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MODULE AT – ANALYSE & TRAVAUXGuide de l’utilisateur pour le donneur d’ordres


Révisé le 17 juillet 2019 Page 1 sur 52

TABLE DES MATIÈRES

1. GÉNÉRALITÉS .................................................................................................................................. 3

2. SECTION TABLEAU DE BORD ...........................................................................................................4

2.1 GRAPHIQUE – MES PROJETS ET TÂCHES EN COURS ................................................................... 4

2.2 GRAPHIQUE – STATUT TÂCHES ACTIVES ...................................................................................... 5

2.3 GRAPHIQUE – POURCENTAGE DE CONFORMITÉ.......................................................................... 6

2.4 GRAPHIQUE – TÂCHES AVEC PEU DE SPÉCIFICATIONS ............................................................... 6

2.5 GÉRER LES GADGETS ......................................................................................................................7

2.5.1 AFFICHER ............................................................................................................................7

2.5.2 MASQUER............................................................................................................................7

2.5.3 DÉPLACER ...........................................................................................................................7

2.5.4 MODIFIER LA TAILLE ...........................................................................................................7

3. SECTION TÂCHES ............................................................................................................................. 8

3.1 CRÉER UNE TÂCHE ......................................................................................................................... 9

3.2 LA TÂCHE EN DÉTAIL .....................................................................................................................10

3.2.1 L'INTERFACE .....................................................................................................................10

3.2.2 LES BOUTONS D’ACTION ...................................................................................................11

3.2.2.1 MODIFIER, SUPPRIMER, DUPLIQUER ET FERMER ..........................................................11

3.2.2.2 EXPORTER .............................................................................................................................11

3.2.2.3 ÉVALUER ................................................................................................................................ 12

3.2.3 LES ONGLETS ....................................................................................................................12

3.2.3.1 DÉFINIR LES SPÉCIFICATIONS ........................................................................................... 12

3.2.3.2 CONSULTER LES REQUIS .................................................................................................... 14

3.2.3.3 VÉRIFIER LA CONFORMITÉ DES EMPLOYÉS .................................................................... 15

3.2.3.4 ATTACHER DES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ................................................................ 18

3.2.3.5 CRÉER UNE SOUS-TÂCHE ................................................................................................... 19

3.2.3.6 ÉLABORER UN PLAN DE TRAVAIL ...................................................................................... 21

3.2.3.7 PRÉ-TRAVAUX ...................................................................................................................... 22

3.2.3.8 AUTORISER UNE TÂCHE ......................................................................................................23

3.2.4 STATUTS BROUILLON, PUBLIÉE, VERROUILLÉE ............................................................ 24

3.2.4.1 PUBLIER UNE TÂCHE ...........................................................................................................24

3.2.4.2 VERROUILLER UNE TÂCHE .................................................................................................24

3.3 FILTRER LA LISTE DES TÂCHES ................................................................................................... 25

3.4 EXPORTER LA LISTE DES TÂCHES ................................................................................................27

4. SECTION PROJETS .........................................................................................................................28

4.1 CRÉER UN PROJET ....................................................................................................................... 28

4.2 MODIFIER UN PROJET .................................................................................................................. 29



4.3 EXPORTER LA LISTE DES PROJETS EXISTANTS ......................................................................... 30

4.4 AJOUTER ET RETIRER DES TÂCHES DANS UN PROJET .............................................................. 30

5. SECTION GESTIONNAIRE DE MATRICE .......................................................................................... 32

5.1 ONGLETS SPÉCIFICATIONS, REQUIS ET NIVEAUX D’ACCÈS .......................................................33

5.1.3 NIVEAUX D’ACCÈS .............................................................................................................33

5.1.1 SPÉCIFICATIONS ..............................................................................................................33

5.1.2 REQUIS ..............................................................................................................................33

5.2 ONGLET ANALYSE ......................................................................................................................... 34

5.3 CATÉGORIES ET ITEMS ................................................................................................................. 35

5.3.1 GESTION DES CATÉGORIES ET ITEMS ............................................................................ 36

5.4 ASSOCIATIONS ..............................................................................................................................37

5.5 RÉINITIALISER .............................................................................................................................. 38

5.6 EXPORTER .................................................................................................................................... 39

ANNEXE I : LISTE DES PROJETS (.XLSX) ...........................................................................................................................40

ANNEXE II : LISTE DES TÂCHES (.XLSX) .............................................................................................................................41

ANNEXE III : TÂCHE COMPLÈTE (.PDF) ...............................................................................................................................42

ANNEXE IV : LISTE DES EMPLOYÉS (.PDF) ........................................................................................................................44

ANNEXE V : PLAN DE TRAVAIL (.PDF) .................................................................................................................................45

ANNEXE VI : PERMIS DE TRAVAIL (.PDF) ...........................................................................................................................46

ANNEXE VII : FORMATIONS D’UN EMPLOYÉ (.XLSX)......................................................................................................48

ANNEXE VIII : QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES D’UN EMPLOYÉ (.XLSX) .....................................................49

ANNEXE IX : MATRICE BROUILLON (.XLSX) .....................................................................................................................50

ANNEXE X : TÂCHES IMPACTÉES (.XLSX) ..........................................................................................................................51

TABLE DES MATIÈRES (suite)



Le concept de l’ANALYSE DE TRAVAUX est de définir clairement les requis exigés aux employés du sous-traitant en regard d’un travail précis.

Les TÂCHES permettent de décortiquer des travaux pour en analyser et déterminer les requis. Ces tâches peuvent par ailleurs être regroupées en PROJET pour les visualiser ensemble. De plus, une tâche peut comporter des sous-tâches, pour définir des requis ponctuels et précis à l’intérieur d’une tâche principale.

