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7/24/2019 MPRH

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Procdure gestion des ressources humaines AA

07/05/14 Prpar par MB

PROCEDURE

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Sommaire

1. Domaine

2. Phases dtailles (objectif, responsables, rgle de gestion, tches effectues)

3. Contrles cl

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1. Domaine

Cette procdure a pour objet de dfinir les missions relatives aux ressources humaines, notamment les procdures ayant trait au

Module 1- Recrutement

Module 2- Traitement de la paie

Module 3- Traitement des absences et congs

Module 4- Traitement des avances accordes au personnel

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2. Phases dtailles

Module 1 : RECRUTEMENT (traitement des candidats, recrutement, intgration)

Objectif

a) Constitution dune base de donnes de demandes demploi.b) Assurer le recrutement dans de bonnes conditions.c) Veiller la bonne intgration du candidat recrut.

Responsable

La DG et la RAF.

Rgle de gestiona) Les dcisions de recrutement doivent maner en dfinitive de la DG.b) La socit doit disposer dun dossier administratif relatant toutes les informations concernant chaque employ.

Droulement

Recrutement :Le DG slectionne les meilleures candidatures reues et les convoque.Le DG procde aux tests et entretiens des candidats.Le DG procde au choix final et informe le candidat retenu.

Un dossier administratif est ouvert pour le nouveau collaborateur.Le DG prsente le nouveau collaborateur aux diffrents membres de la socit et sassure que tous les moyensmatriels lui seront fournis pour travailler de manire correcte.

La RAF sassure que lemploy a pris connaissance de toutes les conditions de travail au sein de la socit.

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Module 2 : TRAITEMENT DE LA PAIE (paie, dclarations, enregistrement comptable et paiement, Paie des occasionnels, Suivi et analyse descomptes)

Etape 1 : Etablissement de la paye

ObjectifSassurer que la paie est correctement tablie.

ResponsableLa RAF.

Rgle de gestion

Ltablissement de la paie ne doit se faire quaprs contrle de tous les lments variables.

Traitement du fixeTraitement des lments variables

Commercial VN : salaire fixe + variable en fonction dune grilleSAV : salaire fixe + variableAdministration : salaire fixe

Droulement

1. Les tats de suivi de prsence faits au niveau du SAV sont centraliss au niveau du service financier pour saisie et contrle.2. La RAF tablit les relevs de prsence mensuels du personnel sur la base des tats de prsence. Le relev remonte tous

les lments variables de la paie : heures normales, heures supplmentaires, indemnits, nombre de jours de congs oudabsence.3. La RAF est responsable du suivi de la paie de tout le personnel.4. La RAF contrle et saisit les variables de la paie et les avances.5. La RAF dite les tats de contrle des lments variables saisis et les valide, puis dite les bulletins de paie en 2

exemplaires.6. La RAF contrle la concordance des diffrents documents et ordonne ldition des tats de virement, journal de la paie, tat

des cotisations CNSS, AMO, tat des cotisations des retraites (CIMR), tat des salaires bruts par employ.7. La RAF contrle la concordance des tats avec le journal de paie et prsente les diffrents documents au DG pour

signature.8. La RAF envoie la banque les ordres doprations sur la base des tats signs par le DG.

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Etape 2 : Etablissement des dclarations sociales et fiscales

ObjectifPermettre le respect des diffrentes obligations dclaratives vis--vis des partenaires sociaux.

Responsable La RAF

Rgle de gestionLtablissement des dclarations sociales et fiscales doit se faire en conformit avec la rglementation en vigueur.

Droulement

1. La RAF tablit les dclarations sociales conformment aux rglements et contrats en vigueur sur la base des tats descotisations dites et assure le paiement dans les dlais.

2. La RAF tablit la dclaration dIR et liquide limpt d au vu du journal de paie.

3. La RAF, la fin de lanne, prpare ltat 9421 au titre du personnel titulaire, vrifie la cohrence de ltat 9421 avec lesdonnes comptables et le dpose ensuite ladministration fiscale avant fin fvrier de chaque anne.

