Mode d emploi de loutil de décompte ASTeK plus2019 Mode d’emploi ASTeK-plus V 1.6_fr 6 26.09.2018...

Service de coordination Modèle bernois – Autodétermination des personnes handicapées Aide en ligne 031 300 33 70 [email protected]

Mode d’emploi de

l’outil de décompte

ASTeK plus

Elaboration 07.12.2018

Version 1.6

2019 Mode d’emploi ASTeK-plus V 1.6_fr 2 26.09.2018

Table des matières 1 ASTeK plus ............................................................................................................................ 3

2 Généralités ............................................................................................................................. 4

3 Saisie des données de base ................................................................................................. 5

3.1 Données personnelles (bénéficiaire de prestations) ................................................................... 5

3.2 Garantie de participations aux frais .............................................................................................. 6

3.3 Allocation pour impotence (API) .................................................................................................... 6

3.4 Prestations complémentaires (PC) ................................................................................................ 7

3.4.1 PC pour frais d’entretien................................................................................................................. 7

3.4.2 PC pour frais liés au handicap ....................................................................................................... 7

3.4.2.1 Soins à domicile .............................................................................................................................. 7

3.4.2.2 Aide et assistance à domicile ........................................................................................................ 7

3.5 Contribution aux soins de l’assurance-accidents (AA) ou de l’assurance militaire (AM) ....... 8

3.6 Contribution d’assistance de l’AI .................................................................................................. 8

3.7 Proches et personnel d’assistance ............................................................................................... 8

3.7.1 Assurances sociales ....................................................................................................................... 8

3.7.2 Contrat de travail ............................................................................................................................. 9

3.8 Modification des données de base .............................................................................................. 10

3.8.1 Modification des données personnelles ..................................................................................... 10

3.8.2 Nouvelle décision .......................................................................................................................... 10

3.8.3 Nouveau personnel d’assistance ................................................................................................ 11

3.8.4 Modification du contrat de travail avec le personnel d’assistance .......................................... 11

4 Saisie des prestations (1–12) .............................................................................................. 12

4.1 Travail / structure de jour protégée ............................................................................................. 12

4.2 Recettes .......................................................................................................................................... 13

4.2.1 Correction de PC prises en compte pour frais liés au handicap ............................................. 13

4.2.2 Recettes provenant de la contribution d’assistance de l’AI ..................................................... 13

4.3 Dépenses ........................................................................................................................................ 14

4.3.1 Salaire du personnel d’assistance .............................................................................................. 14

4.3.2 Primes d’assurances sociales ..................................................................................................... 14

4.3.3 Aide et soins à domicile................................................................................................................ 15

4.3.3.1 Soins de base et soins techniques .............................................................................................. 15

4.3.3.2 Aide-ménagère, aide et assistance à domicile et au ménage ................................................... 15

4.3.4 Prestataire ...................................................................................................................................... 15

4.3.5 Institution ....................................................................................................................................... 16

4.3.5.1 Frais d’entretien ............................................................................................................................. 16

4.3.5.2 Domaine Logement ....................................................................................................................... 16

4.3.5.3 Domaine Travail ............................................................................................................................. 16

4.3.6 Autres dépenses liées au handicap ............................................................................................ 17

4.3.6.1 Financement par l’API ................................................................................................................... 17

4.3.6.2 Financement par les PC ................................................................................................................ 17

5 Clôture du décompte ........................................................................................................... 18

6 Envoi du décompte ............................................................................................................. 19

6.1 Enregistrement au format PDF .................................................................................................... 19

6.2 Facture et annexes ........................................................................................................................ 20

6.3 Envoi ............................................................................................................................................... 20

7 Importation / Exportation .................................................................................................... 21


1 ASTeK plus

Les bénéficiaires de prestations ou leur représentation légale, le personnel d’assistance,

l’institution ou le centre de consultation utilisent l’outil ASTeK plus pour établir le décompte

mensuel destiné au canton.

Le fichier étant prévu pour une année civile, il convient d’en ouvrir un nouveau dès le 1er janvier.

La garantie de participation aux frais pouvant débuter à partir de n’importe quel mois, la première

année de décompte commence à l’entrée en vigueur de la validité de la garantie de participation

(celle-ci dure normalement 12 mois, mais peut être décalée par rapport à l’année civile).

