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WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 – 04 1/56

Manuel de Facturation Établissez vos factures, notes de livraison et rappels et enregistrez automatiquement vos factures dans la comptabilité. Générez les ‘e-invoice’ et envoyez-les directement à votre client. Rel. 90-10 Inaras S.A..


TABLE DES MATIÈRES

Table des matières ................................................................................................................................. 3

Avant-propos ......................................................................................................................................... 5

Manipulations générales ....................................................................................................................... 7

Rechercher dans les aperçus ............................................................................................................ 7 Au moyen du bouton ‘Recherche’ ............................................................................................... 7 Au moyen de la boîte de recherche. ............................................................................................ 7

Trier dans les aperçus. ..................................................................................................................... 8 Rafraichir les aperçus . .................................................................................................................... 8 Afficher les détails ........................................................................................................................... 8 Listes de recherche (Fonction ‘dictionnaire’) . ................................................................................ 9 Messages d’erreur. ........................................................................................................................... 9 Listes de sélection. .......................................................................................................................... 9 Champs de date ............................................................................................................................... 9

Champs d’utilisateur propres (‘Gestion, Champs’). ............................................................. 10

Création de champs d’utilisateur ................................................................................................... 10 Définition des champs ............................................................................................................... 10

Gestion des articles (‘Gestion, Articles’). .......................................................................... 11

Création de groupes d’articles ....................................................................................................... 11 Articles .......................................................................................................................................... 11

Écran de détail des articles. ....................................................................................................... 11 Champs d’utilisateur ‘Articles’ ................................................................................................. 12 Articles: explicatif des champs généraux .................................................................................. 12

Importation d’articles .................................................................................................................... 13 Emplacement du fichier à importer ........................................................................................... 13 Définition des données à importer ............................................................................................. 14 L’importation proprement-dite. ................................................................................................. 14

Création des relations - clients (‘Gestion, relations). ....................................................... 15

Création de la relation ................................................................................................................... 15 Détails de la relation – Champs généraux ................................................................................. 15 Details de la relation – Champs des fiches (information comptable) ........................................ 16 Détails de la relation – Champs d’adresse ................................................................................. 17 Détails de la relation – Champ ‘Mémo’ .................................................................................... 17 Détails de la relation – Champs de recherche ............................................................................ 17 Champs d’utilisateur .................................................................................................................. 17 Filtre relations Actives/ Non actives. ....................................................................................... 18 Exportation des relations. .......................................................................................................... 18

Journal de facturation: ....................................................................................................................... 19

Détails de banque. ......................................................................................................................... 19 Modifier une écriture de vente créée par l’enregistrement d’une facture générée dans le module

de facturation Octopus ................................................................................................................... 20

Initialisation du module de facturation(‘Facturation,Initialisation du module de

facturation). .................................................................................................................................... 21

Emplacement des fichiers sauvegardés. ........................................................................................ 21 Synchronisation des modèles (templates) ..................................................................................... 22


Paramétrage des modèles (templates) ........................................................................................... 23 Envoi des notes de livraison électroniques : établir les modèles d’e-mail. ................................... 24 Envoi des factures électroniques : établir les modèles d’e-mail. ................................................... 24 Pour plus de détails au sujet de l’utilisation de codes ‘champs’, voir le manuel ‘Module de

facturation’ à la page 56 ................................................................................................................ 25 Paramètres ‘escompte pour paiement comptant’ ........................................................................... 26 Paramétrage des rappels ................................................................................................................ 27 Envoi des rappels : établir les modèles d’e-mail. .......................................................................... 28 Enregistrement automatique – paramétrer les comptes ................................................................. 29

Éditeur : agencement des modèles de documents ............................................................................. 30

Facturation (‘Facturation, Factures de vente’). ....................................................... 36

Aperçu de l’écran ‘Factures de Vente’ .......................................................................................... 36 Facture: explicatif des champs – En-tête de la facture. ............................................................. 36

Création d’une nouvelle facture .................................................................................................... 38 Facture: explicatif des champs – Détails de la facture. ............................................................. 39

‘Exécution’ de la facture. .............................................................................................................. 41 Imprimer la facture ........................................................................................................................ 41

Facturation. Imprimer plusieurs factures en série. .................................................................... 41 Facturation électronique – e-Invoice ........................................................................................ 42

Établissement d’une e-invoice ....................................................................................................... 42 Sauvegarder une e-invoice en emplacement local ......................................................................... 42

Exemple d’une facture ............................................................................................................... 43 Une nouvelle facture sur base d’une facture existante .................................................................. 44 Factures encodées avec des montants ‘TVA incluse’ ................................................................... 45 Note de crédit ................................................................................................................................ 45 Établir et imprimer une note de livraison ...................................................................................... 45 Enregistrer (saisir) les factures. ..................................................................................................... 46

Sélection des factures à enregistrer (saisir). .............................................................................. 46

Gestion des rappels .............................................................................................................................. 47

Sélection des clients aux factures ‘Ouvertes’ ................................................................................ 47 Générer les rappels ........................................................................................................................ 47 Exemple de rappel ......................................................................................................................... 48

Liste des factures ................................................................................................................................. 49

Aperçu succinct sur base des numéros de facture. ........................................................................ 49 Liste détaillée, regroupée par relation ........................................................................................... 49

Option: Création de notes de livraison – regrouper en une facture ............................................... 50

Création du journal des notes de livraison..................................................................................... 50 Établissement des notes de livraison ............................................................................................. 50 Créer une note de livraison ............................................................................................................ 51 Regrouper les notes de livraison.................................................................................................... 52 Liste des bons de livraison ............................................................................................................ 53

Emplacement des documents sauvegardés. ....................................................................................... 54

‘Codes Champs’à utiliser da,s les modèles (canevans) ..................................................................... 55

Codes des champs généraux ...................................................................................................... 55 Codes des champs ‘Facture’ et ‘Notes de livraison’ ................................................................. 55 Codes des champs ‘Rappel ........................................................................................................ 56


AVANT-PROPOS

Le module de facturation est une option complémentaire au logiciel comptable Octopus.

Ce module vous permet d’établir vos factures de vente dans le programme Octopus et de les

enregistrer automatiquement dans votre comptabilité.

Octopus permet d’établir et d’imprimer les factures et de générer les bons de livraison et les rappels

Le module de facturation permet également de créer les factures électroniques (e-invoice) aux normes

e-fff. Ceci amène l’établissement d’un fichier xml spécifique.

Un e-mail généré automatiquement expédie un lien vers votre client, lui donnant accès à la facture

électronique. Si votre client dispose d’un logiciel pourvu de la fonctionnalité nécessaire pour traiter les

factures e-fff, il pourra effectuer l’encodage dans le journal des achats par un simple clic.

Il va de soi que vous pouvez vous-aussi, en tant qu’utilisateur Octopus, traiter de la même manière les

factures de vos fournisseurs envoyées sous la norme e-fff.

Pour tous renseignements complémentaires sur la norme : http://www.e-fff.be/FR/index.php

Les modèles de factures, bons de livraison et rappels peuvent être agencés par vous-même.

L’application est pourvue d’un éditeur intégré d’utilisation conviviale.

Si vous désirez générer des rappels, il vous faudra entrer les frais de rappel éventuels etc…

Les factures sont rédigées sur base d’articles, susceptibles éventuellement d’ être subdivisés en

groupes d’articles. Si vous décidez d’utiliser ces articles de facturation, ceux-ci devront être créés au

préalable.

Le lignes de détail des factures peuvent néanmoins être établies sans faire appel aux articles.

Hormis les détails des articles et de la signalétique du client, la facture peut reprendre des données

entrées dans des ‘champs d’utilisateur’. Le cas échéant, ceux-ci devront être définis au préalable.

Les factures sont reprises dans un journal des ventes spécifique qui devra être paramétré correctement

avant d’entamer les facturations.

Avant de démarrer le module de facturation Octopus, un certain nombre de paramétrages initiaux sont

donc nécessaires. Ce document les passe en revue, pas à pas.

http://www.e-fff.be/FR/index.php


Conventions:

- Dans les pages suivantes, les textes à entrer sont rendus par les caractères suivants « Documents privés ». Vous entrez alors le texte voulu sans guillemets.

