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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF

MODE OPERATOIRE

TRAITEMENT DES WORKFLOWS par les SFC

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Sommaire

C – DMF-Consultation des factures

B – DMF-Suivi des workflows

D – Documentation et assistance p.47

1. Accès à l’application DMF-Suivi des workflows / Présentation p. 9 2. Les workflows et leur traitement

a. Avant toute action p. 12 b. Workflow TVA non déterminée p. 13 c. Workflow Commande non déterminée (CDE3) p. 23 d. Workflow prise en charge SFC (PEC_SFC) p. 26 e. Workflow AD_HOC (ad_hoc) p. 27 f. Fonction Refuser Document p. 31 g. Ajouter une pièce jointe à un workflow p. 32 h. Gestion des suppléants p. 33

A – Présentation du processus de traitement dématérialisé 1. Présentation des étapes de traitement DMF p. 3 2. Cartographie de la prise en charge des factures p. 4 3. Descriptif des workflows p. 5 4. Récapitulatif et séquencement des workflows p. 7

1. Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures p. 37 2. Mise en forme des listes de factures et personnalisation p. 42 3. Enregistrement d’une variante p. 45

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A - Présentation du processus de traitement dématérialisé 1 – Cartographie de la prise en charge des factures

Réception des documents par TSA

SCTD

1. Contrôle Doublon

2. Contrôle Commande / Marché

3. Contrôle écart Quantité

5. Contrôle Fournisseur

6. Contrôle TVA

Prise en charge

KO

Traitement des écarts

SFC UNITES

OK

OK

OK

OK

KO

Traitement des écarts KO

Retraitement TVA KO

Validation déblocage Fournisseur

Dématérialisation des documents

Contrôle Contrôle ko Action

Mise à jour fiche fournisseur

KO

Rejet de la facture

Traitement si pb d'identification du

laboratoire

4. Contrôle écart Prix O

K Traitement des

écarts KO

OK

Cartographie

1

2

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Incohérence entre la facture et la commande concernant le n° de marché : Ce workflow est déclenché automatiquement quand il y a incohérence entre la facture et la commande concernant le n° de marché.

Commande non valide : Ce WF est déclenché automatiquement quand la commande à laquelle se réfère la facture est soit : • rejetée après son intégration dans BFC • restée en demande d’achat dans BFC en attente d’intégration.

Facture sur réservation : Les commandes dérogatoires (réservation dans Geslab) génèrent ce WF. Le document ne peut pas passer en compte sans sa validation.

Ecart commande soldée : Ce workflow est déclenché automatiquement lorsque soit : - la commande est soldée en BFC (dupliquée sur une autre origine de crédits, refaite sur/hors marché, etc …) - toutes les quantités commandées, livrées sont facturées.

Ecart quantité/service fait : Ce workflow est déclenché automatiquement lorsque : - la quantité précisée sur la facture ne correspond pas à la quantité livrée (service fait saisi dans Geslab et transféré à BFC) ; - le service fait n’a pas été saisi sur le poste de commande dans Geslab.

WF Incohérence commande/marché

CDE1

WF Motif de rejet dans commande CDE2

WF Validation fact. Sur réservation

PREV1

WF commande soldée CdeSoldée

WF Quantité/service fait QTE

A - Présentation du processus de traitement dématérialisé 2 – Descriptif des workflows 1/2

Ecart prix unitaire : Ce workflow est déclenché automatiquement lorsque le système détecte un écart de prix hors tolérance (1 euro par ligne) entre les postes facture et les postes commande (concerne notamment les factures en devise).

WF Litige prix unitaire

PRIX

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Ecart frais de port : Ce workflow est déclenché automatiquement si les frais de port sont prévus sur la commande (portent le code famille XD61) et l’écart de prix est hors tolérance (actuellement 25€). Dans le cas de frais de port facturés non prévus dans la commande, le SCTD renseigne les frais de port en CIA. Si le montant est supérieur à 25 euros, un WF frais de port partira automatiquement.

