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Mesure de performance des communes Mauritaniennes République Islamique de Mauritanie Honneur -Fraternité - Justice MINISTERE DE L’INTERIEUR ET DE LA DECENTRALISATION Manuel d’évaluation Edition 2014

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Mesure de performance

des communes Mauritaniennes

République Islamique de MauritanieHonneur -Fraternité - Justice

MINISTERE DE L’INTERIEUR ET DE LA DECENTRALISATION

Manuel d’évaluation

Edition 2014

MANUEL D’EVALUATION I

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Table des matières

Table de matières..................................................................... I

Table de figures ...................................................................... II

1. Objectif de ce document ......................................................... 1

2. Préparation d’une évaluation .................................................. 1

L’importance de l’évaluation, son but et son impact ................ 2

Le rôle de la commune dans l’évaluation et les préparatifs obligatoires ............................................................................. 2

3. Organisation d’une évaluation ................................................ 4

Fonction et tâches des évaluateurs .......................................... 5

Les réunions pour l’évaluation de la commune ........................ 5

Le déroulement de la journée .................................................. 6

Les règles de conduite pour l’évaluation .................................. 9

Message d’introduction de la mission .................................... 10

Les fiches de documentation de l’évaluation.......................... 11

4. Catalogue de codes statistiques ............................................. 13

5. L’analyse rapide : La restitution des évaluateurs à la commune………………………………… ............................... 83

Comment faire une analyse rapide ? ...................................... 83

Comment finaliser l’évaluation sur place ? ............................. 85

Comment restituer le résultat de

l’évaluation sur place ? ......................................................... 85

6. Annexes………………….. ...................................................... 87

Annexe 1: Echelle de calcul de la rémunération des agents communaux ......................................................................... 87

II MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Annexe 2: Titre de recettes .................................................... 91

Annexe 3: Bordereau de transmission .................................... 92

Annexe 4: Etat de versement du régisseur .............................. 93

Annexe 5: Bon de commande ............................................... 94

Annexe 6: Bordereau de transmission des mandats ................ 96

Table des figures

Figure 1: Planifier l’évaluation d’une commune ..................... 3

Figure 2: Les trois groupes fournissant l’évaluation d’une commune ............................................................... 6

Figure 3: Planifier la journée d’évaluation .............................. 7

Figure 4: Les informations de l’évaluation ............................ 12

MANUEL D’EVALUATION 1

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

1. Objectif de ce document

Ce document constitue le manuel de référence développé par la GIZ et ses partenaires pour les évaluateurs de la mesure de performance des communes mauritaniennes. Afin de simplifier son utilisation, le document est structuré en trois chapitres comme suit :

Comment préparer une évaluation d’une commune selon les critères de la mesure de performance ?

Comment organiser une évaluation d’une commune sur place ?

Une liste de codes utilisés dans les questionnaires adressés aux conseillers, au maire, au secrétaire général et aux représentants de la société civile afin d’aider les évaluateurs à mieux comprendre les questions. Cette liste de codes donne des informations supplémentaires pour garantir que les évaluateurs interprètent les indicateurs de la même façon.

2. Préparation d’une évaluation

Afin de garantir un processus d’évaluation efficace, dans le délai d’une journée, avec la présence des personnes ressources demandées et un résultat reconnu par la commune, il est évident que la préparation de l’évaluation d’une commune est une étape primordiale.

La commune doit connaître :

2 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

L’importance de l’évaluation, son but et son impact ;

Le déroulement de la journée afin de mobiliser les personnes nécessaires pour répondre aux questions de l’enquêteur ; et

Son rôle dans l’évaluation et les préparatifs obligatoires.

L’importance de l’évaluation, son but et son impact

Afin de sensibiliser la commune sur le processus d’évaluation, le fiche statistique pour la préparation de la commune contient également un communiqué d’information pour la commune sur sa mesure de performance.

Le rôle de la commune dans l’évaluation et les préparatifs obligatoires

Avant la journée d’évaluation les étapes suivantes sont à mener :

MANUEL D’EVALUATION 3

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Figure 1: Planifier l’évaluation d’une commune

Date Cible Responsable

4 semaines avant l’évaluation

Envoie au Maire :

Du communiqué

De la proposition de date pour l’évaluation

du questionnaire

de la fiche d’informations statistiques

DGCT ou l’instance qui mène les enquêtes

2- 4 semaines avant l’évaluation

Le Maire informe :

Le Conseil municipal

Les Agents communaux

Des représentants de la société civile, comprenant des femmes, des jeunes et des acteurs économique locaux

Maire

2semaines avant l’évaluation

Vérifier la disponibilité et le bon classement des documents/ de l’archive de la Commune

Maire

1 semaine avant l’évaluation

Réservation de la salle municipale

Organisation de l’hébergement et des repas

Maire

4 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

3 jours avant l’évaluation

Réunir les participants à l’évaluation pour les sensibiliser sur leur rôle respectif

Maire

1 jour avant l’évaluation

Rappeler aux participants la date de l’évaluation

Maire

3. Organisation d’une évaluation

Le questionnaire demande beaucoup d’informations statistiques, qui doivent être préparées par la commune à l’avance. Ces informations sont nécessaires pour l’analyse du questionnaire, et quelques informations sont indispensables pour l’évaluation rapide sur place le jour d’évaluation.

L’évaluation dépend de la préparation et de la coopération de la commune elle-même. Il est absolument nécessaire de bien préparer le jour d’évaluation pour que :

La commune peut répondre à toutes les questions, donc il faut organiser la présence du Maire, du Secrétaire Général, de quelques conseillers et quelques représentants de la société civile. Il faut aussi la présence des conseillères féminines et des représentants féminins de la société civile.

Les informations soient de bonne qualité pour garantir une documentation exacte et réelle de la capacité institutionnelle des communes mauritaniennes.

MANUEL D’EVALUATION 5

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Fonction et tâches des évaluateurs

Il est recommandé d’avoir au moins deux évaluateurs sur place. L’un anime et modère le processus d’évaluation, et l’autre assure la prise de note.

Les réunions pour l’évaluation de la commune

Il est nécessaire d’organiser trois réunions avec des représentants de la commune, à savoir :

les représentants politiques, comprenant les conseillers et le Maire de la commune,

l’administration communale, comprenant le Secrétaire Général et les chefs de service éventuellement, et

la société civile, comprenant les représentants des associations et des organisations implantés sur le territoire de la commune.

Les trois groupes seront interrogés sur la capacité institutionnelle de la commune dans trois réunions indépendantes. Chacune de ces réunions va prendre une à deux heures. Avant, les évaluateurs collectent la fiche d’informations statistiques envoyée à la commune. A la fin, les évaluateurs rassemblent et copie les documents et effectuent l’évaluation rapide pour la commune.

6 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Figure 2: Les trois groupes fournissant l’évaluation d’une commune

Le déroulement de la journée

Le processus suivant est une proposition pour le déroulement de la journée :

Les représentants politiques

•le Maire

•les conseillers

L'administration communale

•Le Secrétaire Général

•Les services

La sociéte civile

•La population de la commune

•Les associations et organisation

MANUEL D’EVALUATION 7

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Planifier la journée d’évaluation

Heure Etape Procédure Acteur

09h00 – 09h30

Bienvenu, présentation du programme de la journée, questions

Maire : bienvenu

Evaluateur : présentation des évaluateurs, présentation du programme et les règles de conduite

Evaluateurs

Maire

Conseil municipal

09h30 – 11h00

Renseignement du questionnaire avec le Maire et le conseil municipal

Questionnement par l’évaluateur 1 au Maire et Conseil municipal, l’évaluateur 2 note la réponse avec « oui » ou « non »

Evaluateurs

Maire

Conseil municipal

11h00 – 12h00

Renseignement du questionnaire avec les membres de la société civile

Questionnement par l’évaluateur 1 aux représentants de la société civile, l’évaluateur 2 note la réponse avec « oui » ou « non »

Evaluateurs

Représentants de la société civile

12h00 Renseignement Questionnement Evaluateurs

8 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

– 15h00

du questionnaire avec le Secrétaire général (SG) et d’autres Agents communaux si disponible

par l’évaluateur 1 au Secrétaire général et d’autres Agents communaux si disponible, l’évaluateur 2 note la réponse avec « oui » ou « non »

Secrétaire général

Agents communaux

15h00 – 16h00

Remplissage des documents

Les évaluateurs remplissent les questionnaires doubles et préparent l’évaluation rapide. Préparation de la signature.

Evaluateurs

16h00 – 17h00

Présentation des résultats et signature du PV

L’évaluateur 1 résume et présente le résultat des conditions minimales et la mesure de performance et répond aux questions, l’évaluateur 2 note d’éventuelles observations,

Evaluateurs

Maire

Secrétaire général

Conseil municipal

Représentants de la société civile

MANUEL D’EVALUATION 9

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

signature du questionnaire par les 2 évaluateurs et le Maire

17h00 Fin de la journée

Les règles de conduite pour l’évaluation

L’évaluateur 1 questionne la personne désignée en tant que représentant et l’évaluateur 2 note les réponses.

La réponse ne peut être répondue par quelqu’un d’autre que le groupe cible de la question. Les commentaires sont légitimes et autorisés.

La fiche d’évaluation doit être signée par le Maire et les évaluateurs.

Toutes les questions doivent être répondues, soit avec oui, soit avec non.

Quand une question ne peut pas être répondue par le représentant, une personne alternative doit être désignée pour donner la réponse.

Les noms des participants restent confidentiels et ne sont pas mentionner sur le questionnaire (à part le Maire et le SG).

10 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Message d’introduction de la mission

Ici, nous vous proposons un texte exemplaire pour un message introductif adressé au Maire et aux participants pour commencer l’évaluation :

Bonjour, Monsieur le Maire, nous vous remercions de nous avoir accueillis, nous sommes Monsieur xxxx et Monsieur xxxx, l’objet de notre mission est de mesurer avec vous le niveau de performance de votre commune qui se fera à deux niveaux :

- Ici, par la collecte de d’information et à l’aide de l’évaluation rapide, qui vous permettra d’avoir une idée sur le niveau de fonctionnement de la commune et d’identifier les aspects à améliorer,

- Au niveau central, car le questionnaire sera centralisé afin de permettre de faire une analyse complète de la situation de votre commune par rapport aux autres communes du pays et par rapport au référentiel.

