Manuel Utilisateur du site « OSAC en ligne · Dès que vote rapport d’audit r publié sur le est...

Version OAS-FR-DEC-2019

Manuel Utilisateur du site « OSAC en ligne »

Module agréments des organismes

MANUEL UTILISATEUR SITE « OSAC EN LIGNE » sur 20

Module OAS (Organismes agréés)

SOMMAIRE

1. Introduction ........................................................................................................................................... 3

2. Activation du compte utilisateur « Responsable d’Organisme » .......................................................... 4

3. Connexion au site « OSAC en ligne » ..................................................................................................... 6

4. La page d’accueil du site « OSAC en ligne » ........................................................................................... 7

5. Traitement des non-conformités ........................................................................................................... 8

5.1. Processus de traitement des non-conformités .................................................................................... 8

5.2. Répondre aux non-conformités via le site « OSAC en ligne » ............................................................10

5.2.1. Visualiser des rapports d’audit ...................................................................................... 10

5.2.3. Soumettre un plan d’action corrective pour approbation ............................................ 13

5.2.4. Soumettre une action corrective pour approbation ..................................................... 15

5.3. Réponses de l’organisme aux retours OSAC .......................................................................................16

5.3.1. Editer une nouvelle version d’une réponse refusée par OSAC ..................................... 16

5.3.2. Historique d’une action corrective ................................................................................ 17

6. Exporter ses données d’écarts .............................................................................................................18

7. Actions complémentaires ....................................................................................................................18

7.1. Editer son profil ...................................................................................................................................18

7.2. Redimensionner les blocs de texte ......................................................................................................18



1. Introduction

Le site « OSAC en ligne » permet aux clients d’OSAC de visualiser leurs licences de mécaniciens d’aéronef, de déposer des demandes, de répondre aux éventuelles non-conformités notifiées dans le cadre d’un audit d’un organisme agréé, et de façon plus générale de communiquer avec les inspecteurs d’OSAC via Internet. L’interface est disponible en anglais et en français.

L’évolution du site « OSAC en ligne » est planifiée sur plusieurs lots. Ce premier lot mis en œuvre permet aux Responsables d’Organismes agréés qui ont créé un compte utilisateur de visualiser les rapports d’audits, de proposer un plan d’action corrective et/ou une action corrective pour chacune des non-conformités constatées et de suivre le traitement de ceux-ci par OSAC.

Les prochains lots implémentés concerneront la mise en œuvre du module « Aéronefs » pour les propriétaires d’aéronefs.

Ce manuel est spécifiquement dédié aux utilisateurs du site « OSAC en ligne » Responsables d’organismes agréés.

Pour visiter le site « OSAC en ligne », vous devez disposer d’un navigateur Internet tel que

• MS Internet Explorer (minimum version 11), • Mozilla Firefox (minimum version 34), • Google Chrome (minimum version 40), • Microsoft Edge (minimum version 12)

Vous pouvez utiliser également un autre navigateur de votre choix, mais dans ce cas nous ne pouvons garantir la même qualité d’affichage.

L’accessibilité au site, « OSAC en ligne » est possible, dans un premier temps, via un lien URL que l’inspecteur d’OSAC vous adressera et est également accessible via le site internet d’OSAC : www.osac.aero

http://www.osac.aero/



2. Activation du compte utilisateur « Responsable d’Organisme »

Il n’est pas possible pour un utilisateur de créer son propre compte « OSAC en ligne ». Toute demande de création de compte doit être formulée auprès d’OSAC. Lorsque vous recevez un email d’[email protected]:

Cliquez sur l’URL de connexion ou faites un « copier / coller » de ce lien dans votre navigateur favori : Renseignez le formulaire sur la page Internet ci-après qui vous est proposée :



Votre identifiant de connexion.

Les règles relatives à votre futur mot de passe qui sont :

- L’identifiant de connexion (user name) et le mot de passe doivent être différents

- Le mot de passe doit contenir de 8 à 16 caractères

- Le mot de passe doit contenir au moins une lettre alphabétique en majuscule

- Le mot de passe doit contenir au moins un des caractères spéciaux suivants : [ @ !

