PRÉFECTURE DU RHÔNE

DIRECTION DÉPARTEMENTALE DES AFFAIRES SANITAIRES ET SOCIALES DU RHÔNE

SOUS-DIRECTION DE L’OFFRE DE SOINS

SERVICE PERSONNES HANDICAPEES

Dossier suivi par : Astrid LESBROS-ALQUIER / Frédérique CHAVAGNEUX : 04.72.61.39.63EMAIL : dd69-personnes.handicapees@sante.gouv.fr

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La négociation d’un Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens –

CPOM

Présentation de la démarcheEléments méthodologiques

I- Calendrier et champ du CPOM proposés

II - Cadre législatif

Bases juridiques : La signature d’un CPOM est prévue par la loi du 2 janvier 2002.

La possibilité de passer un Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens avec plusieurs établissements sociaux et médico-sociaux ne revêt pas un caractère obligatoire. Pourtant, la signature d’un tel contrat est expressément prévue par l’ordonnance du 1° décembre 2005, qui a complété l’article L.313-11 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

Par la suite plusieurs textes dont des circulaires sont venus apporter des explications sur ce sujet :

• Le Code de l’Action Sociale et des Familles et ses articles :- L.313-11 du CASF, - L.312-7 du code de l’action sociale et des familles- R.314.39 à R 314.43 ainsi que le nouvel article R.314-43-1, - R.312-194-1 et suivant du même code,

• Circulaire N°DGAS/SD5B/2006/216 du 18 mai 2006, relative à la pluriannualité budgétaire et à la dotation globalisée commune à plusieurs établissements et services sociaux et médico-sociaux relevant

245,rue Garibaldi - 69442 LYON CEDEX 03 - : 04.72.61.39.11 - Télécopie : 04.78.71.03.87http://Rhone-alpes.sante.gouv.fr/rhone.htm

de la même enveloppe de crédits limitatifs et à la coopération sociale et médico-sociale dans le cadre des groupements d’établissements

• Circulaire N°DGAS/SD5B/2007/111 du 26 mars 2007 relative aux problématiques afférentes à la mise en œuvre de la pluriannualité budgétaire et à la dotation globalisée commune à plusieurs établissements et services sociaux et médico-sociaux dans le cadre d’un contrat d’objectifs et de moyens

• Circulaire DGAS/1A/2006/324 DU 20 juillet 2006 (circulaire CHRS) relative à la mise en œuvre de contrats d'objectifs et de moyens dans les centres d'hébergement et de réinsertion sociale (CHRS).

III- Principes généraux orientant un CPOM

Il s’agit de concilier :

Transparence financière – Responsabilisation des gestionnaires- Lisibilité des actions à mener – Optimisation des coûts –Promotion de la qualité.

Principe 1 :

Référence des CPOM aux schémas en vigueur : le projet de CPOM doit être en cohérence avec le schéma départemental (article L313-11)

Sur le secteur AH : Schéma 2004-2008 arrive à échéance mais axes d’orientations à prendre en compte Sur le secteur EH : Schéma 2006-2010

Principe 2 : Le projet d'établissement constitue un préalable pour la signature

d'un CPOM (article L313-11) : celui-ci représente l'occasion pour l'établissement de clarifier son positionnement et son rôle dans le dispositif départemental et de se projeter dans l'avenir. Seront à définir les principales lignes directrices du projet d’établissement dans le CPOM. Le projet doit être le support du CPOM sans que le CPOM soit la reprise de toutes les attentes du projet.

Principe 3 : Le CPOM contribue à la mise en œuvre de la démarche qualité, et

de son évaluation interne et externe. (en référence article L312-8 CASF et décret du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges pour

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l’évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissement et services sociaux et médico-sociaux)

Principe 4 : Le CPOM s'inscrit dans la durée. Durée maximale proposée : 5 ans

(article L313-11)

Principe 5 : Le CPOM vise à faciliter la tarification des établissements par le

recours systématique aux modalités pluriannuelles de financement. (article R 314-39 à R 314-43 CASF – décret du 7 avril 2006)La pluriannualité n’exonère pas une fixation annuelle des tarifs mais ces derniers ne dont plus soumis à la procédure budgétaire annuelle contradictoire qui est remplacée par l’élaboration d’une convention en amont (le CPOM) et un dialogue de gestion tous les 12/18 mois entre la DDASS et l’association gestionnaire.

Principe 6 :Le CPOM vise l'optimisation des moyens.

Le recours à un COM a toujours comme objectif une optimisation des moyens en référence d'une part aux enveloppes limitatives tant départementale, régionale que nationale, d'autre part aux coûts moyens constatés pour des prestations équivalentes. Le diagnostic de la situation budgétaire constitue le préalable sine qua non du CPOM : les besoins financiers réels doivent être retracés.

Un COM peut tout à fait avoir comme finalité une réduction des moyens au terme du contrat du fait, notamment, du changement dans les modalités organisationnelles de la structure.