Traitement des avoirs : 2 WF se déclenchent sur les avoirs (totaux ou partiels) lorsque la facture correspondante a été mise en litige (mise en Attente d’avoir dans Workcycle) à réception des avoirs : • WF Avoir sur facture en litige - AV_FLIT Avoir total sur Facture en Litige Quantité (la facture correspondante était

en WF QTE) • WF Avoir sur facture prise en charge - AV_FPEC Avoir total ou partiel sur Facture en Litige Prix (la facture

correspondante était en WF PRIX)

Contrôle n° commande – FI : Ce workflow est manuel : • Le numéro de commande est absent ou erroné sur la facture • La facture n’est pas rapprochée à une commande BFC, le traitement automatique ne se fait pas.

Contrôle TVA : Ce WF concerne les SFC. Il s’agit de contrôler et compléter les codes et montants TVA.

WF « autres cas » (WF AD_HOC) : Ce WF permet de gérer l’ensemble des cas non prévus ci-dessus ou non résolus par les autres workflows automatiques.

WF Litige frais de port

FPORT

WF Commande non déterminée CDE3

WF AD_HOC

WF TVA non déterminée TVA

A - Présentation du processus de traitement dématérialisé 2 – Descriptif des workflows 2/2

WF Prise en charge par SFC : Ce workflow est manuel. Il concerne les SFC et est utilisé dans le cas où la facture ne peut pas être prise en charge depuis PDAP par le SCTD, pour diverses raisons (hors périmètre SCTD, multi-commandes..), le SFC doit alors faire la prise en charge manuellement dans BFC.

WF Prise en charge par SFC PEC_SFC

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A - Présentation du processus de traitement dématérialisé 2 – Récapitulatif et séquencement des workflows

Motif du workflow Laboratoire Motif du

Workflow SCTD

Workflow automatique / manuel Relances Workflows en retard

Incohérence commande / marché CDE1 WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Motif de rejet dans commande CDE2 WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Validation fact. sur réservation PREV1 WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Commande soldée CdeSoldée WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Quantité / service fait QTE WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Avoir sur facture en litige AV_FLIT WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Litige prix unitaire PRIX WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Avoir sur facture prise en charge AV_FPEC WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Litige frais de port FPORT WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

TVA non déterminée (SFC) TVA WF automatique 5 jours puis tous les 3 jours

Commande non déterminée CDE3 WF manuel 3 jours puis tous les jours

Workflow Ad Hoc AD_HOC WF manuel 5 jours puis tous les 3 jours

Prise en charge par SFC PEC_SFC WF manuel 5 jours puis tous les 3 jours

CDE1 modification

CDE2 modification

PREV1 Validation

Cde soldée modification

QTE/SF validation

AV_FLIT validation

PRIX validation

AV_FPEC validation

FPORT validation

CDE3 modification

AD-HOC réponse

TVA modification

PEC_SFC réponse

4 + 1 Workflows demandent modification puis validation 4 Workflows demandent une validation après contrôle + 2 Workflows sur avoirs (litige)

2 Workflows demandent une réponse pour le SCTD

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Sommaire

C – DMF-Consultation des factures

B – DMF-Suivi des workflows

D – Documentation et assistance p.47

1. Accès à l’application DMF-Suivi des workflows / Présentation p. 9 2. Les workflows et leur traitement

a. Avant toute action p. 12 b. Workflow TVA non déterminée p. 13 c. Workflow Commande non déterminée (CDE3) p. 23 d. Workflow prise en charge SFC (PEC_SFC) p. 26 e. Workflow AD_HOC (ad_hoc) p. 27 f. Fonction Refuser Document p. 31 g. Ajouter une pièce jointe à un workflow p. 32 h. Gestion des suppléants p. 33

A – Présentation du processus de traitement dématérialisé 1. Présentation des étapes de traitement DMF p. 3 2. Cartographie de la prise en charge des factures p. 4 3. Descriptif des workflows p. 5 4. Récapitulatif et séquencement des workflows p. 7

1. Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures p. 37 2. Mise en forme des listes de factures et personnalisation p. 42 3. Enregistrement d’une variante p. 45

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B – DMF-Suivi des workflows 1 – Accès à l’application – Présentation 1/4

9

DMF – Demat Facture 1. Cliquez sur pour accéder au menu de suivi et traitement des Workflows

Suivi des Workflows

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Réserve de travail

Chaque agent peut visualiser les factures via l’onglet « Suivi Workflow ». Cet onglet affiche tous les messages en cours de traitement ou à traiter pour l’utilisateur connecté par ordre d’arrivée.

