N°33 FÉVRIER-MARS//14 S Exporter alise ASNIÈRES … · groupées, organisées par le Club et...
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À lire dans ce numéro… DOSSIER\\P.02 ACTUALITÉS\\P.06 alise PASS l’Éditorial “ LE JOURNAL D’INFORMATION D’ALISE - CONTRÔLE D’ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM Gestion des accès au restaurant, et si on parlait logiciel ? N°33 FÉVRIER-MARS//14 UNE PRÉSENCE NATIONALE POUR MIEUX VOUS SERVIR ● ASNIÈRES (92) ● VENELLES (13) EN FAIRE PLUS POUR LA DIFFUSION DE NOTRE LOGICIEL REVIENDRAIT À TUTOYER UNE FORME DE PROSÉLYTISME QUE L’ON NE MANQUERAIT PAS DE NOUS REPROCHER…„ Pierre BENGUIGUI Profane Sur dix appels enregistrés par notre SAV téléphonique, huit concernent le logiciel Arc-en-Self et deux, le matériel. À première vue, on pourrait penser que cet écart entre “hard” et “soft” plaide pour une fiabilité du matériel et une re- lative difficulté des utilisateurs à assimiler une inter- face obscure. Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parc installé, que le faible nombre d’appels concernant le matériel – lecteur de cartes, reconnaissance de la main, distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive, etc. – est un gage de fiabilité des équipements en fonc- tionnement quotidien dans les établissements scolaires, le grand nombre d’appels concernant l’application elle-même trouve son origine ailleurs. Arc-en-Self n’a pas pour vocation unique de gérer les accès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisa- teurs, une centrale d’encaissements et de suivis du nombre d’opérations comptables : voyages scolaires, carnets de correspondance, photocopieurs, cafété- ria, dégradations, Sécurité sociale, etc. Il permet, dans sa version Gestion, d’identifier les convives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérer leur compte financier à partir de données spécifiques et parfois complexes : tarification au forfait ou à la prestation, taux et part de bourses des collèges et des lycées, aides départementales ou régionales, FSL, quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est une tâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois novices dans le métier, et pour lesquels une aide de notre SAV s’avère parfois précieuse. Il est d’ailleurs piquant de constater que durant le pro- cessus décisionnel d’achat d’un tel système, l’étude approfondie et comparée des fonctionnalités réelles des logiciels concurrents est très rarement menée, alors qu’une fois en place, les manques peuvent être un obs- tacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques. Outre un appel téléphonique permettant de joindre, en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ou- vrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clients une banque de données, sous forme de foire aux questions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, sur l’espace réservé de son site internet Alise.net Dans l’arsenal des outils de formation ou de diffusion d’informations d’Alise, les adhérents stakhanovistes, pros ou simples curieux du logiciel, pourront égale- ment participer aux réunions régionales du Club des utilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommés dans leur établissement, participer à des formations groupées, organisées par le Club et animées par des formateurs Alise. ■ AES PERF+
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À lire dans ce numéro… DOSSIER\\P.02ACTUALITÉS\\06 ACTUALITÉS\\P.06ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
alisePASS
l’Éditorial
“
LE JOURNAL D’INFORMATION D’ALISE - CONTRÔLE D’ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM
Gestion des accès au restaurant, et si on parlait logiciel ?
N°33FÉVRIER-MARS//14
UNE PRÉSENCE NATIONALEPOUR MIEUX VOUS SERVIR ● ASNIÈRES (92)
● VENELLES (13)
100%
EN FAIRE PLUS POURLA DIFFUSION DE NOTRELOGICIEL REVIENDRAIT ÀTUTOYER UNE FORME DEPROSÉLYTISME QUE L’ONNE MANQUERAIT PAS DENOUS REPROCHER…„Pierre BENGUIGUI Profane
Solutions
ALISE PASS est édité par la société ALISE • 2, avenue Madeleine Bonnaud •
13770 Venelles • Tél. : 04 42 54 12 12 • Fax : 04 42 54 12 22 • Internet : www.alise.net
• Courriel : [email protected] • Rédacteur en chef : Pierre Benguigui • Conception, réalisation :, Venelles • Illustration : Bélom • Photos : Alise, Fotolia.com, et DR •
Impression : Vallière, Miramas • Dépôt légal : à parution
Vos solutions à portée de main
Sur dix appels enregistrés par notre SAVtéléphonique, huit concernent le logicielArc-en-Self et deux, le matériel. À premièrevue, on pourrait penser que cet écart entre “hard” et“soft” plaide pour une fiabilité du matériel et une re-lative difficulté des utilisateurs à assimiler une inter-face obscure.Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parcinstallé, que le faible nombre d’appels concernant lematériel – lecteur de cartes, reconnaissance de la main,distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive,etc. – est un gage de fiabilité des équipements en fonc-tionnement quotidien dans les établissements scolaires,le grand nombre d’appels concernant l’application elle-même trouve son origine ailleurs.Arc-en-Self n’a pas pour vocation unique de gérer lesaccès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisa-teurs, une centrale d’encaissements et de suivis dunombre d’opérations comptables : voyages scolaires,carnets de correspondance, photocopieurs, cafété-ria, dégradations, Sécurité sociale, etc.Il permet, dans sa version Gestion, d’identifier lesconvives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérerleur compte financier à partir de données spécifiqueset parfois complexes : tarification au forfait ou à la prestation, taux et part de bourses des collèges etdes lycées, aides départementales ou régionales, FSL,quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est unetâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois novices dans le métier, et pour lesquels une aide denotre SAV s’avère parfois précieuse.Il est d’ailleurs piquant de constater que durant le pro-cessus décisionnel d’achat d’un tel système, l’étude approfondie et comparée des fonctionnalités réelles
des logiciels concurrents est très rarement menée, alorsqu’une fois en place, les manques peuvent être un obs-tacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques.Outre un appel téléphonique permettant de joindre,en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ou-vrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clientsune banque de données, sous forme de foire auxquestions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, surl’espace réservé de son site internet Alise.netDans l’arsenal des outils de formation ou de diffusiond’informations d’Alise, les adhérents stakhanovistes,pros ou simples curieux du logiciel, pourront égale-ment participer aux réunions régionales du Club desutilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommésdans leur établissement, participer à des formationsgroupées, organisées par le Club et animées par desformateurs Alise. ■
Sur le front de l a solidaritéEn renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l’association Wakareye,basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l’école agricole pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali).Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logementnotamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire rimer “rentabilité” avec “solidarité”, elle ne s’en privera pas.