Etape 3 : Enregistrement comptable et paiement

ObjectifSassurer que toutes les oprations relatives la paie sont correctement comptabilises.Sassurer de la validit des salaires pays.

Responsable La RAF.Rgle de gestion

Les oprations de la paie doivent tre exhaustivement comptabilises et correctement values.

Droulement

La RAF, suite ltablissement du journal de paie, comptabilise :- le journal de paie sur la base des fiches dimputation.- les cotisations CNSS aprs rglement sur la base de lavis de dbit bancaire- les autres charges sociales partir des talons de chque.

Etape 4 : Suivi et analyse des comptes

ObjectifSassurer que les comptes relatifs au personnel sont correctement suivis et analyss.

Responsable La RAF.

Rgle de gestionLes comptes personnel et organismes sociaux doivent tre toujours justifis et analyss.

DroulementLa RAF tablit la fin de chaque mois un tat dtaill sur les mouvements des comptes du personnel ainsi quune analyse dessoldes des comptes de bilan.

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Module 3 : ABSENCES ET CONGESCette procdure a pour objet de dcrire le mode de suivi des absences autorises et le processus administratif de la gestion des congs annuels

Etape 1 : Suivi des absences

Objectif Gestion et suivi des absences.Responsable La RAF

Rgle de gestion

Cas des absences justifies (prvues par le Code du Travail)

Autres cas Les absences demandes doivent tre obligatoirement vises par le responsable immdiat du demandeur.

La RAF doit s assurer que toutes les absences sont autorises et justifies par un document.

Les absences constates doivent faire lobjet a posteriori dun enregistrement administratif.

Ces absences ne doivent pas dpasser une journe, sauf accord du DG.

Ces absences peuvent selon la dcision du DG tre imputes sur le droit aux congs ou tre autorises sans dduction.

Le DG doit priodiquement sassurer de la bonne tenue des registres dabsences et contrler les absences cumules parcollaborateurs afin den matriser le volume annuel.

Droulement

1. Les salaris dsireux de sabsenter pour diverses raisons doivent formuler leur demande par un bulletin dabsence.2. La demande doit tre vise par le responsable hirarchique du demandeur avant dtre transmise la RAF pour

enregistrement et suivi.3. Le service concern doit tre inform de la dcision prise avant lexcution de labsence.4. Les demandes autorises sont inscrites par la RAF sur un registre dabsence.5. Le RAF transmet priodiquement les demandes dabsences au DG pour dcision dimputation ou non sur les congs

annuels.6. Les services concerns doivent tre rgulirement tenus informs de la synthse des absences et des droits aux congs

consomms et restants.

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Etape 2 : Suivi des congs

ObjectifGestion et suivi des congs annuels.

ResponsableLa RAFLa DG

Rgle de gestion

Les demandes de congs annuels doivent tre obligatoirement tre autorises par le DG.

Les congs accords doivent tre planifis en fonction de lactivit gnrale.

La RAF doit sassurer que tous les congs sont autoriss et suivis administrativement.

La RAF doit sassurer que lintrim est assur pour les fonctions importantes en priode de congs annuels.

Les services doivent donner leur accord sur le planning des congs de leur personnel.

Droulement

1. Les demandes de congs annuels doivent tre tablies par le personnel au moins un mois avant la date demande.2. Ces demandes doivent tre vises par le responsable hirarchique en fonction des besoins oprationnels et des autres

demandes.3. Les demandes vises favorablement ou dfavorablement sont transmises la RAF.4. La RAF sassure que les congs demands correspondent un droit acquis. A la rception de lensemble des demandes

dune priode, la RAF prpare un planning gnral pour lensemble des priodes sollicites.5. Cet tat est transmis au DG pour tude et validation en vue de veiller sur la bonne continuit de lactivit et dans lesprit de

respecter lintrt gnral de la socit.6. Les services demandeurs sont en mesure de reconsidrer certaines demandes et de proposer des priodes dchange.7. La validation finale revient au DG.8. La demande autorise et vise est transmise la RAF pour enregistrement dans les livres des congs et suivi administratif.9. La RAF informe et transmet alors les dcisions aux diffrents salaris.10. Elle transmet la comptabilit une copie.11. La RAF constate le retour effectif du salari au terme de ses congs.