1. GÉNÉRALITÉS

La création d’une tâche permet d’identifier les requis de formation santé sécurité, les équipements de protection individuelle, les permis, les certificats et les bonnes pratiques reliées aux travaux qui seront effectués par un entrepreneur. Ensuite, il est possible d’identifier quels employés du sous-traitant choisi ont toutes les formations requises pour effectuer les travaux.

Il est aussi possible de créer une tâche sans identifier un entrepreneur précis pour communiquer ces différents requis à un ou plusieurs sous-traitants en situation d’appels d’offres.

TÂCHE 1

Ex. : Préparation aux travaux sur le toitLes employés assignés à une tâche sont ceux qui ont le moins de requis (ex. : Surveillant de chantier).

Les employés assignés à une sous-tâche ont les mêmes requis que ceux assignés à la tâche, en plus de requis supplémentaires spécifiques à la sous-tâche.

SOUS-TÂCHE 1.1

Ex. : Réparation de la cheminée

TÂCHE 2

Ex. : Installation du revêtement

SOUS-TÂCHE 1.2

Ex. : Entretien des échangeurs d’air

TÂCHE 3

Ex. : Installation de nouvelles gouttières

PROJET

Ex. : Réparation du bâtiment principal



2. SECTION TABLEAU DE BORD

La section Tableau de bord est composée de gadgets modulables donnant une vue d’ensemble sur les projets et les tâches.

2.1 GRAPHIQUE – MES PROJETS ET TÂCHES EN COURS

Ce diagramme de Gantt donne une vue d’ensemble sur les projets et les tâches en cours créés par l’utilisateur connecté. Cliquer sur un projet ou une tâche pour l’afficher en détail. Consultez la section 3.2 pour en savoir plus.



2.2 GRAPHIQUE – STATUT TÂCHES ACTIVES

Ce graphique affiche la répartition des tâches actives selon leur statut. Survoler une partie du graphique ou consulter la légende à droite pour savoir quelle quantité de tâches correspond à chaque statut.

Consulter la section 3.2.4 pour en apprendre davantage sur les différents statuts.

Cliquer sur une partie du graphique permet de détailler les tâches y correspondant.

Cliquer sur VOIR TOUS LES RÉSULTATS amène à la liste des tâches, où elles peuvent être filtrées selon plusieurs critères, comme le statut, les requis ou la durée de la tâche.

Consulter la section 3 pour en savoir plus à propos des tâches.



Ce graphique affiche la répartition des tâches actives selon leur pourcentage de conformité, c’est-à-dire à quel pourcentage les employés affectés sont conformes aux requis de formations et qualifications professionnelles.

Cliquer sur une bande du graphique affiche les tâches correspondantes.

2.3 GRAPHIQUE – POURCENTAGE DE CONFORMITÉ

Les flèches, situées à droite des titres de colonnes, permettent de trier les résultats selon le numéro de tâche, le nom ou le pourcentage de conformité.

Ce graphique affiche la quantité de tâches ayant un nombre restreint de spécifications, permettant ainsi de contrôler la façon et la rigueur avec lesquelles les tâches sont analysées et créées.

Cliquer sur une bande verte affiche les tâches correspondantes.

2.4 GRAPHIQUE – TÂCHES AVEC PEU DE SPÉCIFICATIONS



2.5 GÉRER LES GADGETS

Gérer les gadgets permet au donneur d’ordres de personnaliser le tableau de bord selon ses besoins.

2.5.1 AFFICHER

Pour afficher un nouveau gadget, cliquer sur le bouton + GADGET, situé en haut à droite, puis sélectionner le gadget désiré dans la liste.

2.5.2 MASQUER

Pour masquer un gadget, cliquer sur le X gris, situé dans le coin supérieur droit de celui-ci.

2.5.3 DÉPLACER

Pour déplacer un gadget, cliquer dans la partie supérieure du tableau et le glisser à l’endroit désiré.

2.5.4 MODIFIER LA TAILLE

Pour modifier la taille d’un gadget, d'abord cliquer sur l’engrenage gris.

Choisir la taille désirée à l'aide du menu déroulant, puis cliquer sur le bouton OK pour confirmer.



3. SECTION TÂCHES

La section Tâches affiche une liste des tâches existantes. Elle permet de rechercher une tâche pour la consulter, ou d'en créer de nouvelles. Les tâches peuvent être filtrées selon plusieurs critères. Vous pouvez aussi exporter la liste des tâches demandées.

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DESCRIPTION

1

NUMÉROLe numéro de la tâche est généré automatiquement lors de sa création. Chaque tâche a un numéro unique. Il inclut la date de création et permet de rechercher facilement les tâches créées à cette date.

2NOM Il s’agit du nom donné à la tâche lors de sa création. Cliquer dessus pour ouvrir la fiche détaillée de la tâche.

3SOUS-TRAITANTIl s’agit du sous-traitant responsable de la tâche.

4DATES DE DÉBUT ET DE FINIl s’agit des dates de début et de fin des travaux, indiquées lors de la création de la tâche.

5PROJETIl s’agit du projet auquel la tâche appartient, s’il y a lieu.

6STATUTCette étiquette indique le statut actuel de la tâche.Voir la section 3.2.4 pour en apprendre davantage sur les différents statuts.



3.1 CRÉER UNE TÂCHE

Pour créer une tâche, cliquer sur le bouton + AJOUTER, situé en haut à droite dans la section Tâches. Le formulaire Nouvelle tâche apparaît.

Le bouton de langues situé à droite de certains champs permet de donner, par exemple, un titre et une description différents selon la langue d’affichage de la page. D’abord, inscrire le titre ou la description dans la langue sélectionnée, puis changer la langue à l’aide du bouton et inscrire la traduction désirée.