Dons sur www.restosducoeur.orgwww.fondation-abbe-pierre.frwww.wakareye91.free.fr
Sur le front des installations • Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les collèges de la Somme, avec, pour donneur d’ordre, le conseil général. À ce jour, 25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant.• Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installationsnouvelles en 2013.• Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance – le détail sur notre site www.alise.net.
Dans le cadre des réunions ré-gionales 2014 du Club Arc-en-Self,réservées aux adhérents de l’association• Aix-en-Provence le 5 février • Paris les 12 et 13 février• Toulouse le 19 février• Lyon le 25 février• Gouvieux le 11 mars• Macon le 14 mars• Nantes le 18 mars• Strasbourg le 26 mars• Bordeaux le 1er avrilDes ingénieurs y recenseront les nouvellesdemandes des utilisateurs et apporterontles éclaircissements nécessaires quant aufonctionnement des systèmes utilisés.
Sur le front de la communicationAu Salon2014 de l’AJIComme depuisquatre ans main-tenant, à Paris,puis à Lyon, Alisesera présent auSalon de l’Inten-dance organisépar l’AJI, qui setiendra cette an-née à Bordeaux, le 2 avril.Nos équipes seront là pour présenter unenouvelle gamme de produits et répondreaux demandes de nos clients actuels etfuturs.
alise actualités
Sur le bordereau d’encaissement, chercher le nom du tiré du chèque.Le n° de pièce de l’encaissement pourra ainsi être identifié. Dans la fenêtre Encaissement, saisir le n° de pièce de l’encaissement. Double-cliquez sur l’encaissement. Vous connaîtrez alors le comptesur lequel le chèque a été encaissé par erreur.
Pour transférer les résultats d’une édition Arc-en-Self au format Excel, il suffit de cliquer sur le bouton Exporter.
Choisir le formatd’expor-tation et cliquer surExporter.
Alise génèrepar défautl’exportExcel dans ledossier“Mes Docu-ments“.
Cliquer sur la flèche placée à gauche de la zone de notification.
Cliquer sur Personnaliser.
Valider enfin par OK.
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner, pour le Repas, l’option Afficher l’icône et les notifications.
Certaines icônes apparaissent à l’extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l’horloge. Depuis Windows 7, cette zone est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l’icône Repas :
Exporter une édition d’Alise sous Excel
Pour connaître la date et l’heure du changementde situation d’un compte, pensez à consulterl’onglet Historique.
Connaître la date et l’heure du changement de situation d’un compte
En ce début d’année2014, Alise fait feu de toutbois et sur tous les fronts
AES PERF+
Retrouver sur quel élève un chèque a été saisi par erreur (avec le nom du tiré)
Très utile en cas d’oubli de carte : la possibilité d’imprimer des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer, par exemple, sur le carnet de correspondance). Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes.Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficherles jours de passages, sélectionner, dans Type d’étiquettes, l’option Édition du nom de la classe et du tarif.
Imprimer des étiquettesavec les jours de passagesautorisés
Sous Windows 7 ou 8, afficher l’icône Repasdans la zone de notification à côté de l’heure.
Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+ Encaisser les convives à la présentation Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/
onglet Opérations financières/onglet EncaissementsEncaisser la vente des cartes jetables Finance/Vente jetableRemplacer les badges perdus Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiantsAjouter les oppositions et remises d’ordres Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/Oppositionincluant la journée Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/
Remises d’ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés + clic droit Ajout d’une remise d’ordre
Tester les bornes avant l’heure d’affluence Module Repas lancé sur le PC pilote
Après le repasBasculer les cartes passe Badges et identifiants/Carte passeÉditer les repas pris Fichier/Éditions/Suivi des passages/Repas prisÉditer les absents et les refus Fichier/Éditions/Suivi des passages/Absence entre deux dates
et refus lors du passageAfficher le brouillard de l’annexe à la FQE, Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillardvérifier les encaissementsSortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton AjouterAnnexe à la FQE, vérifier et valider Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton AjouterSauvegarder en fin de journée Touche raccourci F2
AES PERF+
Mécanisme de fonctionnement : ■ Les créances exportées sont issues
du bordereau des droits constatés ou reconstatés.
■ Les fichiers exportés doivent être fournis (par courriel, par exemple) à l’agence comptable, qui les récep-tionne dans GFC.
■ L’agence comptable envoie alors un fichier des créances à son établis-sement rattaché à réceptionner dansGFC Régie.
