Guide d’utilisation de l’outil de jumelage de Bénévoles Canada

Action bénévole! Canada

Pierre-Alexandre Morneau-Caron

Centre d’action bénévole de Québec

Édition du 13 janvier 2015

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Contenu Contexte et information .......................................................................................................................................... 3

Page d’accueil .......................................................................................................................................................... 4

S’inscrire ou se connecter ........................................................................................................................................ 5

Formulaire d’inscription ........................................................................................................................................... 7

Page du profil de l’organisme .................................................................................................................................. 8

Modifier les informations du compte (modifier nos renseignements) ................................................................. 10

Produire et administrer des opportunités de bénévolat ....................................................................................... 11

Administrer les opportunités ............................................................................................................................. 11

Créer une opportunité ....................................................................................................................................... 12

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Contexte et information Cette documentation a été préparée par le Centre d’action bénévole de Québec pour guider l’utilisation du site Web

Action bénévole! Canada (www.actionbenevolecanada.ca), un outil de jumelage permettant la mise en relation des

aspirants bénévoles et des organismes.

Créé par Bénévole Canada et supporté financièrement par la Financière Manuvie, Action Bénévole! Canada contribue à

l’action bénévole en offrant un service de jumelage gratuit aux particuliers et aux organismes francophones du Canada.

Ce service est complémentaire aux services de recrutement de bénévoles conventionnels et il permet aux organismes de

planifier, administrer et publier des opportunités de bénévolat de manière autonome.

Ce guide est à l’intention des organismes qui souhaitent utiliser le plein potentiel de l’outil.

À noter. Étant en constante évolution, il est possible que le site Web possède des fonctionnalités qui n’ont pas encore

été intégrées à ce guide. Aussi, comme vous pourrez le constater dans certaines captures d’écran, nous sommes à

éliminer quelques coquilles dans le site Web.

Pour toute question ou commentaire, nous vous invitons à communiquer avec le gestionnaire de la communauté

francophone.

Gestionnaire de communauté francophone

Pierre-Alexandre Morneau-Caron

Centre d’action bénévole de Québec

285-245, rue Soumande

Québec (Québec) G1M 3H6

pierre-alexandre.mc@cabquebec.org

418-681-3501 #224

Adresse du site Web

www.getinvolved.ca/action_benevole

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Page d’accueil La page d’accueil d’Action bénévole! Canada se divise en trois sections.

Le haut de page permet aux organismes de s’inscrire ou se connecter à l’outil et de naviguer entre les grandes

sections du site (bandeaux bleus).

Le centre permet aux visiteurs de faire une recherche expresse pour trouver des opportunités de bénévolat

(bandeau vert).

Le bas de page contient des liens vers des sections plus spécifiques et renvoie également aux sites des différents

partenaires du projet.

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S’inscrire ou se connecter À gauche – pour les organisations n’ayant pas de compte

Pour créer un compte, il faut cliquer sur le bouton « S’inscrire ou se connecter » afin de voir le formulaire ci-haut.

Vous pouvez également utiliser l’adresse suivante : https://www.getinvolved.ca/action_benevole/register-organization

Attention : le gestionnaire de communauté se réserve le droit de refuser les inscriptions provenant d’organisations ou

d’individus qui ne respectent pas les conditions d’utilisation.

À droite – pour les organisations ayant un compte

Pour se connecter à son compte, il faut inscrire comme utilisateur le courriel utilisé lors de l’inscription et entrer le mot

de passe dans les cases correspondantes. Pour faciliter les connexions subséquentes, vous pouvez cocher la case « Se

souvenir de moi ».

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez cliquer sur le lien « Vous avez oublié votre mot de passe? » et le

système vous demandera le courriel utilisé lors de l’inscription. Vous recevrez ensuite un nouveau mot de passe par le

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biais de ce courriel. Le gestionnaire de communauté peut vous assister si ne connaissez pas non plus l’adresse courriel.

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Formulaire d’inscription Nom de votre organisme

Inscrivez le nom complet de votre organisme. Éviter les acronymes. Pour des raisons techniques, évitez les caractères

proprement francophones tels les accents ou les cédilles.

Numéro de téléphone

Inscrivez le numéro de téléphone de la personne responsable du recrutement des bénévoles. Privilégiez un numéro sans

frais.