- Les instructions via la barre de menu sont rendues comme suit : Fichier, Sauver,…

ce qui veut dire : Cliquez dans le menu ‘Fichier, cliquez ensuite sur ‘Sauver en tant que…’

- Les raccourcis de clavier sont rendus comme suit : < CTRL SHIFT A >,

ce qui veut dire : sur le clavier, enfoncez simultanément la touche CTRL, la touche SHIFT, et la

touche A

- Si la position d’entrée/le curseur doit être déplacé, ceci sera indiqué explicitement. Lorsqu’un

texte doit être sélectionné, ce sera indiqué également.

- Sauf mention contraire, un ‘clic’ s’entend toujours avec le bouton gauche de la souris

Résolution d’écran recommandée.

En Octopus, la visualisation sera optimale avec une résolution d’écran de 1024 par 768

pixels

Si vous utilisez une résolution moindre, l’utilisation fréquente des barres de défilement

s’imposera pour pouvoir visualiser de contenu complet de écrans


MANIPULATIONS GÉNÉRALES

Les pages suivantes passent par le détail les divers éléments de l’écran.

Un trajet progressif vous fera prendre connaissance de toutes les possibilités du module de

facturation..

Rechercher dans les aperçus

Au moyen du bouton ‘Recherche’

ou le raccourci <CTRL F>.

Une boîte de recherche s’affichera, permettant de sélectionner dans quelle colonne on désire

chercher, et sur base de quels caractères. Dans l’exemple illustré, nous recherchons tous les numéros

de compte généraux dont le libellé comporte le fragment de texte ‘auto’

Pour afficher l’aperçu complet après la recherche, cliquer à nouveau sur le bouton ‘Recherche’.

Au moyen de la boîte de recherche.

Dans le ‘champ de recherche’, l’on peut entrer immédiatement le fragment de texte.

La recherche se fera sur toutes les lignes commençant par ce fragment.

Lorsque l’on fait précéder le fragment par un astérisque‘*’, la recherche se fera dans toutes les

colonnes et lignes contenant le fragment.

3

4

Cliquez sur 'Chercher' 1

Entrez les caractères

recherchés

Selectionnez la colonne

2

Entrez le fragment de

libellé précédé d’un

astérisque 3

Cliquez sur 'OK'

4


Trier dans les aperçus.

L’ordre dans lequel apparaissent les données dans un aperçu est indiqué en tête de colonne par un

triangle pointant vers le haut (données en ordre croissant ou de A à Z)

Si l‘on désire trier sur base d’une autre colonne, il suffit de cliquer en tête de cette colonne.

Pour inverser l’ordre ( ordre décroissant ou de Z à A), on clique à nouveau en tête de colonne. Le petit

triangle pointera alors vers le bas.

Rafraichir les aperçus .

Lors de la création de nouveaux comptes généraux, codes TVA, relations etc…, il peut arriver que

l‘aperçu n’affiche pas immédiatement l’élément fraichement introduit. L’on peut alors rafraichir la

liste en cliquant sur le bouton ‘Renouveler’

Afficher les détails

Les détails d’un élément peuvent être appelés en doublecliquant sur la ligne concernée.

L’exemple ci-dessous nous appelons les détails d’un numéro de compte général.

Feuilletez les fiches détaillées par les boutons ‘Suivant’ et ‘Précédent’

Si l’on désire afficher les détails et y apporter des modifications, on

utilise le bouton ‘Éditer’

Utilisez les boutons

‘Précédent’ et

‘Suivant’ pour

feuilleter dans les

fiches de détail.

Cliquez sur ‘Aperçu’

pour appeler à nouveau

l’aperçu général.

Utilisez, s’il y a lieu, le

bouton ‘Renouveler’

pour mette à jour la

liste

Cliquez en tête de

colonne pour trier

Cliquez sur Éditer pour

modifier les détails.


Listes de recherche (Fonction ‘dictionnaire’) .

Lorsque pour un champ à remplir une liste est disponible, celle-ci peut être ouverte par le bouton

‘loupe’ ( à droite du champ)

Quand le curseur se trouve dans le champ, cette liste de recherche peut être ouverte par la touche

F2 du clavier.

Lorsque l’on a déjà entré quelques caractères, la touche F2 n’appellera que les libellés

commençant par les caractères entrés.

Messages d’erreur.

Dans le cas où on entre une valeur erronée dans un champ, où qu’un champ obligatoire a été laissé en

blanc, ce champ s’affichera en rouge. Lorsqu’on place le pointeur de la souris sur le champ affiché en

rouge, un message d’erreur s’affichera dans une fenêtre d’informations. La même information

apparaîtra en général dans la barre d’état.

Listes de sélection.

Lorsqu’une liste de sélection est disponible, celle-ci peut être ouverte en cliquant sur la flèche (à droite

du champ)

Lorsque le pointeur se trouve dans le champ, la liste de sélection peut être ouverte en appuyant

sur la barre d’espace du clavier.

Champs de date

Les dates sont toujours rendues dans la structure jour/mois/année

Si l’on entre chaque fois deux chiffres pour le jour et le mois il ne faudra pas entrer les barres obliques.

Ex: 12022003 sera rendu automatiquement par 15/02/2003

On peut retaper une date déjà présente dans le champ, mail on peut également ajuster la date par les

touches ‘curseur’ du clavier.

Ex.: Si le curseur se trouve dans la section ‘mois’ d’une date, l’on peut passer au mois suivant ou

précédent pet les touches ou

Ouvrez la liste de recherche en appuyant

sur la touche F2 ou en cliquant sur la

‘loupe’

Sélectionnez par les touches à flèche et

appuyez ‘Enter’ ou cliquez sur la ligne

de votre choix.

Ouvrez la liste de sélection en

cliquant sur la flèche ou en

appuyant sur la barre d’espace

Placez le curseur dans

la section de la date à

ajuster Utilisez la touche pour

augmenter et la touche

pour diminuer la valeur

1

2


CHAMPS D’UTILISATEUR PROPRES (‘Gestion, Champs’).

Hormis les champs prévus par défaut dans le programme ( nom et adresse du client, libellé, prix de

l’article etc…) Octopus permet de créer des champs qui vous sont propres. Au moyen de l’éditeur

intégré, le contenu de ces champs peut apparaître à votre convenance sur les modèles de documents

(voir page 31 )

Op die manier is de facturatie module aanpasbaar en inzetbaar voor diverse domeinen.

Création de champs d’utilisateur

Octopus permet la création de divers types de champs :

Champs ‘Relation’: sont relatés à un client/fournisseur donné. Ex. : date de naissance, plaque

de voiture,…

Champs ‘Facture’: sont relatés à une facture donnée. Ex. : acompte payé, numéro de devis…

Champs ‘Article’: sont relatés à un article donné. Ex : teinte, pointure, type d’emballage….

Par le menu ‘Gestion, Champs’, l’on peut créer autant de champs que l’on veut.

Définition des champs

Type Champ ‘relation’, facture, ou article.

Nom Choix libre. Utilisez des noms courts, simples et clairs.

Code Template Sera utilisé dans la mise en page des modèles (facture, bon de livraison, rappel)

pour afficher le contenu de ce champ. Utilisez un code court, sans espace ni

ponctuation.

Le code entré ici devra être précédé de {v:c_ et suivi de }

Ex. Pour le code entré ‘datliv’ le code ‘template sera finalement {v:c_datliv} .

Sélectionnez le type de

champ

Dénommez le champ

Attribuez un ‘code

template’

Créez un nouveau

champ

Sauvez le champ créé

1

2

3

4

5

5


GESTION DES ARTICLES (‘GESTION, ARTICLES’).

Avant de générer la première facture, il vous faudra entrer les articles de facturation.

Octopus est pourvu d’une gestion des articles très simple.

Les articles entrés peuvent être subdivisés en groupes d’articles.

Création de groupes d’articles

Par ‘Gestion,Groupes d’articles’ , l’on peut définir les groupes

Articles

Les articles contiennent les informations détaillées à reprendre dans ‘lignes de détail’ à facturer

ultérieurement.

Il est possible d’entrer des lignes de détail dans une facture sans faire usage d’articles. On évite

ainsi d’avoir à créer un article pour une facturation appelée à rester unique.

