POURQUOI CRÉER UN REFERENTIEL DOCUMENTAIREMULTI-METIERSAVEC MASE ?

ARDRASOFT – 2012http://www.mase-solutions.com

Toutes les informations circulant sont cruciales pour un Chef d’Entreprise.

Une perte d’information peut avoir des conséquences catastrophiques sur le bon déroulement d’un process.

Chaque source d’information doit pouvoir être clairement identifiée et rapidement.

Aujourd’hui, les images et le son voyagent de façon quasi immédiate sur les infrastructures. Il n’existe presque plus de limitation en terme de volume distribué

Les appareils permettant d’accéder aux contenus en ligne sont pléthores : tablettes tactiles, Smartphones,

Les réseaux sont presque partout : Wi-Fi, 3 et 4 G..

L’information est partout

Environnement

business

L’Entreprise et ses employés

Partenaires

Clients

Le Web

Votre Entreprise

Frontière entre votre réseau et l’extérieur

L’environnement de l’Entreprise

Archiver ou stocker en un lieu unique n’apporte qu’une réponse partielle aux problématiques.

Les solutions mises en place nécessitent souvent un haut niveau d’expertise linguistique.

Avec le Web 2.0, les utilisateurs attendent d’être acteurs avec des solutions simples et des interfaces flexibles.

L’utilisateur conserve trop d’informations et ne trie pas, car cela est coûteux en temps et en énergie

L’utilisateur accède rarement à la bonne information du premier coup, car elle est souvent introuvable, ou masquée par une masse d’autres informations dans des silos distincts

Les utilisateurs sont perdus (1/2)

L’utilisateur ne peut pas se fier à l’information trouvée, car le cycle de vie de celle-ci n’est pas maîtrisé

L’utilisateur doit fournir un meilleur service avec moins de moyens pour faire gagner son entreprise.

L’utilisateur veut optimiser son travail quotidien en anticipant les besoins de ses clients, mais aussi en disposant d’une vue globale sur les informations les concernant.

Les informations existent, mais elles sont disparates et souvent dans un format peu manipulable

Les documents sont souvent dupliqués dans de multiples référentiels

Les utilisateurs sont perdus (2/2)

Simple

Utile

Attractif

RigoureuxEfficace

Accessible

Les attentes des utilisateurs

Une nature d’informations plus complexe

DIRECTIVES, LOIS, BREVETS COURRIELS

MESSAGERIE

DOCUMENTS ENTRANTS NUMERISES

BILLETS DE BLOGS, RESEAUX

SOCIAUX

DOCUMENTS VIDEO ET IMAGE

DOCUMENTS ISSUS DE WORKFLOWS

METIERS

DOCUMENTS ISSUS DE RECHERCHES SUR

LE WEB

NOTES INTERNES, WIKIS PROJETS

COURRIERS PAPIER, PLAQUETTES EXTERNES

DOCUMENTS BUREAUTIQUES INTERNES ET EXTERNES

FLUX RSS, FILS D’INFORMATIONS

CAPITALISATION  ?

Les entreprises dépensent en moyenne 20 € pour classer un document, 120 € pour retrouver un document mal classé, 220 € pour reproduire un document définitivement perdu

7,5 % des documents sont définitivement perdus, 3 % sont mal classés, et rarement retrouvés

Les utilisateurs passent 15% de leur temps de travail à lire les informations sur leur métier, mais consacrent 50% à les chercher.

Un document est photocopié en moyenne 19 fois sur papier, et systématiquement enregistré en local pour un document électronique

Le coût de l’information (1/4)

Un Fax coûte en moyenne 6200 € par an, le temps moyen pour envoyer un fax est de 8 minutes

Le coût moyen pour envoyer un courrier postal oscille entre 8 € à 15 €

Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19%.

Il faut savoir qu’il y a environ 4 trillions de documents existants aux USA et le taux de croissance est de 22% par an

Chaque collaborateur d’une entreprise reçoit 18 Mb de courriels par jour

Ils envoient et reçoivent 133 mails par jour

Le coût de l’information (2/4)

Le volume de documents papier croît de 56% par an

Le volume d’enregistrements électroniques croit de 70% par an

50% des organisations scannent leur documents entrants de manière automatisée sans manipulation manuelle.