Historique du document PDAP dans DMF)

Rentrer dans le document PDAP (équivalent à un double-clic sur le n°

du document PDAP) Afficher l’image de la facture

Quitter Boutons d’action

B – DMF-Suivi des workflows 1 – Accès à l’application – Présentation 2/4

Pour certains boutons, la ligne doit être sélectionnée au préalable

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Pour accéder aux données d’un document, double-cliquez sur le n° du document ou sur Afficher détails .

Information sur le type de document et l’état de traitement issu d’INVOICES

Données d’entête transférées d’INVOICES

Données de poste du document transférées d’INVOICES

Données de commande BFC (non modifiables)

Cliquez sur pour développer le détail des lignes de la commande BFC

Détail des différentes zones :

1

1

2

3

4

Statut du document

Statut du Workflow Notice à consulter Type de document Numéro/Nom du Fournisseur/Ville

L’écran suivant apparaît :

B – DMF-Suivi des workflows 1 – Accès à l’application – Présentation 4/4

Bouton Afficher détails : la ligne doit être sélectionnée au préalable

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a - Avant toute action

Vous devez afficher le scan de la facture et contrôler les données

Les originaux des documents sont conservés au SCTD

Accéder à l'espace "Suivi des Workflows" puis cliquez sur "Afficher Scan" pour afficher l'image de la facture

OU Sur le document, cliquez sur "Afficher Scan" pour afficher l'image de la facture

Afficher scan

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

Vous pouvez : - Soit sélectionner la ligne

et cliquer sur le Bouton Afficher scan

- Soit double-cliquer sur le n° du document PDAP pour l’ouvrir et cliquer sur le Bouton Afficher scan

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Facture fournisseur français 1. Facture comportant de la TVA Un Workflow « TVA non déterminée » est envoyé automatiquement si une des lignes de commande correspond à certains codes NACRES (voir slide suivante) Importance de la commande. Il peut également être envoyé en cas d’échec dans la détermination automatique des codes. Exemple : plusieurs taux de TVA figurent sur la facture (y compris si une des lignes de la facture présente une TVA à 0%, par ex La Poste, DHL). 2. Facture ne comportant pas de TVA Un Workflow « TVA non déterminée » est envoyé automatiquement (code TVA : E1 exonération TVA déductible)

Facture fournisseur étranger 1. Fournisseurs Union Européenne Un Workflow « TVA non déterminée » est envoyé automatiquement (codes TVA possibles : IC, ID, IE, IF et ND si la facture comporte de la TVA qui fera l’objet d’une demande de remboursement) 2. Fournisseurs hors Union Européenne Aucun Workflow TVA n’est transmis automatiquement au SFC. Gestion par le SCTD avec : • soit un rejet au fournisseur si la facture mentionne de la TVA (message d’erreur bloquant interdisant la prise en charge

que ce soit en automatique ou en manuel) • soit une prise en charge HT = TTC (code TVA déterminé automatiquement : E1 exonération TVA déductible)

Le traitement de la TVA diffère selon que le fournisseur est français, européen ou hors Europe et ce quel que soit le lieu d’exécution de la prestation.

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

13

Traitement de la TVA b – Workflow TVA non déterminée 1/10

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B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 2/10

14

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B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 3/10 Liste des codes TVA 2016

15

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Au niveau des lignes : S’y affichent uniquement les codes TVA : déterminés automatiquement (reprise des codes TVA de la commande) ou saisis par le SFC. Le montant de TVA fait l’objet d’un calcul dans le système (taux de TVA correspondant au code indiqué x montant HT). Il peut donc être différent du montant de TVA indiqué par le fournisseur sur sa facture et présent en entête (écart).

Dans la solution DMF, c’est la TVA numérisée qui sert lors de la prise en charge. En effet, le montant de TVA à déclarer est celui indiqué par le fournisseur et non celui calculé par le système. L’indicateur « Calculer la TVA » est donc décoché :

Le traitement de la TVA diffère selon que le fournisseur est français, européen ou hors Europe et ce quelque soit le lieu d’exécution de la prestation.

