Module 07 - Bureautique - TCE - OFPPT

Microsoft Access 29/09/2005

EL ARBAOUI JALILA 1

Le numro un du march dans le domaine des bases de donnes pour la micro-

informatique est ACCESS de Microsoft. C'est une base de donnes extrmement simple

utiliser et proposant malgr tout l'ensemble des outils indispensables pour l'utilisation

professionnel. La premire partie du prsent chapitre reflte les notions de base sur les bases

de donnes. La seconde partie suivra les particularits du logiciel pour expliquer comment on

utilise une base de donnes. Les lments fondamentaux sont en fait les mmes quand on

travail avec les logiciels de ce type. Les explications fournis peuvent tre considres comme

une introduction gnrale au sujet.

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collaboratif qui favorise la culture dchange et le sens du partage entre les

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EL ARBAOUI JALILA 2

NNOOTTIIOONNSS DDEE BBAASSEESS DDEE DDOONNNNEEEESS GGEENNEERRAALLIITTEESS SSUURR LLEESS BBAASSEESS DDEE DDOONNNNEEEESS QQUU''EESSTT CCEE QQUU''UUNNEE DDOONNNNEEEE ??

C'est une information provenant de l'environnement qui va tre traite.

QQUU''EESSTT CCEE QQUU''UUNN OOBBJJEETT ?? Un objet ou une entit est un ensemble structur qui regroupe en lui tous les

lments dont il a besoin. DDEEFFIINNIITTIIOONN DD''UUNNEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS

Une base de donnes est un ensemble d'informations structures et non redondantes, stockes dans un support physique.

En fait, c'est une collection d'informations, de mme nature, ranges dans un fichier de donnes. Elle est constitue d'enregistrements ; ceux-ci sont constitus sur des champs. Les champs sont, en gnral, disposs en colonnes et les enregistrements en lignes.

EEXXEEMMPPLLEESS DDEE BBAASSEESS DDEE DDOONNNNEEEESS ) Vous connaissez ces films o le dtective est assis devant le PC de la brigade de police,

cherchant quelque chose de temps en temps au clavier, secoue la tte, tape encore Il lve enfin la tte en criant victoire ; le PC vient de lui livr l'escroc qui figurait dans sa base de donnes (1,86m, cheveux friss blond, yeux verts, une cicatrice sur la joue gauche) et les donnes souhaites son propos (Charles, dit le blondin, condamn deux reprises pour vol main arme)

) Supposons maintenant que vous tlphoniez votre oprateur du tlphone mobile, une voix agrable vous rpond par votre nom et vous vous apercevez qu'elle en sait davantage sur vous. Elle peut mme, sur votre demande et aprs avoir effectu une saisie au clavier, vous communiquer les informations sur vous communications (Le numro appel, la dure, le montant)

) Considrant maintenant le vieux carnet d'adresses, qui se remplit d'anne en anne de surcharges et de feuillets supplmentaires, ceux-ci manquant souvent au moment prcis ou l'on a besoin d'eux ?

) Il y' a aussi les recettes de cuisine, de cocktails que vous aviez toujours voulu rassembler. ) Que diriez-vous de dresser une liste de vous CD et de vos cassettes vido et de noter qui

vous les avez prts ? ) Ou encore la liste de tous les anniversaires que vous ne devez pas manquer de souhaiter

vos parents, amis et connaissances. Bref, les exemples ne manquent pas, d'ailleurs tout ce que d'habitude vous inscrivez

dans un carnet ou dans un fichier, ce que vous pinglez sur le mur de votre chambre pour ne pas l'oublier, mrite d'entrer dans une base de donnes personnelles. SSYYSSTTEEMMEESS DDEE GGEESSTTIIOONN DDEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS :: SS..GG..BB..DD DDEEFFIINNIITTIIOONN

Un S.G.B.D est un ensemble de fonctions permettant l'exploitation de bases de donnes : la description, la manipulation, le stockage, la scurit et l'intgrit des donnes.


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SSYYSSTTEEMMEESS DDEE GGEESSTTIIOONN DDEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS RREELLAATTIIOONNNNEELLLLEESS :: SS..GG..BB..DD..RR Un S.G.B.D.R est un S.G.B.D o les donnes peuvent tre mises en rapport les

unes avec les autres. SSTTRRUUCCTTUURREE DD''UUNNEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS

Une base de donnes est constitue denregistrements. Ceux-ci sont construits sur des champs. Une liste de clients (le nom et ladresse) ainsi que la liste des produits (rfrence, dsignation, Prix unitaire de vente, prix d'achat, quantit en stock), des commandes (Numro de la commande, la date de la commande, les produits commands) et la liste des fournisseurs (la raison sociale, ladresse, le numro de tlphone, le numro de fax) constituent, par exemple, une base de donnes. Le nom et ladresse sont deux champs et chacun des clients constitue un enregistrement. Lensemble des enregistrements est dsign par le nom ""TABLE". Les champs sont disposs en colonnes et les enregistrements en lignes.

la table

La table est le support physique de l'information. C'est un regroupement d'informations sur un sujet prcis comme une liste de publipostage.


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Les Champs : Un champ est une catgorie prcise d'information dans une table.

Les enregistrements : Un enregistrement est un regroupement d'informations sur une personne, un lieu ou

tout autre chose dans une table. la Cl

Chaque table contient au moins un champ qui permet didentifier lenregistrement, ce champ est appel "IDENTIFIANT" ou "CLE" de la table.

Un identifiant ne peut pas prendre deux valeurs identiques. Par exemple, si une personne est identifie par son Nom et son Prnom alors on ne doit pas avoir, dans la mme table, deux enregistrements de mme noms et de mme prnoms.

9 Cl primaire : c'est le plus petit sous-ensemble de champs permettant d'identifier chacun des enregistrements.

9 Cl trangre: c'est un champ issu de la migration de la cl primaire d'une autre table.

Exemple : Table : Fournisseur Identifiant : Code fourni

Code Fourni Raison sociale Adresse Ville Tlphone Fax F001 F002

Maison de stylo BIC Paper Edition Alami

15, Bd. Med. V 229, Rue Sekat

Casa Casa

022 24 15 36 022 36 45 89

022 24 37 25 022 36 46 76

Table : Produit Identifiant : Rf Produit Cl trangre : Fournisseur Rf Produit Dsignation Qt Stock PUV PUA Fournisseur

001 002

Stylo bille couleur bleu Ramette de papier blanc 80gr

50000 10000

25 50

20 45

F001 F001

Exercice :

Donner la structure des tables : Client, commande, lignes de commande RELATIONS :

Dans une entreprise, les informations sont multiples est regroupes par famille (Client, Produits, Fournisseurs, Commandes, Dtails commandes) Pour connatre les commandes d'un client, les produits commands par un client, le fournisseur d'un produit il faut tablir un lien entre les diffrentes tables de la base de donnes.

La notions de relation est extrmement importante car elle fige d'une certaine manire la libert d'action pour de garantir une plus grande scurit dans la cohrence des informations. Informatiquement, la relation est gre par l'introduction de valeurs communes dans les deux tables lies. Il est donc obligatoire d'avoir un champ commun de mme type qui contiendra les donnes. Ce champ ne peut tre que la cl primaire de la premire table (table mre) qui devient comme cl trangre de la seconde table (table fille)

Les relations sont de trois types :


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) Relation UN PLUSIEURS (1---- ) : Cest une relation o chaque occurrence de la premire table est lie un nombre

quelconque doccurrences de la deuxime table, alors qu' chaque enregistrement de la seconde table ne correspond qu'un enregistrement de la premire table. Exemple :

La relation entre la table Fournisseur et Produit la table est une relation UN PLUSIEURS car un Fournisseur fourni par un ou plusieurs produits, mais le produit ne peut tre fourni que par un et un seul fournisseur. ) Relation UN UN (1---- 1) :

Cest une relation o chaque occurrence de la premire table participe une et une seule fois dans la deuxime table et rciproquement.

Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associes de la sorte font normalement partie d'une mme table. Vous pouvez utiliser une relation un un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de scurit ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu' un sous-ensemble de la table principale. Exemple :

Considrant qu' chaque commande on met une facture, de mme qu'une facture est mise pour une seule commande ; la relation entre les tables Commande et Facture. ) Relation PLUSIEURS PLUSIEURS (----) :

Dans une relation plusieurs plusieurs, un enregistrement de la table A peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'aprs dfinition d'une troisime table (appele table de jonction), dont la cl primaire est compose de deux champs -les cls trangres des tables A et B. Une relation plusieurs plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un plusieurs avec une troisime table. Par exemple, la table Commande et la table Produits ont une relation plusieurs plusieurs dfinie en crant deux relations un plusieurs avec la table Ligne commandes.

MMOODDEELLIISSAATTIIOONN PPHHYYSSIIQQUUEE DDEE LLAA BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS CCOOMMMMAANNDDEESS CCLLIIEENNTT CLIENT COMMANDE LIGNE DE

COMMANDE PRODUIT FOURNISSEUR

1 1 1 1 CodeClt Nom_Clt Prnom Adr_Clt Ville_Clt

N Commande Date_Cde CodeClt N Facture Date_Facture

N Commande Rf Produit Qt_Ach

Rf Produit Dsignation Qt_Stk PUV PUA Code_Fourni

Code_Fourni Raison Social Adr_Fourni Tel_Fourni Fax_Fourni Nom_Contact Ville_Fourni


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MMIICCRROOSSOOFFTT AACCCCEESSSS DDEEFFIINNIITTIIOONNSS

C'est le SGBDR conu par la firme Microsoft coopration combinant entre l'interface graphique et les fonctionnalits des systmes de gestion des bases de donnes ; ainsi les commandes sont affiches sous forme de boutons, sur lesquels il suffit de cliquer dessus pour les excuter ; et comme la plupart des SGBDR, Microsoft Access gre six grandes catgories dobjets lintrieur dune base de donnes : Les tables, Les requtes Les formulaires Les tats Les Macros Les modules.

En effet, l'aide de Microsoft Access, vous pouvez grer toutes vos informations l'aide d'un fichier unique de base de donnes. Dans ce fichier, vous devez rpartir ces donnes entre plusieurs contenants appels tables. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d'ajouter et de mettre jour les donnes des tables. Les requtes vous permettent de rechercher et de rcuprer les donnes que vous voulez. Quant aux tats, ils servent analyser et imprimer les donnes selon la mise en page de votre choix.