50% des organisations ne gèrent pas les enregistrements électroniques

71% des organisations ont mis en place des procédures de gestion du cycle de vie des documents papier, moins de la moitié l’ont fait pour les documents électroniques

Le coût de l’information (3/4)

31% des organisations ont plus de 20 référentiels distincts

35% des organisations utilisent des développements spécifiques pour connecter leurs référentiels

Dans les organisations sans solution de gestion documentaire, 60% ne seraient pas capables de justifier les documents perdus, égarés, détruits

Plus de 70% des organisations n’ont pas de projet d’archivage à long terme de leurs contenus

Les collaborateurs d’entreprise peuvent passer jusqu’à 1h30 par jour à traiter leurs courriels

Source : Rapport de février 2010 de l’AIIM (Association for Information and Image Management)

Le coût de l’information (4/4)

Le volume d’informations à gérer quotidiennement est plus important et moins homogène

Les standards évoluent, par conséquent les processus et les outils doivent eux aussi évoluer

L’environnement métier tend à se complexifier, les marchés sont rarement « structurés », et les informations peuvent être très transversales

Pour être le meilleur, il faut avoir les bonnes cartes au bon moment, pour prendre les bonnes décisions

L’évolution est en marche. Il est inutile de vouloir résister sous peine de pénaliser l’entreprise. Les utilisateurs emploient déjà ces technologies chez eux au quotidien

Pourquoi doit-on s’adapter ?

Le web 2.0 repose sur la contribution et la participation des utilisateurs

Les contenus peuvent être republiés, enrichis, commentés, etc..

Les contenus sont facilement diffusables au sein du système d’information de l’entreprise.

Des discussions peuvent débuter autour d’un document, permettant ainsi d’enrichir celui-ci.

Les gains sont flagrants concernant l’accès au savoir et aux expertises pour tous

Le travail quotidien et les modes opératoires de chacun trouvent une réponse appropriée.

Qu’apporte le Web 2.0 ?

Créer un Social CRM, de l’archivage, du partage et de capitalisation avec un seul et même outil

Rendre accessibles tous les documents Palier aux 40% de recherches qui demeurent

infructueusesDéfinir une vraie politique éditorialeRendre les flux d’informations entre partenaires

plus qualitatifsCapitaliser en cohérence avec les besoins, les

informations nécessaires au bon fonctionnement Penser aux interactions futures dès maintenantGérer l’exponentialité des donnéesRendre les méthodes d’accès aux documents plus

ouvertes à tous, et évolutives

Pourquoi adopter Mase ?

Réduction du temps

d’accès aux documents

Unicité , fluidité et meilleure cohérence

de l’informatio

n

Capitalisation autour

des logiques métier

Pas de prise en main

contraignante

Gestion simplifiée

et structurée de tous les types de

documents

Gains escomptés avec Mase

Quand j’ai besoin d’un document, je demande à mes collègues, qui eux doivent savoir où il se trouve !

Si on perd un document électronique, ce n’est pas grave, il n’a pas de légalité !

On n’a pas le temps de se consacrer à ça, et en plus, en ce moment on fait des économies !

Le respect de l’environnement ? Un peu de papier c’est pas ça qui va empirer la situation !

Si on trouve trop vite un document, on va payer nos employés à ne plus rien faire ?

Nous on préfère gérer les projets tous ensemble, et faire venir tous nos chefs de projets à notre siège pour étudier les documents autour d’une table !

10 excuses pour ne rien faire (1/2)

Nos locaux sont sûrs, et toutes nos données sont sauvegardées par chaque collaborateur sur leur ordinateur personnel !

Ici on fait confiance aux gens, et on sait qu’ils ne partiront jamais avec des informations internes !

Le courrier entrant ? Les bannettes sont vidées quand les gens ont le temps, et comme c’est du papier, on ne risque pas de les perdre !

Une solution de Ged ? Cela ne doit pas être compliqué à installer ! Mon fils fait une école d’informatique, il nous fera ça pendant ses vacances !

