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1 Matrice Rapport de dépense Catégorisation des dépenses et documentation à l'appui
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Matrice Rapport de dépenseCatégorisation des dépenses et documentation à l'appui
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Juillet 2018 – Confidentiel– Usage interne seulement
POS | Références Type de dépense Concur S’applique à Description de la catégorie Documents justificatifs requis
5.5.2 Choix de vol /
compagnie aérienneBILLETS AVION - DOMESTIQUE TOUS
Toutes les réservations de voyage doivent être
effectuées au moyen du service de voyage de
SNC-Lavalin.
À utiliser pour les coûts engagés lors de
déplacements dans son pays d’attache, comme les
frais pour les bagages supplémentaires, pour
modifier le vol, etc.
Reçus originaux pour les frais supplémentaires
et description des frais.
(Le billet du vol original réservé par le service
de voyages n’apparaîtra pas sur le rapport de
dépenses de l’employé.)
5.5.2 Choix de vol /
compagnie aérienneBILLETS AVION - INTERNATIONAL TOUS
Toutes les réservations de voyage doivent être
effectuées au moyen du service de voyage de
SNC-Lavalin.
À utiliser pour les coûts engagés lors de
déplacements à l’étranger (à l’extérieur du pays
d’attache), comme les frais pour les bagages
supplémentaires, pour modifier le vol, etc.
Reçus originaux pour les frais supplémentaires
et description des frais.
(Le billet du vol original réservé par le service
de voyages n’apparaîtra pas sur le rapport de
dépenses de l’employé.)
5.5.2 Choix de vol /
compagnie aérienneVOL POUR RENTRER AU PAYS Asie-Pacifique
Selon les modalités de l’affectation, certains
employés peuvent demander le remboursement
des frais de vol pour rentrer au pays. Toutes les
réservations de voyage doivent être effectuées au
moyen du service de voyage de SNC-Lavalin.
Lettre d’affectation signée (du gestionnaire de
projet ou chef de division, ou des RH) +
exemplaire des modalités de l’affectation +
reçus originaux
5.6 Transport ferroviaire BILLETS DE TRAIN TOUSTRANSPORT - LONGUE DISTANCE: Tarifs pour
les billets de trainsReçus originaux.
5.8 Location de véhicules LOCATION DE VÉHICULES TOUSFrais de location de véhicule acquittés à des fins
professionnelles.Reçus originaux et preuve de paiement.
5.8 Location de véhicules CARBURANT TOUS
Frais de carburant liés à un véhicule de location
ou de l’équipement de projet nécessitant du
carburant.
Reçus originaux et preuve de paiement.
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6.3 Visas et permis de
travailFRAIS D’OBTENTION DE VISAS
Ne s’applique pas à
l’Europe &
Amérique Latine.
Les frais acquittés pour obtenir un permis de
travail, un visa ou tout autre document requis
pour un voyage d’affaires (selon les directives du
Service de voyages) seront remboursés par SNC-
Lavalin.
Reçus originaux.
6.4 Vaccins FRAIS MÉDICAUXNe s’applique pas
au Royaume-Uni.
Frais liés aux tests médicaux (y compris les
vaccins) nécessaires pour les voyages d’affaires.Reçus originaux.
10.2 Utilisation d’un
véhicule personnel
KILOMÉTRAGE POUR VÉHICULE
PERSONNEL
Ne s’applique pas à
Atkins Chine.
Utilisation d’un véhicule personnel aux fins
d’affaires. Remboursement du kilométrage
couvrant tous les frais liés au véhicule, y compris
le carburant (les employés ne peuvent demander
le remboursement des frais de carburant en plus
du kilométrage).
Aucun reçu requis.
Préciser :
• points de départ et d’arrivée,
• taux utilisé,
• distance parcourue.
Le taux de remboursement maximal applicable se
trouve dans Infozone.
Les employés syndiqués de Candu seront
remboursés selon l’entente conclue avec leur
syndicat.
