Manual Comptabilie Openerp

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GRID ENGINEERING

GUIDE UTILISATEURComptabilit & Gestion financireVersion 2.0 (Mai 2009)

Version 2.0

Guide Utilisation

TABLE DES MATIRESTABLE DES MATIRES.............................................................................................2 Introduction............................................................................................................3 Dfinir un partenaire...........................................................................................3 Les contacts........................................................................................................6 Les proprits partenaires..................................................................................6 La comptabilit.......................................................................................................7 Dfinition des comptes........................................................................................7 Dfinition des journaux comptables....................................................................9 Ouverture d'un exercice comptable..................................................................10 Le flux comptable/facturation...........................................................................10 Relev bancaire.................................................................................................14 Rconciliation....................................................................................................15 Conditions de paiement et rappels....................................................................16 Les abonnements..............................................................................................18 La gestion lectronique des paiements.............................................................22 Tableau de bord financier..................................................................................23 Les rapports......................................................................................................24 La clotre..........................................................................................................24 Payer en devises...............................................................................................25 Les produits et les prix ........................................................................................26 Conclusion............................................................................................................33

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Guide Utilisation

INTRODUCTIONPetit mais complet, OpenERP vous permet de garder la maitrise des processus de votre entreprise. OpenERP vous offre toutes les fonctions d'un grand systme grce son puissant modle objet qui permet de relier les actions de l'entreprise. OpenERP couvre la gestion clientle (CRM), la gestion des approvisionnement et de la production (MRP), la gestion de projet et des ressources humaines ainsi que la comptabilit, avec adaptation aux spcificits Camerounaises. OpenERP possde un kernel lger et une structure modulaire, il est donc toujours possible d'ajouter les fonctions adaptes aux processus de votre entreprise. Dans OpenERP, toutes les fonctionnalits sont totalement intgres entre elles. Par exemple, si un commercial cre un devis, il pourra automatiquement produire un bon de commande partir du devis. Ensuite, le bon de commande gnrera automatiquement des factures, des bons de livraisons/ordres de productions selon les prfrences clients. De mme, une facture va gnrer automatiquement des critures comptables et la chane continue suivant les modules installs. La conception modulaire de OpenERP permet de grer finement les droits d'accs des utilisateurs et de leur prsenter des menus simplifis, ne contenant que les commandes utiles. Le module comptabilit permet de tenir la comptabilit analytique et financire de l'entreprise. La plupart des entres comptables sont gnres automatiquement par le systme partir des oprations tels que la cration des factures et les mouvements de stocks. La comptabilit est gre en multi-devises. Le prsent document a pour but de prsenter lutilisation de OpenERP pour la comptabilit et la gestions financire.

DFINIR UN PARTENAIRELe fichier partenaire de Open ERP est disponible via le menu: Partenaires > Partenaires.

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Guide Utilisation

Le premier onglet donne les informations de base sur le partenaire et ses diffrents contacts. Seul le nom est obligatoire. Le titre du partenaire dsigne la fonction sociale de l'entreprise: sarl, sa, eurl, asbl, etc. Vous pouvez dfinir vos propres titres grce au menu: Partenaires > Definitions > Titres. Le code du partenaire est souvent utilis pour donner un raccourci au partenaire. Ainsi, lorsque vous recherchez un partenaire (par exemple, depuis un devis), il est parfois plus facile de travailler par code que par nom. La recherche dans un champ rfrence vers un partenaire se fait donc d'abord sur le champ code, si aucun partenaire n'est trouv la recherche continue sur le champ 'Nom'. La langue du partenaire permet de dfinir dans quelle langue les documents doivent tre imprims pour ce partenaire. La section suivante permet de dfinir les diffrents contacts pour ce partenaire. Chaque contact possde ses propres informations de localisation et ses donnes de contact. Ceux-ci peuvent tre de diffrents types: par dfaut, facturation, livraison, contact ou autre. Cela permet, par exemple,lors de la saisie d'un bon de commande, de slectionner automatiquement les adresses de livraison, facturation et commande en fonction du partenaire choisi. La dernire section du premier onglet de la fiche partenaire permet d'indiquer les catgories auxquelles ce partenaire appartient. Vous pouvez ajouter ou supprimer autant de catgories ncessaires grce aux boutons 'Ajouter' et 'Supprimer'.Comptabilit & Gestion financire Page 4/33

Guide UtilisationDes informations supplmentaires sont renseignes dans le deuxime onglet, intitul 'Extra Info'.

