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Manuel utilisateur Avaya Scopia XT Executive 240

Rectorat / DSI / PCRT2 Novembre 2016

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Manuel utilisateur



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Table des matières

1. Comment allumer ou éteindre le terminal ? ................................................................................................. 3

2. Comment répondre à un appel « point à point » entrant ? .......................................................................... 4

3. Comment paramétrer le son pendant une visioconférence ? ....................................................................... 6

4. Comment paramétrer le cadrage de l’image pendant une visioconférence ? ............................................. 6

5. Comment changer la disposition de l’affichage pendant une visioconférence ? ......................................... 8

6. Comment afficher une présentation pendant une visioconférence ? .......................................................... 8

7. Comment quitter une visioconférence ? ........................................................................................................ 9

8. Comment initier un appel simple ? .............................................................................................................. 10

9. Comment paramétrer votre salle de réunion virtuelle ? ............................................................................ 12

10. Comment utiliser votre salle de réunion virtuelle ? .................................................................................... 13

11. Comment planifier une visioconférence ? ................................................................................................... 14



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Si vous n’avez pas d’image sur le moniteur, il se peut que ce dernier soit éteint.

Si la LED d’activité du moniteur est éteinte, appuyer sur le bouton d’alimentation

situé à l’arrière du moniteur.

Manuel utilisateur

Avaya Scopia XT Executive 240 est un terminal de visioconférence tout en un, c’est-à-dire qu’il intègre un

ordinateur dédié à la visio, un écran, une webcam, un microphone et des hauts parleurs.

1. Comment allumer ou éteindre le terminal ?

Le terminal est sous tension en permanence. Il ne possède pas de bouton physique pour être allumé/éteint.

Par défaut, au bout des quelques minutes d’inactivité, le système se met en veille automatiquement.

Lorqu’il est en veille, la Led d’activité du terminal change de luminosité alternativement.

Pour sortir de la veille, il suffit simplement d’appuyer sur n’importe quelle touche de la télécommande.

La LED d’activité du terminal va passer en surbrillance, et une image va apparaitre sur le moniteur.

LED d’activité

du terminal

LED d’activité

du moniteur



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Point à point signifie : d’un terminal visioconférence à un autre.

On peut faire le parallèle avec un appel téléphonique réalisé entre 2 interlocuteurs.

Pour forcer la mise en veille, il suffit d’appuyer sur la touche veille de la télécommande.

2. Comment répondre à un appel « point à point » entrant ?

Lorsqu’un interlocuteur cherche à vous contacter directement via une visioconférence, son appel va

automatiquement faire sortir de veille le terminal XT240. Une sonnerie retentit et une fenêtre s’affiche

simultanément à l’écran :

Touche veille

Nom du terminal

appelant

La sélection en cours apparait

avec un cadre en surbrillance



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Le bouton situé à l’intérieur de la fenêtre affichée peut prêter à confusion (le texte

n’est pas affiché dans son intégralité : il manque le « dés » du début), mais ce

bouton est bien celui qui permet de désactiver le mode « Ne pas déranger ».

Sélectionner le, puis validez avec le bouton ok de la télécommande afin de pouvoir

être appelé à nouveau.

Utilisez les touches flèche gauche/droite et ok/menu de la télécommande pour sélectionner, puis valider une

action :

Accepter : la visioconférence débute

Refuser : la demande est rejetée. Le terminal de l’appelant affichera « Site distant occupé ».

Ne pas déranger : la demande est rejetée. Le terminal de l’appelant affichera « Site distant occupé ».

Votre terminal sera placé en mode « Ne pas déranger », c’est-à-dire que les prochains appels seront

automatiquement refusés. Si vous basculez dans ce mode, une fenêtre et une icône vous le

rappellent :

Flèche gauche Flèche droite

Valider

Mode « ne pas déranger » activé Mode « ne pas déranger » activé



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Les opérations traditionnelles de réglage de luminosité, contraste, etc. sont à

réaliser sur le moniteur (boutons situés à l’arrière) et ne seront pas abordées dans

ce guide :

3. Comment paramétrer le son pendant une visioconférence ?

Pour changer le volume de votre terminal XT240, il suffit d’appuyer sur les touches « volume » de la

télécommande. A l’écran s’affiche une barre de niveau sonore :

Pour couper le microphone (ou l’activer à nouveau), afin que votre interlocuteur ne puisse pas entendre ce qui

se passe dans votre pièce, appuyez sur la touche « Mute » de la télécommande. Pour rétablir le microphone,

appuyez sur la même touche. Une icône, en haut à droite de l’écran vous rappelle si le microphone est activé

ou non.

