Mise en œuvre du versement de l’indemnité de transport ... · Versement indemnite de transport...

06/05/2010Versement indemnite de transport 1

Mise en œuvre du versement del’indemnité de transport financée par

la Région Midi-Pyrénées.

Présentation solution technique.


Sommaire

■ 1 - Contexte

■ 2 - Les bases réglementaires de l’aide

■ 3 - Présentation outil

■ 4 - Habilitations

■ 5 - Mise en oeuvre


1 - Contexte


Contexte

■ La Région Midi-Pyrénées a confié à l’ASP la mise en œuvre et lepaiement d’une indemnité de transport aux stagiaire s de la formationprofessionnelle.

■ L’ASP assurait déjà cette prestation pour les stagi aires relevant deson périmètre. Cette prestation est maintenant éten due auxstagiaires indemnisés par Pôle Emploi.


2 – Les bases réglementaires

de l’aide


Bases réglementaires

■ Le demandeur doit être inscrit dans une action de formationconventionnée par la Région Midi-Pyrénées et qui ouvre droità rémunération (+ de 200 heures).

■ Il doit avoir le statut de demandeur d ’emploi.

■ Les données (centre, action de formation, stagiaires) sontissues du système d’information de la Région. C’est ce flux quiconditionne l’éligibilité de l’aide.

■ La prise en charge de l’indemnité de transport est applicable àcompter du 1er septembre 2010.



■ Le versement de l’indemnité de transport est découplée duversement de la rémunération, ce sont deux aidesindépendantes.

■ Le calcul celle-ci est déterminée sur la base des jours deprésence effectifs en stage (temps plein et temps partiel) et dela tranche kilométrique dans laquelle le stagiaire se situe.

A noter : cette indemnité n’est pas imposable pour le stag iaire.



■ Tranches kilométriques (sur une base « aller ») :

189 €8,48 € + de 75 Km

145 €6,68 €60 à 74 Km

113 €5,21 €45 à 59 Km

80 €3,69 €30 à 44 Km

48 €2,21 €15 à 29 Km

Mt Plafond(Indemnitémensuelle)

Mt JournalierKilométrage

domicile / lieu deformation


3 – Présentation de l’outil


Schéma Général - DeFraiMy

.

Région[ Périodicité mensuelle ]

ASP Organisme de formation Stagiaire

Via MichelinCalcul Distance

Dossier administratif- DVI- RIB- CI + tous les mois :- états de présence

.

DefraiMY

Restitutions

Transfert par mail ou serveur de dépôt

Avis de paiement stagiaire

Décision individuelle OF

Transfert dossier administratif

Phase 1 Extraction des données

de l ’Extranet Région (ARCA)

Flux de données

Phase 2 Intégration des données

dans DéfraimyPhase

Constitution de la demande de versement de l ’indemnité transport

- définition du lieu de formation- complétude données « stagiaires »- édition de la demande de versement d ’indemnité

3

Phase 4 Paiement

Réalisation état de présence- Saisie des jours d ’absences

- validation- Mise en paiement- Contrôle

[ Périodicité mensuelle ]



Consultation mise à jour

[Prise en charge]


Intégration des données

Phase 1 et 2 : Flux de données

La liste des stagiaires est récupérée du Système d’information dela Région (ARCA) mensuellement.

�� L’Extranet de la Région doit être mis à jour régulièrement caril est impossible de saisir de nouveaux stagiaires dansDéFraiMy.


Phase 3.1 : Définition des lieux de formation

� Saisir le ou les lieux géographiques de déroulement pourchaque action de formation.

■ La définition de ces lieux permettra de calculer la distanceentre le domicile du stagiaire et le lieu précis dedéroulement du stage.

■ L’outil permet de définir les localisations des stages enentreprise.

Constitution de la demande


Écran de saisie :

4 champs à renseigner :• Raison sociale

• Code Postal

• Ville

• Stage en entreprise (oui/nom)

Définition des lieux de formation


Phase 3.2 : Complétude données « stagiaires »

� Saisir les éléments complémentaires du stagiaire.

