Numérisation de documents : Comment choisir la … · Niveaux de reconnaissance : outils de...
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Numérisation de documents : Comment choisir la bonne gamme
de prestations et optimiser votre organisation ?
18 novembre 2015
Hervé STREIFF Responsable QSE & SSI
18 novembre 2015
Santiago FERRER Directeur du Département Conseil
SOMMAIRE 1. Pourquoi numériser ? Cartographie des besoins
2. Comment dématérialiser un processus ? Gammes de prestations Focus : le sort du papier
3. Est-ce encore le moment ? Tendances réglementaires et perspectives du marché
4. Réussir sont projet de dématérialisation ? Méthodologie pour la dématérialisation Pièges et facteurs clés de succès
Conclusion
18 novembre 2015
Le besoin : Facteurs d’identification
Des besoins différents pour chaque phase du cycle de vies des documents Documents de gestion vivants Documents de gestion semi-vivants ou clos Documents historiques / patrimoine des entreprises
Des enjeux complexifiés par la dimension juridique que porte le document Copie « probatoire » Le sort du papier
18 novembre 2015
Phase active Archives vivantes
Archives intermédiaires
Archives définitives
Cré
atio
n
Clô
ture
Elim
inat
ion
Vivant Semi-vivant ou clos Mémoire
Le besoin : documents de gestion vivants
18 novembre 2015
Exemple Dématérialisation de courriers entrants Enregistrement de dossiers pour les particuliers
Enjeux 1. Productivité 2. Réactivité 3. Flexibilité
ROI Gains sur les services métier : entre 10 et 30 % du temps opérationnel
Services support : gains ou surcoût selon projet Augmentation / préservation du business
Complexité Modérée à Importante (selon la transversalité du processus)
Impact l’organisation
Le besoin est ciblé dématérialisation de processus métier La numérisation est un moyen parmi d’autres
Le besoin : documents de gestion semi-vivants ou clos
18 novembre 2015
Exemple Enrichissement de dossier clients, patients, usagers
Enjeux 1. Conformité / complétude 2. Disponibilité pour le métier 3. Optimisation des supports
ROI Gains sur la non complétude du dossier physique Gains sur les recherches physiques Optimisation du risque juridique
Complexité Modérée Impact les supports
Il s’agit d’un besoin de dématérialisation de « lien dossier physique » Permettant des gains sur le support
Et une amélioration des niveaux de services
Le besoin : documents patrimoniaux
18 novembre 2015
Exemple Actes fondateurs Campagnes marketing Collections de journaux / Revues d’entreprise
Enjeux 1. Préservation de contenu / supports 2. Valorisation 3. Recherche
ROI Gains sur espaces de conservation physique Gains sur recherches
Complexité projet Modérée
Il s’agit d’un besoin de sécurité des originaux et de valorisation d’un patrimoine informationnel
FOCUS : Le besoin juridique
Fidélité « absolue » et Fidélité « formelle »
18 novembre 2015
Pour les documents d’activité, l’important est que le contenu de la copie soit interprété
de la même manière que le contenu original
Qu’est-ce que la fidélité de la copie numérique ?
Fidélité et probatoire Fidélité absolue ou formelle Disposant des pistes d’audit permettant de démontrer une non
altération de la fidélité
18 novembre 2015
CHAI
NE
DE N
UM
ERIS
ATIO
N SIP
(Documents) Flux de
production numérique
Flux Physiques
Attestation PV de destruction
SIP (Attestations) Flux des
pistes d’audit
Journaux
Conservation des éléments de preuve
AIP (Documents)
AIP (Documents)
AIP (Documents)
PRO
CESS
US
DE V
ERSE
MEN
T
Conservation des copies numériques
FOCUS : Le besoin juridique
FOCUS : Qu’est-ce que la fidélité de la copie numérique ?
