Marcelle Beaudiquez

Bibliothèque nationaleCentre de coordination bibliographique et technique

LE CHANTIER

CONVERSION RÉTROSPECTIVE

DE LA BIBLIOTHÈQUE

NATIONALE

LE CATALOGUE est un outilindispensable à toute biblio-

thèque dont les collections nesont pas directement accessibles à seslecteurs. La Bibliothèque nationalen'échappe pas à cette règle et, depuisplus d'un siècle, de nombreux biblio-thécaires ont vécu « catalogale-ment » selon l'expression d'AnatoleFrance', rédigeant jour après jour lesnotices descriptives des documentsentrant dans l'établissement (oumême figurant déjà depuis fort long-temps dans les collections mais noncatalogués de manière satisfaisante).Malgré cela et contrairement à sessoeurs anglaise et américaine (BritishLibrary, Library of Congress), laBibliothèque nationale n'a jamais dis-posé d'un catalogue unique régulière-ment complété au fil des décennies.

Marcelle BEAUDIQUEZ est égalementdirectrice de projet sur le chantier Conversionrétrospective de la Bibliothèque nationale.1. « La Chemise », Les Sept Femmes de laBarbe bleue et autres contes merveilleux,1909.

En vérité, elle met à la disposition deses lecteurs des catalogues impriméset des fichiers qui se complètent ouse recoupent, qui se subdivisent entranches chronologiques variées, cer-taines tranches ayant même étéinexistantes pendant fort longtemps.Au milieu de ce puzzle, le lecteurcherchait le secours du bibliothécairede service.En février 1988 cependant, la Biblio-thèque nationale met à la dispositiondu public son tout nouveau catalogueinformatisé BN-OPALE où sontcatalogués directement en lignetoutes les nouveautés. Et aiguillonnéepar l'exemple de la British Libraryqui terminait le passage sur supportinformatique de son catalogue géné-ral, elle se prépare à ce type de travailen programmant la saisie-conversionde son catalogue décennal 1970-1979(400 000 notices) et son chargementdans BN-OPALE.C'est dans ce contexte « catalogra-phique » qu'éclate le 14 juillet 1988l'annonce par le président de la Répu-blique de la construction d'une TrèsGrande Bibliothèque, dans laquelle la

Bibliothèque nationale serait « trans-figurée ». Dès lors, il apparaissaitévident que cette bibliothèque duXXIe siècle ne pouvait disposer à sonouverture d'un catalogue manuel plusou moins complet et qu'il appartenaità la Bibliothèque nationale d'apporteren « dot », selon une expression dumoment, non seulement ses collec-tions patrimoniales uniques, maiségalement leur catalogue sous laforme qui en permettrait la meilleureexploitation sur place et à distance,c'est-à-dire sur support informatique.Les ambitions de la Bibliothèquenationale en matière d'informatisa-tion de ses catalogues anciens allaientdonc devoir s'inscrire dans les calen-driers de la nouvelle bibliothèque.

La mise en placedu chantier

Dès lors, grâce au soutien incondi-tionnel de l'administrateur général età sa force de persuasion auprès desministères de tutelle comme du futurpartenaire, la TGB, l'idée fut rapide-

ment admise qu'avec les moyensfinanciers adéquats, la Bibliothèquenationale était capable (et elle s'yengageait) d'informatiser « tout soncatalogue » pour l'inauguration de lanouvelle bibliothèque. Le chantierconversion rétrospective allait naître.Il resterait à le faire vivre au quoti-dien.

La réflexion

Une étude préalable (novembre1988-mars 1989) fut confiée à unecellule spéciale créée au sein duCentre de coordination bibliogra-phique et technique, et composée dedeux conservateurs à mi-temps.L'étude devait tout d'abord identifierles catalogues et fichiers à convertir,c'est-à-dire décrire leur contenu, leurslacunes, leurs recoupements, leursparticularités, mettant ainsi au jour unpremier type de difficultés : para-doxalement, ce temple de l'écrit abeaucoup vécu dans la tradition oraleet une partie du savoir concernant lescaractéristiques techniques et intel-lectuelles de ses fichiers a disparuavec les bibliothécaires qui les ontrédigés.L'étude identifiait ainsi six millionsde notices à convertir et allait égale-ment définir les premiers grandsprincipes de la conversion qui serontprésents tout au long de l'opération :

- la conversion se fera à partir desnotices originales et non pas parrécupération dans des réservoirsbibliographiques, à la fois parce queles taux de recouvrement testés surles réservoirs existants (OCLC,RLIN2) sont faibles et parce que lesnotices de la plupart des catalogues etfichiers suivent des règles de descrip-tion généralement plus riches d'infor-mation que tout autre réservoir ;

- la conversion se fera sans recouriraux documents (sauf rares excep-tions) car ce n'est pas une opérationde catalogage (elle n'en a ni le tempsni les moyens) ; elle concerne seule-ment l'exploitation des notices catalo-

2. OCLC : Online Computer Library CenterRLIN : Research Libraries InformationNetwork.

graphiques pré-existantes dans leurétat original ;

- la conversion ne devra rien perdrede l'information contenue dans lescatalogues et fichiers manuels : lerésultat minimum à atteindre est larestitution de la totalité des informa-tions de la notice dans un formatinformatique adéquat. Ce seraINTERMARC, le format de travailde BN-OPALE ;

- la conversion, au contraire, profi-tant du transfert sur support informa-tique, doit améliorer les points d'ac-cès des notices chaque fois que celaest possible et ajouter des informa-tions en zones codées qui rendrontpossibles les tris sur des sous-ensembles (codes de langue d'édition,code de pays d'édition, indicesCDU,...)Outre ces principes, l'étude proposaitcomme priorité de commencer laconversion par les principaux cata-logues antérieurs à BN-OPALE, defaçon à affirmer immédiatement lacontinuité et identifiait ensuite plu-sieurs regroupements possibles pourles autres catalogues et fichiers.A ce stade, pour aider éventuelle-ment sa réflexion, la Bibliothèquenationale n'avait guère le choix desmodèles. En effet, la seule opérationcomparable, par le volume de noticesà traiter, était celle de la BritishLibrary qui achevait la conversion deson catalogue général (Catalogue of

