Numérisation de documents : Comment choisir la … · Niveaux de reconnaissance : outils de...

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Numérisation de documents : Comment choisir la bonne gamme de prestations et optimiser votre organisation ? 18 novembre 2015

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Numérisation de documents : Comment choisir la bonne gamme

de prestations et optimiser votre organisation ?

18 novembre 2015

Hervé STREIFF Responsable QSE & SSI

18 novembre 2015

Santiago FERRER Directeur du Département Conseil

SOMMAIRE 1. Pourquoi numériser ? Cartographie des besoins

2. Comment dématérialiser un processus ? Gammes de prestations Focus : le sort du papier

3. Est-ce encore le moment ? Tendances réglementaires et perspectives du marché

4. Réussir sont projet de dématérialisation ? Méthodologie pour la dématérialisation Pièges et facteurs clés de succès

Conclusion

18 novembre 2015

Pourquoi numériser ?

Le besoin : Facteurs d’identification

Des besoins différents pour chaque phase du cycle de vies des documents Documents de gestion vivants Documents de gestion semi-vivants ou clos Documents historiques / patrimoine des entreprises

Des enjeux complexifiés par la dimension juridique que porte le document Copie « probatoire » Le sort du papier

18 novembre 2015

Phase active Archives vivantes

Archives intermédiaires

Archives définitives

Cré

atio

n

Clô

ture

Elim

inat

ion

Vivant Semi-vivant ou clos Mémoire

Le besoin : documents de gestion vivants

18 novembre 2015

Exemple Dématérialisation de courriers entrants Enregistrement de dossiers pour les particuliers

Enjeux 1. Productivité 2. Réactivité 3. Flexibilité

ROI Gains sur les services métier : entre 10 et 30 % du temps opérationnel

Services support : gains ou surcoût selon projet Augmentation / préservation du business

Complexité Modérée à Importante (selon la transversalité du processus)

Impact l’organisation

Le besoin est ciblé dématérialisation de processus métier La numérisation est un moyen parmi d’autres

Le besoin : documents de gestion semi-vivants ou clos

18 novembre 2015

Exemple Enrichissement de dossier clients, patients, usagers

Enjeux 1. Conformité / complétude 2. Disponibilité pour le métier 3. Optimisation des supports

ROI Gains sur la non complétude du dossier physique Gains sur les recherches physiques Optimisation du risque juridique

Complexité Modérée Impact les supports

Il s’agit d’un besoin de dématérialisation de « lien dossier physique » Permettant des gains sur le support

Et une amélioration des niveaux de services

Le besoin : documents patrimoniaux

18 novembre 2015

Exemple Actes fondateurs Campagnes marketing Collections de journaux / Revues d’entreprise

Enjeux 1. Préservation de contenu / supports 2. Valorisation 3. Recherche

ROI Gains sur espaces de conservation physique Gains sur recherches

Complexité projet Modérée

Il s’agit d’un besoin de sécurité des originaux et de valorisation d’un patrimoine informationnel

FOCUS : Le besoin juridique

Fidélité « absolue » et Fidélité « formelle »

18 novembre 2015

Pour les documents d’activité, l’important est que le contenu de la copie soit interprété

de la même manière que le contenu original

Qu’est-ce que la fidélité de la copie numérique ?

Fidélité et probatoire Fidélité absolue ou formelle Disposant des pistes d’audit permettant de démontrer une non

altération de la fidélité

18 novembre 2015

CHAI

NE

DE N

UM

ERIS

ATIO

N SIP

(Documents) Flux de

production numérique

Flux Physiques

Attestation PV de destruction

SIP (Attestations) Flux des

pistes d’audit

Journaux

Conservation des éléments de preuve

AIP (Documents)

AIP (Documents)

AIP (Documents)

PRO

CESS

US

DE V

ERSE

MEN

T

Conservation des copies numériques

FOCUS : Le besoin juridique

FOCUS : Qu’est-ce que la fidélité de la copie numérique ?

Fidélité probatoire Certifiée NFZ 42013 Chaîne de numérisation qualifiée Convention de numérisation qualifiée Attestation de fidélité

18 novembre 2015

NFZ 42013

Comment numériser ?