■ Les encaissements de ces créancessont alors à gérer dans la Régie ouGFC, avec un système de transfertentre les deux établissements, et ce,afin d’assurer l’intégrité des créances.
Ce mécanisme implique alors que : ■ Le suivi des créances s’effectue
uniquement sur GFC Agence compta-ble, ou GFC Régie,
■ Les lettres de rappel de créances doivent être effectuées depuis GFC,
■ En fin de trimestre, les créances serontautomatiquement supprimées dansArc-en-Self, car elles ne sont suiviesque sur GFC.
Génération des fichiers depuis Arc-en-Self : Valider le bordereau des droits constatés (ou reconstatés) Sélectionner dans le Menu Finance /Bordereaux / Droits constatésCliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner l’établissement Enfin cliquer sur le bouton Génération, afin de générer le bordereau des droits constatés. A la fin de la génération, l’imprimer et le vérifier. Cliquer alors sur le bouton Valider le bordereau, afin de l’enregistrer.
Sélectionner le bordereau des droitsconstatés des créances à exporter : Accès depuis le Menu Finance /Bordereaux / Droits constatés, sélectionner le bordereau validé précédemment.
Exemple : l’établissement sera fermé le vendredi 10 mai 2013. Vous rattrapez cette journée un mercredi. Il faut d’abord vérifier que la journée est active dans le menu Paramètres > Jours de service. Si le jour est orange (inactif), cliquer dessus pour l’activer(ici, le 20 mars). Appuyer ensuite sur OK.
Avant le repas, aller dans Paramètres > Tarification > Tarif. Choisir les tarifs à autoriser. Cliquer sur le bouton Modifier.Cocher Désactiver temporairement le contrôle des jours de passage en bas à droite puis Valider. Important : relancer le Repas pour qu’il détecte la modification.
Pour les nouveaux comptes à prélever,l’envoi de cet état est obligatoire, aumoins 14 jours avant la date d’échéancedu premier prélèvement.Pour cela, aller dans le Menu Éditions >Comptes > Responsables légaux et financiers > Mandat de prélèvementSepa.
Sélectionner les comptes à informer,puis cliquer sur Suivant. Une page est générée pour chaque responsable financier prélevé.
Cliquer alors sur le bouton Export GFC
Les fichiers sont alors générés. Enfin d’export, enregistrer les fichiersdans le dossier de son choix.
Avis de prélèvement MenuOpérations groupées > Avisaux famillesUn nouvel avis de paiement doitêtre utilisé en lieu et place del’avis de paiement “classique”.
Cet avis informe les familles de la Référence unique de mandat(RUM) et du compte bancaireà prélever, au format Sepa.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
L’un des avantages reconnusd’Arc-en-Self Perf+, logiciel
de gestion des encaisse-ments et des accès au self,
c’est son aptitude à apporterdes solutions simples à la
plupart des problématiquesqui se posent aux services
de gestion. Nous avons sélectionné 14 exemples,
un heureux hasard en ce début d’année.
DOSSIER\\P.02-03-04-05-06
Effectuer des prélèvements en mode Sepa, espace unique de paiement en euros
Pour effectuer des prélèvementsconformes au mode Sepa, deux nouveaux champs sont à renseigner : les identifiants ICS et DFT.
La gestion des mandats de prélèvements s’effectue via : Menu > Finance > Mandats de prélèvements Sepa.
Solutions
Arc-en-SelfPerf+,
un logicielqui répond
à toutes vosquestions
… ou presque
Exporter les créances vers GFC :modalités et répercussions
Les opérations comptables de “forfait“et d’“avance repas“ sont automatique-ment regroupées sur l’activité Servicerepas hébergement.Les autres opérations comptables sont regroupées sur l’activité Divers.Pour modifier l’activité (ex. : pour lesvoyages), aller dans le Menu Paramé-trage > Comptabilité > Opérationscomptables > Modifier l’opération.
Reverser, d'un simple clic,un trop-perçu
Lors d'un reversement, il est possible d’afficher en un clic le montant d'un trop-perçu. Cliquer sur l'icône Payer le montant.
Voir les modifications réalisées sur un compte
Très pratique quand on est plusieurs à utiliser Arc-en-Self : on peut ainsi visualiser l’ensemble des modifications réaliséessur un compte grâce à l’onglet Historique.
Visualiser l’ensemble desencaissements supprimés
Il est possible de visualiser les encaissements supprimésgrâce à un filtre sur la colonne Valide de la liste des encaissements.
Voir d’un coup d’œil l’ensemble des consommations d’un compte
Très pratique et visuel : pensez à utiliser l’onglet Historique des consommationsd’un compte. Menu Gestion >Comptes, onglet Passages aux selfs et Historique des consommations. Vraiment très utile quand unefamille arrive à l’improviste pour contester des repas pris…
Autoriser les passages journée “portes ouvertes“
Fond orange = jour inactif. Fond blanc : jour actif.
À la fin du repas, décocher à nouveau Désactiver temporairementle contrôle des jours de passage.
Faire parvenir les fichiers à l’agencecomptable. Les fichiers générés sont : ■ FME.DBF et FMEDK.DBF
pour une constatation, ■ RECONSTAT_FME.DBF et
RECONSTAT_FMEDK.DBF pour une reconstatation.
Les transmettre à l’agence compta-ble par courriel en pièces jointes,ou bien à l’aide d’une clé USB.
