MS Project et le management de projet

Michel Estèvewww.innovaxion.net

……et l’outilet l’outilMs ProjectMs Project

……et l’outilet l’outilMs ProjectMs Project

Les principes du Les principes du management de management de

projets…projets…

Les principes du Les principes du management de management de

projets…projets…

Le projet, le chef de projet et MS ProjectLe projet, le chef de projet et MS Project

Chef deprojet

Prévoir

MS Project

(1)

MS Project

(1)

(1) Le contenu de ce diaporama concerne essentiellement les produits

MS Project office standard et MS Project office professional, à l’exclusion de MS Project server

Corriger les dérives

Piloter

Informer

Détecter les écarts (QCD)

Contrôler la progression

Régler le timing (quoi, quand)

Réserver les ressources

Prévoir les coûts

Les contributeurs

Le(s) manager(s)

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Cas pratiqueCas pratique

Un groupe d’amis décide de transformer une ferme cévenole en gite rural

Avec comme « livrables » du projet :• Le bâtiment d’habitation• Les voies de circulation• Les espaces verts• La piscine• La clôture• Le site internet

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MS Project

Professional

MS Project

Professional

L’offre Microsoft EPML’offre Microsoft EPM

Planification de projet


Management de projetManagement de projet

Planification prévisionnellePlanification

prévisionnelle

Planifier par les duréesPlanifier par les durées

Planifier les ressourcesPlanifier les ressources

Planifier les coûtsPlanifier les coûts

L’affichage Gantt-suiviL’affichage Gantt-suivi

Acteurs et responsabilitésActeurs et responsabilités

Structurer la liste des activitésStructurer la liste des activités

Reporter à l’instance de pilotageReporter à l’instance de pilotage

Distribuer le travailDistribuer le travail

Planifier en multi-projetsPlanifier en multi-projets

Mesurer l’avancementMesurer l’avancement

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Les bases théoriques en 3 pointsLes bases théoriques en 3 points

Le réseau logique (PERT (1), MPM (2), PDM (3) ) Le chemin critique

L’affichage réseau logique de Project

(1) Program evaluation and review technique (USA 1956)

(2) Méthode des potentiels métra (Bernard Roy, (Fr) 1958)

(3) Precedence diagram method (années 1960)

Les marges

Marge de « Finit. piscine »

= 4,5 mois

Marge de « Finit. piscine »

= 4,5 mois

Chemincritique

Chemincritique

Pronosticde date de

fin

Pronosticde date de

fin

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Quelques règles de base :Quelques règles de base :

Les liaisons logiques (les flèches) représentent l’enchaînement technique des tâches, (contraintes d’antériorité et plus généralement de dépendance), et rien d’autre.

Le planning se construit en deux temps :. temps 1 : planification par les durées (à ressources illimitées). temps 2 : planification des ressources

On planifie dans un univers certain (1)

. Jamais d’alternatives (si… Alors…) (2)

. Jamais d’itérations (boucles) (3)

(1) Ce qui n’empêche pas que rien ne se passera comme prévu !

(2) La phase « exploration/faisabilité» sert, entre autres, à lever les incertitudes

(3) Ou alors, leur nombre est connu à l’avance (projets innovants)

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Les deux représentations du planning Les deux représentations du planning

100 % des utilisateurs de Project travaillent dans l’affichage diagramme de Gantt

Mais ils doivent avoir compris que le fonctionnement dynamique de leur planning est régi par le réseau logique

Le réseau logique Le diagramme de Gantt (1)

L’affichage réseau logique

(1) Créé en 1917 par Henry Gantt, assistant de Frédéric Taylor, chez Ford, USA

L’affichage Diagramme de Gantt

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La méthode PDM a introduit :• Les liens de dépendance• Les décalages

• En temps ouvré• En temps calendaire• En % de temps du

prédécesseur.