Printed Books) ; les responsablestechniques et informatiques furentinterviewés avec intérêt, mais leparallélisme des deux projets n'étaitqu'apparent car nos collègues britan-niques convertissaient un catalogueunique comportant des noticesbibliographiques construites toujoursselon les mêmes règles ou presque.Ce n'était pas le cas de la Biblio-thèque nationale qui devait convertirdes catalogues multiples suivant cha-cun sa propre logique de catalogage

et juxtaposant même parfois

- c'est le cas des fichiers -des logiques différentes ! Deplus les traitements informa-tiques ultérieurs n'étaient pasprogrammés.Il allait donc falloir inventer !Pour ce faire, la Bibliothèquenationale s'adjoignait, dèsnovembre 1989, les servicesde trois ingénieurs-conseilsde la société Silogia dontl'apport fut décisif.La première décision fut deconcevoir toute la conver-sion comme une opérationunique planifiée de bout en bout : 6millions de notices à convertir enquatre ans, cela signifiait mener laconversion de plusieurs catalogues(ou groupes de catalogues) de frontet non pas convertir les cataloguesles uns après les autres. Cela signi-fiait également, pour tenir comptedes ressources humaines limitées dela Bibliothèque nationale, le choixd'une sous-traitance maximum touten réservant à la Bibliothèque natio-nale la pleine responsabilité desdécisions, c'est-à-dire la totale maî-trise de l'opération.On définissait alors trois grands typesde fonctions qui pouvaient être attri-buées à des prestataires de service :- la saisie-conversion des cataloguesen respectant un certain niveau dequalité ;

- le contrôle de cette qualité pourpermettre à la Bibliothèque nationalede valider cette saisie ;

- les traitements informatiques per-mettant d'obtenir une meilleure orga-nisation des données dans les diffé-rents catalogues et entre eux, desupprimer d'éventuels doublons et defaciliter l'accès ultérieur à ces don-nées, la validation ou l'invalidationdes traitements proposés restant tou-jours à la charge de la Bibliothèquenationale.

On inventa enfin un mécanismed'avancement des travaux qui, outrele découpage en lots contractuels (cf. encadré), définissait la durée des tra-vaux préparatoires et de la phased'exploitation, celle des cycles detraitement, le principe des recettes, lemode de facturation, les conditionsde recyclage des lots de saisie n'ayantpas atteint le niveau de qualitérequis...

En même temps que se déroulait cettephase préparatoire, les principes de lacollaboration de la Bibliothèquenationale avec le nouvel Etablisse-ment public de la Bibliothèque deFrance se précisaient : la conversiondevenait, avec le récolement, la repro-duction, les acquisitions,... l'un deschantiers communs, budgété au seind'une convention annuelle BN/EPBFet était ainsi assurée - dans les limitesdu possible - de son financement jus-qu'à la fin de l'opération.

L'appel d'offres

Un comité de pilotage était constitué,avec des représentants de l'EPBF, desministères de tutelle (Direction dulivre et de la lecture et Direction de laprogrammation et du développementuniversitaire), du ministère duBudget et du contrôleur financier.La mise en place se terminait avecl'élaboration d'un cahier des chargesglobal pour la phase 1 dans un appeld'offres unique (cf. encadré) : quatrecatalogues, quatre millions denotices, quatre lots contractuels pourla saisie des catalogues, un lotcontractuel pour le contrôle et un lotcontractuel dit « d'intégration » pourles traitements informatiques. Lecahier des clauses techniques particu-lières (CCTP) était prêt en mars 1990avec une première version du cahierdes clauses administratives particu-lières (CCAP). Mais l'ampleur dudossier, son caractère novateur, l'im-

portance des enjeux demandaient quele CCAP soit lui aussi minutieuse-ment établi : les services administra-tifs et financiers de la Bibliothèquenationale se chargèrent de sa mise aupoint et s'entourèrent officieusementde toutes les garanties auprès des ins-tances concernées avant le lancementde l'appel d'offres international auBulletin officiel des annonces desmarchés publics du 18 août 1990.Neuf sociétés soumissionnèrent pourla saisie, deux pour le contrôle etdeux pour l'intégration. Quatre dessociétés qui soumissionnaient pour lasaisie furent soumises à un banc d'es-sai dont les résultats complétèrentceux du dépouillement des dossiersd'offres. Compte tenu des enjeux etdes volumes à traiter, on s'efforça dediminuer les risques en diversifiantles prestataires, en s'attachant auxcapacités industrielles des sociétés etaux garanties de compétence profes-sionnelle de leurs offres (crédibilitéde l'organisation annoncée et dumatériel proposé, adéquation des

moyens engagés avec les charges detravail), la Bibliothèque nationaleprise dans le carcan de son calendrierne pouvant s'offrir le luxe de tester denouvelles techniques ou de nouveauxmatériels.Les choix de la commission technique(Cellule de conversion, Service infor-matique de la Bibliothèque nationaleet les ingénieurs-conseils) furent vali-dés par le comité de pilotage puisdéfendus auprès du DOSI (Départe-ment de l'organisation et des systèmesd'information du ministère de laCulture), du COMSI (Conseil ministé-riel des systèmes d'information) et dela CSMI (Commission spécialisée desmarchés informatiques).Furent ainsi retenues pour la saisieles sociétés françaises AIC et Jouveainsi que Saztec, société anglaiseayant ses ateliers en Ecosse et quiavait réalisé la conversion du cata-logue de la British Library ; leBureau Van Dijk fut retenu pour lescontrôles, et Jouve, de nouveau, pourles traitements informatiques.

La notification des marchés eut lieule 28 février 1991. La tâche des ingé-nieurs-conseils était terminée. LaBibliothèque nationale était seulemaître d'ouvrage. L'opération conver-sion rétrospective pouvait démarrer.

La créationd'une « équipe BN »

Aux deux conservateurs chargés del'étude préalable et devenus les piliersde l'opération vinrent bientôt s'ajouterdeux transfuges volontaires (parmutation interne) et une stagiaire enpremière affectation (mais anciennebibliothécaire-adjointe à la Biblio-thèque nationale). Ces cinq profes-sionnelles, combinant leurs qualités(connaissance des collections de laBN et de ses pratiques de catalogage,sens de l'organisation et du travaild'équipe et connaissances informa-tiques), constituent l'équipe premièresur laquelle repose l'opération.L'équipe a été rapidement complétéepar l'affectation de deux nouvellestitulaires et par le recrutement deneuf contractuels inscrits au budgetsur la convention BN/EPBF. Lesdébuts de l'équipe ne furent pas tou-jours faciles, car la formation desnouvelles recrues a dû se faire enmême temps que l'on mettait au pointles méthodes de travail.Il y a donc actuellement seize per-sonnes travaillant sur la phase 1 : septtitulaires (deux bibliothécaires-adjointes, une bibliothécaire, quatreconservateurs) et neuf contractuels(trois de catégorie A, quatre de caté-gorie B et deux de catégorie C pour lecompostage des fichiers). Un recrute-ment supplémentaire (personnel del'EPBF mis à disposition de la BN)est attendu en 1993 pour diminuer unpeu la charge de travail qui pèse surles responsables techniques des lots.

