1

Краткое руководство по использованию

системы "Нордеа Клиент-Банк"/

Nordea Client-Bank Quick User Guide

Краткое руководство пользователя на русском языке Стр.2

Nordea Client-Bank Quick User Guide (Eng) Page 47

Версия системы от 12.09.2016

© 2016 АО "Нордеа Банк"

2

Краткое руководство по использованию

системы "Нордеа Клиент-Банк" Содержание

1.О системе 3

2.Перечень терминов и сокращений 3

3.Как начать работать с системой 4

3.1. Предварительные настройки 4

3.2. Как войти в систему 4

3.3. Криптоплагин 6

3.4. Формирование и регистрация электронной подписи 8

3.5. Создание сертификата электронной подписи через меню «Запросы на новый сертификат»

11

3.6. Передача Актов о признании сертификата в Банк 14

4. Как работать с главной страницей 15

5.Общий порядок работы с документами 17

5.1. Документы, доступные для работы в системе 17

5.2. Фильтры и сортировки 18

5.3. Способы создания документов в системе 19

5.4. Подписание и отправка документов в Банк 20

5.5.Подписание и отправка списка документов 21

5.6. Подсчет количества и суммы документов, отобранных по фильтру 22

6. Как работать с выписками и информацией по счетам 23

6.1. Работа с выписками из раздела Счета 23

6.1.1. Виды выписок 23

6.1.2. Выписки за период 24

6.1.3 Как запросить выписку 25

6.1.4. Экспорт выписок 26

6.2. Работа с выписками с главной страницы 28

7. Как работать с шаблонами 29

8. Отзыв документов 31

9. Особенности работы с платежными поручениями в рублях 32

10.Особенности работы с валютными документами 39

10.1. Поручения на перевод валюты 39

10.2. Покупка, продажа, конверсия валюты 40

10.3. Поручение на продажу валюты с транзитного валютного счета 41

11.Особенности работы с документами валютного контроля 41

12.Как работать с письмами 41

13.Как работать с заявками на депозит 44

14.Обмен данными с бухгалтерскими системами 45

15. Выход из системы 45

3

1. О системе Новая версия системы «Нордеа Клиент-Банк» предназначена для корпоративных клиентов, у которых открыты расчетные счета в АО «Нордеа Банк» или подписаны договоры с АО «Нордеа Банк» об обслуживании без открытия расчетных счетов. Обновления затронули интерфейс и дизайн системы, а также функционал и панель отображения разделов системы. В новой версии системы реализованы:

удобный интерфейс с возможность настройки под нужды каждого пользователя;

англоязычная версия системы;

расширенные возможности импорта/экспорта документов;

гибкая система фильтров и сортировок;

аналитическая функция – подсчет количества и сумм выбранных документов; Ниже содержится более подробная информация о работе в системе.

2. Перечень терминов и сокращений

Банк АО «Нордеа Банк».

Выписка актуальная Последняя выписка (внутридневная или итоговая), предоставленная Клиенту за конкретную дату

Выписка внутридневная Выписка, формируемая по запросу в течении операционного дня. Содержит промежуточную информацию о движениях по счёту только за текущий операционный день

Выписка итоговая Выписка по лицевым счетам клиента, которая формируется автоматически по окончании операционного дня Банка и предоставляется не позднее начала следующего операционного дня

Клиент, Организация Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо, занимающееся частной практикой в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, Отображением клиента в системе является организация.

Подразделение по умолчанию Подразделение Банка, к которому приписан пользователь.

Профиль отображения списка документов

Именованный набор параметров фильтрации и сортировки

списка доку ментов некоторого типа.

Система Система «Нордеа Клиент-Банк»

Служба поддержки Банковская служба технической поддержки клиентов

Сменный носитель USB- флеш-накопитель, сменный носитель криптографических ключей: электронное персональное устройство хранения ключевой информации ЭП. Подключается к Автоматизированному рабочему месту пользователя (АРМ) пользователя при постановке / снятии подписи ЭД.

Токен Устройство USB-токен – разновидность сменного носителя

4

криптографических ключей.

Уполномоченное лицо

клиента (УЛК)

Отображение в системе пользователя как ответственного сотрудника клиента, обладающего правом взаимодействовать с Банком от имени клиента.

Учреждения Банка России Учреждения Банка России (УБР) – учреждения, организации и подразделения, входящие в систему Банка России и включенные в справочник БИК РФ.

Электронная подпись Электронная подпись (ЭП, для краткости - подпись ЭД) – реквизит электронного документа, полученный и используемый в электронных документах в РФ с соблюдением требований соответствующих законов и стандартов РФ. ЭП предназначена для идентификации владельца данной ЭП, а усиленная ЭП также и для защиты ЭД от подделки и искажений. У квалифицированной усиленной ЭП подлинность ключей и их принадлежность определенному владельцу удостоверены Удостоверяющим Центром (УЦ).

Электронный документ Электронный документ (ЭД) – электронный образ документа (платежного или иного), представленный в согласованном участвующими в документообороте сторонами формате, определяемом программными средствами создания документа.

3. Как начать работать с системой

3.1. Предварительные настройки Ознакомьтесь с Требованиями к программно-техническим средствам Клиента и убедитесь, что ваше оборудование им соответствует. На компьтеры пользователей с правами электронной подписи установите

соответствующие Вашей системе криптографии и сменному носителю драйверы, если

этого не было сделано ранее. Драйверы для Windows доступны по адресу:

http://www.rutoken.ru/support/download/drivers-for-windows/

3.2. Как войти в систему

1. Откройте браузер.Введите в адресной строке браузера адрес Системы: https://netbank.nordea.ru/sbns-web/html/login.html

2. Откроется форма авторизации.

5

Внимание! Системное имя и пароль чувствительны к регистру символов

Рис.1.1.

При необходимости переключитесь на англоязычную версию системы, нажав кнопку EN.

При возникновении проблем при первом входе в систему перейдите по ссылке «Как войти

в систему».

3. В полях Пользователь и Пароль введите Ваши системное имя и пароль. Имя пользователя (логин) Вы можете посмотреть на выданном в Банке Информационном листке. Пароль для первого входа в систему находится в PIN-конверте, переданном уполномоченному представителю Вашей организации.

Рис. 1.2. Пример Информационного листка

4. Нажмите кнопку Войти.

5. В случае первого входа в систему смените пароль на новый (система может потребовать смену пароля и в некоторых других случаях):

6

Внимание!

Пароль Пользователя должен отвечать следующим требованиям:

1. Длина пароля должна быть не менее 9 символов.

2. Пароль должен состоять из букв латинского алфавита (A-z), арабских цифр (0-9) и спе-

циальных символов, приведенных в п. 4 данных требований.

3. Буквенная часть пароля должна содержать как строчные, так и прописные (заглавные)

буквы.

4. Пароль должен содержать не менее одного из следующих символов: ( . , : ; ? ! * + % - < > @ [ ] { } / \ _ {} $ # ).

a. Откроется форма смены пароля.

Рис. 1.3. Форма смены пароля

b. В поле Старый пароль введите Ваш текущий пароль.

c. В полях Новый пароль и Подтверждение дважды введите новый пароль, с помощью которого Вы хотите входить в систему при последующих

сеансах работы.

d. Нажмите кнопку ОК.

Система проверит корректность введенных паролей. При вводе некорректных данных будет выведено сообщение об ошибке. Введите корректные данные повторно.