Liens de dépendance

Méthode PDM : à la recherche du réalismeMéthode PDM : à la recherche du réalisme

Exemple : aménagement de la cave à vin

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Méthode PDM : les contraintes temporellesMéthode PDM : les contraintes temporelles

Exemple : contrainte sur la tâche « engazonnement »

La La méthode PDM méthode PDM a introduit les contraintes temporelles:a introduit les contraintes temporelles:• Au plus tôt• Au plus tard• Début à la date du….• Etc… (8 type de contraintes)

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Travailler en rétroplanningTravailler en rétroplanning

Mettre le projet sous tension pour…Mettre le projet sous tension pour… . Générer de la trésorerie. Générer de la trésorerie . Améliorer la qualité . Améliorer la qualité (1)(1)

. Maîtriser la charge . Maîtriser la charge (2)(2)

En ordonnancement au plus tard (rétroplanning), toutes les tâches sont critiques

Diagramme de Gantt ordonnancé au plus tard

(1) Principe analogue au juste à temps

(2) En référence à la loi de Parkinsonwww.innovaxion.net

MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Créer la liste des ressourcesCréer la liste des ressources

Personnes

Matériels

Nominatif

Générique

Vincent, François

Simple : Maçon, peintre

Multiple : Les copains (10)

La pelleteuse

Ressources de type « travail »

Planification prévisionnelle => ressources génériques

Planification opérationnelle => ressources nominatives

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Gérer les calendriersGérer les calendriers

MS Project autorise la création de MS Project autorise la création de calendrierscalendriers et leur affectation et leur affectation :• à un projet• à une tâche• à une ressource

Le calendrier de ressource est associé au calendrier parent Seule limite : la complexité…

Surprenant… mais cohérent (1)

(1) Arrosage gazon est une tâche en temps calendaire

La semaine a été paramétrée (erreur volontaire) à 7 heures

François travaille 2 heures par jour alors que la journée standard est de 7 heures

Affecter les ressources aux tâchesAffecter les ressources aux tâches

(1) MS Project propose deux autres méthodes d’affectation des ressources aux tâches

. Directement dans la colonne Nom ressources

. Dans la boite de dialogue information sur la tâche

Affectation des ressources à l’aide de la boite de dialogue « affecter les ressources » (1)

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Résoudre les sur-utilisationsRésoudre les sur-utilisations

Le nivellement : Le nivellement : Les affectations sont conservées inchangéesLes affectations sont conservées inchangéesLes tâches sont déplacées ou fractionnées Les tâches sont déplacées ou fractionnées (1)(1)

La date de fin peut être retardée La date de fin peut être retardée

(1) MS Project dispose d’un algorithme de nivellement

(2) Le lissage est manuel, mais le logiciel recalcule tâche par tâche les valeurs de durée, de travail et/ou d’intensité pour la tâche sur laquelle on a modifié l’affectation

Le lissage : Le lissage : La date de fin est conservée inchangéeLa date de fin est conservée inchangéeL’affectation des ressources est ajustée L’affectation des ressources est ajustée (2)(2)

Le nivellement avec MS ProjectLe nivellement avec MS ProjectPlanning avant nivellement

Planning nivellé

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Le planning final Le planning final

Visualisation des modifications dues à l’audit dans l’affichage « audit du gantt »

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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La structure des coûts des projetsLa structure des coûts des projets

Coûts de ressources. Hommes. Matériels. Consommables

Coûts de ressources. Hommes. Matériels. Consommables

Coûts de tâche. Dépenses forfaitaires

Coûts de tâche. Dépenses forfaitaires

CBS(1)

CBS(1)

BudgetBudget

Provisions. Aléas. Imprévus

Provisions. Aléas. Imprévus

(1) Cost Breakdown Structurewww.innovaxion.net

Personnes

Matériels

Consommables

Nominatif

Ressources de type coût

Ressources budgétaires

Générique

Vincent, François

Simple : Maçon 1, Maçon 2

Multiple : Les copains

Pelleteuse

Ressources de type matériel

Ciment, Câble électrique

Frais de déplacement…

Budgets disponibles

Les coûts de ressources dans MS ProjectLes coûts de ressources dans MS Project

Ressources de type travail

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Tableau des ressources


Diagramme de Gantt

MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Mesurer l’avancement des tâchesMesurer l’avancement des tâches