10.3 Assurance,
entretien et
immatriculation
RÉPARATIONS DE VÉHICULE DE
LOCATIONAmérique du Nord
Tout travail d’entretien ou de réparation effectué
sur un véhicule de location.Reçus originaux et preuve de paiement.
10.3 Assurance,
entretien et
immatriculation
ENTRETIEN ET RÉPARATION
DES VÉHICULES DU PARC
AUTOMOBILE
Amérique du NordTout travail d’entretien ou de réparation effectué
sur un véhicule du parc automobile.Reçus originaux et preuve de paiement.
10.6 Frais de
stationnement et péagesSTATIONNEMENT TOUS
Frais de stationnement et péages acquittés par
un employé qui voyage dans le cadre de son
travail. Place de stationnement en vertu d’une
entente de location. Primes taxables pour le
Canada.
Entente de location ou facture + reçu original et
preuve de paiement.
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10.6 Frais de
stationnement et péagesPÉAGES
Ne s’applique pas
au Royaume-Uni.
Les péages acquittés par un employé qui voyage
dans le cadre de son travail. Reçus originaux.
10.7 Taxi et transport en
communTRANSPORT EN COMMUN TOUS
TRANSPORT – COUTRE DISTANCE: métro,
autobus, tramway, traversier (transport collectif). Reçus originaux.
10.7 Taxi et transport en
communTAXI TOUS
Frais de taxi acquittés par un employé qui voyage
dans le cadre de son travail.Reçus originaux.
10.8 Hôtels et
hébergementHÔTELS ET HÉBERGEMENT TOUS
Frais d’hébergement seulement (excluant les repas,
les appels téléphoniques, l’accès à Internet et les
frais de divertissement sur la facture d’hôtel, qui
seront réclamés sur des lignes distinctes).
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.8 Hôtels et
hébergement
SERVICES DE BUANDERIE ET
NETTOYAGE À SEC
Amérique du Nord et
Royaume-Uni
Frais de blanchissage et de nettoyage à sec
acquittés par les employés qui effectuent un voyage
d’affaires de plus de cinq jours consécutifs.
Reçus originaux.
10.9 Centres deconditionnement physique et clubs de santé
SANTÉ ET BIEN-ÊTRE DU
PERSONNEL
Amérique du Nord
et Royaume-Uni
Les frais d’accès au centre de conditionnement
physique de l’hôtel ou à un centre de
conditionnement physique situé à proximité de cet
hôtel et associé à celui-ci sont remboursés. Par
contre, les dépenses engagées dans un club de santé
ou un spa (par exemple, pour des massages, des
traitements, des entraîneurs personnels ou des
manucures) ne sont pas remboursées.
Reçus originaux.
10.13 Compensation en
argentCOMPENSATION EN ARGENT Moyen-Orient
Il est admis que les employés peuvent préférer ne
pas se rendre à leur point d'origine pour les congés
annuels et, par conséquent, il existe une pratique
approuvée et réglementée pour payer la valeur d'un
billet à l'employé plutôt qu'à la compagnie.
Lettre d’affectation signée (du gestionnaire de
projet ou chef de division, ou des RH) +
exemplaire des modalités de l’affectation +
reçus originaux
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10.14 Frais et taux de
changeFRAIS DE CHANGE
Ne s’applique pas
l’Amérique du Nord.
Frais de change et de retrait acquittés pour
l’obtention de monnaies étrangères destinées
à régler des dépenses.
Reçu justificatif original / état de compte
(Si non fourni, le taux d’entreprise s’appliquera).
10.15 Allocations et
indemnités FRAIS D’HÉBERGEMENT
Amérique du Nord et
Europe
Frais de location pour les mandats à court
terme conformément à la lettre d’emploi.
Allocation fixe fournie pour payer
l’hébergement conformément à la lettre
d’emploi.
Lettre d’affectation signée du service Mobilité
mondiale.
