MANUEL DE L’UTILISATEUR

Dernière Mise à Jour

1 juin 2012

1

Table des Matie res

Accéder à l’application – Avec mot de passe ................................................................ 2

Accéder au site Web ...........................................................................................................2

Créer un raccourci vers Système Préventis ..........................................................................3

Écran d’ouverture de session ..............................................................................................4

Accéder à l’application – Connexion automatique ....................................................... 5

Créer un raccourci vers Système Préventis avec un lien de connexion automatique .............5

Page de choix de module............................................................................................. 7

Fiches de données de sécurité (FDS) ............................................................................. 8

Effectuer une recherche dans vos FDS .................................................................................9

Barre de recherche principale ............................................................................................................... 9

Sélection par lieu d’utilisation et catégories........................................................................................ 11

Sélection par Classe SIMDUT ............................................................................................................... 12

Sélection par Classe TMD .................................................................................................................... 12

Options d’affichage des résultats ........................................................................................................ 13

Obtenir une liste des FDS périmées ................................................................................... 14

Obtenir l’inventaire des produits que votre organisation utilise ......................................... 14

Obtenir un rapport LIS de votre inventaire ........................................................................ 14

Obtenir une liste de produits discontinués ........................................................................ 14

Obtenir une liste de produits archivés ............................................................................... 14

Page de résultats .............................................................................................................. 15

Imprimer la liste ................................................................................................................................... 16

Exporter la liste vers Excel ................................................................................................................... 17

Page de produit ................................................................................................................ 17

Demande d'approbation d'un nouveau produit ......................................................... 19

Télécharger gratuitement Adobe Reader ................................................................... 21

Contactez-nous ......................................................................................................... 22

2

Acce der a l’application – Avec mot de passe

Il y a plusieurs méthodes pour accéder à Système Préventis. Cette section couvre les points

suivants :

Accéder au site Web

Créer un raccourci vers Système Préventis

Écran d’ouverture de session

Acce der au site Web

Système Préventis est accessible depuis n’importe quel navigateur Web. Le site a cependant été

optimisé pour les navigateurs suivants :

Internet Explorer 8 et plus

Google Chrome 10 et plus

Mozilla Firefox 7 et plus

À partir de l’un de ces navigateurs, entrer l’adresse suivante dans la barre d’adresse :

Il est aussi possible de retrouver le site en recherchant les termes « Système Préventis » sur le

site http://www.google.ca

3

Cre er un raccourci vers Syste me Pre ventis

Une fois que vous avez accédé au site, il vous suffit de glisser-déposer l’icône située à gauche de

l’adresse Web vers le bureau pour créer un raccourci vers le site directement sur votre bureau.

4

E cran d’ouverture de session

Le premier écran qui vous est présenté est l’écran d’ouverture de session.

Cet écran vous permet d’entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Si vous avez

oublié l’un ou l’autre de ces informations, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse courriel

suivante : support@systemepreventis.com

5

Acce der a l’application – Connexion automatique

Votre organisation a peut-être demandé un lien de connexion automatique. Cette adresse Web

personnalisée peut être utilisée pour accéder au site sans avoir à passer pas l’écran d’ouverture

mentionné ci-haut. Le lien de connexion ressemble à ceci :

https://systemepreventis.com/index.php?token=XXXXXXXXXXXXXXXX

Contactez-nous à l’adresse courriel suivante : support@systemepreventis.com si vous êtes

intéressé par un tel lien.

Cre er un raccourci vers Syste me Pre ventis avec un lien de connexion automatique

Afin de créer un raccourci vers notre site web, il vous faudra premièrement savoir votre lien de

connexion personnalisé (veuillez nous contacter si vous ne le connaissez pas).

En faisant un clic droit sur votre bureau, un menu contextuel apparait. En choisissant

«Nouveau » dans ce menu, la 2e option est celle du Raccourci :

Une fois cette option choisie, cette fenêtre vous sera présentée :

6

Tapez simplement votre lien de connexion automatique dans la boite de texte et cliquez sur

« Suivant ».

Nommez votre raccourci (Système Préventis par exemple) et cliquez sur « Terminé ». Votre

nouveau raccourci est créé!

7

Page de choix de module

Une fois authentifié, vous vous retrouverez sur la page de choix de module. Cette page vous

permet d’accéder aux différentes fonctionnalités du site.

En cliquant sur les icônes ou les liens, vous serez dirigé vers le module correspondant.

