MESSAGERIE SANTE-LORRAINE Nouveautés Zimbra 8 · GUIDE UTILISATEUR – Messagerie sante-lorraine :...

MESSAGERIE SANTE-LORRAINE

Nouveautés Zimbra 8

GCS Télésanté Lorraine 6, allée de Longchamp 54600 Villers-Lès-Nancy tél : 03 83 97 13 70 fax : 03 83 97 13 72 [email protected] http://www.sante-lorraine.fr

GUIDE UTILISATEUR – Messagerie sante-lorraine : nouveautés Zimbra 8 2

Historique des révisions

Date Version Description Auteur

17/02/2015 1.0 Rédaction Alex Di Fabio

Tables des matières

1. PREAMBULE ................................................................................................................................................. 4

2. PRE-REQUIS TECHNIQUES DU POSTE CLIENT ................................................................................................ 5

3. NOUVEAUTES ZIMBRA 8 ............................................................................................................................... 6

3.1. CHANGEMENTS GENERAUX ET GRAPHIQUES ............................................................................................................ 6

3.1.1. Changement de dispsition de fonctions principales .............................................................................. 6 3.1.2. Nouveaux thèmes graphiques ............................................................................................................... 7 3.1.3. Changement des pictogrammes pour l’ajout d’objets .......................................................................... 7 3.1.4. Affichage par bulles des destinataires de mails et pièces jointes dans un mail .................................... 7 3.1.5. Nouveaux menus contextuels ................................................................................................................ 8 3.1.6. Actions en plein écran ........................................................................................................................... 8 3.1.7. Déplacements d’objets facilités ............................................................................................................. 9 3.1.8. Nouveau menu d’actions ....................................................................................................................... 9 3.1.9. Plus de couleurs ..................................................................................................................................... 9

3.2. MAILS ........................................................................................................................................................... 10

3.2.1. Affichage des mails arrivant dans votre boite de réception ................................................................ 10 3.2.2. Liens « Mailto » avec Mozilla Firefox .................................................................................................. 11 3.2.3. Marquage des mails en « non lu » en un clic ...................................................................................... 12 Quel que soit le mode d’affichage sélectionné, vous pouvez désormais en un clic passer un mail en non lu en cliquant sur le point grisé qui deviendra bleu lorsque mail repassera en non lu. ..................................... 12 3.2.4. Gestion des flux d’activité ................................................................................................................... 12 3.2.5. Nouvelles règles de conservation de vos messages ............................................................................ 13 3.2.6. Copier / Coller des images, contenu HTML ou extraits de tableur Excel en corps de mail .................. 14 3.2.7. Insertion facilitée de caractères spéciaux dans les mails .................................................................... 15 3.2.8. Redirection de mails sans modification des en-têtes .......................................................................... 15 3.2.9. Envoi de mails ou contacts en PJ de vos messages ............................................................................. 16 3.2.10. Défilement des mails : « Lire plus d’informations »........................................................................... 17 3.2.11. Surlignage des mails aux couleurs des tags ...................................................................................... 17 3.2.12. Suppression automatique des messages reçus en double................................................................. 18 3.2.13. Envoi différé de mail (non activé par défaut) .................................................................................... 18 3.2.14. Accusé de réception – activation permanente paramétrable ........................................................... 19 3.2.15. Délégation d’envoi de mail ................................................................................................................ 20 3.2.16. Configuration avancée du message d’absence ................................................................................. 21 3.2.17. Filtrage des messages sortants ......................................................................................................... 21

3.3. CONTACTS ..................................................................................................................................................... 22

3.4. CALENDRIERS .................................................................................................................................................. 23


3.4.1. Modification de la barre des actions et de navigation ........................................................................ 23 3.4.2. Jours et heures non ouvrées grisées .................................................................................................... 23 3.4.3. Ajout rapide de rendez-vous : choix des horaires par tranche de 15 min ............................................ 24 3.4.4. Activation du rappel de rendez-vous par envoi de mail ...................................................................... 24 3.4.5. Refonte globale de l’interface avancée d’ajout de rendez-vous .......................................................... 25 3.4.6. Suggestion d’horaires plus lisible ........................................................................................................ 26 3.4.7. Affichage côte à côté des calendriers par jour .................................................................................... 27 3.4.8. Enregistrement de rendez-vous sans envoi de notifications aux participants..................................... 28 3.4.9. Paramétrage d’une durée de RDV par défaut ..................................................................................... 29 3.4.10. Affichage d’une ligne de temps horizontale en rouge ....................................................................... 29 3.4.11. Affichage des rendez-vous aux couleurs de vos tags ......................................................................... 30 3.4.12. Paramétrage des préférences de suggestion .................................................................................... 30 3.4.13. Ajout de calendrier externe par abonnement iCal ou compte CalDAV (BUG) ................................... 31 3.4.14. Génération et envoi de lien des créneaux occupés (accès externe)................................................... 31 3.4.15. Déplacement rapide de RDV.............................................................................................................. 32 3.4.16. Autorisation de visualisation de RDV privés lors de partages ........................................................... 32 3.4.17. Mail d’invitation – intégration du calendrier .................................................................................... 33 3.4.18. Répétition des rappels de rendez-vous .............................................................................................. 33

