OFPPT

Système de Suivi Pédagogique et de Gestion

d’Approvisionnement

www.cfpsefrou.ma/syspga

Idée et Encadrement :

Mr. YAZAMI MOHAMMED (Directeur de Complexe).

Réalisation :

Mr. AHMED ECHRIF Rida (Formateur vacataire).

En l’absence d’outil de contrôle mis à la disposition des Directeurs des Complexes

et des EFP ; il est difficile et presque impossible de contrôler l’ensemble des volets

pédagogiques qui doivent être suivi par les managers de l’OFPPT en temps réel.

Alors nous avons mis en place cette année et par nos propres moyens un outil

informatique de suivi pédagogique en temps réel sur le net avec des tableaux de bord

de synthèse et de contrôle faisant ressortir tous les indicateurs de suivi pédagogique

et d’assiduité des stagiaires et des formateurs, ainsi nous comptons partager la

généralisation de ce système de contrôle et de suivi pédagogique à l’ensemble des

établissements de la région qui certainement connaisse les mêmes difficultés de suivi

de l’acte pédagogique en général et de l’assiduité des stagiaires et des formateurs en

particulier et par la même occasion nous vous informons que ce système de gestion

et opérationnelle pour l’année 2017/2018 au niveau du CFP Sefrou sous l’adresse :

(www.cfpsefrou.ma/syspga) : il permet aux Directeurs de complexe de suivre

l’avancement programme de l’ensemble des groupes par module et par formateur

(cas du CFP Sefrou : 1157 modules affectés à 83 formateurs avec une masse horaire

totale 70160 heures pour l’année de formation 2017/2018) :

L’affectation et le suivi des dates de début et de fin de chaque module par formateur

et par groupe.

Le suivi des dates des contrôles continus et des EFM prévus et réalisés.

Le suivi du cumul des absences et de l’assiduité des stagiaires.

Plusieurs dizaines d’autres tâches sont contrôlés et suivis par le logiciel (SYSPGA :

Système de Suivi Pédagogique de Gestion et d’Approvisionnement) dont l’objectif et

d’assurer un suivi rigoureux et fiable de toutes les informations concernant

l’ensemble des acteurs qui interviennent dans l’acte de formation à savoir :

Au niveau local : (Directeur du complexe, Directeur pédagogique, formateur,

Surveillant Général d’externat et d’internat, Magasinier et stagiaires),

Au niveau régional : (Directeur Régional, Chef du SCQ, chef du SAAL Chef

RRH et Magasinier Régional),

Au niveau central : (DF, DRIF, DFC, DEA et Centrale d’achat).

LOGIN ET MOT DE PASSE DU DIRECTEUR DU CFP

Après avoir choisi l’année budgétaire (2018) la Direction Régionale (CN) votre complexe de

formation (CFP) et coché Directeur du CFP : entrée votre nom et votre mot de passe

MENU DU DIRECTEUR DU CFP

Comporte :

1. Répartir le budget de la MO et PO par EFP.

2. Consulter les consommations du CFP par famille.

3. Suivre l’état d’avancement des demandes de besoins en MO et PO.

4. Suivre les transferts de la MO et PO entre magasin régional et magasin local.

5. Regroupement des besoins par EFP et par complexe.

6. Consulter le stock magasin en temps réel.

7. Suivre la comptabilité analytique des consommations par familles d’articles, par filière et par groupes.

8. Dictionnaire : (EFP , magasin, planning annuel, emplois du temps).

9. Suivre les avancements des programmes par groupes et par formateurs.

ETAT DES AVANCEMENTS PROGRAMMES PAR COMPLEXE

Cet état est exportable sous format Excel il permet au Directeur de complexe de suivre en temps réel l’avancement

programme de l’ensemble des groupes de son complexe par modules et par formateur en plus des informations

concernant les dates de début et de fin de chaque module et la date de réalisation des CC et EFM etc…

Sur ces colonnes on observe le nombre de contrôles passé par module et la masse horaire réalisée par mois ainsi que

le total des masses horaire cumulés et le taux d’avancement par module (EG ou ET)

ETAT D’AVENCEMENT DE PROGRAMMES SUR EXCEL

Cet Etat Extrait de « SYSPGA » nous renseigne sur toutes les informations nécessaires aux Directeurs pour

suivre de façon professionnelle et pédagogique l’avancement de la formation en temps

réel de l’ensemble des modules affectées aux formateurs de son Etablissement, et lui permet une analyse statistique

de tous les volets pédagogiques liés à la formation.

LOGIN ET MOT DE PASSE DU DIRECTEUR DE L’ETABLISSEMENT

Après avoir choisi l’année budgétaire (2018) la Direction Régionale (CN) votre établissement

et coché Directeur EFP : entrée votre nom et votre mot de passe .