L'attribution de crédits reconductibles et supplémentaires par rapport à ceux déjà attribués à l'établissement peut être envisagée en vue d'une restructuration, d'une insuffisance de base dûment constatée ou encore du fait de la mise en œuvre d'activités nouvelles. La combinaison de crédits reconductibles et non reconductibles est également possible.

Principe 7 : L’autorisation ou le renouvellement de l’autorisation du siège

social constitue une partie du CPOM. Le siège social est appelé à jouer un rôle crucial dans le pilotage et la mise en œuvre des CPOM. (en référence articles R. 314-87 à R.314-94 CASF décret 22 octobre 2003 et arrêtés des 10 et 12 novembre 2003)

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IV- Proposition de démarche de négociation d’un CPOM

Préalablement à la négociation :

Rappel : négociation à limiter dans le temps (6 mois)

A-Principes organisationnels

Constituer pour chaque CPOM le Comité de Pilotage qui comprend :

o Le directeur de la DDASS o Le Président de l’association o Un représentant DRASS (en fonction enjeux en tant que RBOP

et PRIAC)- o Le DG de l’association o Représentants DDASS : IPASS et IASS référent o Les membres de l’équipe projet (en fonction thématiques) o Un représentant CG le cas échéant en fonction thématiques

(voir agrément siège)

Rôle COPIL : o Etablir un planning prévisionnel de rencontres et échéancier

de l’avancée des travaux o Suivi de la procédure d’élaboration du COM - o Validation des objectifs du contrat et des moyens proposés o Suivi de sa mise en œuvre.

Constituer pour chaque CPOM une équipe PROJET respectivement composée :

Pour la DDASS : IASS, un collaborateur chargé du suivi de la tarification de l’association concernée. Des professionnels pourront être associés sur les groupes de travail thématiques (ex : MISP pour les questions de prise en charge des personnes, IPASS pour les négociations finales et selon enjeux et débats).

Pour l’association gestionnaire: (leurs propositions d’équipe (représentants direction /établissements) qui aura mandat pour mener les négociations et différents travaux)

Rôle équipes Projet qui pourra constituer des sous-groupes :

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Diagnostic - travaux de synthèse – groupes de travail thématiques – propositions des objectifs – détermination du contenu / des enjeux - négociations - propositions fiches action /projets.

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B- Les étapes de la négociation :

Etape 1 : le démarrage, cadrage de la démarche

Présentation par la DDASS aux associations de la démarche sur le département en précisant : Le cadre généralLe calendrierLes champs de couverture des CPOM par association

Etape 2 : le diagnostic préalable et partagé

Il s'agit de déterminer les points forts et les faiblesses des établissements concernés par le CPOM.

Les dysfonctionnements et les bonnes pratiques doivent être identifiés.

Connaître la situation de départ est une nécessité afin que les objectifs fixés par la suite soient réalisés et réalisables.

Mais, les items du diagnostic ne sont pas d’emblée le contenu duCPOM.

Il n'existe pas de méthode préétablie pour élaborer le diagnostic. Celui-ci est confié et réalisé par l'association, qui a connaissance du

fonctionnement concret des structures.

Par la suite, la DDASS doit être en mesure de vérifier l'exactitude de ce premier diagnostic et fait part de ses observations à l’association. Cet ensemble forme le diagnostic partagé.

Le document de diagnostic, dont une trame sera communiquée pour avis à l’association, peut comprendre pour chaque structure, dont le siège, les items qui vont suivre (à titre indicatif – en référence circulaire du 26/03/07) ; cette trame s’inspirera également des indicateurs d’évaluation sur les conventions triparties pluriannuelle EHPAD:

1. L’association et les établissements dans leur environnement

- L’analyse des besoins auxquels les structures répondent et les populations auxquelles elles s'adressent,

- L'offre de services, les formes de services, les modalités d'accueil- la place de la structure au niveau territorial, la coopération avec

d'autres structures- les valeurs institutionnelles de l'institution, l'éthique, - outils loi du 2 janvier 2002- projet de service - mission et prestations médico-sociales (exemple : activités de soutien

ESAT) 2. La situation financière et son analyse

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- Analyse sur la situation financière : fonds de roulement d’investissement, fonds de roulement d’exploitation, besoin en fond de roulement, bilan CA : analyse des résultats cumulés

- Recyclage et mutualisation des provisions - Les moyens matériels : état du patrimoine, degré de vétusté des

équipements, aspects architecturaux- Le plan pluriannuel d’investissement.- Calcul de la DGC (dotation globalisée commune) ce qui relève de

l’exploitation et de l’investissement. La structure par groupes de dépenses, la dotation en personnel total,

- Les coûts de gestion : services logistiques, administratifs et techniques,- Etudes indicateurs médico-sociaux

Le CPOM pourra prévoir des mécanismes de réajustement financier.

