Methodes Et Outils de Gestion Des Ports

LES METHODES ET OUTILS DE GESTION MODULE 5

CNUCED/TrainForTrade - «Certificat de Gestion Moderne des Ports ». Version septembre 2004 UN Copyright � 2004

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SOUS MODULE 5c - L'INFORMATISATION ET L'EDI DANS LES PORTS Avec le développement considérable des échanges internationaux, l'information est devenue de nos jours un facteur vital de tout système de production. Toute organisation a besoin en permanence d'obtenir, d'analyser, et d'échanger de l'information. Et pourtant, l'information ne peut être traitée comme les autres ressources si l'on veut exploiter toute sa richesse et gérer sa complexité. En effet, la complexité et le volume des flux d'information augmentent alors que le commerce devient de plus en plus global et que de nouvelles industries et réseaux de distribution apparaissent. Ceci est accéléré par le développement de nouvelles méthodes de production ou stockage qui multiplient le nombre de livraisons demandant fiabilité et régularité. En plus, avec l' "outsourcing" et la sous-traitance, la transmission d'information doit être fiable et rapide pour sa diffusion aux partenaires horizontaux (fournisseurs, producteurs, transporteurs) et verticaux (sous-traitance). Dans ce contexte, le traitement de l'information par des documents écrits s'avère lent, cher et peu fiable, voire impossible à gérer. Ainsi, plus que de la simple technologie, les systèmes d'information constituent de nos jours des outils de production et gestion, permettant la flexibilité de la production, la vitesse des échanges et l'élimination de coûts inutiles de manipulation des marchandises; ils apparaissent comme l'outil d'aide à la décision des gestionnaires.

L'information dans les ports La vitesse et la fiabilité des échanges d'information sont essentielles pour coordonner, entre les différents acteurs de la chaîne de transport, le temps et lieu précis des services garantissant les meilleurs résultats, et fournir les informations dont le gestionnaire a besoin pour faire fonctionner le système.

A. Flux d'information dans les ports L'information dans un port circule entre les différents acteurs sous forme de flux d'information. Les deux principaux acteurs que sont le transitaire et le consignataire du navire, doivent coordonner les flux d'information provenant de diverses sources. La circulation de l'information dans un port est illustrée par la figure ci-dessous, fournie par le réseau d'information du port de Rotterdam1. Ce schéma montre les différents acteurs et les flux de données circulant entre eux.

1 Site Internet du port de Rotterdam: http://www.port.rotterdam.nl



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En ce qui concerne les gestionnaires du port, une part importante de leur travail consiste à organiser, planifier et gérer l’utilisation des ressources (personnel, matières, machines, capitaux) selon le schéma suivant. On comprend donc que l’information est nécessaire pour le suivi de toutes ces activités.

Le flux d’informations dans une chaîne de rétroaction pour “piloter” une activité

Flux d'information du port de Rotterdam

Plan

Exécution

Décision

Surveillance

Organisation Calendrier

Budget

Objectifs

Instructions

Résultats

Ecarts

Objectifs

Objectifs Buts

Comparaison (Résultats) (Buts)



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B. Problèmes d'information dans les ports Un certain nombre de problèmes portuaires récurrents sont liés soit à un manque d'informations, soit à des retards ou des délais trop longs dans l'obtention des informations. Les ports sont en général particulièrement exposés aux problèmes suivants: - les autorités et exploitants portuaires manquent d'information sur les navires et les

marchandises dont l'arrivée est prévue, ce qui les empêche de planifier les opérations et de prendre les dispositions administratives et techniques requises.

- les autorités portuaires manquent d'informations pour facturer les services relatifs aux navires et aux marchandises, ce qui entraîne des retards dans la livraison de ces dernières.

- les exploitants portuaires manquent d'informations sur l'emplacement des marchandises dans le port, ce qui retarde la livraison des marchandises à l'importation ainsi que les opérations de chargement des navires en ce qui concerne les marchandises exportées.

- les expéditeurs et les transitaires ne disposent pas des informations et des documents nécessaires pour le dédouanement des marchandises, ce qui retarde leur livraison.

- les transporteurs intérieurs manquent d'informations sur les marchandises qui sont disponibles pour la livraison, ce qui entraîne des retards dans la mise à disposition du matériel de transport.

- les autorités et exploitants portuaires manquent d'informations sur les marchandises arrivant par route et par rail, ce qui retarde la réception des marchandises et la mise à disposition du matériel de transport intérieur.

C. L'appel à l'informatique, les systèmes d'information et l'EDI Avec l'augmentation du volume des échanges et les interactions entre un nombre toujours plus grand d'acteurs, les méthodes traditionnelles de traitement et transmission de l'information (documents écrits, calculs manuels, etc.) sont souvent dépassées, insuffisantes et coûteuses: les échanges prennent beaucoup de temps, requièrent de beaucoup de personnel, les erreurs sont nombreuses. L'utilisation d'ordinateurs permet de résoudre en partie ces problèmes jusqu'au moment où il faut transmettre les résultats aux partenaires. Si cet échange se fait par les méthodes traditionnelles (rapports et formulaires papier, re-entrée manuelle de données), le problème de fond est loin d'être résolu. Les systèmes d'information (avec des données partagées entre utilisateurs et applications) ou l'échange automatisé de données entre ordinateurs apparaissent comme la solution pour le traitement efficace de la ressource "information". Pour un port, on peut identifier deux domaines d'application: - l'informatique et les systèmes d'information pour le traitement de données à l'intérieur du

port, c'est-à-dire l'informatique de gestion (masse salariale, personnel, comptabilité et finance, stocks, statistiques et indicateurs, maintenance, etc. jusqu'à l'aide à la décision).



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Il existe des systèmes industriels de gestion automatiques (contrôle des accès, contrôle à distance,…)

- l'échange de données informatisé (EDI, "Electronic Data Interchange") si le transfert de données se fait entre entreprises de la communauté portuaire: le navire, la marchandise, les services annexes, le suivi, etc.

SECTION I: L’apport de l'informatique dans les ports

A. Généralités : Systèmes d'information (SI) et informatique

1. Equipements informatiques Traditionnellement, l'ordinateur a deux composants principaux: le hardware (matériel) et le software (logiciel). Grâce à eux, il est capable de recevoir une information d'une source externe, de mémoriser cette information, de réaliser des calculs ou opérations avec elle et, finalement, de fournir ou de présenter l'information. Le mot anglais hardware fait référence à la partie "dure" ou matérielle, c'est-à-dire aux éléments physiques, matériels et tangibles: - dispositifs d'entrée: dispositifs permettant d'introduire une information dans l'ordinateur

(clavier, scanner, microphone, lecteur de disquettes, lecteur CD-ROM, etc.) - Unité Centrale: se charge de réaliser des calculs et des opérations avec l'information. - dispositifs de mémorisation: dispositifs permettant de garder l'information (disques

magnétiques, CD-ROM, disquettes, etc.) - dispositifs de sortie: dispositifs permettant d'extraire l'information de l'ordinateur (écrans,

imprimantes, haut-parleurs, etc.) Le terme software désigne la partie intangible ou logique, c'est-à-dire les éléments (programmes) qui permettent que l'ensemble réalise ses fonctions de manière adéquate: - le logiciel d’exploitation: fourni par les fabricants d'ordinateurs, il agit directement sur la

machine. - le logiciel de fonctionnalité: il est confectionné par les programmeurs des entreprises pour

donner aux ordinateurs les fonctionnalités requises (logiciels d'applications, etc.). En simplifiant2, on peut dire que les ordinateurs peuvent être classés en deux catégories:

les ordinateurs personnels les équipements multi-usagers

- microprocesseurs Intel (actuellement Pentium IV, Centrino) ou AMD

- 64 MB de mémoire vive, jusqu'à 2GB - 60 - GB de disque, jusqu’à 400GB - systèmes d'exploitation: Windows de

Microsoft (les plus récents étant -- et

- serveurs de données et applications - les configurations comprennent un ample éventail

en fonction de l’usage et du nombre d’usagers - systèmes d'exploitation: Windows 2003 Server ou

- - de Microsoft), UNIX, LINUX. Dans le cas des ordinateurs pour plus de 1000

2 Il existe aussi les simples terminaux et les équipements spécialisés (par exemple,

pour la médecine), qui ne feront pas l'objet de ce cours.



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WindowsXP); OS/2 d’IBM (très minoritaire), Macintosh (très puissant et très introduit dans un segment minoritaire de la population) et le LINUX.

usagers: - principaux fabricants: IBM, Sun, HP, NEC - systèmes d'exploitation: Solaris pour les serveurs,

AIX, -AS/400, Windows2003 6 Server. les ordinateurs personnels les équipements multi-usagers

- microprocesseurs Intel (actuellement Pentium IV)

- 64 MB de mémoire vive, jusqu'à 2GB - 10 GB de disque, jusqu’à 100GB - systèmes d'exploitation: Windows de

Microsoft (les plus récents étant Windows 2000 et WindowsXP); OS/2 d’IBM (très minoritaire), Macintosh (très puissant et très introduit dans un segment minoritaire de la population) et le LINUX.

- serveurs de données et applications - les configurations comprennent un ample éventail

en fonction de l’usage et du nombre d’usagers - systèmes d'exploitation: Windows 2000 Server ou

Advanced Server (basé sur l'ancien Windows NT de Microsoft), UNIX, LINUX.

Dans le cas des ordinateurs pour plus de 1000 usagers: - principaux fabricants: IBM, Sun, HP - systèmes d'exploitation: Solaris, AIX, OS/400,

Windows2000 Datacenter Server.

2. Evolution de l'équipement informatique Au même titre que les ordinateurs, la conception des systèmes informatiques a évolué en tant qu’éléments intégrés au service des entreprises. Au début on avait une conception très centralisée du système informatique. L’ordinateur était une machine très chère, très grande et très complexe, qui pouvait être seulement maniée par un personnel très spécialisé. Les principales tâches qu’on lui confiait étaient orientées vers le traitement massif d’information structurée en processus répétitifs ou de grande complexité. Par la suite, l’informatique a commencé à se rapprocher de l’utilisateur final, avec l’apparition des terminaux interactifs et avec le concept du travail en temps réel. Dans ce cadre, la saisie de l’information s'effectuait là où elle se produisait. Cela a permis: 1) de réduire puis de faire disparaître la nécessité de codifier les données; 2) la résolution rapide des problèmes de validation; 3) l'obtention des résultats par l’utilisateur final directement sur son poste.

Dans les années 80 commencèrent à apparaître les ordinateurs personnels (ou PC, pour "Personal Computer"). Ils présentaient pour l’utilisateur une forme de maniement beaucoup plus intuitive, agréable et conviviale. De plus, ils commencèrent à fournir des outils et des

L'ordinateur central et ses terminaux



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solutions au maniement de l’information non structurée (textes, graphiques, images, etc.). Pour ces raisons, et puisque les ordinateurs personnels offraient de plus en plus de prestations à des coûts de plus en plus bas, ils connurent une croissance spectaculaire dans les entreprises.

Cette croissance souleva de nombreuses difficultés. Dans les entreprises, les départements achetèrent des ordinateurs personnels différents, avec des applications, outils et périphériques différents. L’information, stockée dans chaque ordinateur, était donc dispersée. Parallèlement, les ordinateurs personnels furent poussés aux limites de leur capacité à traiter massivement des volumes élevés d’information; il en fut de même pour leur mémoire, leur fiabilité (chutes continuelles de l’ordinateur), leur vulnérabilité (fréquents virus) et leur sécurité (pertes de données et programmes et difficulté de protéger l’accès à l’information sensible). Le marché réagit en proposant des solutions technologiques aux problèmes de dispersion: apparaissent alors les Réseaux Locaux (LAN pour "Local Area Network"). Ce sont des instruments de communication permettant l'interconnexion des ordinateurs personnels entre eux et avec les équipements centraux (ordinateur central). De cette manière, il était possible de séparer les dispositifs (imprimante, scanners, etc.) et de séparer données et applications.

Cette évolution donna lieu à une large polémique sur le fait que les nouveaux ordinateurs évinçaient les anciens. D'une part, les défenseurs des ordinateurs personnels ont mis en avant leur grande capacité de traitement graphique, leur simplicité d’usage, leur environnement

L'ordinateur central, ses terminaux et les PCs

Le Réseau Local (LAN)



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agréable et convivial, le fait de pouvoir manier des informations de toute nature et leur prix bas. D'autre part, les défenseurs du Mainframe ont mis en relief leur grande capacité pour gérer et traiter des volumes élevés d’information et leur grande sécurité d’information du point de vue de la disponibilité et de la confidentialité. L’apparition sur le marché du concept clients/serveur a mis fin à cette polémique. L’idée est simple: construire un processus de coopération entre l’ordinateur personnel et l'ordinateur central, de manière que chacun réalise les fonctions pour lesquelles il a démontré une meilleure efficacité. Avec ce concept, la gestion des données s'effectue toujours dans l’ordinateur central, profitant des avantages de celui-ci quant à sa sécurité, sa disponibilité et sa capacité. La présentation reste réservée à l’ordinateur personnel pour tirer profit de sa convivialité et de sa simplicité d'utilisation.

La technologie client/serveur pose un problème d’exploitation informatique car elle oblige à faire des mises à jour périodiques des logiciels clients mise en place sur chaque poste Pour cette raison, l’évolution consiste à utiliser un navigateur type Internet pour l’accès aux applications partagées. L’architecture des applications centrales évolue en conséquence vers une plus grande séparation des fonctions en un certain nombre de niveaux, couches, (en anglais « tier ») ; le niveau de la prestation, le niveau de l’application, le niveau des données.

3. Echange d'information et systèmes d'information La transmission de données entre ordinateurs peut prendre une forme simple: - Echanges de renseignements entre ordinateurs personnels.

Exemple de configuration client/serveur

Présentation Présentation PrésentationPrésentationPrésentation

Présentation

Application

Gest.Données Gest.Données Gest.Données Gest.DonnéesGest.Données

Gest.Données

Application Application

Application Application Application

CLIENTS

SERVEUR

Réseau



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- Une communication télex informatisée, où le PC envoie/reçoit des messages télex. - Transfert de fichiers entre systèmes informatiques par e-mail ou disquettes. Si l'on s'en tenait à ce schéma, l'informatique manquerait de cohérence: des applications informatiques conçues séparément communiqueraient mal; les utilisateurs devraient ouvrir et fermer différentes sessions, ou même ressaisir les données, au cours d'une même tâche, etc. Les systèmes d’information visèrent à corriger ce manque de cohérence en basant les diverses applications sur un référentiel unique, c'est-à-dire un ensemble de bases de données contenant les "références" du système d'information. Les différents sous-systèmes échangent donc les données et se tiennent à jour mutuellement, ce qui assure la cohérence du contenu et supprime les ressaisies. De plus, ils assistent les utilisateurs non seulement dans chacune de leurs tâches considérées séparément, mais dans la succession et l’articulation des diverses tâches. Un système d'information peut être simplifié comme suit: un sous-système vérifie l’information saisie, puis utilise les données validées pour mettre la base de données à jour. Les informations non validées sont rejetées pour être corrigées et réintroduites par la suite. Un autre sous-système extrait des données de la base, les traite ou édite (met en forme) et en tire des résultats (des simples “rapports” sous forme d’états imprimés, ou même la synthèse de données pour l'aide à la décision), qui peuvent alimenter à son tour d'autres sous-systèmes.



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Les systèmes d'information sont développés selon les besoins des organisations. En particulier, on distingue: - Les systèmes de gestion de transactions: pour le traitement d'une grande quantité de

données (transactions), tels que les livrets de paie ou l'inventaire. - Les systèmes d'automatisation de bureau: caractérisés par un appui soutenu au travail sur

les données; l'information est utilisée, analysée ou transformée puis partagée ou déployée formellement à l'intérieur de l'organisation ou à l'extérieur. Ces systèmes incluent le traitement de texte, les feuilles de calcul, les éditeurs de publications, les calendriers électroniques, le courrier électronique et de voix, les vidéoconférences, etc.

- Les systèmes d'information de gestion: ils travaillent sur la gestion des transactions. L'interaction entre personnes et ordinateurs a pour but l'analyse et prise de décisions par le management. Les utilisateurs partagent en général une base de données commune.

- Les systèmes d'aide à la décision: en plus d'une base de données commune, ces systèmes apportent un appui à la prise de décisions; ils sont conçus à la mesure d'un utilisateur ou groupe d'utilisateurs selon les besoins spécifiques.

Structure de nombreux systèmes d'information

Rapports

Information

Traitement

Enregistrement

Vérification

Rejet

Mise à jour

Extraction

Rétro-alimentation

REFERENTIEL +

Base de données

Aide à la décision

etc.



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4. Quelques mots sur Internet et le World Wide Web (WWW) INTERNET est un Réseau mondial de réseaux d’ordinateurs. Ces ordinateurs communiquent à distance par l'intermédiaire de réseaux utilisant un langage spécial, appelé protocole de communication3 TCP/IP (de l'anglais "Transmission Control Protocol / Internet Protocol"). La composante TCP permet d'établir la connexion et de veiller à la bonne réception des données par le destinataire, tandis que la composante IP permet l'acheminement des «paquets» de données à travers la toile de réseaux jusqu'au destinataire. Un très grand nombre de réseaux utilise, au-dessus du TCP/IP, un deuxième protocole de présentation appelé HTTP (de l'anglais "Hyper Text Transfer Protocol"). Ce groupe de réseaux est connu sous le nom de World Wide Web ou "la toile mondiale" ou simplement "le web". Les adresses Internet des sites utilisant ce protocole débutent toujours par http:// Le protocole HTTP concerne donc un ordinateur quelconque sur Internet, appelé le client, et un ordinateur contenant l'information recherchée, appelé serveur web. L'échange entre ces ordinateurs se fait par présentation de pages contenues dans un "site web". Un site web est un ensemble de pages électroniques qui ont été éditées à l'aide du langage HTML (Hyper Text Markup Language) qui autorise tous les modes de communication. Plus concrètement, cela signifie que ces pages, qui ressemblent à des pages d'un livre ou d'une revue, peuvent non seulement contenir des menus donnant un accès direct à diverses ressources sur l'Internet, mais inclure des images (animées ou non), du son, des formulaires, des tableaux, etc. Les pages permettent aussi de remplir des formulaires à distance et d'accéder à des banques de données à distance. L'accès direct d'une page à une autre est appelé "hyperlien", et puisque la nature de ces liens peut être aussi bien textuelle que visuelle, sonore ou audio-visuelle, on parle alors plutôt de pages hypermédia dans la mesure où sur un même support se rencontrent plusieurs types de médias. Le concept Internet apporte donc deux éléments importants: - un ensemble de protocoles de communications (TCP/IP) qui se sont converti en un

standard de fait et qui actuellement sont utilisables par la quasi-totalité des ordinateurs - un ensemble de services sur le Réseau très conviviaux et dynamiques, tels que: le transfert

de fichiers, le courrier électronique (e-mail) et le standard de présentation d’information HTTP du World Wide Web.