Encaisser, d’un simple clic, le montant d’une créance
Lors d’un encaissement, il est possible d’afficher en un clic le montant de la créance. Cliquer sur l’icône Payer le montant de la créance.
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AES PERF+
Mécanisme de fonctionnement : ■ Les créances exportées sont issues
du bordereau des droits constatés ou reconstatés.
■ Les fichiers exportés doivent être fournis (par courriel, par exemple) à l’agence comptable, qui les récep-tionne dans GFC.
■ L’agence comptable envoie alors un fichier des créances à son établis-sement rattaché à réceptionner dansGFC Régie.
■ Les encaissements de ces créancessont alors à gérer dans la Régie ouGFC, avec un système de transfertentre les deux établissements, et ce,afin d’assurer l’intégrité des créances.
Ce mécanisme implique alors que : ■ Le suivi des créances s’effectue
uniquement sur GFC Agence compta-ble, ou GFC Régie,
■ Les lettres de rappel de créances doivent être effectuées depuis GFC,
■ En fin de trimestre, les créances serontautomatiquement supprimées dansArc-en-Self, car elles ne sont suiviesque sur GFC.
Génération des fichiers depuis Arc-en-Self : Valider le bordereau des droits constatés (ou reconstatés) Sélectionner dans le Menu Finance /Bordereaux / Droits constatésCliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner l’établissement Enfin cliquer sur le bouton Génération, afin de générer le bordereau des droits constatés. A la fin de la génération, l’imprimer et le vérifier. Cliquer alors sur le bouton Valider le bordereau, afin de l’enregistrer.
Sélectionner le bordereau des droitsconstatés des créances à exporter : Accès depuis le Menu Finance /Bordereaux / Droits constatés, sélectionner le bordereau validé précédemment.
Exemple : l’établissement sera fermé le vendredi 10 mai 2013. Vous rattrapez cette journée un mercredi. Il faut d’abord vérifier que la journée est active dans le menu Paramètres > Jours de service. Si le jour est orange (inactif), cliquer dessus pour l’activer(ici, le 20 mars). Appuyer ensuite sur OK.
Avant le repas, aller dans Paramètres > Tarification > Tarif. Choisir les tarifs à autoriser. Cliquer sur le bouton Modifier.Cocher Désactiver temporairement le contrôle des jours de passage en bas à droite puis Valider. Important : relancer le Repas pour qu’il détecte la modification.
Pour les nouveaux comptes à prélever,l’envoi de cet état est obligatoire, aumoins 14 jours avant la date d’échéancedu premier prélèvement.Pour cela, aller dans le Menu Éditions >Comptes > Responsables légaux et financiers > Mandat de prélèvementSepa.
Sélectionner les comptes à informer,puis cliquer sur Suivant. Une page est générée pour chaque responsable financier prélevé.
Cliquer alors sur le bouton Export GFC
Les fichiers sont alors générés. Enfin d’export, enregistrer les fichiersdans le dossier de son choix.
Avis de prélèvement MenuOpérations groupées > Avisaux famillesUn nouvel avis de paiement doitêtre utilisé en lieu et place del’avis de paiement “classique”.
Cet avis informe les familles de la Référence unique de mandat(RUM) et du compte bancaireà prélever, au format Sepa.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
L’un des avantages reconnusd’Arc-en-Self Perf+, logiciel
de gestion des encaisse-ments et des accès au self,
c’est son aptitude à apporterdes solutions simples à la
plupart des problématiquesqui se posent aux services
de gestion. Nous avons sélectionné 14 exemples,
un heureux hasard en ce début d’année.
DOSSIER\\P.02-03-04-05-06
Effectuer des prélèvements en mode Sepa, espace unique de paiement en euros
Pour effectuer des prélèvementsconformes au mode Sepa, deux nouveaux champs sont à renseigner : les identifiants ICS et DFT.
La gestion des mandats de prélèvements s’effectue via : Menu > Finance > Mandats de prélèvements Sepa.
Solutions
Arc-en-SelfPerf+,
un logicielqui répond
à toutes vosquestions
… ou presque
Exporter les créances vers GFC :modalités et répercussions
Les opérations comptables de “forfait“et d’“avance repas“ sont automatique-ment regroupées sur l’activité Servicerepas hébergement.Les autres opérations comptables sont regroupées sur l’activité Divers.Pour modifier l’activité (ex. : pour lesvoyages), aller dans le Menu Paramé-trage > Comptabilité > Opérationscomptables > Modifier l’opération.
Reverser, d'un simple clic,un trop-perçu
Lors d'un reversement, il est possible d’afficher en un clic le montant d'un trop-perçu. Cliquer sur l'icône Payer le montant.
Voir les modifications réalisées sur un compte
Très pratique quand on est plusieurs à utiliser Arc-en-Self : on peut ainsi visualiser l’ensemble des modifications réaliséessur un compte grâce à l’onglet Historique.
Visualiser l’ensemble desencaissements supprimés
Il est possible de visualiser les encaissements supprimésgrâce à un filtre sur la colonne Valide de la liste des encaissements.
Voir d’un coup d’œil l’ensemble des consommations d’un compte
Très pratique et visuel : pensez à utiliser l’onglet Historique des consommationsd’un compte. Menu Gestion >Comptes, onglet Passages aux selfs et Historique des consommations. Vraiment très utile quand unefamille arrive à l’improviste pour contester des repas pris…
Autoriser les passages journée “portes ouvertes“
Fond orange = jour inactif. Fond blanc : jour actif.
