Module sur la gestion des documents électroniques · 2016-05-23 · de gestion des documents...

1. Généralitiés - 1. Opportunités, défis et rôles - page 1

Kit de ressources pour la gestion de l'information

Module sur la gestion des documents électroniques

Unité 1. Généralités

Leçon 1. Opportunités, défis et rôles

© FAO et Cirad, 2005

NOTE

Veuillez noter que cette version PDF n'offre pas l'interactivité du didacticiel IMARK.

Nous vous recommandons de suivre la leçon dans l'environnement interactif du didacticiel et d'imprimer la version PDF en complément de la formation.


Objectifs

Cette leçon vous permettra de comprendre :

• comment l’information numérique peut modifier et améliorer la production et la diffusion de l’information ;

• comment les métiers évoluent et de nouveaux rôles apparaissent avec l’introduction des technologies numériques de gestion du document.

Introduction

Quel impact la révolution numérique a-t-elle sur la production et la diffusion de l’information ?

Dans cette leçon, nous passerons en revue divers scénarios qui montrent comment une gestion appropriée des documents électroniques peut améliorer l’efficacitéde l’information dans les organisations agricoles.

Nous mettrons l’accent sur des situations particulières introduites par des questions : une question essentielle est un bon point de départ !


Comment diffusons-nous efficacement des brochures de vulgarisation ?

Madame Auroux est directrice d’un service de vulgarisation.

Elle considère que les brochures sont un moyen de communication majeur pour son service. Mais elle sait aussi qu’elles sont toujours en rupture de stock ou périmées et que le comptable se plaint toujours des coûts d’impression des brochures non utilisées.

Elle revient juste d’un congrès international avec de nouvelles idées.

Si d’autres peuvent le faire, nous aussi. Nous avons dépensé beaucoup d’argent pour connecter nos

représentations locales à Internet –commençons donc à nous en servir !


Comme d’habitude, un comité est mis en place et il soumet un rapport plein de questions…

Il y a des centaines de brochures sur différents sujets : comment les techniciens peuvent-ils trouver celles qu’ils recherchent dans un système électronique ?

Nous produisons une version électronique des nouvelles brochures, mais beaucoup ont été

publiées avant que nous utilisions des ordinateurs. Comment les mettre au format électronique ?

Le comité découvre qu’il existe différents formats de documents électroniques. Il doit alors choisir le format adéquat. Il admet qu’il conviendrait de rationaliser les procédurespour la production de brochures.



Le comité a décidé d’utiliser un système de gestion des documents électroniques.

Les copies papier seront converties au format électronique. Des standards seront fixés pour la création, le stockage et la diffusion des documents électroniques.

Où puis-je trouver de l’information et des recommandations sur la manière de le faire ?Ces sujets sont traités dans la section suivante de ce module :Unité 4 : Production et traitement des documents électroniques.

Comment préserver des documents historiques sur des prospections pédologiques ?

Changeons maintenant de scénario.

Imaginez que l’association nationale des pédologues a lancé un appel pressant au Ministère de l’Agriculture.

Les pédologues constatent qu’il y a des informations précieuses dans d’anciennes prospections pédologiques. Mais les documents sont dispersés dans plusieurs archives de différentes régions du pays.

Certains ont été imprimés il y a presque 100 ans sur du papier de qualité médiocre et deviennent de plus en plus difficiles à lire. L’association s’inquiète que ce matériel puisse devenir complètement illisible dans les 10 prochaines années.



Alors...

Un expert de la bibliothèque nationale est consulté. Il s’avère qu’il existe des techniques efficaces pour préserver des livres de valeur, à savoir la désacidification, des conditions climatiques contrôlées, etc.

Ainsi, les ouvrages anciens pourraient subsister durant des siècles s’ils étaient traités et préservés avec les techniques appropriées. Malheureusement, il y a eu trop de prospections et il serait trop coûteux de traiter tous les documents de cette manière.

Cela reviendrait probablement moins cher de lesconvertir dans un format électronique, mais dans quelle proportion ?

Comment organiser un tel traitement ? Et ensuite comment diffuser les documents électroniques ?


Les pédologues trouvèrent alors la solution appropriée à leur problème :

Exactement ! Les utilisateurs pourront trouver et consulter

les documents dont ils ont besoin en interrogeant la base

de données.