Avancement % = (fait / fait + reste à faire) x 100

Avancement en charge

Avancement physique

Avancement en temps

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Piloter le projetPiloter le projet

Affichage « Gantt-suivi »

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Niveaux de pilotage du projetNiveaux de pilotage du projet

NiveauStratégique

NiveauOpérationnel Equipe projet

Comité depilotage

Ressources internes et externesNiveauExécution

Manager(s)

Chef de projet

Contributeurs

CDPCDP

Leader A Leader A Leader B Leader B

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Explorer Préparer Réaliser

Cycle de vie et cycle de réalisation du projetCycle de vie et cycle de réalisation du projet

Phase 1 Phase 2 Phase N Phase N+1

Gestion duportefeuille de projets

Gestion duportefeuille de projets

Pilotagestratégiquedu projet

Pilotagestratégiquedu projet

Logique temporelle : Phasage et jalonnement du projet

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Le regroupement des activités du projetLe regroupement des activités du projet

Regroupement temporel

Notion de lots de travaux (LT) ou work package (wp)

Principe de base : la responsabilité d’un lot s’étend aux objectifs QCD (qualité, coûts et délais) de ce lot , indépendamment des compétences du responsable de lot

Règle d’expérience : les problèmes naissent aux interfaces des lots

Regroupement par périmètre de

responsabilitésGéographique

Sous-projetsFonctions

Lt 1Lt 1

Ph 1 Ph 2 Ph 3 Ph 3

Lt 2Lt 2

Lt 5Lt 5

Lt 6Lt 6

Lt 3Lt 3

Lt 4Lt 4

Lt 7Lt 7

Lt 8Lt 8

Lt 9Lt 9

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Le regroupement des activités du projetLe regroupement des activités du projet

Travaux lourds Finitions Aménagements

Maison

Piscine

Extérieurs

Site web

Réfect. toitureRéfect. toiture

Percem. Ouvert.Percem. Ouvert.

CreusementCreusement

MaçonnerieMaçonnerie

VRDVRD

VoirieVoirie

MobilierMobilier

ElectroménagerElectroménagerPeinturesPeintures

CarrelageCarrelage Mise en eauMise en eau

Structure du siteStructure du site Textes, imagesTextes, images

Traitt. eauxTraitt. eaux

ClôtureClôture PlantationsPlantations

EngazonnementEngazonnement

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De la liste des tâches à la WBS De la liste des tâches à la WBS (1)(1)

(1) Work Breakdown Structure

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Planning maîtrePlanning maître

PlanningDirecteur

PlanningDirecteur

Planning ss-projet A

Planning ss-projet A

Planning lot W

Planning lot W

Objectifs Reporting

Manager(s)

Chef de projet

Contributeurs

Niveaux de planningNiveaux de planning

Visioncomplète

Visionsynthétique

Visionpartielle

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Affichage diagramme de Gantt personnalisé pour visualiser le planning directeur

Le planning directeurLe planning directeur

Date d’état

Jalon planifié

Jalon reporté

Jalon réel

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Du planning au tableau de bord Du planning au tableau de bord

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Editer des extraits du planningEditer des extraits du planning

Utilisation du filtre automatique pour l’extraction des sous-plannings

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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Fichierressources

Fichierressources

ProjetA

ProjetA

Projetmaître

Projetmaître

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MS Project

Professional

MS Project

Professional






prévisionnelle

PilotagePilotage











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MS Project Web AccessMS Project Web Access

SQL Server 2005SQL Server 2005

La solution Microsoft EPM (*)La solution Microsoft EPM (*)

MS Project server 2007MS Project server 2007

MS ProjectProfessional

MS ProjectProfessionalMS Project

Professional

MS ProjectProfessionalMS Project

Professional

MS ProjectProfessional

Chefs de projetContributeurs

(*) Enterprise Project Management

Navigateur webNavigateur web

Manager

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