Nature/valeur des

documents

Documents de gestion vivants

Documents de gestion semi-vivants ou clos

Documents historiques Patrimoine d’entreprise

Documents à valeur probatoire

Objectifs client de la numérisation

Optimisation des processus métier

Optimisation de la chaine de traitement

documentaire

Préservation et valorisation

Constitution d’une copie numérique qui pourra faire foi en cas de contentieux et/ou

répartition des risques

Offre de numérisation Locarchives

SCAN TO PROCESS (site Locarchives ou In

situ)

SCAN TO ARCHIVES Documents de gestion

Numérisation « traditionnelle »

(site Locarchives ou in situ)

SCAN PATRIMONIAL (site Locarchives ou in

situ)

OPTION COPIE FIDELE

NF Z42-013

Comment numériser : Les catégories de solutions de numérisation

Comment numériser : Use case « Scan to Process »

Scan center

COURRIER

Scan station

ACCUEIL / SECRETARIATS

SI METIER

SI DEMAT LAD / RAD

VIDEOCODAGE

WORKFLOWS BANNETTES

Producteurs métiers

SERVICES METIER

Comment numériser : Use case « Scan to Archives »

18 novembre 2015

GED CLIENT

PRODUCTION NUMERIQUE

CONSULTATION NUMERIQUE

Projet GED Processus

numérisation courriers

ENVIRONNEMENT STOCKAGE DENSE

LOTS DE NUM (Jour)

ENVIRONNEMENT DOSSIER VIVANTS

Projet Traitement dossiers papier

HISTORIQUE PAR DOSSIER

CONSULTATION PHYSIQUE

processus numérisation de

l’historique

LOTS DE NUM (Jour)

ARMOIRES BUREAUX COURRIER DOSSIERS RESEAUX

Comment numériser : Use case « Patrimonial »

18 novembre 2015

ORIGINAL

PRESERVATION SUPPORT ORIGINAL

ENVIRONNEMENT ARCHIVES SENSIBLES

SAE + site de valorisation

COPIE NUMERIQUE

CONSULTATION NUMERIQUE

Numérisation patrimoniale

FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?

Point de vue du droit actuel : Il n’y a qu’un contenu original, Le contenu est matérialisé sur un support physique ou numérique Ces supports peuvent être validés en plusieurs exemplaires

18 novembre 2015

Exemplaire client

Exemplaire fournisseur

Copieur Fax

Scanner

Copie papier

Copie numérique

Copie microforme

Si le support de l’original est papier, toute copie reste une copie et n’a pas la valeur de l’original

FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?

Certaines catégories d’originaux doivent être conservées réglementairement

18 novembre 2015

Factures Sanction : TVA

Registre / acte état Sanction : 45 000 €

Pénal

FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?

La question de la conservation ou de la destruction du papier après

numérisation dépend de : La nature du document à numériser (original ou copie) Sa dimension engageante (« signée » ou pas) Du risque opérationnel et juridique Du coût de la conservation

Vous pouvez détruire : Ce qui n’est pas un original papier (photocopie, impressions d’un

original numérique, photographie de pièce d’identité, …) Ce qui est original sans valeur juridique Ce qui présente un risque inférieur au coût de la conservation

18 novembre 2015

Une décision de destruction doit faire l’objet d’une analyse de risque juridique documentée et validée

FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?

Le coût de la conservation dépend du : Besoin de complétude (composition du dossier physique) Mode de stockage (linéaire ou stockage dense) Taux de consultation (faible si le document est numérisé) Mode de destruction (picking ou lot)

18 novembre 2015

1

5

10

Archivage optimisé Complétude virtuelle Complétude physique

Rapport coût / optimisation archivage

La conservation d’originaux papier bien organisée n’est pas obligatoirement coûteuse

FOCUS : Destruction ou conservation du papier ?

Une optimisation par tri post numérisation Documents à détruire / à conserver Archivés par année de destruction homogène

Une optimisation par la complétude d’un dossier « virtuel » Le dossier n’est plus composé physiquement d’intégrations Le dossier « copie numérique» est visible sous forme numérique et

imprimable Le dossier physique original est recomposable à la demande

Une optimisation par la destruction par anticipation Le risque juridique diminue dans le temps Possibilité de détruire le numérique avant son terme Possibilité de détruire le physique avant son terme

18 novembre 2015

Le management du cycle de vie des archives permet des gains

Est-ce le moment ?