Où puis-je trouver de l’information et des recommandations sur la numérisation et la mise en accès des documents ?

Nous pourrions commencer à constituer notre propre bibliothèque électronique !

Nous pouvons numériser nos livres et nos articles, et les stocker dans une base de données indexée.

Ces sujets sont traités dans les sections suivantes de ce module :Unité 3 : Standards de métadonnées et indexationUnité 4 : Production et traitement des documents électroniquesEn particulier :

Leçon 1 : Numérisation des documents imprimésLeçon 2 : Du document papier au document électronique

Unité 5 : Systèmes de gestion de base de données


Problèmes graphiques

A présent, imaginons un département de recherche qui produit des articles en cytogénétique.

Une des chercheuses était une bonne photographe. Elle a pris des photographies de grande qualité de chromosomes vus au microscope.

Malheureusement, elle est sur le point de prendre sa retraite et les ordinateurs ne lui sont pas familiers. Chaque fois que le département avait besoin d’images numériques, elle scannait les photographies papier…

• un article a été rejeté par une revue internationale : la qualité des illustrations électroniques n’était pas acceptable. Des images « TIFF » de haute résolution étaient exigées, et personne dans le département ne savait ce qu’était un « TIFF » ;

• le département fournissait du matériel pour le développement du site web de l’université. Quelques images à haute résolution furent fournies, mais le webmestre dit qu’elles n’étaient pas dans un format d’image approprié à la publication sur le web ;

• un poster fut produit pour une conférence scientifique à l’aidede Microsoft PowerPoint. Cependant, lorsque le poster fut imprimé grandeur nature, la résolution et la qualité de couleur des images dans le poster étaient très mauvaises, même si elles semblaient acceptables sur un écran d’ordinateur.


Il existe plusieurs difficultés concernant les images électroniques auxquelles le département de recherche est confronté :

Comment le département de recherche peut-il choisir les formats d’image dont il a besoin ?



Nicolas et Jeanne, tous deux jeunes scientifiques, ont été sollicités pour se former sur les différents formats électroniques utilisés pour les illustrations.

Ils découvrirent que le format d’imageapproprié dépend du support utilisé pour la diffusion.

Par exemple, « GIF » et « JPG » sont des formats indiqués pour le web, alors que « TIFF » est plus indiqué pour les publications imprimées.

De même, les modèles de couleur pour les images doivent être choisis en fonction du support de présentation.

Où puis-je trouver plus d’information sur les images électroniques ?Ce sujet est traité dans la section suivante de ce module:Unité 2 : Formats de documents électroniques et d’imagesEn particulier :

Leçon 8: Formats des illustrations électroniques

Gérer toutes les publications d’une université

Enfin, examinons le scénario suivant.

Les universités sont souvent pionnièresdans le développement de sites web.

Cependant, le secteur privé consacre beaucoup d’argent au développement de sites techniquement avancés, et les sites web de certaines universités commencent à paraître obsolètes et ennuyeux.

Un comité fut mis en place pour améliorer le site web d’une université, et un questionnaire fut diffusé pour voir ce que le personnel de la faculté et les utilisateurs extérieurs pensaient du site.

La réponse la plus fréquente fut :« Où est la science ? ». En fait, le site web contenait beaucoup d’information sur les systèmes informatiques, et à peu près rien sur les produits de la

recherche scientifique !



A partir des réponses au questionnaire, le comité des publications conçut un plan pour améliorer l’accès à l’information scientifique via le site web.

Oui… puis les départements pourraient mettre leurs publications sur notre serveur web, et les lier à la base de données.

Une liste des publications scientifiques de l’université est déjà produite pour le rapport

annuel. Nous pourrions l’utiliser comme point de départ pour créer une base de données consultable sur notre site web !

Un certain nombre de problèmes à résoudre apparurent :

• la base des titres était interrogeable, mais les mots des titres ne contenaient pas assez d’information pour unerecherche précise des publications sur des sujets spécifiques ;

• les départements et les scientifiques voulaient bien fournir leurs informations, à condition qu’ils puissent lier leurs propres pages web à leurs publications.

