Non, les formations ne suffisent pas à faire adopter une plateforme collaborative :

enseignements terrain de déploiements de transformation des usages

Atelier Kimind - Salon Intranet & RSE 2015

Collaboration Sociale● Garantir l’adoption des

pratiques de travail collaboratif (toutes solutions)

Transformation numérique● Accroître la performance des

individus et des organisationsVille intelligente● Simplifier la relation citoyen

et son écosystème

Experts du cloud● Migration, déploiement et

formations autour d’Office 365 et de Yammer

Conduite du changement● Méthodologie pragmatique et

agile dédiée aux utilisateursSolution complète● Solution intégrée et clé en

main prenant tous vos besoins en compte

Notre promesse : 20 à 25% de gains de productivité

Grande expérience des pratiques collaboratives

● 15 années de retours d’expérience dans la transformation des pratiques de travail collaboratifso Mayetic (2000-2005)

14.000 organizations, 250.000 users, 90 payso Kimind/Cloudlivia (2007-present)

+100 clients, +60.000 utilisateurs

Deux suites Collaboratives majeures du marché

● Google GMail● Google Drive● Google Docs● Google Sites● Google+

● Outlook Web Apps● OneDrive for Business● Office online● SharePoint online● Yammer

Enjeu : Appropriation > Adoption > Transformation des pratiques de travailObjectif : Meilleure performance de travail individuel et collectif (efficacité + productivité)

Seule une “transformation” réelle permet d’atteindre l’objectif de performance

● Les formations aux outils ne sont pas efficaces● L’effort pour apprendre un nouvel outil est trop élevé et

s’accompagne d’une sensation de risque d’échec● Les utilisateurs préfèrent rester dans leur zone de confort pour

délivrer leur travail au quotidien● S’il n’y a pas de motivation immédiate et individuelle, il n’y a

pas d’effort fourni● L’intérêt collectif n’est pas pris en compte comme objectif

premier du changement

Quelques constats terrain

● Les utilisateurs doivent constater les bénéfices pour eux-même, dans leur travail quotidien

La transformation doit se faireà travers les processus métierLa dissémination de l’usage doit se faireà travers l’adoption par les pairs

Notre proposition de valeur

1

2

Approche conduite du changement classique

Communication

Formations outil

Accès à une plate-forme d’e-learning

Mise en pratique par les utilisateurs eux-mêmes

Courbe d’adoption dans le temps

Méthode Get Collaboration Done!(™) de KimindCommunication Projet

Accès à une plate-forme d’e-learning

Use Cases métiers

Formation Business Cases métiers

Amorçage Groupe d’utilisateurs pilote

Accès aux Best Practices métier

Transformation Complète

Courbe d’adoption dans le temps

déclic

Approche Virale

Transformation globale

Propulsion

2 Interviews13

Approche métier d’amorçage

Interviews Use Cases Definition

Mockups & Metrics

Real life experimentations per

working groups

Best Practices& Global

Deployment plan

Trainings per Groups & Business

Cases

1 2 3 4 5 6

T0 T+1 T+2 T+5 T+6

Approches (Métier + Viral) = Transformation● Combiner une approche métier et une approche virale de

dissémination est le facteur clé de succès pour garantir une transformation globale des pratiques de travailo les utilisateurs apprennent à travers la transformation de leurs processus de

travail quotidien, minute après minuteo les utilisateurs impliqués dans les processus transformés apprennent par

imprégnation et peuvent reproduire les transformations pour leurs propres besoins

o les success stories sont remontées par les utilisateurs eux-mêmes et participent à la dissémination virale avec beaucoup plus d’impact

Retour d’expérienceGroupe Solvay - Engineering Plastics

Phase d’amorçage● Business unit répartie sur trois continents● 5 mois de travail● 25 personnes interviewées● 15 use cases génériques et 73 business cases● 22 groupes de travail = pilote d’amorçage de 100 personnes

o formation aux business cases par groupe, coaching, support, animation, suivio mise en production immédiate des processus et suivi pendant deux mois pleins

● Quelques métriqueso 95% sont convaincus que les outils les aideront dans leurs tâches quotidienneso 71% sont convaincus qu’ils seront plus productifso multiplication par 10 du nombre de documents partagés

● Gain de productivité exprimé : jusqu’à ½ journée par semaine● Transformation globale initiée● Réplication sur autres business units avec transfert de compétence

Socio-metriques par profils utilisateurs

+87%-37%

+22%

-12%

Gains reconnus● Qualité

o plus de contrôleo meilleure responsabilisationo plus de visibilitéo moins de traçageo plus de collaborationo hiérarchie moins pesante

● Quantitéo “½ journée gagnée par semaine”

=42mn/jouro “plusieurs mminutes/j économisées”

S10mn/dayo plus de productivité et d’efficacitéo cycles de décision plus rapide

Exemple de ROI extrapolé sur 400 employés

Quelques verbatims“J’ai gagné ½ journée par semaine de temps de travail”

“Je gagne quelques dizaines de minutes par jour à ne plus faire d’uploads/downloads de fichiers”“Je me sens responsabilisée”

“La traçabilité des modifications libère de la pression hiérarchique”

“j’ai réduit de manière drastique le nombre d’emails et de versions de fichiers échangés pour collecter les données de mes quinze collaborateurs de par le monde”

“Je dirais que je gagne au moins 10% de mon temps que je peux réinvestir ailleurs”

Questions ? pour me contacter :

Miguel MembradoExpert Social Collaboration & Digital Transformation

membrado@kimind.com06 30 75 19 33

http://www.kimind.fr