Par ‘Gestion, Articles’ , on appelle un aperçu des articles déjà créés, et on peut créer un

nouvel article. Pour les notions générales concernant l’entrée ou la consultations de données, nous

référons au manuel général Octopus.

Écran de détail des articles.

Champs généraux

Champs créés en

propre


Champs d’utilisateur ‘Articles’

Lorsque des champs d’utilisateur propres ont été définis, ceux-ci sont affichés dans un onglet

supplémentaire ‘Champs d’utilisateur’.

Le contenu de ce champ pourra être repris sur la facture ou le bon de livraison.

Articles: explicatif des champs généraux

N° externe de produit. Facultatif et libre. N’est pas utilisé dans la facturation.

Groupe de produits Un groupe entré par ‘Gestion, Groupes d’articles’.

Facultatif.

Nom Libellé de l’article tel qu’il apparaîtra dans la ligne de détail de la

facture

Code Code d’article. Ce code est utilisé pour l’appel de l’article pendant

la facturation.

Les codes ne doivent pas nécessairement être uniques (un code

peut se présenter plusieurs fois). Utilisez des codes simples,

clairs et évidents qui faciliteront l’appel des articles au moment

voulu.

Prix hors TVA Prix de vente hors TVA.

Prijs TVA incluse Prix de vente TVA incluse. Est claculé et entré automatiquement

par l’entrée du code ‘TVA vente’

Code TVA vente Code ‘TVA vente’. Entré ultérieurement par ‘Gestion, Codes TVA’

(voir manuel général Octopus).

Compte d’imputation Numéro du compte général sur lequel la vente de cet article sera

reprise dans la comptabilité (enregistrement des factures)

Si aucun compte n’est spécifié, l’imputation se fera sur base du

compte lié au code TVA (voirFout! Bladwijzer niet gedefinieerd..

Devise La devise usuelle pour cet article.

Centre de frais par défaut. Le cas échéant, le centre de frais à proposer par défaut (voir manuel

général

Infos fournisseur Texte libre.


Importation d’articles

Au départ de la commande ‘Gestion, Articles’, le bouton ‘importation’( ) permet de lancer

une procédure pour la récupération d’une liste d’articles en provenance d’une autre application.

Quelques conditions :

- Le fichier doit être du type CSV ( les fichiers csv peuvent être obtenus au départ de MS-Excel par ‘Fichier, sauver en tant que fichier csv’

- Le fichier doit comprter une colonne contenant un code TVA valide.

- Si l’on prévoit également une colonne ‘groupe d’articles’, les groupes figurant dans le fichier

doivent avoir été créés en Octous au préalable par ‘Gestion, Articles’

Emplacement du fichier à importer

La première étape de l’assistant (wizzard) d’importation demande l’emplacement du fichier à

récupérer/importer

Donnez

l’emplacement et le

nom du fichier à

importer


Définition des données à importer

L’étape suivante demande d’établir à quel champ (‘Gestion, Articles’) correspond chaque

colonne du fichier csv.

Les colonnes du fichier source qui ne doivent pas être récupérées, on choisit ‘Champ non valable’.

Cette colonne ne sera pas lue/récupérée.

Si une colonne à récupérer/lire contient un code TVA, celui-ci doit être présent en Octopus avant

l’importation (‘Gestion, Codes TVA’)

Si une colonne à récupérer/lire contient le groupe d’articles, ce groupe d’articles doit être résent en

Octopus avant l’importation (Gestion, Groupes d’articles).

L’importation proprement-dite.

La dernière étape consiste en l’importation proprement-dite des données.

Si certains éléments (records) ne peuvent pas être importés, les messages d’erreur s’afficheront ici.

.

Choisissez un champ

pour chaque colonne,

Indiquez si la première

rangée du fichier csv

contient une rangée de

noms de champs.

Feuilletez le fichier à

récupérer pas ces

boutons


CRÉATION DES RELATIONS - CLIENTS (‘GESTION, RELATIONS).

En Octopus, les clients et les fournisseurs sont créés par ‘Gestion, Relations’). Il n’y a donc

qu’un seul fichier ‘Relations’, (et non deux fichiers distincts ‘Clients’ d’une part et ‘Fournisseurs’

d’autre part). Ceci évite les doublons dans la comptabilité dans le cas où une relation est à la fois client

et fournisseur.

Création de la relation

(Gestion, Relations) L’écran comporte plusieurs onglets (fiches).

Détails de la relation – Champs généraux

Nom La raison sociale de la société ou le nom de famille de la personne

physiques. Le deuxième champ est prévu pour un nom ou un élément

d’adresse supplémentaire.

Forme juridique List de sélection des types de forme juridique

Contact (personne) Nom de la personne de contact (facultatif)

Contact (moyen) Par le bouton ‘nouveau’, des moyens de contact supplémentaires peuvent

être ajoutés.(téléphone, GSM, fax, E-mail, URL).

Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’

pour entrer une nouvelle relation.

1

Remplissez les données

nécessaires

Cliquez sur ‘Nouveau’ pour

appeler et ajouter des ‘Champs

de contact’ supplémentaires

3

2

Enlevez s’il y a lieu des champs

de contact non utiles

4

Plusieurs onglets


Details de la relation – Champs des fiches (information comptable)

Type d’assujetti TVA Sélectionnez le type d’assujetti dans la liste de sélection.

Lors de la sélection ‘Assujetti belge’, il y a reprise automatique dans le

listing TVA

Numéro de TVA Entrez le numéro TVA. Pour les numéros belges, vérification automatique

de la structure correcte

Lors de l’entrée du numéro TVA, le bouton ‘Vérifier le numéro TVA’

(papillon vert à droite) permet de vérifier la validité du numéro de TVA par

la banque de données ‘VIES’ (système européen d’échange d’informations

TVA). Ce contrôle fonctionne également pour les numéros de TVA

européens. Pour les entreprises belges, les informations peuvent être

reprises telles quelles.

Attention : comme cette information est fournie par une tierce partie, Inaras

SA décline toute responsabilité concernant la disponibilité du service ou la

validité des informations offertes.

N° de compte bancaire Numéro du compte bancaire de la relation.

Pour les numéros belges, contrôle de la validité du numéro

Entrée obligatoire si cette relation fait l’objet de paiements par le module

bancaire optionnel. Le bouton ‘convertissez en n° de compte IBAN’, à

droite du champ, permet de convertir immédiatement le numéro au format

voulu (uniquement pour les numéros belges)

Code BIC Code BIC

N° IBAN N° de compte IBAN

Devise Sélectionnez une des devises dans la liste. L’EUR est prévu par défaut

Ce code devise sera utilisé par défaut lors d’encodages concernant cette

relation. Voir également la ‘Manuel général’

Enregistrement

automatique comme

client

Entrez le numéro de compte du plan comptable (généralement) utilisé pour

cette client. Lors d’encodages de ventes pour ce client, ce numéro sera

proposé par défaut. Voir également le ‘Manuel général’

Enregistrement

automatique comme

fournisseur

Entrez le numéro de compte du plan comptable (généralement) utilisé pour

ce fournisseur. Lors d’encodages de factures de ce fournisseur, ce numéro

sera proposé par défaut.

Sélection

client/fournisseur

Cochez s’il s’agit d’un client ou d’un fournisseur, ou les deux.

Attribuer l’escompte

pour paiement

comptant

Cochez si vous prévoyez d’attribuer à ce client un escompte pour paiement

comptant (Voir page 38)

N° externe relation

(Autre application)

S’il y a lieu, le code unique de cette relation dans une autre application.

Indispensable en cas de passerelle vers un programme lié (voir

www.ocotpus.be > partenaires)

Mon N° de client S’il y a lieu , votre numéro de client chez ce fournisseur

Échéance facture Indiquez le nombre de jours pour le calcul de l’échéance

Type d’échéance Sélectionnez si l’échéance prend cours ‘fin de mois’ ou ‘à date de facture’

Langue de la facture Déterminera le modèle de document utilisé lors de la facturation (voir

aussi: ‘Agencer les modèles de documents’, page 22 et suivantes.

http://www.ocotpus.be/


Détails de la relation – Champs d’adresse

Rue et numéro Texte libre.

