Norma ISO 30300 Sistemas de Gestión de Documentos

ISO 30300 30301 - Systme de gestion des documents dactivit Dfinition, modlisations, intgration aux autres normes de systme de management Mai 2012

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Pages 1 / 45 Avril 2012

Livre blanc

ISO 30300 30301 - Systme de gestion des documents dactivit : dfinition, modlisations, intgration aux autres

normes de systme de management

Sommaire

1 AVANT-PROPOS : POURQUOI CE LIVRE BLANC .................................................................. 3

2 LE CONTEXTE NORMATIF ACTUEL .......................................................................................... 5

3 QUEST-CE QUUN SGDA ? ............................................................................................................ 8

3.1. COMMENTAIRES TERMINOLOGIQUES ............................................................................... 8

3.2. DFINITION DUN SGDA .......................................................................................................... 8

3.3. LES GRANDS PRINCIPES DUN SGDA ................................................................................ 10

3.4. DIFFRENTES MODLISATIONS DUN SGDA ................................................................. 12

4 INTEROPRABILIT DES NSM ET DE LISO 30300 .......................................................... 21

4.1. SYSTME DE MANAGEMENT DE LA QUALIT ............................................................... 22

4.2. SYSTME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL .................................................... 23

4.3. SCURIT DE LINFORMATION .......................................................................................... 24

4.4. SYSTME DE MANAGEMENT DU RISQUE ........................................................................ 25

4.5. SYNTHESE.................................................................................................................................. 25

5 RFLEXIONS SUR LE CYCLE DE VIE (MICHEL ROBERGE, ARNAUD JULES ET AURELIEN CONRAUX) ....................................................................................................................... 28

6 PARTAGE DEXPRIENCES ...................................................................................................... 31

6.1. FDRATION DES TABLISSEMENTS DENSEIGNEMENT PRIVS DU QUBEC (SABINE MAS ET DANIEL DUCHARME) ....................................................................................... 31

6.2. BIBLIOTHQUE NATIONALE DE FRANCE (AURLIEN CONRAUX) ......................... 32

6.3. COMMISSION EUROPENNE (MATTIAS HALLIN) ........................................................ 34


6.4. FRANCE TELECOM ORANGE (ARNAUD JULES ET PAUL RICHY) .......................... 36

7 CONCLUSION ................................................................................................................................ 38

8 LE GROUPE DE TRAVAIL LORIGINE DE CE LIVRE BLANC......................................... 40

9 NORMES CITES .......................................................................................................................... 42


1 AVANT-PROPOS : POURQUOI CE LIVRE BLANC

Ce Livre blanc est un moment privilgi riche de rflexions et dchanges entre organisations, experts et acteurs de la gestion documentaire. Mais cest aussi un moment phmre.

Celui-ci nchappe pas cette rgle. Nanmoins, il sinscrit dans une srie en faisant suite deux prcdentes publications. La premire a t faite en mai 2011 loccasion de la runion du TC46/SC11 Sydney. La deuxime publication a t prsente la runion internationale de Londres en novembre 2011 qui a permis de consolider la position francophone au sein de lISO TC46/SC11, linstance de normalisation du Records management/Gestion des documents dactivit.

Outre le bon accueil rserv une publication de fond avec une partie en anglais, le deuxime Livre blanc a accompagn les travaux de finalisation et de traduction des normes ISO 30300 et ISO 30301 jusqu ladoption dune dcision sur lusage international de la langue franaise.

La rsolution 15/2011-11 vote lors de la runion de Londres stipule que les experts francophones des comits miroirs du Canada, de la France et du Luxembourg continuent collaborer et valider ensemble les traductions franaises des normes et documents rsultants des activits de ISO/TC 46/SC 11.

ISO/TC 46/SC11 resolves that French-speaking experts from mirror committees of Canada, France and Luxembourg continue to cooperate and validate together the French translations of standards and documents resulting from ISO/TC 46/SC 11 activities.

Grce ce travail de consensus international, les normes ISO 30300 et 301 ont ts votes lunanimit par tous les pays membres de ISO/TC 46/SC 11 en franais et en anglais.

Je me dois de rendre hommage ici aux quipes dexperts francophones pour leur engagement et leur professionnalisme et particulirement la regrette Genevive Allard du Comit canadien sans qui ce projet naurait pas vu le jour.

Comme ses prdcesseurs, ce Livre blanc version 3 a un objectif pdagogique et un objectif de discussion et danticipation, principalement sur les incidences et les modalits de la mise en uvre des normes de la srie ISO 30300. En termes de calendrier, sa publication concide avec la runion de lISO/TC46/SC11 prvue Berlin en mai 2012.

Un travail de normalisation de grande ampleur est actuellement en cours de ralisation. Il concerne la gestion des documents dactivit. En mobilisant des experts internationaux, il donne loccasion dchanges et de rflexions particulirement riches et fructueux, la fois sur la porte stratgique de la gestion documentaire et sur les aspects oprationnels de ralisation. Il donne paralllement aux acteurs francophones la possibilit de sexprimer, de faon concerte, en utilisant un langage commun indispensable aux changes nationaux et internationaux.


Dans cette dynamique de travail de lISO/TC46/SC11, ce troisime Livre blanc manifeste la volont de ses auteurs et sponsors de discuter et nourrir les changes qui se tiendront Berlin en mai 2012 puis Paris en 2013 sur trois sujets :

Le premier est celui du concept central de la norme ISO 30300 : le Systme de Gestion des Documents dActivit (SGDA) et les diffrentes reprsentations dont il est lobjet.

Le deuxime est celui de linteroprabilit de la srie des normes ISO 30300 avec les autres normes de systme de management, par exemple de la Qualit (ISO 9000), du Risque (ISO 31000), de lEnvironnement (ISO 14001).

Le troisime sujet est principalement francophone. Il concerne la pertinence du modle de cycle de vie des archives selon ses trois ges vis--vis de l'usage des documents dactivit. La modlisation du cycle de vie des documents peut tre reprsente de plusieurs faons. Par zones de comptence ou contexte (nouveau concept), par processus, ou deux ges courant et patrimonial ou courant et non modifiable. Nous avons tent daborder la question de faon ouverte dans la perspective des futurs travaux normatifs.

Une plus grande pluralit, des comptes rendus dexprience et des modes de reprsentation de la gouvernance a t volontairement favorise dans ce Livre blanc. Limplmentation des normes IOS 30300 et 30301 tant encore un stade exprimental.

Ce Livre blanc se caractrise par le travail ralis en commun avec les Canadiens francophones et les Luxembourgeois ds les premires tapes de sa conception. Cest galement lopportunit dune ouverture des contributeurs reprsentant dautres domaines dexpertise comme la gestion des risques, la qualit, larchivage lectronique mais galement de jeunes professionnels en activit.

Michel Cottin Prsident de la commission de normalisation AFNOR/CG46/CN11 Archives - Documents dactivit Orange Labs - Issy les Moulineaux. Avril 2012


2 LE CONTEXTE NORMATIF ACTUEL

Le contexte normatif relatif la gestion des documents dactivit est parfaitement rsum par le schma figurant dans la norme ISO 30300 et repris ci-dessous. Il prsente clairement la structuration dichotomique des normes entre :

celles qui sadressent aux directions des organisations qui prennent la dcision de mettre en uvre un Systme de gestion des documents dactivit au sens dune politique pour leur organisation, ou encore dun cadre de gouvernance,

des normes et rapports techniques connexes destins aux professionnels, responsables de la mise en uvre oprationnelle dun systme de gestion des documents dactivit, (SGDA).

Les versions en anglais et en franais des normes ISO 30300 et 30301ont t votes le 15 octobre 2011 par le TC46 SC11. Quelques mois plus tard, le 14 janvier 2012, le TC171 SC 3 votait galement la norme ISO 14641-1 Electronic archiving Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation. Cest la raison pour laquelle, titre dillustration, celle-ci a t ajoute et positionne comme une norme technique, dans la partie droite du schma ci-dessous bien quelle ne relve pas du champ de lISO /TC 46/SC11.

Dans ce contexte normatif deux corpus de normes complmentaires sont maintenant clairement identifis. Celui qui relve de la politique documentaire de lorganisation et celui qui relve de la mise en uvre des pratiques documentaires.

Cette volution est majeure. Dune part, elle prcise les responsabilits des diffrents acteurs et dautre part elle conduit revisiter la norme ISO 15489, du Records management, que les professionnels de la gestion des documents dactivit se sont appropris depuis plus de dix ans.


Cet extrait de la norme NF ISO 30300 : Information et documentation - Systme de gestion des documents dactivit - Principes essentiels et vocabulaire est reproduit avec laccord de lAFNOR. Seul le texte original et complet de cette norme telle que diffuse par AFNOR Editions accessible via le site internet a valeur normative. www.boutique.afnor.org.


3 QUEST-CE QUUN SGDA ?

3.1. COMMENTAIRES TERMINOLOGIQUES

Avant de dcrire ce quest un Systme de gestion des documents dactivit (SGDA), il est important de rappeler que le terme de systme est employ dans cet acronyme au sens dune construction intellectuelle modlisable capable de reprsenter un phnomne. Il ne sagit pas dun systme informatique ou dinformation et encore moins dun logiciel. Il faut se reprsenter le terme de systme comme un ensemble organis de termes, daxiomes, de principes et de mthodes qui formalise une doctrine et qui concourt un rsultat.

De mme, il est apparu important aux rdacteurs de ce Livre blanc de convenir :

quune Direction gnrale dfinit une politique avec des objectifs,

quune stratgie est un ensemble de modalits et de moyens retenus et mis en uvre pour atteindre les objectifs,

et quune gouvernance est la mise en uvre pratique et oprationnelle de la politique1.