Détermination du code TVA

Dans DMF, la TVA est présente à deux endroits : Au niveau de l’entête : S’y affichent les taux et montants capturés sur la facture ainsi que les codes (déterminés automatiquement ou saisis par le SFC).

b – Workflow TVA non déterminée 4/10

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

16

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(1) Cliquer sur l’onglet taxe, cours (2) <Afficher/Modifier> pour pouvoir renseigner les codes

Saisir les montants de TVA sur chaque ligne d'entête et sur chaque ligne de facture Avant de valider un WF, vérifier que le solde est bien à 0

Contrôle et ajout du ou des codes TVA dans l’entête et sur les lignes de facture puis <Autoriser document>.

Actions du SFC selon les cas :

1

2

(3) La ligne code TVA dans l’entête devient blanche, vous pouvez renseigner le code : sélectionnez le code TVA approprié dans la liste déroulante qui apparaît

(4) Vous devez ensuite renseigner le code TVA sur les lignes de la facture

(5) Autoriser le document en cliquant sur le bouton <Autoriser document>.

3

4

5

Le document disparaît de la liste des WF après avoir validé

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 5/10

17

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Traitement du workflow TVA : Fournisseur Français

Saisir les codes TVA sur chaque ligne d’entête et sur chaque ligne de facture si besoin

Saisir les montants de TVA et les taux d’imposition sur chaque ligne d’entête

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 6/10

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Traitement du workflow TVA : Fournisseur UE

Saisir les codes TVA sur chaque ligne d’entête et sur chaque ligne de facture

Saisir les montants de TVA et les taux d’imposition sur chaque ligne d’entête

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 7/10

Pour les factures concernant un fournisseur de l’Union Européenne, il faut utiliser l’un des codes suivants :

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 20

Traitement du workflow TVA : TVA non déductible à 100% – code ND

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 8/10

Exemple : facture de frais de réception – pot de départ en retraite

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2. Sélectionner les lignes 1 à 1 et cliquer sur l’icône « Supprimer ligne »

3. Saisir le code TVA « ND » sur chaque ligne de la facture et modifier le montant HT en montant TTC

1. Cliquer sur « Afficher/Modifier

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 9/10 Traitement du workflow TVA : TVA non déductible à 100% – code ND

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 22

4. Saisir le code TVA ND + cliquer sur « Entrée » 5. Vérifier que le solde soit

bien à zéro avant d’autoriser le document

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

b – Workflow TVA non déterminée 10/10 Traitement du workflow TVA : TVA non déductible à 100% – code ND

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 23

Ce workflow est manuel : Le numéro de commande est absent ou erroné sur la facture La facture n’est pas rapprochée à une commande BFC, le traitement automatique ne

se fait pas. Le laboratoire ne répond pas au WF qui lui a été envoyé

L’objectif est de demander au laboratoire ou au SFC de renseigner le numéro de commande BFC (200…) à utiliser pour prendre en charge la facture.

Le n° de commande doit être renseigné dans le champs réservé à cet effet. Vous ne devez pas saisir de notice pour indiquer ce numéro. Les factures sans numéro de commande (FI) ne sont visibles ni par les SFC ni par les laboratoires.

Le SFC effectue les recherches nécessaires auprès des unités afin de communiquer le n° de commande au SCTD

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

c – Workflow commande non déterminée (CDE3) 1/3

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 24

• Suivi WF • Commande 3 • Ouvrir un document • Onglet généralités • Afficher/modifier • Cliquer sur document achat • Saisir le code division et n° de commande geslab • Valider le n° de commande • Autoriser le document puis valider

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

c – Workflow commande non déterminée (CDE3) 2/3

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Vous pouvez également, si vous connaissez le n° en 200….. :

• Renseigner directement ce n° dans la zone Document d’achat • Autoriser le document • Terminer

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

c – Workflow commande non déterminée (CDE3) 3/3

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B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

c – Workflow Prise en charge SFC (PEC_SFC) Ce nouveau workflow est utilisé dans le cas où la facture ne peut pas être prise en charge dans DMF par le SCTD pour diverses raisons (hors périmètre, multi commande etc ..). Le SFC doit alors faire la prise en charge manuellement dans BFC.