10 excuses pour ne rien faire (2/2)

Impliquer l’Editeur

Périmètre fonctionnel

simpleImpliquer les utilisateurs en amontBonne expertise

fonctionnelleSupport Direction

Générale

Réussir un projet en cinq points

Rester cantonné à un pilote

Choisir ses outils trop en amont

Affecter trop peu de ressources

Laisser la DSI seule sur le projet

Croire qu’un outil va tout résoudre

Monter un projet trop technique

Vouloir tout faire vite

Garder les autres Directions à l’écart

Se passer de sponsors

Ne pas impliquer les utilisateurs finaux

Le Document• Son contenu• Son format• Ses paramètres

Le Créateur• Son rôle• Ses compétences

L’Environnement• Les métiers• La stratégie• Les partenaires• Les clients• La concurrence

Logique d’une information

Le Classement Les Thèmes

Les Familles Les Mots-clés

Le Document

Logique du document dans Mase

1. Chaque logique de classement est respectée : un comptable peut continuer à classer par année fiscale, un commercial par client, etc..

2. Les droits d’accès sont étudiés conformément à l’objectif et à la « fonction » de chaque document

3. On implémente autant de vues métiers « logiques » sur les processus internes et externes qu’il en existe pour l’entreprise

4. Chaque document peut être rattaché à « n » logiques métiers pour être facilement retrouvé par tous les profils de l’entreprise

5. Chaque document est « normé » et « référencé » en tant qu’entité standardisée dans l’entreprise !

Comment est classée l’information dans Mase (1/2)?

1. Chaque famille reprend les caractéristiques invariantes des grands types de documents de l’Entreprise

2. Un dictionnaire métier implémente les mots d’usage les plus couramment utilisés au sein et à l’extérieur de l’entreprise. On y adjoint définitions communément admises et synonymies

3. Chacun des paramètres précédemment énoncés est une clé d’entrée vers le document1. On peut les utiliser de manière distincte ou utiliser tous

les critères de manière simultanée2. Les utilisateurs qui créent les documents et ceux qui

recherchent, utilisent les même arguments, définis pour eux en amont

Comment est classée l’information dans Mase (2/2) ?

•Dans le contenu1• Dans les paramètres du

contexte2• Dans les thématiques métiers3• Dans les typographies de

documents4• Dans le dictionnaire de mots-clés5

Rechercher dans Mase

Rechercher dans le contenu

• Tous les types de documents peuvent être indexés dans Mase

• Les documents de type Microsoft Office, Pdf, Html ont leur contenu indexé « plein texte » de manière native et transparente, soit près de 95% des documents en circulation.

• On peut alors rechercher une phrase, une expression, un groupe de mots, une date, une référence, qui serait contenue dans le document lui-même

• Comme dans les moteurs de recherche du web, ce type de recherche remonte beaucoup de bruit, et sur des mots très courants, le risque est de faire apparaître un très grand nombre de résultats

Rechercher dans les paramètres du contexte

• Chaque document a sa propre nature informatique. Cela peut être un document Word, Excel, Pdf, etc..

• Un document est forcément nommé (exemple « document1.doc »)

• Un document peut aussi avoir son propre titre (exemple : « Liste des sociétés locataires »)

• Un document a forcément une date de création• Le document a forcément un auteur/créateur• Un document pet avoir une taille

Rechercher dans les thématiques métiers

• Il est possible d’implémenter « n » référentiels sous forme arborescente

• Un thème générique peut se découper en sous-thèmes, qui à leur tour se découpent en sous-sous-thèmes et ainsi de suite, reproduisant ainsi le cheminement d’un processus de manière logique

• Ces référentiels apportent donc une vue « multi-métiers » à votre organisation, permettant ainsi d’apporter une réponse à tous les profils

• Un document peut donc être annexé à plusieurs parties d’un ou plusieurs référentiels

• Un utilisateur ne verra s’afficher que les thèmes correspondant aux documents sur lesquels il a des droits

Rechercher sur les familles de documents (1/2)

• Depuis que nous travaillons de manière organisée, nous avons établi des grandes familles de documents (factures, bon de commandes, contrats, etc..)