3.3. Криптоплагин

На компьютеры пользователей с правами электронной подписи установите криптоплагин в соответствии с инструкцией, и внесите сайт в список доверенных

Процесс установки / обновления криптоплагина зависит от операционной системы Вашей рабочей станции. Система автоматически определит и предложит выполнить соответствующие действия: Если было выведено предложение установить плагин, показанное на следующем рисунке, или аналогичное предложение обновить плагин:

7

Рис. 1.4. Предложение установить криптоплагин

1. Согласитесь на установку / обновление, нажав кнопку Да.

2. Установка / обновление будут выполнены автоматически.

3. После завершения установки / обновления перезапустите браузер.

4. После установки плагина и перезапуска браузера криптографические операции станут доступны. Если было выведено предложение, показанное на следующем рисунке:

Рис. 1.5. Предложение установить криптоплагин (второй вариант)

В зависимости от того, установлен ли криптоплагин:

Если плагин не установлен, чтобы скачать и установить его: a. Нажмите кнопку Да.

b. Скачивание и установка будут выполнены автоматически.

c. После завершения установки перезапустите браузер.

d. После установки плагина и перезапуска браузера криптографические операции станут доступны.

Если плагин установлен, но не запущен:

a. Запустите плагин.

8

b. Нажмите кнопку Нет.

c. Система в течение 3 секунд будет проверять доступ к плагину.

Если плагин не будет обнаружен, предложение рис. 2 будет выведено снова.

Если будет обнаружена актуальная версия плагина, криптографические операции станут доступны.

Если будет обнаружен плагин, нуждающийся в обновлении:

Будет выведено предложение, показанное на следующем рисунке:

Рис. 1.6. Предложение обновить криптоплагин (второй вариант)

А)Нажмите кнопку Да.

B)Скачивание и установка будут выполнены автоматически.

С)После завершения установки перезапустите браузер.

D)После установки плагина и перезапуска браузера криптографические операции станут доступны.

3.4. Формирование и регистрация электронной подписи Для новых пользователей необходимо сформировать и направить в Банк запрос на сертификат ключей ЭП. Получение сертификата и ключей ЭП выполняется в следующем порядке:

1. Сформировать запрос на сертификат. 2. Отправить запрос на сертификат в Банк. 3. После того, как запрос на сертификат отправлен в Банк, Вам необходимо

распечатать и передать в обслуживающее Вас подразделение Банка Акты о признании сертификата.

Как сформировать запрос на сертфикат

Для формировани запроса на сертификат подключите USB-токен, полученный ранее в

Банке следующим образом:

1. Подсоедините USB-токен к действующему USB-разъему компьютера (поддерживающему спецификацию USB 2.0).

2. На USB-токене загорится светодиод - признак того, что USB-токен электрически исправен и корректно распознан операционной системой.

Если у вас еще не было сертификата, при первом входе система откроет Мастер создания запроса на новый сертификат. Для вашего удобства, вам рекомендуется

9

проследовать предложенным в Мастере шагам формирования сертификата или вы можете проделать это позже самостоятельно (см. пункт 3.5.)

Рис. 1.7. Окно мастера создания запроса на сертфикат Далее следуйте шагам, предложенным в Мастере: заполните необходимые поля и нажмите Сформировать запрос.

Рис. 1.8. Окно запроса на новый сертификат

1. Выберите ваш USB-токен и нажмите ОК.

10

Рис. 1.9. Выбор криптоконтейнера

2. После этого появится окно запроса пин-кода на устройство.

Рис. 1.10. Окно ввода пин-кода

3. Следующее окно информирует о том, что Ваш сертификат успешно сформирован.

Рис. 1.11. Шаг 2

4. Нажмите Отправить запрос в банк

11

Рис. 1.12. Результат отправки запроса в Банк

5. И только после этого переходите к Шагу 3.

Рис. 1.13. Шаг 3

6. Распечатайте запрос, нажав на соответствующую кнопку в Шаге 3. Чтобы начать подписывать и отправлять ЭД в Банк, Вам необходимо распечатать, подписать Акт о признании ключей и передать в Банк.

3.4. Создание сертификата электронной подписи через

меню «Запросы на новый сертификат»

Для самостоятельного формирования и отправки на обработку запросов на новый

сертификат (если вы не согласились с предложением Мастера создания запросов на

новый сертификат) необходимо:

1. В области навигации выбрать элемент Настройка → Безопасность → Запросы на новый сертификат.

2. Откроется форма списка запросов на новый сертификат.

12

Рис. 2.1. Форма списка запросов на новый сертификат

3. В форме списка запросов на новый сертификат (см. рис. 2.1) нажать кнопку

в панели инструментов.

4. Откроется окно Запроса на новый сертификат.

Рис. 2.2. Запрос на новый сертификат

5. В экранной форме Запроса на новый сертификат (см. рис. 2.2) нажать кнопку

в панели инструментов. 6. Откроется окно для выбора криптоконтейнера.

13

Рис. 2.3. Выбор криптоконтейнера

7. Если USB-токен вставлен в USB-порт Вашего компьютера – в окне появится информация о вставленном носителе (см. рис. 2.3), если нет – вставьте USB-токен в USB-порт и нажмите кнопку Обновить .

8. Выбрать в окне Ваш USB-токен и нажать кнопку ОК.

Рис. 2.4. PIN

9. Введите PIN-код для Вашего USB-токена и нажать кнопку . 10. Запрос сформирован.

Рис. 2.5. Сформированный запрос в Банк

Для отправки запросов на сертификат в Банк

1. Выделите созданный запрос (он должен быть в статусе «Создан») и нажмите

кнопку в панели инструментов.

14

Рис. 2.6. Отправка запроса в Банк

2. Успешно доставленный в Банк запрос на сертификат должен перейти в статус

«Принят», нажмите кнопку в панели инструментов.

3.5. Передача Актов о признании ключа в Банк 1. Для печати Запроса на сертификат (Акта о признании ключа) - нажмите кнопку

в панели инструментов.

2. Распечатайте, подпишите Акт о признании ключей, и перейте его в Банк на регистрацию одним из следующих способов:

на бумажном носителе в 2х экзмеплярах;

по системе «Банк-Клиент/Internet», «Банк-Клиент/Windows» вложением в Сообщение, если вы используете эту систему

Рис.2.7.

в случае, если у вашей организации уже есть комплект зарегистрированных в

Банке ключей электронной подписи, и необходима регистрация еще одной

электронной подписи для нового пользователя, вы можете отправить скан-копию

Акта о признании ключей на регистрацию по системе «Нордеа Клиент-Банк»

вложением в Письмо в Оперзал.

После регистрации ключа Банком сертификат перейдет в состояние «Исполнен».

15

4. Как работать с главной страницей

На Главной странице отображаются

списки всех доступных счетов организации, остатки по ним, выписки;

список последних платежей с возможностью фильтрации в разрезе статусов и создания платежей;

переписка с Банком

Рис.2.8.

На главной странице можно:

выбрать организацию, если пользователь работает с несколькими организациями;

просмотреть необходимые документы ;

запросить и просмотреть выписку;

создать платеж или письмо в Банк;

настроить вид Главной страницы (можно выбирать отображение необходимых блоков и менять их местами);

настроить отображение столбцов, менять их местами, настраивать ширину полей

Для выбора организации войдите в поле со списком организации и выберите организацию, с которой вы хотите работать или Все организации, если требуется просмотр данных по всем организациям.

Рис.2.9.

Для просмотра и создания документов используйте кнопки «Создать», «Создать по шаблону» в разделе Платежи и «Написать» в разделе «Письма» . Более подробное описание порядка работы с платежами и письмами – см. в соответствующих разделах Особенности работы с платежными поручениями в рублях, Как работать с письмами.Для просмотра и запроса выписки используйте кнопки «За текущий день», «За предыдущий день», «За период». Более подробное описание порядка работы с выписками – см. в разделе «Как работать с выписками».