Qui dit nouvelle garantie de participation dit nouvelle année de décompte pour la procédure

d’évaluation des besoins particuliers et des prestations. Dans ce cas, l’année de décompte

précédente est close avant terme et dure moins de 12 mois, et la garantie de participation est

réduite proportionnellement pour le décompte final. Les prestations perçues durant l’année de

décompte précédente peuvent être saisies jusqu’à six mois après le début de la nouvelle année

de décompte et doivent être prises en considération dans la garantie de participation réduite.

Toutes les autres sources de financement sont allouées par année civile, à l’exception de la

contribution d’assistance de l’AI.

Le programme de décompte ASTeK plus englobe les éléments suivants :

Données de base saisies par l’utilisateur une seule fois et valables pendant une longue

période

(coordonnées ; décision de garantie de participation aux frais ; contributions de tiers comme

prestations complémentaires, allocation pour impotence, contribution d’assistance de l’AI ;

contrat de travail avec personnel d’assistance, etc.)

Prestations saisies par l’utilisateur dans le décompte mensuel

(factures ou postes de factures, décompte de salaire, heures de travail fournies, recettes

provenant d’autres sources et déterminantes pour l’évaluation)

Prescriptions dispositions de lois, ordonnances et autres réglementations non

modifiables et en arrière-plan (coûts normatifs du modèle bernois, cotisations AVS,

limites annuelles des prestations complémentaires, plafonds horaires remboursés, etc.)

Le programme comprend les onglets suivants :

o Intro informations générales, saisie de l’année civile

o Factura facture selon le modèle bernois

o Annexe pièces jointes à la facture, détail de la facture

o 1–12 décompte mensuel des prestations

o Base données de base

o Import / Export report des données de l’ancienne à la nouvelle version ASTeK


2 Généralités

Cliquer sur l’onglet Intro pour commencer la saisie

1. Inscrire l’année civile et choisir la langue

2. Prendre connaissance des informations générales

D’une manière générale, il n’est pas possible d’apporter des modifications au fichier

(insertion de lignes, etc.). Seules des saisies dans les champs illustrés ci-dessus sont

permises.

Vous trouverez également dans l’onglet Intro les étapes à suivre pour établir le décompte. Le

présent mode d’emploi vous fournit des informations détaillées à ce sujet.


3 Saisie des données de base

Les données de base sont des éléments importants saisis une seule fois, qui restent inchangés

pendant un certain temps. Ils fournissent des renseignements sur la ou le bénéficiaire de

prestations, les décisions, la garantie de participation aux frais et le personnel d’assistance.

3.1 Données personnelles (bénéficiaire de prestations)

Cliquer sur l’onglet Base et commencer tout en haut. Pour passer au champ suivant, appuyer sur

la touche Entrée après chaque saisie.

1. Indiquer les coordonnées du bénéficiaire de prestations (remplir tous les champs)

2. Préciser le type de logement

Appartement privé laisser en blanc les champs suivants

Home remplir les champs suivants :

- Figure-t-il sur la liste des EMS? (oui/non), dans l’affirmative, sélectionner le degré de soins

- L’allocation pour impotence (API) est-elle considérée comme recette dans le calcul des prestations complémentaires (PC) ?

Oui droit à l’API et aux PC (l’API figure comme revenu dans la décision PC)

Non aucun droit à l’API ni aux PC (aucune décision API ou PC)

Ménage privé remplir les champs suivants :

- L’allocation pour impotence (API) est-elle considérée comme recette dans le calcul des prestations complémentaires (PC) ?

Oui droit à l’API et aux PC (l’API figure comme revenu dans la décision PC))

Non aucun droit à l’API ni aux PC (aucune décision API ou PC)

3. Inscrire l’adresse de décompte (y c. tél., portable et courriel)

4. Inscrire l’IBAN (avec espaces entre les chiffres) et les informations sur la/le titulaire du compte.


3.2 Garantie de participations aux frais

Se munir de la garantie de participation aux frais en vigueur et reporter les données requises dans

ASTeK plus.

1. Valable à partir du : indiquer impérativement la date (début de validité et non date

d’établissement)

1. Sélectionner l’indice conformément à la garantie de participation

2. Reporter le besoin d’aide par an (en CHF) indiqué dans la garantie de participation

pour les domaines Logement et loisirs et Travail

Exemple de garantie de participation dans ASTeK plus

Report de la garantie de participation dans ASTeK plus

3.3 Allocation pour impotence (API)

Se munir de la décision API en vigueur et reporter les données requises dans ASTeK plus.

