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Paie Mode opératoire AED

Mode opératoire AED

Mode opératoire Attestation Employeur Dématérialisée (AED)

Ce document vous propose les différentes étapes à mettre en œuvre pour procéder à la transmission d’une AttestationEmployeur Dématérialisée aux organismes.

GénéralitésDepuis le 1er janvier 2012, les employeurs de 10 salariés et plus doivent adresser à Pôle Emploi une Attestation Employeursous forme dématérialisée à chaque sortie de salarié. Cela permet aux employeurs de déclarer auprès de Pôle emploi la finde contrat de travail des salariés sortants. Elle remplace l’ancienne Attestation Pôle Emploi papier.

Conditions préalables à l’envoi de l’AED• L’ensemble des bulletins de paie des douze mois précédents la date du dernier jour travaillé et payé du salarié sortant

doivent se trouver dans votre logiciel.

• Tous les bulletins de paie de la période à déclarer doivent être finalisés avec le statut Imprimé.

• L’AED doit être créée sur le mois correspondant à la date de départ du salarié.

La transmission doit être effectuée dans les cinq jours qui suivent la date de fin du contrat de travail.

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Processus de transmission de l’AEDL’envoi de l’attestation employeur dématérialisée s’effectue en plusieurs étapes :

“Etape 1 : vérifier les informations du salarié”, page 3

“Etape 2 : assistant de sortie du salarié”, page 4

“Etape 3 : la déclaration AED”, page 6

“Etape 4 : vérifier les périodes d’activité et d’inactivité”, page 8

“Etape 5 : saisies et vérifications complémentaires”, page 9

“Etape 6 : transmission de la déclaration”, page 10

“Etape 7 : suivi de la déclaration”, page 11

“Etape 8 : récupération de l’Attestation Employeur Rematérialisée (AER)”, page 12

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Etape 1 : vérifier les informations du salariéAvant d’effectuer la sortie du salarié, vous devez vérifier et compléter si nécessaire les informations propres au salarié.

Identité du salariéOnglet Salariés / Fiche du salarié / Identité

Dans la fiche salarié, assurez-vous que les éléments d’identité sont renseignés et exacts :

• Nom de jeune fille pour les fiches salariés dont la civilité est Madame.

• Nationalité

• Commune de naissance

• Département de naissance doit comporter deux chiffres (exemple : 75 pour Paris)

• Pays de naissance.

Contrat du salariéOnglet Salariés / Fiche du salarié / Contrat

Dans la fiche salarié, vous devez également vérifier l’exactitude des éléments du contrat :

• Type de contrat,

• Niveau,

• Coefficient,

• Indice.

Paramètres salariéOnglet Salariés / Fiche du salarié / Paramètres

Dans les paramètres de la fiche salarié, indiquez si le salarié est multi employeur ou non.

Paramètres déclaratifOnglet Salariés / Déclaratif / Paramètres

Dans le menu Déclaratif / Paramètres, vérifiez que le code profession du salarié est correctement renseigné dans la zoneDADS-U.

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Etape 2 : assistant de sortie du salariéL’assistant de sortie vous guide pour la réalisation du dernier bulletin de paie de votre salarié. Les informations saisies danscet assistant permettront également de générer l’Attestation Employeur Dématérialisée.

1. Cliquez sur l’onglet Salariés ou Bulletins.

2. Dans la liste déroulante, sélectionnez le salarié sortant.

3. Cliquez sur Sortie du salarié.Une fenêtre de confirmation de la sortie de ce salarié s’affiche :.

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4. Indiquez le type de déclaration, la date et le motif de départ du salarié sortant.

5. Cliquez sur le bouton pour accéder à l’assistant de sortie du salarié.

6. Complétez les informations du dernier bulletin de paie requises dans les étapes 1 à 4 (Indemnités, éléments,absences et bulletin) puis cliquez sur [Suivant].

7. A la dernière étape de l’assistant Etats, cliquez sur les boutons correspondants pour éditer les états administratifs (certi-ficat de travail, solde de tout compte, et.).