CHAMPS OBLIGATOIRES :Pour être créée, une tâche doit obligatoirement avoir un titre, un responsable des travaux, une date de début et une date de fin. Utiliser le calendrier situé à droite des champs de date au besoin.

CHAMPS OPTIONNELS :Les champs optionnels permettent de communiquer d’autres informations pertinentes, comme un numéro de bon de commande ou des exigences supplémentaires pour bien effectuer la tâche.

Cliquer dans le champ Responsable des travaux présente une liste de tous les utilisateurs du compte. La personne désignée comme responsable des travaux doit donc posséder impérativement un compte utilisateur dans Cognibox.



La nouvelle tâche doit d’abord être sauvegardée pour avoir accès aux onglets détaillés.

Pour sauvegarder la tâche, cliquer sur le bouton CRÉER, situé au bas du formulaire.

Cocher la case Créer une autre ouvre un nouveau formulaire de création de tâche lors de la sauvegarde, plutôt que de renvoyer à la liste des tâches.

3.2 LA TÂCHE EN DÉTAIL

Pour accéder à la fiche détaillée d’une tâche, cliquer sur son nom dans la liste des tâches.

3.2.1 L'INTERFACE

DESCRIPTION

1

BOUTONS D’ACTION Différentes actions peuvent être effectuées sur une tâche. Certains boutons sont toujours disponibles et d’autres sont optionnels. Pour plus d’informations à propos des boutons d’action, consulter la section 3.2.2.

2NUMÉRO ET NOM Cette ligne indique le numéro généré automatiquement lors de la création de la tâche et le nom de celle-ci.

3DIAGRAMME DE GANTTCe diagrame illustre la durée de la tâche et, s’il y a lieu, de ses sous-tâches.

4ONGLETSDifférents onglets sont disponibles dans une tâche, selon le forfait du donneur d’ordres. Pour plus d’informations sur les différents onglets, consulter la section 3.2.3.

5STATUTCette étiquette indique le statut actuel de la tâche.Voir la section section 3.2.4 pour en apprendre davantage sur les différents statuts.

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3.2.2 LES BOUTONS D’ACTION

3.2.2.1 MODIFIER, SUPPRIMER, DUPLIQUER ET FERMER

Modifier

Cliquer sur le bouton MODIFIER ouvre le formulaire de la tâche. Effectuer les modifications désirées, puis cliquer sur le bouton SAUVEGARDER, au bas du formulaire.

Supprimer

Pour supprimer la tâche, cliquer sur le bouton SUPPRIMER, puis sur OK pour confirmer la suppression.

Dupliquer

Cliquer sur le bouton DUPLIQUER crée une copie de la tâche. Seules les dates de début et de fin ne sont pas dupliquées dans le nouveau formulaire.

Fermer

Cliquer sur le bouton FERMER pour retourner à la liste des tâches existantes.

3.2.2.2 EXPORTER

Cliquer sur le bouton EXPORTER déroule une liste de documents pouvant être téléchargés en format PDF. Plusieurs choix peuvent être offerts selon les informations et documents disponibles pour cette tâche. La TÂCHE COMPLÈTE, la LISTE DES EMPLOYÉS, le PLAN DE TRAVAIL ou le PERMIS DE TRAVAIL sont quelques possibilités. Voir des exemples de ces documents aux annexe III, annexe IV, annexe V et annexe VI.

Permis de travail

Une tâche verrouillée devra être déverrouillée avant de pouvoir être modifiée. Seules ces personnes sont autorisées à déverrouiller une tâche : l'utilisateur ayant verrouillé la tâche, le créateur de la tâche, le responsable des travaux (Donneur d'ordres), le responsable du secteur ou un super utilisateur.

Par mesure de sécurité, une tâche verrouillée ou archivée ne peut être supprimée afin de s’y référer au besoin.

Lors de l’exportation du permis de travail d’une tâche comportant des sous-tâches, une fenêtre contextuelle s’affiche. Cliquer sur OUI pour exporter les permis de travail des sous-tâches associées.



3.2.2.3 ÉVALUER

3.2.3.1 DÉFINIR LES SPÉCIFICATIONS

La sélection des spécifications définie les requis nécessaires pour effectuer une tâche, basés sur les exigences d’une corporation, identifiés sur la matrice des travaux qui a été programmée dans Cognibox.

Le bouton ÉVALUER est disponible lorsque la tâche est PUBLIÉE ou VERROUILLÉE. Cliquer sur ce bouton ouvre un formulaire d’évaluation dans le module PE.

3.2.3 LES ONGLETS

Certains onglets sont toujours disponibles, tandis que d’autres sont optionnels. Si un onglet optionnel vous intéresse, n’hésitez pas à contacter votre agent chez Cognibox.

La fonction ÉVALUER n’est disponible que si votre organisation est abonnée au module PE.

• Spécifications

• Requis

• Employés

• Documents

• Sous-tâches

• Plan de travail

• Pré-travaux (optionnel)

• Autorisations (optionnel)

L’onglet SPÉCIFICATIONS est divisé en sections développables qui diffèrent d’un compte à l’autre. Les LIEUX DE TRAVAIL où les travaux se feront, la NATURE DES TRAVAUX et les PARTICULARITÉS de la tâche sont quelques exemples de sections.

Cliquer sur une section développe les différentes options identifiées dans la matrice.

Sélectionner les options applicables à l’aide des cases à cocher situées à droite de chaque item.



La case à droite de chaque section ou sous-section peut prendre trois états :

Aucune spécification n’est sélectionnée.

Une ou quelques spécifications sont sélectionnées.

Toutes les spécifications de la section sont sélectionnées.