Comme déjà annoncé dans la lettre d’information, le programme se présente comme suit :

- Réunion avec les conseillers et le Maire,

- Réunion avec la société civile,

- Réunion avec l’administration municipale,

- Réunion de clôture avec le Maire et le SG pour synthèse, évaluation rapide et signature du questionnaire.

Nous vous rappelons aussi que la mesure de performance n’est pas un audit ou un contrôle et n’a pas pour objectif de sanctionner ou de récompenser la Commune ou le Maire, mais plutôt, d’identifier la situation de la commune pour lui permettre

MANUEL D’EVALUATION 11

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

de s’auto-encadrer pour améliorer ses performances par l’identification de ses points faibles.

Nous vous demandons de nous remettre la fiche statistique qui vous a été envoyée et de présenter les documents qui ont été listés dans le courrier d’information.

Nous vous remettons la parole pour ouvrir la séance d’évaluation et ensuite nous procéderons conformément au programme annoncé.

Les fiches de documentation de l’évaluation

Il y a quatre fiches d’évaluation, à savoir :

une fiche pour les questions adressées aux conseillers et au Maire,

une fiche pour les questions adressées au Secrétaire Générale et les chefs de service,

une fiche pour les questions adressées aux représentants de la société civile de la commune, et

une fiche pour l’analyse des documents et des informations statistiques de la commune.

NB : la durée de chaque étape de l’évaluation doit être chronométrée pour le besoin de planification et mentionnée au niveau du questionnaire.

12 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Figure 3: Les informations de l’évaluation

9%

15%

62%

14%

Informationsstatistiques

Les élus et le Maire

Le Secrétaire Généralet l'administrationcommunale

Société civile

MANUEL D’EVALUATION 13

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

4. Catalogue de codes statistiques

Ci-dessous se trouvent tous les codes utilisés dans les questionnaires et leurs explications.

Code Explication et remarques Type Source

001 nom officiel de la commune Texte Evaluateur

002 nom officiel de la Moughataa, dont la commune relève

Texte Evaluateur

003 nom officiel de la wilaya, dont la commune en fait partie

Texte Evaluateur

004 nombre de la population estimée de la commune selon le recensement.

chiffre Maire

014 nombre des conseillers municipaux de la commune en exercice

chiffre Maire

015 nombre des conseillers municipaux féminins de la commune en exercice

chiffre Maire

019 taux moyen de présence des conseillers aux sessions du conseil selon les procès-verbaux de réunion du conseil. Compter le nombre des conseillers qui ont participé pendant l’année

pourcentage

Maire

14 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

d’évaluation et diviser-le par le nombre de sessions. Diviser ensuite le résultat parle nombre de conseillers élus de la commune.

020 taux moyen de présence des conseillères féminins aux sessions du conseil selon les procès-verbaux de réunion du conseil. Compter le nombre des conseillères qui ont participé pendant l’année d’évaluation et diviser-le par le nombre de sessions. Diviser ensuite le résultat parle nombre de conseillères élues de la commune.

pourcentage

Maire

021 Indiquez si la commune est membre d’une communauté urbaine.

oui

non

Fiche statistique

022 Indiquez si la commune est chef-lieu d’une Moughataa.

oui

non

Fiche statistique

023 Indiquez si la commune est chef-lieu d’un Arrondissement

oui

non

Fiche statistique

030 total de recettes de fonctionnement envisagées dans le budget initial. Il s’agit du total des prévisions de la classe 7 et de la classe 8-recette. Relever le montant au niveau du budget initial ou du budget complémentaire ou du compte

chiffre Fiche statistique

MANUEL D’EVALUATION 15

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

administratif de l’année d’évaluation.

031 total des recettes de fonctionnement réalisées. Faire le calcul suivant la même procédure que « 30 » ci-dessus à partir des données figurant au niveau de la colonne « émission » du compte administratif de l’année d’évaluation.

chiffre Fiche statistique

033 il s’agit du montant du FRD équipement mobilisé. Relever le montant à partir de l’imputation 112.1 au niveau de la colonne « émission » du compte administratif

chiffre Fiche statistique

034 Il s’agit du montant des dépenses réalisées sur le FRD investissement. Relever le montant à partir du rapport d’exécution du FRD. Si les recettes d’équipement ne comportent que le FRD, le montant peut être relevé du compte administratif au niveau du total général des dépenses d’équipement figurant à partir de la colonne « mandatement ».

chiffre Fiche statistique

036 budget d’investissement prévu. Il s’agit du total des prévisions des classes 1, 2 et 8-recette. Relever le

chiffre Fiche statistique

16 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

montant du budget initial ou du budget complémentaire ou du compte administratif de l’année d’évaluation.

037 budget d’investissement réalisé. Relever le montant total des émissions effectuées au niveau du compte administratif à partir des classes 1, 2 et 8-recette.

chiffre Fiche statistique

039 total de dépenses de fonctionnement prévues. Il s’agit du total des prévisions de la classe 6 et de la classe 8-dépense. Relever le montant au niveau du budget initial ou du budget complémentaire ou du compte administratif

chiffre Fiche statistique

040 total de dépenses de fonctionnement réalisées. Faire le calcul suivant la même procédure que « 39 » ci-dessus à partir des données figurant au niveau de la colonne « mandatement » du compte administratif de l’année d’évaluation

chiffre Fiche statistique

042 taxes et impôts locaux prévus. Il s’agit du total des prévisions des chapitres 71, 72 et 73. Relever le montant au niveau du budget initial ou du budget

chiffre Fiche statistique

MANUEL D’EVALUATION 17

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

complémentaire ou du compte administratif de l’année d’évaluation

043 taxes et impôts locaux réalisés. Faire le calcul suivant la même procédure que « 42 » ci-dessus à partir des données figurant au niveau de la colonne « émission » du compte administratif de l’année d’évaluation.

chiffre Fiche statistique

045 recettes de redevances et droits domaniaux prévues. Il s’agit du total des prévisions des chapitres 74, 75 et 77. Relever le montant au niveau du budget initial ou du budget complémentaire ou du compte administratif de l’année d’évaluation

chiffre Fiche statistique

046 recettes de redevances et droits domaniaux réalisées. Faire le calcul suivant la même procédure que « 45 » ci-dessus à partir des données figurant au niveau de la colonne « émission » du compte administratif de l’année d’évaluation.

chiffre Fiche statistique

048 Nombre de conseillers actuel pour la première fois, c.-à-d. qui sont devenu conseiller pour la première fois ce mandat encours

chiffre Maire

18 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

049 Nombre total des employés municipaux permanents disposant d’un contrat régi par le code du travail.

Chiffre Secrétaire Général

050 Total de la masse salariale des employés permanents y compris la CNSS et la CNAM reversée par la commune telle que mentionné dans l’état de salaire de l’année d’évaluation

Chiffre Secrétaire Général

051 Nombre des employés temporaires disposant d’un contrat régi par la convention collective du travail de l’année d’évaluation

Chiffre Secrétaire Général

052 Total de la masse salariale des employés temporaires y compris la CNSS et la CNAM reversée telle que mentionné dans l’état de salaire de l’année d’évaluation

Chiffre Secrétaire Général

053 Nombre total des agents d’appuis non permanant et non temporaire, c.-à-d., ceux disposant d’un contrat de prestation pour la réalisation de taches spécifique, comme, employé de ménage qui se présente une heure par jour, etc.

Chiffre Secrétaire Général

054 Total de la masse reversée aux agents d’appuis figurant au

Chiffre Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 19

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

chapitre 65 dans la colonne engagement du compte administratif

055 Total des heures supplémentaires reversée telle que mentionné au paragraphe 61.1.3 dans la colonne engagement du compte administratif.

Chiffre Secrétaire Général

056 Prélèvement sur recettes de fonctionnement prévu au niveau de l’imputation 81 du budget initial de l’année d’évaluation

Chiffre Fiche statistique

057 Prélèvement sur recettes de fonctionnement réalisé tel que mentionné au niveau de la colonne « mandatement » de l’imputation 81 du compte administratif de l’année d’évaluation

Chiffre Fiche statistique

058 Superficie de la commune en kilomètres carrés. Si elle est donnée en hectare, faire la conversion sur la base de 1km²= 100 ha

Chiffre Fiche statistique

059 Population selon le dernier recensement administratif officiel, si ce n’est pas connu, relever le chiffre avancé par le Maire et faite un commentaire dans ce sens

Chiffre Fiche statistique

20 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

060 Nombre de villages ou de quartiers ou de localités dépendant de la commune

Chiffre Fiche statistique

211 L’ordre du jour

Il faut vérifier que l’ordre du jour de chaque session a été transmis à la tutelle au moins huit jours (six jours francs) avant la date de la session du conseil.

Consulter le courrier de transmission de l’ordre du jour de la dernière session de l’année d’évaluation, relevé la date de décharge du Hakem et la comparer à la date proposée pour la session.

oui

non

Maire

212 Convocations transmises aux conseillers

Il faut vérifier que les convocations ont été transmises aux conseillers trois jours francs avant la date de la session du conseil.

Consulter la date mentionnée sur les talons d’accusé de réception des conseillers ou la date d’émargement figurant sur le cahier de transmission (courrier départ)

oui

non

Maire

MANUEL D’EVALUATION 21

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

213 Absence de conseillers

Il faut vérifier

que les conseillers absents aient donnés des procurations, et

que les procurations soient mentionnées nominativement dans les délibérations.

Consulter le registre de délibération ou le registre des PV pour les sessions du conseil et comparer le nombre d’absents à celui des procurations données. Si les deux nombres sont conformes, la réponse est « oui ».

oui

non

Maire

214 Réunions de commissions

Il faut vérifier que les commissions se sont réunies au moins préalablement à la session du conseil municipal pour l’adoption du budget initial et à celle pour l’adoption du compte administratif.

