MEMENTO - Page d'accueil du Guide méthodologique...

MEMENTO

Participer au réseau Sudoc : Sources d’information p.01

Catalogage niveau bibliographique p.05

Spécificités du format CR des données d’exemplaires p.10

Principales commandes WinIBW p.18

Règles de dédoublonnage p.21

Articulation entre saisie des états de collection en 955/E01 et saisie des lacunes en 959/L01

p.22

Memento Formation CR

MEMENTO 1 Participer au Réseau Sudoc : Sources d’information

Se documenter sur l’ABES et le Sudoc à partir du site web www.abes.fr

Produits de communication de l’ABES : Arabesques, Fil’Abes, Plaquettes

Accueil > Publications / Evènements

Présentation générale du Réseau Sudoc et de son évolution

Accueil > Sudoc > Le réseau Sudoc

Présentation du travail de catalogage dans le Sudoc

Accueil > Sudoc > Produire dans le Sudoc

Présentation des spécifications pour les échanges de données entre le Sudoc et les SIGB


Présentation du Circuit ISSN et de CIDEMIS


Présentation du prêt entre bibliothèques et de Supeb

Accueil > Prêt entre bibliothèques > Le service peb

Présentation des Tarifs (Licences, activités de catalogage, produits dérivés)

Accueil > Accès direct à tous les tarifs

Commandes de produits dérivés Accueil > Sudoc > Services disponibles > Exports à la demande

Présentation de la mission « normalisation » de l’ABES

Accueil > Normalisation

Se documenter sur le réseau Sudoc-PS à partir du site web www.abes.fr Présentation générale du Réseau Sudoc-PS

Accueil > Sudoc > Le réseau Sudoc-PS * Missions des CR * Coordonnées des CR * Documents en ligne : - Modèles de Conventions - Bordereau de saisie de notices bibliographiques - Bordereau de saisie de notices de bibliothèques - Conseils pour la rédaction du rapport d’activités - Manuel ISSN et « hors champ »

Compte-rendu des Journées CR Accueil > Publications/Evènements > Journée CR

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Consulter la documentation utilisateur professionnelle du Sudoc

Guide Méthodologique (GM) Recommandations pour le travail dans le Sudoc : Normes et règles de catalogage Formats de catalogage Manuels et supports de formation

Accès par le site web : Accueil > Sudoc > produire dans le Sudoc > catalogage partagé Accès via WinIBW (aide contextuelle zone par zone)

GM - Catalogage des notices bibliographiques de ressources continues

Guide Méthodologique > Aide au catalogage > Règles de description > Notices bibliographiques

GM – Catalogage des exemplaires des ressources continues

Guide Méthodologique > Aide au catalogage > Règles de description > Données d’exemplaires > Publications en série http://documentation.abes.fr/sudoc/regles/DonneesExemplaires/ReglesDE_PublicationsEnSerie.htm Guide Méthodolgique > Manuels > Ressources continues

GM – Dédoublonnage des ressources continues

Guide Méthodologique > Aide au catalogage > Dédoublonnage http://documentation.abes.fr/sudoc/regles/Catalogage/Regles_Dedoublonnage.htm#CasParticuliers Guide Méthodologique > Manuels > Contrôle catalographique > Dédoublonnage

GM Manuels -Catalogage dans WinIBW

Notices bibliographiques, exemplaires, autorités

GM Manuels -Circuits ISSN et CIDEMIS

Guide Méthodologique > Manuels > Contrôle catalographique > Circuits ISSN

Zones sous autorité ISSN http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/controle_bibliographique/circuit_signalement_rc/correction.html

GM Manuels -CERCLES Guide Méthodologique > Manuels > Contrôle catalographique > CERCLES

GM Manuels -Imports des notices de ressources électroniques en Licence Nationale

Guide Méthodologique > Manuels > Imports/Exports > Imports dans le Sudoc > Les notices de ressources électroniques (Licences Nationales)

GM -PCP Guide Méthodologique > Manuels > Ressources continues > Plans de conservation partagée des périodiques Guide Méthodologique > Aide au catalogage > Règles de description > Données d’exemplaires > Publications en série > Consignes pour la saisie des lacunes

GM Manuels -Gestion des utilisateurs du Sudoc PS

Guide Méthodologique > Manuels > Administration et outils

GM Manuels -Gestion des bibliothèques et notices RCR

Guide Méthodologique > Manuels > Administration et outils

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Plateforme d’autoformation http://moodle.abes.fr – j’E-cours

Webstats , web du Système de pilotage : Rapports statistiques afin d’évaluer son activité

Accueil > Sudoc > Services disponibles > Webstats accès contrôlé par login

Les nouvelles règles de catalogage liées à RDA et la FRBRisation des catalogues

Site Transition Bibliographique : http://www.transition-bibliographique.fr/

Se faire aider/dépanner/demander un service à l’ABES : Assistance tous publics

Assistance téléphonique en cas d’urgence

04 67 66 86 59

Guichet d’assistance en ligne https://stp.abes.fr > Catalogue Sudoc Public

ou https://stp.abes.fr/node/3?origine=sudoc

= Pour toutes questions sur l’utilisation du catalogue

Assistance professionnelle

Assistance téléphonique en cas d’urgence

04 67 66 86 59

Guichet d’assistance en ligne https://stp.abes.fr > Sudoc Pro

ou https://stp.abes.fr/node/3?origine=sudocpro

= Pour toutes questions professionnelles : Tarification du Sudoc ou contrat, problèmes techniques liés à WinIBW, PEB, administration des bibliothèques et RCR, vie du réseau, thèses, produits dérivés, statistiques CR etc)

Communiquer avec les membres du réseau

...avec les correspondants « Sudoc » des établissements L’annuaire des responsables CR est accessible depuis le site web de l’Abes – rubrique Sudoc-PS

Responsable centre régional Sudoc-PS

[email protected]

Relais ABES pour échanger avec les bibliothèques Sudoc-PS et le signalement des ressources continues dans le Sudoc. 1 responsable par centre régional pour :

- Le signalement des collections des bibliothèques non-déployées, la prospection de nouvelles bibliothèques

- Le contrôle bibliographique pour les publications en

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série dans la région de juridiction - L’animation, l’information, la formation des

bibliothèques de la région autour des PS

Coordinateur Sudoc

[email protected]

Relais ABES pour échanger avec les établissements 1 coordinateur par établissement déployé pour :

- La transmission des informations entre l’ABES et l’établissement

- Le contrôle des échanges de données Sudoc/SIGB - La vie des bibliothèques rattachées - La gestion des utilisateurs - L’installation des logiciels - L’évaluation de la formation nécessaire et le suivi - Les problèmes d’ordre technique - Le suivi des statistiques

Correspondants catalogage

[email protected]

Relais ABES pour le catalogage bibliographique 1 ou plusieurs correspondants catalogage bibliographique (suivant la taille et le nombre de sites) par établissement : Contrôle bibliographique pour l’établissement.

Correspondants autorités

[email protected]

Relais ABES pour le catalogage des notices d’autorité 1 ou plusieurs correspondants catalogage autorités (suivant la taille et le nombre de sites) par établissement : Contrôle des autorités pour l’établissement.