DDEEMMAARRRRAAGGEE DDAACCCCEESSSS

Lorsque vous lancez Microsoft Access l'aide de "Dmarrer/Programme/ Microsoft

Access", une bote de dialogue vous propose les alternatives suivantes :


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CCRREEEERR UUNNEE NNOOUUVVEELLLLEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS 1. Table vierge : ouvre une base de donnes totalement vide, c'est--dire des

tables, des formulaires et des requtes cres indpendamment de tous paramtres, avec ou sans l'aide des assistants.

2. Assistant : ouvre en tant que modle des bases de donnes destines des tches bien prcises (album photos, services clientle, inventaire), les tables, formulaires et requtes correspondants peuvent tre modifis, avec ou sans l'aide des assistants.

OOUUVVRRIIRR UUNNEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS EEXXIISSTTAANNTTEE.. 3. Ouvre une base de donnes existante. Si le nom de la base de donnes que

vous dsirez ouvrir ne figure pas dans la liste prsente, cliquez sur "autres fichiers..."

CCRREEAATTIIOONN DD''UUNNEE NNOOUUVVEELLLLEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS Pour crer une nouvelle base de donnes, dans la fentre d'accueil de Microsoft

Access, choisissez l'option "Nouvelle base de donnes Access", une bote de dialogue intitul "Fichier Nouvelle base de donnes" apparat.

Dans cette bote de dialogue, Access vous demande de nommer la base de donnes.

Vous pouvez accepter le nom donn par dfaut "Db1.mdb". Cependant, si vous pensez dfinir plusieurs bases de donnes donnez-leur des noms vocateurs qui vous permettrons de les retrouver facilement. En cliquant sur le bouton "crer", la fentre "base de donnes" apparat :


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CCRREEAATTIIOONN AASSSSIISSTTEEEE DDUUNNEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS

Si vous choisissez, dans la fentre d'accueil de Microsoft Access, loption "Assistants, pages et projet de base de donnes Access", une bote de dialogue regroupant divers assistants de cration de bases de donnes apparat :

En choisissant un assistant, Access vous demande de nommer la base de donnes

pour lancer ensuite lassistant de cration dapplications. Le bouton "Suivant" vous permet de suivre les tapes de cration de lapplication en dfinissant les informations demandes.


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LLEESS EETTAAPPEESS DDEE CCRREEAATTIIOONN AASSSSIISSTTEEEE DDEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS DDEESS CCOONNTTAACCTTSS

Etape 1 : fentre de prsentation de la base

Etape 2 : Choix des champs

Etape 3 : Chois du style

Etape 4 : Chois du style dimpression

Etape 5 : Titre de la base de donnes

Etape 6 : Ouverture de la base

A partir du menu gnral de la base de donnes, on peut accder aux diffrents lments qui composent la base de donnes. Pour cela, il suffit de cliquer sur les boutons correspondants.

OOUUVVEERRTTUURREE DDUUNNEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS Au lancement dAccess, dans la bote de dialogue Microsoft Access,

choisissezOuvrir un fichier existant. Vous pouvez, galement, ouvrir une base de donnes partir du menu Fichier/Ouvrir ou laide du bouton Ouvrir de la barre doutil ou en utilisant les touche de raccourci du clavier. La bote de dialogue Ouvrir apparat :


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Cherchez le nom de la base de donnes dans laquelle vous voulez travailler, puis

cliquez sur le bouton Ouvrir. La fentre Base de donnes apparat sur lcran.

CCOOPPIIEE,, SSUUPPPPRREESSSSIIOONN EETT MMOODDIIFFIICCAATTIIOONN DDUU NNOOMM DDUUNNEE BBAASSEE DDEE DDOONNNNEEEESS

Les bases de donnes Access sont enregistres dans des fichiers dextensions.MDB. Pour copier, supprimer ou renommer une base de donnes, on est oblig de passer par le poste de travail ou lexplorateur Windows.



LLEESS TTAABBLLEESS DDEEFFIINNIITTIIOONN

Les tables sont les objets principaux sur lesquelles repose une base de donnes. Elles contiennent des enregistrements arrangs selon plusieurs champs. Les tables sont utilises en deux modes : ) Cration : utilis pour dfinir ou

modifier la structure dune table. Il est accessible en cliquant sur Modifier de la fentreBase de donnes.

) Feuille de donnes : permet de visualiser et de saisir les donnes enregistrer dans une table. Il est accessible en cliquant sur licne Ouvrir.

CCRREEAATTIIOONN DDUUNNEE NNOOUUVVEELLLLEE TTAABBLLEE MMOODDEE AASSSSIISSTTAANNTT

Pour crer une table en utilisant lassistant, cliquez sur lentre de la fentre Base de donnes. Quatre tapes sont envisager :

Etape 1 : Choisissez une catgorie de table (affaire ou priv) puis une table type dans la zone de liste Tables exemple. Dans la zone Champs exemples, slectionnez tour tour les champs de la table, en utilisant le signe > pour les ajouter dans la zone champs nouvelle table. Si vous devez slectionner tous les champs proposs cliquez sur >>. Pour supprimer un champ slectionn, cliquez sur



Lors de cette tape lassistant vous demande de choisir le type de relation : 9 Si la nouvelle table est la table mre, cliquez sur la

seconde option "Un enregistrement de la table (Nom nouvelle table) correspond "

9 Si la nouvelle table est la table fille, cliquez sur la troisime option "Un enregistrement de la table (Nom nouvelle table) correspond "

9 Sil ny a pas de relation indiquez la premire option. CCRREEAATTIIOONN EENN SSAAIISSIISSSSAANNTT DDEESS DDOONNNNEEEESS

Pour crer une table en entrant des donnes comme vous le faites dans EXCEL, cliquez sur lentre de la fentre Base de donnes. Une table vierge est immdiatement ouverte en mode Feuille de donnes.

Le type des champs est dfini en fonction des donnes entres. Pour changer le nom

des champs double-cliquez sur leur en-tte. Pour effectuer autres modifications, vous devez passer en mode cration.

CCRREEAATTIIOONN MMAANNUUEELLLLEE DDUUNNEE TTAABBLLEE Pour crer manuellement une table, cliquez sur lentre de la

fentre Base de donnes. Une nouvelle fentre appele Table est affiche :

Cette fentre est organise en trois colonnes :

Nom du champ Types de donnes Description Sert dfinir le nom de chaque champ de la table.

Dfini le type de donnes du champ. Cest une information obligatoire.

On y inscrit un commentaire pour indiquer la fonction du champ. Cette information est optionnelle.

Exemple : Soit la table Client qui contient les champs suivants :

Nom du champ Types de donnes Observations Code_clt NumroAuto Index incrmentation automatique, champ cl Nom_clt Texte Taille du champ (=nombre de caractre) 15 Prenom Texte Taille du champ 15 Adr_clt Texte Taille du champ 50



Pour dfinir la cl de table, slectionnez le champ cl (Code_Clt) puis cliquez sur le bouton de la barre doutils.

Pour enregistrer la table cliquez sur le bouton Enregistrer ou utilisez le menu Fichier/Enregistrer, puis tapez le nom de la table Client.

A la fin on obtient la fentre suivante :

Exercice :

Crer les tables produit, fournisseur, commande et lignes de commandes de la modlisation physique cit dans la premire partie. TTYYPPEESS DDEE CCHHAAMMPPSS Type Signification Texte Les champs texte peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres

jusqu concurrence de 255 caractres. Ils sont utiliss pour la plupart des champs Mmo Les champs Mmo peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres

jusqu concurrence de 65535 caractres Numrique Les champs numriques ne peuvent contenir que des nombres entiers ou rels. Vous les

utiliserez chaque fois que les donnes stockes dans un champ sont utilises dans des calculs mathmatiques

Date/Heure Les champs Date/Heure permettent de mmoriser des dates comprises entre les annes 100 et 9999 et des donnes horaires codes sur 12 ou 24 heures

Montaire Les donnes montaires sont utilises pour stocker des nombres rels contenant 1 4 dcimales

NumroAuto Les champs NumroAuto dfinissent des compteurs incrmentation automatique souvent utiliss en tant que cl primaire

OuiNon Les champs boolens ne peuvent accepter que les valeurs OuiNon, Vrai/Faux ou Actif/inactif.

Liaison OLE Les champs Liaison OLE permettent de stocker des donnes issues dune application compatible OLE. Ils peuvent par exemple contenir des feuilles de calcul, des graphiques, des sons ou des vidos

Lien hypertexte

Les champs Lien hypertexte peuvent contenir le chemin complet dun fichier local ou ladresse URL dun fichier distant

Assistant liste de choix

Cet assistant cre un champ dans lequel lutilisateur peut choisir une valeur dans une liste prdfinie



PPRROOPPRRIIEETTEESS DDEESS CCHHAAMMPPSS La partie infrieure de la fentre "TABLE" regroupe la liste des proprits qui

permettent de prciser la nature de chaque type de champ.