Comment résoudre ces problèmes ?


Le comité décida de travailler sur la solution suivante :

Nous avons besoin d’un système de gestion de base de données qui fournit à l’utilisateur un outil de recherche puissant.

La base peut être interrogée directement sur notre site web qui sera mis à jour dynamiquement quand une nouvelle information sera ajoutée.

Les utilisateurs pourront trouver rapidement l’information qu’ils attendent de nous via l’Internet. Nous pouvons même ajouter des informations sur nos scientifiques et les programmes de l’université.

Où puis-je trouver de l’information et des recommandations sur la manière de développer ce type de système ?Ces sujets sont traités dans les sections suivantes de ce module :Unité 5 : Systèmes de gestion de bases de donnéesUnité 6 : Documents et bases de données en réseau


Tous les scénarios précédents montrent clairement le besoin d’une gestion efficace des documents électroniques.

En les passant en revue, avez-vous trouvé des similitudes avec certains des problèmes rencontrés dans votre environnement professionnel ?

Si oui, ce module vous aidera à trouver des solutions.

A présent, voyons les nouvelles tâches et les nouvelles compétences nécessaires dans une organisation pour assurer une gestion efficace des documents et des images électroniques.

Gestion

De nouveaux emplois sont créés, comme webmestre, responsable des technologies de l’information et gestionnaire de l’information. Ces nouveaux emplois peuvent être exercés par des personnes ayant des formations traditionnelles documentaires ou techniques (bibliothécaire, développeur, etc.) ou par des personnes qui gèrent déjà électroniquement de l’information dans leur champ d’expertise.

Certains emplois se différencient : récemment encore, les informaticiensfaisaient toutes sortes de choses, de la réparation d’imprimante à l’analyse des flux d’information. La diversité et la complexité croissantes des tâches informatiques ont abouti à la différenciation, particulièrement dans les grandes organisations, de spécialistes d’équipement informatique, de gestionnaires d’application, d’analystes de données, etc.

Certains métiers restent, comme celui des bibliothécaires. Ceux-ci assurent toujours essentiellement les mêmes tâches, à savoir rendre l’information accessible à leurs utilisateurs. Pour cela ils fournissaient des livres et des périodiques. Aujourd’hui, ils peuvent aussi sélectionner des ressources sur Internet ou sur cédéroms et fournir aux usagers des liens ou des documents téléchargés.

Nouvelles tâches et nouveaux acteurs

La technologie modifie la manière dont nous travaillons avec l’information. Les organisations ont réagi à ce nouvel environnement de différentes façons :


Joan Rose, auteur

Gertrud Schmidt, bibliothécaire

Ming Qiao, webmestre

Aisha Cook, chargée des publications

Paul Chukwu, chargé des systèmes informatiques


Intéressons-nous à certaines personnes impliquées dans la fourniture et la gestion de l’information et à leurs rôles. Voyons comment leurs métiers évoluent.


Joan, auteur

« Je suis habituée à écrire mes documents directement sur mon ordinateur ».L’auteur a la responsabilité du contenu intellectuel d’une publication. Avant l’introduction des ordinateurs individuels dans l’environnement professionnel, le « manuscrit » était souvent une œuvre écrite à la main. Aujourd’hui, la plupart des auteurs tapent leurs « manuscrits » sur leur ordinateur. Les scientifiques qui publient fréquemment peuvent être des utilisateurs avancés des ordinateurs et des logiciels de traitement de texte. En plus du contenu intellectuel, les auteurs doivent souvent se préoccuper des choix de mise en page. L’utilisation par l’auteur d’un style cohérent est un première étape essentielle pour créer un format standard de document qui s’intègre au circuit de production de l’organisation. Les feuilles de style, souvent considérées comme une fonctionnalité avancée dans les logiciels de traitement de texte, sont en fait un moyen simple pour obtenir un format standard et un effet visuel homogène dans tout le document, plutôt que de mettre en forme chaque paragraphe, chaque document ou chaque page individuellement. De plus, les documents créés à l’aide d’un format standard peuvent être convertis dans d’autres formats électroniques ou diffusés « tels quels ». Les auteurs doivent être convaincus puis formés à utiliser une feuille de style standard. Ils peuvent aussi avoir besoin d’être formés à la manipulation et à la mise en forme de leurs illustrations dans un environnement numérique.



