MANUEL D’UTILISATION

destiné aux nouveaux utilisateurs

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SOMMAIRE

Page

INTRODUCTION.........................................................................................................4

EXPLICATION DES ICONES ..............................................................................................6

SAUVEGARDER / CHARGER UNE SELECTION .....................................................................8

SELECTION NAVIGATION ...............................................................................................9

SAISIE DES DONNEES D’UN NOUVEL EMPLOYE ................................................11

DONNEES PERSONNELLES ............................................................................................12

FAMILLE ....................................................................................................................15

ENFANTS....................................................................................................................16

HISTORIQUE STATUTS ............................................................................................17

PARAMETRES SALAIRES ..........................................................................................21

RUBRIQUE DU MOIS ....................................................................................................22

SOUMISSION ...............................................................................................................25

PARAMETRES SALAIRE ..................................................................................................26

MODALITES DE PAIEMENT ...........................................................................................27

VERSEMENT DU SALAIRE SUR PLUSIEURS COMPTES............................................................28

VERSEMENT POUR TIERS...............................................................................................30

PERIODES DE CALCUL ............................................................................................31

LOTS DE CALCUL......................................................................................................33

CALCULATION ..........................................................................................................34

CONSULTATION ..........................................................................................................36

CLOTURE MENSUELLE .................................................................................................38

MESSAGES D’ERREURS .................................................................................................39

3

TRAITEMENT MENSUEL ........................................................................................40

RECONCILIATION DES SALAIRES ....................................................................................41

RUBRIQUES MENSUELLES ..............................................................................................41

BULLETINS DE SALAIRES...............................................................................................41

JOURNAL DES SALAIRES ................................................................................................41

JOURNAL COMPTABLE ..................................................................................................41

GENERATION DTA .....................................................................................................41

CLOTURES MENSUELLES .......................................................................................42

BLOQUER UNE PERIODE...............................................................................................43

DEBLOQUER UNE PERIODE...........................................................................................44

TRAITEMENT ANNUEL...........................................................................................45

DECOMPTE IMPOTS A LA SOURCE...................................................................................46

DECOMPTE LAA .........................................................................................................46

DECOMPTE LAA COMPLEMENTAIRE ..............................................................................46

DECOMPTE AVS - AC ..................................................................................................46

CERTIFICATS DE SALAIRES ............................................................................................46

SORTIE D’UN EMPLOYE..........................................................................................47

HISTORIQUE STATUTS ..................................................................................................48

PARAMETRES SALAIRE ..................................................................................................49

PAIEMENT APRES SORTIE ......................................................................................50

PARAMETRES SALAIRE ..................................................................................................51

RUBRIQUES DU MOIS....................................................................................................51

HISTORIQUE STATUTS ..................................................................................................51

4

INTRODUCTION

Ouverture du logiciel :

Le lancement du logiciel s’effectue en double-cliquant sur l’icône NovaPayroll.

L’écran suivant apparaît :

Entrez votre nom d’utilisateur, puis votre not de passe.

Il faut ensuite choisir la société avec laquelle on désire travailler :

Sur la gauche de l’écran se trouve alors un arbre qui contient différentes catégories : (Table de base, Paramètres, etc.)

Ces catégories sont aussi subdivisées en sous-catégories :

Ex : les Tables de bases sont subdivisées en Société, Salaires et Autres

Ces sous-catégories contiennent des rubriques, seuls éléments sélectionnables de l’arbre. (ex : Allocations familiales)

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Les rubriques peuvent, elles-mêmes contenir plusieurs onglets. La catégorie Employés / Données personnelles, ci-dessous, contient les onglets :

• Sélection Navigation

• Données Personnelles

• Famille

• Enfants

• Historique Statuts

• Statuts

• Pays – Villes

• Communes • Titres de politesse

Onglet

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E X P L I C A T I O N D E S I C Ô N E S

Nouvel enregistrement.

Supprimer un enregistrement.

Sauvegarder.

Annuler la saisie en cours.

Imprimer le rapport directement.

Lancer le rapport selon les paramètres : « Format » et « Destination ».

Effectuer la calculation des salaires.

Sauvegarder les paramètres. L’écran suivant apparaîtra :

7

Sortir.

Charger une sélection.

Sauvegarder une sélection.

Supprimer une sélection.

Vider les zones de texte.