C’est précisément le fait d’avoir réussi à convertir en standard de fait le protocole TCP/IP et le système de présentation HTTP, qui explique la généralisation et la constante croissance du phénomène Internet. Plus qu'un réseau, Internet apparaît comme une immense base de données, la plus grande partie de l'information étant accessible à travers des moteurs de recherche et des pages de présentation ou interaction organisées dans des "sites Internet".

3 Pour communiquer à distance par l'intermédiaire des réseaux, les ordinateurs utilisent un «langage»

appelé protocole de transmission, ou protocole de communication. Le protocole permet aux ordinateurs d'indiquer qu'ils veulent envoyer un message, de préciser la taille des blocs de données qui vont être transmis et la vitesse de transmission, d'indiquer qu'une partie du message n'a pas été reçue correctement et qu'il faut recommencer, que la communication est terminée, etc. Un dialogue entre les deux ordinateurs s'établit ainsi, l'ordinateur destinataire indiquant qu'il est prêt à recevoir les informations et à les traiter.



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Les normes de fait sont à présent longuement utilisées dans les réseaux internes des entreprises : on appelle cela par association Intranet Sur une population ciblée qui utilise Internet, on parlera d’Extranet

L’utilisation d’Internet pour le port La mise en place d'un site Internet pour le port commence par la prise en charge de l'accès et de la formation Intranet4 et Internet, afin de permettre au personnel de communiquer en interne ainsi qu'avec leurs clients, au moins par courrier électronique avec fichiers joints. Egalement, la prise en charge de l'accès et de la formation au Web devrait assurer la réception et l'envoi d'informations en provenance et à destination d'autres sites Internet. Le site Internet du port devrait permettre d'abord la communication unidirectionnelle, c'est-à-dire, proposer des informations statiques sur le port. L'étape suivante consiste à proposer des informations dynamiques sur les services offerts. Puis le développement du site se poursuit en vue d'offrir une communication bidirectionnelle permettant aux clients de diffuser de nouvelles informations (mise à jour des bases de données) et de localiser des services spécifiques (accès aux bases de données). Finalement, le site Internet pourrait assurer un échange formel et quantifiable d'informations pour des opérations telles que paiement d'une facture, préparation de la prise en charge ou de la livraison d'un conteneur, l'échange de données informatisé (EDI) et le commerce électronique.

5. Importance des Technologies de l'Information pour les ports A la base, les systèmes d’information ont pour but de fournir les informations dont le gestionnaire a besoin pour prendre une décision: la possibilité d’accéder en temps opportun à l’information pertinente permet une meilleure planification et un meilleur contrôle des décisions, si bien que les gestionnaires perdent moins de temps à chercher des réponses aux questions et sont mieux informés quand ils ont à prendre une décision. Les systèmes informatisés prennent une importance croissante dans les ports et les transports maritimes où l’évolution des techniques de manutention de marchandises fait qu’il est indispensable de traiter et de transmettre rapidement toute la masse de documents qui accompagne les expéditions internationales de marchandises. Un système d’information géré informatiquement accroît le débit d’informations et traite des volumes de données plus importants qu’un système manuel. L'utilisation des technologies de l'information dans les ports permet de réduire le temps nécessaire à l'échange d'informations ainsi que les erreurs résultant de transcriptions multiples de données:

4 Réseau de télécommunication qui utilise les mêmes protocoles, techniques et technologies de l'Internet

(TCP/IP, Web, e-mail, etc.), mais ne s'ouvre pas aux connexions publiques. L'intranet est donc local et privé, destiné à l'usage exclusif d'un organisme ou entreprise.



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- Les ordinateurs du port communiquent directement avec d’autres ordinateurs. Les fichiers

sont transférés par l’intermédiaire du réseau local du port, -des liaisons spécialisées téléphoniques - ou de réseaux spéciaux de transmission des données à grande vitesse.

- Les ordinateurs peuvent effectuer très rapidement un contrôle complet des informations qui leur sont fournies. Par exemple, des sous-programmes d'entrée de données peuvent contrôler le poids ou le contenu d’un conteneur, etc.

- Les systèmes informatisés établissent des “rapports” plus rapidement. Le travail de mise en forme, de copie, de tirage et de reproduction du document final peut gagner en vitesse également. Le système permet d’apporter rapidement les modifications nécessaires dans le cas de documents périodiques et d’établir de “nouveaux rapports” à la demande.

- L’informatisation de l’entrée et du traitement des données supprime pratiquement tous les calculs intermédiaires et la production manuelle de tableaux.

- Les ensembles d’informations recueillis à des fins opérationnelles servent ensuite à des fins statistiques.

Dans le cas de systèmes d'information dans un terminal ou un port, les bases de données centrales contiennent les informations voulues et constituent la base des processus administratifs et opérationnels. L’utilisation de bases de données centralisées garantit la cohérence des informations au sein de l’entreprise. Ainsi, chaque département ou service les utilise pour l'entrée, la mise à jour et l'extraction d'informations. L’analyse de performance s’appuiera sur des données entrées au niveau opérationnel. Le travail avec des systèmes d'information peut prendre la forme suivante: - Toutes les informations fournies par un agent, un transitaire ou une compagnie maritime

sont introduites dans les bases de données de façon manuelle ou électronique. L'entrée des données étant l'étape la plus importante, les logiciels doivent permettre que cette opération s'effectue de façon aussi précise, facile et rapide que possible. Il est essentiel d'ailleurs que les bases de données soient constamment mises à jour, c'est-à-dire à chaque mouvement de marchandises.

- Ces informations sont utilisées pour le suivi d'opérations (par exemple, à l'entrée du terminal, pour la vérification des marchandises entrantes/sortantes, etc.).

- La date et l'heure d'arrivée et de départ de toutes les marchandises sont notées et les bases de données sont mises à jour.

- Une fois que ces marchandises ont été acceptées, d'autres programmes reliés aux bases de données centrales permettent d'accéder aux informations.

- Les informations de ces bases de données peuvent servir à établir des factures ou des rapports normalisés, à faire des statistiques ou à prendre des décisions

Les progiciels (logiciels professionnels) de gestion5 de bases de données offrent la possibilité de stocker des données ainsi que les liens qui les unissent, et permettent de mettre à jour et d'extraire les informations stockées d'une façon efficace. Associés à d'autres outils, les progiciels permettent de définir des écrans destinés à entrer, extraire et traiter des informations, et à faciliter l'accès à des bases de données à partir d'autres ordinateurs.

5 Les systèmes les plus courants sont Oracle, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, IBM DB/2,

Sybase et Informix.



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Pour ce qui est des terminaux à conteneurs d'envergure, leurs systèmes de gestion de terminaux6 constituent également les éléments essentiels des opérations et offrent diverses applications permettant de prendre en charge la gestion du parc à conteneurs et la desserte des navires. Ainsi, l'utilisation de l'espace et du matériel est optimisée et le temps d'immobilisation des navires et du matériel de transports intérieurs s'en trouve réduit. En outre, ces systèmes permettent de recevoir des messages normalisés envoyés de façon électronique et certains acceptent même des données radioélectriques, du type WIFI provenant de véhicules de manutention de conteneurs7. Tous les systèmes fonctionnent sur PC, au sein d'un réseau local. Les ports concluent de plus en plus d’accords bilatéraux pour échanger, par des moyens électroniques, des informations sur les départs ou les arrivées de navires et les marchandises transportées à bord. Pour faciliter l’échange de ce type de renseignements, des normes relatives à l’échange de données informatisé (EDI) ont été élaborées. Il s'agit souvent de mettre au point un système d'informations reposant sur le système EDIFACT/ONU et une messagerie de format libre en vue d'accélérer le flux d'informations et de réduire le nombre d'erreurs. Dans un certain nombre de ports, les services concernés (douane, autorité portuaire), ainsi que les milieux d'affaires, ont mis sur pied des sociétés communes pour développer, installer et exploiter de tels systèmes. L'objectif initial était de créer une interface avec les douanes, mais un système pour permettre de communiquer avec d'autres entités a été ensuite développé. Tous ces services de commutation de messages permettent maintenant d'échanger des informations sur le réseau Internet.

B. Un projet d'informatisation dans les ports "Les ordinateurs sont fabuleux... en quelques dixièmes de secondes, ils sont capables de commettre des erreurs d'une telle ampleur que plusieurs personnes seraient nécessaires pendant longtemps pour commettre des erreurs similaires". Cette phrase, ironique, met en relief une grande vérité: si un système d'information n'a pas été conçu et construit de manière adéquate, ses résultats peuvent être néfastes. Pour l’informatisation d'un système du domaine portuaire, la première chose à faire est de déterminer les besoins et d’évaluer le coût et les avantages probables de trois options: - conserver le système existant - l'améliorer (achat d'équipement ou amélioration du système d’archives, recrutement de

personnel, etc.) - le remplacer par un système informatisé.

6 Cosmos N.V., Navis et Tideworks Technology sont trois des principaux fournisseurs de systèmes

logiciels de gestion de terminaux à conteneurs. 7 Parmi les fournisseurs de ces systèmes, on peut citer Americas Systems Inc. (www.etermsys.com),

Dockside Software (www.docksidesoftware.com), PCR Terminal Systems (www.pcronline.com) et PortTec (3DPORT) (www.discoverjade.com/3dport). Les trois premières sociétés ont leur siège aux États-Unis et la dernière en Nouvelle-Zélande.



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Il faut aussi garder à l'esprit certains reproches touchant l’utilisation d'un système d'information: - une durée parfois longue du délai d’exécution entre le début des travaux et la mise en

place définitive du système; - le fait que l’élaboration et la mise à l’essai de chaque programme sont onéreuses et

prennent du temps; - le fait que les systèmes en service ne sont pas assez souples pour être modifiés et ajustés

en fonction de besoins qui évoluent avec le temps. Les principes généraux pour acquérir ou modifier un système d’information (SI) géré par ordinateur restent les mêmes: si des ordinateurs sont déjà en service, il devrait y avoir sur place des personnes expérimentées, sinon il y a lieu de rechercher les conseils d’un expert. Une fois que l'administration du port a clairement opté pour l'utilisation des technologies de l'information et a alloué les ressources suffisantes, des professionnels qualifiés doivent être nommés pour la mise en oeuvre. Les étapes à suivre sont illustrées dans les points suivants.

1. Examen des systèmes d'information Avant d’envisager l’installation d’un système informatisé, un gestionnaire devrait passer en revue les systèmes d’information existants. La première démarche consiste à déterminer très clairement les buts du système et ses avantages. Puis par rapport à ceux-là, identifier: - les activités, processus ou fonctions qui ne satisfont pas, ou ne satisferont peut-être pas,

les standards d'exercice ou les expectatives (Ex. nombre d'erreurs dans les données entrées, vitesse pour l'obtention de rapports)

- ce qu'on peut changer pour augmenter ou améliorer le rendement économique et sa compétitivité (Ex. augmenter le nombre de clients en offrant de nouveaux services)

- l'information très souvent sollicitée ou nécessaire pour les cadres ou autorités et les tâches répétitives (Ex. formulaire à remplir, rapports)

Plus spécifiquement, le gestionnaire devra analyser les cinq raisons suivantes qui justifieraient un projet d'informatisation:

Raison Exemples de questions à se poser

capacité : - augmentation de la vitesse de traitement de

données - traitement d'un volume croissant de transactions - récupération rapide d'information - réalisation de recherches ou synthèses complexes

l’information livrée est-elle présentée sous la forme la plus utile? arrive-t-elle à temps?



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contrôle : - améliorer l'exactitude et la consistance des données - augmenter la sécurité des données importantes

l’information livrée correspond-elle à l’objectif visé? est-elle à jour, complète, fiable, exacte? l’observation et l’enregistrement de l’information sont-ils satisfaisants? les données sont-elles convenablement vérifiées, classées, notées? les fichiers sont-ils à jour et complets? l’information est-elle protégée (incendie, inondation, vol)? est-elle protégée contre l’accès non autorisé?

communication : - améliorer le flux d'information et messages entre

départements distants ou à l'intérieur des bureaux - intégration de données de différents départements

et leur distribution

y a-t-il un manuel à jour pour les utilisateurs du système?

coût : - suivi des coûts - réduction des coûts

le coût de l'information livrée est-il inférieur aux avantages qu’elle offre?

compétitivité : Analyse, synthèse de l'information et recherches pour - attirer des clients - diminuer les possibilités de succès de la

concurrence - obtenir des accords avec les fournisseurs - introduire de nouveaux produits ou services

y aura-t-il une modification des services clients pour attirer plus de clients? comment faire face à la concurrence par un système informatisé? la concurrence travaille-t-elle efficacement avec un système informatisé? peut-on faire face à changements en prix ou avec les fournisseurs en utilisant un système informatisé? quels services sont les plus influencés par les technologies?

2. Cycle de vie et génie de systèmes S'il a été décidé d'aller en avant pour une modification ou développement d'un système informatisé, la méthodologie du cycle de vie (SDLC pour "Systems Development Life Cycle") est une des plus utilisées. Il s'agit d'une approche en phases, où aucune n'a lieu séparément; certaines sont simultanées, d'autres répétitives. Il est néanmoins convenable de commencer par une planification stratégique des systèmes. L'objectif est d'obtenir un plan qui présente les systèmes à modifier ou développer dans l'organisation et l'interrelation entre eux. Ensuite, les phases et tâches d'un SDLC prennent place comme suit: Validation du projet par la Direction Générale Etude de faisabilité - Description des procédures existantes

- Analyse de différentes solutions envisageables en matière d'équipements et d’aides à la programmation, et solutions autres que les applications informatiques

- Evaluation des coûts - Choix final d’une solution selon des critères économiques (coûts et

avantages), techniques et écologiques d’évaluation.



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- Réalisation Analyse et conception - Analyse détaillée du système existant

- Analyse des besoins d’information - Définition du système en fonction des besoins d’information de

l’utilisateur - Etablissement d’une spécification du système, décrivant l’organisation

du flux d’informations, les entrées, les sorties, les données à conserver, les processus de base et les procédures de contrôle et de sécurité. Cette spécification doit être présentée par écrit, sous une forme intelligible pour l’utilisateur. Après agrément par celui-ci, la spécification forme une base pour une mise au point technique plus approfondie du système.

Programmation - Etablissement d’un cahier des charges technique détaillé pour

l’élaboration du programme - Elaboration et mise à l’essai du programme - Essai final du système - Contrôle final par l’utilisateur final en référence aux spécifications

d’analyse des besoins d’origine Mise en place - Formation de l’utilisateur (sur la base du manuel de l’utilisateur)

- Installation du système dans le cadre de travail de l’utilisateur - Formation des équipes d'exploitation

Exploitation courante - Fonctionnement de routine et évaluation des résultats; - Mise à jour et modification du système en fonction de l’évolution des

besoins d’information. - Fonctions de surveillance et dévaluation de performance du système:

o procédures de contrôle de performance (observation des utilisateurs, entretien, sous-systèmes de rassemblement et analyse d'information)

o un système formel d'analyse statistique (rapports sur paramètres clés tels que temps d'indisponibilité, réparations et défauts du logiciel)

Le temps de réalisation et la qualité du système dépendent dans une large mesure de la bonne exécution des phases initiales de sa mise au point. Les erreurs commises à ce stade multiplient le temps et les coûts de réalisation des phases suivantes et peuvent, dans le pire des cas, conduire à l’abandon du système. Pour cela, on décrit dans les points suivants deux activités importantes de la phase d'analyse: l'analyse des besoins et le cahier des charges. Il est nécessaire de bien distinguer les fonctions entre le rôle fonctionnel métier) et technique (système informatique) et de bien définir un groupe projet et des étapes de validation Egalement, l'élaboration d'un manuel de l'utilisateur complet à la fin de la mise en place est essentielle pour l'exploitation courante du système dans toute sa capacité. Le gestionnaire doit exiger un manuel de l'utilisateur de qualité pour garantir une certaine autonomie vis à vis des développeurs du système (personnel du département informatique ou société).

Evaluation des besoins



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L'objet de l'exposé des besoins est tout d'abord d'aider le gestionnaire à prendre conscience de ce qu'il désire réellement et, en second lieu, de définir ces besoins d'une manière aussi claire que possible pour la personne qui mettra en place le nouveau système d'information. Le gestionnaire joue un rôle prépondérant dans l'établissement de l'exposé des besoins. Dans le meilleur des cas, il établira cet exposé lui-même ou, selon l'ampleur du problème et les conditions particulières, il pourra charger des analystes de recueillir et d'analyser les informations nécessaires pour l'aider à prendre ses décisions. Quand on envisage de mettre en place des systèmes plus importants, au niveau de l'entreprise ou d'une division, on pourra créer des comités de direction composés des cadres concernés et présidés par le directeur responsable. Avant tout, l'exposé des besoins doit être rédigé dans un langage non technique. Il s'agit d'un exposé de ce que le système devrait permettre de faire. Le gestionnaire ne doit pas se laisser intimider par le jargon des techniciens et il doit partir du principe que ces derniers doivent expliquer les choses en employant un vocabulaire non technique. L'exposé des besoins établi par le gestionnaire ne devrait cependant pas être considéré comme immuable. Il doit contenir les points ci-après:

Objectifs: Exposé des buts à atteindre et des avantages escomptés, quantifiés d'une manière adaptée à l'application particulière et aux circonstances locales. Les avantages du système envisagé doivent être évalués en termes quantifiables pour que les dépenses nécessaires puissent être approuvées (Par exemple: réduction de 30% de l'encours de la dette; réduction à moins d'un mois de la durée moyenne des ruptures de stock; amélioration du service fourni à la clientèle par suite de l'accroissement du trafic; réduction du coût de production de l'information.