Menu du Directeur de l’EFP

A travers le Menu dictionnaire le Directeur de l’EFP renseigne les informations concernant :

1/ les formateurs permanents et vacataires

2/ les masses horaires statutaire et heures supplémentaires prévues

3/ les groupes prévus sur sa carte de formation de l’année en cours

4/ les périodes des stages et de la FPA

5/ la nomenclature des locaux existants

6/ l’importation des listes des stagiaires de la base KONOSYS

Dictionnaire du personnel

Ce menu vous permet d’ajouter une personne administratif, formateur permanent ou vacataire et éventuellement

modifier ces informations ou les supprimer de la base ; pour le cas des vacataires, il est nécessaire de préciser la date

de validation de son dossier par la DRH

Base de données des stagiaires extraite de KONOSYS avec possibilité d’ajout de modifications et de suppressions

MENU DE CREATION DES GROUPES

1/ Sélectionner le secteur,

2/ la filière,

3/ Définir 1ère ou 2ème Année,

4/ Saisir le nombre de groupe,

5/ Ajouter les groupes

MENU DES PERIODES DE STAGE

1/ Sélectionner le secteur 2/ Sélectionner la filière

3/ Sélectionner le groupe et l’Année

4/Arrêter la période de stage par groupe

MENU DES LOCAUX PEDAGOGIQUES

Il permet l’ajout, la modification et la suppression des locaux pédagogiques avec définition de leurs types (salle,

atelier tout en précisant leurs capacités)

MENU DES EMPLOIS DU TEMPS D’OCCUPATION DES LOCAUX

Après avoir sélectionné le mois et le local, il faut choisir le jour et l’horaire du formateur encadrant le groupe prévu

ETAT D’IMPRESSION DES EMPLOIS DU TEMPS D’OCCUPATION DES LOCAUX

Cette impression vous permet l’affichage des emplois du temps d’occupation des locaux en précisant les séances

libres du local

MENU DES EMPLOIS DU TEMPS DES FORMATEURS

Si vous avez renseigné déjà les emplois du temps d’occupation des locaux, alors les emplois du temps des formateurs

seront automatiquement établis, sinon , il faut renseigner les tableaux de service des formateurs en précisant le local

et l’horaire

ETAT D’IMPRESSION DES EMPLOIS DU TEMPS DES FORMATEURS

L’emploi du temps du formateur est à éditer et à faire signer par le formateur ; le Directeur pédagogique et le

Directeur du complexe

EMPLOIS DU TEMPS DES GROUPES

Si vous commencez par l’affectation des formateurs au groupe sélectionné sur ce menu, vous pouvez imprimer

trois types d’emplois du temps (groupes, formateurs, et locaux) sans passer par les étapes précitées dans les pages

(08 et 09)

MENU : IMPRESSION DE L’EMPLOI DU TEMPS DU GROUPE

Après avoir imprimé les emplois du temps des groupes par Etablissement, il faut les faire signer par le SGE, le

Directeur de l’EFP et le Directeur du CFP avant de les afficher pour les stagiaires

MENU D’AFFECTATION DES MODULES

Après avoir sélectionné le secteur la filière et définir l’Année et le groupe, un menu de choix des modules est affiché

en bas du tableau, vous permettant l’affectation et la validation des modules un par un aux formateurs avec une MH

prédéfinie sur la base du découpage programme de la DRIF

ETAT D’IMPRESSION DE L’AVANCEMENT PROGRAMME PAR GROUPE

Il vous permet de suivre et d’imprimer l’état d’avancement programme des modules par groupe en précisant les

dates de début et de fin de chaque module ainsi que la date prévisionnelle de l’EFM et sa date de réalisation, en plus

du nombre de contrôle continu par module

ETAT DE SUIVI DE L’AVANCEMENT PROGRAMME PAR FORMATEUR

Ce tableau nous renseigne sur l’état d’avancement des MH des groupes pris en charge par le formateur sélectionné

en comparaison avec les masses horaires prévisionnelles mensuelles et hebdomadaires de ce dernier.

Le 2ème tableau affiche l’état d’avancement des heures réalisées par module et par groupe

tout en précisant les dates de début et de fin de chaque module, le nombre de contrôle continu

et les dates prévisionnelles et de réalisation des EFM

ETAT D4IMPRESSION DE LA PRISE EN CHARGE DES MODULES PAR FORMATEUR

Au début de l’année, il faut faire signer cette prise en charge du formateur qui précise la masse horaire annuelle et

l’ensemble des modules par groupe qu’on lui a affecté.

PLANNING PREVISIONNEL DES MASSES HORAIRES HEBDOMADAIRES PAR FORMATEUR

Cet état vous permet la planification des masses horaires hebdomadaires du formateur par mois et propose une

planification chronologique des modules précision des dates de début, de fin et des EFM

ETAT DES MODULES NON ENSEIGNES

Liste des modules non encore enseignés à la date d’exportation des données.

Après avoir choisi dans le menu « MH SUPLIMENTAIRES » Cet état affiche les masse horaires effectuées par les

formateurs permanents tout en déduisant les masses horaires statutaires pour extraire les masses horaires

supplémentaires par semaine et par mois.

Vous pouvez exportez et imprimer l’état des heures supplémentaires des formateurs permanant de chaque mois.

Après avoir choisi dans le menu « MH VACATAIRES » Cet état affiche les masse horaires effectuées par les formateurs

vacataires par séance et par semaines du mois choisi.