Enfin, il faut aussi convenir, dans une vision pyramidale des organisations, que lemploi de ces termes politique, stratgie, gouvernance - qui interviennent dans les relations entre la Direction gnrale et les autres Directions de lorganisation est aussi pertinent entre une Direction et ses Services . Ainsi, une direction de lingnierie dfinit une politique et des objectifs de gestion des documents dactivit, retient une stratgie en la matire et dploie une gouvernance. Bien videmment, ces diffrents embotages entre Direction gnrale, Directions et Services doivent tre cohrents.

3.2. DFINITION DUN SGDA

Les normes ISO 30300 et 30301 font partie des normes dites de Systme de Management (NSM). Comme celles du Management de la qualit (ISO 9000 et 9004), du Management environnemental (ISO 14001), du Management de la scurit alimentaire (ISO 22000), du Management de la scurit de linformation (ISO/IEC 27001) et du Management du risque (ISO 31000), elles ont t conues dans loptique dune amlioration continue des performances tout en rpondant aux besoins de toutes les parties prenantes des organisations.

Un Systme de gestion des documents dactivit est un dispositif complet et auto-suffisant qui doit permettre la mise en uvre dune politique intgrant des processus damlioration continue des performances.

1 La gouvernance dsigne aussi la structure dcisionnelle qui chapeaute un projet.


Un SGDA est un systme qui :

formalise et documente des pratiques (processus mtier, modes opratoires, ...),

conduit des contrles afin de vrifier la conformit de ce qui est fait par rapport ce qui est dcrit et attendu (audits internes par exemple),

analyse des rsultats, surveille grce des mesures objectives lefficacit et donc les performances du systme et enfin,

ralise les adaptations et actions correctives ncessaires.

Ces normes NSM sont des outils destins aux Directions gnrales des organisations pour les aider formaliser leur politique en matire de qualit, denvironnement, de scurit alimentaire, de scurit de linformation et pour ce qui nous concerne de documents dactivit. En dautres termes, elles permettent dinventorier, de dfinir et de structurer tout ce que les organisations sengagent faire pour que leurs produits et leurs services rpondent aux exigences quelles se sont fixes en matire de qualit des produits commercialiss, denvironnement et de conformit la rglementation en vigueur.

Ces normes sont qualifies de gnriques car elles sadressent toute organisation, quelle que soit sa taille, quil sagisse dune entreprise commerciale, dune administration publique ou dune structure gouvernementale. Elles sont galement gnriques dans la mesure o elles sadressent aussi et de faon cascade aux Directions qui rapportent la Direction gnrale et aux services vis--vis desquels elles ont autorit.

Les normes ISO 30300 et 30301 sinscrivent bien videmment dans ce contexte gnral, mais de plus elles ont une pertinence toute particulire : elles doivent prendre en compte les corpus de documents spcifis par leurs homologues traitant de la qualit, de lenvironnement ou encore du risque. En effet, toutes les spcifications relatives aux autres NSM se traduisent par la cration et lutilisation des documents dactivit et ces derniers doivent tre pris en compte par les NSM 30300 et 30301. Ce point est particulirement intressant dvelopper car il souligne la spcificit des NSM 30300 et 30301, en matire dinteroprabilit documentaire, ds lors quune organisation met en uvre plus dune NSM.

Linteroprabilit des NSM constitue un lment de rflexion et de discussion engager ds maintenant par les professionnels. Il positionne les NSM 30300 et 30301 comme un point darticulation et donc de couplage fort avec les autres grands processus des organisations (Qualit, Scurit de lInformation, Gestion des risques, Environnement, etc.). Les premires rflexions sur les interactions sont dveloppes dans le chapitre 4.


3.3. LES GRANDS PRINCIPES DUN SGDA

Dans lintroduction de la norme ISO 30300 le cadrage de sa finalit et de sa pertinence est dfini ainsi : La cration et la gestion des documents dactivit font partie intgrante des activits, processus et systmes de tout organisme. Les documents dactivit contribuent la performance, la responsabilit, la gestion du risque et la continuit des activits. Ils permettent galement aux organismes de tirer profit de la valeur de leurs ressources documentaires comme actifs oprationnels, commerciaux et informationnels, tout en contribuant la conservation de la mmoire collective, et en rpondant aux dfis de lenvironnement mondial et numrique 2.

Les actifs oprationnels interviennent dans la formation du rsultat de lorganisation. Les documents dactivit pourraient donc tre qualifis d'actifs stratgiques et tre difficilement alinables puisqu'ils pourraient remettre en cause les activits de lorganisation. En ce sens, les documents dactivit sont des actifs oprationnels produits de faon fatale et inluctable qui font partie du patrimoine et du capital de lorganisation.

Le Systme de gestion des documents dactivit (SGDA) dfinit des politiques, des objectifs et des lignes directrices pour contrler les documents dactivit dans les systmes documentaires et garantit que ces systmes rpondent aux exigences de lorganisme .

Le SGDA est laboutissement dune dmarche ncessaire aux Directions gnrales pour dfinir, mettre en uvre et contrler une politique documentaire. Il introduit des lments nouveaux par rapport aux politiques darchivage ou politiques de gestion des documents dactivit sur les responsabilits, lamlioration des performances, laudit, la certification et surtout linteroprabilit avec les autres systmes de management. La srie des NSM 30300 met en responsabilit et en leadership de la politique documentaire les Directions gnrales dune part et dautre part transfre vers les niveaux oprationnels les modalits de ralisation de cette politique.

3.3.1. LIEN AVEC LES FONDAMENTAUX DE LISO 9001

Un SGDA sappuie fondamentalement sur le cycle Planifier Faire Vrifier Agir qui est le principe opratoire de rfrence des normes de systme de management de l'ISO. Ce principe est souvent illustr par la roue de William E. Deming et lacronyme PDCA pour Plan-Do-Check-Act. Ce cycle est le principe fondateur des NSM. Cest celui de lamlioration permanente des produits et des services dlivrs la clientle. Cest celui qui introduit le concept de processus mesurable eu gard une mtrique pralablement dfinie.

2L'extrait de la norme NF ISO 30300 : Information et documentation - Systme de gestion des documents dactivit - Principes essentiels et vocabulaire est reproduit avec laccord dAFNOR. Seul le texte original et complet de cette norme telle que diffuse par AFNOR Editions accessible via le site internet www.boutique.afnor.org a valeur normative.


Planifier : fixer des objectifs et constituer des plans (analyser la situation de lorganisation, fixer les objectifs gnraux et les cibles intermdiaires et dvelopper des plans pour les atteindre).

Faire : mettre en uvre les plans (faire ce qui a t planifi).

Vrifier : mesurer les rsultats (mesurer et suivre dans quelle mesure les ralisations concrtes rpondent aux objectifs planifis).

Agir : corriger et amliorer les plans et les modalits de leur mise en pratique (corriger les erreurs et en tirer parti pour amliorer les plans afin d'obtenir de meilleurs rsultats la prochaine fois).

3.3.2. RAPPEL DES PRINCIPES QUI SOUS-TENDENT LE SYSTME DE GESTION (CF. ISO 30300, CHPITRE 2.4)

2.4.2 Attention porte aux clients et aux autres parties prenantes

Lattention doit tre porte sur les besoins prsents et futurs des clients de lorganisme et sur les attentes des autres parties prenantes. Ces besoins et attentes doivent tre pris en compte dans la dfinition des exigences dans le cadre du SGDA.

2.4.3 Aptitude diriger et obligation de rendre compte

Laptitude diriger permet de dfinir le but, lorientation et lthique de gouvernance de lorganisme, dans un environnement o les personnes doivent comprendre et tre encourages atteindre des objectifs de bonne pratique en matire de gestion des documents dactivit, en accord avec les objectifs de lorganisme et afin de satisfaire ses obligations de rendre compte

2.4.4 Prise de dcision fonde sur des preuves

Linstauration du SGDA permet la cration, lintgration et le contrle de documents dactivit fiables et authentiques, qui serviront de base une prise de dcision fonde sur des preuves, au sein de lorganisme.

2.4.5 Implication du personnel


Les responsabilits en matire de matrise des documents dactivit doivent tre clairement dfinies et une formation approprie doit tre dispense tous les employs dun organisme qui crent, manipulent ou utilisent des documents dactivit. Cela sapplique aux contractants, aux autres parties prenantes et au personnel dautres organismes partageant des processus oprationnels et les informations et documents associs.

2.4.6 Approche par processus

Le management des activits et des programmes de lorganisme doit seffectuer sous forme de processus dans lesquels sont intgres des activits de cration et de gestion des documents dactivit. Cela permet damliorer lefficacit de lensemble des activits (aussi bien oprationnelles quinformationnelles).

2.4.7 Approche systmique du management

Lintgration de la gestion des documents au sein des activits doit soprer dans le cadre plus large dun systme de management qui inclut lanalyse des exigences et des plans, met en uvre, revoit et amliore de faon rgulire les politiques et les procdures au sein de lorganisme.

2.4.8 Amlioration continue

La surveillance rgulire, la rvision et lamlioration continue des performances globales du SGDA doivent alimenter la revue et lamlioration du systme gnral de management de lorganisme.

L'extrait de la norme NF ISO 30300 : Information et documentation - Systme de gestion des documents dactivit - Principes essentiels et vocabulaire est reproduit avec laccord dAFNOR. Seul le texte original et complet de cette norme telle que diffuse par AFNOR Editions accessible via le site internet www.boutique.afnor.org a valeur normative.

3.4. DIFFRENTES MODLISATIONS DUN SGDA

La ralisation dun schma est une mise en image qui constitue la premire tape de la modlisation dun systme. Il est apparu particulirement intressant aux contributeurs de ce Livre blanc de publier des schmas que certains dentre eux ont prsents loccasion de colloques ou encore utiliss dans leurs organisations pour expliquer la gouvernance et la stratgie de gestion de linformation, la porte des NSM 30300 et du SGDA.