& # £ € ° ) ( } { + = ] [ § / \ - _ : ; ]

- Le mot de de passe ne peut pas contenir un caractère autre que les lettres, les

numéros et caractères spéciaux indiqués ci-dessus.

Votre nouveau mot de passe

Consultation et acceptation des conditions générales d’utilisation

Enregistrement de vos nouveaux identifiants de connexion



Vous pouvez désormais vous connecter au site « OSAC en ligne » à l’aide de vos nouveaux identifiants de connexion :

Votre identifiant de connexion

Le mot de passe que vous venez de déterminer

La sélection de la langue utilisée

Le bouton pour lancer la connexion

3. Connexion au site « OSAC en ligne »

Vous pouvez désormais à tout moment vous connecter au site « OSAC en ligne » en vous rendant à l’adresse ci-dessous : https://www-empic-web.empic-osac.aero/webclient/index.xhtml ou via le site internet d’OSAC, depuis la rubrique OSAC EN LIGNE > Organismes puis dans la partie Consulter mes dossiers d’audits, et en saisissant vos identifiants de connexion dans la fenêtre qui s’affiche:

https://www-empic-web.empic-osac.aero/webclient/index.xhtml



Le délai d’expiration est de 30 minutes, au-delà de cette période sans action sur « OSAC en ligne », votre session sera automatiquement déconnectée. Saisissez à nouveau vos identifiants pour vous connectez à la plateforme.

4. La page d’accueil du site « OSAC en ligne »

Selon votre profil, tous les onglets ne sont pas utilisables.



ToDo List : cette liste indique les actions à réaliser, à l’exception des réponses à apporter dans la partie Surveillance.

Maintenance Personnel : contient les informations relatives à votre licence de mécanicien.

Aircraft Registration : permet de déposer des CEN 15B/15C si vous y êtes habilité

Surveillance : contient les non-conformités qui ont été notifiées dans les rapports d’audits de votre organisme agréé et pour lesquelles une réponse est attendue de votre part.

Service Requests : vous permet d’interagir avec l’inspecteur d’OSAC responsable de votre dossier (téléchargement de formulaires, envoi de demandes, suivi de l’avancement d’une demande, etc.).

5. Traitement des non-conformités

5.1. Processus de traitement des non-conformités

Le processus de traitement des non-conformités est le suivant :



5.2. Répondre aux non-conformités via le site « OSAC en ligne »

Dès que votre rapport d’audit est publié sur le site « OSAC en ligne », vous recevez un email avec un lien de connexion pointant directement vers celui-ci afin de vous permettre de le consulter et de répondre aux non-conformités.

Exemple d’email adressé à l’utilisateur présentant le lien URL pour consulter son compte-rendu de surveillance en ligne.

5.2.1. Visualiser des rapports d’audit

Pour visualiser les rapports d’audits ainsi que leurs non-conformités sur le site « OSAC en ligne » : 1. Connectez-vous au site « OSAC en ligne » comme indiqué au § 3, 2. Dans l’arborescence de navigation, sélectionnez Surveillance Corrective Actions Vous visualisez tous les rapports d’audits de votre organisme exclusivement:

- qui sont diffusés via le site « OSAC en ligne », - qui ont des non-conformités en-cours de traitement i.e. non encore clôturées, - qui vous ont été affectés.

Un clic sur la loupe vous permet de visualiser les détails de l’audit et les documents associés :



Vous pouvez télécharger les documents liés à l’activité de surveillance.

3. Un clic sur le bouton « Retour » ( ) vous permet de revenir à l’affichage global de tous les rapports d’audits.

4. Un clic sur vous permet d’ouvrir la liste des non-conformités qui lui sont associés :

Le tableau présenté recense le N° de la non-conformité, son niveau, le texte descriptif, le statut de l’analyse des causes racines la date d’échéance à laquelle le plan d’action corrective ou l’action corrective doivent être renseignés. 5. Un clic sur le numéro de la non-conformité vous permet d’ouvrir la fenêtre de saisie de votre analyse des causes



racines, de votre plan d’action corrective et votre action corrective.