Code postal Texte libre. Lors de l’entrée d’un code belge, le nom de la localité sera

immédiatement proposé et entré

Localité Texte libre. Sera rempli automatiquement par l’entrée d’un code belge

valable dans le champ prévu.

Pays Code pays. Rempli automatiquement comme BE pour les codes belges.

Détails de la relation – Champ ‘Mémo’

Cette partie permet de noter en texte libre divers détails concernant cette relation

Détails de la relation – Champs de recherche

Sur la fiche ‘Champs de recherche’, quelques champs sont encore libre et peuvent êtres utilisés.

Ceux-ci sont également affichés dans la liste des relations. Leur contenu permet donc de trier et de

faire des recherches. Le contenu de ces champs peut éventuellement apparaître sur les factures etc…

Exemple : dans un garage, un des champs pourrait être utilisé pour la plaque du client, l’autre pour le

kilométrage.

Champs d’utilisateur

Si l’on a défini des champs d’utilisateur propres, ceux-ci seront accessibles par un onglet

supplémentaire appelé ‘Champs d’utilisateurs’

Leur contenu peut être repris plus tard sur la facture ou le bon de livraison.

Champs créés en propre

Filtre relations Actives/ Non actives.

Une relation peut être mise en mode ‘actif’ ou ‘inactif’

Les relations ‘non actives’ ne seront plus affichées dans les listes de sélection des écrans d’encodage. Une

relation ‘non active’ ne peut plus faire l’objet d’encodages ou de factures.

Au moyen des boutons de la barre d’outils, on peut activer des filtres ‘actif’ et ‘non actif’.

Les deux filtres peuvent ëtre combinés.

Exportation des relations.

Le bouton ‘Exporter’, offre le choix entre exporter les relations en un fichier PDF ou un fichier Excel

Filtre ‘non actif’

Filtre ‘actif’

Cliquez sur ‘Exporter’

WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 19/56

JOURNAL DE FACTURATION:

Par (‘Gestion, Journaux’), l’on pourra créer un journal des ventes spécifique aux factures créées dans le

module, ou changer le paramétrage d’un journal des ventes existant, dans le même but, en sélectionnant

‘factures de vente’

La création d’un journal des ventes est décrite dans le manuel général Octopus.

L’illustration ci-dessous montre les différents paramétrages spécifiques d’un journal des

Il est possible de créer plusieurs journaux des ventes

La période active doit être supérieure à la période protégée.

Détails de banque.

Le module de facturation permet également d’établir les factures électroniques aux normes e-fff.

Cela se fait par la génération d’un fichier xml.

Le fichier généré contiendra également vos données bancaires L’onglet ‘Détails de banque’ vous permet

d’entrer les données nécessaires.

La création et l’expédition du fichier xml sont traitées plus loin.

Sélectionnez ‘Factures

(hors TVA)

Indiquez le numéro

d’ordre de la prochaine

facture à établir

Indiquez la ‘période

active’ (période dans

laquelle les factures

seront enregistrées

Cliquez ici pour

supprimer la dernière

facture créée


Paramétrage des champs à afficher dans l’écran de facturation. Par l’onglet ‘Champs de facturation’, nous pouvons déterminer les champs qui devront apparaître dans

l’écran de facturation.

De cette façon, nous pouvons décider de ne jamais faire apparaître la colonne ‘Remise’, ou par contre, de

faire apparaître des champs qui vous sont propres.

Le bouton ‘Nouveau’ dans l’écran ci-dessus permet d’indiquer lesquels des champs définis

ultérieurement (voir page 10) doivent être affichés.

Par facture: permet de choisir entre les champs ‘facture’ et les champs ‘relation’.

Par ligne: permet de choisir entre les champs ‘article’ prédéfinis ultérieurement?

Le même écran permet d’entrer quels champs d’article généraux doivent être affichés (N° d’article, unité,

remise, code TVA).

Par ‘decimales, prix unitaire’, nous indiquons le nombre de décimales à faire apparaître.

Modifier une écriture de vente créée par l’enregistrement d’une facture générée dans le module de facturation Octopus

Si l’on a paramétré un journal des ventes en ‘Factures’ et que l’on désire quand même modifier une

écriture dans ce journal, il faudra passer par ‘Gestion, journaux’, et redéfinir le type du journal en

‘Enregistrement ventes’. Ensuite l’on pourra adapter les écritures comme indiqué dans le manuel général

Octopus.

Om daarna opnieuw via de facturatie module verkoopsfacturen aan te maken moet dit dagboek opnieuw

als ‘facturen’ gedefinieerd worden.

Ceci n’est possible que si toutes les factures ont été enregistrées, et qu’aucune n’est en attente de

l’être.

Onglet ‘Champs de

facturation’

Indiquez quels sont les

champs à afficher dans

l’écran de facturation

Indiquez quels champs

d’utilisateur doivent

apparaître dans la ligne

de détail de la facture


INITIALISATION DU MODULE DE FACTURATION(‘Facturation,Initialisation du

module de facturation).

Lors de la première ouverture du dossier (lancemen,t de votre dossier Octopus), une vérification

automatique établit si le module de facturation est actif et si les paramétrages nécessaires ont déjà été

effectués. Ceci est unique pur chaque poste de travail. Si Octopus est lancé au départ d’un autre poste de

travail, cette procédure unique devra être parcourue là aussi.

Pour opérer une modification dans les mises en page ou les paramétrages, ceux-ci pourront être appelés

par ‘Facturation, Installation du module de facturation’

Emplacement des fichiers sauvegardés.

L’étape suivante nous permet de déterminer où les documents générés par le module (factures, bons de

livraison, rapppels) seront sauvegardés.

L’emplacement par défaut peut varier en fonction de votre système d’exploitation.

Pour Windows l’emplacement normal est : c:\Users\<usersname>\Octopus\Nom de votre dossier

Indiquez ici l’

emplacement où les

documents doivent être

sauvegardés.


Sauf si vous désirez absolument changer cet emplacement, il ne faut rien changer. Vous pouvez cliquer

‘suivant’et passer à l’étape suivante

Synchronisation des modèles (templates)

Dans l’étape suivante, les modèles du serveur sont synchronisés avec votre dossier.

Lors du premier lancement d’Octopus, les modèles par défaut seront préparés pour votre dossier. Ceci

peut prendre un certain temps.

Après un certain temps, Octopus confirme que la synchronisation est achevée.


Paramétrage des modèles (templates)

Les étapes suivantes permettent d’agencer les mises en page des divers modèles de documents.

Dans chaque cas, il est prévu de le faire en 3 langues différentes.

L’éditeur intégré offre une grande liberté dans l’agencement des divers documents.

La manipulation de l’éditeur est décrite à partir de la page 31

Bons de livraison

Adapter les colonnes:

Un clic sur ‘Adapter les colonnes’ appelle la fenêtre suivante:

La largeeur des colonnes est exprimée en Pixels.

Les valeurs en centimètres sont approximatives.

Largeur utile maximale d’une ligne de détail

(somme de toutes les colonnes) : 535 Pixels (18,52 cm)

Sélectionnez la version

(langue) dans laquelle vous

voulez apporter les

modifications

Sélectionnez les

champs que vous

désirez voir dans les

lignes de détail

Cliquez ici pour établir

la mise en page au

moyen de l’éditeur

intégré

Sélectionnez une

colonne à rendre

Envoyez la colonne dans

le corps de la facture

Supprimez la colonne

Adapter l’ordre des

colonnes sélectionnées

Doublecliquez pour

adapter la largeur de

colonne

Sauvegardez les

modifications


Envoi des notes de livraison électroniques : établir les modèles d’e-mail.

Lorsque l’on désire envoyer des notes de livraison ou des factures sous forme de fichier xml, on peut

rédiger soi-même le mail d’accompagnement.

L’étape suivante illustre l’établissement du modèle d’e-mail pour l’envoi des notes de livraison

électroniques.

Les détails seront traités plus loin, dans le cadre de l’envoi des factures électroniques. La procédure est

similaire. (voir page 25)

Envoi des factures électroniques : établir les modèles d’e-mail.

Lorsque l’on désire envoyer les factures sous forme de fichier xml, on peut rédiger soi-même le mail

d’accompagnement.