Gertrud, bibliothécaire

« Je fais des choses que je n’aurais pas pu imaginer il y a dix ans ! ».Certains bibliothécaires traditionnels pourraient voir les documents électroniques comme une menace. Ils peuvent craindre que moins de lecteurs ne viennent à leur bibliothèque si la plus grande partie de la littérature dont ils ont besoin est accessible sur leur ordinateur de bureau.Beaucoup d’institutions n’ont plus les moyens de tenir à jour leur bibliothèque. Ceci a pour effet que les usagers, en particulier les scientifiques, n’ont pas accès à l’information dont ils ont besoin pour leurs travaux.Les bibliothécaires ne peuvent pas forcément donner aux usagers l’accès à toutes les publications externes dont ils ont besoin, pour plusieurs raisons dont le coût. Mais ils devraient toujours pouvoir donner accès à l’information et aux publications produites par leur propre organisation.Les bibliothécaires sont bien placés pour jouer un rôle majeur dans le nouvel environnement numérique car ils connaissent bien :. le développement et l’utilisation des catalogues électroniques, y compris l’indexation et les métadonnées ;. l’utilisation de thésaurus et la mise à jour de vocabulaires de descripteurs ;. le développement de services d’information électronique pour les usagers.


Paul, chargé des systèmes informatiques

« Je recherche toujours les meilleures solutions techniques pour optimiser notre circuit de production de documents ».

Les utilisateurs se familiarisent de plus en plus avec les ordinateurs. Les chargés des systèmes informatiques peuvent percevoir cette attention croissante comme une menace. Ils peuvent s’inquiéter que les utilisateurs commencent à développer eux-mêmes des systèmes.

Un chargé des systèmes informatiques a besoin d’aller au-delà de sa compétence technique pour comprendre les rôles des différents acteurs dans le processus.

Par ailleurs, ces autres acteurs doivent prendre conscience des limites de leur compréhension des options techniques et demander conseil lorsque cela est nécessaire aux chargés des systèmes informatiques.

Les chargés des systèmes informatiques doivent s’orienter vers le développement d’un processus intégré qui inclut et implique les autres acteurs.



Aisha, chargée des publications« Les outils automatisés m’aident beaucoup, mais une révision finale par une personne est irremplaçable ! ». Les chargés des publications sont traditionnellement responsables de la préparation des manuscrits pour l’impression et de la gestion de la diffusion des publications imprimées. La plupart de ces tâches sont toujours nécessaires si les publications sont produites et diffusées électroniquement.Le chargé des publications assurera normalement un certain nombre de tâches :• Contrôle de la cohérence du texte : le logiciel de traitement de texte permet le contrôle orthographique et également un contrôle de base de la grammaire. Cependant, l’uniformité dans la terminologie, la grammaire et le style nécessitent l’intervention d’un rédacteur expérimenté et/ou d’un expert du sujet ;• Mise en page des textes (taille de la page, polices utilisées, etc.) et qualité des illustrations : cette responsabilité est partagée avec l’auteur, mais un contrôle final doit être effectué par un rédacteur expérimenté. Des standards pour le style des publications doivent être adoptés et les auteurs doivent être formés à leur usage ;• Diffusion : bien qu’en théorie n’importe qui puisse accéder à un document sur le web, les gens doivent être informés que le document existe. L’annonce de nouvelles publications peut être faite par messagerie électronique ou par d’autres moyens plus traditionnels. Les publications sur cédérom entrent dans le même processus de diffusion que les publications imprimées.