La phased'exploitation

Le CCTP de chaque lot contractuelprévoyait une phase de travaux pré-paratoires (de 2 à 6 mois selon leslots contractuels) destinés à la miseau point des outils de saisie, de

contrôle et des programmes d'intégra-tion en application des spécificationsdétaillées fixées par la Bibliothèquenationale. Certaines spécificationsfiguraient déjà dans le CCTP, mais detrès nombreux ajouts durent être faitsà l'occasion de réunions avec lesprestataires pour arriver réellementaux spécifications détaillées dontceux-ci ont besoin pour remplir lesobligations du marché.

Mise au point du travail

avec les prestataires

Les spécifications sont très impor-tantes : leur précision et leur complé-tude permettent au prestataire d'avoirune réponse à chaque étape du travailet à chaque cas rencontré et lui évited'avoir à inventer une solution « per-sonnelle ». De plus, dans le cas de laBibliothèque nationale, mettre toutesles consignes par écrit était le garantde la cohérence de la saisie entre lesdivers catalogues d'une part et entreles prestataires de saisie et le contrô-leur (qui amorce son contrôle par lasaisie d'un échantillon) d'autre part.C'est ainsi qu'il fallut par exempleétablir un véritable manuel de saisied'une centaine de pages pour tenterde couvrir tous les cas de catalogageou de typographie rencontrés.Cette période des travaux prépara-toires fut aussi celle des formationspar la Bibliothèque nationale deséquipes de saisie chez les presta-taires, celles des tests sur les diverscontrôles automatisés obligatoires ou

souhaités, celle aussi de lamise au point détaillée ducycle des traitements infor-matiques à appliquer auxnotices validées pour parve-nir à une base de donnéesplus performante. A l'issuede cette période, des « vérifi-cations d'aptitude avecréserves » furent prononcéespour tous les prestataires, laBibliothèque nationale lesestimant ainsi en mesure decommencer leurs travauxmais se réservant le droit dedemander certaines modifi-cations si l'exploitation en taille réellemontrait des faiblesses ou des insuffi-sances ; ce qui fut le cas.Les cycles de traitement commencè-rent entre le 1er juin 1991 et le 1er avril1992. En dix mois le contrôleur allaitpasser de 55 000 notices à contrôlerpar mois (catalogue général) à90 000 (catalogue général + supplé-ment sur fiches), puis à 145 000(catalogue général + supplément surfiches + catalogue général des pério-diques) environ, sans compter les lotsde saisie recyclés.Le prestataire dit « d'intégration »commença à constituer la base Imagede la saisie par chargement desbandes validées en février 1992 ; lepremier cycle des traitements infor-matiques s'étalant sur quatre mois, lapremière « base résultante » futconstituée en mai 1992 ; un premierCD-ROM de travail, c'est-à-dire deconsultation interne, fut disponiblefin juin 1992.

La véritable histoire

d'un lot de saisie

Pour mieux comprendre le déroule-ment des opérations, il faut reprendretoutes les étapes suivies par ce quiconstitue donc l'unité de référence dela conversion : le lot de saisie.Chacun des catalogues ou fichiers(représentant chacun un lot contrac-tuel, c'est-à-dire un marché attribué àun prestataire) a été découpé en uncertain nombre de lots de saisie cor-respondant au nombre de notices quele prestataire de saisie doit traiter endeux mois. La Bibliothèque nationaleenvoie au prestataire un lot de saisietous les mois. Le contrôleur dispose àson tour d'un mois pour effectuer lescontrôles et présenter ses résultats àla Bibliothèque nationale qui pro-nonce alors un avis de recette positifou négatif. Tout fonctionne sur labase de calendriers contractuels oùchaque opération est fixée au jourprès (cf. schéma).

- 1re étape : le démontage desvolumes (s'il s'agit d'un catalogueimprimé) ou le compostage (s'il s'agitd'un fichier) à la Bibliothèque natio-naleLes exemplaires des catalogues utili-sés sont ceux comportant le maxi-mum de corrections manuscrites. Cesoriginaux uniques sont donc méticu-leusement déreliés par l'équipe BNpour être conservés au moins jusqu'àla fin de l'opération. Pour un fichier,

toutes les fiches sont compostéespour pouvoir vérifier au retour quedes fiches ne se sont pas égarées lorsdu transfert chez le prestataire. Lecompostage se fait dans les locaux duCCBT, dans le bâtiment de la rueVivienne, alors que les fichiers sontsur le site Richelieu. Il a donc falluorganiser la circulation quotidiennedes fichiers. On a établi également lamoyenne de compostage que l'onpeut demander à un agent, soit troistiroirs de 1 200 fiches environ endeux jours pour un composteur à mi-temps.

- 2e étape : la préparation à laBibliothèque nationaleCette phase de préparation consisteen un balayage rapide du volume oudu tiroir pour repérer et résoudre lesdifficultés ou les erreurs les plusvisibles (cotes manquantes, noticesillisibles, formes et graphies variéespour le même auteur,...). Dans cer-tains cas, des consignes sont rédigéessur des bordereaux qui accompagne-ront le lot de saisie chez le presta-taire. L'importance de la préparationest variable selon les cas (un fichier,en général hétérogène, demande plus

de préparation qu'un catalogue) ; ellea varié pour un même fichier au furet à mesure de l'avancement des tra-vaux en fonction de l'importance desretours de notices en anomalie (cf. ci-dessous).

- 3e étape : la mise en traitementchez le prestataireAu jour contractuel prévu, le coursierdu prestataire vient chercher le lot desaisie. En recevant tiroirs ouvolumes, le prestataire en fait immé-diatement deux photocopies. L'unelui servira de référence pour la saisie,l'autre sera jointe aux originaux, àleur retour à la Bibliothèque natio-nale et sera ensuite envoyée par elleau prestataire de contrôle.Le prestataire doit ensuite assurer lasaisie des notices en suivant lesconsignes de la Bibliothèque natio-nale, et attribuer à chaque notice sai-sie un identifiant. Cet identifiantalphanumérique est composé de plu-sieurs segments signifiants pour indi-quer le catalogue, le tiroir ou levolume, la place de la notice dans levolume ou le tiroir et le type de lanotice (selon une typologie détailléedans le CCTP). Ces élémentsconstruisent un code d'identité de lanotice puisqu'il ne peut y avoir deuxidentifiants identiques. Ce code per-met de vérifier l'exhaustivité de lasaisie et servira de référence pourtous les traitements ultérieurs.

- 4e étape : le traitement d'une ano-malie par la Bibliothèque nationaleAu cours de la saisie, le prestatairerencontre des difficultés (anomalies)qu'il ne peut résoudre ; il envoie cesanomalies à l'équipe BN selon un cir-cuit rigoureusement planifié. Celle-cifait toutes les recherches nécessaires,résout les problèmes et envoie lesréponses au prestataire selon uncalendrier tout aussi précis.- 5e étape : l'écriture de la bandemagnétiqueLorsque la saisie est terminée (doublesaisie, corrections, intégration desréponses aux anomalies, contrôlesdivers,...), le prestataire produit unebande magnétique normalisée, quicontient donc les données en INTER-MARC, et la livre à la BN.

