Mettre en place une dataroom transactionnelle structurée en 3 étapes

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Mettre en place une dataroom claire structurée représente une étape clé pour la réussite d´une transaction. La présentation « Mettre en place une dataroom transactionnelle en 3 étapes » indique en quelques points clés les astuces et conseils pour réussir la mise en place d´une dataroom transactionnelle. > www.drooms.com

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Une dataroom mal structurée ou incomplète a un

impact négatif sur le prix de vente : jusqu´à 20% de pertes !

Source : Etude réalisée par REAG et Drooms® 2012

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Les erreurs fréquentes

La documentation n´est pasactuelle et/ou incomplète

Les potentiels acheteurs ontaccès à la dataroom avant quela Vendor Due Diligence ne soit complètement réalisée.

Une grande partie de la documentation manquanteest rajoutée au cours de la Due Diligence.

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Index

La sélection des documents pertinents doit être effectuée par des experts des domaines juridiques et financiers.

Il est conseillé d´utiliser un index standard qui pourra par la suiteêtre adapté si besoin.

Suivant la phase de la transaction, la structuration de la documentation peut varier.

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Sources

Les différents sources des documents doivent être identifiées.

La collecte des documents est généralement effectuée par plusieurs personnes auprès de différentes sources.

Le temps pour obtenir des documents auprès des autorités ne doit pas être sous-estimé.

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Planification de l´équipe et du calendrier

Définir une équipe et un chef d´équipe.

L´équipe doit être informée en amont.

Utiliser un NDA (accord de non-divulgation ).

Mettre en place un calendrier pour monitorer la recherche

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Organisation

Centralisation des données: les données sont regroupées dans unseul et même endroit.

Décentralisation du chargement des données: chaque membre de l´équipe gère et remplit une partie définie de la dataroom

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Documentation physique et numérique

Utilisation de code barre pour les documents physiques (papier) .

Numérotation des documents numériques selon les pointsd´index auquels ils correspondent dans la dataroom.

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Contrôle de la progression

La collecte des documents doitêtre monitorée.

Les reportings utilisés peuventêtre organisés et présentés de différentes façons.

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Remplissage de la dataroom

La documentation pertinente doit être chargée directement dansla dataroom.

Des spécialistes doivent avoir accès à la dataroom pour effectuerla Vendor Due Diligence.

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Vendor Due Diligence

Doit être complétée avant la Bidder Due Diligence.

Un double contrôle est recommandé: un spécialiste (ex: comptabilité) charge les documents et le responsable de projetapprouve leur publication.