PPRROOPPRRIIEETTEE TTAAIILLLLEE Donne une prcision sur la taille du champ selon le type de donnes. Suivant la

taille, la mmoire de l'ordinateur lui rserve un espace en octets. Type de donnes Taille Nombre doctet Numrique Entier

Entier Long Rel simple Rel double

2 octets 4octets 4 octets 8octets

Date/Heure 8 octets Texte Jusqu 255 caractres 2 octets/caractre Mmo Au-del de 255 caractres 2 octets/caractre Montaire Rel double 8 octets Boolen 1 octet

PPRROOPPRRIIEETTEE FFOORRMMAATT Permet de dfinir un format de saisie et d'affichage des donnes, celui-ci dpend du

type de champs. Type champ Symbole Signification Texte Mmo @

& < >

Un caractre quelconque ou un espace obligatoire Un caractre non obligatoire Transforme tous les caractres en minuscules Transforme tous les caractres en majuscules

Numrique Montaire

Nombre gnral Montaire/standard Fixe Pourcentage Scientifique # , 0 E+ ou e+ $

Le nombre est affich tel quil a t entr Le nombre reoit des sparateurs de milliers Le nombre contient au moins une dcimale Le nombre entr est multipli par 100, il apparat suivit du signe % Le nombre apparat en notation scientifique Un chiffre ou un espace Sparateur dcimal Un chiffre ou 0 notation scientifique caractre $

Date/Heure Gnral Complet Rduit Abrge Heure complte Heure Rduit Heure Abrge

La date et lheure sont affiches en abrg ex : 10/06/03 16 :48:12 La date est affiche au format long lundi 10-Mars-2003 La date et lheure sont affichs au format rduit 10-Mars-2003 La date et lheure sont affichs au format abrg 10/06/03 Lheure est affiche au complet 16 :48:12 Lheure est affiche au format rduit cod sur 12heures 04 :48 Lheure est affiche au format rduit cod sur 24heures 16 :48

PPRROOPPRRIIEETTEE MMAASSQQUUEE DDEE SSAAIISSIIEE Cest le format tabli par le programmeur pour dfinir certains champs longs ou

complexes. Un assistant peut vous aider tablir la masque de saisie de certains type de donnes. Toutefois, vous pouvez dfinir la masque de saisie sans l'aide de l'assistant en utilisant les symboles du tableau suivant :



Symbole Signification 0 Un chiffre (saisie imprative) 9 Un chiffre uniquement (saisie facultative) # Un chiffre, signes + ou - ou espace (saisie facultative--blancs convertis en espaces) L Une lettre (saisie imprative) ? Une lettre (saisie facultative) A Une lettre ou un chiffre (saisie imprative) Une lettre ou un chiffre (saisie imprative) a Une lettre ou un chiffre (saisie facultative) & Tout caractre ou espace (saisie imprative) C Tout caractre ou espace (saisie facultative) .,:;-/ Virgules dcimales, sparateurs de milliers, de date et dheure (en fonction des paramtres de

loption Internationale du Panneau de configuration Windows) < Afficher les caractres droite de ce symbole en minuscules Afficher les caractres droite de ce

symbole en minuscule > Afficher les caractres droite de ce symbole en majuscule ! Remplir le masque de droite gauche si le caractre spcial est situ nimporte quel endroit du

masque. A utiliser lorsque des caractres optionnels se trouvent dans la partie gauche du masque.

\ Afficher les caractres qui suivent ce symbole dans la mise en forme littrale du masque de saisie. A utiliser pour inclure dans la mise en forme lun des caractres spciaux prcdents

PPRROOPPRRIIEETTEE LLEEGGEENNDDEE Etiquette utilise pour rfrencer le champ en mode feuille de donnes ou dans les

formulaires Cest une option facultative, si elle nest pas remplie, Ms Access lui attribue comme

valeur par dfaut le nom du champ.

PPRROOPPRRIIEETTEE VVAALLEEUURR PPAARR DDEEFFAAUUTT Cest la valeur que prendra le champ lors de linsertion dun nouvel enregistrement.

PPRROOPPRRIIEETTEE VVAALLIIDDEE SSII Condition qui limite les valeurs saisies dans le champ. Lors quune donne ne

correspond pas la condition, un message derreur Sera affich..

PPRROOPPRRIIEETTEE MMEESSSSAAGGEE SSII EERRRREEUURR Message derreur qui apparat lors que la valeur saisie est non permise.

PPRROOPPRRIIEETTEE NNUULL IINNTTEERRDDIITT Cette proprit prend deux valeurs Oui ou Non. Si cest le Oui qui est choisi, Access

nacceptera pas les enregistrements dont le champ contient les valeurs Nulles.

PPRROOPPRRIIEETTEE CCHHAAIINNEESS VVIIDDEESS AAUUTTOORRIISSEEEESS Valide ou interdit les chanes vides.

PPRROOPPRRIIEETTEE IINNDDEEXXEE Dfini un index sur le champ. En fait, un champ cl primaire identifie de faon unique chaque enregistrement de

la table. Cependant, si vous devez frquemment effectuer des tris ou des recherches sur des



champs, outre les champs cls, crez un index pour ces champs afin dacclrer le processus de tri ou de recherche. La proprit index prend trois valeurs : ) Oui-avec doublons : le champ est index et peut reprendre plusieurs fois la mme

valeur ; ) Oui-sans doublons : le champ est index, mais les valeurs du champ sont uniques ; ) Non : le champ ne sera pas index.

Exemple : Dans la base de donnes COMMANDES CLIENTS qui traite la gestion des

commandes, lutilisateur sera souvent amen faire des recherches par Nom et Prnom sur les clients. Il est donc indispensable dindexer les deux champs Nom_clt et Prenom, et vu que les occurrences des champs peuvent se rpter, on choisire pour la proprit index loption Oui-avec doublon. Exercice :

Dans la mmes base de donnes, dterminer la liste des champs susceptibles dtre indexs. Justifier votre choix et donner la valeur de la proprit.

LLIISSTTEE DDEE CCHHOOIIXX Lassistant liste de choix cre une liste de valeurs. Au lieu e saisir au clavier une

valeur du champ, lutilisateur la slectionne dans une liste prdfinie. Pour cela, on choisit lune des entres de la liste "Afficher le contrle", puis celle de

la proprit "Origine source". Si vous avez choisi "liste de valeurs", faites entrer les valeurs dans la proprit Contenu en les sparant par des ; .

IIMMPPOORRTTAATTIIOONN,, EEXXPPOORRTTAATTIIOONN EETT AATTTTAACCHHEE DDUUNNEE TTAABBLLEE IIMMPPOORRTTEERR UUNNEE TTAABBLLEE

Si vous devez utiliser une table existante appartenant une autre base de donnes (Access, Excel, Dbase), vous pouvez limporter afin dviter la ressaisie de la table et des donnes quelle contienne.

Pour cela, on utilise la commande du menu Insertion/Table et dans la bote de dialogue "Nouvelle table" slectionnez loption "Importer la table".

La bote de "Ouvrir" rapparat, choisissez alors le type de fichier de la base de

donnes contenant la table importer dans la liste "Type de fichiers" et indiquez le nom du fichier. Dans la bote de dialogue "Importer des objets" slectionnez le(s) table(s) importer.



Vous pouvez effectuer la mme tache en utilisant le menu "Fichier/Donnes

externes/Importer".

EEXXPPOORRTTEERR UUNNEE TTAABBLLEE Supposons maintenant que vous voulez envoyer des donnes d'une table vers une

autre base de donnes. Ms Access, comme il vous permet l'apport des tables, vous permet aussi le transfert des tables vers d'autre base de donnes, pour cela utilisez l'option de menu 'Fichier/Exporter".

AATTTTAACCHHEERR UUNNEE TTAABBLLEE Lorsqu'on importe une table d'une autre base de donnes, elle ne subsiste aucun lien

entre les deux tables. Si vous modifiez l'une des deux tables l'autre ne subira aucun changement. Par contre, si vous dsirez pouvoir modifier la table source partir de votre base de donnes ou le contraire, la table ne doit pas tre importer mais plutt attacher la source. De ce fait, utiliser l'option du menu Insertion/Table et toujours dans la bote de dialogue "Nouvelle table" slectionnez loption "Attacher la table", sinon vous pouvez aussi passer par le menu "Fichier/Donnes externes/lier les tables". Slectionner le type et le nom de la base de donnes dans la fentre "Ouvrir" puis indiquer la table source dans la bote de dialogue "Attacher des tables".

Une flche pointant vers le nom de la table attache indique que celle-ci est lie

une autre table d'une autre base de donnes.



LLEESS RREELLAATTIIOONNSS EENNTTRREE TTAABBLLEESS

Access est un gestionnaire de base de donnes relationnel. Il permet de dfinir des relations entre les tables de la base, afin d'assurer la cohrence des donnes et d'viter de saisir plusieurs fois les mmes informations.

En effet, ce n'est pas chaque fois que le client passe une commande qu'on va ressaisir les informations le concernant. Il suffit de les introduire la premire fois dans la table et chaque nouvelle commande les informations s'afficheront automatiquement si l'on saisit le nom et le prnom du client.

Pour dfinir les relations entre les tables d'une base de donnes, lancez la commande du menu "Outils/Relations" ou cliquez sur le bouton la fentre relation apparat. Dans la bote de dialogue "Ajouter une table", ajoutez les tables en relations entre-elles et cliquez sur le bouton "Fermer". Si la bote de dialogue n'est pas affiche cliquez sur le bouton

Pour dfinir une relation, pointez un des champs d'une table et dplacez-le vers le

champ correspondant dans l'autre table en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. La bote de dialogue "Modification des relations" s'affiche.



TTYYPPEE DDEE RREELLAATTIIOONN

Le type de relation cr par Microsoft Access dpend de la manire dont sont dfinis les champs lis :

Une relation UN A PLUSIEURS est cre si un seul des champs lis est une cl primaire ou a un index unique.

Une relation UN A UN est cre si les deux champs lis sont des cls primaires ou ont des index uniques.

Une relation PLUSIEURS A PLUSIEURS est compose de deux relations un plusieurs, avec une troisime table, appele une TABLE DE JONCTION, dont la cl primaire consiste en deux champs, qui sont les cls trangres des deux autres tables.

LL''IINNTTEEGGRRIITTEE RREEFFEERREENNTTIIEELLLLEE Le modle relationnel implique des contraintes de saisie dans les tables afin de

garantir l'intgrit des donnes et la validit des relations entre les enregistrements. L'intgrit rfrentielle entre les donnes de plusieurs tables est le contrle de la modification ou de la suppression des donnes entre une table mre et une table fille.

Ainsi, lorsque l'intgrit rfrentielle est en vigueur, l'ajout d'un enregistrement dans la table fille ne peut se faire que si un enregistrement connexe du champ matrialisant la relation existe dj dans la table mre. Aussi la suppression d'un enregistrement de la table mre ne peut se faire que si tous les enregistrements lis de la table fille sont supprims.