:: POUR S’INSCRIRE AUX LISTES DE DIFFUSION :

https://stp.abes.fr (> Sudoc Pro) ou https://stp.abes.fr/node/3?origine=sudocpro

. Préciser les coordonnées complètes du nouveau correspondant (nom, prénom, établissement (ILN), section (RCR), adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone et de télécopie) :: POUR SE DÉSINSCRIRE AUX LISTES DE DIFFUSION :

https://stp.abes.fr (> Sudoc Pro) ou https://stp.abes.fr/node/3?origine=sudocpro

...sur l’activité de catalogage Questions d’interêt général

[email protected] (SUCAT)

Catalogueurs, coordinateurs, CR... Toutes questions sur :

- Normes et règles de catalogage - Utilisation du format Unimarc - Questions non répertoriées dans le GM

:: POUR S’ABONNER À SUCAT : message sans sujet et sans signature à [email protected] Indiquer dans le corps du message : SUB catalogage Prénom Nom :: POUR SE DÉSABONNER À SUCAT : message sans sujet et sans signature à [email protected] Indiquer dans le corps du message : SIG catalogage

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MEMENTO 2

Le catalogage des ressources continues : niveau bibliographique

Documentation GM > Aide au catalogage > Formats de catalogage > Données bibliographique NB : Dans tout ce document, on trouvera un espace entre « indicateurs » et première sous-zone ou entre deux sous-zones, ou encore entre les sous-zones et leur contenu. Ceci ne correspond pas à la réalité du catalogage (sans espace). Ces espaces sont là seulement pour faciliter la lisibilité du document. Quand un espace doit être représenté, il l’est ainsi : [φ]. 008 Type de notice une seule sous-zone $a ; 4 positions dans les notices bibliographiques : pos. 1 : Nature du document (Imprimé = A, électronique = O, multimédia = Z,…) pos. 2 : Type de document (d = collection de monographies, b = autres types de ressources continues). pos. 3 : origine de la notice (r = reprise, x = production dans Sudoc) pos. 4 : (3 = Conforme ISBD) 011 ISSN de liaison en $f ISSN-L est défini dans la norme ISSN (ISO 3297:2007). ISSN-L est un ISSN désigné par le réseau ISSN pour regrouper les différents supports physiques d’une même ressource continue. Un et un seul ISSN-L sera désigné, indépendamment du nombre de supports physiques qui existent pour une ressource continue. Une ressource continue sera associée à un et un seul ISSN-L. Dans le format UNIMARC, ISSN-L est inclus dans le sous-champ « $f » du champ 011 (ISSN) pour une ISSN-L valide et le sous champs « $g » pour un ISSN-L erroné. Exemple d’une ressource continue sur deux supports physiques Version imprimée : 011 $a0264-2875 $f0264-2875 Version électronique : 011 $a1750-0095 $f0264-2875 100 Dates et état de publication 3 possibilités pour les publications en série, à l’exclusion de toute autre. 100 0# $a [date de début de publication] $d [date de début de publication]-… titre en cours de parution 100 0# $a [date de début de publication] $b [date de fin de parution] titre ayant cessé de paraître 100 1# $a [date de début de publication] titre dont on ne sait s’il continue à paraître Les dates mentionnées ici peuvent être connues [2003], ou partiellement connues [200X], ou totalement inconnues [19XX], mais elles doivent (contrainte du système Pica) être identifiées par deux chiffres au moins : Si par exemple on ignore si un titre a commencé à paraître au XIXème ou au XXème siècle, la date sera « 19XX ». NB : Les dates qui figurent ici sont les dates de publication, et pas les dates de recouvrement, ni les dates annoncées sur la page de titre (annuaire paraissant l’année d’avant). Pour une publication en ligne, ce sont les dates de mise en ligne. 101 : Langue de publication Celle qui est récupérée de l’ISSN aura seulement un $a, elle a un code imprécis du type « mul » ou « mis », plutôt qu’un code identifiant clairement toutes les langues du document. Ce code peut être remplacé par les codes précis de chacune des langues utilisées dans le document (zone qui ne sera pas écrasée par la mise à jour ISSN). NB : Indicateurs : « 0φ »

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102 Pays de publication Zone ISSN. Toujours utiliser le code actuel du pays de publication . Une publication publiée du temps de l’URSS en Ukraine n’aura pas le code « SU », mais le code « UA ». « CS » (Tchécoslovaquie) n’existe pas à ISSN, c’est « CZ » (République Tchèque) ou « SK » (Slovaquie). 104 : Autres données codées de la zone 100 UNM . Seules sont importantes ici les sous-zones $d (alphabet du titre) et $f (langue de catalogage = fre, pour toute notice produite dans Sudoc). Les autres sont supprimées par la mise à jour ISSN. 106 : Données codées. Texte imprimé : Utiliser ici $a (type d’impression) : valeur « r » pour impression normale. 110 : Données codées. Publications en série Deux sous-zones seulement à utiliser (les autres seront de toutes façons écrasées par l’import ISSN) $a : Type de publication La valeur de cette sous-zone doit absolument être en cohérence avec la valeur de la position 2 de 008 $a : Si 110$ab, 008 $a Xdx3, dans tous les autres cas, 008 $a Xbx3. Il s’agit ici du type de publication d’origine. Si la publication change de type, c’est une note. 3 nouvelles valeurs en 2005/2006 : « e » pour les publications à feuillets mobiles, « f » pour bases de données, « g » pour les sites Web. $b : Périodicité Il s’agit ici de la périodicité d’origine jusqu’à ce que de nouvelles consignes soit transmises. Les variations de périodicité feront l’objet de la note 326. 1 nouvelle valeur en 2006 : « p » pour mise à jour en continu. 200 : Titre propre et mention de responsabilité Attacher une grande importance à la construction du 200 qui fait partie du contrôle bibliographique à assurer par le centre régional. Tout ce qui est ici doit concerner la publication d’origine (et seulement cela). Indicateur 1 : C’est « 0 » ou « 1 ». « 1 » dans le cas général, « 0 » quand le titre est non significatif : En gros quand le titre-clé (530) est constitué de $aTerme générique $bCollectivité (depuis 2003) ou de $aTerme générique – Collectivité (avant 2003). Ordre des sous-zones : $a [Titre propre] $h [numéro de partie] $i [titre de partie] $e [sous-titre] $f [responsabilité principale] $g [responsabilité secondaire] $a et $b sont obligatoires dans Sudoc. Si titre ou mention de responsabilité parallèle, il faut que la première sous-zone de mention parallèle soit introduite par [égale espace] et qu’il y ait la même chose (sauf $b) de chaque côté de ce « égale ». Seul le titre propre a une mention parallèle : $a $b $d=[φ] $f Mentions parallèles pour titre propre ($a] sous-titre et responsabilité : $a $b $e $f $d=[φ] $e $f Mentions parallèles pour titre propre [$a $h $i] sous-titre et responsabilité : $a $h $i $b $e $f $d=[φ] $h $i $e $f 207 : Numérotation Il s’agit d’indiquer ici, si et seulement si on a en mains les documents qui le prouvent, la numérotation (début et fin), ainsi que les changements. Par exemple 207 φ0 $a N°1 (2000)-n° 24 (2001) $a n.s., n°1 (2003)-

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NB : Pour ce qui concerne les publications en ligne, où la numérotation est essentielle, il ne faut évidemment pas avoir les documents en mains, mais seulement lire ce qu’on peut voir sur le premier numéro (et le dernier). 210 : Adresse 3 valeurs de l’indicateur 1 possibles : « # » : Adresse de la publication (celle du premier éditeur, ou des premiers éditeurs, si coédition + dates de la publication [et non de l’éditeur mentionné avant]. Non répétable . « 0 » : Adresse de départ ou adresse intermédiaire [même structure que la précédente, terminée par les dates correspondantes]. Répétable . « 1 » : Adresse courante ou dernière adresse [même structure que la précédente, terminée par les dates correspondantes]. Non répétable . Exemple : On est en 1908. Paraît la collection « Collection linguistique, ISSN 0768-1321 » chez Champion. La zone de l’adresse est : 210 ## $aParis$cChampion$d1908- En 1938, après 3 ans d’interruption de parution, nouvel éditeur (Klincksieck). L’adresse devient : 210 ## $aParis$cChampion$d1908- 210 0# $aParis$cChampion$d1908-1935 210 1# $aParis$c Klincksieck$d1938- En 1975, nouvel éditeur (Peeters). L’adresse devient : 210 ## $aParis$cChampion$d1908- 210 0# $aParis$cChampion$d1908-1935 210 0# $aParis$cKlincksieck$d1938-1974 210 1# $aParis$cPeeters$d1975- En 2006, la collection cesse de paraître (ce n’est pas vrai, en réalité). L’adresse devient : 210 ## $aParis$cChampion$d1908-2006 210 0# $aParis$cChampion$d1908-1935 210 0# $aParis$cKlincksieck$d1938-1974 210 1# $aParis$cPeeters$d1975-2006 215 : Collation $d suffit (taille) pour un texte imprimé si chaque livraison est en un volume. Sinon préciser ici le nombre de volumes. Dans le cas d’une publication sur un support particulier, le préciser en $a, 215 $a1 disque optique numérique (cédérom)$d12 cm 215 $aclasseur (publication à feuillets mobiles)$d28 cm 301 : Note sur la numérotation ISSN 301 $aDemande de numérotation ISSN en cours le AAAA-MM-JJ par le CR XX (identifiant Cidemis : xxxx) En cas de refus de numérotation, elle est mise à jour par l’application comme suit : 301 $aDemande de numérotation ISSN refusée le [date] : [motif donné par ISSN] (identifiant Cidemis : xxxx) Cette zone est ajoutée / supprimée / modifiée automatiquement dès validation dans CIDEMIS. NB : Cette zone peut également être saisie manuellement pour indiquer une information sur l’ISSN : 301 $aXXXX-XXXX : ISSN trouvé sur la publication 306 : Note sur l ‘adresse A n’utiliser qu’au cas où on n’est pas en mesure d’utiliser les nouvelles possibilités de 210. 306 $aPendant la période 1980-2005, la collection a été publiée par un grand nombre d’éditeurs divers 326 : Note sur la périodicité Obligatoire. La plus ancienne doit correspondre à ce qui est indiqué en 110 $b. Pour les collections : 326 $aCollection