Il est possible de rechercher une spécification particulière en utilisant la barre de recherche. En recherchant un mot-clé, Cognibox retracera toutes les occurrences où il a retrouvé ce mot-clé dans l'onglet SPÉCIFICATIONS.

Lorsque la sélection des spécifications est terminée, cliquer sur le bouton SAUVEGARDER au bas de la page.

Utiliser le bouton RÉINITIALISER effacera ce qui a été ajouté ou supprimé depuis le dernier enregistrement.

Attention! Une fois que la page a été fermée, il n’est plus possible de réinitialiser les informations.



3.2.3.2 CONSULTER LES REQUIS

L’onglet REQUIS présente les requis d’une tâche générés par la sélection des spécifications.

L’onglet REQUIS est divisé en sections développables qui diffèrent d’un compte à l’autre. Par exemple :

• les FORMATIONS en santé sécurité requises des employés du sous-traitant pour effectuer les travaux,

• les PERMIS ET CERTIFICATS nécessaires qui devront être obtenus par votre entrepreneur avant le début des travaux,

• les différents équipements de protection individuelle (EPI) exigibles,

• les BONNES PRATIQUES relatives aux travaux qui devront être consultées par les employés de l’entrepreneur avant le début des travaux.

Comme pour les spécifications, il est possible de rechercher un requis particulier en utilisant la barre de recherche.

En recherchant un mot-clé, Cognibox retracera toutes les occurrences où il a retrouvé ce mot-clé dans l'onglet REQUIS.



3.2.3.3 VÉRIFIER LA CONFORMITÉ DES EMPLOYÉS

L’onglet EMPLOYÉS contient la liste des employés de l’entrepreneur assigné à la tâche dans l’onglet INFORMATION.

DESCRIPTION

1SÉLECTION DE L’EMPLOYÉ Cocher la case à gauche d’un employé pour l’assigner à la tâche. Ne pas oublier de sauvegarder la sélection à l’aide du bouton au bas de la page!

2

NOM ET PRÉNOM DE L’EMPLOYÉLes employés apparaissent en ordre alphabétique de noms de famille, qui peut être inversé à l’aide

de la flèche située dans le coin supérieur droit de la colonne. Si un formulaire d’autorisation a été versé au dossier, une ligne à ce sujet apparait sous le nom.

3NUMÉRO D’EMPLOYÉChaque employé à un numéro Cognibox unique généré automatiquement.

4ICÔNE – STATUT DE QUALIFICATIONCette icône indique le statut de qualification du sous-traitant pour le donneur d’ordres. Le sous-traitant ne voit pas cette information.

5SOUS-TRAITANTSIl s’agit des sous-traitants pour lesquels l’employé travaille.

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STATUTCette colonne indique quel pourcentage des formations requises l’employé possède. Pour plus d’informations à propos des statuts d’employés, consulter la section 3.2.3.3.1. Trier les employés par statut à l’aide de la flèche située dans le coin supérieur droit de la colonne.

7ACTIONSCliquer sur les points de suspension pour voir les actions disponibles. Pour plus d’informations à propos des actions, consulter la section 3.2.3.3.2.

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3.2.3.3.1 LE STATUT D’UN EMPLOYÉ

La colonne Statut indique quel pourcentage des formations requises l’employé possède.

Le statut de couleur représente la situation en lien avec la période de la tâche. Par exemple, si la tâche est générée pour le mois prochain, la colonne Statut reflètera le statut de l’employé pour cette période.

3.2.3.3.2 LES ACTIONS

Un triangle orange signifie que l’employé ne possède pas toutes les formations requises pour la tâche. Le pourcentage indique le niveau de conformité de l’employé au moment de la tâche.

Un crochet vert signifie que l’employé possède toutes les formations requises pour la tâche et qu’elles seront valides pour l’ensemble de la période couverte par la tâche.

Un triangle bleu signifie que l’employé possède toutes les formations requises pour la tâche, mais qu’au moins une de ces formations expirera avant la date prévue de fin des travaux.

Pour afficher les différentes actions disponibles pour un employé, cliquer sur les points de suspension dans la colonne Actions. Une fenêtre offrant les différentes options s’affiche.

Cliquer sur l’action désirée pour voir les informations correspondantes. Par exemple, en cliquant sur FORMATIONS, une liste des formations de l’employé s’affiche.

Les formations et les qualifications professionnelles peuvent être filtrées, selon leur statut et les donneurs d’ordres par qui elles sont reconnues, en cliquant sur le bouton FILTRE.

Toutes les listes issues de ces actions peuvent être exportées à l’aide du bouton EXPORTER. Voir des exemples d’actions exportées aux annexe VII et annexe VIII.



3.2.3.3.3 ASSIGNER UN EMPLOYÉ À UNE TÂCHE

L’assignation d’employés est possible lorsque le statut de la tâche est BROUILLON, PUBLIÉE ou VERROUILLÉE.

Pour assigner un employé à une tâche, cocher la case à sa gauche, puis cliquer sur le bouton SAUVEGARDER, situé au bas de la page, pour enregistrer la sélection.

Nombre maximum d'employés

Le bouton SAUVEGARDER est disponible uniquement si le nombre maximum d’employés est respecté.

Pour définir une limite d’employés, utiliser le champ Nombre maximum d’employés lors de la création d’une tâche (voir section 3.1) ou de sa modification.

L’ajout ou le retrait d’un employé est considéré comme une modification de la tâche. Il génère donc les notifications et courriels liés à une modification de tâche.

Si le nombre d’employés d’une tâche est limité, la mention Nombre maximum d’employés apparaît dans l’onglet INFORMATION de la fiche détaillée de la tâche, indiquant la quantité maximum autorisée.