MMIISSEE AA JJOOUURR EETT LLAA SSUUPPPPRREESSSSIIOONN EENN CCAASSCCAADDEE LLEESS CCHHAAMMPPSS CCOORRRREESSPPOONNDDAANNTTSS Si vous slectionnez les options "Effacer en cascade les champs correspondants" et

"Mettre jour en cascade les champs correspondants" les oprations de suppression et de mise jour qui outrepassent gnralement les rgles d'intgrit rfrentielle sont autorises. Lorsque vous supprimez des enregistrements ou vous modifiez des valeurs de cl de la table source, Access apporte automatiquement les modifications ncessaires aux tables lies en respectant l'intgrit rfrentielle.

TTYYPPEE DDEE JJOOIINNTTUURREE Pour qu'Access puisse savoir comment lier ou joindre les informations que

contiennent les tables de la relations, on peut tracer les lignes de jointure entre les tables. Une jointure indique Microsoft Access comment les donnes sont associes.



En fait lorsque vous ajoutez des tables une requte, et qu'une relation a dj t dfinie pour ces tables, Access cre automatiquement une jointure interne qui slectionne les enregistrements des deux tables lorsque les valeurs des champs joints sont identiques. Mme si aucune relation n'avait t dfinie auparavant, Access cre automatiquement une jointure interne entre les champs de mme nom et de mme type de donnes si l'un des champs est une cl primaire. Vous pouvez galement crer des jointures manuellement. Access autorise la cration manuelle de jointures internes, de jointures externes et de jointures rflexives. jointure interne

C'est une jointure dans laquelle les enregistrements de deux tables sont combins et ajouts aux rsultats d'une requte uniquement si les valeurs des champs joints rpondent une condition spcifie. Par exemple, lorsque vous crez une requte, la jointure par dfaut entre les tables est une jointure interne qui slectionne les enregistrements des deux tables uniquement si les valeurs des champs joints sont identiques.

jointure externe gauche

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements du ct gauche de l'opration LEFT JOIN dans l'instruction SQL de la requte sont ajouts aux rsultats de la requte, mme si le champ joint de la table situe droite ne contient pas de valeurs correspondantes. Les enregistrements de la table de droite ne sont combins ceux de la table de gauche que si les champs joints comportent des valeurs correspondantes.

Une jointure externe gauche est signale par une ligne de jointure en forme de flche (base de donnes Microsoft Access) ou par un symbole de cl pointant vers la droite.

jointure externe droite

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements qui figurent droite de l'opration RIGHT JOIN dans l'instruction SQL de la requte sont ajouts aux rsultats de la requte, mme s'ils ne prsentent aucune correspondance avec les champs joints de la table situe gauche. Les enregistrements de la table de gauche sont combins avec ceux de la table de droite uniquement si les champs joints prsentent des valeurs identiques.

Une jointure externe droite est symbolise par une ligne de jointure en forme de flche (base de donnes Microsoft Access) ou par une cl (projet Microsoft Access) pointant vers la gauche.



Dfinir Type de jointure Cliquez sur le bouton Type de jointure, puis sur le type de jointure souhait :

L'option 1 dfinit une jointure interne. Il s'agit de la valeur par dfaut. L'option 2 dfinit une jointure externe gauche. L'option 3 dfinit une jointure externe droite.

Slectionnez l'option qui convient, cliquez sur le bouton "OK" puis dans la fentre "Modification des relations" cliquez sur le bouton "Crer". La mise en relation entre les deux champs est matrialise par un trait pais. D'un ct du trait on a le chiffre "1" qui matrialise le ct UN de la relation, de l'autre ct on a le signe "" qui indique le ct PLUSIEURS de la relation. Exercice

Etablir les relations entre les tables de la base "GESTION COMMANDES"



LLEESS RREEQQUUEETTEESS DDEEFFIINNIITTIIOONN

Alors que les tables permettent de mmoriser les donnes, les requtes servent

retrouver rapidement ces donnes selon un ou plusieurs critres et les rorganiser des fins d'analyse. C'est donc l'outil d'interrogation des tables et d'extraction des donnes. Il offre plusieurs possibilits :

Choix des champs : on peut ne pas inclure la totalit des champs de la table mais uniquement les champs ncessaires.

Choix des enregistrements : on spcifie les critres auxquels doivent obir les enregistrements qui seront affichs

Interrogation de plusieurs tables : on peut extraire, dans une mme feuille de donnes, les champs de plusieurs tables lies entre-elles.

Calculs : les champs calculs sont cres grce aux requtes. Cration de tables, formulaires, tats et autres requtes. Modification des donnes des tables.

Pour ce fait, plusieurs types de requtes existent: Requte slection : permet d'afficher, d'analyser et de modifier les donnes

provenant d'une ou plusieurs tables. Requte analyse croise : ce type de requtes complexes permet de synthtiser de

grandes quantits d'informations en les rorganisant sous une forme tabulaire. Requte action : sert crer une table, ajouter, supprimer ou modifier des

enregistrements d'une table. Requte union : combine des champs similaires provenant de plusieurs tables.

MMOODDEESS DD''AAFFFFIICCHHAAGGEE DDEESS RREEQQUUEETTEESS MMOODDEE CCRREEAATTIIOONN ::

Le mode cration est utilis pour dfinir ou modifier la structure dune requte. Pour ouvrir une requte en mode Cration, basculez vers la fentre "Base de donnes", cliquez sur l'Objet "Requtes", puis sur la requte que vous voulez ouvrir et enfin sur "Modifier". Si la requte est dj ouverte, vous pouvez basculer en mode Cration en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils puis sur



La fentre peut tre subdivise horizontalement en deux sections. 1re section : La partie suprieure contient les tables de la requte. 2me section : La partie infrieure contient un tableau de plusieurs ligne :

^ Champ : rfrence les champs visualiser dans la requte ^ Table : indique la provenance de chaque champ. ^ Afficher : si la case est coche, le champ va tre affich en mode

feuille de donns. ^ Tri : indique l'ordre de tri des donnes. ^ Critres : pour dfinir les critres de slection des enregistrements.

MMOODDEE FFEEUUIILLLLEE DDEE DDOONNNNEEEESS OOUU EEXXEECCUUTTIIOONN Fentre qui permet de visualiser le rsultat de la recherche. La fentre ressemble

trangement celle des tables. Elle est accessible en cliquant sur licne Ouvrir la fentre "Base de donnes".

Si la requte ouverte, basculez en mode Feuille de donnes en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils puis slectionnez

MMOODDEE SSQQLL

Fentre qui affiche l'instruction SQL pour la requte en cours ou qui est utilise

pour crer une requte propre SQL.Lorsque vous crez une requte en mode Cration, Microsoft Access cre l'quivalent SQL en mode SQL. Pour accder cette fentre, la requte doit tre dj ouverte, vous pouvez alors basculer en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" de barre d'outils puis slectionnez CCRREEAATTIIOONN DDEE RREEQQUUEETTEESS

Pour dfinir une requte, cliquez sur l'entre "Requtes" de la barre "Objets" puis sur le bouton "Nouveau". La bote de dialogue "Nouvelle requte" vous offre cinq mthodes pour dfinir une nouvelle requte.



LL''AASSSSIISSTTAANNTT RREEQQUUEETTEE SSIIMMPPLLEE

La faon la plus simple de crer une requte consiste utiliser l'assistant requtes simples. En slectionnant dans la bote de dialogue "Nouvelle requte" ou en cliquant, dans la fentre "Base de donnes", sur l'entre l'assistant vous demande de choisir la table interroger ainsi que les champs qui serviront de critres de slection. Exemple :

On dsire visualiser la liste des clients ainsi que la ville ou ils rsident.

Etape 1 : choix des champs de la requte. Ceux-ci peuvent provenir de diffrentes tables ou requtes. Pour notre exemple nous choisissons la table client et les champs Nom-Clt, Prenom_Clt et ville

Etape 2 : Un clic sur le bouton "suivant" et l'assistant vous propose d'ouvrir la requte ou de modifier sa structure. Choisissez une des deux options et appuyez sur le bouton "Terminer"

On choisissant la premire option, on obtient le rsultat suivant :

Exercice :

A l'aide de l'assistant requtes simples crer les requtes suivantes : 1. la liste des commandes des clients (Nom, Prnom -client, N et date -commande) 2. La liste des fournisseurs 3. la liste des produits

CCRREEAATTIIOONN MMAANNUUEELLLLEE DD''UUNNEE RREEQQUUEETTEE Les requtes cres avec "l'assistant requte simple" sont ordinaires. Elles se

contentent de limiter l'affichage d'une table certains de ses champs sans effectuer aucune autre opration. Pour dfinir des requtes plus volues, il faut choisir "Mode cration". Une nouvelle fentre intitule "Requte", accompagne la bote de dialogue "Ajouter une table"



apparaisse. Cette bote de dialogue vous permet d'ajouter les tables interroger, slectionnez-les et cliquez sur "Ajouter" puis fermer la bote de dialogue.

Pour inclure les champs de la requte, il suffit de double-cliquez sur leur nom.

CCRRIITTEERREESS DDEE SSEELLEECCTTIIOONN

Les critres sont des restrictions que vous appliquez sur une requte pour identifier les enregistrements spcifiques que vous voulez manipuler. Pour spcifier les critres d'un champ dans la grille de cration, tapez une expression dans la cellule "Critres" de ce champ. Si la requte porte sur des tables lies, les valeurs spcifies en tant que critres sur les champs de ces tables doivent respecter la casse (c.--d. tre tapes exactement telles qu'elles figurent dans la table sous-jacente)

On peut dfinir plusieurs critres pour le mme champ ou pour des champs diffrents. Si on tape des expressions dans plusieurs cellules "Critres", Access les combine l'aide de l'oprateur "Et" ou "Ou". Si les expressions occupent des cellules diffrentes dans une mme ligne, Access utilise l'oprateur "Et", dans ce cas, seuls les enregistrements satisfaisant aux critres de toutes les cellules seront retourns. Si les expressions se trouvent dans des lignes diffrentes de la grille de cration, Access utilise l'oprateur "Ou", les enregistrements satisfaisant au moins un des critres seront retourns. L'expression

L'expression du critre est une combinaison d'oprateurs, de constantes, de valeurs littrales, de fonctions et de noms de champs (colonnes), de contrles et de proprits dont l'valuation fournit une valeur unique. Les oprateurs

L'oprateur est un symbole ou mot, tel que ">", "=", "et", "Ou", qui indique l'opration effectuer sur un ou plusieurs lments.