Portée: Information que le système aura à traiter, personnel chargé d'exploiter et d'utiliser le système, limites du système et description de ses fonctions générales. Dans cette section seront indiqués le nombre et le type d'utilisateurs éventuels, le domaine à couvrir, le nombre de transactions à traiter et les opérations de traitement à effectuer.

Sorties: Caractéristiques des informations de base que le système doit produire. en décrivant le contenu des rapports ou des états imprimés à produire, il n'est pas nécessaire, à ce stade, d'entrer dans le détail de leur mode de présentation exacte.

Entrées: Caractéristiques des données à recueillir pour le traitement par ordinateur.

Contrôles: Indiquer le niveau de contrôle et le degré de sécurité à prévoir pour l'exploitation du système d'information.

Normes: Indiquer si le système doit être conforme à des normes internes, nationales ou internationales.

Limites: Indiquer quelles contraintes financières, techniques et organisationnelles ou quelles prescriptions spéciales doivent être envisagées pour la mise en place et l'exploitation du système d'information.

Cahier des charges



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Le cahier des charges du système se fait à partir de l'exposé des besoins. Il doit: - décrire les objectifs et les avantages du système - décrire le mode d'organisation et le flux d'informations - décrire chacune des possibilités offertes par le système, la manière d'en tirer parti, les

erreurs à déceler et la façon d'y remédier - décrire les "rapports" (indiquer quand ils seront produits, qui les utilisera, à quelles fins,

leur contenu général, leur volume) - décrire les données d'entrée - décrire les méthodes de contrôle du fonctionnement du système - décrire les procédures de protection du système et de reprise après incident - décrire les besoins en matière de matériel et de logiciel - estimer les délais et le coût de mise en place et de l'exploitation du système.

Manuel de l'utilisateur Le manuel de l'utilisateur est le seul document que l'utilisateur doit maintenir à jour. Il peut différer de la spécification initiale à cause de changements apportés au cours de la mise en œuvre ou après une période d'utilisation du système. Ce manuel décrit toutes les possibilités qu'offre le système et la façon d'en tirer parti. Il décrit également la manière d'effectuer chacune des tâches qu'implique l'exploitation du système et il doit être suffisamment complet pour être la seule source de référence dont le personnel de l'utilisateur ait besoin pour résoudre tout problème pouvant surgir au cours de l'exploitation du système. Le manuel de l'utilisateur devrait également servir pour former le personnel appelé à exploiter le système.

3. Organisation des services informatiques Le Département d’informatique ou de Systèmes d'Information a les fonctions suivantes: - Planification et acquisition du parc informatique, des équipements de télétransmission et

du matériel annexe (alimentation électrique, climatisation, protection contre l’incendie) - Planification, mise au point, installation et maintenance ultérieure des systèmes

d’information gérés par ordinateur - Dans les cas de systèmes d'information complexes (d'aide ou gestion de décision, par

exemple), maîtrise-ouvrage (spécification professionnelle des besoins des utilisateurs) - Veille technologique - Entretien de tous les types de matériel - Planification et déploiement de mesures de sécurité des systèmes Le nombre de salariés nécessaires pour exploiter des services informatiques dans un port varie en fonction de conditions locales telles que le type de matériel utilisé, le type et la portée des systèmes. Lorsqu’on prévoit d’élaborer un grand nombre de systèmes, d’importants effectifs sont nécessaires pour les phases de développement et de maintenance ultérieure; le personnel



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requis au stade de l’élaboration peut être plus restreint. Pour un port de taille moyenne qui commence à s’informatiser, le Département d’informatique peut avoir besoin d'environ trente personnes couvrant l’ensemble des services. La mise en place de SI gérés par ordinateur dans le domaine portuaire prend normalement quelques années. L’organigramme pour le Département d’informatique peut prendre une forme classique, où les projets d'informatisation sont développés par une section bien définie du Département des SI. Mais on remarque de plus en plus une organisation matricielle, où la responsabilité pour un projet d'informatisation est partagée entre un directeur de projet et plusieurs fonctionnaires du Département des SI, choisis selon les besoins du nouveau système.


CNUCED/TrainForTrade – "Certificat de Gestion Moderne des Ports" Version septembre 2004 UN Copyright � 2004

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Structure classique d'un Département d'Informatique

Chef du Département d’informatique

Chef de la Section du développement des systèmes

Chef de la Section des opérations

Chef de la Section du matériel

Fonc

tions

- Analyse des SI - Mise au point de toutes les phases des SI, y

compris leur tenue à jour et leur modification; - Maintenance logicielle courante.

- Organisation des processus de traitement des SI;

- Tenue à jour des manuels d’exploitation des systèmes;

- Mise à disposition des matières consommables et des fournitures nécessaires pour le fonctionnement courant des systèmes;

- Gestion des bibliothèques de données et de programmes;

- Mise en oeuvre des mesures de sécurité voulues concernant programmes, données, et équipements;

- Coopération directe avec les utilisateurs et avec la Section du développement pour évaluer l’efficacité des SI en service.

- Analyse et évaluation de tous les types de besoins en matériel;

- Maintien des quantités nécessaires d’outils essentiels de diagnostic et de pièces détachées pour le fonctionnement courant du matériel;

- Entretien;

Pers

onne

l

- Equipes d’analystes et de programmeurs spécialisés dans tel ou tel problème (comptabilité, conteneurs, suivi des marchandises, etc.)

- Techniciens chargés de la maintenance logicielle courante

- Responsable (s) de vacation - Opérateur (s) sur ordinateur

- Techniciens d’entretien chargés de différents types de matériel: ordinateurs (PC, mini-ordinateurs), autres types de matériel

CHEF DE DEPARTEMENT

DEVELOPPEMENT DES SERVICES TELECOMS SERVICE EXPLOITATION GESTION GENERALE


CNUCED/TrainForTrade – "Certificat de Gestion Moderne des Ports" 88 Version septembre 2004 UN copyright � 2004

4. Sécurité des systèmes d'information (SSI) Un système d’information comprend les éléments suivants : - informatique (matériel et logiciel) - les réseaux transmettant (données, voix, image, telex, vidéo, téléphone,…) - la personnel utilisant les moyens techniques - les locaux - les procédures Parallèlement à la mise en place d'applications fiables qui répondent aux besoins des utilisateurs, il est indispensable de se préoccuper des conditions de sécurité de gestion de l'information. Quelques conditions de base sont illustrées dans le tableau suivant:

sécurité physique: - suivre les spécifications pour le câblage électrique et du réseau: contrôler statique/fluctuations, correspondance aux spécifications du matériel (hardware), garantir le courant avec des UPS

- permettre un environnement approprié: climatisation, contrôle d'humidité, espace calculé pour le matériel (hardware) à installer

- contrôler l'accès (souvent par l'utilisation de badges): aux installations (cameras et circuit TV ferme), à l'équipement important (serveurs, salle informatique, salle des back-up...), aux ordinateurs

- mettre en place des mesures contre incendies ou inondations, et intrusions: par exemple, utilisation d'alarmes

sécurité logique: - il s'agit de limiter l'utilisation des applications (software) au personnel autorisé, par le biais de mots de passe, écrans autorisés, etc. C'est souvent une fonctionnalité inhérente aux applications.

sécurité de comportement: - concept de responsabilité de l'utilisateur - sauvegardes régulières et programmées des données - suivi du comportement d'utilisation des logiciels à intervalles

irréguliers: procédures pas suivies ou délaissées, analyse du nombre d'accès erronés, de la durée des séances sur ordinateur/logiciel, sessions hors heures de travail, etc.

- inventaire de l'équipement et du logiciel - destruction de documents

Cependant, le concept de sécurité a évolué pour tenir compte de l'importance de l'information comme enjeu stratégique, et non plus seulement les systèmes informatiques, comme ressource partagée entre systèmes ouverts et pour faire face aux menaces d'intrus ou destructeurs. La sécurité des systèmes d'information (SSI) traite donc également les méthodes et moyens mis en oeuvre pour se protéger contre les défaillances résultant d'une action intentionnelle. Les SI du port seront ouverts très probablement aux SI de l'Etat et entreprises de la communauté portuaire. Dans ce contexte, il s'avère nécessaire d'authentifier les utilisateurs et de contrôler les accès aux machines et aux services, de garantir la disponibilité de ces machines et services, et d'assurer la confidentialité et l'intégrité de l'information.



La sécurité des systèmes d’information est avant tout une démarche de Direction Générale, où l’aspect technique doit découler d’une réflexion d’entreprise La SSI consiste à évaluer les menaces/vulnérabilités sur chaque élément du SI, et à assurer la mise en place de mesures afin d’en diminuer le risque associé Compte tenu de l’ouverture et de l’interconnexion des systèmes, la sécurité des SI devient une activité à part entière, décomposée en deux parties : - une partie « maîtrise d’ouvrage » se situant au niveau de l’établissement, assurée par un

expert indépendant en sécurité - une partie « maîtrise d’œuvre » réalisant la mise en place technique des règles émises par

la maîtrise d’ouvrage, assurée par le Département des Systèmes d’Information. La planification, la mise en place et le suivi de la SSI sont la tâche -de cet expert des SI, mais le gestionnaire devrait demander au moins la mise en place des mesures suivantes: - définir et mettre en oeuvre des politiques de sécurité: une CHARTE de sécurité et un

plan de sécurité interne décrivent la façon de gérer, protéger et diffuser les informations et autres ressources sensibles. C’est un ensemble de règles (normes) que des agents (humains ou non) avec certains rôles et responsabilités ont la permission, l'interdiction ou l'obligation de faire. Les normes prévoient aussi la détection d'intrusions et les sanctions

- de s'assurer que la configuration des machines (architecture) et logiciels est conforme à ces politiques: un plan de sécurité technique met en place des techniques de spécifications de logiciels, architectures des machines et des systèmes d'exploitation (protocoles de communication, architectures, etc.), un contrôle exhaustif des flux d'information internes et la programmation de dispositifs de contrôle matériels. Egalement, ce plan devrait donner les moyens d'intégrer des applications sans pour autant compromettre la sécurité du système global (analyse et synthèse des propriétés de sécurité des logiciels)

- tenant compte du fait que des failles sont toujours présentes, le plan de sécurité technique devrait prévoir de surveiller les activités des utilisateurs afin de détecter d'éventuelles exploitations de ces failles (détection d'intrusions)

- le plan doit aussi permettre l'adaptation, c'est-à-dire le pilotage (suivi de la sécurité des SI), l'audit (vérification, agrément, intrusions) et l'évolution selon les nouveaux besoins.

C. Exemples d'informatique de gestion dans un port Un port est une entreprise comme une autre, c’est à dire qu’elle utilise des outils communs aux autres entreprises : bureautique, gestion de personnel, facturation, comptabilité Un port se distingue par des applications partagées, portant sur des échanges de données, liées : - à l’aspect « régalien » Escale des navires, gestion des marchandises dangereuses - à l’aspect « fluidité » : mise à quai, dédouanement, embarquement débarquement On trouvera dans le chapitre suivant (sur l'EDI) des exemples concrets d'applications portuaires portant sur ces deux aspects.



D. Evolution prévisible

1. Maîtrise d'ouvrage et urbanisation Dans le contexte économique et social dans lequel ils évoluent, les ports affrontent des transformations majeures à différents niveaux: dans l'offre de produits et services, dans l'organisation interne et externe, dans l'utilisation des technologies de l’information et des communications. Les gestionnaires ont reconnu l'apport des nouvelles technologies pour la gestion de l'information et la prise de décisions puisqu'ils se préoccupent de plus en plus des liens entre stratégie et système d'information. Et pourtant, souvent leur système informatique a été construit par empilement de couches successives et peu devenir figé. Le gestionnaire se trouve donc face à cette nouvelle responsabilité d’intégrateur de solutions technologiques empilées déjà en place et de nouveaux systèmes d'information dont il a besoin. Il fait donc de plus en plus appel à l’assistance de la maîtrise d'ouvrage informatique pour l'accompagner dans ses projets de transformation de systèmes d'information. La maîtrise d’ouvrage correspond au demandeur, à celui qui émet un besoin. (ce n’est absolument pas un technicien informatique) Elle peut se faire aider dans la traduction du besoin en « cahier des charges techniques » par un « assistant technique maîtrise d’ouvrage » informaticien. L’informatique assure la maîtrise d’œuvre, La maîtrise d’ouvrage quant à elle peut se faire assister par un « assistant métier maîtrise d’ouvrage » compétent dans le domaine concerné ; ex : finances, stocks, comptabilité, paie,… La maîtrise d'ouvrage informatique gère le programme des projets informatiques et son bureau de programme. Le programme comprend l’ensemble des projets et initiatives conduisant à une implantation avec les résultats attendus. Le bureau de programme veille à la bonne conduite de l’ensemble des activités, fait le suivi et dote le personnel informatique des outils lui permettant de jouer et influer activement sur le bon déroulement des activités concernées par le projet. Le maître d'ouvrage va utiliser sa double compétence, son expérience des projets informatiques et ses talents de médiateur, pour obtenir la collaboration enrichissante et efficace entre acteurs du projet informatique: - il définit un système d'information cible organisé par quartiers et prévoit les

infrastructures partagées ainsi que les interfaces entre ces quartiers. Cette démarche est nommée « urbanisation », par référence au plan de développement d’une ville. Cette modularisation permet à la fois de distinguer les niveaux de responsabilité et d'organiser une rénovation progressive quartier par quartier en commençant par les plus prioritaires

- l'orientation client est un levier important pour sélectionner les projets informatiques les

plus pertinents. Analyser les processus client revient à identifier l'enchaînement des activités qui conduisent à la délivrance d'un produit ou d'un service, donc identifier les activités les plus critiques et arbitrer.



Quelques illustrations de ses interventions : - prise de décision stratégique : quoi informatiser ou re-informatiser? pour quel budget ? - intégration et coordination globale des divers projets. - rédaction de spécifications précises et stables: définition de projets et leur organisation - au début d'un projet, il en clarifie les objectifs afin de pouvoir fédérer les différents acteurs

autour d'un but commun - il fournit un effort constant de communication interne sur l'avancement du projet pour

entretenir l'adhésion et la mobilisation de tous - il prend aussi en charge la communication externe, au départ sur les objectifs et les enjeux

du projet puis sur son fonctionnement et son avancement. Ce faisant, il protège et légitime le travail des autres acteurs du projet, ce qui contribue à entretenir leur motivation

- il veille en permanence à faire apparaître les choix à effectuer de manière consensuelle - pilotage de projets: planification, suivi global des travaux, coordination des équipes,

assistance aux utilisateurs lors de la mise en exploitation, audit de projet, etc. - à la fin du projet, il aide les utilisateurs à s'approprier le nouveau système en abordant

cette phase non pas comme une simple tâche de formation à un l'utilisation d'un outil mais dans une démarche de conduite du changement.

- recette des applications modifiées et des projets développés - gestion des demandes de maintenance

2. –Les évolutions technologiques 2.1 Infocentres Grâce aux systèmes d'information, le port possède déjà les informations qui permettent d’enregistrer et de connaître les faits marquants de son activité. Elles sont mémorisées au sein de bases de données.

Cependant, le fait de posséder ces données ne suffit souvent pas à prendre les décisions rapides. En effet, ces informations sont souvent très nombreuses, figurent dans les logiciels différents qui ne communiquent pas, ou prennent leur dimension au regard des utilisateurs spécifiques. Quand il s'agit de faire que ces données parviennent aux bonnes personnes (souvent les décideurs) de la manière la plus souple et la plus efficace qui soit, on fait appel aux infocentres. Un infocentre offre en instantané la position des différents paramètres de l'entreprise. Il permet aux décideurs de visualiser les éléments nécessaires à la prise de décision avec les niveaux d'analyse adaptés et produire les états de synthèse directement lisibles. A travers eux, les membres désignés de l’entreprise ont accès aux données qui sont importantes pour eux et ont la possibilité de les visualiser dans toutes les combinaisons possibles, dans le respect de l’activité globale.



L'infocentre utilise souvent les technologies Internet (le Web) comme plate-forme informatique principale offrant la possibilité aux partenaires et clients d’échanger des informations à faible coût ou en utilisant les capacités d'un réseau intranet. Quelques exemples: - avec un accès rapide et aisé à leurs données vitales, le gestionnaire dispose d’un champ de

vision plus large sur l’impact d'un département sur les autres et réciproquement. Il prend de meilleures décisions de manière non isolée.

- des outils de requêtes permettent d'interroger instantanément les bases de données: extraction des données sur une période d’historique mobile,

- des outils d’analyse permettent aux utilisateurs référencés d’explorer grâce à leur navigateur Internet les tableaux et graphiques construits

2.2 Communications entre applications Les besoins de communication entre applications se multiplient de façon incohérente On voit apparaître la mise en place de services de systèmes spécialisés du type Back Office : ex système Extract Transfer Load qui permet de diffuser les informations volumineuses en temps différé, en particulier pour alimenter l’infocentre, et les systèmes Extended Application Interface qui permet le transfert rapide de faibles volumes d’information.



SECTION II : L'EDI dans les ports Rappelons que l'échange de données informatisé (EDI) concerne le transfert électronique de données entre entreprises de la communauté portuaire. L'EDI concerne les flux d'information qui font intervenir: place portuaire et armements, professionnels de la place portuaire, place portuaire et hinterland (transporteurs, chargeurs), et autorités portuaires entre elles. Au niveau de la communauté portuaire, la gestion par des méthodes traditionnelles de l'échange d'information nécessite des démarches complexes, laborieuses et coûteuses. A titre d'exemple, ce coût peut s'élever jusqu'à 10% du coût final des marchandises:

Comment se ferait un échange de données informatisé pour un port? Prenons l'exemple d'une compagnie maritime qui prévoit de transporter des marchandises dans X conteneurs du port A au port B: - elle se mettra en contact avec son agent maritime/transitaire sur le port B et lui enverra

électroniquement le manifeste et le plan de chargement; - avec ces données, le transitaire peut planifier les activités suivantes:

- envoyer électroniquement le manifeste et plan de chargement pour obtenir l'autorisation de déchargement de la douane. La douane répondra par un accusé de réception électronique que tout est réglé ou souhaitera procéder à une inspection de la marchandise;

- envoyer électroniquement le plan de chargement au gestionnaire du terminal à conteneurs; le système répondra avec les emplacements prévus des conteneurs X sur le parc du port B;

- planifier le transport des conteneurs X, en envoyant les ordres électroniques de contenu au transporteur;

- il est aussi possible que l'autorité portuaire du port B demande une copie de l'autorisation de douane, qui lui sera transmise électroniquement;

- dans le terminal à conteneurs, le manutentionnaire recevra les mouvements à effectuer pour retirer les conteneurs X et les remettre au transporteur;

- les autorités douanières peuvent demander des confirmations électroniques à la banque de l'agence maritime sur la possibilité de payer taxes depuis un compte.