Consulter les procès-verbaux des commissions pour les sessions du conseil en objet tenue au cours de l’année d’évaluation ou les PV de session du conseil municipal pour vérifier si un membre de chaque

oui

non

Maire

22 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

commission a été désigné rapporteur.

215 Délibérations relatives au budget

Il faut que les délibérations portant adoption des budgets (initial et éventuellement complémentaire ou modificatif) et du compte administratif soient votées par tous les membres présents.

Consulter le procès-verbal des sessions du conseil concerné ou les délibérations et identifier le nombre de votant pour s’il en est fait mention ou le nombre de signature et le comparer au nombre des présents. Si les deux nombres sont conformes, la réponse est « oui ».

oui

non

Maire

221 Rencontre du conseil avec la population

Il faut que le maire ait organisé au moins une rencontre du conseil avec la population pendant l’année d’évaluation.

La rencontre avec « la population » signifie une rencontre générale avec la population (pas seulement avec les associations, voir 222).

Interroger les conseillers et non le

oui

non

Maire

MANUEL D’EVALUATION 23

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Maire et consulter les PV de réunions ou l’ordre de mission des conseillers mandatés ou le rapport de mission.

222 Rencontre du conseil avec les fédérations

Il faut que le maire ait organisé au moins une rencontre du conseil municipal avec les fédérations professionnelles et les associations féminines durant l’année d’évaluation.

Interroger les conseillers et consulter les PV de réunions ou l’ordre de mission des conseillers mandatés ou le rapport de mission.

oui

non

néant = si pas de fédérations et d’association

Maire

223 Représentant de la société civile

Il faut qu’au moins un représentant de la société civile (un représentant membre d’une association ou d’une organisation similaire) ait présenté les besoins par écrit à la commune.

Interroger le maire et consulter la requête de la population.

oui

non

néant = si pas de société civile

Maire

231 Présence du Maire/délégation

Il faut que

le maire se présente de façon régulière au bureau,

oui

non

Secrétaire Général

24 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

ou

a donné une délégation de pouvoir à l’un de ses Adjoints pour la gestion des affaires financières.

Interroger le Secrétaire général et si oui vérifier à partir des courriers et document comptable qu’il se présente mensuellement ou vérifier l’existence de l’arrêté de délégation.

232 Présence du Secrétaire Général

Il faut que le secrétaire général réside dans le chef-lieu de la commune, se présente chaque jour au travail et justifie éventuellement ses absences.

Interroger le Maire et si l’une des conditions n’est pas respectée, la réponse est non.

oui

non

Maire

233 Accessibilité du Maire

Il faut :

que le maire aménage des heures d’audiences fixes, et qu’il soit disponible pendant ces heures, ou

qu’il soit joignable par téléphone ; ou

qu’il soit toujours

oui

non

Société civile

MANUEL D’EVALUATION 25

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

accessible par l’intermédiaire d’un adjoint disponible

Interroger les représentants de la société civile.

234 Accessibilité du Secrétaire Général

Il faut :

que le secrétaire générale aménage des heures d’audiences fixes, et

qu’il soit disponible pendant ces heures

Interroger les représentants de la société civile.

oui

non

Société civile

235 Accessibilité des conseillers

Il faut :

que les conseillers aménagent des heures d’audiences régulières dans leur localité, quartier, canton ou village de résidences, et

qu’ils soient disponibles pendant ces heures/jours.

Interroger les représentants de la société civile.

oui

non

Société civile

241 Les arrêtés

Il faut que tous les arrêtés du maire

oui

non

Secrétaire Général

26 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

(hormis ceux de la police municipale) soient sous-tendus par des délibérations du Conseil municipal.

Vérifier au niveau du préambule de quelques arrêtés qu’ils renvoient à une délibération du conseil municipal.

242 Accessibilité des Adjoints au Maire

Il faut que les représentants de la société civile affirment que les Adjoints au Maires sont toujours accessibles pour la population locale pendant les heures d’ouverture normales pour ceux qui disposent d’une délégation du Maire.

Interroger les représentants de la société civile.

oui

non

Société civile

243 Réunion du bureau municipal

Il faut que le bureau municipal se soit réuni au moins

mensuellement

pendant l’année

d’évaluation.

Interroger le Secrétaire général et si oui, vérifier la réponse en consultant les PV de réunion du bureau. S’il n’y a pas des PV de réunion, la réponse à choisir est

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 27

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

« non »

244 Tutelle

Il faut que

les délibérations et les arrêtés soient transmis à la tutelle,

au maximum huit jours après la date de vote, et

la transmission soit attestée au niveau du registre de courrier ou sur une copie du courrier de transmission ou un extrait de la délibération et un double de l’arrêté

Vérifier que les délibérations d’une session ont été transmises dans le délai en rapprochant la date de transmission à la date de la session et vérifier pour deux arrêtés éventuellement le respect du délai en rapprochant la date de transmission à celle de l’arrêté.

oui

non

Secrétaire Général

245 Délégation du Maire

Il faut que le maire ait fait des délégations de pouvoirs écrites à ses adjoints.

Vérifier les classements des arrêtés.

NB : les délégations peuvent être

oui

non

Maire

28 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

antérieures à l’année d’évaluation.

251 Affichage

Il faut que les délibérations de la dernière session du conseil de l’année d’évaluation soient affichées de manière visible et accessible à l’extérieur de l’Hôtel de ville ou que la commune dispose d’un écrit justifiant que l’affichage a bien été effectuée.

Vérifier vous-même.

oui

non

Secrétaire Général

252 Diffusion

Il faut que les délibérations de la dernière session du conseil de l’année d’évaluation soient affichées de manière visible et accessible dans des lieux publics de la commune (marchés, villages, lycée, stade, etc.).

Demander aux représentants de la société civile.

oui

non

Société civile

253 Affichage des dates des sessions du conseil

Il faut que les dates des sessions du conseil soient affichées de manière visible et accessible à l’extérieur de l’Hôtel de ville ou que la commune dispose d’un écrit justifiant que l’affichage a bien été

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 29

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

effectué.

Vérifier vous-même.

254 Présentation des délibérations

Il faut que les délibérations du conseil soient régulièrement présentées par les conseillers ou le Secrétaire Général pendant des réunions avec des groupes de la société civile locale ou du CCC.

Interroger les représentants de la société civile.

oui

non

Société civile

255 Présentation des délibérations

Il faut que les arrêtés du Maire soient régulièrement présentés par les conseillers ou le Secrétaire Général pendant des réunions de restitutions du conseil à la population.

Interroger les représentants de la société civile.

oui

non

Société civile

256 Publication du PDC

Il faut qu’un résumé du contenu plan du développement communal soit affiché de manière visible et accessible à l’extérieur de l’Hôtel de ville ou a fait l’objet d’une publication dûment justifiée par écrit.

Vérifier vous-même.

oui

non

Secrétaire Général

30 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

n

315 Frais et dépenses payés

Vérifier que les frais de personnel et les dépenses contractualisées ont été payés en totalité.

Demander au Secrétaire Général et vérifier par contrôle de l’annexe du compte administratif « état des engagements non mandatés » qu’aucune dépense de ce type n’est inscrite ou au niveau du registre de dépenses des imputations suivantes : salaires et indemnités du personnels, indemnités du SG et du receveur, eau, électricité, etc., en s’assurant que les frais des douze mois sont mandatés ?

oui

non

Secrétaire Général

316 L’engagement des dépenses

Contrôler s’il y avait eu des engagements de dépenses après le 31 décembre.

Demander au Secrétaire Général et vérifier au niveau du registre de dépense au niveau de la date d’engagement et/ou contrôler physiquement les pièces justificatives de la dernière commande de biens et services et du dernier état des salaires et

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 31

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

indemnités.

321 Justificatifs

Demander au Secrétaire Général et vérifier la disponibilité du premier et du dernier titre de recette et de ses pièces justificatives et du premier et du dernier mandat et juger la qualité d’archivage de ces justificatifs.

oui

non

Secrétaire Général

322 Projets d’ordre

Demander au Secrétaire général s’il y a eu des rejets d’engagement de dépenses ou d’émission de recette. Si oui, la réponse est non.

Si non, vérifier au niveau des bordereaux de transmission. Si tous les titres et mandats sont pris en charge au niveau des bordereaux, la réponse est oui. Si non ou si la commune ne tient pas de bordereaux, la réponse est « non »

oui

non

Secrétaire Général

323 Quittances de reversement de la cotisation au FIS

Contrôler si la commune dispose des quittances de reversement de la cotisation au Fonds Intercommunal de Solidarité (FIS). Si le reversement était réalisé, la

réponse est « oui ».

oui

non

Secrétaire Général

32 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Demander au Secrétaire Général et vérifier au niveau du registre de dépenses de l’imputation 64.8.1 que le mandat est pris en charge par le receveur ou que la quittance disponible est bien relative à l’année d’évaluation.

324 Reversement de la cotisation à la sécurité sociale

Contrôler si la commune a procédé au reversement de sa cotisation de sécurité sociale. Si le reversement était réalisé, la

réponse est « oui ».

Demander au Secrétaire Général et vérifier au niveau du registre de dépenses de l’imputation 613 que le mandat est pris en charge par le receveur ou la disponibilité de la quittance de paiement pour le dernier trimestre ou mois de l’année d’évaluation selon que la commune emploie ou non plus de 20 employés.

oui

non

Secrétaire Général

325 Projets d’ordre et contrôle à priori

Demander au Secrétaire général et vérifier au niveau de quatre dossier de dépenses que le contrôle à priori est bien matérialisé au niveau du projet d’engagement et qu’il se matérialise par la signature

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 33

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

du receveur sur le document d’engagement (bon de commande, état de salaire, etc.) – Si c’est à Nouakchott, c’est plutôt le contrôleur financier.