Plusieurs données concernant l’identité du stagiaire sontrapatriées via ARCA, toutefois 3 champs sont à saisir parl’organisme de formation.



Identité du stagiaire

Écran de saisie :

(*)

(*)

(*)

(*)

(*)

(*)

Informations à saisirnécessaires àl’identification desindividus

L ’ASP contrôlerale RIB par rapport àcelui fourni dans ledossier de prise encharge.

(*) Informations issues du flux Région

Champ automatique suivant saisie



Phase 3.3 : Édition de la demande de versement

� Éditer la demande via DeFraiMy

L’outil propose la génération d’une demande de versement del’indemnité au format PDF. Elle récapitule les informationsrelatives à la formation et au bénéficiaire.



Éditer la demande

Joindre un RIB + unjustificatif d’identité

Appliquer cachet +signature de l’OF

Faire signer aubénéficiaire

Envoyer la demandecomplète par courrier à

l ’ASP Midi Pyrénées

Justificatif d ’identit é : carte nationaled ’identité, passeport, titre de séjour….

Pas d’obligation de validité en cours

Cela afin de certifier l ’exactitude desinformations


La Demande de versement


Validation de la demandeContrôle de l ’ASP

Validation de la demande

Contr ôleOK ?

Mise en conformité de lademande par l ’organisme

de formation

Renvoi à l ’ASP de lademande conforme

Non

Envoi mail de validation àl ’organisme de formation

Contr ôleOK ?

Oui

Non

Oui


Les états de présences

Phase 3.4 : Saisie des jours d’absences

■ Dès validation de la demande par l’ASP, l’organisme deformation pourra saisir les états de présences.

■ Cette saisie devra se faire tous les mois pour chaquestagiaire et pour chaque action de formation ouverte.

■ A chaque changement de lieu de formation (modulespécifique, stage en entreprise, etc.) il sera nécessaire dedéfinir une nouvelle plage. Une plage est identifiée par unedate de début et une date de fin.


Saisie des états de présences

Écran de saisie

Possibilité de définir plusieurs plagesdans un mois. Une plage correspondà un lieu de formation ou de stagepour une période donnée.

Saisie du nombrede jours d ’absencesdu stagiaire sur laplage.

Affichage automatiquedes jours fériés du mois.

Cases précochées lors du paramétrage « calendrier c entre »


Phase 3.4 (suite) :

■ S’il n’y a pas de changement de lieu, la plage correspond aumois complet.

Une plage ne peut dépasser la date de fin de formation.

■ Une relance par courriel sera automatiquement réalisée si au’10’ du mois n+1, l’état de présence n’est pas saisi pour lemois n.

Les états de présences


Paiement

Phase 4.1 : Validation des états de présence

Une fois que l’organisme de formation a procédé à la publicationde l’état de présence :

■ L’ASP procède à une validation des états de présence surl’outil.

■ L’organisme de formation reçoit un courriel l’informant de lavalidation de ceux-ci.


Calcul de l’indemnité

■ La distance est déterminée automatiquement grâce àl’utilisation d’un service Web Via Michelin. Celle-ci estcalculée pour chaque plage entre le lieu de résidence dustagiaire et le lieu du stage.

■ Le montant de l’aide est calculé au prorata des jours deprésence.

■ Une synthèse pour l’ensemble des stagiaires pour l’action deformation et le mois en cours est proposée.


Paiement

Phase 4.2 : Mise en paiement

■ Intégration des données de l’Extranet DeFraiMY vers leSystème d’Information de l’agence (mise en paiement etpaiement) .

■ Une fois le paiement validé, édition d’une décision de prise encharge individuelle qui sera envoyée par courrier groupé auxorganismes de formation.


Paiement

Phase 4.2 (suite) :

■ L’ASP enverra un avis de paiement au stagiaire à chaquepaiement (1 série de paiement par semaine).

■ L’ASP effectuera des contrôles de conformité sur 3 % desdossiers sur demande de justificatifs de domiciliation.