L’étape suivante illustre l’établissement du modèle d’e-mail pour l’envoi des factures.

L’objet et le texte explicatif peuvent également contenir des champs qui seront remplis automatiquement.

Sélectionnez la langue

du mail à établir

Séléctionnez, s’il y a

lieu, le journal

Libellez l’objet du

mail

Libellez le texte

explicatif

Cliquez sur

‘Sauvegarder’.


Dans l’exemple ci-dessus, l’objet Facture {v:f_key} et {v:f_firma_name} seront remplacés :

{v:f_key} par le numéro de facture et

{v:f_firma_name} par le nom du client destinataire de la facture.

Exemple de texte::

Madame, Monsieur, cher client,

Votre facture électronique est en attente. Nous vous invitons à la télécharger et à la conserver soigneusement au

format électronique

URL_PDF

N° de facture:{v:f_key}

Date de la facture :{v:f_date}

Montant : {v:f_total}

Nous vous prions de régler le montant à l’échéance {v:f_exp_date} sous la référence {v:f_reference}.

Sincères salutations ,

Votre raison sociale

Pour plus de détails au sujet de l’utilisation de codes ‘champs’, voir le manuel ‘Module de facturation’ à

la page 55

Octopus place ici le lien qui

mène à la facture

Octopus place ici le numéro de facture, la date, et le montant

total

Champ pour la date d’échéance

Champ pour la communication structurée


Paramètres ‘escompte pour paiement comptant’

Lorsque l’on opte pour l’application de l’escompte pour paiement comptant’, l’étape suivante

déterminera le taux appliqué et le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l’échéance.

Ces valeurs seront proposées par défaut lors de l’établissement de la facture mais peuvent être adaptées au

cas par cas.

Il faudra également entrer le numéro du plan comptable auquel sera imputé le montant de l’escompte.

L’étape suivante permettra, tout comme pour les notes de livraison, d’agencer la mise en page de la

facture


Paramétrage des rappels

L’étape suivante permet de définir les paramètres spécifiques aux rappels.

Pour les rappels de type 2 et de type 3, on entrera les valeurs des frais et des intérêts tels qu’ils seront

portés en compte.

Dans l’étape suivante, tout comme pour les bons de livraison, d’agencer la mise en page des rappels.

Lors de l’appel des rappels à envoyer (voir Gestion des rappels), on peut indiquer quel type de rappel sera

imprimé.

Définition des frais de

rappel et des intérêts

Sélectionnez le type

de rappel

S’il y a lieu, modifiez

l’explicatif.


Envoi des rappels : établir les modèles d’e-mail.

Lorsque l’on veut expédier les rappels sous forme de fichiers xml, l’agencement du mail peut être fait

soi-même.

L’étape suivante décrit l’agencement du modèle d’e-mail pour l’expédition d’un rappel.

La méthode est identique à celle décrite plus haut pour la facture électronique.


Enregistrement automatique – paramétrer les comptes

Dans le module de facturation, les factures de vente peuvent être saisies (enregistrées) automatiquement

dans la comptabilité.

Cette fonction s’appelle ‘Enregistrer’

Au niveau de la ‘Gestion, Articles’ l’on pourra indiquer pour chaque article à quel compte

‘produit’ celui-ci devra être enregistré dans la comptabilité.

Lorsque ce numéro de compte ‘produit’ n’a pas été indiqué au niveau de l’article, l’information sera saisie

au compte lié au code TVA utilisé. Voir l’écran ci-dessous.

Cette liste contient les codes TVA entrés comme ‘type de vente’ (voir le manuel général, Gestion des

codes TVA)

Si par ‘Gestion, Codes TVA’, un code TVA a déjà été entré, il sera affiché ici et pourra

éventuellement être adapté.

Pour chaque code TVA appelé à être utilisé dans le module de facturation, il faudra entrer un numéro

de compte correspondant pour pouvoir enregistrer correctement les ventes.


ÉDITEUR : AGENCEMENT DES MODÈLES DE DOCUMENTS

L’éditeur intégré permet d’agencer soi-même, très simplement, la mise en page des documents appelés à

être imprimés (bons de livraison, facture, rappel)

Dans notre exemple, nous adaptions la facture comme suit:

Nous ajoutons un graphisme (logo)

Nous modifions les données reprises par défaut dans le dossier.

Nous ajoutons un texte, en utilisant les champs d’utilisateur créés.

Dans l’étape ‘Modèles – Factures’, cliquez sur le bouton ou cliquez au, milieu du document.

Nous obtenons la fenêtre de l’éditeur..

Le modèle affiché contient déjà bon nombre d’informations. Il ne faudra ajouter que quelques éléments

obligatoires, comme par exemple le numéro de compte bancaire, pour pouvoir l’utiliser tel quel.

En haut à gauche apparaissent les données du dossier telles qu’elles ont été entrées par ‘Gestion, dossiers’

Les valeurs entrées lors de la création du dossier ont été reprises.

Si les données sont modifiées ultérieurement au niveau du dossier, il faudra adapter les modèles soi-

même.

Le code {v:f_doc_type}est ce qu’on appelle un ‘code champ’. Lors de l’impression, celui-ci sera

automatiquement remplacé par ‘Facture’ ou ‘Note de Crédit’, selon le cas.

Dans un espace délimité par le format de la fenêtre d’une enveloppe commerciale, nous retrouverons les

codes nécessaires au rendu de la signalétique clients.

Les lignes de détail contiennent déjà toutes les données nécessaires. Une ligne de détail contient toutes les

colonnes agencées lors d’une étape précédente ‘Adaptez les colonnes’(voir page 24)

Les totaux apparaissent au bas de la facture dans une grille adaptée.


Insertion d’un logo

Dans l’éditeur, nous cliquons sur le bouton ‘adapter les images’, et ensuite sur le bouton ‘ajouter l’image’

Sélectionnez ensuite l’image à insérer (au format Jpeg ou Gif).

L’image sera affichée dans l’éditeur

Adapter les images Ajouter l’image


Cliquez sur l’image pour en modifier le format ou l’emplacement.

Cliquez sur l’image et glissez-déplacez, en tenant le bouton gauche enfoncé, pour modifier l’emplacement

Cliquez sur un des petits carrés pour modifier le format

Maintenir la touche CTRL enfoncée et ensuite ‘glisser-déplacer’ un des coins aura pour effet que les

proportions resteront inchangées.

Il est possible d’insérer plusieurs images, figures ou logos. Il est même possible de les utiliser comme

arrière-fond. Veillez à la lisibilité du texte.

Cliquez sur pour sauvegarder vos données et fermez la fenêtre lorsque vous avez terminé


Modification du texte

Dans l’éditeur, cliquons d’abord sur le bouton ‘Adapter le texte’.

L’entrée et la mise en page du texte est comparable au procédé employé dans les logiciels de traitement de

texte courants.

Les boutons ‘En gras’, ‘Italique’, ‘Type de caractères’, ‘Taille des lettres’, permettent de réaliser la

plupart des mises en page.

Les tabulateurs peuvent être réglés par la fonction ‘Cliquer-déplacer’

N’oubliez-pas de cliquer sur le bouton pour sauvegarder vos adaptations.

L’agencement des lignes de détail est fixe et ne peut pas être modifié

Pour les lignes de détail générées en interne, le caractère par défaut est ‘SansSerif 10pt’


Ajout de textes et utilisation des champs d’utilisateur.

Dans notre exemple, nous désirons ajouter au bas de la facture une ligne contenant des informations

supplémentaires et des champs d’utilisateurs.

Un aperçu des champs d’utilisateurs disponibles est repris à la fin de ce manuel.

Ouvrez l’éditeur et cliquez sur le bouton ‘Adapter texte’

En enfonçant à répétition la touche ‘Enter’ après le dernier texte introduit (dans notre cas : l’adresse du

client), nous descendons jusqu’au bas du document.

Nous tapons le début du texte ‘ Veuillez payer avant le……’

Après ce texte, nous désirons mentionner automatiquement la date d’échéance.

À cet effet, nous utilisons le code champ {v:f_edt}

Attention, les codes champ doivent être repris littéralement tels qu’ils apparaissent dans l’aperçu.

Nous complétons le texte de la même manière, en reprenant le montant total de la facture et la référence.