331 Registre de recettes

Contrôler si le registre de recettes de l’année d’évaluation a été arrêté à la fin de l’année budgétaire et signés par le Maire et le chargé de la comptabilité

Demander au Secrétaire Général et vérifier au niveau du registre de recettes.

oui

non

Secrétaire Général

332 Registre de dépenses

Contrôler si le registre de dépenses de l’année d’évaluation a été arrêté au plus tard le 15/02 et signés par le Maire et le chargé de la comptabilité.

Demander au Secrétaire Général et vérifier au niveau du registre de dépenses de l’année d’évaluation.

oui

non

Secrétaire Général

333 Les annexes du compte administratif

Il faut vérifier si les annexes du compte administratif sont remplies, à savoir, Etat des titres de recettes non recouvrés (annexe N°1), Etat des titres recettes admis à non valeurs

oui

non

Secrétaire Général

34 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

(annexe N°2), Etat des engagements non mandatées (annexe N°3), Etat du personnel temporaire (annexe N°4), Etat de la dette (annexe N°5) et Etat des subventions accordées (annexe N°6).

Demander au Secrétaire Général et vérifier au niveau du compte administratif de l’année d’évaluation.

335 Rapprochement avec le compte administratif

Vérifier si la commune

dispose d’une copie du compte de gestion,

si oui s’assurer qu’il est visé par le Maire pour attester sa conformité avec le compte administratif.

Si les deux questions sont répondues avec « oui », la réponse de cet indicateur est « oui ».Si le Receveur n’a pas présenté son compte de gestion malgré la relance de la commune, la réponse est « néant »

Demander au Secrétaire Général et vérifier par consultation du compte de gestion.

oui

non

néant

Secrétaire Général

336 Approbation par la tutelle oui Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 35

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Vérifier si le dernier compte administratif a été adopté par la Tutelle en tenant compte du délai de 45 jours.

Demander au Secrétaire Général et vérifier le justificatif d’approbation de la tutelle (arrêté) ou tacite (décision du maire, constat du délai, etc.).

non

341 Enquête fiscale

Demander si la commune dispose de fiches d’enquête ou d’un recensement détaillé pour toutes les propriétés bâties et faisant mention des noms des occupants et de leur profession. Demander au Secrétaire Général, et si oui, vérifier l’existence des fiches d’enquête ou du registre ou du rôle.

oui

non

Secrétaire Général

342 Registre de contributeurs

Demander si la commune dispose au moins d’un registre de la taxe d’habitation et de la taxe communale faisant mention des adresses et noms des redevables et que les régisseurs dispose de l’information.

Demander au Secrétaire Général ou aux régisseurs et vérifier au

oui

non

Secrétaire Général

36 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

niveau des registres ou du rôle de la contribution foncière ou de la patente.

343 Régies de recettes

Demander au Secrétaire Général si la commune dispose de régisseurs de recettes. Si oui, vérifier que la création est autorisée par délibération du conseil et accomplie par des arrêtés de créations et de nomination. Si toutes les questions sont répondues avec « oui », la réponse de cet indicateur est « oui ».

Consulter ensuite l’arrêté de création et de nomination de régisseurs de recettes et l’autorisation du Ministre des finances pour les Communes non chef-lieu de wilaya et de Moughataa.

oui

non

néant = si pas de régie

Secrétaire Général

344 Avis d’imposition

Demander au Secrétaire général et vérifier sur un échantillon de six contribuables que les cartes de taxes communales et de taxes d’habitation et les avis d’imposition à la contribution foncière sont biens distribuées. Si la commune a distribué au moins les cartes et avis de deux impôts,

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 37

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

la réponse est « oui ».

345 Régisseurs de recettes

Il faut

calculer le coût généré par chaque régisseur de recettes (salaires, indemnité et autres coûts) (consulter le contrat de travail ou l’état de salaire)

identifier les recettes mobilisées par chaque régisseur (consulter l’état de versement des régisseurs),

Calculer, si les recettes mobilisées par chaque régisseur sont supérieures au coût.

Formule :

Demander au Secrétaire Général et procéder au calcul.

oui

non

néant = si pas de régie

Secrétaire Général

346 Etats de versement

Demander au secrétaire général et consulter les états de versement préparés par les régisseurs.

oui

Non

Secrétaire Général

347 Stratégie de communication

Vérifier si la commune a développé une stratégie de

oui

non

Secrétaire Général

recettescoûts0

38 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

communication avec les redevables des impôts et taxes locaux pour maximiser le niveau de mobilisation des recettes locales, notamment, pour expliquer pourquoi payer les taxes et impôts, et expliquer les bénéfices qui en découle (entretien équipements collectifs, etc.).

Demander au Secrétaire Général et à certains redevables de la taxe communale et de la taxe d’habitation et/ou consulter le document de stratégie. S’il n’y a pas de document et s’il n’y a pas de confirmation du SG ou des redevables, la réponse est « non ».

351 Contribution de la population

Demander au Secrétaire Général si la population locale a contribué en numéraire (contribution en argent) à la réalisation d’un projet mentionné dans le plan de développement.

Confirmer la réponse par l’existence du titre de recette faisant mention de la quittance délivré par le receveur ou d’un protocole d’accord si le projet est en cours de mise en œuvre.

oui

non

Secrétaire Général

352 Contribution de la population oui Secrétaire

MANUEL D’EVALUATION 39

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Demander au Secrétaire Général si la population locale a contribué en ressources humaines (travail ou nature) à la réalisation d’un projet mentionné dans le plan de développement.

Confirmer la réponse par l’existence d’un document justificatif (PV de réunion, photo, PV de réception, etc.).

non Général

353 Contribution des ONG

Demandez au Secrétaire Général si des ONG ont contribués en numéraire (contribution en argent) à la réalisation d’un projet mentionné dans le plan de développement.

Confirmer la réponse par l’existence d’un titre de recette faisant mention de la quittance délivré par le receveur ou d’un protocole d’accord si le projet est en cours de mise en œuvre.

oui

non

Secrétaire Général

354 Projets non inscrit au PDC

Demander au Secrétaire Général si des ONG ou bailleurs ont contribués en numéraire (contribution en argent) à un projet qui n’est pas mentionné dans le PDC.

oui

non

Secrétaire Général

40 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Vérifier la réponse en comparant l’action cofinancée à celles prévues au PDC et par l’existence d’un titre de recette faisant mention de la quittance délivré par le receveur ou par l’existence d’un protocole d’accord si le projet est en cours de mise en œuvre.

La réponse doit être « non », si des ONG ont contribués à un projet de développement qui n’est pas mentionné dans le PDC.

355 Contribution des ONG

Demander au Secrétaire Général si des ONG ont contribués par des ressources techniques à la réalisation d’un projet mentionné dans le PDC.

Vérifier par l’existence d’un protocole d’accord ou tout autre document similaire.

oui

non

Secrétaire Général

356 Contribution des services déconcentrés

Demander au Secrétaire Général si l’Etat a mobilisé des ressources techniques et a fourni un appui par ses services déconcentrés à la commune pour réaliser un projet mentionné dans le PDC, notamment, la délégation régionale des collectivités locales,

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 41

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

le service de l’environnement, de l’éducation, de la santé, des travaux publics, etc.

Vérifier par l’existence d’un protocole d’accord, un échange de courrier ou tout autre document similaire.

361 Passation de marchés

Demander au Secrétaire Général le plan de passation de marché et vérifier, si le plan était finalisé au préalable en début d’année budgétaire (avant le 30avril).

Il est nécessaire que les deux questions soient répondues avec « oui ».

Si aucune dépense n’est supérieure au seuil de passation des marchés, la réponse est néant.

oui

non

néant

Secrétaire Général

362 Affichage du plan de passation de marchés

Demander au Secrétaire Général si ce plan de passation de marché a été publié (affichage public ou autre forme de publication).

Vérifiez vous-même (si c’est un site électronique, mentionné son lien et vérifier dès que la connexion est possible).

Si la réponse à 361est néant, la

oui

non

néant

Secrétaire Général

42 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

réponse à la question 362 est également néant.

363 Qualification en passation de marchés

Demander au Secrétaire Général si le personnel permanent compte un employé qualifié en matière de passation de marchés. Il faut vérifier la forme de qualification (formation officielle de l’Etat, d’un PTF, ou par une autre institution de formation des officiels). Il faut aussi vérifie qu’il a bien déjà piloté un processus à partir des documents de passation des marchés.

Consulter l’organigramme, si disponible et la fiche de poste et la décision d’affectation de l’employé.

oui

non

Secrétaire Général

365 Délais prévus

Demander au Secrétaire Général si la commune a respecté les délais prévus dans le plan de passation de marchés ou à défaut à procéder à son actualisation et sa publication.

Confirmer en vérifiant le niveau de mise en œuvre du plan de l’exercice en cours, si tous les délais sont respectés, la réponse

oui

non

néant

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 43

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

est oui.

Si la réponse à 361 est néant, la réponse est néant

366 Utilisation de passation de marchés

Demander au Secrétaire général si la commune n’a passé des dépenses d’un montant supérieur au seuil que par marchés prévus dans son plan de passation de marchés.

Confirmer en rapprochement les dépenses effectuées au chapitre 60, 65 et 22 au plan de passation des marchés éventuellement disponible. Si une dépense d’un montant supérieur au seuil a été effectuée en dehors du plan, la réponse est non.

oui

non

Secrétaire Général

411 Contrats de travail

Vérifier que chaque employé à signer un contrat de travail avec la Commune.

Demander au Secrétaire Général et consulter les contrats de travail. Compter-les et comparer leur nombre avec celui des employés de la commune figurant au niveau de l’annexe du budget ou de l’état de salaire.

oui

non

néant

Secrétaire Général

44 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

S’il n’y a pas que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse

412 Description de postes de travail

Vérifier que chaque employé détienne une description de sa fonction en forme écrite.

Demander au Secrétaire Général les descriptions de fonctions et vérifier auprès des employés.

S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse

oui

non

néant

Secrétaire Général

413 Paiement

Vérifier que chaque employé reçoit son salaire régulièrement.