3.2.3.4 ATTACHER DES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

Il est possible d’attacher plusieurs types de documents de référence à une tâche, comme des plans ou des photos. Les formats de fichiers acceptés sont : pdf, jpg, jpeg, gif, tiff, tif, png, bmp, doc, docx, xls, xlsx, dwg, dxf.

Chercher et sélectionner un fichier dans votre ordinateur à l’aide du bouton CHOISIR UN FICHIER, ou glisser et relâcher le document directement dans la zone pointillée.

Entrer le nom du document pour un meilleur référencement, puis cliquer sur le bouton CRÉER.

Le document s’ajoutera à la liste des documents.

Pour attacher un document, cliquer sur le bouton +AJOUTER, situé dans l’onglet DOCUMENTS. Une fenêtre contextuelle s’affiche, permettant de télécharger le document à attacher à la tâche.



Pour supprimer un document, cocher la case à sa gauche dans la liste des documents, puis cliquer sur le bouton SUPPRIMER.

3.2.3.5 CRÉER UNE SOUS-TÂCHE

La sous-tâche permet d’ajouter des requis de formation spécifiques à un individu ou à un groupe d’individus pour une portion de travaux à effectuer, à l’intérieur d’une tâche principale. La sous-tâche reliée à une tâche principale hérite des requis de formation de la tâche principale. Ajouter des spécifications particulières à une sous-tâche permet d’exiger qu’un individu ou un groupe d’individus détiennent une formation particulière. Ces individus devront donc répondre aux requis de la tâche principale et à ceux qui s’ajouteront avec la sous-tâche.

Un aperçu rapide via la vignette illustrera la première page du document dans la liste des documents. Attention! Prévoir un délai pour la création de la vignette.

Un document ne pourra être supprimé d’une tâche verrouillée ou archivée.

TÂCHE 1

Ex. : Préparation aux travaux sur le toit

SOUS-TÂCHE 1.1

Ex. : Réparation de la cheminée

Requis de la tâche 1 +Requis de la sous-tâche 1.1

Requis de la tâche 1 uniquement



Une sous-tâche se crée exactement de la même façon qu’une tâche principale, mais à partir de la fiche détaillée de la tâche principale sous laquelle on veut la placer.

Dans l’onglet SOUS-TÂCHES, cliquer sur le bouton +AJOUTER. Le formulaire Nouvelle sous-tâche apparaît.

Tout comme pour la création de la tâche, compléter le formulaire de sous-tâche en y inscrivant toutes les informations pertinentes à son exécution. Les dates de début et de fin des travaux de la sous-tâche peuvent être différentes de celles de la tâche mais doivent être comprises dans les limites de celle-ci.

Cliquer sur le bouton CRÉER au bas du formulaire pour sauvegarder la sous-tâche. Elle sera ajoutée à la tâche principale.

La sous-tâche porte le même numéro que la tâche principale, suivi d’un suffixe séquentiel (01, 02, 03, etc.) identifiant chaque sous-tâche.

3.2.3.5.1 AJOUTER DES REQUIS À UNE SOUS-TÂCHE

Pour ajouter des requis à une sous-tâche, cliquer d’abord sur son nom pour afficher sa fiche détaillée. Sélectionner l’onglet SPÉCIFICATIONS, puis cocher les spécifications désirées.

Cliquer sur le bouton SAUVEGARDER pour enregistrer les ajouts faits à la sous-tâche. La liste des requis sera mise à jour pour inclure la formation générée par l’ajout de la spécification à la sous-tâche.

Il est aussi possible d’ajouter un document relatif uniquement à une sous-tâche à partir de l’onglet DOCUMENTS de la sous-tâche.

Un crochet bleu, déjà en place et non-éditable, indique qu’une spécification a déjà été sélectionnée dans la tâche principale. La sous-tâche en hérite donc automatiquement.



3.2.3.6 ÉLABORER UN PLAN DE TRAVAIL

L’onglet PLAN DE TRAVAIL permet d’établir les risques, les moyens de contrôle ainsi que les critères d’arrêt associés aux différentes étapes du travail à accomplir. Cela permet au donneur d’ordres et aux sous-traitants de se poser toutes les questions nécessaires avant le début des travaux et de mieux gérer les risques associés.

DESCRIPTION

1NUMÉRO ET NOM DE L’ÉTAPEIl s’agit du numéro de l’étape suivi d’un champ dans lequel entrer le nom de l’étape.

2CHAMP RISQUE Entrer le risque dans ce champ.

3SUPPRESSION DU RISQUECliquer sur l’icône représentant une poubelle pour supprimer le risque correspondant.

4AJOUT D’UN RISQUECliquer sur le bouton +RISQUE pour ajouter un nouveau risque à l’étape.

5CHAMP MOYEN DE CONTRÔLEEntrer le moyen de contrôle dans ce champ.

6AJOUT D’UN MOYEN DE CONTRÔLECliquer sur le bouton +MOYEN DE CONTRÔLE pour ajouter un moyen de contrôler le risque.

7AJOUT D’UN CRITÈRE D’ARRÊTCliquer sur le bouton +CRITÈRE D’ARRÊT pour ajouter un nouveau critère d’arrêt à l’étape.

8AJOUT D’UNE ÉTAPECliquer sur +Ajouter une étape pour ajouter une nouvelle étape au plan de travail.

9RÉINITIALISERCliquer sur le bouton RÉINITIALISER pour tout effacer.

10SAUVEGARDERCliquer sur le bouton SAUVEGARDER pour enregistrer le plan de travail.

11EXPORTATION DU PLAN DE TRAVAILTélécharger le plan de travail à l’aide du bouton EXPORTER, situé en haut à droite dans la fiche détaillée de la tâche. Voir un exemple de plan de travail exporté à l’annexe V.