3.5. TACHES ......................................................................................................................................................... 34

3.5.1. Création de liste de tâches et de tâches .............................................................................................. 34 3.5.2. Rappel par mail des tâches ................................................................................................................. 35 3.5.3. Affichage d’une barre de progression des tâches ............................................................................... 35 3.5.4. Coloration des tâches en fonction de l’état ......................................................................................... 36 3.5.5. Filtrage des tâches par état ................................................................................................................. 36 3.5.6. Finalisation de tâches en un clic .......................................................................................................... 36

3.6. PORTE-DOCUMENTS / NOTEBOOK ...................................................................................................................... 37

3.7. PREFERENCES ................................................................................................................................................. 38

3.7.1. Nouvelle présentation de préférences ................................................................................................. 38 3.7.2. Paramétrage du comportement des réponses par mail ou transferts de mails .................................. 38 3.7.3. Conditions et exécution d’actions de filtrage supplémentaires ........................................................... 39 3.7.4. Joindre par vCard son contact en signature de mail ........................................................................... 39 3.7.5. Liste blanche ........................................................................................................................................ 40 3.7.6. Notifications par e-mail ....................................................................................................................... 40

3.8. RECHERCHE .................................................................................................................................................... 41

4. COMPATIBILITE CLIENTS LOURDS ............................................................................................................... 43

4.1. CLIENT ZIMBRA DESKTOP RECOMMANDE ............................................................................................................. 43

5. FONCTIONS NON REPORTEES DEPUIS ZIMBRA 6 VERS ZIMBRA 8 ............................................................... 44

5.1. MESSAGERIE INSTANTANEE ............................................................................................................................... 44 5.2. DOCUMENTS .................................................................................................................................................. 44 5.3. ZIMLETS ........................................................................................................................................................ 44

6. AIDE ........................................................................................................................................................... 45

6.1 AIDE SUR LE PORTAIL SANTE-LORRAINE ................................................................................................................. 45 6.2 AIDE OFFICIELLE ZIMBRA : AIDE EN LIGNE ET VIDEOS ............................................................................................... 46 6.3 SUPPORT / ACCOMPAGNEMENT .......................................................................................................................... 46


1. Préambule

La Messagerie sante-lorraine s’appuyant sur la messagerie collaborative Open Source Zimbra monte en version. Vous aurez prochainement accès à la version 8 de Zimbra.

Cette montée en version vise notamment à :

- Corriger un certain nombre de bugs connus ;

- Apporter de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs ;

- Optimiser les performances globales du service ;

- Et préparer la compatibilité MSSanté.

Ce document présente les principales nouveautés apportées par cette version.


2. Pré-requis techniques du poste client

L’utilisation de la Messagerie sante-lorraine avec Zimbra 8 doit répondre aux pré-requis techniques minimum suivants concernant les postes informatiques utilisés :

CPU Intel / AMD / Power 1,5 GHz

RAM 512 MB

Systèmes d’exploitation / Navigateur web Windows XP SP3

Internet Explorer 8 ou supérieur

Dernières versions stables de Mozilla Firefox / Google Chrome / Safari

Windows Vista / Windows 7 / Windows 8

Internet Explorer 9 ou supérieur


Mac OS X 10.5 “Leopard”, 10.6 “Snow Leopard”, 10.7 “Lion” ou supérieur :


Linux (Red Hat, Ubuntu, Debian, Fedora, SUSE)

Dernières versions stables de Mozilla Firefox / Google Chrome

A noter que Zimbra 8 ne sera plus compatible avec les navigateurs Internet IE 6 et IE 7. Télésanté Lorraine recommande l’usage de Mozilla Firefox.

Résolution écran 1024 x 768

Débit internet Recommandations inchangées – 4 M SDSL avec QoS / Poste : 16 Ko / s mini


3. Nouveautés Zimbra 8

3.1. Changements généraux et graphiques

3.1.1. Changement de dispsition de fonctions principales

NOM / PRENOM / QUOTA : transposition à droite de l’interface dans Zimbra 8 (encadré

vert) ;

BARRE DE RECHERCHE : disposée à côté du NOM / PRENOM dans ZImbra 8 (encadrés jaune) ;

DECONNEXION : clic sur le triangle noir orienté vers le bas pour faire apparaître le menu contextuel puis sélection de « Déconnexion » (encadrés rouge) ;

Suppression (encadrés noirs) :

o de l’onglet « Documents » ;

o du pied de fenêtre.

Autres changements au niveau de l’interface des calendriers :

Le bouton « ACTUALISER » se retrouve déporté sur la droite de l’interface (encadrés jaune).

L’AFFICHAGE du calendrier en jour, semaine ouvrée, semaine, … sous forme de liste déroulante dans Zimbra 6 est transformé en boutons situés à gauche de l’interface sur Zimbra 8 (encadrés vert)

Zimbra 6

Zimbra 8

xxxx

Zimbra 6

Zimbra 8


3.1.2. Nouveaux thèmes graphiques

Les thèmes graphiques ont été revus dans cette nouvelle version et peuvent être paramétrés dans les « Préférences » du compte utilisateur.