5.2.2. Soumettre l’analyse des causes racine pour approbation

Dans la fenêtre de l’analyse des causes racines, saisissez les détails de votre analyse.

- Si aucune analyse des causes racines ne doit être soumis à approbation à OSAC, il est précisé Omitted, vous pouvez passer à l’onglet suivant.

- Vous pouvez dans ce cas soumettre tout de même une analyse des causes racines en cliquant sur « Enter Root Cause Analysis »

- Si une analyse des causes racines est exigée par OSAC, le champ « Request Date of CAP (Corrective Action Plan) » est renseigné et le bouton « Omit Root Cause Analysis » n’est pas disponible.

Pour soumettre l’analyse des causes racines : 1. Décrivez l’analyse des causes racines dans la case « Root Cause Analysis »

2. Vous pouvez télécharger ou « glisser-déposer » des fichiers. La taille limite de ces fichiers est de 10 Mo et seuls sont autorisés les fichiers de type Word (.doc/docx), Excel (.xls/xlsx), PowerPoint (.ppt/pptx), PDF Files (.pdf), PNG



Image (.png), JPG Image (.jpg/jpeg) et TIFF Image (.tiff/tif). Pour supprimer un fichier téléchargé cliquez sur en regard du fichier.

3. Cliquez sur « Save » pour sauvegarder votre saisie. Une saisie sauvegardée mais non encore soumise à OSAC est

identifiée par l’icône et peut être modifiée à votre convenance à tout moment.

4. Un clic sur vous permet d’annuler tous les changements effectués depuis votre dernière sauvegarde. 5. Pour soumettre l’analyse des causes racines, cliquez sur 6. Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Back » pour revenir à la liste des écarts et soumettre plusieurs

réponses à plusieurs écarts en même temps.

5.2.3. Soumettre un plan d’action corrective pour approbation

Dans la fenêtre du plan d’action corrective, saisissez les détails de votre plan.

Pour soumettre un plan d’action corrective : 1. Décrivez le plan d’action corrective dans la case « Corrective Active Plan »



2. Vous pouvez télécharger ou « glisser-déposer » des fichiers. La taille limite de ces fichiers est de 10 Mo et seuls sont autorisés les fichiers de type Word (.doc/docx), Excel (.xls/xlsx), PowerPoint (.ppt/pptx), PDF Files (.pdf), PNG Image (.png), JPG Image (.jpg/jpeg) et TIFF Image (.tiff/tif). Pour supprimer un fichier téléchargé cliquez sur en regard du fichier.

3. Cliquez sur « Save » pour sauvegarder votre saisie. Une saisie sauvegardée mais non encore soumise à OSAC est

identifiée par l’icône et peut être modifiée à votre convenance à tout moment.

4. Un clic sur vous permet d’annuler tous les changements effectués depuis votre dernière sauvegarde. 5. Pour soumettre le plan d’actions correctives, cliquez sur . 6. Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Back » pour revenir à la liste des écarts et soumettre plusieurs

réponses à plusieurs écarts en même temps.

CAP = Corrective Action Plan

RCA = Root Cause analysis

7. L’inspecteur d’OSAC en charge de la surveillance de votre organisme peut accepter ou refuser le plan d’action corrective que vous avez soumis. Vous en serez averti par le changement du statut de la non-conformité grâce aux icônes suivants:

Corrective Action Status Description

Plan d’action sauvegardé mais non encore soumis à OSAC

Plan d’action soumis à OSAC

Plan d’action soumis et refusé par OSAC Plan d’action soumis et accepté par OSAC Plan d’action passé car non exigé par OSAC



5.2.4. Soumettre une action corrective pour approbation

Une action corrective en réponse à une non-conformité peut être saisie sur le site « OSAC en ligne » dans les 2 cas suivants :

- Après que l’analyse des causes racines et le plan d’action corrective ont été approuvés par OSAC, - Si l’analyse des causes racines et le plan d’actions correctives n’ont pas été exigés par OSAC

Pour éditer une action corrective :

1. Sélectionnez le rapport d’audit, puis la non-conformité que vous voulez éditer (action identique à celle relative à l’analyse des causes racine set au plan d’action corrective),

2. Saisissez la description de l’action et joignez les fichiers comportant les pièces justificatives de mise en œuvre de l’action (photo, document pdf, etc.).