À la fin du repas, décocher à nouveau Désactiver temporairementle contrôle des jours de passage.
Faire parvenir les fichiers à l’agencecomptable. Les fichiers générés sont : ■ FME.DBF et FMEDK.DBF
pour une constatation, ■ RECONSTAT_FME.DBF et
RECONSTAT_FMEDK.DBF pour une reconstatation.
Les transmettre à l’agence compta-ble par courriel en pièces jointes,ou bien à l’aide d’une clé USB.
Encaisser, d’un simple clic, le montant d’une créance
Lors d’un encaissement, il est possible d’afficher en un clic le montant de la créance. Cliquer sur l’icône Payer le montant de la créance.
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Mécanisme de fonctionnement : ■ Les créances exportées sont issues
du bordereau des droits constatés ou reconstatés.
■ Les fichiers exportés doivent être fournis (par courriel, par exemple) à l’agence comptable, qui les récep-tionne dans GFC.
■ L’agence comptable envoie alors un fichier des créances à son établis-sement rattaché à réceptionner dansGFC Régie.
■ Les encaissements de ces créancessont alors à gérer dans la Régie ouGFC, avec un système de transfertentre les deux établissements, et ce,afin d’assurer l’intégrité des créances.
Ce mécanisme implique alors que : ■ Le suivi des créances s’effectue
uniquement sur GFC Agence compta-ble, ou GFC Régie,
■ Les lettres de rappel de créances doivent être effectuées depuis GFC,
■ En fin de trimestre, les créances serontautomatiquement supprimées dansArc-en-Self, car elles ne sont suiviesque sur GFC.
Génération des fichiers depuis Arc-en-Self : Valider le bordereau des droits constatés (ou reconstatés) Sélectionner dans le Menu Finance /Bordereaux / Droits constatésCliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner l’établissement Enfin cliquer sur le bouton Génération, afin de générer le bordereau des droits constatés. A la fin de la génération, l’imprimer et le vérifier. Cliquer alors sur le bouton Valider le bordereau, afin de l’enregistrer.
Sélectionner le bordereau des droitsconstatés des créances à exporter : Accès depuis le Menu Finance /Bordereaux / Droits constatés, sélectionner le bordereau validé précédemment.
Exemple : l’établissement sera fermé le vendredi 10 mai 2013. Vous rattrapez cette journée un mercredi. Il faut d’abord vérifier que la journée est active dans le menu Paramètres > Jours de service. Si le jour est orange (inactif), cliquer dessus pour l’activer(ici, le 20 mars). Appuyer ensuite sur OK.
Avant le repas, aller dans Paramètres > Tarification > Tarif. Choisir les tarifs à autoriser. Cliquer sur le bouton Modifier.Cocher Désactiver temporairement le contrôle des jours de passage en bas à droite puis Valider. Important : relancer le Repas pour qu’il détecte la modification.
Pour les nouveaux comptes à prélever,l’envoi de cet état est obligatoire, aumoins 14 jours avant la date d’échéancedu premier prélèvement.Pour cela, aller dans le Menu Éditions >Comptes > Responsables légaux et financiers > Mandat de prélèvementSepa.
Sélectionner les comptes à informer,puis cliquer sur Suivant. Une page est générée pour chaque responsable financier prélevé.
Cliquer alors sur le bouton Export GFC
Les fichiers sont alors générés. Enfin d’export, enregistrer les fichiersdans le dossier de son choix.
Avis de prélèvement MenuOpérations groupées > Avisaux famillesUn nouvel avis de paiement doitêtre utilisé en lieu et place del’avis de paiement “classique”.
Cet avis informe les familles de la Référence unique de mandat(RUM) et du compte bancaireà prélever, au format Sepa.
ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
L’un des avantages reconnusd’Arc-en-Self Perf+, logiciel
de gestion des encaisse-ments et des accès au self,
c’est son aptitude à apporterdes solutions simples à la
plupart des problématiquesqui se posent aux services
de gestion. Nous avons sélectionné 14 exemples,
un heureux hasard en ce début d’année.
DOSSIER\\P.02-03-04-05-06
Effectuer des prélèvements en mode Sepa, espace unique de paiement en euros
Pour effectuer des prélèvementsconformes au mode Sepa, deux nouveaux champs sont à renseigner : les identifiants ICS et DFT.
La gestion des mandats de prélèvements s’effectue via : Menu > Finance > Mandats de prélèvements Sepa.
Solutions
Arc-en-SelfPerf+,
un logicielqui répond
à toutes vosquestions
… ou presque
Exporter les créances vers GFC :modalités et répercussions
Les opérations comptables de “forfait“et d’“avance repas“ sont automatique-ment regroupées sur l’activité Servicerepas hébergement.Les autres opérations comptables sont regroupées sur l’activité Divers.Pour modifier l’activité (ex. : pour lesvoyages), aller dans le Menu Paramé-trage > Comptabilité > Opérationscomptables > Modifier l’opération.
Reverser, d'un simple clic,un trop-perçu
Lors d'un reversement, il est possible d’afficher en un clic le montant d'un trop-perçu. Cliquer sur l'icône Payer le montant.
Voir les modifications réalisées sur un compte
Très pratique quand on est plusieurs à utiliser Arc-en-Self : on peut ainsi visualiser l’ensemble des modifications réaliséessur un compte grâce à l’onglet Historique.
Visualiser l’ensemble desencaissements supprimés
Il est possible de visualiser les encaissements supprimésgrâce à un filtre sur la colonne Valide de la liste des encaissements.