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Module 4 : TRAITEMENT DES DEMANDES AVANCESCette procdure a pour objet de dcrire le mode doctroi et de suivi des avances accords par la socit son personnel et de dfinir le dispositif comptablecorrespondant.

Etape 1 : Demandes de prts et avances

ObjectifPermettre de classer les besoins par ordre de priorit.

Responsable La RAF.

Rgle de gestion

Une Avance peut tre sur salaire, fte religieuse ou sur gratification.

Les modalits doctroi et de remboursement des avances figurent au niveau du tableau suivant :

Objet Montant maximumDlai deremboursement

Plafond de lamensualit

ConditionsCircuit devalidation

Avance sur salaire 30% du salaire Fin du mois encours

30% du salaire La demande davanceest transmise avant le 15du mois.

DG

Avance pourfte religieuse

40% du salaire 2 mois 50% DG

30% du salaire Fin de mois 30% du salaire DG

Droulement

1. Les demandes parviennent la RAF avant le 15 du mois, qui les communique au DG pour autorisation.2. Le DG valide les demandes.3. La RAF informe le demandeur de lacceptation de sa demande une fois que le DG donne son aval.4. Lavance est octroye aprs le 15 du mois de la demande pour tre rembourser lchance fixe (2 mois au plus)

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3. Contrles cls

Dfinition pralable : Il sagit dun contrle excut par une ou plusieurs personnes en vue de viabiliser un document, une donne, une procdure selondiffrentes techniques ventuelles : approbation pralable par la Direction, rapprochement de documents issus de canaux diffrents, tablissement dtats desynthse, validation hirarchique a posteriori.

Contrles Finalit du contrleAuteur ducontrle

Support du contrleMatrialisation du

contrlePriodicit du

contrle

1 Contrle des recrutements

tout contrat de travail est

sign par le DG.

DG Dcision de

recrutement.

Visa de la dcision de

recrutement.

A l'occasion de

chaque recrutement.

2 Autorisation des absences

absence autorise etjustifie.

responsablehirarchique duconcern.DG

Titre dabsence Visa de la demanded'absence

A l'occasion dechaque demanded'absence

3 Suivi des absences

Mesurer et apprcier levolume d'absence dechaque collaborateur.

RAF Logiciel Une rcap desabsences ou retardsnon justifis est diteet envoye au DG

Chaque mois

4Contrle du droit auxcongs

congs demandsacquis

RAF Registre des congs Visa de la demandede cong

A l'occasion dechaque demande decong

5Autorisation de la dcisionde congs

congs autoriss etdcisions vises par leDG

DGRAFService concern

Dcision de cong Visa de la dcision decong

A l'occasion dechaque demande decongs

6Vrification de la validitdes lments variables de lapaie

Eviter de saisir deslments de paieerrons

RAF Tableau de calcul descommissions auxcommerciaux

Visa sur le tableau decalcul

A l'occasion dechaque prparationde la paie

7Rapprochement desdiffrents tats de la paiedits

Ralit et exhaustivitde la paie

RAF Journaux de paieBulletins de paie

Visa des journaux depaie

A chaque dition desjournaux de paie

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Contrles Finalit du contrleAuteur du

contrle

Support du contrleMatrialisation du

contrle

Priodicit du

contrle

8Etablissement correct desdclarations et paiementdans les dlais

Eviter des erreurs dansles dclarations ets'assurer du respect desdlais

RAF Dclarations socialeset fiscales

Visa des dclarations Lors de chaqueprparation desdclarations

9

Concordance de ladclaration annuelle dessalaires avec la comptabilitet l'IR pay

Eviter des erreurs dansla dclaration 9421

RAF Etat 9421 Visa de l'tat 9421 Chaque anne

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