8. Dans la partie AED, indiquez la date du dernier jour travaillé.

9. Cliquez sur le bouton pour saisir les éléments de fin de contrat puis cliquez sur .

10. Cliquez sur le bouton pour finaliser la sortie de votre salarié.Un message vous informe que l’Attestation Employeur Dématérialisée (AED) vient d’être générée pour ce salarié.

Le type de déclaration DSN ne s’affiche que si vous avez souscrit à la DSN dans votre logiciel.Vous pouvez cocher ce type uniquement si le contrat du salarié sortant a été conclu après l’envoi d’une DSN mensuelle ou si le salarié a été déclaré dans 12 DSN mensuelles.

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Etape 3 : la déclaration AEDLorsque la sortie du salarié a été effectuée, l’AED est automatiquement générée.

Accès au module déclaratifVous accéder au module déclaratif de deux façons :

• soit via le message de confirmation de la sortie du salarié :

Cliquez sur le bouton [OUI] pour accéder à la liste des déclarations.

• soit depuis l’onglet Etats et Déclarations / Déclarations / AED :

1. Cliquez sur l’onglet Etats et déclarations.

2. Cliquez sur Déclarations.

3. Cliquez dans la zone AED puis sur le lien d’accès à l’attestation du salarié sortant.Dans l’exemple ci-dessus : 004 - DUPONT Louis (du 30/07/2016 au 31/08/2016) Normale.

Paramétrage de l’émetteur1. Le paramétrage de l’émetteur est essentiel. Cliquez sur Emetteur (DADSU, AED) puis sur le lien Qui est l’émetteur?.

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2. Dans la fenêtre qui s’affiche, renseignez les coordonnées de l’émetteur responsable de la déclaration.

3. Cliquez sur le bouton pour enregistrer vos modifications.

Ouvrir la déclaration1. Dans le menu AED, double-cliquez sur la déclaration pour l’ouvrir. Par défaut, l’onglet Salariés est actif.

L’attestation employeur dématérialisée du salarié sortant s’affiche :

• Actualiser : ce bouton permet de mettre à jour la déclaration en cours en cas de modification (exemple : fiche du salarié,bulletins de paie, etc.). L’actualisation ne supprime pas les modifications effectuées dans la déclaration.

• Régénérer : ce bouton permet de recréer la déclaration en cours. Cette fonction écrase les modifications effectuéesdans la déclaration. Nous vous conseillons de ne pas utiliser cette fonction sana l’avis du service Client.

• Imprimer : ce bouton permet d’éditer un état récapitulatif de l’ensemble des informations déclarées.

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Etape 4 : vérifier les périodes d’activité et d’inactivité1. Dans l’AED du salarié qui s’affiche, cliquez sur l’onglet Salariés.

2. Cliquez sur pour afficher les périodes d’activité ou d’inactivité du salarié.

3. Cliquez sur Évènements pour consulter ou modifier les périodes d’activité ou d’inactivité.

Période d’activité

La période de déclaration est décomposée en 13 périodes d’activité ou moins selon l’amplitude du contrat de travail soit :

• 12 périodes d’activité mensuelle correspondant au 12 mois civils précédant le dernier jour travaillé et payé au salairehabituel;

• et 1 période d’activité qui reprend l’ensemble des éléments du solde de tout compte (indemnité de préavis, indemnitécompensatrice de congés payés, indemnité de licenciement, etc.).

Période d’inactivité

Les périodes d’inactivité sont générées à partir de certains motifs d’absences saisis dans le calendrier Congés etabsences. Si nécessaire, cliquez sur le lien Événements pour ajouter ou supprimer une absence.

Si vous ajoutez ou supprimez une absence, vous devez actualiser la déclaration (bouton Actualiser) pourremettre à jour les périodes d’inactivités.

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Etape 5 : saisies et vérifications complémentaires1. A partir de la déclaration, cliquez sur l’onglet Salariés.