Certains de ces schmas vont mme au-del de la modlisation dun SGDA, au strict sens de la norme ISO 30300 et proposent de reprsenter conjointement les normes connexes destines aux fonctions oprationnelles de mise en uvre : ISO 15489, ISO 23081, ISO 13008, ISO 14641-1, etc. Il sagit de schmas qui cherchent modliser conjointement les fonctionnalits ddies aux Directions gnrales et celles ddies aux acteurs oprationnels.


3.4.1. RAPPEL DE LA MODLISATION RETENUE PAR LA NSM ISO 30300

Le schma retenu par la norme ISO 30300 pour modliser un SGDA sappuie naturellement sur les quatre fonctions de base illustres par la roue de W.E. Deming.

Mais en plus, il illustre :

comment un SGDA prend en compte en entre les exigences de gestion des documents dactivit et les attentes des parties intresses (clients et parties prenantes) ;

comment, travers les processus indispensables et amliorables (PDCA), il produit en sortie des documents dactivit qui satisfont ces exigences et attentes ;

et enfin, il met en vidence la structure de responsabilit, la Direction gnrale de lorganisation, et celles ddies au fonctionnement, les services.

L'extrait de la norme NF ISO 30300 : Information et documentation - Systme de gestion des documents dactivit - Principes essentiels et vocabulaire est reproduit avec laccord dAFNOR. Seul le texte original et complet de cette norme telle que diffuse par AFNOR Editions accessible via le site internet www.boutique.afnor.org a valeur normative.


3.4.2. MODELISATION : PROCESSUS ET DOCUMENTS DACTIVIT (MARIE-FRANOISE NESME)

Le graphique ci-dessous montre que les documents sont trs prsents dans la reprsentation des processus au sens de la norme ISO FD X 50-176 de juin 2000.

Dans un premier temps, ils constituent une ressource qui sera ncessaire au bon fonctionnement du processus. Cette ressource documentaire comme toutes les autres ressources doit faire lobjet dune analyse du besoin et surtout tre gre pour une mise disposition dans les meilleures conditions auprs de lensemble des acteurs du processus.

Le pilote (ie. responsable) doit valider auprs des pilotes des autres processus avec lesquels il est en interaction les documents dactivit dorigine tant interne quexterne qui seront indispensables lefficacit de son processus. De plus, lors de la mise en uvre de tous les processus, des documents sont gnrs. Ils ne constituent pas llment de sortie du processus mais en sont la trace, voir la preuve, et peuvent tre ncessaires la performance dautres processus. On assiste ainsi une forme nouvelle dinteraction entre les processus. Il sagit dune relation client fournisseur interne particulirement base sur la valeur ajoute apporte par la mise disposition entre processus dune information pertinente, dans des modalits adaptes et avec les outils de conservation performants.

Lefficience de ces relations est aujourdhui, en particulier auprs des PME-TPE3, la plus grande source de progrs. La rduction des cots de non-qualit associe cette analyse constitue un gisement de performance souvent mal exploit.

3 PME, Petite et moyenne entreprises, TPE, Trs petite entreprise.


3.4.3. MODLISATION : INTREGRATION MANAGEMENT OF BUSINESS RECORDS, AND KNOWLEDGE (XIAOMI AN)

Le schma ci-dessous a t prsent par Xiaomi AN loccasion de la 54me confrence de lARMA Orlando, Florida, U.S.A. du 15 au 18 octobre 2009 et intitule Integrated Management of Business, Records and Knowledge.

Voir galement : Managing records in digital working environment: towards meta-synthetic support._ MASS 2011, Wuhan 13 August 2011 / Xiaomi AN.

An integration model for IMS of BRK is shown in figure above, it applies IMS triangle methodology to bring the proposed integration framework coming into force. Such an integration model has provided a road map and seamless workflow for collaboration, optimization and innovation of BCMS, RMS and KMS towards an integrated ecosystem.

Firstly, it is driven by an evidence-based governance and business continuity management culture across sectors and systems, with metadata controls and functional requirements for recordkeeping and knowledge intervention embedded into business systems development towards accountable and sound decision-making.

Lgende : IMS : Information Management System, B(C)M(S) : Business Continuity Management (System), RM(S) : Records Management (System), KM(S): Knowledge Management (System), IMBRK : Integration Management of Business, Records, and Knowledge


Secondly, it is based on managing records as business resources and knowledge asset, with total quality management of records to assure the authenticity, reliability, integrity and usability of records and risk management of knowledge asset towards renewable and reusable resources efficiency building.

Thirdly, knowledge assets at different levels e.g. personal, organizational and national levels are shared for multiple values through classification, disposition, access and knowledge asset map by dynamic accumulation, sharing, communication and innovation of knowledge towards continuous service improvement of an IMS.


3.4.4. MODELISATION : GESTION INTEGREE DES INFORMATIONS DE LENTREPRISE BOMBARDIER (JOHANNE LESSARD)

Johanne Lessard de Bombardier Aronautique prsente la gestion intgre des informations dentreprise avec le schma ci-dessous o le noyau est constitu de linformation entrante ou sortante de lorganisation autour duquel tout gravite.

lintrieur de cette information produite ou reue rsident les documents dactivits supportant la gestion et les oprations de lorganisation. Parmi les documents dactivits se trouve un sous-ensemble de documents indispensables la reprise des activits en cas de sinistre. Ce sont les documents vitaux.

Tout ce qui est contenu dans le noyau dinformation peut tre produit ou reu en diffrents formats dont le format physique, cest--dire lisible sans avoir recours la technologie informatique (papier, microfiche, microfilm, etc.). Il y a aussi linformation non-structure, cest--dire lisible en ayant recours la technologie informatique mais dont les caractres nont pas de place prdtermine dans le contenant (courriels, documents Word, PDF, Excel, PowerPoint, etc.). Le dernier format, linformation structure, a aussi recours la technologie informatique, mais les caractres sont entrs dans des champs prdtermins lintrieur dune application (le nom dans le champ Nom , le prnom dans le champ Prnom , etc.). Selon certaines tudes, linformation structure reprsente moins de 20% de linformation dune organisation alors que les documents non-structurs et physiques se partagent le reste. Les diffrents formats dinformation ici reprsents par les pointilles ne reprsentent donc pas les proportions des formats et ne sont pas non plus statiques. Elles servent reprsenter des facteurs importants considrer lors de la gestion des informations.


Tous ces documents doivent tre grs efficacement. Aprs leur cration et leur utilisation, nous nous devons den disposer adquatement. Cest le cycle de vie de linformation ici indiqu par les flches qui tournent autour de linformation.

ltape de cration, linformation digne dtre garde par lorganisation devra tre entrepose dans un endroit physique ou informatique afin den faciliter laccs au besoin et devra tre scurise (par des verrous ou des mots de passe) selon les politiques de scurit de linformation en vigueur dans lorganisation.

ltape de lutilisation, linformation sera transforme pour y ajouter de la valeur pour lorganisation. Elle sera donc dite, mise jour, publie et pourra tre rutilise. Cest le cycle ddition de linformation.

ltape de la disposition, linformation na plus de valeur oprationnelle pour lorganisation cest--dire quelle naide plus les utilisateurs prendre des dcisions. Certains documents auront tout de mme une valeur historique et seront achemins un endroit de garde permanente, souvent rfr comme tant Les Archives o les professionnels du domaine assureront leur prennit et leur accessibilit aux chercheurs. Selon les recherches dans le domaine, seulement 5 10 % des documents produits dans une anne satisfont les critres pour devenir documents historiques. Les documents ne possdant plus de valeur organisationnelle ou historique seront dtruits selon les politiques de scurit de linformation de lorganisation.

Fait noter, peu importe le format de linformation ou ltape de cycle de vie o elle se trouve, lors dun litige ou dune possibilit de litige, dun audit ou dune vrification interne ou externe, tout peut tre mis en preuve. Le processus de mise en preuve (legal discovery dans le cas dun litige) sapplique toute linformation cre ou reue par lorganisation sans gard au format sur lequel elle a t rdige.


3.4.5. MODELLISATION : SGDA ET RESPONSABILIT SOCIETALE DES ORGANISATIONS PUBLIQUES ET PRIVES (ERIC MICAELLI).

Le SGDA se caractrise par la mise en place dune politique, dune stratgie et dune gouvernance de la part de la direction qui doit en formaliser les engagements et son leadership en la matire. Cette politique et cette stratgie se dclinent au niveau de la ralisation par la mise en uvre oprationnelle dune gouvernance des documents et donnes dactivit.

Dans ce cadre, le SGDA en tant que norme de systme de management (NSM) participe :

dune part, la bonne pratique administrative pour les organisations publiques et la bonne pratique des affaires pour les organisations prives, au-del dune thique indispensable, propre chacune de ces organisation, savoir : le respect des valeurs du service public pour lune et le respect des relations daffaires pour lautre,

dautre part et plus largement, la responsabilit socitale qui doit tre mise en uvre par les organisations publiques et prives.


3.4.6. MODLISATION : ETAPES DU CYCLE DE VIE DU DOCUMENT (APROGED)

LAPROGED est lorigine de la Norme franaise NF Z42-013 de systme darchivage lectronique et de spcifications pour la conception et le fonctionnement dun tel systme, transpose en ISO/FDIS 14641-1 valide en janvier 2012 avec le titre : Archivage lectronique - Partie 1: Spcifications relatives la conception et au fonctionnement d'un systme d'informations pour la conservation d'informations lectroniques .

La gestion du cycle de vie des informations et des documents est le fil conducteur des rflexions et des travaux mens par lAPROGED qui intervient sur des proccupations oprationnelles. En particulier, le cadrage du projet ISO 14641-1 sest bas sur une analyse des documents normatifs existants dans le domaine de la gestion documentaire. Le schma ci-dessous reprsente les tapes du cycle de vie : CREATE ---PRESERVE ---DESTROY et positionne les normes les plus significatives pour chacune de ces tapes, et notamment les normes de la srie 30300 et les normes techniques applicables dont ISO 15489 et ISO 14641-1.