8

S A U V E G A R D E R / C H A R G E R U N E S É L E C T I O N

Cet écran permet de sauvegarder les paramètres de l’écran en cours, puis de charger ces paramètres :

• Cliquez sur et le fenêtre sauvegarder / charger la sélection s’ouvrira

• Insérez un code et un libellé (Ex code : No de matricule et libellé nom)

• Vous pouvez choisir de sauvegarder à choix les paramètres suivants :

o Employés (uniquement si vous avez fait un choix limité sur quelques employés)

o Période (uniquement si vous aimeriez sortir la liste toujours pour la/les mêmes périodes)

o Statuts

o Options de sortie (concerne que l’écran actif)

9

S É L E C T I O N N A V I G A T I O N

Cet onglet permet de sélectionner un employé.

En cliquant sur positionné dans l’entête de colonne « No Employé », vous pouvez classer les listes de 1 à 99 et une deuxième fois de 99 à 1. En cliquant sur l’entête de la colonne « Nom » ou « Prénom » vous pouvez classer la liste de A à Z et en cliquant une deuxième fois de Z à A.

Vous pouvez restreindre la recherche uniquement aux employés féminins présents en décochant les cases « Absents » et « Hommes ».

Vous pouvez également utiliser le filtre de recherche en tapant une partie de l’élément recherché puis en cliquant sur la colonne concernée.

Exemple : en tapant Nor et en cliquant sur l’entête de la colonne « Nom » la ligne bleue se positionnera dans la liste sur la première employée présente commençant par Nor :

10

On peut également condenser la recherche en utilisant « Filtre (contient) » ou « Filtre (commençant par) ».

Si vous connaissez le numéro de l’employé que vous recherchez vous pouvez également utiliser la manière suivante :

Cliquez autant de fois sur la feuille

blanche jusqu’à ce que le champ « Employé » soit vide.

Saisissez dans ce champ « Employé » le numéro et pressez deux fois sur la touche « TAB » pour appeler l’employé en question.

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SAISIE DES DONNEES

D’UN NOUVEL EMPLOYE

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D O N N É E S P E R S O N N E L L E S

Cet onglet permet de répertorier les employés travaillant dans chaque société, et d’enregistrer pour chacun, les données de son état-civil.

Sélectionnez l’onglet « Données personnelles ».

• Pour un nouvel enregistrement, cliquez sur

• Insérez un nouveau numéro de matricule du collaborateur (manuellement) et passez plus loin avec la touche « TAB »

• Choisissez ensuite son titre de politesse en cliquant sur

. Ce masque apparaît double-cliquez sur le titre de politesse désiré.

• Insérez son nom de famille, prénom et éventuellement son nom de jeune fille.

• Inscrivez sa date de naissance (jour, mois, année ex : 20.04.1966) et son numéro AVS.

• Classe Protection (Sécurité d’accès à certains groupes de population de la société)

• Insérez le numéro de la caisse de pension (facultatif)

• Sélectionnez le lot de calcul auquel vous voulez rattacher l’employé. Ceci est une information à insérer obligatoirement. Si vous ne souhaitez pas diviser l’entreprise en plusieurs lots distincts, choisissez un lot commun pour tous les employés.

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• Lien avec “Historique Statuts”, se complètera automatiquement

• Sélectionnez

• Origine : vous avez la possibilité d’entrer plusieurs nationalités :

• Entrez son/ses numéro(s) de tél. (ex : privé, portable et interne) et éventuellement son adresse e-mail (privé ou prof)

• Insérez la ou les adresse(s) de l’employé en cliquant sur . Double-cliquez sur Principale et/ou Bulletin pour les sélectionner, puis sauvegardez l’adresse en cliquant sur

• Il est important de choisir quelle adresse apparaîtra sur les bulletins de salaire. Si vous ne sélectionnez aucune adresse ; le nom apparaîtra sur le bulletin de salaire mais pas l’adresse.

• Attention utilisez toujours les symboles à gauche du carré contenant les séquences d’adresses. Tout changement enregistré avec la disquette en haut de l’écran n’est pas pris en compte !

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• Sauvegardez cet onglet en cliquant sur tout en haut de l’écran (en dessus du nom et du numéro de l’employé.

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F A M I L L E

Cet onglet permet d’insérer les données concernant le conjoint de l’employé.

• Sélectionnez le collaborateur souhaité. Si vous ne connaissez pas son

numéro de matricule, cliquez sur ou sélectionnez-le dans l’onglet « Sélection navigation ».