Oprateurs Expression Signification Entre et Entre #1/1/03# et

#1/6/03# Les occurrences du champ sont comprises entre deux valeurs. Dates comprises entre le 1-Janv-03 et le 1-Juin-03.

>(5000Dh(= >="Kenitra" Tous les enregistrements depuis "Kenitra" jusqu' la fin de l'alphabet



Exercice : 1. Quelle est la signification des expressions suivantes ? Suggrer des rponses. ^ "Ala?i" ^ L*ng ^ *che ^ GHR-212-ABE-### ^ */10/03 ^ AR[CKNS] ^ J[!i]li* ^ [B-D]all

2. Dans la base de donnes "COMMANDES DES CLIENTS", crer la requte affichant la liste des produits achets dans la commande 312 (Rf, dsignation, PUV, Qt Achete)

CCHHAAMMPPSS CCAALLCCUULLEESS C'est un champ dfini dans une requte qui affiche le rsultat d'une expression

plutt que les donnes stockes. La valeur est recalcule chaque fois qu'une valeur de l'expression est modifie.

Il existe plusieurs types de calculs qu'on peut effectuer dans une requte. Par exemple, on peut calculer la somme ou la moyenne des valeurs dans un champ, multiplier les valeurs dans deux champs ou calculer la date trois mois au-del de la date du jour Pour afficher les rsultats d'un calcul, on peut utiliser un calcul prdfini que Microsoft Access fournit ou des calculs personnaliss. Pour calculer les montants pour des groupes d'enregistrements ou pour tous les enregistrements combins, utilisez les calculs prdfinis, appels "oprations".

Un calcul personnalis permet d'effectuer des calculs numriques, de date et de texte sur chaque enregistrement l'aide des donnes de l'un ou de plusieurs champs. Pour cela, on cre un nouveau champ calcul directement dans la grille de cration en introduisant une expression dans une cellule Champ vierge dans la grille de cration de la requte. Si vous avez besoin d'aide pour crer l'expression, utilisez le Gnrateur d'expression. Pour l'afficher, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la ligne Champ o vous ajoutez le champ calcul, puis cliquez sur Gnrer. Exemple :

On dsire crer une requte qui affiche la liste des produits (Rf, dsignation, PUV, Qt achetes) commands par le client de la commande 312. la requte doit contenir le montant total payer pour chaque produit.



Mise en forme d'un champ calcul

Pour personnaliser l'affichage d'un champ calcul, on utilise la fonction "Format" selon la syntaxe : Format(Formule ; MiseEnForme) o formule dsigne l'expression sui dfinit le champ calcul. MiseEnForme prend les valeurs du tableau suivant : Format Signification 0 Un chiffre ou 0 1 Un chiffre , Sparateur dcimal % Signe de pourcentage E+, E-, e+ou e- Notation scientifique : Sparateur horaire / Sparateur de date "Texte" Affichage du texte

Par exemple, pour afficher sous forme montaire, le montant total de chaque produit achet par le client dans la commande 312, vous devez taper, dans la grille de cration, l'expression : Mt Produit : Format([Qte_Ach]*[PUV] ; "0,00\F")

Calculs globaux

Un calcul global en Access dsigne les oprations de calculs qu'on effectue en utilisant les valeurs d'un champ pour tous les enregistrements d'une table. Le tableau suivant regroupe les diffrentes fonctions qu'on utilise pour les calculs : Fonction Significations Types de champs Somme Le total des valeurs dans un champ. Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto Moyenne La moyenne des valeurs d'un champ Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto Min La plus petite valeur d'un champ Texte, Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto Max La plus grande valeur d'un champ Texte, Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto Compte Le nombre de valeurs non Nulles

dans un champ Texte, Mmo, Nombre, Date/Heure, Montaire, NumroAuto, Oui/Non, et Objet OLE

Ecartype L'cart type des valeurs d'un champ. Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto Var La variance des valeurs d'un champ Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto

Pour accder ces fonctions, cliquez sur l'icne ou slectionnez la commande du menu "Affichage/Oprations", la ligne opration apparat dans la grille de cration. Exemple :

On dsire crer une requte affichant le nombre de commande et la somme perue. Pour cela, on cre d'abord la requte qui calcul les montants totaux des produits commands.



Par suite, on cre une autre requte, base sur la premire requte et on utilise les

calculs globaux pour compter le nombre de commande et la somme perue sur ces commandes. On slectionne les champs "Num_Cde" et "Mt Produit". On clique sur l'icne "oprations" et dans la grille de cration on choisit les oprations "compte" pour le champ "Num_Cde" et "somme" pour le champ "Mt Produit".

Regroupements

Les fonctions de calcul global peuvent tre appliques certains groupes d'enregistrements dont un ou plusieurs champs ont une valeur identique.

En effet, on peut effectuer des oprations de calcul sur des groupes d'enregistrements en utilisant des requtes de regroupement. Supposons, par exemple, que l'on dsire obtenir le montant peru sur chaque commande. Il faut alors effectuer un regroupement sur le champ "Num_Cde".

LLEESS RREEQQUUEETTEESS PPAARRAAMMEETTRREEEESS

Une requte de paramtres est une requte qui exige la spcification de critres chaque fois qu'elle est excute. Elle affiche une ou plusieurs botes de dialogue prdfinies invitant l'utilisateur spcifier les valeurs des paramtres (critres)



On cre une requte paramtre si l'on veut excuter maintes reprises la mme requte en modifiant les critres de slection. Pour cela, il suffit de saisir une invite entre crochets dans la zone critre de la grille de cration sous les champs paramtrs Exemple :

Supposons que l'on dsire afficher la liste des clients pour une ville donne.

Exercices :

Crer des requtes paramtres permettant L'affichage de : 1. La liste des commandes d'un client. 2. La liste des produits commands dans une commande. 3. La liste des produits fournis par un fournisseur. 4. Le montant total payer d'une commande. 5. Le nombre de produits achets d'une commande.

RREEQQUUEETTEESS AACCTTIIOONNSS Les requtes tudies jusqu'ici se contentaient d'extraire des donnes des tables.

Dans ce qui suit, vous allez apprendre dfinir et mettre jour une table, ajouter et supprimer des enregistrements dans une table en utilisant une requte action.

RREEQQUUEETTEE CCRREEAATTIIOONN DDEE TTAABBLLEE Pour crer une table l'aide d'une requte, commencez par dfinir une requte

slection classique en incluant les champs et les conditions de slection ncessaires. Lancez la commande du menu "Requte/Cration de table". Celle-ci provoque l'affichage de la bote de dialogue "Cration de table".

Dans la zone "Nom de table", dfinissez le nom de la nouvelle table, spcifiez la

base de donnes qui va contenir la nouvelle table, puis excutez la requte. Exemple :

Soit la table "Contacts" qui regroupe la liste des contacts pour les fournitures des produits commercialiss par la socit. Elle contient les champs : Nom_Contact, Raison, Tel_Fourni, Fax_Fourni et Dsignation.



Exercice

A l'aide de la requte cration de table, crer la table Rgion Nord qui contient les champs : Nom_Contact, Tel_Fourni et Ville_Fourni telle que la ville est gale Rabat.

AAJJOOUUTT DD''EENNRREEGGIISSTTRREEMMEENNTTSS DDAANNSS UUNNEE TTAABBLLEE Les requtes "ajout" sont utilises pour ajouter des enregistrements dans une table

existante. Pour crer une requte ajout", commencez par dfinir une requte slection classique

base sur la table contenant les enregistrements ajouter. Cette requte doit contenir les mmes champs que la table dans laquelle elle va ajouter les enregistrements, spcifiez le critre de slection des enregistrements ajouter et lancez la commande du menu "Requte/Requte Ajout", dfinissez le nom de la table destination puis excuter la requte. Exemple :

Soit la table "Rgion Nord", il faut ajouter les enregistrements telle que la ville du contact se trouve au nord du Maroc (Tanger Casablanca)

RREEQQUUEETTEE SSUUPPPPRREESSSSIIOONN

Les requtes "Suppression" sont utilises pour enlever d'une table des enregistrements qui correspondent certains critres.

Pour crer une requte "Suppression", dfinissez une requte slection classique base sur la table contenant les enregistrements supprimer, spcifiez le critre de slection des enregistrements supprimer et lancez la commande du menu "Requte/Supprimer une requte" et excuter la requte. Exemple :

Soit la table "Rgion Nord", les contacts de la ville de Casablanca font partie de la rgion centre. Supprimez ces enregistrements de la table



RREEQQUUEETTEE MMIISSEE AA JJOOUURR DD''UUNNEE TTAABBLLEE

Les requtes "Mise jour" sont utilises afin de modifier la valeur d'un champ dans certains ou dans tous les enregistrements d'une table.

Pour crer une requte "Mise jour", dfinissez une requte slection base sur la table contenant les enregistrements modifis, slectionnez les champs modifier et les champs qui comportent les critres de slection, puis choisissez la commande du menu "Requte/Mettre jour une requte", une nouvelle ligne intitul "Mise jour" apparat dans la grille de cration. Il suffit d'indiquer la modification souhaite sous le nom du champ et excuter la requte. Exemple :

La quantit commande du produit rfrenc "A0001" dans la commande 1009 est de 32. Dfinissez la requte mise jour modifier les donnes de la table.

Exercice :

Les produits d'achat et de vente (champs PUA et PUV) des produits fournis par "TOUZIT" ont augment de 1,2%. Crer la requte qui permet d'accomplir cette opration.

RREEQQUUEETTEE AANNAALLYYSSEE CCRROOIISSEEEE La requte "Analyse croise" est utilise pour rorganiser sous une forme tabulaire les

donnes d'une table. Elle est base sur une requte slection classique de la table ou la requte contenant les champs. La commande du menu "Requte/Analyse croise" permet l'affichage des lignes "Opration" et "Analyse" dans la grille de cration. Si la ligne "Opration" indique les oprations effectuer sur les champs, la ligne "Analyse" permet de prciser les enttes de lignes de colonnes et les valeurs du tableau crois. Exercice

On dsire crer un tableau crois qui permet l'analyse, par ville, des ventes de chaque produit. Pour cela, on cre une requte "ProdVille" qui calcule le total des ventes de chaque



produit par ville. Cette requte contient les champs "Ville_Clt", "Ref_Produit" et TotProduit qui est la Somme ventes de ce produit dans cette ville. Puis, on cre une requte analyse croise bas sur cette requte. Les villes figureront comme enttes de lignes les produits seront les enttes de colonnes.