UNE TRANSACTION ECONOMIQUEINTERNATIONALE NECESSITE

�Plus de 27 agents�Plus de 40 Documents Originaux�Plus de 360 Copies�Appels téléphoniques, fax,...

10% DE LA VALEUR DE LAMARCHANDISE



Ces échanges sont illustrés dans la figure suivante:

A l'export, les flux sont les suivants:

En résumant, l'information transmise peut inclure:

- concernant les achats: ordres d'achat (PO), accusés de réception de PO, changements/ajustements de PO, rapports de situation de PO

- concernant les finances et la comptabilité: factures, mémos de crédit / débit, rapports sur impôts, avis de paiement/envoi

- concernant le marketing: demande de quotas, catalogues de prix/ventes, autorisations de prix, données des activités concernant les produits, suivi de ventes

- concernant la gestion d'inventaires: ajustements, programmes et plannings, conseils sur la gestion de l'inventaire, transfert de produits

- concernant les assurances: registre de bénéfices, suivi de plaintes, éligibilité - concernant la logistique: information sur les bateaux, sur le chargement, Bills of

lading, factures et détails sur frets - concernant la production: spécifications, résultats de tests, programmes et

plannings Expliquons maintenant les concepts de la technique EDI.

Exemples de flux d’information - IMPORT

TRANPORTEUR

AGENT MARITIME

ARMATEUR AUTORITE

TRANSITAIRE

MANUTENTIONNAIRE CHARGEUR

manifesteinstructions

liste embarquement

déclarationsmarchandisesdangereuses

instructions

BL

réservations

TRANPORTEUR

AGENT MARITIME

ARMATEUR DOUANE

COURTIER

MANUTENTIONNAIRE TRANSITAIRE

manifesteinstructions

prévisions d’embarquement

manifeste

instructions

avisd’arrivée

manifeste

état dedifférence

avisd’arrivée

connaissement

Exemples de flux d’information - EXPORT



A. Présentation de l'EDI

1. Concepts L'EDI ou "Echange de Données Informatisées" est un moyen de transmettre des messages entre (1) deux applications informatisées de partenaires différents, (2) sans intervention manuelle (3) grâce aux moyens de communication. (4) Ces messages sont prédéfinis et structurés, c'est à dire organisés et présentés selon des standards8 qui peuvent être locaux, nationaux, internationaux ou propres à un secteur d'activité. Un message est un ensemble de données regroupées de manière logique, ces données correspondant à une fonction commerciale, administrative ou technique (par exemple, la commande, la facture ou les déclarations administratives).

Pour les ports, l'EDI est un outil qui met en relation les systèmes informatiques des acteurs de la chaîne de transport. Dans ce sens, le préalable indispensable à l'EDI est le fait qu'il faut que les partenaires souhaitant mettre en place ce type d'échanges disposent d'un système d'information fiable mais surtout capable de traiter l'information en question. Ainsi, par exemple, un armateur pourra transmettre un plan de chargement au terminal à conteneurs. L'EDI implique une intégration des données échangées dans les applications informatiques des partenaires concernés. Un véritable EDI ne consiste pas seulement à mettre en place un échange de messages entre partenaires; le message échangé doit faire l'objet d'une utilisation particulière chez l'émetteur/récepteur, cette utilisation étant réalisée de manière automatique.

Cette notion d'intégration est fondamentale, elle justifie la mise en place de l'EDI par rapport à d'autres formes de communication et implique la modification des applications informatiques des partenaires pour prendre en compte les données échangées. Néanmoins les entreprises

8 Il faut noter que les communications non structurées (messages, mémos ou lettres) sont traitées par

d'autres outils, tels que l'E-mail.

Hardware

Software Communications

Standards Standards

EDI

(2)

(1)

(3)

(4)



mettent souvent en place des EDI sur des applications isolées dans un premier temps car c'est une solution nettement moins chère. L'intérêt de l'EDI réside dans la mise en oeuvre de scénarios. Il ne s'agit pas uniquement de dématérialiser un flux correspondant à un document mais de dématérialiser un ensemble de documents s'enchaînant les uns à la suite des autres. Ainsi, par exemple, pour le port de la Réunion, le scénario retenu a été le suivant: après avoir reçu le manifeste, l'agent maritime émet un avis d'arrivée EDI vers le transitaire et un manifeste EDI vers le manutentionnaire. La facture du manutentionnaire est ensuite transmise au transitaire par EDI. Enfin, l'agent communique au terminal à conteneurs la liste des conteneurs prévus à débarquer et reçoit les récapitulatifs des mouvements journaliers.

2. La technique Un des aspects les plus important de l'EDI est sa capacité à automatiser le processus de communication entre applications de différents ordinateurs, séparés des fois par des milliers de kilomètres. La communication doit avoir lieu même si le matériel, le logiciel de base ou le logiciel que les parties utilisent sont différents; les partenaires peuvent même avoir des protocoles de communication ou connexions réseau/physique différents. L'échange d'un message EDI comprend les actions suivantes:

Quelques conseils: - il est important de planifier et travailler avec attention l'aspect d'extraction/transfert pour

ne pas nuire à la performance et possibilités d'un système EDI - les fournisseurs de logiciel EDI et associations EDI internationales peuvent conseiller ou

donner des solutions pour la mise en place d'un bon mapping L'entreprise qui veut faire de l'EDI doit s'équiper de matériel informatique, de logiciels spécifiques et faire appel à un réseau de communication. Pour de l'EDI intégré, il faut aussi prévoir l'interface avec les propres applications informatiques susceptibles de recevoir ou d'émettre des messages EDI.

Le processus EDI

• extraction de données non-structurées et non-form attées d’un système d’ordinateur

• traduction de données en données EDI puis en un message EDI transmissible (m apping)

• transm ission du m essage à travers un réseau de com m unications

• traduction/interprétation du m essage du côté du receveur

• transfert des données dans l’application de l’ordinateur du receveur



Dans la plupart des cas, les réseaux de communications et matériel/logiciel existants peuvent être utilisés pour la communication EDI. Ou de nouveaux services de communication peuvent être installés pour faire de l'EDI et d'autres types de communication.

Station de travail EDI La station9 de travail EDI peut être un:

Ordinateur de réseau (de type serveur):

Le programme EDI est installé sur ce serveur; l'ordinateur exécute les fonctions EDI comme un des procès qu'il gère. Ceci permet le calcul rapide sur de grandes quantités de données. Puisque toutes les données de l'organisation passent à travers ce serveur, le pont avec les applications internes est facilité. Il s'agit pourtant d'une solution coûteuse, justifiable dans le cas de grandes entreprises avec des flux d'information importants.

PC frontal: C'est la solution intermédiaire qui a l'avantage de coût réduits et possibilité d'utilisation dans entreprises plus petites. Ici, l'ordinateur est relié en

permanence à un serveur et n'exécute que quelques actions EDI (extraction et conversion, par exemple).

PC dédié: Il exécute toutes les fonctions EDI et c'est sa seule fonction. Or cette

situation requiert souvent d'intervention manuelle, elle est d'ailleurs appelée pour ça "EDI hybride".

Logiciel EDI Le principe le plus important est que l’interface du logiciel EDI est totalement indépendante des applications informatiques qui génèrent ou reçoivent les données EDI. Les applications standard viennent souvent avec une interface EDI construite. Mais dans le cas d'applications spécifiques, l'interface pour le logiciel EDI doit être développée par l'entreprise elle-même. Le logiciel EDI assure quatre fonctions de base: - la gestion des communications : le logiciel de communication établit la connexion avec

l’ordinateur du partenaire, transfère (ou reçoit) les données, accuse réception et finit la connexion

- la gestion des traductions : le logiciel de traduction traduit le format interne de l'entreprise dans le format d'échange choisi, EDIFACT par exemple ou eXtended Mark up Language (XML) , (et réciproquement) pour qu'elle puisse communiquer avec le même langage que ses partenaires. Ainsi l'entreprise ne modifie pas ses formats internes de données.

- interfaces EDI-application

9 Beaucoup de fournisseurs EDI (tels que GSI, IBM, INS, Philips, Olivetti, Compaq Digital, etc.)

vendent le matériel informatique comme complément au logiciel EDI.



- logiciel de gestion EDI : il contrôle les processus de conversion et de communication (fonctions d’envoi et collecte de messages, registre des communications, gestion d’accusés de réception, gestion de conversions, etc.)

Pour intégrer dans les échanges électroniques les P.M.E. et les particuliers, il existe l'EFI (Echange de Formulaire Informatisé), qui reproduit sur l'écran des formulaires tels qu'ils apparaissent sur des documents papier. L'utilisateur de ce type de produit doit saisir l'information à l'écran au lieu de remplir un formulaire papier. Une procédure informatique transforme ces données saisies dans le format requis pour les échanges, EDIFACT par exemple, et le partenaire à l'autre bout du réseau peut traiter les messages comme s'ils avaient été produits par un logiciel EDI "classique". L’intégration avec le logiciel déjà en place est la partie la plus difficile et coûteuse des préparations pour l’EDI. Pour limiter l’impact, des modules EDI sont ajoutés au fur et à mesure dans un premier temps ou des séminaires sont organisés pour préparer à la migration. Le découpage en modules introduit une notion "Hub EDI" où tour à tour les bases de données sont alimentées par les liaisons EDI entre partenaires où contribuent à la constitution de messages EDI. On peut imaginer par exemple ces axes: - l'escale du navire avec une réponse pouvant être apportée à deux types de besoins

distincts: l'annonce du voyage et sa consultation à des fins professionnelles, l'informatisation du grand public et des partenaires sur le déroulement des escales.

- la gestion opérationnelle des conteneurs (le "contenant"), centrée sur la gestion physique des boîtes, vides ou pleines, et de leur statut (disponible, en réparation,...).

- la gestion des marchandises (le "contenu"), son suivi physique et l'accomplissement des formalités administratives (dédouanement, titre de transit, déclaration de marchandises dangereuses) ou documentaires.

- l'intégration des transporteurs terrestres, avec d'une part l'automatisation des échanges entre donneurs d'ordre et transporteurs et, d'autre part la transmission des données portuaires relatives aux transports terrestres aux opérations de terminaux.

- transbordement - groupage-dégroupage Quelques critères pour la sélection d’un logiciel EDI: - il correspond aux besoins du port - voir l'expérience du fournisseur - facilité d'utilisation du programme - coûts financiers et de maintenance

Communication et réseau Le réseau de communication assure le transfert des données d'un point à un autre. Les logiciels de communication sont proposés par les opérateurs de télécommunication. Le choix du réseau est effectué selon des considérations géographiques: couverture offerte nationale, internationale ou selon des considérations sectorielles (entreprises du même secteur). En tout cas, la solution doit convenir et fonctionner pour tous les partenaires EDI: le réseau, le



protocole de communication, l'utilisation ou non d'un intermédiaire, les responsabilités et risques doivent être spécifiés dans un accord d'échange entre parties. Il y a deux méthodes pour la communication: - directe (point à point): lignes privées, lignes ISDN, connexion directe X.400/X.435 - à travers des RVA (réseaux à valeur ajoutée10) ou Internet

Pour l'EDI, il est préférable d'utiliser des RVA. Ils offrent, comme leur nom l'indique, toute une gamme de services supplémentaires au transport des données comme la conversion, l'archivage des messages, la gestion et le traçage des connections, les diagnostics complets en cas de panne, guichet unique, conversion de protocole, traducteur communautaire, accès aux réseaux internationaux, interface fax, télex, vidéotex, sécurisation des accès, notarisation, transfert électronique de fonds, etc. Ils offrent également une plus grande sécurité et communication sans interruption, car chaque adhérent dispose d'une messagerie électronique dans laquelle les partenaires déposent les messages EDI. Le RVA peut également offrir des services de traduction de messages lorsqu'un des partenaires de l'échange ne dispose pas de son propre traducteur et aussi des services de support technique pour applications EDI. Mais les RVA représentent des coûts trop élevés pour les petits ports et il peut exister des difficultés d'interconnectabilité entre partenaires appartenant à RVA différents

10 aussi appelés VAN, de l’anglais "Value Added Network"

LES METHODES DE COMMUNICATION DE L'EDI

Méthode directe

Méthode indirecte

SOFTWARE

SOFTWARE

SOFTWARE

SOFTWARE

SOFTWARE

Réseau à valeur ajoutée

RVA



Quelques critères pour la sélection du RVA: - vitesse de transmission du message EDI - base d'utilisateurs: tous les partenaires sont-ils dans le même RVA? - fiabilité et récupération de données en cas de problèmes, support et service clients - rapports et requêtes sur les transactions - accès à plusieurs types de communication - boîte à messages électroniques et ses fonctionnalités - standards supportés

3. Sécurité EDI Cette fonction correspond aux mesures organisationnelles de sécurité des systèmes informatiques et du réseau propres. Les partenaires doivent eux aussi assurer la sécurité de leurs systèmes. Un système de sécurité de l'opération EDI comprend trois niveaux intégrés de sécurité: - sécurité de réseau: les utilisateurs accèdent, par un compte d'utilisateur et mot de passe, à

certaines parties du réseau et ont autorisation à réaliser certaines transactions (par exemple, transmettre des messages EDI)

- sécurité de niveau accès à l'application: contrôle par le logiciel EDI, les utilisateurs ont droits de visionner, modifier, additionner ou effacer certaines données (par exemple, le personnel des guichets peut consulter un ordre d'achat mais ne peut pas envoyer un document EDI au fournisseur)

- sécurité de niveau de message: donne droit de visionner, dupliquer, effacer les messages EDI et permet de réaliser un contrôle pour savoir si le message a été traité par un certain utilisateur, en cas d'attribution de responsabilités

4. Normalisation On comprendra qu'une standardisation est nécessaire, au niveau des messages et des données pour que les applications informatiques des différents systèmes des entreprises puissent communiquer. En effet, l'utilisation d'un même "langage" informatique simplifie les liaisons entre les ordinateurs des entreprises et l'utilisation d'un format unique pour les échanges n'implique qu'une seule traduction au niveau des entreprises: la traduction entre son format interne et le format d'échange. Les premiers développements dans le domaine de l'EDI furent conçus pour donner des solutions locales aux relations entre une entreprise et ses fournisseurs et clients ou entre différentes parties d'une entreprise. Dans chaque cas une liaison bilatérale était mise en place, ainsi qu'un langage de communication propre. Dès que l'on a voulu étendre le système à d'autres partenaires, situés dans des sites ou des pays différents le problème de l'adoption d'un même langage, c'est à dire d'une même norme, s'est posé.



En conséquence la réponse des entreprises a été d’œuvrer pour cette normalisation des langages utilisés et des techniques de communication. L'EDI s'est alors développé de deux façons. Certaines entreprises, en position dominante sur le marché, ont pu imposer leur solution à leurs partenaires qui utilisaient tous le même langage pour ces relations: la norme de la grande entreprise. D'autre part, des groupes de partenaires ont mis au point des standards communs et ont développé des EDI à l'intérieur de leur communauté ou de leur secteur d'activité (Ex. constructeurs automobiles et sous-traitants, port et utilisateurs, douane en relation avec ses exportateurs). Ainsi l'évolution s'est effectuée en direction de solutions communes par secteur d'activité. Cependant ces solutions étaient relativement fermées et très souvent utilisées uniquement dans certains pays. Il a paru donc nécessaire de développer une norme indépendante des moyens de communication et des ordinateurs et qui permette un système le plus ouvert possible et qui aboutisse à l'internationalisation des échanges. A ce jour, la norme EDIFACT est concurrencée par la norme XML. Un rapprochement est en cours dans le cadre de l’EDIXML.

UN/EDIFACT La Commission Economique pour l'Europe des Nations Unies a été à l'origine des efforts de concentration en vue de la standardisation dans le domaine de l'EDI. L'ancien groupe de travail 4 (WP4), maintenant appelé le CEFACT/EWG, coordonnait à l'échelle mondiale tous les travaux de facilitation des procédures de commerce international. Il a créé le dictionnaire des données commerciales qui est devenu une norme. Ce dictionnaire comprend les éléments de données, c'est-à-dire les plus petites unités d'information (date de livraison, code postal). C'est au sein de ce groupe de travail qu'ont été définies les Règles des Nations Unies pour l'Echange de données informatisé pour l'administration le commerce et le transport connues sous le sigle: UN / EDIFACT11. La norme (ou standard) EDIFACT fixe des directives concernant la liste des messages qui peuvent être échangés électroniquement, les données à inclure dans les messages en précisant

11 de l'anglais "United Nations EDI Standard for Administration, Commerce and

Transport". Site UN/EDIFACT: http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.htm

T h e U n i t e d N a t io n s E D I S ta n d a r d

F o r A d m in i s t r a t i o n , C o m m e r c e a n d T r a n s p o r t

c o m p r e n d :– R è g le s d e S y n ta x e ; g r a m m a i r e ;– M e s s a g e ; d o c u m e n t s ;– S e g m e n t s ; p h r a s e s– D o n n é e s ; v o c a b u la i r e– C o d e s ; a b b r e v ia t i o n s



leur signification. Elle décrit également la structure des messages et des données. Le dictionnaire des données et les règles de syntaxe, c'est-à-dire les règles de construction des messages, sont des normes ISO. Les messages standards sont des recommandations de contenu de message pour une fonction donnée. Des messages ont été définis pour les domaines des assurances, du commerce, de la construction, des douanes, du droit, des finances, du social, des statistiques, du tourisme et du transport.