Si vous ne percevez pas d’API (aucune décision), laissez ce champ en blanc.


d’établissement)

2. Valable jusqu’au : remplir uniquement si la décision est limitée dans le temps

S’il est mentionné dans la décision « jusqu’à nouvel ordre », laisser ce champ en blanc.

3. Sélectionner l’assurance (AI, AVS, AA, AM)

4. Sélectionner le degré d’impotence conformément à la décision (légère, moyenne, grave)

5. Le montant de l’API est calculé automatiquement par mois (champ grisé). En cas d’écart

par rapport au montant mentionné dans la décision, inscrire le montant à la main.


3.4 Prestations complémentaires (PC)

3.4.1 PC pour frais d’entretien

Se munir de la décision PC en vigueur et reporter les données requises dans ASTeK plus.

1. Préciser si des PC sont perçues ou non

Non laisser en blanc tous les champs relatifs aux PC

Oui remplir les champs suivants : 1. Valable à partir du : indiquer impérativement la date (début de validité et non date

d’établissement)


S’il est mentionné dans la décision « jusqu’à nouvel ordre », laisser ce champ en blanc.

3. Reporter le montant mensuel conformément à la décision. Attention : il s’agit de la somme

« Droit aux PC selon feuille de calcul » et NON « Versement ». L’extrait de compte bancaire

ne suffit pas.

3.4.2 PC pour frais liés au handicap

Se munir de la décision PC en vigueur et reporter les données requises dans ASTeK plus.

Si vous ne percevez pas de PC, que vous habitez dans un home ou ne disposez d’aucune

décision, laissez ces champs en blanc.

3.4.2.1 Soins à domicile


d’établissement)


3.4.2.2 Aide et assistance à domicile


d’établissement)


5. Reporter le montant mensuel conformément à la décision


3.5 Contribution aux soins de l’assurance-accidents (AA) ou de l’assurance militaire (AM)

Se munir de la décision de contribution aux soins de l’assurance-accidents ou de l’assurance

militaire en vigueur et reporter les données requises dans ASTeK plus. Si vous ne recevez pas de

contribution aux soins de l’AA ou de l’AM (aucune décision), laissez ces champs en blanc.

1. Valable à partir du : indiquer impérativement la date (début de validité et non date d’établissement)

2. Valable jusqu’au : remplir uniquement si la décision est limitée dans le temps.


3.6 Contribution d’assistance de l’AI

Se munir de la décision de contribution d’assistance de l’AI en vigueur et reporter les données

requises dans ASTeK plus. Si vous ne percevez pas de contribution d’assistance (aucune

décision), laissez ces champs en blanc.

1. Valable à partir du : indiquer impérativement la date (début de validité et non date d’établissement).



4. Reporter le montant annuel conformément à la décision

3.7 Proches et personnel d’assistance

Les salaires sont calculés dans le programme de salaire (fichier Excel séparé), qui peut être téléchargé sur le site internet www.participa.ch > Modèle bernois > Documentation.

Si vous n’avez pas engagé de personnel d’assistance ou ne recevez aucune assistance de particuliers, laissez ces champs en blanc.

3.7.1 Assurances sociales

Les assurances sociales obligatoires ou recommandées sont détaillées dans l’aide-mémoire Engagement de personnel d’assistance (cf. site internet www.participa.ch).

Se munir des polices d’assurance et reporter les données requises dans ASTeK plus.

1. Saisir le nom de l’assurance : caisse de compensation / agence AVS ainsi que le numéro de décompte ou de référence (cf. facture des acomptes de cotisations de la caisse de compensation)

2. Sélectionner la procédure de décompte (ordinaire ou simplifiée)

(Les conditions requises pour la procédure de décompte simplifiée sont décrites dans l ’aide-mémoire Engagement de personnel d’assistance)

3. Saisir le nom de l’assurance-accidents et le numéro de police

4. Saisir le nom de l’assurance et le numéro de police (prévoyance professionnelle et assurance d’indemnités journalières)

http://www.participa.ch/



3.7.2 Contrat de travail

Il importe que vous remplissiez dûment le modèle de données salariales en intégralité

conformément au guide correspondant (cf. le site internet www.participa.ch > Modèle bernois >

Documentation) avant de reporter les données dans ASTeK plus.