Au moyen des boutons de mise en page, nous mettrons certaines parties en gras (Bold).

De manière similaire, on réalisera les modèles de tous les documents (bon de livraison, facture, rappel)

respectivement en trois langues.

Attention: le code-champ sera remplacé par le contenu de ce champ. Comme ce contenu peut être

plus long que le code lui-même, il se peut que le texte empiète sur les lignes et influence la position

des lignes suivantes.


Reprendre la mise en page/l’agencement d’un modèle déjà établi.

Afin d’éviter de d’avoir à refaire le travail de mise en page pour chaque document ou pour chaque langue,

un modèle de document déjà établi peut être utilisé comme base pour un autre type de document.

Ceci se fait par le bouton ‘Copiez un canevas’ ( ).

Les modifications de mise en page apportées au canevas d’origine seront automatiquement reprises sur la

version en traitement.

Sélectionnez le

canevas à copier

Cliquez sur ‘copiez un

canevas’

Cliquez ‘OK’


FACTURATION (‘Facturation, Factures de vente’).

L’établissement proprement-dit des factures commence par la commande ‘Facturation, Factures de vente’

Si plusieurs journaux ont été paramétrés comme ‘Journal des Factures’(Voir ‘Gestion’>’Journaux’),

un tableau s’affichera pour sélectionner le journal voulu.

Aperçu de l’écran ‘Factures de Vente’

Les champs affichés des lignes de détail (quantité, unité, article,…) peuvent

varier en foction des paramétrages du journal des ventes.

Voir ‘Gestion, Journaux’ page 21

Facture: explicatif des champs – En-tête de la facture.

Numéro d’ordre facture Entrée automatique. Dépend du paramètre dans ‘Gestion, Journaux,

numéro du prochain enregistrement.’

Période Période comptable dans laquelle la facture sera saisie.

Relation Client auquel on adresse la facture.

Factuurdatum Date de la facture.

Date d’échéance Entrée automatique en fonction des paramètres dans ‘Gestion

Relations’. Adaptable au cas par cas

Devise Le cas échéant: autre que la devise par défaut..

Données générales de

la facture

Ligne de détail de la

facture - Articles

Totaux calculés

Onglet pour les

champs

d’utilisateur

propres

Numéro d’ordre de la

facture (voir ‘Gestion’-

‘Journaux’

Conversion du

montant entré en

‘TVA incluse’

Application de la

‘Remise pour paiement

comptant


Communication structurée

Lorsque l’établissement d’une communication structurée est demandée par le bouton , la structure est

définie comme suit :

Ex. 447/3010/56797

447 3 chiffres Numéro de client génére en interne

3 1 chiffre Désignation de l’exercice (numéro interne)

01 2 chiffres Numéro d’ordre interne du journal

0567 4 chiffres Désignation du numéro de document.

97 2 chiffres Nombre de contrôle

Remise pour paiement au comptant

Lors de la sélection ‘Remise pour paiement au comptant’, le montant total de la facture sera calculé en

tenant compte du taux indiqué lors de l’initialisation du module de facturation (paramétrer la remise pour

paiement au comptant – page 26

Si pour le client concerné (relation), dans ‘Gestion, Relations’,il a été sélectionné ‘Attribuer la

remise pour paiement au comptant’, ceci sera proposé par défaut lors de la facturation

La base imposable sera alors : total hors TVA – le montant de la remise.

La remise accordée sera reprise dans la grille des totaux (en bas du document), comme imposable à 0% de

TVA, et sera saisie au compte indiqué lors du ‘Paramétrage de la remise pour paiement au comptant’(ex :

le compte 708000 – remises, ristournes et rabais)

La facture sera pourvue automatiquement de la mention :

‘En cas de paiement avant le../../…, une remise de …..EUR sera accordée.

Koers En cas de devise étrangère: le cours du jour.

Commentaire Texte libre.

Peut être imprimé sur les documents.

Référence Bancaire. Texte libre ou communication structurée générée automatiquement.

Pour l’établissement de la structurée, cliquez sur

Imprimé par défaut sur la facture sous ‘référence’.

Imprimante par défaut Indiquez ici si l’impression peut être lancée automatiquement sur

une imprimante par défaut. Si cette case n’est pas cochée, une boîte

de dialogue ‘imprimantes’ s’ouvrira à chaque fois.

Nombre d’exemplaires Nombre d’exemplaires à imprimer par défaut.


Création d’une nouvelle facture

Après avoir entré les informations d’ordre général (nom, date, commentaire,…) il faudra entrer les lignes

de détail.

Ceci peut se faire en sélectionnant des articles créés précédemment (voir aussi en page 11)

Entrée des lignes de détail.

Indiquez la période

comptable

Sélectionnez le

client

Entrez la date et

adaptez l’échéance

s’il y a lieu

Commentaire

(n’apparaît pas sur la facture)

Entrée des détails

Utilisez F2 pour

ouvrir la liste de

sélection

Indication ‘Remise pour

paiement au comptant

Générez la

communication

structurée (facultatif)


Pour sélectionner un article, on utilise le bouton de sélection ou la fonction F2

Si l’on introduit les premiers caractères d’un code d’article avant d’appuyer sur F2, seuls seront affichés

les articles dont les codes commencent par ces caractères..

Si l’on introduit dans le champ ‘Article’ une combinaison de caractères précédée d’un astérisque ‘*’, les

articles s’afficheront qui comportent cette combinaison soit dans le code d’article, soit dans le libellé.

Après avoir sélectionné l’article désiré (Cliquer ou taper ‘Enter’ dans la liste de sélection ou utiliser la

touche de tabulation.) on introduit le reste des informations nécessaires.

Pour l’article sélectionné, l’unité, le libellé, le prix unitaire et le code TVA seront entrés

automatiquement. Toutes ces données peuvent être adaptées au cas par cas en cours de facturation.

On crée des lignes d’article supplémentaires par la touche ‘Insert’ du clavier.

Enfoncer la touche de tabulation en fin de ligne crée également une nouvelle ligne de détail.

Une ligne d’article (ligne de détail) peut être supprimée par le bouton .. Supprimer toutes les lignes

d’article se fait par le bouton (enlever les lignes Ctrl+D).

Le bouton permet d’appeler l’information détaillée de l’article concerné et de la modifier s’il y a lieu.

Une ligne de détail peut être entrée sans utiliser de code d’article (ex. pour la facturation de services ou de

produits uniques)

Si l’on désire insérer une ligne de commentaire, on n’indique pas de quantité ni de prix.

Lorsqu’on établit une facture adressée à un client ‘Assujetti à la TVA hors UE’, ‘Assujetti

Intracommunautaire’, ‘Non assujetti TVA’ ou ‘Inconnu’ et qu’un ’Compte d’enregistrement automatique’ a été

défini pour ce client (voir page15), la saisie finale se fera sur ce compte et ce code TVA. Le code TVA

éventuellement repris dans la fiche de détail de l’article(Gestion, Articles) ne sera donc pas proposé.

Nombre de textes récurrents peuvent faire l’objet d’articles ‘Fictifs’. Ex. : pour le texte ’TVA à acquitter par le

cocontractant AR n°1, art 20*…’ on peut créer un article, au code MC, en dont le libellé est le texte complet.

L’appel du code article MC sera suffisant pour faire apparaître le texte complet dans la ligne de détail.

Lorsqu’une ligne de détail comporte le code MC ‘Cocontractant’ ou un code TVA ‘intracommunautaire (usage

des casesTVA 44, 45, 46) l’écran affichera immédiatement l’avertissement : ‘Attention : Vous devez reprendre

le paragraphe TVA correct dans la ligne, en rapport avec l’exonération de la TVA.’

Facture: explicatif des champs – Détails de la facture.

Par ‘Gestion, journaux’ nous pouvons établir au niveau du journal des ventes si l’écran d’encodage

de la facture doit afficher ou non les champs ‘Article’, ‘code TVA’, ‘Unité’, ‘Remise’.

Nombre Nombre ou quantité à facturer pour cette ligne de détail. Un nombre

valable est indispensable pour le calcul du prix total.

Unité Entrée facultative (litre, mètre, kilogramme, …).

Article Code d’article. L’entrée d’un code d’article valable appellera

automatiquement la description (libellé) et le prix unitaire.