3.1.3. Changement des pictogrammes pour l’ajout d’objets

Les pictogrammes pour ajouter un nouvel objet dans la messagerie (dossier de messagerie, contact, rendez-vous, etc.) sont remplacés dans Zimbra 8 par une route dentée d’ «Options».

Zimbra 6 Zimbra 8

Selon la catégorie d’objet, le module d’options vous permettra de gérer différentes actions.

Exemple pour les calendriers :

3.1.4. Affichage par bulles des destinataires de mails et pièces jointes dans un mail

Lorsque vous saisissez les premières lettres d’un contact, vous accédez toujours à l’auto-complétion sur l’Annuaire régional sante-lorraine et/ou vos carnets d’adresses selon le paramétrage de vos préférences.

A la saisie des premières lettres, vous pouvez, une fois positionné sur le bon contact, tapez sur « Entrée » sur votre clavier pour ajouter le destinataire.

Par défaut, l’item apparaissant est alors dans une bulle et vous pouvez, en cliquant sur la petite croix dans l’item, le supprimer des destinataires (même fonctionnement pour les PJ).

Toujours par défaut, lorsque les noms et prénoms sont connus, ils s’affichent préférentiellement par rapport à l’adresse mail.


Pour revenir à l’ancien affichage des destinataires dans un mail, allez dans l’onglet « Paramètres » > « Général » > encart « Autre » puis décochez l’option « Bulles » et / ou « Adresses électroniques ».

3.1.5. Nouveaux menus contextuels

Sur Zimbra 6, un clic droit était nécessaire sur un objet (de type dossier, contact, rendez-vous, …) pour accéder à ses options.

Sur Zimbra 8, vous pouvez toujours y accéder par un clic droit sur l’objet mais également par un clic gauche sur le petit triangle noir orienté vers le bas :

3.1.6. Actions en plein écran

Lorsque vous ouvrez une nouvelle fenêtre de composition de mail ou de création d’un autre objet (contact, calendrier, etc.), toute nouvelle action se positionne automatiquement en plein écran dans votre interface.


3.1.7. Déplacements d’objets facilités

Depuis n’importe quel onglet, vous pouvez désormais déplacer un objet en affichant un menu des destinations et en sélectionnant le dossier cible :

3.1.8. Nouveau menu d’actions

Dans les onglets « Mail », « Contacts » et « Porte-Documents », un nouveau menu « Actions » fait son apparition pour accès rapide à des actions moins courantes sans surcharger l’interface principale.

3.1.9. Plus de couleurs

Une palette de couleurs plus élargie est accessible pour identifier vos différents objets (mails, contacts, rendez-vous, etc.) dans les propriétés des objets.


3.2. Mails

3.2.1. Affichage des mails arrivant dans votre boite de réception

Dans la fenêtre du navigateur web, un encart graphique rouge vous indique le nombre de mails non lus dans votre dossier de réception.

Si vous utilisez Mozilla Firefox, vous pouvez activer le service Firefox Sidebar et conservez une fenêtre systématiquement ouverte sur votre dossier de réception pendant que vous naviguez :


3.2.2. Liens « Mailto » avec Mozilla Firefox

Le navigateur Firefox vous proposera d’ajouter l’application « mail.sante-lorraine.fr » comme application pour les liens « mailto: ».

Lorsque vous cliquerez dans Firefox sur un lien de type « mailto: » et que vous n’avez pas précédemment paramétré un autre client de messagerie pour ces liens, vous serez redirigez vers une fenêtre de lancement d’application où l’on vous demandera de sélectionner l’application.

Vous pouvez choisir de vous souvenir du choix de l’application pour les prochains usages.

Lorsque vous cliquerez dans Firefox sur un lien mailto, une fenêtre de composition Zimbra s’ouvrira automatiquement :


3.2.3. Marquage des mails en « non lu » en un clic

Quel que soit le mode d’affichage sélectionné, vous pouvez désormais en un clic passer un mail en non lu en cliquant sur le point grisé qui deviendra bleu lorsque mail repassera en non lu.

3.2.4. Gestion des flux d’activité

Pour gagner en lisibilité dans votre boîte de réception, vous pouvez définir des règles pour que les messages moins importants soient retirés de la boîte de réception et placés dans un dossier de flux d'activité que vous pouvez vérifier à votre convenance.

Cliquez sur la roue dentée au niveau de « Dossiers » puis sélectionnez « Flux d’activité ».

Paramétrez ensuite, en cochant les cases proposées, les conditions de transfert vers le dossier « Flux d’activité ». Vous pouvez transférer dans ce dossier :

- Les messages envoyés par des listes de distribution auxquelles vous êtes abonnés ;

- Les messages publicitaires et messages électroniques en masse ;

- Les messages qui ne vous sont pas directement destinés (en destinataire principale OU en destinataire principale et copie) ;

- Les messages des personnes qui ne font pas partie de vos contacts personnels ;


- Les mails répondant à des conditions particulières que vous pouvez paramétrer dans les « Commandes avancées » sur le même modèle que les filtres de mails :

3.2.5. Nouvelles règles de conservation de vos messages

Pour chaque dossier et sous-dossier de messages, vous pouvez éditer les propriétés et fixer les règles de conservation.