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Dès que la périodicité change, on doit trouver ici l’historique des périodicités de la plus récente à la plus ancienne : 326 $a Trimestrielle $b 2002- 326 $a Mensuelle $b 2000-2001 326 $a Trimestrielle $b 1998-1999 Pour une PS ayant en zone 100 $a1998$d1998-… et en 110 $bg (trimestrielle à l’origine, puis mensuelle, puis à nouveau trimestrielle). 4XX (sauf 424/425) : Liens Si on a les éléments, on crée la notice à lier (demande de num.) ou on la trouve dans Sudoc (demande de corr.) : 4XX $0[ppn de la notice à lier] Si on connaît le titre lié, et si la notice n’existe pas et si on n’a pas les éléments pour la créer, 4XX $t@[Titre lié] 424 /425 : est mis à jour par / met à jour Ces liens (les seuls dans une PS) ne sont pas mis à jour par ISSN. 425 (met à jour) peut pointer sur une notice de monographie ou sur une notice de ps. Ces zones ne doivent plus être utilisées pour des notices n’ayant pas encore d’ISSN. Ces publications à feuillets mobiles seront traitées en une seule notice (Ab) : volume de base + mise(s) à jour + bulletin(s) d’actualité (s’il est spécifique à la PFM). 530 : Titre clé Le titre clé est constitué de 1 ou 2 éléments : La partie principale (qui peut être la seule) en $a, et l’élément additionnel (facultatif) en $b. Indicateur 1 = 0, si et seulement si le contenu de 530 $a et exactement semblable au contenu de 200 $a (et s’il n’y a pas de $b en 530). Dans tous les autres cas, c’est « 1 ». Depuis fin 2003, on construit avec un ou deux éléments : Soit 530 0 $a @[Titre], si Titre clé = 200 $a ; 530 1# $a @[Titre], si Titre clé = 200 $a $h $i Soit 530 1 $a @[Titre] $b [élément additionnel] L’élément additionnel peut être une collectivité si on a un terme générique en titre propre 530 1 $a @Bulletin $b Abes ou une date, une ville, un éditeur, un médium, une édition particulière, un type de document,… ou une combinaison de plusieurs de ces éléments séparés par [point espace] 530 1 $a @Bulletin $b Abes. 1999 530 1 $a @Bulletin $b Abes. 1999. Online 530 1 $a @Bulletin $b Abes. 1999. Online. Ed. française NB : On ajoute un élément additionnel lorsque le $a existe déjà dans la base comme titre clé (ou pseudo titre clé). Très important : Le titre clé est unique, et en écriture latine. Si cette zone est doublée (et elle peut l’être), la version en écriture originale (non-latine) n’est pas le titre clé, mais la forme en écriture originale du titre clé. 60X : Indexation matière Comme n’importe quel document, avec une subdivision de forme $x[Périodiques] pour les « périodiques » ou $x[Collections de monographies] pour les collections. 702 : Personne physique / responsabilité secondaire Nom du directeur de publication (le plus souvent) 702 φ1 $3 [ppn] $4 651 710/711 : Collectivité auteur, responsabilité principale (automatique, pour tous les TC $aTerme générique $bCollectivité) 710 02$a@[collectivité] $4 070 711 02$a@[collectivité] $4 070 NB : Ind. 2 = 1, si le $a est un nom « géographique ». 710 01 $a @France $b Ministère du loisir $4 070

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712 : Collectivité auteur, responsabilité secondaire $4 070 interdit ici. $4 340 possible 802 : Code du centre ISSN (responsable de la notice) Zone remplie exclusivement par chargement (ou import Z39.50). NB : Le centre qui se trouve ici est celui qui gère la notice aujourd’hui. Pour une publication ayant paru entre à Vienne entre 1880 et 1980, puis à Hamburg depuis 1981, ce sera le centre allemand. NB : Dans certaines notices d’origine BN-Opale, on trouve des 802 $aXX qu’il convient de supprimer 830 : Note de catalogage 830 $aDemande de correction ISSN en cours pour la zone xxx par le CR XX (identifiant Cidemis : xxxx) NB : Cette zone est ajoutée et supprimée automatiquement par CIDEMIS dès validation. En cas de refus de numérotation, elle est transformée par l’application comme suit : 830 ##$aDemande de correction ISSN refusée pour la zone xxx le aaaa-mm-jj. Raison refus: [motif donné par ISSN] (identifiant Cidemis : xxxx) NB : Cette zone est répétée si plusieurs corrections sont demandées. 856 : Adresse électronique Pour les seuls documents en ligne Si on veut simplement indiquer un site sur lequel on trouve la table des matières de chaque numéro de la publication : utiliser une zone de note [choisir 3XX selon l’objet de la note] : 3XX $a Texte $u URI. Par exemple, 300 $a Sommaire de chaque numéro à l’adresse $uhttp//www.abes.fr$2abes NB : 300, parce que la zone 359 « table des matières = sommaire » est exclusivement réservée à l’indication dans la notice d’une table des matières en « format structuré » [utilisation de $b $c $d…,sauf $u $2]. Si on a accès à tout le document sans restriction : utiliser 856 Si on a accès à tout le document avec authentification : utiliser E856 RAPPEL : demandes de correction ISSN exclusivement sur les zones suivantes : 011 : Numéro ISSN [demande d’annulation ou ajout d’un ISSN annulé pour une demande d’annulation liée] 100 : Dates de publication (corrections possibles sur l’indicateur 1, sur $a ou $b) 102 : Code pays correspondant à l’éditeur courant : demande de correction chaque fois que l’adresse passe dans un autre pays. 104 : Seule demande de correction autorisée sur cette zone $d [alphabet du titre] 110 : $a [type de publication] 210 indicateur 1 =φ » : $a (ville) $c (éditeur) et $d exclusivement [adresse de départ ]. Les autres sous-zones ne doivent jamais donner lieu à des demandes de correction ISSN. De même, les changements d’éditeurs (ind. 1 = «0 » ou « 1 ») ne doivent jamais donner lieu à des demandes de correction ISSN. 4XX (sauf 424/425 et 46X) Liens : Une demande de correction en 4XX suppose obligatoirement l’existence d’une notice liée (donc la présence d’un $0[ppn] dans la 4XX). 530 Titre clé : Une demande de correction du titre clé suppose une « mauvaise orthographe ». C’est le seul cas . Rappel : On ne demande jamais de correction ISSN pour des questions de translittérations [elles ne suivent pas les règles françaises et c’est normal]. Il en va de même pour les titres chinois [ISSN ne désagrège pas]. La version en écriture originale du titre clé (si elle n’est pas en écriture latine) ne doit jamais faire l’objet d’une demande de correction. 531 Titre abrégé : Une demande de correction du titre clé suppose une « mauvaise orthographe ». C’est le seul cas .