1. Remplir une colonne par prestataire d’assistance (PA)

Aucun champ ne doit être laissé en blanc excepté le champ Fin du contrat de travail

et, si la personne vit dans un home, le pourcentage du temps de travail

2. Taux d’occupation en heures/semaines : à indiquer selon le programme de salaire

3. Si la ou le bénéficiaire de prestations vit en appartement privé (et non dans un

home), indiquer le pourcentage estimé du temps de travail pour les prestations

suivantes :

- aide-ménagère (aide et assistance au ménage)

- soins de base (actes quotidiens, sans surveillance la nuit)

- autre aide et assistance (y compris administration)

4. Sélectionner le type de salaire (horaire ou mensuel brut)

5. Reporter le salaire horaire brut, supplément vacances compris, ou le salaire mensuel

brut

6. En cas de salaire mensuel brut, préciser si un 13e salaire est versé (sélectionner oui /

non)

7. Préciser si la ou le PA est assuré auprès d’une institution de prévoyance

professionnelle (LPP) (sélectionner oui / non)



3.8 Modification des données de base

Pour apporter des changements, inscrire impérativement les nouvelles données dans une

nouvelle colonne (à droite de la colonne déjà remplie). Il est indispensable d’en ouvrir une

nouvelle dans les cas suivants :

o engagement ou démission du personnel d’assistance

o décisions nouvelles ou revues

o déménagement de la ou du bénéficiaire de prestations

o changement d’adresse pour le décompte (p. ex. changement de représentation légale)

o changement de logement (appartement privé ou home)

3.8.1 Modification des données personnelles

En cas de changement des coordonnées de la ou du bénéficiaire de prestations, de son

logement, de l’adresse pour le décompte ou de la relation bancaire, il convient de saisir les

données dans une nouvelle colonne. Il ne faut en aucun cas écraser ou adapter les données

déjà saisies.

1. Ouvrir une nouvelle colonne pour les nouvelles données en inscrivant la date après

Changement à partir du ; les anciennes données s’afficheront immédiatement en

grisé (champs inactifs).

2. Remplir tous les champs (relation bancaire comprise) dans la nouvelle colonne (pas

uniquement les changements).

3.8.2 Nouvelle décision

En cas de nouvelle décision, adapter les données de base comme suit :

1. Sous Valable jusqu’au, inscrire la date de l’ancienne décision

2. Ouvrir une nouvelle colonne (encore en grisé) pour la nouvelle décision

Sélectionner Oui, inscrire la date et le nouveau montant mensuel

Exemple de nouvelle décision PC

Exemple sans PC

Il n’est plus possible de modifier les données de base une fois que le premier décompte mensuel a été envoyé (voir marche à suivre ci-après).


3.8.3 Nouveau personnel d’assistance

Les nouvelles personnes peuvent être saisies dans les données de base (Base), dans une

nouvelle colonne. Les anciennes données ne doivent être modifiées en aucun cas. Pour la saisie,

voir point 3.7.

3.8.4 Modification du contrat de travail avec le personnel d’assistance

En cas de modification du contrat de travail, les indications figurant dans les données de base ne

doivent être modifiées en aucun cas. Tout changement doit être effectué dans une nouvelle

colonne.

1. Inscrire la date dans l’ancienne colonne Fin du contrat de travail

2. Saisir le nom abrégé de la personne concernée dans la nouvelle colonne

3. Remplir les autres champs voir point 3.7


4 Saisie des prestations (1–12)

Les 12 mois de l’année civile sont présentés côte à côte (onglets 1–12). Il convient d’y inscrire

toutes les informations requises pour les décomptes mensuels, à savoir les justificatifs des

prestations perçues (factures, décomptes de salaire, etc.).

Il convient de saisir les justificatifs qui portent sur le mois précédent mais qui n’y ont pas été

inscrits dans le prochain décompte mensuel. Laisser en blanc les domaines pour lesquels vous ne

disposez pas de justificatifs.

4.1 Travail / structure de jour protégée

La ou le bénéficiaire des prestations saisit ici les heures de travail qu’elle ou il a fournies (et non

celles qui sont effectuées par le personnel d’assistance).

On entend par Travail les activités productives ou les prestations fournies par la ou le bénéficiaire

ainsi que le fait d’être actif ou le développement des compétences professionnelles. Toute activité

régulière, structurée et planifiée est considérée comme travail.