Pour cela, faites un clic droit sur le dossier ou sous-dossier, puis sélectionnez « éditez les propriétés » :

Passez ensuite à l’onglet « Conservation » :

« Activer la conservation des messages » : Cette fonction vous permettra d’obtenir une confirmation explicite avant suppression des mails du dossier sélectionné par cette règle. C’est une manière d’éviter les fausses manipulations pour les mails sensibles identifiés dans un dossier particulier.


Vous obtiendrez alors le message suivant lorsque vous tenterez de supprimer un mail dans un dossier concerné par la mise en place de cette règle :

« Activer la mise au rebut des messages » – NON RECOMMANDE : Cette fonction vous permet de gérer une purge automatisée des mails du dossier sélectionné par cette règle.

Une mauvaise utilisation de cette fonction peut conduire à des suppressions non souhaitées de messages et ces messages ne seront en aucun cas récupérés par les équipes techniques du GCS Télésanté Lorraine.

3.2.6. Copier / Coller des images, contenu HTML ou extraits de tableur Excel en corps de mail

Ces fonctions ont été largement optimisées dans cette nouvelle version.

Tableur Excel


3.2.7. Insertion facilitée de caractères spéciaux dans les mails

Dans votre fenêtre de composition de mail, sélectionnez « Suite » pour afficher le symbole Oméga.

Cliquez sur ce dernier pour afficher les caractères spéciaux accessibles. Il vous suffit ensuite de le sélectionner pour l’insérer dans votre mail.

3.2.8. Redirection de mails sans modification des en-têtes

Depuis le bouton « Action » de l’onglet « Mail », sélectionnez « Rediriger » pour envoyer le message sans modification des en-têtes (c’est-à-dire sans ajout des informations de redirection).

Saisissez ensuite simplement le ou les destinataires via l’auto-complétion et validez par « OK » pour envoyer.


3.2.9. Envoi de mails ou contacts en PJ de vos messages

Cliquez sur le triangle orienté vers le bas à côté du bouton « Joindre » dans votre fenêtre de composition de mail.

Vous pouvez alors choisir de joindre :

- Un ou plusieurs fichiers à partir de votre ordinateur (issu d’un dossier local ou partagé)

- Un ou plusieurs fichiers sauvegardés dans votre porte-document

- Un ou plusieurs mails de votre BAL ou d’une BAL partagé avec votre compte ;

- Un ou plusieurs contacts de vos carnets d’adresses ou de carnets d’adresses partagés ;

Pour les mails, vous accédez à une fenêtre dans laquelle vous pouvez :

- Rechercher un mail ;

- Sélectionner le dossier dans lequel se trouve le message à joindre ;

- Sélectionner le ou les mails à joindre en les cochant ;

- Visualiser le mail avant de le joindre (il s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre) ;

Attention, vous ne pouvez pas joindre dans une même opération plusieurs messages issus de différents dossiers de votre BAL. Il faudra réitérer l’opération pour joindre un ou plusieurs mails d’autres dossiers de votre BAL.


Même démarche pour joindre des contacts, les contacts sélectionnés seront au format standard vCard (.vcf) :

Si vous écrivez vers un utilisateur Zimbra 8, il pourra en un clic importer le ou les contacts transmis dans son carnet d’adresse :

3.2.10. Défilement des mails : « Lire plus d’informations »

Le bouton « Lire plus d’informations » à droite de l’interface sur l’onglet « Mail » permet de faire défiler progressivement le contenu du mail lorsqu’il est affiché dans un panneau de lecture latéral ou en bas.

3.2.11. Surlignage des mails aux couleurs des tags

Vous pouvez dans l’onglet « Préférences » puis item « Mail » dans la rubrique latérale gauche, choisir de surligner vos mails de la couleur de vos tags.


3.2.12. Suppression automatique des messages reçus en double

Vous pouvez dans l’onglet « Préférences » puis item « Mail » dans la rubrique latérale gauche, choisir de supprimer automatiquement les copies en double d’un message reçu.

3.2.13. Envoi différé de mail (non activé par défaut)

Attention : cette option n’est pas activée par défaut. Vous devez demander à votre service informatique de l’établissement s’il autorise ou non l’activation de cette fonction et la demande doit venir du service informatique de la structure concernée.

Après avoir composé votre mail, cliquez sur le petit triangle noir orienté vers le basau niveau du bouton « Envoyer » pour faire apparaître les options dans un menu déroulant.

Vous pouvez alors sélectionner « Envoyer plus tard ».

Un pop-up de paramétrage s’ouvre alors pour définir le moment de l’envoi.


3.2.14. Accusé de réception – activation permanente paramétrable

Il est possible dans cette nouvelle version de paramétrer le fait de demander systématiquement un accusé de lecture.