• Insérez ensuite le nom du conjoint, et s’il y a lieu, le nom de jeune fille de l’épouse, dans les cases prévues à cet effet.

• Inscrivez sa date de naissance (et éventuellement de décès).

• Tapez ou sélectionnez la ou les nationalités du conjoint.

• Notez ici, si vous le souhaitez, le type de permis du conjoint.

• Tapez ou sélectionnez le statut profession du conjoint et le nom de son employeur. Cliquez sur « Oui » si le conjoint exerce une activité professionnelle.

• Si le conjoint travaille aussi dans la société, cochez « Oui ».

• Inscrivez le nombre d’enfants à charge. (s’imprime sur la liste récap. impôts source)

• Inscrivez le code d’allocation familiale. (facultatif)

• Et enfin le taux de soumission aux allocations familiales (facultatif)

• Sauvegardez.

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E N F A N T S

Cet onglet permet de répertorier les enfants de l’employé.

• Sélectionnez en premier lieu le collaborateur souhaité.

• Dans la case « Séquence », inscrivez le chiffre correspondant à l’ordre dans lequel vous désirez voir figurer les enfants. Passez plus loin avec la touche « TAB ».

• Insérez le nom de famille de l’enfant seulement si celui-ci est différent du nom de l’employé. Insérez ensuite son prénom et sa date de naissance, sous la forme (jour, mois, année)

• Indiquez le sexe de l’enfant.

• Cliquez sur « Oui », si l’enfant est à la charge de l’employé pour ce qui concerne les allocations familiales.

• Choisissez le type d’allocation. (facultatif si vous saisissez le droit aux allocations avec une rubrique dans les rubriques du mois)

• Insérez la date d’échéance du droit à l’allocation. (facultatif)

• Sauvegardez

• Si vous souhaitez inscrire un deuxième enfant, cliquez sur et recommencez l’opération sans oublier de sauvegarder à la fin.

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HISTORIQUE ST ATUTS

Cet onglet permet l’attribution des statuts et la tenue à jour de l’historique par employé et par statut.

• Sélectionnez le collaborateur souhaité.

• Les statuts déjà attribués à l’employé s’affichent automatiquement. Attention, il y a un filtre qui présente uniquement les statuts valable à la date de référence (par défaut c’est la date du jour).

• Pour attribuer des statuts à l’employé, il vous suffit de compléter les trois cases :

Pour choisir une catégorie de statut

cliquez sur . Insérez la date de début, pressez la touche « TAB » puis

sauvegardez.

• Si les cases de saisies ne sont pas vides pour insérer une nouvelle catégorie, sélectionnez

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• Pour saisir des informations internes à votre service, veuillez utiliser la case remarque.

Exemple: dans le cas du statut Entrée/Sortie, il s’agit bien entendu des dates d’entrée et de sortie du collaborateur.

Ces dates de validité ont une importance capitale dans toute l’application et particulièrement lors de l’édition de listes et décomptes.

• Valeur : il vous est possible ici d’ajouter une valeur à vos statuts.

Exemple Statut centre de charges : 50% en formation, 30% département comptabilité, 20% département sécurité. Autres exemples: montant d’une augmentation promise, pourcentage d’occupation, nombre d’heures/jours de vacances, etc.

• Code libre : insérez ici une motivation à un départ, un transfert, une maladie, un numéro de casier, une place de parking, badge, etc.

Pour modifier ou supprimer une donnée, double-cliquez sur la ligne désirée. Celle-ci apparaîtra alors dans la zone de saisie, en dessous du tableau.

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Les statuts fermés, c’est-à-dire ayant une date de fin de validité, ne sont visibles que dans l’Historique. Pour visualiser ces statuts, cliquez sur

.

Attention: vérifiez que vous ayez bien coché la case « Historique » lors de la codification des Statuts (du menu Société, dans Tables de Base).

Suivi historique et choix multiple :

Dans le paramétrage des statuts (Table de base/Société/Statuts ou onglet Statuts dans Données personnelles) on peut définir une règle de saisie. A savoir si pour un statut on veut garder les changements de l’historique et/ou si on peut le saisir plusieurs fois avec des catégories différentes.

Les statuts avec l’option « Suivi historique » peuvent être inséré plusieurs fois, mais avec des dates de validité qui ne se chevauchent pas et toujours qu’une seule catégorie à la fois. Le programme affichera alors plusieurs lignes distinctes.