Demander au Secrétaire Général et/ou à des employés et consulter le registre de dépense et vérifier la date de paiement des 12 mois et s’assurer que chaque mois a été payé au plus tard le 7 du mois suivant.

S’il n’y a pas que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

oui

non

néant

Secrétaire Général

414 Accessibilité des employés

Tout le personnel travaille en lieux et places prévus pendant les

oui

non

néant

Société civile

MANUEL D’EVALUATION 45

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

heures d’ouverture.

Demander au représentant de la société civile si le personnel est toujours présent durant les heures de vacation. S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

415 Sanctions

Vérifier que moins de la moitié du personnel a subi une sanction au cours de l’année d’évaluation.

Demander au Secrétaire Général s’il y avait eu des sanctions et consulter le classement des arrêtés et des dossiers du personnel pour identifier le nombre des personnes sanctionnées. S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

oui

non

néant

Secrétaire Général

416 Programme de congés

Demander au Secrétaire Général si la commune planifie les congés et si tous les employés ont pris les congés au moment prévus ; si oui, consultez les décisions de congé et le planning et faire le rapprochement. Si la commune, n’a pas fait de planning ou si celui-ci ne recoupe pas avec les dates

oui

non

néant

Secrétaire Général

46 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

de prises de congés, la réponse est non. S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

417 Notation

Demander au Secrétaire Général si tous les employés ont fait l’objet d’une notation au titre de l’exercice ; S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

oui

non

néant

Secrétaire Général

418 Indemnisation

Est-ce qu’au moins un employé a fait l’objet d’une indemnisation sur la base du mérite?

oui

non

néant

Secrétaire Général

421 Postes prévues

Demander au Secrétaire Général ; si oui rapprocher les postes de l’organigramme au dossier du personnel ou à ses contrats ou à l’état de salaire. S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

oui

non

néant

Secrétaire Général

422 Procédure de contrôle de présence

Demander au Secrétaire Général ; si oui, vérifier l’existence de la procédure de contrôle de présences et sa mise en œuvre

oui

non

néant

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 47

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

(existence de feuille de pointage, ou rapport de présence, etc.). S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

423 Dossier administratif

Demander au Secrétaire Général et vérifier l’existence des dossiers comprenant les pièces d’état-civil, les justificatifs de carrière, etc. S’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

oui

non

néant

Secrétaire Général

424 Délégué du personnel

Demander au Secrétaire Général, si oui, relever le nom du délégué. S’il le personnel ne dépasse pas 10 personnes1, notez « néant » comme réponse.

oui

non

néant

Secrétaire Général

425 Conseil de discipline

Demander au Secrétaire Général, si oui, consulter la décision de mise en place du conseil de discipline. S’il n’y a pas de personnel que le Secrétaire Général, notez « néant » comme réponse.

oui

non

néant

Secrétaire Général

1Code du travail (article 11 du titre II)

48 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

431 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

432 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

433 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

434 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

435 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

436 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

437 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas

chiffre Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 49

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

aucun employé, notez « 0 » (zéro).

438 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

439 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

440 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

441 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

442 Fonctions

Notez le nombre des employés assignés à la tâche. S’il n’y a pas aucun employé, notez « 0 » (zéro).

chiffre Secrétaire Général

451 Formation

Classifiez le groupe selon son importance pour la formation des professionnels de la commune. Il y a sept groupes (code 451 à 457), « 1 » signifie le groupe le plus important, le « 7 » le groupe le

chiffre entre 1 et 7

Secrétaire Général

50 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

moins important. Il est possible d’utiliser moins que sept groupes, si ces groupes ne jouent pas un rôle important dans la formation. Quand même, il faut rayer les autres groupes. Le classement se fait par le nombre de formation quel que soit le nombre de jour et de participant.

452 voir 451 chiffre entre 1 et 7

Secrétaire Général

453 voir 451 chiffre entre 1 et 7

Secrétaire Général

454 voir 451 chiffre entre 1 et 7

Secrétaire Général

455 voir 451 chiffre entre 1 et 7

Secrétaire Général

456 voir 451 chiffre entre 1 et 7

Secrétaire Général

457 N’oubliez pas de noter l’organisation (le texte représente le code 458).

chiffre entre 1 et 7

Secrétaire Général

458 N’oubliez pas de noter le nombre d’organisation (le texte représente le code 458).

texte Secrétaire Général

461 Formation

Total de jours de formation reçus

Chiffre Maire

MANUEL D’EVALUATION 51

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

dans la matière « Maîtrise d’ouvrage » (Maire)

462 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Maîtrise d’ouvrage » (conseillers)

Chiffre Maire

463 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Finances locales » (Maire)

Chiffre Maire

464 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Finances locales » (Conseillers)

Chiffre Maire

465 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Planification et Programmation « (Maire)

Chiffre Maire

466 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Planification et Programmation « (Conseillers)

Chiffre Maire

467 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Formation sur le fonctionnement institutionnel (textes juridiques, légalité) »

Chiffre Maire

52 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

(Maire)

468 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Formation sur le fonctionnement institutionnel (textes juridiques, légalité) » (Conseillers)

Chiffre Maire

469 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Gestion de conflits et communication » (Maire)

Chiffre Maire

470 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Gestion de conflits et communication » (Conseillers)

Chiffre Maire

471 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Maitrise d’ouvrage » (Secrétaire Général)

Chiffre Secrétaire Général

472 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Maîtrise d’ouvrage » (employés communaux). Chaque jour par personne doit être compté. Si deux employés ont reçus trois jours de formation en finances locales, le

Chiffre Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 53

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

chiffre à remplir est 2 * 3 = 6 jours pour le code 474

473 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Finances locales » Secrétaire Général)

Chiffre Secrétaire Général

474 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Finances locales » (employés communaux)

Chiffre Secrétaire Général

475 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Planification et Programmation « (Secrétaire Général)

Chiffre Secrétaire Général

476 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Planification et Programmation « (employés communaux)

Chiffre Secrétaire Général

477 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Formation sur le fonctionnement institutionnel (textes juridiques, légalité) » (Secrétaire Général)

Chiffre Secrétaire Général

478 Formation

Total de jours de formation reçus

Chiffre Secrétaire Général

54 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

dans la matière « Formation sur le fonctionnement institutionnel (textes juridiques, légalité) » (employés communaux)

479 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Gestion de conflits et communication » (Secrétaire Général)

Chiffre Secrétaire Général

480 Formation

Total de jours de formation reçus dans la matière « Gestion de conflits et communication » (employés communaux)

Chiffre Secrétaire Général

481 Formation

Total de jours de formation reçus dans autres matières (Secrétaire Général)

Chiffre Secrétaire Général

482 Formation

Total de jours de formation reçus dans autres matières (employés communaux)

Chiffre Secrétaire Général

483 Formation du Maire

Notez le total de jours que le Maire a reçu de formation.

chiffre Maire

484 Formation des conseillers

Notez le total de jours que les conseillers ont reçus de formation.

chiffre Maire

MANUEL D’EVALUATION 55

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Si deux personnes ont reçus trois jours de formation, le total est six.

485 Formation du Secrétaire Général

Notez le total de jours que le Secrétaire Général a reçu de formation.

chiffre Secrétaire Général

486 Formation des employés

Notez le total de jours que les employés communaux ont reçus de formation. Si deux personnes ont reçus trois jours de formation, le total est six.

chiffre Secrétaire Général

511 Plan du développement

Demander au secrétaire général si la commune dispose d’un PDC et vérifier que le document est bien disponible.

oui

non

Secrétaire Général

512 Coûts de projets

Analysez les projets du programme d’investissement pluriannuel (PIP) issu du PDC et comparez les coûts avec les recettes mobilisées. Les coûts et les recettes devraient être en adéquation. Si le PDC ne comporte pas de programme d’investissement pluriannuel (PIP) la réponse est non.

oui

non

Secrétaire Général

513 Lien du PDC avec le budget

Vérifier au niveau budget de

oui

non

Secrétaire Général

56 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

l’exercice concerné ou de son rapport de présentation que les prévisions d’investissements sont conformes aux projets du plan de développement communal ?

514 Elaboration du PDC

Demander au Secrétaire Général si le plan a été élaboré avec la coopération des communes voisines.

oui

non

Secrétaire Général

515 PDC et compétences

Analysez le PDC de la commune et vérifier que tous ses projets sont conformes avec les compétences communales (voir 641 à 657 pour les compétences)

oui

non

Secrétaire Général

516 PDC et CCC

Demander au Secrétaire général et vérifier que la commune dispose d’un PV de réunion du CCC pour le besoin de la planification annuelle.

Notez « néant », s’il n’y a pas un CCC.

oui

non

néant

Secrétaire Général

518 Elaboration du PDC

Demander au Secrétaire Général qui a développé le PDC et qui à procéder à son actualisation. Si le plan était préparé et actualisé par

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 57

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

des professionnels extérieurs, la réponse est « non ».

519 Protection de l’environnement

Analysez le PDC et vérifiez s’il prend en compte la dimension« protection de l’environnement ».

oui

non

Secrétaire Général

521 PDC et CCC

Demander aux représentants de la société civile, si le comité de concertation citoyenne a piloté l’élaboration du PDC.

Notez « néant », s’il n’y a pas un comité de concertation citoyenne.

oui

non

néant

Société civile

522 Justification du conseil

Analyser le procès-verbal de la réunion sur le PDC. Vérifier si le conseil a justifié l’acceptation ou le rejet des propositions. S’il n’y a pas une documentation, demandez les représentants de la société civile.