Dans l’onglet « Préférences » > item « Mail » dans la rubrique latérale de gauche > encart « Créer des Mails »

Nous rappelons que le destinataire peut choisir de ne pas envoyer d’accusé de lecture.

En cas de transmission d’un accusé, vous recevrez alors un mail de retour ayant pour objet « Read-Receipt : objet du mail » avec en corps de texte :

Le mail envoyé le XX mois AAAA hh:mm:ss GMT+01:00 au destinataire [email protected] avec l'objet "objet du mail" a été affiché. Cela ne signifie aucunement que ce mail ait été lu (ou compris).

mailto:[email protected]


3.2.15. Délégation d’envoi de mail

Nouvelle fonction accessible pour les utilisateurs, la possibilité de gérer des délégations de comptes pour permettre à un autre utilisateur sante-lorraine de gérer des envois depuis son compte :

« Envoyer comme » : permet d’envoyer un mail en utilisant l’adresse mail du compte délégué ;

« Envoyer de la part de » : permet d’envoyer un mail en utilisant l’adresse mail du compte délégué mais en précisant l’expéditeur nominatif délégué.

Les 2 options peuvent être cumulées.

Ces paramétrages sont accessibles l’onglet « Préférences » > item « Comptes » > encart « Paramètres du compte principal »

Une fois votre délégation opérée, le délégué reçoit un mail de notification. Lorsque le délégué composera un nouveau mail, une liste déroulante au niveau de l’expéditeur apparaîtra pour vous permettre de choisir l’identité de l’expéditeur que souhaitez revêtir :


3.2.16. Configuration avancée du message d’absence

De nouvelles options vous permettent dans l’onglet « Préférences » > item « Hors du Bureau », de configurer de manière plus avancée vos messages d’absence :

En précisant les horaires d’absence ou toute la journée ;

En indiquant dans votre calendrier selon le statut de votre choix votre absence en suivant les périodes indiquées dans le paramétrage du message d’absence ;

En envoyant un message différencié pour les expéditeurs externes (fonction du domaine de messagerie ou bien de la présence de l’expéditeur ou non dans votre carnet d’adresses personnels).

3.2.17. Filtrage des messages sortants

Il est désormais également possible d’appliquer des filtres sur les messages que vous envoyez, c’est-à-dire les messages sortants. Sur Zimbra 6, seuls les messages entrants (reçus) pouvaient faire l’objet d’un filtrage.

Le paramétrage reste similaire à celui des messages entrants (paramétrage des conditions de filtrage puis des actions à exécuter).

Exemple : Vous pouvez ainsi imaginer classer dans un dossier spécifique tous les mails envoyés à un destinataire particulier dans un sous-dossier de vos mails envoyés.


3.3. Contacts

Aucune évolution majeure n’affecte les contacts dans les carnets d’adresses pour les utilisateurs sante-lorraine.

La seule évolution notable ouverte aux utilisateurs consiste en l’accès rapide aux fonctions de recherche à travers le bouton « Actions » dans cet onglet.

Dans l’exemple ci-dessous est illustrée la recherche de tous les mails envoyés au contact sélectionné.


3.4. Calendriers

3.4.1. Modification de la barre des actions et de navigation

Cf. 3.1.1 Changement de dispsition de fonctions

Eclatement des types d’affichage (Jour/Semaine/Mois/Liste) et disposition à droite de

l’interface ;

Disposition en milieu de fenêtre des flèches de navigation temporelle.

3.4.2. Jours et heures non ouvrées grisées

Vous pouvez paramétrer vos horaires de travail dans vos « Préférences » > item « Calendrier » dans la rubrique latérale gauche > encart « Travail semaines et heures »

Ce paramétrage permettra d’apporter lisibilité dans votre calendrier en grisant les jours et heures non travaillées :


3.4.3. Ajout rapide de rendez-vous : choix des horaires par tranche de 15 min

Alors que sur Zimbra 6, il fallait modifier manuellement les horaires de début et de fin de rendez-vous, vous pouvez désormais cliquez pour sélectionner des horaires par tranche de 15 min.

3.4.4. Activation du rappel de rendez-vous par envoi de mail

Il est possible d’envoyer un rappel de rendez-vous par mail sur une adresse de notification paramétrée dans vos « Préférences » en cochant simplement la case « Mail » dans l’ajout rapide de rendez-vous.


3.4.5. Refonte globale de l’interface avancée d’ajout de rendez-vous

Sur Zimbra 6, l’interface d’ajout de mail se présentait de la manière suivante avec différents onglets pour gérer la recherche de ressources ou participants et vérifier leurs disponibilités.

Désormais sur Zimbra 8, toutes ces fonctions sont concentrées dans une interface unique s’affichant en plein écran :

Zimbra 6

Zimbra 8


3.4.6. Suggestion d’horaires plus lisible

Lorsque vous invitez un ou plusieurs participants à un rendez-vous, vous pouvez demander une suggestion d’heure qui sera automatiquement réalisée à partir des disponibilités de chacun.