- 6e étape : les contrôlesCette bande est contrôlée dans sastructure par le département Informa-

tique de la Bibliothèque nationaleet/ou par le prestataire de contrôle(bien que le prestataire de saisie aitdû faire la preuve, lors des travauxpréparatoires qu'il savait produire unebande normalisée) car toute erreur- ou non-conformité à la norme choi-sie - rend les données inexploitablesultérieurement.La bande est ensuite envoyée aucontrôleur qui effectue les contrôlesd'exhaustivité et de qualité. Pour lecontrôle d'exhaustivité, il transmet àla Bibliothèque nationale sur listingsles différences constatées entre lesidentifiants qu'il a lui-même saisis etceux figurant sur la bande du presta-taire ; il transmet également les diffé-rences constatées entre la saisie duprestataire et sa propre saisie. Cecontrôle de la qualité de la saisie sefait en général sur un échantillon de1 250 notices.A l'équipe BN reste l'entière respon-sabilité de l'analyse de ces diffé-rences pour identifier les véritables

erreurs et décider, en fonction degrilles pré-établies si le lot de saisiecontrôlé est correct ou non (bienentendu le CCTP du contrôleur sti-pule qu'il doit avoir vérifié et corrigésa propre saisie autant de fois quenécessaire, avant d'envoyer résultatset listings à la Bibliothèque natio-nale).- 7e étape : la recette de la saisieAprès analyse des résultats, l'équipeBN prononce la recette : si celle-ciest négative, le lot de saisie part « enrecyclage », c'est-à-dire doit être denouveau entièrement traité par leprestataire de saisie, à ses frais. Si larecette est positive, le prestataire desaisie peut facturer son travail.- 8e étape : les traitements informa-tiques d'intégrationLa bande du lot de saisie recetté posi-tivement est envoyée par la Biblio-thèque nationale au dernier prestataire,pour les traitements informatiques. Labande est d'abord chargée telle quelledans la base Image qui sauvegarde

« l'image de la saisie ». Lesdonnées passent ensuite pardifférents programmes :

. soit de rapprochement :

chaque document ne devantavoir dans la base qu'uneseule notice bibliographiqueen format INTERMARCdans laquelle figurent tous lespoints d'accès, un pro-gramme recherche les noticessecondaires ou analytiquespour les fusionner avec leurnotice principale ;

. soit d'éclatement : une

notice comportant undépouillement de 14 volumes seraéclatée en 14 notices autonomes etcomplètes par duplication des zonesnécessaires ;

. soit de constitution de groupes decotes qui permettent de rapprocherdes exemplaires dispersés d'un mêmedocument ;

. soit de dédoublonnage par rappro-

chement sur les cotes et les 50 pre-miers caractères du titre.Toutefois il ne faut pas oublier queles programmes mis au point ne fontque des propositions de traitementqui doivent être validées ou invali-dées par l'équipe BN, seule habilitéeà prendre les décisions. A l'issue deces traitements informatiques (cyclede six mois) les notices du lot de sai-sie figurent dans la base dite « résul-tante ».

Volume des transactions

Il faut gérer toutes ces transactions etcela est aussi de la responsabilité del'équipe BN qui vit au rythme descalendriers contractuels. Ceux-ci doi-vent être respectés au jour près.Vingt-quatre mois après la notifica-tion des marchés, malgré des glisse-ments et des retards intermédiaires,on peut dire qu'il n'y a pas de retardcumulé : l'avancement des travauxest conforme à la planification.Pourtant, quelques chiffres suffisent àmontrer l'importance des volumestraités et le nombre de transactions(cf. encadré) :

- chaque mois partent chez les pres-tataires de saisie, et en reviennent, sixvolumes du catalogue général, trente-deux tiroirs de son supplément, un

volume du catalogue 1960-1969,quatre-vingts bacs du cataloguegénéral des périodiques (ou bientôtsoixante-cinq tiroirs du fichier desanonymes) ;

- chaque mois la Bibliothèque natio-nale reçoit 7 000 notices en anomalies.Parmi ces anomalies, 3 600 à 4 000environ proviennent du supplément aucatalogue général auteurs sur fiches :l'équipe BN ne peut traiter que 60 %des anomalies de ce fichier dans lelaps de temps qui lui est imparti ; lesréponses aux anomalies non traitéesau cours de l'exploitation constituentun lot de rattrapage. Elles seront pré-parées sur bordereaux et le prestataireles traitera à la fin du marché ;

- chaque mois sont livrées les bandesd'un lot de saisie des quatre cata-logues (auxquels s'ajoutent les lotsrecyclés). Il faut donc contrôler enmoyenne quatre bandes, puis145 000 identifiants puis 5 000notices (quatre échantillons de 1 250notices) ;

- chaque mois, quatre bandes partentchez le prestataire responsable destraitements informatiques (quand leslots de saisie ont été recettés positive-ment). Et on compte une moyenne de8 000 notices analysées par l'équipeBN et de 5 000 interventions sur lesnotices en cours de traitement d'inté-gration vers la base résultante3.

Lancementde la phase 2

Le lancement de la phase 2 étaitprévu en 1992 dans la planificationoriginale de l'opération. On s'estefforcé de respecter cette program-mation, mais le démarrage de cettephase a été attendu avec appréhen-sion par les responsables techniquesde l'opération, puisqu'en fait c'est lemême personnel d'encadrement quien a la charge. Cependant, dès le der-nier trimestre 1991, une nouvelleétude de faisabilité fut confiée à lasociété Silogia qui avait apporté sonconcours à la construction de la

3. Cette comptabilisation mensuelle estthéorique car les transactions informatiquessont réparties par modules sur un cycle de 6mois.

phase 1 : cette étude avait pour but depréciser les renseignements sur l'étatdes fichiers concernés et sur leur tauxde doublonnage entre eux et avec lesfichiers et catalogues de la phase 1 :ceci fut fait par sondages. L'étudedevait également proposer des scéna-rios envisageant différents regroupe-ments de fichiers, différents choix desaisie avant ou après dédoublonnageet estimer le degré d'applicabilité à laphase 2 des contrôles et des traite-ments d'intégration de la phase 1.