4 INTEROPRABILIT DES NSM ETDE LISO 30300

La question de linteroprabilit (ie. faire travailler ensemble des systmes) - des normes de systme de management se pose ds lors que plusieurs NSM sont mises en uvre par une organisation. Naturellement, lISO a pris en compte ce besoin et a tudi de nouvelles approches pour coordonner llaboration des NSM.

Le Bureau de gestion technique de lISO (ISOTMB) a cr en 2006 un groupe de coordination technique (JTCG4) charg de coordonner llaboration des normes de systmes de management de lISO en vue damliorer leur cohrence. Le JTCG a soumis des propositions importantes tous les comits techniques de lISO engags dans llaboration de normes de systmes de management en publiant le Guide ISO 72:2002. Celui-ci distingue trois types de NSM et propose la mise en place dune structure commune pour toutes les NSM de lISO et un vocabulaire fondamental commun.

LISO/TC 46/SC 11 a toute sa place au sein du JTCG et ceci pour deux raisons :

La premire est celle de la cohrence et de la compatibilit conceptuelle et fonctionnelle de lISO 30300 avec les autres NSM et principalement en rfrence au modle PDCA, ou roue de Deming damlioration des performances. Ceci ncessitera le partage dune terminologie de gestion documentaire commune avec toutes les NSM. En ce sens ladoption de lexpression francophone document dactivit ainsi que lexpression hispanique documentos constitue une tape majeure vers une harmonisation internationale.

La seconde est celle de la spcificit documentaire de lISO 30300. Il sagit de porter lattention sur les documents dactivit et donc sur ceux spcifiant les autres NSM. Cela conduit une intgration des systmes et donc leur couplage ce qui est beaucoup plus contraignant quune simple compatibilit. Ce second point est important. Il devrait trs certainement conduire concevoir un mtamodle.

Pour illustrer ces derniers commentaires il suffit de rappeler que des documents dactivit sont des guides, des manuels, des notes, des rapports qui dcrivent, supportent, analysent et valident des processus mtiers de production de biens ou de services. La production de ces documents dactivit au sens de leur rdaction, illustration, validation, publication et archivage est galement un processus. Les couplages entre les processus mtier et les processus documentaires sont nombreux et interviennent tout moment et en tous lieux des organisations.

Pour proposer quelques rflexions concernant ce second point, les rdacteurs de ce Livre blanc se sont intresss la perception que dautres NSM donnent de la notion de document dactivit via des termes utiliss comme : documentation, information, guide, manuel et enregistrement. Les normes relatives aux systmes de management de la Qualit, de lEnvironnement et du Risque ont t analyses en ce sens.

4 Voir le document de lAFNOR intitul Groupe de coordination technique joint (JTCG) charg de coordonner llaboration des normes de systmes de management de lISO : tats des lieux


4.1. SYSTME DE MANAGEMENT DE LA QUALIT

La norme ISO 9001 :2008, Systmes de management de la qualit spcifie les exigences relatives au systme de management de la qualit lorsqu'une organisation doit dmontrer son aptitude fournir rgulirement un produit conforme aux exigences des clients et aux exigences lgales et rglementaires applicables, mais aussi lorsquil vise accrotre la satisfaction de ses clients par l'application efficace du systme, y compris les processus pour l'amlioration continue du systme et l'assurance de la conformit aux exigences des clients et aux exigences lgales et rglementaires applicables.

Lors de llaboration de la version 2008 de cette norme, les dispositions de l'ISO 14001:2004 ont t prises en considration dans le but de renforcer la compatibilit des deux normes au profit des utilisateurs. Une annexe montre la correspondance terminologique entre l'ISO 9001:2008 et l'ISO 14001:2004.

Pour les lecteurs de lISO 30300, les extraits ci-aprs, issus de lISO 9001, illustrent lintrt que cette norme porte la documentation et aux documents et la ncessit dune convergence terminologique des NSM.

Exigences relatives la documentation (Gnralits)

La documentation du systme de management de la qualit doit comprendre :

a) l'expression documente de la politique qualit et des objectives qualits;

b) un manuel qualit;

c) les procdures documentes et les enregistrements exigs par la prsente Norme internationale;

d) les documents, y compris les enregistrements, jugs ncessaires par l'organisme pour assurer la planification, le fonctionnement et la matrise efficaces de ses processus.

De plus la norme prcise : NOTE 3 : La documentation peut se prsenter sous toute forme et sur tout type de support.

De mme :

Matrise des documents et des enregistrements

Les documents requis pour le systme de management de la qualit doivent tre matriss. Les enregistrements sont des documents particuliers qui doivent tre matriss. L'organisation doit tablir une procdure documente pour dfinir les contrles ncessaires associs l'identification, au stockage, la protection, l'accessibilit, la conservation et l'limination des enregistrements. Les enregistrements doivent rester lisibles, faciles identifier et accessibles.


4.2. SYSTME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL

La norme ISO 14004 :2004 donne des lignes directrices concernant l'tablissement, la mise en uvre, la mise jour et l'amlioration d'un systme de management environnemental, en indiquant comment le coordonner aux autres systmes de management existants.

Le systme de management environnemental dcrit dans la norme ISO14004:2004, Systmes de management environnemental Lignes directrices gnrales concernant les principes, les systmes et les techniques de mise en uvre, suit le modle de management Planifier-Mettre en uvre-Contrler-Agir (Plan-Do-Check-Act, PDCA).

Cette norme dfinit le terme document comme support d'information et l'information qu'il contient. Le support peut tre papier, disque informatique magntique, lectronique ou optique, photographie ou chantillon talon ou une combinaison de ceux-l.

Elle introduit comme lISO 9001 la notion de documentation matrise.

Lorganisme doit tablir, mettre en uvre et tenir jour une (ou plusieurs) procdure(s) pour :

approuver les documents quant leur adquation, avant leur diffusion,

passer en revue, mettre jour lorsque ncessaire et r-approuver les documents,

s'assurer que les modifications et le statut de la rvision en cours des documents sont identifis,

s'assurer que les versions pertinentes des documents applicables sont disponibles aux points d'utilisation,

s'assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables,

s'assurer que les documents d'origine externe dfinis par l'organisme comme des rfrences ncessaires pour la planification et pour le fonctionnement du systme de management environnemental sont identifis et leur diffusion matrise,

prvenir l'usage involontaire de documents obsoltes et les identifier de faon approprie s'ils sont conservs pour une raison quelconque.

A titre dexemple, les lecteurs trouveront dans lnumration ci-dessus, une cohrence avec les moyens prconiss ds lintroduction de lISO 30300 :

rles et responsabilits dfinis;

processus systmatiques;

mesures et valuation;

revue et amlioration.


4.3. SCURITDE LINFORMATION

En 1987, une structure commune entre lISO et la CEI (Commission lectrotechnique Internationale) a t cre pour la normalisation des Technologies de lInformation au niveau mondial, le JTC 1 (Joint Technical Committee).

Au sein de cette structure, le SC 27 (Sous-Comit 27) est responsable des techniques de scurit des technologies de linformation. Il publie en particulier la srie ISO/IEC 270xx qui comprend actuellement une quarantaine de normes existantes ou en prparation. Trois dentre elles sont mentionner particulirement :

LISO/CEI 27001 (Requirements - Exigences) est la norme centrale de la srie. Elle traite de la gestion de la scurit de linformation. Elle dfinit cette fin la notion dISMS (Information Security Management System) associe au modle de qualit PDCA (Plan, Do, Check, Act). Cest une norme de management au mme titre que ses homologues de la srie 9000 pour la qualit et 14000 pour lenvironnement. Elle permet lvaluation de conformit et la certification.

LISO/CEI 27002 (Code of practice Bonnes pratiques) est la norme de bonnes pratiques associe lISO/CEI 27001. Elle dfinit environ 130 mesures de scurit rparties sur 11 chapitres. Elle est couple de manire indissociable lISO/IEC 27001 (les mesures sont regroupes dans une annexe obligatoire de lISO/CEI 27001).

Les versions actuelles des normes 27001 et 27002 sont parues en 2005.

LISO/CEI 27005 (Information security risk management) est de parution plus rcente. Sa version initiale est sortie en 2008 et sa version actuelle date de 2011. Cette norme traite de la gestion des risques dans le domaine de la scurit de linformation. Elle dcrit en particulier comment procder une analyse de risque dans ce domaine afin de mettre en vidence les principaux risques et les mesures de scurit qui peuvent leur tre associes. Elle vient en appui de la norme ISO/CEI 27001, mais peut aussi tre utilise de manire autonome. Sa version 2011 a permis de la mettre en conformit avec la norme ISO 31000 (Risk management), plus gnrale, parue en 2009.

La norme ISO/IEC 27000 Systmes de gestion de la scurit des informations fournit un modle pour tablir, installer, rendre oprationnel, maintenir et amliorer la protection des informations pour atteindre des objectifs bass sur des risques valuables et une organisation de niveau de risque acceptable pour traiter et grer efficacement les risques. Analyser les besoins pour une protection des actifs informationnels et appliquer les contrles appropris pour assurer la protection des informations, comme cela est souhait, contribue la mise en uvre dun systme de management de la scurit des informations.


4.4. SYSTME DE MANAGEMENT DU RISQUE

La norme ISO 31000, Management du risque fournit des principes et des lignes directrices gnrales pour la mise en uvre du management du risque. Cette norme prcise que le management du risque sappuie sur la meilleure information disponible. Elle dfinit la documentation du processus de management du risque de la faon suivante :

Il convient que les activits de management du risque soient traables. Dans le processus de management du risque, les enregistrements fournissent la base pour lamlioration des mthodes et des outils ainsi que du processus dans son ensemble.