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MEMENTO 3

Spécificité du format « CR » des données d’exemplaire

Le centre régional travaille dans un format particulier qui n’est pas le format Sudoc des autres établissements déployés. Ce format est plus simple, certes (3 zones seulement), mais ne peut se travailler qu’en mode expert ou avec script-utilisateur. Etiquettes du format Unimarc Sudoc à utiliser : Au lieu de : 930 � utiliser CXX (localisation et cote)

955 � utiliser EXX (états de collection) 959 � utiliser LXX (états de lacunes) 999 � utiliser TXX

Particularités du catalogage Un seul exemplaire par RCR Plusieurs occurrences possibles par exemplaire Zones principales : eXX Numéro de l’exemplaire et clé de sélection Pour les exemplaires existants, on garde le numéro. Pour les exemplaires à créer, on prend le numéro suivant (aff s, ou aff unm), ou éventuellement, les numéros manquants [si on a e01, e03, on prendra e02 avant e04] Chaque CR a droit à 99 exemplaires pour tous ses établissements, un seul exemplaire par établissement. Deux sous-zones : $a [date], elle se met automatiquement, ou contient une date issue de la reprise (de création de l’exemplaire dans CCNPS). $b [clé de sélection ] 8 positions utilisables. Pour les CR, sauf exceptions, on en utilisera deux, la première = x pour les exemplaires créés dans Sudoc [r pour les exemplaires « reprises »] la deuxième = F pour les collections fermées, ou O pour les abonnements en cours (collections ouvertes).

e01 $bx[O ou F ] en position 2 C01 ##$bRCR$acote$jcode PEB E01 41$a1985$k1988$0[φ]$a1990- L01 ##$e2-9$a1987$0[φ]$e1-5,9,12$a1988 $0[φ] : séparateur de séquence [saisie du « blanc » obligatoire] $5[φ] : années de recouvrement [saisie du « blanc » obligatoire] $1 : délai de conservation En fin de E01 [concernent toute l ’occurrence de l ’état de coll.] $4 : commentaires $7 : lac. XX% (19xx-19xx) [la ou les périodes à préciser ici, sauf si la mention de lacune s ’applique à tout E01] POUR UNE INFORMATION STRUCTUREE DES LACUNES : SAISIR L’INFORMATION DISPONIBLE EN ZONE LXX

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Si on trouve là un I (inconnu) issu de la reprise, il convient de le remplacer par O ou F. NB : Cette deuxième position doit être soit systématiquement remplie pour tous les exemplaires du RCR, soit systématiquement omise pour tous les exemplaires du RCR, sinon elle ne sert à rien. Si elle est remplie, elle permet de fabriquer un catalogue des abonnements en cours, par exemple (che rbc [rcr] et sel ##O ?) CXX Localisation et cote Les sous-zones principales sont au nombre de trois. Pour les autres, voir GM (Zone 930). Dans cet ordre : $b [rcr de l’établissement pour lequel on fait l’exemplaire] obligatoire Très important : cette sous-zone n’est pas contrôlée, et il convient donc d’être extrêmement attentif à ce qui est saisi là. $z [Code du Plan de conservation partagée] (Facultatif) $a [cote] facultative $j [code peb ] obligatoire, même si le système ne le dit pas =f [disponible sous forme de reproduction pour le peb, le plus souvent ; autres valeurs, voir GM]. Attention à ce que l’on indique pour les publications en ligne (qui doit correspondre au contrat signé avec le fournisseur). EXX Etat de collection indicateurs : 41 obligatoires (cela signifie état de collection détaillé, forme compacte = règle Sudoc) Sous-zones s’excluant mutuellement : Soit le périodique n’est conservé que pendant une durée déterminée (un jour, 2 semaines, 6 mois, 5 années), et on utilise $1 [un ou deux chiffres + J S M ou A], Soit il est conservé entre deux (ou à partir d’une) dates identifiées , et on utilise $f $d $e $b $c $a - $p $n $o $l $m $k dans cet ordre.

Une séquence

Intitulé

Groupe de début

Groupe de fin

indication $f $p

volume $d $n

numéro $e $o

jour $b $l

mois $c $m

année $a $k

Pour bien comprendre la structure pour ce deuxième cas, on utilisera ci-dessous le terme « séquence » pour désigner une période pour laquelle la collection est complète (ou en cours), chaque séquence pouvant être décomposée en « groupe début » (pour indiquer à quelle date commence la collection), et « groupe fin » (pour indiquer à quelle date se termine la collection, dans la « séquence », s’il y a lieu). Règle 1 : Chaque séquence est séparée de la suivante par $0[φ] « dollar zéro espace » Règle 2 : Chaque séquence est composée soit de groupe début groupe fin, soit de groupe début [tiret] Règle 3 : Le tiret exclut toute nouvelle séquence (ou groupe)

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Exemples : La collection va de n.4, vol. 5 , 1933 à n. 7, vol. 18, 1955, puis s’interrompt jusqu’en 1970, et reprend au n. 1 du vol. 34, 1971 et est en cours. E01 41 $d 5 $e 4 $a 1933 $n 18 $o 7 $k 1955 $0[φ] $d 34 $e 1 $a 1971 – La collection va de n.1, 1993 à n.12, 1993, puis reprend à n.14, 1994 jusqu’à n.96, 2000, s’interrompt, et reprend au n. 121, 2003. Elle est en cours. E01 41 $e 1 $a 1993 $o 12 $k 1993 $0[φ] $e 14 $a 1994 $o 96 $k 2000 $0[φ] $e 121 $a 2003 - Question des numéros doubles : La collection va de n.1/2, 1993 à n 18/19, 1998, puis s’interrompt, et s’arrête avec le n.56/57 de 2002. E01 41 $e 1 $a 1933 $o 19 $k 1998 $0[φ] $e 56 $a 2002 $o 57 $k 2002 Double numérotation : Il y a double numérotation soit parce que l’année de publication est différente de l’année de recouvrement (une publication paraît en 2001 avec des textes réunis et écrits en 2000), soit parce que l’année annoncée dans le titre est différente de l’année de publication (Quid 2005 paraît en 2004). Règle 1 : les informations de base seront les dates de publications : 2001 = 2000 ; 2004 = 2005. Règle 2 : la double numérotation est indiquée par deux séquences (ou groupes) séparés par $5[φ] « dollar cinq espace » [un seul $5 par séquence]. Règle 3 : De chaque côté de $5, on doit trouver un ensemble de sous-zone équivalent (date publication toujours à gauche) Exemples : La revue paraît l’année suivante et on conserve 2001-2002 = 2000-2001 ; 2004=2003- E01 41 $a 2001 $k 2002 $5[φ] $a 2000 $k 2001 $0[φ] $a 2004 $5[φ] $a 2003 - Double num. complexe On conserve 1, 2000 = 12, 1998 jusqu’à 12, 2000 = 11 ; 1999 ; puis 25, 2002 = 1, 2001. E01 41 $e 1 $a 2000 $o 12 $k 2000 $5[φ] $e 12 $a 1998 $o 11 $k 1999 $0[φ] $e 25 $a 2002 $5[φ] $e 1 $a 2001 Informations générales sur l’état de collection Deux sortes d’infos : les commentaires ($4) et les lacunes ($7) . Ces infos concernant tout l’état de collection, il peut être utile, en particulier pour les lacunes de préciser à quelle séquence elles s’appliquent. Exemples 955 41 $a 1999 $k 2000 $0[φ] $a 2002 $k 2003 $0[φ] $a 2005 - $4 L’année 1999 est sur micro fiche $7 Lacunes 10 % (2002-2003) Autres infos sur cette zone, voir GM zone 955. 959 / LXX Etat des lacunes A NOTER : La zone de la 959 / LXX ne remet pas en question l’usage de la 955$7 / LXX$7 ainsi en cas d’information de lacunes sommaires et générales. Pour une information détaillée et complète des lacunes, la zone 959 sera recommandée. VOIR LES CONSIGNES dans le GM : http://documentation.abes.fr/sudoc/regles/DonneesExemplaires/ReglesDE_PublicationsEnSerie.htm#SaisieLacunes