Для настройки порядка отображения и видимости разделов главной страницы

16

нажмите «Настройки Главной страницы», «Настройки виджетов» и выберите видимость и порядок отображения разделов.

Рис. 2.10.

Для настройки порядка отображения и видимости колонок в списках документов.

Скройте ненужные столбцы с помощью кнопки в правом углу списка документов

Рис.2.11. После нажатия на эту кнопку в окне появится список полей списка. Снимите галочку

напротив поля, которое вы хотите скрыть.

Рис.2.12.

Нажмите на любое пространство за пределами окна настройки колонок, в результате в

списке отразятся только те колонки, напротив которых были остались галочки.

Рис.2.13. Порядок отображения стобцов можно изменять путем перетаскивания заголовков столбцов. При последующих входах в систему сделанные настройки сохранятся. Для сброса настроек нажмите кнопку в окне настроек.

17

5.Общий порядок работы с документами

5.1.Документы, доступные для работы в системе Документы, доступные для работы в системе, расположены в Главном меню системы.

Рис.3.1. В системе доступны следующие виды документов:

1. Выписки, Запросы на получение выписки

Рис.3.2.

2. Платежные поручения в рублях

Рис.3.3.

3. Поручения на перевод валюты, Поручения на покупку, продажу, конверсию валюты, продажу с транзитного валютного счета

Рис.3.4.

18

4. Письма в Банк, Письма из Банка

Рис.3.5.

5. Прочие документы

Рис.3.6.

В правой части главного меню через значок доступны Входящие документы, Входящие сообщения (Письма из Банка), Исходящие документы, Исходящие сообщения (Письма в Банк), Выписки

Рис.3.7.

5.2. Фильтры и сортировки

Для работы со списками документов удобно использовать фильтры и сортировки. Панель

фильтрации по умолчанию содержит минимальный набор полей. Для отображения

документов нажмите кнопку «Показать».

Рис.3.8.

Панель фильтрации может быть развернута для использования расширенного фильтра :

Рис.3.9.

19

Для фильтрации можно выбирать данные из справочников (названия полей синего цвета) или вводить данные вручную (названия полей серого цвета). Для поиска документа по части записи можно вводить данные, заключенные в знак % с двух сторон.

Для сортировки списка документов необходимо кликнуть на наименование

соответствующего столбца списка, также можно настраивать видимость и ширину

отображаемых столбцов (аналогично настройкам на главной странице – см.п.4 Как

работать с главной страницей)

Рис.3.10.

Заданные значения параметров фильтрации и сортировки можно сохранять в виде

шаблонов (профилей) с пользовательскими названиями.

У каждого пользователя может быть свой шаблон профиля (один или несколько) для

быстрой выборки необходимых документов. Для создания профиля нажмите значок и

введите название профиля в окне Сохранение профиля.

Рис.3.11.

5.3. Способы создания документов в системе

Создать документы в системе можно одним из следующих способов: Создать новый

документ с нуля вручную, Копировать уже существующий документ, Создать документ по

шаблону, Импортировать (доступно для платежных поручений в рублях, поручений на

перевод валюты)

20

Рис.3.12.

5.4. Подписание и отправка документов в Банк

Для передачи документов на обработку в Банк необходимо предварительно их подписать. Для подписи одного или нескольких ранее подготовленных документов из списка документов:

1. Выберите в списке запись / записи документов, которые необходимо подписать.

2. Убедитесь, что требуемый носитель (USB-токен) с ключами

подключен к компьютеру: 3. Нажмите кнопку Подписать панели инструментов списка.

Рис. 3.13.

4.Если контроль полномочий успешно пройден, система осуществит

формирование подписи. Если контроль полномочий не пройден и подпись не

формируется, выводится сообщение о причине неудачи: "Нет полномочий для

подписи". Если подписывается группа ЭД, подпись не формируется, сообщение

21

о причине неудачи не выводится. 5.Система выведет информацию об общем количестве обработанных документов, количестве успешно подписанных и количестве неподписанных документов.

Рис.3.14.

6.Для отправки документов в Банк нажмите «Отправить», для отказа от отправки «Закрыть».

5.5.Подписание и отправка списка документов

Можно проверить/ подписать/ отправить несколько созданных документов

одновременно, предварительно выделив их в списке.

Отметьте нужные документы в списке

Нажмите кнопку ПОДПИСАТЬ или ОТПРАВИТЬ

Результаты обработки документов можно увидеть в списке в поле Статус.

Рис.3.15.

22

5.6. Подсчет количества и суммы документов,

отобранных по фильтру

1.Перейдите в форму списка соответствущих документов в главном меню. 2.Отфильтруйте и/или выделите требуемые записи.

Суммы выделенных документов вы можете увидеть внизу списка.

Рис.3.16.

4.Для подсчета суммы всех документов последовательно нажмите кнопки панели инструментов формы Еще → Подсчет документов в скроллере.

Рис.3.17. 4.Будет выведено окно количество и сумма документов c результатами подсчета.

23

Рис.3.18.

6.Работа с выписками и информацией по счетам

6.1. Работа с выписками из раздела «Счета»

6.1.1. Виды выписок

В системе доступны следующие виды выписок

1. Ежедневные выписки поступают от Банка каждый рабочий день автоматически без

запроса на получение выписки (выписки за предыдущий рабочий день)

2. Внутридневные выписки за текущий день доступны после отправки в Банк запроса

на получение выписки

3. Выписки за период можно сформировать за любой период из системы без запроса в

Банк.

Для просмотра выписок выберите организацию (для пользователей, которые входят в

более чем одну из числа зарегистрированных в системе организаций).

В Главном меню выберите Счета, Выписки

Рис.4.1.

Откроется форма списка выписок. В списке отражены выписки по каждому счету за

каждый день

Отметьте нужную выписку.В области свойств отразится информация о выписке

24

4. Для оптимальной и быстрой работы используйте кнопки ВЫПИСКИ ЗА ПЕРИОД и

Экспорт

Примечание: Для отображение выписок только с оборотами отметьте на панели

фильтрации Не пок. нул. Обороты. Для отображения области свойств отметьте на

панели фильтрации Быстрый просмотр.

Рис.4.2.

6.1.2.Выписки за период

Нажмите кнопку ВЫПИСКИ ЗА ПЕРИОД.

Откроется окно Печать выписки за период:

Рис.4.3.

a) выберите счета с помощью гиперссылки Счета,

b) выберите и задайте период,

c) отметьте документы которые должны входить в печать подтверждающих выписку

документов (Дебетовые/ Кредитовые/ Проводки по переоценке)

25

d) выберите формат отображения выписки (Форма1/ 2/ 3)

e) Нажмите кнопку Печать (формат PDF) или Печать в XLS

Рис. 4.4.

6.1.3. Как запросить выписку

1) в Главном меню выберите Счета, Запросы на получение выписки

2) Откроется форма списка запросов на получение выписки. Для создания нового

запроса нажмите кнопку СОЗДАТЬ (также можно копировать или создать по

шаблону)

Рис.4.5.

3) Откроется форма запроса на получение выписки

а) добавьте один или несколько счетов с помощью кнопки ДОБАВИТЬ или все счета –

кнопка ДОБАВИТЬ ВСЕ СЧЕТА

26

Рис.4.6.

b) задайте период, нажмите кнопку Сохранить или Сохранить и создать новое

d) отметьте сохраненный запрос в области списка и нажмите кнопку Отправить для

отправки в Банк (можно отправлять сразу несколько запросов одновременно)

Рис.4.7.