3. L’organisation et la gestion des ressources humaines - La direction des ressources humaines : (avec référence décret du 19

février 2007 sur modalités de délégations et niveaux de qualification des directeurs)

- les données socioprofessionnelles (effectifs, ancienneté, formation), - la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et compétences) - les modes de recrutement, la mobilité, l'appréciation du personnel- la politique de formation

4. Le siège associatif - Missions /moyens - La communication interne et les supports de la communication - l'organigramme- rôle administrateurs

Attention : la phase de diagnostic certes, fondamentale doit être ciblée sur certains ITEMS, afin de ne pas la transformer en une procédure d’évaluation. Elle devra être très limitée dans le temps afin de ne pas « emboliser » le temps sur la concertation.

Cette phase donne lieu à des échanges entre la DDASS et l’association et va aider à déterminer les thèmes majeurs qui seront à retenir pour les objectifs contractuels.

A l’issu de ce diagnostic et des échanges, la DDASS élabore une note d’orientation comportant « les axes stratégiques » dans lequel pourra s’inscrire le futur CPOM.

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Etape 3 : Propositions contractuelles

L’association à partir de la note de d’orientation, élabore des propositions d’objectifs contractuels.

Le contrat n’a pas vocation à reprendre l’ensemble des orientations retenues par les projets d’établissement, même s’il en est en quelque sorte une déclinaison, ni à reprendre les obligations réglementaires.

Au contraire, il s’agit pour les parties au contrat de s’engager sur quelques objectifs particulièrement stratégiques, de les expliciter et de les rendre opérationnels.

Ces objectifs peuvent être : - généraux : ils concernent l’ensemble des établissements d’une

organisation- spécifiques : ils concernent un sous-ensemble d’établissements

Quelques conseils quant à la définition des objectifs :- Eviter un trop grand nombre d’objectifs. - Eviter les objectifs vagues ou non mesurables, comme par exemple :

• « mise en œuvre du projet d’établissement » : identifier plutôt les objectifs clés qui caractérisent la mise en œuvre du projet d’établissement,

• « mutualisation et globalisation des moyens »• « définir les conditions de la réalisation du service en veillant à

l’efficience de la complémentarité des structures ».

- Définir des objectifs pour lesquels la situation actuelle est connue (état des lieux) et dont la réalisation est mesurable par un ou plusieurs indicateurs.

Les objectifs sont les éléments à partir desquels le contrat sera, à terme, considéré comme rempli ou non. Ils doivent donc être aussi concrets et mesurables que possible, précis et réalistes. La définition des objectifs fait l’objet d’une négociation entre les parties.

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Etape 4 : Concertation /Echanges /Discussions: définition des objectifs prioritaires et des moyens pour y parvenir

L’association et l'autorité de tarification qui ont défini les objectifs prioritaires à atteindre travaillent maintenant sur les évolutions nécessaires, les moyens, et les outils d’évaluation de la mise en œuvre en fonction des actions définies.

Ce travail doit faire l’objet d’une formalisation dans un tableau du bord, mentionnant les objectifs à atteindre, les actions à mener, les responsables de la mise en œuvre, les moyens nécessaires, l'échéancier les indicateurs d’évaluation et l’échéancier prévu.

Saisine de la CRAM pour avis sur l’économie générale du CPOM (si financement assurance maladie)

Etape 5 : Consultations et signature du contrat

L'autorité de tarification et le gestionnaire valident les différentes options retenues et s'engagent mutuellement par le contrat qui est alors rédigé et signé. (avis Cram sera mentionné au contrat pour les établissements financés à ce titre)

Etape 6 Le suivi du contrat

Ce suivi doit être prévu au contrat lui-même.

Il est assuré par le comité de pilotage, crée au moment de l'élaboration du CPOM qui se transforme en comité de suivi.

Il se réunit au moins une fois par an pour délibérer sur l'état d'avancement des termes du contrat, en s'appuyant sur le tableau de bord.

Il prépare le dialogue de gestion annuel, lequel doit avoir lieu entre mai et octobre.

Le comité doit procéder à une évaluation de l'ensemble du contrat, à son terme.

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V - Proposition de calendrier

1- Janvier 2008 : Réunion de lancement de la démarche :

2- Février 2008 : Mise en place du comité de pilotage et montage des Equipes – Projets : ADAPEI – ALGED – OLPPR

Objet : définition trame diagnostic en fonction spécificité du CPOM (agrément siège, ESAT …..) et calendrier.

3- Février – mars 2008 : Elaboration du diagnostic par l’association

4- Avril 2008 : Partage du diagnostic et Note d’orientation de la DDASS au gestionnaire

5- Mai-juin 2008 : Propositions contractuelles et négociation du CPOM

6- Septembre 2008 : Signature du CPOM

7- Suivi par le comité de pilotage (périodicité à formaliser : 1 fois par an)

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