Site web

Inscrivez l’adresse complète pour accéder à l’accueil de votre site Internet.

Twitter

Inscrivez votre identifiant Twitter pour augmenter votre nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux. Pour suivre le fil des

partenaires, abonnez-vous à @volunteercanada et @cabquebec.

Prénom et Nom de famille

Inscrivez le nom de la personne responsable des bénévoles dans votre organisme. Ces informations ne se retrouvent pas

sur le site.

Courriel

Inscrivez le courriel de la personne responsable du recrutement des bénévoles. Ce courriel sera utilisé pour vous

connecter à l’outil.

Mot de passe

Inscrivez votre mot de passe pour vous connecter à l’outil. Pour des raisons de sécurité, le gestionnaire de communauté

n’a pas accès aux mots de passe.

Postal code

Inscrivez le code postal de votre organisme selon le format X1X 1X1. Si votre organisme œuvre à l’extérieur du Canada,

cochez la case correspondante.

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Page du profil de l’organisme Accès au profil

Pour accéder à cette page, vous devez vous connecter avec le bouton « s’inscrire ou se connecter » situé en haut à

droite de la page d’accueil. Ensuite, toujours en haut à droite, vous cliquez sur l’hyperlien intitulé (Mon Profil) situé à

droite du nom de votre organisme.

Mission ou description de l’organisme

Sous le nom de votre organisme, il vous est possible d’ajouter un court texte de 140 caractères pour décrire votre

organisme. À droite de votre logo, vous avez la ville, le site Web et le compte Twitter de votre organisme. La

modification de ces éléments passe par le bouton « Modifier » (page 4).

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Logo de l’organisme

Sous la description se trouve votre logo d’organisme. Pour modifier cette image, cliquez sur « Modifier avatar ». Les

images doivent être au format PNG, JPEG ou BMP avec une résolution de 180 pixels par 180 pixels.

Compte Facebook

Il est possible de relier votre compte d’Action bénévole! Canada avec votre compte Facebook. Cette fonctionnalité n’est

pas obligatoire et est pour un développement futur.

Photos de l’organisme

Vous pouvez agrémenter votre profil de photos représentant les activités de votre organisme, et ce, pour le rendre plus

attrayant auprès des visiteurs. Pour se faire, il faut cliquer sur le bouton « Télécharger photos » et, dans la boîte,

parcourir sur votre disque dur pour sélectionner la photo à ajouter. Comme pour l’avatar, seules les images sous format

PNG, JPEG ou BMP sont acceptés. Pour démarrer le téléchargement vers votre profil, cliquez sur « Sauvegarder les

changements ». Pour le moment, vous devez reprendre ces étapes pour chaque photo que vous souhaitez transférer.

Signaler des propos inappropriés

Cette option permet aux utilisateurs et aux organisations de signaler rapidement au gestionnaire du site un profil qui ne

répond pas aux exigences de l’outil. Vous pouvez utiliser cette option si vous constatez des excès de langage, des

photographies inappropriées ou tout autre élément pertinent.

Publier une opportunité de bénévolat

En cliquant sur ce bouton, vous serez dirigés vers un formulaire vous permettant de publier une opportunité de

bénévolat. Le détail de ce formulaire est disponible dans la prochaine section du guide.

Lorsque vous aurez des opportunités publiées, vous pourrez les voir ou les modifier en cliquant sur le nom de

l’opportunité ou sur le texte Voir/Modifier.

Publier un témoignage

Cette fonction n’est pas disponible pour l’instant.

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Modifier les informations du compte (modifier nos renseignements) Le bouton « modifier » permet à la personne ressource de modifier plusieurs aspects du compte.

Réseaux sociaux – site Web. Vous permet de mettre à jour l’adresse de votre site Web afin que les aspirants

bénévoles puissent le visiter.

Réseaux sociaux – Twitter. Vous permet de relier Action bénévole! Canada et votre compte Twitter.

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Réseaux sociaux – décrivez-vous rapidement. Vous permet d’inclure un court descriptif sous votre nom dans

votre page de profil.

Changez votre courriel. Vous permet de changer l’adresse courriel pour que nous ou les aspirants bénévoles

puissions vous rejoindre. Noter que votre courriel est également votre nom d’utilisateur pour vous connecter au

compte.