Во вкладке Информация из Банка будет отображена подробная информация об

исполнении или неисполнении документа

6.1.4.Экспорт выписок

Нажмите кнопку Экспорт и выберите необходимый формат:

Экспорт в формате XML/Экспорт в формате 1C/ Экспорт в формат MultiCash

27

Рис.4.8.

Принцип заполнения окон экспорта в вышеуказанных форматах идентичен:

a) задайте период,

b) выберите счета с помощью гиперссылки Счета

c) при необходимости выберите другие опции и значения доступных полей

(например, включать ил и не включать в экспорт Проводки по переоценке и

Промежуточные (внутридневные) выписки)

d) Примечание: Если выбран экспорт в разные файлы, ОБЯЗАТЕЛЬНО указывайте

маску номера файла в поле Маска имени файла – иначе для каждого

экспортируемого документа будет создаваться файл с одним и тем же

фиксированным именем, затирая файлы экспорта с данными предыдущих

документов.

Экспорт в формате 1С

Рис.4.9.

28

Экспорт в формате xml

Рис.4.10.

Экспорт в формат MultiCash

Рис. 4.11.

6.2. Работа с выписками с главной страницы

На Главной странице в блоке Счета в столбце Выписка кликните на необходимый тип

выписки в строке соответствующего счета (для отображения выписок за период задайте

нужный период и нажмите кнопку Получить выписку) или нажмите ссылку Все счета

для перехода в раздел Счета.

29

Рис.4.12.

2) Произойдет переход в раздел Счета и откроется форма списка счетов.

Рис.4.13.

3) В области свойств отобразятся проводки по выбранному счету .

4) В поле Итого по счетам в валюте можно увидеть суммарный остаток по счетам в

выбранной валюте.

7.Как работать с шаблонами

Для создания шаблона на основе документа необходимо отметить документ и выбрать

опцию «Создание шаблона»

30

Рис.5.1.

Ввести в окне наименование шаблона и нажать Сохранить

Созданный шаблон сохранится в разделе Шаблоны.

Рис.5.2.

В разделе Шаблоны на основе сформированных шаблонов можно создавать

документы, шаблоны можно редактировать, копировать, переименовывать,

удалять.

31

Рис.5.3.

Создать документ по шаблону в разделе с основными документами можно,

нажав кнопку Создать документ по шаблону.

Рис.5.4.

8.Отзыв документов

Автоматический отзыв отправленного в Банк документа возможен только если документ

находится в состоянии «Принят». Для отзыва документа отметьте соответствующий

документ, и нажмите последовательно кнопки Еще, Отозвать.

Рис.6.1.

В результате система сформирует запрос на отзыв документа следующего вида, который

будет предзаполнен автоматически. Для отправки такого запроса в Банк, нажмите кнопку

«Подписать и отправить»

32

Рис.6.2.

Статус обработки Банком Запроса на отзыв можно посмотреть в разделе Продукты и

услуги, Запросы на отзыв документов.

Рис.6.3.

9.Особенности работы с платежными поручениями в

рублях

Окно платежное поручение выглядит слудющим образом

В открытой вкладке Основные поля ведите или отредактируйте значения реквизитов

33

Рис.6.4.

Поля белого цвета заполняются или редактируются вручную -1

Часть значений можно выбрать из справочников, нажав на гиперссылку в названии

соответствующего поля (например, гиперссылка БИК располагается рядом с полем для

ввода БИК или стрелку для выбора значения из списка -2

Поля серого/бежевого цвета заполняются либо пользователем путем выбора значений из

списка, либо системой автоматически-3

Для платежей в пользу нерезидентов выберите код вида валютной операции из

справочника и нажмите для переноса выбранного кода валютной операции в поле

«Назначение платежа».

При необходимости формирования справки о валютных операций, во всплывающем окне

нажмите Да.

Для платежей в бюджет нужно выбрать код показателя статуса налогоплательщика (поле

Показатель статуса), в результате для заполнения откроются дополнительные поля

раздела «Бюджетный платеж»

34

Рис.6.5.

Для сохранения реквизитов нового корреспондента в Справочнике корреспондентов

нажмите Да

Рис.6.6.

По платежам в пользу нерезидентов система предложит создать справку о валютных

операциях.

Поля справки будут частично заполнены в соответствии с данными из платежного

поручения.

При необходимости отредактируйте и сохраните справку .

35

Рис.6.7.

Примечание: Сформированная таким образом справка и соответствующее платежное

поручение будут связанными документами, то есть будут содержать ссылки, по которым

из одного ЭД можно открыть другой.

После успешного сохранения справки или отказа от её создания произойдёт возврат к

создаваемому платежному поручению.

Импорт платежных поручений из 1С

1) Выберите пункт Импорт из 1С

2) Откроется окно Импорт платежных поручений из 1С

Рис.6.7.

36

Рис.6.8.

3) При необходимости выполните настройку параметров импорта документов из

бухгалтерской системы:

a) перейдите ко вкладке Правила заполнения полей и выберите необходимые опции

b) При необходимости укажите правила корректировки символов:

- заполните поле Корректировать символы.

- в поле Правила корректировки символов укажите правила корректировки

символов в формате:

"<исходный символ>:<заменяющий символ>". Несколько правил корректировки

разделяются символом ";". Например, правило: "№:N"

Рис.6.9.

37

Примечание: для некоторых налоговых платежей требуется загружать

наименование и ИНН плательщика из файла импорта

b) перейдите ко вкладке Контроль дубликатов

и при необходимости выполнения контроля дубликатов отметьте поле Осуществлять

контроль дубликатов документов.

Отредактируйте перечень полей, по которым будет осуществляться контроль

Рис.6.10.

4) Не закрывая окна импорта, вернитесь ко вкладке Загрузка файла:

a) нажмите кнопку Загрузить, укажите наименование и расположение импортируемого

файла и нажмите кнопку Открыть (Open)

38

Рис.6.11.

b) нажмите кнопку Импортировать

В блоке Статистика импорта в ходе операции будут отображаться её текущие

результаты

Рис.6.11.

После завершения операции в блоке Лог предварительного импорта отобразится

окончательный результат импорта документов

с) Нажмите кнопку Журнал для просмотра детального отчёта о выполнении данного

задания импорта. При наличии ошибок они будут указаны журнале.

Примечание: Если вы работаете со счетами разных организаций перед началом

процедуры импорта выберите организацию, платежи которой вы будете

импортировать.

Документы в формате xml, МТ 100 импортируются аналогично с учетом следующего: при

39

импорте МТ100 нужно выбирать кодировку файла «DOS».

10.Особенности работы с валютными документами

10.1. Поручение на перевод валюты

Окно Поручение на перевод валюты выглядит следующим образом. Заполнять

необходимо все вкладки документа, за исключением вкладок Соглашение с банком и

Вложение.

Рис.7.1.

Примечание: дата валютирования определяется Банком – соответствующее поле заполнять не нужно.

40

Внимание! Заполнение вкладке Валютный контроль обязательно только для переводов с

транзитного валютного счета!

Заполнение данных по валютному контролю:

-в блоке Коды видов валютных операций сформируйте список валютных операций.

Для создания/ редактирования записей нажмите кнопку ДОБАВИТЬ

- откроется окно Добавление валютной операции, заполните поля и нажмите кнопку

Сохранить

Примечание: при копировании документа или изменении суммы перевода необходимо

вручную менять сумму операции в разделе Валютный контроль

- в поле Справка о валютных операциях и в поле от укажите соответственно номер и

дату создания справки. Поля могут быть заполнены вручную либо путем выбора

соответствующего документа в форме списка справок о валютных операция.