Les catégories de statuts avec l’option « Choix multiple » peuvent être insérés plusieurs fois dans les mêmes dates de validité. Cependant les dates d’une même catégorie de statut ne peuvent pas se chevaucher.

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Exemple de statuts :

ATTENTION : pour les statuts 2 « Taux d’occupation » et 7 « Plan personnel », vous ne saisirez que les exceptions. Soit les Taux d’occupation différents de 100% et dans le cas du statut 7, les employés ne faisant pas partie du plan personnel (catégorie 0).

Exemple Type de Statut & Libellé :

Type Libellé

1 Entrée / Sortie

2 Taux d’occupation

3 Etat Civil

4 Lieu de travail

5 Centre de charge

7 Plan personnel

9 Permis

Date d’entrée Motif de départ Date de sortie

% d’occupation

% de répartition par centre de charges

Numéro place de parc

Début de validité

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PARAMETRES SALAIRES

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R U B R I Q U E D U M O I S

Cet onglet permet d’attribuer à chaque employé les rubriques constituant son salaire, pour le mois (ou la période de calcul) considéré.

• Pour pouvoir insérer les rubriques constituant le salaire de cet employé, il vous suffit de compléter la ligne située en-dessous du tableau.

• Choisissez la rubrique désirée en cliquant sur . Dans ce programme, il vous est possible d’insérer :

o Les Rubriques de Base Bxx (ex : B100 – Salaire mensuel)

o Déductions (employés) imposées Ixx

o Contributions (employeurs) imposées Mxx

o Hors Salaire Qxx

• Insérez ensuite le numéro de séquence. Le numéro par défaut est 1. Ce numéro indique l’ordre séquentiel d’une même rubrique.

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Exemple : Séq. 1 salaire de base Fr. 10’000.- d’octobre 2000 à décembre 2001 Séq. 2 salaire de base Fr. 10’205.- de janvier 2002 à septembre 2002 Séq. 3 salaire de base Fr. 11’000.- dès octobre 2002

Ceci vous permet d’agender plusieurs rubriques. Ainsi, vous pouvez insérer toute modification de salaire dès que celle-ci vous est connue. Le programme prendra en considération cette modification à partir de la date de validité.

Si l’on met un filtre à une certaine date, toutes les opérations antérieures à cette date n’apparaîtront plus.

• Passez aux champs suivants avec la touche « TAB »

• Insérez alors la période de validité dans les cases. Il est important de noter le début et la fin de la période des rubriques temporaires. La date par défaut « 0 » signifie que la rubrique est valable jusqu’à une date indéterminée.

• Pour assigner un montant à cette rubrique, il vous faut impérativement insérer la quantité désirée (nombre), nombre par défaut = 1. Vous insérerez un nombre différent de 1, lorsque vous aurez à calculer, par exemple, un salaire horaire. Vous pouvez également saisir -1 pour une déduction.

Le taux est le pourcentage du montant à prendre en considération. Le taux par défaut est de 100%. Tapez 65, si vous souhaitez verser le 65% du montant de base. Le programme calcule automatiquement le résultat.

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• Vous pouvez sélectionner la monnaie dans laquelle la transaction se fera. Sélectionnez la monnaie désirée. La monnaie par défaut est celle que vous avez insérée dans Données Générales (du menu Société). Le franc suisse est par défaut la seule monnaie activée.

Dans le cas, où vous souhaiteriez entrer le montant en monnaie étrangère, veuillez en premier insérer la monnaie désirée et seulement ensuite mettre le montant en monnaie étrangère. (Le cours de change vient des monnaies dans les Tables de Base). Le programme calculera automatiquement le montant correspondant en franc suisse.

• Si vous désirez ventiler cette rubrique sur un centre de charge différent du centre de charge par défaut, veuillez l’insérer dans « Catégorie Statut ».

• Le champ « Agenda » vous permet de définir sur des périodes non suivies, la même rubrique au même montant sans dupliquer la rubrique.

Exemple : Un temporaire travaille régulièrement en janvier, en avril et en août, toujours au même salaire de base de 4500.--. Au lieu de créer 3 rubriques avec des périodes différentes, il suffit de créer une rubrique et de mettre 100-100-010-000-000 dans « Agenda ». On inséra les mois par 3 suivit d’un tiret, les mois « 1 » seront calculés et ceux « 0 » ne seront pas

calculé) Ex : 100 ⇒ Janvier calculé, février et mars pas calculé

15 périodes maximums sont prévues pour utiliser l’Agenda.