Les conclusions de l'étude furent pré-sentées au comité de pilotage en avril1992 et une nouvelle série de grandsprincipes vint s'ajouter à ceux de laphase 1 :

- adoption du scénario de saisiemaximum malgré la certitude d'undoublonnage important : cela coûtemoins cher de saisir un doublon quede tenter un dédoublonnage manuelbeaucoup trop long pour le tempsdont on dispose. On saisira donc 1,9million de notices dont 300 000 sontcertainement des doublons d'après lessondages ;- organisation de quatre appelsd'offres distincts échelonnés sur 1993et 1994 ; chaque appel d'offresconcernera de un à six fichiers detaille inégale (entre 10 000 et 550 000notices) pour une répartition équili-brée d'environ 500 000 notices à trai-ter dans chaque appel d'offres ;

- chaque appel d'offres comporteraun marché de saisie et un marché decontrôles ; les traitements informa-tiques d'intégration de chaque fichieret entre fichiers de la phase 2 ferontl'objet d'un cinquième appel d'offresen 1994 ;

- conservation des mêmes principesde contrôle d'exhaustivité, mais onmodulera les exigences sur la qualité,pour tenir compte de l'état des ficheset des notices dans les différentsfichiers (il faut savoir, par exemple,que le fichier des ouvrages anonymesavant 1960 - 570 000 notices -

contient 55 % de fiches au format« carte à jouer » (5 x 7,5 cm) déjàphotocopiées sur format standard,75 % de fiches manuscrites, 5 % defiches totalement illisibles, 10 % denotices sur fiches de couleur qui pas-seront mal à la photocopie,...) ;

- la préparation des fiches parl'équipe BN sera plus importante quesur la phase 1, car il faut éviter la sai-sie « non signifiante » : il y aura doncréécriture systématique des notices etdes éléments de notices illisibles

ainsi qu'un vedettage complémen-taire par ajout de titres uniformes oude titres de forme pour faciliter lesrecherches ;

- en contrepartie, on limitera pour leprestataire la possibilité des retoursen anomalie aux zones de titres et decotes.Dès la fin de 1993, l'équipe BN de laphase 2 sera constituée, outre le chefde projet, d'une dizaine de contrac-tuels et devra travailler en étroite col-laboration avec les services de catalo-gage rétrospectif du département desImprimés (et en particulier l'Inven-taire général).Actuellement, seuls le directeur duprojet et le chef de projet de la phase2 travaillent au cahier des charges del'appel d'offres relatif au fichier desanonymes avec trois ingénieurs-conseils de la société Silogia (lasociété a de nouveau été retenue pourl'assistance technique sur l'ensemblede la phase 2 après appel d'offres).En s'appuyant sur la structure de laphase 1 et en utilisant l'expérienceacquise, on s'efforce d'être plus précispour éviter de voir se renouveler cer-tains problèmes contractuels de laphase 1, on modifie les spécificationsqui se sont révélées inapplicables ouinefficaces et on invente les consignespour tout ce qui est particulier à cesnouveaux fichiers. Tout devrait êtreprêt pour le lancement début mars1993 et une notification des marchésen septembre. Parallèlement, la

constitution du cahier des charges dudeuxième appel d'offres commenceradès avril et ainsi de suite ! Ainsi, audeuxième semestre 1994, 100 000notices de la phase 2 viendronts'ajouter aux 140 000 notices traitéesmensuellement sur la phase 1. Etcependant le calendrier initialementprévu en 1990 a été desserré pouréchelonner la saisie de la phase 2 jus-qu'en 1996 !

Une opérationexemplaire ?

Depuis 1989, la Bibliothèque natio-nale n'est plus seule à faire la rétro-conversion de ses catalogues. Plu-sieurs bibliothèques françaises (sansparler des bibliothèques étrangères)ont déjà réalisé le passage de tout oupartie du catalogue de leur fondsancien sur support informatique4.Toutefois ces opérations ne dépas-sent pas la plupart du temps les 200ou 250 000 notices à traiter. Dans lecadre de l'opération de la Biblio-thèque nationale, ce nombre denotices correspond à celles contrôléesen deux mois d'exploitation moyenneet nous avons presque 30 mois d'ex-ploitation sans interruption pour laseule phase 1.Ceci montre, quel que soit l'intérêtdes autres opérations de rétroconver-sion s'appliquant à des collectionsspécialisées5, que l'entreprise de laBibliothèque nationale se passe à uneautre échelle et que si elle est à la foisremarquable (c'est-à-dire « digned'être remarquée ») et terriblementdifficile, elle n'est pas nécessairement,de ce fait même, exemplaire (c'est-à-dire « pouvant servir d'exemple »).

Une opérationremarquable

La rétroconversion des catalogues dela Bibliothèque nationale est remar-quable à plus d'un titre :

- elle est remarquable par son impor-tance en nombre de notices à conver-tir (estimé à 6 millions) et par lenombre et la diversité des cataloguesconcernés par l'opération : pour lesphases 1 et 2, vingt-quatre fichiers et

seulement trois catalogues imprimésrassemblant moins de 35 % desnotices. Si tous les fichiers et cata-logues suivaient à l'origine des règlesbien définies, la Bibliothèque natio-nale ayant toujours pris grand soin deson catalogage, ils ont été rédigés àdes époques différentes s'échelonnantsur plus d'un siècle et les fiches sup-plémentaires réintercalées au fil desannées ainsi que les mentions manus-crites surajoutées (compléments oucorrections) leur ont fait perdre leurbelle intégrité ;

- grâce aux ingénieurs-conseils quisont à son origine, l'entreprise estremarquable par la rigueur et lalogique de sa structure qui font decette rétroconversion bien plusqu'une simple opération technique.Tout a été calculé à l'avance : chargesde travail, rythme d'avancement destravaux, types de contrôles à toutesles étapes, niveau de qualité requis,cadres contractuels,... pour laisser lapart minimale aux impondérables. Ami-chemin dans l'exploitation, onpeut dire que cette construction del'esprit a tenu ses promesses ;- l'entreprise est remarquable enfinparce qu'elle ne se limite pas à unesimple saisie mais qu'elle prépareégalement le produit à la cible enconstituant une base de donnéesimmédiatement exploitable.

Une opération difficile

L'entreprise est difficile d'abord pourles raisons mêmes qui en font uneentreprise remarquable :

- la durée de l'opération est sansdoute l'une des pires difficultés sur-tout pour l'équipe BN. En effet, alorsque les prestataires devraient pouvoiratteindre un rythme de croisière oùles investissements consentis enmatière de mise au point techniqueou d'apprentissage pour le personnelportent leurs fruits, la charge del'équipe BN est toujours très forte car

4. Ne sont évoquées ici que les opérationsportant sur des fonds antérieurs à 1970, àl'exclusion de celles qui, d'une manière oud'une autre, s'appuient ou pourraient s'appuyersur BN-OPALE.5. Cf. Catherine SCHMITT, « La saisie dufichier en 80 jours », Bulletin d'informations,Association des bibliothécaires français,1992, n° 157, p. 25-29.

elle est rythmée par un calen-drier très (trop !) serré. Il estnormal que l'investissementen temps librement consentiles premiers mois deviennede plus en plus dur à suppor-ter ; au fur et à mesure que letemps s'écoule, l'enthou-siasme s'effrite et le stresss'installe. Heureusement laprogression régulière desrésultats est réconfortante. Etc'est là que l'on voit l'impor-tance primordiale d'uneéquipe soudée autour de sesresponsables, toutes capablesde trouver un second souffle poursurmonter les obstacles (et il fautbien admettre qu'il ne se passe pas demois sans que l'un ou l'autre des pres-tataires ne déclenche un problème !).