Voir d’un coup d’œil l’ensemble des consommations d’un compte
Très pratique et visuel : pensez à utiliser l’onglet Historique des consommationsd’un compte. Menu Gestion >Comptes, onglet Passages aux selfs et Historique des consommations. Vraiment très utile quand unefamille arrive à l’improviste pour contester des repas pris…
Autoriser les passages journée “portes ouvertes“
Fond orange = jour inactif. Fond blanc : jour actif.
À la fin du repas, décocher à nouveau Désactiver temporairementle contrôle des jours de passage.
Faire parvenir les fichiers à l’agencecomptable. Les fichiers générés sont : ■ FME.DBF et FMEDK.DBF
pour une constatation, ■ RECONSTAT_FME.DBF et
RECONSTAT_FMEDK.DBF pour une reconstatation.
Les transmettre à l’agence compta-ble par courriel en pièces jointes,ou bien à l’aide d’une clé USB.
Encaisser, d’un simple clic, le montant d’une créance
Lors d’un encaissement, il est possible d’afficher en un clic le montant de la créance. Cliquer sur l’icône Payer le montant de la créance.
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À lire dans ce numéro… DOSSIER\\P.02ACTUALITÉS\\06 ACTUALITÉS\\P.06ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
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LE JOURNAL D’INFORMATION D’ALISE - CONTRÔLE D’ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM
Gestion des accès au restaurant, et si on parlait logiciel ?
N°33FÉVRIER-MARS//14
UNE PRÉSENCE NATIONALEPOUR MIEUX VOUS SERVIR ● ASNIÈRES (92)
● VENELLES (13)
100%
EN FAIRE PLUS POURLA DIFFUSION DE NOTRELOGICIEL REVIENDRAIT ÀTUTOYER UNE FORME DEPROSÉLYTISME QUE L’ONNE MANQUERAIT PAS DENOUS REPROCHER…„Pierre BENGUIGUI Profane
Solutions
ALISE PASS est édité par la société ALISE • 2, avenue Madeleine Bonnaud •
13770 Venelles • Tél. : 04 42 54 12 12 • Fax : 04 42 54 12 22 • Internet : www.alise.net
• Courriel : [email protected] • Rédacteur en chef : Pierre Benguigui • Conception, réalisation :, Venelles • Illustration : Bélom • Photos : Alise, Fotolia.com, et DR •
Impression : Vallière, Miramas • Dépôt légal : à parution
Vos solutions à portée de main
Sur dix appels enregistrés par notre SAVtéléphonique, huit concernent le logicielArc-en-Self et deux, le matériel. À premièrevue, on pourrait penser que cet écart entre “hard” et“soft” plaide pour une fiabilité du matériel et une re-lative difficulté des utilisateurs à assimiler une inter-face obscure.Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parcinstallé, que le faible nombre d’appels concernant lematériel – lecteur de cartes, reconnaissance de la main,distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive,etc. – est un gage de fiabilité des équipements en fonc-tionnement quotidien dans les établissements scolaires,le grand nombre d’appels concernant l’application elle-même trouve son origine ailleurs.Arc-en-Self n’a pas pour vocation unique de gérer lesaccès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisa-teurs, une centrale d’encaissements et de suivis dunombre d’opérations comptables : voyages scolaires,carnets de correspondance, photocopieurs, cafété-ria, dégradations, Sécurité sociale, etc.Il permet, dans sa version Gestion, d’identifier lesconvives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérerleur compte financier à partir de données spécifiqueset parfois complexes : tarification au forfait ou à la prestation, taux et part de bourses des collèges etdes lycées, aides départementales ou régionales, FSL,quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est unetâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois novices dans le métier, et pour lesquels une aide denotre SAV s’avère parfois précieuse.Il est d’ailleurs piquant de constater que durant le pro-cessus décisionnel d’achat d’un tel système, l’étude approfondie et comparée des fonctionnalités réelles
des logiciels concurrents est très rarement menée, alorsqu’une fois en place, les manques peuvent être un obs-tacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques.Outre un appel téléphonique permettant de joindre,en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ou-vrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clientsune banque de données, sous forme de foire auxquestions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, surl’espace réservé de son site internet Alise.netDans l’arsenal des outils de formation ou de diffusiond’informations d’Alise, les adhérents stakhanovistes,pros ou simples curieux du logiciel, pourront égale-ment participer aux réunions régionales du Club desutilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommésdans leur établissement, participer à des formationsgroupées, organisées par le Club et animées par desformateurs Alise. ■
Sur le front de l a solidaritéEn renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l’association Wakareye,basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l’école agricole pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali).Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logementnotamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire rimer “rentabilité” avec “solidarité”, elle ne s’en privera pas.
Dons sur www.restosducoeur.orgwww.fondation-abbe-pierre.frwww.wakareye91.free.fr
Sur le front des installations • Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les collèges de la Somme, avec, pour donneur d’ordre, le conseil général. À ce jour, 25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant.• Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installationsnouvelles en 2013.• Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance – le détail sur notre site www.alise.net.
Dans le cadre des réunions ré-gionales 2014 du Club Arc-en-Self,réservées aux adhérents de l’association• Aix-en-Provence le 5 février • Paris les 12 et 13 février• Toulouse le 19 février• Lyon le 25 février• Gouvieux le 11 mars• Macon le 14 mars• Nantes le 18 mars• Strasbourg le 26 mars• Bordeaux le 1er avrilDes ingénieurs y recenseront les nouvellesdemandes des utilisateurs et apporterontles éclaircissements nécessaires quant aufonctionnement des systèmes utilisés.