On peut entrer des lignes de détail sans qu’un article soit

disponible. Dans ce cas le champ ’code article’ sera laissé

vide.

Libellé Est rempli automatiquement si un code article valable est entré. On

peut utiliser un texte libre ou adapter le texte existant.

PU (hors TVA) Est rempli automatiquement si un code article valable est entré .

Peut être adapté librement au cas par cas.

BTW Code TVA. Doit être un code existant dans ‘Gestion, Codes TVA)

Sera rempli automatiquementsi un code article valable a été entré.

Korting Taux de la remise accordée pour cette ligne.

Totaal (Excl. BTW) Calculé automatiquement en fonction du nombre, du prix unitaire et

la remise.


Champs d’utilisateur ‘facture’

Par la touche F4, nous pouvons appeler l’onglet ‘Champs’

Celui-ci reprend tous les champs ‘facture’ indiqués par ‘Gestion, journaux’ (voir également page

21)

Les données entrées dans les champs d’utilisateur peuvent être rendus sur les factures en faisant usage des

‘Codes template’ (voir également page 10)

Champ d’utilisateur

– ligne de détail

Pour voir des champs

supplémentaires,

utilisez la barre de

défilement s’il y a lieu.

Onglet ‘champs

d’utilisateur’

Champs d’utilisateur


Utilisation des centres de frais et gestion des quantités.

Octopus prévoit en standard la possibilité de traiter les données comptables en analytique.

Pour ce faire, nous utilisons les fonctions ‘Centres de frais’ et ‘Quantités’.

Pour pouvoir utiliser les centres de frais dans le module de facturation, un nombre de paramètres sont

indispensables.

Le compte sur lequel se fera la saisie (voir également ‘Gestion, Comptes’ et ‘Gestion,

Articles’)doit être paramétré en ‘Centre de frais obligatoire’, ou ‘Centre de frais

facultatif’.

Par ‘Gestion, Journaux’, dans le journal des ventes, onglet ‘Champs d’utilisteur’, nous

cochons la case ‘Centre de frais.

Par ‘Gestion, Centres de frais’, il faudra que des centres de frais aient été définis.

Pour plus d’infos sur l’usage des centres de frais, nous référons au manuel général au chapitre ‘Gestion-

Centres de frais)

‘Exécution’ de la facture.

La sauvegarde proprement-dite des détails de la facture se fait en cliquant sur le bouton ‘Exécuter (F12)’

Ceci est indispensable pour pouvoir rappeler la facture ou pour la saisir (enregistrer) dans la comptabilité.

( voir plus loin )

Imprimer la facture

L’impression des factures peut se faire de deux manières:

1. Immédiatement après l’entrée des informations ci-dessus, en cliquant sur le bouton ‘Imprimer

(CTRL+P)’

2. Par ‘Facturation, Imprimer, Facture de vente’

Ceci est pratique quand on veut imprimer en série des factures établies ultérieurement.

À ce niveau, les factures à imprimer peuvent être séléctionnées par ‘relation’

Si vous maintenez le touche SHIFT enfoncée en cliquant sur ‘Imprimer’ une version PDF s’affichera

dans une fenêtre séparée. Au départ de cette fenêtre, le document pourra éventuellement être expédié.

Facturation. Imprimer plusieurs factures en série.

Par ‘Facturation, Imprimer, Factures de vente’, on peut sélectionner les factures à

imprimer

Les factures peuvent être sélectionnées sur base de la période, du numéro de facture, la relation, ou la

date.

Sélectionnez le

journal

Sélectionnez sur base

de la période, la date

ou le numéro

Générez la liste

Sélectionnez les

factures à imprimer

Imprimez les

factures

sélectionnées.


Facturation électronique – e-Invoice

Le module de facturation permet également d’établir des factures électroniques à la norme e-fff.

À cet effet, il sera établi un fichier xml spécifique.

Un e-mail généré automatiquement permettra d’envoyer l’accès à cette facture électronique à votre client.

Si celui-ci dispose d’un logiciel comptable pourvu de la fonctionnalité de traitement des factures

électroniques e-fff, il pourra saisir votre facture dans sa comptabilité par un simple clic.

Établissement d’une e-invoice

Maintenir la touche ALT enfoncée en cliquant sur le bouton ‘Imprimer’.

Un e-mail sera établi (dans votre messagerie standard) , qui pourra ensuite être envoyé à votre client.

Een voorbeeld:

Le contenu de cet e-mail sera déterminé lors de la procédure ‘Initialisation du module de

facturation’? (voir page 25)

La facture électronique elle-même – fichiers PDF et XML – sera accessible et disponible pendant 3 mois

au moyen du lien contenu dans le mail.

Cliquer sur le lien donne le résultat suivant (dans le navigateur standard) :

Sauvegarder une e-invoice en emplacement local

S’il ya lieu, les factures sortantes peuvent être sauvegardées en local par le bouton E-Invoice (CTRL-F).

Il faudra indiquer l’emplacement où la facture (fichier PDF ou XML) doit être conservé.


Exemple d’une facture

L’exemple illustré est une facture établie dans le module de facturation Octopus.

La mise en page de la facture est quasi complètement adaptable (voir pages 31 et suivantes)


Une nouvelle facture sur base d’une facture existante

Le bouton ‘Historique’ permet d’appeler une liste des factures établies précédemment au nom du client.

Au départ de cette liste, on peut soit copier une facture, soit l’utiliser comme base d’une nouvelle facture

Il va de soi que dans la nouvelle facture toutes les données peuvent être adaptées avant de l’exécuter ou

de l’ imprimer

Sélectionnez le client

Cliquez sur

‘Historique’

‘Historiek’

Sélectionnez l’exercice

Sélctionnez ‘Ouvrir’

ou ‘copier’.

Indiquez si le

commentaire doit être

repris


Factures encodées avec des montants ‘TVA incluse’

En principe, le module de facturation établit toujours les factures sur base de lignes de détail contenant un

prix unitaire ‘hors TVA’. La TVA sera calculée sur base du code TVA utilisé.

Si on désire entrer des lignes de détail contenant un prix ‘TVA incluse’, on peut utiliser le bouton

‘Convertir le montant en ‘hors TVA’( ) pour obtenir la répartition en fonction du code TVA utilisé. On

peut également se servir de la touche F9 du clavier.

Si on désire entrer des lignes de détail contant un prix ‘TVA incluse’, nous recommandons de paramétrer

les ‘Champs de facturation du journal des ventes’ (voir page 21) comme suit : ‘décimales prix unitaire’ >

0.0001. Ceci évitera des différences dues aux arrondis.

Note de crédit

Lorsque le montant total de la facture est négatif, le document sera considéré comme une note de crédit.

Lors de la visualisation et l’impression le document portera le titre de ‘Note de crédit’ au lieu de ‘facture’.

Établir et imprimer une note de livraison

Partant de l’écran de détail facturation (facturation, factures de vente) il est possible de produire une note

de livraison et ensuite de l’imprimer

La mise en page de la note de livraison peut être adaptée par ‘Facturation, Initialisation

module de facturation ‘ (voir plus haut)

L’établissement d’une note de livraison est similiaire à celui d’une facture.

Tout comme les factures, les notes de livraison peuvent être imprimées en série par ‘Facturation, Imprimer, Notes de livraison’.

.


Enregistrer (saisir) les factures.

Les factures encodées dans le module de facturation peuvent être enregistrées (saisies) très simplement

dans la comptabilité

Une fois que les factures sont enregistrées (saisies), elles peuvent être appelées et rouvertes par le

module de facturation, mais elles ne plus être modifiées.

Sélection des factures à enregistrer (saisir).

Par ‘Facturation, Enregistrer’ nous obtenons en écran de sélection où nous pouvons

sélectionner les factures par période, le numéro, ou la date.

Initalement,la liste n’affichera que les factures non encore enregistrées..

Les factures doivent toujours être enregistrées ‘dans l’ordre’. Ainsi, la facture 2013/V2/4 ne peut pas

être enregistrée tant que la facture 2013/V2/3 ne l’est pas.

Une adaptation de l’enregistrement/écriture d’une facture déjà enregistrée ne peut se faire – au besoin-

qu’en modifiant le type du journal des ventes en ‘Enregistrement ventes’ (voir également page 21).