Dans l’exemple ci-dessous, une demande de réunion entre 12h et 14h est à organiser mais l’un des participants n’est pas disponible. Un message d’avertissement apparaît alors en rouge pour le signaler.

L’usage de la fonction « Suggérer une heure » permet de trouver le premier créneau disponible tenant compte de la durée de la réunion.


3.4.7. Affichage côte à côté des calendriers par jour

Lorsque vous êtes en affichage « Jour », vous pouvez désormais choisir de diviser ou fusionner les calendriers sélectionnés pour les afficher côté à côte ou bien les superposer.

Affichage fusionné

Affichage divisé


3.4.8. Enregistrement de rendez-vous sans envoi de notifications aux participants

Sur Zimbra 6, vous disposiez lors de l’ajout d’un rendez-vous avec invités des options :

Solliciter des réponses ;

Envoyer un mail de notification.

Sur Zimbra 8, vous pouvez inscrire un participant et enregistrer votre rendez-vous sans envoyer d’invitation :

En revenant sur votre calendrier, vous verrez apparaître un pictogramme vous rappelant que vous n’avez pas encore envoyé d’invitation pour ce rendez-vous :

Vous pouvez alors revenir ultérieurement poursuivre la configuration du rendez-vous et finalement envoyer les invitations en utilisant le bouton « Envoyer » :

Zimbra 6

Zimbra 8


Une fois les invitations transmises, le pictogramme évolue sur votre rendez-vous et le petit crayon disparaît.

3.4.9. Paramétrage d’une durée de RDV par défaut

Dans l’onglet « Préférences » > item « Calendrier » de la rubrique latérale gauche > encart « Général », vous pouvez définir la durée par défaut de tout nouveau rendez-vous que vous ajouterez. Seules les valeurs 30, 60, 90 et 120 minutes sont disponibles.

3.4.10. Affichage d’une ligne de temps horizontale en rouge

A tout moment de la journée, une ligne horizontale rouge vous donne un repère temporel sur votre calendrier.


3.4.11. Affichage des rendez-vous aux couleurs de vos tags

En faisant un clic droit sur un rendez-vous, vous pouvez lui affecter un « tag ». Dans ce cas, le rendez-vous se mettra de la même couleur que le tag (ici en jaune dans l’exemple pour le tag « Projet ABC ».

3.4.12. Paramétrage des préférences de suggestion

Vous pouvez paramétrer les préférences de suggestion dans l’interface détaillée d’un nouveau rendez-vous en cliquant sur le petit triangle orienté vers le bas du bouton « Options » pour faire apparaître un menu. Sélectionnez alors « Préférences de suggestion ».

Paramétrez ensuite selon vos besoins les suggestions :


3.4.13. Ajout de calendrier externe par abonnement iCal ou compte CalDAV (BUG)

NON FONCTIONNEL –en cours de qualification.

3.4.14. Génération et envoi de lien des créneaux occupés (accès externe)

En cliquant sur la roue dentée des paramètres de calendrier, le menu contextuel vous permet d’envoyer par mail un lien de vos disponibilités, c’est-à-dire des créneaux libres ou occupés sans préciser le contenu du RDV.

Vous choisissez à qui transmettre le lien en question.

Une nouvelle fenêtre de composition de mail s’ouvrira alors et contiendra le lien qui permettra de consulter la page web des disponibilités sans avoir besoin d’être connecté.

Ce lien est de type :

http://mail.sante-lorraine.fr/home/[email protected]?fmt=freebusy

Exemple de consultation de la page HTML :

http://mail.sante-lorraine.fr/home/[email protected]?fmt=freebusy


3.4.15. Déplacement rapide de RDV

Vous pouvez facilement déplacer un rendez-vous de calendrier en le sélectionnant et en utilisant l’action « Déplacer les éléments sélectionnés » :

3.4.16. Autorisation de visualisation de RDV privés lors de partages

Au moment du paramétrage d’un partage d’objet, vous pouvez désormais choisir d’autoriser l’utilisateur bénéficiaire du partage à consulter vos rendez-vous privés.


3.4.17. Mail d’invitation – intégration du calendrier

Lorsque vous recevez un mail d’invitation à un rendez-vous, vous pouvez directement dans votre fenêtre de visualisation du mail choisir d’afficher votre calendrier afin de vérifier votre disponibilité avant de répondre à l’invitation :

3.4.18. Répétition des rappels de rendez-vous

Lorsqu’apparaît un pop-up de rappel de rappel de rendez-vous, vous pouvez choisir de répéter le rappel.


3.5. Tâches

3.5.1. Création de liste de tâches et de tâches

Avec Zimbra 8, vous pouvez créer autant de liste de tâches que vous le souhaitez ;

Une fois votre liste de tâches créées, comme tout objet de la messagerie, vous pouvez la partager avec un ou plusieurs collaborateurs selon les droits que vous souhaitez.

Limite : La fonction tâches de Zimbra 8 ne permet pas d’affecter des tâches à des collaborateurs.