Fidélité probatoire Certifiée NFZ 42013 Chaîne de numérisation qualifiée Convention de numérisation qualifiée Attestation de fidélité
18 novembre 2015
NFZ 42013
Nature/valeur des
documents
Documents de gestion vivants
Documents de gestion semi-vivants ou clos
Documents historiques Patrimoine d’entreprise
Documents à valeur probatoire
Objectifs client de la numérisation
Optimisation des processus métier
Optimisation de la chaine de traitement
documentaire
Préservation et valorisation
Constitution d’une copie numérique qui pourra faire foi en cas de contentieux et/ou
répartition des risques
Offre de numérisation Locarchives
SCAN TO PROCESS (site Locarchives ou In
situ)
SCAN TO ARCHIVES Documents de gestion
Numérisation « traditionnelle »
(site Locarchives ou in situ)
SCAN PATRIMONIAL (site Locarchives ou in
situ)
OPTION COPIE FIDELE
NF Z42-013
Comment numériser : Les catégories de solutions de numérisation
Comment numériser : Use case « Scan to Process »
Scan center
COURRIER
Scan station
ACCUEIL / SECRETARIATS
SI METIER
SI DEMAT LAD / RAD
VIDEOCODAGE
WORKFLOWS BANNETTES
Producteurs métiers
SERVICES METIER
Comment numériser : Use case « Scan to Archives »
18 novembre 2015
GED CLIENT
PRODUCTION NUMERIQUE
CONSULTATION NUMERIQUE
Projet GED Processus
numérisation courriers
ENVIRONNEMENT STOCKAGE DENSE
LOTS DE NUM (Jour)
ENVIRONNEMENT DOSSIER VIVANTS
Projet Traitement dossiers papier
HISTORIQUE PAR DOSSIER
CONSULTATION PHYSIQUE
processus numérisation de
l’historique
LOTS DE NUM (Jour)
ARMOIRES BUREAUX COURRIER DOSSIERS RESEAUX
Comment numériser : Use case « Patrimonial »
18 novembre 2015
ORIGINAL
PRESERVATION SUPPORT ORIGINAL
ENVIRONNEMENT ARCHIVES SENSIBLES
SAE + site de valorisation
COPIE NUMERIQUE
CONSULTATION NUMERIQUE
Numérisation patrimoniale
FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?
Point de vue du droit actuel : Il n’y a qu’un contenu original, Le contenu est matérialisé sur un support physique ou numérique Ces supports peuvent être validés en plusieurs exemplaires
18 novembre 2015
Exemplaire client
Exemplaire fournisseur
Copieur Fax
Scanner
Copie papier
Copie numérique
Copie microforme
Si le support de l’original est papier, toute copie reste une copie et n’a pas la valeur de l’original
FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?
Certaines catégories d’originaux doivent être conservées réglementairement
18 novembre 2015
Factures Sanction : TVA
Registre / acte état Sanction : 45 000 €
Pénal
FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?
La question de la conservation ou de la destruction du papier après
numérisation dépend de : La nature du document à numériser (original ou copie) Sa dimension engageante (« signée » ou pas) Du risque opérationnel et juridique Du coût de la conservation
Vous pouvez détruire : Ce qui n’est pas un original papier (photocopie, impressions d’un
original numérique, photographie de pièce d’identité, …) Ce qui est original sans valeur juridique Ce qui présente un risque inférieur au coût de la conservation
18 novembre 2015
Une décision de destruction doit faire l’objet d’une analyse de risque juridique documentée et validée
FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?
Le coût de la conservation dépend du : Besoin de complétude (composition du dossier physique) Mode de stockage (linéaire ou stockage dense) Taux de consultation (faible si le document est numérisé) Mode de destruction (picking ou lot)
18 novembre 2015
1
5
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Archivage optimisé Complétude virtuelle Complétude physique
Rapport coût / optimisation archivage
La conservation d’originaux papier bien organisée n’est pas obligatoirement coûteuse
FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?
Une optimisation par tri post numérisation Documents à détruire / à conserver Archivés par année de destruction homogène
Une optimisation par la complétude d’un dossier « virtuel » Le dossier n’est plus composé physiquement d’intégrations Le dossier « copie numérique» est visible sous forme numérique et
imprimable Le dossier physique original est recomposable à la demande
Une optimisation par la destruction par anticipation Le risque juridique diminue dans le temps Possibilité de détruire le numérique avant son terme Possibilité de détruire le physique avant son terme
18 novembre 2015
Le management du cycle de vie des archives permet des gains
FOCUS : Tendances et évolutions normatives
2014 SIAF : Vademecum pour la destruction des originaux après numérisation Sphère publique Basé sur NFZ 42013 + Analyse de risque juridique Nécessite une qualification de la chaine de numérisation Permet d’obtenir le visa d’élimination avant terme de DUA
2015 Luxembourg : Loi sur la numérisation Prestataire qualifié numérisation fidèle Substitue la valeur de l’original à la copie Permet de détruire suite à numérisation
2016 AFNOR : Norme numérisation fidèle
Norme indépendante de NF Z 42-013 Visant un dispositif de certification des chaînes de numérisation Basée sur la production d’attestations Proposée par FNTC lors de la consultation pour la loi Macron 2
18 novembre 2015
FOCUS : Tendances et évolutions normatives
2016 – 2020 e-IDAS Dématérialisation du consentement / validation Le document numérique ne pourra plus être refusé à partir du 16 juillet
2016 A terme le règlement vise à la dématérialisation totale des processus et
la suppression du papier
En conclusion La numérisation est une phase transitoire sur 10 à 15 ans Mais nécessite des investissements dès à présent car le ROI est rapide
18 novembre 2015
Est-ce le moment ?