1. Le workflow est envoyé manuellement au SFC par le SCTD 2. Le SFC après avoir effectué manuellement la prise en charge dans BFC,

modifie les champs de l’onglet « Autres » :

Il s’agit d’indiquer le n° de facture BFC (pièce MM et non le n° de la pièce comptable) avec laquelle le document PDAP doit être rapproché.

Une fois le workflow validé par le SFC, le système rapproche automatiquement le document PDAP de la pièce BFC indiquée : Le document passe alors au statut « comptabilisé » et la référence de la facture BFC apparait alors dans l’onglet « Facture ».

Le WF ne peut être approuvé que si le n° de facture BFC et son exercice comptable sont indiqués et que la facture existe dans BFC.

Si le document PDAP donne lieu à la saisie de plusieurs factures (facture multi commandes), ne renseigner sur le WF qu’un seul n° de facture BFC.

La saisie d’une notice n’est pas nécessaire.

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Actions du SFC : Indiquer dans une notice obligatoire, la réponse à la demande du SCTD et autoriser le

document en cliquant sur <Autoriser document>. Ou

Refuser le document avec notice puis <Refuser document>.

Exemples : • Problèmes ou traitements particuliers => Le SFC est sollicité pour apporter des

éléments ou une expertise complémentaires.

Les factures multi-commandes sont envoyées directement au SCTD pour traitement.

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

d – Workflow AD_HOC dit « WF à tout faire » 1/4 Vous recevez ce workflow :

L’objectif de ce workflow est de mettre à disposition du SCTD un workflow à déclencher manuellement afin de gérer l’ensemble des cas non prévus ou non résolus par les autres workflows automatiques. Une notice obligatoire doit être jointe à la réponse, sinon le WF ne peut pas être autorisé.

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Traitement des WF AD-HOC

Une notice a été jointe par le SCTD, pour avoir connaissance du problème à traiter, sélectionnez le n° de document et Afficher notice.

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

d – Workflow AD_HOC dit « WF à tout faire » 2/4

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 29

Puis, autoriser le document <Autoriser document> afin que le SCTD reprenne le traitement.

Pour répondre au SCTD, créer notice

Traitement des WF AD-HOC

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

d – Workflow AD_HOC dit « WF à tout faire » 3/4

Répondre en ajoutant une notice

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 30

•Sélectionnez le document à refuser et saisissez une notice au préalable expliquant au SCTD la raison du refus en sélectionnant Créer notice.(1)

Saisissez la description (l’objet) et/ou le corps de la notice, puis enregistrez là en cliquant sur (2) . Un message d’information indiquant que la notice a bien été créée s’affiche (3) Cliquer sur le bouton <Refuser document>. (4)

4

3

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

Traitement des WF AD-HOC d – Workflow AD_HOC dit « WF à tout faire » 4/4

Refuser le workflow avec notice obligatoire

1

L’écran suivant s’affiche :

2

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 31

<Refuser document> : termine le workflow et renvoie le document dans DMF-SCTD. Le rejet se justifie par exemple, si la facture n’aurait pas dû vous être adressée. Une notice est alors obligatoire.

La fonction Refuser Document est sur tous les WF mais doit être utilisé uniquement pour un refus justifié.

justifier dans une notice obligatoire la raison du rejet

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

e – La fonction REFUSER DOCUMENT

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF

1- Dans Menu, sélectionner Système puis Services objet

2- La fenêtre suivante s’affiche Cliquer sur le bouton créer et sélectionner Créer pièce jointe

5- Cliquer sur <terminer>.

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

f – Ajouter une pièce jointe à un workflow Dans la facture :

3- Une fenêtre s’affiche. Sélectionner le fichier à annexer

4- Message de confirmation

32

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 33

Accès : DMF-Démat factures Suivi Workflow Menu Workflow Gérer suppléants

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

g – Gestion des suppléants 1/3

Les remplaçants sont gérés individuellement par l’utilisateur depuis DMF-Suivi workflow. Ils permettent d’assurer une continuité de la gestion des workflows pendant les périodes d’absences. Les remplaçants ont une durée de validité. Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active.