Un message proposé aux instances EDIFACT pour devenir un standard a le statut 0. Il correspond à un document pour essai. Il obtient le statut 1 s'il a fait l'objet d'un accord général de la part des régions, c'est alors un document pour essai. Les messages proposés deviennent des recommandations lorsqu'ils obtiennent le statut 2. Le CEFACT/EWG se réunit 2 fois par an, en mars et en septembre, et publie une liste des messages utilisés, leur statut et version. Le dernier document correspond à la version D.04A12. EDIFACT est progressivement utilisé dans le monde entier. Quelques pays utilisant cette norme sont: les pays européens; le Canada; des pays d'Asie tels que la Chine, la Corée, Hongkong, le Japon, Singapour; en Amérique Latine, l'Argentine, le Brésil et la Colombie; l'Australie et Nouvelle Zélande. Les Etats Unis utilisent un standard interne ANSI ASC X12, mais les douanes américaines notamment acceptent la norme internationale EDIFACT. Dans le contexte de l'EDIFACT, les documents les plus importants sont:

12 D.02A: D pour "draft" (document provisoire), 02 pour l'année 2002, A pour mars (1ère réunion EWG de l'année). Ce document sera validé pendant la réunion de septembre, et deviendra la version S.02A (S pour standard); en même temps, un nouveau draft sera établi, D.02B (B pour la 2ème rèunion de l'année).

Exemple de message EDI

V e n d o r:

D a te : In v o ic e #

IN V O IC E

C u s to m e r:

Q u a n t ity D e s c r ip t io n P r ic e A m o u n t

O z a lid S AH e ro s tra s s e 7C H -8 0 4 8 Z u r ic h , S W IT Z

1 2 /1 /9 7

S e ik o C o rp o ra t io n1 5 -1 K y o b a s h i 2 -C h o m eT o k y o 1 0 4 , J A P A N

4 0 0 1

2 0 0 S u p e rc o m p u te r L P 8 X 1 1 C H F 8 .0 0 0 C H F 1 6 .0 0 0

U N H + I N V 0 0 1 + I N V O I C : 1 ’B G M + 3 8 0 + 7 5 - 0 6 4 - H - 2 2 7 1 0 1 + 8 7 0 4 3 1 ’N A D + S U + 5 0 1 3 4 5 6 0 0 0 1 4 5 : 1 4 + +S E I K O C O R P O R A T I O N + 1 5 - 1 K Y O B A S H I 2 - C H O M E + T O K Y O + 1 0 4 + J P ‘ R F F + S S + 4 0 0 1 ’R E F + P O + A B C - 1 2 3 4 ’ C T A + I C + + 5 1 2 3 4 5 :



- Règles et procédures - Règles de syntaxe ISO 9735 - Guides de syntaxe et construction de messages UN/EDIFACT - annuaires UNTDID13 pour messages de statut 2 - annuaires de travail UN/EDIFACT pour messages de statut 1 En ce qui concerne la sécurité, EDIFACT propose des méthodes surtout pour la sécurité au niveau des messages: encryptation, authentification de messages par code (MAC, pour "Message Authentication Code"), chiffres de séquence contre duplication/addition/perte, contrôle d'intégrité contre modification, et finalement, signatures électroniques. Les messages XML

XML introduit une séparation entre la description des données et leur contenu. Cela présente l’intérêt de faciliter les futures modifications éventuelles, les traductions éventuelles et surtout permet l’utilisation des données dans des objectifs différents (communication entre machines ou graphique des informations grâce à des « feuilles de style »)

L’intérêt de XML réside dans la vérification automatique de la conformité du message et facilite la communication ente les personnes qui veulent communiquer.

5. Problématique juridique L'EDI doit faire face à des obligations de délivrer, d'expédier ou de conserver des documents sur support papier. Non seulement dans plusieurs pays le document original est nécessaire en cas de litige, mais aussi certaines caractéristiques des documents sont difficilement transposables dans les messages électroniques. Par exemple, un message EDI peut contenir toutes les informations contenues dans un connaissement, mais il ne peut pas, pour l'instant, avoir son caractère négociable. Autre exemple: la fourniture de l'original d'un document commercial est parfois exigée, de même que la signature manuelle du document. Les aspects juridiques doivent être traités avant la mise en place de l'EDI et concernent deux activités: - mise en place d'un cadre légal national qui attribue des responsabilités légales aux

documents transmis électroniquement - un accord contractuel entre partenaires sur le poids légal acceptable des documents EDI Ainsi, en France et dans d'autres pays européens, la facture électronique constitue un document ayant la même valeur que la facture originale à l'égard de l'administration à condition notamment d'avoir obtenu l'autorisation et de stocker certaines données. Les contraintes imposées par la Direction Générale des Impôts (DGI) française sont d'une part que les informations doivent être conservées dans leur forme d'origine (message EDIFACT) et,

13 UNTDID, pour United Nations Trade Data Interchange Directory. Les annuaires UN/EDIFACT sont

publiés deux fois par an par les Nations Unies et sont disponibles sur http://www.unece.org/trade/untdid/directory.htm



d'autre part, que la liste de tous les messages soit conservée sur papier, le tout étant conservé au minimum 6 ans. Le logiciel utilisé doit également être agréé par la DGI. Les aspects juridiques de l'EDI dépendent en grande mesure du système légal en place dans chaque pays concerné, bien que les différentes lois commerciales sur les contrats tendent à se ressembler en ce qui concerne le commerce international. Les entreprises peuvent également assurer la sécurité juridique de leurs échanges de données informatisés en élaborant des contrats à cet effet. Le contrat d'interchange définit les modalités de l'échange de données informatisé. De plus les problèmes liés à la sécurisation des données peuvent être pris en compte par une entité tierce certificatrice qui joue le rôle de notarisation. Un réseau à valeur ajoutée peut jouer ce rôle d'intermédiaire. Mais dans certains cas, l'utilisation de l'EDI peut nécessiter plus qu'un simple accord entre parties, elle peut impliquer des changements de pratiques commerciales. Des documents apportant des informations redondantes vont être supprimés, d'autres vont être modifiés et certains vont être remplacés par d'autres documents plus pratiques pour l'EDI. Par exemple, le connaissement maritime a été remplacé par un autre document la lettre de transport maritime (Sea waybill) pour des trafics nécessitant un traitement rapide, les conteneurs ou les marchandises périssables par exemple, sur certaines lignes maritimes. Souvent, en effet, le connaissement ne voyage pas aussi vite que la marchandise même s’il emprunte l'avion (ceci est dû aux phases pré et post aériennes). La lettre de transport maritime ressemble au connaissement. Elle a au recto les mêmes indications. N'étant pas négociable, elle peut parfaitement être transmise par EDI. Ainsi elle peut être immédiatement éditée chez le destinataire qui peut donc procéder avant le débarquement à toutes les formalités de dédouanement et de réception. Enfin les délais d'attente à la livraison sont supprimés puisque la lettre de transport maritime ne représentant pas la marchandise n'est pas exigible pour son retrait. Cependant, la lettre de transport maritime n'étant pas négociable ne peut remplacer entièrement le connaissement que pour des transactions entre partenaires n'ayant pas l'utilité du caractère "négociable" du connaissement. Le CIC propose des lignes directrices sur ce qu'un accord d'échange devrait contenir. Egalement, il existe le "UN/ECE Model Interchange" (Recommandation 26) de mars 1995, cité dans tous les annuaires UN/EDIFACT; ce modèle fut développé en tenant compte du commerce international et pour répondre aux besoins des lois publiques et civiles. Il n'y pas eu de changement sur la Recommandation 26; les Recommandations 31 et 32 qui ont suivi sont accessibles sur le site Web de la CEFACT14. UNCITRAL a aussi développé un modèle de législation pour l'utilisation de l'EDI et autres techniques de commerce électronique. Finalement, les Nations Unies ont aussi publié les "Uniform Rules of Conduct for Interchange of Trade Data by Teletransmission (UNCID15)", document développé par un comité spécial avec la participation de CCC, ISO, ODETTE, ECE, UNCITRAL, etc.

14 http://www.unece.org/cefact/ 15 L'UNCID propose de traiter 11 articles dans les accords échange: Objectif, Définitions, Application,

Standards d’échange, Soins, Messages et transferts, Accuses de réception du transfert, Confirmation du contenu, Protection des données commerciales, Sauvegarde des données, Interprétation.



Cependant la dématérialisation des échanges (signature électronique, certificat associé, horodatage,..) et la sécurité associée ne sont pas du ressort exclusif de l’EDI : L’EDI est en train de décliner au profit d’échanges XML.

6. Intérêt de l'EDI pour les ports Les principaux apports de l'EDI au niveau économique sont la diminution des saisies manuelles engendrant une réduction des coûts administratifs et une fiabilisation des données en diminuant les erreurs de saisie. L'EDI contribue aussi à améliorer la qualité. Grâce à l'automatisation des traitements, la qualité et la fiabilité de l'information sont améliorée car les erreurs de saisie sont évitées. Egalement, du point de vue de la stratégie commerciale d'une entreprise, l'EDI se révèle être un facteur de différenciation par la qualité, en apportant une valeur ajoutée à la prestation fournie au client. L'image de marque est améliorée, des parts de marché peuvent être gagnées. L'EDI permet l'accélération des processus grâce à la transmission instantanée de l'information et grâce à l'automatisation des traitements. Avec l'évolution des technologies dans les domaines du stockage, du traitement et des transmissions d'informations, les capacités de stockage et les vitesses de traitement augmentent. L'EDI constitue un avantage compétitif pour l'entreprise qui est capable de maîtriser cette technique. Le personnel a un nouveau savoir-faire, une compétence supplémentaire. L'entreprise qui maîtrise l'EDI aujourd'hui maîtrisera certainement demain les nouveaux outils technologiques qui lui seront offerts. Pour les transporteurs16, l'EDI permet: - le respect des délais de transport car l'accélération des flux d'information permet

l'accélération des flux physiques - de préparer et d'optimiser la prestation de transport de manière à mieux répondre aux

exigences des chargeurs de livraisons en juste à temps - d'améliorer son service: il dépasse la prestation de transport pur en offrant d'autres

services tels que suivi, traçabilité des flux physiques (tracking and tracing), remontée d'information en temps réel, réponse instantanée à toute demande du chargeur.

Tous les grands chargeurs sont en train d'intégrer actuellement l'EDI à leur cahier des charges transport. Ils sont d'ailleurs souvent à l'initiative des projets EDI du secteur. En effet: - l'EDI est le support indispensable d'une gestion en flux tendus. Le secteur automobile a

depuis longtemps mis en oeuvre ce type d'organisation. Le secteur de la grande distribution est également actuellement en train de mettre en oeuvre massivement l'EDI afin de pouvoir notamment piloter le réapprovisionnement des magasins en flux tendus. La remontée d'information permet notamment la planification des événements

16 Actuellement, les vingt plus gros armateurs mondiaux pratiquent l'EDI (P&O- Nedloyd, CMA-CGM,

Maersk- Sealand, etc.).



- l'EDI est un support de la maîtrise du transport des marchandises nécessitant un suivi fin (marchandises transportées en conteneurs, par exemple) car il offre au chargeur un moyen de suivre en temps réel sa marchandise. L'EDI peut également contribuer à accroître la sécurité pour le suivi des marchandises dangereuses

- l'EDI pour les instructions d'expédition permettrait de réduire les flux de documents sur support papier des échanges massifs des chargeurs avec leurs transitaires portuaire

- une facture transport dématérialisée par EDI permettrait de réduire les saisies au niveau de la comptabilité et de contrôler la facturation du transporteur

- la normalisation EDI dans la communication avec des partenaires de secteurs différents limite la gestion de langages propres à chaque secteur.

En France, EDITRANSPORT17 indique trois motivations pour l'EDI portuaire: - la logistique portuaire permettant de connaître et mieux gérer les marchandises présentes

ou attendues sur le port - la facilitation des transactions commerciales pour raccourcir et simplifier les traitements

administratifs - la collecte d'information pour constituer et nourrir une base statistique et ainsi générer une

valeur ajoutée Finalement, l'EDI joue un rôle essentiel dans les systèmes communautaires portuaires, systèmes pluri-professionnels informatisés s'étendant sur la totalité de la place portuaire, donc permettant de communiquer avec tous les acteurs de la chaîne de transport. Ils peuvent être des systèmes organisés autour d'une base de données centrale en mode transactionnel et plateforme d'échange (Ex. ports du Havre, Marseille) ou des systèmes complètement décentralisés où les plate-formes de communication assurent les fonctions d'échange d'information entre les acteurs portuaires, notamment par des serveurs de messagerie (Ex. ports de Rotterdam, Hambourg, Valencia, Marseille) En fait les ports tendent à offrir une combinaison de ces deux types d'architectures: gestions de bases de données centrales à l'ensemble de la communauté portuaire enrichies au fur et à mesure de l'avancement des flux physiques et plate-formes de communication assurant l'ouverture du port non seulement aux acteurs de la communauté portuaire mais également à l'ensemble des prestataires de la chaîne de transport. Les services offerts sont: - des serveurs de messagerie apportant une ouverture vers l'extérieur (vers les chargeurs,

autres ports, aéroports, douanes d'autres pays, transporteurs terrestres/routiers/ferroviaires/ fluviaux)

- au niveau des échanges: 1) archivage, notarisation; 2) traduction des messages dans différents langages, par exemple EDIFACT et X12; 3) connexion à d'autres réseaux locaux, nationaux ou internationaux; 4) connexion à d'autres réseaux sectoriels (banques, assurances, etc.)

B. Un projet de mise en oeuvre d'EDI

17 Association assurant la promotion de l'EDI et des normes EDIFACT pour le secteur des transports

www.editransport.asso.fr



1. Considérations générales L'ouverture d'un système informatique interne aux échanges de données est théoriquement aisée. Il suppose toutefois, la disponibilité d'outils de communication et la capacité à interfacer des données internes avec des messages normalisés. Néanmoins, hormis les divers aspects techniques à résoudre, l'intégration de flux d'informations externes a un impact très important sur l'organisation du travail et les structures de l'entreprise (au moins en ce qui concerne les services en relation avec les entreprises extérieures). Il est important de noter que le succès d'un projet EDI dépend en grande mesure d'identifier d'abord les changements organisationnels et administratifs requis. La mise en place de l'EDI portuaire commence par un travail de planification du processus.

2. Planification de la mise en place de l'EDI

L'EDI comme option stratégique On commence par effectuer une étude économique permettant d'appréhender les implications du changement de ses modes de communication. Cette étude doit inclure un audit Internet définissant les besoins organisationnels, c'est-à-dire, non seulement la nature et le nombre de documents concernés mais aussi les contraintes légales et commerciales qui y sont liées, les rôles joués par les intervenants, etc. Pour cela, quelques conseils: - Etudier le flux de travail et de l'information et comment il peut être améliore par l'EDI - Identifier les goulots d'étranglement et comment l'EDI peut les dissiper - Identifier les opportunités d'étendre le flux d'information au-delà des limites

organisationnelles pour voir la couverture de l'EDI - Analyser les flux de communication à l'intérieur (entre départements, sections, etc.) et à

l'extérieur (avec les partenaires) de l'organisation - Créer une base de données avec cette information. L'étude doit aussi analyser la relation coûts/bénéfices, pour justifier la mise en place d'un projet EDI. Le coût lié à l'EDI s'ajoute à celui du traitement de l'information. Il dépend du niveau d'EDI que l'entreprise a choisi de développer et de l'architecture technique choisie. Dans un premier temps, la pratique de l'EDI implique un investissement qui peut être important. La mise en place de l'EDI induit des achats de logiciels et éventuellement de matériels (quelques milliers d'Euros) auxquels viennent s'ajouter des frais d'installation et de formation. Il faut aussi prévoir l'élaboration des fichiers de conversion (interfaces) et les coûts de communication qui dépendent du réseau choisi, de la taille, de la fréquence des messages et des horaires choisis. Si l'EDI est justifié, l'étude devrait avoir permis d'obtenir le feu vert des cadres supérieurs. Leur accord permet non seulement de démontrer que la mise en place de l'EDI est un objectif de l'entreprise en entier, mais aussi il garantit l'allocation de ressources suffisantes au processus et la mise en oeuvre stratégique de l'EDI à travers tous les départements



Mise en place d'une équipe de projet EDI Tous les aspects liés à l'échange de données et les impacts pour l'entreprise doivent être gérés par une équipe interne à l'entreprise. Des conseillers extérieurs peuvent intervenir, mais il est nécessaire de disposer d'un personnel interne connaissant l'entreprise, son fonctionnement et ayant une certaine permanence au sein de celle-ci. L’équipe devrait avoir des compétences polyvalentes: - en matière de télécommunication - en organisation des flux d'information - en matière de normalisation - dans les domaines concernes par l'EDI Le chef de projet peut être un expert interne avec des connaissances en Technologies de l'Information et expérience EDI ou un consultant externe. L'équipe coordonne les activités du projet, planifie la mise en place, suit le progrès et fait les démarches auprès des utilisateurs et fournisseurs. En particulier, elle décide les partenaires et les options techniques pour l’EDI.

Choix du domaine d'échanges Il s'agit d'étudier les domaines dans lesquels l'EDI apportera le plus. Quelques paramètres à évaluer sont: - le temps nécessaire aujourd'hui à la préparation et envoi des informations papier - la fréquence d'envoi - le volume des transactions - façon dont l'information est maîtrisée dans le système interne (il convient de choisir un

secteur ou l'information est bien maîtrisée, complète et fiable) - lors de la mise en oeuvre d'une première EDI, on peut opter pour un domaine délimité

d'applications n'ayant pas d'implications lourdes de conséquences sur le reste de la chaîne - facilité à extraire des applications internes les données à envoyer aux partenaires et

réciproquement et facilité à intégrer les données reçues

Choix des partenaires Il est important de trouver des partenaires ayant une capacité à traiter l'information dans leurs systèmes (ou via les systèmes communautaires) et ayant des compétences ou la volonté d'en acquérir dans les domaines cites précédemment. Pour les identifier, on peut répondre aux questions suivantes: - quels partenaires ont les volumes de transaction les plus grands? - lesquels parmi ceux-la comptent avec les pré-requis pour l'EDI?



- s'il s'agit de partenaires lointains, ont-ils l'environnement approprie pour l'EDI? - les relations d'affaires avec ces partenaires sont-elle convenables? - s'agit-il de partenaires à long terme? - partagent-ils les mêmes idéaux et objectifs pour l'EDI? Les discussions sur la mise en place d'un lien EDI avec les partenaires choisis devraient déjà commencer à ce niveau.