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3.2.3.7 PRÉ-TRAVAUX

L’onglet PRÉ-TRAVAUX permet d’effectuer quelques vérifications avant de mobiliser un entrepreneur.

Le sous-traitant doit simplement répondre à chacune des questions en appuyant sur OUI ou sur NON.

Si l’onglet PRÉ-TRAVAUX vous intéresse, n’hésitez pas à contacter votre agent chez Cognibox.

La tâche doit être publiée et déverrouillée pour que cette action soit disponible.



3.2.3.8 AUTORISER UNE TÂCHE

L'onglet AUTORISATIONS permet à chacun des responsables identifiés sur une tâche d’approuver l’ensemble de la tâche produite avant le début des travaux.

Chaque responsable peut se rendre dans Cognibox et cliquer sur APPROUVÉ pour donner son consentement.

Par mesure de sécurité, seuls les boutons associés à l’utilisateur connecté seront allumés. Il est donc impossible d’autoriser pour une tierce personne. La portion Autorisations sera visible au moment de l’exportation de la tâche complète dans la section Validation et signature du permis.

La tâche doit être publiée et déverrouillée pour que cette action soit disponible.

Cette section agit au même titre qu’une signature puisque les boutons ne peuvent être cliquables que si l’utilisateur en cours est l’un des responsables listés.



3.2.4 STATUTS BROUILLON, PUBLIÉE, VERROUILLÉE

Une tâche peut avoir trois statuts :

BROUILLON

La tâche a été créée mais elle n’a pas été communiquée aux responsables des travaux, côté donneur d’ordres ou côté sous-traitant, identifiés dans la section Information du formulaire de la tâche.

PUBLIÉE

Au moment de la publication de la tâche, les responsables des travaux, côté donneur d’ordres et côté sous-traitant, identifiés dans la section Information, seront avisés par courrier électronique et par notification directement dans Cognibox qu’une tâche a été faite à leur intention. La publication d’une tâche publie aussi les sous-tâches qui y sont rattachées.

VERROUILLÉE

Quand la tâche est conforme et que les employés de l’entrepreneur ont été sélectionnés pour effectuer les travaux, le responsable des travaux chez le donneur d’ordres verrouille la tâche afin de confirmer les travaux. Verrouiller une tâche verrouille aussi les sous-tâches qui y sont rattachées. Une tâche verrouillée ne pourra être modifiée que par un des responsables créateurs de la tâche.

3.2.4.1 PUBLIER UNE TÂCHE

Pour chacune des modifications apportées à une tâche publiée ou verrouillée, une notification sera émise.

Attention! Une tâche publiée ne pourra pas être remise au statut de brouillon.

Pour publier une tâche, se rendre dans sa fiche détaillée et cliquer sur PUBLIÉE. Au moins une spécification doit avoir été préalablement sélectionnée.

3.2.4.2 VERROUILLER UNE TÂCHE

Pour verrouiller une tâche, se rendre dans sa fiche détaillée et cliquer sur VERROUILLÉE.

Aucune modification ne pourra être apportée à une tâche verrouillée. Le responsable de la tâche chez le donneur d’ordres doit d’abord la déverrouiller pour permettre des modifications à cette tâche et ses sous-tâches. Si le donneur d’ordres utilise le module LG - LIAISON GUÉRITE de Cognibox, reliant le module AT à la guérite du site, l’action de verrouiller une tâche permettra d’activer la liaison de la tâche à la guérite.



3.3 FILTRER LA LISTE DES TÂCHES

Pour rechercher une tâche dans la liste, entrer un mot-clé dans la barre de recherche, puis cliquer sur la loupe ou appuyer sur la touche Entrée du clavier. Toutes les tâches dont le nom contient le mot-clé s’afficheront.

Au besoin, plusieurs filtres peuvent être utilisés en même temps. Il suffit de sélectionner les filtres désirés un après l’autre. Les filtres concernant des catégories différentes s’affichent côte à côte et ont l’effet d’un ET. Les filtres concernant une même catégorie se réunissent au même endroit et ont l’effet d’un OU. Consultez la page 26 pour un exemple.

Plusieurs filtres de recherche sont offerts. Pour en utiliser un, cliquer sur le bouton FILTRE, puis sélectionner celui désiré dans la liste.

Le filtre choisi s’affiche sous la barre de recherche, suivi de ses différentes options.

Par exemple, en sélectionnant le filtre Statut et en cochant la case Publiée, seules les tâches publiées apparaissent.



Par exemple, voici les étapes à suivre pour afficher toutes les tâches publiées dont le sous-traitant est soit Construction Parent (Test), soit Électricité du Nord (Test) :

1. Sélectionner le filtre Statut et choisir le critère Publiée.

2. Sélectionner le filtre Sous-traitants et choisir les sous-traitants Construction Parent (Test) et Électricité du Nord (Test).

Puisque Construction Parent (Test) et Électricité du Nord (Test) font partie de la même catégorie de filtre, ils se réunissent au même endroit et ont l’effet d’un OU. Les filtres de catégories différentes, comme Statut et Sous-traitants, ont l’effet d’un ET. La recherche affichera donc toutes les tâches publiées qui ont Construction Parent (Test) OU Électricité du Nord (Test) comme sous-traitant.

Pour que le groupe de filtres en cours s’affiche par défaut lors des connexions futures, cliquer sur la punaise, puis sur Définir le groupe en cours par défaut.

Pour enlever un filtre, cliquer sur le X à sa droite.

La punaise garde en mémoire les filtres utilisés et non la recherche faite dans le moteur de recherche.

Pour retirer un filtre précédemment défini par défaut, le supprimer à l’aide du X à sa droite, puis cliquer sur la punaise et sur Définir le groupe en cours par défaut pour enregistrer le nouveau groupe de filtres.