Ming, webmestre« Je suis toujours soucieux de la manière dont les utilisateurs finaux accèderont à notre information ».Beaucoup d’organisations créent le poste de webmestre lorsqu’elles réalisent que leur site web est devenu un des canaux de communication externe les plus importants et qu’il est bien établi. Les descriptions du métier varient, mais généralement les webmestres effectuent des tâches comme :. solliciter les auteurs pour créer du « contenu » à afficher sur le site web ;. veiller à ce que ce contenu soit converti en pages web ;. apprendre aux autres à créer des pages web ;. charger des pages web sur un serveur en tant que composantes du site web ;. gérer la structure de navigation du site web ;. s’assurer de l’opportunité de l’information.Les principales responsabilités et tâches d’un webmestre consistent à organiser et à assurer un accès facile au contenu d’un site web. Ceci implique de déterminer les formats de fichiers à utiliser pour les documents et les graphiques, la structure de navigation et les outils de recherche à intégrer. Outre les questions techniques liées à la fourniture de contenu, une attention particulière doit être portée à la conception et à la mise en page d’un site web pour obtenir une architecture attrayante et fonctionnelle. Les webmestres n’ont pas nécessairement le talent artistique et les compétences graphiques requises pour développer une architecture et une mise en page attrayantes pour leur site web. De nombreux webmestres tireraient profit d’une véritable formation sur la conception de publications électroniques et destinées au web. Beaucoup d’organisations ont choisi de demander conseil ou de recruter des concepteurs graphiques pour les aider à créer et à gérer l’architecture de leur site web.



Quelles nouvelles connaissances et compétences seront-elles utiles pour assumer de nouvelles tâches dans un environnement électronique ?

Note : parfois, il est souhaitable que tous les membres d’une équipe aient une connaissance de base de toutes les étapes du processus dans lequel ils sont impliqués. Cela est particulièrement important dans les petites organisations où une même personne peut avoir plusieurs rôles.

Bibliothécaire

Chargé des systèmes informatiques

Auteur

Webmestre

Chargé des publications

Traitements de texte; utilisation de modèles et de styles ; formats d’images électroniques.

Techniques et systèmes de gestion de documents électroniques ; systèmes de gestion de base de données et réseaux.

Caractéristiques, usage et avantages des différents formats de documents et d’images électroniques.

Création et accès aux collections de documents.

Rôle Savoir supplémentaire requis :Où puis-je trouver cette information ?

Outils et information pour l’accès aux données, dont les métadonnées ; indexation par sujet et thesaurus.

Unité 2- Leçons2.1, 2.2, 2.8

Unité 3

Unité 4 - Leçon4.3

Unité 2, Unité 4 -Leçon 4.3

Unité 4 - Leçon4.3, Unité 5 –Leçon 5.3

Nouvel organigramme

En général, les organisations commencent à développer leurs sites web en improvisant. Il y a beaucoup d’enthousiasme et de créativité dans cette première phase. La difficulté est d’institutionnaliser ces activités pour assurer leur continuité, tout en maintenant la créativité et la spontanéité.Ceci peut quelquefois aboutir à des conflits entre différents départements. Voyons, par exemple, le débat suivant...

Je ne suis pas d’accord : l’Internet est un outil de RP, le département des Relations Publiques est

donc responsable.

D’accord, mais c’est la bibliothèque qui doit

présenter le contenu de manière logique et

répondre aux utilisateurs !

Le webmestre devrait rendre

compte au département

informatique : ils gèrent les serveurs

et le logiciel.


Nouvel organigramme

1. « Nous donnerons la responsabilité au département des Relations Publiques ».

2. « Nous pouvons créer un comité éditorial avec des personnes de différents départements ».

3. « Nous pouvons donner une responsabilité conjointe à la bibliothèque et au département informatique ».

Finalement, chaque membre propose une solution temporaire.

Selon vous, laquelle pourrait fonctionner ?

Cliquez sur la réponse de votre choix

Nouvel organigramme

Bien qu’il n’y ait pas de solution unique pour toutes les organisations, la mise en place d’un comité éditorial avec des personnes de différents départements peut être une bonne solution.

Un tel comité sera au courant de l’information produite au sein de l’organisation. Il pourra proposer et organiser un flux de production intégré pour la gestion électronique de documents.

Le danger est que les membres du comité aient des difficultés à concilier le temps consacré au comité éditorial et celui requis par leur département.

Les cadres supérieurs d’une organisation doivent montrer leur engagement à rationaliser les opérations et à soutenir de nouvelles activités, en fournissant aux membres du comité assez de temps et de ressources pour travailler.


Phase Qui fait quoi

Création Les auteurs écrivent (quelquefois sur invitation de l’éditeur).

Acquisition L’éditeur sélectionne/accepte le manuscrit pour publication.