La saisie peut se baser sur le décompte de salaire de la ou du bénéficiaire, sur la facture de

l’employeur (si ce dernier facture les heures d’assistance pendant le travail) ou sur le taux

d’occupation indiqué dans le contrat de travail.

Le plafond des coûts n’est calculé qu’après avoir saisi les heures de travail (augmentation du

budget).

NE PAS saisir ici les heures de travail fournies dans un centre de jour ou un atelier d’une

institution voir point 4.3.5.3

1. Sélectionner le mois

2. Saisir les heures de travail fournies

3. Saisir le lieu de travail (p. ex. nom de l’employeur)

4. Préciser si les heures sont financées par une mesure (Oui ou Non)

Remarque : pour un taux d’occupation fixe (avec salaire mensuel), il est possible de saisir le même nombre

d’heures par mois de manière forfaitaire. Pour un poste à 100%, ce sont 1875 heures par an, soit 156,25 heures

par mois.

Taux d’occupation

fixe 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%

Heures par mois 156.25 140.63 125 109.38 93.75 78.13 62.5 46.88 31.25 15.63

IMPORTANT ! Une fois qu’un décompte mensuel est envoyé, il n’est plus possible de le modifier.


4.2 Recettes

Il s’agit des recettes qui s’écartent de celles figurant dans les données de base. Cela ne

concerne que les personnes en appartement privé.

4.2.1 Correction de PC prises en compte pour frais liés au handicap

Si vous recevez un décompte PC pour les remboursements variables, comparez avec les

recettes prises en compte par année de décompte.

1. Effectuer la correction

Faire précéder le montant

d’un + si le remboursement est plus élevé que celui pris en compte

d’un - si le remboursement est inférieur à celui pris en compte

2. Si la caisse de compensation vous informe que votre budget PC pour les coûts liés

au handicap est épuisé pour l’année civile en cours,

sélectionner OUI

4.2.2 Recettes provenant de la contribution d’assistance de l’AI

Se munir de la facture de la contribution d’assistance et reporter les données requises dans

ASTeK plus.


2. Inscrire le montant total que vous facturez à l’AI

Saisir séparément les corrections par rapport aux factures précédentes

3. Sélectionner le mois pour lequel le paiement de l’AI s’écarte de la facture

4. Indiquer l’écart (différence par rapport au montant de la facture) en faisant précéder

le montant

d’un + si le paiement de l’AI est supérieur au montant facturé

d’un - s’il est inférieur au montant facturé


4.3 Dépenses

4.3.1 Salaire du personnel d’assistance

L’outil de décompte reporte automatiquement dans les décomptes mensuels le personnel

d’assistance saisi dans les données de base. Se munir du programme de salaire et reporter les

données requises (champs en jaune) dans ASTeK plus.

Extrait du programme de salaire


2. Saisir le nombre d’heures pour les salaires horaires

3. Inscrire le salaire net conformément au programme de salaire

4. Saisir Dont OVS selon art. 324a CO en cas d’obligation de verser le salaire lors d’un empêchement du travailleur

5. Saisir les corrections par rapport à des versements précédents dans le champ prévu

à cet effet, le cas échéant

6. Saisir, le cas échéant, les proches indépendants dans le champ séparé. Il convient

d’inscrire séparément les heures pour les soins et les tâches ménagères.

Important ! En cas de modification du contrat de travail, les indications figurant dans les données de base ne doivent

être modifiées en aucun cas voir point 3.8

4.3.2 Primes d’assurances sociales

L’outil de décompte reporte automatiquement dans les décomptes mensuels les primes

d’assurances sociales saisies dans les données de base. Se munir des factures des primes et

reporter les données requises dans ASTeK plus.

1. Saisir la date de la facture

2. Choisir la période (du / au) conformément à la facture

3. Saisir le montant indiqué sur la facture pour la période choisie

4. Sélectionner le type de facture (acompte ou décompte final)

5. Contrôler le total de la facture (dernière colonne A titre d’info : total CHF)


4.3.3 Aide et soins à domicile

Se munir de la facture du service d’aide et de soins à domicile et reporter les données requises

dans ASTeK plus. Si la facture est envoyée directement à la caisse-maladie, saisir les heures

selon le rapport d’intervention ou d’après le décompte de la caisse-maladie.

