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DERNIERES NOUVEAUTES VERSION 2014

MANUEL DES NOUVEAUTES

SECIBEXPERT V14

NOUVEAUTES SECIBEXPERT V14

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SOMMAIRE 1 - NOUVEAU DESIGN POUR SECIBEXPERT 14 FLAT DESIGN ............................................................... 2

2 - AMELIORATION DES RELANCES ..................................................................................................... 2

PRESENTATION DE LA LISTE DES RELANCES EN FONCTION DU TRI CHOISI .............................................................................. 2

IMPRESSION DE LA LISTE DES RELANCES EN FONCTION DU TRI CHOISI .................................................................................. 3

CHOIX DE L’IMPRIMANTE ........................................................................................................................................ 3

RELANCE : POSSIBILITE DE REGROUPER LES LETTRES DE RELANCE DANS UN SEUL FICHIER ......................................................... 4

3 - NOUVELLE PRESENTATION DE LA RECHERCHE PERSONNE ............................................................ 5

MENU PERSONNES ................................................................................................................................................ 5

AJOUTER UNE PERSONNE DANS LE DOSSIER ................................................................................................................. 9

4 - NOUVEL ETAT AVANCE : LISTE DES TACHES PAR INTERVENANT .................................................. 11

5 - PARAMETRAGE D’UNE PAGE WEB ACCESSIBLE DEPUIS VOTRE PAGE D’ACCUEIL ........................ 12

6 - GESTION DES NOMS D'EXTENSION POUR DOC ET DOCX ............................................................. 13

7 - DOCUMENTS : AFFICHAGE DE LA TAILLE DES FICHIERS ................................................................ 13

8 - EXPORT COMPTABLE : PARAMETRAGE POUR NE PAS EXPORTER UN CODE BANQUE ................. 13

9 - EBARREAU : CREATION ET RATTACHEMENT AUTOMATIQUE DU RÉCAPITULATIF DE PROCÉDURE AU FORMAT PDF LORS DE L'ENVOI DE N'IMPORTE QUELLE PROCEDURE .............................................. 14

10 - EBARREAU : IMPORT DES AUDIENCES DE COUR D’APPEL ............................................................ 14

11 - EBARREAU : RECHERCHE DU DESTINATAIRE DANS L'ANNUAIRE EBARREAU ............................... 17

12 - EBARREAU : AMELIORATION SUR LA PROCEDURE DE CONSTITUTION D'INTIME ........................ 18

13 - EBARREAU : AMELIORATION SUR L'ENVOI DES MESSAGES ......................................................... 18

MULTI-SELECTION DES PIECES JOINTES LORS DE L'AJOUT DES PIECES JOINTES ..................................................................... 18

AVERTISSEMENTS EN CAS DE DEPASSEMENT DE LA TAILLE MAXIMUM DES PIECES JOINTES ..................................................... 19

BARRE DE DEFILEMENT LORS DE L'ENVOI D'UN MESSAGE............................................................................................... 19

DELAI D’ATTENTE DES REQUETES PARAMETRABLE ....................................................................................................... 20

14 - EBARREAU : PERMETTRE LA RECHERCHE ET LA CONSULTATION DE DOSSIERS CA ...................... 20

15 - CONVERSION DES DOCUMENTS EN PDF DEPUIS SECIBEXPERT .................................................... 21

16 - RECHERCHE DE DOSSIER PAR REFERENCE .................................................................................... 22

17 - NOUVEAUX ETATS EXCEL : LISTE DES FACTURES PROFORMA ET DES FACTURES EN LITIGE ......... 23

18 - NOUVEAU FILTRE DE DATE DANS LE MENU « GESTION DES TEMPS » ......................................... 24

*Pour accéder à une rubrique particulière cliquez dessus

SECIBEXPERT V14


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1 - NOUVEAU DESIGN POUR SECIBEXPERT 14 FLAT DESIGN

SECIBEXPERT 14 a été réalisé en suivant les standards graphiques actuels appelés « Flat Design », qui sont poussés par les éditeurs référents du marché (Microsoft, Apple). En particulier le thème blanc utilisé correspond à l’interface graphique d’Office 2013 et d’iOS7. Cela permet d’après les études de leurs ergonomes d’améliorer le contraste et donc la visibilité dans les logiciels utilisés quotidiennement, en faisant mieux ressortir les informations et boutons importants.

2 - AMELIORATION DES RELANCES

Présentation de la liste des relances en fonction du tri choisi

Les relances sont triées soit par dossier soit par client. L’exemple ci-dessous est trié par nom du client

http://en.wikipedia.org/wiki/Flat_UI_Design

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Impression de la liste des relances en fonction du tri choisi

Imprimez la liste des relances à effectuer, en cliquant sur ce bouton :

L’état se présente sous excel, ce qui permet de faire des tris et une mise en page comme on le souhaite :

Choix de l’imprimante

Lorsque l’on choisit d’imprimer directement les relances, choisissez votre imprimante, en cliquant sur "choix de l’imprimante".