Vous y trouverez le numro de TVA du partenaire, ses conditions de paiement et sa limite de crdit. Les champs 'Dbit' et 'Crdit' indiquent respectivement combien nous doit le client et combien nous devons au fournisseur. Ces deux champs sont accessibles en lecture uniquement et sont automatiquement calculs grce l'interface avec le module de comptabilit. Il y a galement un champ "Actif" qui permet de dsactiver une fiche partenaire, sans devoir le supprimer. Lorsqu'une ressource est dsactive, elle n'est plus disponible lors d'une recherche. Vous pouvez cependant rechercher parmi les partenaires dsactivs en spcifiant explicitement lors de la recherche le critre "Active" No. Cette fonctionnalit de Open ERP est trs intressante pour cacher des partenaires avec qui l'on ne travaille plus mais qui doivent rester dans la base de donne car d'autres documents sont lis cette fiche (des factures, bons de commande, ...). Cela sert galement de fonctionnalit d'archivage. Open ERP est capable de grer les relations hirarchiques entre diffrents partenaires. Ainsi, pour indiquer qu'un partenaire est une filiale, une franchise ou est simplement attach un autre partenaire, compltez le champ socit mre. Cela permet de construire des relations structures entre diffrents partenaires.

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Guide UtilisationLe champ note vous permet de saisir tout type d'informations informelles propos de ce partenaire. Il n'y a aucune limite de taille sur les notes saisies. Enfin, en bas du deuxime onglet se trouvent les diffrents comptes bancaires du partenaire. C'est au sein de ce formulaire que les informations bancaires sur le partenaires sont rgles pour ensuite insrer une facture ou un paiement.

LES CONTACTSLes contacts peuvent tre saisis directement depuis la fiche partenaire dans le premier onglet. Un partenaire peut avoir autant de contacts que ncessaire. Mais vous pouvez galement accder votre carnet d'adresses directement par le menu: Partenaires > Contacts Partenaires.

Toute modification ou cration faite dans ce formulaire est quivalente cette mme opration faite directement depuis la fiche du partenaire associ ce contact. Dans Open ERP, ce principe est appel gr par deux vues diffrentes du mme objet. L'avantage de passer par ce menu est que la recherche d'un contact porte sur ses champs directement: nom du partenaire, nom du contact, adresse, pays, code postal, ...

LES PROPRITS PARTENAIRESLorsque vous avez slectionn un partenaire l'cran, vous pouvez cliquer sur l'icne 'Proprits'. Open ERP vous donne alors la liste des proprits disponibles pour ce partenaire. Si une proprit est vide, Open ERP utilise alors les valeurs dfinies par dfaut. La liste des proprits dfinies est la suivante: Stockage fournisseur : zone de stockage pour la contrepartie des mouvements de stock lors de la rception de marchandises d'un fournisseur. Stockage client : zone de stockage pour la contrepartie des mouvements de stock lors de la livraison de marchandises chez un client.Comptabilit & Gestion financire Page 6/33

Guide UtilisationCompte client : compte tiers client de la comptabilit gnrale, Compte fournisseur : compte tiers fournisseur de la comptabilit gnrale, Mthode de livaison : mthode de livraison par dfaut pour ce partenaire, Liste de prix d'achat : liste de prix par dfaut lors d'un achat un fournisseur, Liste de prix de vente : liste de prix par dfaut lors d'une vente un client. Si vous installez des modules supplmentaires, ceux-ci peuvent ajouter des proprits sur chaque partenaire.

LA COMPTABILITLe module comptable de OpenERP couvre la comptabilit gnrale, analytique et budgtaire. La comptabilit est gre en double-entre et multi-devises. Toute la comptabilit est tenue dans une devise par dfaut (celle qui est dfinie dans la s