Sélectionnez le

journal

Sélectionnez sur base

de la période, la date,

ou le numéro

Générez la liste

Sélectionnez les

factures à enregistrer

Cliquez sur

‘enregistrer’

Factures déjà

‘enregistrées’

1

2

5 4

3


GESTION DES RAPPELS

Le module de facturation comprend une gestion des rappels élaborée.

On peut prévoir jusqu’à 3 types de modèle de rappel ( voir ‘Facturation, initialisation module de facturation’.)

Lors de l’impression des rappels de type 2 et 3, les frais seront portés en compte selon les paramètres

prévus lors de l’initialisation du module.

Sélection des clients aux factures ‘Ouvertes’

Par ‘Facturation, Imprimer, Rappels’, nous établissons une sélection des rappels à générer

s’il y a lieu.

Générer les rappels

Au départ de l’écran de sélection affiché, on peut indiquer pour lesquels des clients de la liste on désire

envoyer en rappel, et de quel type.

Type de rappel: Octopus indiquera automatiquement quel

est le prochain type de rappel à envoyer (2 ou 3)

si un rappel a déjà été envoyé précédemment..

Si on passe le curseur sur le type de rappel ou l’échéance,

on obtient des infos sur les rappels précédents

Sélectionnez

l’échéance

Sélectionnez u nou

plusieurs clients

Générez la liste

Cliquez sur un client

pour les détails

Factures ‘Ouvertes’

pour ce client.

Indiquez pour quels

clients il faut établir

un rappel

Sélectionnez le type

Imprimez le(s)

rappel(s)


Exemple de rappel

Dans l’exemple ci-dessous, nous illustrons un rappel établi dans le module de facturation Octopus.

La visualisation et l’impression dépendent des modèles/mises en pages pré établis


LISTE DES FACTURES

Par le menu ‘Listes, notes de livraison et factures’, on obtient un aperçu des

factures déjà établies

Aperçu succinct sur base des numéros de facture.

Liste détaillée, regroupée par relation

Remplissez les critères

de sélection

Avec/sans détails

Générez la liste

V: factures

saisies/enregistrées

détails

Groupage

Une nouvelle page par

relation

Sélectionnez le journal

voulu


OPTION: CRÉATION DE NOTES DE LIVRAISON – REGROUPER EN UNE

FACTURE

Le module de facturation permet de générer les factures. Au départ de l’écran de facturation, il est

également possible de créer et d’imprimer une note de livraison. Il faudra prévoir un modèle de document

spécifique.

Dans certains cas, on préfère établir les factures sur base de notes de livraison établies auparavant. Il

arrive souvent qu’on doive regrouper plusieurs notes de livraison par client en une facture

Ceci nécessite l’activation préalable de l’option regrouper les notes de livraison. Contactez Octopus pour

cette activation ([email protected]).

Création du journal des notes de livraison.

Pour pouvoir créer des notes de livraison, il est nécessaire de prévoir un journal des notes de livraison.

La création de ce journal se fait par ‘Gestion, Journaux’.

Sélectionnez comme type de jounal: ‘ L.’

Pour ce journal également, il est possible de créer les champs d’utilisateur voulus.

Pour une description détaillée, nous renvoyons à la page 20.

Établissement des notes de livraison

Par l’activtion de ce module spécifique, deux fonctions supplémentaires apparaissent dans le menu

‘Facturation’ : ‘Créer des notes de livraison’ et ‘Grouper les notes de livraison’

Dans l’écran principal ces fonctions sont rendues par deux boutons supplémentaires.

Grouper les notes de

livraison

Créer les notes de

llivraison


Créer une note de livraison

Soit par le menu ‘Facturation, Créer les Notes de livraison.’, soit par le bouton

, nous appelons l’écran d’encodage. L’entrée des données est similaire à l’entrée des factures. Nous

référons donc à la page 37.

Appeler une note de

livraison

précédemment vidée

Effacer toutes les

lignes de détail.


Regrouper les notes de livraison

Soit par le menu ‘Facturation, Grouper les notes de livraison’, soit par le bouton nous pouvons

regrouper des notes de livraison établies précédemment en une seule facture

La date de la facture doit tomber dans la période comptable!

Sélectionnez le client

dont vous voulez voir

les notes de livraison

Indiquez les notes à

reprendre sur la facture

Indiquez le journal des

ventes à utiliser

Changez, s’il y a lieu,

la date de la facture et

la date déchéance

Indiquez si les lignes de détail de

la note doivent être reprises sur la

facture

Modifiez s’il y a lieu le ‘code template’

pour le libellé des lignes de détail

Visualisez la facture

composée

Changez la période

comptable s’il y a lieu.


La facture composée peut-être visualisée dans l’onglet ‘Facture’.

À ce stade, il est toujours possible d’apporter des modifications aux informations générales ou de détail.

L’option ‘Grouper toutes les lignes d’une note de livraison en une ligne de facturation’ regroupe toutes les

lignes de la note de livraison au même code TVA en une ligne sur la facture. Il va de soi que dans cette

manière d’opérer, les libellés des détails de livraison ne peuvent pas être récupérés.

Liste des bons de livraison

Par le menu ‘Listes, notes de livraison et factures’, nous pouvons appeler un aperçu

des notes de livrasion déjà établies.

La procédure est similaire à celle de la ‘liste, factures de vente’ (voir également page 52

Vers l’écran ‘Regrouper’

Entrée éventuelle de données dans les

champs d’utilisateur

V: Note reprise sur

facture


EMPLACEMENT DES DOCUMENTS SAUVEGARDÉS.

Pour tous mes documents générés (Facture, note de livraison, rappel) une version pdf est conservée en

local sur l’ordinateur où ils ont été créés. L’emplacement exact est à déterminer durant la procédure

‘Facturation, Initialisation du module de facturation’ (voir également page 22


‘CODES CHAMPS’À UTILISER DA,S LES MODÈLES (CANEVANS)

Codes des champs généraux

Disponibles sur les factures, les notes de livraison, les rappels Code-champ Libellé

{v:f_fn} Raison sociale

{v:f_ct} Forme juridique

{v:f_as} Rue

{v:f_ac} Localité

{v:f_ao} Pays (nom)

{v:f_ acc } Pays (code)

{v:f_p} N° de téléphone

{v:f_f} N° Fax

{v:f_m} N° GSM

{v:f_e} Adresse e-mail

{v:f_u} URL

{v:f_cp} Personne de contact

{v:f_rm} Memo (en provenance de ‘Gestion, Relations)

{v:f_dct Type de document (Facture, Note de livraison, Note de crédit, Rappel)

{v:f_cur} Code devise

{v:f_cvn} N° TVA de la relation

{v:f_cmt} Commentaire

{v:f_ref} Référence

{v:f_zk1} Champ de recherche 1

{v:f_zk2} Champ de recherche 2

{v:f_eds} Nombre de jours après…

{v:f_et} Texte: Après la date de la facture, Après la fin du mois

Codes des champs ‘Facture’ et ‘Notes de livraison’

Code-champ Libellé

{v:f_nr} N° séquentiel du document ( N° de facture )

{v:f_yr} Exercice comptable ( 2010 )

{v:f_j} Journal ( V01 )

{v:f_key} Clé de document (document key) ( 2010/V01/15 )

{v:f_dt} Date de la facture

{v:f_edt} Date d’échéance

{v:f_ev} Total hors TVA

{v:f_v} Total montant TVA

{v:f_di} Total remise

{v:f_t} Montant total facture

{v:f_fd} Montant remise pour paiement comptant

{v:f_fde} Date limite de paiement remise paiem. comptant


Codes des champs ‘Rappel

Code-champ Libellé

{v:f_to} Montant total des factures ouvertes pour ce client.

{v:f_ti} Montant total des intérêts

{v:f_tc} Montant total des frais

{v:f_tr} Montant total du rappel

{v:f_dot} Date d’aujourd’hui

Hormis les codes ci-dessus, il est possible d’entrer des codes pour des champs d’utilisateur créés en

propre. (Voir également le manuel du module de facturation page 10)

Manuel de Facturation - octopus.be · Pour afficher l’aperçu complet après la recherche,...

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