Vous pouvez exportez et imprimer l’état des heures des formateurs vacataires de chaque mois.

En cliquant sur « imprimer Etat 1 » vous aurez l’état des heures effectuées par le formateur vacataire sélectionné

avec les détailles des séances par jours et par semaine.

En cliquant sur « imprimer Etat 2 » vous aurez l’état des heures effectuées par l’ensemble des formateurs vacataires

de votre établissement par semaines et par mois choisi.

Après avoir cliqué sur le menu « TAUX D’AVANCEMENT PAR SECTEUR » un état affiche les taux d’avancements des

secteurs de votre établissement en précisant la masse horaire globale du secteur et la masse horaire réalisée à la

date de consultation.

Dans le même menu on vous renseigne sur l’état d’avancement programme par secteur et par niveau de formation.

Cette partie du menu affiche par métier les masses horaires prises en charges et celle réalisées par les formateurs

permanant et vacataires.

Pour plus de précision vous avez le détail des heures programmées et réalisées par groupes de votre établissement.

Le même état est exportable sous format Excel pour une éventuelle exploitation en temps réel.

Après avoir cliqué sur le menu « TAUX D’AVANCEMENT PAR FORMATEUR » un état affiche le taux d’avancement par

formateur en précisant sa masse horaire annuelle prévu de celle programmé tout en la comparant à la masses

horaires DRIF et celle prise en charge. Puis le taux de réalisation de chaque formateur s’affiche en temps réel à la

date de consultation.

En bas de l’écran s’affiche :

1- La masse horaire total prévu par la DRIF (colonne verte).

2- La masse horaire total prise en charge par l’ensemble des formateurs (colonne rouge).

3- La masse horaire total planifiée sur la base des emplois du temps des formateurs (colonne jaune).

Après avoir cliqué sur le menu « cahier de texte global » ; vous sélectionnez la date à exploiter ; un état affiche les

détails des réalisations des séances de formations en précisant :

1- Le formateur (PERMANENT - VACATAIRE).

2- Le groupe ( 1er - 2éme - 3éme - A ,B ,C ,…. ).

3- Le local (SALLE – ATELIER – LABO – ECT …).

4- Le type de formation ( TH – PR – CC – EFM ).

5- Le module enseigné.

6- La masse horaire prise en charge prévu.

7- La date, l’heure de début et de fin de la séance.

8- Nombre d’heures réalisées.

9- Nombre d’heures cumulées.

10- Contenu du cours ou d’examen.

11- La liste des noms des stagiaires absents.

Après avoir cliqué sur le menu « cahier de texte par groupe » ; vous sélectionnez le groupe à exploiter ;un état

affiche les détails des réalisations de ces séances de formations en précisant :

1- Le formateur (PERMANENT - VACATAIRE).

2- Le local (SALLE – ATELIER – LABO – ECT …).

3- Le type de formation ( TH – PR – CC – EFM ).

4- Le module enseigné.

5- La masse horaire prise en charge prévu.

6- La date, l’heure de début et de fin de la séance.

7- Nombre d’heures réalisées.

8- Nombre d’heures cumulées.

9- Contenu du cours ou d’examen.

10- La liste des noms des stagiaires absents.

Après avoir cliqué sur le menu « cahier de texte par formateur » ; vous sélectionnez le formateur à suivre ;un état

affiche les détails des réalisations de ces séances de formations en précisant :

1- Le groupe ( 1er - 2éme - 3éme - A ,B ,C ,…. ).

2- Le local (SALLE – ATELIER – LABO – ECT …).

3- Le type de formation ( TH – PR – CC – EFM ).

4- Le module enseigné.

5- La masse horaire prise en charge prévu.

6- La date, l’heure de début et de fin de la séance.

7- Nombre d’heures réalisées.

8- Nombre d’heures cumulées.

9- Contenu du cours ou d’examen.

10- La liste des noms des stagiaires absents.

Après avoir sélectionné «séances non enseignés » ce menu affiche les séances programmées et non saisies par les

formateurs à la date d’exploitation choisie.

Le menu de déclaration des absences justifiées ou injustifiées des formateurs, affiche les séances programmées sur

la base des emplois du temps en précisant la date et l’heure de début et de fin de chaque séance.

C’est l’interface du formateur, après avoir sélectionné son établissement et son nom sur la liste défilante il doit saisir

son mot de passe qui est par défaut le matricule pour les formateurs permanant et le N° CIN pour les formateurs

vacataires. Ce mot de passe doit être changer par l’utilisateur après la première visite.

En cliquant sur le menu « ETAT JOURNALIER » le formateur renseignera son cahier de texte numérique en précisant :

1- Le groupe ( 1er - 2éme - 3éme - A ,B ,C ,…. ).

2- Le local (SALLE – ATELIER – LABO – ECT …).

3- Le type de formation ( TH – PR – CC – EFM ).

4- Le module enseigné.

5- La masse horaire prise en charge prévu.

6- La date, l’heure de début et de fin de la séance.

7- Contenu du cours ou d’examen.

8- La liste des noms des stagiaires absents.