При сохранении документа система предложит создать справку о валютных операциях

автоматически.

Рис.7.2.

Поля справки будут частично заполнены в соответствии с данными из поручения на

перевод валюты. При необходимости отредактируйте и сохраните справку.

Внимание! При такой процедуре формирования, поручение на перевод валюты и справка

о валютных операциях становятся связанными документами и при необходимости

заменить один из документов, необходимо будет заменить также и второй документ.

Возможно создать справку как самостоятельный документ.

10.2. Покупка, продажа, конверсия валюты

В настоящей версии системы операции конверсии разделены на 3 отдельных блока:

Покупка валюты – покупка валюты за Рубли РФ

Продажа валюты – валюты за Рубли РФ

Конверсия валюты – покупка/продажа одной иностранной валюты за другую

При миграции из предыдущей версии системы в новую конверсионные документы будут

перенесены в соответствующие разделы.

41

Принцип создания поручений аналогичен другим платежным документам с учетом

следующего в основных реквизитах документа необходимо указывать Тип сделки:

По курсу Банка;

По курсу Банка (индивидуальный курс);

По курсу ЕТС ММВБ;

Вкладки Валютный контроль, Соглашение с Банком и Вложение заполнять не нужно.

10.3. Поручение на продажу валюты с транзитного

валютного счета

Данный документ формируется, если какая-либо часть валюты поступившей на

транзитный валютный счет продается банку. Данным документом можно дать поручение

Банк на одновременную продажу и перечисление средств на текущий валютный счет.

Заполнения раздела «Валютный контроль» в данном документе обязательно!

11.Особенности работы с документами валютного

контроля

Рис.8.1.

Принцип работы с документами из данного раздела аналогичен работе с другими

документами с учетом следующего:

1. Для подписания документов валютного контроля достаточно одной электронной

подписи.

2. Для оформления паспорта сделки необходимо сформировать документ Паспорт

сделки и заявление на оформление паспорта.При успешной обработке документа

от Банка поступит Паспорт сделки с электронной подписью Банка.

3. Для создания корректирующей Справки о валютных операциях или Справки о

подвтерждающих документах выбирайте признак «Корректировка»

4. Для отправки в Банк документов, относящихся к паспорту сделки или Справкам,

используйте Раздел «Вложения» соответствующего документа.

42

12. Как работать с письмами

Работать с письмами можно с главной страницы через виджет письма или

непосредственно из раздела Письма.

Работа с письмами с главной страницы Для создания письма в банк войдите на главную страницу, убедитесь, что открыта вкладка Исходящие (она открыта по умолчанию), нажмите кнопку Написать либо войдите в Раздел Письма, Письма в банк, нажмите Создать.

Рис.9.1.

Откроется окно Письмо в банк.

Рис.9.2. При создании письма в банк необходимо указать тип письма - это позволит ускорить обработку документа со стороны банка Заполните необходимые поля письма, при необходимости добавьте вложения и нажмите

43

Подписать и отправить (для отправки письма) либо Сохранить/Сохранить и создать новое (для сохранения письма). Примечание: Для отправки писем требуется такой же комплект подписей как для платежных документов. После отправки письма в банк его статус изменится сначала на Доставлен, потом на Принят. Другие способы создания Письма в банк:

Копировать;

Создать документ по шаблону

Рис.9.3. Также можно направить ответное сообщение на Письмо из банка. Для этого войдите в Письмо из банка, нажмите Ответить

Рис.9.4.

44

Откроется форма письма в банк. Заполните в ней все необходимые реквизиты и нажмите «Подписать и отправить».

Рис.9.5.

13. Как работать с заявками на депозит Для формирования и отправки на обработку заявок на депозит

1. Выберите пункт Продукты и услуги → Депозиты → Заявки на депозит главного меню. 2. Откроется форма списка заявок на депозит

Рис.9.6. Нажмите Создать, откроется форма Заявки на депозит.

45

Рис.9.7. Заполните поля документа аналогично платежным документам. Для отправки документа в Банк нажмите Подписать и отправить. Успешно обработанный документ перейдет в статус обработан. При наличии ошибок документ будет отвергнут Банком.

14.Обмен данными с бухгалтерскими

системами

Операции обмена данными (экспорта и импорта ЭД) в общем случае могут

быть выполнены двумя способами:

• Обмен данными в наиболее часто используемых для данного типа ЭД

форматах может быть выполнен непосредственно из формы списка

соответствующих ЭД

• Импорт / экспорт для всех типов ЭД, для которых доступны данные

операции, во всех доступных для данного типа ЭД форматах данных

может быть настроен и запущен при помощи подсистемы импорта/

экспорта. Подробная инструкцию о порядке мастера импорта содержится

в полной справке к системе (см. значок в системе)

15. Выход из системы Для выхода из системы: Нажмите кнопку в верхней правой части главного окна.

46

Главное окно будет закрыто, произойдет возврат к форме авторизации

Внимание!

Категорически не рекомендуется закрывать страницу / вкладку браузера, в которой был выполнен

вход в систему, не выполнив полноценный штатный выход из системы в соответствии с данной

инструкцией!

Это может позволить получить доступ в систему под Вашим логином любому, повторно

открывшему данную страницу сразу после Вас.

47

Nordea Client-Bank Quick User Guide

System version as of 12.09.2016

© 2016 JSC Nordea Bank

48

Content

1.System Overview 49

2.Terms and Abbreviations 49

3. First Steps 50

3.1. Preliminary Settings 50

3.2. Login 50

3.3.Crypto-Plugin 51

3.4. Generate and Register E-signature 53

3.5. Create Private Key Certifcate in New certificate requests 56

3.6. Delivering Public Key (Certificate) Authentication Statements to the Bank

59

4. Home Page 59

5. Documents 61

5.1. Documents Available in the System 61

5.2. Filters and Sorters 63

5.3. How to Create Documents in the System 64

5.4. Signing and Sending Documents to the Bank 65

5.5. Signing and Sending a List of Documents 66

5.6. Count the Number and Amounts of Filtered Documents 66

6.Account Statements and Information 68

6.1. Statements in the Accounts section 68

6.1.1. Types of Statements 68

6.1.2. STATEMENTS OVER PERIOD 69 6.1.3. Request for a Statement 70

6.1.4. Export of Statements 71

6.2. Accessing Statements from Home Page 73

7. Templates 74

8. Document Cancellation 76

9. Rubles Payment Orders 77

10. Currency Transaction Documents 85

10.1. Order for Currency Transfer 85

10.2. Currency Purchase, Sale and Conversion 85

10.3. Order for Currency Sale from Transit Foreign Currency Account 87

11. Currency Control Documents 87

12. Letters 87

13. Deposit Applications 89

14.Data Exchange with Accounting Systems 91

15. Logout 91

49

4. System Overview

The new Nordea Bank-Client version is designated for corporate customers having current accounts with JSC Nordea Bank or service agreements without account opening entered into with JSC Nordea Bank. The updates concern the system interface and design, as well as the functionality and toolbar. The new version has the following features:

user-friendly interface adaptable to the user’s needs;

English version;

expanded functionality for importing/exporting documents;

more flexible filters and sorters;

analytical funtion – counting documents and their amounts; Below find a more detailed system guide.

5. Terms and Abbreviations

Bank JSC Nordea Bank

Current

Statement

Last statement (either intraday or daily) provided to the Customer for a certain date

Intraday

Statement

Statement generated upon request during a business day. Provides interim account movement information for the current business day only.