Exercice :

Soit la table "Pub et Inscriptions" illustre ci-contre, crer une requte analyse croise en choisissant : ^ Le champ "Publicit"

comme entte de lignes. ^ Le champ "Secteur" comme

entte de colonnes. ^ Le champ " Nombre des

Inscrits" comme donnes placer dans le tableau crois.

Faites une analyse du tableau et indiquer quel est le secteur qui a attir le plus d'inscrits.



LLEESS FFOORRMMUULLAAIIRREESS DDEEFFIINNIITTIIOONN

Un formulaire permet de visualiser les informations sauvegardes dans les tables

dans une interface graphique conviviale. Il facilite la saisie, la modification et mme la suppression des donnes. La plupart des informations d'un formulaire proviennent d'une source d'enregistrement sous-jacente. Les autres informations du formulaire sont stockes dans sa structure. Pour crer le lien entre un formulaire et sa source d'enregistrement on utilise des objets graphiques nomms contrles.

LLAA FFEENNEETTRREE FFOORRMMUULLAAIIRREE La fentre formulaire propose trois modes de travail : "Mode cration", "Mode

formulaire" et "Mode feuille de donnes".

MMOODDEE CCRREEAATTIIOONN

Fentre dans laquelle vous crez des formulaires.



Pour crer un formulaire, vous devez utiliser le mode Cration. Afficher un

formulaire en mode Cration revient s'installer dans un atelier en tenant les outils indispensables porte de main.

Pour ouvrir un formulaire en mode Cration, basculez vers la fentre "Base de

donnes", cliquez sur "Formulaires" sous "Objets", cliquez sur le formulaire que vous voulez ouvrir, et enfin sur le bouton "Modifier".

Si le formulaire est dj ouvert, vous pouvez basculer vers le mode Cration en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils. MMOODDEE FFOORRMMUULLAAIIRREE

Fentre qui affiche gnralement un ou plusieurs enregistrements entiers. Le mode

Formulaire sert principalement l'ajout et la modification des donnes des tables.



Pour ouvrir un formulaire en mode Formulaire, basculez vers la fentre "Base de

donnes", cliquez sur "Formulaires" sous "Objets", cliquez sur le formulaire que vous voulez ouvrir, et enfin sur le bouton "Ouvrir".

Si le formulaire est dj ouvert en mode Cration, vous pouvez basculer vers le mode Formulaire en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils. MMOODDEE FFEEUUIILLLLEE DDEE DDOONNNNEEEESS

Fentre qui affiche les donnes sous forme de lignes et de colonnes. En mode Feuille de donnes, vous pouvez modifier des champs, ajouter, supprimer et rechercher des donnes.

Pour ouvrir un formulaire en mode Feuille de donnes, basculez vers la fentre "Base de donnes", ouvrez le formulaire puis cliquez sur la flche situe ct du bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils.

CCRREEAATTIIOONN DD''UUNN NNOOUUVVEEAAUU FFOORRMMUULLAAIIRREE

Pour dfinir un nouveau formulaire, slectionnez l'entre "Formulaire" de la barre

"Objets" de la fentre "Base de donnes", appuyez sur le bouton "nouveau" pour que la bote de dialogue "Nouveau formulaire" s'affiche.



Cette bote de dialogue prsente sept manires de cration de formulaire. Mode cration : dfinit un formulaire vierge que l'on peut modifier par la suite. Formulaire instantan Colonnes : dfinit un formulaire dans lequel les champs

apparaissent raison d'un par ligne. Formulaire instantan Tableau : dfinit un formulaire dans lequel les champs

apparaissent sous une forme tabulaire. Formulaire instantan Feuilles de donnes : cre un formulaire en mode

d'affichage "Feuilles de donnes". Assistant Formulaire : permet de crer un formulaire en prcisant au fur et

mesure ses paramtres. Assistant graphique : reprsente certains champs numriques sous forme graphique. Assistant Tableau crois dynamique : cre un formulaire partir d'un tableau

crois dynamique. AASSSSIISSTTAANNTT FFOORRMMUULLAAIIRREE

L'assistant formulaire permet de choisir, avec prcision, la prsentation du formulaire. Pour l'utiliser, il suffit de choisir une table et de slectionner "Assistant Formulaire" dans la bote de dialogue "Nouveau Formulaire". 1- Dans la premire tape, on dsigne les champs de la table/Requte intgrer dans le formulaire.

3- Dans la troisime tape, on doit choisir un style de prsentation en s'aidant de la zone d'aperue.

2- Dans la deuxime tape, il faut indiquer le type de formulaire souhait : colonne simple, tabulaire, feuilles de donnes ou justifi. Une zone d'aperu, vous donne une ide sur l'apparence du formulaire.

4- La quatrime tape permet de nommer le nouveau formulaire et de choisir le mode d'ouverture : saisie de donnes ou modification. Cliquez sur le bouton "terminer" pour visualiser le formulaire.

FFOORRMMUULLAAIIRREE IINNSSTTAANNTTAANNEE FFOORRMMUULLAAIIRREE AA CCOOLLOONNNNEE SSIIMMPPLLEE

Un formulaire colonne simple affiche les valeurs des enregistrements dans une colonne, raison d'une valeur par ligne et par page.



Pour crer un formulaire instantan colonne, il suffit slectionner la table/Requte

qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantan : Colonne" dans la bote de dialogue Nouveau Formulaire". Le formulaire se cre aussitt en mode formulaire.

FFOORRMMUULLAAIIRREE TTAABBUULLAAIIRREE Un formulaire tabulaire affiche les valeurs des enregistrements sous forme d'un

tableau. Ce type de formulaire permet de visualiser plusieurs enregistrements la fois.


qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantan : Tableau" dans la bote de dialogue Nouveau Formulaire". Le nouveau formulaire se cre instantanment visualis en mode formulaire. FFOORRMMUULLAAIIRREE FFEEUUIILLLLEE DDEE DDOONNNNEEEESS

Un formulaire tabulaire affiche les valeurs des enregistrements sous forme d'un tableau. Ce type de formulaire permet de visualiser plusieurs enregistrements la fois.


qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantan : Feuille de donnes" dans la bote de dialogue Nouveau Formulaire". Le nouveau formulaire se cre aussitt visualis en mode feuille de donnes. LL''AASSSSIISSTTAANNTT GGRRAAPPHHIIQQUUEE

L'assistant graphique dfinit un graphique partir des donnes numriques contenues dans une table ou une requte.

Supposons qu'on veut comparer les ventes des diffrents produits commercialiss par la socit. Pour cela, on cre une requte qui reprsente la somme des ventes par produit.



Pour comparer les valeurs, on va les reprsenter dans un graphe plutt que de travailler sur les donnes brutes. De ce fait, nous allons dfinir un formulaire graphique grce "l'assistant graphique" de la bote de dialogue Nouveau Formulaire".

Dans un premier temps, l'assistant demande de slectionner les champs utiliser dans le graphique. Dans un deuxime temps, on doit choisir le type de graphe.

Dans l'tape suivante, on doit slectionner les champs qui doivent tre reprsents

dans le graphe.

La quatrime et dernire tape donne un nom au graphique, dtermine sa lgende et

son mode d'ouverture. Un clic sur le bouton "Terminer" et le graphe apparat sur l'cran.

LL''AASSSSIITTAANNTT TTAABBLLEEAAUU CCRROOIISSEE DDYYNNAAMMIIQQUUEE

"L'assistant tableau crois dynamique" permet de rorganiser sous une forme tabulaire les donnes numriques d'une table ou requte pour faciliter leur analyse. Il effectue donc la mme tche que "requte Analyse croise", mais de faon quasi-automatique.

Pour illustrer le fonctionnement de cet assistant, considrons la mme requte "ProdVille" que celle de l'exemple de la partie requte Analyse croise".



Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Nouveau" de la fentre "Base de donnes" et dans la bote de dialogue Nouveau Formulaire", slectionnez la requte "ProdVille" puis "L'assistant Tableau crois dynamique".

La premire bote de dialogue qui apparat vous explique le rle d'un formulaire

tableau crois dynamique. N'hsitez pas lire attentivement le contenu avant de poursuivre la tche en passant la seconde tape qui n'est autre que la slection des champs inclure dans le tableau crois dynamique.

Un clic sur le bouton suivant dclenche l'ouverture de Microsoft Excel et l'affichage

de la bote de dialogue suivante :

Appuyez sur le bouton "Disposition" et dposez les champs concerns sur les zones

"Ligne", "Colonnes" et "Donnes", comme le montre la figure ci-aprs :



Validez puis appuyez sur le bouton "Terminer" de la prcdente bote de dialogue,

pour que vous puissiez nommer le formulaire, mettre les lgendes et l'ouvrir.

CCRREEAATTIIOONN MMAANNUUEELLLLEE EETT PPEERRSSOONNNNAALLIISSAATTIIOONN DD''UUNN FFOORRMMUULLAAIIRREE

Pour crer manuellement un formulaire, on choisit l'option "Mode cration" dans la bote de dialogue "Nouveau formulaire", un formulaire vierge s'affiche en mode cration.

Grce cette option vous pouvez crer des formulaires indpendants soit pour

afficher des informations, soit pour inviter l'utilisateur transmettre des donnes ou pour concevoir un "Menu gnral" pour l'application.

Pour ce faire, plusieurs types de contrles sont disponibles dans "la bote outils", il suffit de les glisser dans la section "dtail" du formulaire.

LLEESS SSEECCTTIIOONNSS DD''UUNN FFOORRMMUULLAAIIRREE Vous pouvez renforcer l'efficacit d'un formulaire en ajoutant une ou plusieurs

sections. Tous les formulaires contiennent une section Dtail mais un formulaire peut galement comprendre des sections d'en-tte de formulaire, d'en-tte de page, de pied de page et de pied de formulaire.