Dans le coin supérieur gauche, vous trouverez aussi un lien qui permet de vous déconnecter

lorsque votre session est terminée si vous le désirez.

Les prochaines sections exploreront les modules dans le détail.

8

Fiches de donne es de se curite (FDS)

C’est à partir du module de FDS (fiches de données de sécurité) que vous pourrez :

Effectuer une recherche de vos FDS

Obtenir une liste des FDS périmées

Obtenir l’inventaire des produits que votre organisation utilise

Obtenir un rapport LIS de votre inventaire

Obtenir une liste de produits discontinués et archivés

C’est aussi à partir de cette page que vous pourrez accéder à l’écran des résultats ainsi qu’aux

fiches elles-mêmes.

En cliquant sur le lien « Retourner aux choix des modules » vous vous retrouverez sur la Page de

choix de module décrite ci-haut.

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Effectuer une recherche dans vos FDS

L’écran de recherche est l’endroit où vous pourrez interroger votre inventaire afin de consulter

les fiches de données de sécurité.

L’écran de recherche est divisé en 5 sections :

Barre de recherche principale et bouton Go!

Sélection par lieu d’utilisation ou de la catégorie

Sélection par Classe SIMDUT

Sélection par Classe TMD

Option des résultats de recherche

Barre de recherche principale

La barre de recherche principale peut être utilisée pour interroger la base de données sur de

multiples informations. Voici les manières d’utiliser le champ de recherche principal :

Nom du produit : La façon la plus simple d’interroger la base de données. L’engin de

recherche n’est pas sensible à la case (majuscule, minuscule). Il recherchera aussi parmi

les synonymes possibles afin de vous aider à localiser le plus rapidement possible le

produit que vous recherchez.

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Exemple : « Lubrifiant et scellant pour valves Dow Corning » sera retrouvé en cherchant

« Graisse Dow Corning ».

Il est aussi possible de rechercher un produit par un nom partiel. Vous n’avez donc pas à

taper le nom entier du produit.

Exemple : Rechercher « acide sul » retournera les résultats suivants : « Acide

Sulfamique », « Acide sulfanilique », « Acide Sulfosalicylique » et « Acide Sulfurique ».

Le logiciel essaiera aussi de corriger l’orthographe de la recherche afin de vous aider à

localiser le plus rapidement possible le produit que vous recherchez.

Exemple : Rechercher « acide cloridrik » retournera tout de même « Acide

chlorhydrique ».

Nom du fabriquant : Il est aussi possible de rechercher tous les produits distribués par

fabriquant ou fournisseur.

Exemple : Rechercher « Sico Inc. » retournera tous les produits distribués par Sico que

vous avez en inventaire.

Numéro de code : Une des méthodes le plus sures pour retrouver un produit. Elle limite

souvent les résultats à une entrée.

Exemple : Rechercher « AX0115-1 » retournera « Acétone » car il s’agit du numéro de

code employé par EMD Chemicals.

Numéro de transport ONU : Une autre méthode sure pour retrouver un produit. Elle

limite souvent les résultats à une entrée. Il est préférable de précéder le numéro par les

lettres UN afin de signifier qu’il s’agit bel et bien d’un numéro UN et non d’un numéro

de code.

Exemple : Rechercher « UN1203 » retournera « Essence sans Plomb ».

Classe Transport des matières dangereuses TMD : Il est aussi possible de retrouver tous

les produits de votre inventaire comportant une classe TMD spécifique. Il est important

de précéder le numéro de la classe par « Classe ».

Exemple : Rechercher « Classe 5.2 » retournera tous vos peroxydes organiques. Aussi,

rechercher « Classe 3 » retournera les matières classifiées inflammables.

Numéro CAS : Cette méthode permet de retrouver tous les produits purs ou contenant

une certaine composante chimique ayant un numéro CAS.

Exemple : Rechercher « 67-66-3 » retournera tous les produits contenant du

chloroforme.

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Sélection par lieu d’utilisation et catégories

Cette section vous permet de limiter les résultats de la recherche à votre sélection de sites ou de

départements. Vous n’avez qu’à cocher les sites ou départements que vous désirez inclure dans

la recherche. Par défaut, votre organisation complète est recherchée.

Dans le cas représenté ci-haut, les produits du Département A, et du Site 2 seront inclus dans la

recherche. Il est possible de combiner l’utilisation de la barre de recherche principale avec une

sélection de lieux. Par exemple en entrant « Classe 1 » dans la barre et en sélectionnant

Département B dans le lieu d’utilisation, seuls les Matières et objets explosibles du

Département B seront retournés dans les résultats.