• Sauvegardez.

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S O U M I S S I O N

Cet onglet permet d’attribuer à chaque employé, les soumissions qui interviennent dans le calcul de son salaire.

• Sélectionnez en premier lieu le collaborateur souhaité.

• Sélectionnez la case désirée en cliquant simplement dessus

• Passez avec la touche « TAB »

• Insérez la date du début de période.

• Sauvegardez.

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P A R A M È T R E S S A L A I R E

Cet onglet fixe les conditions de génération des salaires.

• Choisissez dans quelle langue les bulletins de salaire doivent être imprimés. Ils sont actuellement disponibles en Français (F), Allemand (D), Anglais (E) et Italien (I). (Attention : vous devez pour voir traduit vos libellés des rubriques)

• « Période à calculer » et « Période de versement DTA ». Insérez la date de la première calculation et du premier versement DTA..

Vous avez la possibilité d’insérer les données personnelles et salariales des employés bien avant que ceux-ci commencent à travailler dans l’entreprise.

La date par défaut « 0 » signifie que la rubrique est valable jusqu’à une date indéterminée.

Lorsqu’un employé part, notez ici la date de la dernière période à calculer et de la dernière période du versement DTA.

• Indiquez la banque de l’entreprise, qui est l’organisme (caisse/banque/etc.), qui versera le salaire à l’employé. Cette donnée est obligatoire.

• Cliquez sur « la classe salaire » et « l’échelon » dans lesquels se situe l’employé. (facultatif)

• « Génération vacances » et « Report monnaie », laissez « Non » dans tous les cas.

• Insérez la date d’entrée dans le fond de prévoyance. (facultatif)

• Sauvegardez.

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M O D A L I T É S D E P A I E M E N T

Cet onglet vous permet d’insérer les données concernant les modalités de paiement, c’est-à-dire les coordonnées de l’organisme auquel sera versé le salaire de l’employé.

• Sélectionnez le collaborateur souhaité.

• Dans la case « Séquence », inscrivez un chiffre qui permettra de définir plusieurs modalités de paiements pour une personne et passez plus loin avec la touche « TAB ».

• Choisissez le code correspondant à la banque à laquelle vous allez verser le salaire de l’employé sélectionné. Il s’agit là d’une donnée à insérer obligatoirement.

• Si vous n’avez pas inséré le domicile de l’agence, lors du paramétrage de vos données bancaires, (voir Banques, du menu Salaire, dans Tables de Base), vous pouvez le noter à présent dans la case « Agence ».

• Inscrivez le numéro de compte de l’employé dans la case prévue à cet effet, selon le format recommandé par votre banque ou par Telekurs.

• Choisissez le code clearing correspondant.

Si le salaire de l’employé est versé entièrement sur un seul compte, vous pouvez sauvegarder.

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V E R S E M E N T D U S A L A I R E S U R P L U S I E U R S C O M P T E S

Dans l’onglet « Modalité de paiement », vous avez aussi la possibilité de verser un salaire sur plusieurs comptes.

Vous avez deux possibilités :

1. Soit vous désirez verser le salaire de l’employé jusqu’à concurrence d’un montant X sur le

compte sélectionné. ⇒ cliquez sur « Montant »

2. Soit vous désirez verser le X% du salaire de l’employé sur le compte sélectionné ⇒ cliquez sur « Pourcentage ».

Dans la case « Montant ou % » insérez le montant limite ou le pourcentage du salaire à verser sur ce compte.

Attention lors d’un versement sur plusieurs comptes, il faut remplir correctement la case « Priorité » sur toutes les séquences en traitant d’abord toutes les séquences avec des montants limites fixe.

Dans cet exemple on veut répartir le salaire net de la façon suivante : 1) 500.- sur compte CCP 2) le 50% à l’office des poursuites de Genève (le % est toujours calculé sur le salaire net total) 99) le solde à l’UBS

Résultat sur le bulletin de salaires :

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• Si vous insérez un montant en pourcentage et que par inadvertance vous avez un total supérieur à 100%, le programme considère seulement les 100 premiers pourcent.

• Si au contraire, vous avez inséré une limite trop basse dans le compte portant le numéro de priorité la plus grande, le programme versera le solde du salaire, quelle que soit la limite imposée.