Pour ajouter ou supprimer un en-tte/pied de formulaire ou un en-tte/pied de page,

cliquez sur "En-tte/pied de formulaire" ou "En-tte/pied de page" dans le menu "Affichage". Si vous supprimez un en-tte et un pied, Microsoft Access supprime les contrles

qui s'y trouvent et comme les en-ttes et les pieds vont de pair, vous ne pouvez les ajouter que simultanment. Si vous ne voulez pas les deux en mme temps, redimensionnez l'un des deux afin qu'il n'ait aucune taille ou attribuez sa proprit Visible le paramtre Non. En-tte de formulaire

Permet d'afficher le titre du formulaire, les instructions d'utilisation du formulaire ou des boutons de commande qui ouvrent des formulaires lis ou effectuent d'autres oprations. Un en-tte de formulaire apparat sur toute sa hauteur afin que les contrles de la section demeurent affichs en permanence. Un en-tte de formulaire apparat en haut d'un formulaire en mode Formulaire et au dbut d'une version imprime. Il n'apparat pas en mode Feuille de donnes. Pied de formulaire

Permet d'afficher les instructions d'utilisation du formulaire, des boutons de commande ou des contrles indpendants, relatives l'acceptation des entres. Un pied de formulaire apparat sur toute sa hauteur afin que les contrles de la section demeurent affichs en permanence. Un pied de formulaire apparat en bas d'un formulaire en mode Formulaire et la fin d'une version imprime. Il n'apparat pas en mode Feuille de donnes.



En-tte de page Permet d'afficher un titre, des en-ttes de colonne ou toute information souhaite en

haut de chaque page. L'en-tte de page n'apparat que sur les formulaires imprims. Il n'est pas visible en mode Formulaire. Pied de page

Permet d'afficher la date, le numro de page ou toute information souhaite au bas de chaque page. Le pied de page n'apparat que sur les formulaires imprims et n'apparat pas en "mode Formulaire". Section Dtail

Permet d'afficher des enregistrements provenant de la source du formulaire. Cette section contient en gnral des contrles dpendant des champs de la source. Elle peut aussi comprendre des contrles indpendants, tels que des tiquettes

BBOOIITTEE AA OOUUTTIILLSS C'est un ensemble d'outils qu'on peut utiliser en "mode Cration" pour placer des

contrles dans un formulaire, un tat ou une page d'accs aux donnes. Vous pouvez afficher ou masquer la bote outils en cliquant, dans le menu "Affichage", sur "Bote outils".

FFEENNEETTRREE PPRROOPPRRIIEETTEESS

On utilise les proprits pour dfinir les caractristiques des tables, requtes,

champs, formulaires, tats et pages d'accs aux donnes. Chaque section et contrle d'un formulaire, d'un tat ou d'une page d'accs aux donnes possde galement des proprits. Celles-ci dterminent la structure, l'aspect et le comportement du formulaire ou de l'tat, mais aussi les caractristiques du texte ou des donnes qu'il contient. La feuille des proprits sert paramtrer les proprits.



LLIISSTTEE DDEESS CCHHAAMMPPSS Dans un formulaire, un tat ou une requte, une petite fentre donne la liste de tous

les champs d'une source d'enregistrements sous-jacente (Table ou requte), il s'agit de la bote "liste de champs". Vous pouvez afficher cette liste dans le "mode Cration" d'un formulaire, d'un tat ou d'une requte, en cliquant sur le bouton

LLEESS CCOONNTTRROOLLEESS

Objet graphique, notamment une zone de texte, une case cocher, un bouton de commande ou un rectangle que vous placez dans un formulaire, un tat ou une page d'accs aux donnes en mode Cration pour afficher des donnes, excuter une action ou faciliter la lecture du formulaire. Il existe trois types de contrles :

^ Contrle dpendant : c'est un contrle li un champ de la table ou de la requte associe au formulaire. Il permet de saisir, de visualiser et de modifier les valeurs des champs de la source de donnes.

^ Contrle indpendant : c'est un contrle sans source de donnes, il permet d'afficher des commentaires, des images ou de saisir une entre qui ne sera pas stocke dans la table ou de la requte source de donnes du formulaire.

^ Contrle calcul : il comporte une expression ou une formule de calcul qu'on peut saisir dans la feuille de proprits dans l'attribut "Source contrle".

Voici la liste des contrles pour la saisie, l'affichage et le filtrage de donnes. Contrles Utilisations Cases cocher Permet d'afficher une valeur Oui/Non Zones de liste modifiable

Permet de slectionner une valeur dans une liste Une zone de liste modifiable est la combinaison d'une zone de texte et d'une zone de liste.

Boutons de commande Permet d'excuter une action ou un ensemble d'actions. tiquettes Permet d'afficher des textes descriptifs, tels que des titres, des lgendes ou

des instructions brves. Zones de liste Permet de slectionner une valeur dans une liste. La liste d'une zone de liste

se compose de lignes de donnes. Elle peut comporter plusieurs colonnes, qui peuvent s'afficher avec ou sans en-tte.

Boutons d'options Permet d'afficher une valeur Oui/Non Groupes d'options Affiche un ensemble limit d'alternatives. Il permet de slectionner aisment

une valeur, car il vous suffit de cliquer dessus. Vous ne pouvez slectionner qu'une seule option d'un groupe d'options la fois.

Sous-formulaires (tats) est un formulaire (tat) dans un formulaire (tat) Zones de texte Affiche les donnes d'une source d'enregistrements. Ce type de zone de texte

est dite dpendante car elle est lie aux donnes d'un champ. Mais, elles peuvent galement tre indpendantes. Par exemple, on peut crer une zone de texte indpendante pour afficher les rsultats d'un calcul ou pour saisir des entres. Ces donnes ne sont pas stockes dans la source de donnes.

Boutons bascule Permet d'afficher une valeur Oui/Non Pour placer un contrle dans un formulaire, il suffit de le glisser de la bote outils

dans la zone ou vous voulez le placer. Pour supprimer un contrle, il faut le slectionner et



appuyer sur la touche "Suppr" du clavier. La police et les attributs peuvent tre modifier grce la barre d'outils "Mise en forme" ou la feuille de proprits du contrle qui s'affiche en cliquant sur le bouton et naturellement, il faut auparavant slectionner le contrle.

FFOORRMMUULLAAIIRREE EETT SSOOUUSS FFOORRMMUULLAAIIRREE Un sous-formulaire est un formulaire imbriqu dans un formulaire. Le formulaire

primaire est appel formulaire principal et le formulaire qu'il contient, sous-formulaire. Une combinaison formulaire/sous-formulaire est souvent appele formulaire hirarchique ou formulaire pre/fils.

Les sous-formulaires sont particulirement utiles lorsque vous voulez afficher les donnes de tables ou de requtes qui ont une relation un plusieurs. Vous pouvez, par exemple, crer un formulaire qui contient un sous-formulaire afin d'afficher les donnes d'une table "COMMANDE" et d'une table "LIGNES DE CDE". Les donnes de la table "COMMANDE" reprsentent le ct "un" de la relation. Les donnes de la table "LIGNES DE CDE" reprsentent le ct "plusieurs" de la relation.

Dans ce type de formulaire, les deux formulaires, principal et le sous-formulaire, sont lis. Ainsi, le sous-formulaire n'affiche que les enregistrements qui correspondent l'enregistrement en cours du formulaire principal. Ainsi, si vous visualisez les donnes de la commande 312, seules les enregistrements de la table "LIGNE DE COMMANDE" associ ce numro de commande apparaissent l'cran

Lorsque vous utilisez un formulaire possdant un sous-formulaire pour entrer de nouveaux enregistrements, Access sauvegarde l'enregistrement en cours dans le formulaire principal lorsque vous entrez le sous-formulaire. Grce cela, les enregistrements de la table "plusieurs" pourront tre relis un enregistrement dans la table "un". Chaque enregistrement est galement automatiquement enregistr lorsqu'il est ajout au sous-formulaire.

Un sous-formulaire peut tre affich sous forme de feuille de donnes, mais il peut galement tre affich sous la forme d'un formulaire unique ou continu. Un formulaire principal ne peut tre affich que sous forme de formulaire unique.

Un formulaire principal peut contenir autant de sous-formulaires que vous le souhaitez condition qu'ils soient placs dans le formulaire principal. Vous pouvez galement imbriquer jusqu' dix sous-formulaires. Cela signifie que vous pouvez avoir un sous-formulaire contenu dans le formulaire principal mais aussi un second sous-formulaire contenu dans le premier sous-formulaire, etc. Vous pouvez, par exemple, avoir un formulaire principal qui affiche les clients, un sous-formulaire qui affiche les commandes et un autre sous-formulaire qui affiche les dtails des commandes.

Pour crer un formulaire et sous formulaire, on cre tout d'abord un formulaire simple pour chacune des deux sources de donnes. Dans le formulaire principal, on fait glisser de la fentre "Base de donnes" sur le formulaire principal, le formulaire du sous-formulaire imbriquer. Sinon, utilisez le contrle "Sous-formulaire" de la bote outils. Exemple :

A titre d'exemple, dans la base de donnes "COMMANDES CLIENT", un client peut effectuer plusieurs commandes, mais un numro de commande ne peut correspondre qu'



un et un seul client. On a donc une relation de type un plusieurs entre les tables "CLIENT" et "COMMANDE" travers le champ Code_Clt.

Ainsi, dans un mme formulaire, nous allons afficher la liste des commandes d'un client. Pour ce faire nous allons, tout d'abord, crer des formulaires instantans pour les tables "CLIENT" et "COMMANDE".

Le formulaire "CHOIX CLIENTS", li la table CLIENT", sera de type colonne simple. Le formulaire, li la table "COMMANDE", sera affich en mode feuille de donnes. On imbriquera le formulaire "COMMANDE" dans le formulaire "CHOIX CLIENTS" en le glissant, partir de la fentre "Base de donnes", dans celui-ci. Ainsi, l'affichage, on aura pour chaque client visualis la liste des commandes qu'il a faite.