10.15 Allocations et
indemnités INDEMNITÉS POUR REPAS
Ne s’applique pas à
l’Afrique, Moyen-
Orient et Royaume-
Uni.
Montant quotidien fixe durant le mandat à
court terme pour les repas.
Lettre d’affectation signée avec montant fixe (du
service Mobilité mondiale, du gestionnaire de
projet ou chef de division ou des RH)
Ne s’applique pas aux employés de Candu.
Ceux-ci doivent utiliser les INDEMNITÉS
QUOTIDIENNES POUR LE DÉJEUNER, les
INDEMNITÉS QUOTIDIENNES POUR LE DÎNER
ou les INDEMNITÉS QUOTIDIENNES POUR LE
SOUPER pour les demandes de remboursement de
repas.
10.15 Allocations et
indemnités ALLOCATION POUR LES ÉTUDES Moyen-Orient
Un montant fixé par le service Mobilité
mondiale pour payer les frais de scolarité des
enfants d’un employé dans le cadre d’un
mandat.
Lettre d’affectation signée du service Mobilité
mondiale + exemplaire des modalités du mandat.
10.15 Allocations et
indemnités FRAIS DE DÉMÉNAGEMENT
Ne s’applique pas
l’Amérique du Nord
Tout coût engagé pour le Déménagement
(déménageurs, déménagement de meubles,
etc.). Veuillez communiquer avec l’équipe
Mobilité mondiale avant d’acquitter de tels
frais.
Lettre d’affectation signée avec montant fixe (du
service Mobilité mondiale) + exemplaire des
modalités du mandat.
10.15 Allocations et
indemnités
ALLOCATION DE SUBSISTANCE
ET GÉNÉRALEAmérique Latine
Un montant fixe versé pour couvrir les frais de
repas et accessoires.
Lettre d’affectation signée avec montant fixe (du
service Mobilité mondiale) + exemplaire des
modalités du mandat.
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10.15 Allocations et
indemnités LOYER
Moyen-Orient et
Royaume-Uni
Un montant fixe versé pour couvrir les frais de
logement d’un employé durant un mandat.
Lettre d’affectation signée avec montant fixe (du
service Mobilité mondiale) + exemplaire des
modalités du mandat.
10.16 Repas REPAS / SUBSISTANCE TOUS Repas et collations Reçus originaux et preuve de paiement.
10.17 Repas avec des
tiersREPAS - TIERCES PARTIES
Ne s’applique pas à
Atkins Chine ni au
Royaume-Uni.
Repas au restaurant ou de traiteurs avec des tiers
dans le cadre des activités ordinaires. Les
pourboires peuvent être inclus.
Reçus originaux.
AVIS IMPORTANT : Si les frais excèdent 250 $ par
personne, il faut obtenir l’approbation du service
de l’Éthique et de la conformité d’abord en
remplissant le formulaire de revue de conformité
en ligne. De plus, si le repas est offert à un agent
public, le formulaire de revue de conformité doit
être rempli, peu importe le montant en question. Si
on ne peut remplir le formulaire de revue de
conformité avant d’acquitter les frais, il faut le faire
dès que possible.
10.19 Pourboires POURBOIRES
Ne s’applique pas
au Moyen-Orient,
Amérique du Nord
et Atkins Chine
Pourboires raisonnables respectant les coutumes
locales.Reçus originaux et preuve de paiement.
10.20 Cadeaux et
divertissementsDIVERTISSEMENTS – CLIENT TOUS
Peut notamment comprendre des billets pour un
concert ou un événement sportif, mais exclut tout
repas, déplacement ou hébergement liés à
l’événement.
Reçus originaux.
AVIS IMPORTANT : Si les frais excèdent 250 $ par
personne, il faut obtenir l’approbation du service
de l’Éthique et de la conformité d’abord en
remplissant le formulaire de pré-autorisation
d’offre de divertissement en ligne. De plus, si le
billet de l’événement ou un cadeau semblable est
offert à un agent public, le formulaire de pré-
autorisation d’offre de divertissement doit être
rempli, peu importe le montant en question. Si on
ne peut remplir le formulaire de revue de
conformité avant d’acquitter les frais, il faut le faire
dès que possible.