Traitement L’éditeur révise le manuscrit.L’éditeur met en forme la publication (composition).L’éditeur adapte pour l’impression.L’éditeur diffuse aux bibliothèques.

Stockage La bibliothèque catalogue.La bibliothèque stocke.

Diffusion L’information sur la publication est diffusée dans des publications secondaires (bulletins d’alerte, revues signalétiques) que le lecteur utilise pour découvrir de nouvelles publications.

Accès Le lecteur demande la publication à la bibliothèque.La bibliothèque fournit le(s) document(s).

Le cycle de l’information

A présent, voyons comment la production et la diffusion de l’information évoluent.

Cela peut être montré de diverses manières. Le tableau ci-dessous illustre un modèle traditionnel qui s’applique aux publications de recherche imprimées :

Des variations apparaissent quand :

• les institutions sont à la fois auteur et éditeur pour certaines publications ;

• la bibliothèque n’est pas impliquée quand le lecteur estabonné et reçoit directement les publications (brochures de vulgarisation ou périodiques) ;

• « l’acquisition » a un autre sens pour une bibliothèque, à savoir l’abonnement à des revues ou l’achat de livres.

Modifications du cycle de l’information

Le lecteur demande le document sur le serveur de l’éditeur.L’éditeur fournit l’accès au document par téléchargement àpartir du web ou par courrier électronique.

Accès

L’information sur la publication est diffusée dans des bases de données en ligne de bulletins signalétiques, ou par les moteurs de recherche sur Internet. Le lecteur les utilise pour trouver des liens vers les publications dont il a besoin.

Diffusion

L’éditeur charge le document final sur un serveur web et ajoute les métadonnées (information sur le manuscrit).

Stockage

L’éditeur révise et réalise la mise en forme finale.Traitement

L’éditeur sélectionne/accepte le manuscrit pour publication.Acquisition

Les auteurs écrivent et font la première mise en forme.Création

Qui fait quoiPhase Le nombre de changements est frappant.

En particulier, la bibliothèquene stocke plus de publications papier mais donne accès à des publications numériques sur le serveur de l’éditeur ou sur celui de l’organisation. Cependant, la bibliothèquepaie toujours les abonnements pour fournir aux usagers l’accès auxpublications commerciales.

Tandis que le nouveau modèle devient une réalité pour beaucoup d’universités et d’instituts de recherche surtout dans les pays développés, la plupart de ces organisations ont introduit un cycle hybride d’information qui inclut l’accès à des publications électroniques et imprimées.

Comment ce modèle change-t-il si les publications sont diffusées en ligne ?


Résumé

• La technologie a modifié les moyens utilisés par les organisations pour produire et diffuser l’information. De ce fait, des perspectives et des besoins nouveaux sont apparus.

• Les organisations doivent de plus en plus faire face à la création, le stockage et la diffusion de documents électroniques. Elles trouvent des moyens pour optimiser et institutionnaliser ces activités.

• Les rôles au sein des organisations changent et de nouveaux rôles apparaissent : les auteurs, éditeurs intellectuels, informaticiens, bibliothécaires, etc. doivent acquérir des connaissances et des compétences nouvelles pour effectuer lenouvel éventail de tâches.

• Des gens de diverses disciplines doivent travailler ensemble pour proposer une stratégie adéquate de développement d’un circuit de production intégré pour la gestion des documents électroniques dans leur organisation.

Pour en savoir plus...

Morris, S. Pourquoi éditer une revue électronique et comment s'y prendre ? 2002. 4 ed. Oxford, UK : INASP. [On-line]. [2005/05/17]. <URL : http://www.inasp.org.uk/psi/ejp/morrisfr.html>.

Chartron G., Salaün J.M. Expertise de ressources pour l'édition de revues numériques. 2002. [On-line]. [2005/05/17]. <URL : http://revues.enssib.fr/index.htm>.

L’édition électronique. Guide des pratiques exemplaires à l’intention des éditeurs canadiens. 2001. Bibliothèque Nationale du Canada. [On-line]. [2005/05/17]. <URL : http://www.nlc-bnc.ca/9/13/index-f.html>.

Document numérique [revue]. Paris, France : Lavoisier, ISSN 1279-5127, 4 numéros par an.

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