Il convient que les dcisions relatives la cration des enregistrements tiennent compte :

des avantages de rutiliser les informations pour les besoins du management ;

des cots et efforts lis la cration et la maintenance des enregistrements ;

des besoins denregistrements lgaux, rglementaires et oprationnels ;

de la mthode daccs, de la facilit de consultation et des moyens de stockage ;

de la priode de conservation ; et

du caractre sensible des informations.

4.5. SYNTHESE

Le sens des normes de systme de management se situe dans tous les cas dans la satisfaction dune ou plusieurs parties intresses (PI) en matrisant les risques associs une drive de la matrise des fonctionnements.

LISO 9001, qui est historiquement axe sur la satisfaction des clients par la maitrise des risques oprationnels et la slection des fournisseurs, a inscrit - depuis sa version de 2000 - et conserv dans la version 2008, lapproche processus comme mode dlaboration de cette matrise.

LISO 22000 est une norme qui vise galement la satisfaction du client mais pour un client particulier savoir le client consommateur de denres alimentaires.

Il existe dautres normes dont lobjectif constitue la satisfaction du client avec des clients spcifiques. On peut citer sans tre exhaustif le rfrentiel ISO TS 16949 qui prsente les exigences particulires complmentaires lISO 9001 :2008 pour la production de srie et de pices de rechange dans l'industrie automobile ou lEN NF 9100 qui sadresse aux organismes dont les produits et services sont utiliss dans larospatiale.

LISO 14001 a comme objectif la satisfaction de plusieurs parties intresses,(PI) qui constituent lenvironnement quelle dfinit ainsi milieu dans lequel un organisme fonctionne, incluant l'air, l'eau, le sol, les ressources naturelles, la flore, la faune, les tres humains et leurs interrelations . Lors de la construction dun systme de management de lenvironnement, il est de bon ton de considrer les pouvoirs publics comme une partie intresse importante dans la dmarche. En effet, les reprsentants des diffrents chelons administratifs peuvent mettre des exigences plus ou moins dtailles (de la loi


fondamentale sappliquant au niveau international larrt municipal qui concerne une seule commune voir une zone industrielle ou commerciale).

LOHSAS 18001 (British Standard Occupational Health and Safety Assessment Series) qui constitue un rfrentiel reconnu dans la certification de systme de management de la sant et la scurit des hommes formule des exigences en termes de prcautions vis vis de la responsabilit du dirigeant dun organisme quant lhygine et la matrise des risques daccidents du travail.

LISO 31000, norme de systme de management non certifiable - prsente les modalits de maitrise des risques associs la satisfaction des parties intresses entreprise et actionnaires .En effet, elle permet de prendre en considration les risques dont la maitrise se situe au niveau de la direction des organisations et qui peuvent mettre en pril sa prennit. On y retrouve les risques inhrents aux crises de valeurs ou linadquation des lments de stratgie.

LISO 27000, norme internationale qui spcifie les exigences relatives l'tablissement, la mise en uvre, au fonctionnement, la surveillance et au rexamen, la mise jour et l'amlioration d'un Systme de management de la scurit de linformation (SMSI) norme certifiante - document dans le contexte des risques globaux lis l'activit de l'organisme. A ce titre elle prcise que le SMSI est destin assurer le choix de mesures de scurit adquates et proportionnes qui protgent les actifs et donnent confiance aux parties intresses.

Les documents dactivit sont prsents dans lensemble des normes de systmes de management. Cependant, comme nous avons pu le constater lors des passages citant ces normes, la terminologie utilise pour dcrire les documents dactivit est dune grande diversit qui justifie une meilleure harmonisation

Chacune de ces normes de systme de management intgre des lments plus ou moins prcis en termes de gestion documentaire.

Dans le rfrentiel FD X 50-195 Systmes de management Lignes directrices pour le management d'un organisme, les auteurs ont prcis quatre points importants :

Construire le systme dinformation et de communication,

Formaliser le systme de management,

Traiter linformation comme une matire premire primordiale,

Sappuyer sur les donnes et informations recueillies pour manager et amliorer les performances.

Les lecteurs de lISO 30300 retrouveront ici ce qui constitue le fondement mme de leur rfrentiel.

Le SGDA permet par lanalyse originelle et la stratgie, la maitrise oprationnelle, et lamlioration continue par la mise jour des bonnes pratiques dancrer la performance propre du systme de gestion des documents dans la performance globale de lentreprise qui implmente ou non un autre systme de management.


Interrelation entre les rfrentiels et les diffrentes parties intresses


5 RFLEXIONS SUR LE CYCLE DE VIE (MICHEL ROBERGE, ARNAUD JULES ET AURELIEN CONRAUX)

Une organisation doit pouvoir compter sur la disponibilit et lexploitabilit de ses documents dactivits pour remplir sa mission et pour assurer sa gestion interne de faon efficace et efficiente tout en protgeant ses droits et ceux de son personnel et de ses clients. Tous ces documents, quils soient en format papier ou lectronique, ont un cycle de vie. Selon leur nature, leur valeur et leur importance des fins de management, leur utilit dcroit par paliers (administratifs, informationnels ou juridiques) depuis la date de leur cration, jusqu se rduire un choix binaire : limination ou conservation au titre des valeurs historiques ou patrimoniales seules.

LE CALENDRIER DE CONSERVATION OU TABLEAU DE GESTION

La mise en place dun Systme de gestion des documents dactivit (SGDA) implique ltablissement et la mise en application dun calendrier de conservation ou tableau de gestion. Il sagit dun rfrentiel des rgles dterminant la dure et le support de conservation des documents et des dossiers. Ce rfrentiel doit inclure les donnes des systmes informatiques et des bases de donnes de lorganisation, notamment les donnes financires, juridiques ou lies aux domaines de la gestion interne ou aux domaines daffaires. Il permet galement didentifier les dtenteurs responsables des documents et des dossiers.

REPRSENTATION HISTORIQUE DU CYCLE DE VIE LI AU PAPIER

Le cycle de vie de linformation consigne sur support papier est traditionnellement dcrit comme la succession de trois tapes :

La phase active ou courante Les documents sont couramment utiliss et ils sont gnralement conservs dans les espaces de bureau.

La phase semi-active ou semi-courante Les documents sont utiliss occasionnellement. Ils peuvent tre entreposs dans des locaux internes ddis au stockage ou pris en charge par des prestataires de services.

La phase inactive Les documents nont plus dutilit pour le management de lorganisation : un tri est opr entre la majorit des documents voue tre dtruite alors que les autres seront conservs au titre darchives historiques ou patrimoniales, pour une conservation prenne.


LIMPACT AUJOURDHUI DES TECHNOLOGIES DE LINFORMATION

La gestion de linformation porte par un support faisant appel aux technologies de linformation fait parfois appel trois tapes similaires celles dcrites prcdemment :

La phase active (online) - Les documents et donnes sont gnralement conservs sur des serveurs de fichiers ou dans des systmes d'archivage lectronique (vote lectronique) internes ou externes ou encore en infonuagique (Cloud Computing) avec des temps d'accs de l'ordre de quelques de millisecondes.

La phase semi-active (nearline) - Les documents et donnes dont laccs immdiat nest plus requis sont transfrs dans des units dentreposages moins dispendieuses et moins rapides. Lusager ny verra quun lger changement de rapidit daccs, gnralement en termes de secondes, mais permet lorganisation de diminuer ses cots dentreposage.

La phase inactive (offline) - Linformation est stocke sur des mdias amovibles de grande capacit et de moindre cot de conservation (bandes, microfiches, etc.) qui seront entreposs. Lusager devra faire une demande formelle pour pouvoir avoir accs aux documents puisque le mdia devra tre install - manuellement ou automatiquement - dans un lecteur avant transmission de linformation. Le temps daccs aux documents sera de quelques minutes quelques jours en fonction du niveau de service et des technologies utilises.

Il, est toutefois frquent que les organisations nutilisent que la phase active et inactive. Lutilisation des trois phases dpend du calcul de cot pour lorganisation et du niveau de service fourni aux clients notamment dans les organisations hautement rglementes ou responsables de la conservation dimportants volumes dinformation.

LAPPLICABILIT DES RGLES DE CONSERVATION

Pour tre efficacement utilisables, les rgles de conservation se doivent dtre associes au schma ou plan de classification des documents et intgres soit la solution logicielle de gestion des documents dactivits, soit aux systmes informatiques et bases de donnes autonomes dans lesquelles elles sappliquent. Lmergence de produits technologiques de gestion dinformation lectronique pouvant effectuer les oprations lies la gestion intgre des documents lectroniques ou des donnes dans un mode de gestion sur place (manage in place) amliore singulirement et dans son ensemble le contrle de linformation de lorganisation et permet des recherches fdres et rapides en cas de risque.

LA GESTION DES RISQUES

La conception et la mise en application rigoureuse dun plan de gestion du cycle de vie des documents permettent dassurer la sauvegarde de toute linformation utile au management mais aussi de dfendre les droits de lorganisation (valeur de preuve), et son image (gestion transparente des oprations au quotidien). Si le sort final des documents est la conservation permanente, cette gestion de la mmoire organisationnelle ds le dbut du cycle de vie garantie aussi la protection de ce patrimoine.

EN PRATIQUE : LES DEUX USAGES

La pertinence de la thorie des trois ges doit tre rexamine laune des possibilits de reprsentation et de traitement des documents sous forme numrique. Les techniques


informatiques permettent en effet de sparer les contenus (textes, graphiques, images, sons, mtadonnes, etc.) des supports physiques. De fait elles conduisent une nouvelle perception des documents, de nouvelles pratiques archivistiques et trs certainement un cadre normatif revisiter.