NB : la réunion peut être antérieure à l’année d’évaluation.

oui

non

Secrétaire Général

524 CCC oui Société

58 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Demander aux représentants de la société civile2, au cas où c’est le CCC qui a piloté la planification, s’il comprend des femmes membres. Si le CCC n’a pas piloté le processus, la réponse est non. Notez « néant », s’il n’y a pas un comité de concertation citoyenne.

non civile

525 Participation de la population

Demander aux représentants de la société civile, si la commune avait invité les populations ou le CCC pour participer à la session budgétaire de l’année d’évaluation ou celle d’analyse du compte administratif.

oui

non

Société civile

526 Participation de femmes

Demander aux représentants de la société civile, si les femmes ont participé au processus de planification avec la commune. Si le CCC à piloter le processus et qu’il comporte des femmes membre la réponse est « oui ». S’il n’y a pas de CCC, et que les femmes ont participé, la réponse est « oui », si non, la réponse est

oui

non

Société civile

2 S’il existe un CCC, il doit représenter la société civile, donc les

membres du CCC constituent une bonne sélection des organisations et des besoins de la population locale.

MANUEL D’EVALUATION 59

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

« non »

532 Patrimoine

Demander au Secrétaire Général et vérifier au niveau du budget et/ou rapport de présentation ou délibération qu’une inscription est faite pour les coûts d’entretien du patrimoine (infrastructure, bâtiments, etc.)

oui

non

Secrétaire Général

533 Evaluation

Demander au Secrétaire Général si les bénéficiaires des services ou d’un projet d’investissement ont participé à son évaluation.

Vérifier l’existence d’un procès-verbal d’évaluation.

oui

non

Secrétaire Général

534 L’état du patrimoine

Demander au Secrétaire général, si la commune tient un état d’inventaire du patrimoine ; si oui Vérifier par la consultation de l’état du patrimoine communal et le rapprocher avec quelques éléments du patrimoine disponible au niveau du lieu d’évaluation. Choisissez oui, si l’état du patrimoine est à jour, et (non), si l’état du patrimoine n’est pas à jour ou n’est pas tenu.

oui

non

Secrétaire Général

60 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

535 Fiches de détenteurs

Demander au Secrétaire Général ; si oui vérifiez l’existence des fiches de détenteurs dûment signées. S’il n’y a pas des fiches, la réponse est « non »

oui

non

Secrétaire Général

541 Maîtrise d’ouvrage

Demander au Secrétaire Général s’il y a un employé chargé et qualifié en matière de maîtrise d’ouvrage.

Notez « oui » si oui et si cet employé n’est pas le Secrétaire Général lui-même, notez « néant » s’il n’y a de personnel que le Secrétaire Général, notez « Secrétaire Général » s’il le Secrétaire Général lui-même est qualifié en matière de maîtrise d’ouvrage, notez « non », s’il n’y a pas un employé qualifié dans une commune disposant de plusieurs employés.

oui

non

néant

Secrétaire Général

Secrétaire Général

542 Guide de préparation et de montage

Demander au Secrétaire Général, si oui vérifiez l’existence de ces documents dans l’archive. S’il n’y a pas des documents écrits, la réponse est « non ».

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 61

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

543 Maîtrise d’ouvrage

Demander au Secrétaire général si toute la procédure d’exécution des dépenses d’investissement sur prélèvement ou fonds régional est assurée par la commune ; si oui, vérifier au niveau des mandats si pas d’honoraire payés.

oui

non

Secrétaire Général

546 Equipement

Demander au Secrétaire Général et vérifier vous-même, si possible pour ceux implantés au chef-lieu.

oui

non

Secrétaire Général

611 Enquête de satisfaction

Demander aux représentants de la société civile, si la commune mène

régulièrement

des enquêtes du niveau de satisfaction des bénéficiaires

Comparez la réponse avec 625.S’ils n’ont pas donné la même réponse, demandez au Secrétaire général la preuve et apprécier. Si la réunion avec le SG a eu lieu avant la société civile, vérifier et faire le nécessaire avant l’évaluation rapide.

oui

non

612 Procédures oui Secrétaire

62 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Demander au Secrétaire Général s’il y a

des procédures écrites

pour chaque service public local

accessible et disponible pour les usagers

Vérifier la réponse en consultant les procédures.

non Général

613 Investissements

Demander si la commune réalise des investissements en dehors du chef-lieu de la Commune ou entreprend des actions visibles (campagne de nettoyage, organisation de tournoi sportif, etc.)

oui

non

Société civile

614 Restitution

Demander au Secrétaire Général, si les responsables de services publics locaux ont présenté leurs activités au moins une fois à la commune. Si oui consulter le PV.

oui

non

Secrétaire Général

615 Services

Demander aux représentants de la société civile, si les services publics locaux de la commune sont tous opérationnels durant l’année d’évaluation. Il s’agit

oui

non

Société civile

MANUEL D’EVALUATION 63

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

notamment, des marchés, écoles, postes de santé, abattoirs, gare routière, parc de bétail, etc., appartenant à la Commune.

621 Guichet de délivrance

Demander au Secrétaire Général si la commune a mis à la disposition des populations un guichet de délivrance des pièces d’Etat civil (certificat de résidence, de pauvreté, etc.) et de légalisation.

oui

non

Secrétaire Général

622 Service rapide

Demander aux représentants de la société civile, si le délai de délivrance des pièces d’Etat civil

ne dépasse pas trente minutes, si le Maire ou l’un des Adjoints est présents.

oui

non

Société civile

623 L’état civil

Demander aux représentants de la société civile si le service d’Etat civil et de légalisation est ouvert tous les jours ouvrable.

oui

non

Société civile

624 Sensibilisation

Demander aux représentants de la société civile si la commune sensibilise la population sur la nécessité de faire des pièces d’Etat civil par affichage, réunions,

oui

non

Société civile

64 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

informations, ou d’autre forme de sensibilisation.

625 Enquête de satisfaction

Demander au Secrétaire Général si la commune évalue annuellement le niveau de satisfaction des usagers du service d’Etat civil et de légalisation. Comparer la réponse avec 611.

S’ils n’ont pas donné la même réponse, demander au secrétaire général la preuve et apprécier .Si la réunion avec le SG a eu lieu avant la société civile, vérifier et faire le nécessaire avant l’évaluation rapide.

oui

non

Secrétaire Général

626 Assistance

Demander aux représentants de la société civile, si la commune assiste les populations dans leurs démarches auprès du juge et de l’administration territoriale pour la délivrance des pièces d’Etat civil. L’assistance peut être assurée par un employé permanent ou non ou par le Maire ou l’un de ses Adjoints

oui

non

Société civile

631 Ordures

Demander aux représentants de la société civile, si la commune offre

oui

non

Société civile

MANUEL D’EVALUATION 65

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

des points de collecte sur le territoire.

Notez « 1 », si la commune (ou la communauté urbaine) offre des points de collecte partout,

Notez « 0 », si la commune (ou la communauté urbaine) n’offre pas des points de collecte partout

633 Ordures

Demander aux représentants de la société civile, si la commune (ou la communauté urbaine) organise la collecte au moins dans50% des quartiers/villages de la commune

oui

non

Société civile

634 Traitement des ordures

Demander au Secrétaire Général, si la commune (elle-même et pas la communauté urbaine) organise le traitement des ordures au niveau de la décharge finale. Vérifiez vous-même par visite du site du traitement s’il est à proximité, si non demander le justificatif de son existence.

oui

non

Secrétaire Général

635 Sensibilisation

Demander au Secrétaire Général, si la commune a organisé des

oui

non

Secrétaire Général

66 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

campagnes de sensibilisation relatives au traitement des ordures (elle-même, pas la communauté urbaine). Vérifier le niveau de salubrité de la ville.

636 Société civile et ordures

Demander aux représentants de la société civile, si la population participe activement au traitement des ordures (collecte, recyclage, décharge finale)

oui

non

Société civile

637 Appui

Demander au Secrétaire Général, si la commune (pas la communauté urbaine) à solliciter l’appui technique de l’Etat. Vérifier par l’existence de convention ou d’échange de courrier.

oui

non

Secrétaire Général

641 Police

Demander au Secrétaire Général s’il y a un règlement de police municipale. Consultez le document. S’il n’y a pas le document, la réponse est « non ».

oui

non

néant

Secrétaire Général

642 Agent d’hygiène

Demander au Secrétaire Général s’il y a un agent d’hygiène, si oui, vérifier l’existence du poste à l’organigramme et/ou le contrat de

oui

non

néant

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 67

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

travail. S’il n’y a que le Secrétaire Général, notez « néant ».

643 Supervision

Demander au Secrétaire Général si la commune supervise l’organisation du circuit de production et de distribution de la viande ; si oui, consulter les rapports de supervisions. S’il n’y a que le Secrétaire Général comme employé, notez « néant »

oui

non

néant

Secrétaire Général

644 Salubrité

Demandez aux représentants de la société civile, si la commune veille à la préservation de la salubrité des places publiques.

oui

non

Société civile

645 Sensibilisation

Demander aux représentants de la société civile, si la commune a organisé des campagnes de sensibilisation relative à l’hygiène, et notamment l’utilisation des sanitaires et de l’eau potable.

oui

non

Société civile

646 Supervision

Demander aux représentants de la société civile, si la commune contrôle les produits et denrées vendus sur le territoire de la commune.

oui

non

Société civile

68 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

651 Services offerts

Marquer, si la commune offert le service mentionné

NB : Dans le cas de Nouakchott, La communauté urbaine de Nouakchott offre des services d’intérêt collectif comme :

Les abattoirs, Les marchés Les services d’incendies et de

secours, L’alimentation en eau, L’éclairage public, Les cimetières, Les ordures ménagères.

Il faut clarifier que la liste de compétences des collectivités locales doit distinguer entre les offres de services de la commune et les offres de services de la communauté.

oui

non

Secrétaire Général

652 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer« Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

653 Marquer« Commune », si la Commun Secrétaire

MANUEL D’EVALUATION 69

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

e

Communauté Non

Général

654 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

655 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

656 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

657 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté »,

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

70 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

658 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

659 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

660 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

661 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 71

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

« non » si le service n’est pas offert.

662 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

663 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

664 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

665 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

72 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

666 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

667 Marquer« Commune », si la commune offre le service mentionné, marquer « Communauté », si la communauté urbaine offre le service mentionné, marquez « non » si le service n’est pas offert.