• Cochez la case « M exceptionnel » si vous désirez doubler la limite des montants à verser sur le compte en question, mais uniquement en cas de période exceptionnelle. (Voir aussi Bulletins de Salaire, du menu Salaires, dans Listes et Génération DTA, du menu Outils.)

• Pour la priorité de paiement, inscrivez le chiffre correspondant à l’ordre dans lequel vous désirez effectuer les paiements. Le programme commence toujours par verser le salaire dans le compte dont la priorité est à 1, puis s’il y a lieu dans le compte 2, et ainsi de suite jusqu’à ce que tout ait été versé, en tenant compte bien entendu des limites imposées.

• Sauvegardez.

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V E R S E M E N T P O U R T I E R S

Dans l’onglet « Modalité de paiement », vous avez également la possibilité de verser un salaire sur un compte d’un tiers (titulaire du compte différent de l’employé).

C’est utile pour traiter les saisies sur salaire de manière plus discrète.

• A la place de saisir une banque ou un CCP vous choisissez le code pour l’office des poursuites concerné (créé préalablement dans la table banque).

• Les champs « Agence » et « No de compte » restent vides

• Dans le code clearing il faut saisir un « X » s’il s’agit d’un versement sur un CCP ou un « Z » s’il s’agit d’un versement sur un compte bancaire (préalablement créé dans la table Clearing). Grâce à cette indication, le programme remplacera lors de la génération de la DTA le nom de l’employé par les informations concernant le bénéficiaire (se trouvant dans la table banque).

• Attention veillez à saisir la période début et evtl. fin du versement pour tiers. Sinon vous risquez, en réimprimant un bulletin de salaires de l’année précédente, d’y voir figurer la répartition à l’office des poursuites.

Si un minimum à verser à l’employé est définit par l’office des poursuites et qu’il faut leur virer le solde, il suffit de paramétrer le montant limite sur la relation bancaire de l’employé et traiter cette séquence avec la priorité 1. Sur la séquence pour l’office des poursuites le champ « Montant ou % » reste vide et la priorité supérieure à 1.

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PERIODES DE CALCUL

Cet écran permet de répertorier toutes les périodes de calcul utilisées dans la calculation des salaires.

Ces périodes sont généralement des mois de calcul, mais des périodes différentes peuvent être introduites selon les modalités de paiements de la société (Ex annuelle, trimestrielle, quinzaine etc.)

Pour pouvoir effectuer la calculation des salaires, il est indispensable d’avoir préalablement défini la période à calculer.

• Cliquez sur la première ligne et insérez une nouvelle à l’aide de l’icône

• Insérez dans la case « Année », l’année dans laquelle se situe la période de calcul.

• Insérez dans la case « Période », le mois.

• Insérez la « Date de début » et la « Date de fin »

• Les colonnes « Nombre de jour » et « Nombre d’heures » est facultatif.

• Sauvegardez

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• Pour insérer le libellé des périodes (utilisé à l’affichage ou pour l’impression des bulletins de salaires), cliquez dans la ligne vide dans le tableau inférieur et sélectionnez en premier la langue.

• Pour insérer une autre langue il faut sauvegarder votre saisie puis cliquer sur l’icône .

• Vous pouvez également travailler avec la touche « TAB » Choisir sa langue – TAB – Insérer libellé – TAB – Choisir nouvelle langue – TAB – Insérer libellé…

• Si vous avez créé une ligne vide de trop vous pouvez l’annuler à l’aide de la croix rouge à côté

de la disquette .

33

LOTS DE CALCUL

Cet écran vous permet de définir divers lots de calcul permettant une calculation différenciée par lot. Vous pourrez ainsi calculer les « mensuels » vers la fin du mois et les employés payés à l’heure, vers le début du mois suivant.

• Cliquez sur la première ligne et insérez une nouvelle à l’aide de l’icône

• Tapez au plus une lettre dans la case « Code ».

• Dans la case « Libellé », insérez la signification du code.

• Sauvegardez

34

CALCULATION

Cet écran effectue la calculation des salaires pour une période donnée, un lot de calcul donné et pour tout ou partie des employés.

Il est nécessaire d’avoir créé la table des « Périodes de Calcul » ainsi que la table des « Lots de Calcul » avant de commencer cette session.

Il est bien sûr indispensable d’avoir créé les données concernant le ou les employés pour le(s)quel(s) vous désirez calculer le salaire. Il est bien évident que vous devez avoir inséré auparavant les codes spécifiques à votre société.