Planification des options techniques pour la réalisation On analyse ici les différentes options possibles en matière EDI pour la station de travail, le logiciel et le réseau de communication. Les fournisseurs devront être contactés et l'équipe de projet EDI conduira l'analyse des aspects techniques et économiques proposés, pour choisir finalement une architecture EDI à mettre en place. Par exemple, pour le choix du traducteur, on voudra qu'il puisse gérer plusieurs profils utilisateurs et plusieurs versions d'un même message. Pour le logiciel, il convient aussi d'étudier les aspects "interfaçage" du traducteur avec les applications internes, les automatismes à mettre en place et les procédures d'erreurs. Egalement, les standards EDI doivent être étudiés et un seul choisi (par exemple, UN/EDIFACT) en accord avec tous les partenaires. Quant aux options de connexion, l'équipe décide entre construire un réseau propriétaire ou choisir un RVA et lequel.

Planifier la mise en place A ce niveau, l'équipe de projet EDI programme la mise en place avec allocation de temps et ressources par tache et par partenaire. Il est aussi important de décider sur la mise en place ou non d'un projet pilote et sur l'approche à considérer vers une mise en place complète de l'EDI.

3. Mise en oeuvre de l'EDI A ce niveau, quelques ajustements peuvent être réalisés quant aux membres de l'équipe de projet EDI. Elle sera à nouveau chargée de gérer et suivre le processus de mise en place.

Préparation du personnel Cette première formation permet de préparer le personnel aux changements tout en montrant l'appui des cadres supérieurs au projet. Elle devrait couvrir les aspects basiques sur l'EDI et les bénéfices qu'il apporte, les questions du personnel à propos de la mise en place du processus (notamment la crainte aux nouvelles technologies) et une vue de champ sur le futur système.

Etablissement de contrats d'interchange



Le contrat d'interchange définit les points suivants: - les flux d'information échangés, avec une définition précise des messages, du

séquencement des messages, des protocoles réseaux mis en place, des codes et dictionnaires utilises

- les rapports éventuels avec un RVA - le traitement des messages et procédures dégradées (sans omettre les procédures

manuelles ou semi-manuelles en cas de défaillance du système) - les aspects contractuels des messages avec les niveaux de responsabilités, les obligations

des partenaires en termes commerciaux et techniques, les aspects sécurité notamment, les problèmes d'identification et de confidentialité

Mise en place des options techniques Les aspects techniques décidés pendant la planification doivent être implémentés. Il s'agit d'acheter et installer le matériel et logiciel EDI nécessaires et mettre en place le réseau avec les partenaires.

Formation du personnel Cette formation a pour but la prise en main du système et la formation technique spécialisée quant à support et maintenance pour le personnel concerne directement par l'EDI.

Mise en place du projet pilote et ses amendements L'automatisation d'un flux d'informations est expérimentée. Le terme pilote recouvre ici une phase de démarrage du projet d'échanges dans le temps et quant au nombre d’échanges et de partenaires. Cette phase permet une préemption concrète de divers problèmes techniques engendrés par la mise en place d'une automatisation. La résolution de ces problèmes doit être suivie par les équipes de projet des partenaires et peut donner lieu à des modifications dans l'accord d'interchange

Evaluation du pilote et élargissement Les équipes dressent un bilan pour voir les incidences réelles de la mise en place de l'EDI. Il est important de se situer par rapport aux options stratégiques et à l’étude générale conduite avant la mise en oeuvre du projet. Apres les amendements et ajustements nécessaires, l'EDI peut être maintenant mise en place complètement.

C. Quelques applications EDI dans les ports



1. Suivi des conteneurs Description générale: Les systèmes de suivi des conteneurs stockent des informations sur la

situation et l’état de chargement des conteneurs, soit en temps réel soit rétrospectivement. On peut s’en servir aussi pour planifier les mouvements des conteneurs et des équipements à l’aide de renseignements mis préalablement en mémoire. On fait appel à l’ordinateur pour diriger le fonctionnement des équipements et pour déterminer l’emplacement de chaque conteneur, aussi bien dans le navire que dans la zone de stockage du terminal.

Entrées: Les données d’entrée portent sur les conteneurs qui arrivent au terminal et qui en partent, aussi bien par un mode de transport terrestre que par mer, et sur tous leurs mouvements à l’intérieur du terminal. Des détails sur la place d’arrimage à bord, pour les arrivées, et des listes de chargement, pour les départs, ainsi que des informations sur la position des équipements des postes à conteneurs (grues, chariots cavaliers, etc.) dont les mouvements peuvent être dirigés par le système sont nécessaires pour la planification des opérations de chargement et de déchargement.

Sorties: Les données de sortie concernent essentiellement les emplacements des conteneurs et sont utilisées par le personnel pour l’exploitation du terminal. Elles fournissent aussi des renseignements statistiques sur leur nombre, sur la compagnie maritime, le type, la dimension, le contenu, la destination, etc. Si des détails suffisants sont introduits dans le système, celui-ci peut être utilisé pour établir certains des documents requis pour les mouvements de conteneurs (listes de chargement et de déchargement, listes de réserves, formulaires de douane, etc.). Un système étendu peut transmettre des instructions à tel ou tel grutier (par exemple par l’intermédiaire d’un écran installé dans la cabine) pour accélérer les mouvements des conteneurs.

Avantages: Les principaux avantages sont les suivants: rotation plus rapide des navires et des conteneurs; productivité accrue de l’espace, des équipements et de la main-d’œuvre; meilleure utilisation des investissements; réduction de la paperasserie. Un système de suivi des conteneurs permet d’éviter les retards dus aux problèmes que pose la localisation. Outre des informations opérationnelles, on peut aisément obtenir des renseignements supplémentaires sur la disponibilité des équipements, les calendriers d’entretien, les services fournis aux clients, la facturation, etc.

L’étude des circuits d’échanges d’informations montre l’importance des échanges relatifs à la gestion opérationnelle des conteneurs vides et pleins entre les terminaux à conteneurs et les consignataires, agents maritimes et armements. Ces échanges concernent essentiellement les informations suivantes:



- le "bay-plan", ou plan de chargement des conteneurs à bord du navire, qui regroupe la place à bord de chaque conteneur et les informations qui le caractérisent. C'est un document transmis au manutentionnaire par un consignataire ou directement par le "tonnage center" d’un armateur. Le bay-plan, accompagné d’instructions de manutention, permet de préparer l’escale et de connaître la liste prévisionnelle des attendus mer.

- les instructions du consignataire au manutentionnaire: listes de chargement, listes de déchargement, instructions de mise à disposition de conteneurs pour un transporteur (vides ou pleins), instructions particulières pour un conteneur (aspect des conteneurs frigo ou dangereux).

- les rapports d’opérations transmis par le manutentionnaire ou consignataire: listes de sorties et d’entrées de conteneurs ("gate in", "gate out"), listes de chargement et de déchargement, réponses aux instructions données. Ces rapports peuvent être par le "bay-plan" mis à jour à la suite de l’escale et retransmis au consignataire ou au "tonnage center" de l’armement par le manutentionnaire.

Les "tonnages center" des grands armements (centres opérationnels de suivi des conteneurs et des navires) ont mis en place une gestion informatisée de leur flotte de conteneurs et de suivi des navires qui nécessite de nombreux échanges avec les manutentionnaires d’informations relatives aux plans de chargement des navires. Toutefois, on observe que selon les armements, les circuits d’informations ne sont pas les mêmes. En effet, certains armements transmettent le "bay-plan" intégral aux manutentionnaires (via leur consignataire ou directement), à charge pour eux de le remettre à jour et de renvoyer l’information complète. D’autres armements gèrent le bay-plan de façon centralisée, l’information transmise aux manutentionnaires est composée de listes prévisionnelles de chargement et de déchargement; le manutentionnaire dans ce cas renvoie des rapports de manutention et le "bay-plan" est mis à jour chez l’armateur. L’automatisation de ces multiples échanges offre de nombreux avantages: disponibilité plus rapide de l’information, fiabilité de cette information en évitant les ressaisies. La mise en oeuvre de ces échanges devra prendre en compte la diversité des circuits dans l’organisation des chaînes d’informations. En effet, le représentant de l’armateur, agent ou consignataire, peut agir pour le compte de l’armement ou comme agent point focal dans le cas de consortiums. En ce qui concerne les opérations de ship-planning, c’est-à-dire l’élaboration du plan de chargement du navire, celles-ci peuvent être confiées au manutentionnaire ou rester sous la disponibilité de l’armement. Il faut noter également que ces échanges ont un caractère itératif, les informations étant souvent amendées par le consignataire ou l’armateur. Le message EDIFACT le plus utilisé par les armateurs est un message permettant la transmission des bays-plans par les tonnage centers ou agents aux manutentionnaires essentiellement pour éviter des ressaisies et augmenter la fiabilité. En 1996 plus de 350 cas d'application du message BAPLIE ont été recensés dans le monde. Un guide international a été défini pour ce message. Dans le cadre de la gestion opérationnelle des conteneurs, de nombreux messages ont été développés pour répondre aux besoins d’échanges d’informations relatifs aux conteneurs, équipement de transport et unité de manutention, indépendamment des éventuelles marchandises transportées. Cet ensemble de messages est regroupé sous le nom d’INTRACON (INTERMODAL TRANSPORT of CONTAINERS). Les messages créés



gèrent tous les flux aussi bien à l’import qu’à l ’export, incluant le pré et post acheminement des conteneurs, les ordres de manutention, les comptes-rendus de manutention, les ordres de transport, les informations prévisionnelles sur les mouvements de conteneurs.

2. Suivi des marchandises Description générale: Dans les cas où d’importantes quantités de marchandises sont

entreposées dans des hangars de transit ou à quai, un petit système informatique peut aider à répertorier ce qui est dans le hangar et à localiser ces marchandises. Le système peut aussi stocker des informations concernant le propriétaire, la date d’arrivée, les droits à verser, etc.

Entrées: Le manifeste peut être utilisé comme source de données d’entrée pour les importations, conjointement avec l’enregistrement des marchandises qui entrent dans le hangar et de celles qui en sortent.

Sorties: Si l’on utilise un système “en ligne”, l’emplacement des marchandises peut être affiché sur l’écran. Le système peut imprimer des listes des marchandises que les services des douanes doivent inspecter et de celles qui sont entreposées plus longtemps que prévu: on peut ainsi calculer le montant des droits ou redevances et imprimer des bons de sortie pour contrôler minutieusement les sorties de marchandises. Le système peut être utilisé pour analyser l’activité de l’entrepôt (et les recettes), par propriétaire et type de marchandise, pour calculer le temps de séjour, ou même pour détailler les types de transport requis en vue d’acheminer les marchandises vers des destinations diverses.

Avantages: Ce type de système peut être utilisé pour réduire l’encombrement de l’entrepôt: il montre à l’exploitant quelles marchandises y demeurent trop longtemps et permet d’identifier le transitaire ou le consignataire qui doit en prendre livraison.

3. Facturation Description générale: En fonction des responsabilités qui lui incombent, la direction d’un

port peut avoir à établir des factures pour des opérations très diverses, allant de la location de terrains et d’autres biens jusqu’aux services fournis aux navires ou aux frais de manutention. Ces divers types de facturation peuvent tous être informatisés. L’ordinateur permet non seulement d’établir des factures exactes en temps voulu, ce qui améliore les flux de trésorerie, mais aussi, bien souvent, d’obtenir de précieux renseignements qui, combinés aux données concernant les coûts, peuvent aider à mieux gérer l’activité du port.

Entrées: En général, les données d’entrée sont les détails des services fournis,



que l’on introduit dans le système au moyen du clavier. Elles peuvent également provenir des systèmes de contrôle des marchandises et de suivi des conteneurs. Les détails des tarifs et des redevances peuvent être mis en mémoire une fois pour toutes, puis modifiés ultérieurement selon que de besoin.

Sorties: Le système permet essentiellement d’obtenir des factures, mais aussi des analyses des recettes par utilisateur, type de marchandises, etc.

Avantages: Les principaux avantages du système tiennent à sa rapidité et à sa précision dans l’établissement des factures, à la possibilité d’analyser rapidement les recettes, ainsi qu’aux informations qui en sont dérivées et qui peuvent être utilisées dans le système de comptabilité sans qu’il soit nécessaire de les y réintroduire manuellement.

Coûts: Mis à part le coût des opérations de saisie des données et de l’installation informatique proprement dite, il faut consacrer du temps et des efforts aux opérations de vérification, pour que tous les renseignements soient consignés en temps voulu et que les erreurs soient corrigées à mesure qu’elles sont décelées par le système.

4. Gestion des stocks Description générale: Les stocks de pièces détachées et de produits ou matières

consommables peuvent, en général, être sensiblement réduits grâce à un système approprié de gestion. Sous sa forme la plus simple, un tel système enregistre chaque sortie de stock et chaque entrée en stock. Ces renseignements servent à tenir un fichier de stock indiquant non seulement la quantité de chaque article en stock, mais aussi la date de la dernière sortie de stock, le seuil de réapprovisionnement et le prix d’achat de chaque produit.

Entrées: En général le magasinier enregistre chaque sortie du stock et chaque livraison au stock, soit sur un formulaire, soit directement sur un terminal d’ordinateur. Le responsable de l’entrepôt, ou un préposé aux comptes, enregistre les seuils de réapprovisionnement et le prix d’achat de chaque article.

Sorties: Un tel fichier permet de produire divers états imprimés (articles épuisés, articles à commander, valeur des stocks, etc.).

Avantages: Ce type d’information peut être utilisé pour contrôler le niveau des stocks et les achats, afin de réduire au maximum les risques de rupture de stock et les coûts de détention.

5. Echanges relatifs aux post et pré acheminement



Selon l'organisation du transport, ces échanges concernent divers professionnels: le consignataire, le transitaire, le transporteur et le manutentionnaire. L'automatisation de telles liaisons permettrait d'optimiser les circuits d'informations entre les donneurs d'ordre et les transporteurs mais également d'anticiper et de rendre fiable les informations relatives aux mouvements d'enlèvement et de réception des conteneurs. En effet, la transmission d'un ordre de transport simultanément au transporteur et au manutentionnaire permet à ce dernier une plus grande anticipation, en particulier à l'exportation, dans l'organisation des opérations de manutention.

6. Echanges relatifs au "booking" (Réservation de Cale) L'analyse des circuits d'informations montre la réalité de la délocalisation des opérations de "booking". Aujourd'hui, les informations de "booking", reçues par télex, téléphone ou sur bordereau des clients ou des agences de l'intérieur, sont ressaisies dans les systèmes informatiques des consignataires Navire. Aussi, toute informatisation permettant une automatisation de la saisie du booking présente des enjeux importants pour les sociétés de consignation en terme de diminution des tâches de ressaisies mais aussi en terme de qualité de l'information reçue et des traitements associés. Au vu des enjeux, certains consignataires portuaires souhaiteraient développer des liaisons d'échanges de données du booking avec leurs principaux partenaires portuaires ainsi qu'avec leurs agences commerciales de l'intérieur. En l'absence de toute standardisation, le risque est grand de voir se multiplier les développements coûteux et incohérents d'interfaces privatives entre systèmes. Des messages standardisés de booking ont été définis au niveau international de la normalisation EDIFACT, il parait donc essentiel que les opérateurs portuaires se positionnent clairement par rapport à ces développements. Ces messages ont été dérivés du message cadre IFTMFR (International Forwarding and Transport Message Framework), ce message est en fait un sur-ensemble des informations échangées entre professionnels du transport. Les messages relatifs au booking sont au nombre de trois: - IFTMBP: Booking provisional, ce message correspond à une réservation provisoire, - IFTMBF: Booking firm, ce message est une réservation ferme, qui contient les conditions

demandées pour le transport. - IFTMBC: Booking confirmation, c'est un message réponse indiquant si la réservation

demandée est acceptée, avec éventuellement des conditions.

7. Echanges relatifs à la transmission des données du connaissement Les consignataires sont généralement informatisés pour le traitement des connaissements sur leur propre système privatif. Les informations du connaissement, éditées le plus souvent par le transitaire, sont ressaisies par le consignataire dans son système informatique. Il est à noter, qu'outre les gains de productivité engendrés par une transmission automatisée, l'envoi des connaissements par voie électronique permettrait de diminuer les délais de création de la documentation, d'accélérer les flux financiers et de réduire le transit portuaire de la marchandise. En effet, il est fréquent que le connaissement définitif, la facture des frets et frais dus ne soient disponibles que deux à trois jours après le départ du navire. Ce délai résulte essentiellement des tâches de ressaisies dans les systèmes informatiques du consignataire. Ce



dernier doit procéder aux vérifications des connaissements rédigés par les clients, rechercher les taux de fret applicables, puis codifier et saisir les informations dans son système. Dans le cas du connaissement, il convient clairement de dissocier les aspects transmission de l'information des aspects édition des multiples formats existants; certains consignataires ayant déjà développé sur leurs systèmes des applications d'édition des divers formats propres à chaque armateur. Le développement d'une transmission automatisée des données du connaissement permet: - la saisie ou l'extraction des données d'un système privatif pour la composition d'un

message standard par un consignataire ou un transitaire (les développements devant être considérés dans le cadre de la normalisation internationale des EDI).

- l'édition ou l'extraction des données vers un système privatif pour la réception d'un message standard par un consignataire ou un transitaire NVOCC (Non Vessel Operator Common Carrier).

- le traitement des données des connaissements en correction ou modification par un consignataire ou un transitaire NVOCC.

Le message standardisé EDIFACT relatif au connaissement est le IFTMIN. Pourtant, il n'a pas de valeur d'échange comme le document papier. Il faut également noter qu'une transmission automatisée du connaissement pose les problèmes de sécurité des systèmes d'information. En effet, ce document, titre de propriété de la marchandise, revêt une grande valeur commerciale et une dématérialisation ne peut s'envisager que sur des systèmes et des réseaux hautement fiabilisés.

8. Transmission du manifeste Le manifeste est le document qui détaille la totalité de la marchandise transportée. Ce document est théoriquement à bord, signé du commandant du navire. En fait, la conteneurisation accélérant les opérations de manutention et réduisant la durée d'escale, le document de bord n'est souvent que le plan de chargement du navire. Les différents documents composant les manifestes (manifeste commercial, manifeste douanier, manifeste des dangereux) restent souvent en cours d'élaboration chez le consignataire à partir des éléments du connaissement et de la liste de chargement au départ du navire. Ils sont ensuite acheminés par diverses voies au prochain port d'escale. Au port de déchargement, le dépôt du manifeste a plusieurs fonctions. Pour les douanes, son dépôt a un rôle déclaratif des différentes marchandises déchargées; mis à jour par la liste des conteneurs réellement vus à quai, il sera ensuite comparé aux déclarations effectives. Vis-à-vis de l'autorité portuaire, le manifeste permet le calcul des droits de port sur la marchandise (perception parfois confiée à l'administration des douanes); il a également un rôle statistique. Le manifeste des dangereux est exploité par la capitainerie pour le respect des consignes de sécurité lors de l'escale. Le manifeste "marchandise" et les connaissements sont exploités par le représentant de l'armateur, agent ou consignataire, afin d'avertir les responsables de la marchandise de son arrivée et pour organiser le transfert physique.