- La structure de l'entreprise, garantede son efficacité, est aussi source dedifficultés. Compte tenu de l'impor-tance des enjeux et des objectifs, lerespect du calendrier est l'une descontraintes majeures de l'opération.Or toute la structure, balisée contrac-tuellement au maximum, est cepen-dant un château de cartes car chacundes quatre intervenants (prestatairede saisie, prestataire de contrôle,équipe BN et prestataire d'intégra-tion) est tributaire du travail desautres.Si les prestataires de saisie travaillentmal et si plusieurs lots de saisie nesont pas validés, leur nouvelle pré-sentation en recette deux mois plus

tard, après recyclage, viendra aug-menter la charge mensuelle ducontrôleur et, partant, la charge d'ana-lyse de l'équipe BN, en même tempsque le rythme de progression duchargement des bandes par le presta-taire d'intégration sera perturbé. Si, àson tour, le contrôleur ne peut tenirson calendrier, le travail d'analyse del'équipe BN est désorganisé et laBibliothèque nationale n'est plus en

mesure alors de fournir dans lesdélais prescrits l'avis de recette auprestataire de saisie qui (en cas derecette positive) ne peut donc pas à ladate prévue, présenter sa facture.Ces exemples ne sont pas des hypo-thèses d'école et des cas semblablesse sont déjà produits. La gestioncontractuelle quotidienne avec lesprestataires est un délicat dosage de

rigueur et de diplomatie pour sauve-garder la qualité du travail et lesdélais : faire la part des impondé-rables (changement de gérant d'unesociété), accepter les cas de forcemajeure (tornade détruisant partielle-ment un atelier de saisie), tolérer lesmanquements sans conséquences,mais aussi ne laisser passer aucunmanquement grave aux termes duCCTP (contrôles non mis en oeuvre)et recourir si nécessaire aux armes duCCAP (applications de pénalités deretard). Cet exercice périlleux est duressort du directeur de projet et il doits'accompagner du maintien des rela-tions courtoises sinon cordiales avectous les prestataires.Il faut noter également la lourdetâche du cinquième intervenant del'opération, les services financier etcomptable de la Bibliothèque natio-nale, qui gèrent le paiement desacomptes forfaitaires mensuels dus àchacun des prestataires après valida-tion des traitements (saisie, contrôleou intégration) effectués dans lemois, et suivent donc, eux aussi, lerythme des calendriers.

- Entreprise difficile encore car,ayant été fixées à partir de rien (oupresque), les exigences de l'opérationont parfois semblé irréalistes, en par-ticulier lorsque les prestataires de sai-sie n'arrivaient pas à mettre au pointles contrôles demandés. En effet, laqualité des opératrices de saisie, sou-vent réelle, ne suffit pas à obtenir uneincrémentation régulière des identi-fiants ou des séquences alphabétiques

correctes des auteurs, une comptabili-sation correcte d'anomalies envoyéeset/ou corrigées, pas plus qu'une écri-ture exacte en INTERMARC d'unebande magnétique conforme auxnormes retenues. Pour cela il faut uneparticipation des services informa-tiques des prestataires, qui ne fut pastoujours immédiate ni facile. C'estpourquoi le doute est resté présent,

côté BN, jusqu'à ce que plusieurs lotsde saisie consécutifs atteignent uneexhaustivité parfaite sans recouriraux corrections et que les niveaux dequalité soient tous atteints pour la sai-sie. Ce qui avait été demandé dans leCCTP était donc bien possible.Malheureusement tous nos presta-taires ne sont pas devenus perfor-mants au même rythme et aujour-d'hui encore des problèmes sub-sistent. Paradoxalement, une grandeexpérience de la rétroconversion n'estpas le meilleur garant de réussite.Fort de son savoir-faire réel le presta-taire a alors tendance à vouloirconserver son propre système et àsous-estimer les spécificités de l'opé-ration BN, espérant que quelquesadaptations d'une procédure-maisonqui a fait ses preuves seront suffi-santes. Dans ce cas, les exigencesBN étant d'une autre nature, les résul-tats sont négatifs. Des explicationsrépétées sur la légitimité des exi-gences et sur leur faisabilité du côtéBN, des modifications efficaces dansles traitements informatiques du côtédu prestataire... amènent enfin desrésultats positifs, mais beaucoup detemps et d'énergie ont été perdus desdeux côtés !

- Opération difficile aussi par lanature même des fichiers à convertirqui demanderait une expérience par-ticulière de la part du personnel enplace. En effet, pour résoudre desproblèmes de cote ou de date, pourlire certaines fiches manuscrites, pourcomprendre la présence ou l'absence

de certaines informations, rien nevaut une connaissance profonde descollections de la Bibliothèque natio-nale et de ses services (et ceci estencore plus vrai pour la phase 2). Larépartition de la charge de travaildans l'équipe BN n'est donc pas seu-lement une question de nombre depersonnes mais aussi d'expérience etmalgré tout le sérieux et la conscienceprofessionnelle des contractuels oudes titulaires nouvellement recrutés,cette expérience n'existe que chez lesresponsables techniques qui restentdonc toujours les personnes-recours.Il est vrai que les demandes de muta-tion interne ont été peu nombreuses :même si l'ambiance est bonne et l'en-jeu fascinant, chacun sait qu'il s'agitd'un travail très technique où lanotion de rendement est constam-ment présente en raison descontraintes du calendrier.

- Opération difficile enfin, car, demars 1991 (notification des marchés)à avril 1992 (date de production dupremier CD-ROM de travail), aucunrésultat n'a été visible, la totalisationmensuelle des notices saisies et vali-dées restant parfaitement abstraite.C'est pourquoi l'équipe BN a été par-ticulièrement sensible à la productiondu premier produit concret de cetteopération.

Contre les idées reçues

Bien que l'administrateur général dela Bibliothèque nationale n'oubliejamais de souligner l'importance del'opération chaque fois que cela luiest possible dans ses interviews, lapresse a peu parlé du « chantierconversion rétrospective », sansdoute rebutée par son caractère troptechnique et la difficulté qu'il y a àl'illustrer. De plus, le peu de fois oùon en a parlé, les résultats du chantieront été confondus avec le contenu deBN-OPALE. Il n'est donc pas inutilede balayer quelques idées reçues.