Il vous suffit de cliquer dans l’interface pour ajouter rapidement une nouvelle tâche :

Un double clic sur la tâche créée ou la sélection du bouton « Modifier » une fois positionnée sur cette dernière vous permet de l’éditer en renseignant les détails :

Un sujet ;

Un lieu ;

Une priorité sur 3 niveaux (Elevée, Normal, Basse)

Mais aussi en renseignant la progression du traitement de la tâche avec :

Un état d’avancement qui peut aussi être exprimé en pourcentage d’avancement (%) ;

Une date de début et une date de fin de tâche.

Comme pour les rendez-vous, vous pouvez ajouter du contenu HMTL ou texte à la tâche et même joindre des documents.


3.5.2. Rappel par mail des tâches

Des rappels de tâches peuvent être paramétrés soit par l’affichage d’un pop-up de rappel comme pour les rendez-vous ou bien également par un envoi de mail sur l’adresse de notification qui a été renseignée dans les « Préférences » du compte.

Les deux types de rappels sont cumulables.

3.5.3. Affichage d’une barre de progression des tâches

Selon le mode d’affichage sélectionné, une barre graphique de progression rend compte de l’état d’avancement de votre tâche :


3.5.4. Coloration des tâches en fonction de l’état

En fonction de l’état de votre tâche et de son état d’avancement, des jeux de couleurs les mettront en valeur pour facilement les distinguer :

3.5.5. Filtrage des tâches par état

Pour gagner en lisibilité, vous pourrez choisir de filtrer dans les options d’affichage par état des tâches :

3.5.6. Finalisation de tâches en un clic

A tout moment, vous pouvez en un clic marquer comme terminé une ou plusieurs de vos tâches sélectionnées en utilisant le bouton « Marquer comme terminé » :


3.6. Porte-documents / Notebook

Dans Zimbra 8, documents et porte-documents sont désormais fusionnés dans le même onglet.

L’ensemble des documents du porte-documents peuvent être par les actions proposées :

Envoyés comme PJ de mail ;

Rendus accessibles par un lien web envoyé par mail ;

Téléchargés localement sur votre ordinateur ;

Extraits afin d’éviter que d’autres utilisateurs avec qui vous partagez le document ne le modifient.

Les documents peuvent être visualisés dans des panneaux d’aperçu à droite ou en bas de l’interface selon votre choix d’affichage.

L’éditeur de document intègre la gestion des versions de documents avec traçabilité de l’auteur, de la version, de la dernière modification ainsi que les notes de versions des documents.


3.7. Préférences

Le paramétrage des préférences est abordé dans les paragraphes ci-dessus au fil des thématiques.

Sont présentées ci-dessous les autres préférences qui n’auraient pas été abordées précédemment.

3.7.1. Nouvelle présentation de préférences

L’organisation des Préférences a été complètement revue pour gagner en lisibilité et facilité d’accès.

Des fonctions auparavant « cachées » dans des sous-menus sont désormais plus facilement accessibles et regroupées thématiquement :

3.7.2. Paramétrage du comportement des réponses par mail ou transferts de mails

Vous pouvez définir le comportement lorsque vous faites un « répondre à » ou bien «faire suivre à » et déterminer si par défaut, vous incluez ou non le mail original,

uniquement le dernier mail ou bien le mail en PJ :


3.7.3. Conditions et exécution d’actions de filtrage supplémentaires

Vous remarquerez que de nouvelles conditions de filtrage sont disponibles et de nouvelles actions également et ce, pour les filtres entrants et sortants :

3.7.4. Joindre par vCard son contact en signature de mail

Vous pouvez pour chaque nouvelle signature de mail, choisir de joindre votre fiche de contact vCard.

Vous pouvez également choisir d’utiliser des signatures différentes par défaut selon que vous composiez un nouveau message ou réalisiez une réponse / transfert de mails :


3.7.5. Liste blanche

Une fonction liste blanche permet d’inscrire des mails jusque-là marqués systématiquement comme spams. Attention toutefois, nous rappelons que

nous disposons d’une passerelle anti-virus / anti-spam complémentaire à celle de Zimbra et en amont de cette dernière. Le passage en liste blanche de certains domaines ou adresses peut donc s’avérer complétement inopérant à ce niveau.

3.7.6. Notifications par e-mail

Vous pouvez renseigner une adresse mail de notification qui servira aux envoi des différents rappels de rendez-vous et de tâches dans Zimbra 8 si vous

choisissez d’activer cette option.


3.8. Recherche

La gestion de la recherche d’objets de messagerie a été également complètement repensée.

Vous pouvez toujours saisir directement dans la barre de recherche un terme et faire « Entrée » pour lancer la recherche (par défaut, recherche sur des mails) ou bien sélectionner préalablement le type d’objet recherché (Mail, Contacts, Fichiers, …) puis faire « Entrée » :

Vous serez alors redirigés vers une page de recherche détaillée spécifique au type d’objet que vous avez sélectionné et qui vous permettra d’affiner votre recherche à l’aide de différents filtres de base et avancés. Exemple de filtres sur les mails / calendriers :


La sélection ou le paramétrage d’un filtre rafraîchit instantanément les résultats de recherches qui peuvent se cumuler et dont vous pouvez visualiser la synthèse dans la barre en haut de l’interface.