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Description de la zone ZONE Ind1 Ind2 $ O/F R/NR Contenu 959 # # F NR Etat des lacunes des publications en série d F R Volume e F R Numéro f F R Série (niveau suppl. dans la numérotation, Ne

pas confondre avec "hors-série") b F R Jour c F R Mois a O R Année h F R Information additionnelle sur la numérotation de

la livraison manquante i F R Information additionnelle sur le contenu de la

livraison manquante g F R Commentaire sur la livraison manquante 0 F R Séparateur de séquence 4 F R Commentaire général sur l'ensemble des

lacunes (affichée en fin de zone)

Détail des sous-zones $a Année de début On indique dans cette sous-zone l'année de la lacune. Les formes autorisées sont : AAAA ou AAAA/AA, soit par exemple 1995 ou 1996/97 à l'exclusion de toute autre forme. Remarque 1 : cette sous-zone est obligatoire. Remarque 2 : dans le cas de volumes couvrant plusieurs années et franchissant le siècle, on saisira par exemple 1999/00. $b Jour On indique dans cette sous-zone le jour SOUS FORME NUMERIQUE du numéro de la lacune. La forme autorisée est : JJ où JJ est un chiffre ou un nombre compris entre 01 et 31. $c Mois On indique dans cette sous-zone, sous forme abrégée et en minuscules, le mois de la livraison manquante. Les formes autorisées sont : jan (pour janvier) / fev (pour février) / mar (pour mars) / avr (pour avril) / mai / jun (pour juin) / jul (pour juillet) / aou (pour août) / sep (pour septembre) / oct (pour octobre) / nov (pour novembre) / dec (pour décembre). De 01 à 12. Remarque pour les sous-zones $a à $c : les dates présentées dans d'autres formes que le calendrier grégorien doivent être transcrites dans les sous-zones $a à $c selon la forme appropriée ; elles pourront éventuellement être mentionnées sous la forme originale dans la sous-zone $4.

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$d Volume On indique dans cette sous-zone le numéro du volume la livraison manquante. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres. Remarque : Les mentions "num", "vol", "tome", etc. sont interdites, puisque la place de la mention dans la description suffit à désigner sa "fonction", comme indiqué plus haut. $e Numéro de début On indique dans cette sous-zone le numéro la livraison manquante. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres. Exemples et contraintes de saisie Pour signaler qu'on a pour lacune du numéro 1 au numéro 10 de 2002, on aura : 959 ##$e1-10$a2002 A l’export : 959 ##$e1,2,3,4, 5,6,7,8,9,10$a2002$r… Pour signaler qu'on a pour lacune du numéro 1 au numéro 10 puis les numéros 15, 16 et 22 de 2002, on aura : 959 ##$e1-10,15,16,22$a2002 A l’export : 959 ##$e1,2,3,4, 5,6,7,8,9,10,15,16,22$a2002$r… Pour signaler qu'on a pour lacune du volume 1 au numéro 10 de 2002, on aura : 959 ##$d1-10$a2002 A l’export : 959 ##$d1,2,3,4, 5,6,7,8,9,10$a2002$r… Pour signaler qu'on a pour lacune du volume 1 au volume 10 puis les volumes 15, 16 et 22 de 2002, on aura : 959 ##$d1-10,15,16,22$a2002 A l’export : 959 ##$d1,2,3,4, 5,6,7,8,9,10,15,16,22$a2002$r… ATTENTION Renseigner des intervalles de numéro et de volume ne permet plus d’appareiller les informations entre elles : 959 ##$d1-3$e1-4,9 $a2002 Il est recommandé d’utiliser les caractères – [tiret] et , [virgule] de façon unique soit en $d, soit en e, soit en $f soit en $h $f Série Série (niveau suppl. dans la numérotation, ne pas confondre avec "hors-série") On indique dans cette sous-zone le numéro série la livraison manquante. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres. $g Commentaire sur la livraison manquante $h Information additionnelle sur la numérotation de la livraison : supplément, hors série, n° spécial, ... On indique dans cette sous-zone le numéro additionnel disponible de la livraison manquante. Le contenu doit se limiter à des chiffres ou à des nombres.

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MEMENTO

Participer au réseau Sudoc : Sources d’information p.01

Catalogage niveau bibliographique p.05

Spécificités du format CR des données d’exemplaires p.10

Principales commandes WinIBW p.18

Règles de dédoublonnage p.21

Articulation entre saisie des états de collection en 955/E01 et saisie des lacunes en 959/L01

p.22


$i Information additionnelle sur le contenu de la livraison : bibliographie, index, annexe, lexique, ... On indique dans cette sous-zone une information additionnelle disponible sur la nature ou le contenu de la livraison manquante. A noter : la saisie doit respectée la casse : les accents sont proscrits. Liste de termes contrôlés : Annexe Annuaire Bibliographie Carte Dictionnaire Fascicule Hors serie Illustration Index Lexique Manuel Notes Numero special Objet Supplement $4 Commentaire général sur l'ensemble des lacunes Cette sous-zone permet d'introduire tout commentaire souhaité sur l’ensemble des lacunes signalées et qui ne peut trouver place dans une autre zone ou sous-zone. $0 Séparateur de lacune Ce code de sous-zone doit être utilisé suivi d’un espace pour déclarer de nouvelles informations de lacune.

959 $d1-10,15,16,22$a2002$0 $d1-10,15,16,22$a2004$0 $d2$e7$b16$c06$a2007 Modes d’affichage Saisie Unimarc 959 ##$d4$e6$b05$cnov$a2000$0 $d8$e4-8,5,6$f25$b07$c12$a2003$h8$iFascicule$gCommentaire 1 sequence$0 $d9$e6-14$a2004$h66$iLexique$gCommentaire 2 sequence$4Commentaire sur l’ensemble des lacunes A l’Export 959 $5341720001:472084100$d4$e6$b05$cnov$a2000$0 $d8$e4,5,6,7,8$f25$b07$c12$a2003$h8$iFascicule$gCommentaire 1 sequence$0 $d9$e6,7,8,9,10,11,12,13,14$a2004$h66$iLexique$gCommentaire 2 séquence$4Commentaire sur ensemble des lacunes$rvol. 4 n°6 (05-nov-2000) ; vol. 8 n°4-8,5,6 série 25 (07-dec-2003) – n°ad. 8 – Fascicule [Commentaire 1 séquence] ; vol. 9 n°6-14 (2004) - n°ad. 66 - Lexique [Commentaire 2 séquence] [Commentaire sur ensemble des lacunes] Affichage public vol. 4 n°6 (05-nov-2000) ; vol. 8 n°4-8,5,6 série 25 (07-dec-2003) - n°ad. 8 - Fascicule [Commentaire 1 séquence] ; vol. 9 n°6-14 (2004) - n°ad. 66 - lexique [Commentaire 2 séquence] [Commentaire sur ensemble des lacunes]

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CXX / EXX / LXX : triplet « inséparable » (occurrences de l’exemplaire) Inséparables veut dire qu’il doit impérativement y avoir autant de CXX que de EXX que de LXX dans un exemplaire. On peut avoir besoin de distinguer deux (ou plus) « parties » d’une collection, par exemple si une partie est en magasin avec une cote magasin et une autre partie en accès libre avec une cote accès libre. On fera autant de couples (ou de triplet si nous renseignons des informations de lacune en zone structurée LXX (dans un même exemplaire). Exemples : C01 $b 341725201 $a M 2004 $j f C02 $b 341725201 $a 300 ANC e $j f E01 41 $a 1990 $k 2000 E02 41 $1 4A L01 41 $e2-6$a1990 L02 41 $e5$a1997 Les occurrences peuvent également s’utiliser comme substituts de 956 (matériels d’accompagnement) et 957 (tables et index) C01 $b 341725201 $a Cote doc principal $j f C02 $b 341725201 $j u C03 $b 341725201 $j f E01 41 $a 1990 - E02 41 $a 2000 - $4 Cédéroms annuels E03 41 $a 2000 $5[φ] $a 1990/99- $4 Tables décennales E856 : URI (documents en ligne) Il peut s’agir d’une publication en accès libre ou en accès contrôlé. Pour plus de précision, voir Guide méthodologique : http://carmin.sudoc.abes.fr/cgi-bin/access/guide/regles/Catalogage/Regles_PubSer_en_ligne.htm Le signalement d’un Plan de conservation partagée La réunion annuelle des responsables de CR Sudoc-PS en 2007 a été l'occasion d’une prise de décision sur le signalement des PCP (ajouté dans le format des exemplaires) pour deux raisons : - que cette information soit visible dans le catalogue, - que les notices concernées puissent être facilement retrouvées et récupérées pour une réutilisation dans des bases spécifiques ou dans des catalogues. Les principes sont les suivants : En catalogage : nouvelle sous-zone ajoutée en CXX du "format CR" : $z pour "code du plan de conservation partagée". Cette sous-zone doit obligatoirement être placée avant $a (cote) dans le format [ou après $b $c $d $l $e ]. Elle contiendra un code qui sera introduit dans le système sur demande du responsable du plan de conservation partagée. Cette sous-zone ne peut être ajoutée ou modifiée qu'en mode expert . Pour la recherche : création d'un nouvel index : "PCP" = "Plan de conservation partagée " Dans WinIBW, la commande CHE PCP [code PCP] ne donnera comme résultat que les notices avec exemplaires de l'ILN contenant ce code. Dans l'interface publique, n'importe qui pourra chercher d'un coup toutes les notices avec exemplaires contenant ce code (quel que soit l'ILN concerné).