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF

Sélectionner la désignation Créer suppléant Supprimer suppléant Délimiter suppléance Suppléants pour postes n’est pas actif pour le CNRS (permet de définir plusieurs suppléants en fonction du type de document)

34

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

g – Gestion des suppléants 2/3

Bien se positionner sur :

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 35

B – DMF-Suivi des workflows 2 – Les workflows et leur traitement

g – Gestion des suppléants 3/3 Créer un suppléant

Les remplaçants ont une durée de validité Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 36

Sommaire

C – DMF-Consultation des factures

B – DMF-Suivi des workflows

D – Documentation et assistance p.47

1. Accès à l’application DMF-Suivi des workflows / Présentation p. 9 2. Les workflows et leur traitement

a. Avant toute action p. 12 b. Workflow TVA non déterminée p. 13 c. Workflow Commande non déterminée (CDE3) p. 23 d. Workflow prise en charge SFC (PEC_SFC) p. 26 e. Workflow AD_HOC (ad_hoc) p. 27 f. Fonction Refuser Document p. 31 g. Ajouter une pièce jointe à un workflow p. 32 h. Gestion des suppléants p. 33

A – Présentation du processus de traitement dématérialisé 1. Présentation des étapes de traitement DMF p. 3 2. Cartographie de la prise en charge des factures p. 4 3. Descriptif des workflows p. 5 4. Récapitulatif et séquencement des workflows p. 7

1. Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures p. 37 2. Mise en forme des listes de factures et personnalisation p. 42 3. Enregistrement d’une variante p. 45

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF

Chargé de dossier = utilisateur qui traite en ce moment la facture Date transfert = date de transfert dans DMF Document PROCESS DIRECTOR : n° PDAP de la facture Type doc. PROCESS DIRECTOR : Type de document dans l’application (Facture sur commande standard, Facture sur commande dérogatoire, Avoir) Indicateur Suivi de traitement : apposé par le SCTD sur le document PDAP pour indiquer une action particulière

37

C – DMF-Consultation des factures

1- Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures

Champs de sélection

La sélection de facture s’effectue suivant certains critères d’en-tête. • Des critères d’entreprise (1) • Des critères techniques (2) • Des statuts de document et de Workflow (3)

1

2

3

Date pièce = date facture fournisseur

N° pièce = n° de pièce comptable 500…

Le nb maxi d’occurrences impacte les résultats de la liste

Les champs de sélection permettent d’extraire des listes de factures en fonction des éléments sélectionnés.

Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardés dans des variantes (voir slides suivants)

Personnalisation des listes de factures sélectionnées

Les factures numérisées et transmises sont toutes accessibles dans l’onglet « DMF-Démat factures » / Consultation factures La sélection peut se faire suivant certains critères : Vous n’accédez qu’aux factures de votre DR

Après sélection des critères voulus, appuyer sur « Exécuter » afin de valider

la demande

4

5

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 38

Les factures sont notamment identifiées par un double statut : état du document dans DMF / état du document dans le workflow

Statut du document (SCTD/BFC) Statut du WF (labo et SFC)

C – DMF-Consultation des factures 1- Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures

3

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 39

C – DMF-Consultation des factures 1- Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures

Il est possible d’affiner les critères de recherche via le bouton

Compléter les critères voulus et enregistrer

Pour les requêtes suivantes, ne pas oublier de décocher les sélections du bouton « Autres zones de sélection »

4

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 40

C – DMF-Consultation des factures 1- Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures

Exemples de sélections de factures : Factures en attente de traitement

Factures dont le traitement est en souffrance (délai de traitement du WF dépassé)

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 41

C – DMF-Consultation des factures 1- Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures

Autres questions auxquelles les critères de sélection de factures peuvent répondre : • Combien avez-vous dans votre DR à cet instant de documents en cours de traitement (PDAP

non pris en compte, non rejetés) ?

• Combien avez-vous de documents transférés dans votre DR en type de document FI ?

• Combien avez vous de documents en WF CDE3 à traiter ?

• Combien de WF TVA à traiter ? Le document le plus ancien en attente de WF TVA ?

• Combien de factures par chargé du dossier SFC ?

• Le nombre de documents transférés en 2015 toujours en cours de traitement ?

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 42

C – DMF-Consultation des factures 2- Mise en forme des listes de factures et personnalisation

En utilisant les options de mise en forme il est possible d’adapter une liste en fonction de ses besoins. 5

Une structure de liste spécifique à l’utilisateur lui permet de visualiser uniquement les données dont il a besoin lors de l’extraction

d’une liste.