18 novembre 2015
La transition vers l’électronique sera lente et passera durablement par la gestion de fonds hybrides
Archives Electroniques
Archivage électronique Collaboratif
E-IDAS
1970 1980 1990 2000 2010 2020 2030 2040
Archives Physiques Copieurs
Bureautique
ARCHIVES HYBRIDES Numérisation
Méthodologie projet
« Scan to process » vs « Scan to archive » Niveau de complexité :
• Modélisation processus, • Architecture et outils SI.
Numérisation des documents (le document est au cœur) • Identification des typologies (référentiel) et granularité, • Besoins d’indexation (méta-données), • Procédures documentaires de versement et de consultation
(support numérique et papier), • Processus de validation des documents (contenant, contenu), • Alimentation d’une GED et/ou d’un SAE.
Dématérialisation des processus (le process métier est au cœur) • Projets plus complexes • Interfaçage avec les outils métier • Utilisation des mécanismes « lourds » de workflow, • Connaissance des règles métier • Le traitement du document est un évènement déclencheur par
tant d’autres.
18 novembre 2015
Méthodologie projet
Processus = workflow et outils métiers Identification des processus du périmètre ciblé, Identification des flux d’échange avec les applications métier, Gestion des référentiels – métier et documentaire, Déclinaison des workflows : métier et documentaires
Quel système porte le workflow Outil métier ? Outil intermédiaire ou spécifique à la solution ? Outil num ?
18 novembre 2015
Méthodologie projet
Lieux et acteurs pour numérisation
Typologies de traitement Reprise Traitement du flux (courrier entrant, …)
Lieux In situ : centralisé ou poste de travail Externalisé
Acteurs
Internes (équipe spécifique ou utilisateur final) Externe – prestataires
18 novembre 2015
Méthodologie projet
Technologies et natures de fonds Reprise / Flux Différents supports : papier / natif électronique Flux structurés pour la numérisation Niveaux de reconnaissance : outils de reconnaissance et aide à
l’indexation : vidéocodage/typage, OCR, LAD/RAD, …
Niveaux de contribution des acteurs de numérisation Simple acquisition (prestation de base) Traitements de saisie et de contrôle de complétude (1er niveau BPO) Traitements métiers à différents niveaux de contribution (acteur du
processus métier)
18 novembre 2015
Méthodologie projet
Quelques bonnes pratiques avant de démarrer un projet de numérisation Effectuer au préalable une analyse fonctionnelle de vos besoins : Effectuer un cadrage et définir le périmètre Bien connaître l’existant et bien définir la cible
Que peut apporter la numérisation à votre entreprise et à l’ensemble
de collaborateurs ?
Quels documents doivent être numérisés, pour quels publics et dans quels objectifs ?
Que faire de vos documents sensibles ?
Ne pas négliger les aspects liés à la « conduite au changement » et à la formation.
18 novembre 2015
Méthodologie projet
Quelques idées reçues « Quand je numérise mes documents, je dématérialise mon entreprise »
« La numérisation accroît la productivité de mon entreprise »
« La copie numérisée de mon document papier a une valeur probante
devant un tribunal »
« Grâce à la numérisation, je réduis le coût de gestion de mes archives »
« Quitte à numériser, autant numériser tous mes documents »
Comment mener à bien votre projet de numérisation ?
18 novembre 2015
Conclusion
Il n’y a pas une solution de numérisation : A chaque besoin une solution adaptée
ROI certain
Une expertise projet nécessaire
La révolution numérique a déjà eu lieu : passez à l’acte !
18 novembre 2015