Daily Statement Statement on Customer accounts automatically generated at the end of the Bank’s business day and provided before the beginning of the next business day the latest.

Customer,

Company

Legal entity, individual entrepreneaur or individual engaged in private practice as defined by the Russian law. The Customer is shown in the system as a company.

Default Unit The Bank’s customer responsible unit

Document List View Settings

Filtering and sorting parameters for document lists

System Nordea Bank-Client

Help Desk Technical support unit for the Bank’s Customers

Removable

medium

USB flash drive, cryptokey removable medium: electronic personal device for storing private key information. Connected to the user’s Automatic Workstation when installing/ deinstalling the E-signature.

Token USB token – a cryptokey removable medium.

Customer’s

Authorised Person

User shown in the system as the Customer’s responsible employee authorised to interact with the Bank on behalf of the customer.

Bank of Russia

Entities

Entities, agencies and branches of the Bank of Russia listed in the Russia’s BIK Reference Book.

Electronic (or E-signature) is an element of an electronic document,

50

Signature received and used for electronic documents in Russia as per the respective laws and standards of Russia. E-signature serves to identify its owner, whereas the enhanced E-signature – to protect from forgery and distortion. The authenticity and ownership of keys for a qualified enhanced E-signature are certified by the Certification Authority (CA).

Electronic

Document

(or E-document) is a payment of another document in an electronic form presented in the format agreed on by participants of electronic document flow, identified by the document creation tools.

3.First Steps

3.1. Preliminary Settings Please, read the Requirments for the Customer’s Software and Hardware to make sure your equipment is compatible. Install the drivers on computers of users with E-signature rights, compatible with the

cryptographic system and removable medium of your system, unless already installed. Windows

drivers are available at: http://www.rutoken.ru/support/download/drivers-for-windows/

3.2. Login

Open the browser and enter the system address into the address line: https://netbank.nordea.ru/sbns-web/html/login.html

The login page will open.

Fig.1.1.

To switch to English click EN. If you have any problems with logging into the system for the first

time, follow the link How to log in.

Enter your respective credentials in the fields Username and Password. Username (login) is given in the information letter received in the Bank. The first login Password is contained in the PIN-envelope handed over to the authorised representative of your company.

51

Fig. 1.2. Sample information letter

Click Login.

If you log into the system for the first time, change your password (the system may request password change in some other cases as well):

You will see the password reset window.

Fig. 1.3. Password reset window

Enter your current password in the Old password field.

Enter your new password twice – in the fields New password and Confirmation.

Click ОК.

The system will verify your passwords. If incorrect data is entered an error notification will pop up. Re-enter the data correctly.

3.3. Crypto-plugin

52

Crypto-plugin installation/update The process of installing/updating a crypto-plugin depends on what operating system you use for your workstation. The system will automatically identify the operating system you use and will suggest that you perform relevant actions: If you are suggested to install or update your plugin, as shown in the following picture:

Fig.1.4. Suggestion to install a crypto-plugin

1. Agree to the installation/update by clicking «Yes»

2. Installation / update will be performed automatically.

3. When the installation/update is over, please restart your browser.

4. Once the plugin is installed and the browser is restarted, you will have access to cryptographic operations. If you are suggested, as shown in the picture below:

Fig 1.5. To install a crypto-plugin (second option)

Depending on whether a crypto-plugin is installed or not:

o If not, then for downloading and installing it:

a. Clock “Run”

b. Such downloading and installing will be done automatically.

c. When the installation is completed, please restart your browser.

d. As soon as the plugin is installed and the browser is restarted, the cryptographic

operations will become available for you.

o If installed, but no launched:

a. Launch it.

b. Click «No».

c. It will take 3 seconds for the system to check the access to your plugin.

53

If no plugin is found, you will be suggested to do again what is shown in picture 1.5.

If the latest plugin is found, you will have access to cryptographic operations.

If the plugin is not the latest and thus needs to be updated:

A. You will be suggested to do as shown in picture below:

Fig. 1.6. To update a crypto-plugin (second option) B. Click «Yes».

C. It will be downloaded and installed automatically.

D. Once installed, please restart your browser.

E. After the browser is restarted, the cryptographic operations will become available for you.

3.4. Generate and Register E-signature Create and send to the Bank a private key certificate request for new users. Steps to obtain a private key certificate and private keys:

1. Create a certificate request. 2. Send a certificate request to the Bank. 3. After sending the certificate request to the Bank, print out the Public Key (Certificate)

Authentication Statements and deliver them to the Bank’s customer responsible unit.

How to create a request:

To create a certificate request, connect the USD token received from the Bank as follows:

1. Connect the USB token to an operational USB socket of the PC (supporting USB 2.0 specification).

2. A LED will light up on the USD token, indicating that the USB token is electrically fault-free and correctly recognized by the operating system.

If you do not have a certificate, a New certificate request wizard will open after you have logged in for the first time. For your convenience it is recommended that you follow the certificate generation steps suggested by the Wizard. Alternatively, you can do it on your own later (see cl. 3.5).

54

Fig.1.7. New certificate request wizard Follow the steps suggested by the Wizard: complete the required fields and click Generate a request.

Fig. 1.8. New certificate request window

55

Select your USB token and click ОК.

Fig. 1.9. Select cryptocontainer

You will be then requested to enter a USB token PIN code.

Fig. 1.10. PIN code window

The next window is to confirm the certificate was successfully created.

Fig. 1.12. Step 2

56

Click Send request to Bank.

Fig. 1.13. Certificate sent to the Bank confirmation

And only then proceed with Step 3.

Fig. 1.14. Step 3

Print out the request by clicking the respective button at Step 3. To be able to sign and send E-documents to the Bank you need to print out, sign the Public Key (Certificate) Authentication Statement and deliver it to the Bank.

3.5.Create Private Key Certifcate in New certificate requests

To create and send a new certificate request on your own (if you rejected the suggestion of the

New certificate request wizard) you should:

1.On the Main Toolbar select Settings → Security → New certificate requests. 2. A certificate request page will open.

57

Fig. 2.1. New certificate request page

3.Click Create on the certificate request page (fig. 2.6). 4. A certificate request form will open.

Fig. 2.2. Certificate request form

5.Click Save in the certificate request form (fig. 2.2). 6. A cryptocontainer selection window will open.

Fig. 2.3. Select cryptocontainer

58

6. If the USB token is connected to a USB socket on your computer you will see this information in the window (fig. 2.3), if not – connect the USB token to a USB socket and click Refresh.

7. Select your USB token in the window and click OK.

Fig. 2.4. PIN

8. Enter PIN code for your USB token and click . 9. The request has been created.

Fig. 2.5. Request to the Bank created

10. To send a certificate request to the Bank check the created request (it shall have the status Created and click on the toolbar.

Fig. 2.6. Sending a request to the Bank

59

12. Certificate successfully delivered to the Bank changes its status to Accepted. Click Refresh on the toolbar.

3.6. Delivering Public Key (Certificate) Authentication

Statements to the Bank To print out the Request for Public Key (Certificate) Authentication Statement click Print on the toolbar.

After printing out and signing the Public Key (Certificate) Authentication Statement deliver it to the Bank for registration by one of the following ways:

in paper form in two counterparts

via Bank-Client/Internet, Bank-Client/Windows as an enclosure to the Message, if you use this system

Fig.2.7.

if your company already has a package of private keys registered with the Bank and

needs to register another E-signature for a new user, you can send a scanned copy of

the Public Key (Certificate) Authentication Statement to be registered by Nordea Client-

Bank as an enclosure to the Letter to Customer service area.