9. Informations sur les marchandises dangereuses Le transport des marchandises dangereuses est régi par une réglementation contraignante destinée à maîtriser les risques qu'il engendre et à faciliter les interventions en cas de sinistre. Les chargeurs et particulièrement l'industrie chimique recherchent à présent une certification "qualité" tout au long de la chaîne de transport. C'est ainsi que l'échange documentaire devient une exigence des acteurs concernés, qu'il s'agisse de l'information des intervenants ou de l'accomplissement des formalités de déclaration obligatoire. Le port, lieu de rupture de charge de la marchandise et point de rencontre entre la réglementation du transport maritime et celle du transport terrestre, fait l'objet d'une réglementation spécifique compte tenu des risques particuliers liés à l'entreposage des marchandises dangereuses, à leur concentration éventuelle et au passage en transit des cargaisons restant à bord. Il est également le lieu où s'opère le transfert de responsabilité entre professionnels: chargeurs, importateurs et leurs représentants transitaires, déclarants en douane, manutentionnaires, armateurs et représentants consignataires, transporteurs routiers. Les EDI et la dématérialisation des déclarations obligatoires constituent le moyen d'accélérer les échanges documentaires et de fiabiliser le suivi des flux physiques. Ils permettent ainsi d'offrir aux chargeurs une certification qualité du passage portuaire de la marchandise. Face aux enjeux de l'automatisation des informations relatives aux marchandises dangereuses, un groupement de ports nord européens réunis dans le cadre d'un projet PROTECT ont mené une réflexion sur l'informatisation de ces échanges. Ces travaux ont abouti à la constitution de messages EDIFACT: un message relatif à l'envoi du manifeste des marchandises dangereuses entre agents maritimes de port à port, et un message IFTDGN (Dangerous Goods Notification) concernant la déclaration obligatoire des marchandises dangereuses faite à la capitainerie du port d'escale par l'agent maritime. Le message IFTDGN a été approuvé par les instances de normalisation en 1996.

10. Echanges d'informations avec la douane L'automatisation des échanges d'informations avec l'administration douanière est l'un des principaux domaines où de fortes réductions du transit-time sont réalisables. En effet, à l'importation, le dépôt anticipé du manifeste douanier devrait permettre une anticipation des contrôles documentaires, autorisant ainsi l'administration douanière à donner un avis de statut douanier avant l'arrivée de la marchandise (le statut n'étant effectivement confirmé que lors de l'arrivée réelle de la marchandise). De telles procédures qui ne sont réalisables que par le biais de transmissions sécurisées et après l'agrément par les douanes des systèmes d'informations permettraient d'organiser à l'avance toute la chaîne de transport. Les enjeux des procédures de dédouanement par anticipation sont considérables en terme de fluidité du passage de la marchandise sur le port. Déjà en oeuvre aux Etats-Unis de telles procédures devraient par leur généralisation constituer un facteur important de facilité pour le commerce international.



Il existe aujourd'hui des messages EDIFACT concernant les échanges entre les professionnels (déclarants) et l'administration des douanes: - CUSDEC: déclaration des marchandises importées, exportées ou en transit faite par un

déclarant à la douane. - CUSRES: envoi d'informations de la douane au déclarant, ce message peut être employé

pour l'envoi d'un dédouanement informatisé. - CUSCAR: envoi d'informations du transporteur à la douane concernant les marchandises

transportées. - CUSREP: envoi d'informations du transporteur à la douane concernant le moyen de

transport. Indépendamment des problèmes légaux et réglementaires qu'il faudra résoudre avant d'envisager une automatisation complète de la chaîne d'information avec les douanes, il est important afin de ménager l'avenir, de concevoir les systèmes d'informations portuaires en intégrant ces messages. Si l'ensemble des opérateurs d'une communauté portuaire, quel que soit leur système informatique, avait la possibilité d'échanger et de transmettre directement les informations disponibles, ils utiliseraient celles-ci d'une manière optimale pour le plus grand bénéfice commun. En ce qui concerne les transactions douanières, l'échange anticipé et/ou électronique de données doit permettre la facilitation des procédures et la réduction des délais de dédouanement tout en garantissant l'efficacité des contrôles, qui reste une des préoccupations de l'administration douanière. Dans le cadre du programme pour la facilitation des procédures et de l'efficacité du commerce, la CNUCED (Conférence des Nations Unis pour le Commerce et le Développement) propose un système complet de gestion du dédouanement, SYDONIA SYstème DOuaNIer Automatisé). L'intégration d'un tel logiciel, qui concerne l'ensemble des fonctions douanières (administration et déclarants), ne devrait poser aucun problème majeur. En effet, l'ouverture vers le monde EDI en est une des caractéristiques fondamentales; en outre les messages standards concernant les transactions douanières (CUSCAR, CUSREP, CUSDEC, CUSRES) ont déjà obtenu un statut opérationnel, et de ce fait, sont connus et applicables. L'échange de messages, dans le cadre EDIFACT, va permettre le transfert de données existantes; il évite ainsi les saisies multiples, sources d'erreurs et génératrices de retards.

D. Exemples de systèmes EDI

1. Marseille18 Le port de Marseille a fait le choix, pour la conception de son système communautaire pluriprofessionnel informatisé, d'une voie médiane entre le tout messagerie (décentralisation)

18 Cette section a été rédigée en coopération avec le Port de Marseille.



et les applications partagées centralisées. Il s'agit d'une plate-forme de communication et d'échanges intégrée et ouverte, standardisée et modulaire, insérant des bases de données et des applicatifs partagés dans les chaînes EDI entre les opérateurs du transport international. Les systèmes d'information en place à Marseille sont différentiés en deux groupes principaux: - informatique de gestion: traite des systèmes d'information pour la gestion du port, tels que

o l'applicatif de gestion bases de données de ressources humaines (HRACCESS) o la gestion de budgets (BEDIS) o gestion de transferts de fonds (Euro Collect) o gestion de navires, droits de port, facturation et statistique (ESCALE) o applications ponctuelles à réaliser selon demande des utilisateurs o applications Web et intranet o fonctions générales de maintenance d'ordinateurs et gestion de ressources

(serveurs, espace sur disque, etc.) o gestion de marchandises (PROTIS)

- informatique industrielle: traite des systèmes d'information de gestion des services du port, tels que

o gestion de portiques (SAPPAM) o navigation et pont mobiles (radars, poursuite de navires) o systèmes spécialisés (hangars réfrigérés, etc.) o VTS (Vessel Traffic System) o fonctions d’échanges avec les terminaux à conteneurs de Mourepiane et Fos

Les systèmes du port de Marseille sont en relation les uns avec les autres. Par exemple, certaines données et statistiques de ESCALE sont accessibles aux autres acteurs et partenaires à travers Internet.

PROTIS Protis est un système d’information communautaire, c’est-à-dire un logiciel professionnel dont l’objectif est de faciliter la circulation de l’information entre les différents intervenants de la communauté portuaire de Marseille en la centralisant. Tous les professionnels du port : armateurs, agents maritimes, transitaires, manutentionnaires ou courtiers, ont accès au système ; ils entrent les informations concernant la marchandise qui transite par le Port Autonome (PAM), ce qui permet d’avoir une information en temps réel. De plus, Protis est relié à SOFI, le système des Douanes, de même qu’à ESCALE, le système du Port Autonome de Marseille (PAM) pour le suivi des navires. L’information est ainsi complète et le système permet alors de gérer le suivi physique, administratif et douanier des marchandises. Pour les professionnels, cela signifie donc que l’information dont ils ont besoin est dans Protis au moment où ils en ont besoin, qu’elle est à jour et fiable, et que les dossiers papier ont été remplacés en grande partie par un échange de données informatisées (EDI). Le résultat est un passage portuaire de la marchandise facilité (formalités douanières) et plus rapide.



Protis est en place à Marseille depuis 1989, date de l’informatisation des opérations à l’export ; en 1996, le système s’étend aux opérations d’import et depuis 1998, il possède un portail Internet, « Protisnet ». Actuellement, PROTIS gère la totalité des expéditions passant par la place portuaire, soit environ 1500 opérations par jour ouvrable soit 361 825 Ordres de Mise à Quai en 2003).

De Protis à Port France

La prochaine évolution du système d’information communautaire est un travail commun aux ports de Marseille et du Havre qui, depuis 2001 capitalisent connaissances et expériences de leurs systèmes communautaires respectifs en prenant en compte à la fois les évolutions technologiques ainsi que celles de la chaîne de transport. L’objectif est un système, AP+, d’ambition nationale qui remplacerait leurs systèmes respectifs (Protis pour Marseille et Ademar pour Le Havre) Dans le cadre du projet AP+, des professionnels de tous les métiers ont été impliqués, sous forme d’ateliers permettant de mieux analyser l’évolution des métiers et les besoins des futurs utilisateurs d’AP+, ainsi que les exigences spécifiques et régaliennes des autorités (Douanes, Ports de Marseille et du Havre) permettant ainsi d’unifier, au niveau national, les procédures douanières et à les mettre en œuvre dans le cadre du projet AP+, et de construire des interfaces communes entre les systèmes d’information des autorités portuaire et le système communautaire. C’est de cette coopération, de cette ambition nationale qu’est né le concept de PORT FRANCE.



S Y S T E M EP R IV A T IF

D UP A R T E N A IR E

D ic tion n a ire s

A T L A S 40 0In ter facea p p lica tion

T rad u cteu red ifact

M od u lea tla s400

3 7 x x

V T A MT B T

S T A T IO N E .D .I 4 4 0

H O S T

P R O T IS

IN T E R F A C E A P P L IC A T IF

T rad u cteu rI .D .I

C .I.C .S

Copyright © Port Autonome de Marseille



ESCALE Interconnecté à PROTIS automatiquement pour les annonces d'escale et leur suivi, ESCALE constitue le second système communautaire à Marseille-Fos: il est consacré à la gestion des escales de navires dans les bassins et aux opérations portuaires associées. Il permet en outre la facturation de l'ensemble des prestations du Port, la perception par la douane des droits de port navire, l'établissement et le traitement des statistiques portuaires et commerciales. Il est opéré par près de 400 utilisateurs, dont 150 professionnels extérieurs à l'autorité portuaire. ESCALE est connecté en temps réel à deux autres systèmes: - le Système d'Acquisition des Paramètres (SAP), calculateur embarqué qui équipe les

portiques à conteneurs et permet en temps réel le suivi et la gestion des opérations de

PROTIS IMPORT

PROTIS

D1DangereuxVoyage Rubrique Vu à quai Vu en Madt

Déclaration

InstructionTransitaire

Transbord-ement

Dépôtd ’office

Consult.-VoyageConsult.

Attendu

Bon àdélivrer

Doc. acc.Droits Port

OmqTransbord.

Bon àdélivrer

Liste dépôt-d ’office

Autorisat-ion Sortie

Bon àenlever

D1Rubrique

Inventaireà quai

Transitaire Agent Douane Manutentionnaire Courtier Groupeur Nvocc Tous Pam darse 2

LÉGENDE

Transitaire Agent Douane Manutentionnaire Courtier Groupeur Nvocc Tous Pam darse 2

LÉGENDE

Etat desdifférences

Consult.Vu à quai

AccordDangereux

Vu enlevé

Bon àdélivrer

ApurementManifeste

ManifesteConteneur




manutention, de dépannage et de maintenance ; il peut être connecté à un système de GMAO (Gestion de la Maintenance Assisté par Ordinateur) et sert d’attachement contradictoire avec les opérateurs de manutention.

- le Vessel Traffic System (VTS) qui assure la surveillance du trafic maritime dans la zone contrôlée par la Capitainerie du Port.

E-SCALE Le système communautaire ESCALE a, depuis sa création, évolué pour devenir ESCALE V2, en intégrant les évolutions des exigences de « bonne gouvernance » d’un port.et continue à être opérationnel. Un nouveau système communautaire : E-SCALE est en cours de validation. Il est destiné à permettre aux différents acteurs d’accomplir leurs obligations déclaratives réglementaires et à faciliter l’organisation et le suivi des opérations d’escales des navires par l’Autorité Portuaire et notamment la Capitainerie Dicté par la volonté d’une harmonisation des procédures et une économie d’échelles, il est développé en partenariat avec le Port du Havre Il intègre des exigences et fonctionnalités nouvelles , internes à Marseille et européennes - gestion des déchets - gestion des marchandises dangereuses - échanges de données (EDI) dans le cadre de l’Union Européenne - interface avec les systèmes communautaires de gestion de la marchandise (Protis et AP+) - sécurité et sûreté

LIAISON PROTIS / ESCALE

PROTIS

AnnonceEscale

(fonction 8) Navire, Eta, Etd

ESCALE

Base de Données

ConsultationVoyage

(fonction 5)

MISE

A

JOUR

CréationMise à jour

Prévision d ’escale

AttributionPoste à Quai

ArrivéeNavire

DépartNavire

Message 1

Accusé réceptionMessage 2

Poste attribué, Eta, EtdMessage 3

Numéro Escale, date arrivéeMessage 4

Date départMessage 5




E-SCALE intègre l’évolution des techniques d’échanges de données et de dialogue : La diffusion d’informations utilise plusieurs média : Internet, Abonnement, notification, messagerie, SMS Il est ouvert aux professionnels portuaires, soit en mode transactionnel par des interfaces homme-machine de type Web, soit par des interfaces standard XML ou EDIFACT.

AUTRES SYSTEMES PORTUAIRES

PIC (Plate-forme Informatisée de Contrôle) Le système gère automatiquement les entrées et sorties des conteneurs des terminaux à conteneurs, alliant le relevé informatique des numéros des conteneurs et des immatriculations des véhicules, avec l’enregistrement vidéo du véhicule, du chauffeur et du chargement

SESAME – WINSCOPE Il s’agit du contrôle des accès véhicules et personnes sur tous les sites, de la supervision technique (contrôle carburant,..), de la gestion des alarmes (intrusion, incendie), accessible sur les PC Windows autorisés connectés au réseau.

SOFI La troisième composante du système communautaire est le système douanier SOFI, développé au plan national pour le traitement informatisé des marchandises. Les systèmes PROTIS et SOFI sont intégrés, permettant ainsi à tous les acteurs de la place portuaire de travailler en temps réel, en gérant les contraintes administratives (douane, facturation, statistiques, etc.) sans retarder la circulation de la marchandise.

Positionnement de conteneurs par satellite sur les terminaux à conteneur Les trois opérateurs de manutention de Marseille Fos utilisent des systèmes de positionnement des conteneurs GPS Le système de positionnement de conteneurs mis en place à Mourepiane reçoit les données de PROTIS pour le transfert de conteneurs sur les camions. Les données d'ESCALE sont transmises par e-mail aux utilisateurs du système de positionnement de conteneurs. Le message EDI sur le contenu des conteneurs et la position sur le bateau est envoyé électroniquement, puis il est traduit par le traducteur BAPLIv5 et présenté à l'utilisateur. Il est envoyé ensuite au système CAVALIER, qui gère le mouvement des cavaliers (straddle carriers) pour retirer les conteneurs concernés. CAVALIER gère aussi les zones de parc et les bateaux sur ces zones.



La procédure est la suivante : le camion rentre dans la zone conteneurs et un numéro de transaction lui est assigné. A ce point, les conteneurs ont déjà été "protisés" (données rentrées sous PROTIS). Une fois sur la zone, le chauffeur rentre ce numéro dans le terminal informatique d'une cassette. Les cavaliers sont avertis et viennent prendre le conteneur ou le déposent sur le camion. Le positionnement des conteneurs est suivi par satellite (GPS différentiel), la position est indiquée au cavalier avec une précision de +/- 1mètre !

Le système GATE assure les fonctions de réception de boîtes et positionnement des conteneurs pour la facturation. Il est donc en liaison avec PROTIS et ESCALE. Il émet aussi le rapport import/export de la journée et mouvement journalier des conteneurs. SHIPS gère l'embarquement (plan stabilité, optimisation de la position des conteneurs sur le bateau, etc.). Il reçoit de l'armement central un plan pre-stowage (ce qu'on doit embarquer), planifie l'embarquement et envoie à CAVALIER et à GATE le numéro du conteneur et la position sur le bateau.

Système CAVALIER




En conclusion, tout intervenant peut ainsi se connecter avec l'interlocuteur de son choix. La compétition entre les différents acteurs d'une même profession est devenue plus ouverte, chacun pouvant pour des raisons de qualité de service ou tarifaire choisir un nouveau client sans que la qualité de ses prestations administratives en soient altérées. Plate-forme de communication pour la place portuaire, le système peut également jouer le rôle de plate-forme de communication vis à vis de l'extérieur.

Par exemple les grands armateurs mondiaux disposent de réseaux d'informations privées. L'interconnexion de leur réseau avec celui de la place portuaire de Marseille-Fos peut s'effectuer dans des conditions de fiabilité et de sécurité très élevées par l'intermédiaire de l'EDI. Pour les mêmes raisons, l'accueil d'un nouvel armateur s'effectue administrativement dans des délais extrêmement courts. La place portuaire de Marseille-Fos peut grâce à l'EDI échanger des informations avec d'autres places portuaires I. La création d'un Groupement Européen d'Intérêt Economique (G.E.I.E.) entre les ports de Valencia, Le Pirée, Marseille, Gênes, Barcelone et Lisbonne va dans ce sens. Ce projet soutenu par la Communauté Européenne a pour but de créer en Méditerranée un réseau à valeur ajoutée permettant aux ports de cette région de transférer de l'information sous EDIFACT et ainsi d'améliorer leur compétitivité par rapport aux autres places portuaires principalement celles du nord Europe.