Après avoir effectué ce programme il vous sera possible de consulter et d’imprimer toutes sortes de document : listes, décomptes, bulletins de salaire, journaux etc.

Vous avez la possibilité de calculer une ou plusieurs périodes de calcul à la fois.

Vous avez la possibilité de calculer qu’une partie de vos salaires, soit en choisissant un lot de calcul spécifique, soit en sélectionnant tous les employés compris entre tel et tel numéro de matricule.

35

• Sélectionnez les employés pour qui vous souhaitez calculer le salaire.

• Choisissez une période de calcul et un lot de calcul.

• Cochez la case « Gratification » si vous désirez calculer toutes les gratifications sur une période de paie isolée (nécessite un paramétrage spécial).

• Effectuez la calculation en cliquant sur . Attention: lorsque la calculation s’effectue, il vous est possible d’accéder à d’autres écrans que si vous travaillez sous Windows NT. Le programme affiche au fur et à mesure l’état de la calculation. Ainsi vous pouvez connaître à tout moment quel est le collaborateur et la période en cours de calculation. Il affiche aussi le nombre d’erreurs (s’il y a lieu). Pour connaître les erreurs, veuillez cliquer sur « Consulter les Messages ».

• Sitôt la calculation terminée, le programme affiche le message

• Lorsque la calculation est terminée, veuillez vérifier les messages d’erreurs. Si vous avez besoin des renseignements concernant ces erreurs, veuillez cliquer sur

• Vous avez la possibilité de relancer la calculation autant de fois que vous le désirez. Seule la dernière calculation est prise en considération. Nous vous conseillons cependant de bloquer la calculation d’une période dès que possible (Clôture Mensuelle), afin d’éviter de relancer par erreur la calculation et de générer ainsi des erreurs d’ajustement.

• Il est bien entendu possible de calculer des périodes futures et de connaître ainsi le montant de la masse salariale (budget par exemple).

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C O N S U L T A T I O N

Cet écran vous permet de consulter, à l’écran, le détail du salaire d’un employé.

Vous pouvez accéder à cet écran soit depuis « Calculation » et choisir « Consultation » dans type de sortie et

Attention depuis « Calculation » le programme fera d’abord une calculation avant de vous permettre de consulter les détails salaire d’un employé

37

Ou depuis

Pour consulter cet écran, vous devez avoir préalablement effectué la calculation des salaires de la période désirée. Les salaires de toutes les périodes calculées sont mémorisés par le programme et peuvent ainsi être consultés librement.

• Les données suivantes figurent au bas du tableau :

Total brut: Total de toutes les rubriques de Base.

Retenue: Total de toutes les rubriques de Soumission.

Hors salaire: Total de toutes les rubriques Hors salaire.

Net: Net à payer : soit le total brut moins les Retenues, plus les Hors Salaire.

Contribution patronale: Total de la part patronale.

• Désactivez la coche « Affichage » pour visualiser que les parts employé.

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C L Ô T U R E M E N S U E L L E

Cet écran vous permet de protéger les valeurs calculées pour une période donnée. Les périodes bloquées sont ainsi protégées, empêchant toute nouvelle calculation.

• Insérez ou sélectionnez la période à bloquer en cliquant sur

• Insérez ou sélectionnez le lot de calcul que vous désirez bloquer.

• Cliquez ensuite sur « Bloqué ».

• Sauvegardez.

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M E S S A G E S D ’E R R E U R S

Cet écran permet de visualiser les messages d’erreur de calculation.

Il est vivement conseillé de consulter ce programme après chaque calculation.

• Cliquez sur « Consulter les messages »

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TRAITEMENT MENSUEL

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Pour le traitement mensuel nous vous conseillons d’utiliser les listes suivantes (pour une explication détaillée veuillez vous référer au guide utilisateur listes).

R É C O N C I L I A T I O N D E S S A L A I R E S

Vous pouvez comparer les modifications entre deux périodes et pointer très facilement les grandes variations pour relever les éventuels erreurs ou oublis de saisie.

R U B R I Q U E S M E N S U E L L E S

Cette liste se base sur l’écran « Rubriques du moi ». Vous pouvez sortir uniquement les modifications ayant eu lieu dans une certaine période pour pointer vos saisies.