La sélection de catégories permet de retrouver des produits à l’usage similaire (tous les

Scellants, Calfeutrant et Isolants par exemple).

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Sélection par Classe SIMDUT

Cette section vous permet de limiter les résultats de la recherche à votre sélection de classe

SIMDUT. Vous n’avez qu’à cliquer sur les icônes des classes que vous désirez inclure dans la

recherche. Par défaut, toutes les classes sont incluses.

Dans le cas représenté ci-haut, seul les matières comburantes seront incluses dans la recherche.

Il est aussi possible de combiner l’utilisation de la barre de recherche principale avec une

sélection de classe SIMDUT.

Sélection par Classe TMD

Cette section vous permet de limiter les résultats de la recherche à votre sélection de classe

TMD. Vous n’avez qu’à cliquer sur les icônes des classes que vous désirez inclure dans la

recherche. Par défaut, toutes les classes sont incluses.

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Options d’affichage des résultats

Cette section vous permet de personnaliser les données affichées pour chaque produit dans

l’écran de résultats. Vous n’avez qu’à sélectionner les colonnes que vous désirez inclure dans les

résultats recherche. Veuillez noter que le nom du Fabriquant/Fournisseur est toujours inclus

dans l’écran de résultats.

Dans le cas représenté ci-haut, l’écran de résultats sera le suivant :

Veuillez noter qu’une sélection de plusieurs colonnes peut rendre les résultats difficiles à lire sur

un petit écran.

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Obtenir une liste des FDS pe rime es

Ce lien liste tous les produits pour lesquels la fiche de données de sécurité à plus de 3 ans. Ces

fiches sont périodiquement revues par nos employés qui travaillent avec les fabricants afin

d’obtenir une version mise à jour de ces fiches.

Obtenir l’inventaire des produits que votre organisation utilise

Ce lien liste tous les produits utilisés dans votre organisation.

Obtenir un rapport LIS de votre inventaire

Ce lien vous permet de voir les différentes composantes des produits que l’on retrouve dans

votre inventaire ainsi que de savoir si ces composantes se retrouvent sur la liste intérieure des

substances.

Obtenir une liste de produits discontinue s

Ce lien vous permet d’obtenir la liste de produits discontinués par les fabricants. Les fiches de

données de sécurité pour ces produits ne seront plus mise à jour par notre équipe.

Obtenir une liste de produits archive s

Ce lien vous permet d’obtenir la liste de produits qui ont déjà été utilisés par votre organisation,

mais qui ne le sont plus.

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Page de re sultats

La page de résultats liste les produits correspondant à votre requête.

Les lettres situées en haut de la page vous permettent une recherche par ordre alphabétique de

la liste de résultats. Le menu à gauche vous permet de retourner à l’accueil, d’imprimer la liste,

de retourner à la recherche ou d’exporter les résultats vers Excel.

La page de résultats indique le nom et le Fabricant/Fournisseur des produits correspondants à

votre requête. Si le produit est manufacturé par plusieurs fabricants, ils apparaitront tous :

Si le nom du fabricant apparait en rouge, cela indique que la fiche provenant de ce dernier est

périmée. Notre équipe l’a déjà contacté et nous sommes en attente d’une mise à jour.

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Les fiches sont aussi codifiées par couleur. Voici les principales couleurs utilisées et leur

signification.

La fiche signalétique originale et la fiche résumée sont à jour

La fiche originale est présente et à jour. La fiche résumée est en rédaction. Notre

équipe y travaille.

Cette fiche périmera dans les 3 prochains mois.

Cette fiche est périmée (elle a plus de 3 ans). Notre équipe a déjà contacté le fabricant

et nous sommes en attente d’une mise à jour.

Cette fiche est associée à un produit discontinué. Elle ne sera plus mise à jour.

Imprimer la liste

En cliquant sur le lien « Imprimer » l’outil vous proposera de donner un titre et une note

personnalisée à cette liste de produit.

Si vous désirez renommer cette liste, entrez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton

« Imprimer ». Une 2e fenêtre s’ouvrira et les options d’impressions apparaitront. Une fois

l’impression terminée, vous pouvez fermer cette 2e fenêtre.

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Exporter la liste vers Excel

Pour exporter les résultats vers Excel, vous n’avez qu’à cliquer sur le lien à cet effet. Votre

navigateur internet vous demandera alors d’ouvrir ou de sauvegarder un fichier Excel.