3. Cliquez sur pour sauvegarder votre saisie et ajouter cette action à la liste des actions restant à soumettre,

4. Cliquez sur pour soumettre la réponse, ou sur « Back » pour soumettre plusieurs réponses à la fois,

5. L’inspecteur d’OSAC en charge de la surveillance de votre organisme peut accepter ou refuser l’action corrective que vous avez soumise. Vous en serez averti par le changement du statut de la non-conformité :

Corrective Action Status Description

Action corrective sauvegardée mais non encore soumise à OSAC Action corrective soumise à OSAC Action corrective soumise et refusée par OSAC Action corrective soumise et acceptée par OSAC

5.3. Réponses de l’organisme aux retours OSAC

Lorsque les plans d’actions correctives ou les actions correctives soumis à approbation ont été traités par OSAC, leurs statuts sont mis à jour sur le site « OSAC en ligne ». Dans l’exemple ci-dessous les non-conformités ont les statuts suivants :

• Numéro 001 : L’analyse des causes racines est Omise car non requise par OSAC. Le plan d’actions correctives a été refusé par OSAC. L’étape suivante consiste à en soumettre un nouveau.

• Numéro 002 : l’analyse des causes racines et la plan d’actions correctives ont été acceptés par OSAC, l’étape suivante consiste à soumettre une action de clôture.

5.3.1. Editer une nouvelle version d’une réponse refusée par OSAC

Si une action corrective ou un plan d’action corrective ou une analyse de causes racines a été refusé par OSAC, une

nouvelle version doit être soumise. Le refus est matérialisé par le statut indiqué sur la non-conformité.

1. Cliquez sur la non-conformité qui a le statut de refus. Si la réponse est indiquée comme refusée, alors le justificatif du refus est indiqué dans la case « Authority Comment » :



2. Pour saisir une nouvelle version, cliquez sur « New Version » 3. Saisissez le descriptif de la nouvelle action proposée et joignez si vous le souhaitez des documents .pdf, .png,

.jpg/jpeg dans la limite de 10 Mo. 4. Cliquez sur « Save » 5. Cliquez sur « Submit » pour soumettre cette nouvelle proposition de réponse

5.3.2. Historique d’une action corrective

Pour chaque plan ou action corrective, il est possible de retracer l’historique des actions en cliquant sur History

Dans l’exemple ci-dessus, le plan d’actions correctives a été refusé à 2 reprises par OSAC.

Un clic sur la flèche noire (à gauche de chaque ligne) permet d’ouvrir les fichiers éventuellement joints.



6. Exporter ses données d’écarts

Vous pouvez exporter vos données d’écarts pour les importer dans votre système de gestion compatible.

Sur la page de détail des écarts de chaque audit, sélectionner un des formats dans la partie « Export to file », puis téléchargez le document généré pour l’utiliser dans votre propre système.

7. Actions complémentaires

7.1. Editer son profil

Vous pouvez éditer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe en cliquant votre nom en haut à droite.

7.2. Redimensionner les blocs de texte

Le redimensionnement des blocs de texte est géré par votre navigateur. Nous vous recommandons d’utiliser un navigateur récent, dans tous les cas plus récent que ceux recommandés en Introduction.

Suivant votre navigateur, une icône dédiée permet de redimensionner chaque bloc.

Exemple avec Firefox :



Exemple avec Chrome :

OSAC SAS

14, Boulevard des Frères Voisin - Immeuble Zénéo 92130 Issy-les-Moulineaux

Tél. : 33 (0) 1 41 46 10 50 / Fax : 33 (0) 1 46 42 65 39

[email protected]

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