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Relance : Possibilité de regrouper les lettres de relance dans un seul fichier

Dans l'état des impayés, option "Lettre de relance", une option vous est offerte en plus "Grouper les documents". Cette option permet de fusionner toutes les lettres de relance dans un même document

Toutes les lettres de relance sont regroupées dans un seul document word et sont séparées par un saut de section

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Cependant chaque lettre de relance est bien enregistrée dans chaque dossier concerné.

3 - NOUVELLE PRESENTATION DE LA RECHERCHE PERSONNE

Menu Personnes

Voici la nouvelle présentation du menu "Personnes" :

Accès au menu des liens pour Compétence territoriale

Pour écrire une lettre directement à la personne sélectionnée (cette lettre ne sera pas enregistrée dans un dossier client)

Ajouter/Retirer au panier la personne sélectionnée

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Rechercher une personne

Vous pouvez faire un filtre sur plusieurs types de fiche. Par exemple lorsque l'on souhaite chercher un avocat, il n'était pas possible de choisir à la fois "Avocat" et "Cabinet d'avocats", ce qui est possible dorénavant avec la possibilité de cocher plusieurs catégories :

Vous avez la possibilité de faire également la recherche sur le nom de la ville où se trouve un type de personne, en changeant la sélection dans la zone "Recherche par…". Par exemple, je souhaite chercher les huissiers sur la ville de Chelles comme dans l’exemple ci-dessous:

Tapez ici le nom de la personne

Choisir la catégorie (Partie, Tiers, ou Institution)

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Affichage de la recherche

Dans la liste des personnes, une nouvelle colonne "Qualité" a été ajoutée, ce qui permet tout de suite de connaître le type de fiche. Ce qui est très utile par exemple pour une recherche sur les Tiers :

Une nouvelle option "Inclure les inactifs" est apparue : par défaut ne sont affichées que les fiches actives, si l'on coche cette option la recherche se fera également sur les fiches inactives.

Les fiches inactives sont distinguées par cet icône

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Meilleure visibilité des contacts rattachés à une personne morale

Lorsqu’une société a des contacts rattachés, cela se visualise par un

En cliquant sur le , on visualise tous les contacts rattachés :

Et inversement, on visualise par ce même plus la société à laquelle est rattachée une personne :

Accès au panier

En cliquant sur le , vous visualisez le contenu du panier :

NB : Ce panier contient les nouvelles fiches créées dans la journée, et les fiches ajoutées dans le panier en cliquant sur le après avoir sélectionné une personne dans la liste.

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Ajouter une personne dans le dossier

Lorsque l’on ajoute une personne au dossier, voici le menu que vous avez pour rechercher la personne à ajouter à votre dossier :

Pour créer une nouvelle personne, qui ne se trouve pas dans votre base de donnée, il faut cliquer sur le Les avantages de cette nouvelle fenêtre sont :

- La possibilité de rechercher par ville

- La possibilité d’étendre la recherche sur deux catégories Parties + Tiers

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- L’ajout de la colonne "Qualité"

- La possibilité de sélectionner plusieurs qualités pour faire un filtre dans la recherche

- La possibilité d’inclure les fiches inactives dans la recherche

- La possibilité d’ouvrir une fiche à partir de la liste, par un clic droit, ce qui est très utile pour la vérifier par exemple avant de l’ajouter au dossier

- Et la possibilité de faire la suppression des homonymes à partir de cette liste

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- La possibilité de faire une recherche dans le panier

4 - NOUVEL ETAT AVANCE : LISTE DES TACHES PAR INTERVENANT Nous continuons à améliorer la gestion des tâches, avec l’ajout d’un nouvel état concernant les tâches dans les Etats avancés > Agenda > Tâches par intervenant

Choisir le ou les destinataires

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5 - PARAMETRAGE D’UNE PAGE WEB ACCESSIBLE DEPUIS VOTRE PAGE D’ACCUEIL Il est dorénavant possible de paramétrer dans un onglet de la page d’accueil un lien vers une page web de votre choix. Dans le Menu Paramétrage - Général :

Choisir Filtrer par « Utilisateur » Saisir l’adresse de la page web :

Vous retrouverez cette page web, dans l’onglet Navigateur de votre page d’accueil

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6 - GESTION DES NOMS D'EXTENSION POUR DOC ET DOCX Les documents Word créés à partir de SECIBEXPERT sont désormais enregistrés en .docx, pour les versions ultérieures d’Office 2003. Cependant nous tenons compte également du mode de compatibilité pour également enregistrer au format .doc lorsqu'il est activé quel que soit la version d'Office.