Sur le front de la communicationAu Salon2014 de l’AJIComme depuisquatre ans main-tenant, à Paris,puis à Lyon, Alisesera présent auSalon de l’Inten-dance organisépar l’AJI, qui setiendra cette an-née à Bordeaux, le 2 avril.Nos équipes seront là pour présenter unenouvelle gamme de produits et répondreaux demandes de nos clients actuels etfuturs.
alise actualités
Sur le bordereau d’encaissement, chercher le nom du tiré du chèque.Le n° de pièce de l’encaissement pourra ainsi être identifié. Dans la fenêtre Encaissement, saisir le n° de pièce de l’encaissement. Double-cliquez sur l’encaissement. Vous connaîtrez alors le comptesur lequel le chèque a été encaissé par erreur.
Pour transférer les résultats d’une édition Arc-en-Self au format Excel, il suffit de cliquer sur le bouton Exporter.
Choisir le formatd’expor-tation et cliquer surExporter.
Alise génèrepar défautl’exportExcel dans ledossier“Mes Docu-ments“.
Cliquer sur la flèche placée à gauche de la zone de notification.
Cliquer sur Personnaliser.
Valider enfin par OK.
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner, pour le Repas, l’option Afficher l’icône et les notifications.
Certaines icônes apparaissent à l’extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l’horloge. Depuis Windows 7, cette zone est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l’icône Repas :
Exporter une édition d’Alise sous Excel
Pour connaître la date et l’heure du changementde situation d’un compte, pensez à consulterl’onglet Historique.
Connaître la date et l’heure du changement de situation d’un compte
En ce début d’année2014, Alise fait feu de toutbois et sur tous les fronts
AES PERF+
Retrouver sur quel élève un chèque a été saisi par erreur (avec le nom du tiré)
Très utile en cas d’oubli de carte : la possibilité d’imprimer des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer, par exemple, sur le carnet de correspondance). Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes.Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficherles jours de passages, sélectionner, dans Type d’étiquettes, l’option Édition du nom de la classe et du tarif.
Imprimer des étiquettesavec les jours de passagesautorisés
Sous Windows 7 ou 8, afficher l’icône Repasdans la zone de notification à côté de l’heure.
Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+ Encaisser les convives à la présentation Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/
onglet Opérations financières/onglet EncaissementsEncaisser la vente des cartes jetables Finance/Vente jetableRemplacer les badges perdus Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiantsAjouter les oppositions et remises d’ordres Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/Oppositionincluant la journée Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/
Remises d’ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés + clic droit Ajout d’une remise d’ordre
Tester les bornes avant l’heure d’affluence Module Repas lancé sur le PC pilote
Après le repasBasculer les cartes passe Badges et identifiants/Carte passeÉditer les repas pris Fichier/Éditions/Suivi des passages/Repas prisÉditer les absents et les refus Fichier/Éditions/Suivi des passages/Absence entre deux dates
et refus lors du passageAfficher le brouillard de l’annexe à la FQE, Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillardvérifier les encaissementsSortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton AjouterAnnexe à la FQE, vérifier et valider Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton AjouterSauvegarder en fin de journée Touche raccourci F2
AES PERF+
À lire dans ce numéro… DOSSIER\\P.02ACTUALITÉS\\06 ACTUALITÉS\\P.06ALISE PASS\\N°33\\FÉVRIER-MARS\\14
alisePASS
l’Éditorial
“
LE JOURNAL D’INFORMATION D’ALISE - CONTRÔLE D’ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM
Gestion des accès au restaurant, et si on parlait logiciel ?
N°33FÉVRIER-MARS//14
UNE PRÉSENCE NATIONALEPOUR MIEUX VOUS SERVIR ● ASNIÈRES (92)
● VENELLES (13)
100%
EN FAIRE PLUS POURLA DIFFUSION DE NOTRELOGICIEL REVIENDRAIT ÀTUTOYER UNE FORME DEPROSÉLYTISME QUE L’ONNE MANQUERAIT PAS DENOUS REPROCHER…„Pierre BENGUIGUI Profane
Solutions
ALISE PASS est édité par la société ALISE • 2, avenue Madeleine Bonnaud •
13770 Venelles • Tél. : 04 42 54 12 12 • Fax : 04 42 54 12 22 • Internet : www.alise.net
• Courriel : [email protected] • Rédacteur en chef : Pierre Benguigui • Conception, réalisation :, Venelles • Illustration : Bélom • Photos : Alise, Fotolia.com, et DR •
Impression : Vallière, Miramas • Dépôt légal : à parution
Vos solutions à portée de main
Sur dix appels enregistrés par notre SAVtéléphonique, huit concernent le logicielArc-en-Self et deux, le matériel. À premièrevue, on pourrait penser que cet écart entre “hard” et“soft” plaide pour une fiabilité du matériel et une re-lative difficulté des utilisateurs à assimiler une inter-face obscure.Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parcinstallé, que le faible nombre d’appels concernant lematériel – lecteur de cartes, reconnaissance de la main,distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive,etc. – est un gage de fiabilité des équipements en fonc-tionnement quotidien dans les établissements scolaires,le grand nombre d’appels concernant l’application elle-même trouve son origine ailleurs.Arc-en-Self n’a pas pour vocation unique de gérer lesaccès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisa-teurs, une centrale d’encaissements et de suivis dunombre d’opérations comptables : voyages scolaires,carnets de correspondance, photocopieurs, cafété-ria, dégradations, Sécurité sociale, etc.Il permet, dans sa version Gestion, d’identifier lesconvives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérerleur compte financier à partir de données spécifiqueset parfois complexes : tarification au forfait ou à la prestation, taux et part de bourses des collèges etdes lycées, aides départementales ou régionales, FSL,quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est unetâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois novices dans le métier, et pour lesquels une aide denotre SAV s’avère parfois précieuse.Il est d’ailleurs piquant de constater que durant le pro-cessus décisionnel d’achat d’un tel système, l’étude approfondie et comparée des fonctionnalités réelles
des logiciels concurrents est très rarement menée, alorsqu’une fois en place, les manques peuvent être un obs-tacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques.Outre un appel téléphonique permettant de joindre,en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ou-vrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clientsune banque de données, sous forme de foire auxquestions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, surl’espace réservé de son site internet Alise.netDans l’arsenal des outils de formation ou de diffusiond’informations d’Alise, les adhérents stakhanovistes,pros ou simples curieux du logiciel, pourront égale-ment participer aux réunions régionales du Club desutilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommésdans leur établissement, participer à des formationsgroupées, organisées par le Club et animées par desformateurs Alise. ■
Sur le front de l a solidaritéEn renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l’association Wakareye,basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l’école agricole pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali).Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logementnotamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire rimer “rentabilité” avec “solidarité”, elle ne s’en privera pas.