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Exemple : Plan de conservation partagée Aquitaine AFF unm (affichage professionnel) e01 $a30-03-99$brO C01 ##$b335222103$zPCAq$aPL 010196$jf E01 41$e1$a1998- L01 ##$e10$a1999 AFF u (affichage public)

Bibliothèque : BORDEAUX3-BU Lettres-Pessac

Plan de conservation partagée : Aquitaine

Accessibilité : Disponible sous forme de reproduction pour le PEB

Etat de collection: Etat des lacunes :

no. 1 (1998) -.... no. 10 (1999)

Cote : PL 010196

Dernier point : Les codes et les intitulés en clair correspondant sont autorisés dans le système par l'Abes. Il sont choisis par le correspondant plan de conservation partagée dans le Sudoc.

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MEMENTO 4 : Les principales commandes WinIBW

Voir :

• Bouton AIDE de WinIBW (classement alphabétique des noms de commande) • Guide méthodologique (commande F1) • Manuel du Responsable de Centre Régional

GESTION DES UTILISATEURS

• Identifiants

Afficher AFF USA Données de l’identifiant avec lequel vous êtes connecté à WinIBW

AFF USA <identifiant> Données de l’identifiant

AFF USA BIB Liste de tous les utilisateurs pour votre centre régional

Pour Créer ou Modifier un identifiant

Ecrire au guichet ABESstp (Application Sudoc Pro)

• Mot de passe

Modifier MOD MOT Changer son propre mot de passe

MOD MOT <identifiant> Changer le mot de passe de l’identifiant demandé

• Habilitations des Groupes

Afficher AFF HAB Visualiser les habilitations de son propre groupe

AFF HAB <identifiant> Visualiser les habilitations d’un identifiant de son ILN

AFF HAB <nom du groupe>

Visualiser les habilitations d’un groupe

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GESTION DES BIBLIOTHEQUES

• Index de recherche des notices RCR

index de recherche des notices RCR

CHE RCR <n°RCR > Affiche la notice RCR demandée

CHE ILN <n°ILN> Affiche la liste des notices descriptives des RCR rattachées à cet ILN

CHE MNO Nom de l’établissement

CHE VIL Ville

CHE DEP Département

CHE SPE Spécialité de l’établissement (Dewey)

CHE DOM Domaine de l’établissement (Rameau)

CHE REG Centre régional (code)

CHE MOR Organisme de rattachement

index de recherche des catalogues par RCR

CHE RBC <n°RCR> (tno t ; che rbc <RCR> = listes des périodiques de la bibliothèque)

Affiche la liste des notices localisées pour cet RCR

• Format d’affichage des notices RCR

Affichage AFF U Affichage de la notice RCR en format « grand public »

AFF UNM Affichage de la notice RCR en format de « catalogage »

• Commande de création d’une notice RCR

Créer CRE E Données codées désactivées ! !

- Par Copie F5 Copie une notice de RCR dans une nouvelle fenêtre de création de notice

- Par script -utilisateur CAT_CreerNoticeRCR Inscrit les zones et sous-zones du format avec les libellés

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• Paramétrage général des bibliothèques en central (géré par l’ABES)

Afficher AFF BIB

Affiche le profil général du RCR de rattachement de l’identifiant (paramétrage de la bibliothèque)

CONTROLE DE LA BASE (outil de suivi de l’activité de catalogage)

• Affichage des mises à jour (création, modification, suppression de notices)

Mises à jour sur les notices bibliographiques

SEL MIS DEP <JJ -MM-AAAA> par <ILN> tno t

Interventions de l’établissement (ILN) sur les notices bibliographiques et exemplaires (avec l’indication des n°RCR)

Création de notices d’exemplaires

CHE SEL AUJ ou CHE SEL <JJ-MM-AAAA> JUS <JJ-MM-AAAA>

Notices d’exemplaire créés dans la période par l’ ILN

Liste des notices créées CHE CRN <RCR> CHE CRN <RCR>JJMMAA

Lot de notices créées par un RCR de son ILN Lot de notices créées par un RCR de son ILN un jour précis

Liste des notices modifiées

CHE MRN <RCR> CHE MRN <RCR>JJMMAA

Lot de notices modifiées par un RCR de son ILN Lot de notices modifiées par un RCR de son ILN un jour précis

• Affichage de listes (analyse de lot de notices : conformité catalogage)

Affichage liste de zones AFF Kzone AFF Kzone:zone :zone

Sur une liste de notices : on affiche les zones demandées

Affichage des données d’exemplaire

Aff unm / unma format de catalogage

AFF s liste des exemplaires :cliquer pour modifier

AFF ob AFF oj

Vue des états de collection classés par bibliothèque ou par année

AFF u Affichage public (libellé)

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MEMENTO 5 : Règles de dédoublonnage

Vous êtes, en tant que responsables de CR, dotés d’un login dit de « dédoublonneur » que vous utiliserez systématiquement si vous êtes amenés à effectuer un dédoublonnage pour un des centres de ressources de votre réseau. Cette démarche répond à un besoin de traçabilité des interventions, notamment dans le cadre d’une bonification pour l’activité de dédoublonnage.

Vous trouverez dans Le Guide méthodologique les conditions de dédoublonnage propres aux CR :

Tableau récapitulatif

avec ISSN valide(avec 035 ISSN +

802)

avec ISSN non valide

(pas de 035 ISSN ni 802)

sans ISSN (avec 301)

sans ISSN (ni 301)

multiécritures

avec ISSN valide(avec 035 ISSN +

802)ABES CR ABES ILN ABES

avec ISSN non valide

(pas de 035 ISSN ni 802)

CR ILN CR ILN ABES

sans ISSN (avec 301)

ABES CR CR CR ABES

sans ISSN (ni 301) ILN ILN CR ILN ABES

multiécritures ABES ABES ABES ABES ABES

ILNCR

ABES

Notice 1

Not

ice

2

Rappel : une notice ISSN est dite valide lorsqu'elle comporte les zones 035 et 802 provenant du registre ISSN

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MEMENTO 6 : Articulation entre saisie des états de collection en 955/E01

et saisie des lacunes en 959/L01 Consignes et exemples

La loi générale :

L'association des deux zones Etat de collection (955 Sudoc/E01 Sudoc-PS) et Etat des lacunes (959

Sudoc/L01 Sudoc_PS) doit rendre compte le plus parfaitement possible de la disponibilité du

document signalé.