• Chaque grande famille de documents circulant au sein de votre organisation est implémentable dans Mase

• Pour chaque famille, il existera des champs pré-paramétrés invariants, correspondant à cette unique famille

• Les personnes intégrant des informations dans Mase utilisent cette indexation pour apporter un complément d’information nécessaire à une bonne compréhension de tous

Rechercher sur les familles de documents (2/2)

• Les champs disponibles sont paramétrés en amont et correspondent à un besoin réel recensé dans les services

• Les personnes ne devant pas utiliser une famille de document ne la verront pas apparaître (exemple : un employé de la production ne verra pas les documents de la famille « document commercial »)

• Les champs proposés sont diverses : • Champ texte en saisie libre ou contrôlée• Champ date• Champ url• Champ email• Champ liste de choix• Champ case à cocher• Etc..

Rechercher avec des mots-clés

• Chaque entreprise a son langage métier bien particulier, et au sein même de celle-ci, des services peuvent parler de la même chose avec des mots différents

• Des mots très spécifiques circulent donc de manière naturelle au sein des conversations et des informations

• Ces mots correspondent à une vision très particulière de l’entreprise vis-à-vis de son marché. Ils ont donc une définition qui leur est propre, et qui peut être différente d’une entreprise à l’autre

• Dans Mase, un document peut donc être rattaché à un de ces mots, et implicitement à sa définition, et à ses synonymes

1. Interviews• Présentation du concept• Définition des priorités• Analyse de l’existant• Collecte des besoins

2. Construction• Conceptualisation du Référentiel• Validation des terminologies• Modélisation d’un pilote• Choix d’utilisateurs référents

3. Optimisation• Analyse des retours• Modifications• Déploiement

Processus de collecte des informations

• Présenter et expliquer• Avoir un panorama objectif de l’existant• Ecouter• Centrer le débat sur l’essentiel• Cartographier• Faire preuve de bon sens• Simplifier• Prévoir• Sécuriser• Pérenniser

Méthodologie d’organisation de l’information dans Mase (1/2)

• Quid des flux (Qui fait quoi ? Comment ? A qui est destinée l’information ?)

• Quid de la Volumétrie (combien de documents existants, à venir ? Quels outils de création ?)

• Quid des terminologies au sein de tous les métiers de l’entreprise ?

• Quid du référencement des catégories de documents circulant au sein de l’entreprise ?

• Quid du stockage des documents, et des besoins de chacun ?

• Quid des droits d’accès aux documents ?• Qui des modalités d’utilisation ?

Méthodologie d’organisation de l’information dans Mase (2/2)

Les métadonnées dans Mase (1/3)• C’est une « donnée » sur une donnée, soit une

information structurée complémentaire au fichier stocké, le décrivant de manière explicite

• Pour des fichiers images, les métadonnées sont primordiales, car les moteurs d’indexation ne savent pas les analyser

• Les métadonnées améliorent la gestion des référentiels de documents numériques. Elles permettent d’éditer, rechercher, réutiliser, diffuser et publier tous types de contenus

• Ce sont essentiellement des mots, du texte libre, des expressions régulières, des liens, etc..

Les métadonnées dans Mase (2/3)• Plusieurs métadonnées peuvent être associées ou

non à un fichier. On appelle aussi cela « Tagguer » un fichier

• Dans les bibliothèques, un ouvrage mal catalogué, est un ouvrage considéré comme perdu

• Il existe des métadonnées internes propres au document, et des métadonnées externes contenues dans des BDD ou des fichiers Xml de description

• Dans Mase, les métadonnées sont implémentées à différents niveaux pour permettre aux utilisateurs de découvrir l’existence de ressources et la nature de ce qu’ils recherchent

Les métadonnées dans Mase (3/3)• Dans Mase, nous avons implémenté un moteur

capable de créer, gérer et modifier les métadonnées en fonction des besoins de l’Entreprise.

• Il est possible de créer des métadonnées de manière illimitées en fonction des besoins. Rien n’est imposé au préalable afin de « cadrer » au plus juste avec les besoins internes.