Le produit de la conversionrétrospective n'est niBN-OPALE ni dans BN-OPALE

La Bibliothèque nationale disposedepuis 1988 d'une base de catalogageen ligne dans laquelle sont saisis tous

les nouveaux documents (livres etpériodiques) entrant par dépôt légal,acquisitions, dons ou échanges. Enjanvier 1993, dix-neuf services de laBibliothèque nationale et sept biblio-thèques universitaires entrent leursdonnées dans BN-OPALE. La basecontient actuellement plus d'1,5 mil-lion de notices bibliographiques, car,par chargements successifs, on y astocké les notices des entrées fran-çaises et étrangères depuis 1970, ycompris le produit de la conversiondu catalogue décennal sur fiches pour1970-1979, bien antérieure au chan-tier actuel.Ce qui fait l'objet de l'opération encours correspond à tous les fichiers etcatalogues antérieurs à 1970, pour leslivres et les périodiques. Ce produitne sera jamais chargé dans BN-OPALE dont les capacités de stoc-kage informatique ne permettent pasd'accueillir à terme les 4 millions denotices de la phase 1.

Le produit de la conversionrétrospective n'est pasle CCF

Le CCF résultera de la mise en com-mun dans un réseau informatique descatalogues d'un certain nombre debibliothèques françaises, qu'il s'agissede bibliothèques municipales, debibliothèques universitaires ou debibliothèques spécialisées. Certainschoix sont encore à faire, mais il estcertain que l'ensemble du cataloguede la Bibliothèque de France ferapartie du CCF et, dans cet ensemble,le noyau que constituera le catalogueinformatisé des fonds transférés de laBibliothèque nationale aura uneplace de choix.Actuellement, des opérations deconversion rétrospective sont encours, dont les produits alimenterontle CCF : il s'agit de la conversion descatalogues des fonds anciens de cer-taines bibliothèques municipales,opération pilotée par la Bibliothèquede France et la Direction du livre etde la lecture. Un accord est égale-ment intervenu entre la Direction dela programmation et du développe-ment universitaire, au ministère del'Education nationale, et la Biblio-thèque de France pour certains fonds

de bibliothèques universitaires. Onpeut regretter que la non-concor-dance des calendriers n'ait pas permisd'attendre que la conversion rétros-pective de la Bibliothèque nationalepuisse servir de réservoir de noticesbibliographiques, le taux de recou-vrement entre les collections desbibliothèques municipales et desbibliothèques universitaires concer-nées étant sans aucun doute impor-tant. Par ailleurs il est à noter que cesconversions se font dans le formatUNIMARC alors que celle de laBibliothèque nationale, quantitative-ment la plus importante, se fait enINTERMARC. Il faudra donc pré-voir des conversions de format.

Les fichiers d'autoritéde BN-OPALE ne sont passystématiquement utilisésdans la conversionrétrospective

La construction des vedettes auteursou collectivités auteurs dans lesfichiers à convertir n'est évidemmentpas conforme à celle utilisée dansBN-OPALE qui applique les normesdes années 1980. On pouvait soitrefaire toutes les vedettes des noticesà convertir pour suivre les nouvellesnormes (ce qui a été exclu parmanque de temps), soit saisir toutesces formes anciennes dans les noticesd'autorité de BN-OPALE (ce qui aété exclu pour éviter un gonflementinjustifié des index dans la mesure oùle produit de la conversion ne doitpas être chargé dans BN-OPALE).En fait, on applique une solutionmoyenne. Les spécifications de saisiedonnées aux prestataires font quel'élément d'entrée de la vedette ($a) etle premier élément rejeté ($m) sontidentiques entre la rétroconversion etBN-OPALE, ce qui est le garantd'une proximité alphabétique dansl'index pour les formes d'un mêmeauteur, et qui facilitera donc tout tra-vail ultérieur de rapprochement.D'autre part, la forme du Cataloguegénéral auteurs, quand elle n'est pasexactement la forme retenue, estgénéralement indiquée en note dansles notices d'autorité de BN-OPALEpour les auteurs réédités actuelle-

ment. Un travail similaire estfait pour les collectivités-auteurs avec le cataloguegénéral 1960-1969.On s'efforce donc des deuxcôtés de ménager l'avenir,mais il n'y a ni recherche sys-tématique de conformité desvedettes avec BN-OPALE,ni surtout gestion de noticesd'autorité dans la rétrocon-version.

Il n'y a pas d'indexationmatière dans le produitde la rétroconversion

Les catalogues et les fichiers àconvertir ne comportent pas tous,loin de là, une indexation matière et ilétait hors de question de recourir auxdocuments pour établir une indexa-tion contemporaine. D'autre part,quand les notices à convertir compor-tent une indexation, il s'agit d'uneindexation non contrôlée, très diffé-rente de l'indexation Rameau utiliséedans BN-OPALE, et se rapprochantle plus souvent d'une indexation parsimple mot clé extrait du titre. On adonc abandonné l'indexation exis-tante, considérant que la mise en for-mat des données permettra toujours,quel que soit le système utilisé, uneinterrogation par mot du titre.En revanche, il a paru intéressant detraduire les lettres de cotes en indicesCDU. En effet les cotes de la Biblio-thèque nationale utilisent des lettresqui indiquent à quel domaine desconnaissances appartient le documentainsi coté (T pour la médecine, Apour l'écriture sainte, N pour l'histoired'Angleterre, Q pour la bibliographie,L pour l'histoire de France,...). Làencore on ménage ainsi la possibilitéde créer des sous-ensembles théma-tiques dans le futur système d'infor-mation de la Bibliothèque de France.

La Bibliothèque nationale

ne prépare pas elle-mêmela codification des notices

pour leur saisie

Les spécifications du zonage (selonle format INTERMARC) figurentdans le cahier des charges. Elles ont

été détaillées au cours des travauxpréparatoires et complétées par unmanuel de saisie. C'est donc le pres-tataire qui, en suivant spécificationset consignes, assure le formatageavant saisie ou au moment de l'écri-ture de la bande.

La rétroconversion n'est pasun terrain d'essai pourde nouvelles techniques

Les enjeux de l'opération et les impé-ratifs du calendrier imposaient larecherche de solutions techniquesayant fait leurs preuves. L'hétérogé-néité des typographies et les men-tions manuscrites très nombreusesdans les catalogues sont venues ren-forcer cet a priori. C'est pourquoi laconversion se fait par double saisie etaucune solution en lecture optique n'a été recherchée. La seule technologienouvelle utilisée est la numérisation :elle s'applique au catalogue généralauteurs et au catalogue général des

périodiques. Pour ces deux cata-logues, la Bibliothèque nationale dis-posera de disques optiques numé-riques. Ceux-ci seront exploitables àla Bibliothèque de France.

Quel catalogue

pour la Bibliothèque

de France ?