7 - DOCUMENTS : AFFICHAGE DE LA TAILLE DES FICHIERS Dans l’onglet Document de votre dossier, il apparait une nouvelle colonne qui indique la taille du fichier :

8 - EXPORT COMPTABLE : PARAMETRAGE POUR NE PAS EXPORTER UN CODE BANQUE

Il est possible dorénavant de paramétrer qu’un code banque ne s’exportera pas. Menu Paramétrage – Règlement – ouvrir le code règlement que vous ne souhaitez pas exporter et cochez ici

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9 - EBARREAU : CREATION ET RATTACHEMENT AUTOMATIQUE DU RÉCAPITULATIF DE PROCÉDURE AU FORMAT PDF LORS DE L'ENVOI DE N'IMPORTE QUELLE PROCEDURE

Le récapitulatif de chaque procédure que vous pouvez imprimer avant l'envoi se met maintenant automatiquement en pièce jointe du message envoyé au greffe.

10 - EBARREAU : IMPORT DES AUDIENCES DE COUR D’APPEL Vous connaissiez la fonction d’import des audiences du TGI, cette même fonction est disponible dorénavant pour l’import des audiences de la Cour d’Appel. Dans le menu paramétrage> puis eBarreau > Activation et Paramétrage

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Dans l’onglet Import des audiences, cochez Cour d’Appel :

Choisir un code d’activité SECIB pour la concordance avec les différents types d’audience. Pour procéder à l’import des audiences de la Cour d’Appel, cliquez sur la barre de navigation Communication > eBarreau > Monde CA > Import des audiences

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L’import des audiences de la Cour d’appel fonctionne de la même façon que l’import des audiences du TGI.

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11 - EBARREAU : RECHERCHE DU DESTINATAIRE DANS L'ANNUAIRE EBARREAU Dorénavant vous avez accès à l'annuaire de eBarreau à partir de l'interface SECIBEXPERT, en cliquant sur le

, lorque vous envoyez un message ebarreau.

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12 - EBARREAU : AMELIORATION SUR LA PROCEDURE DE CONSTITUTION D'INTIME A l'étape 2, c'est le numéro de la déclaration d'appel qu'il faut renseigner par défaut, cependant vous avez toujours la possibilité de renseigner le numéro de rôle.

13 - EBARREAU : AMELIORATION SUR L'ENVOI DES MESSAGES

Multi-sélection des pièces jointes lors de l'ajout des pièces jointes

Vous pouvez dorénavant sélectionner plusieurs fichiers à joindre en même temps.

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Avertissements en cas de dépassement de la taille maximum des pièces jointes

Etant donné que la taille des fichiers à joindre est limitée, nous vous indiquons dorénavant la taille de chaque fichier.

Si la capacité est dépassée, vous avez une alerte :

Barre de défilement lors de l'envoi d'un message

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Délai d’attente des requêtes paramétrable

Si votre cabinet a régulièrement une erreur quand il envoie une pièce jointe volumineuse il faut augmenter le délai d’attente dans les paramétrages d'eBarreau.

14 - EBARREAU : PERMETTRE LA RECHERCHE ET LA CONSULTATION DE DOSSIERS CA

A partir d’un dossier sélectionnez le bouton Ebarreau > Monde CA > Consulter le dossier eBarreau.

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Ou à partir du menu Communication > Ebarreau > Monde CA > Consultation des dossiers de l’avocat constitué.

15 - CONVERSION DES DOCUMENTS EN PDF DEPUIS SECIBEXPERT Dorénavant, il est possible de convertir en pdf un document simplement à partir d’un clic droit depuis SECIBEXPERT. A partir de l’onglet Document de votre dossier, sélectionnez le document, puis clic droit Convertir en pdf.

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Vous pouvez nommer le document qui sera converti en pdf, comme vous le souhaitez, et cliquez sur OK.

Le document converti en pdf s’enregistre au même emplacement que le document original :

16 - RECHERCHE DE DOSSIER PAR REFERENCE Avec la touche F7 de votre clavier, vous pouvez rechercher un dossier par les références de n’importe quel intervenant du dossier.

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17 - NOUVEAUX ETATS EXCEL : LISTE DES FACTURES PROFORMA ET DES FACTURES EN LITIGE

Dans le menu Etats - Les états Excel - Honoraires/Facturations, deux nouveaux états Excel sont désormais disponibles :

- Liste des factures proforma - Liste des factures en litige

NB : Par défaut ces états n’apparaissent pas, il faut les activer dans la sécurité des états à partir d’un compte administrateur. Si vous êtes interessé par ces états, et que vous n’avez pas de compte administrateur rapprochez-vous auprès de notre hotline.

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18 - Nouveau filtre de date dans le menu « Gestion des temps »

Dans le menu Gestion des temps accessible par le menu Financier > Temps passés ou par le bouton de la barre d’outils de SECIBEXPERT, est apparu un nouveau filtre si vous cochez Date.

En cochant date apparait l’ensemble des temps d’une journée du cabinet, il est possible d’accéder aux dates précédentes ou suivantes en utilisant simplement les flèches de droite et de gauche.

En cochant en plus Mes temps passés, n’apparaitront que vos temps sur la date sélectionnée.

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