Dans ce contexte, il a sembl utile de participer ce questionnement en y apportant quelques rflexions.

1. La premire est de convenir quun document est un conteneur et un moyen

dchange dinformations et de connaissances. Les contenus peuvent tre objets

numriques divers : textes, graphiques, images fixes, vido et son, etc.

2. La deuxime est de souligner quun document est dabord le rsultat dun

processus de cration durant lequel les contenus sont labors et volutifs.

Ensuite, ds lors quil est publi, utilisable et mis en service, linformation change

dtat et ne doit plus pouvoir tre modifiable, quitte crer une ventuelle

nouvelle version du document pour complter ou remplacer le record fig.

3. La troisime rflexion est relative lintrt de la description et de la modlisation

des activits des organisations par des processus dits mtiers . Cette faon de

faire, qui permet dapprhender au mieux leur complexit interne, mais aussi leurs

relations, est aujourdhui largement accepte et mise en uvre. Elle est le socle

dune bonne gestion de linformation.

Ces trois points rsument les changes entre les besoins des processus de gestion des documents et donnes dactivit (scurisation, prennisation fige, etc.) et ceux des processus mtier (disponibilit de linformation, possibilits dactualisation des connaissances, etc.).

Ainsi, une information est dune part le produit dun processus de conception et de cration et dautre part une des ressources dun ou plusieurs processus mtier. Le conteneur de cette information (ie. document) passera, lui, dun tat modifiable un tat non modifiable. Sil peut tre difficile de prvoir lavance lutilisation qui sera faite des ressources informationnelles, il est par contre essentiel de placer au cur du cycle de vie de linformation ce gel du contenu informationnel car il correspond un changement de responsabilit.

Cette rapide analyse conduit naturellement proposer un Systme de gestion des documents dactivit reposant non pas sur les trois ges mais sur les deux usages de linformation dans les processus des organisations et les fonctionnalits des systmes dinformation : dune part la cration des documents et des donnes et dautre part leur utilisation.


6 PARTAGE DEXPRIENCES

6.1. FDRATION DES TABLISSEMENTS DENSEIGNEMENT PRIVS DU QUBEC (SABINE MAS ET DANIEL DUCHARME)

En aot 2004, la Fdration des tablissements denseignement privs (FEP) et les Archives nationales du Qubec (ANQ) se sont associ dans le but de revoir le guide Les documents administratifs lcole. Publi en 1985, ce guide ntait plus en mesure de fournir une rponse adquate aux gestionnaires de lducation qui, par manque de ressources humaines, matrielles et financires, sont le plus souvent dmunis. Devant les exigences mises nombre de ces gestionnaires ont tendance ngliger la gestion de leurs archives et, par consquent, narrivent pas toujours satisfaire les exigences de cette gestion.

La conception du Guide de gestion des archives lintention des tablissements denseignement privs qui fait une rfrence constante la norme ISO15489 constitue une base pour les gestionnaires de lducation qui souhaitent laborer une politique de gestion des archives dans leur tablissement et amliorer la gestion de leurs archives. Plus spcifiquement, ce guide a pour objectifs de:

Permettre aux tablissements de se conformer aux lois et rglements auxquels ils sont soumis, en particulier la Loi sur les archives, la Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi que la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation;

Permettre aux tablissements de mieux prendre leurs responsabilits lgard de leur personnel et de leur clientle;

Favoriser la constitution du patrimoine archivistique de leurs tablissements et, par extension, de la socit qubcoise tout entire.

Le comit charg dlaborer le Guide de gestion des archives a tendu ses travaux doctobre 2004 janvier 2006. Par la suite, le comit a pris le statut de comit permanent BAnQ/FEP pour la rvision priodique de ce guide. Il peut aussi, au besoin, laborer des procdures spcifiques de gestion des archives la demande de la FEP.

Le guide comprend un modle de politique de gestion des archives adaptable au contexte particulier des tablissements denseignement privs, un plan de classification applicable tant aux documents papier quaux documents numriques, un recueil des rgles de conservation recensant lensemble des sries et types de document que lon retrouve dans les tablissements denseignement privs, un glossaire et un index gnral.

Par ailleurs, lapplication du prsent guide positionnera demble les tablissements denseignement qui souhaitent dans un avenir proche se doter dun systme de gestion de leurs documents numriques. cet gard, la rfrence constante qui est faite la norme ISO 15489 sur le Records management reprsente un avantage non ngligeable pour ceux qui sengageront dans cette voie.


6.2. BIBLIOTHQUE NATIONALE DE FRANCE (AURLIEN CONRAUX)

Depuis 2006, la Bibliothque nationale de France (BnF) a dvelopp et dploy un outil de Records management, mis disposition de lensemble des agents sur le rseau interne de ltablissement. Ce systme utilis quotidiennement par 2500 agents sur 7 sites prend en compte linformation depuis sa conception (offre de modles et fonctionnalits avances de travail collaboratif scuris) jusqu la gestion des documents valids.

Permettant dintgrer diffrents flux ou sources dinformations (extractions dapplications mtiers, messagerie ou documents dmatrialiss) et de proposer une organisation logique unifie travers un outil commun centralis appuy sur un plan de classement purement fonctionnel, linterface de production documentaire facilite la cohsion logicielle, matrielle et intellectuelle de linstitution. Elle rduit le temps de recherche dune information dj prsente dans le systme, sans compromission des documents stratgiques ou sensibles.

En 2012, les experts systme, archives et mtadonnes de linstitution collaborent pour interfacer loutil de Records management avec le systme de prennisation numrique de la Bibliothque (SPAR, pour Systme de Prservation et dArchivage Rparti) utilis depuis 2010 pour la conservation trs longue chance des collections numrises de linstitution et de ses partenaires (1 ptaoctet de donnes fin 2011, 16 ptaoctets possibles dans linfrastructure actuelle).

Pour organiser linformation ds sa production et structurer la migration vers un SAE 5implmentant strictement la norme OAIS6, les facteurs cls ont t, chaque tape de ces projets successifs :

le soutien fort de la Direction de ltablissement, laquelle est rattache la cellule Records management,

la collaboration troite des quipes charges du dveloppement et de lexploitation des systmes dinformation avec les experts en management des documents et donnes dactivit, pour assurer un double pilotage technique et analytique des documents et donnes dactivit,

le recours aux pratiques de management et aux normes techniques les plus avances du march,

une offre daccompagnement pertinente et volutive pour les agents de linstitution, assure en fonction des besoins par des formateurs externes, par le DSI7 ou par les records managers.

5 SAE, Systme darchivage lectronique 6 ISO 14721, Open Archive Information System 7 Dpartement des systmes dinformation


Dans le schma ci-dessous, qui tente un modle simplifi des rles et responsabilits ncessaires un management efficace de linformation, indpendamment de loutil utilis ou de sa date de production, deux points particuliers mritent dtre souligns tant leur importance na t perue qua posteriori dans lexprience de la BnF :

la dissociation des pratiques de production et de recherche/rutilisation de linformation, que lutilisateur soit contemporain du producteur ou spar de celui-ci de plusieurs dcennies.

la juxtaposition, ct des administrateurs systmes informaticiens, dau moins un administrateur de contenu la responsabilit transverse, charg de vrifier avec pouvoir dintervention- lapplication de la politique de classement, de renseignement des mtadonnes, la gestion du cycle de vie et ladquation des droits daccs aux informations contenues dans le systme.

Modlisation des rles lis au management des documents et donnes dactivit la Bibliothque nationale de France.


6.3. COMMISSION EUROPENNE (MATTIAS HALLIN)

La politique e-Domec Electronic Document and Archives Management at the European Commission est dveloppe la Commission europenne depuis 2001 afin dtablir une base lgale pour ladministration des documents et des archives pendant tout leur cycle de vie, ainsi quune harmonisation dans tous les services de la Commission de la mise en pratique de ces domaines. Llaboration de ce cadre normatif a t acheve en 2008.

Cette politique vise galement lintroduction aussi complte que possible de llectronique, pour la description et ladministration des documents et des dossiers ainsi que pour leur cration, stockage, utilisation dans le travail de linstitution et conservation ou limination en fonction des besoins administratifs, lgaux et historiques.

ces fins est dvelopp la famille des systmes GED Hermes-Ares-Nomcom (HAN) . Hermes est la plateforme centrale avec des modules de services comme lenregistrement, le classement, la conservation etc. Ares est le registre central de la Commission et aussi linterface principal pour les utilisateurs internes. Nomcom (Nomenclature commune) est son tour loutil qui gre le plan de classement, la liste des dossiers et lapplication de la liste commune de conservation. Les services Hermes sont aussi disponibles dautres applications de la Commission qui ont un composant documentaire.

HAN est utilis depuis 2008, et est encore en dveloppement continu, pour amliorer les services dj existants et pour les complter afin de couvrir tout le cycle de vie. Dbut 2012, ces travaux se concentrent sur lachvement des services de conservation, lintgration des autres systmes de la commission et llaboration dun dpt externe permettant la communication des documents avec le monde extrieur.


6.4. FRANCE TELECOM ORANGE (ARNAUD JULES ET PAUL RICHY)

France Tlcom Orange : de la reconnaissance rciproque linteroprabilit Scurit de linformation/gestion de linformation et des documents dactivit.

Au sein du Groupe France Tlcom - Orange, il a t convenu depuis 2006 que la Politique d'Archivage et de Records Management (PAG) et la Politique de Scurit de l'Information du Groupe (PSIG), incluse depuis 2007 dans la Politique de Scurit Globale (PSG), concernaient chacune dans leur champ d'application la gestion de l'information. A ce titre, elles se sont mutuellement rfrences depuis l'origine.

Sur le plan normatif, la PAG s'appuie sur la norme ISO 15489 et la PSG sur les principales normes de la srie 27000 Systmes de management de la scurit de l'information prsentes dans le chapitre 4.3. de ce Livre blanc. Cette approche par la scurit de linformation a permis dintgrer le sujet de la certification dans notre dmarche.