Le fichier résultant peut ainsi être sauvegardé sur votre ordinateur ou simplement visionné à

partir du logiciel Excel.

Page de produit

En cliquant sur le produit désiré, vous entrerez dans la page relative au produit.

18

Chaque fiche compte 16 sections (représenté par les 16 onglets au haut de la page) et un onglet

spécial (l’onglet *).

L’onglet * contient un résumé des informations importantes relatives au produit. C’est aussi

dans cet onglet que vous retrouverez le lieu d’utilisation de ce produit.

Le menu de gauche comporte plusieurs éléments, dont des liens pour

retourner à l’accueil et aux résultats. Il contient aussi les éléments suivants :

Fiches préventives de différents formats

Fiches signalétiques originales

En cliquant sur un de ces liens, une 2e fenêtre s’ouvrira avec un document PDF

(ouvert par Adobe Reader). Une fois la consultation terminée, vous pouvez

simplement refermer cette fenêtre.

Le menu de gauche offre aussi un lien vers la version anglaise de l’application

et de la fiche.

En positionnant votre curseur au-dessus d’un onglet, vous pourrez voir ce qu’il contient :

Nous n’explorerons pas dans le détail les 16 sections d’une fiche, mais si vous avez des

questions sur ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante :

support@systemepreventis.com

19

Demande d'approbation d'un nouveau produit

Le module de demande d’approbation d’un nouveau produit est la méthode par laquelle notre équipe

maintient votre inventaire à jour. Lorsque votre organisation souhaite se procurer un nouveau produit,

vous devriez tout d’abord remplir ce court formulaire afin que notre équipe puisse s’assurer qu’une

analyse de risques sera effectuée et que les fiches de données de sécurité seront ajoutées à votre

inventaire.

Il est extrêmement important de vérifier que votre courriel est bien entré avant de soumettre le

formulaire. C’est le seul moyen que nous avons de vous répondre! Si vous le désirez, vous

pouvez nous laisser votre numéro de téléphone dans le champ Commentaires afin que nous

vous contactions par téléphone si nécessaire.

Les champs suivants sont obligatoires pour aider notre équipe à bien identifier le produit :

Nom du produit

Usage du produit

Nom et code du fabriquant du produit

20

Si vous avez déjà en votre possession la fiche originale, il vous est possible de nous la

transmettre en utilisant le bouton « Parcourir » ou « Browse » à la droite du champ « Fiche

Originale (si disponible) ». Ce bouton ouvrira une fenêtre de navigation qui vous permettra

d’aller sélectionner la fiche sur votre ordinateur afin de nous la transmettre.

Une fois le formulaire rempli, cliquez simplement sur le bouton « Envoyer » afin de nous faire

parvenir votre demande.

Notre engagement est de mettre en ligne la fiche originale dans les 30 minutes de votre

requête. Notre équipe d’expert effectuera aussi une analyse de risques afin de s’assurer que ce

produit n’introduit pas de dangers indus dans votre milieu de travail. Vous serez contacté

lorsque la fiche originale sera mise en ligne et lorsque le produit sera entièrement intégré dans

notre base de données interrogeable.

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Te le charger gratuitement Adobe Reader

Afin de visionner la majorité des fiches de données de sécurité (FDS) et les fiches préventives présentées

sur ce site, vous devrez avoir installé Adobe Reader. Ce lien vous permet d’installer ce logiciel

gratuitement.

Une fois le logiciel téléchargé, suivez les instructions à l’écran pour compléter l’installation.

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Contactez-nous

Le module contactez-nous est la méthode la plus rapide et efficace de rejoindre notre équipe.

Cette page peut être utilisée pour les raisons suivantes :

Question sur la santé-sécurité

Question sur l’utilisation d’un produit

Question sur la méthode d’élimination d’un produit

Demande pour retirer un produit de votre inventaire

Problème avec l’application (bogue)

Demande de nouvelles fonctionnalités

Une copie de votre message sera envoyée à toutes nos équipes :

Équipe de spécialistes en santé-sécurité

Équipe de chimistes

Équipe de prise d’inventaire et de maintien à jour des fiches de données de sécurité

Équipe de développement de logiciel

Il est extrêmement important de vérifier que votre courriel est bien entré avant de soumettre le

formulaire. C’est le seul moyen que nous avons de vous répondre! Si vous le désirez, vous

pouvez nous laisser votre numéro de téléphone dans le champ Commentaires afin que nous

vous contactions par téléphone si nécessaire.