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23 octobre 2013

Mise à jour de la paie client serveur -

norme SEPA

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La norme SEPA dans la paie client serveur

La mise à jours de la norme SEPA dans la paie peut se faire à partir de la version paie 3.22.x.

Celle-ci est disponible sur le dernier CD envoyé en octobre 2013.

Suite à l'installation de CD, pour vérifier votre version, aller dans le menu "Base" - "A propos"

Les autres évolution de cette version sont :

- GIPA 2013 - Indemnité de Garantie Pouvoir d'achat

- Réforme filière médico-sociale - juin 2013

- Echelle 6 catégorie C : échelon S remplacé par échelon sommital

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norme SEPA

1 -Mise en place de la norme SEPA

La norme SEPA "Single Euro Paiements Area" ou "Espace unique de paiement en Euro" va

permettre l'harmonisation européenne des moyens de paiement (prélèvements, virements,

paiement par carte).

Le passage à la norme SEPA démarre en septembre 2013 et il sera OBLIGATOIRE à partir de

février 2014.

Cette norme va donc s'appliquer pour les virements bancaires de vos agents (via le fichier

HOPAYRA).

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1-1 Paramètres généraux

Jusqu'à février 2014, le logiciel permet de choisir la norme utilisée : ancienne norme

RIB ou nouvelle norme SEPA.

Pour préciser sur quelle norme vous allez travailler, aller dans "Base" - "Paramètres de

l'application" - "Paramètres généraux par UC" et prendre l'onglet "Paramètres globaux" :

Dans le cas de la nouvelle norme SEPA, vérifier ensuite dans l'onglet "Paramètres logiciel"

Les 3 nouveaux champs "No département", "code collectivité" et "No de train de virement" sont

affectés de façon automatique lors de l'installation de la version. Vous devez toutefois vérifier que

leur contenu est bien conforme aux valeurs attendues par votre trésorerie.

NB - N'oubliez pas de faire cette manipulation sur les différentes UC sur lesquelles vous travaillez

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1-2 La fiche agent

L'onglet "Banque" de la fiche agent a été modifié pour intégrer les zones "IBAN" et "BICS":

- IBAN = International bank Account Number . Ce code représente le numéro de compta

bancaire de l'agent formaté selon la norme internationale ISO 13616. Il est calculé de façon

automatique par le logiciel

- BIC = Il s'agit de l'identifiant international de la banque. Il devra être mis à jour pour

chacune des banques utilisées.

Il existe des cas très exceptionnels de références bancaire où les codes IBAN peuvent être renseignés

manuellement. Dans ce cas , utiliser la zone IBAN 2.

De même, la domiciliation peut être saisie dans la zone "Domiciliation2" si elle est différente de celle

du RIB.

NB - Si les zones "IBAN 2" ou "Domiciliation 2 " sont renseignées, elles seront utilisées par défaut.

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1-3 Comment mettre à jour le code BIC ?

1-3-1 Mise à jour manuelle

Vous avez récupéré les RIB de vos agents et allez modifier une par une vos fiches

banques. A partir de l'onglet "Banque" de l'agent, passer en modification , puis cliquer sur F2

dans la zone "code abrégé". Puis cliquer sur "Gestion banques" :

L'écran suivant s'affiche :

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Passer alors en modification pour renseigner le code BIC de la banque :

Vous pouvez faire une modification en série de toutes vos banques.

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1-3-2 Mise à jour automatique

Une mise à jour automatique des codes BIC est possible si vous avez acheté la prestation qui vous a

été proposée.

Une clé d'accès sera nécessaire pour activer ce traitement

A partir du module "agents" , prendre les menu "Maintenance de la base paie" - "SEPA - Mise à jour

des codes BIC" :

Le logiciel va alors afficher la liste de vos banques :

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Après avoir renseigné la clé qui vous sera donnée par AFI, cliquer sur le bouton

pour lancer le traitement.

Le logiciel va traiter l'ensemble de vos banques pour mettre à jour les codes BIC. Cette mise à jour se

fait à partir du fichier référentiel de la banque de France. L'onglet "rapport " sera renseigné si le lien

avec le référentiel de la Banque de France ne se fait pas (service WEB).

Une option vous permet de ne mettre à jour que le banques sans code BIC (si par exemple vous avez

déjà effectué des saisies de codes BIC que vous voulez conserver).

A la fin du traitement, le logiciel affiche le résultat pour chaque banque dans la colonne "message" :

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Les banques non mises à jour (avec le message "non trouvée" ) sont celles qui ne figurent pas dans le

référentiel de la Banque de France.

Vous pouvez trier cette liste et l'exporter : pour cela vous devez cliquer dans une des colonnes de

l'entête du tableau pour obtenir le menu comme ci-dessous :

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1-4 Création du fichier HOPAYRA

A partir du module "AGENT" , menu "Impression" puis " HOPAYRA : nouvelle norme SEPA (

BIC/IBAN) " :

Affichage de l'écran suivant :

Vous devez indiquer le répertoire ainsi que le nom du fichier à créer.

Après validation, le fichier est créé et 2 choix vous sont offerts

- Bouton 1 ==> permet de générer une liste de contrôle vers Excel

- Bouton 2 ==> permet de générer une liste de contrôle au format csv (qui peut être lu dans

les différentes versions Excel ou Open office).

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1-4 Liste des domiciliations bancaires

Cette impression permet de sortir une liste d'agents avec toutes les informations bancaires afin

de contrôler tous vos RIB

A partir du module "Agent" , prendre le menu "Impression" - " listes d'agents" - "Liste agents avec

domiciliation bancaire" :