3.4 EXPORTER LA LISTE DES TÂCHES

Pour exporter la liste des tâches, cliquer sur le bouton EXPORTER, situé dans le coin supérieur droit de la section Tâches.

Une fenêtre contextuelle s’affiche, permettant de choisir les champs à exporter.

Cocher les champs désirés.

Pour cocher tous les champs, cliquer sur (Sélectionner tout), situé à droite du titre de la fenêtre contextuelle.

Ensuite, cliquer sur le bouton EXPORTER, situé au bas de la fenêtre contextuelle, pour lancer l’exportation.

La liste des tâches sera exportée en format .xlsx. Voir un exemple à l’annexe II.

En raison des limitations d’Excel, le système désactive le bouton EXPORTER lorsque les options cochées dépassent les capacités du tableur.



Afin de mieux gérer vos tâches et sous-tâches, il est possible de les regrouper en projets.

La section Projets affiche une liste des projets existants. Elle permet de créer de nouveaux projets et d’exporter la liste. Tout comme les tâches, les projets peuvent être filtrés selon plusieurs critères.

4. SECTION PROJETS

4.1 CRÉER UN PROJET

Pour créer un projet, cliquer sur le bouton +AJOUTER, situé dans le coin supérieur droit de la section Projets.

Le formulaire Nouveau projet apparaît.

Entrer le titre du projet et, au besoin, une brève description dans les champs correspondants.

Cliquer sur le bouton CRÉER pour créer le nouveau projet et retourner à la liste des projets existants.

Cocher Créer un autre afin de rester en mode de création de projets plutôt que de revenir à la liste des projets.



4.2 MODIFIER UN PROJET

Cliquer sur le nom d’un projet dans la liste des projets existants pour accéder à sa fiche détaillée. Cliquer sur le bouton MODIFIER, situé dans la partie supérieure droite de la fiche détaillée, pour ouvrir le formulaire de modification de projet.

Effectuer les modifications désirées, puis cliquer sur le bouton SAUVEGARDER au bas du formulaire pour enregistrer les modifications.

Il est aussi possible de créer des traductions à l’aide des boutons de langues.



4.3 EXPORTER LA LISTE DES PROJETS EXISTANTS

Pour exporter la liste des projets, cliquer sur le bouton EXPORTER, situé dans le coin supérieur droit de la section Projets.

4.4 AJOUTER ET RETIRER DES TÂCHES DANS UN PROJET

Pour ajouter une tâche à un projet, la sélectionner dans la liste des tâches existantes de la section Tâches. Une fois dans sa fiche détaillée, cliquer sur le bouton MODIFIER, situé dans le coin supérieur droit. Le formulaire de modification s’affiche.

La liste des projets sera téléchargée en format .xlsx. Voir un exemple à l’annexe I.

Cliquer dans le champ Projet pour afficher une liste déroulante de tous les projets disponibles. Sélectionner le projet désiré dans la liste, puis cliquer sur le bouton SAUVEGARDER au bas du formulaire pour enregistrer la modification.



Il est aussi possible de créer une nouvelle tâche directement dans un projet.

Dans la fiche détaillée d’un projet, cliquer sur l’onglet TÂCHES, dans lequel se trouve la liste des tâches associées au projet. Cliquer sur le bouton +AJOUTER.

Le formulaire Nouvelle tâche apparaît. Remplir tous les champs obligatoires ainsi que les champs optionnels désirés, puis cliquer sur CRÉER au bas du formulaire. La tâche sera automatiquement associée au projet.

Pour retirer une tâche d’un projet, cocher la case à sa gauche, puis cliquer sur le bouton –RETIRER.

Confirmer le retrait en cliquant sur le bouton OK. La tâche sera toujours présente dans la liste des tâches, mais elle ne sera plus associée au projet.

Tel que mentionné précédemment, une tâche archivée ne pourra être retirée d’un projet.



La section Gestionnaire de matrice permet de gérer les spécifications, les requis et les niveaux d’accès de la matrice AT. La matrice de base est créée par un agent de l’implantation Cognibox en collaboration avec une ressource en santé et sécurité du donneur d’ordres. Par la suite, le donneur d’ordres peut lui-même y apporter des modifications au besoin. Un agent de l’implantation devra activer les modifications afin qu’elles apparaissent dans Cognibox. Utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement une catégorie ou un item.

5. SECTION GESTIONNAIRE DE MATRICE

Pour avoir accès à la section Gestionnaire de matrice, l’utilisateur doit avoir le rôle Gestionnaire de matrice dans Cognibox.

Attention! Toutes les modifications apportées au gestionnaire de matrice sont automatiquement sauvegardées.



5.1 ONGLETS SPÉCIFICATIONS, REQUIS ET NIVEAUX D’ACCÈS

Les onglets SPÉCIFICATIONS, REQUIS et NIVEAUX D’ACCÈS fonctionnent de la même façon.

5.1.1 SPÉCIFICATIONS

L’onglet SPÉCIFICATIONS permet de gérer les spécifications, d’en ajouter et d’en supprimer, et d’y associer des requis et des niveaux d’accès. Pour en savoir plus au sujet des spécifications, consulter la page 13.

5.1.2 REQUIS

L’onglet REQUIS permet de gérer les requis, d’en ajouter, d’en supprimer et d’y associer des spécifications. Les qualifications professionnelles et les formations seront ensuite associées par l’équipe d’implantation Cognibox selon les directives du donneur d’ordres. Pour en savoir plus au sujet des requis, consulter la page 15.

5.1.3 NIVEAUX D’ACCÈS

Les niveaux d'accès sont associés à des guérites spécifiques et permettent de préciser quels accès doivent être octroyés aux employés se présentant sur un site.