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10.20 Cadeaux et
divertissementsDIVERTISSEMENTS –
PERSONNELTOUS
Peut notamment comprendre des billets pour
un concert ou un événement sportif, mais exclut
tout repas, déplacement ou hébergement liés à
l’événement.
Reçus originaux.
10.20 Cadeaux et
divertissements
CADEAUX – OCCASIONS
SPÉCIALES
Ne s’applique pas à
l’Amérique Latine
Cadeaux offerts aux employés lors
d’événements spéciaux.
Reçus originaux.
SNC-Lavalin rembourse les frais acquittés pour
des cadeaux offerts à des employés lors
d’événements spéciaux s’ils sont raisonnables et
approuvés conformément aux directives ci-
dessous :
- 1es montants de 100 $ ou moins doivent être
approuvés par le gestionnaire de l’employé;
- les montants supérieurs à 100 $, mais inférieurs
à 500 $ doivent être approuvés par le vice-
président directeur de l’unité d’exploitation ou la
fonction d’entreprise;
10.20 Cadeaux et
divertissementsCADEAUX – TIERCES PARTIES
Ne s’applique pas à
l’Afrique, Europe,
Amérique du Nord et
Amérique Latine.
Les cadeaux offerts à des tiers, dont les clients
et les fournisseurs, ne seront remboursés que
s’ils sont conformes à la procédure de
conformité.
Reçus originaux.
AVIS IMPORTANT : Si les frais excèdent 250 $
par personne, il faut obtenir l’approbation du
service de l’Éthique et de la conformité d’abord en
remplissant le formulaire de revue de conformité
en ligne. De plus, si le cadeau est offert à un agent
public, le formulaire de revue de conformité doit
être rempli, peu importe le montant en question. Si
on ne peut remplir le formulaire de revue de
conformité avant d’acquitter les frais, il faut le
faire dès que possible.
10.20 Cadeaux et
divertissementsJOURNAUX/REVUES/LIVRES TOUS À l’exception des manuels scolaires. Reçus originaux.
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10.21 Symposiums,
conférences et congrès
FRAIS D’INSCRIPTION AUX
CONFÉRENCES ET SÉMINAIRESAmérique du Nord
Les employés participant à un séminaire ou une
conférence exigeant des frais d’inscription.
Reçus originaux et preuve de paiement des frais
d’inscription par l’employé (reçu au nom de
l’employé).
10.22 Frais de formation
et de scolaritéFRAIS DE FORMATION TOUS
Les frais de formation acquittés pour acquérir
des compétences liées aux tâches du poste, dont
les certifications et compétences
professionnelles, ainsi que les frais d’examen de
différentes associations professionnelles.
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.23 Cotisations
professionnelles
COTISATIONS
PROFESSIONNELLESTOUS
Frais d’adhésion à une association.
Primes taxables pour le Canada.
Reçu original indiquant le nom de l’association et
preuve de paiement.
10.23 Cotisations
professionnelles
TITRE DE COMPÉTENCE
PROFESSIONNELAmérique du Nord
Certifications professionnelles ou adhésion à
une association professionnelle nécessaires
dans le cadre des activités.
Primes taxables pour le Canada.
Reçu original indiquant le nom de l’association et
preuve de paiement.
10.23 Cotisations
professionnellesABONNEMENT - ENTREPRISE Asie-Pacifique
Abonnement à des revues, journaux et
publications par l'entrepriseReçus originaux.
10.24 VêtementsÉQUIPEMENT DE PROTECTION
INDIVIDUELLEEurope
Les vêtements ne sont pas remboursés par
SNC-Lavalin, sauf disposition contractuelle
contraire. Dans des situations exceptionnelles,
les dépenses pour les vêtements ou
l’équipement requis en vertu des règlements de
santé et de sécurité peuvent faire l’objet d’une
demande de remboursement à l’aide d’un
rapport de dépenses.