Exercice :

Les tables "COMMANDE" et "LIGNE DE COMMANDE" sont relies par une relation de type un plusieurs. Crer un formulaire permettant l'affiche des dtails d'une commande (Liste des produits commands, les quantits et les montants des achats)

Les prix mentionns dans la table "PRODUIT" sont des prix hors taxe. En bas du dtail du formulaire, crer un champ de calcul du montant total hors taxe de la commande ainsi que le montant TTC. La TVA tant de 20%. Exercices :



LLEESS EETTAATTSS DDEEFFIINNIITTIIOONN

Les formulaires sont certes trs pratiques pour amliorer la prsentation des

donnes, cependant, leur domaine d'utilisation se limite l'cran. Si vous aimez prsenter vos donnes sous forme de rapport professionnel plus soign, vous devrez dfinir un tat.

En fait, un tat se compose des informations qu'on organise et qu'on peut mettre en forme en fonction des besoins. Ces informations peuvent tre le rsultat d'une requte, une table, d'une instruction SQL ou sont stockes dans sa structure. Elles peuvent reprsenter un bon de commande, une facture etc.

CCRREEAATTIIOONN DD''UUNN EETTAATT La dfinition d'un tat peut se faire de faon automatique, l'aide d'un assistant

ou de faon manuelle en mode cration. Cependant, l'utilisation de l'assistant constitue un moyen sr et rapide de crer un tat de base, qui peut tre modifi ou utilis tel quel.

En effet, pour faciliter la cration des tats, Microsoft Access met votre disposition plusieurs assistants tat.

Assistant Etat: permet de choisir prcisment les paramtres de l'tat. Etat instantan Colonnes : dfinit un tat dans lequel les champs apparaissent

raison d'un par ligne. Etat instantan Tableau : dfinit un tat dans lequel les champs apparaissent sous

une forme tabulaire. Assistant graphique : reprsente certains champs numriques sous forme graphique. Assistant Etiquettes : cre un tat au format d'tiquettes imprimables.

Pour crer un tat, slectionnez l'objet "Etats" de la fentre "Base de donnes" et appuyez sur le bouton "Nouveau", une bote de dialogue, recensant les diverses techniques utilises pour crer un tat, apparaissent.



EETTAATT IINNSSTTAANNTTAANNEE L'assistant "Etat instantan" est utilis pour crer rapidement un tat de qualit

professionnelle, affichant les informations extraites d'une table, requte sous forme de colonnes si on choisi l'option "Etat instantan : Colonnes" dans la bote de dialogue "Nouvel tat" ou sous forme de lignes en choisissant l'assistant "Etat instantan : Tableau". Toujours dans la bote de dialogue"Nouvel tat", slectionnez la source des enregistrements contenant les donnes inclure dans l'tat puis cliquez sur le bouton "OK", une fentre affichant l'tat apparat l'cran. Exemple :

"Etat instantan : Colonnes" reprsentant les donnes concernant les contacts.

Liste des produits de la socit regroupe en un "Etat instantan : Tableau".

AASSSSIISSTTAANNTT EETTAATT "L'assistant tat" permet de raliser un tat d'aspect professionnel destin

rassembler les donnes d'une table ou requte, sous forme personnalise, en rpondant une srie de question que l'assistant vous pose.

Pour utiliser "l'assistant tat", dans la fentre "Base de donnes", dans l'objet "Etat", double-cliquez sur l'entre pour que la bote de dialogue "Assistant tat" apparaisse.

Cette bote de dialogue peut tre obtenue aussi, en choisissant, dans la bote de

dialogue"Nouvel tat", l'option "Assistant tat". Slectionnez alors la source contenant les donnes et choisissez les champs inclure dans votre tat puis cliquez sur"Suivant".



Lors de la seconde tape, si les donnes proviennent de plusieurs table, indiquez si

vous souhaitez regrouper les donnes. Pour ce faire, choisissez la table utiliser comme base de regroupement, puis en cliquez sur le bouton "Suivant". Dans la nouvelle bote de dialogue, spcifiez, parmi les champs de l'tat, le champ qui sera le support de regroupement, la zone de droite affiche l'exemple du regroupement choisi. Cliquez sur le bouton "Suivant".

La troisime tape est consacre au triage des donnes. En effet, le tri de l'tat

permet en gnral de mieux organiser les informations. Vous pouvez choisir plusieurs champs de tri selon l'ordre croissant ou dcroissant. Le bouton "Options de synthse" permet d'effectuer des calcul de synthse. Cochez les calculs et option souhaits, et validez.

Etat avec groupement des donnes Etat sans groupement des donnes Durant la quatrime tape, vous pouvez choisir parmi plusieurs prsentations celle

appliquer votre tat. La prsentation dfinit l'arrangement et la position des informations dans l'tat. Les prsentations disponibles dpendent des choix pralablement effectus. Cochez le modle de prsentation choisi, slectionnez le format d'orientation du papier et cliquez sur le bouton "Suivant" pour choisir le style de l'tat. Lors de la dernire tape, nommez votre tat et lancez la cration de l'tat aprs slection du mode d'affichage.



une fentre apparat, affichant votre tat selon le mode d'ouverture choisi :

LL''AASSSSIISSTTAANNTT GGRRAAPPHHIIQQUUEE

L'assistant graphique dfinit un tat, partir des donnes numriques contenues dans une table ou requte, sous forme de graphique. La procdure est la mme que pour la cration de formulaire graphique.

LL''AASSSSIISSTTAANNTT EETTIIQQUUEETTTTEE

Grce "l'assistant tiquette", vous pouvez crer une tiquette d'adresse pour chaque client. Vous les utiliserez pour les mettre sur des enveloppes ou colis ou pour crer des badges d'identifications. Pour ce faire, dans la bote de dialogue "Nouvel tat", choisissez l'option "l'assistant tiquette" ainsi que le nom de la source des enregistrements. Une nouvelle bote de dialogue intitule "Assistant Etiquette" apparat.



Etapes Bote de dialogue Description Etape 1 Lors de cette tape, l'assistant vous

demande de choisir le format d'tiquettes fourni par les fabricants selon le type de papier : feuille feuille (feuilles d'tiquettes individuelles) ou continu (listing) Si le format n'est pas rpertori, vous pouvez dfinir un format personnalis.

Etape 2 Pour changer la prsentation du texte sur les tiquettes, vous pouvez changer la police, la taille, paisseur, la couleur et les attributs de l'criture. Les modifications apportes l'apparence affecteront toutes les tiquettes. On ne peut pas changer la prsentation pour une partie d'tiquettes seulement.

Etape 3 Dans cette tape, slectionnez les champs que vous souhaitez imprimer en les agrmentant si ncessaire de textes. Les champs doivent apparatre comme vous les voulez sur l'tiquette. Ajouter les espaces et les ponctuations ncessaires.

Etape 4 Cette tape est consacre au tri des tiquettes. Vous pouvez spcifier un ordre selon lequel Access rangera les tiquettes. Si le champ contient des donnes rptitives, vous pouvez trier suivant plusieurs champs.

Etape 5 La dernire tape de cration de l'tat vous demande de donner un nom votre tat et de choisir le mode d'ouverture : aperu avant impression ou modification.

Etape 6 Une tiquette est cre pour chaque enregistrement de la table. Imprimez, coupez les tiquettes et collez-les sur vos enveloppes, colis



CCRREEAATTIIOONN MMAANNUUEELLLLEE DD''UUNN EETTAATT Quoique les assistants d'tat soient performants et faciles utiliss, il est possible

de crer un tat de toutes pices, sans l'aide de l'assistant, il suffit pour cela de choisir, dans la bote de dialogue "Nouvel tat", "mode cration", qui offre un tat vierge, et d'y placer toutes les zones de textes, tiquettes et autres contrles ncessaires.

Pour placer un champ dans un tat, il suffit de le faire glisser depuis la liste des

champs sur la zone "dtail". Vous pouvez aussi utiliser les contrles de la bote outils. Ajustez les contrles dans l'tat, modifiez leurs proprits

Tout comme pour les formulaires, vous pouvez crer des champs de calculs, effectuer des regroupements crer des sous tats

OOUUVVEERRTTUURREE EETT MMOODDEESS DD''AAFFFFIICCHHAAGGEE DD''UUNN EETTAATT OOUUVVRRIIRR UUNN EETTAATT

Aprs avoir crer un tat, vous pouvez l'ouvrir pour l'afficher l'cran et parcourir les informations qu'il contient. A chaque ouverture d'un tat, Access extrait de la base de donnes les informations mises jour pour les afficher dans l'tat.

Si votre tat comporte plusieurs pages, vous pouvez les parcourir pour consulter toutes les donnes grce au navigateur qui se trouve en bas de l'tat. Vous pouvez afficher votre tat par page entire afin de vous rendre compte de la prsentation gnrale de la page. Vous pouvez aussi agrandir une partie de la page pour la consulter plus en dtail, il suffit pour cela de manipuler le pointeur.

Un tat peut tre utilis sous trois modes d'affichage diffrents, chacun permettant d'accomplir des tches diffrentes.

MMOODDEE CCRREEAATTIIOONN Ce mode permet de modifier la prsentation et la structure d'un tat. Le fond est

constitu d'une grille de lignes et de petits points pour faciliter l'alignement et le positionnement prcis des diffrents lments. Dans ce mode d'affichage, les donnes apparaissent rparties en plusieurs sections, comme la section En-tte d'tat ou Pied de page.

Pour ouvrir un tat en mode Cration, basculez vers la fentre Base de donnes, cliquez sur tats sous Objets, cliquez sur l'tat que vous voulez ouvrir, et enfin sur le bouton Modifier dans la barre d'outils de la fentre Base de donnes. Si l'tat est dj ouvert, vous pouvez basculer vers le mode Cration en cliquant sur le bouton Mode d'affichage dans la barre d'outils.



MMOODDEE AAPPEERRUU AAVVAANNTT IIMMPPRREESSSSIIOONN

Vous y voyez la prsentation de l'tat tel qu'il sera imprim. Vous pouvez vous dplacer travers les diffrents pages, et examiner soigneusement comment chaque page s'imprimera.

MMOODDEE AAPPEERRUU AAVVAANNTT FFOORRMMAATT

Bien que trs semblable au prcdent, ce mode ne donne qu'un aperu et n'affiche pas toutes les donnes de l'tat. Il est beaucoup plus succinct et permet essentiellement d'obtenir un aperu rapide du style et de la prsentation de l'tat.

CCAALLCCUULLSS,, RREEGGRROOUUPPEEMM

Module 07 - Bureautique - TCE - OFPPT

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