Vous pouvez retirer un ou plusieurs critères en supprimant les bulles correspondants aux critères de recherche.


4. Compatibilité Clients lourds

Il est toujours possible de paramétrer la messagerie sante-lorraine dans un client de messagerie.

Les paramètres de configuration (POP, IMAP, SMTP) restent inchangés.

Toutefois, aucun support ne sera fourni sur l’usage de ces clients ou difficultés de paramétrage par le support technique sante-lorraine.

4.1. Client Zimbra Desktop recommandé

Il existe un client lourd de messagerie Zimbra permettant de retrouver l’ensemble des fonctions collaboratives de Zimbra et vous permettant de travailler « hors ligne » et se posant comme une véritable alternative à Outlook.

Toutefois, il est important de prendre connaissance des limites suivantes avant son utilisation :

Sécurité o vos messages seront stockés en clair sur votre poste informatique o vous ne pourrez pas envoyer de messages chiffrés/signés, ni déchiffrer ceux qui vous

seront envoyés dans le client lourd o vous ne pourrez pas vous connecter par CPS o votre login/mot de passe pourra être mémorisé dans le client

Versionning : les versions Zimbra du webmail et du client n’évolueront pas au même rythme. o l'interface utilisateur pourra être légèrement différente : o vous pourrez avoir certaines fonctionnalités (mineures) dans le Desktop que vous

n'aurez pas sur le webmail et inversement

Support : Télésanté Lorraine ne réalise pas de support sur le client lourd Zimbra Desktop. Télésanté Lorraine n’a pas la main sur les bugs rencontrés et leurs correctifs.

Le client Zimbra Desktop est à ce jour disponible dans une version 7.2.5 sur les plates-formes suivantes :

- Windows ;

- Mac OS X 10.6 + ;

- Linux.

Rendez-vous sur la page suivante pour plus d’informations et télécharger Zimbra Desktop :

http://www.zimbra.com/downloads/zimbra-desktop

http://www.zimbra.com/downloads/zimbra-desktop


5. Fonctions non reportées depuis Zimbra 6 vers Zimbra 8

5.1. Messagerie instantanée

Les fonctions de messagerie instantanée ne sont plus reportées dans la version 8 de Zimbra.

Il s’agissait d’une version Bêta pour les versions 6 et 7 de Zimbra ne donnant pas pleine satisfaction.

Une solution alternative de messagerie instantanée a été mise en œuvre (ZeXtras).

IMPORTANT : Etant donné le changement d’outil, si vous souhaitez conserver l’historique de vos discussions instantanées, nous vous recommandons de procéder à un export de ces dernières avant la migration (onglet « Préférences » > item « Importer / Exporter » dans la rubrique latérale gauche > encart « Exporter » puis choisissez le type « Compte » et dans la Source, sélectionnez le dossier « Discussions »).

Le contenu de discussions et les listes d’amis ne seront en aucun cas récupérés.

Les DSI des établissements et libéraux intéressés par cette fonction sont invités à en faire la demande pour activation auprès de [email protected]

5.2. Documents

L’onglet « Documents » de Zimbra 6 disparaît sur Zimbra 8.

Les documents sont reportés dans l’onglet « Porte-Documents » sur Zimbra 8.

5.3. Zimlets

Tous les zimlets disponibles sur Zimbra 6 ne sont plus nécessairement compatible sur Zimbra 8.

En l’occurrence, les zimlets suivants disparaîtront :

- Back Up Posta

- Email-2-Doc

- Email Reminder

- Email Downloader

Le zimlet « Downloader » sera proposé pour permettre par un glisser/déposer de générer une archive contenant un ou plusieurs mails.

Nous recommandons l’usage de la fonction « Importer / Exporter » pour tout autre besoin de sauvegarde de dossiers de mails (ou autres objets de messagerie) ou de réimportations d’archives de mails.

Cette fonction se situe dans l’onglet « Préférences » > item « Importer /Exporter » dans la rubrique latérale gauche.



6. Aide

6.1 Aide sur le portail sante-lorraine

Les guides utilisateurs existants Messagerie ont été mis à niveau :

Plaquette utilisateur Zimbra 8 ;

Configuration de la synchronisation sur terminaux mobiles ;

Ils sont téléchargeables sur le portail sante-lorraine dans « Plus d’infos » sous la puce Messagerie puis « Guides d’utilisation et documents ».


6.2 Aide officielle Zimbra : Aide en ligne et Vidéos

Accédez à la documentation en ligne officielle Zimbra

Visionnez les tutoriels vidéo du centre d’aide en ligne de Zimbra (en anglais) :

http://help.zimbra.com

6.3 Support / Accompagnement

En cas de difficultés techniques ou fonctionnelles, contactez le support sante-lorraine :

[email protected]

03 83 97 13 70

http://help.zimbra.com/


MESSAGERIE SANTE-LORRAINE Nouveautés Zimbra 8 · GUIDE UTILISATEUR – Messagerie sante-lorraine :...

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