Mise en place d'archives ouvertes: mesures pratiques

Iryna Kuchma, EIFL-OA Programme managerAtelier EIFL « Archives ouvertes », 14-15 Mai, 2012, Monastir, Université de Monastir

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Comment démarrer?

Bureau d’étude de projet / Comité de gestion / Groupe de travail s'engage le

niveau élevé de gestion

Comment démarrer? (2)

Impliquer les parties prenantes clés: les recteurs, la gouvernance des

universités, le personnel académique, le personnel des bibliothèques,

personnel de soutien technique et d'autres

Trois hypothèses

1. La direction a approuvé la mise en

oeuvre d’une archive ouverte institutionnelle

2. Un serveur est en place pour accueillir de l'archive ouverte

3. Conduire et diriger

Action 1

former l'équipe (par exemple, consultant externe, le spécialiste de propriete

intellectuelle, catalogueur, spécialiste de la numérisation, informatique, etc)

Action 2

Identifier les 1 à 4 “champions” de la faculté pour travailler avec eux en

premier

Impliquez-les dans vos réunions et rendez-les partie prenante de l'équipe

mise en œuvre

Action 3

Procéder à une analyse des besoins et établir un rapport

Example: Needs Analysis: http://bit.ly/IVaD0X

Action 4

Évaluer les logiciels disponibles et décider quel logiciel utiliser

Rejoindre les listes de diffusion (mailing lists)

DSpace

Système : UNIX-like, Windows, MacOS X

Langue(s) de l'interface : français, anglais, autres

Licence : BSD

DSpace (2)

DSpace est un logiciel libre qui permet la construction d'archives électroniques

ouvertes

Le logiciel est fréquemment utilisé par les Universités ou les Organismes de

recherche pour stocker des collections d'articles, de thèses ou de livres

DSpace (3)

DSpace est un logiciel Java / PostGreSQL ou Oracle au choix

Deux interfaces web sont disponibles : l'interface JSPUI qui utilise JSP et l'API

de Servlet Java, et l'interface XMLUI basée sur Apache Cocoon et sur les

standards XML et XSLT

DSpace (4)

Le logiciel permet de gérer des communautés et des sous-

communautés d'utilisateurs, de gérer des collections de documents électroniques

Différents workflows de publication sont possibles, comprenant l'autoarchivage

DSpace (5)

Les processus de dépôt sont définis pour chaque collection et les tâches sont

assignées par des alertes mail

Les droits d'accès à une collection peuvent être limités à une communauté

d'utilisateurs

Les embargos d'accès sont gérés automatiquement

DSpace (6)

Les principales fonctions d'administration sont les suivantes :

- identification des utilisateurs (Identification possible via la base,

LDAP, Shibboleth ou par l'adresse IP)

- gestion des droits des utilisateurs (utilisateur, déposant, administrateur de

collection)

DSpace (7)

- gestion des documents / items

- gestion des collections / communautés

- gestion des droits d'accès (accès réservé ou libre, embargo)

- imports et exports par lot

- statistiques

DSpace (8)

Interopérabilité

Au niveau architecture logicielle, DSpace adopte le modèle de référence OAIS

Chaque document (item) est identifié par un numéro unique persistant, utilisant le

système des handles

DSpace (9)

Les métadonnées de chaque document sont affichées au format Dublin Core,

d'autres formats sont possibles

Les métadonnées de l'archive sont exposées selon le protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for

Metadata Harvesting)

DSpace (10)

Liste de diffusion ou de discussion, support et forums

https://listes.services.cnrs.fr/wws/info/dspace-fr (français)

http://www.dspace.org/ (anglais)

http://wiki.dspace.org/ (anglais)

Action 5

Commencer à penser au nom de l'archive ouverte

Action 6

Décider de la façon dont les communautés et les collections seront

structurées

Action 7

Définir les processus

Action 8

Discuter des questions de licences et droits d'auteur avec le département

juridique

Les listes de contrôle de planification

1. Qu'est-ce qu'une archive ouverte institutionnelle et ce que cela signifie

pour vous?

2. Avez-vous défini votre vision et les objectifs?

3. Quel est le contenu cible?

Les listes de contrôle de planification (2)

4. Comment allez-vous gérer la duplication, le transfert de ressources

et de métadonnées?

5. Votre institution a t-elle une stratégie de gestion de l'information?

Les listes de contrôle de planification (3)

6. Avez-vous défini les rôles et les responsabilités pour le développement

de votre archive ouverte institutionnelle?

7. Quel genre de statistiques et de rapports de gestion voulez vous de

votre archive ouverte institutionnelle?

Les listes de contrôle de planification (4)

8. Avez-vous décidé des types de rapport statistiques d'utilisation?

9. Avez-vous vérifié que vos métadonnées sont conformes aux

normes requises pour l'interopérabilité?

Les listes de contrôle de planification (5)

10. Avez-vous envisagé les workflows au sein de votre archive ouverte et la

mise en place des mécanismes appropriés pour traiter des contenus

entrants?

Action 9

Compiler un business plan et le présenter à la direction

Example: Proposal http://bit.ly/KbvJV3

Example: Business Plan http://bit.ly/IQ4LBg

Example: Implementation Timeline http://bit.ly/oysMEX

Action 10

Établir un accord avec le service informatique pour definir un niveau de service

Action 11

Commencer à travailler sur la politique

Action 12

Identifier les membres qui participeront à l'évaluation

Entrainement à l’utilisation du logiciel

Serveur de déploiement - serveur de développement - serveur d’assurance de la qualité - serveur de production

Action 13

Créer des communautés de chercheurs et des collections de documents

Avec l’aide des champions, faire une démonstration au personnel des

bibliothèques et de la communauté

Faire des présentations et communications!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Merci! Questions?iryna.kuchma@eifl.net

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