Changer de personne ressource. Cette option vous permet de mettre à jour le nom et le prénom de la personne

ressource et son numéro de téléphone. Ces informations sont d’usage internet seulement et ne seront pas

divulguées aux visiteurs.

Modifier votre mot de passe. Vous permet de modifier votre mot de passe de manière autonome.

Mise à jour des renseignements de l’organisme. De manière à rendre efficaces les recherches d’opportunités, il

est important d’indiquer votre code postal. Aussi, si votre dénomination change, vous pouvez simplement

modifier le nom de l’organisme ici sans avoir à refaire une page.

Autres options du compte. Vous permet d’effacer votre compte de nos serveurs. Attention, les opportunités

sont liées à votre compte et disparaîtront également.

Email notifications. Vous permet de vous abonner ou vous désabonner des infolettres et des communications

offertes par Bénévoles Canada.

Une fois vos modifications faites, cliquez sur soumettre pour sortir du menu et retourner à la page principale du profil.

Produire et administrer des opportunités de bénévolat Dans la page principale de votre profil, la section pour créer ou modifier des opportunités de bénévolat se trouve dans le

haut à droite de la page.

Administrer les opportunités Pour créer une nouvelle opportunité de bénévolat, cliquez sur le

bandeau bleu.

Pour modifier ou voir une opportunité déjà publiée, vous n’avez

qu’à cliquer sur le nom de l’opportunité ou sur le texte

Voir/Modifier.

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Créer une opportunité

Pour publier une opportunité de bénévolat, assurez-vous d’avoir bien défini les tâches et les compétences requises.

D’ailleurs, il est important de publier une opportunité par poste. Ainsi, il vous sera plus facile d’administrer les

demandes et mieux informer les visiteurs du site de vos besoins en bénévole.

Aussi, assurez-vous que votre opportunité entre à l’intérieur de la définition du bénévolat, c’est-à-dire : « Toute

personne qui investit volontairement de son temps, de son énergie et de ses compétences au profit du public, sans

réclamer une valeur monétaire en échange ».

1. Titre

Prenez soin de nommer le poste avec justesse. Il est préférable d’être clair plutôt que poétique pour le titre, puisque vos

opportunités ne seront pas retenues par les moteurs de recherche si elles sont trop vagues.

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2. Autres renseignements sur cette occasion de bénévolat.

Dans cette section, rédigez ou copiez d’un autre document la description de tâche que vous offrez. Assurez-vous de

donner suffisamment de détail pour que les personnes qui consultent votre annonce saisissent la nature du travail, les

clientèles desservies, les dépenses remboursées, les horaires, le degré et la durée de l’implication, les exigences légales

et les permis nécessaires, etc.

3. Champ d’intérêt

Le moteur de recherche de l’outil de jumelage permet de cibler des opportunités en fonction des intérêts de la personne

consultant le site. En cliquant sur le plus, il est possible de préciser les champs d’intérêt à l’intérieur d’une catégorie. Par

contre, il est préférable de cocher seulement les grandes catégories pour rejoindre un maximum de bénévoles

potentiels.

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4. Compétences requises

Tout comme pour la section portant que les intérêts, cette section permet à l’organisation de spécifier les compétences

requises pour cette opportunité de bénévolat. Puisqu’il s’agit également de critères pour effectuer une recherche, il est

important de cibler seulement les compétences importantes. Un maximum de 5 compétences est permis.

5. Jumelage en fonction de l’endroit

Lorsque les personnes intéressées à faire du bénévolat consultent l’outil avec l’outil à la page d’accueil, ils verront

d’abord les opportunités les plus près de leur code postal. Il est donc important d’indiquer le ou les bons codes postaux.

Aussi, si votre opportunité est virtuelle, c’est-à-dire qu’elle peut être effectuée n’importe où, vous pouvez le spécifier et

les personnes qui recherchent ce type de bénévolat vous trouveront facilement.

6. Dates

Par défaut, le système considère que votre opportunité est valide pour 6 mois après quoi elle deviendra inactive. Il vous

est cependant possible de modifier ce délai. Si votre opportunité est toujours valide pour votre organisme, mettez la

date la plus éloignée que vous permet le système.

7. Vous avez terminé. Cliquez pour…

Proposer l’opportunité!