4. Comment paramétrer le cadrage de l’image pendant une visioconférence ?

Touches volume

Affichage du

niveau sonore à

l’écran

Touche « Mute »

Icône « Micro coupé »

Icône « Micro fonctionnel »



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Vous ne parviendrez pas à modifier le cadrage de la caméra distante dans 2 cas :

- le contrôle de la caméra distante a été verrouillée volontairement par votre

interlocuteur,

- l’équipement distant ne propose pas cette fonctionnalité

Pour changer le cadrage de la caméra de votre terminal XT240, il suffit d’appuyer sur les touches « zoom » de

la télécommande, puis sur les touches haut/bas/gauche/droite.

Par défaut l’affichage est réglé en zoom minimal, centré horizontalement et verticalement.

Pour refaire le cadrage il faut donc faire un (ou plusieurs) zoom « + », puis utiliser les flèches de direction.

Pour changer le cadrage de la caméra de l’équipement distant, il faut au préalable appuyer sur la touche

near/far, puis procéder de la même façon que vu ci-dessus : touches « zoom » puis flèches de direction de la

télécommande. L’icône « Far » en haut à droite de l’écran, indique que l’on change le cadrage de la caméra

distante. En appuyant à nouveau sur la touche « Near/Far », on revient sur le cadrage de la caméra locale.

L’icône « Far » disparait.

Touches « Zoom »

Flèches haut/bas/gauche/droite

Touche « Near/far »

Icône « Far »



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Si le XT240 n’affiche pas l’image du portable, vous ne pourrez pas afficher la

présentation.

Il est donc quelquefois nécessaire de forcer le portable à passer en mode

présentation. En fonction de la marque et du modèle, la manipulation peut

varier : sur certains modèles de portable, il faut appuyer simultanément sur la

touche FN+F7 (ou autres touches de fonction). Sur d’autres, la manipulation peut

être directement réalisée sur Windows.

Exemple sur les PC portables Lenovo. Sur le fond d’écran du bureau :

Cliquez bouton droit, Options graphiques Sortie vers écrans clonés

écran intégré + écran numérique.

5. Comment changer la disposition de l’affichage pendant une

visioconférence ?

Par défaut, pendant une visioconférence, l’écran est divisé en plusieurs fenêtres de tailles différentes.

Si la visioconférence comporte 2 participants, votre interlocuteur est affiché dans la fenêtre la plus grande, et

votre image est présentée dans la fenêtre la plus petite. Si la visioconférence comporte plus de 2 participants,

ou si par exemple, il y a une présentation d’un ordinateur portable affichée, le nombre de fenêtres sera plus

important.

Pour des questions de visibilité (présentation difficilement lisible par exemple), vous avez la possibilité de

changer la disposition des fenêtres à l’écran. Pour cela, appuyez sur la touche « layouts » de la télécommande.

A chaque pression, la configuration change (cycle). Appuyez sur cette touche, jusqu’à ce que la disposition vous

convienne.

6. Comment afficher une présentation pendant une visioconférence ?

Le terminal est livré avec 2 adaptateurs, afin de pouvoir connecter la sortie vidéo de n’importe quel portable

(SVGA ou HDMI). Il est préférable de procéder au raccordement du portable AVANT la visioconférence.

Branchez la sortie vidéo du portable sur le câble du XT240 en utilisant le connecteur approprié.

Branchez la sortie audio du portable sur le câble jack du XT240.

Allumez ensuite le portable, et vérifiez que l’image est correctement affichée sur le terminal XT240.

Durant la visioconférence, par défaut, l’affichage du PC portable local n’est pas visible par votre interlocuteur.