Le Groupe France Tlcom - Orange a en effet considrablement tendu et diversifi son champ d'action, que ce soit par son ouverture l'international, par l'existence de nombreuses filiales ou par la complexit croissante de ses mtiers.

La ncessit de garder des preuves, de rutiliser en tant que de besoin les informations et de prserver ce capital informationnel, aussi bien pour les informations produites que pour celles qui nous sont confies par des tiers (partenaires, clients), ont amen le Groupe dfinir et mettre en uvre la rationalisation ncessaire du processus d'archivage,

Pour ce faire, l'approche retenue a t celle de l'analyse de risques en conformit avec l'ISO IEC 27005.

Ont ainsi t dfinis et formaliss les enjeux, la sensibilit des informations, les menaces, les scnarios de risques et leur hirarchisation aboutissant l'identification des exigences propres aux documents d'activit. La ncessaire prise en compte des enjeux et exigences de scurit en dcoulant a t facilite par la mise en cohrence des deux politiques aujourd'hui dployes ; la Politique d'Archivage et de Records Management et la Politique de Scurit Globale du Groupe.

Un travail complmentaire men en collaboration avec la FEDISA8 a permis de dfinir une dmarche permettant une ventuelle certification selon l'ISO IEC 27001, certification conforme aux besoins de la PAG. Une prsentation de ces travaux a t faite au salon Documation qui sest tenu Paris en mars 2011.

Dploye depuis 2007, la PAG a permis de mieux matriser l'archivage papier (dfinition des processus et procdures, connaissance des contenus, application des destructions, contentieux gagns, matrise des cots, rationalisation du tiers-archivage). Pour ce qui est de l'outillage informatique, la politique a servi de socle stratgique pour dployer une plateforme transverse et gouverne de Gestion Electronique de Documents (GED), couple une application d'archivage lectronique en cours de dploiement.

8Fdration de l'ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l'Archivage.


2012 est l'anne de rvision de la PAG ainsi que de la Politique de Scurit Globale, dans une approche gnrale de la gestion du cycle de vie de l'information. Pour ce qui concerne la rvision de la PAG, l'intgration des exigences de normes de la famille 30300 et la construction d'un Systme de gestion des documents d'activit font partie des objectifs stratgiques pour couvrir les processus de la gestion de l'information, de la cration jusqu' la destruction en passant par l'archivage.

Le rfrencement rciproque des deux politiques Groupe sera bien sr maintenu.


7 CONCLUSION

La conception et la rdaction de normes sont la traduction de nombreuses rencontres entre des experts, des professionnels en situation de pratique et des institutions ou organisations parties prenantes. Cest un exercice long et minutieux o le travail de consensus est plus important que la recherche prcipite de lassertion. Les normes labores dans le cadre de l'ISO/TC46/SC11 sont le rsultat de consensus internationaux, leur porte gnrale doit tre comprise en prenant en compte ce contexte. Ainsi certains aspects ne sont pas recouverts par les normes car les pays ont prfrs voir sappliquer leur propre lgislation

La rdaction des Livres blancs a dbut en 2011 loccasion de la runion ayant eue lieu Sydney. Depuis, prs de 6 000 tlchargements ont t effectus partir de lunique site de lAFNOR. Cest un trs grand succs dont il faut se fliciter. Au-del des experts, il traduit lintrt dun grand nombre dutilisateurs pour la gestion des documents dactivit en rpondant manifestement des besoins de comprhension et danticipation des travaux et des normes venir.

Ce troisime Livre blanc a permis, encore plus que les prcdents, lexpression de points de vue multiples souvent trs affirms tout en explorant de nouvelles pistes. Cest cela aussi, le rle dun Livre blanc.

Les prochains travaux de lISO/TC46/SC11 porteront prioritairement sur deux projets de nouvelles normes :

ISO 30303 Systme de gestion des documents dactivit

exigences relatives aux organismes daudit et de certification, et

ISO 30302 Systme de gestion des documents dactivit Guide

mise en uvre.

La finalisation de ces deux normes, dont on espre une issue positive pour la runion de lISO TC46/SC11 en 2013, donnera aux professionnels et acteurs de la gestion documentaire un ensemble complet de normes de gouvernance et assurera un nouveau cadre stratgique pour mettre en chantier les futures rvisions et crations des normes et rapports techniques connexes.

En effet, lissue de la publication de la srie des ISO 30300, la mise en cohrence entre normes de gouvernance et normes dites techniques , que beaucoup de professionnels appellent de leurs vux depuis plusieurs annes, sera sans doute une ralit comme ce fut le cas rcemment avec lISO 9001. Le SGDA, la nouvelle terminologie, le cadrage des exigences, linteroprabilit, laudit et la certification. Il sagit de thmes nouveaux qui connatront des dclinaisons techniques et oprationnelles qui engageront une multiplicit dacteurs de la gestion documentaire dans les prochaines annes.


Le chemin trac depuis 1997 par la SC11 ne sarrtera pas l. Leffet dentrainement des travaux lis linteroprabilit avec les autres grands domaines des normes de management de systme ne font que commencer.

Grce aux efforts entrepris depuis 2008 par les experts de la CN11 aids par lAFNOR et France Tlcom - Orange, la prochaine runion ISO/TC 46/SC11 aura lieu Paris en mai 2013.

Rendez-vous Paris !


8 LE GROUPE DE TRAVAIL L ORIGINE DE CE LIVRE BLANC

Ce Livre blanc a t conu et rdig la demande des comits miroirs franais (Commission Nationale de normalisation 11 de lAFNOR), luxembourgeois et canadien du TC46/SC11 de lINAS et du Conseil Canadien des Normes.

Ont particip au titre de contributeurs, de relecteurs, de traducteurs et ou de valideurs :

Xiaomi An, Professor, School of Information Resource Management, Renmin University of China, Key Laboratory of Data Engineering and Knowledge Engineering, Ministry of Education, Rpublique Populaire de Chine.

Jacqueline Boga, Etudiante Queensland University of Technology Brisbane. Australie.

Christophe Boucheron, Etudiant en Master II - Mtiers de la culture, Archives, lUniversit de Versailles Saint-Quentin-En-Yvelines.

Aude Collet, responsable des publications de lAssociation des archivistes franais

Lucas Colet, Ingnieur R&D, Centre de Recherche Public Henri Tudor, Prsident du Comit miroir Luxembourgeois ISO/TC46/SC11.

Aurlien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la Production documentaire et des archives, Bibliothque nationale de France.

Michel Cottin, Coordinateur du groupe de travail Livre blanc, Groupe France Telecom Orange, Records Manager Orange Labs, membre de lAAF, Prsident du Comit miroir franais ISO/TC46/SC11, membre de la Commission Records Management de lAssociation des Archivistes Franais, membre de lADBS.

Cyrielle Demulier, Etudiante en Master I Mtiers des archives et technologies appliques, Universit Picardie Jules Verne, Amiens

Sylvie Dessolin-Baumann, Directrice du Centre National d'Archives et responsable de la gestion des documents de lAFPA, reprsentant de lAAF la CN11, animatrice de la Commission Records Management de lAssociation des Archivistes Franais, membre de lADBS.

Antoine Desire, Ple Emploi Ile de France, membre de la Commission Records Management de lAssociation des Archivistes Franais.

Sabine Donnard Cusse, AFNOR, Chef de projet Normalisation en Information et Documentation, Secrtaire de la GC46/CN11

Daniel Ducharme, archiviste-conseil, Bibliothque et Archives nationales du Qubec / charg de cours, cole de bibliothconomie et des sciences de l'information, Universit de Montral

Laurent Ducol, Responsable Service Achats, DIA, Ernst & Young, Vice-prsident de lAAF, prsident de la section Archives dentreprises.

Sochana Fearn, Etudiante la Sorbonne-Nouvelle, Paris


Frdrique Fleisch, Responsable de la Section Archives, Haute Autorit de Sant reprsentant lAAF la CN11, Prsidente de la Commission Archives Electroniques de lAAF, membre de la CRM.

Mattias Hallin, Archiviste l'unit SG.DSG1.B.2 (Politique documentaire et d'archivage) de la Commission europenne.

Kelly Johnson, Reference Librarian at Queensland University of Technology, Brisbane, Australie.

Arnaud Jules, Directeur Archives et Patrimoine Historique, & Records Manager, Groupe France Telecom Orange, membre de la Commission Records Management de lAssociation des Archivistes Franais et de lADBS, membre du comit franais de lISO/TC 46/SC11/CN11.

Alice Grippon, dlgue gnrale de lAssociation des archivistes franais

Claire Larrieux, Etudiante en Master II Mtiers des archives et technologies appliques, Universit Picardie Jules Verne, Amiens.

Johanne Lessard, Analyste daffaires et Experte de sujet chez Bombardier Aronautique, Montral, Qubec, Canada et membre dARMA Montral et International.

Charlotte Maday, Responsable des archives, universit Paris Diderot-Paris 7. Membre de la Commission Records Management de lAssociation des Archivistes Franais, membre du comit franais de lISO/TC 46/SC11/CN11.

Sabine Mas, Professeure adjointe, cole de bibliothconomie et des sciences de linformation (EBSI), Universit de Montral, Canada.

Philippe Martin, Consultant spcialis en gestion lectronique de documents, administrateur de lAPROGED, animateur de la commission normalisation, membre du TC 171 de lISO et de la CN 171 de lAFNOR.

Eric Micaelli, Consultant. Membre de lAAF.

Marie-Franoise Nesme, Consultant associe Cabinet TEMPERENS, intervenante l'Institut Polytechnique La Salle de Beauvais et Interfor SIA Amiens

Paul Richy, Expert en scurit de linformation, Groupe France Telecom - Orange, membre de lISO/IEC JTC 1/SC 27.

