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NUMERIQUE OU PAPIER ?L’ARCHIVAGE ABACUS SUPPRIME LES ARCHIVESPAPIERS

Copies de factures, bilans, journaux,extraits de compte, décomptes TVA,décomptes de salaires, listes PO,etc., sont régulièrement impriméspuis classés. Toute la cave est rem-plie de factures fournisseurs, decorrespondance et de bien d’autresdocuments.

Une grande partie de ce classementpeut être remplacée par un archiva-ge électronique. L’archivage ABACUSgarantit un classement électroniquecomplet des extraits et des docu-ments créés par les différents pro-grammes ABACUS ou par des pro-grammes tiers.

L’INTÉGRATION PERMET UNARCHIVAGE AUTOMATIQUE DESDOCUMENTSUne très bonne intégration de l’archivageABACUS dans les programmes ABACUSest un des aspects les plus importants. Lasauvegarde automatique des documentsABACUS dans l’archivage est ainsi garan-tie. Si l’utilisateur active l’option " Classerla copie dans les archives ", tous les docu-ments imprimés seront automatiquement

archivés. Simplicité et sécurité – l’intégritédes données est donc garantie.

Cette intégration permet également deprocéder à des classifications automa-tiques. Il est, par exemple, possible d’enre-gistrer automatiquement un décompte desalaire dans le dossier de l’employé con-cerné ou un rappel dans le dossier dudébiteur concerné.

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CE QUE VOUS OFFRE L’ARCHIVAGEABACUSUn archivage doit répondre aux exigencessuivantes :

SécuritéToutes les données archivées sont sauve-gardées et codées. L’accès aux donnéesest réglementé. Seules les personnes auto-risées peuvent accéder aux informationset personne ne peut effacer les documentsarchivés.

La sécurité est assurée, à la fois, par unmot de passe pour chaque archive et parles droits d’accès de la gestion des utilisa-teurs.

IntégralitéLes documents à archiver peuvent se défi-nir au niveau central, indépendamment del’utilisateur et du travail qu’il accomplit.L’intégralité des données archivées estainsi assurée. Pour chaque programmed’édition, on vous demande si le docu-ment doit être archivé. Le système archiveautomatiquement les extraits, tels que lesdécomptes TVA définitifs, les bilans, sanstenir compte de l’utilisateur qui a établiles extraits et de l’imprimante sur laquelleils sont imprimés.

Cette automatisation permet de supprimerla sélection manuelle des documents àarchiver avant chaque impression. Pourdes travaux réguliers et répétitifs, tels quedes extraits mensuels, ABACUS vous con-seille de travailler avec le générateur demenus AbaSmart.

TotalitéTous les extraits, documents et donnéesenregistrés dans les archives ne peuventpas être modifiés. Vous ne pouvez plus lessupprimer ou les modifier de façon sélec-tive.

ARCHIVAGE D’AUTRESDOCUMENTSAutres formatsL’archivage ABACUS n’enregistre pas uni-quement des documents créés avec lesprogrammes ABACUS. Des documentsWord, WordPerfect, PowerPoint, Excel et laplupart des images peuvent égalementêtre archivés. 200 formats de fichier lesplus connus seront directement affichéslors de la procédure de recherche, Il n’estpas nécessaire que le programme con-cerné soit installé.

LES AVANTAGES DE L’ARCHIVAGEABACUSUn accès illimité aux informationsSelon vos droits, vous avez accès immédiatement et à tout moment à l’en-semble des données et des documentsarchivés. Vous ne perdez plus votretemps dans de longues et fastueusesrecherches.

Une organisation professionnellede l’information.Vous réduisez le temps de réaction quece soit au sein de l’entreprise même ouavec des partenaires extérieurs commeles clients, les fournisseurs, les autoritésadministratives, etc. Vous gérez les infor-mations avec compétence.

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Intégration dans Windows et MSOfficeL’intégration parfaite de l’archivage ABACUS dans Microsoft Windows et dansl’environnement Office permet de choisirdirectement dans Windows Explorer un ouplusieurs fichiers et de le(s) enregistrerdans une archive ABACUS.

Une nouvelle position a été créée dans lemenu contextuel de Windows Explorer,elle s’ouvre avec la touche droite de lasouris. Cette option permet de sauvegar-der les fichiers désirés dans une archive.La sécurité de ce procédé est évidemmentgarantie par la protection du mot de passedans les archives et par le contrôle du motde passe dans la gestion des utilisateurs.

Un Office Plug-In spécialement conçu parABACUS pour Word et Excel permet unarchivage direct depuis les versions Office2000 et XP. En installant ce Plug-In, unnouveau bouton est intégré dans la barred’outils de chaque programme Office.

UN SYSTÈME DE RECHERCHEPOUR RETROUVER FACILEMENTDES DOCUMENTSVous pouvez retrouver immédiatement età tout moment des documents archivésgrâce au système de recherche et de navi-gation AbaPilot et grâce à un système derecherche intégré. Les documents appa-raissent dans leur forme originale grâce àun viewer spécial.

Grâce à ce système de recherche perfor-mant, vous pouvez retrouver rapidementle document voulu parmi des milliers dedonnées. Ce système vous offre :

une recherche selon des fragments demotsune combinaison de différents élé-ments de texte

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Le plus grand problème de chaque classe-ment, c’est à dire la découverte et l’affich-age immédiat des informations recher-chées, est résolu grâce au système derecherche AbaSearch et à AbaPilot.

LE NUMÉRIQUE AVEC ABASCAN :SCANNER AVEC DES CODE-BARRESL’option AbaScan vous permet, avec l’ar-chivage ABACUS, de scanner tous les do-cuments originaux. Les documents ainsidigitalisés peuvent ensuite être classésdans une archive ou dans un dossier. Lorsde cette procédure, les documents passésau scanner sont automatiquement indexésselon les textes complets. Cela permet unerecherche ultérieure très rapide avec lesystème de recherche sur les textes ent-iers.

Pour automatiser le classement des docu-ments scannés dans les dossiers corre-spondants, une étiquette code-barre peutêtre imprimée pour chaque document. Parexemple, les factures fournisseurs qui nepeuvent plus être rangées dans un clas-seur, faute de place, peuvent être digita-lisées et sauvegardées dans un dossierfournisseur. Le programme peut effectuerl’attribution automatique dans les dos-siers concernés. Pour cela, il faut qu’uneétiquette code-barre soit imprimée lors dela saisie des documents dans la comptabi-lité des créanciers. La facture fournisseurpourvue de cette étiquette code-barre seraautomatiquement classée dans le dossierdocument ou dans le dossier fournisseuraprès avoir été scannée.

La conservation de la facture originaledevient, dans la plupart des cas, superflueet son classement également.

DONNEES SUR LE LOGICIEL D’ARCHIVAGE ABACUSGestion des dossiersGratuit, fait partie de ABACUS Tool Kit

ArchivageFr. 1500.– Single-User, 4 User +40 %Option AbaScan Fr. 2‘500.– Single-User

Système de recherche sur les textes entiersSystème de recherche et de navigation AbaPilotFr. 1000.– Single-User, 4 User +40 %

ABACUS Research SA20, av. de la Gare, CH-1003 Lausanne

Téléphone 021 340 72 17, Mobile 079 444 74 24Fax 021 340 72 19

Support 021 340 72 18www.abacus.ch

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