Pour que cet affichage soit visible à distance, appuyez sur la touche « present » de la télécommande.



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A l’écran, un premier message indique alors « Activation présentation », puis un second « Transmission

présentation démarrée ».

Votre interlocuteur peut alors suivre votre présentation, en gardant simultanément une fenêtre avec

l’affichage de votre caméra. En bas à droite, le XT240 affiche une icône pour vous rappeler que vous êtes en

mode présentation :

Pour quitter le mode présentation, il suffit d’appuyer à nouveau sur la touche « present » de la télécommande.

A l’écran, un message indique alors « Transmission présentation arrêtée », et l’icône présentation disparait.

7. Comment quitter une visioconférence ?

Pour quitter une visioconférence, appuyez sur la touche « raccrocher » de la télécommande.

A l’écran s’affiche alors une fenêtre de confirmation.

Sélectionner « Oui », puis valider.

Touche « Present »

Icône « présentation »

Touche « Raccrocher »



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H323 est le protocole utilisé en interne dans notre architecture de visioconférence.

TCP/IP est le protocole utilisé quand on souhaite réaliser une visioconférence avec

un site extérieur à notre architecture, via Internet.

8. Comment initier un appel simple ?

Méthode 1 : vous connaissez le N° H323 ou l’adresse IP de votre correspondant (terminal physique, pont

visio ou salle virtuelle)

Pour contacter directement votre interlocuteur, il suffit d’appuyer sur la touche « Appel » de la télécommande

ou de sélectionner « Appel » dans le menu affiché à l’écran du XT240.

ou

A l’écran, s’affiche alors une fenêtre dans laquelle vous pouvez taper le n° H323 ou l’adresse IP de votre

correspondant (terminal physique, pont visio ou salle virtuelle), à l’aide des touches de la télécommande :

La visioconférence débute…

Touche « Appel »

Icône « Appel »

1. Saisissez le N° H323

ou l’adresse IP… 2. Puis sélectionnez le

bouton « Appeler »

Ou 3. Sélectionnez le

correspondant dans

l’historique



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En cas d’erreur de sélection, pour revenir au menu général, appuyez sur la touche

« Retour » de la télécommande :

Méthode 2 : vous ne connaissez pas le N° H323 ou l’adresse IP de votre correspondant (terminal physique,

pont visio ou salle virtuelle). Utilisation des « contacts » préenregistrés

Pour joindre votre interlocuteur depuis le carnet de contacts, il suffit de sélectionner « Contacts » dans le

menu affiché à l’écran du XT240.

A l’écran, s’affiche alors une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner votre correspondant (terminal

physique ou salle virtuelle) dans la liste :

La visioconférence débute…

Icône « Contacts »

Sélectionnez votre

correspondant, puis

validez (touche ok)



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Avant la première utilisation de votre salle de réunion virtuelle, il est nécessaire de

la paramétrer.

9. Comment paramétrer votre salle de réunion virtuelle ?

Depuis une tablette ou un ordinateur, à l’aide d’un navigateur Internet, connectez-vous à l’Url suivante :

https://myvisio-moncompte.ac-limoges.fr

1. Saisissez vos identifiants

bureautiques (ouverture de

session Windows, copieurs

Kyocera, etc.)

2. Cliquez sur Connexion

3. Une fois connecté(e), cliquez

sur « Paramètres » (menu en

haut à droite)

4. Sélectionnez l’onglet

« Salle virtuelle »

5. Entrez un code PIN

(4 chiffres)

6. Cochez la dernière case : « Mettre les

participants dans une salle d’attente (…) »

7. Cliquez sur OK, puis

Déconnectez-vous.

https://myvisio-moncompte.ac-limoges.fr/



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L’utilisation d’une salle de réunion virtuelle, est la seule méthode pour réaliser

une visioconférence dont le nombre de participants est supérieur à 2.

Si vous utilisez votre salle de réunion virtuelle, il faut que tous les participants vous

rejoignent dans votre salle en appelant son N°

10. Comment utiliser votre salle de réunion virtuelle ?

Assurez-vous que votre salle de réunion virtuelle est correctement configurée (cf. 9).