L’onglet NIVEAUX D’ACCÈS de la section Gestionnaire de matrice permet de gérer les niveaux d’accès, d’en ajouter, d’en supprimer et d’y associer des spécifications. Cet onglet est disponible uniquement pour les donneurs d’ordres dont le module LG est activé.



5.2 ONGLET ANALYSE

L'onglet ANALYSE présente les tâches impactées par les modifications effectuées dans la matrice brouillon. Il suffit de cliquer sur le nom d'une tâche pour accéder à sa fiche détaillée.

Une barre de recherche textuelle et des filtres sont disponibles afin de trouver rapidement les tâches désirées. Consulter la page 25 pour connaître le fonctionnement des filtres.



5.3 CATÉGORIES ET ITEMS

Une catégorie est un dossier contenant un ou plusieurs items. Une catégorie peut également contenir d’autres catégories. Le nombre de niveaux n’est pas limité.

Pour créer une nouvelle catégorie ou un nouvel item, cliquer sur +Ajouter une catégorie ou sur +Ajouter un item.

Un rectangle vert apparaîtra au-dessus du bouton d’ajout cliqué.

D’abord, choisir la langue désirée à l’aide du menu déroulant de langue situé à droite du champ textuel, puis inscrire le nom de la catégorie ou de l’item dans le champ textuel. Cliquer sur le bouton SAUVEGARDER pour compléter l’ajout.



5.3.1 GESTION DES CATÉGORIES ET ITEMS

Les catégories sont bleues tandis que les items sont gris.

L’icône Quatre flèches permet de changer le niveau de la catégorie ou de l’item.

L’icône Deux flèches permet de changer l’ordre des catégories ou des items.

L’icône Crayon permet de renommer une catégorie ou un item.

L’icône Poubelle permet de supprimer une catégorie ou un item.

Attention! Supprimer une catégorie supprimera aussi tous les catégories et les items qu’elle contient.



Une fois que des spécifications et des requis ont été ajoutés, le gestionnaire de matrice permet de les associer.

5.4 ASSOCIATIONS

L’onglet SPÉCIFICATIONS est utilisé à titre d’exemple. Les onglets REQUIS et NIVEAUX D’ACCÈS fonctionnent de la même façon.

Il est possible d’associer plusieurs spécifications à plusieurs requis, et vice versa. L’association se fait toujours de la gauche vers la droite.

D’abord, choisir d’associer les spécifications à des requis ou à des niveaux d’accès à l’aide de l’interrupteur de changement de mode situé dans la partie supérieure droite. Ensuite, cocher une spécification et un requis pour les associer. Cocher une catégorie associera tous les items qu’elle contient.

Si l’item sélectionné a déjà des associations, les items associés se cocheront automatiquement.

Un crochet signifie que tous les items de la catégorie sont sélectionnés.

Un carré signifie que certains items de la catégorie sont sélectionnés, mais pas tous.

Lorsque les associations désirées ont été effectuées, envoyer la matrice en approbation en cliquant sur APPROBATION au haut de la page. Elle remplacera la matrice active dès qu’un agent de l’implantation Cognibox l’approuvera. Vous ne pourrez plus apporter de modifications à la matrice jusqu’à ce que la matrice soit approuvée ou qu’elle retourne à l’état BROUILLON.



5.5 RÉINITIALISER

Le bouton RÉINITIALISER se trouve sous le gestionnaire de matrice. Il permet d’effacer toutes les modifications effectuées dans le brouillon afin de retourner à la matrice active.

Lorsque le bouton RÉINITIALISER est cliqué, une fenêtre de confirmation apparaît. Cliquer sur OK pour confirmer la réinitialisation.



5.6 EXPORTER

Le bouton EXPORTER se trouve dans le coin supérieur droit du gestionnaire de matrice. Il permet d’exporter en format .xlsx (Excel) la matrice active, la matrice brouillon et les tâches impactées. Voir des exemples d'exportation aux annexes IX et X. Pour démarrer le téléchargement, d’abord cliquer sur le bouton EXPORTER, puis choisir l'option désirée.

Une étape supplémentaire est requise pour l'exportation des tâches impactées : cocher les informations désirées dans la fenêtre contextuelle, puis cliquer sur le bouton EXPORTER qui s'y trouve.



ANNEXE I : LISTE DES PROJETS (.XLSX)



ANNEXE II : LISTE DES TÂCHES (.XLSX)



ANNEXE III : TÂCHE COMPLÈTE (.PDF)

Exemple de tâche complète, page 1 Exemple de tâche complète, page 2



Exemple de tâche complète, page 3 Exemple de tâche complète, page 4



ANNEXE IV : LISTE DES EMPLOYÉS (.PDF)



ANNEXE V : PLAN DE TRAVAIL (.PDF)



ANNEXE VI : PERMIS DE TRAVAIL (.PDF)

Exemple de permis de travail, page 1



Exemple de permis de travail, page 2



ANNEXE VII : FORMATIONS D’UN EMPLOYÉ (.XLSX)



ANNEXE VIII : QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES D’UN EMPLOYÉ (.XLSX)



ANNEXE IX : MATRICE BROUILLON (.XLSX)

Une cellule rouge signifie que l’élément a été retiré.

Une cellule jaune signifie que l’élément a été renommé.

Une cellule verte signifie que l’élément a été ajouté.

Une cellule bleue signifie que la position de l’élément a été modifiée.

Voici la signification des couleurs utilisées :



ANNEXE X : TÂCHES IMPACTÉES (.XLSX)

POUR DES RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES, CONTACTEZ NOTRE SERVICE À LA CLIENTÈLE :

1 877 746-5653 | [email protected]

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