Reçus originaux.
10.25 Téléphone
personnelFRAIS D’ACCÈS À INTERNET
Ne s’applique pas
l’Amérique du Nord –
Amérique Latine et
Royaume-Uni
Utilisation d’un téléphone personnel pour des
activités liées à l’entreprise – accès à Internet,
carte d’appel, appels Skype, appels à l’hôtel.
Facture téléphonique originale + preuve de
paiement.
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10.25 Téléphone
personnel
TÉLÉPHONE/TÉLÉPHONE
CELLULAIRE
Ne s’applique pas
l’Amérique du Nord
ni au Royaume-Uni
Utilisation d’un téléphone personnel pour des
activités liées à l’entreprise – accès à Internet,
carte d’appel, appels Skype, appels à l’hôtel.
Facture téléphonique originale + preuve de
paiement.
10.25 Téléphone
personnel
FRAIS MENSUELS POUR
TÉLÉPHONE/TÉLÉPHONE
CELLULAIRE
(Canada)
Amérique du Nord
Utilisation d’un téléphone personnel pour des
activités liées à l’entreprise – accès à Internet,
carte d’appel, appels Skype, appels à l’hôtel.
Facture téléphonique originale + preuve de
paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
MESSAGERIE/EXPÉDITION TOUSTous les coûts reliés à l’expédition de
documents.Reçus originaux.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
ÉQUIPEMENT / MATÉRIEL DE
BUREAUTOUS
Les actifs immobilisés et le matériel de bureau
(équipement, outils, ordinateurs, logiciels,
matériel informatique, fournitures de bureau,
etc.) ne peuvent faire l’objet d’un Rapport de
dépenses. La demande de remboursement peut
être acceptée exceptionnellement si l’achat est
motivé par une raison valable et qu’aucune
autre option n’est envisageable.
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
FOURNITURES DE BUREAU ET
LOGICIELS
Ne s’applique pas à
l’Amérique Latine
Les actifs immobilisés et le matériel de bureau
(équipement, outils, ordinateurs, logiciels,
matériel informatique, fournitures de bureau,
etc.) ne peuvent faire l’objet d’un Rapport de
dépenses. La demande de remboursement peut
être acceptée exceptionnellement si l’achat est
motivé par une raison valable et qu’aucune
autre option n’est envisageable.
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
FOURNITURES SUR PLACE Amérique LatineCoûts engagés pour acheter des fournitures
reliées à un projet.Reçus originaux.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
FRAIS DE POSTE
Ne s’applique pas à
Atkins Chine ni à
l’Amérique Latine.
Frais de poste Reçus originaux.
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10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
IMPRESSION/PHOTOCOPIES
/PAPETERIETOUS
Les actifs immobilisés et le matériel de bureau
(équipement, outils, ordinateurs, logiciels,
matériel informatique, fournitures de bureau,
etc.) ne peuvent faire l’objet d’un Rapport de
dépenses. La demande de remboursement peut
être acceptée exceptionnellement si l’achat est
motivé par une raison valable et qu’aucune
autre option n’est envisageable.
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
RÉPARATIONS ET ENTRETIEN –
IMMEUBLE
Asie-Pacifique,
Amérique du Nord et
Atkins Chine
Coûts engagés pour réparer ou entretenir un
immeuble (peinture, lumières, serrurier, etc.)Reçus originaux et preuve de paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
RÉPARATIONS ET ENTRETIEN –
ÉQUIPEMENT
Asie-Pacifique,
Amérique du Nord et
Atkins Chine
Coûts engagés pour réparer ou entretenir de
l’équipement (photocopieuse, câbles de salle de
conférence, etc.)
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
FOURNITURES DE
SÉCURITÉ/RADIOLOGIQUES/DE
CONTRÔLE
(Secteur Énergie Nucléaire
seulement)
Amérique du Nord
Coûts engagés pour l’obtention de fournitures
propres à un projet et reliés aux travaux de
sécurité/radiologiques/de contrôle.