Norme retenue dans notre architecture visio : tous les utilisateurs possédant un N° de téléphone fixe ont une

salle virtuelle. Le n° de la salle est le 6 + les 4 chiffres du poste téléphonique.

Exemple : pour le n° de téléphone fixe 4003, le n° de la salle virtuelle est le 64003

Depuis le terminal XT240, initiez un appel (cf. 8) en composant le N° de votre salle virtuelle, puis validez en

appuyant sur le bouton « Appeler ».

Vous entrez dans votre salle virtuelle. Il suffit ensuite de saisir, à l’aide de la télécommande, la séquence de

touches *1 afin de vous connecter en tant que modérateur.

1. Entrez le N° de votre

salle virtuelle

2. Appuyez sur le

bouton « Appeler »



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S’ils utilisent un client Scopia (terminal XT240, logiciels Scopia Mobile ou Scopia

Desktop), les participants peuvent rejoindre votre visioconférence en tapant

directement le n° de votre salle virtuelle : 64003 par exemple.

Sinon, ils doivent composer l’adresse IP du pont de visioconférence et de la salle

virtuelle de la façon suivante (exemple avec un n° donné : les 5 derniers chiffres après

les ## sont à remplacer par votre n° de salle virtuelle) : 195.83.236.225##64003

Sur certains équipements, une autre syntaxe est requise : [email protected]

La planification d’une visioconférence vous permet :

- d’être appelé automatiquement, à l’heure de la visioconférence, par votre

terminal XT240,

- d’envoyer automatiquement par mail, une invitation contenant le jour,

l’heure ainsi que les coordonnées de la visioconférence à vos

correspondants.

Le système vous demande de vous authentifier : il vous suffit de saisir les 4 chiffres de votre code PIN de

visioconférence, puis de valider avec la touche # de la télécommande.

La visioconférence démarre. Si d’autres participants patientaient jusqu’alors en « salle d’attente », ils sont

automatiquement rattachés à cette visioconférence.

11. Comment planifier une visioconférence ?



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Depuis une tablette ou un ordinateur, à l’aide d’un navigateur Internet, connectez-vous à l’Url suivante :

https://myvisio-moncompte.ac-limoges.fr

Sur l’écran d’accueil, s’affiche alors la fenêtre des visioconférences programmées.

1. Saisissez vos identifiants

bureautiques (ouverture de

session Windows, copieurs

Kyocera, etc.)

2. Cliquez sur Connexion

1. Cliquez sur le bouton

« Planifier »

https://myvisio-moncompte.ac-limoges.fr/



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La fenêtre de planification s’ouvre.

[Optionnel : cliquez ensuite sur l’onglet « Points d’extrémité »]

1. Ajoutez les destinataires : tapez le début du nom de

famille (recherche dans l’annuaire des services

académique) ou directement les adresses mail. Séparez

les adresses avec des points-virgules.

2. Personnalisez le sujet de

l’invitation, si besoin.

3. Changez la date et l’heure.

Dans le cas contraire, la

visioconférence débute aussitôt.

4. Ajoutez un message personnel à l’invitation automatique. Important,

n’oubliez pas d’y faire figurer la date et l’heure de la visioconférence…

5. Cliquez sur l’onglet « Points d’extrémité »

6. Puis double-cliquez sur le terminal

de votre correspondant (option

uniquement fonctionnelle au sein des

services académiques de Limoges).



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Votre visioconférence apparait ensuite dans l’écran de planification. Vous pouvez la modifier ou la supprimer.

Vous pouvez ensuite vous déconnecter de l’interface Web.

7. Cliquez sur le bouton « Envoyer »

Bouton « Modifier »

Bouton « Supprimer »



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Les destinataires recevront par mail les détails de la visioconférence.

A l’horaire programmé, votre salle virtuelle appellera votre terminal XT240, et celui de votre (ou vos)

correspondant(s) (étape optionnelle lors de la configuration de la réunion dans l’onglet « Points d’extrémité »).

Il vous suffit alors, d’accepter l’appel, et de devenir le modérateur (* 1, puis votre code PIN, puis validation

avec #). La visioconférence débutera à ce moment-là.

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