Système SHIPS




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2. Espagne19 Les premiers travaux visant à développer l'EDI ont été effectués dans les différents ports. Ainsi, à Valencia, l’A.P.V. (Autorité Portuaire de Valencia) lança en 1991 le projet S.T.E.D. (Système de Transmission Electronique de Données). Ce projet avait pour but l’implantation d’un système EDI qui devait simplifier, automatiser et optimiser les échanges d’information au sein de la communauté portuaire de Valencia. L’APV avait projeté de développer le système, en le basant sur deux piliers fondamentaux: l’usage de Réseaux de Valeur Ajoutée et l’usage du standard EDIFACT. Pour mener à bien le projet, le port examina une série de documents susceptibles de pouvoir être échangés électroniquement (Permis d’Accostage, Manifestes, Demande de Services, Avis d’enregistrement,…). Parmi ces documents, le Manifeste d’Importation fut sélectionné dans une première phase, comme projet pilote: Une des premières conclusions de ce projet fut que pour implanter un nouveau procédé il était nécessaire de le doter d’une dimension nationale. En effet, l’Administration Douanière espagnole est la même dans tous les ports et les douanes locales n’ont pas la possibilité d’appliquer de nouvelles normes ou de nouveaux procédés. De plus, les entreprises consignataires qui exercent leur activité habituellement dans plus d’un port espagnol souhaitaient pouvoir opérer en utilisant des procédés similaires dans tous ces ports. En 1993, l'agence centrale des ports (Puertos del Estado) et la Douane (Agencia Estatal de Administración Tributaria) développèrent le système COMPAS (Communication des manifestes aux Ports et à la douane). COMPAS a établi les procédures d'échange électronique des manifestes et du Document Unique Douanier (DUA). Le port de Valencia a participé activement à ces travaux. Tout cela a permis, après plusieurs mois d’essais et d’élimination d’erreurs et après la publication de la norme légale du système, d’obtenir sa mise en œuvre finale le 1er Décembre 1995, lorsque ont été homologuées les premières entreprises autorisées par le département des Douanes à exercer leur activité "sans papiers". Quand les entreprises Consignataires disposent de l’information relative aux manifestes (marchandises à décharger par le navire lors de son escale au port) ils la transmettent (sur papier ou via EDI) à une "fenêtre unique" établie entre l’Autorité Portuaire et la Douane. Dans cette fenêtre unique on procède à la validation du document et à l’acceptation ou au rejet de celui-ci. Puis, une fois le document reçu sur papier ou via EDI, il est à chaque fois transmis via EDI à l’agence Douanière centrale, laquelle, à travers son Réseau de Communication met l’information à disposition de la Douane locale. Tout ce processus doit être réalisé préalablement à l’arrivée du navire, pour pouvoir être prêt à l’expédition des marchandises dès que celui-ci est accosté.

19 Cette section a été rédigée en combinant les contributions du Port de Valencia et Las

Palmas de Gran Canaria.



Quand les services informatiques de la Douane reçoivent (par EDI ou papier) les informations contenues dans le Document unique douanier (DUA), ils les passent par un module qui les filtre et les classe en trois catégories: Circuit rouge, Circuit orange et Circuit vert. - dans le premier cas (circuit rouge) on répond automatiquement via EDI à l’agent que la

marchandise va être sujette à une inspection physique. - dans le deuxième cas (circuit orange) on répond automatiquement à l’agent par EDI que

l’expédition va être sujette à une vérification documentaire, l’agent devra donc se présenter à la Douane avec la documentation nécessaire (DUA, Certificats) pour qu’un inspecteur de Douane contrôle les documents et vérifie l’exactitude de l’information.

- le troisième cas (circuit vert) représente plus de 90% des déclarations. Le système demande un délai de temps (maximum 1 heure) durant lequel un fonctionnaire des douanes peut orienter la déclaration soit vers le circuit orange ou vers le circuit rouge. Si passé ce délai aucune modification n'a été demandée, le système accorde le circuit vert définitif et envoie automatiquement à l’agent une réponse via EDI l'autorisant à retirer les marchandises, sans avoir à produire de document et sans avoir à se déplacer à la Douane.

Manifeste

C O N SIG N A -T A IR E S

D O U A N E S

A U T O R IT EP O R T U A IR E

R .V .A .

SE R V E U R D O U A N E S

A P V - L A N

C O N SIG N A -T A IR E S

D O U A N E S

A U T O R IT EP O R T U A IR E

R .V .A .

SE R V E U R D O U A N E S

A P V - L A N

DAU

REPONSE:REPONSE:

REJET Message d’erreur

C. vert (1 heure)C. orange (immediat)C. rouge (immediat)

NumerationAssignation de circuit

ACCEPTE

AGENTSDE DOUANESR.V.A.

SERVEUR DOUANES

DOUANE

REPONSE:REPONSE:




ACCEPTE

REPONSE:REPONSE:




ACCEPTE



SERVEUR DOUANES

DOUANE

SERVEUR DOUANES

DOUANE



L'APV utilise le système MMPP4 pour la gestion de l'information concernant les marchandises dangereuses. Le système SERAFIN est utilisé pour la gestion Berthing. Le flux d'information et les échanges EDI sont illustrés dans la figure suivante.

Le système COMPAS est également appliqué au Port de Las Palmas. Il utilise les messages EDI suivants: demande d’amarrage, notification de marchandises dangereuses, booking, note de chargement. En 1999, la communauté portuaire mit en place la société Infoport S.A., qui avait pour tâche le développement d'un système d'information communautaire. Cette société avait comme partenaires:

- L'Autorité Portuaire de Valencia (APV) - L'Association des Propriétaires de Bateaux de Valencia (ANV) - L'Association des Agents de Douane - L'Association des Transitaires - L'Association des Transports Terrestres - Dragados Tecnología S.A. - Portel Servicios Telemáticos S.A. Ainsi fut mis en place le SIC (Système d'Information Communautaire20) sur le Réseau Corporatif du Port de Valencia, le NCPV. Le SIC permet aux agents de la communauté portuaire d'échanger l'information sur la logistique des conteneurs. Il utilise les standards internationaux pour garantir la compatibilité avec les autres systèmes d'information.

20 Site web d'Infoport: http://www.digitainer.com

Berthing

AutoritePortuaire

Terminalde cargo

AutoriteMaritime

Centres d’Information (autres pays)

Centre PORTEL

D.G.Notification R.D. 145/89

Authorisation

D.G. Declarations R.D. 1253/1997

D.G. Location

Consigna-taires

D.G. Notification R.D. 145/89

Information

SASEMAR

MESSAGES EDI

APPLICATIONSINTERNES

AuthorisationR.D. 145/89

Authorisation

Information R.D. 1253/1997

AutoritePortuaire

Terminalde cargo

AutoriteMaritime

Centres d’Information (autres pays)

Centre PORTEL

D.G.Notification R.D. 145/89

Authorisation

D.G. Declarations R.D. 1253/1997

D.G. Location

Consigna-taires

D.G. Notification R.D. 145/89

Information

SASEMAR

MESSAGES EDI

APPLICATIONSINTERNES

AuthorisationR.D. 145/89

Authorisation

Information R.D. 1253/1997



Le SIC construit les documents suivants:

EXPORT IMPORT part de cargaison réservée rapport de déchargement assignation d'escale demande de rapport de déchargement demande de transport liste de déchargement partiel bon de transport liste de déchargement du navire autorisation de sortie confirmation de déchargement ordre d'acceptation connaissement (Bill of lading) information sur le transport information sur le connaissement confirmation d'autorisation de sortie information économique sur le connaissement confirmation d'ordre d'acceptation dates de dédouanement information sur la note de chargement DAU note de chargement réponse au DAU connaissement (Bill of lading) relation DAU-item manifeste demande de transport réponse au manifeste bon de transport dates de dédouanement autorisation de sortie DAU (Document Administratif Unique21) ordre d'acceptation réponse au DAU information sur le transport relation DAU-réserve confirmation d'autorisation de sortie liste de colisage partiel confirmation d'ordre d'acceptation liste de colisage du navire reçu de douane confirmation de cargaison reçu de douane Les utilisateurs peuvent accéder au SIC directement à travers le site web du SIC ou à travers un système connecté au SIC.

21 UCD en anglais, pour "Uniform Customs Declaration".


CNUCED/TrainForTrade – "Certificat de Gestion Moderne des Ports" 136 Version septembre 2004 UN Copyright � 2004

L'échange d'information se fait en format XML (à travers le site), sous forme de messages EDIFACT (tels que CUSDEC, CUSRES, CUSCAR, CUSREP, IFCSUM, etc.) ou par transfert de fichiers plats via FTP ou SMTP. L'information est sécurisée par un mot de passe assigné à chaque utilisateur et par un certificat digital installé sur chaque station connectée au SIC et utilisé avant chaque session sur ordinateur. Egalement, l'utilisateur du SIC doit signer un contrat avec Infoport S.A., avant l'installation de logiciel/matériel de connexion au système. En 2002, 87 entreprises sont engagées dans l'utilisation du SIC et 35 l'utilisent à la date, dont: - Les agents douaniers - Les opérateurs logistiques - Les transitaires - Les agents maritimes - Les entreprises d'emmagasinage de containeurs - les Stevedoring - les Land carrier - le groupe de douanes - L'Autorité Portuaire de Valencia - la fondation Marca de garantía - dans un futur proche, il est prévu d'ouvrir le système aux banques, aux

compagnies d'assurance et aux services d'inspection. Actuellement, deux tiers des conteneurs dans le port utilisent le système pour le manifeste, le rapport de décharge et l'information économique pour autorisation de sortie. Il est prévu d'utiliser le SIC pour le cargo non conteneurisé, la facturation télématique et les transactions financières.

E. Evolution prévisible Même si les débuts de l'EDI ont été plus lents que l'annonçaient les prévisions optimistes faites il y a une dizaine d'années, il parait évident que les échanges de données entre entreprises vont continuer à se développer. Il n'est plus possible de revenir en arrière. Tout d'abord, les progrès dans les nouvelles technologies offrant des services réseaux de plus en plus rapides, avec de plus en plus de capacité, et surtout une sécurité accrue ne peuvent que contribuer au développement de la dématérialisation des échanges en offrant de nouveaux supports. D'autre part, l'accès à ces techniques étant de plus en plus facile comme le prouve la progression exponentielle de l'utilisation d'Internet, il est prévisible que le particulier sera bientôt intégré dans la chaîne.



L'EDI constitue "l'épine dorsale" de l'ensemble des échanges dématérialisés. A côté des échanges de catalogues électroniques, des documents multimédia etc., il restera toujours des messages vitaux ayant une fonction bien précise et déclenchant des réactions prédéfinies chez les partenaires de manière automatique. Enfin l'EDI va bénéficier d'un effet "boule de neige". En effet, il est probable que plus les entreprises vont s'équiper, plus elles vont engendrer de nouveaux besoins EDI chez leurs partenaires. Dans le cadre d'une communauté portuaire, comme pour toute communauté, il existe un seuil, une sorte de limite à atteindre avant la généralisation de l'EDI dans la communauté. Les plus avancés sur la place portuaire vont innover et tester ces nouvelles technologies pendant que les autres observent prudemment. Puis progressivement, l'ensemble des acteurs de la place portuaire va s'équiper. Enfin, l'EDI deviendra une des principales manières de communiquer sur la place portuaire. D'une manière générale, les principaux échanges dans le domaine du transport pouvant être dématérialisés concernent: la transaction commerciale de l'offre de transport à la facturation, le suivi de la prestation de transport (remontée d'information) et les obligations administratives (douane). Examinons les évolutions prévisibles pour ces catégories: Les transactions commerciales liées au secteur des transports vont suivre la même évolution que dans les autres domaines où elles tendent à évoluer vers le commerce électronique. Le suivi de la prestation transport est au cœur du métier de nombreux acteurs de la chaîne de transport. L'optimisation des flux d'information liés aux flux physiques est un préalable indispensable à l'optimisation des flux physiques. Dans un port, elle permet notamment d'anticiper les opérations portuaires et ainsi contribue à réduire le temps de transit portuaire et offrir un meilleur service aux clients du port. La dématérialisation des échanges liés à la logistique est évidente dans ce cadre. Enfin, ce sont les échanges liés aux obligations administratives qui vont certainement être dématérialisés le plus vite. En effet, ces échanges génèrent un traitement important de documents à la fois au niveau des entreprises et au niveau des administrations. Progressivement l'ensemble des administrations, les douanes par exemple, réfléchissent aux solutions permettant d'optimiser les échanges avec les entreprises. Les administrations ne peuvent pas choisir pour l'EDI un langage autre que la norme internationale. Les administrations ont un rôle important à jouer au niveau de l'EDI portuaire car c'est elles qui en imposant l'EDI vont induire l'effet "boule de neige" décrit précédemment. Les ports, carrefours du commerce international, points de passage obligés des flux physiques, sont également des points de passage obligés de l'ensemble des informations précédemment décrites. Au même titre qu'il doit offrir des services fiables et performants pour le passage de la marchandise, le port doit offrir des services fiables et performants pour le traitement de l'information associée à cette



marchandise. L'offre de service EDI permet au port de se positionner comme un port de 3ème génération avec des fonctions de plate-forme de distribution.

EDI à travers l'Internet: ebXML et le commerce électronique (E-business) A l’heure actuelle, on travaille à l’amélioration des aspects du commerce électronique. Pour cela, l’extension et la généralisation du phénomène appelé Internet ont été déterminantes. Certains voient dans Internet une alternative ou une contre-proposition à l’EDI. C’est une manière erronée de poser le problème. En fait, Internet est un concept qui solutionne l’échange structuré de l’information entre applications informatiques. Par conséquent Internet et EDI ne sont pas des concepts alternatifs ou opposés: ce sont des concepts différents. En généralisant Internet comme réseau d’échange d’information de n’importe quel type, il est évident que l’information structurée peut aussi circuler par son intermédiaire. Dans ce sens, les RVA peuvent devenir des fournisseurs de services de valeur ajoutée d'Internet en offrant les services actuels d’EDI (distribution de messages structurés, validation de synthèse, garanties de sécurité et confidentialité, etc.) sur le dit réseau. Pourtant, les projets pilote se sont tournés plutôt vers des initiatives moins coûteuses et utilisant moins de technologie. On peut parler notamment du système XML/EDI qui utilise le XML (eXtensible Markup Language) pour les messages. La transmission de messages utilisant XML à travers Internet se développe rapidement et des solutions pour ce système de messagerie existent déjà. UN/CEFACT22 (Centre des Nations Unies pour le Commerce, la Facilitation et le Commerce Electronique) suggère l'utilisation de l'ebXML23. Les détails ne sont pas complets encore, mais plusieurs projets basés en XML (tels que RosettaNEt24, the Global Commerce Initiative25 par exemple) sont prêts à l'accepter. L'ebXML est donc devenu le standard international pour le moment. L'ebXML est une initiative internationale de l'UN/CEFACT et l'OASIS26 pour la recherche et l'identification d'une base technique sur laquelle la mise en place de XML à niveau global peut être standardisée: - l'objectif est de donner un cadre technique de travail ouvert qui permette d'utiliser

le XML d'une façon uniforme pour l'échange de données concernant le commerce

22 United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT).

http://www.unece.org/cefact/ 23 Electronic Business XML. http://www.ebxml.org/ 24 Consortium de plus de 400 compagnies du domaine des technologies de l’information,

composants électroniques et constructions de semiconducteurs. 25 Qui représente les producteurs et distributeurs de biens de consommation. 26 Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS).

http://www.oasis-open.org/



électronique entre: 1) applications, 2) une application et une personne, et 3) une personne et une application.

- l'initiative ebXML a pour but de développer et publier, dans le domaine public, des spécifications techniques ouvertes qui agissent comme support aux échanges de commerce électronique international et local.

Le principal intérêt de l'ebXML réside donc dans sa vision de commerce électronique. En effet, l'ebXML est un ensemble de modules de spécifications qui permet aux entreprises de toutes tailles et locations de faire du commerce à travers Internet. Avec l'ebXML, les entreprises ont une méthode standard pour échanger des messages, communiquer des données et définir et enregistrer des processus commerciaux. L'ebXML inclut aussi des spécifications de bases publiques de processus de commerce, de messages, et données communes nécessaires à commencer tout échange et des capacités des entreprises à faire du commerce électronique De cette façon, d'autres entreprises peuvent utiliser ces registres pour trouver de nouveaux fournisseurs ou clients qui peuvent faire du commerce/service électronique.

Les organisations intéressées à la structure ebXML-infrastructure (messagerie, registres/bases, sécurité) peuvent y participer en adhérant à OASIS. Les organisations intéressées au contenu commercial ebXML (messages et modèles de processus commerciaux) peuvent y participer en étant membres de UN/CEFACT. Le 4 octobre 2002, le Groupe des Techniques et Méthodologies (TMG) de l'UN/CEFACT a publié, pour révision publique, la Spécification Technique de Base pour l'ebXML. Le document "UN/CEFACT - ebXML Core Component Technical Specification, Version 1.85" est accessible sur: http://www.unece.org/cefact/ebxml/ccts185.pdf

Commerce électronique

Gouvernement

Clients

à l’intérieurou

à l’extérieur

de l’entreprise

PartenairesEntreprisesEntreprises

B à CB à C B à BB à B

B to G

B to G

B à G : procédures de commercepour acquisitions publiques(Douane)

B à B : Internet, Intranet, ExtranetTransaction basée sur l’EDI

B à C : ventes par Internet et parTéléphone, TV interactive, etc.



Bibliographie "Monographie sur la gestion portuaire", Les Echanges de Données Informatisées Portuaires, CNUCED, Nations Unies "Etude EDI portuaire", mars 1995, EDITRANSPORT "Facture dématérialisée, obstacles et solutions juridiques", Agnès Douveleur, AFNOR, 1995 "Guide pratique de l'EDI", WEKA, 1996 "ESCAP / UNDP REPORT on EDI systems for transport related and trade facilitation activities", Nations Unies, 1991 "Étude sur l'utilisation des technologies de l'information dans les petits ports, Rapport du secrétariat de la CNUCED" (UNCTAD/SDTE/TLB/1), Conférence des Nations Unies sur le Commerce et le Développement, 2001. "Logistics of International Trade: IT and E-commerce", Trade Logistics Branch, SITE Division, United Nations Conference on Trade and Development. "International Transport and Port Management, Specialization Programme" - Participant Manual, UNCTAD-ATAS-GTZ, 1997.

Methodes Et Outils de Gestion Des Ports

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