En veillant particulièrement à éviter la redondance des informations saisies

- Si les lacunes sont dispersées et isolées : on privilégie la saisie de lacunes structurées dans l'état

des lacunes (959 Sudoc/L01 Sudoc-PS) et un état de collection succinct en 955/E01

Je possède le titre de 1895 à 1939 avec comme années manquantes 1901, 1913, 1927 et 1935 :

955/E01 41 $a1895k1939 $7Lacunes

959/L01 ## $a1901$0 $a1913$0 $a1927$0 $a1935

Je possède le titre du numéro 50 de mars 1845 au numéro 3207 de décembre 1942 avec comme

numéros manquants :

- numéro 77 de janvier 1852

- numéro 145 de décembre 1868

- numéro 2597 d’avril 1940

955/E01 41 $e50$cmar$a1845$o3207$mdec$k1942 $7Lacunes

959/L01 ## $e77$cjan$a1852$0 $e145$cdec$a1868$0 $e2597$cavr $a1940 2

- Si la rupture de collection est longue avec des numéros consécutifs : on privilégie la saisie de

multiples séquences (construites avec un groupe de début et un groupe de fin) dans l'état de

collection, séparées par le séparateur $0 + espace

Je possède le titre de 1895 à 1899, de 1905 à 1917, de 1923 à 1939 puis de 1945 à aujourd’hui :

955/E01 41 $a1895$k1899$0 $a1905$k1917$0 $a1923$k1939$0 $a1945- $7Lacunes

Je possède le titre du numéro 50 de mars 1845 au numéro 3207 de décembre 1942 puis du numéro

5472 de juin 1963 au numéro 8637 d’août 1998 :

955/E01 41 $e50$cmar$a1845$o3207$mdec$k1942$0 $e5472$cjun$a1963$o8637$maou$k1998

$7Lacunes

- Si les lacunes sont successivement dispersées et groupées : on combine les deux solutions ci-dessus

Je possède le titre de 1895 à 1988 avec comme années manquantes 1901, 1913, 1927, 1935, 1953 à

1965, 1970, 1973 à 1979 :

955/E01 41 $a1895k1952$0 $a1966$k1972$0 $a1980$k1988 $7Lacunes

959/L01 ## $a1901$0 $a1913$0 $a1927$0 $a1935$0 $a1970 3

Je possède le titre du numéro 50 de mars 1845 au numéro 3207 de décembre 1942 avec comme

numéros manquants :

- numéro 77 de janvier 1852

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- numéro 145 de décembre 1868

- du numéro 325 de janvier 1887 au numéro 1542 de mai 1926

- du numéro 2597d’avril 1940 au numéro 3201 de novembre 1940

955/E01 41 $e50$cmar$a1845$o324$mjan$k1887$0 $e1543$cmai$a1926$o3207$mdec$k1942

$7Lacunes

959/L01 ## $e77$cjan$a1852$0 $e145$cdec$a1868$0 $e2597-3201 $a1940

Dans tous les cas de figure il faut impérativement renseigner le 955/E01$7 (« Lacunes ») qui informe

d'un état lacunaire de la collection sans communiquer le détail de ces lacunes :

• La zone 955$7 sert à indiquer que la collection est lacunaire. C'est un élément qui donne un

renseignement, une information d'ordre général sur le titre.

• La zone 959, elle, sert à indiquer précisément le détail des lacunes. Cette zone peut être analysée

et exploitée informatiquement, puisqu'elle est spécifique et structurée.

955$7 informe que la collection est lacunaire,

959 décrit et détaille quelles sont ces lacunes.

Nota Bene :

Le maintient d'un $7 est nécessaire puisque sa présence est analysée par certaines applications de

l'ABES :

- SUPEB, pour la hiérarchisation des fournisseurs (SUPEB ne prend pas en compte la 959) ;

- Périscope, qui analyse la présence d'un $7 pour afficher en jaune un titre lacunaire. 4

La pertinence du choix à retenir est confiée à l'analyse du catalogueur car chaque situation doit poser

un minimum de réflexion au cas par cas.

Le meilleur signalement en combinaison des deux zones doit ainsi être trouvé.

Il est interdit de signaler des lacunes en E316.

S’agit-il d’une première localisation ?

Je signale mes états de collections et mes lacunes de manière la plus précise possible en respectant

les consignes ci-dessus.

Dans le cas d’une reprise des états de collection :

Etats de collection minimaux : je les complète à l’aide de séquences (groupe de début + groupe de

fin) et/ou grâce à l’ajout d’une 959/L01 :

Je possède le titre X, mensuel, de 1945 (dès le 1er numéro de janvier) à aujourd’hui, avec comme

numéros manquants le 24 de mai 1960, du 50 de avril 1974 au 68 de janvier 1980, le 84 de

septembre 1995 :

Mes états de collection aujourd’hui dans le Sudoc :

955/E01 41 $e1$cjan$a1945- $7Lac. 5%

Reprise des états de collection et signalement des lacunes :

955/E01 41 $e1$cjan$a1945$o49$mmar$k1974$0 $e69$cfev$a1980- $7Lacunes

959/L01 ## $e24$cmai$a1960$0 $e84$csep$a1995 5

Nota Bene : dans le cas où les états de collection sont déjà détaillés, il n’est pas nécessaire de les

modifier :

23


Exemple trouvé dans le Sudoc (ne pas modifier) :

955/ 01 41 $e1 $a1992 $o162 $maou $k1995 $0 $e164 $caou $a1995 $o355 $mavr $k1999 $0 $e357

$cavr $a1999 $o367 $mjun $k1999 $0 $e369 $cjul $a1999-

Ce qu’il convient de faire à l’avenir :

955/ 01 41 e1 $a1992 – $7Lacunes

959/L01 e163 caou $a1995$0 e356 cmar $a1999$0 e368 cjul $a1999

Dans le cas d’une reprise des lacunes en E316 ou en 955$7

Je signale mes états de collections et mes lacunes de manière la plus précise possible en respectant

les consignes ci-dessus.

Je possède le titre Y, annuel, de 1846 à 1953, avec comme années manquantes 1852, 1857 à 1869,

1895, 1898, 1912 à 1936.

Mes états de collection aujourd’hui dans le Sudoc :

955/E01 41 $a1846$k1953- $7Lac. 30%

E316 ## $aAnnées manquantes : 1852, 1857 à 1869, 1895, 1898, 1912 à 1936

Reprise des états de collection et signalement des lacunes :

955/E01 41 $a1846$k1856$0 $a1870$k1911$0 $a1937$k1953 $7Lacunes

959/L01 ## $a1852$0 $a1895$0 $a1898 6

Question sur les intervalles possibles et les contraintes de saisies en 959/L01 (rappel consignes Guide

Méthodologique)

-Pas de séquences : pas de groupes de début et de groupes de fin. (ex. 1)

-Intervalles possibles à l’intérieur d’une année quand volumes OU numéros manquants se suivent.

Pas d’intervalles possibles à la fois sur numéros T sur volumes. (ex. 2)

-Pas d’intervalles possibles sur plusieurs années. (ex. 3)

-Pas d’intervalles possibles à l’intérieur d’une année quand jours ou mois manquants se suivent. (ex.

4 &5)

-Eviter d’introduire des incertitudes sur les dates : pas de ? ou de X (ex. 6)

-Pas de texte libre en 959 (ex. 7)

Ce qu’il ne faut pas faire :

1. 959/L01 ## $e50$cmar$a1925$o67$mdec$k1942

2. 959/L01 ## $d1-3$e1-4,9$a2002

3. 959/L01 ## $a1956-1978

4. 959/L01 ## $b2-9$cmar$a1956

5. 959/L01 ## $cjan-sep$a1867

6.959/L01## $e100,102,121,122,126,128,141,142,143,168,169,170,171,185,186,187,225,233 $a19XX

Préférer : 959$e100,102$a1962$0 $e121,122,126-128$a1964$0 $e141-143$a1966$0 $e168-

171$a1968$0 $e185,186$a1970$0 $e187$a1971$0 $e225$a1978$0 $e233$a1981

7. 959/L01 ## d67 e11 a1978 0 d68 e5 a1979 0 d69 e9 a1980 0 d70 $e6, 9 et n° suivants a1981 0 d71

e1-6 $a1982

Ce qu’il est possible de faire (pour des quotidiens notamment) :

959/L01 ## $cmar$a1956$g02 au 09 mars 1956

959/L01 ## $cdec$a1888$g22-31 décembre$0 $cjan$a1889$g01-12 janvier

959/L01 ## $cjun$a1889$0 $cjul$a1889$0 $caou$a1889$g01-04 7

24


Des exemples en fonction de la périodicité

Annuel : je possède le titre Y, annuel, de 1846 à 1953, avec comme années manquantes 1852, 1857 à