Commune

Communauté Non

Secrétaire Général

711 Notez le plus grand problème texte Maire

712 Notez le second plus grand problème

texte Maire

713 Notez le troisième plus grand problème

texte Maire

721 Notez le plus grand problème texte Maire

722 Notez le second plus grand problème

texte Maire

723 Notez le troisième plus grand problème

texte Maire

731 Notez le plus grand problème texte Secrétaire Général

732 Notez le second plus grand problème

texte Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 73

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

733 Notez le troisième plus grand problème

texte Secrétaire Général

741 Notez le plus grand problème texte Secrétaire Général

742 Notez le second plus grand problème

texte Secrétaire Général

743 Notez le troisième plus grand problème

texte Secrétaire Général

751 Notez le plus grand problème texte Société civile

752 Notez le second plus grand problème

texte Société civile

753 Notez le troisième plus grand problème

texte Société civile

761 Notez le plus grand problème texte Société civile

762 Notez le second plus grand problème

texte Société civile

763 Notez le troisième plus grand problème

texte Société civile

811 Budget

Il faut vérifier que

le budget a été voté et

approuvé par l’autorité de tutelle avant le 31 décembre de l’année N-1

Consulter le justificatif

oui

non

Secrétaire Général

74 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

d’approbation de la tutelle et vérifier sa date ou le justificatif de transmission de la délibération du conseil à la tutelle en cas d’approbation tacite afin de vérifier que le dépôt a eu lieu avant le 15 novembre.

812

Annexes du budget

Vérifier que le budget comprend ses 11 annexes obligatoires et qu’elles sont remplies et recoupent avec les prévisions, notamment, pour les annexes 1 à 8.

Consulter le budget initial et contrôler l’existence des annexes obligatoires.

oui

non

Secrétaire Général

813 Budget

Vérifier que tous les impôts et les frais du personnel (salaire du personnel, indemnités des conseillers, du SG et du Receveur) sont prévus au budget initial.

Consulter le budget initial et contrôler si toutes les recettes et toutes les dépenses obligatoires ci-dessus sont bien prévues.

oui

non

Secrétaire Général

814 Taxe communale

Vérifier que la taxe communale ne dépasse pas 6.000 par mois, la taxe d’habitation 15.000 par an, la

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 75

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

contribution foncière sur les terrains agricoles 100 par hectare et par an et la contribution communale 300 par an, que le taux de la contribution foncière sur les propriétés est compris entre 3 et 10% et que les redevances et droits ne dépasse pas 1.500.000.

Consulter les taux el les tarifs des impôts au niveau du registre de délibération ou des annexes du budget et indiquer, si les taux et les tarifs sont conformes au code général des impôts

815 Salaires du personnel

Vérifier que les salaires du personnel sont conformes avec la grille de rémunération prévue (au manuel de gestion communale)

Demander au Secrétaire Général et si oui, consultez l’état de salaire, l’annexe du budget ou les contrats de quelque employés et rapprocher avec la grille présentée en annexe 1.

oui

non

Secrétaire Général

821

Vérifier au niveau de l’exposé des motifs ou au niveau des articles, hormis le dernier, que les délibérations du conseil municipal

oui

non

Maire

76 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

font référence à l’ordonnance 87.289 ou à une loi, une ordonnance, un décret, un arrêté, etc. (Code général des impôts ou ordonnance 90.04 pour les taux et tarifs, arrêté R065 pour la création d’une régie de recette, code l’environnement, etc.)

Consulter les délibérations de la dernière session du conseil et vérifier, si elles font référence à la source légale qui autorise la prise de décision.

822 Légalité

Vérifiez si les arrêtés font référence aux textes légaux. Consulter deux à trois arrêtés et vérifier au niveau de leur préambule que les VU sont convenablement prévus

oui

non

Secrétaire Général

823 Textes de base

Vérifiez si le Maire et les conseillers disposent des textes de base régissant le fonctionnement de la commune.

oui

non

Maire

824 Règlement interne

Il faut qu’un règlement interne du conseil municipal soit adopté par le conseil et approuvé par la tutelle et que ce règlement soit disponible.

oui

non

Maire

MANUEL D’EVALUATION 77

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

Consulter la délibération et le document.

825 Commissions

Vérifier que le conseil municipal a créé au moins deux commissions spécialisées par délibération ou au niveau de son règlement intérieur adopté.

Consulter la délibération du conseil créant les commissions ou adoptant le règlement intérieur.

NB : la création des commissions peut être antérieure à l’année d’évaluation.

oui

non

Maire

826 Réunions du conseil

Il faut vérifier que le conseil s’est réuni en quatre sessions ordinaires pendant l’année d’évaluation.

Consulter le registre des délibérations du conseil et compter le nombre de sessions ordinaires tenues au cours l’année d’évaluation.

oui

non

Maire

827 Règlement interne

Il faut qu’un règlement interne des services écrit existe et que le règlement soit disponible et adopté par le conseil municipal .Si l’un des documents n’est pas

oui

non

Secrétaire Général

78 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

disponible, la réponse est non.

Consulter la délibération et le document.

828 Organigramme

Il faut qu’un organigramme et ses fiches de postes soient adoptés par délibération du conseil. Si l’un des documents n’est pas disponible, la réponse est non.

Consulter l’organigramme, les fiches de postes, et les délibérations du conseil

oui

non

Secrétaire Général

829 CCC

Vérifier:

que le Maire a institué le CCC par arrêté faisant référence à la délibération autorisant sa création,

que ce comité s’est réuni au moins une fois pendant l’année d’évaluation sur convocation du Maire pour donner un avis sur la programmation annuelle.

Si l’une des conditions n’est pas respectée, la réponse est non.

NB : la création du CCC peut être antérieure à l’année d’évaluation, de même que le PDC.

oui

non

Maire

MANUEL D’EVALUATION 79

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

831 Compte administratif

Il faut que le conseil ait adopté le dernier compte administratif avant le 30 avril de l’année suivante

Consulter la délibération du conseil et vérifier que la date de la session du conseil municipal est antérieure au 30 avril.

oui

non

Maire

832 Compte administratif

Il faut vérifier que le maire s’est retiré lors du vote du compte administratif.

Consulter la délibération du conseil ou le PV de la réunion et vérifier que le Maire a été remplacé par un conseiller pour la présidence de la séance et qu’il s’est bien retiré lors du vote

oui

non

Maire

833 Compte administratif

Il faut que

le compte administratif et

le compte de gestion ont été adoptés concomitamment

Consultez la ou les délibérations du conseil et vérifier si les deux comptes ont été votés lors de la même session du conseil.

oui

non

Maire

80 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

841 Registres comptables

Il faut que la commune

tient des registres de recettes et des

registres de dépenses

Consulter les registres et vérifier qu’ils sont bien relatifs à l’année d’évaluation et qu’ils sont remplis.

oui

non

Secrétaire Général

842 Pièces justificatives

Il faut que la commune utilise le modèle de bon de commande, de mandat, de titre de recette, de bordereau de transmission, d’état de versement prévu au manuel de gestion communal – Voir annexe 2.

oui

non

Secrétaire Général

851 Archivage

Il faut que la commune dispose un système de classement et de suivi des archives (registre de suivi et classement adéquat)

Consulter le registre de suivi et le classement des archives, notamment, les courriers, la documentation, les registres de délibérations et des PV de sessions du conseil municipal.

oui

non

Secrétaire Général

852 Archivage

Il faut que la commune dispose

oui

non

Secrétaire Général

MANUEL D’EVALUATION 81

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

d’un système de classement et d’archivage des budgets et des comptes administratifs

Consulter le classement et le contenu de l’archive et vérifier que les budgets et comptes de l’année d’évaluation sont bien classées.

853 Archivage

Il faut que la commune dispose d’un système de classement et d’archivage des documents du conseil, du maire, et du Secrétaire Général.

Consulter le classement et le contenu de l’archive et vérifier que les extraits de délibérations, les arrêtés, les notes de services de l’année d’évaluation sont convenablement classés

oui

non

Secrétaire Général

854 Archivage

Il faut que la commune dispose un système de classement et d’archivage des documents comptables.

Consulter le classement et le contenu de l’archive et vérifier que les registres de recettes, de dépenses, les doubles des titres de recettes, des mandats, des bons de commandes, des bordereaux de

oui

non

Secrétaire Général

82 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Code Explication et remarques Type Source

transmission, sont convenablement classés.

901 Durée totale de la réunion avec le Conseil et le Maire (en minutes) :

Chiffre Evaluateur

902 Durée totale de la réunion avec le Secrétaire Général et l’administration communale (en minutes)

Chiffre Evaluateur

903 Durée totale de la réunion avec la société civile (en minutes) :

Chiffre Evaluateur

904 Durée total de la restitution (en minutes) :

Chiffre Evaluateur

905 Durée total de l’analyse de documents :

Chiffre Evaluateur

906 Heure d’arrivée Chiffre Evaluateur

907 Heure de départ Chiffre Evaluateur

908 Date de l’évaluation Date Evaluateur

909 Nom du Maire Texte Evaluateur

910 Nom du Secrétaire Général Texte Evaluateur

911 Nom de l’évaluateur N°. 1 Texte Evaluateur

912 Nom de l’évaluateur N°. 2 Texte Evaluateur

MANUEL D’EVALUATION 83

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

5. L’analyse rapide : La restitution des évaluateurs à la commune

Il est nécessaire de faire une restitution après l’évaluation. Il est recommandé d’inviter tous les groupes – le maire et les conseillers, le Secrétaire Général, et les représentants de la société civile. La restitution devrait signaliser à la commune l’état de la capacité institutionnelle selon une première analyse rapide.

Il faut rappeler qu’une analyse profonde sera faite après que tous les résultats de l’évaluation d’un nombre important de communes soient disponibles. La restitution après l’évaluation ne donne que des informations sur la commune elle-même, et l’interprétation des résultats pourrait changer si l’on prend en considération la moyenne nationale ou la comparaison avec des communes avec des caractéristiques similaires (localité, population, etc.).

La restitution ne peut pas être faite avant que toutes les questions aient été répondues.

Comment faire une analyse rapide ?