Michel Roberge, Conseiller senior en gouvernance documentaire et en gestion intgre des documents, Consortium DocuLibre/Gestar - Qubec.

Marion Taillefer, Chef du bureau de la bibliothque du Conseil d'Etat, adhrente ADBS, reprsentante de l'ADBS auprs de la CG46/CN11 de l'AFNOR.

Grard Dupoirier, Consultant Cabinet Document Numrique &Processus a assur la coordination ditoriale du Livre blanc.


9 NORMES CITES

NF EN ISO 14001 :2004-12 Environmental management systems Requirements with guidance for use.

ISO 14004 :2004-11 Systme de management environnemental Lignes directrices gnrales concernant les principes, les systmes et les techniques de mise en uvre.

NF EN ISO 14001 :2004-2 Systme de management environnemental Exigences et lignes directrices pour son utilisation.

ISO/FDIS 14641-1 Electronic archiving Part 1 : Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation.

NF ISO 15489-1 2002-4 Information et documentation Records management .

ISO/IEC 27000 : 2009-5 Information technologies Security techniques Information security management systems Overview and vocabulary.

ISO/IEC 27001 : 2005-10 Information technologies Security techniques Information security management systems Requirements.

ISO/ 30300 : 2011(F) Information et documentation Systmes de gestion des documents dactivit Principes essentiels et vocabulaire.

ISO/ 30301 : 2011(F) Information et documentation Systmes de gestion des documents dactivit Exigences.

PR NF ISO 31000 : 2008-6 Management du risque Principes et lignes directrices de mise en uvre.

NF EN ISO 9000 : 2005-10 Systme de management de la qualit Principes essentiels et vocabulaire.

NF EN ISO 9001 :2008-11 Systmes de management de la qualit Exigences.

Groupe de coordination technique joint (JTCG) charg de coordonner llaboration des normes de systmes de management de lISO : tats des lieux. Rfrence AFNOR : FMB/AFNOR/JTCG NOV 2009.

ISO BS OHSAS 18001: 2008 Occupational Health and Safety Assessment Series.


AFNOR, Association franaise de normalisation. En France, la normalisation, sur un plan gnral, bnficie dun statut fix par dcret dont la dernire version est le dcret n 2009-697 du 16 juin 2009 relatif la normalisation. Il confirme les missions de service public de lAFNOR, dont la reprsentation de la France dans des organismes

internationaux non gouvernementaux. Il confie, par ailleurs, au ministre charg de lIndustrie, dont les attributions sont confies au dlgu interministriel aux normes, la dfinition de la politique des pouvoirs publics en matire de normes et le soin de sassurer de la cohrence des actions des diffrents intervenants dans ce domaine. Il cre un groupe interministriel des normes (GIN) charg dassister le ministre dans la dfinition des orientations.

AAF, Association des archivistes franais. Elle dfend les intrts de la profession et cherche promouvoir limage et la visibilit du mtier darchiviste. Elle joue galement un rle actif dans les travaux de rflexion archivistique, en bonne intelligence avec le Service interministriel des archives de France et les instances universitaires. LAAF publie un bulletin bimestriel pour ses adhrents, la Lettre des archivistes et une revue scientifique, la Gazette des archives, destine tous

ceux qui sintressent, directement ou indirectement, aux archives et la profession darchiviste. Ses diffrents groupes de travail, dont la Commission Records Management Gestion des Documents dActivit publient par ailleurs et communiquent rgulirement leurs travaux sur sites internet, lors de confrences. Cr en 1984, le Centre de Formation de lAAF a dj accueilli prs de 7 000 stagiaires. Anims par des professionnels du secteur, les stages, gnralistes ou spcialiss, portent sur la gestion des documents dactivit, la thorie archivistique, la connaissance des institutions et les diffrentes techniques et actions mises en uvre dans les services darchives.

ADBS, Association des professionnels de linfor-mation et de la documentation Cre en 1963, l'ADBS, forte de ses 5 000 adhrents professionnels, est la premire association professionnelle de l'information et de la documen-tation en Europe. Elle offre ses adhrents les moyens de partager leurs expriences; de mutualiser leurs pratiques, d'changer des services et actions et de constituer des rseaux. Elle a pour mission de promouvoir les mtiers de la gestion de l'information et du document, de permettre aux professionnels de se maintenir au meilleur niveau

de comptences et de convaincre les pouvoirs publics de lutilit de son action. Elle est prsente tant au niveau national qu'en rgions.


APROGED Association de la Valorisation des Contenus numriques. Cre en 1993, elle regroupe 120 adhrents reprsentant les professionnels de ce secteur en plein dveloppement : dmatrialisation, gestion de contenu et de documents, archivage lectronique, capture, ditique, workflow indexation, linguistique, moteurs de recherche, smantique, Tous les mtiers sont prsents : diteurs, constructeurs, distributeurs, intgrateurs, prestataires de services, socits de conseil, tiers archiveurs, etc.

Au cur de la rflexion sur la gestion et loptimisation des contenus et des documents numriques, lAPROGED joue un rle dterminant en matire dinformation, dtude, de formation, mais aussi de normalisation ; lassociation a pour objectif de faire des contenus (industriels, administratifs, culturels et scientifiques) latout majeur des entreprises et des organisations dans cette nouvelle gouvernance de linformation numrique en entreprise..

ILNAS, Institut Luxembourgeois de la Norma-lisation, de lAccrditation, de la Scurit et qualit des produits et services est une administration sous la tutelle du ministre ayant lEconomie dans ses attributions. Elle a t cre sur base de la loi du 20 mai 2008 et a dmarr ses activits le 1er juin 2008.Pour des raisons de complmentarit, defficacit, de transparence et dans le cadre de la simplification administrative, lILNAS rassemble sous une mme structure plusieurs missions administratives et techniques qui taient auparavant dans les attributions de plusieurs structures publiques. Ces missions sont renforces

et de nouvelles tches sont galement attribues lILNAS. LILNAS correspond un rseau de comptences au service de la comptitivit et de la protection du consommateur. Une loi spcifique a t rdige en ce sens et adopte par la Chambre des Dputs le 24/04/2008, constituant la feuille de route des missions respecter par ILNAS.


Le Comit canadien des normes (CCN) est le comit membre reprsentant le Canada lOrganisation internationale de norma-lisation (ISO). La cration

du comit consultatif canadien de la ISO/CG46 /CN11 a t approuve par le CNN suivant lintrt des intervenants canadiens participer dans ce champ dactivit ISO. Les comits consultatifs canadiens comprennent des individus comptents qui contribuent ensemble une reprsentation quilibre pour le dveloppement de normes dans un domaine particulier. Pour plus dinformation sur le rle du Canada dans le dveloppement de normes internationales ou autres activits de normalisation relies, visitez le www.scc.ca or crivez [email protected] .

The Standards Council of Canada (SCC) is the member body for Canada at the International Organization for Standardization (ISO). The formation of the Canadian Advisory Committee of ISO/TC 46/SC11 was approved by the SCC based on interest expressed by Canadian stakeholders in participating in this ISO field of activity. Canadian Advisory Committees are comprised of capable individuals whose collective input provides balanced representation on the development of standards in a specific subject area. For additional information about Canadas role in international standards development or other standardization-related activities, visit www.scc.ca or email [email protected].

ISO 30300 30301 Management system for records: definition, design, integration to other management system standards May 2012

by Skype

Pages 1 / 45 V. English April 2012 V7

Livre blanc

ISO 30300 30301 Management system for records: definition, design, integration to other management system

standards

Table of contents

1 FORWARD: WHY DO WE NEED THIS LIVRE BLANC? ......................................................... 3

2 THE CURRENT CONTEXT OF STANDARDIZATION ............................................................. 5

3 WHAT IS MSR? ................................................................................................................................ 7

3.1. TERMINOLOGICAL COMMENTS ............................................................................................ 7

3.2. MSR (MANAGEMENT SYSTEM FOR RECORDS) DEFINITION ........................................ 7

3.3. GREAT PRINCIPLES OF A MSR................................................................................................ 8

3.4. MSR DIFFERENT MODELINGS ............................................................................................ 11

4 INTEROPERABILITY OF MSS AND ISO 30300 ................................................................... 22

4.1. QUALITY SYSTEM MANAGEMENT ..................................................................................... 23

4.2. ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM ................................................................... 24

4.3. INFORMATION SECURITY .................................................................................................... 25

4.4. MANAGEMENT RISK SYSTEM ............................................................................................. 26

4.5. SYNTHESIS ................................................................................................................................ 26

5. ABOUT THE DOCUMENTS LIFECYCLE (MICHEL ROBERGE, ARNAUD JULES AND AURLIEN CONRAUX) ....................................................................................................................... 29

6. SHARING EXPERIENCES ............................................................................................................... 32

6.1 FDRATION DES TABLISSEMENTS DENSEIGNEMENT PRIVS DU QUBEC (SABINE MAS AND DANIEL DUCHARME) ................................................................................... 32

6.2 THE FRENCH NATIONAL LIBRARY (AURLIEN CONRAUX) ...................................... 33

6.3 EUROPEAN COMMISSION (MATTIAS HALLIN) .............................................................. 35

6.4 FRANCE TELECOM ORANGE (ARNAUD JULES AND PAUL RICHY) ........................... 37


7 CONCLUSION ................................................................................................................................ 39

8 WORKING GROUP OF THE LIVRE BLANC ........................................................................... 40

9 STANDARDS REFERENCED IN THE LIVRE BLANC 3 ........................................................ 42


1 FORWARD: WHY DO WE NEED THIS LIVRE BLANC?

The process of developing a Livre Blanc is a special occasion, rich with reflections and collaboration between organizations, expe

Norma ISO 30300 Sistemas de Gestión de Documentos

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