2. Cliquez sur une période d’activité dans le menu déroulant Activités.

3. Pour la dernière période d’activité, vérifiez les informations suivantes :

Menu Rubrique AED Valeur par défaut

Activités

S48.G55.05 - Réalisation du préavis

S48.G55.05.001 - Code type réalisation et paiement du préavis

S48.G55.05.002.001 - Date de début du type de préavis

S48.G55.05.002.002 - Date de fin du type de préavis

S40.G10.00 - Situation administrative générale du salarié ou de l’agent

S40.G10.00.009.001 - Code décalage de la paie Sans décalage de paie

S40.G10.05 - Situation administrative spécifique du salarié sous contrat de droit privé

S40.G10.05.012.002 - Code droit du contrat de travail Contrat de travail de droit privé français dont les litiges relèvent du conseil de prud’hommes

S40.G10.05.012.003 - Code intitulé du contrat de travail Autres contrats

S40.G10.05.013.004 - Code modalité de l’activité Salarié non concerné

S40.G10.05.015.001 - Code statut catégoriel conventionnel Autres cadres au sens de la convention collective

S40.G15.00 - Durée et quantité du travail effectué

S40.G15.00.003 - Temps de travail payé Ne concerne que les salariés dont le code unité d’expression du temps de travail est 10 -Heure

Pour les salariés dont le code unité du temps de travail est Forfait heure ou Forfait jour, la valeur àindiquer doit être proratisée en fonction de la valeur annuelle du forfait et de la période de déclarationmensuelle.

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Etape 6 : transmission de la déclarationAvant de transmettre l’AED, vous devez contrôler la déclaration pour éviter des erreurs lors de l’envoi.

Contrôle de la déclarationLe contrôle de la déclaration permet de vérifier la cohérence de l’ensemble des éléments de votre déclaration.

Dans la déclaration cliquez sur le bouton

Un rapport vous indique les corrections à apporter avant la transmission de celle-ci.

Envoi de la déclaration

Lorsque les erreurs relevées dans le rapport de contrôle de cohérence sont corrigées, cliquez sur le bouton pour transmettre votre déclaration aux organismes concernés.

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Etape 7 : suivi de la déclarationEtats et déclarations / Déclarations / Suivi des déclarations envoyées

Dès que votre AED a été envoyée, vous pouvez visualiser l’état de cette déclaration dans le suivi des déclarationsenvoyées.

1. A partir de l’onglet Etats et déclarations puis Déclarations, cliquez sur le Suivi des déclarations envoyées.

2. Indiquez la période souhaitée.

3. Dans la liste déroulante, sélectionnez le type de déclaration à afficher (DUCS, DADS-U, DSN, AED).

4. Pour afficher la liste des déclarations transmises, cliquez sur le bouton .La liste d’en dessous affiche les informations relatives à vos déclarations envoyées pour la période définie.

5. Cliquez sur l’icône pour afficher le suivi détaillé de cette déclaration ainsi que les bilans.

6. Dans la zone Bilans, cliquez sur le lien Voir détail pour afficher le bilan souhaité.

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Etape 8 : récupération de l’Attestation Employeur Rematérialisée (AER)

Lorsque votre déclaration est acceptée par Pôle emploi, vous recevez par mail les informations suivantes :

• un accusé de réception du flux accepté,

• l’Attestation Employeur Rematérialisée (AER).

Avant la remise de l’attestation Employeur Rematérialisée au salarié, l’employeur doit impérativementcompléter, dater et signer de façon manuscrite le cadre 9 de cette attestation.

Si le statut de la déclaration est Rejetée par le destinataire, veuillez contacter le service clients :

• soit par téléphone au 0825 300 350 (du lundi au jeudi de 9h à 18h et le vendredi de 9h à 17h)

• soit en cliquant sur le bouton accessible via la page d’accueil dulogiciel afin de compléter notre formulaire dédié. Un conseiller vous rappellera dans les plus brefdélais.

• soit en cliquant sur via le chat en direct.

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