Les évaluateurs doivent remplir les fiches d’évaluation rapide. Pour cela, ils doivent reporter les résultats à partir du questionnaire dans les tableaux se trouvant dans le document principal, « Evaluation rapide ». Les questions à reporter sont seulement celles qui commencent par 2, 3, 4, 5, 6 et 8.

Les questions qui commence par 8 concernent les conditions minimales et sont présentées en premiers lieu au niveau de

84 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

l’évaluation rapide. Les autres, classées par ordre chronologique dans l’évaluation rapide, concernent les indicateurs suivants :

- 2 : Groupe des indicateurs : Participation, inclusion et gouvernance locale

- 3 : Groupe des indicateurs : Finances locales et gestion financière

- 4 : Groupe des indicateurs : Ressources humaines et organisation

- 5 : Groupe des indicateurs : Services rendus à la population.

Il faudrait à la fin de la retranscription, calculer le score de chaque indicateur. Pour les conditions minimales, il est à calculer par thèmes : le budget, la légalité, le compte administratif, la comptabilité, et l’archivage. Pour chaque indicateur, les évaluateurs doivent compter le nombre de questions répondues par « oui » et par « non ». Les évaluateurs trouveront en bas du tableau comment calculer le score. Chaque score augment avec le nombre de questions répondues par « oui ».

Les évaluateurs devront se concentrer sur les scores les plus faibles et les plus élevés pour une raison de temps et de signification.

Il n’est pas nécessaire de calculer un score total de la commune.

Les évaluateurs peuvent aussi choisir quelques indicateurs et les discuter avec les conseillers, le Secrétaire Général ou la société civile.

Pour gagner du temps, il est utile de faire le travail à deux : l’un des évaluateurs donne le numéro de la question et la nature de la réponse à partir du questionnaire en commençant de sa première page à la dernière et le second reporte la réponse dans la cellule correspondante.

MANUEL D’EVALUATION 85

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Comment finaliser l’évaluation sur place ?

La restitution clôture l’évaluation sur place. Il faut informer les groupes, les conseillers, le Maire, le Secrétaire Général et les représentants de la société civile sur le processus d’analyse et de présentation de résultats régionaux et nationaux.

Tout d’abord, il est important de les remercier de leur participation. La mesure de performance des communes mauritaniennes ne s’arrête pas à la collecte des informations, ce n’est que le commencement d’une opération de renforcement de la capacité institutionnelle des communes. La commune peut travailler directement avec l’analyse rapide pour identifier ces points faibles. Sinon, la structure en charge de l’évaluation des communes mauritaniennes va passer à une analyse sur une échelle plus large dès qu’un nombre important de communes soit évalué.

Comment restituer le résultat de l’évaluation sur place ?

L’évaluateur restituera le résultat de l’évaluation sur place comme suit :

- La mesure de performance comprend deux aspects, à savoir, les conditions minimales et les indicateurs de performance.

- Les conditions minimales sont constituées par les obligations qui conditionnent l’existence même de la commune, dans l’avenir, sur la base de la collecte des informations, votre commune a respecté X conditions sur 5 en termes de budget, X conditions sur 9 en termes

86 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

de légalité, X conditions sur 3 en termes de compte administratif, X conditions sur 4 en termes d’archivage.

- Pour chaque indicateur de performance, présenter le score en l’interprétant comme suit :

o 0 = ce sujet n’est pas couvert par la commune aujourd’hui, vous devez renforcer vos capacités dans ce sujet,

o 1 = ce sujet est peu accomplit aujourd’hui, plus d’efforts sont nécessaire pour améliorer ce sujet,

o 2 = la commune couvrent un grand nombre de critères à ce sujet, seulement quelques lacunes sont à corriger,

o 3 = la commune est très performante à ce sujet, vous devez continuer dans la même lancée.

- Inviter le Maire de partager avec les conseillers et le SG et analyser le contenu du rapport d’évaluation rapide et du questionnaire afin de définir un plan d’action comprenant les actions à faire et le calendrier de mise en œuvre.

- Remercier le Maire et les présents et lui remettre la parole.

MANUEL D’EVALUATION 87

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

6. Annexes

Annexe 1: Echelle de calcul de la rémunération des agents communaux

La rémunération est fixée en fonction du niveau du poste. A titre indicatif, le tableau ci-dessous classe les postes de l’organigramme d’une commune dans l’échelle des agents des collectivités locales (annexe du décret 75-055 du 21 février 1975). Le classement et le niveau de qualification requis pour un poste est à adapter en fonction de l’importance et des disponibilités financières de la commune, par exemple au poste de responsable technique sera recruté dans une grande commune un ingénieur grande école (TA2) et dans une petite commune rurale un ingénieur de travaux (TA1) ou un contremaître (TB2).

88 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Tableau des emplois

Emploi Fonction Niveau requis Echelle de

rémunération

Administrateur Agent de maintenance informatique Responsable des affaires administratives et financières Responsable du service socio–culturel

Licence de l’enseignement supérieur

GA2

Attaché Agent des affaires éducatives Agent urbanisme et affaires domaniales Agent chargé des services marchands

Baccalauréat

GA1

Rédacteur Secrétaire administratif Agent comptable Agent gestionnaire du personnel Agent de bibliothèque Agent d’état-civil

Deuxième cycle du secondaire

GB1

Employé administratif

Agent de police municipale Régisseur

Premier cycle du secondaire

GC2

Commis Certificat d’études primaires

GC1

Planton Planton Cours élémentaire

GD1

Ingénieur Agent développement et coopération

Diplôme de grande école ou doctorat

TA2

MANUEL D’EVALUATION 89

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Emploi Fonction Niveau requis Echelle de

rémunération

Ingénieur de travaux

Responsable du service technique

Diplôme d’une école d’ingénieur

TA1

Contremaître Agent urbanisme et affaires domaniales

Agent technique

Agent chargé des services marchands

Niveau baccalauréat technique TB2

Conducteur de travaux

Infirmier

Formation technique niveau second cycle du secondaire

TB1

Ouvrier qualifié

Formation technique niveau premier cycle du secondaire

TC2

Chef d’équipe Capacité d’encadrement

TC1

Ouvrier spécialisé

Capacité professionnelle dans la spécialité

TD2

Manœuvre Agent de ménage Cantonnier

Connaissance pratique nécessaire à l’emploi

TD1

90 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Emploi Fonction Niveau requis Echelle de

rémunération

Chauffeur Chauffeur Permis de conduire

CD1

Secrétaire de direction

Brevet de technicien supérieur

SA1

Secrétaire dactylographe

Brevet technique

SB1

Employé de bureau dactylographe

CAP SC1

MANUEL D’EVALUATION 91

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Annexe 2: Titre de recettes

République Islamique de Mauritanie

Honneur – Fraternité – Justice

Commune de

TITRE DE RECETTES

(valant ordre de versement pour le redevable)

Exercice d’émission :

Titre n° :

Bordereau n° :

Redevable :

Code imputation :

Libellé :

Objet :

Pièces justificatives :

Réel Ordre

Montant :

Arrêté le présent titre à la somme de

Payable à la caisse du

Quittance n° du

Montant :

A , le

Le Maire

92 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Annexe 3: Bordereau de transmission

Commune de Exercice Bordereau de transmission des titres de recettes

(Et journal des recettes)

N° :

N° des titres de recettes

Désignation du redevable

Motif des émissions Montant par titre

Pris en charge ou rejeté

Total du bordereau

Report des antérieurs

Total à reporter

Pris en charge le …………….

Le Receveur municipal

Arrêté le présent bordereau à la somme de : ……………………

A …….……….., le …………….

Le Maire

MANUEL D’EVALUATION 93

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Annexe 4: Etat de versement du régisseur

Commune de Exercice

Etat de versement du régisseur (Et journal de la régie)

Période du …… au…….

Nom du régisseur :

Date N° d’ordre de recette

Redevable

N° quittance ou ticket

délivré

Code budgétaire

Montant

versé

Montant cumulé

Total de l’état

Report des antérieurs

Total à reporter

Arrêté le présent état de versement à la somme de :

Le Régisseur

Reçu conforme le……………

Quittance n°………

Le Receveur municipal

94 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Annexe 5: Bon de commande

Bon de Commande

N° :

Chapitre : Article : Paragraphe :

Intitulé :

Adressée à :

Engagement n° du

Désignation des prestations

(1)

Espèces des

unités

(1)

Commande Exécution

Prix unitaire prévisio

nnel

(1)

Quantité

commandée

(1)

Montant prévisio

nnel

(1)

Prix unitaire

(2)

Quantité

(2)

Total engagement

Nota : La commande et la facture en 3 exemplaires

correspondant à la fourniture doivent être adressées

à M.

(1) Remplir à la demande

(2) Remplir après exécution

A le

Le Maire

MANUEL D’EVALUATION 95

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

République Islamique de Mauritanie

Honneur – Fraternité – Justice

Commune de

MANDAT

Exercice d’émission :

Mandant°:

Bordereau n°:

Créancier :

Objet :

Code imputation :

Libellé :

Montant :

Arrêté le présent mandat à la somme de :

Pièces justificatives :

Réel Ordre

A le

Le Maire

Payable sur la caisse du Receveur municipal

Montant brut :

A précompter :

Montant net :

Visa bon à payer

A le

Le Receveur municipal

Payé par virement n° du

Compte crédité n° :

Banque :

Payé par chèque n° du

Compte débité n° :

Banque :

Payé en numéraire

Pour acquit à le

96 MANUEL D’EVALUATION

Mesure de performance – réalisé par la Coopération allemande GIZ

Annexe 6: Bordereau de transmission des mandats

Bordereau de transmission des mandats (Et journal des dépenses)

N° :

N° des mandats

Désignation du bénéficiaire

Motif des émissions Montant par

mandat

Pris en charge ou

rejeté

Total du bordereau

Report des antérieurs

Total à reporter

Pris en charge le …………….

Le Receveur municipal

Arrêté le présent bordereau à la somme de : …………………

A …….……….., le ………….

Le Maire

Avec le soutien de:

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