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
SERVICES/FOURNITURES DE
LABORATOIRE
(Secteur Énergie Nucléaire
seulement)
Amérique du Nord
Coûts engagés pour l’obtention de fournitures
propres à un projet et reliés à des services ou
fournitures de laboratoire.
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
FRAIS DE TRAITEMENT ET
PERMISAmérique du Nord
Frais de traitement des plans de projets et
d’obtention de permis.Reçus originaux.
10.26 Achat d’actifs
immobilisés et de
matériel de bureau
MATÉRIAUX Royaume-Uni Matériaux ou articles non durables divers. Reçus originaux.
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10.8 Hôtels et
hébergement
HÉBERGEMENT – COÛTS NON
ADMISSIBLES
(États-Unis seulement)
Amérique du Nord
Frais d’hébergement seulement (excluant les
repas, les appels téléphoniques, l’accès à
Internet et les frais de divertissement sur la
facture d’hôtel, qui seront réclamés sur des
lignes distinctes).
Reçus originaux et preuve de paiement.
10.16 RepasREPAS – ALCOOL
(États-Unis seulement)Amérique du Nord
Les frais liés à l’alcool acquittés lors d’un repas.
Tous les frais liés à l’alcool doivent être
énumérés et séparés du reste du repas.
Reçus originaux.
10.20 Cadeaux et
divertissements
DIVERTISSEMENT – PERSONNEL
(ALCOOL)
(États-Unis seulement)
Amérique du Nord
Les frais liés à l’alcool acquittés lors de repas ou
d’autres événements de divertissement des
employés.
Reçus originaux.
N/A
DIVERS/AUTRES – COÛTS NON
ADMISSIBLES
(États-Unis seulement)
Amérique du Nord
Tous les frais commerciaux qui ne peuvent être
classés dans une autre catégorie ou inclus dans
le calcul des coûts généraux.
Reçus originaux.
N/A DIVERSNe s’applique pas au
Royaume-Uni
Tous les frais commerciaux qui ne peuvent être
classés dans une autre catégorie.Reçus originaux .
Hors de la portée de la
POS – TPS
CRÉDIT DE TAXE SUR LES
INTRANTSAtkins Chine
TVA spéciale appliquée lorsqu’une facture est
au nom de l’entreprise.Reçus originaux.
Hors de la portée de la
POS – commanditeCOMMANDITES Amérique du Nord
Pour financer un projet ou un événement
organisé par une autre personne ou un autre
groupe, notamment une entreprise qui paye
pour assurer la convenance d’un candidat. Les
employés doivent obtenir l’approbation requise,
conformément à la politique Dons, commandites
et engagement des employés.
L’équipe Communications mondiales d’entreprise
doit examiner la demande avant le traitement.
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Hors de la portée de la
POS – paiement aux fins
d’extorsion
PAIEMENTS AUX FINS
D’EXTORSIONAmérique du Nord
Si, dans une situation exceptionnelle, nous
n’avions d’autre choix que de faire un paiement
pour écarter une menace imminente et grave
pour notre santé, notre sécurité ou notre bien-
être, ou pour la santé, la sécurité ou le bien-être
d’un membre de notre famille, il serait alors
considéré comme un paiement aux fins
d’extorsion et serait donc permis sous une telle
contrainte.
Le centre de consultation en matière d’éthique doit
examiner la demande avant le traitement.
Hors de la portée de la
POS – Annexe pour le
Royaume-Uni
KILOMÉTRAGE – VÉHICULE
D’ENTREPRISE
(Royaume-Uni seulement)
Royaume-Uni
Carburant pour la règle relative au kilométrage.
HMRC permet le remboursement de ce type de
frais.
Aucun reçu requis.
Préciser :
• points de départ et d’arrivée,
• taux utilisé,
• distance parcourue.
Le taux de remboursement maximal applicable se
trouve dans Infozone.
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