La structure de liste par défaut de tous les utilisateurs est la /SCTD_TSA Elle ne doit jamais être modifiée.

Les structures de liste peuvent être propre à un utilisateur ou commune à plusieurs utilisateurs.

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 43

C – DMF-Consultation des factures 2- Mise en forme des listes de factures et personnalisation

Pour vous enregistrer une structure de liste qui vous est propre : Effectuer une requête par la sélection de champs et « exécuter ».

Une liste de factures apparaît.

• DMF affiche une liste des factures correspondant aux critères de sélection • Cet affichage peut être mis en forme avec le bouton Mise en forme

Structure de liste

Un certain nombre d’éléments d’entête de colonnes sont disponibles

Ajoutez et positionnez les colonnes à l’endroit voulu Sauvegarder les modifications.

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 44

C – DMF-Consultation des factures 2- Mise en forme des listes de factures et personnalisation

Le bouton Sauvegarder ouvre un nouvel écran. Dans ce pop-up, remplir les champs : [Sauveg.mise en], mettre par exemple ses initiales et [Désignation], vous pouvez indiquer par exemple SFC DRXX et vos initiales puis cocher les cases [Propre à l’utilis.] et [Paramétrage].

La coche paramétrage permet la sélection par défaut de votre structure de liste : la prochaine fois que vous vous connecterez, cette structure sera mise par défaut et vous pourrez la modifier à votre guise. Elle ne sera visible et sélectionnable que par vous.

Une structure de liste précédée d’un / indique que la structure de liste correspondante est visible par tous les utilisateurs quels qu’ils soient. Si vous en créez une commune à votre

DR, il ne faut jamais la configurer en paramétrage (elle serait alors paramétrée par défaut pour tous les utilisateurs (DR et SCTD)

Si vous sélectionnez une autre mise en forme commune, il ne faut jamais en changer la structure (modification des colonnes).

Création d’une structure de liste propre à l’utilisateur :

Structure de liste commune à tous les utilisateurs :

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 45

C – DMF-Consultation des factures 3- Enregistrement d’une variante

Sauvegarder une variante

Accéder à une variante

Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardées dans des variantes Une variante est une mémorisation des critères de sélection qui permet d’éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque requête.

Il n’est pas nécessaire d’avoir des structures de liste différentes pour chaque variante.

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 46

Sommaire

C – DMF-Consultation des factures

B – DMF-Suivi des workflows

D – Documentation et assistance p.47

1. Accès à l’application DMF-Suivi des workflows / Présentation p. 9 2. Les workflows et leur traitement

a. Avant toute action p. 12 b. Workflow TVA non déterminée p. 13 c. Workflow Commande non déterminée (CDE3) p. 23 d. Workflow prise en charge SFC (PEC_SFC) p. 26 e. Workflow AD_HOC (ad_hoc) p. 27 f. Fonction Refuser Document p. 31 g. Ajouter une pièce jointe à un workflow p. 32 h. Gestion des suppléants p. 33

A – Présentation du processus de traitement dématérialisé 1. Présentation des étapes de traitement DMF p. 3 2. Cartographie de la prise en charge des factures p. 4 3. Descriptif des workflows p. 5 4. Récapitulatif et séquencement des workflows p. 7

1. Champ de sélection pour l’extraction de listes de factures p. 37 2. Mise en forme des listes de factures et personnalisation p. 42 3. Enregistrement d’une variante p. 45

Page 46: MODE OPERATOIRE TRAITEMENT DES … · 6 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 14/09/2016 Ecart frais de port : Ce workflow est déclenché automatiquement

14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 47

http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/dmf/dmf.htm Espace documentation DMF

D – Documentation et assistance 1 – Documentation DMF

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14/09/2016 CNRS I Déploiement SCTD – 2016 – Mode opératoire SFC Traitement des WF 48

Les demandes d’assistance doivent toujours être effectuées via les liens prévus dans les outils DMF

L’assistance de proximité des laboratoires est assurée par : • les gestionnaires pôles dépenses des SFC • les formateurs internes GESLAB/BFC

Le n° du document PDAP doit absolument être renseigné

D – Documentation et assistance 2 - Assistance