B U L L E T I N S D E S A L A I R E S

Si le paramétrage de votre société le prévoit, vous pouvez sortir uniquement les bulletins ayant eu une modification par rapport au mois précédent et ceux dont les employés désirent recevoir un bulletin tous les mois.

J O U R N A L D E S S A L A I R E S

Le journal des salaires reflète la réalité de ce qui a été calculé. C’est la version papier de l’écran « Consultation ». Cette liste peut également être utile pour pointer les primes saisies ou la liste des heures supplémentaires en limitant les rubriques à imprimer.

J O U R N A L C O M P T A B L E

Le journal comptable offre un vaste choix de présentation. - récapitulatif par rubrique avec les comptes comptables associés - récapitulatif par centre de charges ventilé par rubrique - récapitulatif par centre de charges ventilé par compte comptable - récapitulatif par compte comptable ventilé par centre de charges - récapitulatif global avec une somme débit / crédit par compte comptable

G É N É R A T I O N DTA

Ce traitement vous fournit la liste de tous les types de paiement, par banques, par poste, par chèque, en espèce, paiement interne, etc. De plus, il génère automatiquement un fichier (DTALSV.no société) prêt à être envoyé par DTA et contenant les virements par banques et poste. Vous pouvez aussi obtenir un fichier séparé concernant les ordres de paiement internes. Bien évidemment, ces fichiers ne contiennent pas les versements en espèce et par chèque. Le répertoire se trouve en général sur votre PC sous C:\Novaexp.

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CLOTURES MENSUELLES

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B L O Q U E R U N E P É R I O D E

Cet écran vous permet de protéger les salaires calculés pour une période donnée. Les périodes bloquées sont ainsi protégées, empêchant toute nouvelle calculation.

• Sélectionnez ou insérez la période à bloquer en cliquant sur

• Sélectionnez ou insérez le lot de calcul que vous désirez bloquer.

• Cliquez sur pour obtenir

• Sauvegardez.

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D E B L O Q U E R U N E P É R I O D E

Cet écran vous permet d’ôter la protection des salaires calculés pour une période donnée.

• Sélectionnez la période à débloquer en double cliquant sur la période désirée dans la Liste.

• Cliquez sur pour obtenir

• Sauvegardez.

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TRAITEMENT ANNUEL

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Pour le traitement annuel nous vous conseillons d’utiliser les listes suivantes (pour une explication détaillée veuillez vous référer au guide utilisateur listes).

D É C O M P T E I M P Ô T S À L A S O U R C E

Cet écran permet d’éditer et d’imprimer le décompte impôt source (liste récapitulative) et les attestations de quittance.

D É C O M P T E LAA

Cet écran vous permet d’établir le décompte officiel LAA / SUVA..

D É C O M P T E LAA C O M P L É M E N T A I R E

Pour la « LAA Complémentaire », vous avez la notion de plafond annuel qui entre en compte et apparaîtra sur les listes.

D É C O M P T E AVS - AC

Cet écran vous permet d’établir le décompte officiel AVS et assurance chômage.

C E R T I F I C A T S D E S A L A I R E S

Cet écran permet d’éditer et d’imprimer les certificats de salaires.

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SORTIE D’UN EMPLOYE

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H I S T O R I Q U E S T A T U T S

• Sélectionnez le statut Entrée-Sortie en double-cliquant dessus.

• Veuillez mettre la date de fin contractuelle dès que vous la connaissez.

• Sauvegardez.

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P A R A M È T R E S S A L A I R E

• Mettre une date de fin dans la période à calculer et dans la période de versement DTA.

• Sauvegardez.

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PAIEMENT APRES SORTIE

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P A R A M È T R E S S A L A I R E

Il peut arriver que vous deviez payer des heures supplémentaires ou un bonus à un employé qui a déjà quitté la société.

Dans la période où vous devez faire ce paiement, modifiez la période fin et mettez la période en cours pour :

• période à calculer

• période de versement DTA

R U B R I Q U E S D U M O I S

Saisissez ensuite les éléments dans les rubriques du mois en veillant à clôturer toutes les autres rubriques encore ouvertes (p.ex. Salaire mensuel, Allocations…).

H I S T O R I Q U E S T A T U T S

Attention ne modifiez pas la date de sortie dans le statut « Entrée/Sortie ». Ce statut doit contenir la date de fin contractuelle.

C’est rès important pour toutes les listes officielles qui déclare la période d’occupation comme Déclaration AVS, Certificat de salaires, Impôts source, etc.