Dons sur www.restosducoeur.orgwww.fondation-abbe-pierre.frwww.wakareye91.free.fr
Sur le front des installations • Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les collèges de la Somme, avec, pour donneur d’ordre, le conseil général. À ce jour, 25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant.• Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installationsnouvelles en 2013.• Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance – le détail sur notre site www.alise.net.
Dans le cadre des réunions ré-gionales 2014 du Club Arc-en-Self,réservées aux adhérents de l’association• Aix-en-Provence le 5 février • Paris les 12 et 13 février• Toulouse le 19 février• Lyon le 25 février• Gouvieux le 11 mars• Macon le 14 mars• Nantes le 18 mars• Strasbourg le 26 mars• Bordeaux le 1er avrilDes ingénieurs y recenseront les nouvellesdemandes des utilisateurs et apporterontles éclaircissements nécessaires quant aufonctionnement des systèmes utilisés.
Sur le front de la communicationAu Salon2014 de l’AJIComme depuisquatre ans main-tenant, à Paris,puis à Lyon, Alisesera présent auSalon de l’Inten-dance organisépar l’AJI, qui setiendra cette an-née à Bordeaux, le 2 avril.Nos équipes seront là pour présenter unenouvelle gamme de produits et répondreaux demandes de nos clients actuels etfuturs.
alise actualités
Sur le bordereau d’encaissement, chercher le nom du tiré du chèque.Le n° de pièce de l’encaissement pourra ainsi être identifié. Dans la fenêtre Encaissement, saisir le n° de pièce de l’encaissement. Double-cliquez sur l’encaissement. Vous connaîtrez alors le comptesur lequel le chèque a été encaissé par erreur.
Pour transférer les résultats d’une édition Arc-en-Self au format Excel, il suffit de cliquer sur le bouton Exporter.
Choisir le formatd’expor-tation et cliquer surExporter.
Alise génèrepar défautl’exportExcel dans ledossier“Mes Docu-ments“.
Cliquer sur la flèche placée à gauche de la zone de notification.
Cliquer sur Personnaliser.
Valider enfin par OK.
Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner, pour le Repas, l’option Afficher l’icône et les notifications.
Certaines icônes apparaissent à l’extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l’horloge. Depuis Windows 7, cette zone est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l’icône Repas :
Exporter une édition d’Alise sous Excel
Pour connaître la date et l’heure du changementde situation d’un compte, pensez à consulterl’onglet Historique.
Connaître la date et l’heure du changement de situation d’un compte
En ce début d’année2014, Alise fait feu de toutbois et sur tous les fronts
AES PERF+
Retrouver sur quel élève un chèque a été saisi par erreur (avec le nom du tiré)
Très utile en cas d’oubli de carte : la possibilité d’imprimer des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer, par exemple, sur le carnet de correspondance). Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes.Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficherles jours de passages, sélectionner, dans Type d’étiquettes, l’option Édition du nom de la classe et du tarif.
Imprimer des étiquettesavec les jours de passagesautorisés
Sous Windows 7 ou 8, afficher l’icône Repasdans la zone de notification à côté de l’heure.
Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+ Encaisser les convives à la présentation Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/
onglet Opérations financières/onglet EncaissementsEncaisser la vente des cartes jetables Finance/Vente jetableRemplacer les badges perdus Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiantsAjouter les oppositions et remises d’ordres Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/Oppositionincluant la journée Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/
Remises d’ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés + clic droit Ajout d’une remise d’ordre
Tester les bornes avant l’heure d’affluence Module Repas lancé sur le PC pilote
Après le repasBasculer les cartes passe Badges et identifiants/Carte passeÉditer les repas pris Fichier/Éditions/Suivi des passages/Repas prisÉditer les absents et les refus Fichier/Éditions/Suivi des passages/Absence entre deux dates
et refus lors du passageAfficher le brouillard de l’annexe à la FQE, Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillardvérifier les encaissementsSortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton AjouterAnnexe à la FQE, vérifier et valider Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton AjouterSauvegarder en fin de journée Touche raccourci F2
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