FOCUS : Tendances et évolutions normatives

2014 SIAF : Vademecum pour la destruction des originaux après numérisation Sphère publique Basé sur NFZ 42013 + Analyse de risque juridique Nécessite une qualification de la chaine de numérisation Permet d’obtenir le visa d’élimination avant terme de DUA

2015 Luxembourg : Loi sur la numérisation Prestataire qualifié numérisation fidèle Substitue la valeur de l’original à la copie Permet de détruire suite à numérisation

2016 AFNOR : Norme numérisation fidèle

Norme indépendante de NF Z 42-013 Visant un dispositif de certification des chaînes de numérisation Basée sur la production d’attestations Proposée par FNTC lors de la consultation pour la loi Macron 2

18 novembre 2015

FOCUS : Tendances et évolutions normatives

2016 – 2020 e-IDAS Dématérialisation du consentement / validation Le document numérique ne pourra plus être refusé à partir du 16 juillet

2016 A terme le règlement vise à la dématérialisation totale des processus et

la suppression du papier

En conclusion La numérisation est une phase transitoire sur 10 à 15 ans Mais nécessite des investissements dès à présent car le ROI est rapide

18 novembre 2015

Est-ce le moment ?

18 novembre 2015

La transition vers l’électronique sera lente et passera durablement par la gestion de fonds hybrides

Archives Electroniques

Archivage électronique Collaboratif

E-IDAS

1970 1980 1990 2000 2010 2020 2030 2040

Archives Physiques Copieurs

Bureautique

ARCHIVES HYBRIDES Numérisation

Email

Réussir son projet de dématérialisation

Méthodologie projet

« Scan to process » vs « Scan to archive » Niveau de complexité :

• Modélisation processus, • Architecture et outils SI.

Numérisation des documents (le document est au cœur) • Identification des typologies (référentiel) et granularité, • Besoins d’indexation (méta-données), • Procédures documentaires de versement et de consultation

(support numérique et papier), • Processus de validation des documents (contenant, contenu), • Alimentation d’une GED et/ou d’un SAE.

Dématérialisation des processus (le process métier est au cœur) • Projets plus complexes • Interfaçage avec les outils métier • Utilisation des mécanismes « lourds » de workflow, • Connaissance des règles métier • Le traitement du document est un évènement déclencheur par

tant d’autres.

18 novembre 2015

Méthodologie projet

Processus = workflow et outils métiers Identification des processus du périmètre ciblé, Identification des flux d’échange avec les applications métier, Gestion des référentiels – métier et documentaire, Déclinaison des workflows : métier et documentaires

Quel système porte le workflow Outil métier ? Outil intermédiaire ou spécifique à la solution ? Outil num ?

18 novembre 2015

Méthodologie projet

Lieux et acteurs pour numérisation

Typologies de traitement Reprise Traitement du flux (courrier entrant, …)

Lieux In situ : centralisé ou poste de travail Externalisé

Acteurs

Internes (équipe spécifique ou utilisateur final) Externe – prestataires

18 novembre 2015

Méthodologie projet

Technologies et natures de fonds Reprise / Flux Différents supports : papier / natif électronique Flux structurés pour la numérisation Niveaux de reconnaissance : outils de reconnaissance et aide à

l’indexation : vidéocodage/typage, OCR, LAD/RAD, …

Niveaux de contribution des acteurs de numérisation Simple acquisition (prestation de base) Traitements de saisie et de contrôle de complétude (1er niveau BPO) Traitements métiers à différents niveaux de contribution (acteur du

processus métier)

18 novembre 2015

Méthodologie projet

Quelques bonnes pratiques avant de démarrer un projet de numérisation Effectuer au préalable une analyse fonctionnelle de vos besoins : Effectuer un cadrage et définir le périmètre Bien connaître l’existant et bien définir la cible

Que peut apporter la numérisation à votre entreprise et à l’ensemble

de collaborateurs ?

Quels documents doivent être numérisés, pour quels publics et dans quels objectifs ?

Que faire de vos documents sensibles ?

Ne pas négliger les aspects liés à la « conduite au changement » et à la formation.

18 novembre 2015

Méthodologie projet

Quelques idées reçues « Quand je numérise mes documents, je dématérialise mon entreprise »

« La numérisation accroît la productivité de mon entreprise »

« La copie numérisée de mon document papier a une valeur probante

devant un tribunal »

« Grâce à la numérisation, je réduis le coût de gestion de mes archives »

« Quitte à numériser, autant numériser tous mes documents »

Comment mener à bien votre projet de numérisation ?

18 novembre 2015

Matinée numérique - 16 juin 2015

Conclusion

Il n’y a pas une solution de numérisation : A chaque besoin une solution adaptée

ROI certain

Une expertise projet nécessaire

La révolution numérique a déjà eu lieu : passez à l’acte !

18 novembre 2015

18 novembre 2015

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01 49 33 78 81 [email protected]

www.locarchives.fr

18 novembre 2015