1869, 1895, 1898, 1912 à 1936 :

955/E01 41 $a1846$k1856$0 $a1870$k1911$0 $a1937$k1953 $7Lacunes

959/L01 ## $a1852$0 $a1895$0 $a1898

Mensuel : je possède le titre K, mensuel, du n°363 de 2008 au n°439 de 2014, avec comme lacunes le

n°375 de l’année 2009 et les numéros 380, 381, 382, 383 de 2010 :

955/ 01 41 $e363 $a2008 $o439 $k2014$7Lacunes

959/L01 e375 $a2009$0 e380-383 $a2010

Hebdo : je possède le titre (PPN : 037965158), hebdomadaire, du numéro 20 de 1976 au numéro 26

de 1977, avec comme lacunes les numéros suivants : 21 à 67, 69 à 75, 77 à 80, 83 à 88, 90 à 97, 99 et

100, 102 et 103 (1976) ; 1 et 2, 4, 8 et 9, 12 à 18, 20 et 21, 24 et 25 (1977) :

955/E01 41 $e20 $a1976 $o104 $k1976 $0 $e3 $a1977 $o26 $k1977 $7Lacunes

959 $e21-67,69-75,77-80, 83-88,90-97,99,100,102,103 $a1976 $0 $e4, 8, 9, 12-18, 20, 21, 24, 25

$a1977

Quotidien : je possède le titre H (PPN 136589464) du 3 novembre 1888 au 31 décembre 1895 avec

pour lacunes les numéros suivants : du 22 déc. 1888 au 12 janvier 1889, du 1er juin au 4 août 1889,

du 6 au 13 janvier 1894 :

955/ 01 41 $b3 $cnov $a1888$l31$mmai1889 $0 $b05$caou$a1889$l31$mdec$k1895$7Lacunes

959/L01 ## $cdec$a1888$g22-31 décembre$0 $cjan$a1889$g01-12 janvier$0 $cjan$a1894$g 06-13

janvier 8

Articulation états de collections/lacunes/état de publication

Les lacunes ne sont signalées que sur la période couverte par l’abonnement ou l’état de collection.

Exemples :

Un mensuel publié de 1925 à 1969, je possède les numéros suivants : du 23 de 1934 au 56 de 1939,

manque le n° 47 de 1938.

100 0# $a1925$b1969

207 0 $aN° 1 (1925)-N°236 (1969)

955/E01 41 $e23$a1934$o56$k1939$7Lacunes

959/L01 ## $e47$a1938

Un hebdomadaire publié de 1925 à aujourd’hui, auquel ma bibliothèque est abonnée depuis 1986,

avec comme lacune les numéros 453 de 1989, 685 de 1992, 798 de 1998 :

100 0# $a 1925$d1925-…

207 0 $aN° 1 (1925)-

955/E01 41 $a1986- $7Lacunes

959/L01 ## $e453$a1989$0 $e685$a1992$0 $e798$a1998

Cas pratique : des creux et des bosses

Principe :

On identifie les intervalles sur plusieurs années exprimés (en rouge) dans les lacunes et on les signale

en creux ($0 + espace) dans les états de collection.

Les numéros manquants sur la même année sont renseignés en zone de lacune (en couleurs), les

numéros isolés manquants sont en gris. 9

Informations disponibles actuelles

25


955/E01 41$e58$cmar$a1844$o5207$mdéc$k1942$4Tables annuelles 1843-1932 + index des noms

propres et géographiques de 1843 à 1932 - BIPFPIG$7Lacunes

E316 ##$an°80 (sept 1844) au n° 921 (sept 1860) = tomes 4 à 35 ; n°984 (janv. 1862 ) au n° 1035 (dec.

1862) = tomes 39 et 40 ; n° 1088 (janv.1864) au n°1140 (dec. 1864) = tomes 43 et 44 ; n°1662 (janv.

1875) au n° 2079 (dec. 1882) = tomes 65 à 80 ; n°2132 (janv. 1884) à 2157 (juin 1884) = tome 83 ;

n°2184 (janv. 1885) à 2209 (juin 1885) = tome 85 ; n° 2236 (janv. 1886) à 2313 (juin 1887) = tomes 87

à 89 ; n° 2627 à 2653 ( juil. à dec 1893) = tome 102 ; n° 2680 (juil 1894) au n° 2731 (juin 1895) = tome

104 et 105 ; n°3697 (janvier 1914) au n°3709 (mars 1914) = une partie du T. 143 et le T. 144 ; du n°

3711 (avril 1914) au n° 3715 (mai 1914) ; n°3717 (mai 1914) ; n°3724 ((juil. 1914) au n° 3741 (nov.

1914) ; n°3743 (nov. 1914) ; du n° 3826 (juil. 1916 au n° 3852 (dec. 1916) = T. 148 ; n°3905 (janv

1918) au n°3924 (mai 1918) ; n°3926 (1e juin 1918) au n°3930 (30 juin 1918) = T 151 ; du n°3957 (janv

1919) au n° 3981 (mai 1919) = une partie du T. 153 ; du n° 4009 (janv. 1920) au n° 4165 (dec. 1922) =

T. 155 à T 160 ; du n° 4192 (juil. 1923) au n° 4217 (juin 1923) = T.162 ; n° 4244 (juil. 1924) au n° 4269

(dec. 1924) = T. 164 ; n° 4348 (juil. 1926) au n° 4373 (dec. 1926) = T. 168 ; n°4913 (avril 1937) au n°

4930 (août 1937) = T. 197 ; du n°5104 (de janv. 1941) au n°5151 (nov.1941) ; du n° 5153 (13 dec.

1941) au n°5160 (janv. 1942) ; n°5181 (27 juin 1942) 10

Résolution / combinaison E01/L01

955/E0141$e58$cmar$a1844$o79$msep$k1844$0$e922$csep$a1860$o1661$mjan$k1875$0

e2080$cdec$a1882$o2235$mjan$k1886$0$e2314$cjuin$a1887$o2679$mjul$k1894$0

e2732$cjun$a1895$o4008$mjan$k1920$0$e4166$cdec$a1922$o5152$mdec$k1941$0

e5161$cjan$a1942$o5207$mdec$k1942

959/L01 ## $e984-1035$a1862$gT39-40$0 $e1088-1140$a1864$gT43-44$0 $e2132-2157 $a1884$0

$e2184-2209 $a1885$0 $e2627-2653 $a1893$0 $e3697-3709$a1914$0 $e3711-3715$a1914$0

$e3717$cmai$a1914$0 $e3724-3741$a1914$0 $e3743$cnov$a1914$0 $e3826-3852$a1916$0

$e3905-3924$a1918$0 $e3926-3930$cjun$a1918$0 $e3957-3981$a1919$0 $e4192-4217$a1923$0

$e4244-4269$a1924$0 $e4348-4373$a1926$0 $e4913-4930$a1937$0 $e5104-5151$a1941$0

$e5181$cjun$a1942$4Tomes manquants : 4-35, 65-80, 87-89, 104, 105, 155-160

Nota Bene : si vous souhaitez conserver l’information sur les tomes manquants, vous pouvez utiliser

en 959/L01

• le $g valable pour chaque séquence de lacunes : $e984-1035$a1862$gT39-40

• associé au $4 valable sur l’ensemble de la zone 959/L01

De la même manière, si vous souhaitez conserver l’information sur les mois manquants, pour chaque

séquence de lacunes :

• $e3724-3741$a1914$gJuillet à Novembre$0 $e3743$cnov$a1914$0 $e3826-3852$a1916$gJuillet à

Décembre$0 $e3905-3924$a1918$gJanvier à Mai$0 $e3926-3930$cjun$a1918

11

Pour en savoir plus :

Guide méthodologique :

• 955 : http://documentation.abes.fr/sudoc/formats/loc/zones/955.htm

• 959 : http://documentation.abes.fr/sudoc/formats/loc/zones/959.htm

Manuel format Sudoc-PS :

http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/ressources_continues/formatCRetatColl/index.html

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