Ne sont pas saisies :

o les heures pour cause de maladie passagère ou d’accident

o les prestations telles que clarification, planification, conseil et administration

4.3.3.1 Soins de base et soins techniques

1. Sélectionner le mois et inscrire la date de la facture

2. Indiquer le nom du service d’aide et de soins à domicile

3. Sélectionner le type de prestation (soins de base ou soins techniques)

4. Saisir le nombre d’heures et de minutes

5. Saisir les frais de matériel de soins techniques uniquement en cas de perception d’une

contribution aux soins de l’AA ou de l’AM


4.3.3.2 Aide-ménagère, aide et assistance à domicile et au ménage


8. Inscrire le nom du service d’aide et de soins à domicile

9. Sélectionner le type de prestation (soins de base ou soins techniques)


11. Inscrire le tarif horaire

12. Saisir le nombre de jours et le tarif journalier pour le forfait de déplacement


4.3.4 Prestataire

Se munir de la facture du prestataire et reporter les données requises dans ASTeK plus.


2. Inscrire le prestataire (organisation/entreprise)

3. Saisir le type de prestation (Aide-ménagère ou Autre)

4. Préciser le type de prestation si vous sélectionnez Autre


6. Indiquer le tarif horaire (reconnu : min. CHF 25, max. CHF 80)

7. Sélectionner Oui/Non à la rubrique preuve selon aide et soins à domicile ou RAI-HC ?



4.3.5 Institution

Se munir de la facture de l’institution et reporter les données requises dans ASTeK plus.

4.3.5.1 Frais d’entretien

Les frais d’entretien ne sont pas inscrits dans l’outil de décompte.

4.3.5.2 Domaine Logement

Les postes concernant les soins et l’assistance dans le domaine Logement sont saisis dans la

rubrique Home.


2. Inscrire le nom de l’institution

3. Indiquer si la personne concernée bénéficie d’une mesure de réinsertion de l’AI

4. Sélectionner le degré de soins si l’institution est sur la liste des EMS

5. Inscrire les jours de présence et le tarif conformément à la facture

6. Inscrire les jours d’arrivée et de départ avec le tarif correspondant conformément à la

facture

Si les données ne tiennent pas sur une ligne, inscrire le reste sur la ligne suivante.

Dans ce cas, remplir une deuxième fois le champ Tarif par journée entière.


4.3.5.3 Domaine Travail

Les postes concernant l’assistance dans le domaine Travail/occupation sont saisis dans la

rubrique Ateliers ou Centres de jour.


2. Inscrire le nom de l’institution

3. Indiquer si la personne concernée bénéficie d’une mesure de réinsertion de l’AI

4. Sélectionner le degré de soins si l’institution est sur la liste des EMS

5. Inscrire les jours de présence et le tarif conformément à la facture

6. Inscrire le nombre de jours totalisant 5 heures de travail ou plus

7. Inscrire les heures de travail et le tarif horaire. Le plafond des coûts pour le domaine

Travail est calculé automatiquement.

8. Saisir le salaire si la ou le bénéficiaire en touche un de l’institution, sinon saisir 0.



4.3.6 Autres dépenses liées au handicap

4.3.6.1 Financement par l’API

Les dépenses liées au handicap qui ne sont couvertes par aucune source de financement (modèle

bernois, PC, assurance-maladie, etc.) peuvent être financées par l’API (uniquement pour les

personnes en appartement privé).

Reportez ici les frais que vous avez vous-même avancés :

1. Inscrire la date de la facture

2. Inscrire le nom de l’organisation ou de l’entreprise

3. Indiquer la nature de la dépense

4. Indiquer le montant


L’API et le montant indiqué s’annulant, celui-ci n’est pas considéré comme recette.

4.3.6.2 Financement par les PC

Les dépenses liées au handicap qui sont financées par les PC doivent être reportées ici.


5 Clôture du décompte

Le décompte doit être clos après saisie de toutes les données mensuelles. Pour ce faire, cliquer

sur Saisie des prestations, choisir le mois (1, 2, 3, …) et procéder comme suit :

1. Répondre aux deux questions relatives aux données de base

2. Inscrire la date pour Saisie des prestations terminée (date de la facture)

3. Confirmer que le décompte est complet et que les données sont exactes

4. Inscrire le numéro de facture et ajouter des remarques (facultatif)

5. Cliquer sur le lien Formulaire de facturation pour parvenir à l’onglet Factura :

Important ! Il n’est plus possible de modifier la feuille mensuelle après clôture ou envoi du décompte

mensuel.