• Toutes les métadonnées sont implémentées et paramétrées uniquement parce que vous l’avez décidé, et parce qu’elles correspondent à un besoin réel d’information

• De nouvelles métadonnées peuvent être suggérées à l’administrateur de la plateforme

Définitions (1/3)• Dossier : C’est le conteneur physique de base des

documents. Il permet d’assurer le stockage des fichiers, la sécurité et les accès sur ces informations stockées. Il permet de refléter la façon dont les services s’organisent en interne pour structurer leur production documentaire, indépendamment des objectifs et de la stratégie de l’entreprise

• Documents : Appellation générique désignant tout type de fichier qui est stocké dans un dossier. La nature d’un document peut-être un fichier bureautique, une image, une vidéo, un son, une télécopie numérisée, etc… Les documents sont créés par les membres de l’équipe, par des applications ou téléchargés via Internet

Définitions (2/3)• Famille : typologie d’un document physique. Dans chaque

entreprise, il existe de grandes familles de documents liés aux processus métiers. Les documents techniques, les documents commerciaux, les documents juridiques. Aujourd’hui, les familles permettent de regrouper en entités logiques, les multitudes de documents qui sont créés et utilisés chaque jour par les membres d’une équipe

• Attribut : Informations invariantes caractérisant une famille de document. Autrefois, sur le papier, on utilisait les cartouches sur la page de garde, pour décrire le contenu d’un document. Aujourd’hui, les attributs permettent de transposer les informations d’un cartouche dans un fichier informatique

Définitions (3/3)• Thème : Sujet évoquant un domaine de compétence, une

activité ou une spécificité de l’entreprise ou de l’organisation. Les thèmes peuvent être organisés en structure hiérarchique afin de décrire l’intégralité d’un processus métier, ou permettre aux utilisateurs de facilement s’orienter dans un univers qui leur est familier. Chaque thème peut-être documenté (affichage de bulles d’aide) pour faciliter la compréhension générale

• Thesaurus : Structure de terminologies « métiers » (thèmes) organisées en arborescence logique, allant du sujet le plus générique au sujet le plus pointu, permettant ainsi à un utilisateur de parcourir un processus ou une organisation avec des critères qu’il connait parfaitement. Il peut exister dans une même base documentaire, plusieurs thesaurus qui coexistent, et un document peut être associé à plusieurs thesaurus

Bon de commande

Bon de livraison Devis Plaquette

produitConditions générales de vente

Factorisation de familles (1/2)

Document Commerci

al

Devis

Plaquette produit

Bon de commande

Bon de livraisonConditions

générales de vente

Factorisation de familles (2/2)

Les thèmes

• Les thèmes permettent de garantir la cohérence des informations de l’entreprise

• Chaque employé est un acteur de l’entreprise, et à ce titre, il connait parfaitement les processus internes et/ou l’organisation générale.

• il sait donc correctement s’orienter dès lors qu’il recherche une information

• Les thèmes permettent de conceptualiser un (des) parcours afin de les rendre visibles (ou pas) lorsqu’un employé est dans un processus particulier

• Les thèmes sont construits sur la base des attentes « terminologiques et organisationnelles » de chacune des populations de l’entreprise

Les thèmes

• Dans Mase, nous pensons qu’il est primordial que le stockage des documents se fasse de la manière la plus simple

• Une arborescence est spécialement dédiée au stockage physique et à l’attribution des droits. Celle-ci n’est visible que pour les personnes pouvant publier

• La double nomenclature permet de satisfaire et de rassurer toutes les populations d’une entreprise, arrêtent ainsi de « lutter » les uns contre les autres.

• Chaque service peut avoir ses propres processus de classement convenant à l’ensemble des ses acteurs

• Mase permet de ne pas opter pour une structure de classement toute en profondeur

Le plan de classement

• Besoin • Projet • Information

Pourquoi on crée ?

• Rôle• Fonction•Collaboration

Qui va créer ?

• Contribution• Diffusion• Rétention

Pour qui créer ?

Politique éditoriale

Politique éditoriale

Le plan de classement

PLUS D’INFORMATIONS

http://www.mase-solutions.com