

Cliquez sur pour supprimer toutes les entrées. Après avoir sélectionné le message vocal à écouter, la fenêtre suivante s'affiche :

Barre de lecture pour avancer ou reculer dans le message

Écouter le message avec le haut-parleur de l'ordinateur (disponible en mode softphone uniquement)

Message précédent, message suivant

Appeler l'expéditeur (utiliser l'indicateur de présence pour vérifier si le contact est en ligne ou non)

Pause, Lecture/Reprise du message

Raccrocher

@ Envoyer un courrier électronique

13. Historique des appels (Onglet : )

Cet onglet permet d'afficher les informations relatives aux communications précédentes et de rappeler rapidement un correspondant.

Cliquez sur une entrée pour rappeler le numéro correspondant. Cliquez sur pour afficher la fiche d'informations du contact.


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Faites un clic droit sur une entrée pour la supprimer ou afficher la fiche d'informations du contact.


Cliquez sur pour afficher :

les appels et les messages vocaux

les appels vocaux uniquement

les messages vocaux uniquement

14. Personnalisation utilisateur

Faites un clic droit sur l’icône My Instant Communicator dans la zone de notification et sélectionnez Options pour configurer vos préférences.

14.1 Start (Démarrage)

Automatically run OpenTouch Connection

Cette option permet d'exécuter automatiquement l'application lorsque vous vous connectez à Windows

Automatically sign in to the application

Cette option permet de se connecter automatiquement à l'application

Server name Le nom du serveur peut être modifié pour permettre la connexion à un autre serveur (l'application doit être redémarrée)

14.2 General (Généralités)


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TUI Language Langue de l'interface utilisateur téléphonique (TUI – accès vocal)

Display language Langue d'affichage de l'interface utilisateur

Logging Utilisé à des fins de débogage. Cochez la case "Turn on logging", redémarrez l'application, exécutez les actions voulues, puis cliquez sur le bouton "Save log files". Cette opération génère un fichier zip contenant toutes les informations de débogage.

Contacts Si cette option est décochée, les photos des contacts ne s'affichent plus.

14.3 Passwords (Mots de passe)

Main password Modifier le mot de passe professionnel via une page Web (lien vers une URL définie par l'administrateur système)

TUI password Modifier le mot de passe de l'accès vocal (interface TUI)

14.4 Phone numbers (Numéros de téléphone)

Professional Afficher les numéros professionnels. Vous pouvez définir le numéro de téléphone d'un collègue pour le transfert ou le renvoi des appels entrants.

Personal Vous pouvez définir des numéros de téléphone personnels (portable, domicile) à utiliser pour le transfert ou le renvoi des appels entrants.


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14.5 Greetings (Messages d'accueil)

Greetings Sélectionner l'un des messages d'accueil de la boîte vocale (messages définis via l'interface TUI) :

• Standard

• Personal (les appels internes peuvent être différenciés des appels externes)

• Absence

• Alternate 1, Alternate 2

Other options Les options de messagerie vocale suivantes peuvent être activées ou désactivées :

• Answer only mode (Mode répondeur simple)

• Personal assistant (Assistant personnel)

• Addressing messages by name (Adressage par nom)

• Automatic message playback (Lecture automatique des messages)

• 24-hour mode (Mode 24 heures)

• Confirmation when deleting a message (Confirmation lors de la suppression d'un message)

14.6 Call settings (Paramètres d'appel)


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Call forwarding Activer (ou désactiver) le renvoi d'appel vers :

• des numéros prédéfinis : messagerie vocale, mobile professionnel, collègue, mobile personnel, téléphone personnel ;

• tout autre numéro.

Possibilité d'activer le renvoi :

• Sans conditions

• Lorsque le téléphone est occupé

• En cas de non réponse

• Lorsque le téléphone est occupé ou qu'il n'y a pas de réponse

Call overflow to my associate

Activer (ou désactiver) le débordement vers un poste associé.

Possibilité d'activer le débordement :

• Lorsque le téléphone est occupé

• En cas de non réponse

• Lorsque le téléphone est occupé ou qu'il n'y a pas de réponse

DTMF dialer Si cette option est décochée, le clavier DTMF ne s'affiche pas lors d'un appel.

14.7 Search/Call box (Zone de recherche/d'appel)

When I start OpenTouch Connection

Lorsque l'application est lancée, cette option permet d'afficher :

• la zone de recherche/d'appel dans la barre des tâches

• la zone de recherche/d'appel dans une barre flottante

Show or hide the Search/ Call box on the Desktop

Lorsqu'une barre flottante est utilisée, cette option permet de définir la séquence de touches à utiliser pour afficher/masquer la barre flottante


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14.8 Desktop alerts (Alertes sur le Bureau)

Display settings Saisir la durée de l'alerte.

Display a Desktop alert Afficher une fenêtre d'alerte à la réception d'un appel entrant.

Afficher une fenêtre d'alerte à la réception d'un message instantané.

14.9 Notification window (Fenêtre de notification)

Display settings La fenêtre d'événements se ferme automatiquement au bout du délai spécifié (s'il n'y a aucune communication).

When a communication starts

Si cette option est décochée, la fenêtre d'événements ne s'affiche pas lorsqu'un appel commence (il faut alors utiliser l'icône de la zone de notification).

14.10 Update (Mise à jour)

When an update is available for OpenTouch Connection

Indiquer comment mettre à jour l'application OpenTouch Connection lorsqu'une nouvelle version est disponible sur le serveur OpenTouch : mettre à jour automatiquement, demander l'autorisation de mettre à jour ou ne pas mettre à jour


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14.11 IBM Notes

Si nécessaire, reportez-vous aux modules d'extension IBM Notes pour la documentation relative aux services de téléphonie/messagerie.

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