After the Bank has registered the key, the Statement receives the Completed status.

4. Home Page

The Home Page contains:

lists of all company accounts, their balances, statements

a list of last payments with filtration by status and payment dates

correspondence with the Bank

60

Fig.2.8.

On the Home Page you can:

select a company – for users working with several companies

view the documents

request for and view a statement

create a payment or letter to the Bank

adjust Home Page settings (adjust and switch sections)

adjust and switch columns, set the width of fields

You can select a company or all companies from the dropdown list.

Fig.2.9.

To view and create documents click Create, Create out of Template in the Payments section and Write in the Letters section. For detailed payment and letters guide see the sections Ruble Payment Orders, Letters. To view and request a statement click Intraday, Daily, Over a Period. For a detailed statement guide see the Statements section.

To adjust view and visibility settings for Home Page sections click Home page settings, Settings of widgets and select the needed view and visibility parameters.

Fig.2.10.

61

To adjust view and visibility settings for columns in document lists

Click in the top right corner of document list to hide the columns you do not need.

Fig.2.11.

After you have clicked this button you will see a list of fields. Untick the fields you want to hide.

Fig.2.12.

Click at any space beyond the column settings window and you will see only the ticked

columns in the list.

Fig.2.13.

Drag columns to change their order. The new settings will be preserved for future logins. To cancel the settings click Reset settings in the settings window.

5. Documents

5.1. Documents Available in the System In the Main Menu you can see the documents available in the system.

Fig.3.1. The following documents are available in the system:

1. Statements, Requests for statement

62

Fig.3.2.

2. Ruble payment orders

Fig.3.3.

3. Orders for currency transfer, Orders for purchase, sale, conversion of currencies, for selling from transit account

Fig.3.4.

4. Letters to the Bank, Letters from the Bank

Fig.3.5.

5. Other documents

Fig.3.6.

63

Click to the right of the Main Menu to get access to Incoming documents, Letters from bank, Outgoing documents, Letters to bank, Statements.

Fig.3.7.

5.2. Filters and Sorters

Filters and sorters are helpful when working with lists of documents. The filtration panel shows

the minimum number of fields by default. To see the filtered list of documents click Show.

Fig.3.8.

The filtration panel can be expanded to use advanced filter:

Fig.3.9.

Filters can be selected from the directories (field names in blue) or entered manually (field names in gray). To search a document by part of the entry put the data in %.

For sorting the list of documents, click the name of a relevant column. You may adjust visibility

settings and width of columns (same as for Home Page – see cl. 4 Home Page).

64

Fig.3.10.

The set filtration and sorting parameters may be saved as templates (profiles) with user

names.

Each user can have their own profile template (one or several) to quickly select the required

documents. To create a profile click and enter the profile name in the Saving a profile window.

Fig.3.11.

5.3. How to Create Documents in the System

Use the following options to create documents: Create a new document, Copy existing

document, Create out of template, Import (for ruble payment orders, orders for currency

transfer).

65

Fig.3.12.

5.4. Signing and Sending Documents to the Bank

Prior to sending documents to the Bank you should sign them. To sign one or several documents from the list of documents:

1. Select the document(s) you need to sign. 2. Make sure the required medium (USB token) is connected to the PC: 3. Click Sign on the toolbar.

Fig.3.13.

4. After successful verification the system will generate a signature. If verification is

not successful and no signature is generated a failure notification stating the

reason will pop up “No signature authorities”. In case several documents are

signed and no signature is generated, no notification is given.

5. The system will show the number of processed documents, number of successfully

signed and unsigned documents.

66

Fig.3.14. 6. To send the documents to the Bank click Send, to cancel sending click Close.

5.5.Signing and Sending a List of Documents

You can check/ sign/ send several documents at the same time by selecting them in the list.

Tick the documents you need in the list.

Click Sign or Send.

Check the status of documents by clicking Status.

Fig.3.15.

5.6. Count the Number and Amounts of Filtered Documents

1. Use the Main Menu to open the list of documents you need. 2. Filter and/or tick the items you need.

You can see the amount of selected documents at the bottom of the list.

67

Fig.3.16.

4. To count the amounts of all documents one by one click More on the toolbar → Count documents in scroller.

Fig.3.17.

5. You will see a window with the total number and amount of selected documents.

Fig.3.18.

68

6.Account Statements and Information

6.1. Statements in the Accounts section

6.1.1. Types of Statements

The following statements are available in the system:

1. Daily statements received from the Bank automatically on every business day without any

statement request (statements are provided for the preceding business day)

2. Intraday statements for the current day, provided upon request to the Bank.

3. Statements over a period generated in the system for any period without any request to the

Bank.

To view the statements select the company (for users belonging to several companies

registered in the system).

Select Accounts → Statements in the Main Menu.

Fig.4.1. You will see a list of statements on each accout for every day.

Tick the respective statement to see the information.

4. For efficient and quick work use the buttons STATEMENT FOR THE PERIOD and Export.

Note: If you need a statement for accounts with transactions on the filtration panel select Only

with transactions. To see the Properties tick Quick view on the filtration panel.

69

Fig.4.2.

6.1.2.STATEMENTS OVER PERIOD

Click STATEMENTS OVER PERIOD.

A Print statement over the period window will open:

Fig.4.3.

a) select the accounts using the Accounts hyperlink,

70

b) select and set the period,

c) select documents to be included into the printing of documents which confirm a statement

(Debit/ Credit/ Currency revaluation transactions)

d) select the statement form (Form 1/ 2/ 3)

e) click Print (PDF) or Print to XLS

Fig.4.4.

6.1.3. Request for a Statement

1)In the Main Menu select Accounts → Requests for statement

2)A list of requests for statement will open. To create a request click Create (or copy, or

create out of template).

Fig.4.5. 3) A request for statement form will open.

а) add one or several accounts by clicking ADD or all accounts by clicking ADD ALL

ACCOUNTS.

71

Fig.4.6. b) set the period, click Save or Save and create new.

d) tick the saved request in the list and click Send to send to the Bank (you may send several

requests at a time).

Fig.4.7.

The tab Information from the Bank shows whether the document has been executed or not.

6.1.4. Export of Statements

Click Export and chose needed format:

Export to XML/Export to 1C format/ Export to MultiCash

72

Fig.4.8. The export forms are completed in the same way irrespective of the format:

a) set the period,

b) select the accounts using the Accounts hyperlink.

c) where appropriate select other options and values of available fields (e.g. to include or

not to include into export Currency revaluation transactions and Interim (intraday)

statements)

d) Note: When exporting to different files, ALWAYS specify the file number mask in the field

File name mask. Otherwise a file created for each exported document will have the

same name and will substitute the previously exported file.

Export to 1С

Fig.4.9. Export to XML

73

Fig.4.10.

Export to MultiCash

Fig.4.11.

6.2. Accessing Statements from Home Page

1) In the Home Page Accounts section, Statement column click on the needed type of

statement in the respective account line (for statements over a period set the required

period and click Receive statement) or click All accounts to move to Accounts

section.

Fig.4.12.

2)You will be directed to the Accounts section and then you will see the list of accounts.

74

Fig.4.13.

3) In Properties you will see the transactions on the selected account.

4) In the field Total, accounts you will see the consolidated balance on accounts in the selected

currency.

7. Templates

To create a template out of a document tick the document and click Create template.

Fig.5.1.

Enter the template name in the window and click Save.

75

Fig.5.2.

The created template will be saved in the Templates section.

Fig.5.3.

You can create documents in the Templates section based on the templates created. You may

edit, copy, rename and delete templates.