Dans le cadre de l'opération deconversion rétrospective, le produitlivré à l'issue des traitements infor-matiques ayant permis la constitutionde la base résultante est une bandemagnétique contrôlée et corrigée quipourra être chargée sur le futur sys-tème d'information de la Biblio-thèque de France.

Le produit livré

On considère que la Bibliothèquenationale sera en mesure de livrerpour l'ouverture de la Bibliothèquede France (fin 1995-début 1996) latotalité de la saisie de la phase 1

(4 millions de notices), la totalité dela saisie du fichier des anonymes etdu fichier des collectivités dans laphase 2 (800 000 notices). Les autresfichiers (1 million de notices environ)seront livrés au fur et à mesure deleur conversion jusqu'à fin 1996.Tous les rapprochements, éclate-ments et dédoublonnages de noticesn'auront pas été faits, l'équipe BNn'étant pas en mesure d'analysertoutes les notices concernées pendantle cycle normal des traitements infor-matiques de la phase 1. En ce quiconcerne la phase 2, traitements d'in-tégration et dédoublonnages internesà la phase seront encore en coursdébut 1996. Aucun dédoublonnageentre phase 1 et phase 2 n'aura été faità cette date. Il appartiendra à laBibliothèque de France de détermi-ner ses priorités pour achever l'opéra-tion et de choisir le mode opératoire :les traitements pourraient en effetêtre réalisés soit directement par laBibliothèque de France sur sonpropre système d'information en

créant des sous-ensembles de travailet des équipes mixtes bibliothécaires-informaticiens, soit de nouveau êtreconfiés à des prestataires de servicedans le cadre de nouveaux marchés.

Intégrationdans le cataloguede la BDF

Comme celles des autres partiesconstituantes du catalogue de laBibliothèque de France6, les bandesde la conversion rétrospective serontchargées avant l'ouverture de l'éta-blissement sur son nouveau systèmed'information. Toutes ces donnéesfusionneront alors pour former lecatalogue unique, encyclopédique etmultimédia dans lequel, toutefois, lecatalogue d'origine de chaque noticepourra être identifié. Ce sera ensuiteau module de consultation (le futurOPAC7), dont la conception est entrain de s'achever, d'optimiser lesrésultats de la saisie-conversion descatalogues de la Bibliothèque natio-nale par ses capacités de recherche.On sait déjà que les fonctionnalitésprévues sont très nombreuses etdiversifiées. Elles permettront doncde multiplier les moyens d'accès auxnotices y compris celles de la conver-sion grâce au formatage, soit par laconstitution d'index de recherche, soitpar la possibilité de trier sur des posi-tions codées ou des sous-zones(livres publiés au XVIIIe siècle àBudapest et en anglais, livres portu-gais postérieurs à 1740 ou encore tousles livres de théologie aux armes deMarie-Antoinette). Grâce aux filtresmis en place dans le module deconsultation on pourra créer des sous-ensembles destinés à servir de pointde départ à une mise en valeur descollections par la publication de cata-logues de fonds spécialisés.Cependant on peut a priori identifierquatre problèmes, qui se poserontpour l'exploitation des données de laconversion rétrospective.

6. Cf. dans ce numéro l'article d'IsabelleBOUDET et Thierry CLOAREC, « Projetd'enrichissement pour le catalogue de laBibliothèque de France », p. 50-52.7. OPAC : Online Public Access Catalogue.

Les doublons de noticesbibliogrophiques

Les nombreux doublons qui subsiste-ront jusqu'à la fin des traitements nedevraient pas présenter une gêne eneux-mêmes si, d'une part, les res-sources du système informatique enstockage de données sont suffisantes,les performances du système n'étantpas alors perturbées par cette massede données « inutiles » et si, d'autrepart, les affichages des notices sontsuffisamment explicites pour per-mettre au lecteur de repérer rapide-ment les doublons.

Les doublons de pointsd'accès auteurs

Les homonymies dans les noms depersonnes correspondant à des pointsd'accès pour dix millions de noticesbibliographiques (chiffre estimé pourl'ensemble du catalogage de la Biblio-thèque de France à son ouverture)sont très nombreuses. Tous les choixde gestion des autorités sur le futursystème d'information n'ont pasencore été pris. Il y aura vraisembla-blement création de notices d'autoritépar extraction des zones vedettes aumoment du chargement de la rétro-conversion avec conservation de l'in-dication du catalogue d'origine. Encas d'homonymie, ces notices d'auto-rité élémentaires ne devraient pas êtrefusionnées automatiquement aveccelles des autres catalogues posté-rieurs à 1970 et notamment aveccelles de BN-OPALE pour éviter lespollutions par création d'amalgamesd'auteurs et de liens erronés. Unetelle structure devrait permettre desfusions manuelles plus faciles mais ily a là du travail possible pour deséquipes de bibliothécaires sur plu-sieurs années !

Les problèmes de cotes

Malgré les nombreuses correctionseffectuées actuellement, il subsisterades problèmes de cotes dans le pro-duit de la conversion : fausses cotesnon élucidées, absence de cote oucotes incomplètes. Par ailleurs lesdonnées locales des documentsinclus dans la conversion ne se glis-

seront pas toutes, facilement,dans la structure constituantl'épine dorsale du futur cata-logue « notice bibliogra-phique-notice d'exemplaire-unité de conservation ». Ilfaudra donc trouver desadaptations pour ne pas per-turber la communication deces documents.

Impossibilitédes recherches

par matière

Pour pallier l'absence d'in-dexation matière il est prévu dans laconception du système de consulta-tion d'enrichir les possibilités d'inter-rogation par glissement de zone : encas de réponse nulle à une interroga-tion par matière le système irait cher-cher le terme demandé dans les autreszones de la notice selon un ordre pré-férentiel. Une telle procédure devraitpermettre de mieux exploiter les cata-logues anciens. Il faudra éventuelle-ment la combiner avec les tris déjàévoqués plus haut (traduction deslettres de cote en indices CDU).

Conclusion

Puisque le mot conversion veut dire« le fait de se changer en autrechose » et accepte pour synonyme« métamorphose » ou « mutation », ily a donc un peu d'alchimie, de magie,dans une opération de conversion,même pour les notices bibliogra-phiques. Certains jours on serait tentéde dire qu'il y a aussi de la diableriedans ce chantier !Mais conversion veut dire aussi« adhésion » et il est vrai que touteune équipe a adhéré à cette opéra-tion : son professionnalisme, sa tena-cité, son enthousiasme, ajoutés auxcompétences des prestataires, sontparmi les facteurs du succès de l'opé-ration.L'horizon 1995 approche. Chacun estmaintenant bien conscient de partici-per à une grande entreprise bibliothé-conomique qui mettra à la dispositionde la Bibliothèque de France le coeurde son catalogue, l'un des instrumentsmajeurs de sa réussite.

Février 1993