6 Envoi du décompte Dès que la saisie des prestations est terminée (voir point 5), la facture peut être adressée au

service de coordination. Il convient de présenter une facture chaque mois même si aucune

prestation n’a été saisie.

Les justificatifs (factures de prestataires ou d’institutions, décomptes de salaire du personnel

d’assistance, etc.) ne doivent pas être produits. Il importe toutefois que vous les conserviez tous

jusqu’à l’établissement du décompte final de l’année (pour le cas où le service de coordination les

réclamerait).

6.1 Enregistrement au format PDF

Si vous souhaitez envoyer le décompte ainsi que les annexes par courriel, veuillez enregistrer les

feuilles du tableau au format PDF.

1. Cliquer sur l’onglet souhaité (voir point 6.2 pour les feuilles requises)

2. Cliquer en haut à gauche sur Fichier, puis sur Enregistrer sous

(ou Fichier, puis Exporter et créer un Document PDF)

3. Choisir le dossier de votre ordinateur dans lequel vous souhaitez enregistrer le document

4. Adapter le nom du fichier

Il est préférable d’utiliser les noms des documents (Factura, Annexe, Saisie des

prestations, Données de base, etc.) en ajoutant le mois correspondant (2019-01 pour

janvier, p. ex.).

2019-01 Factura Untel Marie 2019-01 Annexe Untel Anne 2019-01 Saisie des prestations Untel Marie 2019-01 Données de base Untel Marie

5. Dans la fenêtre suivante Enregistrer sous, sélectionner le format PDF

6. Cliquer sur Enregistrer


6.2 Facture et annexes

FACTURA (facture)

1. Sélectionner le mois de décompte

Si le message Décompte pas encore clos apparaît, revenir au point 5

2. Enregistrer la feuille Factura au format PDF (ou imprimer et signer)

3. Enregistrer les feuilles mentionnées sous Annexes au format PDF ou imprimer

ANNEXE (pièce jointe)

L’annexe donne un aperçu des dépenses (achat de prestations), des recettes (prestations

sociales) et du plafond de coûts.

4. Enregistrer la feuille Annexe au format PDF (ou imprimer)

SAISIE DES PRESTATIONS

5. Enregistrer la feuille du mois de décompte actuel au format PDF (ou imprimer)

(p. ex. feuille 7 pour le décompte de juillet)

BASE (données de base)

6. Enregistrer la feuille Base au format PDF (ou imprimer)

o si c’est le premier décompte mensuel ou que

o les données de base ont été modifiées (important !)

Si vous avez reçu de nouvelles décisions et de nouveaux justificatifs de tiers depuis le dernier décompte, vous devez les envoyer également.

6.3 Envoi

1. Par courrier électronique : envoyer les documents PDF à [email protected]

2. Par courrier postal : envoyer les documents imprimés à Service de coordination Modèle bernois, Case postale 361, 3052 Zollikofen

Une fois la facture envoyée, le décompte mensuel est clos. Il n’est plus possible de le modifier. Les compléments peuvent être apportés uniquement dans les décomptes mensuels suivants.

mailto:[email protected]


Important ! Dès qu’une nouvelle version est utilisée, il n’est plus possible de saisir des prestations dans

l’ancien fichier !

7 Importation / Exportation

Les données doivent être reportées de l’ancien fichier ASTeK plus dans le nouveau dans les cas

suivants :

o nouvelle année civile

o nouvelle version de l’outil de décompte

Lors du report, toutes les données sont reprises, excepté celles de la saisie des prestations

(onglets 1–12).

Cliquer sur l’onglet Export de l’ancienne version ASTeK plus

1. Appuyer sur Cliquer ici pour sélectionner les champs bleus Données à exporter

2. Appuyer en même temps sur les touches Ctrl et C (clavier allemand Strg + C) puis

relâcher

Cliquer sur l’onglet Import de la nouvelle version ASTeK plus

3. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ en vert Données à importer

4. Sous Options d’insertion, cliquer sur l’icône pourvue du chiffre 123 (insérer les

valeurs)

5. Si l’importation a été bien effectuée, la version ASTeK plus ainsi que la date de

départ apparaissent en haut

6. Contrôler la date de départ

Si elle n’est pas correcte, prendre contact avec le Service de coordination

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