Fig.5.4.

You can create a document out of template in the main documents section by clicking

Create doc-t out of template.

76

Fig.5.5.

8. Document Cancellation

A document sent to the Bank can be cancelled automatically if it has the Accepted status only.

To cancel the document tick the respective document and click More and then Cancel.

Fig.6.1.

The system will generate a request for document cancellation as shown below. The request is

completed automatically. To send the request to the Bank, click Sign and send.

77

Fig.6.2.

You can see the status of document processing by the Bank in the Products and services

section, Requests for doc-t cancellation.

Fig.6.3.

9. Rubles Payment Orders

A payment order window is shown below.

Use the main fields tab to to enter or edit the details.

78

Fig.7.1.

White fields are completed or edited manually -1

Some values may be selected from directories by clicking hyperlink in the name of a relevant

field (e.g. hyperlink BIC is near BIC field), or an arrow to select from the list -2

Gray/beige fields are completed by selecting items from the list or automatically by the system -

3

If you make a payment to a non-resident, select a currency transaction code from the directory

and click to export the selected currency transaction code to the Payment purpose field.

If you need a currency control form, select Yes in the pop-up window.

For payments into the budget select the taxpayer status in the respective field. You will see

additional fields of the Budget payment section.

79

Fig.7.2.

To save the details of a new correspondent click Yes in the Directory of correspondents.

Fig.7.3.

If you make a payment to a non-resident, the system will suggest creating a currency control

form.

Fields of the currency control form will be partly completed based on the payment order details.

80

If necessary, you can edit and save the form.

Fig.7.4.

Note: The currency control form and payment order will be linked documents, i.e. they will have

links to each another and you can open one document through the other.

After saving the currency control form successfully or cancelling it you will move back to the

payment order you are creating.

Importing Payment Orders from 1С

1) Select Import from 1С.

Fig.7.5.

2) You will see Import payment orders from 1С window.

3) Where appropriate adjust accounting system import parameters:

4) proceed to tab Fields population procedure and select needed options

5) if necessary, specify character correction rules:

- complete the Correct characters field.

- in field Rules for chars correction specify character correction rules in the following

format: "<As is>:<To be>". Some correction rules are separated by semicolon (";“), e.g.

rule: "№:N"

81

Fig.7.6.

Fig.7.7.

82

Note: for some tax payments you have to import payer’s name and INN from import file.

c) Proceed to the Duplication check tab.

and, if duplication check is needed, please select Perform duplication check.

Edit the list of fields to be checked upon.

Fig.7.8.

83

Fig.7.9.

4) Without closing the import window, return to the File import tab:

a) Click Load, specify the name and location of file to be imported and then click Open.

c) Click Import.

84

Fig.7.10.

In the Import summary section during transaction its current results will be shown.

Once a transaction is over in the Preliminary import log section, the import final result will be

shown.

с) Click Log to view a detailed report on this import task progress. Errors (if any) will be listed in

the log.

Fig.7.11.

85

Note: If you operate the accounts of several companies, select the required company before

importing payments.

Xml, МТ 100 documents are imported in the same way. However, to import MT100 select the

DOS file encoding.

Fig.7.12.

10. Currency Transaction Documents

10.1. Order for Currency Transfer

The Order for currency transfer window is shown below. You need to complete all tabs,

except for Agreem. with Bank and Attachments.

Fig.7.13.

Note: the value date is specifed by the Bank – do not complete the respective field.

86

Note: The Currency control tab shall be completed only for transfers from transit currency

accounts.

Complete your currency control fields:

- create a list of currency transactions in the Currency, amount of transfer section.

To create/ edit the items click ADD.

- You will see the Add currency transaction window. Complete the fields and click Save.

Note: when making a document copy or modifying the transfer amount, change the amount

manually in the Currency control section.

- in the Currency control form field and in the Date field specify the form number and date.

You may complete the fields manually or select the documents from the list of currency control

forms.

When saving the document the system will automatically suggest creating a currency control

form.

Fig.7.14.

Some of the fields will be completed based on the order for currency transfer. Where

appropriate, edit and save the form.

Note: In this case the order for currency transfer and currency control form will be linked

documents. If you replace one of the documents, you will have to replace the other document.

You can create a currency control form as an independent document.

10.2. Currency Purchase, Sale and Conversion

The system has four currency conversion sections:

Currency purchase – buying currency for Russian rubles

Currency sale – selling currency for Russian rubles

Currency conversion – buying/selling one foreign currency for another foreign currency

The existing conversion documents will be moved to the respective sections when migrating to

the new version of the system.

Orders are created in analogy with other payment documents. You need to specify the type of

transaction in the details and the following:

87

At the CBR rate;

At the Bank’s rate (individual rate);

At the rate of MOEX Unified Trading Session.

Do not complete the tabs Currency control, Agreem. With Bank and Attachments.

10.3. Order for Currency Sale from Transit Foreign Currency

Account

This document is created when part of currency credited to the transit foreign currency account

is sold to the Bank. This document can be used to order the Bank to sell and transfer funds to

the current foreign currency account at the same time.

The Currency control section is to be completed for this document.

11. Currency Control Documents

Fig.8.1.

The procedure for these documents is the same as for other documents. Note the following:

3. Only one E-signature is required to sign currency control documents.

4. To have a deal passport issued you need to create a deal passport and a deal passport

application. After successful processing you will receive a deal passport with the Bank’s

E-signature.

3. To create an adjusted Currency control form or Confirmation document statement select

Adjustment.

4. To send documents related to deal passports or statements/forms to the Bank use the

Attachments section of the respective document.

12. Letters

You can manage letters from the Home Page using the letter widget or directly from the Letters

section.

Home Page Letters Tab

88

Fig.8.2. To create a letter to the Bank go to the Home Page, make sure the Outgoing documents tab is open (it opens by default) and click Write. Or go to Letters → Letters to Bank and click Create.

You will see a Letter to Bank window.

Fig.8.3. To create a letter to the Bank specify the Letter type, for the Bank to process the document faster. Complete the required fields and attach the enclosures where necessary, click Sign and send (to send the letter) or Save/Save and create new (to save the letter). Note: To send letters the same signatures as for payment documents are required. After the letter is sent to the Bank its status will first change to Delivered and then to Accepted. Other ways to create Letters to the Bank:

Copy

Create out of template

89

Fig.8.4.

You can also reply to the Letter from Bank. Go to Letters from Bank and click Reply.

Fig.8.5. A letter to bank form will open. Complete the required information and click Sign and send.

13. Deposit Applications To create and send a deposit application

1. In the Main Menu go to Products and services → Deposits → Deposit applications.

90

Fig.8.6. 2. You will see a deposit application form.

Fig.8.7. Click Create to open the Deposit application form.

Complete the fields in analogy with those for payment documents. To send the document to the Bank click Sign and send. If the document is successfully processed it will receive the Processed status. In case of mistakes the document will be rejected by the Bank.

91

14.Data Exchange with Accounting Systems

There are two ways to exchange data (export and import E-documents):

• E-documents in most frequently used formats can be exchanged directly from

the list of respective E-documents.

• Import/ export subsystem is used to make settings and launch import/ export of

all E-documents of certain type (importable and exportable) in all formats

available for these documents. For detailed guide on data import wizard see

the full system guide (click in the system).

15. Logout To log out:

Click on the top right of the main window.

The main window will close and you will move back to the login page.

Note

It is strongly recommended to log out as described in this guide. Prior to logout close the login page or the

browser tab you use appropriately.

Otherwise any person who re-opens this page afterwards will be able to get access to the system.