4 – Habilitations


Gestion des habilitations

■ L’organisme de formation devra envoyer la fiche de demanded’habilitation complétée et signée à l’ASP.

■ Les habilitations seront communiquées par courriel. Celui-civous donnera tous les éléments nécessaires à la connexion surle site :

� Adresse d’accès au site� Identification (nom de connexion + mot de passe)� Numéro de téléphone de l’assistance utilisateurs

Pour les organismes qui utilisent déjà RemuNET, le nom deconnexion sera identique.


5 – Mise en œuvre


Déploiement et calendrier

Démarrage : il interviendra après signature de la convention parla Région Midi-Pyrénées et le PDG de l’ASP (pas avant laCommission Permanente de décembre 2010).

Deux modes de traitement de l’indemnité de transport :

Cas 1 : Saisie sous DeFraiMy pour les formations ouvertes enjanvier 2011.Cas 2 : Utilisation de documents MS-Excel pour le rattrapage desdossiers relevant de Pôle Emploi pour les actions en cours.


Schéma Général - rattrapage

.

Région[ Périodicité mensuelle ]

ASP Organisme de formation Stagiaire

Dossier administratif- DVI- RIB- CI + tous les mois :- états de présence

.

Restitutions

Transfert par mail ou serveur de dépôt

Avis de paiement stagiaire

Décision collective OF

Transfert dossier administratif

Phase 1 Extraction des données

de l ’Extranet Région (ARCA)

Flux de données

Phase 2 Intégration des données Phase

Constitution de la demande de versement de l ’indemnité transport

- demande de versement d ’indemnité (DVI) papier

3

Phase 4 Paiement

Réalisation état de présence Définition sur PDF :- des jours d ’absencesdu kilométrage à indemniser

- agrégation- Contrôle- Mise en paiement




[Prise en charge]

Génération d’un classeurExcel sur le portail DR.

Classement par :OF / Action formation / Liste

stagiaires

Détails des actions de formations


Rattrapage

Contexte :

Le rattrapage consistera à un échange « papier » et dedocuments Excel au format PDF.

Celui-ci ne devrait concerner que les formations ayant débutéesavant le 1er janvier 2011.


Rattrapage� L’organisme de formation devra :

� Faire signer la demande de versement de l’indemnité de transportau stagiaire, la signer vous même et l’envoyer par courrier à l’ASPavec le RIB et le justificatif d’identité du stagiaire.

� L’ASP retournera par courriel, les fichiers PDF Excel pré-remplis àpartir des données Région.

� L’organisme de Formation devra pour chaque stagiaire compléterce fichier avec les éléments suivants :

� La(es) plage(s) de localisation� Les jours de présence� La tranche kilométrique dans laquelle se situe le stagiaire

� L ’état de présence complété de ces données devra être envoyé àl ’ASP.


Aide en ligneL’outil DeFraimy proposera des fichiers une aide vidéo en lignepour :

■ Se connecter à l’outil

■ Définir les lieux de formation et de stage

■ Éditer la demande de défraiement

■ Sélectionner le mois pour lequel la déclaration est à réaliser

■ Saisir mensuellement les états de présence


Cellule d’assistance utilisateur

Une cellule d’assistance aux utilisateurs est mise en place à partirdu 5 décembre 2010.

Un numéro unique d’appel : 05.62.25.35.86=> du Lundi au Vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00

Le but de cette assistance est de répondre à toutes lesdemandes des organismes de formation sur l’outil logiciel ainsique sur les aspects réglementaires et de procédures liés àl’indemnité de transport.


Portail de la Délégation régionale

L ’ASP a mis en place un espace ouvert aux organismes deformation. Sur cet espace, vous trouverez un ensembled’informations et de documents téléchargeables.

Il sera mise à jour dés que nécessaire.

Rendez-vous sur le site : www.asp-public.fr


Sélectionner la Région Midi-Pyrénées en cliquant sur la carte ou en utilisantla liste déroulante




Cliquez ici


Compte : OF.midipy

mot de passe : asp2009



Vous avez alors accès à plusieurs informations :


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Documents

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