Mode emploi extranet Haute .MODE D’EMPLOI EXTRANET Objectif de l’extranet >>

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  • MODE DEMPLOI EXTRANET hautemayenne.org

    Objectif de lextranet >> Cet extranet met disposition les principales fonctionnalits ncessaires pour accder, changer, partager, travailler conjointement sur des documents, le tout dans un espace scuris. Qui peut lutiliser ? Des techniciens, lus, partenaires du Pays de Haute Mayenne. Il suffit de sinscrire auprs du Pays et dadhrer ou de crer un groupe de travail.

    SOMMAIRE 1- CONNECTION (IDENTIFICATION A PARTIR DES ADRESSES MAIL) ..........................................................................2

    2- PAGE DACCUEIL..............................................................................................................................................................2

    3- 7 FONCTIONS ....................................................................................................................................................................2

    ACTUALITES / AGENDA....................................................................................................................................................................... 4 MES GROUPES ....................................................................................................................................................................5 MESSAGERIE GROUPEE .......................................................................................................................................................7 DOCUMENTS PARTAGES ......................................................................................................................................................8 MES INFORMATIONS & MOT DE PASSE...................................................................................................................................8

  • 1- Se connecter Lidentification se fait obligatoirement via une adresse mail. Si une personne na pas dj un profil, elle doit en demander la cration en prenant contact avec ladministrateur de lextranet. Si lutilisateur perd votre mot de passe, il sera renvoy sur sa bote mail. 2- La page daccueil

    2- Fonctions Grce au menu gauche, choisir une des 7 fonctions en cliquant sur les diffrents titres :

    Actualits / Agenda Mes Groupes Messagerie groupe Documents partages Mes informations Mon mot de passe Contact Haute Mayenne

  • CONSEILS POUR LA NAVIGATION Attention, les boutons Prcdent et suivant du navigateur Internet ne permet pas de naviguer lintrieur de lextranet, mais renvoie la page Identification .

    Pour naviguer dans les dossiers, utiliser le chemin qui apparat sous le bandeau vert.

  • - Actualits / Agenda

    a) Consultation des actualits et dun rendez-vous Une actualit est un petit article compos dun titre, dun bref article et ventuellement dune pice jointe. Il existe deux sortes dactualits : - actualit gnrale ; qui concerne tous les utilisateurs de lextranet, - actualit lie mes groupes (les autres utilisateurs ny ont pas droit),

    Il suffit de cliquer sur un lien orange pour lire la suite. Par exemple :

    Le rendez-vous fonctionne comme une actualit, sauf quelle est lie un lieu, une date et un crneau horaire.

  • b) Crer une actualit ou un rendez-vous Il suffit de cliquer sur ajouter une actu et de remplir les formulaires. Attention, pour crer un rdv, veiller bien remplir les champs heure, lieu et dure ; sinon elle saffichera dans les actu.

    ATTENTION la priode de publication : si elle est mal renseigne, lactu ou le rdv ne saffichera pas.

    - Mes groupes

    a) Menu des groupes.

    On distingue les groupes dont : on est membre on est responsable. Le responsable dispose de quelques options supplmentaires : droit de supprimer des documents ou des dossier, droit dajouter ou de supprimer des membres du groupe A droite, un bouton permet

  • lutilisateur de crer un nouveau groupe dont il sera automatiquement le responsable (si validation de ladministrateur).

    b) Contenu dun groupe de travail

    A lintrieur dun groupe de dossier, lutilisateur accde aux dossiers et la liste des membres du groupe. A droite, sont disposition les outils permettant : - de crer un nouveau dossier - denvoyer une question aux membres du groupe - de publier une actualit pour ce groupe.

    Dans un dossier dun groupe de travail

    Une fois quun dossier est slectionn, lutilisateur a accs aux diffrents documents qui y sont attachs et quil peut tlcharger et/ou modifier.

  • Affichage dun document rang dans un dossier

    Pour le document choisi, apparaissent les consignes et le lien pour le tlcharger. Si lutilisateur souhaite le modifier, il faudra imprativement cliquer sur PROTEGER LE DOCUMENT pour informer les autres membres et viter quils ne lutilisent pendant que la modification est en cours.

    - Messagerie groupe Cette fonction est trs pratique lorsquun utilisateur nutilise pas son propre ordinateur. Il permet denvoyer un mail aux contacts Pays sans utiliser une bote perso, sans rechercher les adresses mails des uns et des autres

  • - Documents partags Cette fonction permet daccder des documents du Pays, mis disposition de tous les membres de lextranet. Par exemple, les compte-rendus des runions, etc. Seul ladministrateur de lextranet peut renseigner cette partie.

    - Mes informations & mot de passe

    Pour mettre jour et/ou changer les coordonnes et le mot de passe.